第一篇：城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范

中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)

城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范 GB/T 50323—2001

關(guān)于發(fā)布國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)

《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》的通知

建標(biāo)[2001]67號(hào)

根據(jù)建設(shè)部建標(biāo)標(biāo)[2000]25號(hào)的要求，由建設(shè)部會(huì)同有關(guān)部門共同制訂的《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》，經(jīng)有關(guān)部門會(huì)審，批準(zhǔn)為國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，編號(hào)為GB/T 50323—2001，自2001年7月1日起施行。

本標(biāo)準(zhǔn)由建設(shè)部負(fù)責(zé)管理，建設(shè)部城建檔案工作辦公室負(fù)責(zé)具體解釋工作，建設(shè)部標(biāo)準(zhǔn)定額研究所組織中國(guó)建筑工業(yè)出版社出版發(fā)行。

中華人民共和國(guó)建設(shè)部 2001年3月5日

前 言

本標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)建設(shè)部建標(biāo)標(biāo)[2000]25號(hào)文的要求，由建設(shè)部城建檔案工作辦公室會(huì)同有關(guān)城建檔案館共同編制而成的。

在編制過(guò)程中，規(guī)范編制組天展了專題研究，進(jìn)行了比較廣泛的調(diào)查研究，總結(jié)了多年來(lái)城建檔案著錄工作的經(jīng)驗(yàn)，參考中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T 18—1999《檔案著錄規(guī)則》，并以多種方式廣泛征求了全國(guó)有關(guān)單位的意見(jiàn)，對(duì)主要問(wèn)題進(jìn)行了反復(fù)修改，最后經(jīng)審定定稿。

本標(biāo)準(zhǔn)主要規(guī)定的內(nèi)容有：城建檔案著錄的項(xiàng)目、符號(hào)、文字、信息來(lái)源，以及著錄的格式要求。

本標(biāo)準(zhǔn)將來(lái)可能需要進(jìn)行局部修訂，有關(guān)局部修訂的信息和條文內(nèi)容將刊登在《工程建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化》雜志上。

為了提高規(guī)范質(zhì)量，請(qǐng)各單位在執(zhí)行本標(biāo)準(zhǔn)的過(guò)程中，注意總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，積累資料，隨時(shí)將有關(guān)的意見(jiàn)和建設(shè)寄給建設(shè)部城建檔案工作辦公室，以供今后修訂時(shí)參考。

本標(biāo)準(zhǔn)主編單位：建設(shè)部城建檔案工作辦公室。

本標(biāo)準(zhǔn)參編單位：南京市城建檔案館、北京市城建檔案館、廣州市城建檔案館。

本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人：王淑珍、姜中橋、周健民、鄭向陽(yáng)、歐陽(yáng)志宏、楊曉明、胡士剛?？倓t

1.0.1 為建立健全全國(guó)統(tǒng)一的城建檔案檢索體系，提高全國(guó)城建檔案的管理水平，充分發(fā)揮城建檔案在城市建設(shè)中的作用，制定本規(guī)范。

1.0.2 本規(guī)范適用于各類城建檔案的著錄工作，不適宜用作城建檔案目錄的組織方法。1.0.3 城建檔案著錄除執(zhí)行本規(guī)范外，尚應(yīng)執(zhí)行有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的規(guī)定。術(shù)語(yǔ)、符號(hào)

2.1 術(shù) 語(yǔ)

2.1.1 城建檔案（urban construction archive）

在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形成的歷史記錄。2.1.2 建設(shè)工程項(xiàng)目（construction project）

具有計(jì)劃任務(wù)書(shū)和總體設(shè)計(jì)，經(jīng)濟(jì)上實(shí)行獨(dú)立核算，行政上具有獨(dú)立組織形式的基本建設(shè)項(xiàng)目。一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目可以有多個(gè)單項(xiàng)工程，也可以只有一個(gè)單項(xiàng)工程。2.1.3 單項(xiàng)工程（single project）

在建設(shè)工程項(xiàng)目中，具有獨(dú)立的設(shè)計(jì)文件，竣工后可以獨(dú)立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程。

2.1.4 工程檔案（project archive）

工程檔案是在整個(gè)工程建設(shè)過(guò)程中，包括從立項(xiàng)、審批到竣工驗(yàn)收備案等一系列活動(dòng)中直接形成的文字、圖表、聲像等各種形式的有價(jià)值的歷史記錄。2.1.5 案卷（file）

由互有聯(lián)系的若干文件組成的檔案保管單位。

2.1.6 城建檔案著錄（description of urban construction archive）

編制城建檔案目錄時(shí)，為提取城建檔案信息，對(duì)城建檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程。

2.1.7 城建檔案著錄項(xiàng)目（item of description for urban construction archive）

揭示城建檔案內(nèi)容和形式特征的記錄事項(xiàng)，分大項(xiàng)、小項(xiàng)和單元。大項(xiàng)主要包括題名與責(zé)任者、稿本與文種、密級(jí)與保管期限、時(shí)間、載體與數(shù)量、專業(yè)記載、附注與提要、排檢與編號(hào)等八項(xiàng)。各大項(xiàng)下又分若干小項(xiàng)，小項(xiàng)下又分若干單元。2.1.8 條目（entry）

檔案著錄的結(jié)果，是反映工程（項(xiàng)目）、案卷、文件內(nèi)容和形式特征的著錄項(xiàng)目的組合。

2.1.9 著錄格式（description form and format）

著錄項(xiàng)目在條目中的排列順序及其表達(dá)方式。2.1.10 檔案目錄（catalogue for archives）

按照一定的次序編排而成的條目匯集，是檔案管理、檢索和報(bào)道的工具。

2.2 符號(hào)

2.2.1 著錄用符號(hào)

為了區(qū)分、識(shí)別各著錄大項(xiàng)、小項(xiàng)或表達(dá)著錄內(nèi)容，著錄時(shí)，必須使用一些特定的符號(hào)，這些特定的符號(hào)就是著錄用符號(hào)。著錄用各種符號(hào)及用途詳見(jiàn)下表：

表2.2.1

著錄用符號(hào)及用途

符號(hào) 用

途

.— 置于下列六大項(xiàng)之前：稿本與文種項(xiàng)、密級(jí)與保管期限項(xiàng)、時(shí)間項(xiàng)、載體與數(shù)量項(xiàng)、專業(yè)記載項(xiàng)、附注與提要項(xiàng)，用于區(qū)分各大項(xiàng) ＝ 置于并列題名之前

： 置于下列著錄小項(xiàng)之前：文件編號(hào)、工程地址、文種、保管期限、數(shù)量及單位、規(guī)格，以及各專業(yè)記載項(xiàng)之間，用于區(qū)分各著錄小項(xiàng) ／ 置于第一責(zé)任者之前

； 置于其他責(zé)任者之前，多個(gè)文件編號(hào)之間，用于區(qū)分同一著錄小項(xiàng)的各著錄單元 ＋ 置于每一個(gè)附件之前

［］ 置于下列著錄內(nèi)容的兩端：自擬著錄內(nèi)容、文件編號(hào)中的年度、責(zé)任者略時(shí)的“等”字（）置于有關(guān)責(zé)任者的說(shuō)明文字的兩端，如責(zé)任者所屬機(jī)構(gòu)名稱、責(zé)任者真實(shí)姓名、責(zé)任者職務(wù)或身份、外國(guó)責(zé)任者國(guó)別及姓名原文等

？ 置于不能確定的著錄內(nèi)容之前，一般與［］號(hào)配合使用

— 用于下列內(nèi)容之間：日期起止，檔號(hào)、電子文檔號(hào)、縮微號(hào)、存放地址號(hào)的各層次之間 … 用于節(jié)略內(nèi)容

□ 用于每一個(gè)殘缺文字和未考證出時(shí)間的每一數(shù)字。未考證出的責(zé)任者及難以計(jì)數(shù)的殘缺文字用三個(gè)“□”表示

2.2.2 著錄用符號(hào)使用說(shuō)明

1．“．—”符號(hào)占兩格，在回行時(shí)不應(yīng)拆開(kāi)。“[ ]”和“（）”左右兩半各占一格，其他符號(hào)均占一格，前后不再空格。

2．如某個(gè)著錄大項(xiàng)缺少第一個(gè)著錄小項(xiàng)時(shí)，應(yīng)將現(xiàn)在位于首位的小項(xiàng)原規(guī)定的著錄符號(hào)改為“．—”。

3．不著錄的大項(xiàng)、小項(xiàng)或單元，其著錄符號(hào)應(yīng)連同該項(xiàng)目一并省略?；疽?guī)定

3.1 著錄級(jí)別與著錄詳簡(jiǎn)級(jí)次

3.1.1 依據(jù)著錄對(duì)象的不同，可將檔案著錄劃分為工程（項(xiàng)目）級(jí)、案卷級(jí)、文件級(jí)三級(jí)。1．工程（項(xiàng)目）級(jí)著錄是對(duì)一個(gè)工程（項(xiàng)目）的所有檔案的內(nèi)容及形式特征進(jìn)行分析、記錄。

2．案卷級(jí)著錄是一個(gè)案卷的檔案內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、記錄。3．文件級(jí)著錄是對(duì)一份文件的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、記錄。3.1.2 著錄詳簡(jiǎn)級(jí)次指著錄的詳簡(jiǎn)程度，分為簡(jiǎn)要級(jí)次和詳細(xì)級(jí)次。

1．條目?jī)H著錄必要項(xiàng)目的稱簡(jiǎn)要級(jí)次。

必要項(xiàng)目包括：正題名、文件編號(hào)、工程（項(xiàng)目）地址、第一責(zé)任者、時(shí)間、專業(yè)記載、檔號(hào)、縮微號(hào)、存放地址號(hào)、主題詞。

2．條目除著錄必要項(xiàng)目外，還著錄部分或全部選擇項(xiàng)目的稱詳細(xì)級(jí)次。

選擇項(xiàng)目包括：并列題名、副題名及說(shuō)明題名文字、其他責(zé)任者、附件、稿本與文種、密級(jí)、保管期限、載體與數(shù)量、附注、提要、檔案館代號(hào)、電子文檔號(hào)。

3.2 著錄文字要求

3.2.1 著錄用文字必須規(guī)范化。

3.2.2 文件編號(hào)、時(shí)間項(xiàng)、載體與數(shù)量項(xiàng)、專業(yè)記載項(xiàng)、排檢與編號(hào)項(xiàng)中的數(shù)字一律用阿拉伯?dāng)?shù)字。

3.2.3其他語(yǔ)種文字檔案著錄時(shí)必須依照其語(yǔ)種文字書(shū)寫(xiě)規(guī)則。

3.3著錄信息源

3.3.1 著錄信息來(lái)源于被著錄的檔案。

3.3.2 單份文件著錄時(shí)，主要依據(jù)文頭、文尾。

3.3.3 一個(gè)案卷著錄時(shí)，主要依據(jù)案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、備考表等。3.3.4 被著錄的檔案信息不足時(shí)，參考其他有關(guān)的檔案、資料。著錄項(xiàng)目

4.1 著錄項(xiàng)目劃分

4.1.1 城建檔案著錄項(xiàng)目共分題名與責(zé)任者項(xiàng)、稿本項(xiàng)、密級(jí)與保管期限項(xiàng)、時(shí)間項(xiàng)、載體與數(shù)量項(xiàng)、專業(yè)記載項(xiàng)、附注與提要項(xiàng)、排檢與編號(hào)項(xiàng)等八大項(xiàng)，每大項(xiàng)又分若干小項(xiàng)。詳見(jiàn)下表：

表4.1.1 城建檔案著錄項(xiàng)目劃分

序號(hào) 著錄項(xiàng)目名稱 大項(xiàng) 小項(xiàng) 題名與責(zé)任者 題名 文件編號(hào)

工程(項(xiàng)目)地址 責(zé)任者 附件 稿本與文種 稿本 文種 密級(jí)與保管期限 密級(jí) 保管期限 4 時(shí)間 載體與數(shù)量 載體類型 數(shù)量與單位 規(guī)格 專業(yè)記載 附注與提要 附注 提要 排檢與編號(hào) 檔號(hào) 檔案館代號(hào) 縮微號(hào) 存放地址號(hào) 電子文檔號(hào) 主題詞

4.1.2 著錄小項(xiàng)下又可分為若干著錄單元。如著錄小項(xiàng)“題名”下，又可分為“正題名”與“并列題名”兩個(gè)著錄單元。

4.2著錄項(xiàng)目細(xì)則

4.2.1題名與責(zé)任者項(xiàng) 1.題名

題名又稱標(biāo)題、題目，是直接表達(dá)檔案中心內(nèi)容、形式特征的名稱。1）題名

正題名是檔案的主要題名，一般指單份文件文首的題目名稱和案卷封面上的題目名稱，工程（項(xiàng)目）級(jí)的題名指工程或項(xiàng)目的名稱。正題名照原文著錄。2）并列題名

以第二種語(yǔ)言文字書(shū)寫(xiě)的與正題名對(duì)照并列的題名。必要時(shí)并列題名與正題名一并著錄。其前加“=”號(hào)。

3）副題名及說(shuō)明題名文字

副題名是解釋或從屬于正題名的另一題名。副題名照原文著錄，正題名能夠反映檔案內(nèi)容時(shí)，副題名不必著錄。

說(shuō)明題名文字是指在題名前后對(duì)檔案內(nèi)容、范圍、用途等的文字說(shuō)明。副題名及說(shuō)明題名文字前加“；”號(hào)。

2.文件編號(hào)

文件編號(hào)是文件制發(fā)機(jī)發(fā)、團(tuán)體或個(gè)人編寫(xiě)的順序號(hào)，包括發(fā)文字號(hào)、圖號(hào)等，按照原文字和符號(hào)著錄，其前加“：”號(hào)。對(duì)于一個(gè)工程來(lái)講，其文件編號(hào)大致有以下幾種： 1）建設(shè)工程項(xiàng)目立項(xiàng)批準(zhǔn)文件號(hào)

建設(shè)工程項(xiàng)目立項(xiàng)批準(zhǔn)文件號(hào)著錄計(jì)劃部門或主管部門批準(zhǔn)該工程項(xiàng)目正式立項(xiàng)的文件編號(hào)。

2）建設(shè)工程規(guī)劃許可證號(hào)

建設(shè)工程規(guī)劃許或證號(hào)著錄城市規(guī)劃主管部門對(duì)該建設(shè)工程項(xiàng)目核發(fā)的建設(shè)工程規(guī)劃許可證的編號(hào)。

3）建設(shè)工程用地規(guī)劃許可證號(hào) 建設(shè)工程用地規(guī)劃許可證號(hào)著錄城市規(guī)劃主管部門對(duì)該建設(shè)工程項(xiàng)目核發(fā)的建設(shè)工程用地規(guī)劃許可證的編號(hào)。

4）建設(shè)工程用地許可證號(hào)

建設(shè)工程用地許可證號(hào)著錄城市土地主管部門對(duì)該建設(shè)工程項(xiàng)目核發(fā)的土地使用證編號(hào)。5）工程設(shè)計(jì)（勘察）編號(hào)

工程設(shè)計(jì)（勘察）編號(hào)著錄建筑設(shè)計(jì)（勘察）部門對(duì)該建設(shè)工程項(xiàng)目進(jìn)行設(shè)計(jì)（勘察）的編號(hào)。

6）建設(shè)工程施工許可證號(hào)

建設(shè)工程施工許可證號(hào)著錄建設(shè)行政主管部門對(duì)該建設(shè)工程項(xiàng)目核發(fā)的施工許可證編號(hào)。7）建設(shè)工程竣工驗(yàn)收備案登記號(hào)

建設(shè)工程竣工驗(yàn)收備案登記號(hào)是指建設(shè)工程竣工驗(yàn)收后，建設(shè)單位向建設(shè)行政主管部門報(bào)送備案材料時(shí)，建設(shè)行政主管部門賦予該工程的備案登記編號(hào)。8）工程所在地形圖號(hào)

指工程所在的1：500地形圖的分幅號(hào)。3．工程（項(xiàng)目）地址

工程（項(xiàng)目）地址指工程項(xiàng)目的建設(shè)地點(diǎn)或征地地址。本市工程著錄區(qū)（縣）、街道（鄉(xiāng)、路）、門牌號(hào)（村、隊(duì)）；外地工程著錄省、市（縣）、街道（路）名。其前加“：”號(hào)。案卷級(jí)和文件著錄，不必著錄此項(xiàng)。4．責(zé)任者

責(zé)任者指文件材料的形成單位或個(gè)人。1）第一責(zé)任者

第一責(zé)任者是指列于首位的責(zé)任者。著錄時(shí)其前加“/”號(hào)。2）其他責(zé)任者

其他責(zé)任者是指除第一責(zé)任者以外的責(zé)任者，其前加“；”號(hào)。

3）工程（項(xiàng)目）級(jí)責(zé)任者著錄順序一般為：建設(shè)單位（立卷單位）、建設(shè)項(xiàng)目（或事由）批準(zhǔn)單位、項(xiàng)目（或事由）申請(qǐng)或?qū)嵤﹩挝?。如建設(shè)工程（項(xiàng)目）責(zé)任者著錄順序?yàn)椋航ㄔO(shè)單位、立項(xiàng)批準(zhǔn)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位；建設(shè)工程（用地）規(guī)劃管理檔案項(xiàng)目級(jí)責(zé)任者著錄順序?yàn)椋毫⒕韱挝?、申?qǐng)（用地）單位、批準(zhǔn)單位（項(xiàng)目批準(zhǔn)單位和用地批準(zhǔn)單位）、設(shè)計(jì)單位（或被征地單位）。4）案卷級(jí)責(zé)任者一般只著編制單位。5．附件

是指文件正文后的附加材料，各附件題名前均冠以“+”號(hào)。4.2.2 稿本與文種項(xiàng)

1.稿本是指檔案的文稿、文本和版本，依實(shí)際情況著錄為正本、副本、草稿、定稿、手稿、草圖、原圖、底圖、藍(lán)圖、試行本、修訂本、復(fù)印件等，其前加“．—”號(hào)。

2.文種是指文件種類的名稱，依實(shí)際情況著錄為命令、決議、指示、通知、報(bào)告、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要、協(xié)議書(shū)、任務(wù)書(shū)、施工圖、竣工圖、鑒定書(shū)等。文種前加“：”號(hào)。4.2.3 密級(jí)與保管期限項(xiàng) 1.密級(jí)

1）密級(jí)是指文件保密程度的等級(jí)，一般按文件形成時(shí)所定密級(jí)著錄，對(duì)已升、降、解密的。應(yīng)著錄新密級(jí)。密級(jí)前加“．—”號(hào)。

2）密級(jí)按GB/T 7156—1987第四章文獻(xiàn)保管等級(jí)代碼表劃分為六個(gè)級(jí)別。名稱與代碼如下表： 表4.2.3 文獻(xiàn)保密登記代碼

名 稱 數(shù)字代碼 漢語(yǔ)拼音代碼 漢字代碼 公開(kāi)級(jí) 0 GK 公開(kāi) 國(guó)內(nèi)級(jí) 1 GN 國(guó)內(nèi) 內(nèi)部級(jí) 2 NB 內(nèi)部 秘密級(jí) 3 MM 秘密 機(jī)密級(jí) 4 JM 機(jī)密 絕密級(jí) 5 UM 絕密

3）密級(jí)為“公開(kāi)級(jí)”、“國(guó)內(nèi)級(jí)”、“內(nèi)部級(jí)”時(shí)，一般不必著錄。

2.保管期限

1）保管期限是指根據(jù)檔案價(jià)值確定的檔案應(yīng)該保存的時(shí)間，一般分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。保管期限前加“：”。

2）保管期限一般按案卷組成時(shí)所定保管期限著錄，對(duì)已更改的。應(yīng)著錄新的保管期限。

4.2.4 時(shí)間項(xiàng)

1.對(duì)文件級(jí)著錄，時(shí)間項(xiàng)著錄文件形成時(shí)間。

一般文書(shū)（通知、報(bào)告、批復(fù)）的形成時(shí)間為發(fā)文時(shí)間；決

議、決定、規(guī)定為通過(guò)時(shí)間或發(fā)布時(shí)間；合同、協(xié)議書(shū)為簽署時(shí)間；報(bào)表計(jì)劃為編制時(shí)間；報(bào)表計(jì)劃為編制時(shí)間；工程設(shè)計(jì)圖紙為設(shè)計(jì)時(shí)間；工程竣工圖為編制完成時(shí)間，如圖上沒(méi)有簽注編制完成時(shí)間，則以工程竣工時(shí)間代替。

2.對(duì)案卷級(jí)著錄，時(shí)間項(xiàng)著錄案卷內(nèi)文件起止時(shí)間。

一般案卷起止時(shí)間為卷內(nèi)文件形成最早、最晚時(shí)間。起止時(shí)間著錄中間用“—”相連，如：“1987．07．03—1988．12．14”。

3.對(duì)工程級(jí)著錄，時(shí)間項(xiàng)錄工程開(kāi)、竣工時(shí)間或建設(shè)工程規(guī) 劃許可證及建設(shè)用地規(guī)劃許可證的批準(zhǔn)時(shí)間。

4.著錄時(shí)間時(shí)，年、月、日之間用“．”號(hào)相隔，如“1985 年12月10日”著錄為“1985．12．10”。時(shí)間項(xiàng)前加“．—”。4.2.5 載體類型 1.載體類型

1）載體類型項(xiàng)著錄檔案載體的物質(zhì)形態(tài)特征。其前加“．—”。

2）載體類型分為底圖、縮微片、照片、底片、錄音帶、錄像帶、光盤、計(jì)算機(jī)磁盤、計(jì)算機(jī)磁帶、電影膠片、唱片等。根據(jù)檔案實(shí)際載體類型著錄，除底圖外，以紙為載體的檔案一律不著錄本項(xiàng)。2.數(shù)量及單位

數(shù)量用阿拉伯?dāng)?shù)字，單位用檔案物質(zhì)形態(tài)的統(tǒng)計(jì)單位，如“頁(yè)”、“張”、“卷”、“袋”、“冊(cè)”、“盒”等。著錄時(shí)其前加“：”號(hào)。3.規(guī)格

規(guī)格指檔案載體的尺寸及型號(hào)，著錄時(shí)其前加“：”號(hào)，如“．—5頁(yè)：16開(kāi)”，“ ．—2張：A0”。

4.2.6 專業(yè)記載項(xiàng)

本項(xiàng)作為城建檔案的專業(yè)特征記載項(xiàng)，著錄于附注項(xiàng)前。根據(jù)著錄對(duì)象不同分為房屋建筑工程專業(yè)記載項(xiàng)（含房屋建筑工程規(guī)劃管理檔案）、市政基礎(chǔ)設(shè)施工程專業(yè)記載項(xiàng)（含市政基礎(chǔ)設(shè)施規(guī)劃管理檔案）、城市管線工程專業(yè)記載項(xiàng)、建設(shè)工程用地規(guī)劃管理專業(yè)記載項(xiàng)。本項(xiàng)對(duì)工程（項(xiàng)目）級(jí)檔案是必要著錄項(xiàng)目，案卷、文件級(jí)檔案可不著錄。各專業(yè)記載項(xiàng)之間加“：”。

1.房屋建筑工程專業(yè)記載項(xiàng)著錄下列內(nèi)容：

1）建筑面積，2）高度，3）層數(shù)，4）結(jié)構(gòu)類型，5）開(kāi)工時(shí)間，6）竣工時(shí)間，7）總用地面積，8）總建筑面積，9）幢數(shù)，10）工程預(yù)算，11）工程決算。2.市政基礎(chǔ)設(shè)施工程專業(yè)記載項(xiàng)著錄下列內(nèi)容：

1）長(zhǎng)度，2）寬度，3）高度，4）跨徑，5）結(jié)構(gòu)類型，6）孔數(shù)，7）級(jí)別，8）荷載，9）凈空，10）開(kāi)工時(shí)間，11）竣工時(shí)間，12）總用地面積，13）總建筑面積，14）總長(zhǎng)度，15）工程預(yù)算，16）工程決算。

3.城市管線工程專業(yè)記載項(xiàng)著錄下列內(nèi)容：

1）長(zhǎng)度，2）規(guī)格，3）材質(zhì)，4）荷載，5）起點(diǎn)，6）止點(diǎn)，7）總長(zhǎng)度，8）開(kāi)工時(shí)間，9）竣工時(shí)間，10）工程預(yù)算，11）工程決算。

4.建設(shè)工程規(guī)劃管理檔案專業(yè)記載項(xiàng)著錄下列內(nèi)容：

1）建筑面積，2）幢數(shù)，3）層數(shù)，4）長(zhǎng)度，5）寬度，6）高度，7）跨度，8）荷載，9）規(guī)格，10）級(jí)別，11）凈空，12）結(jié)構(gòu)類型，13）工程造價(jià)。5.建設(shè)工程用地規(guī)劃管理檔案專業(yè)記載項(xiàng)著錄下列內(nèi)容： 1）征撥分類，2）用地分類，3）原土地分類，4）用地面積。4.2.7 附注與提要項(xiàng) 1.附注

1）附注項(xiàng)著錄各個(gè)項(xiàng)目中需要解釋和補(bǔ)充的事項(xiàng)，依各項(xiàng)目的順序著錄，項(xiàng)目以外需要解釋和補(bǔ)充的列在最后。

2）每一條附注均以“．—”分隔。如每一條附注都分段著錄時(shí)，可省略該著錄符號(hào)。2.提要 1）提要項(xiàng)是對(duì)檔案內(nèi)容的簡(jiǎn)介和評(píng)述，應(yīng)力求反映其主題內(nèi)容、重要數(shù)據(jù)（包括技術(shù)參數(shù)）。2）提要項(xiàng)在附注項(xiàng)之后另起一段空兩個(gè)漢字位置著錄，一般不超過(guò)200字。4.2.8 排檢與編號(hào)項(xiàng)

排檢與編號(hào)項(xiàng)是目錄排檢和檔案館（室）業(yè)務(wù)注記項(xiàng)。1.檔號(hào)

檔號(hào)是檔案館（室）在檔案整理過(guò)程中對(duì)檔案的編號(hào)。檔號(hào)包括分類號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)或頁(yè)號(hào)。檔號(hào)置于條目左上角第一行。檔號(hào)中各號(hào)之間用“—”號(hào)，占一個(gè)字節(jié)。1）工程（項(xiàng)目）級(jí)的檔號(hào)由分類號(hào)、項(xiàng)目號(hào)組成。

2）案卷級(jí)的檔號(hào)由分類號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、案卷號(hào)組成。即工程（項(xiàng)目）檔號(hào)+案卷號(hào)。

3）文件級(jí)的檔號(hào)由分類號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)或頁(yè)號(hào)組成。即案卷檔號(hào)+件號(hào)或頁(yè)號(hào)。件號(hào)或頁(yè)號(hào)是指案卷內(nèi)每一文件的順序號(hào)或首頁(yè)的編號(hào)。2.檔案館代號(hào) 檔案館（室）代號(hào)按照國(guó)家統(tǒng)一規(guī)定填寫(xiě)。置于條目右上角第一行。尚無(wú)代號(hào)的，暫時(shí)不填，但應(yīng)留出位置，以備將來(lái)填寫(xiě)。3.縮微號(hào)

縮微號(hào)是檔案館（室）賦予檔案縮微品的編號(hào)，著錄于條目左上角第二行，與檔案館代碼齊頭。

4.電子文檔號(hào)

電子文檔號(hào)是檔案館、室管理電子文件的一組符號(hào)代碼，著錄于條目第二行的中間位置。5.存在地址號(hào)

存在地址號(hào)著錄檔案存放處的編號(hào)。一般包括庫(kù)號(hào)、列（排）號(hào)、節(jié)（柜）號(hào)、層號(hào)，著錄于條目右上角第二行。6.主題詞

主題詞是揭示檔案內(nèi)容的規(guī)范化的詞或詞組。

1）主題詞按照DA/T19—1999《檔案主題標(biāo)引規(guī)則》、《中國(guó)檔案主題詞表》、《城建檔案主題詞表》等進(jìn)行標(biāo)引。

2）主題詞著錄于附注與提要項(xiàng)之后，另起一段齊頭著錄。

3）各級(jí)著錄，一般著錄4至6個(gè)主題詞。各詞之間空一個(gè)漢字位置，一個(gè)詞或詞組不得分兩行書(shū)寫(xiě)。著錄格式

5.0.1 著錄格式按照其表現(xiàn)形式可分為表格式和段落符號(hào)式。5.0.2 表格著錄格式

1.工程（項(xiàng)目）級(jí)條目表格著錄格式

按照不同著錄對(duì)象，工程（項(xiàng)目）級(jí)檔案表格著錄格式分為房屋建筑工程、市政基礎(chǔ)設(shè)施工程、城市管線工程、建設(shè)工程規(guī)劃管理項(xiàng)目、建設(shè)用地規(guī)劃管理項(xiàng)目、通用工程項(xiàng)目六種。1）房屋建筑工程項(xiàng)目級(jí)表格著錄格式（示例見(jiàn)附錄A）； 2）市政基礎(chǔ)設(shè)施工程項(xiàng)目級(jí)表格著錄格式（示例見(jiàn)附錄B）； 3）城市管線工程項(xiàng)目級(jí)表格著錄格式（示例見(jiàn)附錄C）；

4）建設(shè)工程規(guī)劃管理檔案項(xiàng)目級(jí)表格著錄格式（示例見(jiàn)附錄D）； 5）建設(shè)用地規(guī)劃管理檔案項(xiàng)目級(jí)表格著錄格式（示例附錄E）； 6）工程（項(xiàng)目）級(jí)通用表格著錄格式（示例見(jiàn)附錄F）。2.案卷級(jí)條目表格著錄格式（示例見(jiàn)附錄G）。3.3.文件級(jí)條目表格著錄格式（示例見(jiàn)附錄H）。5.0.3 段落符號(hào)式著錄格式

段落符號(hào)式著錄格式將著錄項(xiàng)目劃分為四個(gè)段落。第一段落中檔號(hào)、縮微號(hào)分別置于條目左上角的第一、二行，檔案館代號(hào)、存放地址號(hào)分別置于右上角第一、二行，電子文檔號(hào)置于第二行的中間位置。第二段落從第三行與檔號(hào)齊頭處依次著錄題名與責(zé)任者項(xiàng)、稿本與文種項(xiàng)、密級(jí)與保管期限項(xiàng)、時(shí)間項(xiàng)、載體與數(shù)量項(xiàng)、專業(yè)記載項(xiàng)、附注項(xiàng)，回行時(shí)，齊頭著錄。第三段落另起一行空兩格著錄提要，回行時(shí)與一、二段落齊頭。第四段落另起一行齊頭著錄主題詞，各詞之間空一格。

1.工程（項(xiàng)目）級(jí)段落符號(hào)式條目著錄格式 檔號(hào) 檔案館代號(hào)

縮微號(hào) 電子文檔號(hào) 存放地址號(hào)

題名=并列題名；副題名及說(shuō)明題名文字：立項(xiàng)批準(zhǔn)文號(hào)；工程規(guī)劃許可證號(hào)；工程用地規(guī)劃許可證號(hào)；工程用地許可證號(hào)；工程設(shè)計(jì)（勘察）編號(hào)；工程施工許可證號(hào)；竣工驗(yàn)收備案登記號(hào)；地形圖號(hào)：工程地址/第一責(zé)任者；其它責(zé)任者．一密級(jí)；保管期限．—工程開(kāi)竣工日期．—載體類型：數(shù)量及單位：規(guī)格．—專業(yè)記載．—附注 提要 主題詞

2.案卷級(jí)段落符號(hào)式條目著錄格式 檔號(hào) 檔案館代號(hào) 縮微號(hào) 電子文檔號(hào) 存放地址號(hào)

正題名=并列題名；副題名及題名說(shuō)明文字：

工程（項(xiàng)目）地址/編制單位．—密級(jí)：保管期限．—案卷內(nèi)文件起止時(shí)間．—載體類型：數(shù)量及單位：規(guī)格．—附注 提要 主題詞

3.文件級(jí)段落符號(hào)式條目著錄格式 檔號(hào) 檔案館代號(hào)

縮微號(hào) 電子文檔號(hào) 存放地址號(hào)

正題名=并列題名；副題名及題名說(shuō)明文字：

工程（項(xiàng)目）地址/編制單位．—密級(jí)：保管期限．—案卷內(nèi)文件起止時(shí)間．—載體類型：數(shù)量及單位：規(guī)格．—附注 提要 主題詞

5.0.4 段落符號(hào)式著錄條目的形式為卡式時(shí)，卡片尺寸一般為12.5cm X 7.5cm，著錄時(shí)卡片四周均應(yīng)留1 cm空隙，如卡片正面著錄不完，可接背面連續(xù)著錄。

附錄A 房屋建筑工程（項(xiàng)目）級(jí)著錄單

工程名稱

工程地點(diǎn)

責(zé)任者 建設(shè)單位 文號(hào)項(xiàng) 立項(xiàng)批準(zhǔn)文號(hào)

立項(xiàng)批準(zhǔn)單位 規(guī)劃許可證號(hào)

設(shè)計(jì)單位 用地規(guī)劃許可證號(hào)

勘察單位 用地許可證號(hào)

監(jiān)理單位 施工許可證號(hào)

專 業(yè) 記 載

單項(xiàng)工程名稱 施工單位 建筑面積(m2)高度(m)層數(shù) 結(jié)構(gòu)類型 開(kāi)工時(shí)間 竣工時(shí)間 地下 地上

總用地面積 總建筑面積 幢數(shù)

工程造價(jià) 工程結(jié)算

檔 案 狀 況

總卷數(shù) 文字(卷)圖紙 卷 底圖(張)照片(張)底片(張)張

錄音帶(盒)錄像帶(盒)光盤(盤)計(jì)算機(jī) 磁帶(盤)縮微片 盤 其它

磁盤(盤)張

保管期限 密級(jí) 進(jìn)館日期 移交單位

排 檢 與 編 號(hào) 檔號(hào) 縮微號(hào)

存放位置起始號(hào)

附注

附錄B 市政基礎(chǔ)設(shè)施工程（項(xiàng)目）級(jí)著錄單

工程名稱

工程地點(diǎn)

責(zé)任者 建設(shè)單位 文號(hào)項(xiàng) 立項(xiàng)批準(zhǔn)文號(hào)

立項(xiàng)批準(zhǔn)單位 規(guī)劃許可證號(hào)

設(shè)計(jì)單位 用地規(guī)劃許可證號(hào)

勘察單位 用地許可證號(hào)

監(jiān)理單位 施工許可證號(hào)

專 業(yè) 記 載

單項(xiàng)工程名稱 施工單位 結(jié)構(gòu)類型 長(zhǎng)度(m)寬度(m)高度(m)跨徑 孔數(shù) 級(jí)別 荷載 凈空

總用地面積 總建筑面積 總長(zhǎng)度(m)

開(kāi)工時(shí)間 竣工時(shí)間 工程造價(jià) 工程結(jié)算

檔 案 狀 況

總卷數(shù) 文字(卷)圖紙 卷 底圖(張)照片(張)底片(張)張

錄音帶(盒)錄像帶(盒)光盤(盤)計(jì)算機(jī) 磁帶(盤)縮微片 盤 其它

磁盤(盤)張

保管期限 密級(jí) 進(jìn)館日期

移交單位

排 檢 與 編 號(hào) 檔號(hào) 縮微號(hào)

存放位置起始號(hào)

附注

附錄C 城市管線工程（項(xiàng)目）級(jí)著錄單

工程名稱

工程地點(diǎn) 責(zé)任者 建設(shè)單位 文號(hào)項(xiàng) 立項(xiàng)批準(zhǔn)文號(hào)

立項(xiàng)批準(zhǔn)單位 規(guī)劃許可證號(hào)

設(shè)計(jì)單位 用地規(guī)劃許可證號(hào)

勘察單位 用地許可證號(hào)

監(jiān)理單位 施工許可證號(hào)

專 業(yè) 記 載

單項(xiàng)工程名稱 施工單位 地形圖號(hào) 長(zhǎng)度(m)規(guī)格 材質(zhì) 荷載

起點(diǎn) 止點(diǎn) 總長(zhǎng)度(m)

開(kāi)工時(shí)間 竣工時(shí)間 工程造價(jià) 工程結(jié)算

檔 案 狀 況

總卷數(shù) 文字(卷)圖紙 卷 底圖(張)照片(張)底片(張)張

錄音帶(盒)錄像帶(盒)光盤(盤)計(jì)算機(jī) 磁帶(盤)縮微片 盤 其它

磁盤(盤)張

保管期限 密級(jí) 進(jìn)館日期

移交單位

排 檢 與 編 號(hào) 檔號(hào) 縮微號(hào)

存放位置起始號(hào)

附注

附錄D 建設(shè)工程規(guī)劃管理檔案項(xiàng)目級(jí)著錄單

工程名稱

工程地點(diǎn)

責(zé)任者 建設(shè)單位 文號(hào)項(xiàng) 立項(xiàng)批準(zhǔn)文號(hào)

立項(xiàng)批準(zhǔn)單位 規(guī)劃許可證號(hào)

設(shè)計(jì)單位 用地規(guī)劃許可證號(hào)

施工單位 用地許可證號(hào)

地形圖號(hào)

專 業(yè) 記 載

建筑面積 幢數(shù) 長(zhǎng)度 規(guī)格

高度 層數(shù) 寬度 級(jí)別

跨度 凈空 荷載 申請(qǐng)時(shí)間 工程造價(jià)

批準(zhǔn)時(shí)間 結(jié)構(gòu)類型

檔 案 狀 況

文字(頁(yè))圖紙(張)光盤 磁盤

保管期限 密級(jí) 進(jìn)館日期

移交單位

排 檢 與 編 號(hào) 檔號(hào) 縮微號(hào)

存放位置起始號(hào)

附注

附錄E 建設(shè)用地規(guī)劃管理檔案項(xiàng)目級(jí)著錄單

用地項(xiàng)目名稱

征地位置

責(zé)任者 用地單位 文號(hào)項(xiàng) 立項(xiàng)批準(zhǔn)文號(hào)

立項(xiàng)批準(zhǔn)單位 規(guī)劃許可證號(hào)

被征單位 用地規(guī)劃許可證號(hào)

規(guī)劃批準(zhǔn)單位 用地許可證號(hào)

地形圖號(hào)

專 業(yè) 記 載

用地分類 征撥分類

原土地分類 批準(zhǔn)時(shí)間 用地面積

檔 案 狀 況

文字(頁(yè))圖紙(張)光盤 磁盤

保管期限 密級(jí) 進(jìn)館日期

移交單位

排 檢 與 編 號(hào) 檔號(hào) 縮微號(hào)

存放位置起始號(hào)

附注

附錄F 工程(項(xiàng)目)級(jí)通用著錄單

工程名稱

工程地點(diǎn)

責(zé)任者 文號(hào)項(xiàng)

專 業(yè) 記 載

檔 案 狀 況

總卷數(shù) 文字(卷)圖紙 卷 底圖(張)照片(張)底片(張)張

錄音帶(盒)錄像帶(盒)光盤(盤)計(jì)算機(jī) 磁帶(盤)縮微片 盤 其它

磁盤(盤)張

保管期限 密級(jí) 進(jìn)館日期

移交單位

排 檢 與 編 號(hào) 檔號(hào) 縮微號(hào)

存放位置起始號(hào)

附注

附錄G 工程(項(xiàng)目)案卷級(jí)通用著錄單

檔號(hào) 縮微號(hào)

存放地址 庫(kù)列節(jié)(柜層)案卷題名

編制單位

載體類型 數(shù)量/單位 規(guī)格

卷內(nèi)文件起始時(shí)間 卷內(nèi)文件終止時(shí)間

保管期限 密級(jí)

主題詞

附注

附錄H 文件級(jí)通用著錄單

檔號(hào) 縮微號(hào)

存放處 庫(kù) 列 節(jié)(柜)層 文件題名

責(zé)任者

文(圖)號(hào) 文本

保管期限 密級(jí)

形成時(shí)間 載體類型

數(shù)量/單位 規(guī)格 提要

主題詞

附注

附錄J 本規(guī)范用詞說(shuō)明

1.為便于在執(zhí)行本規(guī)范條文時(shí)區(qū)別對(duì)待，對(duì)要求嚴(yán)格程度不同的用詞，說(shuō)明如下： 1）表示很嚴(yán)格，非這樣做不可的用詞： 正面詞采用“必須”； 反面詞采用“嚴(yán)禁”。

1）表示嚴(yán)格，在正常情況下均應(yīng)這樣做的用詞： 正面詞采用“應(yīng)”；

反面詞采用“不應(yīng)”或“不得”。

1）表示允許稍有選擇，在條件許可時(shí)，首先應(yīng)這樣作的用詞： 正面詞采用“宜”； 反面詞采用“不宜”。

表示有選擇，在一定條件下可以這樣做的，采用“可”。2.條文中指定按其他有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范執(zhí)行時(shí)，寫(xiě)法為： “應(yīng)符合······的規(guī)定”或“應(yīng)按······執(zhí)行”。

中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)

城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范

GB/T 50323—2001

條 文 說(shuō) 明

制 定 說(shuō) 明

本標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)建設(shè)部建標(biāo)標(biāo)[2000]25號(hào)文的要求，由建設(shè)部城建檔案工作辦公室會(huì)同有關(guān)城建檔案館共同編制而成，2001年3月5日經(jīng)建設(shè)部建標(biāo)[2001]67號(hào)文批準(zhǔn)實(shí)施。

在編制過(guò)程中，規(guī)范編制組開(kāi)展了專題研究，進(jìn)行了比較廣泛的調(diào)查研究，總結(jié)了多年來(lái)城建檔案著錄工作的經(jīng)驗(yàn)，參考中華人民共和國(guó)檔案待業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T 18—1999《檔案著錄規(guī)則》，并以多種方式廣泛征求了全國(guó)有關(guān)單位的意見(jiàn)，對(duì)主要問(wèn)題進(jìn)行了反復(fù)修改，最后經(jīng)審定定稿。任何單位或個(gè)人在使用本標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，如遇到不確切或含混不清之處，請(qǐng)立即通知建設(shè)部城建成檔案工作辦公室（地址：北京市海淀區(qū)三里河路9號(hào)，郵政編碼：100835，電話：010—68393431，傳真：010—68394444），以便進(jìn)行調(diào)查或采取適當(dāng)?shù)拇胧?/p>

建設(shè)部城建檔案工作辦公室

2001年2月

目 次總則…………………………………………………………….……….32 2 術(shù)語(yǔ)、符號(hào)…………………………………………………….……...33 3 基本規(guī)定……………………………………………………….………34 4 著錄項(xiàng)目………………………………………………………….…..35 5 著錄格式………………………………………………………….…..39總則

1.0.1 城建檔案是城市建設(shè)的歷史記錄。城建檔案管理是城市建設(shè)管理工作的重要組成部分。隨著我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的蓬勃發(fā)展和城市化水平的不斷提高，城建檔案的數(shù)量日益增加，其種類和載體形態(tài)日益豐富。對(duì)這些不斷產(chǎn)生和紛繁復(fù)雜的檔案資料的科學(xué)管理和有效利用，既是廣大城建檔案工作者的迫切愿望，也是社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的迫切需要。近年來(lái)，各地城建檔案部門在探索城建檔案現(xiàn)代化管理方面作了大量努力，但由于缺乏全國(guó)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，造成了大量低水平重復(fù)開(kāi)發(fā)，嚴(yán)重影響了城建檔案管理水平的提高。為了盡快規(guī)范城建檔案管理工作，指導(dǎo)城建檔案著錄標(biāo)引工作，提高城建檔案現(xiàn)代化管理水平，建立健全全國(guó)統(tǒng)一的城建檔案檢索利用體系，真正實(shí)現(xiàn)資源共享，充分發(fā)揮城建檔案在城市建設(shè)中的作用，特制定本規(guī)范。

1.0.2 本規(guī)范適用于各級(jí)各類城建檔案管理部門對(duì)各個(gè)時(shí)期、各種載體的城建檔案著錄工作。本規(guī)范只規(guī)定了城建檔案著錄工作的內(nèi)容、深度、范圍等，不包含城建檔案著錄工作的組織方法，也不涉及城建檔案的整理與分類要求。

1.0.3 城建檔案著錄除招待本規(guī)范外，尚應(yīng)執(zhí)行《 檔案主題標(biāo)引規(guī)則》（DA/T 19—1999）、《中國(guó)檔案主題詞表》、《城建檔案主題詞表》、《城建檔案分類大綱》、《城建檔案密級(jí)與保管期限表》等規(guī)范或文件的規(guī)定。術(shù)語(yǔ)、符號(hào) 2.1.4 工程檔案

按照工程的建設(shè)過(guò)程，一個(gè)工程所形成的檔案大致可分為四個(gè)方面：

1）工程準(zhǔn)備階段所形成的檔案，包括工程開(kāi)工前，在立項(xiàng)、審批、征地、勘察、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)等階段形成的檔案；

2）施工檔案，指在工程施工過(guò)程中形成的檔案； 3）竣工圖，是真實(shí)反映建設(shè)工程施工結(jié)果的圖樣；

4）竣工驗(yàn)收檔案，指在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收活動(dòng)中形成的檔案。2.1.5 案卷

案卷是檔案的基本保管單位，它是立卷工作的成果，形式上可以分為卷、冊(cè)、袋、盒等?；?本 規(guī) 定

3.1.1 城建檔案著錄可以分為工程（項(xiàng)目）級(jí)、案卷級(jí)、文件級(jí)三級(jí)。其中，工程（項(xiàng)目級(jí)）著錄是一個(gè)比較廣泛的概念，它不僅指對(duì)一個(gè)建設(shè)工程檔案的著錄，還包括對(duì)圍繞一個(gè)建設(shè)工程形成的規(guī)劃管理檔案、土地管理檔案、建筑工程管理檔案、工程勘測(cè)檔案、工程設(shè)計(jì)檔案等的著錄，也包括對(duì)一個(gè)項(xiàng)目如：城建科研項(xiàng)目、環(huán)境保護(hù)項(xiàng)目檔案的著錄。總之，工程（項(xiàng)目）級(jí)著錄是對(duì)一個(gè)工程或一個(gè)項(xiàng)目所形成的檔案的著錄，不管這個(gè)工程項(xiàng)目所形成的檔案是一份、一卷，還是若干案卷。著 錄 項(xiàng) 目

4.2.1 題名與責(zé)任者項(xiàng) 1.題名

工程檔案一般只著錄正題名。工程（項(xiàng)目）級(jí)著錄中題名一般由建設(shè)單位+工程名稱（或責(zé)任者+事由）構(gòu)成；工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、市政、公用工程名稱（題名）一般由地址+工程（項(xiàng)目）名稱構(gòu)成，或由建設(shè)單位+工程（項(xiàng)目）名稱構(gòu)成，必要時(shí)增加時(shí)間項(xiàng)；測(cè)繪項(xiàng)目名稱一般由年代+地址+等級(jí)+測(cè)量類型，或年代+地名+比例尺+測(cè)量類型構(gòu)成。建設(shè)單位必須寫(xiě)全稱或標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)稱。一個(gè)工程項(xiàng)目的案卷的題名，其共性部分須保持統(tǒng)一性。同一工程項(xiàng)目的不同單項(xiàng)工程的題名，其共性部分也應(yīng)統(tǒng)一。

原題名含意不清或無(wú)題名的，應(yīng)重新擬寫(xiě)題名后現(xiàn)時(shí)著錄。并加“[ ]”號(hào)。

單份文件的題名不能確切反映文件內(nèi)容時(shí)，原題名照錄，并根據(jù)文件內(nèi)容另擬題名附后，加“[]”號(hào)。無(wú)題名的單份文件，依據(jù)內(nèi)容擬寫(xiě)題名，并加“[]”號(hào)。2.文件編號(hào)

案卷級(jí)著錄不必著錄文件編號(hào)。4.責(zé)任者

團(tuán)體責(zé)任者必須著錄全稱，并且應(yīng)著其對(duì)外公開(kāi)名稱，如“南京新聯(lián)機(jī)械廠”，而非此廠代號(hào)“九二四廠”。

歷代政權(quán)機(jī)關(guān)團(tuán)體責(zé)任者，著錄時(shí)其前應(yīng)冠以朝代或政權(quán)名稱，并加“（）”號(hào)。如“（民國(guó)）總理陵園管理委員會(huì)”。

個(gè)人責(zé)任者一般只著錄姓名，必要時(shí)在姓名后著錄職務(wù)，并加“（）”號(hào)。文件所署個(gè)人責(zé)任者為別名、筆名等時(shí)，均照原文著錄，但應(yīng)將其真實(shí)姓名附后，并加“（）”號(hào)。

外國(guó)責(zé)任者，應(yīng)著錄各歷史時(shí)期易于識(shí)別的國(guó)別簡(jiǎn)稱、統(tǒng)一的中文姓氏譯名、姓氏原文和名的縮寫(xiě)，一般采用名在前，姓在后的順序。國(guó)別、姓氏的原文和名的縮寫(xiě)均加“（）”號(hào)。未署責(zé)任者的文件，應(yīng)著錄根據(jù)其內(nèi)容、形式特自考證出的責(zé)任者，并加“[]”號(hào)。經(jīng)考證仍無(wú)結(jié)果時(shí)，以三個(gè)“ ”代之。著錄為“”。

文件的責(zé)任堵塞有誤，仍照原文著錄，但應(yīng)考證出真實(shí)責(zé)任者附后，并加“[]”號(hào)。經(jīng)考證仍無(wú)結(jié)果時(shí)，以三個(gè)“ ”代之。著錄為“”。5.附件

文件正文后有多個(gè)附件時(shí)，應(yīng)逐一著錄各附件題名，各附件題名前均冠以“+”號(hào)。4.2.4 時(shí)間項(xiàng) 著錄時(shí)，年號(hào)應(yīng)著錄完整，如“1999年”，不應(yīng)著錄成“99”。個(gè)位數(shù)月、日前應(yīng)加“0”，如“1999年1月1日”應(yīng)著錄為“1999．01．01”。

歷史檔案應(yīng)著錄原紀(jì)年，將換算好的相應(yīng)公元紀(jì)年附后，并加“（）”號(hào)。例如：清乾隆十年九月二十六日著錄為“清乾隆10．09．26（1745．10．21）”，又如：“民國(guó)二十七年九月十八日”著錄為“民國(guó)27．9．18．（1938．09．18）”。沒(méi)有形成時(shí)間或形成時(shí)間不清的文件，應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容、形式、載體特征等證出形成時(shí)間著錄，并加“[]”號(hào)；或著錄文件上的其他時(shí)間（收文時(shí)間、審核時(shí)間、印發(fā)時(shí)間等），并在附注項(xiàng)中說(shuō)明。如考證無(wú)結(jié)果，且無(wú)其他時(shí)間，則以三個(gè)“”代之，著錄為“”。4.2.6 專業(yè)記載項(xiàng)

各專業(yè)記載項(xiàng)的含義如下：

1.工程預(yù)算：由施工單位對(duì)該工程所作的預(yù)計(jì)造價(jià)。以萬(wàn)元為單位，保留小數(shù)點(diǎn)后二位。2.工程決算：經(jīng)有關(guān)方面審核后的工程造價(jià)決算。以萬(wàn)元為 單位，保留小數(shù)點(diǎn)后二位。

3.建筑面積：指各層建筑面積的總和，各層面積按水平橫截

外墻周邊計(jì)算。建設(shè)工程規(guī)劃管理檔案著錄每個(gè)案件（項(xiàng)目）內(nèi)核準(zhǔn)的房屋建筑或市政設(shè)施總建筑面積。著錄時(shí)以平方米為單位，取小數(shù)兩位。

4.幢數(shù)：按一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目實(shí)有建筑物的幢數(shù)著錄，或按一項(xiàng) 建設(shè)工程規(guī)劃管理檔案中核準(zhǔn)的建筑物幢數(shù)著錄。

5.層數(shù)：按建筑物的實(shí)際層數(shù)著錄，以0．00為界，著錄地

上、地下層數(shù)。例：地上12層，地下1層著錄為“：地上12地下1”。同一建筑物（項(xiàng)目）按最高層次著錄。同一項(xiàng)目中包括層次不同的多幢建筑物時(shí)，按層數(shù)最低和最高的著錄，其間加“—”號(hào)，例如：“：3—8層”。

6.結(jié)構(gòu)類型：建筑物的結(jié)構(gòu)類型，指磚混結(jié)構(gòu)、內(nèi)框架結(jié)構(gòu)、鋼筋混凝土結(jié)構(gòu)、鋼筋混凝土剪力墻結(jié)構(gòu)、簡(jiǎn)體結(jié)構(gòu)、剪辦墻結(jié)構(gòu)、部分框支剪力墻結(jié)構(gòu)、砌塊結(jié)構(gòu)等。構(gòu)筑物的結(jié)構(gòu)類型，指橋涵的結(jié)構(gòu)形式，如橫斷面型式、河道護(hù)砌型式等。7.長(zhǎng)度、寬度、高度均以米為單位，著錄到小數(shù)點(diǎn)后二位。地下建筑的高度按下地設(shè)施最低層地板的項(xiàng)標(biāo)高著錄（負(fù)值）。8.跨徑：指橋梁主跨的長(zhǎng)度，以米為單位，著錄到小數(shù)點(diǎn)后 二位。

9.荷載：指設(shè)計(jì)荷載，是橋梁、涵洞、管線等承載能力。

10.規(guī)格：指橋梁、涵洞的孔洞數(shù)或指管線的直徑和孔數(shù)等。直徑以毫米為單位。多種規(guī)格可依次著錄，規(guī)格之間用“；”號(hào)。11.級(jí)別：指道路的設(shè)計(jì)等級(jí)。

12.凈空：指常年水位或地面至橋底部的空間距離或梁底的標(biāo)高。以米為單位，著錄到小數(shù)點(diǎn)后二位。

13.起點(diǎn)：著錄管線工程的起始位置或地址。14.止點(diǎn)：著錄管線工程的終止位置或地址。

15.材質(zhì)：著錄管線材料類型。多種材質(zhì)可依次著錄。材質(zhì)之間用“；”號(hào)。

16.工程造價(jià)：指進(jìn)行某項(xiàng)工程建設(shè)預(yù)期花費(fèi)的各種費(fèi)用，它由設(shè)備、工器具購(gòu)置費(fèi)、建筑安裝工程費(fèi)用和工程建設(shè)其它費(fèi)用構(gòu)成。

17.征撥分類：分征用和撥用、拍賣、轉(zhuǎn)讓，按實(shí)際情況著錄。

18.用地分類：指征地用途分類。根據(jù)《城市用地分類與規(guī)劃建設(shè)用地標(biāo)準(zhǔn)》（GBJ 137—90）的規(guī)定，分居住、公共設(shè)施、工業(yè)、倉(cāng)儲(chǔ)、對(duì)外交通、道路廣場(chǎng)、市政公用、綠地、特殊用地。

19.原土地分類：指所征用土地原分類，根據(jù)《城市用地分類與規(guī)劃建設(shè)用地標(biāo)準(zhǔn)》（GBJ 137—90）分菜地、水田、耕地、山林、非耕地、水面、城鎮(zhèn)、其他。

20.用地面積：按批準(zhǔn)用地面積，并以用地分類分別計(jì)。以平方米為單位，取兩位小數(shù)。

4.2.8 排檢與編號(hào)項(xiàng) 6．主題詞

主題詞對(duì)工程（項(xiàng)目）級(jí)著錄為選擇項(xiàng)。

案卷級(jí)的主題詞除沿用工程（項(xiàng)目）級(jí)的主題詞外，應(yīng)著重反映案卷的基本內(nèi)容，增加反映案卷內(nèi)容部分的主題詞。

同樣，文件級(jí)的主題詞除沿用案卷級(jí)的主題詞外，應(yīng)增加反映文件內(nèi)容部分的主題詞。著 錄 格 式

5.0.2 表格式著錄格式為機(jī)讀目錄的首選格式。1.工程（項(xiàng)目）級(jí)條目表格著錄格式

1）房屋建筑工程檔案工程（項(xiàng)目）級(jí)表格式著錄單，適用于各類房屋建筑工程檔案的工程（項(xiàng)目）級(jí)著錄。

2）市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案工程（項(xiàng)目）級(jí)表格式著錄單，適用于道路、橋涵、堤壩、煙囪等構(gòu)筑物工程檔案的工程（項(xiàng)目）級(jí)著錄。

3）城市管線工程檔案工程（項(xiàng)目）級(jí)表格式著錄單，適用于地下給水、排水、供氣、供電、供熱、電信、工業(yè)管線等的工程（項(xiàng)目）級(jí)著錄。著錄單“專業(yè)記載”項(xiàng)中，“地形圖號(hào)”按4.2.1 題名與責(zé)任者項(xiàng)中“文件編號(hào)”的規(guī)定著錄。

4）建設(shè)工程規(guī)劃管理檔案項(xiàng)目級(jí)表格適用于工程規(guī)劃管理檔案的項(xiàng)目級(jí)著錄。5）建設(shè)用地規(guī)劃管理檔案項(xiàng)目級(jí)表格適用于建設(shè)用地規(guī)劃管理檔案的項(xiàng)目級(jí)著錄。

6）工程（項(xiàng)目）級(jí)通用表格適用于城市規(guī)劃、園林綠化、科學(xué)研究、環(huán)境保護(hù)等類，無(wú)法以建筑物工程、構(gòu)筑特工程、城市管線工程、建設(shè)工程規(guī)劃管理、建設(shè)用地規(guī)劃管理的專業(yè)特征來(lái)著錄的其他城建檔案的著錄。可根據(jù)各類專業(yè)檔案的實(shí)際情況，確定不同的專業(yè)記載項(xiàng)。

2.案卷級(jí)表格適用于各類案卷的著錄，為通用格式。3.文件級(jí)表格，以單份文件為著錄對(duì)象，為通用格式。

第二篇：文書(shū)檔案卷內(nèi)目錄著錄規(guī)范

文書(shū)檔案卷內(nèi)目錄著錄規(guī)范（培訓(xùn)材料）

一、正確理解“件”的含義。通常意義上單份文件為一件，著錄為一個(gè)條目；但有時(shí)為了保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，幾份文件在歸檔時(shí)裝訂在一起為一件，編目時(shí)體現(xiàn)為一條條目。主要有以下幾種：

1、文件的正本與定稿（底稿）一般為一件，正本在前，定稿（底稿）在后排列，著錄正本的文件標(biāo)題。但重要文件（如法律法規(guī)等）需保留歷次修改的不同稿本（包括歷次修改稿、討論稿、征求意見(jiàn)稿等），可將正本與歷次稿各為一件，著錄多個(gè)條目。

2、正本與附件一般為一件，正文在前，附件在后；只有在附件數(shù)量較多或太厚不易裝訂時(shí)，也可各為一件。

3、原件與復(fù)制件（復(fù)印件）為一件，原件在前，復(fù)制件在后。

4、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后。

5、來(lái)文與復(fù)文（即請(qǐng)示與批復(fù)）為一件，批復(fù)在前，請(qǐng)示在后排列，著錄批復(fù)的文件標(biāo)題，如果經(jīng)過(guò)層層轉(zhuǎn)報(bào)產(chǎn)生多份的來(lái)文和復(fù)文，則可將所有的來(lái)文、復(fù)文分別作為一件。

6、報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等按照其本來(lái)的裝訂方式，一冊(cè)（本）作為一件，未裝訂的同一式樣的表格，以一定的單位組合，裝訂在一起作為一件。

7、對(duì)會(huì)議記錄而言，采用活頁(yè)形式的可以每次會(huì)議記錄為一件著錄，使用記錄本形式的可以一本作為一件著錄，重要部門的會(huì)議如常委會(huì)書(shū)記辦公會(huì)、區(qū)長(zhǎng)辦公會(huì)仍要求一會(huì)一條。對(duì)工作簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、呈閱件等未裝訂成冊(cè)而題名又可概括的多份文件，可作為多件，即需逐份著錄，但使用計(jì)算機(jī)時(shí)也可只著錄一條。

8、成套的會(huì)議材料如召開(kāi)的全區(qū)性的工作大會(huì)，其產(chǎn)生的一整套的會(huì)議通知、會(huì)議名單、領(lǐng)導(dǎo)講話、日程安排等文件，可按其期限排列各為一件，逐份著錄。

9、計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下形成的文件，若定稿無(wú)重要修改手跡或無(wú)領(lǐng)導(dǎo)批示的，可將正文與發(fā)文稿頭紙（即簽發(fā)單）為一件著錄，按正文在前，稿頭紙?jiān)诤笈帕校坏ǜ逵兄匾薷牡目勺鞯赘迨褂?，按正常的正文——發(fā)文稿頭紙——底稿排列作一件著錄；有領(lǐng)導(dǎo)批示的文件一定要及時(shí)整理歸檔，才體現(xiàn)檔案的真實(shí)面貌。

10、最后一點(diǎn)，文件上有附有的文件處理單、擬辦單等，可根據(jù)本單位的實(shí)際情況決定歸檔與否。一般來(lái)說(shuō)，帶有領(lǐng)導(dǎo)重要批示的，可與正文一起歸檔作為一件著錄，按文件處理單在前，正文在后排列；若只有某某閱或在領(lǐng)導(dǎo)閱后簡(jiǎn)單打勾等記錄的處理單可無(wú)須歸檔。

二、卷內(nèi)文件目錄的規(guī)范著錄（抄寫(xiě)）

福建省檔案局出臺(tái)的省標(biāo)《文書(shū)檔案目錄數(shù)據(jù)交換格式與著錄細(xì)則》，對(duì)卷內(nèi)文件目錄著錄的規(guī)范性作了詳細(xì)的說(shuō)明。以下所講的規(guī)范性不僅要求在計(jì)算機(jī)錄入時(shí)使用，對(duì)手工抄寫(xiě)同樣適用，計(jì)算機(jī)管理是發(fā)展目標(biāo)，卷內(nèi)目錄抄寫(xiě)規(guī)范，將大大提高以后手工操作改電腦管理的工作效率。

（一）、文件編號(hào)。

1、錄入文件編號(hào)時(shí)要按原文件編號(hào)據(jù)實(shí)著錄。其中年份要用4位數(shù)表示，字符“[ ]”置于年份的兩端。使用計(jì)算機(jī)管理的其文件編號(hào)中的年份、符號(hào)、文件號(hào)統(tǒng)一用“半角”。例：閩委[2004]綜023號(hào)，存在問(wèn)題：閩委綜[2004]023號(hào)；閩委（2004）綜023號(hào)；閩委[2004]23號(hào)；閩委[04]綜023號(hào)或者閩委綜23號(hào)。

2、聯(lián)合發(fā)文或有多個(gè)文件編號(hào)時(shí)，只要著錄主辦機(jī)關(guān)的文件編號(hào)。通常是第一責(zé)任者產(chǎn)生的文件編號(hào)。

（二）、責(zé)任者。

1、機(jī)關(guān)團(tuán)體責(zé)任者必須著錄全稱或統(tǒng)一規(guī)范的通用簡(jiǎn)稱。

根據(jù)原文的責(zé)任者據(jù)實(shí)著錄，用統(tǒng)一規(guī)范的通用簡(jiǎn)稱，如著錄：“福州市馬尾區(qū)計(jì)生委或福州市馬尾區(qū)計(jì)生委員會(huì)”，其稱呼不統(tǒng)一。特別是本區(qū)屬兩區(qū)合一，文件責(zé)任者通常即有“福州開(kāi)發(fā)區(qū)”又有“福州市馬尾區(qū)”，著錄時(shí)最好能同時(shí)著明，不要隨便省略，對(duì)于自擬的責(zé)任者，有時(shí)受手工抄寫(xiě)時(shí)的紙張等限制，可統(tǒng)一著錄其中常采用的一種，不可時(shí)而著錄“福州開(kāi)發(fā)區(qū)**局”，時(shí)而著錄“福州市馬尾區(qū)**局”。

同一責(zé)任者對(duì)于特定歷史時(shí)期名稱不一樣時(shí)，要及時(shí)變更，如：區(qū)安辦的文件2004年前責(zé)任者可著“福州開(kāi)發(fā)區(qū)安辦”，2004年后（包括2004年）因單位名稱變動(dòng)，其文件責(zé)任者可著“福州開(kāi)發(fā)區(qū)安監(jiān)局”。

區(qū)委系列如區(qū)委組織部、區(qū)委宣傳部、區(qū)委辦等責(zé)任者要求著錄成規(guī)范性的，如：中共福州市馬尾區(qū)委辦、中共福州市馬尾區(qū)委組織部、中共福州市馬尾區(qū)委宣傳部等，要加上“中共”，并且“福州市馬尾區(qū)”或“福州開(kāi)發(fā)區(qū)”不可省，跨省時(shí)要著明“福建省”，不能籠統(tǒng)著錄“區(qū)委辦、區(qū)委組織部”等，著明區(qū)域，以免今后計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)使用時(shí)造成混亂。

2、個(gè)人責(zé)任者一般只著錄姓名，必要時(shí)在姓名后著錄對(duì)檔案負(fù)有責(zé)任的職務(wù)、職稱或其他身份，用“（）”表示。如：一份盧展工同志的講話，在責(zé)任項(xiàng)可著錄：盧展工（中共福建省委書(shū)記）

3、聯(lián)合行文的責(zé)任者，盡量多著錄，使用計(jì)算機(jī)著錄，責(zé)任項(xiàng)可允許著錄25個(gè)漢字，手工抄寫(xiě)時(shí)受紙張限制可選擇，但列于首位的責(zé)任者應(yīng)著錄，立檔單位（即組卷的本單位）本身是責(zé)任者的也必須著錄，其他省略的責(zé)任者用“[等]”表示，兩個(gè)責(zé)任者之間用“；”表示。如：中共福州開(kāi)發(fā)區(qū)委辦；福州開(kāi)發(fā)區(qū)管政辦[等]

4、文件上無(wú)署名，但可考證其責(zé)任者的，在考證內(nèi)容兩端加上“[ ]”。如考證其文件出自區(qū)委辦綜合科，可在責(zé)任項(xiàng)上著：[中共福州開(kāi)發(fā)區(qū)委辦綜合科]。有時(shí)對(duì)考證出的責(zé)任者仍有疑慮，依據(jù)不足時(shí)，在其責(zé)任者后加“？”，如[中共福州開(kāi)發(fā)區(qū)委辦綜合科？]。無(wú)法考證其責(zé)任者的按原文著錄，原文無(wú)責(zé)任者的可無(wú)須著錄。

5、有些文件不規(guī)范，蓋章與署名不統(tǒng)一，如某局文件署名某局綜合科發(fā)文，蓋的卻是某局的章，其文件責(zé)任者應(yīng)以文件的印章為準(zhǔn)，責(zé)任者應(yīng)著明“***局”。

（三）、題名。

1、使用計(jì)算機(jī)著錄，題名項(xiàng)可允許著錄80個(gè)漢字，著錄題名中要注意標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和數(shù)字用全角形式。所有數(shù)字一律用阿拉伯?dāng)?shù)字，但對(duì)專用名稱則要按原文進(jìn)行著錄，如：“第二幼兒園”不得錄成“第2幼兒園”，“三中全會(huì)”不得錄成“3中全會(huì)”。

２、原文件的題名要據(jù)實(shí)著錄，不要任意省略。如有些文件題名“中共福州開(kāi)發(fā)區(qū)委福州開(kāi)發(fā)區(qū)管委會(huì)關(guān)于開(kāi)展……的通知”,“關(guān)于”之前的冒頭不能省。

3、必要時(shí)可加著錄副題名，并在副題名之前加“：”，不用原副題名的破折號(hào)。如：共同創(chuàng)造和平繁榮的美好未來(lái)：2005年新年賀詞

4、文件題名過(guò)于冗長(zhǎng)，在不丟失重要信息和損傷原意的情況下，可刪去冗余部分，節(jié)略內(nèi)容用“…”表示。一般情況下，很少有題名超過(guò)字段所要求的80個(gè)漢字，這點(diǎn)較少采用。

5、文件題名中出現(xiàn)“你省”、“你區(qū)”、“你部”等字樣時(shí)，應(yīng)據(jù)實(shí)著錄并要加上具體的區(qū)域或名稱，加上的部份用“[ ]”表示。如：關(guān)于你局[福州市馬尾區(qū)民政局]…的通知

6、原文件沒(méi)有題名或原題名不能反映文件內(nèi)容的應(yīng)重新擬寫(xiě)，并在擬寫(xiě)的題名兩端加上“[ ]”。原文件有題名的，新擬寫(xiě)的題名附于原題名之后，如超過(guò)字段長(zhǎng)度80個(gè)字的，可省略原題名。如：函[福州市馬尾區(qū)農(nóng)村發(fā)展局關(guān)于同意撥款的函]

7、可以在字段長(zhǎng)度之內(nèi)，盡量多著錄原題名中未提及的其他人名，并在增加的兩端加“[ ]”表示。如：題名“關(guān)于表彰全省***[***、***、***]計(jì)劃生育先進(jìn)的通知”，“關(guān)于***[***、***、***]等同志職務(wù)任免的通知”，盡量把本區(qū)或本單位有關(guān)同志的名字著錄出來(lái)，便于日后查找利用。

8、一本的會(huì)議記錄本錄一條，題名可注明什么部門、什么性質(zhì)的會(huì)議記錄，并注明記錄本第一次會(huì)議和最后一次會(huì)議的時(shí)間。如：“福州開(kāi)發(fā)區(qū)、馬尾區(qū)委**局局務(wù)會(huì)議記錄（2003、5、21——2005、8、14）”，此會(huì)議記錄本可放在截止的2005歸檔。

9、著錄對(duì)象是多件文件時(shí)，使用計(jì)算機(jī)管理時(shí)可著錄一條，文件題名在擬寫(xiě)時(shí)應(yīng)保留第一件文件題名的主要部分，加上能概括其余文件中心內(nèi)容及形式特征的部分，并在題名未尾著錄“（共*件）”的說(shuō)明字樣。如簡(jiǎn)報(bào)信息可著錄：馬尾工作信息（1——20期）（共18件）；手工抄寫(xiě)時(shí)最好逐件著錄。

（四）、文件時(shí)間。

1、文件時(shí)間由8位數(shù)字組成，第1——4位表示，5——6表示月份，7——8位表示日期，按文件形成時(shí)間據(jù)實(shí)著錄，如：20050412

2、特殊的多份文件只著錄一條目錄時(shí)，如簡(jiǎn)報(bào)，期刊，會(huì)議記錄等，著錄最早文件形成的時(shí)間。也可著錄最早和最遲形成的文件時(shí)間，中間用減號(hào)字符“-”分隔，如：20030105-20040530

3、無(wú)文件時(shí)間的可無(wú)需著錄，原文件時(shí)間缺省或字跡不清部分以“0”補(bǔ)。如：文件時(shí)間只有2月，沒(méi)有年和日，可著錄為：00000200；文件時(shí)間為1989年，沒(méi)有月和日，可著錄成：19890000

4、明知文件時(shí)間有誤或有疑義時(shí)仍照原文件著錄，使用計(jì)算機(jī)管理的，可在時(shí)間附注項(xiàng)中注明考證出的文件時(shí)間。若考證出的時(shí)間根據(jù)不足時(shí)，在其后加“?”字符，如：19570509？若考證后仍考證不出的部分用圖形字符“□”（用全角）代之，如：195001□2這里不能用19500102表示。

（五）、頁(yè)號(hào)。著錄這份文件首頁(yè)所在的當(dāng)前頁(yè)號(hào)，使用計(jì)算機(jī)著錄時(shí)要求字段長(zhǎng)度4位，手工抄寫(xiě)不要求。

第三篇：城市建設(shè)檔案

檔案館代號(hào)：

城 市 建 設(shè) 檔 案

名稱：北京郵件綜合處理中心二期主體樓案卷題名：建筑給排水及采暖與通風(fēng)空調(diào)竣工圖編制單位：北京天云動(dòng)力科技有限公司技術(shù)主管：

編制日期：自年月日起至年月日止

保管期限：密級(jí)：保存檔號(hào)：縮微號(hào)：

共冊(cè)第冊(cè)

第四篇：新版紫光檔案管理軟件著錄格式及刻盤要求

新版紫光檔案管理軟件著錄格式及刻盤要求

（文書(shū)檔案）

一、檔案錄入要求

1、文書(shū)檔案?jìng)鹘y(tǒng)方法

（1）文書(shū)檔案案卷目錄：

必著項(xiàng)目：全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、檔號(hào)、、題名、責(zé)任者、卷內(nèi)文件份數(shù)、文件起止時(shí)間、保管期限、分類號(hào)、分類名稱、總頁(yè)數(shù)

著錄要求：

全宗號(hào)：4位，例：0051 目錄號(hào)：2位（不足位的在前面補(bǔ)零占位，下同）例：01 案卷號(hào)：3位，例：001 題名：是卷內(nèi)文件名稱的概括，最大長(zhǎng)度為80個(gè)漢字，例：鞍山市檔案局行政辦公會(huì)議記錄

：4位，例：1995 責(zé)任者：指立檔單位名稱，必須著明全稱。例：鞍山市檔案局

文件起止時(shí)間：錄入卷內(nèi)文件成文日期的起始時(shí)間。8位。例1995年1月2日，錄入格式：19950102 至：錄入卷內(nèi)文件成文日期的終止時(shí)間。8位。例：1995年12月1日

錄入格式：19951201 保管期限：選擇著錄，例：永久

分類號(hào)：分類方案的類目代碼，雙擊“分類號(hào)”項(xiàng)字段，彈出“選擇分類”，用戶根據(jù)事先錄制好的分類代碼選擇輸入。例：01

分類名稱：根據(jù)分類號(hào)自動(dòng)生成，與分類號(hào)一一對(duì)應(yīng)，例：黨群 總頁(yè)數(shù)：無(wú)位數(shù)要求，以實(shí)際為準(zhǔn)。例：一共為63頁(yè)，著錄格式：63

（2）文書(shū)檔案卷內(nèi)目錄：

必著項(xiàng)目：全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、頁(yè)號(hào)、檔號(hào)、卷內(nèi)順序號(hào)、文件編號(hào)、題名、責(zé)任者、文件形成時(shí)間、控制標(biāo)識(shí)、保管期限、密級(jí)、頁(yè)數(shù)

著錄要求：

全宗號(hào)：4位，例：0051 目錄號(hào)：2位，例：01 案卷號(hào)：3位，例：001 頁(yè)號(hào)：為文件所在張頁(yè)號(hào)，用3位數(shù)字表示，不足3位前面添“0”占位。例：001 卷內(nèi)順序號(hào)：用2位數(shù)字表示，不足2位添“0”占位，以卷內(nèi)文件排列先后順次編寫(xiě)的序號(hào)。例：01 文件編號(hào)：指文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)，由發(fā)文代字++序號(hào)三項(xiàng)組成，例：鞍檔發(fā)［2003］004號(hào),其中［2003］不能錄成〔2003〕、〖2003〗、或【2003】，004為發(fā)文序號(hào)，用3位數(shù)字表示，不足添“0”占位。

題名：最大長(zhǎng)度為60個(gè)漢字，例：鞍山市檔案局關(guān)于XX活動(dòng)的通知。會(huì)議記錄應(yīng)自擬題 1 名，著明會(huì)議內(nèi)容和會(huì)議名稱，并加“[

]”標(biāo)識(shí)。

責(zé)任者：指制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者，最大長(zhǎng)度為25個(gè)漢字，聯(lián)合發(fā)文的責(zé)任者之間用“，”分隔。責(zé)任者應(yīng)按文件錄全稱，不能使用“本局”、“本部”等簡(jiǎn)稱；對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)人講話或以領(lǐng)導(dǎo)人名義發(fā)布的文件，責(zé)任者可填寫(xiě)領(lǐng)導(dǎo)人姓名，但必須著明職務(wù)。例：鞍山市檔案局，中共鞍山市檔案局黨組

文件形成時(shí)間：用8位數(shù)字表示，不足添“0”占位。例：1995年7月2日應(yīng)著錄為：19950702；對(duì)沒(méi)有落款日期的文件材料，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容加以考證后填寫(xiě)。

控制標(biāo)識(shí)：一般來(lái)說(shuō)各種會(huì)議記錄為A級(jí)，涉及個(gè)人處分為B級(jí)，其它為“開(kāi)放”。具體參照鞍檔發(fā)[2004]23號(hào)文件，《關(guān)于印發(fā)<檔案文件開(kāi)放控制查閱暫行規(guī)定>的通知》。選擇著錄：“開(kāi)放”、“控制A”“控制B”、“控制C”例：控制A 保管期限：選擇著錄，例：永久

密級(jí)：按文件原有密級(jí)選擇著錄，例：秘密，機(jī)密，絕密

分類號(hào)：分類方案的類目代碼，雙擊“分類號(hào)”項(xiàng)字段，彈出“選擇分類”，用戶根據(jù)事先錄制好的分類代碼選擇輸入。例：01

分類名稱：根據(jù)分類號(hào)自動(dòng)生成，與分類號(hào)一一對(duì)應(yīng)，例：黨群 頁(yè)數(shù)：無(wú)位數(shù)要求，以實(shí)際為準(zhǔn)。例：一共8頁(yè)，著錄：8

2、文書(shū)檔案簡(jiǎn)化方法

歸檔文件目錄

必著項(xiàng)目：全宗號(hào)、保管期限、、分類號(hào)、分類名稱、件號(hào)、盒號(hào)、檔號(hào)、頁(yè)數(shù)、文件編號(hào)、題名、責(zé)任者、文件形成時(shí)間、控制標(biāo)識(shí)、密級(jí)

著錄要求：

全宗號(hào)：4位，例：0051 保管期限：選擇著錄，例：永久 ：4位，例：2005 分類號(hào)：分類方案的類目代碼，雙擊“分類號(hào)”項(xiàng)字段，彈出“選擇分類”，用戶根據(jù)事先錄制好的分類代碼選擇輸入。例：01

分類名稱：根據(jù)分類號(hào)自動(dòng)生成，與分類號(hào)一一對(duì)應(yīng)，例：黨群

件號(hào)：以4位數(shù)字表示，不足填“0”占位。填寫(xiě)室編件號(hào)，進(jìn)館時(shí)館編件號(hào)與此一致。例：0001 盒號(hào)：為5位，不足填“0” 占位。例：00001 頁(yè)數(shù)：無(wú)位數(shù)要求，以實(shí)際為準(zhǔn)。例：一共8頁(yè)，著錄：8 文件編號(hào)：指文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)，由發(fā)文代字++序號(hào)三項(xiàng)組成，例：鞍檔發(fā)［2003］004號(hào),其中［2003］不能錄成〔2003〕、〖2003〗、或【2003】，004為發(fā)文序號(hào)，用3位數(shù)字表示，不足添“0”占位。

題名：最大長(zhǎng)度為60個(gè)漢字，例：鞍山市檔案局關(guān)于XX活動(dòng)的通知。會(huì)議記錄應(yīng)自擬題名，著明會(huì)議內(nèi)容和會(huì)議名稱，并加“[

]”標(biāo)識(shí)。

責(zé)任者：指制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者，最大長(zhǎng)度為25個(gè)漢字，聯(lián)合發(fā)文的責(zé)任者之間用“，”分隔。責(zé)任者應(yīng)按文件錄全稱，不能使用“本局”、“本部”等簡(jiǎn)稱；對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)人講話或以領(lǐng)導(dǎo)人名義發(fā)布的文件，責(zé)任者可填寫(xiě)領(lǐng)導(dǎo)人姓名。例：鞍山市檔案局，中共鞍山市檔案局黨組 文件形成時(shí)間：用8位數(shù)字表示，不足添“0”占位。例：2004年7月2日應(yīng)著錄為：20040702； 2 對(duì)沒(méi)有落款日期的文件材料，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容加以考證后填寫(xiě)。8位

控制標(biāo)識(shí)：一般來(lái)說(shuō)涉及會(huì)議記錄為A類，涉及個(gè)人處分為B級(jí)。具體參照鞍檔發(fā)[2004]23號(hào)文，關(guān)于印發(fā)《檔案文件開(kāi)放控制查閱暫行規(guī)定》的通知，選擇著錄：“開(kāi)放”、“控制A”“控制B”、“控制C”例：控制A 密級(jí)：按文件原有密級(jí)選擇著錄，例：公開(kāi)

二、制作進(jìn)館數(shù)據(jù)光盤刻錄：

光盤要求：SONY，CD-R，只讀光盤，每張光盤要有獨(dú)立包裝。光盤份數(shù)：一式三份。

例如：進(jìn)館單位的文書(shū)傳統(tǒng)、文書(shū)簡(jiǎn)化、會(huì)計(jì)檔案需要進(jìn)館

需要刻錄的文件有三部分，第一部分：檔案軟件系統(tǒng)的整體備份；第二部分：文書(shū)傳統(tǒng)、文書(shū)簡(jiǎn)化、會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)導(dǎo)出；第三部分：光盤制作生成文件。如下圖：

1、整體備份

業(yè)務(wù)面版→系統(tǒng)維護(hù)→數(shù)據(jù)維護(hù)→數(shù)據(jù)庫(kù)備份，在彈出的“另存為”對(duì)話框，選擇一個(gè)存放目錄，建議以日期為文件名，例：在文件名后面錄入：20080701，點(diǎn)保存。在相應(yīng)的目錄里會(huì)生成一個(gè)文件：20080701.bak。

2、需要進(jìn)館的檔案數(shù)據(jù)導(dǎo)出

以文書(shū)檔案?jìng)鹘y(tǒng)為例： 文書(shū)案卷數(shù)據(jù)導(dǎo)出：打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)，點(diǎn)案卷內(nèi)任意一條，右鍵→全選→右上面功能菜單欄的“轉(zhuǎn)出數(shù)據(jù)” →在彈出的“另存為”對(duì)話框，保存在：后面的第三項(xiàng)中選擇新建文件夾，新建文件夾起名為：文書(shū)案卷，雙擊“文書(shū)案卷”，如下圖，在文件名：鍵入：wsaj，保存類型為：dbf。（圖紅圈位置）

點(diǎn)保存，即可在“文書(shū)案卷”文件夾生成一個(gè)名為：wsaj.dbf的文件。

文書(shū)卷內(nèi)數(shù)據(jù)導(dǎo)出：打開(kāi)文書(shū)檔案?jìng)鹘y(tǒng)方法數(shù)據(jù)庫(kù)，在文書(shū)卷內(nèi)部分任意選擇一條數(shù)據(jù)，在上面菜單欄選擇檢索→檢索文件，如下圖

單擊下圖第一行的查詢按紐

通過(guò)此過(guò)程可把卷內(nèi)全部數(shù)據(jù)都顯示出來(lái)，再按文書(shū)案卷的導(dǎo)出方法，全選，導(dǎo)出即可。生成一個(gè)名為“文書(shū)卷內(nèi)”的里面有wsjn.dbf文件的文件夾。

其他類型檔案都可參照文書(shū)檔案數(shù)據(jù)導(dǎo)出方法導(dǎo)出即可。

3、光盤刻錄文件

業(yè)務(wù)面板→開(kāi)發(fā)利用→光盤制作→選擇導(dǎo)出目錄（如下圖點(diǎn)圓圈里的圖標(biāo)），新建一個(gè)文件夾，例如：名為“光盤制作”。

點(diǎn)“繼續(xù)”，等待數(shù)據(jù)全部導(dǎo)出之后，在打開(kāi)的數(shù)據(jù)庫(kù)中，一一選擇需進(jìn)館的檔案類型數(shù)據(jù)，點(diǎn)“加入光盤”，直到全部類型加入完畢。

第五篇：如何規(guī)范書(shū)寫(xiě)醫(yī)學(xué)論文的參考文獻(xiàn)著錄

如何規(guī)范書(shū)寫(xiě)醫(yī)學(xué)論文的參考文獻(xiàn)著錄

參考文獻(xiàn)是指為撰寫(xiě)或編輯論文和論著而引用的有關(guān)圖書(shū)資料，它不僅反映出稿件真實(shí)的科學(xué)依據(jù)和作者尊重他人研究成果的嚴(yán)肅態(tài)度以及向讀者提供文中有關(guān)資料的出處，也反映出作者對(duì)本課題的歷史與現(xiàn)狀的研究程度，為論文審閱者、編者和讀者評(píng)估論文的價(jià)值和水平提供了客觀依據(jù)。根據(jù)GB/T 7714-2005《文后參考文獻(xiàn)著錄規(guī)則》(以下簡(jiǎn)稱規(guī)則)規(guī)定：在科技論文中，凡是引用前人(包括作者自己過(guò)去)已發(fā)表的文獻(xiàn)中的觀點(diǎn)、數(shù)據(jù)和材料等，都要對(duì)它們?cè)谖闹谐霈F(xiàn)的地方予以標(biāo)明，并在文末列出“參考文獻(xiàn)”表，因此醫(yī)學(xué)論文的參考文獻(xiàn)是論文不可缺少的重要組成部分，反映了論文的學(xué)術(shù)水平和期刊的整體質(zhì)量。參考文獻(xiàn)的著錄應(yīng)符合規(guī)則要求，作者必須認(rèn)真對(duì)待，規(guī)范書(shū)寫(xiě)，避免隨意性。筆者在編輯稿件過(guò)程中經(jīng)常發(fā)現(xiàn)部分作者對(duì)參考文獻(xiàn)的重要性認(rèn)識(shí)不足，或?qū)χ浺?guī)則不夠熟悉，著錄存在著不完整、不規(guī)范等問(wèn)題。因此，有必要對(duì)醫(yī)學(xué)論文著錄參考文獻(xiàn)的作用、原則及文后參考文獻(xiàn)著錄的要求和格式等予以介紹，以期引起作者及編者的重視。著錄參考文獻(xiàn)的作用

1.1 反映論文作者的研究基礎(chǔ)、體現(xiàn)科學(xué)的傳承性

醫(yī)學(xué)技術(shù)以及醫(yī)學(xué)技術(shù)研究工作都有繼承性，現(xiàn)時(shí)的研究都是在過(guò)去研究的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，今人的研究成果或研究工作通常都是前人研究成果或研究工作的繼續(xù)和發(fā)展;因此，著錄參考文獻(xiàn)體現(xiàn)了繼承前人的科研成果，反映了新的論文是文獻(xiàn)的升華，供鑒文獻(xiàn)為論文中的新觀點(diǎn)、新論據(jù)提供出處和依據(jù)，體現(xiàn)科學(xué)的繼承性、連續(xù)性，論文的可靠性、先進(jìn)性。這在一定程度上為論文審閱者、編者和讀者評(píng)估論文的價(jià)值和水平提供了客觀的科學(xué)依據(jù)。

1.2 有利于知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)

著錄參考文獻(xiàn)能方便地把論文作者的成果與前人的成果區(qū)別開(kāi)來(lái)。論文報(bào)道的研究成果雖然是論文作者自己的，但在闡述和論證過(guò)程中免不了要引用前人的成果，包括觀點(diǎn)、方法、數(shù)據(jù)和其他資料，若對(duì)引用部分加以標(biāo)注，則他人的成果將表示得十分清楚。這不僅表明了論文作者對(duì)他人勞動(dòng)成果的尊重和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目茖W(xué)態(tài)度，而且也免除了抄襲、剽竊他人成果的嫌疑。

1.3 有利于相關(guān)文獻(xiàn)的進(jìn)一步檢索

讀者閱讀或查詢論文的主要目的是為了便于學(xué)習(xí)和研究,讀者如果對(duì)引用的內(nèi)容感興趣或想進(jìn)一步了解他人在這一領(lǐng)域的研究成果,則可借助著錄的參考文獻(xiàn)，方便地檢索和查找有關(guān)圖書(shū)資料，以對(duì)該論文中的引文有更詳盡的了解。

1.4 有利于節(jié)省論文篇幅 作者在論文中需要表述的某些內(nèi)容，凡已有文獻(xiàn)所載者不必詳述，只在相應(yīng)之處注明見(jiàn)何文獻(xiàn)即可。這不僅精練了語(yǔ)言，節(jié)省了篇幅，提高了信息密度，而且避免了一般性表述和資料堆積，使論文容易達(dá)到篇幅短、內(nèi)容精的要求。

1.5 有利于期刊評(píng)價(jià)和人才評(píng)估

目前,確定期刊學(xué)術(shù)水平與價(jià)值的依據(jù)之一就是其所發(fā)論文的被轉(zhuǎn)載、引用和索引率。一篇論文或一份期刊經(jīng)常被其他文獻(xiàn)所引用,說(shuō)明該論文或期刊所闡述或登載的研究成果在該相關(guān)領(lǐng)域有創(chuàng)新、有發(fā)展,從而具備一定的學(xué)術(shù)水平而獲得同行的認(rèn)可,具有一定的影響。該期刊所載論文被引用的頻次越多,其影響面也就越大。因此,參考文獻(xiàn)具有評(píng)價(jià)期刊質(zhì)量的功能。例如：《中文核心期刊要目總覽》對(duì)國(guó)內(nèi)核心期刊的認(rèn)定，就把被引量和影響因子作為篩選的兩個(gè)主要指標(biāo)。另一方面，對(duì)某一相關(guān)領(lǐng)域內(nèi)的核心期刊參考文獻(xiàn)作者被引用頻次進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，如其被引用頻次越高，則說(shuō)明該作者在該領(lǐng)域的學(xué)術(shù)水平及權(quán)威性越高?？梢?jiàn)，利用對(duì)被引文獻(xiàn)的統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果可以客觀地評(píng)價(jià)人才。著錄參考文獻(xiàn)的原則

2.1 只著錄最必要、最新的文獻(xiàn)

醫(yī)學(xué)論文著錄參考文獻(xiàn)時(shí),文獻(xiàn)應(yīng)是與論文相關(guān)的近年國(guó)內(nèi)、外期刊論文為主(近3～5年的文獻(xiàn),綜述應(yīng)有近2 年的最新文獻(xiàn))。因?yàn)閰⒖嘉墨I(xiàn)越新,就越能反映該領(lǐng)域研究的最新動(dòng)向和成果,從而使其科研選題更具前沿性;在近期文獻(xiàn)中,應(yīng)以期刊為主,因?yàn)槠诳某霭嬷芷谳^短,更能反映科學(xué)研究的最新進(jìn)展情況。所著錄的文獻(xiàn)要精選,突出重點(diǎn),并僅限于著錄作者親自閱讀過(guò)并在論文中直接引用的文獻(xiàn),而不能間接著錄他人文獻(xiàn)后著錄的參考文獻(xiàn)(即二次文獻(xiàn))。同時(shí),無(wú)特殊需要不必羅列眾所周知的教科書(shū)或某些陳舊史料。

2.2 只著錄公開(kāi)發(fā)表的文獻(xiàn)

醫(yī)學(xué)論文著錄的參考文獻(xiàn)必須是在國(guó)內(nèi)外公開(kāi)出版發(fā)行的正式出版物上發(fā)表過(guò)的文獻(xiàn),包括期刊論文、醫(yī)學(xué)圖書(shū)、科研報(bào)告、會(huì)議論文、學(xué)位論文、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。未發(fā)表的論文及資料、譯文、文摘、轉(zhuǎn)載以及內(nèi)部資料、非公開(kāi)發(fā)行書(shū)刊的文章以及個(gè)人通訊，尤其是不宜公開(kāi)的資料等,均不能作為參考文獻(xiàn)引用。

2.3 采用規(guī)范化的著錄格式

醫(yī)學(xué)論文文中參考文獻(xiàn)的引用處以及文后參考文獻(xiàn)的著錄，應(yīng)符合規(guī)則的標(biāo)準(zhǔn)格式,論文作者和期刊編者都應(yīng)熟練掌握，并嚴(yán)格執(zhí)行。錄著參考文獻(xiàn)的格式

規(guī)則規(guī)定：科技期刊文后參考文獻(xiàn)表可以采用“順序編碼制”,也可以采用“著者-出版年制”。目前，我國(guó)大多數(shù)期刊采用“順序編碼制”,即在文后根據(jù)正文引用參考文獻(xiàn)的先后序號(hào),按照主要責(zé)任者、題名項(xiàng)(題名、其他題名信息、文獻(xiàn)類型標(biāo)志)、版本項(xiàng)(初版省略)、出版項(xiàng)(出版地、出版者、出版年、卷期號(hào)等)、起止頁(yè)碼的順序逐項(xiàng)著錄。

3.1 在正文內(nèi)引用的標(biāo)注格式 采用“順序編碼制”標(biāo)注時(shí),對(duì)引用的文獻(xiàn)，按其在論文中出現(xiàn)的先后用阿拉伯?dāng)?shù)字連續(xù)編碼，將序號(hào)置于方括號(hào)內(nèi)，并視具體情況把序號(hào)作為上角標(biāo)，或者作為語(yǔ)句的組成部分。以文獻(xiàn)第一次出現(xiàn)的前后次序，從1開(kāi)始連續(xù)編序號(hào);一篇文獻(xiàn)只有一個(gè)序號(hào)，即使某文獻(xiàn)在文中被多次引用，但在幾個(gè)引用處都要標(biāo)注同一個(gè)序號(hào);序號(hào)的位置視具體情況而定,如果是對(duì)正文作解釋，方括號(hào)要使用比正文字號(hào)小，放在右上方(作為上角標(biāo));如果是作為句子的成分出現(xiàn)在正文之中，標(biāo)注時(shí)文獻(xiàn)序號(hào)連同方括號(hào)的字號(hào)應(yīng)與正文的字號(hào)相同，并作為正文的一部分來(lái)書(shū)寫(xiě)(位置與正文平齊，不做為上角標(biāo))，并在方括號(hào)前面加上“文獻(xiàn)”兩個(gè)字。引用了多篇文獻(xiàn)，標(biāo)注時(shí)只用一個(gè)方括號(hào)，括號(hào)內(nèi)列寫(xiě)這幾篇文獻(xiàn)的序號(hào)：若幾個(gè)序號(hào)是連續(xù)的，只標(biāo)注起、止序號(hào)，兩序號(hào)之間加半字線“-”號(hào);若幾個(gè)序號(hào)不連續(xù)，各序號(hào)之間加逗號(hào)。

3.2 文后參考文獻(xiàn)著錄格式

論文中的每篇參考文獻(xiàn)按在正文中出現(xiàn)的先后次序列表于文后，文獻(xiàn)著錄應(yīng)準(zhǔn)確,各個(gè)項(xiàng)目的次序和著錄符號(hào)應(yīng)符合規(guī)定。以“參考文獻(xiàn)”左頂格或居中排作為標(biāo)識(shí);參考文獻(xiàn)的序號(hào)左頂格，并用數(shù)字加方括號(hào)表示，如[1]，[2]，?，以與正文中的指示序號(hào)格式一致。參考文獻(xiàn)的主要責(zé)任者是3位以內(nèi)的全部著錄,超過(guò)3位時(shí)，只列前3位，之后加“等”字。每個(gè)責(zé)任者之間用“,”隔開(kāi),不必加“主編”“著”“編著”等表明責(zé)任的詞。著錄個(gè)人署名的參考文獻(xiàn)表,作者姓名一律采用姓前名后著錄法,外國(guó)人的名字部分可以縮寫(xiě),并省略縮寫(xiě)點(diǎn)“·”。每一參考文獻(xiàn)條目的最后均以“.”結(jié)束。期刊、專著、論文集中析出文獻(xiàn)、學(xué)位論文、電子文獻(xiàn)參考文獻(xiàn)條目的編排格式及示例如下。

3.2.1 期刊 [序號(hào)] 主要責(zé)任者.題名[文獻(xiàn)類型標(biāo)志].刊名，年，卷(期)：起止頁(yè)碼.例如:周曉南.科技期刊編輯在新形勢(shì)下應(yīng)具備的素質(zhì)[J].貴州工業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版)，2008,10(3):189-191.3.2.2 專著[序號(hào)] 主要責(zé)任者.書(shū)名 [文獻(xiàn)類型標(biāo)志].出版地：出版者，出版年：起止頁(yè)碼.例如：劉國(guó)鈞.圖書(shū)館目錄[M].北京:高等教育出版社，1957：15-18.3.2.3 論文集中析出文獻(xiàn)[序號(hào)] 主要責(zé)任者.題名[文獻(xiàn)類型標(biāo)志].//編者.文集名.出版地：出版者，出版年.起止頁(yè)碼.例如：郭愛(ài)民.淺談提高圖書(shū)的綜合質(zhì)量[C].// 王君仁.編輯出版文集.大連:大連理工大學(xué)出版社,1993.70-82.3.2.4 學(xué)位論文 [序號(hào)] 主要責(zé)任者.題名 [文獻(xiàn)類型標(biāo)志].授予學(xué)位地：授予學(xué)位單位，出版年.例如：劉東明.基于NET框架的繼電保護(hù)設(shè)備管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].北京：華北電力大學(xué)，2008.3.2.5 電子文獻(xiàn) [序號(hào)] 作者.題名[EB/OL].(發(fā)表或更新日期).[引用日期].網(wǎng)址.例如：王明亮.關(guān)于中國(guó)學(xué)術(shù)期刊標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)工程的進(jìn)展 [EB/OL].(1998-08-16).[1998-10-04].http://004km.cn.參考文獻(xiàn)是撰寫(xiě)醫(yī)學(xué)科技論文的重要依據(jù)資料,規(guī)范著錄對(duì)提高論文的學(xué)術(shù)水平和期刊的整體質(zhì)量，方便讀者參閱和擴(kuò)展分析以及信息的準(zhǔn)確存儲(chǔ)、檢索和交流等都具有積極意義。論文作者和期刊編者都應(yīng)高度重視，熟練掌握，并嚴(yán)格按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。