第一篇：做好重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的步驟和方法

做好重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的步驟和方法

項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)、管理過程中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄。一個項(xiàng)目從立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收的過程中形成大量的文件材料，為使項(xiàng)目檔案齊全完整準(zhǔn)確，就需要一套行之有效的方法加以保證。建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的步驟和方法概括起來主要有以下幾個方面：

1、健全檔案管理體制

行文明確分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員。項(xiàng)目立項(xiàng)后，成立項(xiàng)目辦，之后就要明確哪位領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，哪位同志負(fù)責(zé)檔案工作。

2、制定檔案工作規(guī)章制度、業(yè)務(wù)規(guī)范

主要制定《項(xiàng)目文件立卷歸檔辦法》、《項(xiàng)目檔案保管期限表》、《項(xiàng)目檔案保管制度》、《項(xiàng)目檔案利用制度》等。

3、跟蹤了解建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)情況

檔案人員要及時了解項(xiàng)目的招投標(biāo)情況，一方面可以及時將招投標(biāo)過程中產(chǎn)生的文件及時歸檔；另一方面，可以了解項(xiàng)目的參建單位，便于下一步指導(dǎo)項(xiàng)目文件材料的歸檔工作。

4、將項(xiàng)目檔案管理納入合同管理

將項(xiàng)目檔案管理納入合同管理，是保證項(xiàng)目檔案齊全完整的有力措施。一個項(xiàng)目，參建的單位很多，少則五、六個，多則上百個。因此，檔案人員應(yīng)及時將建設(shè)項(xiàng)目過程中產(chǎn)生的文件材料的整理、歸檔、移交時間、份數(shù)、套數(shù)和違約責(zé)任等內(nèi)容向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和負(fù)責(zé)合同的人員溝通，以保證簽訂的合同中有項(xiàng)目檔案管理的內(nèi)容。

5、明確參建單位兼職檔案人員，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)

項(xiàng)目辦要和參建單位聯(lián)系，要求每個參建單位都要明確一名兼職檔案人員，負(fù)責(zé)文件材料的收集、整理、立卷歸檔工作。

6、對項(xiàng)目檔案管理人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)

培訓(xùn)內(nèi)容：①《檔案法》、《廣西壯族自治區(qū)檔案條例》的有關(guān)精神，提高檔案意識。②標(biāo)準(zhǔn)辦法，主要有國家檔案局關(guān)于《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與整理規(guī)范》，國家檔案局、發(fā)改委《關(guān)于重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》以及有關(guān)行業(yè)關(guān)于檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，以及結(jié)合本項(xiàng)目實(shí)際制定的項(xiàng)目文件材料歸檔辦法等等。

7、設(shè)置必要的檔案保管條件

①設(shè)置檔案庫房，具有八防措施；②購置必要設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、空調(diào)等；③統(tǒng)一檔案裝具，如檔案柜架、卷皮、卷盒等。

8、項(xiàng)目辦檔案人員階段性的檢查、指導(dǎo)

（1）開工之初，項(xiàng)目辦檔案人員要檢查各參建單位在建設(shè)過程中形成的文件材料字跡材料是否符合要求，各種表格格式是否符合要求，有關(guān)文件材料蓋章簽字是否規(guī)范等等，除紙質(zhì)文件外，其它載體的材料也要及時收集歸檔。

（2）竣工文件編制階段

竣工圖是反映工程實(shí)際狀況的唯一依據(jù)。要注意竣工圖的編制。①竣工圖應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、修改到位。②更改內(nèi)容要在相關(guān)圖紙上和相關(guān)部位上修改到位，并注明修改依據(jù)。③應(yīng)逐件加蓋竣工圖章、竣工

圖章中的內(nèi)容應(yīng)填寫齊全、清楚，不得代簽。④應(yīng)有竣工圖編制說明，設(shè)計(jì)變更清冊，變更依據(jù)性文件上應(yīng)標(biāo)明被修改的圖號。

（3）立卷整理階段

建設(shè)項(xiàng)目試生產(chǎn)后，著重立卷歸檔工作。項(xiàng)目辦檔案人員要對參建單位的兼職檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，重點(diǎn)指導(dǎo)組卷、編號、卷內(nèi)目錄、備考表的填寫，案卷題名的擬寫、保管期限的劃分等等。由于參建單位多，最好采取以點(diǎn)帶面的方法進(jìn)行，以一個參建單位為樣板，其它參建單位學(xué)習(xí)觀摩、既省時又省力，效果很好。

（4）監(jiān)理審核階段

監(jiān)理審核的要點(diǎn)是竣工圖是否符合現(xiàn)場實(shí)際，設(shè)計(jì)變更的內(nèi)容是否反映到竣工圖中，審核之后要編制竣工圖審核報告。

9、辦理移交手續(xù)

包括兩個方面：一是設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位將整理好的檔案向項(xiàng)目辦移交；二是項(xiàng)目辦向生產(chǎn)使用單位移交，移交手續(xù)齊全，有移交清冊和經(jīng)手人簽名。

10、檔案排架、編目

按分類方案進(jìn)行檔案的排架編目，一般來講要有案卷目錄和全引目錄或?qū)ｎ}目錄。特別要注意，各種特殊載體的檔案也要編制案卷目錄。

11、自查

上述任務(wù)完成后，建設(shè)單位要對照重大建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收辦法和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行自查。

12、申請檔案驗(yàn)收

項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)向項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組織單位報送檔案驗(yàn)收申請報告，并填報《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收申請表》，申請項(xiàng)目檔案驗(yàn)收要符合《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》中明確提出的4個條件，同時內(nèi)容要完整、準(zhǔn)確。

13、預(yù)驗(yàn)收與整改

這項(xiàng)工作很重要，是保證項(xiàng)目檔案齊全完整和項(xiàng)目檔案驗(yàn)收順利通過的有力措施。預(yù)驗(yàn)收有兩種方式：一是請組織驗(yàn)收的單位組織有關(guān)專家進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收；二是請當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門會同主管機(jī)關(guān)檔案部門進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。預(yù)驗(yàn)收組提出意見后，生產(chǎn)單位或項(xiàng)目辦領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，拿出整改方案，由項(xiàng)目辦會同有關(guān)參建單位共同整改。

14、驗(yàn)收

項(xiàng)目檔案驗(yàn)收一般應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收3個月之前完成，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組全體成員參加項(xiàng)目檔案驗(yàn)收會議，項(xiàng)目建設(shè)單位、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位的有關(guān)人員列席會議。檢查項(xiàng)目檔案采取質(zhì)詢、現(xiàn)場查驗(yàn)的方式進(jìn)行。重點(diǎn)檢查項(xiàng)目前期管理性文件、隱蔽工程文件、竣工文件、質(zhì)檢文件、重要的合同、協(xié)議等。

第二篇：檔案整理方法步驟

干部人事檔案整理的方法步驟

整理的第一個環(huán)節(jié)是鑒別，也是對準(zhǔn)備歸檔的材料進(jìn)行審查，甄別材料的真?zhèn)?，判定材料的保存價值，確定其是否屬于歸檔范圍，是否符合歸檔要求。鑒別工作的內(nèi)容包括歸檔材料是否辦理完畢，是否對象明確、齊全完整、文字清楚、內(nèi)容真實(shí)、填寫規(guī)范、手續(xù)完備；對經(jīng)過鑒別不符合歸檔要求的材料，要區(qū)別不同情況，采取轉(zhuǎn)出、退回、留存、銷毀等不同方式進(jìn)行處理。除了鑒別以外，一般來講，整理工作包括分類、排序、編目、技術(shù)加工、裝訂五個步驟: 第一步。分類 按照《干部檔案工作條例》規(guī)定，干部人事檔案材料應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容特征分為十大類。

第一類:履歷材料。包括以反映干部本人自然情況、經(jīng)歷、家庭和社會關(guān)系等基本情況為主要內(nèi)容的材料。主要有：1988年、1999年兩版履歷表，參加工作后填寫，填寫1999版可以填當(dāng)前時間，填寫要規(guī)范，前后一致，培訓(xùn)兩個月以上的填寫，需在四類中有材料。還要有屬于履歷性質(zhì)的登記表，中央和地方各級黨委委員（候補(bǔ)委員）簡歷，人大常委會委員、政協(xié)委員簡歷歸此類。

第二類:自傳材料。報告?zhèn)€人有關(guān)事項(xiàng)的材料。自傳材料包括自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。自傳材料的歸類，應(yīng)該以內(nèi)容和用途為依據(jù)，不能單純按名稱歸類。一些以自傳為主的履歷或簡歷表也應(yīng)該歸在第二類。第二類中新增加了報告?zhèn)€人有關(guān)事項(xiàng)的材料。

第三類:考察、考核、鑒定材料；審計(jì)材料。包括干部人事管理工作中，組織、人事部門通過各種途徑，對干部德能勤績廉進(jìn)行調(diào)查、評價的材料。具體有：定期考核材料，考核登記表,每年需歸檔，援青、援藏、援疆、掛職鍛煉等考核材料；工作調(diào)動、轉(zhuǎn)業(yè)、學(xué)校、黨校學(xué)習(xí)純屬鑒定不帶成績的各類鑒定（帶成績的歸在第4類中）；調(diào)任時審計(jì)材料（經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)結(jié)果報告）；后備干部登記表。

第四類:學(xué)歷學(xué)位材料。職業(yè)(任職)資格和評(聘)專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)材料；反映科研學(xué)術(shù)水平的材料；培訓(xùn)材料。包括記載和反映干部學(xué)習(xí)、技能、科研水平的各種材料。需要注意的是過去學(xué)生登記表歸第一類，學(xué)習(xí)(培訓(xùn))鑒定表、學(xué)習(xí)(培訓(xùn))考核表歸第三類，此次統(tǒng)一調(diào)整到第四類。其中：

1、學(xué)歷學(xué)位材料：高中畢業(yè)登記表；中專畢業(yè)生登記表；普通高等教育、成人教育、自學(xué)考試、黨校、軍隊(duì)院校報考登記表，入學(xué)考試各科成績表，研究生推薦免試登記表，專家推薦表、畢業(yè)生登記表，授予學(xué)位的材料，畢業(yè)證書、學(xué)位證書復(fù)印件，黨校學(xué)歷證明。歸二級分類的1類中。

2、職業(yè)（任職）資格材料：職業(yè)資格考試合格人員登記表或職業(yè)（任職）資格證書復(fù)印件；教師資格認(rèn)定申請表等材料。評（聘）專業(yè)技術(shù)職稱（職務(wù)）材料：專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審表、申（呈）報表，聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)審批表等材料。歸二級分類2類中。

3、反映個人科研學(xué)術(shù)水平的材料：青海省存在此類情況的較少，主要是科研單位和院校，歸二級分類3類中。

4、培訓(xùn)材料：為其兩個月以上的學(xué)員培訓(xùn)（學(xué)習(xí)、進(jìn)修）登記表、考核登記表、結(jié)業(yè)登記表等材料（培訓(xùn)學(xué)習(xí)時間明確為兩個月以上）歸二級分類4類中。

第五類：政審材料。更改或認(rèn)定姓名、民族、籍貫、國籍、出生日期、入黨入團(tuán)時間、參加工作時間等材料。包括干部審查和干部基本情況更改形成的材料。注意，過去更改或認(rèn)定姓名的材料是歸在第一類的，此次調(diào)整到第五類。檔案審核工作中形成的“三齡一歷”（年齡、黨齡、工齡和學(xué)歷學(xué)位）認(rèn)定材料也歸在第五類。這里重點(diǎn)講一下關(guān)于確認(rèn)出生日期和參加工作時間如何確認(rèn)。檔案材料中出生日期更改的情況主要有：虛、實(shí)歲換算造成出生年份不一致；陰陽歷換算誤差造成出生月份或出生年份不一致；出生日期填寫中的筆誤；個人早期為滿足入學(xué)、參軍或參加工作所必須的年齡條件而有意將出生日期提前或拖后填寫。中組部、人事部、公安部關(guān)于干部出生日期問題的文件有兩個：一個是現(xiàn)行的文件，即《關(guān)于認(rèn)真做好干部出生日期管理工作的通知》（組通字［2006］41號）。文件規(guī)定，“從2006年10月起，不再辦理審批干部本人要求確定或更改出生日期的事項(xiàng)；對個別干部的出生日期，檔案記載與戶籍登記不一致的，應(yīng)當(dāng)以干部檔案和戶籍檔案中最先記載的出生日期為依據(jù)?！敝薪M部2007年1月印發(fā)《關(guān)于做好公務(wù)員登記中干部檔案相關(guān)工作的通知》（組通字［2007］4號）規(guī)定，“對個別干部的出生日期、參加工作時間等信息，檔案記載前后不一致的，應(yīng)當(dāng)以干部檔案和戶籍檔案中最先記載的出生日期為依據(jù)?！备刹繖n案中，最先記載干部出生日期的材料一般為入團(tuán)志愿書，或者高中畢業(yè)生登記表、入伍登記表、招工登記表等。第二個文件是1990年印發(fā)的《關(guān)于辦理干部退（離）休手續(xù)時認(rèn)定出生日期問題的通知》（組通字［1990］24號）。在2006年10月以前，已經(jīng)按照這個文件更改了出生日期的，檔案中必須有個人申請、所在單位黨委（黨組）或組織人事部門的調(diào)查報告、證明材料（原戶籍內(nèi)冊、登記卡片、出生證等的復(fù)印件）、按照干部管理權(quán)限上級黨委（黨組）或組織人事部門的批復(fù)。干部檔案中記載干部參加工作時間的早期材料一般為：錄（聘）用審批（備案）表、應(yīng)征入伍登記表、招工審批表、職工登記表、畢業(yè)生轉(zhuǎn)正定級審批表等，以及招生（入伍、招工）政審材料、知青上山下鄉(xiāng)登記表證明等。確認(rèn)干部參加工作時間的政策性文件包括：《中共中央組織部、勞動人事部關(guān)于確定建國前干部參加革命工作時間的規(guī)定》（中組發(fā)［1982］11號）、《國家教委、人事部、勞動部關(guān)于博士生和在職人員考取碩士生學(xué)習(xí)期間工齡計(jì)算問題的通知》（教高［1990］001號）、《人事部關(guān)于“文革”前赴蘇聯(lián)、東歐留學(xué)的本科生學(xué)習(xí)期間工齡計(jì)算的問題的通知》（人薪發(fā)［1992］11號）、《人事部、勞動部關(guān)于一九六六至一九六九屆大中專畢業(yè)生參加工作時間和工齡計(jì)算問題的通知》（人薪發(fā)［1994］43號）、《勞動人事部關(guān)于解決原下鄉(xiāng)知識青年插隊(duì)期間工齡計(jì)算問題的通知》（勞人培［1985］23號）等等。

第六類:黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料。包括干部參加黨、團(tuán)組織的有關(guān)材料。

第七類:表彰獎勵材料。包括對干部給予獎勵或表彰的材料。注意，享受政府特殊津貼材料，此次統(tǒng)一規(guī)定作為獎勵材料，歸第七類。

第八類:涉法違紀(jì)材料。

第九類:招錄、聘用材料；任免、調(diào)動、授銜、軍人轉(zhuǎn)業(yè)(復(fù)員)安置、退(離)休材料；辭職、辭退、罷免材料；工資、待遇材料；出國（境）材料；黨代會、人代會、政協(xié)會議，人民團(tuán)體和群眾團(tuán)體代表會議，民主黨派代表會議形成的材料。包括干部職務(wù)變化、工資待遇、出國(境)等材料，以及各種代表會議代表登記表等材料。注意，《公務(wù)員登記表》和《參照公務(wù)員法管理機(jī)關(guān)(單位)工作人員登記表》統(tǒng)一規(guī)定歸在第九類。本條增加了對外國永久居留證、港澳永久居民身份證復(fù)印件的歸檔要求，刪除了因公出國（境）人員備案表。這里的工資、待遇類材料應(yīng)有：93年10月執(zhí)行的工改表；95年10月正常晉檔工資審批表；97年7月調(diào)整工資標(biāo)準(zhǔn)審批表；97年10月工資正常晉檔審批表；98年元月正常晉級審批表（五年考核稱職）；99年7月調(diào)整工資標(biāo)準(zhǔn)審批表；99年10月正常晉檔審批表；2001年元月調(diào)整工資標(biāo)準(zhǔn)審批表；艱苦邊遠(yuǎn)地區(qū)津貼審批表；2001年10月調(diào)標(biāo)審批表和正常晉檔審批表；2003年元月正常晉級工資審批表（五年考核稱職）；2003年7月調(diào)標(biāo)審批表和正常晉檔審批表；2004年10月學(xué)歷浮動工資審批表；2005年10月正常晉檔審批表；2006年7月工資改革審批表、工作津貼和生活補(bǔ)貼審批表、完善艱苦邊遠(yuǎn)地區(qū)津貼審批表。2006年至今正常晉級和調(diào)整艱苦邊遠(yuǎn)地區(qū)津貼審批表。職務(wù)變動調(diào)整工資，要在職務(wù)變動工資審批表標(biāo)表明工資文號，屬于公務(wù)員的要有公務(wù)員定級表（97年或98年）；退休的要有退休住房補(bǔ)貼表、高原補(bǔ)貼表這兩張表。任免：要求有副科級以上任免表及形成的考察材料及現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)；按規(guī)定逐項(xiàng)如實(shí)、準(zhǔn)確填寫。要注明任免職務(wù)的批準(zhǔn)機(jī)關(guān)、時間和文號，并加蓋組織印章。2008年3月以后從其他單位調(diào)入機(jī)關(guān)或參照公務(wù)員法管理機(jī)關(guān)的干部，須有《公務(wù)員調(diào)任審批（備案）表》。

第十類：健康檢查和處理工傷事故材料;治喪材料;干部人事檔案報送、審核工作材料;其他材料。

包括錄用體檢表，反映嚴(yán)重慢性病、身體殘疾的體檢表;工傷致殘?jiān)\斷書，確定致殘等級的有關(guān)材料;生平，非正常死亡調(diào)查報告等。省管干部檔案報送單，干部檔案有關(guān)情況說明等材料也歸入此類。

這里需要重點(diǎn)說明兩個問題：

一是第四類、第九類材料的二級分類問題。第四類、第九類材料需要采用二級分類法，按照內(nèi)容的不同再分別分為四小類，具體來說: 根據(jù)中組部1991年印發(fā)的《干部檔案整理工作細(xì)則，第九類材料可以再分為:1.工資材料;2.任免材料;3.出國(境)材料;4.參加會議的代表登記表等其它材料。此外，第四類材料可以再分為: 1.學(xué)歷學(xué)位材料;2.職業(yè)（任職）資格和評（聘）轉(zhuǎn)業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料；3.反映科研學(xué)術(shù)水平的材料；4.培訓(xùn)材料等。第四類、第九類材料必須按新的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行二級分類。二是內(nèi)容交叉材料的分類問題。部分檔案材料，特別是一些制式表格，存在內(nèi)容交叉的情況，可以根據(jù)材料的主要內(nèi)容或用途來確定類別：

1、以自傳為主的履歷或簡歷表歸第二類；

2、學(xué)生登記表、學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）鑒定表、學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）考核表歸第四類；

3、享受政府特殊津貼材料歸第七類；

4、干部任免審批表及其相應(yīng)的考察材料或表現(xiàn)材料歸第九類；

5、中央和地方各級黨委委員簡歷，人大常委會委員、政協(xié)委員簡歷放一類。

第二步，排序 排序是指將每一類別的材料按其形成時間的先后順序或材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系排列順序，并通過編寫類號、順序號和頁碼固定下來。排序的具體方法有兩種: 1.按材料形成的時間排序

適用于干部人事檔案材料第一、二、三、四、七、九、十類材料。注意，第四類、第九類材料排序時，是在采用二級分類后的各小類中分別按時間排序。

2.按材料的內(nèi)容以及材料之間的內(nèi)在聯(lián)系排序

適用于第五、六、八類材料。其中，第五類、第八類材料的排列順序一般為:上級批復(fù)，結(jié)論或處分決定，本人對結(jié)論或處分決定的意見，調(diào)查報告，證明材料，本人檢討或交待材料等。第六類材料，入團(tuán)志愿書應(yīng)排在入團(tuán)的其他材料之前;入黨志愿書應(yīng)排在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時間先后依次排序。每個類別中的檔案材料排序后，要用鉛筆在每份材料首頁的右上角編上類號和順序號，并在其右下角逐頁編寫頁碼。頁碼的編寫方法為，凡有圖文的頁面，每面作為一頁;有封面的材料從封面開始編寫;空白紙和托裱用的襯紙不計(jì)頁數(shù)；復(fù)印件和原件應(yīng)視為一份材料，統(tǒng)一編寫頁數(shù)。

第三步，編目 修訂后的目錄與舊目錄的不同:一是把“類號”改成了“序號”；二是把“材料制成時間”改成了“材料形成時間”；三是刪除了“份數(shù)”欄。

編目的具體要求： 1.檔案材料應(yīng)按照排列順序，逐份逐項(xiàng)進(jìn)行編目，做到目錄清楚，填寫準(zhǔn)確。書寫目錄要工整、準(zhǔn)確、清楚、美觀，使用規(guī)范的書寫材料，不得使用圓珠筆、鉛筆、熒光筆、水彩筆、紅墨水、純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫。檔案目錄不能粘貼涂改。2.每類目錄應(yīng)首先注明材料類號和類別名稱。3.“類號”下再依次填寫排列序號。規(guī)范的序號欄填寫方法應(yīng)該是：材料類號用漢字的“一”至“十”，二級類號用

（一）至

（四），順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字。4.“材料名稱”根據(jù)材料題目填寫。一般來說，沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，應(yīng)另擬標(biāo)題。材料的題目過長，可適當(dāng)簡化。凡原材料題目不符合實(shí)際內(nèi)容的，須另行擬定題目。擬定或簡化題目，必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點(diǎn)。5.“材料形成時間”填寫材料落款時間。有多個時間的材料，一般以最后的時間為準(zhǔn)，也就是以文件辦理完畢、正式生效的時間為準(zhǔn)。時間填寫要盡量詳細(xì)、規(guī)范，有具體年月日的，必須填寫齊全，如1985年9月1日，不能填為85年9月，或者1985年等。6.“頁數(shù)”材料的頁數(shù)。按照編好的頁數(shù)如實(shí)填寫。7.“備注”填寫需要說明的情況。歸檔材料因?yàn)閮?nèi)容相關(guān)合并為一份材料的，要在備注欄中進(jìn)行簡要說明，如附有考察材料的干部任免審批表；復(fù)印件等情況也應(yīng)注明。8.書寫目錄時，每類目錄之后，須留出適量的空格，供補(bǔ)充檔案材料時使用。特別是第三、四、九類等，由于后續(xù)的材料比較多，為了留出足夠的空格，不要在同一頁中再填寫其它類別材料的條目。

第四步，技術(shù)加工 1.對紙張破損或字跡材料不符合要求的檔案材料，應(yīng)采用復(fù)印、掃描、拍攝等方法進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制應(yīng)保持材料原貌，不能任意擴(kuò)大或縮小，不能對原件內(nèi)容進(jìn)行修改。復(fù)制后的材料應(yīng)清晰，所用材料要符合檔案保護(hù)要求，經(jīng)久耐用。復(fù)制件應(yīng)附在原件后，與原件作為一件。2.幅面過大的檔案材料應(yīng)進(jìn)行折疊或剪裁。折疊后的檔案材料要保持平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀。剪裁時不得損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內(nèi)容。3.幅面過小的材料應(yīng)進(jìn)行托裱，裝訂邊過窄或裝訂線內(nèi)有文字的材料應(yīng)加邊。4.檔案材料上的訂書釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物應(yīng)當(dāng)拆除。5.為方便檔案利用和后續(xù)材料補(bǔ)充，每份檔案材料在整理時必須保證各自獨(dú)立，禁止將多份材料以縫紉、被糊等形式粘連在一起。

第五步，裝訂。裝訂好的檔案，檔案目錄臵于卷首，卷內(nèi)材料排列順序與目錄相符。檔案材料應(yīng)左邊、下邊對齊，在左側(cè)打孔裝訂，做到結(jié)實(shí)、齊整、美觀，不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件，方便閱讀。如果左側(cè)的空白不夠，要托裱出裝訂邊，不能壓字。注意，裝訂時只要求檔案材料左邊、下邊對齊，卷內(nèi)有不同幅面的材料，右邊、上邊不能對齊是正常的，不需要刻意追求“四邊齊”。干部人事檔案如果太厚，應(yīng)該分成兩卷裝訂；分卷裝訂時，必須保證同一類材料分放在同一卷中。干部檔案卷夾材質(zhì)應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。卷夾背脊應(yīng)附標(biāo)簽，用于書寫干部的姓名、籍貫、檔案編號等。書寫姓名不得使用同音字或不規(guī)范的簡化字。

第三篇：浙江省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作情況匯報

依法監(jiān)管、強(qiáng)化服務(wù)

--浙江省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作情況匯報

浙江省檔案局

近年來，我省各級檔案部門在國家檔案局的指導(dǎo)下，按照《檔案法》、《浙江省實(shí)施〈檔案法〉辦法》以及《浙江省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目管理辦法》的要求，緊緊圍繞省委“兩創(chuàng)”總戰(zhàn)略，以我省“五大百億”工程為重點(diǎn)，積極推進(jìn)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的依法監(jiān)管、規(guī)范管理和有效利用，使全省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作逐步走上了科學(xué)發(fā)展的軌道?，F(xiàn)將有關(guān)情況和主要做法匯報如下。

一、我省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的基本情況

近年來，我省以重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案登記為基礎(chǔ)，以檔案專項(xiàng)驗(yàn)收、執(zhí)法檢查、檔案目標(biāo)管理認(rèn)定等為手段，與有關(guān)專業(yè)主管部門積極配合、密切合作，加強(qiáng)對重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的全程監(jiān)管和服務(wù)，積極推進(jìn)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的制度化、規(guī)范化、現(xiàn)代化建設(shè)，取得了顯著成效。據(jù)統(tǒng)計(jì)，我省已有485個重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目按照《浙江省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法》要求進(jìn)行登記，占我省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目(含子項(xiàng))的95.70%；自2004年我省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收列入檔案行政許可事項(xiàng)以來，全省共有256項(xiàng)項(xiàng)目提出檔案專項(xiàng)驗(yàn)收申請，253項(xiàng)已通過檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。從近年來我省幾次重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)執(zhí)法檢查的情況看，全省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目依法治檔意識逐年增強(qiáng)，各單位檔案管理日趨規(guī)范，檔案工作在重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目建 1 設(shè)中發(fā)揮了越來越重要的作用。

（一）重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作環(huán)境不斷改善。我省各級地方政府和有關(guān)部門按照《浙江省實(shí)施〈檔案法〉辦法》和《浙江省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目管理辦法》規(guī)定，積極推進(jìn)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目依法治檔，切實(shí)加強(qiáng)對重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入重點(diǎn)建設(shè)的整體安排中統(tǒng)籌考慮，有部署、有檢查、有考核，有力地推動了重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的開展。如紹興市、臺州市、桐廬縣等地在省有關(guān)規(guī)章的基礎(chǔ)上，出臺《重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)施辦法》，進(jìn)一步促進(jìn)當(dāng)?shù)刂攸c(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的規(guī)范管理。溫州市政府將重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案檢查納入市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目年檢制度，促使檔案管理與工程建設(shè)同步開展。衢州市政府把市檔案局列入全市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，使其更好地履行檔案監(jiān)管職責(zé)。不少地方政府還將檔案管理列入重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目考核辦法中，強(qiáng)化對重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的目標(biāo)責(zé)任制考核。

（二）重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案監(jiān)管、服務(wù)機(jī)制不斷健全。近年來，我省各級檔案行政管理部門在黨委、政府的領(lǐng)導(dǎo)下，依法履行監(jiān)管職能，采取制定規(guī)范、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、現(xiàn)場指導(dǎo)、執(zhí)法檢查等多種形式，加強(qiáng)對重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)和服務(wù)，在重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作中發(fā)揮了主導(dǎo)作用。各地重點(diǎn)辦和行業(yè)主管部門大力支持檔案行政管理部門開展工作，相互密切配合、齊抓共管，共同推動我省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作走上制度化、規(guī)范化的軌道。如臺州、寧波、紹興、麗水等地檔案部門每年根據(jù)重點(diǎn)建設(shè)計(jì)劃，加強(qiáng)對重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)，多次舉辦重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并會同人大和有關(guān)主管部門聯(lián)合開展經(jīng)常性的檔案執(zhí)法檢查活動，取得較 好的效果。各地還普遍重視發(fā)展檔案中介服務(wù)，積極為重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目單位提供整理檔案、業(yè)務(wù)咨詢、評估等服務(wù)，在重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作中發(fā)揮了積極作用。

（三）重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平得到全面提升。我省在重點(diǎn)抓好省以上重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的同時，積極督促各市、縣加強(qiáng)本級重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目監(jiān)管和服務(wù)，全省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平有很大提升。一是各項(xiàng)目單位檔案意識和法制觀念明顯增強(qiáng)。大多數(shù)在建的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目單位都明確了分管領(lǐng)導(dǎo)，建立檔案工作機(jī)構(gòu)，落實(shí)專兼職檔案工作人員，為檔案管理提供較好的基礎(chǔ)設(shè)施保障。如杭州灣跨海大橋指揮部在項(xiàng)目啟動前期就十分重視檔案建設(shè)，建立健全檔案管理體制機(jī)制，并配置了200平方米的檔案庫房和177立方米的全智能檔案密集架。二是檔案管理逐步走上制度化、規(guī)范化軌道。多數(shù)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目單位檔案管理制度健全，將檔案管理納入工程質(zhì)量領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制、項(xiàng)目法人責(zé)任制、招投標(biāo)制、工程監(jiān)理合同制和施工合同，從源頭上加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理。樂清電廠一期將檔案管理工作納入到項(xiàng)目的全程管理和質(zhì)量管理，做到檔案工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行。三是重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔質(zhì)量有明顯提高。大多數(shù)重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)單位都采取“三納入”、“三參加”、“四同步”等有效措施，保證項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確和規(guī)范。浙江巨化集團(tuán)氟化廠將三期工程檔案的歸檔要求列入工程監(jiān)理制和合同管理制中，安排專職檔案人員對勘察設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位文件材料的收集工作實(shí)施監(jiān)管，項(xiàng)目檔案收集十分完整、準(zhǔn)確。

（四）重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案利用服務(wù)成效明顯。檔案的最終目的是 利用。我省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作積極為項(xiàng)目建設(shè)、管理、審計(jì)等工作提供基礎(chǔ)保障，為各級政府和群眾解決實(shí)際問題提供優(yōu)質(zhì)有效的服務(wù)，取得了較好的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。如滬杭甬高速公路股份有限公司在滬杭甬高速公路浙江段工程拓寬建設(shè)過程中，利用大量的工程檔案，加快了工程進(jìn)度，縮短了建設(shè)工期，減少了工程造價，僅拓寬牟山湖大橋一項(xiàng)工程就節(jié)約資金數(shù)百萬元。我省的三峽工程移民檔案建立后，其檔案利用的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益非常顯著，在很大程度上化解了社會矛盾，維護(hù)了社會的安定團(tuán)結(jié)。如德清有一位吳姓移民聲稱自己是優(yōu)撫對象，要求德清移民部門按照規(guī)定發(fā)放優(yōu)撫金，德清移民部門在檔案中找到了該移民的退伍證書復(fù)印件，但沒有發(fā)現(xiàn)移民移出地相關(guān)部門出具的相關(guān)材料，于是德清移民部門要求該移民出具退伍證書原件，結(jié)果發(fā)現(xiàn)該移民提供的是與復(fù)印件不符的另一人的退伍證書原件，避免了不必要的經(jīng)濟(jì)損失。又如桐鄉(xiāng)市濮院鎮(zhèn)星新村一戶移民李發(fā)平與其丈夫2001年就已結(jié)婚，而他們隱瞞事實(shí)，偽造未婚材料，結(jié)果跟其父母和姐姐一同遷到桐鄉(xiāng)。這時問題出現(xiàn)了，小孩和其丈夫戶口都在奉節(jié)縣，小孩到了上學(xué)的年齡，但因沒有當(dāng)?shù)貞艨谛柚Ц督枳x費(fèi)，而且土地房子都沒有。其丈夫向得貴到處寫信上訪要求解決其父女的戶口問題。桐鄉(xiāng)市移民辦根據(jù)檔案中找到的未婚記錄和自愿移民協(xié)議中保證不弄虛作假的相關(guān)內(nèi)容，順利解決了問題。

二、我省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作基本做法

（一）堅(jiān)持依法行政，加快重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的法制化進(jìn)程。目前，我省共有89%的各級檔案行政管理部門獲得當(dāng)?shù)胤ㄖ撇块T批準(zhǔn)，將重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收列入行政許可項(xiàng)目。省檔案局的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收行政許可每年均通過了省政府的檢查。近三年來，我省各級檔案行政管理部門把依法行政作為推動重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的重要載體，聯(lián)合有關(guān)部門，先后組織了多次的執(zhí)法檢查。如今年7月省檔案局與省發(fā)改委聯(lián)合開展了對重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案安全專項(xiàng)執(zhí)法檢查并向省“兩辦”專題匯報，省委常委、秘書長李強(qiáng)在匯報材料上做出重要批示。今年紹興市檔案局和監(jiān)察局聯(lián)合組織了全市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的執(zhí)法檢查，對10多家存在問題的建設(shè)單位發(fā)出了《檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查通知書》，責(zé)令限期改正。臺州市檔案局與市人大、市政府法制辦、市重點(diǎn)辦四家單位聯(lián)合開展執(zhí)法檢查，有力地推進(jìn)了該市的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作。

（二）主動圍繞大局，解決重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作中的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題。近年來，我局與省發(fā)改委、省科技廳、省移民辦等部門加強(qiáng)聯(lián)系溝通，每年根據(jù)全省經(jīng)濟(jì)社會宏觀形勢變化，確定重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的重點(diǎn)、要點(diǎn)、難點(diǎn)，拓展重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作新領(lǐng)域，解決重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作中出現(xiàn)的一些新問題。如2006年，我局針對省委加快實(shí)施“兩創(chuàng)”總戰(zhàn)略，全省高技術(shù)產(chǎn)業(yè)化項(xiàng)目日益增多的情況，與省發(fā)改委等部門加強(qiáng)溝通和協(xié)調(diào)，依照《浙江省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目管理辦法》的要求，同時根據(jù)高技術(shù)產(chǎn)業(yè)化項(xiàng)目的特點(diǎn)，在多方調(diào)研的基礎(chǔ)上，與省科技廳聯(lián)合出臺了《浙江省專利檔案管理辦法》，對該類項(xiàng)目檔案工作做出專門規(guī)定。2008年，為落實(shí)國務(wù)院《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)移民后期扶持工作的意見》要求，我局與省移民辦聯(lián)合出 臺了《浙江省大中型水利水電工程移民檔案管理辦法》，進(jìn)一步規(guī)范全省移民檔案管理，為我省“維穩(wěn)促調(diào)”大局服務(wù)。

（三）實(shí)施兩項(xiàng)制度，加強(qiáng)對重點(diǎn)項(xiàng)目檔案管理的全程監(jiān)管?！笆濉币詠恚沂∫詫?shí)施重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記制度和檔案專項(xiàng)驗(yàn)收制度為抓手，基本實(shí)現(xiàn)了對全省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的跟蹤指導(dǎo)和全程監(jiān)管，建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行檔案管理登記的比例和通過專項(xiàng)驗(yàn)收的比例逐年提高。2005年，307項(xiàng)省級重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，有280項(xiàng)報送檔案管理登記表，登記率達(dá)到91%;到2008年，全省507項(xiàng)省級重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目中有485項(xiàng)報送檔案管理登記表，登記率為95.7%。通過檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的數(shù)量呈現(xiàn)穩(wěn)定的態(tài)勢：2006年54項(xiàng)，2007年46項(xiàng)，2008年43項(xiàng)，2009年1月1日至9月10日46項(xiàng)，其中高技術(shù)產(chǎn)業(yè)化項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收率達(dá)到100%。通過這兩項(xiàng)制度的實(shí)施，為檔案行政管理部門對重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的有效監(jiān)管提供了保障。同時，我省還建立了重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案檢查評估機(jī)制，對重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案實(shí)施等級評定，收到了較好效果。

（四）轉(zhuǎn)變指導(dǎo)方式，提高對重點(diǎn)項(xiàng)目檔案工作的監(jiān)管效率和水平。2006年以來，我局逐步轉(zhuǎn)變對重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的指導(dǎo)方式，由原來的天女散花式的微觀指導(dǎo)逐步轉(zhuǎn)為有重點(diǎn)、專題性的宏觀指導(dǎo)，從而使對重點(diǎn)項(xiàng)目檔案工作的監(jiān)管效率和水平大大提高。一是注重調(diào)研，加強(qiáng)對共性問題的指導(dǎo)。如2007年我省會同省移民辦對灘坑電站工程移民檔案進(jìn)行調(diào)研并形成調(diào)研報告，對我省其他重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目起到了一定的參考、借鑒作用。二是開展培訓(xùn)。一方面是積極 參與省發(fā)改委每年舉辦的重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)單位負(fù)責(zé)人培訓(xùn)，提升項(xiàng)目單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識；另一方面，每年都組織舉辦重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，對重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位的專兼職檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。三是召開會議，以會代訓(xùn)。如今年我們召開了全省業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員座談會，對一些地方的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)推廣，取得很好的效果。四是加強(qiáng)重點(diǎn)指導(dǎo)。如我局對國家級重點(diǎn)杭州灣跨海大橋、舟山國家石油儲備基地等重點(diǎn)項(xiàng)目單位多次上門指導(dǎo)，從項(xiàng)目檔案編制辦法的制定到信息化方案的修改，實(shí)現(xiàn)全過程參與。

（五）應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)，提升重點(diǎn)項(xiàng)目檔案管理信息化水平。重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案數(shù)量多，內(nèi)容雜，專業(yè)性強(qiáng)，整理難度大，從而影響重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案在利用過程中的查準(zhǔn)率、查全率。計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)使解決這一問題成為可行。近年來，我們積極推廣電力、能源等行業(yè)系統(tǒng)的檔案信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，著力提高全省重點(diǎn)項(xiàng)目檔案管理的信息化水平。僅2008年全省通過專項(xiàng)驗(yàn)收的43個項(xiàng)目中，有36個配備了計(jì)算機(jī)，其中有29個建立了項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)庫，17個運(yùn)用了檔案管理軟件，3個實(shí)現(xiàn)了全文檢索，較往年有了較大的進(jìn)步。據(jù)統(tǒng)計(jì)，目前全省重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)單位90%以上為檔案機(jī)構(gòu)配備了計(jì)算機(jī)，50%以上的參建單位配備了數(shù)碼相機(jī)等高端數(shù)字設(shè)備，34個項(xiàng)目的建設(shè)單位完成了檔案數(shù)字化工作，16個項(xiàng)目正在進(jìn)行。

當(dāng)前，我國經(jīng)濟(jì)正處于回穩(wěn)的關(guān)鍵時期，重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目作為一個地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的動力引擎，在我省經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展中占用舉足輕重的地位。抓好重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作，更好地為我省經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展服務(wù)，是各級檔案部門義不容辭的使命。我們將按照省委、省政府和國家檔案局的要求，進(jìn)一步加強(qiáng)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的依法管理，積極探索建立重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案登記備份制度，完善重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案備案制度，建立健全與我省經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展要求和重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目投資體制改革相適應(yīng)的檔案工作新機(jī)制，推動我省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作再上新臺階。

第四篇：廣州市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作管理辦法

廣州市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作管理辦法

第一章 總則

第一條 為加強(qiáng)和規(guī)范我市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，確保重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《廣東省檔案條例》、《國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法》、《城市建設(shè)檔案歸屬與流向暫行辦法》、《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》、《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》、《廣州市檔案管理規(guī)定》、《廣州市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目管理辦法》、《廣州市城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理辦法》（穗府[2013]9號）等法律、法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性文件的規(guī)定，結(jié)合我市實(shí)際，制定本辦法。

第二條 本辦法適用于經(jīng)市人大會議審議通過，由廣州市發(fā)展改革行政主管部門印發(fā)的市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目（以下簡稱“項(xiàng)目”）。

第三條 本辦法所稱的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案（以下簡稱“項(xiàng)目檔案”）是指在重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、勘察設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、監(jiān)理到竣工驗(yàn)收及后評價等活動中直接形成的，具有保存價值，并經(jīng)整理歸檔的各種形式、載體的歷史記錄。

第四條 本辦法所稱重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作（以下簡稱“項(xiàng)目檔案工作”）是指項(xiàng)目建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)和管理活動中開展的檔案工作組織管理、系統(tǒng)規(guī)范整理和安全保管等方面的一系列工作。

第二章 項(xiàng)目檔案工作管理體系和職責(zé)

第五條 廣州市檔案行政管理部門負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)區(qū)、縣級市檔案行政管理部門、市直屬單位、市城市建設(shè)檔案管理機(jī)構(gòu)開展項(xiàng)目檔案工作的管理，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌和組織項(xiàng)目檔案管理登記、項(xiàng)目檔案工作專項(xiàng)驗(yàn)收。

區(qū)、縣級市檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對既屬市又屬所在區(qū)、縣級市的市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，組織項(xiàng)目檔案管理登記和專項(xiàng)驗(yàn)收。

第六條 城市建設(shè)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的監(jiān)督、指導(dǎo)、進(jìn)館驗(yàn)收、接收保管和利用工作。

第七條 市發(fā)展改革行政主管部門應(yīng)當(dāng)與市檔案行政管理部門建立項(xiàng)目信息共享機(jī)制，定期交換項(xiàng)目信息。

市直屬單位負(fù)責(zé)對下屬單位項(xiàng)目檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，并參與項(xiàng)目檔案工作專項(xiàng)驗(yàn)收。

第八條 建設(shè)單位應(yīng)對項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督、指導(dǎo)；明確項(xiàng)目檔案工作管理機(jī)構(gòu)與分管領(lǐng)導(dǎo)，配備具有檔案專業(yè)技能的項(xiàng)目專、兼職檔案人員，建立包括各參建單位在內(nèi)的檔案工作網(wǎng)絡(luò)；項(xiàng)目檔案工作經(jīng)費(fèi)列入項(xiàng)目預(yù)算；組織項(xiàng)目檔案工作預(yù)檢。

建設(shè)單位應(yīng)在項(xiàng)目代建、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等合同中設(shè)立專門條款，明確項(xiàng)目檔案的套數(shù)、參建單位項(xiàng)目文件材料收集、整理、歸檔和移交責(zé)任。

第九條 建設(shè)單位項(xiàng)目檔案管理機(jī)構(gòu)的主要職責(zé)：

（一）制定項(xiàng)目檔案工作計(jì)劃，建立健全項(xiàng)目檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度；收集、整理本單位形成的項(xiàng)目文件材料；除按規(guī)定向有關(guān)單位移交項(xiàng)目檔案外，應(yīng)歸檔一套從立項(xiàng)至后評價全過程的項(xiàng)目檔案，并將其納入本單位檔案綜合管理分類體系，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

（二）參加項(xiàng)目設(shè)計(jì)例會及工程例會等會議，參加工程的交工、竣工驗(yàn)收、設(shè)備開箱、科研課題鑒定驗(yàn)收，并形成記錄。

（三）負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位項(xiàng)目文件材料的收集、整理、歸檔、保管、移交等工作。實(shí)行代建制的項(xiàng)目，由代建單位按照合同約定履行本項(xiàng)職責(zé)。

第十條 項(xiàng)目勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位的主要職責(zé)：

（一）明確分管檔案工作的負(fù)責(zé)人，建立與項(xiàng)目相適應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)，配備檔案管理人員，制定檔案管理制度，安全、集中統(tǒng)一管理本單位形成的項(xiàng)目檔案。

（二）將檔案工作納入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃，納入項(xiàng)目技術(shù)管理各個環(huán)節(jié)，納入有關(guān)部門及人員的崗位職責(zé)和績效考核體系。

（三）按規(guī)范要求和合同約定完成項(xiàng)目文件資料的收集、整理、歸檔和移交工作。

（四）監(jiān)理單位除履行以上職責(zé)外，還應(yīng)按照合同約定對項(xiàng)目建設(shè)活動中產(chǎn)生的文件資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)實(shí)施監(jiān)督和審核。

第三章 項(xiàng)目檔案管理登記、整理、保管和利用 第十一條 市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記應(yīng)按隸屬關(guān)系填報《廣州市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記表》（附件1）。市直屬單位及其下屬單位實(shí)施的項(xiàng)目，由市直屬單位檔案工作機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織業(yè)主單位填寫，報廣州市檔案行政管理部門；區(qū)、縣級市直屬單位及其下屬單位實(shí)施的項(xiàng)目，由區(qū)、縣級市檔案行政管理部門負(fù)責(zé)組織業(yè)主單位填寫，報廣州市檔案行政管理部門；民營、外商企業(yè)等其他投資主體實(shí)施的項(xiàng)目，由建設(shè)單位向廣州市檔案行政管理部門填報。

新開工的項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)于項(xiàng)目開工后6個月內(nèi)，開展項(xiàng)目檔案管理登記，并開始項(xiàng)目檔案工作；續(xù)建項(xiàng)目應(yīng)于每年3月31日前進(jìn)行登記。

第十二條 項(xiàng)目檔案的整理原則上應(yīng)符合《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002），具體應(yīng)按《建設(shè)工程檔案編制規(guī)范》（DBJ440100/T153-2012）的要求整理。

由建設(shè)單位歸檔保管的項(xiàng)目檔案其歸檔范圍除《建設(shè)工程檔案編制規(guī)范》要求的項(xiàng)目文件材料外，還應(yīng)包括項(xiàng)目工作全過程形成的工藝設(shè)備、科研項(xiàng)目、財(cái)務(wù)、審計(jì)、后評價等其他有保存價值的文件材料。

第十三條 項(xiàng)目建設(shè)過程中，各參建單位應(yīng)配備與檔案數(shù)量相適應(yīng)的、符合安全保管要求的檔案庫房，配置必要的保管保護(hù)設(shè)施、設(shè)備；使用檔案管理系統(tǒng)軟件管理檔案，開展項(xiàng)目檔案數(shù)字化工作；加強(qiáng)項(xiàng)目檔案的開發(fā)利用，為項(xiàng)目建設(shè)提供有效服務(wù)。

涉密檔案的保管和利用，密級的變更和解密，應(yīng)按照國家和省、市有關(guān)保密規(guī)定執(zhí)行。

第四章 項(xiàng)目檔案移交

第十四條 項(xiàng)目參建單位應(yīng)及時向建設(shè)單位移交經(jīng)整理的項(xiàng)目文件材料。

第十五條 建設(shè)單位應(yīng)于建設(shè)工程竣工驗(yàn)收備案后3個月內(nèi)向業(yè)主單位、使用單位移交項(xiàng)目檔案；建設(shè)單位轉(zhuǎn)為生產(chǎn)單位的，按企業(yè)檔案管理要求辦理。

建設(shè)單位應(yīng)按有關(guān)規(guī)定向城市建設(shè)檔案管理機(jī)構(gòu)移交項(xiàng)目檔案。

第五章 項(xiàng)目檔案工作驗(yàn)收

第十六條 市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目應(yīng)進(jìn)行項(xiàng)目檔案工作驗(yàn)收。項(xiàng)目檔案工作驗(yàn)收分為預(yù)檢、專項(xiàng)驗(yàn)收。未經(jīng)預(yù)檢不得進(jìn)行專項(xiàng)驗(yàn)收。

第十七條 建設(shè)單位向城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交全部單位工程項(xiàng)目檔案后組織各參建單位對項(xiàng)目檔案工作預(yù)檢，預(yù)檢通過后向項(xiàng)目檔案工作專項(xiàng)驗(yàn)收組織單位提交一式兩份《廣州市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作預(yù)檢登記表》（附件2），驗(yàn)收組織單位審核后通知建設(shè)單位提請專項(xiàng)驗(yàn)收。

檔案工作預(yù)檢的內(nèi)容和要求依照國家檔案局《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》中有關(guān)“重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收內(nèi)容和要求”的規(guī)定執(zhí)行。

第十八條 建設(shè)單位根據(jù)《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》向?qū)ｍ?xiàng)驗(yàn)收組織單位提交項(xiàng)目檔案工作報告、項(xiàng)目檔案質(zhì)量審核情況的報告、《廣州市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作專項(xiàng)驗(yàn)收申請表》（附件3）和已填寫自評分的《廣東省重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收評分表》（附件4）。

第十九條 項(xiàng)目檔案工作報告的主要內(nèi)容：

（一）項(xiàng)目建設(shè)概況及項(xiàng)目檔案工作情況；

（二）保證項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)所采取的控制措施；

（三）各種載體項(xiàng)目文件材料的形成、收集、整理、歸檔情況，竣工圖的編制情況及質(zhì)量狀況；

（四）檔案在項(xiàng)目建設(shè)、管理、運(yùn)行中的作用；

（五）存在的問題及解決措施。

第二十條 項(xiàng)目檔案工作專項(xiàng)驗(yàn)收組織單位在受理驗(yàn)收申請后15個工作日內(nèi)組織完成驗(yàn)收。

項(xiàng)目檔案工作專項(xiàng)驗(yàn)收組由檔案行政管理部門、項(xiàng)目主管部門、建設(shè)單位上級部門、城市建設(shè)檔案管理機(jī)構(gòu)、工程質(zhì)量監(jiān)督部門等單位的專業(yè)人員組成。

項(xiàng)目檔案工作專項(xiàng)驗(yàn)收組成員人數(shù)一般為不少于5人的單數(shù)，組長由驗(yàn)收組織單位人員擔(dān)任。

第二十一條 項(xiàng)目檔案工作專項(xiàng)驗(yàn)收原則上以會議的形式進(jìn)行。項(xiàng)目檔案工作專項(xiàng)驗(yàn)收組成員由驗(yàn)收組織單位召集，會務(wù)由建設(shè)單位負(fù)責(zé)。項(xiàng)目代建、施工、監(jiān)理單位的有關(guān)專業(yè)人員列席會議，協(xié)助驗(yàn)收工作。

第二十二條 項(xiàng)目檔案工作專項(xiàng)驗(yàn)收組依照《廣東省重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收評分表》，對項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行綜合評價。評價結(jié)果按百分制標(biāo)準(zhǔn)分為五個等級并評分：優(yōu)秀（得分≥95）、優(yōu)良（90≤得分＜95）、良好（85≤得分＜90）、合格（75≤得分＜85）、不合格（得分＜75分）。

第二十三條 項(xiàng)目檔案工作專項(xiàng)驗(yàn)收組織單位將驗(yàn)收結(jié)果以書面形式通知建設(shè)單位。凡檔案工作專項(xiàng)驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，建設(shè)單位應(yīng)按驗(yàn)收意見限期對存在的問題進(jìn)行整改，項(xiàng)目檔案工作專項(xiàng)驗(yàn)收組對整改情況進(jìn)行復(fù)查。

財(cái)政投資項(xiàng)目申請竣工財(cái)務(wù)決算評審時，建設(shè)單位應(yīng)提供檔案工作專項(xiàng)驗(yàn)收證明文件。

第二十四條 區(qū)、縣級市檔案行政管理部門應(yīng)將項(xiàng)目驗(yàn)收結(jié)果抄送廣州市檔案行政管理部門。

第六章 獎懲措施 第二十五條 項(xiàng)目檔案工作專項(xiàng)驗(yàn)收綜合評價為優(yōu)秀的，有關(guān)主管部門或建設(shè)單位對在項(xiàng)目檔案工作中做出突出貢獻(xiàn)的單位和人員予以表彰和獎勵。

由省檔案局委托組織且屬于省以上重大建設(shè)項(xiàng)目的市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，項(xiàng)目檔案工作專項(xiàng)驗(yàn)收綜合評價為優(yōu)秀且案卷質(zhì)量單項(xiàng)得分不低于57分的，建設(shè)單位可向廣東省檔案局申報“廣東省重大建設(shè)項(xiàng)目檔案金冊獎”。

第二十六條 違反本辦法規(guī)定的，由同級檔案行政管理部門或項(xiàng)目主管部門責(zé)令有關(guān)單位及人員限期改正；逾期不改的，進(jìn)行通報，造成檔案損失的，由有關(guān)部門按照管理權(quán)限依法追究有關(guān)單位及人員的責(zé)任。

第七章 附則

第二十七條 區(qū)、縣級市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作管理參照本辦法執(zhí)行。

第二十八條 本辦法自印發(fā)之日起施行，有效期5年。相關(guān)法律政策依據(jù)變化或有效期屆滿，根據(jù)實(shí)施情況依法評估修訂。

第五篇：檔案的整理方法與步驟

科技檔案的整理方法與步驟

科技檔案的整理要經(jīng)過分類、組合、案卷和卷內(nèi)文件材料排列、編號、編制卷內(nèi)目錄和備考表、裝訂裝盒、編制案卷封面和脊背、編制案卷目錄、入庫上架等九個步驟。

第一步 分類

科技檔案一般有產(chǎn)品、科研、基建、設(shè)備四大類，我們旗各單位的科技檔案主要有基建、設(shè)備兩大類，各單位先把科技文件材料按基建、設(shè)備兩大類分開，然后在每個大類里將科技文件材料按項(xiàng)目歸類。

基建檔案：一般先按工程性質(zhì)或用途分類，之下按具體項(xiàng)目分類。如果項(xiàng)目不是很多的單位，可直接按具體項(xiàng)目分類。

設(shè)備檔案：一般先按設(shè)備性質(zhì)或用途分類，之下按設(shè)備型號分類。如果設(shè)備不是很多的單位，可分到設(shè)備性質(zhì)，不必再分下去。

特別提示：

一個科技項(xiàng)目的文件材料具有成套性，其他項(xiàng)目的文件材料不能混入。

科技項(xiàng)目的前期文件材料不能歸入文書檔案中，應(yīng)歸入所針對的項(xiàng)目科技文件材料中。第二步 組合

1、基建檔案按形成階段和內(nèi)容分別組卷?；n案一般有依據(jù)性文件（可行性研究、立項(xiàng)）、基礎(chǔ)性文件（勘探、測繪、征遷工作、招投標(biāo)）、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件、評獎創(chuàng)優(yōu)文件和使用、維修、改建、擴(kuò)建文件等不同階段形成的文件。

基建文件材料數(shù)量多，規(guī)格雜，組卷時可考慮在同一階段內(nèi)同一種格式的材料組卷，如竣工圖組一卷或若干卷。若項(xiàng)目較小，材料不是很多，則可幾個階段的材料組成一卷，應(yīng)視情況靈活掌握。

組卷順序：依據(jù)文件（可行性研究、立項(xiàng)、審批）→基礎(chǔ)性文件（勘探、測繪、征遷工作、招投標(biāo)）→設(shè)計(jì)文件→施工文件→監(jiān)理文件→竣工驗(yàn)收文件→評獎創(chuàng)優(yōu)文件→使用、維修、改建、擴(kuò)建。

2、設(shè)備檔案按形成階段和文件內(nèi)容分別組卷。設(shè)備檔案一般有立項(xiàng)審批、購置合同、開箱驗(yàn)收（合格證、說明書、隨機(jī)圖紙、質(zhì)保書等）、安裝調(diào)試、使用維護(hù)、更新改造等階段和內(nèi)容。組卷時按文件形成階段、文件內(nèi)容，結(jié)合數(shù)量多少確定組合。小型設(shè)備材料少的，可將文字材料和隨機(jī)文件材料組成一卷。這也應(yīng)視情況靈活掌握。

組卷順序：市場調(diào)研→立項(xiàng)審批→購置合同→商務(wù)洽談→開箱驗(yàn)收（合格證書、說明書、隨機(jī)圖紙、質(zhì)保書等）→安裝調(diào)試→驗(yàn)收→使用維護(hù)→更新改造。

第三步 案卷和卷內(nèi)文件材料排列

1、基建類案卷按項(xiàng)目依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工設(shè)計(jì)）、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗(yàn)收等排列。

2、設(shè)備類案卷按設(shè)備依據(jù)性材料、外購設(shè)備開箱驗(yàn)（自制設(shè)備的設(shè)計(jì)、制造、驗(yàn)收）、設(shè)備安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備運(yùn)行、設(shè)備維護(hù)等排列。

3、卷內(nèi)管理性科技文件材料按問題、時間或重要程度排列。

4、文字材料和圖紙組在一卷的，應(yīng)文字材料在前，圖樣材料在后。

5、有譯文的外文材料譯文在前，原文在后。

6、有編號的圖紙按圖紙編號排列。第四步 編號 編號有兩種方式：

1、裝訂成卷的，案卷內(nèi)科技文件材料要逐頁編頁號，位置正面在右下角，背面有文字的在左下角。圖樣頁號編寫在標(biāo)題欄內(nèi)。卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。

成套圖樣或印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號。與其他科技文件材料組成一卷的，應(yīng)排在卷內(nèi)文件材料最后，將其作為一份文件填寫卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號，可在備注中注明總頁數(shù)。

2、不裝訂的，案卷內(nèi)應(yīng)在每份科技文件材料的右上角加蓋檔號章。檔號章有檔號、序號兩個欄目。

序號：卷內(nèi)科技文件材料的順序。

檔號：填寫全宗號、分類號（項(xiàng)目代號或目錄號）、案卷號。一般各單位的科技檔案不向檔案館移交，檔號可直接填寫分類號和案卷號，如設(shè)備檔案檔號為：S．1．2－3（一級類目代號可采用英文字母如基建用“J”表示、設(shè)備用“S”表示，二級以下用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，類與類間用間隔號“．”，類與案卷號間用“—”。）

第五步 編制卷內(nèi)目錄、備考表

卷內(nèi)目錄放在卷內(nèi)文件之前，欄目有序號、文件號、責(zé)任者、文件材料題名、日期、頁號、備注。備考表放在卷內(nèi)文件之后，欄目有說明、立卷人、立卷日期、檢查人、檢查日期、互見號?；ヒ娞柼顚懛从惩粌?nèi)容而形式不同且另行保存的檔案的檔號。檔號后應(yīng)注明檔案的載體形式，并用括號括起。

第六步 裝訂裝盒

可采用裝訂和不裝訂兩種形式：

1、采用裝訂方式的，用檔案部門統(tǒng)一監(jiān)制的軟卷皮，將卷內(nèi)目錄、歸檔文件材料和備考表一起裝訂成冊，裝訂方式用三孔一線。裝訂成冊后再裝入科技檔案卷盒內(nèi)保存。

2、采用不裝訂方式的，可將卷內(nèi)目錄、歸檔文件材料、備考表依次裝入科技檔案卷盒內(nèi)保存。特別提示：一個單位內(nèi)采用裝訂或不裝訂的方法要相對統(tǒng)一。裝訂或裝盒前，要把圖紙疊成標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格A4型，做到大小統(tǒng)一，并且標(biāo)題欄露在右下角。破損的科技文件材料要先修復(fù)，案卷內(nèi)的金屬物要去掉。

第七步 編制案卷封面、脊背

案卷封面的編制：案卷封面印制在卷盒或軟卷皮的正表面。封面項(xiàng)目有標(biāo)題、立卷單位、起止日期、保管期限、密級、檔號、檔案館號等。

特別提示：科技檔案案卷題名“三要素”結(jié)構(gòu)：科技項(xiàng)目（工程、設(shè)備）名稱+文件材料的內(nèi)容特征+文中名稱。

案卷脊背的編寫：案卷脊背項(xiàng)目有保管期限、檔號、案卷題名。保管期限填寫永久、長期、短期，也可用色標(biāo)區(qū)分：紅色代表永久、黃色代表長期、藍(lán)色代表短期；檔號要填寫準(zhǔn)確，案卷題名可視情況填或不填。案卷脊背項(xiàng)目格式也可直接印在卷盒脊背上。

第八步 編制案卷目錄

科技檔案案卷目錄有檔號、總登記號、案卷題名、頁數(shù)、份數(shù)、編制單位、保管期限、密級、歸檔日期、備注等項(xiàng)目。填寫時要與案卷封面上內(nèi)容相一致。

特別提示：在編制時，要在檔案分類的最低一級類中按案卷流水號進(jìn)行登記，如：基建檔案是以一個工程為單位登記，換一個工程就要另起一頁開始登記。

案卷目錄填寫完畢后，要裝訂成冊，在相關(guān)的案卷目錄頁上用口取紙標(biāo)出科技檔案的類目，以便檢索利用。

第九步 入庫上架

科技檔案排架按最小類目排列。因?yàn)橐粋€項(xiàng)目的科技檔案不是一次完成的，有一個不斷積累的過程，所以入庫上架時換個小類就要另起排列，每個類后面都要留出相應(yīng)空間，以便存放新增加的檔案。

科技檔案的整理方法

一般講，基層檔案部門對科技檔案的整理，大體要經(jīng)過分類、案卷組織與排列、編目幾個環(huán)節(jié)。

一、分類。科技檔案分類，就是根據(jù)科技檔案的內(nèi)容性質(zhì)和形成特點(diǎn)，把一定范圍的科技檔案劃分成不同的類別層次，從而形成具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的不同等級的科技檔案庫藏系統(tǒng)。

1、分類的要求。搞好科技檔案的分類，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

（1）科技檔案的分類要遵循同一規(guī)則。在一個單位內(nèi)部或一個專業(yè)系統(tǒng)，同一種科技檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該一致。

（2）科技檔案分類要遵循效用規(guī)則。即科技檔案分類要適應(yīng)科技檔案及其管理特點(diǎn)，追求分類的整體適用效果。也就是說，科技檔案的分類，要符合檔案形成專業(yè)和檔案形成單位科技活動的性質(zhì)和特點(diǎn)。（3）科技檔案分類要遵循排它規(guī)則。即同一級類目必須互相排斥而不能重合。（4）要編制一個合理和切實(shí)可行的科技檔案分類方案。分類方案是進(jìn)行科學(xué)分類的依據(jù)性文件，在編制科技檔案分類方案時，要了解和掌握本單位科技檔案的內(nèi)容構(gòu)成和形成特點(diǎn)，確定明確的分類標(biāo)準(zhǔn)和分類方法，設(shè)置科學(xué)、合理的類目體系，形成完整的科技檔案分類方案。

2、分類的方法。基層檔案部門對科技檔案的分類，實(shí)際上是在分類方案的指導(dǎo)下進(jìn)行的?？萍紮n案的種類很多，因此可運(yùn)用的分類標(biāo)準(zhǔn)或進(jìn)行分類的方法也是較多的，大體上，科技檔案實(shí)體分類基本是采用對象分類法和特征分類法兩種方法。對象分類法就是以一個實(shí)物對象的設(shè)計(jì)、生產(chǎn)制造等活動形成的整套科技檔案為單元進(jìn)行分類的方法，其典型的形式是型號分類法、工程項(xiàng)目分類法和課題分類法。特征分類法就是以科技檔案的內(nèi)容特征為依據(jù)進(jìn)行分類的方法，其典型的形式是專業(yè)特征分類法、時間特征分類法和地域特征分類法。

（1）工程項(xiàng)目分類法。它適用于對基本建設(shè)工程檔案的分類，就是在本單位全部基建檔案范圍內(nèi)，以工程項(xiàng)目為分類單元，劃分科技檔案的類別。

（2）型號分類法。它適用于產(chǎn)品檔案和設(shè)備檔案的分類，就是以各個型號的產(chǎn)品或設(shè)備為分類單元，劃分科技檔案的類別。

（3）課題分類法。適用于對科研檔案的分類，以各個獨(dú)立的研究課題為分類單元，劃分科技檔案的類別。

（4）專業(yè)特征分類法。按照科技檔案所反映的專業(yè)性質(zhì)劃分科研檔案的類別。（5）地域特征分類法。根據(jù)科技檔案內(nèi)容所反映的地域特征劃分科技檔案的類別。（6）時間特征分類法。按科技檔案內(nèi)容所反映的時間特征劃分科技檔案的類別。

以上幾種基本方法，在實(shí)際應(yīng)用時，可根據(jù)具體情況，結(jié)合其中幾種靈活運(yùn)用。基本建設(shè)檔案的分類，具體到不同單位和不同基建項(xiàng)目，其檔案主要有性質(zhì)——工程項(xiàng)目分類法、流域——工程項(xiàng)目分類法。產(chǎn)品檔案的分類，由于產(chǎn)品種類繁多，各種產(chǎn)品代號也不盡相同，因此在型號分類法的基礎(chǔ)上，派生出許多具體分類方法，比較常用的有使用性質(zhì)——型號分類法、系列——型號分類法、——紗號分類法。設(shè)備檔案的分類，根據(jù)組織形式和設(shè)備類型的不同，設(shè)備檔案具體的分類主要有性質(zhì)——型號分類法、工序——型號分類法。科研檔案的分類方法主要有學(xué)科——課題分類法、專業(yè)——課題分類法。

二、案卷組織與排列

案卷是一組具有有機(jī)聯(lián)系、價值相同、密級相同的科技文件的最小集合體。科技文件之間的聯(lián)系是多方面的，因此組織案卷的方法也是多種多樣的。一般情況下，組織案卷的方法應(yīng)當(dāng)與該類科技檔案的分類方法相一致。常用的案卷組織方法有以下幾種：按結(jié)構(gòu)組織案卷、按子項(xiàng)或子課題組織案卷、按工序或階段組織案卷、按專業(yè)組織案卷、按問題組織案卷、按名稱或文件性質(zhì)組織案卷。此項(xiàng)工作應(yīng)由有關(guān)的科技業(yè)務(wù)部門承擔(dān)，檔案部門協(xié)助、指導(dǎo)。案卷內(nèi)科技文件的排列應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

1、圖樣材料的排列。有兩種情況：一是對于有圖樣目錄的圖紙，可以按圖樣目錄的順序進(jìn)行排列；二是對于沒有圖樣目錄的圖紙，可以按總體與局部的關(guān)系排列。

2、文字材料的排列?？梢园粗匾潭扰帕?，可以按時間順序排列。

3、圖文混合材料的排列。一般要求文字材料在前，圖樣材料在后。

三、案卷編目

案卷編目，是在科技文件歸檔前由科技業(yè)務(wù)部門隨同組織案卷一并進(jìn)行的，是科技文件整理工作的一項(xiàng)內(nèi)容，基層科技檔案部門應(yīng)協(xié)助和指導(dǎo)科技業(yè)務(wù)部門做好案卷編目工作。

案卷編目，是以案卷為對象，通過一定的形式固定案卷系統(tǒng)整理成果，揭示案卷內(nèi)科技文件內(nèi)容與成分的工作。其內(nèi)容有：編頁號、填制案卷內(nèi)科技文件目錄，填寫備考表，填制案卷封面和脊背標(biāo)簽。

1、編頁號。為案卷內(nèi)每頁文件編制順序號，以便固定案卷內(nèi)科技文件的順序，便于確切統(tǒng)計(jì)案卷內(nèi)科技文件的數(shù)量，有助于保護(hù)和查找使用。其方法是：1）凡是有書寫內(nèi)容的頁面，都要采用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”開始依次逐頁標(biāo)注；2）單面書寫的文件在右下角編號，雙面書寫的文件，正面在右下角編號，背面在左下角編號；3）卷內(nèi)目錄、備考表和案卷封面不編寫頁號。某些科技文件，如成套圖樣、說明書、計(jì)算書等，在編制時已有頁號，不必另行編號。只有在案卷內(nèi)科技文件沒有統(tǒng)一順序號，或者編號順序不連貫，或者排列次序不連貫，或者排列次序有了變動及出現(xiàn)差誤時，才需要編頁號或重新編頁號。

2、填制卷內(nèi)科技文件目錄。案卷內(nèi)科技文件目錄，是卷內(nèi)每一份文字材料或每一張圖樣的明細(xì)表。它對于管理和使用案卷具有重要作用。成套圖樣或科技文字材料，一般在編制時就有圖樣目錄或文件目錄，編目時應(yīng)盡量利用原有目錄。如果在科技文件形成時沒有編制目錄，或原有目錄不適用時，則要編制或重新編制目錄。案卷內(nèi)科技文件目錄，其項(xiàng)目有：序號，指該份文字材料或圖樣在案卷內(nèi)的排列序號；題名，指該份文字材料或圖樣的標(biāo)題（全稱）；編號，指該份文字材料的文件號或圖樣的圖號；責(zé)任者，指該份文字材料或圖樣的直接編制部門或個人的姓名；日期，指該份文字材料圖樣的編制日期；以及備注和頁次。

3、填寫備考表。備考表是用來記載說明歸檔前和歸檔后案卷內(nèi)科技文件基本情況和變化情況的一種工具。它對于案卷的保管和使用，乃至鑒定和統(tǒng)計(jì)都有一定的作用。備考表的項(xiàng)目主要包括兩個部分：一部分是對組織案卷時，卷內(nèi)科技文件基本情況的有關(guān)記載和說明，如圖樣、照片、文字材料等數(shù)量的記載，以及歸檔單位或案卷組織者對卷內(nèi)科技文件完整、準(zhǔn)確情況的說明。這部分內(nèi)容是由有關(guān)的科技人員填寫的。另一部分是科技文件歸檔后，在科技檔案管理工作過程中，對有關(guān)該案卷變化情況的記載和說明。這部分內(nèi)容由科技檔案部門的有關(guān)人員負(fù)責(zé)填寫。備考表排列在案卷內(nèi)科技文件的尾頁之后。

4、填制案卷封面。案卷封面，是以一定的格式概要介紹卷內(nèi)科技文件內(nèi)容和形式特征的一種工具。同時，它又對案卷內(nèi)的科技文件起著保護(hù)作用，封面編制的質(zhì)量和水平，將直接影響到對科技檔案著錄和檢索工具的編制，關(guān)系到科技檔案的管理和開發(fā)利用。所以，填制案卷封面在案卷編目中是一項(xiàng)重要內(nèi)容。封面的內(nèi)容項(xiàng)目，主要由3部分組成。1）案卷題名。又稱案卷標(biāo)題，是案卷內(nèi)科技文件的綜合名稱。它概括地反映了案卷的內(nèi)容特征，是直接指引和幫助利用科技檔案的向?qū)А０妇眍}名在結(jié)構(gòu)上一般由3個部分組成：一是項(xiàng)目名稱，即案卷內(nèi)科技文件所屬工程、產(chǎn)品、課題或設(shè)備等的名稱。二是案卷內(nèi)科技文件的內(nèi)容特征，如機(jī)械產(chǎn)品某組成部分（結(jié)構(gòu)特征），工程設(shè)計(jì)某設(shè)計(jì)階段（階段特征）或某專業(yè)（專業(yè)特征）的科技文件，等等。三是科技文件名稱特征，如圖樣、說明書、計(jì)算書、實(shí)驗(yàn)記錄、成果報告等。擬定案卷題名，要注意概括性，做到文字簡練，表達(dá)準(zhǔn)確，不可繁雜冗長，防止卷內(nèi)科技文件名稱和簡單羅列；同時要注意完整性，能夠恰當(dāng)?shù)亟沂景妇淼膬?nèi)容和成分，避免不適當(dāng)?shù)暮喕?）案卷的管理性內(nèi)容項(xiàng)目。這一部分包括：編制單位（責(zé)任者），指案卷內(nèi)科技文件是由何人、何部門編制的；編制日期，指案卷內(nèi)科技文件形成日期或起止日期；保管期限，填寫經(jīng)鑒別劃定的保管期限；密級，根據(jù)保密規(guī)定填寫。3）檔號項(xiàng)。包括檔號，即本案卷的科技檔案號，由分類號和案卷排列順序號組成；檔案館（室）號，填寫國家給定的本檔案館（室）的編號；縮微號，填寫縮微時給定的本案卷的編號。需要說明的是，在編制檔號時，首先要編制同科技檔案分類有關(guān)的代字、代號表，然后進(jìn)行具體編制。

如某單位基建檔案號：j·2·3 案卷順序號 建筑項(xiàng)目代號 基建檔案代號 分類號

5、編制案卷脊背標(biāo)簽。脊背標(biāo)簽，是管理和使用案卷的必備工具，其項(xiàng)目有案卷題名和檔案號。