第一篇：檔案歸檔整理方法和步驟

檔案歸檔整理方法和步驟

對機(jī)關(guān)文書檔案歸檔整理方法和步驟進(jìn)行了比較系統(tǒng)的歸納總結(jié)，這是對檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作方法的一種新的嘗試，主要是為了促進(jìn)國家檔案局8號令的貫徹落實(shí)。同時，我們相信，對提高我市機(jī)關(guān)檔案歸檔整理水平也會發(fā)揮很大的作用。

一般情況下，歸檔文件整理大致需要收集文件、區(qū)分歸檔范圍、分年度、分類別、分級別、分保管期限、修整文件、裝訂、排列文件、文件編號、編制歸檔文件目錄、裝盒等程序。

一、收集文件

收集文件，就是根據(jù)黨和國家的有關(guān)規(guī)定，通過一定的方式和手續(xù)，把散存在機(jī)關(guān)內(nèi)部和個人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作，是確保整理工作質(zhì)量的前提條件和物質(zhì)基礎(chǔ)。收集齊全完整為其基本原則。

二、區(qū)分歸檔和不歸檔材料的范圍

（一）歸檔文件材料的范圍

凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動、具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。

1、反映本機(jī)關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機(jī)關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料。

2、機(jī)關(guān)工作活動中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料。

3、本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)的文件材料；下級機(jī)關(guān)報送的重要文件材料。

4、其他對本機(jī)關(guān)工作具有查考價值的文件材料。

（二）不歸檔文件材料的范圍

1、上級機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等。

2、本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料。

3、同級機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料。

4、下級機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。

（三）機(jī)關(guān)之間分工歸檔的范圍

為避免各機(jī)關(guān)檔案移交檔案館后文件材料的重復(fù)或遺漏，各單位之間必須明確的歸檔范圍。

1、上級業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)（部、廳、局）發(fā)來的文件，由隸屬下級機(jī)關(guān)歸檔，黨委、政府辦公室和非隸屬機(jī)關(guān)一般不歸檔。但對一些需要執(zhí)行的政策性、法規(guī)性文件應(yīng)歸檔。如干部管理條例、勞動工資規(guī)定、生活待遇標(biāo)準(zhǔn)等文件。

2、上級業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)召開的專業(yè)會議文件，由各隸屬下級機(jī)關(guān)歸檔，黨委、政府辦公室一般不歸檔。如黨委或政府領(lǐng)導(dǎo)參加了這類會議，并有重要發(fā)言，其印件和定稿（指領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿）由黨委或政府辦公室歸檔。

3、機(jī)關(guān)聯(lián)合召開會議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔，其他機(jī)關(guān)將相應(yīng)的復(fù)制件或其他形式的副本歸檔。

4、本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)而形成的文件材料，由兼職單位負(fù)責(zé)歸檔。

5、臨時機(jī)構(gòu)形成的文件，由臨時機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)歸檔，工作結(jié)束后，將檔案移交主管部門或同級檔案館。

三、分年度

分年度，就是區(qū)分文件材料的所屬年度，把屬于同一年度的文件集中，把不同年度的文件分開。現(xiàn)行機(jī)關(guān)的歸檔文件整理工作，是按年度分開進(jìn)行的，不同年度的文件一般不得放在一起歸檔。

（一）一般文件，歸入文件制發(fā)年度（指文件最后的落款日期）

（二）跨年度的文件，歸入文件內(nèi)容所針對的年度

四、分類別

分類別，就是根據(jù)本機(jī)關(guān)文件的來源、時間、內(nèi)容和形式上的異同，按照一定的方法，分成若干類別的過程?？煞譃榻M織機(jī)構(gòu)分類法和問題分類法。組織機(jī)構(gòu)分類法，就是將歸檔文件材料按其形成或承辦部門進(jìn)行分類。也就是按照立檔單位的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，將整個全宗內(nèi)的文件材料分成若干類別的方法。機(jī)關(guān)內(nèi)有幾個機(jī)構(gòu)，就設(shè)幾個類，機(jī)構(gòu)名稱，就是類名。問題分類法，就是按照全宗內(nèi)文件材料所記述和反映的問題分類的方法，即將記述和反映同一問題的文件集中，記述和反映不同問題的文件分開。

五、分級別

分級別，就是在保持文件之間有機(jī)聯(lián)系的基礎(chǔ)上，將上級機(jī)關(guān)、本機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)與不相隸屬機(jī)關(guān)和下級機(jī)關(guān)的文件材料分開整理。但對聯(lián)系密切的文件，如請示與批復(fù)等，不能為了分級別而將其分割開。

六、劃分保管期限

機(jī)關(guān)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。永久保管的文書檔案主要包括：(一)本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；(二)本機(jī)關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；(三)本機(jī)關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；(四)本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等；(五)本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；(六)本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；(七)上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；(八)同級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。

定期保管的文書檔案主要包括：

（一）本機(jī)關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；

（二）本機(jī)關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；

（三）本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；

（五）本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等；

（六）上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；

（七）上級機(jī)關(guān)和同級機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；

（八）同級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；

（九）下級機(jī)關(guān)報送的年度或年度以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。

七、修整文件

為使檔案能夠長期保存和有效利用，裝訂之前必須對歸檔文件材料逐件進(jìn)行檢查，凡不符合要求的都要進(jìn)行修整。修整的方法主要有：

1、修裱破損文件。

2、復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件。

3、去除易銹蝕的金屬物。

4、超大紙張折疊。

八、裝訂

1、歸檔文件應(yīng)以“件”為單位逐件進(jìn)行裝訂。

2、裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)文件在前，被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)文件在后；收文處理閱辦單在前，正式文件在后；來文和復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后；漢文本在前，少數(shù)民族文本在后；中文本在前，外文本在后（有特殊規(guī)定除外）；重要法規(guī)性文件的歷次修改稿依次排列在定稿之后，出版期刊，樣本在前，定稿在后。

3、裝訂時，左側(cè)裝訂，應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁右側(cè)與下側(cè)（底邊）對齊。

九、排列文件

排列文件，就是根據(jù)事由或文件形成時間確定全宗內(nèi)歸檔文件先后順序的過程。

十、文件編號

歸檔文件編號，指將歸檔文件在全宗中的位置，標(biāo)識為符號，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。

歸檔章一般加蓋在每份文件的首頁上端居中空白位置。項目有全宗號、年度、保管期限、件號、頁數(shù)、類別名稱（機(jī)構(gòu)或問題）等。

十一、編制歸檔文件目錄

編制歸檔文件目錄為檔案保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計、編研等工作的開展提供基本條件，對其所列項目應(yīng)逐項認(rèn)真準(zhǔn)確地填寫。要注意的是：

（1）報表的責(zé)任者，應(yīng)填寫填報單位；（2）聯(lián)合發(fā)文，責(zé)任者只填寫主辦單位；

（3）問文與復(fù)文作為一件時，責(zé)任者只填寫復(fù)文單位即可；

（4）文件上沒有題名或文件題名不能反映文件實(shí)質(zhì)性內(nèi)容的，可根據(jù)實(shí)際情況自擬題名，外加方括號[ ]填寫；

（5）文件題名中以發(fā)文字號代替文件內(nèi)容的，應(yīng)據(jù)文件內(nèi)容補(bǔ)充題名。

十二、裝盒 裝盒，就是將歸檔文件按照其保管期限和室編件號的順序依次裝入盒內(nèi)，并填寫檔案盒封面、盒脊和備考表項目等。

第二篇：檔案整理方法步驟

干部人事檔案整理的方法步驟

整理的第一個環(huán)節(jié)是鑒別，也是對準(zhǔn)備歸檔的材料進(jìn)行審查，甄別材料的真?zhèn)?，判定材料的保存價值，確定其是否屬于歸檔范圍，是否符合歸檔要求。鑒別工作的內(nèi)容包括歸檔材料是否辦理完畢，是否對象明確、齊全完整、文字清楚、內(nèi)容真實(shí)、填寫規(guī)范、手續(xù)完備；對經(jīng)過鑒別不符合歸檔要求的材料，要區(qū)別不同情況，采取轉(zhuǎn)出、退回、留存、銷毀等不同方式進(jìn)行處理。除了鑒別以外，一般來講，整理工作包括分類、排序、編目、技術(shù)加工、裝訂五個步驟: 第一步。分類 按照《干部檔案工作條例》規(guī)定，干部人事檔案材料應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容特征分為十大類。

第一類:履歷材料。包括以反映干部本人自然情況、經(jīng)歷、家庭和社會關(guān)系等基本情況為主要內(nèi)容的材料。主要有：1988年、1999年兩版履歷表，參加工作后填寫，填寫1999版可以填當(dāng)前時間，填寫要規(guī)范，前后一致，培訓(xùn)兩個月以上的填寫，需在四類中有材料。還要有屬于履歷性質(zhì)的登記表，中央和地方各級黨委委員（候補(bǔ)委員）簡歷，人大常委會委員、政協(xié)委員簡歷歸此類。

第二類:自傳材料。報告?zhèn)€人有關(guān)事項的材料。自傳材料包括自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。自傳材料的歸類，應(yīng)該以內(nèi)容和用途為依據(jù)，不能單純按名稱歸類。一些以自傳為主的履歷或簡歷表也應(yīng)該歸在第二類。第二類中新增加了報告?zhèn)€人有關(guān)事項的材料。

第三類:考察、考核、鑒定材料；審計材料。包括干部人事管理工作中，組織、人事部門通過各種途徑，對干部德能勤績廉進(jìn)行調(diào)查、評價的材料。具體有：定期考核材料，考核登記表,每年需歸檔，援青、援藏、援疆、掛職鍛煉等考核材料；工作調(diào)動、轉(zhuǎn)業(yè)、學(xué)校、黨校學(xué)習(xí)純屬鑒定不帶成績的各類鑒定（帶成績的歸在第4類中）；調(diào)任時審計材料（經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計結(jié)果報告）；后備干部登記表。

第四類:學(xué)歷學(xué)位材料。職業(yè)(任職)資格和評(聘)專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)材料；反映科研學(xué)術(shù)水平的材料；培訓(xùn)材料。包括記載和反映干部學(xué)習(xí)、技能、科研水平的各種材料。需要注意的是過去學(xué)生登記表歸第一類，學(xué)習(xí)(培訓(xùn))鑒定表、學(xué)習(xí)(培訓(xùn))考核表歸第三類，此次統(tǒng)一調(diào)整到第四類。其中：

1、學(xué)歷學(xué)位材料：高中畢業(yè)登記表；中專畢業(yè)生登記表；普通高等教育、成人教育、自學(xué)考試、黨校、軍隊院校報考登記表，入學(xué)考試各科成績表，研究生推薦免試登記表，專家推薦表、畢業(yè)生登記表，授予學(xué)位的材料，畢業(yè)證書、學(xué)位證書復(fù)印件，黨校學(xué)歷證明。歸二級分類的1類中。

2、職業(yè)（任職）資格材料：職業(yè)資格考試合格人員登記表或職業(yè)（任職）資格證書復(fù)印件；教師資格認(rèn)定申請表等材料。評（聘）專業(yè)技術(shù)職稱（職務(wù)）材料：專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審表、申（呈）報表，聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)審批表等材料。歸二級分類2類中。

3、反映個人科研學(xué)術(shù)水平的材料：青海省存在此類情況的較少，主要是科研單位和院校，歸二級分類3類中。

4、培訓(xùn)材料：為其兩個月以上的學(xué)員培訓(xùn)（學(xué)習(xí)、進(jìn)修）登記表、考核登記表、結(jié)業(yè)登記表等材料（培訓(xùn)學(xué)習(xí)時間明確為兩個月以上）歸二級分類4類中。

第五類：政審材料。更改或認(rèn)定姓名、民族、籍貫、國籍、出生日期、入黨入團(tuán)時間、參加工作時間等材料。包括干部審查和干部基本情況更改形成的材料。注意，過去更改或認(rèn)定姓名的材料是歸在第一類的，此次調(diào)整到第五類。檔案審核工作中形成的“三齡一歷”（年齡、黨齡、工齡和學(xué)歷學(xué)位）認(rèn)定材料也歸在第五類。這里重點(diǎn)講一下關(guān)于確認(rèn)出生日期和參加工作時間如何確認(rèn)。檔案材料中出生日期更改的情況主要有：虛、實(shí)歲換算造成出生年份不一致；陰陽歷換算誤差造成出生月份或出生年份不一致；出生日期填寫中的筆誤；個人早期為滿足入學(xué)、參軍或參加工作所必須的年齡條件而有意將出生日期提前或拖后填寫。中組部、人事部、公安部關(guān)于干部出生日期問題的文件有兩個：一個是現(xiàn)行的文件，即《關(guān)于認(rèn)真做好干部出生日期管理工作的通知》（組通字［2006］41號）。文件規(guī)定，“從2006年10月起，不再辦理審批干部本人要求確定或更改出生日期的事項；對個別干部的出生日期，檔案記載與戶籍登記不一致的，應(yīng)當(dāng)以干部檔案和戶籍檔案中最先記載的出生日期為依據(jù)?！敝薪M部2007年1月印發(fā)《關(guān)于做好公務(wù)員登記中干部檔案相關(guān)工作的通知》（組通字［2007］4號）規(guī)定，“對個別干部的出生日期、參加工作時間等信息，檔案記載前后不一致的，應(yīng)當(dāng)以干部檔案和戶籍檔案中最先記載的出生日期為依據(jù)?！备刹繖n案中，最先記載干部出生日期的材料一般為入團(tuán)志愿書，或者高中畢業(yè)生登記表、入伍登記表、招工登記表等。第二個文件是1990年印發(fā)的《關(guān)于辦理干部退（離）休手續(xù)時認(rèn)定出生日期問題的通知》（組通字［1990］24號）。在2006年10月以前，已經(jīng)按照這個文件更改了出生日期的，檔案中必須有個人申請、所在單位黨委（黨組）或組織人事部門的調(diào)查報告、證明材料（原戶籍內(nèi)冊、登記卡片、出生證等的復(fù)印件）、按照干部管理權(quán)限上級黨委（黨組）或組織人事部門的批復(fù)。干部檔案中記載干部參加工作時間的早期材料一般為：錄（聘）用審批（備案）表、應(yīng)征入伍登記表、招工審批表、職工登記表、畢業(yè)生轉(zhuǎn)正定級審批表等，以及招生（入伍、招工）政審材料、知青上山下鄉(xiāng)登記表證明等。確認(rèn)干部參加工作時間的政策性文件包括：《中共中央組織部、勞動人事部關(guān)于確定建國前干部參加革命工作時間的規(guī)定》（中組發(fā)［1982］11號）、《國家教委、人事部、勞動部關(guān)于博士生和在職人員考取碩士生學(xué)習(xí)期間工齡計算問題的通知》（教高［1990］001號）、《人事部關(guān)于“文革”前赴蘇聯(lián)、東歐留學(xué)的本科生學(xué)習(xí)期間工齡計算的問題的通知》（人薪發(fā)［1992］11號）、《人事部、勞動部關(guān)于一九六六至一九六九屆大中專畢業(yè)生參加工作時間和工齡計算問題的通知》（人薪發(fā)［1994］43號）、《勞動人事部關(guān)于解決原下鄉(xiāng)知識青年插隊期間工齡計算問題的通知》（勞人培［1985］23號）等等。

第六類:黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料。包括干部參加黨、團(tuán)組織的有關(guān)材料。

第七類:表彰獎勵材料。包括對干部給予獎勵或表彰的材料。注意，享受政府特殊津貼材料，此次統(tǒng)一規(guī)定作為獎勵材料，歸第七類。

第八類:涉法違紀(jì)材料。

第九類:招錄、聘用材料；任免、調(diào)動、授銜、軍人轉(zhuǎn)業(yè)(復(fù)員)安置、退(離)休材料；辭職、辭退、罷免材料；工資、待遇材料；出國（境）材料；黨代會、人代會、政協(xié)會議，人民團(tuán)體和群眾團(tuán)體代表會議，民主黨派代表會議形成的材料。包括干部職務(wù)變化、工資待遇、出國(境)等材料，以及各種代表會議代表登記表等材料。注意，《公務(wù)員登記表》和《參照公務(wù)員法管理機(jī)關(guān)(單位)工作人員登記表》統(tǒng)一規(guī)定歸在第九類。本條增加了對外國永久居留證、港澳永久居民身份證復(fù)印件的歸檔要求，刪除了因公出國（境）人員備案表。這里的工資、待遇類材料應(yīng)有：93年10月執(zhí)行的工改表；95年10月正常晉檔工資審批表；97年7月調(diào)整工資標(biāo)準(zhǔn)審批表；97年10月工資正常晉檔審批表；98年元月正常晉級審批表（五年考核稱職）；99年7月調(diào)整工資標(biāo)準(zhǔn)審批表；99年10月正常晉檔審批表；2001年元月調(diào)整工資標(biāo)準(zhǔn)審批表；艱苦邊遠(yuǎn)地區(qū)津貼審批表；2001年10月調(diào)標(biāo)審批表和正常晉檔審批表；2003年元月正常晉級工資審批表（五年考核稱職）；2003年7月調(diào)標(biāo)審批表和正常晉檔審批表；2004年10月學(xué)歷浮動工資審批表；2005年10月正常晉檔審批表；2006年7月工資改革審批表、工作津貼和生活補(bǔ)貼審批表、完善艱苦邊遠(yuǎn)地區(qū)津貼審批表。2006年至今正常晉級和調(diào)整艱苦邊遠(yuǎn)地區(qū)津貼審批表。職務(wù)變動調(diào)整工資，要在職務(wù)變動工資審批表標(biāo)表明工資文號，屬于公務(wù)員的要有公務(wù)員定級表（97年或98年）；退休的要有退休住房補(bǔ)貼表、高原補(bǔ)貼表這兩張表。任免：要求有副科級以上任免表及形成的考察材料及現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)；按規(guī)定逐項如實(shí)、準(zhǔn)確填寫。要注明任免職務(wù)的批準(zhǔn)機(jī)關(guān)、時間和文號，并加蓋組織印章。2008年3月以后從其他單位調(diào)入機(jī)關(guān)或參照公務(wù)員法管理機(jī)關(guān)的干部，須有《公務(wù)員調(diào)任審批（備案）表》。

第十類：健康檢查和處理工傷事故材料;治喪材料;干部人事檔案報送、審核工作材料;其他材料。

包括錄用體檢表，反映嚴(yán)重慢性病、身體殘疾的體檢表;工傷致殘診斷書，確定致殘等級的有關(guān)材料;生平，非正常死亡調(diào)查報告等。省管干部檔案報送單，干部檔案有關(guān)情況說明等材料也歸入此類。

這里需要重點(diǎn)說明兩個問題：

一是第四類、第九類材料的二級分類問題。第四類、第九類材料需要采用二級分類法，按照內(nèi)容的不同再分別分為四小類，具體來說: 根據(jù)中組部1991年印發(fā)的《干部檔案整理工作細(xì)則，第九類材料可以再分為:1.工資材料;2.任免材料;3.出國(境)材料;4.參加會議的代表登記表等其它材料。此外，第四類材料可以再分為: 1.學(xué)歷學(xué)位材料;2.職業(yè)（任職）資格和評（聘）轉(zhuǎn)業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料；3.反映科研學(xué)術(shù)水平的材料；4.培訓(xùn)材料等。第四類、第九類材料必須按新的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行二級分類。二是內(nèi)容交叉材料的分類問題。部分檔案材料，特別是一些制式表格，存在內(nèi)容交叉的情況，可以根據(jù)材料的主要內(nèi)容或用途來確定類別：

1、以自傳為主的履歷或簡歷表歸第二類；

2、學(xué)生登記表、學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）鑒定表、學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）考核表歸第四類；

3、享受政府特殊津貼材料歸第七類；

4、干部任免審批表及其相應(yīng)的考察材料或表現(xiàn)材料歸第九類；

5、中央和地方各級黨委委員簡歷，人大常委會委員、政協(xié)委員簡歷放一類。

第二步，排序 排序是指將每一類別的材料按其形成時間的先后順序或材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系排列順序，并通過編寫類號、順序號和頁碼固定下來。排序的具體方法有兩種: 1.按材料形成的時間排序

適用于干部人事檔案材料第一、二、三、四、七、九、十類材料。注意，第四類、第九類材料排序時，是在采用二級分類后的各小類中分別按時間排序。

2.按材料的內(nèi)容以及材料之間的內(nèi)在聯(lián)系排序

適用于第五、六、八類材料。其中，第五類、第八類材料的排列順序一般為:上級批復(fù)，結(jié)論或處分決定，本人對結(jié)論或處分決定的意見，調(diào)查報告，證明材料，本人檢討或交待材料等。第六類材料，入團(tuán)志愿書應(yīng)排在入團(tuán)的其他材料之前;入黨志愿書應(yīng)排在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時間先后依次排序。每個類別中的檔案材料排序后，要用鉛筆在每份材料首頁的右上角編上類號和順序號，并在其右下角逐頁編寫頁碼。頁碼的編寫方法為，凡有圖文的頁面，每面作為一頁;有封面的材料從封面開始編寫;空白紙和托裱用的襯紙不計頁數(shù)；復(fù)印件和原件應(yīng)視為一份材料，統(tǒng)一編寫頁數(shù)。

第三步，編目 修訂后的目錄與舊目錄的不同:一是把“類號”改成了“序號”；二是把“材料制成時間”改成了“材料形成時間”；三是刪除了“份數(shù)”欄。

編目的具體要求： 1.檔案材料應(yīng)按照排列順序，逐份逐項進(jìn)行編目，做到目錄清楚，填寫準(zhǔn)確。書寫目錄要工整、準(zhǔn)確、清楚、美觀，使用規(guī)范的書寫材料，不得使用圓珠筆、鉛筆、熒光筆、水彩筆、紅墨水、純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫。檔案目錄不能粘貼涂改。2.每類目錄應(yīng)首先注明材料類號和類別名稱。3.“類號”下再依次填寫排列序號。規(guī)范的序號欄填寫方法應(yīng)該是：材料類號用漢字的“一”至“十”，二級類號用

（一）至

（四），順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字。4.“材料名稱”根據(jù)材料題目填寫。一般來說，沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，應(yīng)另擬標(biāo)題。材料的題目過長，可適當(dāng)簡化。凡原材料題目不符合實(shí)際內(nèi)容的，須另行擬定題目。擬定或簡化題目，必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點(diǎn)。5.“材料形成時間”填寫材料落款時間。有多個時間的材料，一般以最后的時間為準(zhǔn)，也就是以文件辦理完畢、正式生效的時間為準(zhǔn)。時間填寫要盡量詳細(xì)、規(guī)范，有具體年月日的，必須填寫齊全，如1985年9月1日，不能填為85年9月，或者1985年等。6.“頁數(shù)”材料的頁數(shù)。按照編好的頁數(shù)如實(shí)填寫。7.“備注”填寫需要說明的情況。歸檔材料因?yàn)閮?nèi)容相關(guān)合并為一份材料的，要在備注欄中進(jìn)行簡要說明，如附有考察材料的干部任免審批表；復(fù)印件等情況也應(yīng)注明。8.書寫目錄時，每類目錄之后，須留出適量的空格，供補(bǔ)充檔案材料時使用。特別是第三、四、九類等，由于后續(xù)的材料比較多，為了留出足夠的空格，不要在同一頁中再填寫其它類別材料的條目。

第四步，技術(shù)加工 1.對紙張破損或字跡材料不符合要求的檔案材料，應(yīng)采用復(fù)印、掃描、拍攝等方法進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制應(yīng)保持材料原貌，不能任意擴(kuò)大或縮小，不能對原件內(nèi)容進(jìn)行修改。復(fù)制后的材料應(yīng)清晰，所用材料要符合檔案保護(hù)要求，經(jīng)久耐用。復(fù)制件應(yīng)附在原件后，與原件作為一件。2.幅面過大的檔案材料應(yīng)進(jìn)行折疊或剪裁。折疊后的檔案材料要保持平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀。剪裁時不得損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內(nèi)容。3.幅面過小的材料應(yīng)進(jìn)行托裱，裝訂邊過窄或裝訂線內(nèi)有文字的材料應(yīng)加邊。4.檔案材料上的訂書釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物應(yīng)當(dāng)拆除。5.為方便檔案利用和后續(xù)材料補(bǔ)充，每份檔案材料在整理時必須保證各自獨(dú)立，禁止將多份材料以縫紉、被糊等形式粘連在一起。

第五步，裝訂。裝訂好的檔案，檔案目錄臵于卷首，卷內(nèi)材料排列順序與目錄相符。檔案材料應(yīng)左邊、下邊對齊，在左側(cè)打孔裝訂，做到結(jié)實(shí)、齊整、美觀，不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件，方便閱讀。如果左側(cè)的空白不夠，要托裱出裝訂邊，不能壓字。注意，裝訂時只要求檔案材料左邊、下邊對齊，卷內(nèi)有不同幅面的材料，右邊、上邊不能對齊是正常的，不需要刻意追求“四邊齊”。干部人事檔案如果太厚，應(yīng)該分成兩卷裝訂；分卷裝訂時，必須保證同一類材料分放在同一卷中。干部檔案卷夾材質(zhì)應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。卷夾背脊應(yīng)附標(biāo)簽，用于書寫干部的姓名、籍貫、檔案編號等。書寫姓名不得使用同音字或不規(guī)范的簡化字。

第三篇：檔案的整理方法與步驟

科技檔案的整理方法與步驟

科技檔案的整理要經(jīng)過分類、組合、案卷和卷內(nèi)文件材料排列、編號、編制卷內(nèi)目錄和備考表、裝訂裝盒、編制案卷封面和脊背、編制案卷目錄、入庫上架等九個步驟。

第一步 分類

科技檔案一般有產(chǎn)品、科研、基建、設(shè)備四大類，我們旗各單位的科技檔案主要有基建、設(shè)備兩大類，各單位先把科技文件材料按基建、設(shè)備兩大類分開，然后在每個大類里將科技文件材料按項目歸類。

基建檔案：一般先按工程性質(zhì)或用途分類，之下按具體項目分類。如果項目不是很多的單位，可直接按具體項目分類。

設(shè)備檔案：一般先按設(shè)備性質(zhì)或用途分類，之下按設(shè)備型號分類。如果設(shè)備不是很多的單位，可分到設(shè)備性質(zhì)，不必再分下去。

特別提示：

一個科技項目的文件材料具有成套性，其他項目的文件材料不能混入。

科技項目的前期文件材料不能歸入文書檔案中，應(yīng)歸入所針對的項目科技文件材料中。第二步 組合

1、基建檔案按形成階段和內(nèi)容分別組卷?；n案一般有依據(jù)性文件（可行性研究、立項）、基礎(chǔ)性文件（勘探、測繪、征遷工作、招投標(biāo)）、設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件、評獎創(chuàng)優(yōu)文件和使用、維修、改建、擴(kuò)建文件等不同階段形成的文件。

基建文件材料數(shù)量多，規(guī)格雜，組卷時可考慮在同一階段內(nèi)同一種格式的材料組卷，如竣工圖組一卷或若干卷。若項目較小，材料不是很多，則可幾個階段的材料組成一卷，應(yīng)視情況靈活掌握。

組卷順序：依據(jù)文件（可行性研究、立項、審批）→基礎(chǔ)性文件（勘探、測繪、征遷工作、招投標(biāo)）→設(shè)計文件→施工文件→監(jiān)理文件→竣工驗(yàn)收文件→評獎創(chuàng)優(yōu)文件→使用、維修、改建、擴(kuò)建。

2、設(shè)備檔案按形成階段和文件內(nèi)容分別組卷。設(shè)備檔案一般有立項審批、購置合同、開箱驗(yàn)收（合格證、說明書、隨機(jī)圖紙、質(zhì)保書等）、安裝調(diào)試、使用維護(hù)、更新改造等階段和內(nèi)容。組卷時按文件形成階段、文件內(nèi)容，結(jié)合數(shù)量多少確定組合。小型設(shè)備材料少的，可將文字材料和隨機(jī)文件材料組成一卷。這也應(yīng)視情況靈活掌握。

組卷順序：市場調(diào)研→立項審批→購置合同→商務(wù)洽談→開箱驗(yàn)收（合格證書、說明書、隨機(jī)圖紙、質(zhì)保書等）→安裝調(diào)試→驗(yàn)收→使用維護(hù)→更新改造。

第三步 案卷和卷內(nèi)文件材料排列

1、基建類案卷按項目依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計（含初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工設(shè)計）、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗(yàn)收等排列。

2、設(shè)備類案卷按設(shè)備依據(jù)性材料、外購設(shè)備開箱驗(yàn)（自制設(shè)備的設(shè)計、制造、驗(yàn)收）、設(shè)備安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備運(yùn)行、設(shè)備維護(hù)等排列。

3、卷內(nèi)管理性科技文件材料按問題、時間或重要程度排列。

4、文字材料和圖紙組在一卷的，應(yīng)文字材料在前，圖樣材料在后。

5、有譯文的外文材料譯文在前，原文在后。

6、有編號的圖紙按圖紙編號排列。第四步 編號 編號有兩種方式：

1、裝訂成卷的，案卷內(nèi)科技文件材料要逐頁編頁號，位置正面在右下角，背面有文字的在左下角。圖樣頁號編寫在標(biāo)題欄內(nèi)。卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。

成套圖樣或印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號。與其他科技文件材料組成一卷的，應(yīng)排在卷內(nèi)文件材料最后，將其作為一份文件填寫卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號，可在備注中注明總頁數(shù)。

2、不裝訂的，案卷內(nèi)應(yīng)在每份科技文件材料的右上角加蓋檔號章。檔號章有檔號、序號兩個欄目。

序號：卷內(nèi)科技文件材料的順序。

檔號：填寫全宗號、分類號（項目代號或目錄號）、案卷號。一般各單位的科技檔案不向檔案館移交，檔號可直接填寫分類號和案卷號，如設(shè)備檔案檔號為：S．1．2－3（一級類目代號可采用英文字母如基建用“J”表示、設(shè)備用“S”表示，二級以下用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，類與類間用間隔號“．”，類與案卷號間用“—”。）

第五步 編制卷內(nèi)目錄、備考表

卷內(nèi)目錄放在卷內(nèi)文件之前，欄目有序號、文件號、責(zé)任者、文件材料題名、日期、頁號、備注。備考表放在卷內(nèi)文件之后，欄目有說明、立卷人、立卷日期、檢查人、檢查日期、互見號?；ヒ娞柼顚懛从惩粌?nèi)容而形式不同且另行保存的檔案的檔號。檔號后應(yīng)注明檔案的載體形式，并用括號括起。

第六步 裝訂裝盒

可采用裝訂和不裝訂兩種形式：

1、采用裝訂方式的，用檔案部門統(tǒng)一監(jiān)制的軟卷皮，將卷內(nèi)目錄、歸檔文件材料和備考表一起裝訂成冊，裝訂方式用三孔一線。裝訂成冊后再裝入科技檔案卷盒內(nèi)保存。

2、采用不裝訂方式的，可將卷內(nèi)目錄、歸檔文件材料、備考表依次裝入科技檔案卷盒內(nèi)保存。特別提示：一個單位內(nèi)采用裝訂或不裝訂的方法要相對統(tǒng)一。裝訂或裝盒前，要把圖紙疊成標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格A4型，做到大小統(tǒng)一，并且標(biāo)題欄露在右下角。破損的科技文件材料要先修復(fù)，案卷內(nèi)的金屬物要去掉。

第七步 編制案卷封面、脊背

案卷封面的編制：案卷封面印制在卷盒或軟卷皮的正表面。封面項目有標(biāo)題、立卷單位、起止日期、保管期限、密級、檔號、檔案館號等。

特別提示：科技檔案案卷題名“三要素”結(jié)構(gòu)：科技項目（工程、設(shè)備）名稱+文件材料的內(nèi)容特征+文中名稱。

案卷脊背的編寫：案卷脊背項目有保管期限、檔號、案卷題名。保管期限填寫永久、長期、短期，也可用色標(biāo)區(qū)分：紅色代表永久、黃色代表長期、藍(lán)色代表短期；檔號要填寫準(zhǔn)確，案卷題名可視情況填或不填。案卷脊背項目格式也可直接印在卷盒脊背上。

第八步 編制案卷目錄

科技檔案案卷目錄有檔號、總登記號、案卷題名、頁數(shù)、份數(shù)、編制單位、保管期限、密級、歸檔日期、備注等項目。填寫時要與案卷封面上內(nèi)容相一致。

特別提示：在編制時，要在檔案分類的最低一級類中按案卷流水號進(jìn)行登記，如：基建檔案是以一個工程為單位登記，換一個工程就要另起一頁開始登記。

案卷目錄填寫完畢后，要裝訂成冊，在相關(guān)的案卷目錄頁上用口取紙標(biāo)出科技檔案的類目，以便檢索利用。

第九步 入庫上架

科技檔案排架按最小類目排列。因?yàn)橐粋€項目的科技檔案不是一次完成的，有一個不斷積累的過程，所以入庫上架時換個小類就要另起排列，每個類后面都要留出相應(yīng)空間，以便存放新增加的檔案。

科技檔案的整理方法

一般講，基層檔案部門對科技檔案的整理，大體要經(jīng)過分類、案卷組織與排列、編目幾個環(huán)節(jié)。

一、分類?？萍紮n案分類，就是根據(jù)科技檔案的內(nèi)容性質(zhì)和形成特點(diǎn)，把一定范圍的科技檔案劃分成不同的類別層次，從而形成具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的不同等級的科技檔案庫藏系統(tǒng)。

1、分類的要求。搞好科技檔案的分類，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

（1）科技檔案的分類要遵循同一規(guī)則。在一個單位內(nèi)部或一個專業(yè)系統(tǒng)，同一種科技檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該一致。

（2）科技檔案分類要遵循效用規(guī)則。即科技檔案分類要適應(yīng)科技檔案及其管理特點(diǎn)，追求分類的整體適用效果。也就是說，科技檔案的分類，要符合檔案形成專業(yè)和檔案形成單位科技活動的性質(zhì)和特點(diǎn)。（3）科技檔案分類要遵循排它規(guī)則。即同一級類目必須互相排斥而不能重合。（4）要編制一個合理和切實(shí)可行的科技檔案分類方案。分類方案是進(jìn)行科學(xué)分類的依據(jù)性文件，在編制科技檔案分類方案時，要了解和掌握本單位科技檔案的內(nèi)容構(gòu)成和形成特點(diǎn)，確定明確的分類標(biāo)準(zhǔn)和分類方法，設(shè)置科學(xué)、合理的類目體系，形成完整的科技檔案分類方案。

2、分類的方法?；鶎訖n案部門對科技檔案的分類，實(shí)際上是在分類方案的指導(dǎo)下進(jìn)行的。科技檔案的種類很多，因此可運(yùn)用的分類標(biāo)準(zhǔn)或進(jìn)行分類的方法也是較多的，大體上，科技檔案實(shí)體分類基本是采用對象分類法和特征分類法兩種方法。對象分類法就是以一個實(shí)物對象的設(shè)計、生產(chǎn)制造等活動形成的整套科技檔案為單元進(jìn)行分類的方法，其典型的形式是型號分類法、工程項目分類法和課題分類法。特征分類法就是以科技檔案的內(nèi)容特征為依據(jù)進(jìn)行分類的方法，其典型的形式是專業(yè)特征分類法、時間特征分類法和地域特征分類法。

（1）工程項目分類法。它適用于對基本建設(shè)工程檔案的分類，就是在本單位全部基建檔案范圍內(nèi)，以工程項目為分類單元，劃分科技檔案的類別。

（2）型號分類法。它適用于產(chǎn)品檔案和設(shè)備檔案的分類，就是以各個型號的產(chǎn)品或設(shè)備為分類單元，劃分科技檔案的類別。

（3）課題分類法。適用于對科研檔案的分類，以各個獨(dú)立的研究課題為分類單元，劃分科技檔案的類別。

（4）專業(yè)特征分類法。按照科技檔案所反映的專業(yè)性質(zhì)劃分科研檔案的類別。（5）地域特征分類法。根據(jù)科技檔案內(nèi)容所反映的地域特征劃分科技檔案的類別。（6）時間特征分類法。按科技檔案內(nèi)容所反映的時間特征劃分科技檔案的類別。

以上幾種基本方法，在實(shí)際應(yīng)用時，可根據(jù)具體情況，結(jié)合其中幾種靈活運(yùn)用。基本建設(shè)檔案的分類，具體到不同單位和不同基建項目，其檔案主要有性質(zhì)——工程項目分類法、流域——工程項目分類法。產(chǎn)品檔案的分類，由于產(chǎn)品種類繁多，各種產(chǎn)品代號也不盡相同，因此在型號分類法的基礎(chǔ)上，派生出許多具體分類方法，比較常用的有使用性質(zhì)——型號分類法、系列——型號分類法、——紗號分類法。設(shè)備檔案的分類，根據(jù)組織形式和設(shè)備類型的不同，設(shè)備檔案具體的分類主要有性質(zhì)——型號分類法、工序——型號分類法?？蒲袡n案的分類方法主要有學(xué)科——課題分類法、專業(yè)——課題分類法。

二、案卷組織與排列

案卷是一組具有有機(jī)聯(lián)系、價值相同、密級相同的科技文件的最小集合體?？萍嘉募g的聯(lián)系是多方面的，因此組織案卷的方法也是多種多樣的。一般情況下，組織案卷的方法應(yīng)當(dāng)與該類科技檔案的分類方法相一致。常用的案卷組織方法有以下幾種：按結(jié)構(gòu)組織案卷、按子項或子課題組織案卷、按工序或階段組織案卷、按專業(yè)組織案卷、按問題組織案卷、按名稱或文件性質(zhì)組織案卷。此項工作應(yīng)由有關(guān)的科技業(yè)務(wù)部門承擔(dān)，檔案部門協(xié)助、指導(dǎo)。案卷內(nèi)科技文件的排列應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

1、圖樣材料的排列。有兩種情況：一是對于有圖樣目錄的圖紙，可以按圖樣目錄的順序進(jìn)行排列；二是對于沒有圖樣目錄的圖紙，可以按總體與局部的關(guān)系排列。

2、文字材料的排列?？梢园粗匾潭扰帕校梢园磿r間順序排列。

3、圖文混合材料的排列。一般要求文字材料在前，圖樣材料在后。

三、案卷編目

案卷編目，是在科技文件歸檔前由科技業(yè)務(wù)部門隨同組織案卷一并進(jìn)行的，是科技文件整理工作的一項內(nèi)容，基層科技檔案部門應(yīng)協(xié)助和指導(dǎo)科技業(yè)務(wù)部門做好案卷編目工作。

案卷編目，是以案卷為對象，通過一定的形式固定案卷系統(tǒng)整理成果，揭示案卷內(nèi)科技文件內(nèi)容與成分的工作。其內(nèi)容有：編頁號、填制案卷內(nèi)科技文件目錄，填寫備考表，填制案卷封面和脊背標(biāo)簽。

1、編頁號。為案卷內(nèi)每頁文件編制順序號，以便固定案卷內(nèi)科技文件的順序，便于確切統(tǒng)計案卷內(nèi)科技文件的數(shù)量，有助于保護(hù)和查找使用。其方法是：1）凡是有書寫內(nèi)容的頁面，都要采用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”開始依次逐頁標(biāo)注；2）單面書寫的文件在右下角編號，雙面書寫的文件，正面在右下角編號，背面在左下角編號；3）卷內(nèi)目錄、備考表和案卷封面不編寫頁號。某些科技文件，如成套圖樣、說明書、計算書等，在編制時已有頁號，不必另行編號。只有在案卷內(nèi)科技文件沒有統(tǒng)一順序號，或者編號順序不連貫，或者排列次序不連貫，或者排列次序有了變動及出現(xiàn)差誤時，才需要編頁號或重新編頁號。

2、填制卷內(nèi)科技文件目錄。案卷內(nèi)科技文件目錄，是卷內(nèi)每一份文字材料或每一張圖樣的明細(xì)表。它對于管理和使用案卷具有重要作用。成套圖樣或科技文字材料，一般在編制時就有圖樣目錄或文件目錄，編目時應(yīng)盡量利用原有目錄。如果在科技文件形成時沒有編制目錄，或原有目錄不適用時，則要編制或重新編制目錄。案卷內(nèi)科技文件目錄，其項目有：序號，指該份文字材料或圖樣在案卷內(nèi)的排列序號；題名，指該份文字材料或圖樣的標(biāo)題（全稱）；編號，指該份文字材料的文件號或圖樣的圖號；責(zé)任者，指該份文字材料或圖樣的直接編制部門或個人的姓名；日期，指該份文字材料圖樣的編制日期；以及備注和頁次。

3、填寫備考表。備考表是用來記載說明歸檔前和歸檔后案卷內(nèi)科技文件基本情況和變化情況的一種工具。它對于案卷的保管和使用，乃至鑒定和統(tǒng)計都有一定的作用。備考表的項目主要包括兩個部分：一部分是對組織案卷時，卷內(nèi)科技文件基本情況的有關(guān)記載和說明，如圖樣、照片、文字材料等數(shù)量的記載，以及歸檔單位或案卷組織者對卷內(nèi)科技文件完整、準(zhǔn)確情況的說明。這部分內(nèi)容是由有關(guān)的科技人員填寫的。另一部分是科技文件歸檔后，在科技檔案管理工作過程中，對有關(guān)該案卷變化情況的記載和說明。這部分內(nèi)容由科技檔案部門的有關(guān)人員負(fù)責(zé)填寫。備考表排列在案卷內(nèi)科技文件的尾頁之后。

4、填制案卷封面。案卷封面，是以一定的格式概要介紹卷內(nèi)科技文件內(nèi)容和形式特征的一種工具。同時，它又對案卷內(nèi)的科技文件起著保護(hù)作用，封面編制的質(zhì)量和水平，將直接影響到對科技檔案著錄和檢索工具的編制，關(guān)系到科技檔案的管理和開發(fā)利用。所以，填制案卷封面在案卷編目中是一項重要內(nèi)容。封面的內(nèi)容項目，主要由3部分組成。1）案卷題名。又稱案卷標(biāo)題，是案卷內(nèi)科技文件的綜合名稱。它概括地反映了案卷的內(nèi)容特征，是直接指引和幫助利用科技檔案的向?qū)А０妇眍}名在結(jié)構(gòu)上一般由3個部分組成：一是項目名稱，即案卷內(nèi)科技文件所屬工程、產(chǎn)品、課題或設(shè)備等的名稱。二是案卷內(nèi)科技文件的內(nèi)容特征，如機(jī)械產(chǎn)品某組成部分（結(jié)構(gòu)特征），工程設(shè)計某設(shè)計階段（階段特征）或某專業(yè)（專業(yè)特征）的科技文件，等等。三是科技文件名稱特征，如圖樣、說明書、計算書、實(shí)驗(yàn)記錄、成果報告等。擬定案卷題名，要注意概括性，做到文字簡練，表達(dá)準(zhǔn)確，不可繁雜冗長，防止卷內(nèi)科技文件名稱和簡單羅列；同時要注意完整性，能夠恰當(dāng)?shù)亟沂景妇淼膬?nèi)容和成分，避免不適當(dāng)?shù)暮喕?）案卷的管理性內(nèi)容項目。這一部分包括：編制單位（責(zé)任者），指案卷內(nèi)科技文件是由何人、何部門編制的；編制日期，指案卷內(nèi)科技文件形成日期或起止日期；保管期限，填寫經(jīng)鑒別劃定的保管期限；密級，根據(jù)保密規(guī)定填寫。3）檔號項。包括檔號，即本案卷的科技檔案號，由分類號和案卷排列順序號組成；檔案館（室）號，填寫國家給定的本檔案館（室）的編號；縮微號，填寫縮微時給定的本案卷的編號。需要說明的是，在編制檔號時，首先要編制同科技檔案分類有關(guān)的代字、代號表，然后進(jìn)行具體編制。

如某單位基建檔案號：j·2·3 案卷順序號 建筑項目代號 基建檔案代號 分類號

5、編制案卷脊背標(biāo)簽。脊背標(biāo)簽，是管理和使用案卷的必備工具，其項目有案卷題名和檔案號。

第四篇：文書檔案的整理方法和步驟

第三部分

文書檔案的整理方法和步驟

文書檔案的整理方法包括立卷的整理和歸檔文件整理兩種方法 立卷整理的方法和步驟

一、確定分類方案

?分類是文書檔案整理工作中必不可少的基本步驟。?根據(jù)本單位的實(shí)際情況，設(shè)置分類方案。復(fù)式分類法

1、—機(jī)構(gòu)—保管期限分類法

2009年：辦公室……永久、30年、10年

業(yè)務(wù)處……永久、30年、10年

指導(dǎo)處……永久、30年、10年 2010年：辦公室……永久、30年、10年

業(yè)務(wù)處……永久、30年、10年

指導(dǎo)處……永久、30年、10年 2011年： …… 復(fù)式分類法

—機(jī)構(gòu)—保管期限分類法

永久

30年

10年

2009年：辦公室…… 1-10

11-20

21-30 業(yè)務(wù)處……31-40

41-50 51-60

指導(dǎo)處…… 同上 2010年：辦公室……業(yè)務(wù)處……

同上排列

指導(dǎo)處…… 2011年： …… 復(fù)式分類法

2、—問題—保管期限分類法

2009年：

黨群類……永久、30年、10年

業(yè)務(wù)類……永久、30年、10年

行政類……永久、30年、10年 2010年：

黨群類……永久、30年、10年

業(yè)務(wù)類……永久、30年、10年

行政類……永久、30年、10年 2011年：

…… 復(fù)式分類法

3、保管期限——問題分類法

永久：

2009年……黨群類、業(yè)務(wù)類、行政類

2010年……黨群類、業(yè)務(wù)類、行政類

2011年……

30年：

2009年……黨群類、業(yè)務(wù)類、行政類

2010年……黨群類、業(yè)務(wù)類、行政類

2011年……

10年：

2009年……黨群類、業(yè)務(wù)類、行政類

2010年……黨群類、業(yè)務(wù)類、行政類

2011年…… 復(fù)式分類法

4、保管期限——機(jī)構(gòu)分類法

永久：2009年

辦公室、業(yè)務(wù)處、指導(dǎo)處……

2010年

辦公室、業(yè)務(wù)處、指導(dǎo)處……

2011年

……

30年：2009年

辦公室、業(yè)務(wù)處、指導(dǎo)處……

2010年

辦公室、業(yè)務(wù)處、指導(dǎo)處……

2011年

……

10年：2009年

辦公室、業(yè)務(wù)處、指導(dǎo)處……

2010年

辦公室、業(yè)務(wù)處、指導(dǎo)處……

2011年

…… 保管期限——機(jī)構(gòu)分類法

?不管采用哪種分類方法，同一全宗應(yīng)保持分類方案的一致性。要做到類別設(shè)置合理，各類之間界限清楚，歸類準(zhǔn)確。

二、鑒定

?確定文件是否留存，剔除沒有保存價值的文件材料 ?確定留存文件的保管期限：永久、30年、10年

三、立卷及卷內(nèi)文件排列

根據(jù)一定的主題等內(nèi)部特征和外部特 征把具有密切聯(lián)系的若干文件組合成一個案 卷，立卷的原則就是便于查找、利用和保 管。

?立卷方法：

按公文的主要特征組卷：

問題、時間、責(zé)任者、名稱 按公文類型組卷

會議、案件、信訪、簡報 ?避免出現(xiàn)以下情況：

歸檔的文件不齊全完整

歸檔過細(xì)、重復(fù)歸檔

雜卷

?卷內(nèi)文件排列：

卷內(nèi)文件要求排列次序有條理，保持文件之間的聯(lián)系，給每份文件以固定的位置。卷內(nèi)文件可按問題、文件的重要程度、時間等方法排列。

?無論采用那種方法排列，同一卷文件的不同稿本排列次序?yàn)椋喊l(fā)文稿紙（文件批辦單）、正文、附件、定稿、草稿。即： ?正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后，原件在前，復(fù)印件在后；

?轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后，批復(fù)在前，請示在后； ?有文件處理單的，放在最前面；

?方針政策性公文在前、業(yè)務(wù)性公文在后；

?上級機(jī)關(guān)公文在前、本機(jī)關(guān)和下級機(jī)關(guān)公文在后； ?案件的結(jié)論及判決性公文在前、依據(jù)性材料在后等。

四、文件修整 ?修裱破損文件

?復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件 ?超大紙張折疊

?去除易銹蝕的金屬物(見圖示)

五、編頁 ?編頁

（1）歸檔文件中有圖文的頁面為一頁，頁碼用鉛筆編寫。（2）頁碼用阿拉伯?dāng)?shù)字，每卷從“1”開始流水編制。

（3）文件正面頁碼編寫在右下角，文件反面頁碼編寫在左下角。見圖示

（4）案卷中如有領(lǐng)導(dǎo)批示的便條，便條上端應(yīng)粘貼在卷頁中，并需另編頁碼。見圖示

?

（5）文書檔案內(nèi)與文件密切聯(lián)系且不易裝訂的票證、照片、賀卡等特殊相關(guān)材料，應(yīng)裝入信封后與其他文件裝訂在一起，在信封上標(biāo)注內(nèi)容、數(shù)量和頁號。

（圖示）

填寫卷內(nèi)文件目錄

卷內(nèi)文件目錄放在卷首，填寫時應(yīng)使用墨汁、藍(lán)黑墨水或碳素墨水。

六、編制案卷封皮和備考表 ?案卷封皮： ?立檔單位名稱 ?機(jī)構(gòu)（部門）名稱 ?題名

?文件形成時間 ?保管期限

?卷內(nèi)件數(shù)、頁數(shù) ?案卷順序號

如何正確擬寫案卷題名 ?題名

文件標(biāo)題。是表達(dá)檔案中心內(nèi)容、形式特征的名稱，一個完整的題名應(yīng)由責(zé)任者、受文者、事由、文種、時間、地點(diǎn)組成，統(tǒng)稱六要素。一份文件的標(biāo)題可以由責(zé)任者、事由、文種組成。?一般情況下，文件的題名只有一個，填寫題名項時應(yīng)照實(shí)抄錄。

?有的文件還有副題名和并列題名，副題名即文件標(biāo)題中破折號或冒號后面的部分，是對正題名進(jìn)行解釋說明，在正題名能夠反映文件內(nèi)容時，副題名一般無須抄錄。題名案例分析

（一）?沒有題名，或題名含義不清，不能揭示或不能全面揭示文件內(nèi)容的，應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充標(biāo)題。?沒有題名的，如信。見圖示

?雖有題名但無實(shí)質(zhì)內(nèi)容的如通知、函等。見圖示

題名案例分析

（二）?批辦單上的內(nèi)容視重要程度加以反映，一般在批辦單上會有領(lǐng)導(dǎo)的批示，標(biāo)題中盡量把它揭示出來。?對于文件的不同稿本要揭示，如：草稿、定稿等最好在題名內(nèi)加以標(biāo)注。?若文件中附有照片也要在題名項中加以說明。

?兩份或兩份以上文件組合在一起，在擬寫題目時需要將兩份文件的內(nèi)容分別揭示出來。見圖式 ?卷內(nèi)備考表

卷內(nèi)備考表放在案卷最后，用以登記卷內(nèi)文件的基本狀況，監(jiān)督和保護(hù)文件，并便于管理人員和利用者

了解案卷的有關(guān)情況。

七、案卷裝訂

?歸檔文件材料整理完畢后，需要使用符合檔案保護(hù)要求的裝訂材料加以裝訂，可以起到固定文件頁次，防止文件張頁丟失，便于歸檔后保管和利用的作用。

?頁面過滿時，則需在頁面左側(cè)貼上紙條以增加裝訂線。見圖式

八、案卷排列 ?案卷的排列

對這些整理完畢的檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)的排列，確定在本部門內(nèi)案卷的前后順序和排放的位置，保持案卷與案卷之間的聯(lián)系。

一般來講按照問題的重要程度排列，相同問題的案卷排在一起。

保管期限——機(jī)構(gòu)分類法

十、編制案卷目錄 ?編制案卷目錄

是案卷的名冊，是著錄案卷內(nèi)容和成分并按一定次序編排的一覽表。?案卷目錄的重要作用

第一，固定全宗內(nèi)檔案的分類體系和案卷排列順序，最后完成檔案整理工作；

第二，概括地介紹全宗內(nèi)案卷的內(nèi)容和成分，是查找和利用檔案最基本的檢索工具，也是編制其他檢索工具的基礎(chǔ)；

第三，它是檔案登記的基本形式也是統(tǒng)計和檢查檔案的重要依據(jù)。?案卷目錄格式：卷號、題名、日期、頁數(shù)、保管期限、部門、備注項目。?案卷目錄建議以Excel橫版格式制表。

見圖示

十一、檔案裝盒

1.將檔案按室編卷號順序裝入檔案盒。

2.檔案盒盒脊設(shè)置全宗號、目錄號、、起止卷號等項目，需用紅色印章標(biāo)明。

3.裝盒應(yīng)松緊適度

第五篇：票據(jù)交易檔案整理歸檔的方法

票據(jù)交易檔案整理歸檔的方法

一、票據(jù)交易檔案的管理、歸檔原則

票據(jù)交易檔案的整理、歸檔原則為：票據(jù)交易檔案以劃分、各類票據(jù)交易檔案按類分別整理歸檔；票據(jù)買入交易檔案、票據(jù)賣出交易檔案和移存檔案按業(yè)務(wù)發(fā) 生 歸檔，逾期票據(jù)催收檔案和票據(jù)糾紛訴訟檔案按業(yè)務(wù)結(jié)清歸檔；票據(jù)交易檔案以單筆業(yè)務(wù)或訴訟案件為收集和整理歸檔單位。

二、票據(jù)交易檔案整理歸檔的具體辦法

1、票據(jù)買入交易紙質(zhì)檔案歸檔

（1）銀行客戶經(jīng)理辦理業(yè)務(wù)之前，分貼現(xiàn)和轉(zhuǎn)貼現(xiàn)業(yè)務(wù)分別在《批次號登記簿》登記領(lǐng)號，登記簿每年一冊。批次號的編寫規(guī)則為“機(jī)構(gòu)代碼”+“業(yè)務(wù)種類”+ “順序號”。業(yè)務(wù)種類分為“直”（貼現(xiàn)業(yè)務(wù)）和“轉(zhuǎn)”（轉(zhuǎn)貼現(xiàn)業(yè)務(wù)）。其中“轉(zhuǎn)”（轉(zhuǎn)貼現(xiàn)業(yè)務(wù)）包括：“轉(zhuǎn)XXXX”、“轉(zhuǎn)XXX逆”、“轉(zhuǎn)商XXX”、“轉(zhuǎn)商XXXX逆”，分別對應(yīng)銀行轉(zhuǎn)貼現(xiàn)業(yè)務(wù)的買斷、逆回購和商業(yè)承兌匯票轉(zhuǎn)貼現(xiàn)的買斷、逆回購。順序號由“+流水號”組成。其中“”為公歷的后2位、“流水號”共4位，貼現(xiàn)和轉(zhuǎn)貼現(xiàn)分別按照流水號一次編排。批次號的編寫必須完整、準(zhǔn)確、唯一。

（2）客戶經(jīng)理整理票據(jù)買入交易資料。

（3）檔案管理員在買入交易完成后3個工作日內(nèi)完成管理類資料的歸檔，并填寫《票據(jù)交易檔案歸檔保管清冊》

（4）各類票據(jù)買入交易檔案按照要求排列。貼現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案按照“先管理類資料再要件類資料”的順序整理保存在“貼現(xiàn)審查報告”中。轉(zhuǎn)貼現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案中的管理類資料保存在“貼現(xiàn)審查報告”文件夾中，跟單資料保存在檔案袋中，業(yè)務(wù)清單另外集中保存。

（5）“貼現(xiàn)審查報告”封面上的各要素必須填寫齊全、正確。業(yè)務(wù)清單上必須標(biāo)注批次號。

（6）要件類資料的第一頁必須注明流水號，跟單資料的流水小號必須與該批次系統(tǒng)業(yè)務(wù)清單所列示內(nèi)容一致。

2、票據(jù)轉(zhuǎn)賣交易紙質(zhì)檔案的整理歸檔

（1）銀行客戶經(jīng)理所搜集的票據(jù)賣出交易中形成的全部資料，在交易完成后的5個工作日內(nèi)完成歸檔工作。

（2）檔案管理員填寫《票據(jù)交易檔案歸檔保管清冊》。

3、逾期票據(jù)催收檔案的整理歸檔

（1）檔案管理員在逾期票據(jù)催收完成后是5個工作日內(nèi)完成歸檔工作，并填寫《逾期票據(jù)催收檔案歸檔保管清冊》。

（2）逾期票據(jù)催收檔案的歸檔號編寫規(guī)則為“結(jié)清”+“順序號”?！绊樞蛱枴币悦抗P催收業(yè)務(wù)結(jié)清時間流水編寫。

4、票據(jù)糾紛訴訟檔案的整理歸檔

（1）檔案管理員在票據(jù)糾紛訴訟結(jié)案后的15個工作日內(nèi)完成歸檔工作，并填寫《票據(jù)糾紛訴訟檔案歸檔保管清冊》。

（2）逾期票據(jù)糾紛訴訟檔案的歸檔號編寫規(guī)則為“結(jié)清”+“順序號”。“順序號”以每個訴訟案件結(jié)清時間流水編寫。

5、綜合類檔案的整理歸檔

（1）各相關(guān)業(yè)務(wù)部門在有關(guān)業(yè)務(wù)完成的5個工作日內(nèi)完成綜合類檔案的整理并交檔案管理員簽收、歸檔?！稒n案移交簽收登記簿》每年一冊。

（2）檔案管理員對收到的綜合類檔案歸檔保管，并填寫《綜合類檔案歸檔保管清冊》。

綜合類檔案的歸檔號的編寫規(guī)則為“文件形成”+“順序號”。順序號按接收到檔案時間流水編寫。