第一篇：人事檔案的建立和保存

HR的六個模塊是一個系統(tǒng)，而要很好的串聯(lián)這個六個模塊很大程度上取決于你的HR信息系統(tǒng)，而建立人力的信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)便是這些很多企業(yè)都做的不是很好的人事檔案管理。HR檔案管理—下面我們一起進入分享時間：

1、你們公司的人事檔案，除了以下5項常規(guī)內(nèi)容外，還包含哪些其它內(nèi)容？ A、員工簡歷 B、面試評估表 C、入職登記表 D、勞動合同 E、員工身份證復(fù)印件/照片

人事檔案我們主要是從流程性表單跟人事記錄這兩個方面進行劃分并管理的。其中絕大部分表單大家的公司都是有的，我重點強調(diào)表單跟記錄里的利己內(nèi)容，以方便大伙制定相應(yīng)戰(zhàn)術(shù)。流程性表單： 1）招聘

a、用人計劃；這個有的企業(yè)也叫做招聘申請表。這是為企業(yè)中短期招聘的時候提供的招聘依據(jù)。這里面重點強調(diào)招聘的需求分析。我們都是責(zé)任下分，由部門提供招聘原因，人力去核實和數(shù)據(jù)分析。這樣的話，人力很容易打入到部門內(nèi)部，占據(jù)工作主動性，并且對公司有的交代。

b、應(yīng)聘申請；這個需要注意的是信息真實性和背景調(diào)查的闡明并簽字認同。這個是為以后的萬一留下伏筆.c、入職審批表；這個需要和注意的是不建議再弄個入職申請，你想想通入職申請會出現(xiàn)不批的情況嗎？不同意入職的話招聘的時候就已經(jīng)給否了。還有就是轉(zhuǎn)正后事項的事前約定信息要全。比如試用期限、擬用崗位、約定級別等，這個才是要審批的內(nèi)容。2）在職 a、轉(zhuǎn)正申請；這里面需要注意的是將員工的工作情況進行真實的反饋，不要只是弄個總結(jié)性的話一寫就完，盡量擺上些數(shù)據(jù)分析的東西。我們都知道啟動轉(zhuǎn)正程序一般都是部門跟人力商討好了的，申請的目的是給公司領(lǐng)導(dǎo)看看員工整體的素質(zhì)如何，而領(lǐng)導(dǎo)一般也關(guān)注這個，你就弄個文字性的總結(jié)，是沒有說服力的。我們的信息就很全，工作事項、企業(yè)文化、綜合素質(zhì)、工作改進等等，這樣呈報的東西他會覺得你人力對公司非常負責(zé)的。

b、轉(zhuǎn)正審批；這個是有必要再弄個表的，一個是因為數(shù)據(jù)量大，另外一個是因為企業(yè)為員工支付的錢多了，重點提示下領(lǐng)導(dǎo)們。這里需要注意的是人力需要對轉(zhuǎn)正申請的東西進行數(shù)據(jù)匯總跟分析了，最后形成一個結(jié)論，此員工試用考核多少多少分，讓領(lǐng)導(dǎo)們一目了然。最后，你需要來個建議延期觀察、如期、提前轉(zhuǎn)正等等，有理有據(jù)的東西領(lǐng)導(dǎo)一般都會聽的，時間長了，就會對人力產(chǎn)生依賴性信任。那時候人力的工作就好做多了。

c、調(diào)動；這里需要注意的不管是平行調(diào)動還是縱向調(diào)動，雖然有些攙和了人力的意見，但此時人力需要站在幕后。因為調(diào)動有時候就意味著波動，部門意見一定要占重要比重，人力最好只寫同意，連建議都不要寫。當(dāng)然，往上漲工資的情況，人力是可以適時的顯擺一下的，以示人力對于人才的關(guān)注和梯隊培養(yǎng)做的貢獻。3）離職

離職申請；這里需要注意的是建議把辭退的表單一律消失，不管犯了什么錯都直走離職手續(xù)，以防出現(xiàn)糾紛。那有人說犯法怎么辦呢？犯法有行政機關(guān)呢，你直管讓員工走自愿離職保證沒錯。記錄性表單 記錄不一定要多，但是防范用工風(fēng)險的一定要全。

有時候你很努力的跟各部門搞好關(guān)系，可總是有那么個別部門給你搗亂不聽話。那你就可以適當(dāng)?shù)呐┯涗泚碜ヒ幌滤陌驯Ｆ綍r我可以不搭理你，但是看你來勁了就警告一下。有時候太軟了，部門就不聽話了，軟硬兼施才好。記錄永遠都是數(shù)據(jù)分析的基礎(chǔ)，只有記錄的存在我們才可以做出相應(yīng)的人力規(guī)劃。你愁人力規(guī)劃嗎？那就做好記錄吧。

2、建立這些人事檔案的作用和意義是什么？

對企業(yè)：檔案很多時候是一個企業(yè)的歷史積淀，也是一個企業(yè)的文化底蘊，沒有檔案積累的企業(yè)是很難做到厚積薄發(fā)的。而人事檔案作為檔案的重要組成部分，他指明了企業(yè)的用工理念跟用工方向，為企業(yè)的階段性戰(zhàn)略規(guī)劃提供了大量的數(shù)據(jù)分析。

對人力：人事檔案的妥善管理不僅可以幫助人力部門日常的工作，還可以對上為公司戰(zhàn)略做出輔助和支持，對下可以改善員工的工作環(huán)境，引導(dǎo)員工的節(jié)奏與企業(yè)一致，豐富企業(yè)文化，凝聚企業(yè)向心力。人力功績彰顯，雖然一切不都是你干的，但是一切會圍著你轉(zhuǎn)。

總結(jié)：人事檔案紛雜煩亂，梳理梳理，分析分析，那里面的好處多著。沒做好的，納入下月計劃吧，順便弄下人力信息建設(shè)。一切數(shù)據(jù)說話，以理服人。

1、你們公司的人事檔案管理包含以下哪些工作項目？（可多選）A、保管 B、借閱 C、電子檔案的建立和錄入 D、電子檔案閱讀授權(quán)管理 E、銷毀 F、其它（請補充說明）

我公司人事檔案管理包含A、B、C、D、E、F幾項，具體如下：

2、管理檔案的操作規(guī)范和具體措施是怎樣的？ A、檔案保管：我們對每個員工的檔案進行分類，按部門、入職日期、工號、工作區(qū)域進行分類，方便查找，我們的檔案由薪酬專員來保管，在辦理好員工入職手續(xù)后，統(tǒng)一由薪酬專員保管，存放在專門的文件柜，因為檔涉及到薪資保密。B、借閱：我公司規(guī)定了嚴格的人事檔案借閱制度，員工本人只可借閱自己的檔案，部門最高領(lǐng)導(dǎo)可借閱、查看本部門人員檔案，人力資源部最高領(lǐng)導(dǎo)可借閱全公司人員檔案外，人力資源部其他成員只能根據(jù)工作涉及的內(nèi)容借閱員工一部分檔案，保護員工的個人隱私。

C、電子檔案的建立和錄入：新員工入職后收集齊公司規(guī)定的相關(guān)資料，由招聘專員負責(zé)錄入公司ERP系統(tǒng)，所錄入資料必須確保完整性和正確性，錄入的資料包括：員工基本資料、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)經(jīng)歷、職位異動（調(diào)崗、升職、降職、調(diào)薪）、績效考核、性格測試等。

D、電子檔案閱讀權(quán)管理：和檔案借閱類似，我們詳細規(guī)定了查閱員工檔案的權(quán)利，因有ERP系統(tǒng)，這方面操作起來比較方便，對于薪資方面的權(quán)限，只有直接部門領(lǐng)導(dǎo)、人力資源部領(lǐng)導(dǎo)、薪酬專員及財務(wù)相關(guān)工作人員能查閱，修改權(quán)限僅限薪酬專員屬有。

E、銷毀：員工離職后，紙存員工基本資料、勞動合同、競業(yè)禁止協(xié)議等最少保留三年，對于一些重要的檔案會存放得更久些，電子資料我們是一直保留的，以方便資料統(tǒng)計及查詢。F、檔案保存的注意事項：

方便查找：檔案的存放一定要便于查找，按編號、部門、工作區(qū)域、日期等分門別類的存放；電子檔案要錄入關(guān)鍵詞和主題詞，方便快速查找。

防水防蟲防潮：現(xiàn)在大多數(shù)公司開始推行無紙化辦公，對紙質(zhì)檔案的保管就忽視了，紙質(zhì)檔案記錄是規(guī)避勞資糾紛的最大證據(jù)，一定要保管好，檔案存放地要注意保持通風(fēng)、干燥、防蟲，尤其要注意防蟲，書中自有黃金屋，書中也自有蛀蟲呀，萬一重要文件被蟲子蛀掉，那就太得不償失了。

保密：人事檔案是員工的個人隱私，人力資源部或檔案部門應(yīng)該實行嚴格的借閱手續(xù)和保密制度，防止個人資料及隱私外泄。

要合理規(guī)避人事檔案的風(fēng)險，我個人認為要從檔案的真實性、完整性、及時性、安全性和實際操作的完備性等五個方面去著手考慮。詳細如下：

1、真實性

員工檔案真實性是其第一要素，如果連真實性都難于掌控和把握，做再多的安全保障措施、再及時完備的管理，那都是圖勞無功的！沒有意義，反而浪費時間和精力。因此，確保員工檔案記錄的真實性是風(fēng)險防控的第一關(guān)，也是最重要的一關(guān)。

沒有員工本人簽名的資料入檔，確切來說是一個無效的檔案資料，一旦發(fā)生爭議或糾紛，不足于作為有效證據(jù)。員工檔案的許多資料都要員工本人提供、填寫或簽名，因此，建檔時核查資料、確保填寫規(guī)范和保證有員工本人簽名等就顯得尤為重要。如入職時的身份核實、學(xué)歷驗證、背景調(diào)查等；入職登記表的填寫規(guī)范、勞動合同由HR在場監(jiān)督指導(dǎo)員工本人簽訂等；員工對各項規(guī)章制度的培訓(xùn)記錄簽名等；有員工簽名的薪資核定表、檢討書、獎懲記錄、考核目標(biāo)確認書、績效面談表、考核統(tǒng)計數(shù)據(jù)、年薪考核方案等；確保涉及員工入職/在職/離職等各方面的文件資料都是真實并經(jīng)員工簽名確認過的。另外，為了核查真實性把關(guān)工作是否做到位，我相信很多企業(yè)都會有HR負責(zé)人最終把關(guān)審核簽字這一關(guān)，只有經(jīng)HR負責(zé)人審核簽字確認的資料才可入檔，作為員工檔案的組成部分。我們也不例外。（如果還沒有做這一關(guān)，那就趕緊補上吧，任由小文員一個人按制度流程及規(guī)范來操作，不加審核，還是會有風(fēng)險的?。。?/p>

2、完整性

這個不用多說，該有一定要有，不能缺胳膊少腿的，否則就不行，風(fēng)險隨時可能發(fā)生！做HR最苦惱的是莫過于所有其他員工都在規(guī)章制度里簽名了，但唯獨有一個員工沒簽，而他卻正好嚴重違紀(jì)了；或者說所有其他員工都買保險了，唯獨有一個員工沒買，而他正好出工傷事故了……碰到這種情況，你腸子悔斷都沒用，要怪只能怪自己平時沒檢查和注意好員工檔案內(nèi)容和記錄的完整性。多留個心眼，多仔細對幾遍，多審核，不完整限時補齊（如我們是要求一周內(nèi)補齊）等終究是有益無害的。

3、及時性

及時性無非就是該更新的、該續(xù)簽的、該補齊的都要及時提前完成，尤其是不能超過法定期限，否則就存在法律風(fēng)險。如我們公司規(guī)定，員工基本信息（身份證、住址、聯(lián)系電話、緊急聯(lián)絡(luò)人）有變更的，應(yīng)第一時間（變更后一周內(nèi)）書面告知HR部門，不告知視是默認沒變更，排除企業(yè)不利風(fēng)險同時，檔案管理人員要及時給予更新。做好及時性最好的辦法莫過于在EHR系統(tǒng)中設(shè)置工作事項提醒或建立EXCEL表格對到期時間進行標(biāo)紅提醒，并定期提前查看，以備及時行動。

4、安全性

安全性主要是注意檔案的防潮、防蟲、防盜、防泄露，專人專室專柜（鐵柜）保管很較好地做到這一點。為了進一步防范和監(jiān)控，我們還在檔案室內(nèi)容安裝了高清攝像頭，整個檔案室可以通過高清攝像后臺一覽無余，沒有死角?！稒n案借閱登記表》配上監(jiān)控錄像，要做手腳很難，我們那小美女借她個膽她也不敢亂來，呵呵。另外，我們公司的員工檔案一旦建立，就不會輕易讓員工獲得或帶走，那怕是一張無關(guān)緊要的紙，只要是員工檔案里頭的，都不允許任何人帶出檔案室。電子檔案只準(zhǔn)按權(quán)限查看，不能復(fù)制、下載或打印等。

5、操作的完備性

這個說簡單點，就是你對員工檔案所做的每一項動作是否有操作規(guī)范和流程？是否有登記表可追溯和備查？就像對待公司財務(wù)報表和公章一樣，去認真慎重地對待檔案建立和管理的各個環(huán)節(jié)，就問題不大。如《借閱登記表》等。

另外，為了震懾和懲罰檔案管理的違紀(jì)行為，在規(guī)章制度中最好寫明如“提供虛假信息和個人經(jīng)歷，操作中延誤或不及時辦理、外泄檔案信息給公司造成重大損失或負面影響者，按嚴重違紀(jì)論處，給予無償辭退”等字樣的處罰規(guī)定，以此來約束員工和檔案管理員的操作行為。

第二篇：如何建立人事檔案？

如何建立人事檔案？

員工檔案并不是越多越好，合適就行越多對管理的要求就越高，越仔細，管理成本也就更高，如一般的中小企業(yè)很難做到有考核記錄或保密協(xié)議，甚至連離職訪談表都沒有，我的建議是：只要不影響企業(yè)正常經(jīng)營和運轉(zhuǎn)，抓大放小、不拿來主義，也不面面俱到，結(jié)合企業(yè)實際情況有選擇性的選取以上檔案內(nèi)容，就可以了。

一、入職類的：

6、員工入職體檢表或健康證明(入職前三個月內(nèi)的為有效)

7、社保、公積金、銀行卡、居住證及員工個人的畢業(yè)證、學(xué)位證及各類等級或職稱證書等的復(fù)印件(這些員工個人基本信息的作用就不多說了)

8、員工上家單位的離職證明(規(guī)避用人及法律責(zé)任風(fēng)險，如我們不會用那些“無法提供離職證明或被上家單位辭退的”員工，也不會用還“未與上家單位解約或兼職”的員工，尤其是與競爭手有簽訂保密協(xié)議或競業(yè)避止協(xié)議的人)

9、入職承諾書(承諾與上家單位解除勞動關(guān)系，發(fā)生糾紛與公司無關(guān);承諾工作履歷和所提供資料真實可查;承諾已閱讀員工手冊或公司相關(guān)規(guī)章制度并愿意遵照執(zhí)行等)

10、薪資核定表(入職時核定新員工薪資、為了保密一般是單位專人存放管理，我們公司是財務(wù)保存原件)

11、保密協(xié)議或競業(yè)避止協(xié)議(不是所有人簽，我們公司是研發(fā)人員、公司部門經(jīng)理及以上人員、人資、財務(wù)等掌握公司重要經(jīng)營信息的員工，并有選擇性的簽訂)

二、在職類的：

12、員工試用期考評記錄(試用期工作總結(jié)報告、轉(zhuǎn)正申請表、轉(zhuǎn)正評估審批表)

13、人事異動審批表單(調(diào)崗、升遷、降職、調(diào)薪等)

14、考勤記錄(如請假申請審批表、考勤統(tǒng)計年報表、加班申請單等)

15、培訓(xùn)記錄(培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)總結(jié)與心得體會、培訓(xùn)考核試卷及結(jié)果分數(shù)、培訓(xùn)服務(wù)期協(xié)議等)

16、獎懲記錄(榮譽證書、獎懲申請審批表、處罰通告/處罰單等)

17、考核記錄(目標(biāo)責(zé)任狀、有員工簽名的考核方案、考核統(tǒng)計結(jié)果等)

18、核心骨干員工/關(guān)鍵人才HR臺帳(這是我們的特色哦，主要從態(tài)度、能力、業(yè)績和關(guān)鍵事件等4個維度，一個季度評估一次)

三、離職類的：

19、員工離職申請表/員工離職申批表(先申請后審批，我們是分開的兩張表)20、員工離職交接表或交接清單

21、員工離職訪談表

22、開給員工的離職證明或解除勞動合同通知書

23、員工競業(yè)避止期限會議紀(jì)要(明確離職員工的具體競業(yè)避止期限)

第三篇：個人委托保存人事檔案協(xié)議書

檔案號：

個人委托保管人事檔案協(xié)議書

（存檔證明）

甲方：無錫市人力資源市場

乙方（姓名）： 身份證號碼： 根據(jù)中組部、人事部關(guān)于專業(yè)技術(shù)人員和管理人員人事檔案管理的有關(guān)文件精神，甲乙雙方協(xié)商一致，就人事檔案保存訂立合同如下：

1、乙方目前處于無業(yè)狀態(tài)（以檔案記載為準(zhǔn)），委托甲方保存?zhèn)€人人事檔案。

2、甲方按規(guī)定向有關(guān)組織出具乙方以檔案為依據(jù)的各種證明材料。

3、甲方與乙方無隸屬關(guān)系，除保存乙方人事檔案以外，無其它委托事項，甲方不出具檔案中無記載的證明材料。如不辦理退休、不代繳社會保險、公積金，不出具婚姻狀況證明及計劃生育證明、不辦理集體戶口的遷入手續(xù)、不負責(zé)辦理專業(yè)技術(shù)和管理人員的技術(shù)職稱等。

4、保管期限自 年 月 日起，至 年 月 日止。

5、保管期滿后，乙方應(yīng)在一個月內(nèi)辦理有關(guān)續(xù)訂手續(xù)，如合同期內(nèi)乙方落實到新的聘用單位，則應(yīng)及時在政府人事或勞動部門辦理有關(guān)就業(yè)手續(xù)、簽訂勞動合同。

6、本合同一式二份，甲乙雙方各執(zhí)一份。

甲方（蓋章）乙方（簽字）：

聯(lián)系電話： 住址：

年 月 日 年 月 日

第四篇：單位委托保存職工人事檔案介紹信

單位委托保存職工人事檔案介紹信

：

同志（身份證號：），為我單位職工，同意將其人事檔案委托存放在我單位集體戶內(nèi)（協(xié)議編號：），并建立單位委托存檔關(guān)系。

存檔期間，該同志辦理任何手續(xù)，需提供我單位開具的介紹信。解除或終止勞動（聘用）合同時，我單位為其提供檔案轉(zhuǎn)出相關(guān)材料，并在15日內(nèi)協(xié)助職工本人完成人事檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)。逾期未辦理檔案轉(zhuǎn)出，單位及職工本人不再要求提供各項服務(wù)。

請協(xié)助辦理。

存檔人員簽名： 委托單位簽章：

年 月 日 年 月 日

第五篇：無錫市個人委托保存人事檔案協(xié)議書

檔案號：

個人委托保管人事檔案協(xié)議書

（存檔證明）

甲方：無錫市人才市場

乙方（姓名）：身份證號碼：根據(jù)中組部、人事部關(guān)于專業(yè)技術(shù)人員和管理人員人事檔案管理的有關(guān)文件精神，甲乙雙方協(xié)商一致，就人事檔案保存訂立合同如下：

1、乙方目前處于無業(yè)狀態(tài)（以檔案記載為準(zhǔn)），委托甲方保存?zhèn)€

人人事檔案。

2、甲方按規(guī)定向有關(guān)組織出具乙方以檔案為依據(jù)的各種證明材

料。

3、甲方與乙方無隸屬關(guān)系，除保存乙方人事檔案以外，無其它委

托事項，甲方不出具檔案中無記載的證明材料。如不辦理退休、不代繳社會保險、公積金，不出具婚姻狀況證明及計劃生育證明、不辦理集體戶口的遷入手續(xù)、不負責(zé)辦理專業(yè)技術(shù)和管理人員的技術(shù)職稱等。

4、保管期限自年月日起，至年月日止。

5、保管期滿后，乙方應(yīng)在一個月內(nèi)辦理有關(guān)續(xù)訂手續(xù)，如合同期

內(nèi)乙方落實到新的聘用單位，則應(yīng)及時在政府人事或勞動部門辦

理有關(guān)就業(yè)手續(xù)、簽訂勞動合同。

6、本合同一式二份，甲乙雙方各執(zhí)一份。

甲方（蓋章）乙方（簽字）：

聯(lián)系電話：

住址：

年月日年月日

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