第一篇：加快煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的思考

摘 要：為加快煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)，企業(yè)應該從提高檔案意識、建立保障檔案數(shù)字化的制度、要進一步推進網(wǎng)絡(luò)化歸檔工作等幾方面做起，從而保證重要檔案數(shù)字化。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；檔案意識；制度；網(wǎng)絡(luò)；數(shù)據(jù)庫

隨著社會的發(fā)展，煤炭企業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)步伐不斷加快，辦公系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化正在逐步完善，這就要求煤炭企業(yè)的檔案管理工作也必須與時俱進，緊跟時代的發(fā)展步伐，加快數(shù)字化建設(shè)，更好地為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。要進一步提高檔案意識

檔案管理部門應該定期組織召開會議，向各部門人員宣傳和貫徹檔案法，提高企業(yè)干部職工的檔案意識，使大家明白檔案工作的重要性，讓大家知道檔案信息資源的開發(fā)利用是企業(yè)取得長足發(fā)展的必要條件之一，建立檔案報送、收集、管理的長效機制，所有部門密切配合共同搞好檔案工作，充分發(fā)揮檔案的作用。要加大經(jīng)費投入，為做好檔案工作創(chuàng)造良好的條件

煤炭企業(yè)安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理是重中之重，提高經(jīng)濟效益是企業(yè)的中心工作，檔案工作往往容易被領(lǐng)導忽視。這就要求檔案工作人員要充分發(fā)揮檔案工作的優(yōu)勢，特別是數(shù)字化檔案的優(yōu)勢，努力進行檔案信息的研編，為領(lǐng)導的決策提供真實、可靠、便捷的資料，努力向企管理人員、工程技術(shù)人員提供有價值的信息，吸引利用者，提高檔案工作的地位，引起領(lǐng)導的重視，爭取領(lǐng)導在資金上，政策上的支持。建立保障檔案數(shù)字化的制度

在煤炭企業(yè)檔案進行數(shù)字化的進程中，必須要建立完善的保障體制。對于歸檔工作中出現(xiàn)的不歸檔現(xiàn)象，要制定完善的歸檔制度，其基本內(nèi)容應該包括：由單位統(tǒng)一制定的歸檔日期，各部門領(lǐng)導的年終考核測評中加入由檔案部門針對各部門檔案工作開展情況的測評等，這樣將會對檔案收集工作的順利進行起到積極地推動作用；也可以要求各部門指定專門的檔案保存、上交人員，建立檔案收繳督辦制度，把檔案上交、歸檔情況納入到部門工作質(zhì)量考核之中，提高其他部門人員做好檔案收集工作的積極性。另外，還需要制定文檔一體化工作制度、文件保密制度、數(shù)字檔案鑒定制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度、檔案原件借閱制度等，這些制度必須要科學化、標準化、統(tǒng)一化和系統(tǒng)化，確保檔案收集、保管的科學性。制度的建設(shè)必須要涉及檔案收集、著錄、標引、數(shù)據(jù)加工、檢索、交換和傳播流通等各個方面，只有這樣才能最大限度地消除檔案工作中的無序、無組織和不系統(tǒng)現(xiàn)象，才能快速高效地推進數(shù)字化建設(shè)。要積極推動網(wǎng)絡(luò)化歸檔工作

當前，煤炭企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)化辦公為網(wǎng)絡(luò)化歸檔提供了良好的平臺，只要充分利用好自動化辦公這一平臺，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化歸檔就不難實現(xiàn)。各立卷部門的檔案管理者在檔案管理部門的統(tǒng)籌規(guī)劃和在專職檔案人員的指導下，根據(jù)自己的權(quán)限范圍將所在部門產(chǎn)生的需要歸檔的文件備注上處理意見，通過自動化辦公平臺傳輸?shù)綑n案館數(shù)據(jù)庫，年終時只要向檔案館移交一份組立卷清單即可，從而減少了檔案管理部門的計算機輸入工作。檔案館只需要對數(shù)據(jù)進行一些深層次的處理開發(fā)，數(shù)據(jù)輸入影響數(shù)字化管理的瓶頸問題就可以得到很好地解決。檔案的數(shù)字化先要保證重點檔案的數(shù)字化工作

煤炭企業(yè)的檔案部門主要為企業(yè)的管理者和工程技術(shù)人員服務(wù)，但是將館藏檔案在短時期內(nèi)迅速全面地數(shù)字化是不現(xiàn)實的，因此對保存檔案的數(shù)字化要保證重點、突出特色。煤炭企業(yè)檔案部門所保存的檔案反映了企業(yè)的發(fā)展歷程、包含了礦井在發(fā)展中克服的一些技術(shù)難題、重點科研項目的記錄資料、一些重點的經(jīng)營策略等，應該對那些對當前礦井的各類決策、安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理有重要參考價值、使用頻率較高的檔案優(yōu)先完整進行數(shù)字化。對企業(yè)長遠發(fā)展有重要指導意義的檔案要特別注其數(shù)字化的方式，提高這些檔案的利用率。建立重要檔案數(shù)據(jù)庫，保證重要數(shù)據(jù)的安全

建立煤炭企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是檔案數(shù)字化管理的核心。要將檔案全部轉(zhuǎn)化為信息資源要投入巨大的資金和人力，還有部分檔案屬于企業(yè)機密，檔案的數(shù)字化應抓住幾方面的重點。一是建立收藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫。主要是根據(jù)單位各類檔案基本情況，通過著錄標引，把單位收藏的文本類、圖形圖像類和影音類檔案的分類號、全宗號、檔號、題名、責任人、形成的時間、數(shù)量、主題詞、提要以及文件級的原文等基本情況錄入計算機，建立基本數(shù)據(jù)庫，這樣可以通過計算機檢索提供檔案原件的利用。二是建立基層報表數(shù)據(jù)庫。在煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中，建立起狀態(tài)數(shù)據(jù)庫和基層報表，將各部門要報送的數(shù)據(jù)、反饋的信息通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)直接填入所建立的數(shù)據(jù)庫中，再按要求進行調(diào)整。并根據(jù)上級的要求和使用情況，及時、迅速、準確地做好基層報表的填報工作。建立檔案網(wǎng)站

檔案部門可以依托自動化辦公系統(tǒng)，積極開發(fā)各種數(shù)據(jù)歸檔平臺，建設(shè)收藏基本目錄數(shù)據(jù)庫、單位基層報表和單位動態(tài)數(shù)據(jù)庫及各項專題數(shù)據(jù)庫的查詢?nèi)肟?，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上接收、管理和傳輸，方便用戶訪問系統(tǒng)允許的公開、非保密的檔案信息，從而提高檔案信息的處理、查詢、傳遞速度，縮短利用者的查閱時間，力爭用企業(yè)干部職工提供更多的信息，更便捷的服務(wù)。

總之，煤炭企業(yè)檔案工作的數(shù)字化建設(shè)，要結(jié)合企業(yè)網(wǎng)絡(luò)化辦公水平的提升而逐步完善和提高，為企業(yè)的安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理等提供真實可靠的、可以借鑒的資料，積極推動企業(yè)的又好又快發(fā)展。

第二篇：加快檔案信息化建設(shè)的思考

加快檔案信息化建設(shè)的思考

二十一世紀的今天，信息化已經(jīng)成為社會發(fā)展的一個重要標志。隨著信息社會的到來，信息與信息技術(shù)在國民經(jīng)濟和社會發(fā)展中扮演了越來越重要的角色。檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重心也開始向信息化、現(xiàn)代化轉(zhuǎn)移，檔案現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)，是檔案工作發(fā)展的必然趨勢。十六大報告中明確指出：“信息化是我國加快實現(xiàn)工業(yè)化和現(xiàn)代化的必然選擇”。中國已經(jīng)將信息化建設(shè)列為國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的首要內(nèi)容。檔案工作必須盡快跟上社會發(fā)展的要求。

１９９６年４月，信息基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)國際會議在中國北京召開，會議用詩一般的語言發(fā)表了《信息時代宣言》：“百萬年蒙昧，數(shù)萬年游牧，幾千年農(nóng)耕，八百年工商；如今親眼目睹，一場洶涌澎湃的信息化世紀風暴，正席卷著世界的每一個角落；從東到西，從南到北，從阿美利加到歐羅巴，從亞細亞到澳新大陸??不分種族、膚色、信仰、語言；不分地域、國度，信息化已經(jīng)成為不可逆轉(zhuǎn)的歷史進程”。國家檔案局于２００２年１１月印發(fā)了《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，明確提出了全國檔案信息化建設(shè)的目標和主要任務(wù)：本著統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一標準，分級建設(shè)，安全保密的原則，加強檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，加強電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動館藏檔案的數(shù)字和數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在部分中心城市建設(shè)示范性數(shù)字檔案館，開展公眾網(wǎng)上查詢檔案信息服務(wù)，加快推進檔案信息化標準體系，安全保障體系和隊伍建設(shè)。依托當?shù)仉娮诱?wù)建設(shè)工程，建立為各級黨政機關(guān)

服務(wù)的檔案目錄信息中心。檔案部門一定要轉(zhuǎn)變觀念，必須把信息化作為檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重點內(nèi)容來抓。

一、檔案管理現(xiàn)代化、信息化重要而緊迫。

１、檔案管理現(xiàn)代化、信息化是必然趨勢。

隨著現(xiàn)代科學技術(shù)的開展，特別是隨著計算機管理檔案軟件的開發(fā)、利用、升級、以計算機應用技術(shù)為主體的檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)已經(jīng)在各層次檔案管理系統(tǒng)廣泛地應用。但是從目前實際情況看，作為檔案主管部門的各級檔案局（館），由于多種條件的制約，利用的廣度和深度遠遠沒有系統(tǒng)外廣泛和普遍。例如郵電、銀行等部門，檔案管理現(xiàn)代化水平已經(jīng)具備一定的規(guī)模。在這種情況下，如果我們的各級領(lǐng)導不充分認識檔案管理現(xiàn)代化的緊迫性，不僅會使自身檔案管理水平滯后，而且也會在檔案指導、監(jiān)督等方面出現(xiàn)知識領(lǐng)域的“空白”。發(fā)展下去，將使我們這支隊伍由“內(nèi)行”變成“外行”，由常規(guī)型的指導專家變成“科盲”、“機盲”。認識到這一點，我們各級領(lǐng)導必須自上而下地研究解決檔案管理現(xiàn)代化、信息化所需要的經(jīng)費、手段、技術(shù)應用等問題。

２、檔案管理現(xiàn)代化可以拓展檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域。

檔案管理歸根結(jié)底是信息資源的管理。信息資源的社會價值在于開發(fā)利用，開發(fā)利用的效果取決于開發(fā)的時效和利用的廣泛程度。相比較而言，現(xiàn)代化管理手段儲存的各種信息，更便于利用和開發(fā)，也就能產(chǎn)生更廣泛的社會效益。例如銀行部門的檔案管理實現(xiàn)了系統(tǒng)內(nèi)計算機聯(lián)網(wǎng)，各種信息資源在所有的科室都可以開發(fā)利用；領(lǐng)導也可以通過微機調(diào)閱各種信息，指揮生產(chǎn)，開展工作，所需材料很快就能打印出來，體現(xiàn)了現(xiàn)代化管理的優(yōu)勢。有人曾以微軟公司的總裁比爾·蓋茨的ＳＯＨＯ辦公模式為例，對電子文件的易操作性作了特例描述：比爾·蓋茨可以坐在自己的家里通過視頻系統(tǒng)和一些高層次員工開會，可以通過網(wǎng)絡(luò)與客戶在異地同起草一份合同文件。如果我們檔案系統(tǒng)上下也能構(gòu)成微機網(wǎng)絡(luò)，那么利用開發(fā)的檔案資料就十分便捷，服務(wù)領(lǐng)域也就能拓寬。

３、檔案現(xiàn)代化管理可以增加信息存儲量。

現(xiàn)代科學技術(shù)的發(fā)展，特別是縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤技術(shù)的廣泛利用，可以大大增加檔案信息的存儲量，存儲密度比紙質(zhì)檔案高出許多倍。以軟盤為例，一張３．５英寸的盤子，有１．４４Ｍ字節(jié)，理論上可以存儲７０萬漢字，超過厚厚的一本《紅樓夢》，一張光盤的容量可以達到６００—４０００ＭＢ，可以存儲３５萬張打印紙上的文字或十萬頁圖形信息。一個保存３０萬卷檔案的中等規(guī)模的省級檔案館，其紙質(zhì)檔案的排列長度可達４—５公里，如果將其文字信息

錄入計算機，用ＣＤ—Ｒ刻錄保存僅需４００片，用ＤＶＤ的密度刻錄保存，僅需６０片，完全可以裝在一個公文包里。紙質(zhì)載體的文件一般只能記錄文字、圖形、圖表等信息，但電子文件卻可以在一份文檔里同時記錄文字、圖形、圖表、聲音、動畫等各種媒體信息。這樣利用很小的空間就可以保存大量的信息，而且開發(fā)利用的速度快。具有直觀性、選擇性、易操作性。

二、加快檔案現(xiàn)代化、信息化的建設(shè)。

檔案管理現(xiàn)代化、信息化，其核心是管理手段的現(xiàn)代化和保護技術(shù)的現(xiàn)代化，管理手段的現(xiàn)代化和保護技術(shù)的現(xiàn)代化主要是采用計算機及其配套設(shè)備，縮微機及其相關(guān)設(shè)備，保護技術(shù)的現(xiàn)代化，主要是檔案存儲環(huán)境控制檔案存儲載體更新改造的科學化。

要加快檔案管理現(xiàn)代化、信息化的建設(shè)，主要做好幾方面的工作。

第一、加強領(lǐng)導、提高認識。

加快檔案信息化的建設(shè)，要更新各級領(lǐng)導的知識領(lǐng)域，使檔案信息化有一個明確的引路人。一個部門如果沒有一名知識型的領(lǐng)導主管業(yè)務(wù)工作，檔案管理現(xiàn)代化、信息化就是一句空話，市、縣檔案主管部門要在提高領(lǐng)導的現(xiàn)代化管理水平方面多搞一些培訓工作，改變現(xiàn)

有領(lǐng)導群眾的知識結(jié)構(gòu)。以適應現(xiàn)代化管理的需要。努力把檔案信息化建設(shè)作為政務(wù)建設(shè)的一個重要內(nèi)容，逐步構(gòu)建起各地檔案信息平臺，提高工作水平和工作效率、提高服務(wù)質(zhì)量。

第二、加大投入、增配軟、硬件設(shè)施。

要加快檔案信息化的建設(shè)。首先，要舍得投入財力，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應的軟、硬件。當前，各級檔案部門的財力主要來源于各級政府，這就需要做大量的工作，引進資金加快更新改造的步伐。同時，作為上級檔案主管部門，也可以與相關(guān)部門溝通協(xié)商、共同提出解決問題的辦法在政策上給下級部門創(chuàng)造條件，使檔案信息化建設(shè)加快發(fā)展。

第三、引進和培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才。

從目前基層檔案工作人員學歷上看，獲成人教育大專學歷的居多，大專院校畢業(yè)的大專以上學歷的人員居少，這對檔案管理現(xiàn)代化、信息化工作的開展十分不利，要改變這種狀況，簡捷的辦法就是調(diào)入大專院校畢業(yè)生，改變隊伍素質(zhì)結(jié)構(gòu)，適應新的工作需要，對有發(fā)展前途的年輕同志，加大業(yè)務(wù)培訓，在兩年內(nèi)完成全員上崗培訓，建構(gòu)三級服務(wù)體系（單位內(nèi)部、行業(yè)內(nèi)部、面向社會），盡快建立局域網(wǎng)，著力加快數(shù)安化建設(shè)，構(gòu)建檔案信息資源庫。

總之，加快檔案信息化建設(shè)，要加強領(lǐng)導、提高認識。認真研究，合理規(guī)劃，爭取支持，加大投入，配備人才；要抓住機遇，努力把檔案信息化建設(shè)作為政府電子政務(wù)建設(shè)的一個重要內(nèi)容，逐步構(gòu)建起各地檔案信息平臺，提高工作水平、工作效率，提升服務(wù)質(zhì)量；要制定信息化建設(shè)的中期規(guī)劃和短期目標，爭取政府和上級部門的支持，加大投入，逐漸增配軟、硬件設(shè)施，打好工作基礎(chǔ)，使檔案的管理水平邁上一個新臺階，為社會創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益和社會效益。

第三篇：檔案數(shù)字化建設(shè)方案

檔案數(shù)字化建設(shè)方案

檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應潮流，適應時代發(fā)展的新舉措、新要求，檔案做為原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來，逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為社會主義經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，為社會主義精神建設(shè)服務(wù)。

檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進行計算檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)、提高管理水平、提高效率、增強檔案部門的服務(wù)水平、為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)。

完整的檔案數(shù)字化建設(shè)流程包括案卷交接、檔案整理、目錄著錄、檔案掃描、圖像處理、OCR文字識別、數(shù)字校對、數(shù)字質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、整理還原、案卷入庫等環(huán)節(jié)。

業(yè)務(wù)流程

紙質(zhì)檔案數(shù)字化標準：DA/T31-2005《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》 DA/T18-1999《檔案著錄規(guī)則》 1.制訂批次計劃

為在數(shù)字化處理過程中對紙質(zhì)檔案進行有效管理以及對數(shù)字化處理進行有效控制，需對館藏檔案的數(shù)字化處理分批次進行。2.檔案出庫交接

根據(jù)檔案數(shù)字化加工批次計劃進行出庫，對出庫的檔案進行完整性檢查。

對通過完整性檢查的檔案，進行數(shù)量確認，并詳細登記《資料出庫單》。

確保資料的交接過程中的數(shù)量正確性，完整性； 3.目錄著作

按照文件數(shù)據(jù)庫目錄結(jié)構(gòu)與目錄著錄要求以及《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）等標準，規(guī)范需要目錄補錄的檔案目錄內(nèi)容，包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內(nèi)容要求等，規(guī)范案卷題名、文件名、責任者、起止頁號和頁數(shù)等。4.檔案整理

對出庫待加工的檔案進行掃描前處理，使之成為能夠進行掃描的形態(tài)。拆除裝訂

影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物。資料及檔案內(nèi)的成冊資料嚴禁拆除。區(qū)分掃描件和非掃描件

區(qū)分同一案卷（卷、件）中的掃描件和非掃描件。頁面修整

對破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，先期進行技術(shù)修復，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件進行相應技術(shù)處理（壓平和燙平等）后再進行掃描。確保較薄紙張（如信紙、便箋紙）、破損紙張、底灰較深（如草漿紙、油印紙）、字跡較淺（如鉛筆字跡）等紙張的狀況較較差的檔案掃描圖像清晰。檔案整理登記

詳細記錄檔案整理后每份文件的起止頁號和頁數(shù)等情況。裝訂

掃描完成后，檔案按原檔案保管單位要求進行重新裝訂，保持每頁檔案原有的排列順序不變、案卷不掉頁、右邊和底邊整齊。5.檔案掃描

黑白掃描采用（300dpi）TIFF格式，彩色掃描采用（300dpi）JPG格式。

照片以原色彩為準（600dpi）TIFF格式掃描。保證掃描圖像效果原原件吻合。

大幅面檔案采用大幅面工程掃描儀或小幅面掃描后進行圖像拼接處理。

需要進行OCR文字識別的檔案，掃描分辨率≥300dpi。對資料等成冊材料不宜拆卷的，采用不拆卷掃描儀掃描。核對每件文件的掃描頁碼、頁數(shù)與實際的文件頁碼、頁數(shù)是否一致。

圖片命名時一定要正確，不能出現(xiàn)圖片顛倒、錯亂等現(xiàn)象。掃描時保證檔案原件不被損壞。6.圖像處理 糾偏

偏斜的圖像進行糾偏處理，傾斜不超過3度，方向不正確的圖像進行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習慣。去污

圖像頁面中影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點、黑線、黑框、黑邊等進行去污處理。圖像拼接

大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像進行拼接處理，合并為一個完整圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的完整性。栽邊處理

去除多余的白邊，縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。深淺度調(diào)整

圖像深淺度不一致時進行修復，保證圖像的深淺度一致。7.OCR識別

運用先進的OCR識別軟件，對掃描的圖像進行文字識別

8.圖像存儲

采用TIFF、JPG格式存儲，存儲時選擇的壓縮率在保證掃描的圖像清晰可讀的確前提下，盡量減小存儲容易為準則。

供網(wǎng)絡(luò)查詢的掃描圖像，存儲為PDF文件格式，進行過文字識別的，形成文件文字層。

紙質(zhì)檔案目錄數(shù)字庫中的每一份文件，都有一個與之相應的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件名。多頁文件可采用該檔號建立相應文件夾，按頁碼順序?qū)D像文件命名。9.數(shù)據(jù)質(zhì)檢

關(guān)鍵項檢驗和整理數(shù)據(jù)質(zhì)量抽檢。

抽檢工作由專為進行操作，操作結(jié)果進行記錄。數(shù)據(jù)采用全檢方式，合格率要求達到95%以后確保質(zhì)量。10.數(shù)據(jù)掛接

運用批量掛接與單張掛接的方式，將目錄庫與圖像庫一一對應起來，并生成索引文件。

匯總掛接

檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)庫，通過質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認“合格”后，通過網(wǎng)絡(luò)加載到數(shù)據(jù)服務(wù)器終端匯總，實現(xiàn)批量、快速掛接。

數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)

以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù)，將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的一個或多個圖像存儲為一份圖像文件，通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性，建立起一一對應的關(guān)聯(lián)關(guān)系，實現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫和圖像文件的批量掛接。11.數(shù)據(jù)自檢

建立嚴格的質(zhì)量檢測體系，對加工的數(shù)據(jù)進行自檢，自檢必須達到《檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗收標準》的，才能遞交進行驗收。12.數(shù)據(jù)驗收 目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量。

數(shù)據(jù)校對員進校對過程不接觸任務(wù)紙質(zhì)檔案，根據(jù)掃描的圖像結(jié)果來進行校對。

首批數(shù)據(jù)采用全檢方式

以后批次采用抽檢的方式檢查已完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換的所有數(shù)據(jù)，包括目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件、數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量。根據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工驗收標準》進行檢查。

檔案實體驗收必須逐卷清點，按檔案數(shù)量、文件狀況、卷內(nèi)文件頁數(shù)與順序、裝訂要求等進行檢查。13.數(shù)據(jù)備份

經(jīng)驗收合格的完整數(shù)據(jù)及時進行備份。

同一份文件，不跨二片DVD片號

光盤表面標示光盤片編號并注明光盤目錄索引信息

光盤片刻錄完成后，與影像系統(tǒng)檔案進行比對一次，確保檔案資料無遺漏及正確性。14.成果管理

加強對紙質(zhì)檔案數(shù)字化的成果管理，確保安全、完整和長期可用。15.檔案入庫

重新整理后的檔案按照順序返還，對檔案的完整性進行檢查。拆除過裝訂物的檔案按原檔案保管單位重新裝訂，保持每頁檔案原有的排列順序不變。

第四篇：開展檔案數(shù)字化建設(shè)的實踐與思考

摘要：隨著 社會 信息化進程的加快，信息資源已經(jīng)成為人類社會活動和 經(jīng)濟 活動的戰(zhàn)略資源。信息技術(shù)的高速 發(fā)展 和推廣 應用 使信息產(chǎn)業(yè)成為國民經(jīng)濟中最具有增長活力的部門和重要的支柱產(chǎn)業(yè)之一，與此同時信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛應用使檔案數(shù)字化建設(shè)提上了日程，給檔案工作帶來了新的契機，信息技術(shù)的日新月異也給檔案工作帶來了新的 研究 課題——這就是檔案數(shù)字化建設(shè)。檔案工作的數(shù)字化建設(shè)也是順應潮流、適應 時代 發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來。面對這種挑戰(zhàn)我們檔案工作者應積極應對，我們要不斷 學習科學 知識，逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為社會主義經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，為社會主義精神文明建設(shè)服務(wù)。

2000年12月，國家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》，把“加快檔案信息化建設(shè)”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進程”列入其中，同月國家檔案局在 中國 檔案管理 現(xiàn)代 化建設(shè)研討會上宣布：十五期間，我國將加快數(shù)字化檔案館的建設(shè)。由此，傳統(tǒng)檔案館數(shù)字化建設(shè)的 問題 引起了人們的關(guān)注，并且有一些檔案館已經(jīng)開始對此投資建設(shè)。我們認為，傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字之路并非一蹴而就，論文發(fā)表而是一個循序漸進的過程，對這個過程的各個環(huán)節(jié)進行深入的 分析 研究是十分必要的，只有在有了清楚認識的基礎(chǔ)上，才能規(guī)劃和解決好檔案館的數(shù)字化之路，為今后的數(shù)字化檔案館進而是數(shù)字檔案館、虛擬檔案館的建設(shè)打好基礎(chǔ)。近年來，我們臨海市檔案部門在數(shù)字化建設(shè)方面進行了積極的探索，取得了初步成效，在工作中數(shù)字化建設(shè)也給檔案工作帶來了極大的方便。

首先我們充分認識到檔案數(shù)字化建設(shè)的緊迫性

1、檔案數(shù)字化，可改善檔案管理工作。只有實現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2、形勢發(fā)展的需求

21世紀是信息化的時代，臨海市政府把數(shù)字臨海建設(shè)擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時和正確的。數(shù)字檔案館是數(shù)字臨海的重要組成部分，其一，檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。它館藏有數(shù)十萬卷檔案資料，數(shù)百萬件檔案文件，是本地區(qū)最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領(lǐng)導和廣大公眾利用，充分實現(xiàn)信息共享，數(shù)字臨海就不是真正意義上的數(shù)字臨海。所以，要建設(shè)數(shù)字臨海，首先要建設(shè)數(shù)字檔案館。其二，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質(zhì)，發(fā)展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子 檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案館的數(shù)字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發(fā)展要求不相應，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失。這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。

3、社會強烈需求

當今，人們的時間意識越來越強，領(lǐng)導做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些 農(nóng)村，尤其是僻遠山區(qū)的利用者要查閱婚姻檔案十分清便，來回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，他們想了解臨海的整體情況，才敢于投資，那么要了解臨海的詳細 內(nèi)容 恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，特別是我們建立臨海市現(xiàn)行文件查閱中心之后，對各界人士及外商投資查閱信息更為方便，這都迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)的 內(nèi)容

1、推進檔案數(shù)字化，必須提高檔案標準化、規(guī)范化水平

目前，檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標準化、規(guī)范化滯后和 應用 軟件多亂，這些都嚴重 影響 了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認為對這一 問題 取得共識是檔案數(shù)字化建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從 計算 機系統(tǒng)擴大到整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案數(shù)字化建設(shè)，必須抓好檔案標準化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關(guān)系。

2、數(shù)字化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平

檔案數(shù)字化建設(shè)的著眼點應是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點都應達到一定水平，并通過 網(wǎng)絡(luò) 加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點甚至一個重要節(jié)點的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當然，要求每個節(jié)點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現(xiàn)實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值推廣的經(jīng)驗，對整個系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點就是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進的節(jié)點不可能組成先進的系統(tǒng)。

3、有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)

目前，我們臨海檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術(shù)對檔案進行 科學 的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經(jīng)過實踐我們認為建設(shè)數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗中最主要的有：領(lǐng)導重視，論文發(fā)表統(tǒng)一認識，堅持計算機技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統(tǒng)庫 發(fā)展 等。當前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目標庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。

三、檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟

1、建立檔案數(shù)據(jù)庫。第一步，輸入文件級目錄。從1997年開始，我們把館藏檔案的文件級目錄輸入數(shù)據(jù)庫。截止2005年5月，已輸入文件級目錄30萬多條、案卷級目錄1萬多條，我們準備再用1-2年將全部完成。在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保檔案數(shù)據(jù)庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機等設(shè)備，實現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁，尤其知青檔案已十分破爛，只有實行數(shù)字化，才能確保原件的永久保存。從實踐看，檔案數(shù)據(jù)庫的建立大大提高了工作效率。如出具無婚姻記錄證明，我館由于實行了數(shù)字化管理，雖然保存著1962—2001年10多萬條婚姻檔案，利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案，則需5個工作日。利用者對我館的數(shù)字化建設(shè)十分滿意。

2、建立了檔案局（館）網(wǎng)站。并與市政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)實施資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和 社會 提供檔案信息查閱，政策法規(guī)查詢、舉辦網(wǎng)上展?jié)展暑i鏡亓礁鑫拿鶻ㄉ璧某曬喚⑼舷中形募樵鬧行奶峁┤牟檠鴆絞迪終窆煊欣詰鋇厥?經(jīng)濟 建設(shè)和社會發(fā)展的良好環(huán)境。

3、加強 電子 文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏數(shù)字檔案最主要的來源。以前，進館單位只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄，現(xiàn)在我們要求進館單位實行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質(zhì)文件一并移交檔案館。這樣既推進了機關(guān)檔案室的電子化進程，又節(jié)省了檔案館建立數(shù)據(jù)庫的工作量。

4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合。由于種種原因，各進館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺不同，這給集成到檔案數(shù)據(jù)庫造成困難。對此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式，對案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的字段名稱、類型、長度作出了規(guī)定，規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式，確保數(shù)據(jù)庫的準確性和有效性。

截止2005年5月，臨海市市鎮(zhèn)兩級機關(guān)和企事業(yè)單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統(tǒng)或其它綜合信息管理系統(tǒng)。今后，我們準備加大檔案信息管理系統(tǒng)的推廣力度，對新達標升級的單位要求全部安裝，對已達到各類標準的單位要求在1-2年內(nèi)全部安裝。另外依托市政府OA網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，做到文檔一體化，及時遷移電子文件。隨著系統(tǒng)設(shè)備更新、擴充，在不同系統(tǒng)之間交接電子文件，及時對歸檔電子文件進行遷移操作，確保電子文件的有效性。

檔案數(shù)字化建設(shè)是一項長期而又復雜的任務(wù)，不可能一步到位。工作中我們力求分步實施，突出重點，講求實效，持續(xù)發(fā)展。

參考 資料

1、國際檔案理事會主席王剛同志在《第十四屆國際檔案大會開幕式上的致詞》，《 中國 檔案報》2000年第547期

2、楊公之主編《檔案信息化建設(shè)導論》，中國檔案出版社2001年版

3、王榮國、李東來《數(shù)字圖書館的概念形態(tài)及 研究 范圍》《圖書館學報》2001，5

第五篇：關(guān)于煤炭企業(yè)信息化建設(shè)的思考

近年來，在我國各行各業(yè)信息化建設(shè)的浪潮一浪高過一浪的時候，作為基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)的大多數(shù)中國煤炭企業(yè)，信息化建設(shè)的步伐卻顯得異常緩慢。如何以信息化為手段改造我國傳統(tǒng)的煤炭工業(yè)企業(yè)，促使它們實現(xiàn)管理信息化，以信息化帶動工業(yè)化，發(fā)揮后發(fā)優(yōu)勢，達到提高核心競爭力的目的，是擺在我國大多數(shù)煤炭企業(yè)管理者面前的一道難道。筆者通過在煤炭行業(yè)的親身體驗與其他行業(yè)的對比分析，找到了制約我國大多數(shù)煤炭工業(yè)企業(yè)信息化建設(shè)發(fā)展的若干因素。主要有以下幾個方面：

一是資金問題。從歷史積累看，處于基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)的我國煤炭行業(yè)長期受到國家宏觀經(jīng)濟政策的影響，真正進入市場經(jīng)濟的時間較晚，“三年扭虧脫困”政策的出臺，煤炭企業(yè)是無私奉獻，這時大多數(shù)煤炭企業(yè)已是囊中羞澀。而真正進入市場經(jīng)濟之后，煤炭市場在經(jīng)歷了1999年前后幾年的持續(xù)疲軟狀態(tài)之后，煤市一直處于低彌走勢。當時，煤炭企業(yè)的收入僅僅能夠維持簡單的繼續(xù)生產(chǎn)，“三角債”的持續(xù)存在，企業(yè)的流動資金大量沉淀在了應收賬款之中，職工的工資尚且拖欠，別說沒錢，就是有了錢，每年安排于信息化建設(shè)的資金也是微乎其微，極其有限的。對于整個信息化工程建設(shè)來說也不過是杯水車薪，不足掛齒。資金嚴重短缺的問題成了制約我國大多數(shù)煤炭工業(yè)企業(yè)信息化建設(shè)最大的障礙。二是思想認識的問題。二十世紀八、九十年代煤炭企業(yè)在企業(yè)信息化方面(如辦公自動化、自動控制等)的投入，由于受當時技術(shù)水平、缺乏合理的規(guī)劃等諸多因素的影響，收效甚微。長期以來，在大多數(shù)煤炭企業(yè)領(lǐng)導人的心目中已經(jīng)形成了信息化只不過是大把花錢、裝飾門面的東西。由于煤炭企業(yè)的特殊性，使用人員多，屬勞動密集型的傳統(tǒng)基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)，地下作業(yè)，是高危行業(yè)，通常大多數(shù)企業(yè)領(lǐng)導人把主要精力用于安全和生產(chǎn)，認為安全上不出事，多出煤企業(yè)就有效益，缺乏用發(fā)展的眼光看待企業(yè)信息化，主要原因有二：一是國內(nèi)煤炭企業(yè)在信息化建設(shè)方面缺乏成功案例參考，二是對信息化涉及的各種技術(shù)和知識缺乏必要的了解。

大多數(shù)煤炭企業(yè)的管理者對企業(yè)管理信息化的過程和重要性認識不足。企業(yè)管理信息化是信息技術(shù)與企業(yè)管理的有效結(jié)合。信息化不可能在機制落后、裝備陳舊、管理粗放的基礎(chǔ)上實現(xiàn)。企業(yè)信息化不僅需要制度創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新更需要觀念更新，只有打破傳統(tǒng)的僵化的思想和做法，樹立先進的管理理念，通過引入先進的科學的管理方法，運用現(xiàn)代化的管理工具，徹底改頭換面，才能構(gòu)造全新的企業(yè)。大多數(shù)煤炭企業(yè)領(lǐng)導人普遍認為，只要買了計算機、建了網(wǎng)絡(luò)，把日常工作簡單搬上計算機就是企業(yè)信息化了。沒有認識到企業(yè)信息化的過程就是體制與觀念變革的過程，是企業(yè)徹底改頭換面重新架構(gòu)的過程，是企業(yè)全體員工參與的“洗腦”工程。要學習和領(lǐng)悟信息化所蘊涵先進的管理思想，真正提高企業(yè)內(nèi)部各個環(huán)節(jié)對信息化代表的先進管理理念和管理思想的認識，達成共識，才能加強企業(yè)上下級之間、各部門之間、企業(yè)與客戶、供應商、信息化軟件開發(fā)商和管理咨詢公司之間的溝通和協(xié)作，通過業(yè)務(wù)流程的重組和快速實施，達到合理配置企業(yè)內(nèi)部資源，實現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)積累，實現(xiàn)管理前移、事前科學預算，事中自動控制、能動調(diào)節(jié)，事后客觀公正分析評價的目的，才能真正把企業(yè)的信息化工作做好。

三是需求分析問題。由于煤炭企業(yè)缺少資金，做任何事情在錢的問題上都斤斤計較，應該說總想花小錢辦大事，這種勤儉節(jié)約的作風固然是需要，但對于信息化建設(shè)這樣的系統(tǒng)工程太吝嗇反而不好。一方面，自身往往缺乏系統(tǒng)分析方面的人才和知識。到目前為止，有些單位甚至大多數(shù)單位還不能詳細描述用信息化這種先進的工具能干什么，到底通過信息化能為企業(yè)帶來什么，只能任由軟件供應商的擺布，同時這也給后期的項目驗收帶來了難度。另一方面，承擔項目調(diào)研、實施的軟件公司，由于拿到的錢少，往往走馬觀花，不能深入企業(yè)內(nèi)部做詳細調(diào)研，根本不知道企業(yè)最需要解決什么問題，找不到IT的支撐點和機會點，往往給企業(yè)開出的是通用處方，實施的是標準流程，在他們看來，反正中國的煤炭企業(yè)大同小異，基本差不多，在給企業(yè)提交的解決方案中，企業(yè)個性化的管理需求避而不談或含糊其詞。往往是項目實施是到中途，遇到企業(yè)個性化的關(guān)鍵問題軟件無法完成，軟件二次研發(fā)的代價又較大，企業(yè)和軟件供應商都不愿做出犧牲，最終導致項目中途流產(chǎn)，或者是雙方談妥，避開這些一時難以徹底解決的問題，放棄應該實現(xiàn)的功能，匆忙完成項目驗收，往往是勞民傷財，應用效果很不理想。絕大多數(shù)煤炭企業(yè)由于手頭緊，在搞信息化建設(shè)上項目時，根本不可能去請咨詢公司和找項目監(jiān)理。

四是信息化規(guī)劃問題。缺乏整體規(guī)劃，對企業(yè)信息化的規(guī)劃涉及到最基本的企業(yè)信息資源規(guī)劃和建立在前者基礎(chǔ)之上的硬、軟件兩方面的規(guī)劃問題。

企業(yè)信息資源規(guī)劃最重要的是完成總體數(shù)據(jù)規(guī)劃工作。沒有充分地認識到總體數(shù)據(jù)規(guī)劃是整個信息化建設(shè)規(guī)劃的基礎(chǔ)與核心，是企業(yè)信息化設(shè)備購置規(guī)劃，人才培訓規(guī)劃和應用項目開發(fā)規(guī)劃的基礎(chǔ)。由于企業(yè)的信息化建設(shè)投入較多，尤其對資金的需求量較大，對單個企業(yè)來講，規(guī)劃相對可能比較容易，對企業(yè)集團來說就更難。沒有充分認識到進行總體數(shù)據(jù)規(guī)劃的重要性和必要性，沒有做信息化項目的企業(yè)暫且不談，各個業(yè)務(wù)部門根據(jù)自身的需求仍在建各自的應用系統(tǒng)，到目前為止，仍大有單位存在。他們沒有系統(tǒng)的思想，根本不考慮信息共享和未來如何進行整合的問題，缺少必要的數(shù)據(jù)規(guī)劃。往往是硬件投入完成了，沒錢購置適合本企業(yè)應用的軟件系統(tǒng)，造成高速公路修好了，沒車跑，或者跑空車的局面。目前，大多數(shù)煤炭企業(yè)搭建了企業(yè)自己的局域網(wǎng)，充其量是滿足員工上互聯(lián)網(wǎng)，基本上沒有多少業(yè)務(wù)在上面跑。隨著科學技術(shù)的飛速發(fā)展，構(gòu)成信息系統(tǒng)的主要硬件(包括計算機、服務(wù)器、交換機等)快則兩年、慢則三、四年就

要升級換代一次，軟件升級換代較硬件慢些，信息系統(tǒng)應用和開發(fā)的平臺是在不斷遷移，從Netware到Novell到Intranet、Internet,從Dos到Windows，從dBase到SQL Server, 從C到Java,隨著功能的不斷擴充和完善，各種應用系統(tǒng)越來越龐大，幾年前很先進的硬件運行起來都顯得異常吃力。硬軟件的這種不匹配使資金實力不足的企業(yè)陷入了兩難的困境。到底是先買車還是先修路、買什么樣的車、修什么樣的路都面臨著選擇、面臨著規(guī)劃。

五是絕大多數(shù)煤炭企業(yè)普遍缺乏建設(shè)信息化所必需的人才。廣義上將，人作為企業(yè)的一項不可或缺資源，在現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理中不應被忽視。息化建設(shè)的過程中，一方面應注重對企業(yè)員工信息化知識和應用技能的培訓，特別是加強對企業(yè)管理層應用計算機技能的培訓，這也是信息化工作得以在本企業(yè)加以成功推廣的根本保證。舉一個很簡單的例子，現(xiàn)在大多數(shù)單位都上了公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)，假如領(lǐng)導不會應用計算機，不能在計算機上做簡單的編輯工作，所有報送給他的文件仍然需要有紙質(zhì)的材料，供他在上面圈點批改。領(lǐng)導出差，不能在異地實現(xiàn)網(wǎng)上辦公，所有的工作仍然要等他回來，工作效率仍然是得不到能提高，同時，在信息化建設(shè)上花費了大量的資金，不僅建設(shè)時有大量的投入，而且為了系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)日常也要投入大量的運行成本，結(jié)果只能是功半事倍。另一方面，要做好復合型人才的培養(yǎng)。信息化建設(shè)的目的是合理開發(fā)和利用信息資源，為提高企業(yè)經(jīng)濟效益服務(wù)。1999年前后幾年煤炭行業(yè)的不景氣，導致煤炭企業(yè)大量的計算機人才流失，尤其是企業(yè)內(nèi)既懂計算機又精通業(yè)務(wù)知識的復合型人才的流失，計算機、信息管理等專業(yè)的大中專畢業(yè)生進入煤炭行業(yè)工作的又很少，企業(yè)自身也未看到計算機科學和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理帶來的極大挑戰(zhàn)，不注重對相關(guān)人才的儲備、培養(yǎng)等等多方面的原因促成了信息化人才短缺的局面。

六是信息化軟件的問題。由于煤炭企業(yè)長期資金的匱乏和傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)對信息化認識的缺位，需求不旺，造成軟件研發(fā)單位關(guān)于煤炭行業(yè)的研究經(jīng)驗缺乏，到目前為止國內(nèi)外還沒有一家軟件開發(fā)商對煤炭企業(yè)(集團)提出一套成熟的信息化整體解決方案，來滿足不同管理層次的煤炭企業(yè)的需要。企業(yè)管理當局的管理思想和業(yè)務(wù)流程對軟件的整體架構(gòu)影響巨大，往往是軟件的通用性多于個性化、專用化，不能滿足煤炭企業(yè)的個性化要求，二次開發(fā)的投入量又很大。企業(yè)如果上了信息化系統(tǒng)往往也只能是削足適履，軟件功能的不完善，又使得無形中建立起了一個個信息孤島。而針對企業(yè)量身定制的軟件研發(fā)成本高，靈活性差，一旦管理思想和業(yè)務(wù)流程發(fā)生大的變化，軟件就不適應了，就要推倒重來。企業(yè)機構(gòu)和業(yè)務(wù)流程的重組往往導致應用軟件系統(tǒng)的報廢和退出。

七是信息化工程的實施問題。從某種意義上來講，企業(yè)信息化要通過ERP系統(tǒng)的實施來完成的。ERP系統(tǒng)的實施解決的是ERP軟件和企業(yè)管理嫁接的問題,實現(xiàn)的是先進管理模式、管理思想、管理方法和管理理念的轉(zhuǎn)移，實質(zhì)是完成知識轉(zhuǎn)移的過程。由于ERP軟件的設(shè)計體現(xiàn)了國內(nèi)外同行業(yè)先進的管理思想和管理理念，是對這些先進的思想和理念進行的固化，通過專業(yè)團隊和專業(yè)人員的實施，避免了自己摸索多走的彎路，不僅達到了快速見效的目的，而且完成了信息化知識和技術(shù)與本企業(yè)人員的交接，為企業(yè)輸入的不僅是一套先進的管理工具，更重要的是輸入了日后工作的新思路、教給企業(yè)員工的是工作新方法。ERP承載的先進管理理念正是：以先進的信息技術(shù)對標準的管理和以標準化、程序化的手段對企業(yè)的管理。大多數(shù)人員并沒有認識到這一點。

八是網(wǎng)絡(luò)安全問題。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)無疑是目前IT發(fā)展的方向，特別是Internet在企業(yè)信息化建設(shè)中的應用，對企業(yè)的管理信息系統(tǒng)的影響將是革命性的。但網(wǎng)絡(luò)環(huán)境具有開放性和動態(tài)性的特點，這就給企業(yè)的管理信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制帶來了許多新問題。譬如，網(wǎng)絡(luò)財務(wù)廣泛用到電子單據(jù)、電子貨幣，由于其無紙化和修改不留痕跡的特性，而使財務(wù)安全性成為應用企業(yè)和專家最為關(guān)注的問題。同時，企業(yè)在進行網(wǎng)絡(luò)交易時會遇到諸如物流、付款、結(jié)算等財務(wù)問題，如何安全、高效地實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理、電子化運作是成功實現(xiàn)電子商務(wù)的關(guān)鍵。財務(wù)系統(tǒng)作為企業(yè)經(jīng)營的內(nèi)部核心，有別于可以公開推銷的信息(如銷售信息、采購信息等)，一般不宜公開，而將企業(yè)財務(wù)系統(tǒng)置于Internet上通過Web登錄進行賬務(wù)處理查詢等工作，無疑給企業(yè)帶來了許多安全隱患。盡管基于互聯(lián)網(wǎng)的管理信息系統(tǒng)(MIS)，具有界面簡單、使用和維護都很方便的特性，但它依附Internet，使用的是開放式的TCP/IP協(xié)議，以廣播的形式進行傳播，便于攔截偵聽、口令試探和竊取、身份假冒以及其它內(nèi)部難以控制等問題，其財務(wù)數(shù)據(jù)的安全性差，為病毒的入侵和黑客的攻擊提供了機會。無紙化的信息雖然帶來了會計信息溝通和財務(wù)分析上的方便，但信息如何安全地傳輸和保存，不被修改、泄露和毀損，卻是個難題。再次，MIS系統(tǒng)分布式的操作使的網(wǎng)絡(luò)攻擊可以從多個地方同時進行，對于企業(yè)內(nèi)部使用者來說，如果使用權(quán)限劃分不當、內(nèi)部控制不嚴，也容易造成信息的濫用和向外流失。另外，企業(yè)信息化建設(shè)必將使企業(yè)的財務(wù)業(yè)務(wù)一體化，應用高度集成，企業(yè)的日常生產(chǎn)經(jīng)營管理活動幾乎完全依賴于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，如果企業(yè)對網(wǎng)絡(luò)的管理和維護水平不高或疏于管理監(jiān)控，一旦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)癱瘓將嚴重影響企業(yè)的整體運作。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)所面臨的外部和內(nèi)部的侵害，是煤炭企業(yè)信息化建設(shè)不得不慎重考慮的問題。

在找到了上述影響煤炭企業(yè)信息化建設(shè)工作順利開展的諸多因素之后，我們不妨對癥下藥，從根本上解決絕大多數(shù)煤炭企業(yè)開展信息化工作面臨的困難，從而做好煤炭企業(yè)的信息化建設(shè)工作。

一要解放思想，提高認識，把搞好企業(yè)信息化工作同搞好企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營管理工作一樣擺在重要位置。一方面，企業(yè)的領(lǐng)導人對此事要高度認識，信息化不僅是邁向優(yōu)秀企業(yè)的一道艱難的門檻，更是先進生產(chǎn)力的代表。目前的社會是一個競爭十分激烈的社會，不依靠信息化，沒有先進的管理手段和先進的管理方式，企業(yè)很難適應不斷變化的市場的需求，就很難對市場做出快速的響應。另一方面，要使教育廣大職工明確，信息化的目的就是實現(xiàn)資源共享，保證信息透明。信息化必然會打破各個部門之間的壁壘，實現(xiàn)利益的正確分配，一定要消除各種抵觸情緒，先進的管理手段自身就蘊涵著減人提效，企業(yè)今后只有走信息化之路才能生存、發(fā)展，每個員工只有不斷學習新知識、不斷適應新形勢、新的工作環(huán)境，也才有自身的立足之地。

二要統(tǒng)籌考慮，合理安排資金，加大信息化資金的投放，確保信息化工作的順利開展。從2001年開始，煤炭行業(yè)的形勢已經(jīng)開始好轉(zhuǎn)，之后幾年煤市走勢逐年攀升，逐年贏利的局面在煤炭行業(yè)開始呈現(xiàn)。經(jīng)歷了4、5年時間的積累，煤炭企業(yè)在資金供應方面已經(jīng)完全有能力保障信息化的工作的順利開展。煤炭企業(yè)應抓住這個大好時機，加大信息化資金的投放，快速實現(xiàn)煤炭行業(yè)信息化，完成以信息化帶動工業(yè)化，走可持續(xù)發(fā)展的道路。

三是努力做好人才儲備和培訓工作，為煤炭企業(yè)培養(yǎng)一批既精通專業(yè)知識又擅長計算機應用的復合型人才。一方面，通過招聘，高薪聘請一些信息化人才到企業(yè)來工作，同時送我們企業(yè)原有的一些計算機、生產(chǎn)經(jīng)營管理等專業(yè)的優(yōu)秀人員到外面去培訓，從企業(yè)信息化的骨干人員入手。另一方面，做好全體職工的信息化知識培訓，重點作好崗位信息化技能知識的培訓和企業(yè)高管層人員的培訓。企業(yè)高管層人員要充分認識到自己的行為對開展信息化工作的影響，要為廣大員工樹榜樣、做表率，尤其是企業(yè)一把手要親自掛帥，克服重重困難，要有決心有信心鏟除信息化建設(shè)道路上的一切障礙，力爭在較短的時間內(nèi)把煤炭企業(yè)的信息化建設(shè)工作搞好。

四是做好需求分析和項目調(diào)研工作。搞好信息化工作，需求分析是關(guān)鍵。煤炭企業(yè)應成立專門的組織機構(gòu)，企業(yè)一把手在該組織中要親自掛帥，同時抽調(diào)企業(yè)各部門的業(yè)務(wù)骨干，必要時可以聘請管理咨詢公司的專家參加，對企業(yè)做全方位的刨析，要對企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略、組織機構(gòu)、業(yè)務(wù)處理流程、信息系統(tǒng)的功能做出科學的分析。要從企業(yè)的戰(zhàn)略出發(fā)，充分分析企業(yè)核心價值鏈的運作模式，進而找出IT的支撐點和機會點，從而明晰企業(yè)的IT戰(zhàn)略，并構(gòu)筑企業(yè)的IT應用藍圖、IT治理模式、信息資源體系及系統(tǒng)實施規(guī)劃等，以實現(xiàn)對企業(yè)戰(zhàn)略目標達成的有效支持[1]。需求分析的最終結(jié)果要形成企業(yè)詳細的需求說明書或IT戰(zhàn)略規(guī)劃項目書。記錄未來通過信息化應完成的每一項具體的工作。

五是做好硬、軟件的選型工作。信息系統(tǒng)是企業(yè)未來的神經(jīng)中樞系統(tǒng)。做好信息系統(tǒng)的硬、軟件選型工作至關(guān)重要。計算機硬件(包括服務(wù)器、交換機、路由器、計算機、通訊光纜等)的穩(wěn)定性、可靠性是保障我們順利開展各項生產(chǎn)經(jīng)營工作的基礎(chǔ)。要結(jié)合未來軟件的需求，做出相應的配置。在軟件選型上，除了軟件能夠?qū)崿F(xiàn)需求說明書所要求的內(nèi)容外，還要看編寫軟件語言的先進性，支撐軟件(操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、開發(fā)工具)的通用性、可移植性。應用軟件架構(gòu)的靈活性、可擴展性也是我們關(guān)注的焦點，因為企業(yè)的組織架構(gòu)和作業(yè)流程不可能是一成不變的，是隨著企業(yè)的發(fā)展在不斷優(yōu)化、不斷完善的。

六是做好項目規(guī)劃和項目實施工作。企業(yè)的信息化工作是一項復雜的系統(tǒng)工程，它不僅涉及到企業(yè)的方方面面，而且關(guān)系到企業(yè)的未來，因此做好規(guī)劃工作不容忽視。要充分認識到信息資源規(guī)劃的重要性，調(diào)動一切力量首先做好總體數(shù)據(jù)規(guī)劃工做，通過建立主題數(shù)據(jù)庫來規(guī)范IT應用。在IT戰(zhàn)略明晰階段，需要分析企業(yè)的戰(zhàn)略、愿景和目標，并對核心價值鏈的相關(guān)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進行深入的分析，從業(yè)務(wù)模式和流程入手找到IT的支撐點和機會點，進而構(gòu)建支持業(yè)務(wù)發(fā)展策略的IT戰(zhàn)略，制定信息化建設(shè)的目標。在IT能力分析階段，首先要結(jié)合企業(yè)的IT支撐點，從核心業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)入手，分析并形成企業(yè)不同層面的IT需求和IT目標。然后，構(gòu)建合理的IT評估模型對企業(yè)的信息化現(xiàn)狀進行全面的評估，并進行差距和約束條件分析，為后面的IT藍圖及系統(tǒng)規(guī)劃提供依據(jù)。在IT解決方案階段，需要結(jié)合上面兩個階段的成果，設(shè)計企業(yè)的IT應用藍圖，進行應用系統(tǒng)的集成點分析并構(gòu)建企業(yè)的IT基礎(chǔ)架構(gòu)，同時對這些內(nèi)容進行深入的描述和分析。在IT行動方案階段，需要對設(shè)計的IT藍圖進行全面的規(guī)劃，制定企業(yè)的信息化建設(shè)步驟，進行風險及效益分析，同時給出企業(yè)的IT治理方案，并在此基礎(chǔ)上形成企業(yè)具體的信息化行動方案，指導企業(yè)的下一步行動[2]。在實施時一定要遵循“整體規(guī)劃，分步實施，先易后難，有序進行”的原則。在“整體規(guī)劃”的前提下，為了鼓舞士氣，一定要找準切入點，要首先選擇基礎(chǔ)工作比較扎實、容易成功或可迅速看到效果的方面去著手開展工作，譬如企業(yè)的賬務(wù)處理、存貨管理等。在項目實施過程中，一定要用發(fā)展的眼光去看問題，譬如各種編碼的規(guī)則要科學，編碼的長度要留有一定余地，以備未來擴充使用；記錄實施過程中每一步驟參與實施工作的人員的任務(wù)完成情況，主要是初始化過程錄入計算機的數(shù)據(jù)與手工準備數(shù)據(jù)的一致性等等。項目的實施工期一定不要太長，因為人機并行階段的工作量較大，要注意恰當選擇系統(tǒng)的切換點，摔掉手工。

七是做好系統(tǒng)維護和數(shù)據(jù)備份工作。信息系統(tǒng)的維護工作不僅包括日常運行過程中硬、軟件的故障排除，而且還包括由于我們管理的需要而引起的軟件內(nèi)部的調(diào)整等工作。因為信息化管理系統(tǒng)是與我們的企業(yè)管理工作緊密結(jié)合的，業(yè)務(wù)流程的細小變化，都必須通過軟件的變動來完成。盡管構(gòu)建信息系統(tǒng)我們采用了高可靠性、高度穩(wěn)定性、高度安全性的硬、軟件系統(tǒng)，并且我們也可能采用了雙機熱備份系統(tǒng)、容余磁盤陣列、防火墻、VPN“隧道”等先進技術(shù)，但計算機病毒的攻擊、網(wǎng)絡(luò)黑客的無空不入、各種自然災害的存在都將威脅到我們的信息系統(tǒng)的安全，計算機系統(tǒng)的安全性仍應引起我們高度重視，定期或不定期的數(shù)據(jù)備份工作不可或缺。

值得高興的是，隨著神華集團、兗州煤業(yè)、大同煤礦集團等大的煤炭企業(yè)集團ERP系統(tǒng)的成功上線，給我國煤炭工業(yè)企業(yè)開展信息化工作樹立了成功典范。相信通過煤炭行業(yè)廣大信息化人員的努力，不久的將來，我國絕大多數(shù)煤炭工業(yè)企業(yè)都能走出一適合本企業(yè)的信息化之路。