第一篇：業(yè)務(wù)案卷整理要求

業(yè)務(wù)案卷整理要求

我們經(jīng)手的每一個(gè)案件（包括訴訟和非訴），都要及時(shí)整理歸檔保存全部文檔。具體要求如下：

一、當(dāng)事人基礎(chǔ)信息資料

注冊(cè)地、住所地、通信收件地址

工商注冊(cè)信息：法定代表人、股東、注冊(cè)資金、經(jīng)營范圍、公司章程、股權(quán)現(xiàn)狀（是否質(zhì)押）等

法定代表人、股東信息（身份證號(hào)、營業(yè)執(zhí)照等）

二、當(dāng)事人財(cái)產(chǎn)線索資料信息 股權(quán)、應(yīng)收帳款

房產(chǎn)、礦產(chǎn)（采礦權(quán)）、土地使用權(quán)、廠房、設(shè)備、存貨，其他財(cái)產(chǎn)

三、當(dāng)事人所在地經(jīng)濟(jì)、社會(huì)狀況信息

人口、GDP、房?jī)r(jià)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平、社會(huì)消費(fèi)能力等

四、法律文書資料

起訴書、保全申請(qǐng)、保函、代理詞、答辯狀 立案證據(jù)材料、庭審質(zhì)證材料

裁判文書（判決、裁定、調(diào)解書，仲裁文書，公證文書等）送達(dá)通知書、回執(zhí) 協(xié)助執(zhí)行通知 評(píng)估報(bào)告

五、相關(guān)權(quán)屬證書（財(cái)產(chǎn)權(quán)屬登記文件）

房產(chǎn)證、他項(xiàng)權(quán)證、股權(quán)質(zhì)押登記文件、采礦權(quán)證、采礦權(quán)抵押登記文件 土地使用權(quán)證

房產(chǎn)開發(fā)四證（五證）等

六、適用法律法規(guī)司法解釋

七、類似判例

八、非訴法律文書

法律意見書、律師函、盡職調(diào)查報(bào)告等

上述文檔要求有紙質(zhì)和電子兩種（全部掃描）。

第二篇：案卷封面要求

關(guān)于案卷封面：

1.字體、字號(hào)及行距要求：（1）“檔號(hào)”為黑體，三號(hào)

（2）案卷題名：方正小標(biāo)宋GBK，二號(hào)（行間距：固定值32磅）

（3）立卷單位等：方正小標(biāo)宋GBK，三號(hào)

2.立卷單位：項(xiàng)目檔案組卷單位全稱或規(guī)范簡(jiǎn)稱。3.起止日期：案卷內(nèi)文件材料最早與最晚時(shí)間。4.保管期限：根據(jù)歸檔范圍中劃定的保管期限。5.密級(jí)：暫不填寫

6.在案卷封面上要加蓋檔案“正本”、“副本”章。正本用紅色印章，副本用藍(lán)色印章。

第三篇：審核案卷裝訂要求

北京聯(lián)合智業(yè)認(rèn)證有限公司文件

UI認(rèn)審普[2011]9號(hào)

關(guān)于歸檔審核案卷裝訂要求的通知

各位審核組長(zhǎng)：

自現(xiàn)場(chǎng)審核資料由審核組長(zhǎng)裝訂以來，很多審核組長(zhǎng)都能夠按公司要求和規(guī)定的審核資料順序認(rèn)真裝訂現(xiàn)場(chǎng)審核資料，由此不僅降低了認(rèn)證檔案整理工作的難度，也減少了審核資料發(fā)生缺失和混亂的幾率。但近期發(fā)現(xiàn)個(gè)別審核組長(zhǎng)交回的審核案卷不按規(guī)定的審核資料順序裝訂或不裝訂，致使審核資料混亂或缺失，增加了認(rèn)證檔案整理的難度，進(jìn)而影響了認(rèn)證評(píng)定工作的效率，為減少審核資料接收人員為核對(duì)審核資料給審核組長(zhǎng)打電話的頻次，確保審核資料的完整性，要求審核組長(zhǎng)按規(guī)定的審核資料順序裝訂現(xiàn)場(chǎng)審核資料。

根據(jù)公司《UI-GZ-031 H3 認(rèn)證審核人員責(zé)任界定規(guī)則》和《UI-GZ-032 H3 認(rèn)證審核人員管理規(guī)則》的規(guī)定，審核組長(zhǎng)對(duì)指定的審核項(xiàng)目應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)包括：負(fù)責(zé)整理并及時(shí)上交審核資料。審核組長(zhǎng)應(yīng)按公司規(guī)定的時(shí)間和要求完成審核案卷的整理歸檔工作。對(duì)不按時(shí)歸卷和不按要求裝訂的審核組長(zhǎng)，公司將以每月通報(bào)的方式向?qū)徍藛T進(jìn)行公告。連續(xù)兩個(gè)月被通報(bào)的審核組長(zhǎng)，將以扣除當(dāng)次審核組長(zhǎng)費(fèi)用、嚴(yán)重者將暫?；虺蜂N組長(zhǎng)資格等方式追究審核組長(zhǎng)的責(zé)任。

希望各位審核組長(zhǎng)，認(rèn)真履行組長(zhǎng)職責(zé)，加強(qiáng)認(rèn)證活動(dòng)全過程的控制，以確保認(rèn)證的符合性與有效性。

附件：初審/再認(rèn)證/監(jiān)審審核案卷裝訂順序及要求

二〇一一年六月十五

初審/再認(rèn)證/監(jiān)審審核案卷裝訂順序及要求

1． 第一階段審核案卷裝訂順序及要求 1.1 第一階段到現(xiàn)場(chǎng)審核 1.1.1 資料按以下順序排列（1）現(xiàn)場(chǎng)審核移交清單（2）認(rèn)證人員公正性聲明（3）審核任務(wù)書

（4）管理體系文件評(píng)審報(bào)告及文審整改資料

（5）申請(qǐng)?jiān)u審信息現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)表：需將組長(zhǎng)簽字的確認(rèn)表及合同評(píng)審確定的確認(rèn)表由檔案室一同釘在卷中

（6）管理體系認(rèn)證現(xiàn)場(chǎng)審核計(jì)劃：2份，不包括組長(zhǎng)傳給審核部調(diào)度由審核方案管理人員簽字的1套資料；如合同編號(hào)中含有H字母的，則需增加1份，并蓋公章

（7）在建項(xiàng)目清單（固定/臨時(shí)多現(xiàn)場(chǎng)所清單），并蓋公章簽字（8）專業(yè)培訓(xùn)記錄

（9）現(xiàn)場(chǎng)審核首/末次會(huì)議簽到表（10）首/末次會(huì)議記錄（11）現(xiàn)場(chǎng)審核檢查表

（12）企業(yè)資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、環(huán)評(píng)、安評(píng)、環(huán)保驗(yàn)收、環(huán)境監(jiān)測(cè)報(bào)告、守法證明、型式試驗(yàn)、排污許可證等證明文件及法律法規(guī)清單、重大環(huán)境因素清單、重大危險(xiǎn)源清單等，相關(guān)復(fù)印件需蓋章

（13）第一階段現(xiàn)場(chǎng)審核問題清單（2份，不包括組長(zhǎng)傳給審核部調(diào)度由審核方案管理人員簽字的1套資料。如合同編號(hào)中含有H字母的，則需增加1份)（14）一階段整改資料，并蓋公章

（15）一階段審核報(bào)告（2份，不包括組長(zhǎng)傳給審核部調(diào)度由審核方案管理人員簽字的1套資料。如合同編號(hào)中含有H字母的，則需增加1份)1.1.2 裝訂要求

（1）案卷按上述順序排好、打孔后用串釘裝訂（案卷中不要有訂書釘）（2）為了便于閱卷，每頁的“字頭”或“附件資料的畫面”請(qǐng)向上或向左，以下邊為基準(zhǔn)打孔裝訂。（以A4紙標(biāo)準(zhǔn)居中打孔）

1.1.3 組長(zhǎng)傳給審核部調(diào)度由審核方案管理人員簽批的資料包括（1）申請(qǐng)?jiān)u審信息現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)表（到現(xiàn)場(chǎng)時(shí)）（2）第一階段現(xiàn)場(chǎng)審核問題清單（到現(xiàn)場(chǎng)時(shí)）（3）管理體系文件評(píng)審報(bào)告（4）一階段審核報(bào)告

按此順序排列，可用訂書釘釘在一起。1.1.4 其他資料的排序要求

（1）管理體系認(rèn)證現(xiàn)場(chǎng)審核計(jì)劃（1份）（2）第一階段現(xiàn)場(chǎng)審核問題清單（1份）（3）一階段審核報(bào)告（1份）

上述資料按此順序可用訂書釘釘在一起。如合同編號(hào)中含有H字母的，則需按1.1.4要求加印一套資料并按要求釘在一起。1.1.5 其他散頁的排序要求（1）審核組工作情況反饋表

（2）審核組長(zhǎng)對(duì)組員現(xiàn)場(chǎng)工作質(zhì)量考評(píng)表（3）專業(yè)審核員/技術(shù)專家現(xiàn)場(chǎng)審核質(zhì)量考評(píng)表（4）審核實(shí)施記錄

不需裝訂，用曲別針卡在一起即可。

1.2 第一階段不到現(xiàn)場(chǎng)審核 1.2.1 資料按以下順序排列；（1）認(rèn)證人員公正性聲明（2）審核任務(wù)書

（3）管理體系文件評(píng)審報(bào)告及文審整改資料

（4）一階段審核報(bào)告（2份，不包括組長(zhǎng)傳給審核部調(diào)度由審核方案管理人員簽字的1套資料。如合同編號(hào)中含有H字母的，則需增加1份)

1.2.2 裝訂要求

（1）案卷按上述順序排好，可用訂書釘訂在一起，也可打孔后用串釘裝訂（案卷中不要有訂書釘）。

（2）為了便于閱卷，每頁的“字頭”請(qǐng)向上，以下邊為基準(zhǔn)打孔裝訂。（以A4紙標(biāo)準(zhǔn)居中打孔）

2.再認(rèn)證、第二階段審核案卷裝訂順序及要求 2.1 再認(rèn)證、第二階段現(xiàn)場(chǎng)審核資料按以下順序排列：（1）現(xiàn)場(chǎng)審核移交清單（2）認(rèn)證人員公正性聲明（3）審核任務(wù)書

（4）管理體系文件評(píng)審報(bào)告及文審整改資料（再認(rèn)證、外機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)入、擴(kuò)項(xiàng)必須有。二階段審核不需要。）

（5）申請(qǐng)?jiān)u審信息現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)表（再認(rèn)證必須有，一階段到現(xiàn)場(chǎng)審核的，則二階段審核不要求有。）

（6）管理體系認(rèn)證現(xiàn)場(chǎng)審核計(jì)劃（2份，如合同編號(hào)中含有H字母的，則需增加1份）（蓋公章）

（7）在建項(xiàng)目請(qǐng)單（固定/臨時(shí)多現(xiàn)場(chǎng)所清單）（蓋公章簽字）（8）專業(yè)培訓(xùn)記錄

（9）現(xiàn)場(chǎng)審核首/末次會(huì)議簽到表（10）首/末次會(huì)議記錄（11）現(xiàn)場(chǎng)審核檢查表

（12）企業(yè)資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告，環(huán)評(píng)、安評(píng)、環(huán)保驗(yàn)收、環(huán)境監(jiān)測(cè)報(bào)告、守法證明、型式試驗(yàn)、排污許可證等證明文件及法律法規(guī)清單、重大環(huán)境因素清單、重大危險(xiǎn)源清單等。（復(fù)印件需蓋章）

（13）現(xiàn)場(chǎng)審核不符合報(bào)告（2份，如合同編號(hào)中含有H字母的，則需增加1份）（14）企業(yè)不符合整改資料（糾正措施表后應(yīng)附企業(yè)提供的整改關(guān)閉資料并加蓋企業(yè)公章，組長(zhǎng)在糾正措施表中必須填寫驗(yàn)證結(jié)論）。（15）不符合項(xiàng)分布表

（16）受審核方業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)表（再認(rèn)證必須有，二階段審核不需要。）（17）審核報(bào)告（3份，單獨(dú)裝訂，見2.3要求。如合同編號(hào)中含有H字母的，則需增加1份）2.2 裝訂要求

(1）案卷按上述順序排好、打孔后用串釘裝訂（案卷中不要有訂書釘）。(2）為了便于閱卷，每頁的“字頭”或“附件資料的畫面”，請(qǐng)向上或向左，以下邊為基準(zhǔn)打孔裝訂（以A4紙標(biāo)準(zhǔn)居中打孔）。2.3 其他資料的排序要求 2.3.1（1）不符合報(bào)告首頁（不包括企業(yè)整改措施）（2份）（2）審核計(jì)劃（2份）（3）審核報(bào)告（1份）

上述資料按此順序可用訂書釘釘在一起。2.3.2（1）組織認(rèn)證證書表達(dá)要求（簽字蓋公章）（1份）（2）審核報(bào)告（蓋公章）（2份）按此順序用訂書釘釘在一起。2.3.3 審核報(bào)告（3份）可用訂書釘裝訂。

2.3.4 如合同編號(hào)中含有H字母的，則按2.3.1條內(nèi)容加印一套資料并按要求釘在一起。

（1）不符合報(bào)告首頁（不包括企業(yè)整改措施）（3份）（2）審核計(jì)劃（3份）（3）審核報(bào)告（4份）2.4 其他散頁的處置（1）審核組工作情況反饋表

（2）審核組長(zhǎng)對(duì)組員現(xiàn)場(chǎng)工作質(zhì)量考評(píng)表（3）專業(yè)審核員/技術(shù)專家現(xiàn)場(chǎng)審核質(zhì)量考評(píng)表（4）審核實(shí)施記錄

不需裝訂，用曲別針卡在一起即可。

3.監(jiān)督審核案卷裝訂順序及要求 3.1 監(jiān)督審核資料按以下順序排列（1）現(xiàn)場(chǎng)審核移交清單（2）認(rèn)證人員公正性聲明（3）審核任務(wù)書

（4）管理體系認(rèn)證現(xiàn)場(chǎng)審核計(jì)劃（2份，如合同編號(hào)中含有H字母的，則需增加1份）（蓋公章）

（5）在建項(xiàng)目請(qǐng)單（固定/臨時(shí)多現(xiàn)場(chǎng)所清單）（蓋公章簽字）（6）專業(yè)培訓(xùn)記錄

（7）現(xiàn)場(chǎng)審核首/末次會(huì)議簽到表（8）首/末次會(huì)議記錄（9）現(xiàn)場(chǎng)審核檢查表

（10）企業(yè)資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告，環(huán)評(píng)、安評(píng)、環(huán)保驗(yàn)收、環(huán)境監(jiān)測(cè)報(bào)告、守法證明、型式試驗(yàn)、排污許可證等證明文件及法律法規(guī)清單、重大環(huán)境因素清單、重大危險(xiǎn)源清單等（復(fù)印件需蓋章）。

（11）現(xiàn)場(chǎng)審核不符合報(bào)告（2份，如合同編號(hào)中含有H字母的，則需增加1份）

（12）企業(yè)不符合整改資料（糾正措施表后應(yīng)附企業(yè)提供的整改關(guān)閉資料并加蓋企業(yè)公章，組長(zhǎng)在糾正措施表中必須填寫驗(yàn)證結(jié)論）。（13）不符合項(xiàng)分布表

（14）監(jiān)督審核報(bào)告（3份，單獨(dú)裝訂，見3.3要求。如合同編號(hào)中含有H字母的，則需增加1份）3.2 裝訂要求

（1）案卷按上述順序排好、打孔后用串釘裝訂（案卷中不要有訂書釘）。（2）為了便于閱卷，每頁的“字頭”或“附件資料的畫面”，請(qǐng)向上或向左，以下邊為基準(zhǔn)打孔裝訂（以A4紙標(biāo)準(zhǔn)居中打孔）。3.3 其他資料的排序要求 3.3.1（1）不符合報(bào)告首頁（不包括企業(yè)整改措施）（1份）（2）審核計(jì)劃（1份）（3）監(jiān)督審核報(bào)告（1份）

上述資料按此順序可用訂書釘釘在一起。3.3.2（1）（有變化時(shí)填寫）組織認(rèn)證證書表達(dá)要求（簽字蓋公章）（2）監(jiān)督審核報(bào)告（一份）（蓋公章）按此順序用訂書釘釘在一起。3.3.3 監(jiān)督審核報(bào)告（1份）可用訂書釘裝訂。

3.3.4 如合同編號(hào)中含有H字母的，則按3.3.1條內(nèi)容加印一套資料并按要求釘在一起。3.4 其他散頁的處理（1）審核組工作情況反饋表

（2）審核組長(zhǎng)對(duì)組員現(xiàn)場(chǎng)工作質(zhì)量考評(píng)表（3）專業(yè)審核員/技術(shù)專家現(xiàn)場(chǎng)審核質(zhì)量考評(píng)表（4）審核實(shí)施記錄 3.5 其他要求

組長(zhǎng)須按公司規(guī)定的時(shí)間將裝訂好的案卷及時(shí)交至公司。3.6.借閱文件的歸還要求

（1)組長(zhǎng)借閱的管理手冊(cè)、程序文件請(qǐng)隨卷還回，以保證檔案卷宗的完整性。不需裝訂，用曲別針卡在一起即可。（2)往年的不符合報(bào)告，組長(zhǎng)如借走請(qǐng)務(wù)必隨卷及時(shí)歸還，以便于監(jiān)審案卷的閱卷與評(píng)定。

二〇一一年六月十五日

第四篇：裝訂案卷的要求

裝訂案卷是將分類組合完畢的卷內(nèi)公文去掉金屬物，裝訂成冊(cè)的活動(dòng)。裝訂案卷避免卷內(nèi)公文散失和損壞，對(duì)公文起到固定和保護(hù)作用。

裝訂的方法，按“卷”裝訂時(shí)，應(yīng)下齊（地腳整齊）、右齊（裁口整齊），采用三孔一線的方法裝訂。按“件”或“份”裝訂的，可用縫紉機(jī)裝訂，也可用細(xì)線逐件裝訂。

第五篇：竣工文件整理方法和案卷質(zhì)量要求

竣工文件整理方法和案卷質(zhì)量要求

依據(jù)

《鐵路建設(shè)項(xiàng)目資料管理規(guī)程》（鐵建設(shè)〔2010〕4號(hào)）《鐵路建設(shè)項(xiàng)目竣工文件編制移交辦法》(辦檔〔2002〕8號(hào))《鐵路建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收交接辦法》（鐵建設(shè)〔2008〕23號(hào)）《高速鐵路竣工驗(yàn)收暫行辦法》（鐵建設(shè)〔2012〕107號(hào)）《鐵路建設(shè)項(xiàng)目竣工建設(shè)用地驗(yàn)收交接辦法》(鐵運(yùn)〔2008〕158號(hào))《鐵路建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范TB10402-2007》(鐵建設(shè)〔2007〕136號(hào))《鐵路歸檔文件整理規(guī)則》(辦檔〔2003〕14號(hào))關(guān)于修訂《京福鐵路客運(yùn)專線安徽有限責(zé)任公司竣工文件編制立卷歸檔管理辦法（暫行）》的通知京福工程〔2012〕402 號(hào)

工程項(xiàng)目的層次

1．單項(xiàng)工程（標(biāo)段工程）。指建設(shè)項(xiàng)目中具有獨(dú)立設(shè)計(jì)文件、可獨(dú)立組織施工，建成后可以獨(dú)立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程。

2．單位工程。指具有獨(dú)立設(shè)計(jì)文件，可獨(dú)立組織施工，但建成后不能獨(dú)立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益工程。

3．分部工程?？紤]到組成單位工程的各部分是由不同工人用不同工具和材料完成的，又可以把單位工程進(jìn)一步分解為分部工程。

4．分項(xiàng)工程。按照不同的施工方法、構(gòu)造及規(guī)格，又可把分部工程更細(xì)致地分解為分項(xiàng)工程。

5．檢驗(yàn)批。按同一的生產(chǎn)條件或按規(guī)定的方式匯總起來供檢驗(yàn)用的，由一定數(shù)量樣本組成的檢驗(yàn)體。分項(xiàng)工程可由一個(gè)或若干檢驗(yàn)批組成。

歸檔與移交

對(duì)于一個(gè)建設(shè)工程而言，歸檔有三方面的含義： 1.建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位將本單位在工程建設(shè)中形成的文件向本單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交。

2.勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位將本單位在工程建設(shè)中形成的文件向建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交。

3.建設(shè)單位按要求，將匯總的建設(shè)工程文件向地方城建檔案館、總后、武警部隊(duì)等部門移交。

建設(shè)工程檔案驗(yàn)收

一）檔案專項(xiàng)驗(yàn)收申請(qǐng)工作

建設(shè)單位根據(jù)建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收計(jì)劃，應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收3個(gè)月前向項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組織單位報(bào)送檔案驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告，并填報(bào)《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收申請(qǐng)表》。主要內(nèi)容包括：

1.項(xiàng)目建設(shè)及項(xiàng)目檔案管理概況；

2.保證項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)所采取的控制措施； 3.項(xiàng)目文件材料的形成、收集、整理、歸檔情況，竣工圖的編制情況及質(zhì)量狀況；

4.檔案在項(xiàng)目建設(shè)、管理、試運(yùn)行中的作用； 5.存在的問題及解決措施 檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作程序 1.成立驗(yàn)收組織

（1）由國家、鐵道部組織建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的，驗(yàn)收組織由鐵道部確定；

（2）鐵道部委托局組織建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的，驗(yàn)收組織由局確定；

2.組織專項(xiàng)驗(yàn)收

（1）項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組織單位（局檔案史志室）在收到項(xiàng)目建設(shè)單位檔案驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告的10個(gè)工作日內(nèi)，作出答復(fù)意見。

（2）組織召開項(xiàng)目檔案驗(yàn)收會(huì)議。項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組全體成員參加項(xiàng)目檔案驗(yàn)收會(huì)議，項(xiàng)目的建設(shè)單位、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理和設(shè)備管理單位的有關(guān)人員列席會(huì)議。主要議程包括：

①建設(shè)單位匯報(bào)項(xiàng)目建設(shè)概況、項(xiàng)目檔案工作情況； ②監(jiān)理單位匯報(bào)項(xiàng)目檔案質(zhì)量的審核情況；

③項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組檢查項(xiàng)目檔案及檔案管理情況。采用質(zhì)詢、現(xiàn)場(chǎng)查驗(yàn)、抽查案卷的方式進(jìn)行檢查。抽查檔案的數(shù)量應(yīng)不少于100卷，抽查重點(diǎn)為項(xiàng)目前期管理性文件、隱蔽工程文件、竣工文件、質(zhì)檢文件、重要合同、協(xié)議等。

④項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組對(duì)項(xiàng)目檔案質(zhì)量進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)； ⑤項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組形成并宣布項(xiàng)目檔案驗(yàn)收意見。

京福公司的時(shí)間要求

1．施工單位竣工文件編制完成并交監(jiān)理單位進(jìn)行驗(yàn)收合格后，可按要求填寫竣工工程申請(qǐng)表，向京?？蛯０不展咎岢鲵?yàn)收申請(qǐng)。

2.在辦理驗(yàn)收前30天，京?？蛯０不展窘M織檔案接管部門等相關(guān)單位組成竣工文件驗(yàn)收小組，對(duì)竣工文件進(jìn)行驗(yàn)收，審查確認(rèn)竣工文件齊全、完整、準(zhǔn)確，文整質(zhì)量滿足部頒要求后，統(tǒng)一編制移交目錄，組織進(jìn)行檔案移交。施工單位不得自行移交。

3.在整體工程驗(yàn)收前60天，各施工單位應(yīng)完成向各級(jí)檔案管理部門移交竣工文件工作，并將接收回執(zhí)返回京?？蛯０不展?。不按要求歸檔和辦理移交手續(xù)的，5%尾工款不得清算。

4.因特殊原因?qū)е虏荒軌虬匆?guī)定時(shí)間移交的工程，各施工單位應(yīng)以書面形式報(bào)告京?？蛯０不展竞涂⒐の募邮諉?，同時(shí)應(yīng)注明未完工程名稱、位置、未完原因、預(yù)計(jì)完成時(shí)間，此表應(yīng)由監(jiān)理單位依法簽署確認(rèn)。

5．竣工文件移交程序?yàn)椋罕O(jiān)理單位對(duì)所轄施工單位的竣工資料進(jìn)行檢查，確認(rèn)無缺項(xiàng)、漏項(xiàng)后(簽章)→移交維修使用、接管單位(簽章)→移交上海鐵路局檔案館（簽章)→移交鐵道部檔案館→移交城建檔案館(簽章)→檔案移交回執(zhí)(或證明書)、工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、移交目錄。

6.竣工文件編制4份以上，其中:正本l份，其余為副本。正本是竣工文件主要材料的原始件，各種文件材料只有 1份的(不含各種原始記錄)，應(yīng)列入正本。所有檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、分部工程驗(yàn)收資料只納入正本和第二副本。其他副本材料除竣工圖外，可采用原件復(fù)印后加蓋相應(yīng)施工、監(jiān)理單位公章的形式。正本交京?？蛯０不展?；第一副本交鐵道部檔案館;第二副本交設(shè)備維修管理部門。施工日志、混凝土配合比報(bào)告、混凝土試件試壓報(bào)告和耐久性指標(biāo)試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告及砂漿試壓報(bào)告、填土壓實(shí)各種試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、地基和樁基檢測(cè)報(bào)告、基樁成孔記錄、混凝土灌注記錄、隧道壓漿記錄、混凝土結(jié)構(gòu)實(shí)體檢測(cè)報(bào)告、電氣、設(shè)備測(cè)試報(bào)告，原材料、成品、半成品出廠合格證及復(fù)試報(bào)告，鋪軌材、料，各項(xiàng)設(shè)備出廠合格證、使用說明書和設(shè)備圖紙等以上原始資料，只需制作一份，納入第二副本。按照維修管轄區(qū)段移交;第二、四、五、六、七、八、九…副本交本項(xiàng)目相應(yīng)單位。

施工單位應(yīng)搜集的文件資料

按鐵路建設(shè)項(xiàng)目劃分原則，主要有線路、路基、橋梁、涵洞、隧道、站場(chǎng)、機(jī)務(wù)、車輛、給水排水、通信、信號(hào)、電力、電氣化、房建、環(huán)境保護(hù)與水土保持、鐵路用地等16個(gè)專業(yè)的竣工文件。（這是京福公司的說法，實(shí)際上對(duì)于我們來說有橋梁、軌道、環(huán)境保護(hù)與水土保持、鐵路用地、遷改資料等）

（一）關(guān)于專業(yè)內(nèi)容 1.關(guān)于施工資料內(nèi)容說明

（1）施工管理資料：包括施工組織機(jī)構(gòu)資料；（2）施工技術(shù)資料：包括超前地質(zhì)預(yù)報(bào)資料、施工技術(shù)總結(jié)；

（3）工程測(cè)量資料：施工控制測(cè)量資料、施工測(cè)量放樣資料、結(jié)構(gòu)變形監(jiān)測(cè)與控制資料、沉降變形監(jiān)測(cè)與控制資料、竣工測(cè)量資料；

（4）工程試驗(yàn)資料：工程試驗(yàn)報(bào)告；（5）施工記錄資料：施工記錄、施工日志；

（6）施工質(zhì)量驗(yàn)收資料：物資設(shè)備質(zhì)量驗(yàn)收資料（指工程用原材料、構(gòu)配件、產(chǎn)品、半成品和設(shè)備等的質(zhì)量證明文件和進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收記錄）、檢驗(yàn)批施工質(zhì)量驗(yàn)收資料、分項(xiàng)工程施工質(zhì)量驗(yàn)收資料、分部工程質(zhì)量驗(yàn)收資料、單位工程質(zhì)量驗(yàn)收資料（質(zhì)量控制資料、實(shí)體質(zhì)量和主要功能核查資料、觀感質(zhì)量檢查資料）；

需要指出的是：《規(guī)程》中的說法和部辦檔〔2002〕8號(hào)文件的說法并不矛盾，《規(guī)程》是概括說的，部辦檔〔2002〕8號(hào)文件分專業(yè)比較詳細(xì)，但高鐵建設(shè)中產(chǎn)生的一些表格或增加的一些資料，部辦檔〔2002〕8號(hào)文件并沒有涵蓋進(jìn)去。

2.關(guān)于各專業(yè)表格說明

（1）這16個(gè)專業(yè)請(qǐng)各施工單位自已對(duì)照鐵道部辦檔發(fā)〔2002〕8號(hào)文件或鐵建設(shè)〔2001〕113號(hào)文件規(guī)定的內(nèi)容執(zhí)行。雖然鐵建設(shè)〔2001〕113號(hào)文件已為廢止，但并沒有對(duì)專業(yè)內(nèi)容做出一個(gè)新規(guī)定，且鐵道部辦檔發(fā)〔2002〕8號(hào)文件的依據(jù)也是這份文件，所以，各專業(yè)內(nèi)容要繼續(xù)執(zhí)行這個(gè)文件。

（2）文件中所涉及的表格樣式，一律以部、局規(guī)定的樣式為準(zhǔn)，目前看鐵道規(guī)定的有鐵程檢有46個(gè)表格、建交表有31個(gè)表格、決算表有4個(gè)表格、鐵驗(yàn)表有7個(gè)表格，鐵路局制定的表格有建檢24個(gè)表格、施技36個(gè)表格。鐵道部和鐵路局的表格有重復(fù)的地方，也有雙方都缺失的地方，特別是高速鐵路的建設(shè)，有一批新表格并沒有規(guī)范起來，比如綜合接地。檔案部門沒有要求，但前提是自制的表格建設(shè)單位要認(rèn)可、建設(shè)主管部門要備案。

3.關(guān)于高鐵新增專業(yè)說明

這一部分主要增加了無碴軌道、路基相關(guān)（包括電纜槽、接觸網(wǎng)支柱基礎(chǔ)、聲屏障基礎(chǔ)和預(yù)留管線、綜合接地）、控制測(cè)量等內(nèi)容，按建設(shè)單位（或高鐵公司）的規(guī)定執(zhí)行。4.關(guān)于鐵路用地專業(yè)說明

征地拆遷資料按字面理解，我們把它分成兩部分，一部分是拆遷，一部分是征地。拆遷指的是地上附屬物的清理移除過程中的補(bǔ)償，涉及到補(bǔ)償協(xié)議、款項(xiàng)等手續(xù)。征地是指清除地上附屬物后的土地被征用，它包括地界測(cè)量、土地補(bǔ)償、手續(xù)報(bào)批等內(nèi)容。我重新歸納一下，重點(diǎn)內(nèi)容有：

鐵路征用土地應(yīng)包括以下內(nèi)容：(1)建設(shè)工程批準(zhǔn)文件：

①國務(wù)院、國家發(fā)展改革委員會(huì)、鐵道部、鐵路局或地方人民政府下達(dá)的項(xiàng)目建議書及可行性研究報(bào)告的批準(zhǔn)文件。

②其他有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、審查以及變更的文件、資料

(2)鐵路建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)用地的批準(zhǔn)文件：

①建設(shè)用地預(yù)審意見、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)用地批準(zhǔn)書、國有土地劃撥決定書等文件。

②縣級(jí)以上人民政府批準(zhǔn)并簽章的鐵路建設(shè)項(xiàng)目征地圖。

③是否覆壓重要礦床或礦產(chǎn)評(píng)估報(bào)告和地質(zhì)災(zāi)害評(píng)估報(bào)告及省級(jí)以上國土資源管理部門的審查意見。

④各級(jí)政府和相關(guān)主管部門有關(guān)鐵路建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)用地的文件資料等。

(3)征地拆遷補(bǔ)償協(xié)議。

(4)鐵路建設(shè)項(xiàng)目征地、拆遷補(bǔ)償費(fèi)清冊(cè)。(5)收（付）款憑證。(6)建設(shè)用地相關(guān)稅費(fèi)繳納憑證或減免憑證；(7)鐵路用地界樁表。

(8)統(tǒng)一里程與施工里程對(duì)照表。(9)鐵路建設(shè)項(xiàng)目竣工建設(shè)用地結(jié)案表。(10)國有土地使用證。(11)國有土地使用證清冊(cè)。(12)勘測(cè)定界成果資料。(13)其他文件及資料。(14)建設(shè)工程用地小結(jié)。

(15)鐵路建設(shè)項(xiàng)目竣工用地平面圖（含底圖和電子版）。施工單位在征用土地涉及舊路界時(shí)，要對(duì)原路界的圖紙進(jìn)行核實(shí)，防止重征或開天窗。

各單位零小基建、自建、戰(zhàn)備工程發(fā)生征用土地時(shí)，也應(yīng)按有關(guān)規(guī)定立卷歸檔，將地畝資料交有關(guān)單位的檔案部門。

竣工文件組成由31項(xiàng)內(nèi)容的綜合部分和16個(gè)專業(yè)部分兩大類組成。

1.綜合部分31項(xiàng)

建設(shè)項(xiàng)目的開工報(bào)告、竣工驗(yàn)收證書、施工技術(shù)總結(jié)；文件、電報(bào)、協(xié)議、合同、會(huì)議紀(jì)要以及照片（底片）、錄音帶、錄像帶；專業(yè)工程驗(yàn)收申請(qǐng)表；專業(yè)工程驗(yàn)收記錄表；靜態(tài)綜合系統(tǒng)驗(yàn)收申請(qǐng)表；靜態(tài)綜合系統(tǒng)驗(yàn)收記錄表；動(dòng)態(tài)驗(yàn)收記錄表；初步驗(yàn)收申請(qǐng)表；正式驗(yàn)收申請(qǐng)表；基本建設(shè)項(xiàng)目概況表；基本建設(shè)項(xiàng)目竣工財(cái)務(wù)決算表；基本建設(shè)項(xiàng)目交付使用資產(chǎn)總表；鐵路竣工項(xiàng)目投資及支出情況表；工程技術(shù)條件表；車站表；橋梁表；旅客天橋、地道表；涵洞表；隧道及明洞表；公跨鐵立交橋表；房屋總清冊(cè)；消防、環(huán)保、安全、醫(yī)藥衛(wèi)生空調(diào)設(shè)備表；工程質(zhì)量核驗(yàn)意見；工程質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告；工程審計(jì)專門報(bào)告；勞動(dòng)安全衛(wèi)生、消防、人防等專項(xiàng)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；各單項(xiàng)工程竣工驗(yàn)收交接記錄表；咨詢文件；監(jiān)理文件共31項(xiàng)內(nèi)容。

單位工程資料的整理

對(duì)已形成單位工程的施工資料進(jìn)行排列，裝訂成冊(cè)。其排列順序是：

（1）開、竣工報(bào)告及批復(fù)文件（至少3份原件,2份復(fù)印件）開工報(bào)告只要上級(jí)批復(fù)的一頁，其余附件不必歸檔。含開工報(bào)告的開工報(bào)審表、單位工程開工令和單位工程竣工報(bào)告，按照開工報(bào)告在前，竣工報(bào)告在后歸檔。

（2）工程施工小結(jié)（5份原件，并且移交電子版）

工程施工小結(jié)按照：工程概況；主要施工方法和采用新技術(shù)、新材料、新產(chǎn)品；工程質(zhì)量情況；施工中遇到的重大問題和隱蔽工程檢查以及處理情況；變更設(shè)計(jì)情況；存在的主要問題及今后維修使用應(yīng)注意的事項(xiàng)六項(xiàng)內(nèi)容敘述。

（3）竣工工程數(shù)量表（5份原件，并且移交電子版）

各專業(yè)竣工工程數(shù)量表可以按照設(shè)計(jì)表格為準(zhǔn)，設(shè)計(jì)沒有可以自制，但各項(xiàng)工程數(shù)量應(yīng)表述清楚。

（4）變更設(shè)計(jì)通知單（5份原件，并且移交電子版圖紙）該項(xiàng)資料將各單位工程涉及到的圖紙會(huì)審記錄及設(shè)計(jì)變更文件等資料按時(shí)間順序歸檔即可。

（5）建交表（5份原件）各專業(yè)歸檔采用不同的建交表。

（6）各種檢查證（檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄表）（5份原件）檢驗(yàn)批按照驗(yàn)標(biāo)進(jìn)行歸檔，按墩號(hào)從小到大排序，每個(gè)墩中每種施工記錄從鉆孔樁到墩臺(tái)排序。梁部資料按照孔號(hào)排列，軌道工程按照里程排列。需要?dú)w檔的檢查證有:鉆孔樁鉆孔及清空檢查記錄、基坑開挖施工記錄、預(yù)應(yīng)力混凝土簡(jiǎn)支梁終張拉記錄、預(yù)應(yīng)力混凝土連續(xù)梁張拉記錄、預(yù)應(yīng)力混凝土孔道壓漿記錄、預(yù)應(yīng)力混凝土梁封錨(端)記錄。加上鋼梁驗(yàn)收記錄表。

（7）各種原始記錄（至少3份原件,2份復(fù)印件）水泥、外加劑、粗細(xì)骨料試驗(yàn)報(bào)告分類按時(shí)間順序歸檔。鋼筋原材試驗(yàn)報(bào)告按規(guī)格型號(hào)分類按時(shí)間順序歸檔。鋼筋焊接試驗(yàn)報(bào)告按規(guī)格型號(hào)分類按時(shí)間順序歸檔。

混凝土抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告按墩號(hào)從小到大排序，每個(gè)墩從鉆孔樁到墩臺(tái)排序，先標(biāo)養(yǎng)后同養(yǎng)順序歸檔。測(cè)量資料按照工序和時(shí)間結(jié)合進(jìn)行歸檔。

（8）各種原材料、成品出廠合格證（1份原件,3份復(fù)印件）按照原材料種類及時(shí)間順序歸檔即可。有一點(diǎn)需注意：部分大批量采購的材料原件不足時(shí)，應(yīng)在復(fù)印件上加蓋材料采購單位公章，并由經(jīng)手人簽名，代替原件歸檔，寫明原件出處。

（9）各種動(dòng)力機(jī)械、設(shè)備圖紙、出廠合格證、說明書（1份原件,3份復(fù)印件）

比如檢查小車航標(biāo)之類設(shè)備資料要齊全，提前請(qǐng)建設(shè)單位驗(yàn)收并歸檔。

（10）單位工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄表（5份原件）

檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄按墩號(hào)從小到大排序，每個(gè)墩號(hào)中檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄從鉆孔樁到墩臺(tái)順序排列。（鉆孔樁順序?yàn)椋恒@孔、鋼筋、混凝土，承臺(tái)順序?yàn)椋耗０?、鋼筋、混凝土，墩臺(tái)順序?yàn)椋耗０濉摻?、混凝土。?/p>

（11）竣工驗(yàn)收記錄表（8份原件）（12）其他報(bào)表和文字材料

（13）施工日志（1份原件,3份復(fù)印件）

去掉空白頁及“流水帳”，留下有參考價(jià)值的內(nèi)容，必要時(shí)對(duì)內(nèi)容進(jìn)行摘抄。按區(qū)間組成保管單位（卷）內(nèi)的單項(xiàng)工程工程日志，可集中在一起用尼龍細(xì)繩進(jìn)行裝訂，厚度不超過20毫米。

（14）竣工圖（按專業(yè)、圖號(hào)排列）（5份原件1份蠟紙圖并提供電子版）

1、排列原則：

①若一個(gè)單位工程只需要一卷即能裝下，則排列順序完全依上所述排列。

②若一個(gè)單位工程資料較多時(shí)，可以將資料裝訂成若干冊(cè)。此時(shí)，以同一類內(nèi)容裝訂成一冊(cè)為原則，從全部資料中單獨(dú)抽出成冊(cè)，其他內(nèi)容排列按順序依次上移，最終形成的第一冊(cè)內(nèi)容為綜合性的，即從開工到驗(yàn)收，數(shù)量較小的全部集中在第一冊(cè)中。

③單位工程資料較多時(shí)組卷，第一卷為第一冊(cè)內(nèi)容和圖紙。若圖紙較多時(shí)，第一卷只裝資料第一冊(cè)，第二卷以后接著裝圖紙，再接著裝資料，此時(shí)資料大順序仍按上述原則。

④若各項(xiàng)不同內(nèi)容如組在同一卷內(nèi)，由于保管期限不同，整個(gè)案卷保管期限應(yīng)從長(zhǎng)。

2、交叉原則 箱梁架設(shè)

由各制梁場(chǎng)和架設(shè)單位及時(shí)提供有關(guān)資料，線下施工單位負(fù)責(zé)編制竣工文件。制梁場(chǎng)提供資料為，現(xiàn)場(chǎng)灌注鋼筋混凝土梁各種檢驗(yàn)資料及工廠預(yù)制梁合格證。架設(shè)單位提供資料為鐵程檢-12、13、32及其它相關(guān)附件合格證等，其中鐵程檢-12由線下單位和架設(shè)單位分別檢查簽字。

軌道工程

無砟軌道由相應(yīng)的施工單位提供有關(guān)資料，線下施工單位負(fù)責(zé)編制竣工文件。軌道(鋪設(shè)無縫線路、道岔及伸縮調(diào)節(jié)器)由軌道施工單位負(fù)責(zé)編制竣工文件。鐵路用地以線下單位為主編制竣工文件。

3、質(zhì)量要求

（1）紙張要求

竣工文件的所有文字、表格材料統(tǒng)一采用70g/m2 A4紙（297mm×210mm），文字、表格頁邊距統(tǒng)一采用上下邊距23mm、左邊距23mm、右邊距20mm。

（2）卷內(nèi)張?zhí)柧帉? 將整理好的施工資料、工程日志、圖紙按組成保管單位的要求裝入統(tǒng)一規(guī)定的科技檔案盒內(nèi)，然后再編張?zhí)?。一個(gè)保管單位（檔案盒）內(nèi)統(tǒng)一編一個(gè)張?zhí)?，不是一個(gè)保管單位，不能連續(xù)編張?zhí)枴?/p>

①卷內(nèi)張?zhí)柕奈恢檬牵菏┕べY料在每一張的右上角（雙面字頁編一個(gè)張?zhí)枺粓D紙?jiān)趫D標(biāo)的右上方。

②張?zhí)栍么蛱?hào)機(jī)打印，或用碳素筆、藍(lán)黑鋼筆編寫。

③一個(gè)保管單位內(nèi)如只有圖紙，且本身有張?zhí)?，可不必另行編張?zhí)枺鐖D紙與施工資料放在一個(gè)盒內(nèi)，不管圖紙是否有目錄，應(yīng)統(tǒng)一編張?zhí)枴?/p>

④張?zhí)枏氖┕べY料的內(nèi)容開始，統(tǒng)一用阿拉伯?dāng)?shù)字，從1起編；卷內(nèi)目錄、備考表、扉頁、封面均不編張?zhí)枴?/p>

⑤若一張襯紙貼裱幾個(gè)合格證，則每個(gè)合格證都應(yīng)編張?zhí)枴?/p>

（3）填寫卷內(nèi)目錄

每一個(gè)保管單位，均應(yīng)填寫卷內(nèi)目錄，以揭示每一個(gè)案卷的內(nèi)容。

①卷內(nèi)目錄“名稱”欄第一格應(yīng)填寫單項(xiàng)工程名稱。②將盒內(nèi)每一同類的施工資料、工程日志、圖紙的內(nèi)容逐項(xiàng)登在卷內(nèi)目錄“名稱”欄第二格以后各格內(nèi)，要填寫文件、圖 紙標(biāo)題全稱。卷內(nèi)目錄“張次”欄內(nèi)只需填該內(nèi)容的首頁號(hào)，不 必填起止號(hào)，但最終件注起止號(hào)（如最后一項(xiàng)內(nèi)容只有一張是 30號(hào)，也要填上30-30），這樣能知道卷內(nèi)總張數(shù)。

③文件、圖紙如有編號(hào)的（即文件號(hào)、圖號(hào)），應(yīng)在卷內(nèi)目錄的“圖號(hào)或文件號(hào)”欄內(nèi)填寫清楚。④卷內(nèi)目錄最好打印，或用碳素筆或藍(lán)黑鋼筆填寫，要求字跡工整、清晰、文面整潔不得涂改。

⑤卷內(nèi)目錄應(yīng)放在一個(gè)保管單位文件材料的前面（一式兩份、不裝訂、不得復(fù)寫和復(fù)印）。

⑥每個(gè)保管單位內(nèi)卷內(nèi)目錄案卷標(biāo)題一欄中填寫的內(nèi)容應(yīng)與軟封皮及檔案盒的案卷標(biāo)題保持一致。

（4）填寫備考表

每個(gè)保管單位內(nèi)均應(yīng)填寫一份備考表，標(biāo)明本盒內(nèi)文件資料、圖紙各多少頁，便于統(tǒng)計(jì)卷內(nèi)文件、圖紙總張數(shù)。描述每卷內(nèi)施工資料具體內(nèi)容，了解卷內(nèi)存在的問題。備考表放在一個(gè)保管單位文件材料或圖紙的后面。

（5）資料的裝訂

資料裝訂前檢查文件材料是否齊全，空白頁是否去掉，有無顛倒、錯(cuò)頁、重份、表格文頭是否一律向上或向左，施工資料裝訂線是否預(yù)留，小于是否粘貼在A4開紙上。

文字資料厚度為15—20mm，裝訂為左上下角1.5mm×1.5mm四孔位，文件材料采用“十針法”，用細(xì)尼龍線在左側(cè)裝訂，并同時(shí)拆除金屬物。軟封皮與資料裝訂在一起。裝訂后要求結(jié)實(shí)牢固、整齊美觀。

（6）卷內(nèi)目錄、備考表不編號(hào)、不裝訂，分別置于案卷的首尾，卷內(nèi)目錄在首頁，備考表在尾頁。

A4開紙

（7）檔案裝具統(tǒng)一采用部頒科技檔案盒,結(jié)構(gòu)尺寸為220×310mm，厚度分別為25、40、50mm案卷盒。

（8）其他要求:歸檔文件中開工報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程數(shù)量表（逐張加蓋）、施工小結(jié)以及案卷軟封面、備考表、移交目錄、移交證明書均需加蓋法律受控章。

3、竣工圖編制要求

⑴ 新繪制或修改的竣工圖，應(yīng)將圖上的施工里程改為竣工統(tǒng)一里程。

⑵ 一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的平、縱斷面縮圖，應(yīng)由建設(shè)單位統(tǒng)一組織繪制。

⑶ 采用定型圖、通用圖，施工單位需在竣工圖上標(biāo)明采用的圖號(hào)。

⑷ 將原圖標(biāo)更換成正規(guī)的竣工圖標(biāo)。⑸ CAD圖，應(yīng)先制成臘底圖，再復(fù)曬藍(lán)圖。⑹ 竣工圖的折疊和裝訂

竣工圖紙一般散裝在盒內(nèi)，不裝訂?？⒐D折疊尺寸為297×210mm，為便于查閱，要求將圖紙先折成210mm手風(fēng)琴式，然后再折成297mm。為使圖標(biāo)外露，疊圖時(shí)應(yīng)從圖標(biāo)處往后疊。

報(bào)送鐵道部檔案館的竣工底圖（硫酸紙圖），將一個(gè)單項(xiàng)工程圖紙集中在一起，卷成卷，包上牛皮紙，編上臨時(shí)卷號(hào)，交公司轉(zhuǎn)交鐵道部檔案館。

4、案卷封面和脊背的填寫

⑴ 案卷封面分為案卷軟封面和案卷盒封面兩種，案卷盒封面為科技檔案盒封面，案卷軟封面在原科技檔案盒封面基礎(chǔ)上增加了施工里程和竣工里程兩項(xiàng)，其他各項(xiàng)內(nèi)容與科技檔案盒封面的內(nèi)容相同。

⑵ 案卷標(biāo)題一般控制在25個(gè)字以內(nèi)，主要包括項(xiàng)目名稱、單位工程內(nèi)容、是文件材料還是圖紙三要素。舉例如下：

鐵路客運(yùn)專線K375+600大橋工程3#墩～ 5#墩檢驗(yàn)批 鐵路客運(yùn)專線K308+100中橋竣工資料及圖（既有資料又有圖）

⑶ 施工里程：為施工設(shè)計(jì)時(shí)采用的里程一般用DK表示。

⑷ 竣工里程：為建設(shè)項(xiàng)目竣工后統(tǒng)一丈量的里程一般用K表示。

⑸ 形成單位：為卷內(nèi)文件材料或圖紙形成的責(zé)任者。⑹ 形成日期：為卷內(nèi)文件材料或圖紙形成的起止時(shí)間 ⑺ 保管期限：“永久”。⑻ 密級(jí)：“秘密”。⑼ 建設(shè)檔案編碼填寫：

單位代號(hào)：資料接收單位代碼，由接收單位給定，如“SHT”即代表“上海鐵路局”。

種類代號(hào)：“J”代表“基本建設(shè)類”。

分類：即線別代碼。由鐵道部運(yùn)輸處給定。一般都是線路起終點(diǎn)字頭，全路不重復(fù)，合?？蛯Ｉ形创_定，待部明確。

案卷號(hào)：該單位工程竣工文件案卷的流水號(hào)，從1起編。檔案號(hào)：種類+分類+屬類+案卷號(hào)。

⑽ 案卷封面及脊背文字內(nèi)容的填寫，可以先用針式打印機(jī)在蠟紙上將要填寫的內(nèi)容打印出來，將蠟紙覆于相應(yīng)位置上，然后用小刷子在蠟紙上有字的位置進(jìn)行涂刷，油墨涂刷應(yīng)均勻，力量適中，方可保證涂刷出來的文字內(nèi)容清晰整潔。涂刷好的檔案盒應(yīng)在油墨晾干后再移動(dòng)，以免弄臟盒面。