第一篇：企業(yè)境外機(jī)構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀分析及對(duì)策

企業(yè)境外機(jī)構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀分析及對(duì)策

郭潤(rùn)華

2012-11-21 15:23:53 來(lái)源：《北京檔案》2011年7期

【英文標(biāo)題】Analysis and Countermeasures of Archives Management of Enterprise Overseas Institutions

【作者簡(jiǎn)介】郭潤(rùn)華，中國(guó)石化集團(tuán)公司。北京 100728

【內(nèi)容提要】 隨著國(guó)際化戰(zhàn)略的逐步實(shí)施，圍繞海外資產(chǎn)和主營(yíng)業(yè)務(wù)形成了大量境外檔案資料，如何針對(duì)境外檔案管理特殊性，解決境外機(jī)構(gòu)檔案管理存在的問(wèn)題，本文將檔案管理的普遍性原則與境外機(jī)構(gòu)檔案管理的特殊性相結(jié)合，提出了解決問(wèn)題的措施。

【關(guān) 鍵 詞】境外機(jī)構(gòu)/檔案管理/建議

為了解中國(guó)石化駐外機(jī)構(gòu)檔案管理基本情況，有針對(duì)性提出加強(qiáng)駐外機(jī)構(gòu)檔案管理的對(duì)策，筆者調(diào)研分析了中國(guó)石化中東代表處、國(guó)際石油勘探公司西亞-北非大區(qū)公司、國(guó)際事業(yè)(中東)有限公司、中原石油勘探局中東石油工程公司、中國(guó)石化英國(guó)代表處、聯(lián)合石化(英國(guó))有限公司、國(guó)際石油勘探公司薩摩亞KREUZTALLTD倫敦分公司等7個(gè)駐外機(jī)構(gòu)檔案管理情況，并針對(duì)問(wèn)題提出加強(qiáng)中國(guó)石化駐外機(jī)構(gòu)檔案管理的措施。

一、中國(guó)石化駐外機(jī)構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀

1.中國(guó)石化中東代表處。建立于2004年，主要職責(zé)是代表集團(tuán)公司聯(lián)絡(luò)我駐阿聯(lián)酋及周邊地區(qū)10個(gè)國(guó)家的使領(lǐng)館、經(jīng)商處；協(xié)調(diào)、管理中石化在中東地區(qū)各機(jī)構(gòu)；建立信息平臺(tái)，為中石化總部相關(guān)部門(mén)提供信息和相關(guān)投資、服務(wù)方面的建議；接待總部和總部機(jī)關(guān)及所屬企業(yè)代表團(tuán)。代表處有專(zhuān)人兼管文件的收發(fā)和其他資料的管理工作，配備有專(zhuān)門(mén)的檔案柜，每年年底對(duì)當(dāng)年形成的收發(fā)文、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等文件材料進(jìn)行整理歸檔，建立有檔案目錄。但沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理制度。受辦公條件限制，加之所形成的檔案材料較少，沒(méi)有設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房。

2.國(guó)際石油勘探公司西亞-北非大區(qū)公司。2007年7月1日正式運(yùn)營(yíng)，為國(guó)際石油勘探公司地區(qū)性派出機(jī)構(gòu)，主要職責(zé)是代表國(guó)際石油勘探公司對(duì)所轄項(xiàng)目實(shí)施靠前管理，組織完成本部下達(dá)的年度計(jì)劃和預(yù)算，全權(quán)負(fù)責(zé)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的生產(chǎn)、技術(shù)管理、決策、熱線技術(shù)支撐，HSE項(xiàng)目運(yùn)行管理等，對(duì)轄區(qū)各項(xiàng)目人力等資源進(jìn)行統(tǒng)籌調(diào)配。一名副總經(jīng)理具體分管檔案工作，大區(qū)公司總部建有專(zhuān)門(mén)的檔案資料室，檔案資料室只負(fù)責(zé)保管大區(qū)總部在新項(xiàng)目開(kāi)發(fā)、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)、技術(shù)研究及綜合管理等方面形成的檔案資料。大區(qū)公司下屬各項(xiàng)目公司形成的地質(zhì)檔案資料由各項(xiàng)目公司直接移交國(guó)內(nèi)的中國(guó)石化地質(zhì)資料中心存檔保管。各項(xiàng)目公司安裝了中國(guó)石化地質(zhì)資料管理信息系統(tǒng)軟件。目前，大區(qū)公司總部?jī)H是依據(jù)國(guó)際石油勘探公司的要求對(duì)檔案材料的管理做了一些原則性要求，尚未形成一套系統(tǒng)的檔案管理制度體系，部分業(yè)務(wù)部門(mén)形成的應(yīng)歸檔文件材料尚未向檔案室歸檔；形成的大量電子文件現(xiàn)暫時(shí)用移動(dòng)硬盤(pán)進(jìn)行存儲(chǔ)。

3.國(guó)際事業(yè)(中東)有限公司。2008年1月在阿聯(lián)酋迪拜JebelAli自由區(qū)注冊(cè)成立，主要從事設(shè)備材料、石油化工產(chǎn)品的進(jìn)出口業(yè)務(wù)。公司的檔案管理由業(yè)務(wù)經(jīng)理兼職管理，各類(lèi)檔案分別保管在辦公室檔案柜中。合同檔案計(jì)劃按國(guó)際事業(yè)公司要求于第二年派專(zhuān)人送回國(guó)內(nèi)檔案部門(mén)保管。

4.中原石油勘探局中東石油工程公司。2001年10月在阿聯(lián)酋迪拜JebelAli自由區(qū)注冊(cè)成立，主要從事石油設(shè)備、機(jī)械、材料、建材等的貿(mào)易，為中原油田設(shè)在周邊國(guó)家的地區(qū)公司提供部分后勤支持服務(wù)，并執(zhí)行中原油田海外項(xiàng)目資金管理的職責(zé)。中原油田檔案工作實(shí)行統(tǒng)一歸口管理，油田檔案管理處負(fù)責(zé)所屬駐外機(jī)構(gòu)的檔案實(shí)體管理和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。由公司經(jīng)理直接分管檔案工作，公司檔案按照職責(zé)范圍分為行政檔案、清關(guān)貿(mào)易檔案、會(huì)計(jì)檔案三大類(lèi)，各類(lèi)檔案均建有目錄，由相關(guān)業(yè)務(wù)人員按照崗位職責(zé)分別保管，業(yè)務(wù)人員回國(guó)進(jìn)行工作交接時(shí)需要同時(shí)進(jìn)行檔案資料交接。公司的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、租房租地合同、租車(chē)合同等重要檔案材料，掃描后通過(guò)傳真發(fā)回國(guó)內(nèi)檔案室統(tǒng)一存檔管理。

5.中國(guó)石化英國(guó)代表處。2005年注冊(cè)登記，主要職責(zé)是代表集團(tuán)公司聯(lián)絡(luò)我駐英國(guó)使領(lǐng)館、經(jīng)商處；協(xié)調(diào)、管理中石化在英各機(jī)構(gòu)；建立信息平臺(tái)，為中石化總部相關(guān)部門(mén)提供信息和相關(guān)投資、服務(wù)方面的建議；接待總部和總部機(jī)關(guān)及所屬企業(yè)代表團(tuán)。目前，代表處尚未建立專(zhuān)門(mén)的檔案管理制度，除收集的各類(lèi)信息材料按要求及時(shí)傳回國(guó)內(nèi)有關(guān)部門(mén)外，其他文件材料有承辦人員保存在各自的辦公室文件柜內(nèi)。

6.聯(lián)合石化(英國(guó))有限公司。1995年12月12日在倫敦注冊(cè)成立，公司主營(yíng)業(yè)務(wù)是為中國(guó)石化集團(tuán)公司代理進(jìn)口原油，套期保值及開(kāi)展第三方原油貿(mào)易。公司的會(huì)計(jì)及業(yè)務(wù)檔案，集中保存在公司辦公區(qū)的一個(gè)儲(chǔ)藏室內(nèi)，該儲(chǔ)藏室配備有檔案密集架?？偨?jīng)理、副總經(jīng)理和行政部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)掌管該儲(chǔ)藏室鑰匙。為保護(hù)公司合法權(quán)益，防止失泄密事件發(fā)生，公司規(guī)定所有業(yè)務(wù)文件在公司統(tǒng)一管理，個(gè)人離開(kāi)時(shí)，不得帶走任何公司文檔。聯(lián)合石化公司也通過(guò)內(nèi)控管理細(xì)則要求該公司認(rèn)真做好檔案管理工作，要求將各種業(yè)務(wù)單據(jù)及時(shí)傳遞、及時(shí)存檔并定期進(jìn)行內(nèi)控方面的檢查。

7.國(guó)際石油勘探公司薩摩亞KREUZTAL LTD倫敦分公司。2007年7月在倫敦注冊(cè)成立，主要從事國(guó)際石油勘探公司海外權(quán)益油的銷(xiāo)售工作。主要有文書(shū)檔案和合同檔案。文書(shū)檔案主要內(nèi)容為收發(fā)文件、審計(jì)及匯報(bào)材料。檔案載體形式分為紙質(zhì)和電子兩種形式。合同檔案主要有業(yè)務(wù)檔案、辦公室和宿舍租賃合同等。公司的檔案管理由總經(jīng)理主抓，業(yè)務(wù)主管整理，各類(lèi)檔案分類(lèi)保管在辦公室檔案柜中。

二、中國(guó)石化駐外機(jī)構(gòu)檔案管理特性分析

綜合上述7家駐外機(jī)構(gòu)檔案管理的基本情況，可以得出駐外機(jī)構(gòu)檔案管理具有特殊性。具體表現(xiàn)在以下六方面：

第一，駐外機(jī)構(gòu)類(lèi)型的多樣性。在經(jīng)營(yíng)(工作)范圍、業(yè)務(wù)性質(zhì)、人員規(guī)模、機(jī)構(gòu)設(shè)置、投資形式等方面具有較大的差異性，導(dǎo)致其形成檔案材料的內(nèi)容有較大的差異性，要求我們?cè)谥朴單募牧蠚w檔制度時(shí)，必須區(qū)別對(duì)待，不能搞一刀切。

第二，機(jī)構(gòu)和人員的特殊性。駐外機(jī)構(gòu)設(shè)置大多從簡(jiǎn)，工作人員身兼數(shù)職，大多不可能設(shè)專(zhuān)職檔案員；規(guī)模較大的駐外機(jī)構(gòu)往往聘有外籍員工，特殊檔案的保密問(wèn)題較為突出；駐外機(jī)構(gòu)人員流動(dòng)性相對(duì)較大，如果檔案資料交接不及時(shí)，容易造成檔案資料的丟失。

第三，辦公條件對(duì)檔案的安全保管影響較大。特別是規(guī)模較小的駐外機(jī)構(gòu)，一般不可能專(zhuān)門(mén)建設(shè)或租用標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫(kù)房，檔案裝具往往配備不足，給檔案的安全保管帶來(lái)一定的隱患。

第四，受駐外機(jī)構(gòu)所在國(guó)(或資源國(guó))的法律限制。不同的國(guó)家對(duì)檔案資料管理有不同的要求。如英國(guó)政府規(guī)定，與企業(yè)稅務(wù)有關(guān)的檔案材料最少要保存6年以上，以備政府稅務(wù)部門(mén)檢查。也門(mén)、沙特等國(guó)也不允許將地質(zhì)檔案材料帶出國(guó)境。因此，駐外機(jī)構(gòu)檔案管理必須遵守所在國(guó)(或資源國(guó))的法律規(guī)定，不能統(tǒng)一要求運(yùn)回國(guó)內(nèi)集中保管，以減少不必要的麻煩。

第五，檔案內(nèi)容的特殊性。駐外機(jī)構(gòu)檔案內(nèi)容以行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、會(huì)計(jì)檔案和業(yè)務(wù)檔案為主，黨群類(lèi)檔案很少；駐外機(jī)構(gòu)與國(guó)內(nèi)主管部門(mén)聯(lián)系密切，相當(dāng)數(shù)量的檔案材料形成于境內(nèi)，甚至一份文件材料的形成既涉及境內(nèi)，也涉及境外，需要在加強(qiáng)境外檔案材料收集的同時(shí)，抓好境內(nèi)相關(guān)檔案材料的收集歸檔工作，保證駐外機(jī)構(gòu)檔案材料的齊全、完整和有機(jī)聯(lián)系。

第六，檔案語(yǔ)種、載體形式的多樣性。駐外機(jī)構(gòu)檔案材料的語(yǔ)種復(fù)雜多樣，不僅僅有中文，還有相當(dāng)一部分涉及駐在國(guó)的語(yǔ)種，如英語(yǔ)、德語(yǔ)、法語(yǔ)、日語(yǔ)等。檔案載體也呈多樣性，如光盤(pán)檔案、磁介質(zhì)檔案、移動(dòng)硬盤(pán)等。這就要求駐外機(jī)構(gòu)檔案管理人員必須懂外語(yǔ)、懂檔案、懂計(jì)算機(jī)知識(shí)。

鑒于駐外機(jī)構(gòu)檔案工作的上述特點(diǎn)，駐外機(jī)構(gòu)檔案管理應(yīng)充分尊重駐外機(jī)構(gòu)檔案工作的特點(diǎn)，不能照搬國(guó)內(nèi)企業(yè)的檔案管理模式，在檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置、文件材料歸檔范圍、檔案保管方式等內(nèi)容上只宜提出原則性要求，不宜規(guī)定過(guò)細(xì)。

三、中國(guó)石化駐外機(jī)構(gòu)檔案管理存在的主要問(wèn)題及對(duì)策

駐外機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)有待進(jìn)一步提高。大多數(shù)駐外機(jī)構(gòu)開(kāi)始進(jìn)行項(xiàng)目運(yùn)作時(shí)，并沒(méi)有考慮到檔案工作，沒(méi)有將檔案工作列入到相關(guān)的工作計(jì)劃和領(lǐng)導(dǎo)的議事日程。普遍缺乏一套真正符合駐外機(jī)構(gòu)自身檔案管理實(shí)際、統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，檔案管理隨意性較大。大多數(shù)駐外機(jī)構(gòu)沒(méi)有建立專(zhuān)門(mén)的檔案機(jī)構(gòu)或明確專(zhuān)(兼)職檔案員負(fù)責(zé)本單位的檔案工作，檔案材料分散存放在業(yè)務(wù)人員手中，極易造成檔案材料的散失。利用因特網(wǎng)進(jìn)行電子文件的傳輸，電子文件的保密管理存在安全隱患。受辦公用房的限制，不具備檔案保管專(zhuān)業(yè)庫(kù)房。

針對(duì)上述問(wèn)題，主要應(yīng)采取以下五方面措施：

第一，應(yīng)加大宣傳力度，強(qiáng)化駐外機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的檔案意識(shí)。

目前，中國(guó)石化海外事業(yè)發(fā)展迅速，境外資產(chǎn)已具相當(dāng)規(guī)模。集團(tuán)公司工作會(huì)議提出了“力爭(zhēng)用10-15年的時(shí)間，把中國(guó)石化發(fā)展成具有較強(qiáng)國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力的跨國(guó)能源化工公司”的奮斗目標(biāo)。檔案是企業(yè)生產(chǎn)要素和有形、無(wú)形資產(chǎn)的組成部分，是集團(tuán)公司持續(xù)有效和諧發(fā)展的特殊資源。境外機(jī)構(gòu)檔案更是維護(hù)國(guó)家和中石化合法權(quán)益的重要憑據(jù)，對(duì)中石化境外資產(chǎn)的保值增值具有不可替代的重要作用。因此，駐外機(jī)構(gòu)的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員必須提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)做好檔案工作的責(zé)任感和使命感，自覺(jué)做好駐外機(jī)構(gòu)檔案材料的形成、積累、歸檔工作，確保駐外機(jī)構(gòu)檔案材料的完整與安全。

第二，應(yīng)堅(jiān)持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的檔案管理體制，形成檔案管理部門(mén)、外事管理部門(mén)、駐外機(jī)構(gòu)主管單位齊抓共管、分工負(fù)責(zé)的運(yùn)行機(jī)制。

集團(tuán)公司辦公廳和外事局負(fù)責(zé)集團(tuán)公司境外檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督管理，各駐外代表處對(duì)所在國(guó)家(地區(qū))的所有中石化駐外機(jī)構(gòu)的檔案工作具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督管理責(zé)任。根據(jù)工作需要，經(jīng)集團(tuán)公司辦公廳和外事局批準(zhǔn)，集團(tuán)公司駐外代表處可指定本域內(nèi)的一家中石化駐外機(jī)構(gòu)檔案部門(mén)代行其檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督管理職責(zé)。駐外機(jī)構(gòu)主管單位檔案部門(mén)和外事部門(mén)負(fù)責(zé)本單位境外檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督管理。各級(jí)駐外機(jī)構(gòu)根據(jù)工作需要設(shè)立檔案工作機(jī)構(gòu)，或配備專(zhuān)(兼)職檔案人員，負(fù)責(zé)本機(jī)構(gòu)檔案管理工作。

第三，應(yīng)將檔案工作納入駐外機(jī)構(gòu)管理的相關(guān)制度，健全駐外機(jī)構(gòu)檔案管理制度體系，強(qiáng)化對(duì)駐外機(jī)構(gòu)檔案工作的監(jiān)督管理。

將駐外機(jī)構(gòu)文件材料的形成、積累、歸檔工作納入駐外機(jī)構(gòu)內(nèi)控管理制度；將駐外機(jī)構(gòu)檔案工作情況作為駐外機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人離任審計(jì)和項(xiàng)目結(jié)束審計(jì)內(nèi)容之一；將檔案資料交接作為駐外機(jī)構(gòu)工作人員工作交接內(nèi)容之一，檔案交接不清，不得離開(kāi)原工作崗位；員工(特別是外籍員工)上崗前必須與駐外機(jī)構(gòu)簽訂保密協(xié)議。

第四，應(yīng)在“確保檔案完整安全、方便利用”的前提下，結(jié)合駐外機(jī)構(gòu)實(shí)際，對(duì)檔案實(shí)體管理采取相對(duì)集中與分散保管相結(jié)合的管理方式。

規(guī)模較大的駐外機(jī)構(gòu)應(yīng)建立檔案室，設(shè)置專(zhuān)門(mén)庫(kù)房，集中統(tǒng)一保管各類(lèi)檔案。為方便生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)利用檔案，可在現(xiàn)場(chǎng)設(shè)檔案分室，檔案人員應(yīng)當(dāng)定期對(duì)分室檔案保管情況進(jìn)行檢查，確保檔案的安全。規(guī)模較小的駐外機(jī)構(gòu)的涉密檔案、永久長(zhǎng)期檔案應(yīng)由專(zhuān)(兼)職檔案人員集中保管，非涉密短期檔案和業(yè)務(wù)資料由承辦部門(mén)保管，承辦人定期向?qū)?兼)職檔案人員移交需要集中保管的檔案或及時(shí)移交辦理完畢的需要?dú)w檔的文件材料。

涉及境外項(xiàng)目產(chǎn)權(quán)、債權(quán)債務(wù)、營(yíng)銷(xiāo)策略和核心技術(shù)方面的檔案應(yīng)集中管理，重要檔案應(yīng)及時(shí)向國(guó)內(nèi)主管單位報(bào)送備份的電子文件。駐外機(jī)構(gòu)保管期限滿6年以上的非涉密檔案在保證檔案安全的情況下，可委托當(dāng)?shù)貦n案管理專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)(或?qū)I(yè)化公司)保管。所在國(guó)法律允許的，也可運(yùn)回國(guó)內(nèi)集中保管。

第五，應(yīng)加強(qiáng)駐外機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)，提高檔案服務(wù)的時(shí)效性。

駐外機(jī)構(gòu)遠(yuǎn)離企業(yè)總部，分布在世界各地，直接導(dǎo)致了企業(yè)管理對(duì)象的分散化。在日常工作中，駐外機(jī)構(gòu)需要來(lái)自企業(yè)總部的快捷、及時(shí)有效的檔案信息支持，實(shí)現(xiàn)總部與駐外機(jī)構(gòu)各類(lèi)信息的及時(shí)交流。但是傳統(tǒng)手工管理的檔案服務(wù)方式，純紙質(zhì)檔案無(wú)法進(jìn)行檔案信息服務(wù)的遠(yuǎn)程快速存取，無(wú)法實(shí)現(xiàn)不同地域企業(yè)人員之間檔案信息資源的共享。此外，駐外機(jī)構(gòu)大量產(chǎn)生的電子文件也需要實(shí)施有效管理，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工還可解決駐外機(jī)構(gòu)檔案庫(kù)房、裝具緊張的問(wèn)題。因此，應(yīng)在保證企業(yè)檔案信息安全的前提下，加強(qiáng)駐外機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)各類(lèi)信息的管理一體化，功能多元化，工作規(guī)范化，手段現(xiàn)代化，提高檔案服務(wù)的時(shí)效性。

第二篇：高校檔案管理現(xiàn)狀及其對(duì)策

摘 要：高校檔案管理主要記載了高校師生在校期間工作、學(xué)習(xí)、生活及參加各種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的信息。高校檔案管理的完整性，給學(xué)校師生未來(lái)的工作、生活奠定基礎(chǔ)，是國(guó)家聘用人才的主要依據(jù)。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，高校檔案的管理要求越來(lái)越精細(xì)，故而高校檔案管理是高校不可忽視的工作。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；現(xiàn)狀；對(duì)策

隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，對(duì)高校人才的需求不斷增加。而聘用人才不能單單靠一份個(gè)人簡(jiǎn)歷，要結(jié)合高校的檔案記錄，才能深入的了解應(yīng)聘人員在校期間的工作、學(xué)習(xí)、生活，了解他們的優(yōu)缺點(diǎn)，才能給聘用單位作出正確的人才聘用。由于各種因素的影響，導(dǎo)致高校檔案管理存在許多漏洞，直接影響著高校師生未來(lái)的工作及生活。本文針對(duì)高校檔案管理現(xiàn)狀及其對(duì)策進(jìn)行探討。

一、高校檔案管理的必要性

每個(gè)高校都建立自己的檔案管理，主要記錄了高校師生在校期間的學(xué)習(xí)、工作、經(jīng)歷，記錄了高校師生的優(yōu)缺點(diǎn)，對(duì)人才選拔、升遷有著非常重要的意義。每個(gè)師生在校期間，參加的各種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，獲得的各種國(guó)家認(rèn)可的獎(jiǎng)勵(lì)，考取的各種證件，都給他們未來(lái)的工作做好準(zhǔn)備，而這些事跡都要靠高校檔案來(lái)管理記錄。眾多高校檔案記錄著教職工的每個(gè)先進(jìn)教學(xué)及奮斗事跡，為學(xué)校的教學(xué)做榜樣，給其他師生起到模范的作用，促進(jìn)了高校教學(xué)和檔案管理工作的發(fā)展。

二、高校檔案管理現(xiàn)狀

（一）重視度不夠

現(xiàn)今的國(guó)家就業(yè)政策呈現(xiàn)多樣化，這給高校師生就業(yè)帶來(lái)很多機(jī)遇，對(duì)高校檔案的管理則帶來(lái)了嚴(yán)峻的考驗(yàn)。很多高校只是重視學(xué)校的教育教學(xué)管理，忽視了對(duì)學(xué)校師生的檔案管理，忽略了高校檔案管理對(duì)高校師生升遷、就業(yè)的重要意義。對(duì)高校師生在校期間只記錄教學(xué)、學(xué)習(xí)，未對(duì)師生的專(zhuān)業(yè)知識(shí)進(jìn)行培訓(xùn)、考核，致使大多師生只是死讀書(shū)，無(wú)法應(yīng)用書(shū)本專(zhuān)業(yè)知識(shí)。此外，因高校的重視度不夠，致使部分高校師生在離校好長(zhǎng)時(shí)間后，仍不了解自己檔案存放在何處，更不知道具體去向，影響了高校師生今后參與的招聘、定級(jí)、提職及工作調(diào)動(dòng)等。

（二）高校檔案管理人員業(yè)務(wù)水平低

許多高校的檔案管理人員都是一些準(zhǔn)備退休或者不宜教學(xué)的老師，他們要么是年齡大，要么是孕婦，要么是特殊照顧人員。這些人員對(duì)高校檔案管理的業(yè)務(wù)不熟練，管理方式老化，對(duì)先進(jìn)管理方式的學(xué)習(xí)能力差，嚴(yán)重制約了高校檔案管理工作的發(fā)展。

（三）管理制度落后、設(shè)施簡(jiǎn)陋

一些高校的檔案管理還停留在手寫(xiě)記錄階段，對(duì)高校檔案管理的制度不完善，制度落后，導(dǎo)致高校檔案材料隨意存放，容易丟失。而檔案保存設(shè)施簡(jiǎn)陋，檔案室的防火、防潮、防霉、防盜保護(hù)措施不齊全，致使檔案存放時(shí)間久后出現(xiàn)記錄模糊、檔案丟失、檔案錯(cuò)亂等現(xiàn)象，對(duì)高校檔案管理工作的開(kāi)展加大難度。

（四）檔案更新不及時(shí)

隨著高校的不斷發(fā)展，高校的人數(shù)有增無(wú)減，加大了高校檔案管理的工作量。隨著新學(xué)期的開(kāi)始，新生的入學(xué)，畢業(yè)生的離校，教師工作崗位的變化，不管是退休、升遷、工作調(diào)動(dòng)，都需要在檔案里做好記錄。工作量的增加，使得高校只做好新生檔案的建立，忽略了離校生及教師檔案的更新，未能及時(shí)通知畢業(yè)生就業(yè)后檔案的轉(zhuǎn)移，制約了檔案管理工作的發(fā)展。

三、高校檔案管理現(xiàn)狀的改進(jìn)對(duì)策

（一）建立健全的高校檔案管理體制

結(jié)合高校檔案管理的工作量，及國(guó)家對(duì)高校檔案工作的要求，建立健全的符合本校的檔案管理體制，在日常檔案管理工作過(guò)程中，不斷完善體制，保證高校檔案的及時(shí)性、準(zhǔn)確性，為高校師生今后招聘、評(píng)級(jí)、調(diào)動(dòng)做好保障。

（二）檔案管理方法的改進(jìn)

隨著高校的不斷發(fā)展，現(xiàn)有的檔案管理方法無(wú)法跟上高校發(fā)展的步伐，而且單單紙質(zhì)的記錄容易造成檔案的丟失。在現(xiàn)有的檔案管理基礎(chǔ)上，增加電腦檔案的錄入、保存，再打印成紙質(zhì)保存，可以提高檔案的管理水平，又可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)傳閱檔案，減少檔案管理的工作量。

（三）檔案管理人員素質(zhì)的提高

隨著高校發(fā)展的需求，檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能要求越來(lái)越嚴(yán)格，熟練程度要越來(lái)越高。為了保證高校檔案管理工作的開(kāi)展，高校要結(jié)合國(guó)家對(duì)高校檔案管理的要求，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，增加管理人員對(duì)檔案工作的熟練度，促進(jìn)高校檔案管理工作的發(fā)展。優(yōu)秀的高校檔案管理人員必須具有較高的素質(zhì)及職業(yè)修養(yǎng)，做到業(yè)務(wù)精通。而且高校的檔案管理人員要求穩(wěn)定，通過(guò)積極的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)及檔案專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)學(xué)習(xí)，提高檔案管理人的綜合素質(zhì)，并運(yùn)用現(xiàn)代化管理技術(shù)及先進(jìn)設(shè)備技術(shù)，提高檔案管理水平，使高校檔案管理自動(dòng)化。

（四）全員參與，及時(shí)更新檔案信息

高校的檔案信息，可以給高校教學(xué)帶來(lái)指導(dǎo)，這就要求高校的全體師生都要參與到高校檔案管理中來(lái)。通過(guò)全體師生的宣傳，舉辦相關(guān)檔案管理的活動(dòng)，來(lái)提高全體師生對(duì)學(xué)校檔案管理工作的認(rèn)知及配合，促使教職工積極將有價(jià)值的教學(xué)實(shí)例歸檔到檔案中，對(duì)師生參與的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)及時(shí)歸檔。完整的高校檔案，可以促進(jìn)高校師生今后的發(fā)展，以及高校的發(fā)展。

四、結(jié)語(yǔ)

高校檔案管理工作是學(xué)校的一項(xiàng)重要工作，對(duì)高校歷史發(fā)展有著巨大的記載意義，給學(xué)校未來(lái)的人員起到激勵(lì)作用。隨著高校的發(fā)展，檔案管理工作要不斷的科學(xué)化、自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化，使檔案充分體現(xiàn)高校師生的價(jià)值，促進(jìn)高校教育事業(yè)的發(fā)展。

第三篇：檔案管理現(xiàn)狀分析

一、大背景

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案是記錄和反應(yīng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的專(zhuān)業(yè)材料，是重要的歷史材料和證據(jù)。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的質(zhì)量直接影響著企業(yè)的經(jīng)濟(jì)運(yùn)作情況。鑒于會(huì)計(jì)檔案的重要作用，《會(huì)計(jì)法》等相關(guān)政策、法規(guī)都對(duì)會(huì)計(jì)檔案的界定、裝訂整理、保管使用、移交銷(xiāo)毀等內(nèi)容進(jìn)行了明確的規(guī)定。而且在20世紀(jì)末財(cái)務(wù)部和國(guó)家檔案局共同發(fā)布了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)一步規(guī)范了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的管理并隨后進(jìn)行了修訂，頒布了新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》。但是由于種種原因，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案在管理中還存在著影響會(huì)計(jì)檔案管理水平的諸多問(wèn)題，需要進(jìn)行梳理和研究。

二、現(xiàn)狀分析以及存在的問(wèn)題

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的逐步發(fā)展，電力企業(yè)逐步成為自主開(kāi)發(fā)、自我發(fā)展的經(jīng)濟(jì)實(shí)體，電力企業(yè)面臨著新時(shí)期電力市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈的形式。首先，國(guó)家宏觀調(diào)控政策影響逐步顯現(xiàn)，經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)速度放緩，用電市場(chǎng)開(kāi)拓難度加大。其次，受階梯電價(jià)政策影響，高耗能企業(yè)的用電需求將進(jìn)一步萎縮，市場(chǎng)形勢(shì)更加嚴(yán)峻，并且極有可能導(dǎo)致政策性欠費(fèi)及電費(fèi)壞賬的大幅發(fā)生。會(huì)計(jì)檔案是企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要資料，充分管理利用好會(huì)計(jì)檔案將為企業(yè)發(fā)展帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)利益。然而，在現(xiàn)實(shí)中，電力企業(yè)并沒(méi)有將能在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中起重要作用的會(huì)計(jì)檔案并沒(méi)有運(yùn)用到增效上。受傳統(tǒng)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的影響，多數(shù)企業(yè)只重視對(duì)事業(yè)收入、經(jīng)費(fèi)支出、資金的管理的利用，而對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理卻沒(méi)有引起足夠的重視，在一定程度上使會(huì)計(jì)檔案沒(méi)有的得到充分利用。以往會(huì)計(jì)檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題主要有以下方面：

1.對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，缺乏充分的認(rèn)識(shí)，意識(shí)淡薄，導(dǎo)致會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理相脫節(jié)。有的單位領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員對(duì)財(cái)務(wù)檔案工作缺乏充分的認(rèn)識(shí)，只注重內(nèi)部財(cái)務(wù)項(xiàng)目的實(shí)施，認(rèn)為只要出具了財(cái)務(wù)報(bào)告，提出了財(cái)務(wù)意見(jiàn)，作出了財(cái)務(wù)決定，該財(cái)務(wù)項(xiàng)目就結(jié)束了。相對(duì)忽視文件材料的匯集、整理和歸檔工作，甚至認(rèn)為財(cái)務(wù)工作過(guò)程中大量原始憑證的整理是一件浪費(fèi)時(shí)間和精力的事情，根本不把財(cái)務(wù)資料的整理歸檔工作列入議事日程。會(huì)計(jì)人員上崗前，很少進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案基本知識(shí)與操作技能的培訓(xùn)，大多數(shù)是由會(huì)計(jì)人員兼管，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，不懂得檔案的基本操作規(guī)程，對(duì)財(cái)務(wù)檔案的歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)不清楚，導(dǎo)致整理出來(lái)的會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)范要求，更談不上科學(xué)管理。

2.會(huì)計(jì)單據(jù)格式不統(tǒng)一，檔案裝訂、立卷、歸檔不規(guī)范。有些單位部分業(yè)務(wù)沒(méi)有嚴(yán)格按照相關(guān)報(bào)銷(xiāo)管理辦法要求履行簽批手續(xù)；有些單位財(cái)務(wù)單據(jù)格式差異較大：有些單位會(huì)計(jì)憑證裝訂后沒(méi)有封粘，或者已封粘但在封粘處沒(méi)有會(huì)計(jì)人員簽章，會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮項(xiàng)目填寫(xiě)不全；有些單位的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及會(huì)計(jì)文件資料混亂放置，活頁(yè)賬簿沒(méi)按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)填寫(xiě)封面，會(huì)計(jì)報(bào)表各月份分散存放。會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)雙方?jīng)]有按冊(cè)清點(diǎn)，沒(méi)有移交清單，沒(méi)有按照永久、定期兩類(lèi)分別保管，不僅查找非常困難，而且也不合乎會(huì)計(jì)檔案管理要求。有些單位的會(huì)計(jì)檔案未按要求歸入單位檔案部門(mén)保管，而是由會(huì)計(jì)人員自行保管；有些單位沒(méi)有成立綜合檔案室，各類(lèi)檔案分別由具體工作人員保管；有些單位雖設(shè)有專(zhuān)職檔案管理人員，但未接收會(huì)計(jì)檔案；有些單位由于領(lǐng)導(dǎo)不了解《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，要求會(huì)計(jì)人員自行保管會(huì)計(jì)檔案；還有個(gè)別單位由于檔案柜不足，將會(huì)計(jì)檔案裝入紙箱中，任意堆放。會(huì)計(jì)檔案管理及銷(xiāo)毀不規(guī)范。會(huì)計(jì)檔案管理不科學(xué)，存放沒(méi)有順序、查找不方便，借閱登記制度不健全。會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀也不及時(shí)，到期該銷(xiāo)毀的不銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀過(guò)程有的也不規(guī)范。3.會(huì)計(jì)檔案資料收集不全。有的單位只重視對(duì)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)資料的歸檔，卻忽視了會(huì)計(jì)文件材料的匯集、整理和歸檔工作，嚴(yán)重影響了會(huì)計(jì)檔案的齊全性和完整性。

三、意義

電力企業(yè)檔案記載企業(yè)的歷史，信息連著企業(yè)的未來(lái)。對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行規(guī)范管理?？梢詫?duì)市場(chǎng)范圍廣、投資戰(zhàn)線大的電力企業(yè)提供工程的投標(biāo)、預(yù)算、自身可支配資金的動(dòng)態(tài)、整體資金狀態(tài)的參考分析，以及其他資金狀況的分析和預(yù)測(cè)、戰(zhàn)略決策和支持，以便更好地把握企業(yè)的發(fā)展方向。總的來(lái)說(shuō)，管理利用好企業(yè)財(cái)務(wù)檔案，可以實(shí)現(xiàn)以下效果：

1.掌握整個(gè)企業(yè)的整體資金狀況

企業(yè)管理者隨時(shí)都能方便地對(duì)會(huì)計(jì)檔案目錄、數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢(xún)，實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)、完整地掌握整個(gè)企業(yè)范圍內(nèi)的整體資金狀況，包括賬戶基本情況、交易記錄、余額信息，提高分析和駕馭市場(chǎng)的能力。從而針對(duì)各地區(qū)用電結(jié)構(gòu)差異和不同時(shí)期的用電特點(diǎn)，研究制定出企業(yè)發(fā)展計(jì)劃。2.監(jiān)控資金動(dòng)態(tài)

防范風(fēng)險(xiǎn)、堵塞漏洞。對(duì)企業(yè)進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理可方便地隨時(shí)監(jiān)測(cè)異動(dòng)，加強(qiáng)對(duì)投資、融資、擔(dān)保和匯率等方面的風(fēng)險(xiǎn)管理，為企業(yè)減少風(fēng)險(xiǎn)；同時(shí)，可方便隨時(shí)摸“家底”，查問(wèn)題，找原因，對(duì)癥下藥，堵塞漏洞，完善各項(xiàng)管理制度和內(nèi)控制度，提高管理水平，為企業(yè)的改革和發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。3.提高資金的使用效益

管理好會(huì)計(jì)檔案，實(shí)時(shí)掌握企業(yè)可支配的資金總量，可以向商業(yè)銀行爭(zhēng)取較高的協(xié)議存款利率，可以在公司內(nèi)部調(diào)劑空缺，可以盡量利用自有資金，減少財(cái)務(wù)費(fèi)用，向資金要效益，提升企業(yè)價(jià)值。

4.對(duì)資金狀況進(jìn)行各種分析和預(yù)測(cè)，提供決策 支持根據(jù)資金需求和存量，做出資金預(yù)測(cè)，通過(guò)對(duì)資金支付信息的分析，安排對(duì)企業(yè)最有利的資金付款計(jì)劃。通過(guò)對(duì)企業(yè)范圍內(nèi)的現(xiàn)金流量的完整分析，做出全面的資金規(guī)劃。

第四篇：學(xué)校檔案管理論文：學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀分析及其對(duì)策

學(xué)校檔案管理論文：學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀分析及其

對(duì)策

【摘要】學(xué)校檔案是學(xué)校廣大教職工在從事教育活動(dòng)、教學(xué)管理和學(xué)生學(xué)習(xí)等活動(dòng)中凝聚而成具有保存或參考價(jià)值的檔案資料,是從事教育教學(xué)活動(dòng)、學(xué)校管理、教科研工作和教育督導(dǎo)評(píng)估必不可少的資料。本文就學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀分析及如何做好學(xué)校檔案管理工作談些看法。

【關(guān)鍵詞】學(xué)校檔案 管理現(xiàn)狀 對(duì)策

學(xué)校檔案是一個(gè)學(xué)校的廣大教職工在從事教育活動(dòng)、教學(xué)管理和學(xué)生學(xué)習(xí)等活動(dòng)中凝聚而成具有保存或參考價(jià)值的檔案資料,它能反映了學(xué)校在各個(gè)歷史時(shí)期的工作和活動(dòng)情況,在學(xué)校工作中起著承前啟后的作用,分析利用學(xué)校檔案,能有效幫助提高教育管理和學(xué)校教學(xué)水平。如何做好學(xué)校檔案管理,對(duì)教育、教學(xué)、教研活動(dòng),有著十分重要的作用。

一、學(xué)校檔案管理工作的重要作用

1.學(xué)校檔案是學(xué)校的歷史載體

學(xué)校檔案作為歷史的記錄、知識(shí)的載體之一,包括文件資料管理、校園文化建設(shè)、教師履歷管理、優(yōu)秀課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐記錄、學(xué)生學(xué)習(xí)和生活管理、學(xué)籍管理、招生與畢業(yè)就業(yè)工作、教學(xué)研究等方面的文字材料、聲像、電子資料,記載著全校師生員工的德、能、勤、績(jī),匯集著最原始、最可靠的大量信息。同樣,學(xué)校檔案真實(shí)客觀地記錄了學(xué)校發(fā)展的歷程,是學(xué)校重要的信息資源,對(duì)學(xué)校具有重要的推進(jìn)

作用。

2.學(xué)校檔案是學(xué)校的教學(xué)總結(jié)

學(xué)校檔案匯集了學(xué)校現(xiàn)有的知識(shí)成果,是學(xué)校成長(zhǎng)和奮斗的沉積寶鑒,具有很大的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值,對(duì)學(xué)校檔案進(jìn)行綜合分析,可以全面掌握學(xué)校教育教學(xué)工作等方面的延革和演變情況,為新的時(shí)期學(xué)校建設(shè)提供借鑒和依據(jù),推動(dòng)學(xué)校自身形象和價(jià)值觀的發(fā)展。

二、學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

現(xiàn)階段,很多學(xué)校對(duì)檔案管理工作不夠重視,檔案管理資源不足和管理手段不高,其主要表現(xiàn)在以下幾方面:

1.檔案管理意識(shí)淡薄,利用率不高

長(zhǎng)期以來(lái),由于人們對(duì)檔案工作意識(shí)不強(qiáng),認(rèn)識(shí)不到檔案工作在學(xué)校建設(shè)中的重要性和必要性,是檔案管理工作得不到重視的一個(gè)重要原因。

2.檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高,檔案管理工作開(kāi)展難度大

一般學(xué)校沒(méi)有設(shè)定專(zhuān)職檔案管理崗位,或有的學(xué)校的檔案管理人員是教師兼職或是臨時(shí)配備的。另外,一些檔案管理人員不是檔案專(zhuān)業(yè)出身的或者不經(jīng)過(guò)培訓(xùn)就上崗,缺乏系統(tǒng)培訓(xùn),檔案管理手段落后,嚴(yán)重制約學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展。

3.硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo),檔案資料不全

學(xué)校檔案應(yīng)客觀完整記錄學(xué)校各方面的工作,為學(xué)校發(fā)展留下真實(shí)的軌跡。但目前在很多學(xué)校普通存在的現(xiàn)象:一是有的不具備最基本的保管檔案的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火條件要求,容易缺失

或遭受破壞。二是檔案保管設(shè)備不齊全,規(guī)格不一,不能滿足新時(shí)期檔案多樣化的需要。檔案的錯(cuò)歸錯(cuò)放、隨意歸檔、資料不全的現(xiàn)象,也使得學(xué)校檔案管理工作的開(kāi)展進(jìn)一步加大難度。

三、加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作的對(duì)策

1.領(lǐng)導(dǎo)重視,完善檔案管理工作體系

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視檔案管理工作,成立以校長(zhǎng)為組長(zhǎng)、各科室負(fù)責(zé)同志參與的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組,建立完善的檔案管理《綜合檔案室工作職責(zé)》、《檔案管理工作規(guī)定》、《檔案利用制度》等工作制度,形成檔案管理體系機(jī)制,積極推進(jìn)學(xué)校檔案管理工作發(fā)展。

2.專(zhuān)員管理,強(qiáng)化檔案管理工作基礎(chǔ)

優(yōu)秀的檔案工作人員必須具有較高的政治思想素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng),還必須做到業(yè)務(wù)精通。加強(qiáng)檔案人員自身業(yè)務(wù)素質(zhì)建設(shè),一方面積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn),學(xué)習(xí)檔案專(zhuān)業(yè)理論知識(shí);另一方面建立檔案工作網(wǎng)絡(luò),運(yùn)用現(xiàn)代化管理技術(shù)和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備,提高管理水平,跟上辦公自動(dòng)化步伐。

3.全民參與,增強(qiáng)檔案管理工作意識(shí)

通過(guò)向全體教職工宣傳檔案管理工作的重要性,舉辦檔案法規(guī)和制度的講座、開(kāi)展檔案知識(shí)競(jìng)賽,來(lái)提高教職工的檔案意識(shí),促使各科室人員都重視并支持學(xué)校檔案管理工作。學(xué)校各科(組、處)室設(shè)兼職檔案員,積極參與和配合學(xué)校檔案管理工作,開(kāi)展檔案的收集、整理、歸檔,從組織上保證檔案工作的順利開(kāi)展。

4.硬件支柱,保證檔案管理工作質(zhì)量

硬件建設(shè)是提高檔案水平的保障,同時(shí)也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。要專(zhuān)門(mén)設(shè)立綜合檔案室,添購(gòu)檔案管理設(shè)施設(shè)備,分類(lèi)存放,編檔管理,做足防火、防盜、防潮、防光、防蟲(chóng)、防高溫、防霉、防塵措施,確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。

5.多點(diǎn)開(kāi)花,豐富檔案管理工作內(nèi)容

檔案工作是一項(xiàng)積累性工作,首先需要檔案工作者在日常工作中注重學(xué)校各類(lèi)材料的收集和整理,全方位收集相關(guān)檔案資料,倡導(dǎo)全體師生支持學(xué)校,積極提供有記錄價(jià)值的教育教學(xué)資料,也要努力拓寬檔案收集范圍,挖掘檔案資源,比如收集分散的知名校友檔案等,使室藏檔案內(nèi)容豐富充實(shí)起來(lái)。

6.實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化,拓寬服務(wù)領(lǐng)域

隨著社會(huì)科技的進(jìn)步,檔案管理的現(xiàn)代化、信息化已是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向,一方面利用現(xiàn)代化高科技手段提高檔案工作效率,使檔案工作從落后的手工操作走向現(xiàn)代化的管理。另一方面利用現(xiàn)代化管理手段將管理檔案信息及時(shí)提供給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、各教研組和社會(huì)有關(guān)部門(mén),提供查閱便利,提高使用利用率,使他們親身體驗(yàn)到檔案信息的價(jià)值,促使他們更積極主動(dòng)地配合檔案部門(mén)做好檔案工作。

7.與時(shí)俱進(jìn),努力與校園文化建設(shè)相結(jié)合學(xué)校檔案是展示學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)成果的重要載體,因此學(xué)校檔案工作要站在廣闊的社會(huì)文化背景之下,努力體現(xiàn)多姿多彩的生命魅力和獨(dú)具個(gè)性的文化氛圍,努力與德育教育各類(lèi)活動(dòng)相結(jié)合,成為校園文化建設(shè)的重要基地,最大范圍反映學(xué)校的文化風(fēng)貌和歷史

面貌。

總之,學(xué)校檔案管理工作是學(xué)?；A(chǔ)工作的重要組成部分,我們?cè)谧龊脵n案的收集、整理、歸檔工作的同時(shí),主動(dòng)提供檔案利用服務(wù),做到檔案管理工作管理方法科學(xué)化,管理手段高效化,檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化,建立檔案管理工作長(zhǎng)效機(jī)制,使檔案價(jià)值得以充分體現(xiàn),推進(jìn)教育事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn):

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第五篇：企業(yè)ERP實(shí)施現(xiàn)狀分析及對(duì)策

企業(yè)ERP實(shí)施現(xiàn)狀分析及對(duì)策

摘要：企業(yè)ERP系統(tǒng)的成功實(shí)施對(duì)于提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力具有十分重要的積極意義，其實(shí)施的成功受到多方面因素制約，都能左右和制約ERP項(xiàng)目實(shí)施成敗，應(yīng)引起重視。本文分析了ERP系統(tǒng)實(shí)施中存在的一些問(wèn)題，并提出了一些解決問(wèn)題的對(duì)策，這對(duì)企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)有一定的借鑒意義。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng)；實(shí)施；問(wèn)題；建議

一、ERP系統(tǒng)簡(jiǎn)介

企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)，指的是以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，通過(guò)系統(tǒng)化的企業(yè)管理思想，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策者和員工提供決策運(yùn)行服務(wù)的管理平臺(tái)。ERP的應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源的最佳組合，將與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有關(guān)的人、財(cái)、物的辦法所有資源恰當(dāng)?shù)慕M合在一起，對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程進(jìn)行系統(tǒng)的規(guī)劃，從而提高企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。ERP的上馬實(shí)施很可能對(duì)企業(yè)目前的管理流程和作業(yè)習(xí)慣進(jìn)行全部或部分改變。因此ERP系統(tǒng)的成功實(shí)施具有一定的難度。

二、ERP系統(tǒng)實(shí)施中存在的問(wèn)題

（一）很多企業(yè)對(duì)ERP的認(rèn)識(shí)存在誤區(qū)，在ERP的運(yùn)用和實(shí)施上存在盲目性。ERP系統(tǒng)不止是一個(gè)單純的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和軟件實(shí)施問(wèn)題，它是一場(chǎng)涉及企業(yè)重組和創(chuàng)新的活動(dòng)，很多企業(yè)在實(shí)施前缺乏對(duì)企業(yè)現(xiàn)狀和經(jīng)營(yíng)管理問(wèn)題的足夠正確和深入的認(rèn)識(shí)，對(duì)ERP系統(tǒng)抱有過(guò)高的期望值，而對(duì)其艱巨性、復(fù)雜性認(rèn)識(shí)不足。

（二）ERP系統(tǒng)選型不合理。ERP系統(tǒng)實(shí)施成功的前提就是選擇合適的系統(tǒng)，一個(gè)合適的ERP系統(tǒng)不能保證一定會(huì)實(shí)施成功，但是，如果選型失敗，所選ERP系統(tǒng)的功能與企業(yè)生產(chǎn)管理實(shí)際不匹配，或者，選擇了一個(gè)綜合性能差的ERP系統(tǒng)，那么，ERP系統(tǒng)實(shí)施是不可能取得成功的。

（三）企業(yè)管理基礎(chǔ)薄弱。ERP系統(tǒng)的成功還依賴(lài)于企業(yè)良好的經(jīng)營(yíng)管理基礎(chǔ)。如果企業(yè)規(guī)章制度不健全，管理混亂，就會(huì)為ERP系統(tǒng)的實(shí)施帶來(lái)很大的阻礙。如果企業(yè)不重視基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理，忽視基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的積累維護(hù)，那么會(huì)導(dǎo)致基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性比較差，會(huì)為ERP系統(tǒng)的實(shí)施帶來(lái)額外的分析和評(píng)估。

三、ERP實(shí)施方法各階段的主要步驟

在基于中小企業(yè)自身的ERP實(shí)施方法中，每個(gè)階段都包含有一些指導(dǎo)性的步驟，企業(yè)按這些步驟，一步步的走下去結(jié)合實(shí)施階段中需要注意的管理思想就可以完成ERP系統(tǒng)的成功實(shí)施。在每個(gè)步驟都應(yīng)該產(chǎn)生相應(yīng)的文檔來(lái)對(duì)所發(fā)生的事件進(jìn)行記錄。以下對(duì)EIMEC實(shí)施方法各階段的實(shí)施步驟進(jìn)行分析，企業(yè)在具體實(shí)踐的時(shí)候可以根據(jù)自身實(shí)際情況有所取舍。

(一)前期規(guī)劃階段

很多的ERP項(xiàng)目之所以失敗就是因?yàn)榍捌谝?guī)劃做的不好，或是在不恰當(dāng)?shù)臅r(shí)

期進(jìn)行了實(shí)施，或是和企業(yè)自身發(fā)展戰(zhàn)略相背。所以在條件允許的情況下做個(gè)詳細(xì)的IT規(guī)劃對(duì)企業(yè)的戰(zhàn)略來(lái)講十分必要。

此階段包括：

1、成立領(lǐng)導(dǎo)小組：由高階決策者和各部門(mén)決策者組成，成員需對(duì)ERP的基本知識(shí)有所了解，還需了解管理變革、流程重新設(shè)計(jì)過(guò)程、系統(tǒng)整合可能的結(jié)果等。主要任務(wù)在于規(guī)劃和設(shè)定改變的范圍，以及支持、領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目進(jìn)行，并隨時(shí)聽(tīng)取項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告。

2、企業(yè)現(xiàn)狀分析：對(duì)自身的內(nèi)外部環(huán)境以及自己的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì)、財(cái)務(wù)狀況等進(jìn)行分析，尋找一個(gè)實(shí)施ERP系統(tǒng)的最佳時(shí)機(jī)。

3、企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略審核：領(lǐng)導(dǎo)小組重新審視企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略，若是以前沒(méi)有這次就重新制訂，如果是和目前企業(yè)的狀況相差較大就做出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。

4、結(jié)合企業(yè)戰(zhàn)略制定總體IT規(guī)劃：檢查項(xiàng)目是否符合企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)，確認(rèn)企業(yè)的愿景、IT規(guī)劃和當(dāng)前實(shí)施ERP系統(tǒng)的目的5、擬定實(shí)施進(jìn)度和目標(biāo)：制訂現(xiàn)階段企業(yè)的信息化進(jìn)度和實(shí)施目標(biāo)

6、成立項(xiàng)目實(shí)施小組：聘請(qǐng)有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理，主要由項(xiàng)目經(jīng)理確定小組成員，需要包括有經(jīng)驗(yàn)的IT技術(shù)人員、主要使用者、熟悉各部門(mén)業(yè)務(wù)的人員組成項(xiàng)目實(shí)施小組，負(fù)責(zé)項(xiàng)目的執(zhí)行。需要控制項(xiàng)目實(shí)施小組成員的流動(dòng)率，尤其是主要成員，以避免知識(shí)掌握的不連續(xù)而造成實(shí)施延誤。

(二)業(yè)務(wù)藍(lán)圖

此部分工作主要是在領(lǐng)導(dǎo)小組授權(quán)指導(dǎo)下，由項(xiàng)目小組來(lái)具體完成，對(duì)企業(yè)內(nèi)部的所有流程進(jìn)行重新的審視，找出核心業(yè)務(wù)流程，發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題以及必須改進(jìn)的業(yè)務(wù)流程，由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)進(jìn)度，向領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)。

(1)準(zhǔn)備調(diào)研問(wèn)卷：將指導(dǎo)性的調(diào)研問(wèn)卷發(fā)給各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)填寫(xiě)，以對(duì)部門(mén)的業(yè)務(wù)狀況做整體了解，為下一步調(diào)研工作做好準(zhǔn)備。

(2)當(dāng)前業(yè)務(wù)調(diào)研：針對(duì)企業(yè)各個(gè)部門(mén)的現(xiàn)狀和需求結(jié)合前期的調(diào)研問(wèn)卷做面對(duì)面的調(diào)研，對(duì)企業(yè)當(dāng)前的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理，找出企業(yè)的主要業(yè)務(wù)流程、需要改進(jìn)的流程、以及特殊的業(yè)務(wù)流程。

(3)業(yè)務(wù)需求分析：結(jié)合調(diào)研情況對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化，此步工作相當(dāng)重要，是企業(yè)真正提升競(jìng)爭(zhēng)力的階段。

(4)特殊業(yè)務(wù)流程處理：對(duì)特殊的業(yè)務(wù)流程用特別的手段加以處理。

(5)基礎(chǔ)資料的準(zhǔn)備：對(duì)企業(yè)內(nèi)部的物料編碼，部門(mén)、供應(yīng)商、客戶，倉(cāng)庫(kù)等基礎(chǔ)資料做詳細(xì)的討論并確定。

(三)藍(lán)圖實(shí)現(xiàn)

此部分的主要工作是根據(jù)上個(gè)階段所調(diào)研的內(nèi)容結(jié)合企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃與實(shí)際情況，共同制定出優(yōu)化后的方案。

1、業(yè)務(wù)流程方案初步確定：將業(yè)務(wù)調(diào)研的流程整理并形成初步的解決方案。

2、小范圍業(yè)務(wù)流程測(cè)試；將項(xiàng)目小組的成員召集在一起，通過(guò)若干張模擬訂單演示初步確定的業(yè)務(wù)流程是否能滿足企業(yè)各業(yè)務(wù)部門(mén)的需求。

3、進(jìn)一步討論確認(rèn)最終方案：小組成員針對(duì)演示的業(yè)務(wù)流程提出問(wèn)題并討論，以最終確認(rèn)業(yè)務(wù)流程方案。

(四)上線準(zhǔn)備

這個(gè)階段企業(yè)所要做的就是積極配合顧問(wèn)方進(jìn)行系統(tǒng)的實(shí)施，需要全程參與，做好知識(shí)的轉(zhuǎn)移工作，使最后得到的不僅僅是一個(gè)系統(tǒng)，而是一套流程和方法。為日后的自[轉(zhuǎn)貼于:論文大行維護(hù)做好準(zhǔn)備。

1、差異分析：進(jìn)一步分析ERP廠商的軟件流程與企業(yè)的業(yè)務(wù)流程間的差異。標(biāo)明差異以及發(fā)生差異的是否為主要業(yè)務(wù)流程。

2、用戶培訓(xùn)：培訓(xùn)的工作應(yīng)該是貫徹始終的，包括各個(gè)層次的培訓(xùn)，尤其是在顧問(wèn)方仍在企業(yè)內(nèi)工作的時(shí)候。

3、初始數(shù)據(jù)準(zhǔn)備：數(shù)據(jù)整理的過(guò)程也是對(duì)企業(yè)自身一個(gè)盤(pán)點(diǎn)的過(guò)程，“三分軟件，七分實(shí)施，十二分?jǐn)?shù)據(jù)”說(shuō)得就是這個(gè)道理，數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作是關(guān)系的實(shí)施效果以及成敗的一項(xiàng)重要工作，必須十分重視。

4、系統(tǒng)測(cè)試；包括軟件原型測(cè)試，關(guān)鍵用戶的測(cè)試，最終使用者的測(cè)試。而且在實(shí)施配置的過(guò)程中需要讓對(duì)背景了解不多的最終使用者參與測(cè)試，這樣可以及早發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。

(五)運(yùn)行維護(hù)

1、系統(tǒng)模擬運(yùn)行：系統(tǒng)需要配置開(kāi)發(fā)的工作做好之后需要進(jìn)行一段模擬運(yùn)行，這個(gè)期間要做好數(shù)據(jù)的備份工作，包括手工備份，以防萬(wàn)一出現(xiàn)意外造成比較大的損失。另外就是在模擬運(yùn)行中需要多進(jìn)行意外測(cè)試，以便及早發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。

2、成立內(nèi)部支持小組：主要由參與系統(tǒng)實(shí)施的人員組成，來(lái)進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部培訓(xùn)以及解決突發(fā)的問(wèn)題。需要規(guī)劃支援小組的主要任務(wù)、人員配置、支持方式等

3、正式上線運(yùn)行：企業(yè)的日常業(yè)務(wù)流程正式切換到新的系統(tǒng)中，享受信息化給人們帶來(lái)的益處。

四、結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)ERP系統(tǒng)實(shí)施成功受多方面因素制約，它是先進(jìn)的管理理念與信息技術(shù)的有機(jī)結(jié)合。ERP系統(tǒng)的成功實(shí)施離不開(kāi)決策層、管理層、業(yè)務(wù)層的全體參與，也離不開(kāi)平臺(tái)的架構(gòu)、合適的ERP系統(tǒng)的選擇、組織機(jī)構(gòu)的合理設(shè)置、必要的資金落實(shí)、正確的實(shí)施方法、必要的培訓(xùn)和實(shí)施后的維護(hù)等工作，這些也都是左右和制約ERP系統(tǒng)實(shí)施成敗的因素。企業(yè)在實(shí)施ERP系統(tǒng)時(shí)，如果能夠按照上述內(nèi)容進(jìn)行，將會(huì)很大程度的提高成功實(shí)施的可能性