第一篇：【作業(yè)】淺析高校圖書館檔案管理現(xiàn)狀和對策

淺析高校圖書館檔案管理現(xiàn)狀和對策

高校圖書館檔案管理是圖書館信息工作的一個重要的組成部分，作為一種文獻資源，也是圖書館系統(tǒng)的寶貴財富。高校圖書館檔案工作的內(nèi)容主要包括經(jīng)費檔案、財產(chǎn)檔案、人事檔案、讀者檔案、文獻采購檔案、情報交流檔案、重點學(xué)科及課題跟蹤檔案等。高校圖書館檔案是對圖書館工作在各個歷史時期全面、系統(tǒng)、真實的記錄，具有很強的信息利用價值和信息傳播功能，對圖書館的良性運作及未來發(fā)展能起到很重要的作用。

圖書館檔案為學(xué)校教學(xué)、科研提供有參考價值的資料圖書館檔案的特殊性，保障了教師、學(xué)生借閱圖書的層次、數(shù)量、內(nèi)容等資料的真實可靠，可以為圖書館領(lǐng)導(dǎo)采購書籍文獻信息資料及學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對今后學(xué)生教育方向、教師的教學(xué)、科研定位決策提供有價值的參考。因此，做好圖書館的檔案管理工作至關(guān)重要。

一、高校圖書館檔案管理中存在的問題

盡管高校圖書館檔案工作是高校圖書館管理工作的重要組成部分，但是，由于各種原因，目前我國高校圖書館檔案工作仍存在一些問題。

（一）檔案管理制度相對滯后

目前大部分高校圖書館沒有建立一套適合本館的檔案管理制度，沒有制定檔案管理的統(tǒng)一標準，缺乏統(tǒng)一管理，很多文件材料沒有進行整理歸檔，只是雜亂地放在一起，管理混亂，對許多案卷沒有進行分類、標引，缺乏系統(tǒng)性和完整性，給查找利用帶來困難；辦公室對

圖書館的日常管理檔案還比較重視，但對各業(yè)務(wù)部門提交的業(yè)務(wù)檔案沒有統(tǒng)一的要求，提交的業(yè)務(wù)檔案有采用打印的，但紙張不統(tǒng)一；有直接手寫的，用什么紙張就不用說了。如此的檔案資料裝訂起來很是麻煩，即使裝訂，也不美觀；更不用說電子檔案了。

（二）案管理工作不到位

圖書館檔案是圖書館發(fā)展變化的歷史見證，是圖書館管理的重要依據(jù)，具有重要的參考保存價值。但在高校，圖書館檔案管理工作并沒有受到應(yīng)有的重視，具體表現(xiàn)在：一是缺乏專職檔案員負責(zé)圖書館檔案的收集、整理、歸檔工作。高校圖書館檔案工作大都是辦公室人員兼職，而沒有安排專人去負責(zé)。眾所周知，檔案工作是一項長期而復(fù)雜的工作，不可能一蹴而就，它是日積月累而成的。沒有專人管理會使多數(shù)應(yīng)歸檔的文件散落于不同的經(jīng)辦人手中，最終會導(dǎo)致檔案材料的不完整、不系統(tǒng)，這樣圖書館的檔案工作永遠都做不好。二是無專用檔案室，檔案沒有集中統(tǒng)一管理?，F(xiàn)時的檔案材料大多放于紙盒或文件盒中，缺乏保護措施。材料長期堆放，導(dǎo)致文獻不斷膨脹，這都不利于文獻資料的開發(fā)利用。

（三）檔案信息得不到充分利用

隨著信息時代的到來和高等教育全球化的發(fā)展，高校圖書館面臨著日趨激烈的競爭趨勢。圖書館是高校的窗口部門，是高校的學(xué)術(shù)研究中心，圖書館的工作過程中產(chǎn)生的大量具有保存價值的檔案材料，已成為領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)工作和學(xué)術(shù)研究的重要資料。充分利用好方方面面收集到的檔案資料，將對圖書館未來的發(fā)展起著非常重要的作

用。但由于檔案意識的薄弱，許多圖書館的檔案管理大都采用了重藏輕用的管理模式，對圖書館檔案資料的利用沒有引起足夠的重視，很少利用現(xiàn)存的檔案資料來發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，在一定程度上造成了圖書館檔案資源的浪費。

（四）檔案結(jié)構(gòu)不合理

從檔案門類看，許多圖書館的文書檔案比重較大，以業(yè)務(wù)檔案為主的特色檔案需要豐富； 從檔案載體看，紙質(zhì)檔案比重較大，其它載體檔案的種類和數(shù)量相對較小。這樣的館藏結(jié)構(gòu)和內(nèi)容顯然不能適應(yīng)圖書館業(yè)務(wù)發(fā)展和信息社會化的需求。

二、改進高校圖書館檔案管理工作應(yīng)采取的對策

要解決高職院校圖書館檔案管理工作中存在的問題，充分發(fā)揮高職院校圖書館檔案的優(yōu)勢和潛能，就必須從以下幾方面進行改革，使檔案管理走上標準化、規(guī)范化的科學(xué)軌道，使檔案工作實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、信息化的現(xiàn)代化管理水平。

（一）增強檔案意識，健全管理制度。

圖書館全體人員特別是領(lǐng)導(dǎo)同志應(yīng)從思想上高度重視圖書館檔案工作，深刻認識到圖書館檔案同圖書館其他文獻信息資料一樣也是一種寶貴的信息資源，對圖書館工作有著非常重要的參考意義。在思想上高度重視的同時，要根據(jù)《檔案法》和國家有關(guān)檔案工作的文件規(guī)定，結(jié)合本館的實際情況，不斷建立和完善相應(yīng)的工作制度，對高校圖書館檔案管理業(yè)務(wù)中的檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案

保管、檔案檢索、檔案編研、檔案統(tǒng)計、檔案利用的八個環(huán)節(jié)制定出檔案保管方面的相關(guān)規(guī)定，這是搞好圖書館檔案管理工作的基礎(chǔ)。

（二）提高檔案信息化水平。

隨著時代的發(fā)展，電子文件不斷增加，檔案信息的需求也越來越高，對檔案開發(fā)的要求也越來越高。傳統(tǒng)的檔案管理方式存在著信息流通不暢、紙張堆疊、查詢煩瑣、文件歸檔工作量大等突出問題，形成了檔案信息處理的廣度和深度與學(xué)校教育管理決策的需求差距較大的現(xiàn)象，其信息處理的時間性、靈活性和準確性無法滿足具體工作的需要，信息共享程度低，已經(jīng)不能適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的要求，因此，檔案部門對利用率高的檔案信息實行數(shù)字化處理勢在必行。數(shù)字化檔案建立后，利用計算機技術(shù)進行檢索，其速度和準確性都會大大提高，通過網(wǎng)絡(luò)終端，用戶可以立刻直接查尋到所需的保存在計算機中的數(shù)字化的文件內(nèi)容，不必像過去那樣從一卷卷的文件中翻找。同時，檔案部門還可以利用網(wǎng)絡(luò)，在局域網(wǎng)上公布非保密信息，如規(guī)章制度、科技成果等，有效增加檔案資源的利用率，達到主動服務(wù)的目的。

（三）做好檔案信息編研工作。高職院校圖書館應(yīng)對其檔案信息有目的、有計劃地篩選、分析、研究，編制出具有典型性、規(guī)律性，具有使用價值的各類檔案信息。如根據(jù)某項專題或某項實際需求，編制文獻匯編、資料文集、專題調(diào)研、大事記、簡介等。

高職院校圖書館也可將本館歷年的重要活動加以記錄分析整理，編制出圖書館年鑒、圖書館館史等重要資料。還可根據(jù)圖書館的館藏變化、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和服務(wù)功能創(chuàng)新等有關(guān)檔案存儲信息，編制出《圖

書館使用手冊》、《高職院校圖書館入館指南》等對讀者進行宣傳教育或作為文獻檢索課教學(xué)使用教材。另外，隨著高職院校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴大，辦學(xué)層次的不斷提高，圖書館研究職能的不斷強化，高職院校圖書館也可將本館的科研、學(xué)術(shù)活動情況，編制成圖書館科研工作實錄、圖書館專業(yè)論文匯編、科研成果文集等，在館內(nèi)外宣傳、介紹、交流，提升圖書館檔案資源的傳播效果及影響力。

（四）提高管理人員素養(yǎng)和服務(wù)理念要重視人才培養(yǎng)，提高人員素質(zhì)。知識經(jīng)濟的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息時代的沖擊，以及許多新型載體的檔案和全新的管理手段的出現(xiàn)，給檔案人員提出了更高的要求。為此，檔案管理人員首先要適應(yīng)新形勢，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破。其次，檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，成為一名一專多能的檔案工作人才，自如應(yīng)對高職院校改革對檔案工作提出的新要求，為育人、科研和服務(wù)工作提供針對性的檔案服務(wù)。

總之，高職院校圖書館檔案工作是一項基礎(chǔ)性、服務(wù)性工作，也是高職教育工作重要的環(huán)節(jié)，特別是在社會信息化、經(jīng)濟全球化、政治多極化的今天，高校圖書館檔案工作越來越顯示出其重要的作用與地位。作為圖書館檔案工作者必須迎接新挑戰(zhàn)，適應(yīng)檔案信息化的新型管理模式，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，積極探索數(shù)字化檔案建設(shè)的方式，推

進檔案信息化、標準化、自動化、網(wǎng)絡(luò)化管理，為高職院校發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻。

第二篇：高校檔案管理現(xiàn)狀及其對策

摘 要：高校檔案管理主要記載了高校師生在校期間工作、學(xué)習(xí)、生活及參加各種社會實踐活動的信息。高校檔案管理的完整性，給學(xué)校師生未來的工作、生活奠定基礎(chǔ)，是國家聘用人才的主要依據(jù)。隨著社會的不斷進步，高校檔案的管理要求越來越精細，故而高校檔案管理是高校不可忽視的工作。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；現(xiàn)狀；對策

隨著國家經(jīng)濟的高速發(fā)展，對高校人才的需求不斷增加。而聘用人才不能單單靠一份個人簡歷，要結(jié)合高校的檔案記錄，才能深入的了解應(yīng)聘人員在校期間的工作、學(xué)習(xí)、生活，了解他們的優(yōu)缺點，才能給聘用單位作出正確的人才聘用。由于各種因素的影響，導(dǎo)致高校檔案管理存在許多漏洞，直接影響著高校師生未來的工作及生活。本文針對高校檔案管理現(xiàn)狀及其對策進行探討。

一、高校檔案管理的必要性

每個高校都建立自己的檔案管理，主要記錄了高校師生在校期間的學(xué)習(xí)、工作、經(jīng)歷，記錄了高校師生的優(yōu)缺點，對人才選拔、升遷有著非常重要的意義。每個師生在校期間，參加的各種社會實踐活動，獲得的各種國家認可的獎勵，考取的各種證件，都給他們未來的工作做好準備，而這些事跡都要靠高校檔案來管理記錄。眾多高校檔案記錄著教職工的每個先進教學(xué)及奮斗事跡，為學(xué)校的教學(xué)做榜樣，給其他師生起到模范的作用，促進了高校教學(xué)和檔案管理工作的發(fā)展。

二、高校檔案管理現(xiàn)狀

（一）重視度不夠

現(xiàn)今的國家就業(yè)政策呈現(xiàn)多樣化，這給高校師生就業(yè)帶來很多機遇，對高校檔案的管理則帶來了嚴峻的考驗。很多高校只是重視學(xué)校的教育教學(xué)管理，忽視了對學(xué)校師生的檔案管理，忽略了高校檔案管理對高校師生升遷、就業(yè)的重要意義。對高校師生在校期間只記錄教學(xué)、學(xué)習(xí)，未對師生的專業(yè)知識進行培訓(xùn)、考核，致使大多師生只是死讀書，無法應(yīng)用書本專業(yè)知識。此外，因高校的重視度不夠，致使部分高校師生在離校好長時間后，仍不了解自己檔案存放在何處，更不知道具體去向，影響了高校師生今后參與的招聘、定級、提職及工作調(diào)動等。

（二）高校檔案管理人員業(yè)務(wù)水平低

許多高校的檔案管理人員都是一些準備退休或者不宜教學(xué)的老師，他們要么是年齡大，要么是孕婦，要么是特殊照顧人員。這些人員對高校檔案管理的業(yè)務(wù)不熟練，管理方式老化，對先進管理方式的學(xué)習(xí)能力差，嚴重制約了高校檔案管理工作的發(fā)展。

（三）管理制度落后、設(shè)施簡陋

一些高校的檔案管理還停留在手寫記錄階段，對高校檔案管理的制度不完善，制度落后，導(dǎo)致高校檔案材料隨意存放，容易丟失。而檔案保存設(shè)施簡陋，檔案室的防火、防潮、防霉、防盜保護措施不齊全，致使檔案存放時間久后出現(xiàn)記錄模糊、檔案丟失、檔案錯亂等現(xiàn)象，對高校檔案管理工作的開展加大難度。

（四）檔案更新不及時

隨著高校的不斷發(fā)展，高校的人數(shù)有增無減，加大了高校檔案管理的工作量。隨著新學(xué)期的開始，新生的入學(xué)，畢業(yè)生的離校，教師工作崗位的變化，不管是退休、升遷、工作調(diào)動，都需要在檔案里做好記錄。工作量的增加，使得高校只做好新生檔案的建立，忽略了離校生及教師檔案的更新，未能及時通知畢業(yè)生就業(yè)后檔案的轉(zhuǎn)移，制約了檔案管理工作的發(fā)展。

三、高校檔案管理現(xiàn)狀的改進對策

（一）建立健全的高校檔案管理體制

結(jié)合高校檔案管理的工作量，及國家對高校檔案工作的要求，建立健全的符合本校的檔案管理體制，在日常檔案管理工作過程中，不斷完善體制，保證高校檔案的及時性、準確性，為高校師生今后招聘、評級、調(diào)動做好保障。

（二）檔案管理方法的改進

隨著高校的不斷發(fā)展，現(xiàn)有的檔案管理方法無法跟上高校發(fā)展的步伐，而且單單紙質(zhì)的記錄容易造成檔案的丟失。在現(xiàn)有的檔案管理基礎(chǔ)上，增加電腦檔案的錄入、保存，再打印成紙質(zhì)保存，可以提高檔案的管理水平，又可以通過網(wǎng)絡(luò)來傳閱檔案，減少檔案管理的工作量。

（三）檔案管理人員素質(zhì)的提高

隨著高校發(fā)展的需求，檔案管理人員的專業(yè)技能要求越來越嚴格，熟練程度要越來越高。為了保證高校檔案管理工作的開展，高校要結(jié)合國家對高校檔案管理的要求，對檔案管理人員進行定期培訓(xùn)，增加管理人員對檔案工作的熟練度，促進高校檔案管理工作的發(fā)展。優(yōu)秀的高校檔案管理人員必須具有較高的素質(zhì)及職業(yè)修養(yǎng)，做到業(yè)務(wù)精通。而且高校的檔案管理人員要求穩(wěn)定，通過積極的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)及檔案專業(yè)理論知識學(xué)習(xí)，提高檔案管理人的綜合素質(zhì)，并運用現(xiàn)代化管理技術(shù)及先進設(shè)備技術(shù)，提高檔案管理水平，使高校檔案管理自動化。

（四）全員參與，及時更新檔案信息

高校的檔案信息，可以給高校教學(xué)帶來指導(dǎo)，這就要求高校的全體師生都要參與到高校檔案管理中來。通過全體師生的宣傳，舉辦相關(guān)檔案管理的活動，來提高全體師生對學(xué)校檔案管理工作的認知及配合，促使教職工積極將有價值的教學(xué)實例歸檔到檔案中，對師生參與的社會實踐活動及時歸檔。完整的高校檔案，可以促進高校師生今后的發(fā)展，以及高校的發(fā)展。

四、結(jié)語

高校檔案管理工作是學(xué)校的一項重要工作，對高校歷史發(fā)展有著巨大的記載意義，給學(xué)校未來的人員起到激勵作用。隨著高校的發(fā)展，檔案管理工作要不斷的科學(xué)化、自動化、標準化，使檔案充分體現(xiàn)高校師生的價值，促進高校教育事業(yè)的發(fā)展。

第三篇：高校圖書館檔案管理工作現(xiàn)狀分析及對策研究

摘要：從高校圖書館檔案管理的工作現(xiàn)狀出發(fā)，提出了一些改進檔案管理工作的新思路。關(guān)鍵詞：高校圖書館檔案工作現(xiàn)狀措施

近年來，伴隨著普通高等學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的壯大，圖書館也隨之發(fā)展壯大，館員隊伍得到擴充，業(yè)務(wù)范圍不斷擴展，更因普通高等學(xué)校本科教學(xué)水平評估的具體要求，使得圖書館在教學(xué)和科研中的重要作用越來越明顯。高校圖書館是高校三大支柱之一，高校圖書館檔案同樣是高校檔案工作的重要組成部分，其管理的好壞程度直接反映了圖書館的管理水平。

然而目前許多高校圖書館檔案管理工作還非常滯后，如何建立健全高校圖書館的檔案，以滿足高校教學(xué)、科研等各方面的需要。筆者根據(jù)目前高校圖書館檔案管理之現(xiàn)狀進行了初步探討，并就高校圖書館檔案管理工作提出了一些改進思路，以便更好地為圖書館的日常管理、學(xué)校的教學(xué)、科研提供服務(wù)。

一、高校圖書館檔案管理工作現(xiàn)狀分析 1．檔案管理制度相對滯后

目前大部分高校圖書館沒有建立一套適合本館的檔案管理制度，沒有制定檔案管理的統(tǒng)一標準，缺乏統(tǒng)一管理，很多文件材料沒有進行整理歸檔，只是雜亂地放在一起，管理混亂，對許多案卷沒有進行分類、標引，缺乏系統(tǒng)性和完整性，給查找利用帶來困難；辦公室對圖書館的日常管理檔案還比較重視，但對各業(yè)務(wù)部門提交的業(yè)務(wù)檔案沒有統(tǒng)一的要求，提交的業(yè)務(wù)檔案有采用打印的，但紙張不統(tǒng)一；有直接手寫的，用什么紙張就不用說了。如此的檔案資料裝訂起來很是麻煩，即使裝訂，也不美觀；更不用說電子檔案了。

2．檔案管理工作不到位

圖書館檔案是圖書館發(fā)展變化的歷史見證，是圖書館管理的重要依據(jù)，具有重要的參考保存價值。但在高校，圖書館檔案管理工作并沒有受到應(yīng)有的重視，具體表現(xiàn)在：一是缺乏專職檔案員負責(zé)圖書館檔案的收集、整理、歸檔工作。高校圖書館檔案工作大都是辦公室人員兼職，而沒有安排專人去負責(zé)。眾所周知，檔案工作是一項長期而復(fù)雜的工作，不可能一蹴而就，它是日積月累而成的。沒有專人管理會使多數(shù)應(yīng)歸檔的文件散落于不同的經(jīng)辦人手中，最終會導(dǎo)致檔案材料的不完整、不系統(tǒng)，這樣圖書館的檔案工作永遠都做不好。二是無專用檔案室，檔案沒有集中統(tǒng)一管理。現(xiàn)時的檔案材料大多放于紙盒或文件盒中，缺乏保護措施。材料長期堆放，導(dǎo)致文獻不斷膨脹，這都不利于文獻資料的開發(fā)利用。

3．檔案信息得不到充分利用

隨著信息時代的到來和高等教育全球化的發(fā)展，高校圖書館面臨著日趨激烈的競爭趨勢。圖書館是高校的窗口部門，是高校的學(xué)術(shù)研究中心，圖書館的工作過程中產(chǎn)生的大量具有保存價值的檔案材料，已成為領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)工作和學(xué)術(shù)研究的重要資料。充分利用好方方面面收集到的檔案資料，留學(xué)生論文 將對圖書館未來的發(fā)展起著非常重要的作用。但由于檔案意識的薄弱，許多圖書館的檔案管理大都采用了重藏輕用的管理模式，對圖書館檔案資料的利用沒有引起足夠的重視，很少利用現(xiàn)存的檔案資料來發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，在一定程度上造成了圖書館檔案資源的浪費。

4．檔案結(jié)構(gòu)不合理

從檔案門類看，許多圖書館的文書檔案比重較大，以業(yè)務(wù)檔案為主的特色檔案需要豐富； 從檔案載體看，紙質(zhì)檔案比重較大，其它載體檔案的種類和數(shù)量相對較小。這樣的館藏結(jié)構(gòu)和內(nèi)容顯然不能適應(yīng)圖書館業(yè)務(wù)發(fā)展和信息社會化的需求。

二、改進高校圖書館檔案管理工作應(yīng)采取的對策

高校圖書館檔案是高校圖書館工作的一個重要組成部分，它真實地記載著高校圖書館各個歷史時期的發(fā)展軌跡，具有很強的信息利用價值和信息傳播功能，對圖書館的未來發(fā)展能起到很重要的作用。圖書館檔案管理的好壞，直接反映了圖書館的管理水平，因此，我們的檔案水平，而應(yīng)著眼于今后的發(fā)展，既做到能適應(yīng)今后管理的基礎(chǔ)工作，又能盡快運用現(xiàn)代化管理理論和科學(xué)技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化。

1．加強組織領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案管理水平（1）從思想上引起領(lǐng)導(dǎo)的高度重視

領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好檔案管理工作的重要前提和關(guān)鍵。要做好圖書館檔案工作，首先要積極爭取領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的支持。一個單位檔案工作開展得如何，與單位領(lǐng)導(dǎo)的重視程度有密切的關(guān)系。因此，館領(lǐng)導(dǎo)要親自抓并主動參與檔案管理工作。

只有圖書館各級領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員明確認識到圖書館檔案對圖書館未來發(fā)展的重要性，從思想上給予重視，樹立起存檔意識，圖書館的檔案工作才會有大的起色。（2）從硬軟件設(shè)施上得到大的改觀

在硬件方面，圖書館應(yīng)當設(shè)置專門的檔案室，購置專用檔案柜及檔案盒，并配備計算機、打印機等現(xiàn)代辦公設(shè)備。在軟件上，圖書館要指定專職檔案管理人員。檔案工作要求細致、嚴謹，館領(lǐng)導(dǎo)要將有責(zé)任心、有耐心、有經(jīng)驗、業(yè)務(wù)能力強的同志抽調(diào)到檔案管理工作崗位上，發(fā)揮他們的主觀能動性。隨著計算機技術(shù)的普及，應(yīng)同時安裝檔案管理軟件，只有這樣，才能把檔案錄入計算機，建立起檔案數(shù)據(jù)庫，這將大大提高圖書館檔案管理中存儲、處理、控制、開發(fā)利用檔案信息的能力，促進圖書館檔案工作的提高與發(fā)展，來實現(xiàn)圖書館檔案管理的現(xiàn)代化。

2．完善檔案管理制度

建立健全完善的檔案管理制度，是搞好檔案工作的基礎(chǔ)。圖書館應(yīng)根據(jù)《檔案法》和國家有關(guān)檔案文件規(guī)定，結(jié)合本館的實際情況，制定出適合本館的檔案管理制度。一是建立科學(xué)的檔案組織管理和運作機制，不僅要把科學(xué)的管理制度形成文件，而且在收集、整理、鑒定、保管、利用等每一個環(huán)節(jié)上都必須制定出相應(yīng)的規(guī)章制度，保管要求、保護措施和提供利用等方面都必須制度化、規(guī)范化。二是建立和落實各級檔案管理工作責(zé)任制，明確個人職責(zé)，使圖書館檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作落到實處。三是建立健全各項規(guī)章制度，使檔案管理做到按章辦事、按規(guī)操作、有條不紊；做到妥善保管、萬無一失。3．加強檔案信息資源的開發(fā)利用

檔案的開發(fā)利用是檔案工作的最終目的，只有積極開發(fā)利用信息資源，圖書館檔案才有生機和活力。在開發(fā)利用方面，檔案人員應(yīng)做到以下幾點：

一是加強圖書館檔案的信息化建設(shè)。針對網(wǎng)絡(luò)時代用戶對信息需求快捷、方便、準確等特點，檔案管理人員應(yīng)利用現(xiàn)代技術(shù)對檔案進行科學(xué)管理和深層次的開發(fā)。

二是在圖書館日常管理中，圖書館檔案管理人員應(yīng)配合領(lǐng)導(dǎo)決策，配合館內(nèi)各項工作及時準確地提交檔案材料，為圖書館的各項工作服務(wù)。

三是搞好宣傳工作，提高檔案資源的利用率。檔案資源共享是今后的發(fā)展趨勢，重藏輕用的檔案管理模式已不再適應(yīng)當今社會的需要，因此，我們要加強圖書館檔案工作的宣傳力度，使用戶真正認識到圖書館檔案資料的存在價值。4． 做到科學(xué)分類，實行分級管理

（1）高校圖書館因其專業(yè)性、服務(wù)性、學(xué)術(shù)性的特點，應(yīng)不斷拓寬檔案信息收集范圍，適時、準確、全面地做好各類檔案信息的收集、整理、存儲工作?？茖W(xué)分類就是按照檔案部門的要求，根據(jù)圖書館的實際情況，按部門、內(nèi)容等形式上的異同，分成若干類別。一是黨群類。主要包括：上級文件、校內(nèi)文件、本館文件、規(guī)劃計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度等。二是業(yè)務(wù)類。主要包括：各業(yè)務(wù)部門的統(tǒng)計報表、工作日志、各類業(yè)務(wù)活動等，如：圖書館的采購情況、借閱情況、文獻檢索情況、課題跟蹤情況等。三是人事類。包括圖書館職工檔案，如：職工基本情況、工作經(jīng)歷；組織機構(gòu)及人員配備情況，如：機構(gòu)人員名單、人員調(diào)進調(diào)出名單；還有職工晉升、考勤、考核，職工培訓(xùn)、進修情況等。四是后勤管理類。包括圖書館的后勤管理、圖書館的建筑、儀器設(shè)備等。圖書館的檔案收集只有通過科學(xué)分類，才能揭示出它們之間的聯(lián)系和規(guī)律，有條理地反映立檔單位的歷史面貌，便于系統(tǒng)地查找利用。（2）由于圖書館工作的特殊性，決定了檔案工作并非辦公室一個部門所為。圖書館各部門都有其獨立的業(yè)務(wù)范圍。圖書館日常管理檔案，如經(jīng)費、財產(chǎn)、人事情況，各級文件的保存情況等，應(yīng)由館里指定的專職檔案員集中管理； 圖書館業(yè)務(wù)檔案，如文獻采購檔案、文獻典藏檔案、讀者檔案、閱覽檔案等應(yīng)由各業(yè)務(wù)部門分散管理。各業(yè)務(wù)部門也應(yīng)建立起自己獨特的業(yè)務(wù)檔案體系，并隨時配合館里的各項活動，及時提交某一個階段的檔案資料。這樣有利于各部門結(jié)合自己的業(yè)務(wù)進行管理和利用，激發(fā)各部門開展檔案工作的積極性。5．做好檔案信息資料編研工作

隨著高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴大，辦學(xué)層次不斷提高，隨之而來的圖書館的各個方面也發(fā)生了很大的變化。比如高校的合并、新校址的建立、圖書館的搬遷、各種服務(wù)功能的改進等，這就需要高校圖書館及時地根據(jù)圖書館的館藏變基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、服務(wù)功能創(chuàng)新等有關(guān)檔案存儲信息，編制出最新的圖書館使用手冊、高校圖書館入館指南等對讀者進行宣傳教育或作為文獻檢索課教學(xué)使用教材；還可以將本館科研、學(xué)術(shù)活動情況，留學(xué)生論文編制出圖書館科研工作實錄，圖書館專業(yè)論文匯編，科研成果論文集等，從而實現(xiàn)對本館已存檔的業(yè)務(wù)活動記錄、科研活動狀況、成果等，通過有效形式在館內(nèi)外宣傳、介紹、交流，提升圖書館的影響力及檔案信息資源的利用率。

高校圖書館是學(xué)校的學(xué)術(shù)中心，是學(xué)校的重要組成部分，高校圖書館檔案也是學(xué)校檔案的重要組成部分。做好高校圖書館檔案工作，對于提高圖書館的管理水平、對于學(xué)校的教學(xué)和科研都起著十分重要的作用。相信通過大家的共同努力，高校圖書館的檔案管理工作會上一個新的臺階。

參考文獻

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第四篇：高校圖書館讀者活動檔案管理研究

【摘 要】分析圖書館讀者活動檔案管理的重要性，針對圖書館讀者活動檔案管理工作現(xiàn)狀，提出圖書館讀者活動檔案管理的對策及檔案管理中應(yīng)注意的方面。

【關(guān)鍵詞】圖書館 讀者活動 檔案管理

【中圖分類號】g 【文獻標識碼】a

【文章編號】0450-9889（2016）05c-0101-02

圖書館讀者活動檔案是指圖書館在開展讀者活動過程中形成的，具有保存價值的紙質(zhì)、光盤、聲像、實物等多種載體、多種形式的歷史記錄。它是讀者活動過程如實完整的記錄，也是圖書館檔案資源的重要組成部分，它能從另一個側(cè)面反映出圖書館服務(wù)水平的狀況。因此，做好圖書館讀者活動檔案管理工作，不僅是圖書館自身發(fā)展的需要，也是提高圖書館管理水平的需要。本文擬結(jié)合筆者多年來的工作實踐就圖書館讀者活動檔案管理的意義、檔案管理現(xiàn)狀、檔案管理的做法等方面提出幾點粗淺的看法。

一、圖書館讀者活動檔案管理的重要性

（一）有利于深化讀者服務(wù)工作。圖書館活動文件通常包括活動文件、計劃書及活動過程原始記錄材料等多方面，是圖書館舉辦每項讀者活動最真實的記錄，這些材料能真實的反映出圖書館服務(wù)工作的狀況。圖書館可通過對材料的分析反思，總結(jié)本館工作中的成敗得失，了解讀者的實際需求，為今后舉辦讀者活動乃至推進圖書館整體工作發(fā)展提供參考。

（二）檔案的有序歸檔，便于檔案資料的再利用。圖書館讀者活動檔案的再利用價值主要體現(xiàn)在：一是歸檔文件通過分類、排列，便于存取利用。二是為今后圖書館制定讀者活動方案提供借鑒。在制訂方案時，通過對以往舉辦的活動檔案進行深入分析，借鑒先前的成功做法，并汲取經(jīng)驗教訓(xùn)，達到事半功倍的效果。例如，可以通過分析以往讀者活動在時序方面的安排，從中尋找規(guī)律，有效把握活動安排的頻率和密度，制訂圖書館新學(xué)年或近期讀者活動的整體計劃；可以結(jié)合以往某一活動中讀者反饋的意見和建議或有關(guān)工作總結(jié)的檔案記錄情況，進而確定出今后此類活動的規(guī)模大??；在組織活動的宣傳發(fā)動工作方面，可以通過分析檔案資料中有關(guān)于宣傳發(fā)動工作的總結(jié)和方案，結(jié)合當前實際情況，把宣傳方案制訂得更為科學(xué)、合理、完善，等等。

二、圖書館讀者活動檔案管理工作現(xiàn)狀

從本次調(diào)查的結(jié)果來看，高校圖書館讀者檔案管理工作確實存在許多不足。具體表現(xiàn)在以下三個方面：

第一，檔案管理制度不健全。據(jù)了解，當前大多數(shù)圖書館沒有設(shè)立獨立的檔案管理部門，一般由館辦公室兼管。對讀者活動檔案的歸檔范圍、收集、管理、保存、利用等各個工作環(huán)節(jié)也沒有一套完整的規(guī)章制度可遵循，管理人員職責(zé)不夠明確，普遍存在檔案多頭管理或者無人管理的現(xiàn)象，檔案的歸檔收集呈現(xiàn)出明顯的“三不”特點，即不及時、不完整、不系統(tǒng)，嚴重影響了活動檔案管理質(zhì)量。

第二，思想不夠重視，認識上存在誤區(qū)。一是圖書館領(lǐng)導(dǎo)層面的認識問題。館領(lǐng)導(dǎo)對加強重大活動檔案管理工作檔案管理工作缺乏應(yīng)有的認識，認為承辦重大活動是大事，檔案工作是小事，可抓可不抓，造成活動檔案管理工作往往滯后于圖書館活動或者其他業(yè)務(wù)工作業(yè)務(wù)。二是館員本身的認識問題。部分館員認為，舉辦讀者活動過程中，各種事務(wù)繁雜，光是應(yīng)付于活動的組織和策劃往往已經(jīng)感到力不從心，根本無暇顧及檔案資料的收集；另外，個別館員對檔案上交管理存在私心，認為重大活動是自己一手安排和組織的，純屬個人勞動成果，應(yīng)作為私人工作檔案資料留存，因此拒不上交，等等。這些使認識上的誤區(qū)給活動檔案的收集歸檔整理工作帶來不良影響，使圖書館讀者活動檔案管理工作難以正常開展。

第三，不重視檔案的開發(fā)利用，只藏不用。從調(diào)查中，大多數(shù)圖書館不重視對讀者活動檔案的開發(fā)利用，多數(shù)采用的還是單一的紙質(zhì)文獻和傳統(tǒng)的管理模式，對檔案文獻管理和利用手段也沒有能與圖書文獻信息資源的現(xiàn)代化開發(fā)同步進行，使得檔案的開發(fā)利用率不高。

三、圖書館讀者活動檔案管理的對策

（一）健全讀者活動檔案管理制度。建立程序規(guī)范，內(nèi)容全面，措施適用的檔案管理制度，用制度建設(shè)來保障檔案管理工作的順利推進，是使檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化的必然選擇。圖書館在制定讀者活動檔案管理辦法時，應(yīng)以學(xué)院檔案管理的有關(guān)制度文件為指導(dǎo)，根據(jù)讀者活動的性質(zhì)和特點和規(guī)律制定出具有可操作性便于執(zhí)行的制度，檔案規(guī)范管理制度的內(nèi)容范圍包括立卷歸檔制度、檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責(zé)任制等，應(yīng)做到詳盡全面。只有健全建立制度，才能使圖書館活動檔案管理工作做到有章可循。

（二）明確讀者活動檔案內(nèi)容構(gòu)建。圖書館讀者活動檔案基本內(nèi)容構(gòu)件大致應(yīng)該由下列項目組成：一是關(guān)于開展讀者活動的文件材料。二是關(guān)于開展讀者活動的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)、工作職責(zé)、成員分工和活動計劃、安排、總結(jié)、整改措施以及向?qū)W院或相關(guān)部門報送、報審的文件材料。三是有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或嘉賓出席活動指導(dǎo)工作的講話（或發(fā)言稿）等材料。四是讀者參與活動過程產(chǎn)生的原始記錄材料，如讀者提出的意見和建議匯總以及對讀者進行的各種專項調(diào)查摸底形成的材料等。五是開展活動的各種照片、錄音帶、錄像帶、光盤等特殊載體材料。六是活動各階段情況統(tǒng)計表和匯總材料、成果材料、經(jīng)驗交流材料和檢查驗收材料等。只有劃定出圖書館讀者活動檔案的基本構(gòu)建，才能使工作人員在收集檔案資料室目的更為明確。

（三）做好特殊載體的檔案整理工作。由于各類先進電子設(shè)備的介入，圖書館在開展活動時，記錄活動過程的技術(shù)手段和設(shè)備也隨之呈現(xiàn)出多樣化的特點，即舉辦讀者活動中所出現(xiàn)的檔案資料除了紙質(zhì)的檔案以外，還涉及聲像檔案、照片檔案等。因此，圖書館對于這些特殊載體檔案的管理和保存也應(yīng)做出相應(yīng)的制度與標準：如為保證數(shù)碼照片的清晰度，像素應(yīng)在500萬以上，單幅照片不小于3m，并標識有準確的攝影日期；歸檔的數(shù)碼照片一般要求為 jpeg、tiff 格式；而對于重大活動，同一場景的照片選取最佳的1-2張歸檔，涉及重要活動和重要人物的可視實際情況多保留幾張。檔案目錄編制應(yīng)包含檔號、題名、拍攝時間、攝影者、張數(shù)、主要人員等幾個基本要素。

（四）加強對重大讀者活動的檔案移交、管理工作。圖書館的讀者活動除常規(guī)性讀者活動外，還有一些大型或重大活動。這類活動具有涉及部門多、參與人員廣、載體形式多、時間跨度大等特點，活動資料的歸檔整理難度較大。因此，應(yīng)建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，要求聯(lián)合舉辦活動的部門指定出檔案管理負責(zé)人，明確職責(zé)，負責(zé)做好重大活動檔案的收集、整理和保管工作。同時，各部門的檔案負責(zé)人還應(yīng)成為活動的主要參與者，全程參與活動的策劃、組織和開展，這樣才有利于檔案館員做到事前了解，事中跟蹤，事后檢查，全面掌握活動的全過程，有效確保檔案收集及時、歸檔完整。

四、圖書館讀者活動檔案管理工作的應(yīng)注意的方面

（一）注意做好檔案資料的編研，最大限度地挖掘檔案資源的價值。一是各種檔案資料匯編成冊，匯編分類方法可以時間段進行分類，如按學(xué)期或者學(xué)年等，還有可以按照活動類型進行歸類整理等方法進行，檔案匯編成冊不僅方便過往資料的查找利用，還可為館領(lǐng)導(dǎo)決策發(fā)揮參謀作用。二是編研工作是開發(fā)檔案信息的途徑之一。為加大圖書館活動檔案信息開發(fā)力度，根據(jù)實際需要，將分散的檔案材料加工整理進行綜合分析、有條件的圖書館最好撰寫出專題調(diào)研報告，為今后改進工作，提高活動質(zhì)量提供依據(jù)。三是運用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，如通過計算機錄入、掃描等多種手段將檔案資料轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息，使其變成多載體上的、不同表現(xiàn)形式的檔案信息，實現(xiàn)檔案信息開發(fā)利用全程現(xiàn)代化。加工后的數(shù)字化檔案資料，便于檔案信息的檢索、網(wǎng)絡(luò)傳遞、咨詢服務(wù)以及開發(fā)利用。

（二）應(yīng)探索建立高校共同開發(fā)利用檔案信息的合作關(guān)系，實現(xiàn)檔案資源共建共享。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展和普及的今天，各種資源的共建共享勢必成為未來發(fā)展的趨勢。因此，圖書館在搞好本館讀者活動檔案管理的同時，可借鑒檔案管理中共建共享的經(jīng)驗，積極探索建立起館際之間共同開發(fā)利用檔案信息的合作關(guān)系，如將各館讀者活動的檔案資料通過科學(xué)整合后，進行館際間檔案資源的交流，由此實現(xiàn)檔案管理由單一開發(fā)利用型向聯(lián)合開發(fā)利用型的轉(zhuǎn)變。而館際之間通過展示雙方編研的檔案資料，互補互學(xué)，有利于取長補短，互相溝通，共同促進圖書館讀者活動水平的提高，以吸引更多的讀者走近圖書館，關(guān)注圖書館，滿足讀者持續(xù)增長的文化需求，更好地體現(xiàn)圖書館的社會價值。

總之，加強讀者活動檔案管理，是圖書館管理工作的重要組成部分。因此，除要重視讀者活動檔案的建立、管理和利用外，還應(yīng)結(jié)合本館讀者活動檔案資源的收集管理狀況，積極探索檔案資源管理的新思路，為促進高校圖書館讀者活動整體水平的提高及圖書館文化的傳承提供更便捷的服務(wù)。

第五篇：新形勢下高校學(xué)生黨員檔案管理對策研究

新形勢下高校學(xué)生黨員檔案管理對策研究

【摘要】在當前全面從嚴治黨的大背景下，高校黨員檔案管理還存在著管理意識薄弱、管理手段落后、管理機制不健全等問題，這些問題成為從嚴治黨在高校順利推進的障礙。因此在今后的工作中，必須努力在提升管理意識、引入信息化管理、完善管理機制等方面下功夫。

【關(guān)鍵詞】高校； 學(xué)生黨員； 檔案管理

高校學(xué)生黨員檔案是指普通高等學(xué)校學(xué)生從申請入黨，成為入黨積極分子，到成為預(yù)備黨員、正式黨員所產(chǎn)生的各種文字檔案以及在校期間各種獎懲材料的總和。它不僅是大學(xué)生政治面貌成長的重要見證，同時也是證明學(xué)生黨員身份的根本依據(jù)。

一、新形勢下加強高校學(xué)生黨員檔案管理的重要意義

（一）從保證黨員發(fā)展質(zhì)量來看?！饵h章》關(guān)于黨員發(fā)展流程有著明確規(guī)定，能否嚴格按照規(guī)定進行黨員發(fā)展工作，將會直接影響黨員發(fā)展的質(zhì)量。而黨員檔案管理的重要性在于，它對于黨員發(fā)展過程是一個直觀反映，這個過程嚴謹與否，會在檔案中有直觀、清晰的體現(xiàn)。因此，加強檔案管理工作是保證黨員質(zhì)量的有力抓手。

（二）從促進學(xué)生成長來看。一方面，認真、規(guī)范填寫黨員檔案材料本身是一個比較嚴肅的過程，可以使學(xué)生在潛移默化中受到紀律規(guī)矩方面的教育，這有助于提高學(xué)生黨員的思想認識，強化學(xué)生黨員的身份認同。另一方面，黨員檔案將會在畢業(yè)之后跟隨學(xué)生一生，可以說完整、準確的黨員檔案將是保證學(xué)生未來成長的最基本的要求。

（三）從提升高校黨建工作水平來看。一方面，黨的十八大以來，中央先后出臺多項措施，對黨員檔案管理提出了新的更高要求，加強檔案管理是適應(yīng)新形勢下干部人事檔案工作的要求。另一方面，全面從嚴治黨要求不但要把好“入口關(guān)”，同時要加強黨員的日常管理，檔案工作作為保證黨員發(fā)展質(zhì)量的抓手，必須盡快適應(yīng)全面從嚴治黨的形勢要求。

二、當前高校學(xué)生黨員檔案管理中存在的問題

首先是檔案管理意識淡薄。相關(guān)部門沒有充分認識檔案管理工作的重要性，沒有從全面從嚴治黨和提升高校黨建工作水平的高度看待、謀劃檔案管理工作。在實際操作中，存在著“說起來重要，干起來次要，忙起來不要”等問題，影響了高校黨建工作的正常開展。

其次是檔案管理手段落后。在當前信息化快速推進的背景下，高校黨員檔案管理工作仍然沿用傳統(tǒng)模式，導(dǎo)致管理水平不高、管理效率低下。具體表現(xiàn)為：一是部分高校并未將檔案信息化管理提上議事日程，檔案管理缺少總體的謀劃和宏觀的部署。二是缺少適用的信息化管理軟件。在部分高校中，存在著管理軟件重復(fù)開發(fā)、低水平開發(fā)的問題，造成了人財物的嚴重浪費。

最后是檔案管理機制不健全。一是檔案管理主體多元，部分高校是由院系學(xué)生工作科統(tǒng)一管理，部分是由學(xué)生黨支部直接管理。二是檔案缺乏統(tǒng)一標準，除《入黨志愿書》外，其他檔案材料并無全國統(tǒng)一的標準，導(dǎo)致檔案內(nèi)容千差萬別。三是檔案更新不及時，關(guān)于學(xué)生黨員的違紀、獎懲等情況未能及時、準確地載入檔案，檔案管理的時效性大大折扣。四是檔案管理形式粗放，部分高校不僅缺少專門的管理設(shè)施，甚至缺少專職的管理人員，導(dǎo)致檔案保存、轉(zhuǎn)遞存在很大隱患。

三、新形勢下加強高校學(xué)生黨員檔案管理的對策

提升檔案管理意識。意識是行動的先導(dǎo)。為了適應(yīng)全面從嚴治黨給高校黨建工作提出的新要求，必須強化三類主體的意識。首先是強化基層黨組織的意識，基層組織要將檔案管理與其他工作一起謀劃、一起部署、一起考核，明確并落實領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。其次是強化管理主體的意識，通過加強教育、落實問責(zé)，努力提高管理人員的責(zé)任意識。最后是增強形成主體的意識，要增加檔案管理在黨課中的授課時數(shù)、授課比例，引導(dǎo)學(xué)生黨員認真、嚴肅地對待檔案填寫工作，從源頭上提升檔案管理的質(zhì)量。

引入信息化管理。首先要?y籌謀劃、加大投入，從組織領(lǐng)導(dǎo)、總體設(shè)計、資金安排方面保障信息化管理能夠落到實處。其次是推進資源共享，在不涉密的前提下，可考慮將學(xué)生黨員在團學(xué)、心理、實踐等方面的表現(xiàn)反映到檔案管理系統(tǒng)中，為黨員教育、考核提供更為全面、準確的參考。三是可以嘗試引入“全國黨員管理信息系統(tǒng)”，也可以自行開發(fā)、建立本校的網(wǎng)絡(luò)管理模塊，將黨員信息錄入、黨費收繳、關(guān)系轉(zhuǎn)接、黨員發(fā)展等全部納入網(wǎng)絡(luò)管理。要注意做好日常維護和安全保障工作。

完善檔案管理機制。首先要理順管理機制，由于黨員檔案包含大量材料，且經(jīng)常使用，本著方便操作的原則，可以按照黨員工作權(quán)限劃分，嘗試建立“校黨委―院黨委―黨支部”分級管理、分級負責(zé)的模式，以此保證檔案管理的有序、科學(xué)運行。其次要統(tǒng)一標準，可以考慮由上級組織部門牽頭，針對各高校學(xué)生黨員發(fā)展、教育、管理、服務(wù)工作中出現(xiàn)的問題，統(tǒng)一出臺學(xué)生黨員檔案建立、完善、更新、轉(zhuǎn)遞、查詢等方面的制度，使檔案管理工作逐漸制度化、規(guī)范化。最后要完善考評制度。將檔案管理的規(guī)范性、及時性、準確性、安全性納入基層黨組織考評指標體系中，通過定期互查、開展交流、統(tǒng)一驗收，最終確定考核結(jié)果，考核結(jié)果將作為評先評優(yōu)、職務(wù)晉升的重要參考，以此提高各部門對檔案管理的重視。

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