第一篇：檔案分類整理制度

檔案分類整理制度

一、整理分類的定義及方法

整理分類是建立物業(yè)類檔案基礎(chǔ)的重要工作，是由物業(yè)管理公司或下屬管理處將收集的資料按四類常見檔案的類型區(qū)分、歸類整理，組成物業(yè)管理公司內(nèi)部所需保存的檔案。同時根據(jù)所售或租物業(yè)的特點，按一戶一檔的辦法，為每幢物業(yè)的業(yè)主或租戶建立相應(yīng)的檔案。每售出或租出一套物業(yè)，預(yù)立卷工作同步進行，總卷與一戶一檔的整理歸類工作也要同步開展。

二、收集歸類，整理成卷

這里所說的收集的檔案資料，是物業(yè)管理公司需要總體掌握的資料，然后按部門、內(nèi)存、年度順序整理成為物業(yè)管理公司所需的若干大類總卷宗。

1.業(yè)戶檔案資料。

（1）購房合同及身份證的復(fù)印件、入伙通知單、入伙手續(xù)書、業(yè)主公約、驗房單等。

（2）業(yè)主詳細(xì)資料登記表。（3）家庭人員登記表。（4）業(yè)主房屋維修檔案。（5）繳費情況一覽等。2.工程技術(shù)檔案資料（含產(chǎn)權(quán)）。（1）規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文。（2）建筑許可證、投資許可證、開工許可證。（3）拆遷安置資料。

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（4）竣工總平面圖。

（5）地質(zhì)勘查報告、開（竣）工報告、圖紙會審報告。（6）工程合同、工程預(yù)決算。（7）工程設(shè)計變更通知。

（8）竣工圖：單體建筑、結(jié)構(gòu)及隱蔽工程竣工圖，消防、燃?xì)獾?；工程及地下管網(wǎng)竣工圖。

（9）房屋、消防、燃?xì)饪⒐を炇兆C明書。

（10）主要材料質(zhì)量保證書，新材料、購配件的簽訂合同、證書。（11）水、電、消防等設(shè)備的檢驗合格證書及設(shè)備技術(shù)資料。（12）砂漿、混泥土塊試壓報告。（13）綠化工程竣工圖。（14）各類房屋清單。

（15）出售房屋的產(chǎn)權(quán)范圍或成本核算清單。（16）公用設(shè)施設(shè)備及公共場地清單。

（17）未完工房屋公用設(shè)施設(shè)備及公共場地的竣工日期。（18）產(chǎn)權(quán)方面的資料。（19）其他工程技術(shù)資料。3.服務(wù)檔案資料。

服務(wù)檔案，一般又可細(xì)分為業(yè)戶服務(wù)檔案、裝修檔案、維修檔案、治安交通管理檔案、設(shè)備設(shè)施管理檔案、綠化清潔管理檔案、社區(qū)文化檔案等資料。

（1）業(yè)戶服務(wù)檔案：業(yè)戶意見調(diào)查、統(tǒng)計結(jié)果；業(yè)戶接待記錄；業(yè)戶投訴及處理記錄；回訪記錄等。

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（2）裝修檔案資料：二次裝修申請表、裝修責(zé)任書；施工企業(yè)資質(zhì)證明、裝修人員登記表；室內(nèi)裝修設(shè)計平面圖；裝修竣工圖等。

（3）維修檔案資料：維修申請記錄、回訪記錄；維修派工單；公共設(shè)施巡檢記錄等。

（4）治安交通管理檔案：日?！八姆酪槐！本W(wǎng)絡(luò)圖、巡檢記錄、交接班記錄、值班記錄、巡邏路線；日常抽檢記錄、查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶；進出入記錄、應(yīng)急處理記錄；車輛管理記錄、車輛詳細(xì)資料等。

（5）設(shè)備設(shè)施管理檔案：公用設(shè)備設(shè)施維修保養(yǎng)計劃；公用設(shè)備設(shè)施維修保養(yǎng)記錄；機電設(shè)備運行、巡查記錄；設(shè)備承包方資料；公用設(shè)備設(shè)施臺賬及更新記錄等。

（6）綠化清潔管理檔案：清潔班月檢記錄、周檢記錄；綠化工作記錄、檢查記錄；消毒、殺蟲記錄；綠化病蟲害檢查記錄等。

（7）社區(qū)文化檔案：社區(qū)文化創(chuàng)建構(gòu)想、組織活動計劃及實施情況記錄；社區(qū)文化活動圖片等記錄內(nèi)容；傳媒報道資料；文化活動場所、設(shè)施臺賬及使用記錄等。

4.其他管理檔案：在物業(yè)管理日常工作中形成的一些公務(wù)性、行政性、指導(dǎo)性的管理文件資料。一般有行政文件、管理指導(dǎo)文件和業(yè)委會相關(guān)資料。

（1）行政文件：財務(wù)文件；人事管理記錄、文件；政府主管部門文件；內(nèi)部管理規(guī)則制度、通知、簽報等文件。

（2）管理指導(dǎo)文件：質(zhì)量手冊；程序文件（質(zhì)量）；環(huán)境手冊；程序文件（環(huán)境）；作業(yè)文件等。

（3）業(yè)委會相關(guān)資料：下屬管理處業(yè)委會籌備成立文件；下屬管理處業(yè)委會成立后的運行文件等。

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三、建立一戶一檔

根據(jù)業(yè)主或租戶所有或使用（租用）的一幢物業(yè)的性質(zhì)、特點、將總卷宗內(nèi)部分涉及的相關(guān)資料集中，然后分別建立相應(yīng)的檔案。

1.舊公房出售類檔案卷應(yīng)含的基本資料。（1）住房審批表。（2）公有住房買賣合同。（3）付款憑證。

（4）購買公有住房委托書。

（5）購買公有住房員工連續(xù)工齡證明。（6）購買公有住房員工的職稱、職級證明。（7）本戶人員情況表。

（8）出售公有住房建筑面積攤算表。（9）公有住房價格計算表。

（10）住宅債券單或減免債審批手續(xù)。（11）舊房卡。（12）公房維修合同。

（13）各戶維修簽報單、報修單、結(jié)算單。（14）拆損房屋扣押金簽報。2.商品房類案卷應(yīng)含的資料。（1）商品房出售合同。（2）商品房認(rèn)購書。（3）商品房出售會簽單。（4）商品房用地面積表。

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（5）公證書。（6）產(chǎn)權(quán)證。（7）房屋價目表。（8）入伙通知書。（9）入伙手續(xù)流轉(zhuǎn)單。（10）入伙交費表。（11）業(yè)主公約。

（12）房屋自用部位驗收單。（13）入戶資料簽收單。（14）業(yè)戶入伙所交費用一覽表。（15）住宅裝修申請表。（16）室內(nèi)裝修施工登記表。（17）各戶維修、報修單、結(jié)算單。3.外銷商品房類案卷應(yīng)含資料。（1）外銷商品房出售合同。（2）外銷商品房出售認(rèn)購書。（3）外銷商品房出售公證書。（4）外銷商品房出售產(chǎn)權(quán)證。（5）業(yè)戶付款情況明細(xì)表。（6）甲、乙雙方聘請律師協(xié)議書。（7）房屋使用、管理、維修公約。（8）房屋維修合同。（9）房屋價目表。

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（10）借、貸款協(xié)議書。（11）入伙通知書。（12）入伙繳費一覽表。（13）轉(zhuǎn)售方案。

4.員工購房類案卷應(yīng)含的資料。（1）房屋出售合同。（2）房屋置換協(xié)議書。（3）房屋置換細(xì)則。（4）產(chǎn)權(quán)交換合同。（5）入戶通知單。（6）住房簽收單。（7）補充協(xié)議。（8）產(chǎn)證編號。（9）分房一覽表。（10）征詢單。

（11）繳費一覽表（各類繳費收據(jù)以及借據(jù)）（12）業(yè)主公約。（13）住宅裝修申請表。（14）各戶維修報修單、結(jié)算單。5.出租類公房案卷應(yīng)含的資料。（1）住房調(diào)配單。

（2）動拆遷（過渡）協(xié)議書。

（3）建設(shè)債券證明或減免債券審批手續(xù)。

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（4）拆遷戶建設(shè)債券認(rèn)購單。（5）房屋拆遷安置協(xié)議。（6）私房保留產(chǎn)權(quán)協(xié)議書。（7）公房管理協(xié)議書。（8）舊房卡。

（9）工會證明及家庭成員身份證復(fù)印件。（10）小區(qū)管理公約。（11）房屋維修合同。（12）維修簽報單。（13）報修單、結(jié)算單。（14）拆損房屋扣押金簽報。6.租賃商品房類案卷應(yīng)含的資料。（1）業(yè)戶委托協(xié)議書。（2）租賃合同、會簽單。（3）租戶入住通知。（4）租戶身份證復(fù)印件。（5）驗房單。（6）繳費一覽表。（7）維修公約。（8）房租調(diào)整協(xié)議。（9）房屋維修簽報單。（10）報修單、結(jié)算單。

7.租賃商業(yè)辦公樓類案卷應(yīng)含的資料。

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（1）租賃合同。（2）來往函件。

（3）降租、退租、續(xù)租協(xié)議。

（4）欠租、催交租金的來往公函、法院審理判決材料。

8.公建配套設(shè)備設(shè)施類案卷應(yīng)含的資料（按設(shè)備類別分類，而后根據(jù)設(shè)備所屬物業(yè)區(qū)分建相關(guān)檔案）。

（1）設(shè)備設(shè)施產(chǎn)品合格證。（2）電器線路圖紙。（3）安裝調(diào)試保養(yǎng)手冊。（4）使用說明書。（5）安全檢驗報告書。

（6）危險性較大的生產(chǎn)設(shè)備技術(shù)登錄薄。（7）設(shè)備設(shè)施安裝質(zhì)量等級核定書。（8）設(shè)備設(shè)施分部工程質(zhì)量評定書。（9）設(shè)備管理檢查表。

（10）安裝（大修）檢驗報告書。（11）維修合同。（12）維修報告。

（13）日常運行檢查記錄等。

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第二篇：檔案分類

一般有以下幾類:

一、文書檔案:檔案分類

（1）黨群工作類:黨務(wù)工作、組織工作、宣傳工作、紀(jì)檢工作、工會工作、共青團工作、協(xié)會工作等；

（2）行政管理類：行政事務(wù)、治安保衛(wèi)、審計工作、人事勞資、教育工作、醫(yī)療衛(wèi)生、后勤福利、外事工作等

（3）經(jīng)營管理類：經(jīng)營決策、計劃工作、財務(wù)管理、物資管理、企業(yè)管理等

（4）生產(chǎn)管理類：生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量管理、能源管理、安全管理、科技管理、環(huán)境保護、計量工作、標(biāo)準(zhǔn)化工作、檔案與信息管理、基建管理、設(shè)備管理、合同等

二、科技檔案

（1）產(chǎn)品文字材料：各種任務(wù)書、建議書、協(xié)議書、說明書、鑒定書、試驗大綱、試驗報告、分析報告、審查報告、運行報告、總結(jié)、產(chǎn)品圖樣等

（2）科研文字材料：各種合同（協(xié)議書）、任務(wù)書、科研報告、調(diào)查報告、開題報告、實驗報告、鑒定證書、發(fā)明申請書等

（3）基建文字材料：各種建議書、任務(wù)書、計算書、開工報告、概（預(yù)、決）算、檢驗分析材料、施工圖樣等

（4）設(shè)備文字材料：各種申請書、說明書、技術(shù)規(guī)程、維護保養(yǎng)規(guī)程、設(shè)備圖樣等

三、財務(wù)檔案

會計原始憑證和報表中所附的各種借據(jù)、書面證明材料、分析報告等。

四、人事檔案

職工的招聘、履歷、培訓(xùn)等

五、電子檔案

計算機磁帶、磁盤和光盤等

六、聲像檔案

照片、縮微膠片、電影膠片、錄像片、錄音磁帶和唱片等

第三篇：檔案材料分類

檔案材料分類

第一類：（1）干部履歷表，簡歷表。

（2）干部、教師、醫(yī)務(wù)人員、學(xué)生等各類登記表。（3）個人簡歷材料，更改姓名材料。

第二類：自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料 第三類：（1）鑒定類（含自我鑒定）。

（2）考察、考察材料；以鑒定為主要內(nèi)容的各類人員登記表，組織正式出具的鑒定性干部表現(xiàn)情況材料，作為干部任免、調(diào)動依據(jù)的正式考察材料。（3）考核登記表

（4）干部考核和民主評議的綜合材料。

第四類：（1）學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)情況的材料（報考高等院校學(xué)生登記表、審查表，畢業(yè)登記表，學(xué)習(xí)（培訓(xùn)結(jié)業(yè)）成績表，學(xué)歷證明材料。

（2）教師資格過渡申請表等（要有上海市教育委員會教師資格認(rèn)定章）

（3）專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申報表，聘用專業(yè)技術(shù)職務(wù)審批表等。（4）干部創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、論文等目錄。

第五類：政治審查材料；入團入黨政審材料 第六類：（1）人團志愿書、入團申請書、團員登記表

（2）入黨志愿書（形成時間為支部大會通過入黨時間）、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書、黨員登記表、不合格黨員被勸退或除名的材料，取消黨員資格的組織意見。

（3）因私出境保留黨籍審批表報黨委批準(zhǔn)后留檔。

（4）民主黨派只收集登記表、通知或批復(fù)材料即可。

第七類：（1）獎勵材料（包括科技業(yè)務(wù)獎勵、各種先進人物登記表、模范事跡通報材料等

（2）手續(xù)齊全的學(xué)生獎學(xué)金審批表或登記表。第八類：違紀(jì)處分材料

第九類：（1）工資變動登記表（排九類1號，日期寫用該新表時的日期填寫）工資變動情況（按時間順序排）（85年工改以來的材料）

（2）干部任免審批表、錄用和聘用審批表、聘用干部合同書、續(xù)聘解聘審批表（按時間順序排）（90年以來干部任免材料）（3）出國出境人員審批表。（4）民主黨派代表會代表登記表（5）延長退休時間審批表歸入九類

第十類：其他組織參考的有保存價值的材料，如就業(yè)報到證、協(xié)議書、工會會員表、殘疾體檢表等

? 材料形成時間：為材料落款標(biāo)明的最后時間

? 干部職務(wù)變動登記表放在目錄后面第一類第一號前面，不編號不記頁 ? 工齡津貼、職務(wù)（崗位）津貼、養(yǎng)老保險補貼不登記在“工資變動登記表”內(nèi) ? 97年后“干部任免審批表”缺的必須補全

? 1977后入學(xué)的大學(xué)生，應(yīng)有《高校學(xué)生登記表》、高校學(xué)習(xí)成績表。碩士要有報考登記表、授予碩士學(xué)位決定、學(xué)習(xí)成績表、專家推薦表。博士要有報考登記表、學(xué)習(xí)成績表、專家推薦表、博士學(xué)位決定。黨校須有登記表或畢業(yè)鑒定、學(xué)習(xí)成績、學(xué)歷證明。

第四篇：檔案分類

檔案分類

一、文書檔案：

（1）黨群工作類：黨務(wù)工作、組織工作、宣傳工作、紀(jì)檢工作、工會工作、共青團工作、協(xié)會工作等。

（2）行政管理類：行政事務(wù)、治安保衛(wèi)、審計工作、人事勞資、教育工作、醫(yī)療衛(wèi)生、后勤福利、外事工作等。

（3）經(jīng)營管理類：經(jīng)營決策、計劃工作、財務(wù)管理、物質(zhì)管理、企業(yè)管理

等。

（4）生產(chǎn)管理類：生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量管理、能源管理、安全管理、科技管理、環(huán)境保護、計量工作、標(biāo)準(zhǔn)化工作、檔案與信息管理、基建管理、設(shè)備管理、合同等。

二、科技檔案

（1）產(chǎn)品文字材料：各種任務(wù)書、建議書、協(xié)議書、說明書、鑒定書、試驗大綱、試驗報告、分析報告、審查報告、運行報告、總結(jié)、產(chǎn)品圖樣等。

（2）科研文字材料：各種合同（協(xié)議書）、任務(wù)書、科研報告、調(diào)查

報告、開題報告、實驗報告、鑒定證書、發(fā)明申請書等。

（3）基建文字材料：各種建議書、任務(wù)書、計算書、開工報告、概（預(yù)、決）算、檢驗分析材料、施工圖樣等。

（4）設(shè)備文字材料：各種申請書、說明書、技術(shù)規(guī)程、維護保養(yǎng)規(guī)程、設(shè)備圖樣等。

三、財務(wù)檔案

會計原始憑證和報表中所附的各種借據(jù)、書面證明材料、分析報告等。

四、人事檔案

職工的招聘（包括公司與員工簽訂的勞動合同）、履歷、培訓(xùn)等。

五、電子檔案

計算機磁帶、磁盤和光盤等。

六、聲像檔案

照片、縮微膠片、電影膠片、錄像片、錄音磁帶和唱片等。

第五篇：檔案整理分類（本站推薦）

檔案整理分類

1卷、政工檔案：包括年底考核匯總表、調(diào)動分配證明、介紹信、上報的各種人事統(tǒng)計表、調(diào)查表、人事公布文件、職稱聘任、竟聘材料、年終責(zé)任制考核結(jié)果、中心文件、文明單位申報、自查材料等。

2卷、半年和年終總結(jié)及整頓報告、工作打算、日常匯報材料、上級及本市重要文件通知、重要活動安排、中心有關(guān)發(fā)言材料、人大政協(xié)提案答復(fù)、其它重要材料等。