第一篇：境外秘書對中國秘書工作的啟示

境外秘書對中國秘書工作的啟示

境外秘書概況這門課程主要介紹國外和港臺地區(qū)的秘書和秘書工作的一些情況，著重介紹國外重要的資本主義國家，如美國、英國、法國、德國、俄羅斯、日本等國家的秘書和秘書工作。而本文將從秘書工作內(nèi)容方面著筆，通過比較、分析來總結(jié)境外秘書工作對中國秘書工作的啟示。

從《境外秘書概論》這本書中可以了解到，香港的秘書工作內(nèi)容有明確的種類級別劃分，因為類別或是等級的不同，所以其秘書工作內(nèi)容也大相徑庭。香港秘書大致可分為：一般秘書、行政秘書、公司秘書、董事會秘書、公務(wù)員型秘書5種秘書類型。一般秘書從事的通常是日常事務(wù)，通過培訓(xùn)具備一定的基本秘書相關(guān)工作技能，要求不高。而只有先做一般秘書，累計工作經(jīng)驗和一定學(xué)歷，公司才提升為行政秘書，所以說一般秘書和行政秘書是根據(jù)工作經(jīng)驗及能力劃分的。公司秘書是需要通過英國ＩＣＳＡ考試才能領(lǐng)牌上崗，也是需求量最大的秘書種類，所以在秘書工作內(nèi)容方面要求高，工作壓力也很大。董事會秘書和公司秘書必須具有5年以上秘書工作經(jīng)驗，且具有“高級秘書“證書。公務(wù)員型的秘書要有較高級的文憑，經(jīng)過專門的考試，其薪金也按公務(wù)員對待，同大學(xué)教授差不多。

雖然臺灣在秘書種類上按照性質(zhì)、性別和職能同樣進行了劃分，工作內(nèi)容因種類不同也有所不同，但是大體上的工作內(nèi)容有接聽電話、安排約會、接見、信件書信處理、公文處理、檔案及資料管理、會議籌備安排管理、主管公務(wù)旅行安排、辦公室行政管理、公共關(guān)系等。在《秘書實務(wù)》一書中大陸秘書工作分為三大塊，第一塊為政務(wù)性工作：調(diào)查研究、信息工作、參謀咨詢、協(xié)調(diào)工作、督查工作、議案、建議和提案工作、文字工作。第二塊為業(yè)務(wù)性工作：文書工作、檔案工作、資料工作、會務(wù)工作、信訪工作、保密工作、網(wǎng)站管理、談判事務(wù)和公關(guān)工作。第三塊為事務(wù)性工作：日常安排和時間管理、隨從工作、通訊聯(lián)絡(luò)、接待和禮儀、值班和突發(fā)事件處理以及機關(guān)日常事務(wù)。大陸的秘書工作與臺灣的秘書工作內(nèi)容有一定的相似處，但是較之更為完善。臺灣秘書工作每項工作內(nèi)容都有嚴(yán)格的工作要求和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鞒绦?，體系較完善。因而，大陸秘書工作在學(xué)習(xí)借鑒中依然要揚長避短，臺灣實施的是資本主義制度，所以大陸在汲取優(yōu)點過程中一定要注意與本國國情實際情況相結(jié)合。

美國的秘書工作極具有代表性和典型性，這是針對其長久的秘書理論與實踐而言的。美國秘書工作的劃分比之香港臺灣更為細(xì)致和完善，這方面大陸應(yīng)重點分析和學(xué)習(xí)。美國秘書的種類較多，可分為：政府秘書、經(jīng)理秘書、公司秘書、行政秘書、通信秘書、法律秘書、醫(yī)務(wù)秘書、技術(shù)秘書、財經(jīng)秘書、教育秘書、駐國外機構(gòu)秘書。政府秘書，這類秘書需先取得打字、速記證書，再參加秘書考試；經(jīng)理秘書，協(xié)助經(jīng)理全面負(fù)責(zé)秘書及行政事務(wù)，制定有關(guān)計劃，監(jiān)督完成，有的還兼管人事。這種秘書的要求很高，需對公司的結(jié)構(gòu)、政策、程序十分熟悉；公司秘書，其職責(zé)是監(jiān)督、管理公司財務(wù)、人事、對外聯(lián)絡(luò)；同各部門聯(lián)系、協(xié)調(diào)；向董事會匯報、答復(fù)質(zhì)詢等；行政秘書，按職權(quán)可分為屬于領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的如秘書長和一般行政秘書兩類，一般行政秘書工作與臺灣秘書工作內(nèi)容相似。而通信、法律、醫(yī)務(wù)、技術(shù)、財經(jīng)、教育和駐國外機構(gòu)秘書的工作內(nèi)容與其工作性質(zhì)緊密聯(lián)系，對其工作體系有深度了解和把握。在《秘書學(xué)概論教程》中，大陸秘書類型第一、根據(jù)服務(wù)對象和薪酬來源劃分，可分為公務(wù)秘書和私人秘書。第二、根據(jù)秘書的具體分工可分為文字秘書、行政秘書和事務(wù)秘書。第三、根據(jù)秘書才能特長劃分為參謀型秘書、文字型秘書、事務(wù)型秘書、公關(guān)型秘書以及專業(yè)型秘書。由此可見，大陸秘書與美國秘書發(fā)展程度還有很大差距，美國秘書工作的細(xì)分或者說職能專業(yè)化體現(xiàn)了其秘書工作程度的成熟，這點也是由其經(jīng)濟發(fā)展水平?jīng)Q定的，在中國發(fā)達(dá)地區(qū)，如北上廣一線城市可引進使用。

英國秘書工作職能有信息溝通、文件資料處理、日常公務(wù)辦理以及財務(wù)輔助。工作內(nèi)容粗中有細(xì)，體系不像美國那樣繁雜這可能是由于英國的人口較少，社會關(guān)系較簡單所決定的，對于大陸秘書工作的啟示體現(xiàn)在其簡單的形式和高效的辦事能力上。值得大陸秘書工作注意的是英國對于秘書的工作的重視還體現(xiàn)在成立不少的機構(gòu)，負(fù)責(zé)從事秘書職業(yè)教育，如商業(yè)和技師教育委員會，倫敦工商會，彼特門考試學(xué)院和皇家藝術(shù)學(xué)院等。法國的秘書工作體現(xiàn)在法國國家行政學(xué)院教學(xué)模式上，英國學(xué)生入學(xué)的第一年不在課堂上課，而是被安排到各級行政機構(gòu)去擔(dān)任見習(xí)行政人員。學(xué)生擔(dān)任“見習(xí)行政人員”，有職有權(quán)，甚至在上司不在時，有權(quán)處理公務(wù)，可以主持一般的“公民接待”，也可以根據(jù)有關(guān)規(guī)定簽署某種法令、決定。實習(xí)結(jié)束后寫論文，把實踐上升成理論為以后真正的秘書工作夯實基礎(chǔ)。這種獨特的教學(xué)方法，真正遵循了“實踐——理論——實踐”的原則，符合應(yīng)用學(xué)科的教學(xué)特點，能在較短的時間內(nèi)培養(yǎng)出和知識扎實、理論水平和動手能力較強的高級秘書人才。法國國立行政學(xué)院對“秘書→文官→中高級官員”培養(yǎng)一體化的思路，對優(yōu)秀青年進行專門教育的體制、理論密切聯(lián)系實際的教學(xué)方式等，有很多地方是值得我們借鑒的。

俄國蘇聯(lián)機關(guān)秘書的職能，大體分為兩個方面：一是公文性事務(wù)；二是非公文性服務(wù)。秘書的文書工作一般有三種方式，即集中式、分散式和混合式。秘書的非公文性服務(wù)內(nèi)容包括完成領(lǐng)導(dǎo)人交辦的各種事務(wù)，如安排會見、組織會議、為會議提供服務(wù)、檢查會議（通過的）決議的執(zhí)行情況等。這里，中國秘書工作值得學(xué)習(xí)的是其秘書文書工作設(shè)計的科學(xué)性。

日本秘書工作較很多國家存在的明顯優(yōu)勢是：細(xì)。不管是在秘書工作中，還是在個人的衣著打扮、言談舉止上，日本秘書工作的“細(xì)”體現(xiàn)在各個方面，這是中國秘書工作應(yīng)該銘記和重點學(xué)習(xí)的地方。它不是由經(jīng)濟水平和社會發(fā)展程度決定，而是依靠秘書本身的態(tài)度或者是社會整個環(huán)境塑造決定的，中國秘書是否能把自己身為秘書代表企業(yè)形象的這種意識深刻貫徹到平時的生活學(xué)習(xí)上，是中國秘書像向日本秘書學(xué)習(xí)把握的重點。

第二篇：秘書和秘書工作概述

秘書和秘書工作概述

一、秘書和秘書工作概述

（一）秘書的概念、內(nèi)涵、特征

1、秘書：掌管文書并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或部門負(fù)責(zé)人處理日常工作的人員。

2、秘書職務(wù)：如秘書長、辦公室主任、科級秘書等。

3、特征：“三服務(wù)”即為直接隸屬的領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)；為相關(guān)的各級領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)；為人民群眾服務(wù)。

（二）秘書工作任務(wù)、作用、特點和層次劃分

1、秘書工作任務(wù)（1）總體來說：秘書工作具有辦公、辦會、辦事和參謀的職能（2）各地各單位實際情況不同，秘書工作的具體任務(wù)不同（3）秘書工作共同性工作任務(wù)是：輔助決策；調(diào)查研究；信息工作；文書處理和撰制；會務(wù)工作；信訪工作；文書立卷和檔案管理；電子政務(wù)；查辦工作；印信證章的管理；值班和接待工作；機關(guān)內(nèi)部的管理工作；機要交通與通訊；保密工作；領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

2、秘書工作的作用（1）樞紐作用。（2）助手作用。（3）參謀作用。（4）信息、耳目作用。（5）協(xié)調(diào)作用。（6）門面、窗口作用。

3、秘書工作特點（1）政治性和政策性。（2）輔助性和服務(wù)性。（3）組織性和綜合性。（4）保密性和機要性。

4、秘書層次劃分（1）行政事務(wù)性的秘書工作。（2）文字性的秘書工作。（3）議政謀政的秘書工作。

（三）辦公室工作

1、概念：協(xié)助機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人辦公和組織機關(guān)運轉(zhuǎn)的機構(gòu)或班子。一般來說辦公室是一個辦事機構(gòu)和秘書班子。從某種意義上說，辦公室工作就是秘書工作。辦公室主任，實際上就是一位秘書和秘書工作的負(fù)責(zé)人。

2、職能：（1）辦文、辦會、辦事。（2）參謀助手，檢查督促，綜合協(xié)調(diào)，后勤保證。

3、要求：高效、保密、實事求是，團結(jié)同志。

（四）秘書工作人員素養(yǎng)

1、才干素養(yǎng)（1）精明的辦事本領(lǐng)。知識面廣、頭腦清楚、思維敏捷、手腳勤快。（2）較強的文字表達(dá)能力。起草文件，綜合情況，會議記錄，潤飾稿件等。（3）特殊技能。電腦打字、攝影、速記、書法、編輯、駕駛等。

2、智能素養(yǎng)（1）知識積累；（2）思維訓(xùn)練；（3）臨機智力訓(xùn)練；（4）記憶訓(xùn)練；（5）反思（反?。┯?xùn)練。

3、心理素養(yǎng)（1）樂觀與沉默；（2）培植自信心；（3）鼓勵競爭精神，防止嫉妒心理；

4、職業(yè)道德（1）為事業(yè)埋頭苦干的獻身精神；（2）遵守紀(jì)律的自覺性；（3）謙和平等的人際關(guān)系。

二、公文寫作

（一）公文的定義公文是國家機關(guān)及其它社會組織在行政職權(quán)和實施管理的過程中形成的具有法定效用與規(guī)范格式的文件材料。

（二）公文的特點

1、法定性；

2、針對性；

3、政策性；

4、效用性；

5、時限性；

6、規(guī)范性。

（三）公文的作用

1、頒布法規(guī)，傳達(dá)批示；

2、反映情況，請示工作；

3、聯(lián)系工作，商洽公務(wù)；

4、催辦工作；

5、宣傳教育；

6、依據(jù)憑證；

7、交流信息。

（四）公文的分類

1、按照使用范圍的不同，將公文分為：（1）通用公文：廣義上的公文，發(fā)文主體、規(guī)則、格式等皆循通例。（2）專用公文：專門機關(guān)使用的公文樣式，有特殊要求，如法院的判決書、審計局的審計報告。

2、按照來源的不同，將公文分為：（1）對外文件：簡稱發(fā)文。是指本機關(guān)（或部門）擬制向外單位發(fā)出的文件。（2）收來文件：簡稱收文。是指由外機產(chǎn)擬制的作為傳達(dá)其自身機關(guān)的意圖，發(fā)送到本機關(guān)（或部門）來的文件。（3）內(nèi)部文件：是指制發(fā)和使用都限于機關(guān)內(nèi)部的文件。

3、按照行文關(guān)系和行文方向的不同，將公文分為：（1）上行文：是指下級機關(guān)、下級業(yè)務(wù)部門向它所屬的上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和上級業(yè)務(wù)主管部門所發(fā)送的公文，是自下而上的行文，故稱上行文。（2）下行文：是指上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)干部對所屬的下級機關(guān)的一種行文。（3）平行文：是指同級機關(guān)或者不相隸屬的，沒有領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)關(guān)系的機關(guān)之間的一種行文。

4、按照秘密程度的不同，將公文分為：（1）秘密文件：指內(nèi)容涉及黨和國家的秘密，需要控制知密范圍和知密對象的文件。秘密文件還可細(xì)分為秘密、機密、絕密三個級別的文件。（2）普通文件：是相對于秘密文件而言的，從這個角度說，也可稱為非密文件。

5、按照辦理時限的不同，將公文分為：（1）特急件：內(nèi)容極為重要，需要最快速度傳遞，最短時間處理的文件。（2）急件：內(nèi)容緊急，要求在規(guī)定時限或較短時間內(nèi)處理的文件。（3）平件：按照正常工作程序收發(fā)、處理的文件。

6、按照發(fā)文機關(guān)性質(zhì)的不同，將公文分為：（1）官方文件：主要有法規(guī)文件、行政文件和黨的文件。（2）非官方文件：是指各社會組織、企事業(yè)單位制發(fā)的文件。

7、按照具體職能的不同，將公文分為：（1）規(guī)范性文件：是指機關(guān)、組織、社會團體制定的，要求其成員在活動、工作等方面嚴(yán)格遵守的行業(yè)規(guī)范。如章程、條例、規(guī)定、辦法、細(xì)則、制度等。（2）指揮決策性文件：是指上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)對下級機關(guān)或群眾發(fā)出的用以領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)工作的公文。如：命令、指示、決定、意見、批復(fù)、政策性通知等。（3）報請商洽性文件：是下級機關(guān)向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、請示問題時所使用的陳述性、請求性公文以及同級及沒有隸屬關(guān)系的單位為公務(wù)活動使用的公文。如報告中、請示、議案、函等。（4）公告知照性文件：是指機關(guān)單位發(fā)布的需要周知或遵守，以及機關(guān)單位之間聯(lián)系工作，通報情況所使用的公文。如公告、通告、公報、通知、通報、會議紀(jì)要、備忘錄等。（5）日常性公文：是指各機關(guān)、組織用以記載公務(wù)活動以備查考的公文。如：計劃、規(guī)劃、總結(jié)、會議記錄、電話記錄、大事記、簡報、調(diào)查報告、值班日志等。

（五）公文的種類和特點在2008年8月24日國務(wù)院辦公廳《國務(wù)行政機關(guān)公文處理辦法》中，規(guī)范了13種公文名稱。它們分別是：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要。在1996年5月3日中共中央辦公廳《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》中規(guī)范了14種公文名稱。它們分別是：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀(jì)要。

1、命令（令）適用于依照有關(guān)法律公布行政規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關(guān)單位及人員。

2、決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。

3、公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。

4、通告適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項。

5、通知適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機關(guān)和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。

6、通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況。

7、議案適用于各級人民政府或人民代表，向同級人民代表大會或其常委會提請審議事項。

8、報告適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。

9、請示適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。

10、批復(fù)適用于答復(fù)下級機關(guān)的請求事項。

11、意見適用于對重要問題提出見解和處理方法。

12、函適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。

13、會議紀(jì)要（抄告單）適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項。

（六）公文寫作

1、寫作公文的幾種類型（1）為自己或本部門工作起草；（2）為領(lǐng)導(dǎo)起草（受命代言）；（3）為他人起草（代書）。

2、起草公文的入門條件（1）熟悉情況；（2）熟悉公文格式；（3）熟悉寫作規(guī)范。

3、公文寫作的特點（1）被動寫作，遵守性強；（2）對象明確，針對性強；（3）集思廣益，群體性強；（4）決策之作，政策性強；（5）緊迫之作，時限性強；（6）講究格式，規(guī)范性強。

4、公文寫作的步驟（1）明確寫作公文的主旨（根據(jù)主旨選擇公文）；（2）收集有關(guān)材料（寫作內(nèi)容）；（3）完成總體構(gòu)思，擬出寫作提綱（謀體布局）；（4）起草正文（導(dǎo)語、主體、結(jié)束語）；（5）檢查修改（主題、觀點、材料、結(jié)構(gòu)、語言、格式）；（6）形成送審稿

5、公文寫作的要求（1）要保證公文內(nèi)容在政治上的正確性；（2）要實事求是，在業(yè)務(wù)上符合客觀規(guī)律；（3）在文字表達(dá)上準(zhǔn)確、鮮明、生動、符合語法和邏輯；（4）要符合統(tǒng)一規(guī)定的體式和程序；（體式：公文文體、結(jié)構(gòu)、附加標(biāo)記和文件格式。程序：交擬、起草、審核、簽發(fā)、印制、發(fā)出）（5）要注意細(xì)節(jié)。

三、公文處理

（一）公文處理

1、概念（1）發(fā)文：是指機關(guān)文書部門根據(jù)機關(guān)的工作需要向外發(fā)出文件材料，包括本機關(guān)制發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、翻印、復(fù)印文件材料等。（2）發(fā)文辦理：就是指文件從擬稿到印制發(fā)出的整個運轉(zhuǎn)過程。

2、程序發(fā)文辦理程序由擬稿、會商、審核與簽發(fā)；核發(fā)、繕印與核對；用印、登記與分發(fā)等環(huán)節(jié)組成。

3、具體要求（1）擬稿必須注重行文規(guī)則；（2）會商就是涉及其他部門管理職權(quán)時商洽取得一致意見，如協(xié)商不成，則呈報上級組織調(diào)處。（3）審核主要做到“六查”，即一查是否需要行文；二查文稿內(nèi)容與法律、法規(guī)和政策以及上級有關(guān)規(guī)定是否一致，與平行機關(guān)部門已有的規(guī)定是否矛盾；三查要求和措施是否明確具體，切實可行；四查涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)范圍的問題是否協(xié)商一致并經(jīng)過會簽；五查文字表述是否正確、簡練、條理清楚，標(biāo)點使用是否正確，文字書寫是否規(guī)范；六查公文格工是否符合規(guī)定。（4）簽發(fā)必須確認(rèn)是自己職權(quán)范圍內(nèi)的有關(guān)公文；簽發(fā)后必須對文內(nèi)容和文字負(fù)完全責(zé)任；聯(lián)合發(fā)文必須會簽。（5）注發(fā)必須對公文主送單位、抄送單位、緊急程度、秘密等級、公文字號、主題詞、文件格式、發(fā)送方式、印刷份數(shù)、印發(fā)日期等詳注。（6）復(fù)核必須審核審批簽發(fā)手續(xù)，公文體式，公文附件材料，行文關(guān)系。（7）繕印是指對已簽發(fā)的公文定稿進行印制。（8）核對一般是三核制，即印 印單位、承辦人員和印制人員對文稿進行核對。核對方法：對核法、折核法、讀核法。（9）用印、簽署。用印是上不壓正文，下騎年蓋月；簽署一般先簽名后蓋章。（10）發(fā)文登記一般采用薄冊式形式。（11）分裝、發(fā)出。發(fā)送方式有印制發(fā)送、傳真發(fā)送、電報發(fā)送。（12）對外催辦主要方式有電話催辦、文字催辦、登門催辦、會議催辦。

（六）公文格式

1、公文用紙主要技術(shù)指標(biāo)公文用紙一般要使用紙張定量為60g/m-80g/m的膠版印刷紙或復(fù)印紙。紙張白度為85%-90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值為7.5-9.5。

2、公文用紙幅面及版面尺寸（1）公文用紙幅面尺寸公文用紙采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm*257mm，尺寸的允許偏差±1cm。(2)公文頁邊及版心尺寸公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm±1mm公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm版心尺寸為：156mm*225mm（不含頁碼）

3、公文中圖文的顏色行政機關(guān)的公文在一般情況下，除了發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、眉首的反線和發(fā)文機關(guān)印章為紅色外，其余部分均為黑色。

4、排版規(guī)格與印制裝訂要求（1）排版規(guī)格正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。（2）制版要求版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過1mm。（3）印刷要求雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不得超2mm。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。（4）裝訂要求公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?/4處，允許誤差±4mm。平訂訂鋸與書脊間的距離為3mm-5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后脊不可散頁明訂。裝切成品尺寸誤差±1mm，四角成90度，無毛茬或缺損。

5、公文中各要素標(biāo)規(guī)則組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紙色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。（1）眉首①公文份數(shù)序號；②秘密等級和保密期限；③緊急程度；④發(fā)文機關(guān)標(biāo)識發(fā)文機關(guān)標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱，發(fā)號公文由發(fā)文機關(guān)加“文件”組成；命令（令）由發(fā)文機關(guān)全稱加“命令（令）”組成，會議紀(jì)要由會議名稱加“會議紀(jì)要”組成，其他公文可只標(biāo)識發(fā)文機關(guān)。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為25mm，對于上報的公文，發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為80mm。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識。字號由發(fā)文機關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但一般應(yīng)小于22mm*15mm。聯(lián)合行文時應(yīng)使主辦機關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機關(guān)過多，必須保證公文首頁顯示正文。⑤發(fā)文字號發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“[]”括入序號不編虛位，不加“第”字。發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。⑥簽發(fā)人上報的公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。（2）主體①公文標(biāo)題公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，發(fā)號公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機關(guān)，其他公文不標(biāo)明發(fā)文機關(guān)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名名號外，一般不用標(biāo)點符號。紅色反線下空2行，用2號小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；四行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。②主送機關(guān)主送機關(guān)指公文的主要管理機關(guān)。標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標(biāo)識，回行時仍頂格；最后一個主送機關(guān)名稱之后標(biāo)全角冒號。標(biāo)識主送機關(guān)時應(yīng)標(biāo)明主送機關(guān)的全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機關(guān)的統(tǒng)稱。③公文正文主送機關(guān)名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。④附件公文如有附件，在正文下空1行左空2號用3號仿宋體字標(biāo)識附件，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：

1、****”）；附件名稱不加標(biāo)點符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時標(biāo)識序號；附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。⑤成文時間用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫成“0”。⑥公文生效公文生效標(biāo)識是證明公文效力的表現(xiàn)形式。它包括發(fā)文機關(guān)印章或簽署人姓名。公文生效標(biāo)識有以下兩種情況：單一發(fā)文印章：單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標(biāo)識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文2mm-4mm，端正，居中下壓成文時間，印章用紅色。聯(lián)合行文印章：當(dāng)聯(lián)合行文加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關(guān)印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機關(guān)名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時間和正文這間。主辦機關(guān)印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識成文時間。當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。⑦附注公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標(biāo)識在成文時間下一行。（3）版記①主題詞主題詞用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號；詞目用3號小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字。②抄送（抄報）抄送（抄報）機關(guān)指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文的其他機關(guān)。公文如有抄送，在主題詞下1行；左空1字用3號仿宋體字標(biāo)識“抄送”，后標(biāo)全角冒號；抄送機關(guān)間用逗號分隔，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊；在最后一個抄送機關(guān)后標(biāo)句號。如主送機關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識方法同抄送機關(guān)。③印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間位于抄送機關(guān)之下（無抄送機關(guān)在主題詞之下）占1行位置；用3號宋體字，印發(fā)機關(guān)干部左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。④版記中的反線版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。版記中各要素之間加一條反線隔開，一是為顯示各要素之間的區(qū)別，二是顯得美觀。⑤版記的位置版記應(yīng)置于公文最后一頁（封四），版記的最后一個要素置于最后一行。

6、頁碼用4號半角體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼左空1字?？瞻醉摵涂瞻醉撘院蟮捻摬粯?biāo)識頁碼。

7、公文中表格公文如需附表，對橫排A4紙型表格，應(yīng)將頁碼放在橫表的左側(cè)，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。

（二）收文處理

1、概念：收文處理是指收到人證的輸過程，包括簽收、登記、審核、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦等程序。

2、具體要求：（1）簽收做到“四查”。即一查清信封或封筒上的收文機關(guān)名稱，是否確屬本機關(guān)的收文，以防錯投、錯收；二查清文件號碼與遞送人在簽收登記上所登的號碼是否一致；三查清文件封口是否破損，包裝是否牢固，如發(fā)現(xiàn)有散包、破封、密封條被拆等情況，應(yīng)及時追查原因；四查清文的登記數(shù)與實有件數(shù)是否相符。拆封做到三個明確。即一明確一般文件由辦文人員拆封；二明確領(lǐng)導(dǎo)“親收”“親啟”的封件，由領(lǐng)導(dǎo)本人拆封或由其委托的人代拆；三明確密件交由機要文書或機要室拆封，妥善辦理。（2）登記項目包括收件的流水順號、收到日期、來文機關(guān)、來文字號、密級、份數(shù)、分送部門、簽收、備注等。登記的具體范圍包括：上級機關(guān)文件。包括指導(dǎo)性、參閱性和需要輸?shù)奈募?；下級機關(guān)文件。包括請示、報告性文件；重要的帶有密級的刊物、資料；其他機關(guān)商洽問題和需要答復(fù)的文件；上級極關(guān)召開會議印發(fā)的會議文件材料。（3）審核主要是收到下級單位的上行文后進行預(yù)審，合格公文進入正式辦文，不合格公文可以退回。（4）分發(fā)應(yīng)分閱知件和閱辦件填好《文件傳閱單》或《收文處單》后分送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門和承辦人員閱知辦理。（5）擬辦是對來文的處理提出初步的意見，供領(lǐng)導(dǎo)人批辦時參考。上級來文，主要寫“請**領(lǐng)導(dǎo)閱示，批示”，“擬請**部門辦理”；下級來文或平行文，主要寫“擬請**部門閱處”；需要多個部門聯(lián)合處理的，需要選出牽頭單位和輔助單位。擬辦應(yīng)在收文處理單上給出擬辦意見，并簽名，寫日期。（6）批辦是指機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或有權(quán)人對送批的文件如何處理所作的批示。批辦的主要內(nèi)容包括：

1、提出處理該份文件所述問題的原則和方法；

2、提出并指明負(fù)責(zé)承辦該文件的單位或者承辦人，規(guī)定承辦的時限；

3、凡是需要兩個單位或者多人共同承辦的，必須指出主辦單位和主辦人，以便承辦單位和承辦人員具體執(zhí)行；

4、需傳閱的公文，寫明傳閱范圍，對象等。

7、承辦是指機關(guān)有關(guān)部門或人員按照來文的要求進行具體工作或辦理復(fù)文?？傮w來說要按照領(lǐng)導(dǎo)的批示，抓好落實。

8、催辦就是要對那些必須輸答復(fù)的文件，根據(jù)承辦時限的要求，及時地對文件承辦的情況進行督促和檢查。催辦的形式分口頭催辦、電話催辦和書面催辦等。

9、注辦要注意以下四點：一是一般的傳閱文件，在有關(guān)人員傳閱完畢后，文書人員應(yīng)注明閱畢的日期；二是需要辦理復(fù)文的文件，辦理后要注明“已復(fù)文”，并注上復(fù)文的日期和文號；三是用口頭或電話答復(fù)的要注明時間、地點、接談或接電話者、主要內(nèi)容等，并由承辦人簽字；四是不需復(fù)文的文件要注明“已閱”、“已辦”、“已摘記”等字樣。

（三）公文立卷歸檔工作

1、公文立卷（1）公文立卷是指機關(guān)文書部門將已辦理完畢的，具有一定查考利用價值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。公文立卷的原則：一是公文立卷能夠保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于文件的查找利用；二是公文立卷可以維護文件的完整與安全，便于文件的保管；三是公文立卷，為檔案工作奠定了基礎(chǔ)。（2）公文立卷的主體可以是綜合部門（辦公室），也可以是會計、保衛(wèi)、人事、科技等專門部門。小機關(guān)一般由辦公室或秘書科集中立卷。（3）公文立卷的范圍反映本單位主要職能活動和基本面貌的文件是立卷的重點。公文立卷文件材料范圍包括：上級機關(guān)的文件材料；本機關(guān)的文件材料；同級機關(guān)非隸屬機關(guān)的文件材料；下級機關(guān)的文件材料。（4）公文立卷的方法

1、文件集中；

2、文件歸類；

3、編制立卷類目（類名和條款）（5）卷內(nèi)文件的整理和編目

1、按照一定標(biāo)準(zhǔn)對卷內(nèi)文件進行排列；

2、對卷內(nèi)文件編制頁號和件號；

3、填寫卷內(nèi)文件目錄。主要項目有：順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等。

4、填寫卷內(nèi)備考表備考表置于案卷末尾，項目有：本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間等。

5、擬寫案卷標(biāo)題；

6、填寫案卷封皮；案卷封皮項目包括：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、保管期限、件數(shù)、頁數(shù)、歸檔號等。

7、排列案卷；

8、編寫案卷號；

9、編制案卷目錄。

2、案卷歸檔（1）歸檔制度1）歸檔范圍有價值即歸檔。2）歸檔時間機關(guān)文部門或業(yè)務(wù)部門一般應(yīng)在第二年的六月前向檔案部門移交檔案。3）歸檔要求。一是應(yīng)歸檔的文件齊全、完整；二是文件和電報按其內(nèi)容的聯(lián)系，合并整理、立卷；三是歸檔的文件材料，保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類整理、立卷；四是案卷標(biāo)題簡明確切，封面清楚、目錄完整。（2）文件的保管期限1）列為永久保存。是指那些反映機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的文件材料。2）列為長期保存。是指那些反映本機關(guān)一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本機關(guān)工作有查考利用價值的文件材料。期限為16-50年左右。3）列為短期保存。是指那些只在較短時間內(nèi)對本機關(guān)有參考利用價值的文件材料。期限為15年以下。

四、會議組織工作

（一）會議的涵義和要素

1、組織會議，簡稱“辦會”，是秘書工作的重要內(nèi)容之一；

2、會議的要素：與會者、主持人、議題、名稱、時間、地點。

（二）會議的分類

1、按照內(nèi)容性質(zhì)的不同，會議可分為代表大會、工作會議、學(xué)術(shù)會議、聯(lián)席會議等。

2、按照會議鐵形式的不同，會議可分為小組會、座談會、報告會等。

3、按照與會人員的成分的不同，會議可分為黨委會、董事會、記者招待會等。

4、按照人數(shù)、規(guī)模的不同，會議可分為大型會議、中型會議、小型會議。

5、按照會議召開的規(guī)律或日期的不同，會議可分為定期例會、臨時性會議等等。

（三）會議的功能

1、決策功能；

2、指揮功能；

3、溝通功能；

4、協(xié)調(diào)功能；

5、動員功能；

6、顯示功能。

（四）會務(wù)工作的辦理

1、會前準(zhǔn)備、會議準(zhǔn)備、會后整理工作。

2、會議工作流程一般為：擬定會議內(nèi)容→擬出會議方案→報領(lǐng)導(dǎo)審批→下發(fā)通知→會務(wù)準(zhǔn)備工作→會議記錄整理材料→歸檔。

（五）會場的排座

1、小型會議；

2、大型會議。

五、辦公室事務(wù)管理

（一）環(huán)境、衛(wèi)生、安全管理

1、環(huán)境：方便、舒適、和諧統(tǒng)一。

2、衛(wèi)生：干凈、整潔、整齊美觀。

3、安全：無任何隱患和事故。

（二）日常工作與管理

1、日程工作安排；

2、領(lǐng)導(dǎo)約見安排；

3、臨時性工作處理。

（三）電話管理

1、電話機和電話費管理；

2、電話記錄處理；

（四）印章使用與管理

1、印章的刻制和啟用；

2、印章的審批和使用；

3、印章的保管。

（五）介紹信的使用與管理

1、介紹信是用來介紹派遣人員的姓名、年齡、身份、接洽事項等情況的一種專用書信，具有介紹和證明雙重作用。

2、介紹信管理應(yīng)嚴(yán)格而細(xì)致，并注意以下問題：（1）介紹信的格式應(yīng)符合要求；（2）介紹信應(yīng)由專人管理；（3）出具介紹信必須認(rèn)真履行審批手續(xù)；（4）妥善保管好介紹信的存根。

（六）值班工作

1、值班工作的主要任務(wù)；

2、值班記錄的編寫和處理。

（七）保密工作

1、保密工作的重要性；

2、保密工作的內(nèi)容。

（八）辦公用品管理

1、辦公用品管理的內(nèi)容；

2、辦公用品管理的原則。

（九）接待工作

1、內(nèi)容

2、類型

3、程序

4、接待工作計劃

5、接待工作實施

（十）財務(wù)管理

（十一）車輛管理

（十二）人事檔案管理

（十三）應(yīng)急管理

（十四）其它管理

第三篇：境外上市公司董事會秘書工作指引

境外上市公司董事會秘書工作指引

【頒布單位】 證監(jiān)會

【頒布日期】 19990408

【實施日期】 19990408

【章名】 全文

為了促進境外上市公司（以下簡稱“公司”）規(guī)范運作，充分發(fā)揮董 事會秘書的作用，加強對董事會秘書工作的指導(dǎo)，根據(jù)《國務(wù)院關(guān)于股份 有限公司境外募集股份及上市的特別規(guī)定》、《到境外上市公司章程必備 條款》等有關(guān)境外發(fā)行上市法規(guī)和規(guī)則，并參照境內(nèi)外有關(guān)董事會秘書管 理辦法，現(xiàn)就公司董事會秘書工作提出如下要求：

【章名】 第一章 董事會秘書的地位、主要任務(wù)及任職資格

第一條 董事會秘書是公司高級管理人員，承擔(dān)法律、法規(guī)及公司章 程對公司高級管理人員所要求的義務(wù)，享有相應(yīng)的工作職權(quán)，并獲取相應(yīng) 的報酬。

第二條 董事會秘書的主要任務(wù)是協(xié)助董事處理董事會的日常工作，持續(xù)向董事提供、提醒并確保其了解境內(nèi)外監(jiān)管機構(gòu)有關(guān)公司運作的法規(guī)、政策及要求，協(xié)助董事及經(jīng)理在行使職權(quán)時切實履行境內(nèi)外法律、法規(guī)、公司章程及其他有關(guān)規(guī)定；負(fù)責(zé)董事會、股東大會文件的有關(guān)組織和準(zhǔn) 備工作，作好會議記錄，保證會議決策符合法定程序，并掌握董事會決議 執(zhí)行情況；負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)信息披露，協(xié)調(diào)與投資者關(guān)系，增強公司透明度 ；參與組織資本市場融資；處理與中介機構(gòu)、監(jiān)管部門、媒體的關(guān)系，搞 好公共關(guān)系。

第三條 公司董事會秘書應(yīng)具備境外上市的專業(yè)知識和有關(guān)法律法規(guī) 知識，原則上應(yīng)懂外語，熟悉公司經(jīng)營情況和行業(yè)知識，掌握履行其職責(zé) 所應(yīng)具備的相關(guān)知識，具備良好的個人品質(zhì)和職業(yè)道德，具有較強的公關(guān) 能力和協(xié)調(diào)能力。

第四條 董事會秘書必須符合境外監(jiān)管機構(gòu)及有關(guān)上市規(guī)則的要求。應(yīng)具有大學(xué)?？埔陨蠈W(xué)歷，具有３年以上從事金融或財務(wù)審計、工商管理 或法律等方面的工作經(jīng)歷，參加過中國證監(jiān)會及其他機構(gòu)組織的董事會秘 書任職資格培訓(xùn)并考核合格。

具有《到境外上市公司章程必備條款》第１１２條規(guī)定情形之一的自 然人不得擔(dān)任董事會秘書。

第五條 公司董事會聘任董事會秘書前應(yīng)報中國證監(jiān)會備案，應(yīng)予公 開披露。備案的主要資料包括：（１）董事會秘書的履歷、學(xué)歷證明（復(fù) 印件）、相關(guān)工作經(jīng)歷；（２）有關(guān)培訓(xùn)及任職資格證書；（３）董事會 出具的董事會秘書聘任文件；（４）監(jiān)管部門要求的其他資料。

第六條 公司董事會秘書原則上應(yīng)由專職人員擔(dān)任。如果公司董事或 其他高級管理人員兼任，必須保證能有足夠的精力和時間承擔(dān)董事會秘書 的職責(zé)。公司總經(jīng)理（不含副職）、財務(wù)負(fù)責(zé)人不得兼任董事會秘書。

【章名】 第二章 董事會秘書的職權(quán)范圍

第七條 組織籌備董事會會議和股東大會，準(zhǔn)備會議文件，安排有關(guān) 會務(wù)，負(fù)責(zé)會議記錄，保障記錄的準(zhǔn)確性，保管會議文件和記錄，主動掌 握有關(guān)決議的執(zhí)行情況。對實施中的重要問題，應(yīng)向董事會報告并提出建 議。

第八條 為強化公司董事會的戰(zhàn)略決策和導(dǎo)向功能，董事會秘書應(yīng)確 保公司董事會決策的重大事項嚴(yán)格按規(guī)定的程序進行。根據(jù)董事會要求，參加組織董事會決策事項的咨詢、分析，提出相應(yīng)的意見和建議。受委托 承辦董事會及其有關(guān)委員會的日常工作。

第九條 董事會秘書作為公司與證券監(jiān)管部門的聯(lián)絡(luò)人，負(fù)責(zé)組織準(zhǔn) 備和及時遞交監(jiān)管部門所要求的文件，負(fù)責(zé)接受監(jiān)管部門下達(dá)的有關(guān)任務(wù) 并組織完成。

第十條 負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和組織公司信息披露事宜，建立健全有關(guān)信息披露 的制度，參加公司所有涉及信息披露的有關(guān)會議，及時知曉公司重大經(jīng)營 決策及有關(guān)信息資料。

第十一條 負(fù)責(zé)公司股價敏感資料的保密工作，并制定行之有效的保 密制度和措施。對于各種原因引致公司股價敏感資料外泄，要采取必要的 補救措施，及時加以解釋和澄清，并通告境外上市地監(jiān)管機構(gòu)及中國證監(jiān) 會。

第十二條 負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)組織市場推介，協(xié)調(diào)來訪接待，處理投資者關(guān)系，保持與投資者、中介機構(gòu)及新聞媒體的聯(lián)系，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解答社會公眾的 提問，確保投資人及時得到公司披露的資料。組織籌備公司境內(nèi)外推介宣 傳活動，對市場推介和重要來訪等活動形成總結(jié)報告，并組織向中國證監(jiān) 會報告有關(guān)事宜。

第十三條 負(fù)責(zé)管理和保存公司股東名冊資料、董事名冊、大股東的 持股數(shù)量和董事股份的記錄資料，以及公司發(fā)行在外的債券權(quán)益人名單。可以保管公司印章，并建立健全公司印章的管理辦法。

第十四條 協(xié)助董事及經(jīng)理在行使職權(quán)時切實履行境內(nèi)外法律、法規(guī)、公司章程及其他有關(guān)規(guī)定。在知悉公司作出或可能作出違反有關(guān)規(guī)定的 決議時，有義務(wù)及時提醒，并有權(quán)如實向中國證監(jiān)會及其他監(jiān)管機構(gòu)反映 情況。

第十五條 協(xié)調(diào)向公司監(jiān)事會及其他審核機構(gòu)履行監(jiān)督職能提供必須 的信息資料，協(xié)助做好對有關(guān)公司財務(wù)主管、公司董事和經(jīng)理履行誠信責(zé) 任的調(diào)查。

履行董事會授予的其他職權(quán)以及境外上市地要求具有的其他職權(quán)。

【章名】 第三章 董事會秘書的法律責(zé)任

第十六條 董事會秘書對公司負(fù)有誠信和勤勉的義務(wù)，應(yīng)當(dāng)遵守公司 章程，忠實履行職責(zé)，維護公司利益，不得利用在公司的地位和職權(quán)為自 己謀私利。董事會秘書在需要把部分職責(zé)交與他人行使時，必須經(jīng)董事會 同意，并確保所委托的職責(zé)得到依法執(zhí)行，一旦發(fā)生違法行為，董事會秘 書應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。中國證監(jiān)會對董事會秘書的工作，可給予或建議給 予必要的鼓勵或處分。

第十七條 董事會秘書在任職期間出現(xiàn)下列情形之一時，董事會應(yīng)終 止對其聘任：（１）未能履行有關(guān)職責(zé)和義務(wù)，對公司造成重大損失；（２）在執(zhí)行職務(wù)時違反法律、法規(guī)、公司章程及其他有關(guān)規(guī)定，造成嚴(yán)重 后果或惡劣影響；（３）泄露公司機密，造成嚴(yán)重后果或惡劣影響；（４）監(jiān)管機構(gòu)認(rèn)為其不具備繼續(xù)出任董事會秘書的條件；（５）董事會認(rèn)定 的其他情形。中國證監(jiān)會對董事會秘書的工作可給予或建議給予必要的鼓 勵或處分。

第十八條 被解聘的董事會秘書離任前應(yīng)接受公司監(jiān)事會的離任審查，并在公司監(jiān)事會的監(jiān)督下，將有關(guān)檔案材料、尚未了結(jié)的事條、遺留問 題，完整移交給繼任的董事會秘書。董事會秘書在離任時應(yīng)簽訂必要的保 密協(xié)議，履行持續(xù)保密義務(wù)。

【章名】 第四章 其 他

第十九條 公司董事、經(jīng)理及公司內(nèi)部有關(guān)部門要支持董事會秘書依 法履行職責(zé)，在機構(gòu)設(shè)置、工作人員配備以及經(jīng)費等方面予以必要的保證。公司各有關(guān)部門要積極配合董事會秘書工作機構(gòu)的工作。

第二十條 公司不得無故解聘董事會秘書，董事會秘書的變動必須事 先報中國證監(jiān)會備案并通知境外上市地有關(guān)監(jiān)管機構(gòu)。公司董事會終止聘 任前任董事會秘書的同時，須按規(guī)定的程序和手續(xù)重新聘任董事會秘書。

第二十一條 本指引由中國證監(jiān)會負(fù)責(zé)解釋或補充修訂。

第四篇：境外上市公司董事會秘書工作指引

境外上市公司董事會秘書工作指引

（1999年4月8日中國證券監(jiān)督管理委員會發(fā)布證監(jiān)發(fā)行字［1999］39號）

為了促進境外上市公司(以下簡稱“公司”)規(guī)范運作，充分發(fā)揮董事會秘書的作用，加強對董事會秘書工作的指導(dǎo)，根據(jù)《國務(wù)院關(guān)于股份有限公司境外募集股份及上市的特別規(guī)定》、《到境外上市公司章程必備條款》等有關(guān)境外發(fā)行上市法規(guī)和規(guī)則，并參照境內(nèi)外有關(guān)董事會秘書管理辦法，現(xiàn)就公司董事會秘書工作提出如下要求：

第一章 董事會秘書的地位、主要任務(wù)及任職資格

第一條 董事會秘書是公司高級管理人員，承擔(dān)法律、法規(guī)及公司章程對公司高級管理人員所要求的義務(wù)，享有相應(yīng)的工作職權(quán)，并獲取相應(yīng)的報酬。

第二條 董事會秘書的主要任務(wù)是協(xié)助董事處理董事會的日常工作，持續(xù)向董事提供、提醒并確保其了解境內(nèi)外監(jiān)管機構(gòu)有關(guān)公司運作的法規(guī)、政策及要求，協(xié)助董事及經(jīng)理在行使職權(quán)時切實履行境內(nèi)外法律、法規(guī)、公司章程及其他有關(guān)規(guī)定；負(fù)責(zé)董事會、股東大會文件的有關(guān)組織和準(zhǔn)備工作，作好會議記錄，保證會議決策符合法定程序，并掌握董事會決議執(zhí)行情況；負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)信息披露，協(xié)調(diào)與投資者關(guān)系，增強公司透明度；參與組織資本市場融資；處理與中介機構(gòu)、監(jiān)管部門、媒體的關(guān)系，搞好公共關(guān)系。

第三條 公司董事會秘書應(yīng)具備境外上市的專業(yè)知識和有關(guān)法律法規(guī)知識，原則上應(yīng)懂外語，熟悉公司經(jīng)營情況和行業(yè)知識，掌握履行其職責(zé)所應(yīng)具備的相關(guān)知識，具備良好的個人品質(zhì)和職業(yè)道德，具有較強的公關(guān)能力和協(xié)調(diào)能力。

第四條 董事會秘書必須符合境外監(jiān)管機構(gòu)及有關(guān)上市規(guī)則的要求。應(yīng)具有大學(xué)?？埔陨蠈W(xué)歷，具有3年以上從事金融或財務(wù)審計、工商管理或法律等方面的工作經(jīng)歷，參加過中國證監(jiān)會及其他機構(gòu)組織的董事會秘書任職資格培訓(xùn)并考核合格。

具有《到境外上市公司章程必備條款》第112條規(guī)定情形之一的自然人不得擔(dān)任董事會秘書。

第五條 公司董事會聘任董事會秘書前應(yīng)報中國證監(jiān)會備案，應(yīng)予公開披露。備案的主要資料包括：(1)董事會秘書的履歷、學(xué)歷證明(復(fù)印件)、相關(guān)工作經(jīng)歷；(2)有關(guān)培訓(xùn)及任職資格證書；(3)董事會出具的董事會秘書聘任文件；(4)監(jiān)管部門要求的其他資料。

第六條 公司董事會秘書原則上應(yīng)由專職人員擔(dān)任。如果公司董事或其他高級管理人員兼任，必須保證能有足夠的精力和時間承擔(dān)董事會秘書的職責(zé)。公司總經(jīng)理(不含副職)、財務(wù)負(fù)責(zé)人不得兼任董事會秘書。

第二章 董事會秘書的職權(quán)范圍

第七條 組織籌備董事會會議和股東大會，準(zhǔn)備會議文件，安排有關(guān)會務(wù)，負(fù)責(zé)會議記錄，保障記錄的準(zhǔn)確性，保管會議文件和記錄，主動掌握有關(guān)決議的執(zhí)行情況。對實施中的重要問題，應(yīng)向董事會報告并提出建議。

第八條 為強化公司董事會的戰(zhàn)略決策和導(dǎo)向功能，董事會秘書應(yīng)確保公司董事會決策的重大事項嚴(yán)格按規(guī)定的程序進行。根據(jù)董事會要求，參加組織董事會決策事項的咨詢、分析，提出相應(yīng)的意見和建議。受委托承辦董事會及其有關(guān)委員會的日常工作。

第九條 董事會秘書作為公司與證券監(jiān)管部門的聯(lián)絡(luò)人，負(fù)責(zé)組織準(zhǔn)備和及時遞交監(jiān)管部門所要求的文件，負(fù)責(zé)接受監(jiān)管部門下達(dá)的有關(guān)任務(wù)并組織完成。

第十條 負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和組織公司信息披露事宜，建立健全有關(guān)信息披露的制度，參加公司所有涉及信息披露的有關(guān)會議，及時知曉公司重大經(jīng)營決策及有關(guān)信息資料。

第十一條 負(fù)責(zé)公司股價敏感資料的保密工作，并制定行之有效的保密制度和措施。對于各種原因引致公司股價敏感資料外泄，要采取必要的補救措施，及時加以解釋和澄清，并通告境外上市地監(jiān)管機構(gòu)及中國證監(jiān)會。

第十二條 負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)組織市場推介，協(xié)調(diào)來訪接待，處理投資者關(guān)系，保持與投資者、中介機構(gòu)及新聞媒體的聯(lián)系，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解答社會公眾的提問，確保投資人及時得到公司披露的資料。組織籌備公司境內(nèi)外推介宣傳活動，對市場推介和重要來訪等活動形成總結(jié)報告，并組織向中國證監(jiān)會報告有關(guān)事宜。

第十三條 負(fù)責(zé)管理和保存公司股東名冊資料、董事名冊、大股東的持股數(shù)量和董事股份的記錄資料，以及公司發(fā)行在外的債券權(quán)益人名單?？梢员９芄居≌?，并建立健全公司印章的管理辦法。

第十四條 協(xié)助董事及經(jīng)理在行使職權(quán)時切實履行境內(nèi)外法律、法規(guī)、公司章程及其他有關(guān)規(guī)定。在知悉公司作出或可能作出違反有關(guān)規(guī)定的決議時，有義務(wù)及時提醒，并有權(quán)如實向中國證監(jiān)會及其他監(jiān)管機構(gòu)反映情況。

第十五條 協(xié)調(diào)向公司監(jiān)事會及其他審核機構(gòu)履行監(jiān)督職能提供必須的信息資料，協(xié)助做好對有關(guān)公司財務(wù)主管、公司董事和經(jīng)理履行誠信責(zé)任的調(diào)查。

履行董事會授予的其他職權(quán)以及境外上市地要求具有的其他職權(quán)。

第三章 董事會秘書的法律責(zé)任

第十六條 董事會秘書對公司負(fù)有誠信和勤勉的義務(wù)，應(yīng)當(dāng)遵守公司章程，忠實履行職責(zé)，維護公司利益，不得利用在公司的地位和職權(quán)為自己謀私利。董事會秘書在需要把部分職責(zé)交與他人行使時，必須經(jīng)董事會同意，并確保所委托的職責(zé)得到依法執(zhí)行，一旦發(fā)生違法行為，董事會秘書應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。中國證監(jiān)會對董事會秘書的工作，可給予或建議給予必要的鼓勵或處分。

第十七條 董事會秘書在任職期間出現(xiàn)下列情形之一時，董事會應(yīng)終止對其聘任：(1)未能履行有關(guān)職責(zé)和義務(wù)，對公司造成重大損失；(2)在執(zhí)行職務(wù)時違反法律、法規(guī)、公司章程及其他有關(guān)規(guī)定，造成嚴(yán)重后果或惡劣影響；(3)泄露公司機密，造成嚴(yán)重后果或惡劣影響；(4)監(jiān)管機構(gòu)認(rèn)為其不具備繼續(xù)出任董事會秘書的條件；(5)董事會認(rèn)定的其他情形。中國證監(jiān)會對董事會秘書的工作可給予或建議給予必要的鼓勵或處分。

第十八條 被解聘的董事會秘書離任前應(yīng)接受公司監(jiān)事會的離任審查，并在公司監(jiān)事會的監(jiān)督下，將有關(guān)檔案材料、尚未了結(jié)的事條、遺留問題，完整移交給繼任的董事會秘書。董事會秘書在離任時應(yīng)簽訂必要的保密協(xié)議，履行持續(xù)保密義務(wù)。

第四章 其他

第十九條 公司董事、經(jīng)理及公司內(nèi)部有關(guān)部門要支持董事會秘書依法履行職責(zé)，在機構(gòu)設(shè)置、工作人員配備以及經(jīng)費等方面予以必要的保證。公司各有關(guān)部門要積極配合董事會秘書工作機構(gòu)的工作。

第二十條 公司不得無故解聘董事會秘書，董事會秘書的變動必須事先報中國證監(jiān)會備案并通知境外上市地有關(guān)監(jiān)管機構(gòu)。公司董事會終止聘任前任董事會秘書的同時，須按規(guī)定的程序和手續(xù)重新聘任董事會秘書。

第二十一條 本指引由中國證監(jiān)會負(fù)責(zé)解釋或補充修訂。

第五篇：古代秘書對現(xiàn)代秘書啟示

古代秘書對現(xiàn)代秘書的啟示

白夢婕

文秘（2）班2012072095

摘要：我國秘書工作在經(jīng)歷了幾千年的發(fā)展變化后，形成了豐富的秘書工作傳統(tǒng)?，F(xiàn)代秘書借鑒秘書工作，杜新時代秘書工作具有現(xiàn)實指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：古代現(xiàn)代秘書工作啟示

在中華民族走向現(xiàn)代化的征途上，傳統(tǒng)是一個必須正視的問題，對于秘書工作的傳統(tǒng)來講也不例外。我國古代秘書工作在經(jīng)歷了幾千年的發(fā)展變化后，形成了自己豐富的、獨特的的諸多傳統(tǒng)，級秘書工作的傳統(tǒng)。這些傳統(tǒng)也如同其他傳統(tǒng)一樣，有精華亦有糟粕?，F(xiàn)代秘書人員借鑒中國古代秘書工作的優(yōu)良傳統(tǒng)，對于做好新時期秘書工作具有現(xiàn)實指導(dǎo)意義。[1]

世界上最古老的秘書工作，大約可溯源到新石器時代的母系氏族社會時期，約在公元前5000年左右，我國古代的秘書，誕生于殷商后期，距今約三四千年之間。秘書的歷史源遠(yuǎn)流長?？梢哉f，人類社會有了公共事務(wù)的管理與社會組織分工，有了領(lǐng)導(dǎo)工作，出現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)人與領(lǐng)導(dǎo)集團，也就有了秘書工作。秘書在歷史上不同時期，稱呼不同，如“御史”、“尚書”、“吏”等在歷史上都有秘書的工作職能。古代的“秘書”情況與名稱多種多樣，很難與今天的秘書簡單相比，所以“秘書”這一詞語實際上只是近代的產(chǎn)物。

一、古代優(yōu)秀秘書事跡

我國歷代的許多優(yōu)秀史官（秘書）歷來都把秉筆直書視為持義、別善惡的神圣事業(yè)和崇高美德。為了直書，他們不畏風(fēng)險，不避斧鉞，求實求真，善惡必記，忠于職守，表現(xiàn)了中國古代史官人格上的高風(fēng)亮節(jié)。文天祥在《正氣歌》里，把“在齊太史簡，在晉董狐筆”作為“塞于天地之間、至至剛”的浩然正氣表現(xiàn)之

一。這兩則古代史官故事，都高揚著一種誓死遵守史官的職業(yè)道德、捍衛(wèi)史官直書實錄傳統(tǒng)的精神。

齊太史的故事（《左傳·襄公二十五年》）：公元前548年，齊國臣崔杼弒其君齊莊公，齊太史乃秉筆直書：“崔杼弒其君?！贝掼讨篮笠笫饭倭⒓磩h改，史官堅決不改，崔杼怒，殺了齊太史。齊太史的兩個弟弟繼承兄長遺志，前仆后繼，仍然秉筆直書，也遭到殺害。接著，太史的小弟又義凜然，直書如故。崔杼懾于太史秘書兄弟仨的浩然正氣，無可奈何，只好由他直書下去。為了維護記史的直書實錄傳統(tǒng)，對歷史和后代負(fù)責(zé)，齊國的太史們一個接一個地不畏強暴，不惜以身殉義，視死如歸，成為秘書史上秉筆直書的著名范例！

“董狐筆”的故事發(fā)生在公元前607年，晉靈公是個昏君，而晉國正卿（宰相）趙盾（趙簡子）是個正直的臣，經(jīng)常諫勸晉靈公。晉靈公嫌趙盾礙手礙腳，多次派刺客去暗殺趙盾。趙盾只得逃亡，不過在尚未逃亡出境外時，趙盾的族人趙穿便起兵弒殺了晉靈公。晉太史董狐便在史書上寫道：“趙盾弒其君”，并且“示之于朝”。趙盾對董狐說：“我并未弒君?！倍f：“你是正卿，逃亡沒有出境，國君就被殺了，你回來后又默認(rèn)事實，并未法辦弒君的人，當(dāng)然就等于是你弒君了。”趙盾毫無辦法，只好長嘆一聲，聽任董狐書寫自己弒君了。后來孔子稱董狐為“古之良史”、“書法不隱”。同時，孔子也認(rèn)為，趙盾不干涉史官秉筆直書的權(quán)力，也是“良夫”。董狐這種不畏權(quán)勢、剛正不阿，堅持直書實錄的史筆精神，自古以來，都是史家和士人學(xué)習(xí)的典范。[2]

二、秉筆直書中得到的啟示

在中國古代史學(xué)漫長的發(fā)展過程中，逐漸形成了許多優(yōu)秀的史學(xué)文化傳統(tǒng)，它是古代優(yōu)秀史官們立德修身和學(xué)識智慧的集中表現(xiàn)。正由于有了中國古代秘書文化的“直筆”精神，通過歷代諸多史家的努力，不僅為后人留下了量真實可信的文化史料，而且留下了許多舉世罕見的、內(nèi)容宏豐的精神財富與瑰寶。

1.求真求實的經(jīng)世致用精神。

2．德、識、才、學(xué)并舉的史學(xué)人格。

3．對皇（王）權(quán)產(chǎn)生一定的制約力量。

4．推進了史學(xué)文化、秘書文化的純潔和社會歷史的進步。

三、對現(xiàn)代秘書工作的啟示

我們常說的批判地繼承古代史學(xué)文化遺產(chǎn)，即不僅要研讀古代史家所積累的史學(xué)研究成果，而且應(yīng)從中概括和總結(jié)出體現(xiàn)于古代史家身上的優(yōu)秀史學(xué)傳統(tǒng)和文化價值。不容置疑，秉筆直書、剛正不阿，歷來是古代秘書史官遵循的道德準(zhǔn)則，也是他們堅持真理的精神支柱。那些可歌可泣的事跡，曾激勵歷代秘書史官前赴后繼、一往無前；秉筆直書、剛正不阿也被譽為中國史學(xué)和秘書文化中，最重要的道德價值與優(yōu)良傳統(tǒng)，世代倡導(dǎo)之，秉承之，發(fā)揚之!

1.繼承和發(fā)揚不為名、不為利、實事求是、秉筆直書的優(yōu)良傳統(tǒng)，保持“淡泊名志、寵辱不驚”的心理常態(tài)。

2.秘書是領(lǐng)導(dǎo)身邊的助手，應(yīng)該做到不越位攬權(quán)，不以權(quán)謀私，不現(xiàn)示炫

耀。剛正硬直

3.做到自尊、自重和自愛，無“貪欲”

4.具有堅強的黨性、純正的品德、謙虛的態(tài)度、細(xì)致的作風(fēng)

5.思想開放、與時俱進、說實話、干實事的精神

6.埋頭務(wù)實、富有創(chuàng)造性，長于辭章、嫻于辭令，善于出謀劃策

7.尊重領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，又有自己獨立的人格和個性。

[1]侯璐《輪古代秘書工作傳統(tǒng)對現(xiàn)代秘書工作的影響》[A]黑龍江教育學(xué)院報2003.1第22卷第1期

[2] 《中國歷代文學(xué)作品選》中編第二冊203—204頁，上海古籍出版社，1980年第1版