第一篇：秘書工作論文--談秘書之職（本站推薦）

秘書的服務(wù)職能，是由非參謀性工作和參謀性工作所實(shí)現(xiàn)的。

黨的十一屆三中全會(huì)以來(lái)，中央領(lǐng)導(dǎo)同志多次提倡秘書部門要充分發(fā)揮參謀助手作用。參謀工作的開(kāi)展，是不斷發(fā)展變化的新形勢(shì)的需要，是領(lǐng)導(dǎo)工作努力提高科學(xué)化水平和效能的需要，是秘書部門職能自我完善的需要。各地秘書部門的實(shí)踐也說(shuō)明，做好參謀工作，是秘書工作有所突破的關(guān)鍵所在。參謀工作的突出地位，不是人為地推上去的，而是秘書部門的特殊地位與任務(wù)所決定的。

秘書部門的參謀工作，是秘書參謀職能的具體化，具有其他工作無(wú)法替代的作用。首先，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)思想具有充實(shí)完善的作用。秘書工作者的新鮮思想、觀點(diǎn)、認(rèn)識(shí)，通過(guò)參謀工作與領(lǐng)導(dǎo)思想溶為一體，就會(huì)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的思想有所幫助。其次，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策具有輔助取舍的作用。參謀工作往往體現(xiàn)在工作建議、預(yù)案等若干方面。提出參謀意見(jiàn)，有利于領(lǐng)導(dǎo)決策的形成。就一個(gè)問(wèn)題提出幾個(gè)參謀意見(jiàn)，有助于領(lǐng)導(dǎo)決策的優(yōu)選；提出決策方案的優(yōu)選意見(jiàn)，有助于領(lǐng)導(dǎo)決策的確定。再次，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作具有提醒警策的作用。在完成領(lǐng)導(dǎo)者交辦工作的同時(shí)，主動(dòng)考慮并提出那些領(lǐng)導(dǎo)者暫時(shí)沒(méi)有想到而需要提出的問(wèn)題、以及秘書部門每天報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)者的經(jīng)過(guò)精選的有用信息，這些都能提醒領(lǐng)導(dǎo)者注意某種傾向、解決某一問(wèn)題，或啟發(fā)、警策領(lǐng)導(dǎo)者避免某些失誤，促使領(lǐng)導(dǎo)者不斷校正工作的運(yùn)行軌跡。參謀工作的這三種作用，有時(shí)是獨(dú)立發(fā)揮，更多的時(shí)候是同時(shí)發(fā)揮。參謀工作作用的大小，取決于問(wèn)題的難易程度、解決辦法的優(yōu)劣、提供方式時(shí)機(jī)是否得當(dāng)。

參謀之道精在謀略

秘書部門的參謀工作，盡管千頭萬(wàn)緒，歸結(jié)到一點(diǎn)是“謀略”二字，謀略指的是計(jì)謀與方略，實(shí)際就是解決問(wèn)題、處理矛盾的方法。在秘書參謀工作中，謀略往往溶于起草的文稿、選送的信息、設(shè)想的預(yù)案、提出的建議之中。比如報(bào)告、講話文稿中對(duì)形勢(shì)的分析意見(jiàn)，對(duì)問(wèn)題的理解認(rèn)識(shí)，對(duì)矛盾的處理辦法，對(duì)今后工作的安排部署等，都是謀略的具體表現(xiàn)。高層次、高質(zhì)量的信息，一般都含有問(wèn)題的因果分析、解決問(wèn)題的對(duì)策及需提請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)注意的內(nèi)容，這也都是謀略的具體表現(xiàn)形式，至于各種提供領(lǐng)導(dǎo)參考的預(yù)案建議，更是典型的謀略形式。秘書參謀工作中的謀略，一般表現(xiàn)為：（1）建議。圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作和所要解決的問(wèn)題，提出的各種工作建議，如工作安排建議、解決某一問(wèn)題的建議、推廣某一經(jīng)驗(yàn)的建議等。（2）意見(jiàn)。針對(duì)實(shí)踐中急待解決的問(wèn)題所提出的參謀意見(jiàn)，如關(guān)于糾正不正之風(fēng)的意見(jiàn)、關(guān)于加快農(nóng)村致富步伐的意見(jiàn)、有關(guān)下級(jí)請(qǐng)示的批復(fù)意見(jiàn)等。（3）預(yù)案。為落實(shí)某項(xiàng)工作或貫徹領(lǐng)導(dǎo)者的意見(jiàn)而提出的實(shí)施辦法，如會(huì)議組織預(yù)案，解決突發(fā)性事件的預(yù)案等。（4）方案。根據(jù)客觀要求和實(shí)際情況經(jīng)周密研究后提出的工作路子，如改革方案、調(diào)研方案、機(jī)構(gòu)調(diào)整方案等。（5）見(jiàn)解。學(xué)習(xí)理論、分析形勢(shì)、研究問(wèn)題后所提出的看法，如闡發(fā)的某些新觀點(diǎn)、新思想、新認(rèn)識(shí)等。

謀略有優(yōu)劣上下之分。一個(gè)好謀略應(yīng)具備什么特征呢？它至少應(yīng)包括以下幾個(gè)方面：一是問(wèn)題的針對(duì)性，即謀略與所要解決的問(wèn)題是否完全對(duì)應(yīng)。問(wèn)題針對(duì)性越強(qiáng)，措施越能有的放矢，謀略的效果就越明顯。二是分析的全面性，即是否完全周密地研究了事物內(nèi)部結(jié)構(gòu)及其他相關(guān)的事物的聯(lián)系。問(wèn)題抓準(zhǔn)只是基礎(chǔ)，還必須進(jìn)行全面分析，做到統(tǒng)觀全局。不了解各種原創(chuàng)文秘網(wǎng)站:文秘知音相關(guān)事物的內(nèi)在聯(lián)系，就難以對(duì)客觀事物進(jìn)行全面深刻的分析，就容易由于分析的片面性導(dǎo)致認(rèn)識(shí)和謀略上的片面性。三是觀點(diǎn)的正確性，即謀略的基本觀點(diǎn)是否科學(xué)。謀略的基本觀點(diǎn)一定要符合客觀規(guī)律、符合實(shí)際情況、符合黨和國(guó)家的大政方針、符合人民群眾的根本利益，要準(zhǔn)確無(wú)誤，否則就不是一個(gè)好謀略，而是一個(gè)歪點(diǎn)子。四是措施的可行性，即謀略中所提出的措施是否能夠?qū)嵤Ｒ簿褪且豁?xiàng)措施不僅要科學(xué)、還要合理，既行之有效，又切實(shí)可行。五是出臺(tái)的適宜性，即提出謀略的時(shí)機(jī)是否適宜，提出的方式是否合適，提出的環(huán)境是否有利。這些雖不是謀略本身的特征，但由于陳情獻(xiàn)策需要相機(jī)而行，如缺少這一方面，有時(shí)會(huì)使好的謀略變成“餿”主意。因而，要特別強(qiáng)調(diào)謀略出臺(tái)的適宜性。一個(gè)謀略如果具備以上幾個(gè)特點(diǎn)，就是一個(gè)科學(xué)的、合理的、有用的謀略，就是一個(gè)能夠受到領(lǐng)導(dǎo)歡迎的好謀略；如果能經(jīng)常提供這樣的良策，就能成為一個(gè)優(yōu)秀的秘書參謀人員。

人為之徑貴在得法

工作得法，事半功倍。有參謀之心，不得參謀之法，會(huì)南轅北轍，勞而無(wú)功。因此，當(dāng)參謀，擬對(duì)策，出謀略，務(wù)要熟悉參謀之道。

（－）重在調(diào)查研究。在參謀工作中，調(diào)查研究的目的在于掌握信息，先人所知。信息是謀略的基礎(chǔ)，謀略以信息為根據(jù)。因此，事關(guān)謀略的調(diào)查研究應(yīng)是高層次、高水平的，特別講究深入實(shí)際的調(diào)查研究。它要求調(diào)研講究實(shí)效出成果；應(yīng)從宏觀、政策、對(duì)策上想全局，議大事，求上策，使自己的謀略進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)的決策圈。

（二）善于分析形勢(shì)。謀略依大局而定，據(jù)大勢(shì)而發(fā)。分析客觀形勢(shì)，把握事物發(fā)展的趨勢(shì)，增強(qiáng)預(yù)見(jiàn)性，是做好參謀工作的重要一環(huán)。對(duì)形勢(shì)不甚了了，對(duì)趨勢(shì)盲無(wú)所知，就難以設(shè)計(jì)定謀，硬閉門造車，只能制造一些空對(duì)空的“臭彈”。因此，“要審大小而圖之，衡彼己而施之，酌緩急而布之”。數(shù)有虛實(shí)，形有真假，勢(shì)有明暗，必須用馬克思主義辯證唯物主義的立場(chǎng)、觀點(diǎn)分析形勢(shì)，把握趨勢(shì)。水無(wú)常形，物無(wú)恒勢(shì)，斗轉(zhuǎn)星移，事過(guò)境遷，一切客觀事物都在變化之中，不能用形而上學(xué)的眼光看形勢(shì)，要用發(fā)展的眼光認(rèn)識(shí)形勢(shì)。因有主次，果有大小，因果相連，相依相存，互為條件，相互轉(zhuǎn)化，要用對(duì)立統(tǒng)一的觀點(diǎn)看待形勢(shì)，要用系統(tǒng)、聯(lián)系、層次的觀點(diǎn)分析趨勢(shì)。

（三）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。秘書部門聚集了一大批黨性強(qiáng)、素質(zhì)高的優(yōu)秀人才，這是秘書部門的政治優(yōu)勢(shì)。秘書部門直接為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)服務(wù)，經(jīng)常接觸各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，有相當(dāng)一部分秘書直接為領(lǐng)導(dǎo)者服務(wù)，這是秘書部門的工作優(yōu)勢(shì)。在參謀工作中，要認(rèn)識(shí)和注意發(fā)揮這些優(yōu)勢(shì)。要利用良好的組織形式，廣開(kāi)言路，集思廣益，運(yùn)用秘書部門的集體智慧，提高參謀的整體效用。比如，一些黨委辦公室開(kāi)展的“議政會(huì)”、“形勢(shì)分析會(huì)”的活動(dòng)，編發(fā)參謀性刊物，都收到了顯著的效果。參謀工作彈性較大，尤其在這項(xiàng)工作開(kāi)創(chuàng)之初，更需要制度做保證。為了完善參謀活動(dòng)，也很需要建立健全有關(guān)的參謀活動(dòng)安排、組織工作要求、成果評(píng)審、獎(jiǎng)勵(lì)等制度，促使參謀工作逐步走向經(jīng)?；?、規(guī)范化、制度化的軌道，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)科學(xué)化。

（四）學(xué)會(huì)謀略比較。根據(jù)需要與可能、目標(biāo)與信息，擬個(gè)方案并不難。難的是擬定幾套方案，并掌握不同方案的比較方法，從比較中找出優(yōu)劣，加以論證，向領(lǐng)導(dǎo)者提出更為可靠的參謀意見(jiàn)與依據(jù)。有經(jīng)驗(yàn)的參謀人員，遇事常思多種可能，準(zhǔn)備好方案。參謀方案應(yīng)多而好，當(dāng)然要多得適當(dāng)，好得可取。利害相依是普遍規(guī)律。再好的方案，也必然雜以利害，不本文來(lái)自文秘之音，更多精品免費(fèi)文章請(qǐng)登陸004km.cn查看可能完善無(wú)缺。利有大小，害有輕重，需全面考慮，詳加探查，仔細(xì)比較，認(rèn)真權(quán)衡。其標(biāo)準(zhǔn)是：“兩利相交從其重，兩害相交趁其輕，利害相交取其利”。有利無(wú)害者最佳，利大害小者可用，利小害大者必舍。不同方案，孰優(yōu)孰劣，不能妄加評(píng)說(shuō)，要靠計(jì)算分析取得根據(jù)。古語(yǔ)說(shuō)：“多算勝，少算不勝，何況不算乎！”（《孫子兵法·計(jì)篇》）因此，設(shè)計(jì)和比較方案，要多做定性分析與定量分析，做到多算于前，少失于后。

（五）掌握參謀時(shí)機(jī)。信息科學(xué)證明，信息接受者對(duì)某一信息最需要時(shí)吸收它的可能性最大。一般來(lái)說(shuō)，某一問(wèn)題迫在眉睫，或決策者正在考慮這一問(wèn)題，或這個(gè)問(wèn)題解決的條件已經(jīng)基本成熟，我們出謀獻(xiàn)策就容易引起重視。參謀工作的這種規(guī)律性要求提供參謀意見(jiàn)，要把握好時(shí)機(jī)，做到言當(dāng)其時(shí)，不失良機(jī)。所謂“機(jī)”，通常是指人們對(duì)事物所呈現(xiàn)的某種特殊狀態(tài)的認(rèn)識(shí)和利用。在參謀活動(dòng)中，如能有效地察機(jī)、識(shí)機(jī)、握機(jī)、用機(jī)，會(huì)以較少的勞動(dòng)獲得較大的參謀成果。如對(duì)“機(jī)”熟視無(wú)睹，麻木不仁，或不懂用機(jī)，就會(huì)喪失良機(jī)，前功盡棄?！皺C(jī)”，隨時(shí)隨地都在變化之中。高明的參謀人員，總是無(wú)機(jī)時(shí)尋機(jī)，弱機(jī)時(shí)強(qiáng)機(jī)，有機(jī)時(shí)乘機(jī)，見(jiàn)機(jī)時(shí)借機(jī)，得先機(jī)之利參謀人員不可忘記，“見(jiàn)而不決，人將先發(fā)；發(fā)而不繁，人將先收；難得者時(shí)，易失者機(jī)，迅而行之，速哉！”（見(jiàn)《兵經(jīng)百篇·速字》）機(jī)不可失，時(shí)不再來(lái)，要及時(shí)謀劃，相機(jī)參謀。

得法之機(jī)必在固本

魏征說(shuō)：“求木之長(zhǎng)者，必固其根本；欲流之遠(yuǎn)者，必浚其泉源?！保ㄎ赫鳎骸吨G太宗十思疏》）參謀之本，集中于秘書參謀人員的基本素質(zhì)。沒(méi)有良好的素質(zhì)，連一般秘書工作做起來(lái)都感吃力，做參謀工作自然力不從心，多謀善斷更無(wú)從談起。秘書工作者必須充分認(rèn)識(shí)素質(zhì)對(duì)于參謀效果的重要作用，正視自身素質(zhì)的不足，實(shí)現(xiàn)單純“助手型”向“參謀型”素質(zhì)的轉(zhuǎn)變。

搞好素質(zhì)建設(shè)，要在德、智、才上下功夫。德，指的是政治素質(zhì)，主要是解決人的世界觀、人生觀、道德觀和行為準(zhǔn)則方面的問(wèn)題。這是一個(gè)涉及政治方向、階級(jí)立場(chǎng)及工作原則的問(wèn)題。在參謀素質(zhì)中，德是第一位的，要求以大局為重，立謀為公，不謀私利。為此，要加強(qiáng)思想品德修養(yǎng)，提高政治素質(zhì)，做德高才多之士。智，指的是科學(xué)文化素質(zhì)。智力強(qiáng)弱，與參謀效果大小成正比。智是謀的基礎(chǔ)，多智才能多謀，足智才能善謀。才，指的是業(yè)務(wù)素質(zhì)，也就是謀劃的能力。有參謀之心，無(wú)參謀之才，只能望洋興嘆。

素質(zhì)建設(shè)，除學(xué)習(xí)鍛煉，自我提高，別無(wú)良策。提高素質(zhì)，應(yīng)做到時(shí)時(shí)虛心，處處留心，事事用心，從多方面、多角度強(qiáng)化素質(zhì)。時(shí)時(shí)虛心，要求結(jié)合參謀工作學(xué)習(xí)馬克思主義，掌握參謀業(yè)務(wù)知識(shí)，熟悉參謀方法。處處留心，要求在實(shí)踐中培養(yǎng)鍛煉求真求實(shí)的作風(fēng)，以及見(jiàn)微知著、舉一反三地發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決矛盾的能力。事事用心，要求學(xué)會(huì)研究領(lǐng)導(dǎo)工作和領(lǐng)導(dǎo)的需求。常言說(shuō)，眉頭一皺，計(jì)上心來(lái)；謀從心中出，略從腦中來(lái)。如不用心，就會(huì)胸?zé)o妙計(jì)，手無(wú)良策，空談參謀。素質(zhì)建設(shè)是個(gè)長(zhǎng)時(shí)間的漸進(jìn)過(guò)程，不能期望一蹴而就，要持之以恒，堅(jiān)持不懈

秘書的服務(wù)職能，是由非參謀性工作和參謀性工作所實(shí)現(xiàn)的。

黨的十一屆三中全會(huì)以來(lái)，中央領(lǐng)導(dǎo)同志多次提倡秘書部門要充分發(fā)揮參謀助手作用。參謀工作的開(kāi)展，是不斷發(fā)展變化的新形勢(shì)的需要，是領(lǐng)導(dǎo)工作努力提高科學(xué)化水平和效能的需要，是秘書部門職能自我完善的需要。各地秘書部門的實(shí)踐也說(shuō)明，做好參謀工作，是秘書工作有所突破的關(guān)鍵所在。參謀工作的突出地位，不是人為地推上去的，而是秘書部門的特殊地位與任務(wù)所決定的。

秘書部門的參謀工作，是秘書參謀職能的具體化，具有其他工作無(wú)法替代的作用。首先，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)思想具有充實(shí)完善的作用。秘書工作者的新鮮思想、觀點(diǎn)、認(rèn)識(shí)，通過(guò)參謀工作與領(lǐng)導(dǎo)思想溶為一體，就會(huì)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的思想有所幫助。其次，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策具有輔助取舍的作用。參謀工作往往體現(xiàn)在工作建議、預(yù)案等若干方面。提出參謀意見(jiàn)，有利于領(lǐng)導(dǎo)決策的形成。就一個(gè)問(wèn)題提出幾個(gè)參謀意見(jiàn)，有助于領(lǐng)導(dǎo)決策的優(yōu)選；提出決策方案的優(yōu)選意見(jiàn)，有助于領(lǐng)導(dǎo)決策的確定。再次，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作具有提醒警策的作用。在完成領(lǐng)導(dǎo)者交辦工作的同時(shí)，主動(dòng)考慮并提出那些領(lǐng)導(dǎo)者暫時(shí)沒(méi)有想到而需要提出的問(wèn)題、以及秘書部門每天報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)者的經(jīng)過(guò)精選的有用信息，這些都能提醒領(lǐng)導(dǎo)者注意某種傾向、解決某一問(wèn)題，或啟發(fā)、警策領(lǐng)導(dǎo)者避免某些失誤，促使領(lǐng)導(dǎo)者不斷校正工作的運(yùn)行軌跡。參謀工作的這三種作用，有時(shí)是獨(dú)立發(fā)揮，更多的時(shí)候是同時(shí)發(fā)揮。參謀工作作用的大小，取決于問(wèn)題的難易程度、解決辦法的優(yōu)劣、提供方式時(shí)機(jī)是否得當(dāng)。

參謀之道精在謀略

秘書部門的參謀工作，盡管千頭萬(wàn)緒，歸結(jié)到一點(diǎn)是“謀略”二字，謀略指的是計(jì)謀與方略，實(shí)際就是解決問(wèn)題、處理矛盾的方法。在秘書參謀工作中，謀略往往溶于起草的文稿、選送的信息、設(shè)想的預(yù)案、提出的建議之中。比如報(bào)告、講話文稿中對(duì)形勢(shì)的分析意見(jiàn)，對(duì)問(wèn)題的理解認(rèn)識(shí)，對(duì)矛盾的處理辦法，對(duì)今后工作的安排部署等，都是謀略的具體表現(xiàn)。高層次、高質(zhì)量的信息，一般都含有問(wèn)題的因果分析、解決問(wèn)題的對(duì)策及需提請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)注意的內(nèi)容，這也都是謀略的具體表現(xiàn)形式，至于各種提供領(lǐng)導(dǎo)參考的預(yù)案建議，更是典型的謀略形式。秘書參謀工作中的謀略，一般表現(xiàn)為：（1）建議。圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作和所要解決的問(wèn)題，提出的各種工作建議，如工作安排建議、解決某一問(wèn)題的建議、推廣某一經(jīng)驗(yàn)的建議等。（2）意見(jiàn)。針對(duì)實(shí)踐中急待解決的問(wèn)題所提出的參謀意見(jiàn)，如關(guān)于糾正不正之風(fēng)的意見(jiàn)、關(guān)于加快農(nóng)村致富步伐的意見(jiàn)、有關(guān)下級(jí)請(qǐng)示的批復(fù)意見(jiàn)等。（3）預(yù)案。為落實(shí)某項(xiàng)工作或貫徹領(lǐng)導(dǎo)者的意見(jiàn)而提出的實(shí)施辦法，如會(huì)議組織預(yù)案，解決突發(fā)性事件的預(yù)案等。（4）方案。根據(jù)客觀要求和實(shí)際情況經(jīng)周密研究后提出的工作路子，如改革方案、調(diào)研方案、機(jī)構(gòu)調(diào)整方案等。（5）見(jiàn)解。學(xué)習(xí)理論、分析形勢(shì)、研究問(wèn)題后所提出的看法，如闡發(fā)的某些新觀點(diǎn)、新思想、新認(rèn)識(shí)等。

謀略有優(yōu)劣上下之分。一個(gè)好謀略應(yīng)具備什么特征呢？它至少應(yīng)包括以下幾個(gè)方面：一是問(wèn)題的針對(duì)性，即謀略與所要解決的問(wèn)題是否完全對(duì)應(yīng)。問(wèn)題針對(duì)性越強(qiáng)，措施越能有的放矢，謀略的效果就越明顯。二是分析的全面性，即是否完全周密地研究了事物內(nèi)部結(jié)構(gòu)及其他相關(guān)的事物的聯(lián)系。問(wèn)題抓準(zhǔn)只是基礎(chǔ)，還必須進(jìn)行全面分析，做到統(tǒng)觀全局。不了解各種相關(guān)事物的內(nèi)在聯(lián)系，就難以對(duì)客觀事物進(jìn)行全面深刻的分析，就容易由于分析的片面性導(dǎo)致認(rèn)識(shí)和謀略上本文來(lái)自文秘之音網(wǎng)，在百度中可以直接搜索到文秘知音網(wǎng)站的片面性。三是觀點(diǎn)的正確性，即謀略的基本觀點(diǎn)是否科學(xué)。謀略的基本觀點(diǎn)一定要符合客觀規(guī)律、符合實(shí)際情況、符合黨和國(guó)家的大政方針、符合人民群眾的根本利益，要準(zhǔn)確無(wú)誤，否則就不是一個(gè)好謀略，而是一個(gè)歪點(diǎn)子。四是措施的可行性，即謀略中所提出的措施是否能夠?qū)嵤Ｒ簿褪且豁?xiàng)措施不僅要科學(xué)、還要合理，既行之有效，又切實(shí)可行。五是出臺(tái)的適宜性，即提出謀略的時(shí)機(jī)是否適宜，提出的方式是否合適，提出的環(huán)境是否有利。這些雖不是謀略本身的特征，但由于陳情獻(xiàn)策需要相機(jī)而行，如缺少這一方面，有時(shí)會(huì)使好的謀略變成“餿”主意。因而，要特別強(qiáng)調(diào)謀略出臺(tái)的適宜性。一個(gè)謀略如果具備以上幾個(gè)特點(diǎn)，就是一個(gè)科學(xué)的、合理的、有用的謀略，就是一個(gè)能夠受到領(lǐng)導(dǎo)歡迎的好謀略；如果能經(jīng)常提供這樣的良策，就能成為一個(gè)優(yōu)秀的秘書參謀人員。

人為之徑貴在得法

工作得法，事半功倍。有參謀之心，不得參謀之法，會(huì)南轅北轍，勞而無(wú)功。因此，當(dāng)參謀，擬對(duì)策，出謀略，務(wù)要熟悉參謀之道。

（－）重在調(diào)查研究。在參謀工作中，調(diào)查研究的目的在于掌握信息，先人所知。信息是謀略的基礎(chǔ)，謀略以信息為根據(jù)。因此，事關(guān)謀略的調(diào)查研究應(yīng)是高層次、高水平的，特別講究深入實(shí)際的調(diào)查研究。它要求調(diào)研講究實(shí)效出成果；應(yīng)從宏觀、政策、對(duì)策上想全局，議大事，求上策，使自己的謀略進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)的決策圈。

（二）善于分析形勢(shì)。謀略依大局而定，據(jù)大勢(shì)而發(fā)。分析客觀形勢(shì)，把握事物發(fā)展的趨勢(shì)，增強(qiáng)預(yù)見(jiàn)性，是做好參謀工作的重要一環(huán)。對(duì)形勢(shì)不甚了了，對(duì)趨勢(shì)盲無(wú)所知，就難以設(shè)計(jì)定謀，硬閉門造車，只能制造一些空對(duì)空的“臭彈”。因此，“要審大小而圖之，衡彼己而施之，酌緩急而布之”。數(shù)有虛實(shí)，形有真假，勢(shì)有明暗，必須用馬克思主義辯證唯物主義的立場(chǎng)、觀點(diǎn)分析形勢(shì)，把握趨勢(shì)。水無(wú)常形，物無(wú)恒勢(shì)，斗轉(zhuǎn)星移，事過(guò)境遷，一切客觀事物都在變化之中，不能用形而上學(xué)的眼光看形勢(shì)，要用發(fā)展的眼光認(rèn)識(shí)形勢(shì)。因有主次，果有大小，因果相連，相依相存，互為條件，相互轉(zhuǎn)化，要用對(duì)立統(tǒng)一的觀點(diǎn)看待形勢(shì)，要用系統(tǒng)、聯(lián)系、層次的觀點(diǎn)分析趨勢(shì)。

（三）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。秘書部門聚集了一大批黨性強(qiáng)、素質(zhì)高的優(yōu)秀人才，這是秘書部門的政治優(yōu)勢(shì)。秘書部門直接為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)服務(wù)，經(jīng)常接觸各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，有相當(dāng)一部分秘書直接為領(lǐng)導(dǎo)者服務(wù)，這是秘書部門的工作優(yōu)勢(shì)。在參謀工作中，要認(rèn)識(shí)和注意發(fā)揮這些優(yōu)勢(shì)。要利用良好的組織形式，廣開(kāi)言路，集思廣益，運(yùn)用秘書部門的集體智慧，提高參謀的整體效用。比如，一些黨委辦公室開(kāi)展的“議政會(huì)”、“形勢(shì)分析會(huì)”的活動(dòng)，編發(fā)參謀性刊物，都收到了顯著的效果。參謀工作彈性較大，尤其在這項(xiàng)工作開(kāi)創(chuàng)之初，更需要制度做保證。為了完善參謀活動(dòng)，也很需要建立健全有關(guān)的參謀活動(dòng)安排、組織工作要求、成果評(píng)審、獎(jiǎng)勵(lì)等制度，促使參謀工作逐步走向經(jīng)?；?、規(guī)范化、制度化的軌道，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)科學(xué)化。

（四）學(xué)會(huì)謀略比較。根據(jù)需要與可能、目標(biāo)與信息，擬個(gè)方案并不難。難的是擬定幾套方案，并掌握不同方案的比較方法，從比較中找出優(yōu)劣，加以論證，向領(lǐng)導(dǎo)者提出更為可靠的參謀意見(jiàn)與依據(jù)。有經(jīng)驗(yàn)的參謀人員，遇事常思多種可能，準(zhǔn)備好方案。參謀方案應(yīng)多而好，當(dāng)然要多得適當(dāng)，好得可取。利害相依是普遍規(guī)律。再好的方案，也必然雜以利害，不可能完善本文來(lái)自文秘之音網(wǎng)，在百度中可以直接搜索到文秘知音網(wǎng)站無(wú)缺。利有大小，害有輕重，需全面考慮，詳加探查，仔細(xì)比較，認(rèn)真權(quán)衡。其標(biāo)準(zhǔn)是：“兩利相交從其重，兩害相交趁其輕，利害相交取其利”。有利無(wú)害者最佳，利大害小者可用，利小害大者必舍。不同方案，孰優(yōu)孰劣，不能妄加評(píng)說(shuō)，要靠計(jì)算分析取得根據(jù)。古語(yǔ)說(shuō)：“多算勝，少算不勝，何況不算乎！”（《孫子兵法·計(jì)篇》）因此，設(shè)計(jì)和比較方案，要多做定性分析與定量分析，做到多算于前，少失于后。

（五）掌握參謀時(shí)機(jī)。信息科學(xué)證明，信息接受者對(duì)某一信息最需要時(shí)吸收它的可能性最大。一般來(lái)說(shuō)，某一問(wèn)題迫在眉睫，或決策者正在考慮這一問(wèn)題，或這個(gè)問(wèn)題解決的條件已經(jīng)基本成熟，我們出謀獻(xiàn)策就容易引起重視。參謀工作的這種規(guī)律性要求提供參謀意見(jiàn)，要把握好時(shí)機(jī)，做到言當(dāng)其時(shí)，不失良機(jī)。所謂“機(jī)”，通常是指人們對(duì)事物所呈現(xiàn)的某種特殊狀態(tài)的認(rèn)識(shí)和利用。在參謀活動(dòng)中，如能有效地察機(jī)、識(shí)機(jī)、握機(jī)、用機(jī)，會(huì)以較少的勞動(dòng)獲得較大的參謀成果。如對(duì)“機(jī)”熟視無(wú)睹，麻木不仁，或不懂用機(jī)，就會(huì)喪失良機(jī)，前功盡棄?！皺C(jī)”，隨時(shí)隨地都在變化之中。高明的參謀人員，總是無(wú)機(jī)時(shí)尋機(jī)，弱機(jī)時(shí)強(qiáng)機(jī)，有機(jī)時(shí)乘機(jī)，見(jiàn)機(jī)時(shí)借機(jī)，得先機(jī)之利參謀人員不可忘記，“見(jiàn)而不決，人將先發(fā)；發(fā)而不繁，人將先收；難得者時(shí)，易失者機(jī)，迅而行之，速哉！”（見(jiàn)《兵經(jīng)百篇·速字》）機(jī)不可失，時(shí)不再來(lái)，要及時(shí)謀劃，相機(jī)參謀。

得法之機(jī)必在固本

魏征說(shuō)：“求木之長(zhǎng)者，必固其根本；欲流之遠(yuǎn)者，必浚其泉源?！保ㄎ赫鳎骸吨G太宗十思疏》）參謀之本，集中于秘書參謀人員的基本素質(zhì)。沒(méi)有良好的素質(zhì)，連一般秘書工作做起來(lái)都感吃力，做參謀工作自然力不從心，多謀善斷更無(wú)從談起。秘書工作者必須充分認(rèn)識(shí)素質(zhì)對(duì)于參謀效果的重要作用，正視自身素質(zhì)的不足，實(shí)現(xiàn)單純“助手型”向“參謀型”素質(zhì)的轉(zhuǎn)變。

搞好素質(zhì)建設(shè)，要在德、智、才上下功夫。德，指的是政治素質(zhì)，主要是解決人的世界觀、人生觀、道德觀和行為準(zhǔn)則方面的問(wèn)題。這是一個(gè)涉及政治方向、階級(jí)立場(chǎng)及工作原則的問(wèn)題。在參謀素質(zhì)中，德是第一位的，要求以大局為重，立謀為公，不謀私利。為此，要加強(qiáng)思想品德修養(yǎng)，提高政治素質(zhì)，做德高才多之士。智，指的是科學(xué)文化素質(zhì)。智力強(qiáng)弱，與參謀效果大小成正比。智是謀的基礎(chǔ)，多智才能多謀，足智才能善謀。才，指的是業(yè)務(wù)素質(zhì)，也就是謀劃的能力。有參謀之心，無(wú)參謀之才，只能望洋興嘆。

素質(zhì)建設(shè)，除學(xué)習(xí)鍛煉，自我提高，別無(wú)良策。提高素質(zhì)，應(yīng)做到時(shí)時(shí)虛心，處處留心，事事用心，從多方面、多角度強(qiáng)化素質(zhì)。時(shí)時(shí)虛心，要求結(jié)合參謀工作學(xué)習(xí)馬克思主義，掌握參謀業(yè)務(wù)知識(shí)，熟悉參謀方法。處處留心，要求在實(shí)踐中培養(yǎng)鍛煉求真求實(shí)的作風(fēng)，以及見(jiàn)微知著、舉一反三地發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決矛盾的能力。事事用心，要求學(xué)會(huì)研究領(lǐng)導(dǎo)工作和領(lǐng)導(dǎo)的需求。常言說(shuō)，眉頭一皺，計(jì)上心來(lái)；謀從心中出，略從腦中來(lái)。如不用心，就會(huì)胸?zé)o妙計(jì)，手無(wú)良策，空談參謀。素質(zhì)建設(shè)是個(gè)長(zhǎng)時(shí)間的漸進(jìn)過(guò)程，不能期望一蹴而就，要持之以恒，堅(jiān)持不懈.

第二篇：秘書和秘書工作概述

秘書和秘書工作概述

一、秘書和秘書工作概述

（一）秘書的概念、內(nèi)涵、特征

1、秘書：掌管文書并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或部門負(fù)責(zé)人處理日常工作的人員。

2、秘書職務(wù)：如秘書長(zhǎng)、辦公室主任、科級(jí)秘書等。

3、特征：“三服務(wù)”即為直接隸屬的領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)；為相關(guān)的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)；為人民群眾服務(wù)。

（二）秘書工作任務(wù)、作用、特點(diǎn)和層次劃分

1、秘書工作任務(wù)（1）總體來(lái)說(shuō)：秘書工作具有辦公、辦會(huì)、辦事和參謀的職能（2）各地各單位實(shí)際情況不同，秘書工作的具體任務(wù)不同（3）秘書工作共同性工作任務(wù)是：輔助決策；調(diào)查研究；信息工作；文書處理和撰制；會(huì)務(wù)工作；信訪工作；文書立卷和檔案管理；電子政務(wù)；查辦工作；印信證章的管理；值班和接待工作；機(jī)關(guān)內(nèi)部的管理工作；機(jī)要交通與通訊；保密工作；領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

2、秘書工作的作用（1）樞紐作用。（2）助手作用。（3）參謀作用。（4）信息、耳目作用。（5）協(xié)調(diào)作用。（6）門面、窗口作用。

3、秘書工作特點(diǎn)（1）政治性和政策性。（2）輔助性和服務(wù)性。（3）組織性和綜合性。（4）保密性和機(jī)要性。

4、秘書層次劃分（1）行政事務(wù)性的秘書工作。（2）文字性的秘書工作。（3）議政謀政的秘書工作。

（三）辦公室工作

1、概念：協(xié)助機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人辦公和組織機(jī)關(guān)運(yùn)轉(zhuǎn)的機(jī)構(gòu)或班子。一般來(lái)說(shuō)辦公室是一個(gè)辦事機(jī)構(gòu)和秘書班子。從某種意義上說(shuō)，辦公室工作就是秘書工作。辦公室主任，實(shí)際上就是一位秘書和秘書工作的負(fù)責(zé)人。

2、職能：（1）辦文、辦會(huì)、辦事。（2）參謀助手，檢查督促，綜合協(xié)調(diào)，后勤保證。

3、要求：高效、保密、實(shí)事求是，團(tuán)結(jié)同志。

（四）秘書工作人員素養(yǎng)

1、才干素養(yǎng)（1）精明的辦事本領(lǐng)。知識(shí)面廣、頭腦清楚、思維敏捷、手腳勤快。（2）較強(qiáng)的文字表達(dá)能力。起草文件，綜合情況，會(huì)議記錄，潤(rùn)飾稿件等。（3）特殊技能。電腦打字、攝影、速記、書法、編輯、駕駛等。

2、智能素養(yǎng)（1）知識(shí)積累；（2）思維訓(xùn)練；（3）臨機(jī)智力訓(xùn)練；（4）記憶訓(xùn)練；（5）反思（反省）訓(xùn)練。

3、心理素養(yǎng)（1）樂(lè)觀與沉默；（2）培植自信心；（3）鼓勵(lì)競(jìng)爭(zhēng)精神，防止嫉妒心理；

4、職業(yè)道德（1）為事業(yè)埋頭苦干的獻(xiàn)身精神；（2）遵守紀(jì)律的自覺(jué)性；（3）謙和平等的人際關(guān)系。

二、公文寫作

（一）公文的定義公文是國(guó)家機(jī)關(guān)及其它社會(huì)組織在行政職權(quán)和實(shí)施管理的過(guò)程中形成的具有法定效用與規(guī)范格式的文件材料。

（二）公文的特點(diǎn)

1、法定性；

2、針對(duì)性；

3、政策性；

4、效用性；

5、時(shí)限性；

6、規(guī)范性。

（三）公文的作用

1、頒布法規(guī)，傳達(dá)批示；

2、反映情況，請(qǐng)示工作；

3、聯(lián)系工作，商洽公務(wù)；

4、催辦工作；

5、宣傳教育；

6、依據(jù)憑證；

7、交流信息。

（四）公文的分類

1、按照使用范圍的不同，將公文分為：（1）通用公文：廣義上的公文，發(fā)文主體、規(guī)則、格式等皆循通例。（2）專用公文：專門機(jī)關(guān)使用的公文樣式，有特殊要求，如法院的判決書、審計(jì)局的審計(jì)報(bào)告。

2、按照來(lái)源的不同，將公文分為：（1）對(duì)外文件：簡(jiǎn)稱發(fā)文。是指本機(jī)關(guān)（或部門）擬制向外單位發(fā)出的文件。（2）收來(lái)文件：簡(jiǎn)稱收文。是指由外機(jī)產(chǎn)擬制的作為傳達(dá)其自身機(jī)關(guān)的意圖，發(fā)送到本機(jī)關(guān)（或部門）來(lái)的文件。（3）內(nèi)部文件：是指制發(fā)和使用都限于機(jī)關(guān)內(nèi)部的文件。

3、按照行文關(guān)系和行文方向的不同，將公文分為：（1）上行文：是指下級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)業(yè)務(wù)部門向它所屬的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門所發(fā)送的公文，是自下而上的行文，故稱上行文。（2）下行文：是指上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)干部對(duì)所屬的下級(jí)機(jī)關(guān)的一種行文。（3）平行文：是指同級(jí)機(jī)關(guān)或者不相隸屬的，沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)之間的一種行文。

4、按照秘密程度的不同，將公文分為：（1）秘密文件：指內(nèi)容涉及黨和國(guó)家的秘密，需要控制知密范圍和知密對(duì)象的文件。秘密文件還可細(xì)分為秘密、機(jī)密、絕密三個(gè)級(jí)別的文件。（2）普通文件：是相對(duì)于秘密文件而言的，從這個(gè)角度說(shuō)，也可稱為非密文件。

5、按照辦理時(shí)限的不同，將公文分為：（1）特急件：內(nèi)容極為重要，需要最快速度傳遞，最短時(shí)間處理的文件。（2）急件：內(nèi)容緊急，要求在規(guī)定時(shí)限或較短時(shí)間內(nèi)處理的文件。（3）平件：按照正常工作程序收發(fā)、處理的文件。

6、按照發(fā)文機(jī)關(guān)性質(zhì)的不同，將公文分為：（1）官方文件：主要有法規(guī)文件、行政文件和黨的文件。（2）非官方文件：是指各社會(huì)組織、企事業(yè)單位制發(fā)的文件。

7、按照具體職能的不同，將公文分為：（1）規(guī)范性文件：是指機(jī)關(guān)、組織、社會(huì)團(tuán)體制定的，要求其成員在活動(dòng)、工作等方面嚴(yán)格遵守的行業(yè)規(guī)范。如章程、條例、規(guī)定、辦法、細(xì)則、制度等。（2）指揮決策性文件：是指上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)或群眾發(fā)出的用以領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)工作的公文。如：命令、指示、決定、意見(jiàn)、批復(fù)、政策性通知等。（3）報(bào)請(qǐng)商洽性文件：是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、請(qǐng)示問(wèn)題時(shí)所使用的陳述性、請(qǐng)求性公文以及同級(jí)及沒(méi)有隸屬關(guān)系的單位為公務(wù)活動(dòng)使用的公文。如報(bào)告中、請(qǐng)示、議案、函等。（4）公告知照性文件：是指機(jī)關(guān)單位發(fā)布的需要周知或遵守，以及機(jī)關(guān)單位之間聯(lián)系工作，通報(bào)情況所使用的公文。如公告、通告、公報(bào)、通知、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、備忘錄等。（5）日常性公文：是指各機(jī)關(guān)、組織用以記載公務(wù)活動(dòng)以備查考的公文。如：計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄、電話記錄、大事記、簡(jiǎn)報(bào)、調(diào)查報(bào)告、值班日志等。

（五）公文的種類和特點(diǎn)在2008年8月24日國(guó)務(wù)院辦公廳《國(guó)務(wù)行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中，規(guī)范了13種公文名稱。它們分別是：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要。在1996年5月3日中共中央辦公廳《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》中規(guī)范了14種公文名稱。它們分別是：決議、決定、指示、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要。

1、命令（令）適用于依照有關(guān)法律公布行政規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。

2、決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。

3、公告適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。

4、通告適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。

5、通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。

6、通報(bào)

適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。

7、議案適用于各級(jí)人民政府或人民代表，向同級(jí)人民代表大會(huì)或其常委會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。

8、報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。

9、請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。

10、批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)求事項(xiàng)。

11、意見(jiàn)適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理方法。

12、函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。

13、會(huì)議紀(jì)要（抄告單）適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。

（六）公文寫作

1、寫作公文的幾種類型（1）為自己或本部門工作起草；（2）為領(lǐng)導(dǎo)起草（受命代言）；（3）為他人起草（代書）。

2、起草公文的入門條件（1）熟悉情況；（2）熟悉公文格式；（3）熟悉寫作規(guī)范。

3、公文寫作的特點(diǎn)（1）被動(dòng)寫作，遵守性強(qiáng)；（2）對(duì)象明確，針對(duì)性強(qiáng)；（3）集思廣益，群體性強(qiáng)；（4）決策之作，政策性強(qiáng)；（5）緊迫之作，時(shí)限性強(qiáng)；（6）講究格式，規(guī)范性強(qiáng)。

4、公文寫作的步驟（1）明確寫作公文的主旨（根據(jù)主旨選擇公文）；（2）收集有關(guān)材料（寫作內(nèi)容）；（3）完成總體構(gòu)思，擬出寫作提綱（謀體布局）；（4）起草正文（導(dǎo)語(yǔ)、主體、結(jié)束語(yǔ)）；（5）檢查修改（主題、觀點(diǎn)、材料、結(jié)構(gòu)、語(yǔ)言、格式）；（6）形成送審稿

5、公文寫作的要求（1）要保證公文內(nèi)容在政治上的正確性；（2）要實(shí)事求是，在業(yè)務(wù)上符合客觀規(guī)律；（3）在文字表達(dá)上準(zhǔn)確、鮮明、生動(dòng)、符合語(yǔ)法和邏輯；（4）要符合統(tǒng)一規(guī)定的體式和程序；（體式：公文文體、結(jié)構(gòu)、附加標(biāo)記和文件格式。程序：交擬、起草、審核、簽發(fā)、印制、發(fā)出）（5）要注意細(xì)節(jié)。

三、公文處理

（一）公文處理

1、概念（1）發(fā)文：是指機(jī)關(guān)文書部門根據(jù)機(jī)關(guān)的工作需要向外發(fā)出文件材料，包括本機(jī)關(guān)制發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、翻印、復(fù)印文件材料等。（2）發(fā)文辦理：就是指文件從擬稿到印制發(fā)出的整個(gè)運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程。

2、程序發(fā)文辦理程序由擬稿、會(huì)商、審核與簽發(fā)；核發(fā)、繕印與核對(duì)；用印、登記與分發(fā)等環(huán)節(jié)組成。

3、具體要求（1）擬稿必須注重行文規(guī)則；（2）會(huì)商就是涉及其他部門管理職權(quán)時(shí)商洽取得一致意見(jiàn)，如協(xié)商不成，則呈報(bào)上級(jí)組織調(diào)處。（3）審核主要做到“六查”，即一查是否需要行文；二查文稿內(nèi)容與法律、法規(guī)和政策以及上級(jí)有關(guān)規(guī)定是否一致，與平行機(jī)關(guān)部門已有的規(guī)定是否矛盾；三查要求和措施是否明確具體，切實(shí)可行；四查涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)范圍的問(wèn)題是否協(xié)商一致并經(jīng)過(guò)會(huì)簽；五查文字表述是否正確、簡(jiǎn)練、條理清楚，標(biāo)點(diǎn)使用是否正確，文字書寫是否規(guī)范；六查公文格工是否符合規(guī)定。（4）簽發(fā)必須確認(rèn)是自己職權(quán)范圍內(nèi)的有關(guān)公文；簽發(fā)后必須對(duì)文內(nèi)容和文字負(fù)完全責(zé)任；聯(lián)合發(fā)文必須會(huì)簽。（5）注發(fā)必須對(duì)公文主送單位、抄送單位、緊急程度、秘密等級(jí)、公文字號(hào)、主題詞、文件格式、發(fā)送方式、印刷份數(shù)、印發(fā)日期等詳注。（6）復(fù)核必須審核審批簽發(fā)手續(xù)，公文體式，公文附件材料，行文關(guān)系。（7）繕印是指對(duì)已簽發(fā)的公文定稿進(jìn)行印制。（8）核對(duì)一般是三核制，即印 印單位、承辦人員和印制人員對(duì)文稿進(jìn)行核對(duì)。核對(duì)方法：對(duì)核法、折核法、讀核法。（9）用印、簽署。用印是上不壓正文，下騎年蓋月；簽署一般先簽名后蓋章。（10）發(fā)文登記一般采用薄冊(cè)式形式。（11）分裝、發(fā)出。發(fā)送方式有印制發(fā)送、傳真發(fā)送、電報(bào)發(fā)送。（12）對(duì)外催辦主要方式有電話催辦、文字催辦、登門催辦、會(huì)議催辦。

（六）公文格式

1、公文用紙主要技術(shù)指標(biāo)公文用紙一般要使用紙張定量為60g/m-80g/m的膠版印刷紙或復(fù)印紙。紙張白度為85%-90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值為7.5-9.5。

2、公文用紙幅面及版面尺寸（1）公文用紙幅面尺寸公文用紙采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm*257mm，尺寸的允許偏差±1cm。(2)公文頁(yè)邊及版心尺寸公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm±1mm公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm版心尺寸為：156mm*225mm（不含頁(yè)碼）

3、公文中圖文的顏色行政機(jī)關(guān)的公文在一般情況下，除了發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、眉首的反線和發(fā)文機(jī)關(guān)印章為紅色外，其余部分均為黑色。

4、排版規(guī)格與印制裝訂要求（1）排版規(guī)格正文用3號(hào)仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個(gè)字。（2）制版要求版面干凈無(wú)底灰，字跡清楚無(wú)斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過(guò)1mm。（3）印刷要求雙面印刷，頁(yè)碼套正，兩面誤差不得超2mm。印品著墨實(shí)、均勻；字面不花、不白、無(wú)斷劃。（4）裝訂要求公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)。公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁(yè)頁(yè)碼之間誤差不超過(guò)4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?/4處，允許誤差±4mm。平訂訂鋸與書脊間的距離為3mm-5mm；無(wú)壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后脊不可散頁(yè)明訂。裝切成品尺寸誤差±1mm，四角成90度，無(wú)毛茬或缺損。

5、公文中各要素標(biāo)規(guī)則組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁(yè)紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紙色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。（1）眉首①公文份數(shù)序號(hào)；②秘密等級(jí)和保密期限；③緊急程度；④發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，發(fā)號(hào)公文由發(fā)文機(jī)關(guān)加“文件”組成；命令（令）由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱加“命令（令）”組成，會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議名稱加“會(huì)議紀(jì)要”組成，其他公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為25mm，對(duì)于上報(bào)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80mm。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識(shí)。字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但一般應(yīng)小于22mm*15mm。聯(lián)合行文時(shí)應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過(guò)多，必須保證公文首頁(yè)顯示正文。⑤發(fā)文字號(hào)發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行，用3號(hào)仿宋體字，居中排布；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“[]”括入序號(hào)不編虛位，不加“第”字。發(fā)文字號(hào)之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。⑥簽發(fā)人上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。（2）主體①公文標(biāo)題公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，發(fā)號(hào)公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)，其他公文不標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。紅色反線下空2行，用2號(hào)小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；四行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。②主送機(jī)關(guān)主送機(jī)關(guān)指公文的主要管理機(jī)關(guān)。標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱之后標(biāo)全角冒號(hào)。標(biāo)識(shí)主送機(jī)關(guān)時(shí)應(yīng)標(biāo)明主送機(jī)關(guān)的全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或同類型機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱。③公文正文主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。④附件公文如有附件，在正文下空1行左空2號(hào)用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)附件，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：

1、****”）；附件名稱不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)；附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。⑤成文時(shí)間用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫成“0”。⑥公文生效公文生效標(biāo)識(shí)是證明公文效力的表現(xiàn)形式。它包括發(fā)文機(jī)關(guān)印章或簽署人姓名。公文生效標(biāo)識(shí)有以下兩種情況：?jiǎn)我话l(fā)文印章：?jiǎn)我粰C(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。成文時(shí)間右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文2mm-4mm，端正，居中下壓成文時(shí)間，印章用紅色。聯(lián)合行文印章：當(dāng)聯(lián)合行文加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文時(shí)間拉開(kāi)，左右各空7字；主辦機(jī)關(guān)印章在前；兩個(gè)印章均壓成文時(shí)間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過(guò)3mm。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（可用簡(jiǎn)稱）排在發(fā)文時(shí)間和正文這間。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個(gè)印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。⑦附注公文如有附注，用3號(hào)仿宋體字，居左空2字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文時(shí)間下一行。（3）版記①主題詞主題詞用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)；詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字。②抄送（抄報(bào)）抄送（抄報(bào)）機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文的其他機(jī)關(guān)。公文如有抄送，在主題詞下1行；左空1字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào)；抄送機(jī)關(guān)間用逗號(hào)分隔，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊；在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識(shí)方法同抄送機(jī)關(guān)。③印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間位于抄送機(jī)關(guān)之下（無(wú)抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）占1行位置；用3號(hào)宋體字，印發(fā)機(jī)關(guān)干部左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字。印發(fā)時(shí)間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。④版記中的反線版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。版記中各要素之間加一條反線隔開(kāi)，一是為顯示各要素之間的區(qū)別，二是顯得美觀。⑤版記的位置版記應(yīng)置于公文最后一頁(yè)（封四），版記的最后一個(gè)要素置于最后一行。

6、頁(yè)碼用4號(hào)半角體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號(hào)一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁(yè)碼居右空1字，雙頁(yè)碼左空1字。空白頁(yè)和空白頁(yè)以后的頁(yè)不標(biāo)識(shí)頁(yè)碼。

7、公文中表格公文如需附表，對(duì)橫排A4紙型表格，應(yīng)將頁(yè)碼放在橫表的左側(cè)，單頁(yè)碼置于表的左下角，雙頁(yè)碼置于表的左上角，單頁(yè)碼表頭在訂口一邊，雙頁(yè)碼表頭在切口一邊。

（二）收文處理

1、概念：收文處理是指收到人證的輸過(guò)程，包括簽收、登記、審核、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦等程序。

2、具體要求：（1）簽收做到“四查”。即一查清信封或封筒上的收文機(jī)關(guān)名稱，是否確屬本機(jī)關(guān)的收文，以防錯(cuò)投、錯(cuò)收；二查清文件號(hào)碼與遞送人在簽收登記上所登的號(hào)碼是否一致；三查清文件封口是否破損，包裝是否牢固，如發(fā)現(xiàn)有散包、破封、密封條被拆等情況，應(yīng)及時(shí)追查原因；四查清文的登記數(shù)與實(shí)有件數(shù)是否相符。拆封做到三個(gè)明確。即一明確一般文件由辦文人員拆封；二明確領(lǐng)導(dǎo)“親收”“親啟”的封件，由領(lǐng)導(dǎo)本人拆封或由其委托的人代拆；三明確密件交由機(jī)要文書或機(jī)要室拆封，妥善辦理。（2）登記項(xiàng)目包括收件的流水順號(hào)、收到日期、來(lái)文機(jī)關(guān)、來(lái)文字號(hào)、密級(jí)、份數(shù)、分送部門、簽收、備注等。登記的具體范圍包括：上級(jí)機(jī)關(guān)文件。包括指導(dǎo)性、參閱性和需要輸?shù)奈募幌录?jí)機(jī)關(guān)文件。包括請(qǐng)示、報(bào)告性文件；重要的帶有密級(jí)的刊物、資料；其他機(jī)關(guān)商洽問(wèn)題和需要答復(fù)的文件；上級(jí)極關(guān)召開(kāi)會(huì)議印發(fā)的會(huì)議文件材料。（3）審核主要是收到下級(jí)單位的上行文后進(jìn)行預(yù)審，合格公文進(jìn)入正式辦文，不合格公文可以退回。（4）分發(fā)應(yīng)分閱知件和閱辦件填好《文件傳閱單》或《收文處單》后分送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門和承辦人員閱知辦理。（5）擬辦是對(duì)來(lái)文的處理提出初步的意見(jiàn)，供領(lǐng)導(dǎo)人批辦時(shí)參考。上級(jí)來(lái)文，主要寫“請(qǐng)**領(lǐng)導(dǎo)閱示，批示”，“擬請(qǐng)**部門辦理”；下級(jí)來(lái)文或平行文，主要寫“擬請(qǐng)**部門閱處”；需要多個(gè)部門聯(lián)合處理的，需要選出牽頭單位和輔助單位。擬辦應(yīng)在收文處理單上給出擬辦意見(jiàn)，并簽名，寫日期。（6）批辦是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或有權(quán)人對(duì)送批的文件如何處理所作的批示。批辦的主要內(nèi)容包括：

1、提出處理該份文件所述問(wèn)題的原則和方法；

2、提出并指明負(fù)責(zé)承辦該文件的單位或者承辦人，規(guī)定承辦的時(shí)限；

3、凡是需要兩個(gè)單位或者多人共同承辦的，必須指出主辦單位和主辦人，以便承辦單位和承辦人員具體執(zhí)行；

4、需傳閱的公文，寫明傳閱范圍，對(duì)象等。

7、承辦是指機(jī)關(guān)有關(guān)部門或人員按照來(lái)文的要求進(jìn)行具體工作或辦理復(fù)文?？傮w來(lái)說(shuō)要按照領(lǐng)導(dǎo)的批示，抓好落實(shí)。

8、催辦就是要對(duì)那些必須輸答復(fù)的文件，根據(jù)承辦時(shí)限的要求，及時(shí)地對(duì)文件承辦的情況進(jìn)行督促和檢查。催辦的形式分口頭催辦、電話催辦和書面催辦等。

9、注辦要注意以下四點(diǎn)：一是一般的傳閱文件，在有關(guān)人員傳閱完畢后，文書人員應(yīng)注明閱畢的日期；二是需要辦理復(fù)文的文件，辦理后要注明“已復(fù)文”，并注上復(fù)文的日期和文號(hào)；三是用口頭或電話答復(fù)的要注明時(shí)間、地點(diǎn)、接談或接電話者、主要內(nèi)容等，并由承辦人簽字；四是不需復(fù)文的文件要注明“已閱”、“已辦”、“已摘記”等字樣。

（三）公文立卷歸檔工作

1、公文立卷（1）公文立卷是指機(jī)關(guān)文書部門將已辦理完畢的，具有一定查考利用價(jià)值的文件材料，按照它們?cè)谛纬蛇^(guò)程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。公文立卷的原則：一是公文立卷能夠保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于文件的查找利用；二是公文立卷可以維護(hù)文件的完整與安全，便于文件的保管；三是公文立卷，為檔案工作奠定了基礎(chǔ)。（2）公文立卷的主體可以是綜合部門（辦公室），也可以是會(huì)計(jì)、保衛(wèi)、人事、科技等專門部門。小機(jī)關(guān)一般由辦公室或秘書科集中立卷。（3）公文立卷的范圍反映本單位主要職能活動(dòng)和基本面貌的文件是立卷的重點(diǎn)。公文立卷文件材料范圍包括：上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；本機(jī)關(guān)的文件材料；同級(jí)機(jī)關(guān)非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料。（4）公文立卷的方法

1、文件集中；

2、文件歸類；

3、編制立卷類目（類名和條款）（5）卷內(nèi)文件的整理和編目

1、按照一定標(biāo)準(zhǔn)對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行排列；

2、對(duì)卷內(nèi)文件編制頁(yè)號(hào)和件號(hào)；

3、填寫卷內(nèi)文件目錄。主要項(xiàng)目有：順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等。

4、填寫卷內(nèi)備考表備考表置于案卷末尾，項(xiàng)目有：本卷情況說(shuō)明、立卷人、檢查人、立卷時(shí)間等。

5、擬寫案卷標(biāo)題；

6、填寫案卷封皮；案卷封皮項(xiàng)目包括：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時(shí)間、保管期限、件數(shù)、頁(yè)數(shù)、歸檔號(hào)等。

7、排列案卷；

8、編寫案卷號(hào)；

9、編制案卷目錄。

2、案卷歸檔（1）歸檔制度1）歸檔范圍有價(jià)值即歸檔。2）歸檔時(shí)間機(jī)關(guān)文部門或業(yè)務(wù)部門一般應(yīng)在第二年的六月前向檔案部門移交檔案。3）歸檔要求。一是應(yīng)歸檔的文件齊全、完整；二是文件和電報(bào)按其內(nèi)容的聯(lián)系，合并整理、立卷；三是歸檔的文件材料，保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，分類整理、立卷；四是案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，封面清楚、目錄完整。（2）文件的保管期限1）列為永久保存。是指那些反映機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件材料。2）列為長(zhǎng)期保存。是指那些反映本機(jī)關(guān)一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的文件材料。期限為16-50年左右。3）列為短期保存。是指那些只在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)有參考利用價(jià)值的文件材料。期限為15年以下。

四、會(huì)議組織工作

（一）會(huì)議的涵義和要素

1、組織會(huì)議，簡(jiǎn)稱“辦會(huì)”，是秘書工作的重要內(nèi)容之一；

2、會(huì)議的要素：與會(huì)者、主持人、議題、名稱、時(shí)間、地點(diǎn)。

（二）會(huì)議的分類

1、按照內(nèi)容性質(zhì)的不同，會(huì)議可分為代表大會(huì)、工作會(huì)議、學(xué)術(shù)會(huì)議、聯(lián)席會(huì)議等。

2、按照會(huì)議鐵形式的不同，會(huì)議可分為小組會(huì)、座談會(huì)、報(bào)告會(huì)等。

3、按照與會(huì)人員的成分的不同，會(huì)議可分為黨委會(huì)、董事會(huì)、記者招待會(huì)等。

4、按照人數(shù)、規(guī)模的不同，會(huì)議可分為大型會(huì)議、中型會(huì)議、小型會(huì)議。

5、按照會(huì)議召開(kāi)的規(guī)律或日期的不同，會(huì)議可分為定期例會(huì)、臨時(shí)性會(huì)議等等。

（三）會(huì)議的功能

1、決策功能；

2、指揮功能；

3、溝通功能；

4、協(xié)調(diào)功能；

5、動(dòng)員功能；

6、顯示功能。

（四）會(huì)務(wù)工作的辦理

1、會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)議準(zhǔn)備、會(huì)后整理工作。

2、會(huì)議工作流程一般為：擬定會(huì)議內(nèi)容→擬出會(huì)議方案→報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批→下發(fā)通知→會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作→會(huì)議記錄整理材料→歸檔。

（五）會(huì)場(chǎng)的排座

1、小型會(huì)議；

2、大型會(huì)議。

五、辦公室事務(wù)管理

（一）環(huán)境、衛(wèi)生、安全管理

1、環(huán)境：方便、舒適、和諧統(tǒng)一。

2、衛(wèi)生：干凈、整潔、整齊美觀。

3、安全：無(wú)任何隱患和事故。

（二）日常工作與管理

1、日程工作安排；

2、領(lǐng)導(dǎo)約見(jiàn)安排；

3、臨時(shí)性工作處理。

（三）電話管理

1、電話機(jī)和電話費(fèi)管理；

2、電話記錄處理；

（四）印章使用與管理

1、印章的刻制和啟用；

2、印章的審批和使用；

3、印章的保管。

（五）介紹信的使用與管理

1、介紹信是用來(lái)介紹派遣人員的姓名、年齡、身份、接洽事項(xiàng)等情況的一種專用書信，具有介紹和證明雙重作用。

2、介紹信管理應(yīng)嚴(yán)格而細(xì)致，并注意以下問(wèn)題：（1）介紹信的格式應(yīng)符合要求；（2）介紹信應(yīng)由專人管理；（3）出具介紹信必須認(rèn)真履行審批手續(xù)；（4）妥善保管好介紹信的存根。

（六）值班工作

1、值班工作的主要任務(wù)；

2、值班記錄的編寫和處理。

（七）保密工作

1、保密工作的重要性；

2、保密工作的內(nèi)容。

（八）辦公用品管理

1、辦公用品管理的內(nèi)容；

2、辦公用品管理的原則。

（九）接待工作

1、內(nèi)容

2、類型

3、程序

4、接待工作計(jì)劃

5、接待工作實(shí)施

（十）財(cái)務(wù)管理

（十一）車輛管理

（十二）人事檔案管理

（十三）應(yīng)急管理

（十四）其它管理

第三篇：領(lǐng)導(dǎo)談秘書工作

【學(xué)習(xí)小組】習(xí)近平談秘書工作：別認(rèn)為靠山硬就有恃無(wú)恐

摘要：習(xí)近平尤其提到，“(秘書)不能認(rèn)為“機(jī)關(guān)牌子大、領(lǐng)導(dǎo)靠山硬”而有所依仗、有恃無(wú)恐，更不允許濫用領(lǐng)導(dǎo)和辦公室的名義謀取個(gè)人私利?！?/p>

【學(xué)習(xí)小組按】

以海南省前副省長(zhǎng)冀文林為代表，“你懂的”的秘書幫，在中紀(jì)委的幫助下“紛紛上了頭條”。

在中國(guó)，當(dāng)過(guò)秘書的高官為數(shù)不少，包括最高領(lǐng)導(dǎo)人習(xí)近平在內(nèi)。習(xí)近平當(dāng)過(guò)秘書，也用過(guò)幾任秘書，現(xiàn)在更有一個(gè)精干的秘書班子為其服務(wù)。他對(duì)秘書工作的風(fēng)范，有過(guò)長(zhǎng)篇論述，可謂每句都是實(shí)在話，都是肺腑之言。

習(xí)近平尤其提到，“(秘書)不能認(rèn)為“機(jī)關(guān)牌子大、領(lǐng)導(dǎo)靠山硬”而有所依仗、有恃無(wú)恐，更不允許濫用領(lǐng)導(dǎo)和辦公室的名義謀取個(gè)人私利?！薄耙朔?yōu)越感，堅(jiān)決防止對(duì)基層干部群眾盛氣凌人、態(tài)度傲慢、頤指氣使、發(fā)號(hào)施令的現(xiàn)象?！边@些話，冀文林等“秘書幫”早聽(tīng)到，早領(lǐng)會(huì)，何至于有今天？

另外，習(xí)近平則這篇談話，對(duì)于初入行當(dāng)秘書的人來(lái)說(shuō)，有極強(qiáng)的參考學(xué)習(xí)價(jià)值。領(lǐng)會(huì)好，才能進(jìn)步快，又不走邪路。

秘書工作的風(fēng)范

——與地縣辦公室干部談心

(習(xí)近平，一九九O年三月)

辦公室，是一個(gè)單位、一個(gè)系統(tǒng)、一個(gè)機(jī)構(gòu)的關(guān)鍵部門。辦公室工作如何，對(duì)黨委乃至一個(gè)地方全面的工作影響很大。因此，每個(gè)地方的領(lǐng)導(dǎo)都非常關(guān)心、關(guān)懷和關(guān)注辦公室工作?！斑\(yùn)籌于帷幄之中，決勝于千里之外?！鞭k公室工作做好了，各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展也就有了可靠保證。

一、辦公室工作有四個(gè)特點(diǎn)

我曾經(jīng)在中央軍委辦公廳作過(guò)秘書工作，和大家一樣，是同行。以后又相繼在縣、市、地區(qū)黨委或政府中工作，和辦公室的關(guān)系十分密切。對(duì)于辦公室工作，我體會(huì)最深的有四個(gè)字：

一是“重”，地位重要。辦公室工作任務(wù)概括起來(lái)有三個(gè)：一個(gè)是決策的參謀、智囊作用；一個(gè)是對(duì)上對(duì)下的服務(wù)；一個(gè)是機(jī)要、保密工作。這幾項(xiàng)任務(wù)都很重要。鄧小平同志在一九七五年搞整頓時(shí)就講過(guò)，一個(gè)地方工作要抓住幾個(gè)人，辦公室主任、公安局長(zhǎng)、組織部長(zhǎng)。這說(shuō)明了辦公室工作的重要性。因?yàn)樗菦Q策的參謀部，始終圍繞著首腦機(jī)關(guān)工作。參謀工作水平高，能推進(jìn)黨的方針、政策的順利貫徹實(shí)施；水平低，就會(huì)影響全局工作，甚至造成嚴(yán)重后果。辦公室對(duì)內(nèi)掌握首腦機(jī)關(guān)的核心機(jī)密，泄露了重大機(jī)密，就會(huì)給黨和國(guó)家造成損失。即使是我們地區(qū)一個(gè)保密的人事問(wèn)題，泄露了也會(huì)影響領(lǐng)導(dǎo)班子的團(tuán)結(jié)，使事情變得復(fù)雜起來(lái)。辦公室對(duì)外還起一個(gè)“窗口”作用?；鶎拥耐?，外來(lái)的同志對(duì)我們地區(qū)的印象如何，對(duì)班子的印象如何，很大程度上同辦公室的工作相聯(lián)系。辦公室工作出色，人家就會(huì)說(shuō)這個(gè)地方工作真不錯(cuò)；辦公室同志如果工作得很草率，或者是作風(fēng)態(tài)度生硬粗暴，人家就會(huì)說(shuō)這個(gè)地方的工作很糟糕。所以辦公室工作與全局工作密切相關(guān)。

二是“苦”，非常辛苦。辦公室每一位同志都是很辛苦的，整天有干不完的事，經(jīng)常加班加點(diǎn)，甚至通宵工作。連星期六也難以休息。趕寫材料的秘書更辛苦，工作強(qiáng)度很大，超過(guò)了一般部門的工作量。東漢劉禎的兩句詩(shī)“馳翰未暇食，日昃不知晏；沉迷簿領(lǐng)書，回回目紛亂”把秘書人員埋頭文稿，忘記用飯，不知早晚，頭昏眼花的狀況描寫得十分形象。

三是“雜”，事務(wù)繁雜。辦公室工作，巨至國(guó)家大事、重要決策，細(xì)至室內(nèi)衛(wèi)生、干部生活；上至接待首長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)，下至聯(lián)系平民百姓；內(nèi)至核心機(jī)密，外至社俗民情，什么都要參與了解。就內(nèi)部分工來(lái)說(shuō)，有調(diào)研、信息、查辦、信訪、接待、機(jī)要、檔案、文印、收發(fā)等各項(xiàng)工作。辦公室干部每天都要處理好幾件、幾十件、百多件事情，弦繃得緊緊的，猶如“山陰道上，虛接不暇”。

四是“難”，難度很大。辦公室工作是全方位、開(kāi)放型的。既要處理好上下左右、方方面面的關(guān)系，又要適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作風(fēng)格和方法，搞好領(lǐng)導(dǎo)班子的服務(wù)工作。領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情千頭萬(wàn)緒。這些事有的是刻不容緩，馬上就要落實(shí)的，有的則是常抓不懈，時(shí)時(shí)要催辦、督促的。要把握好輕重緩急，做到不遺漏、不誤事，確也很費(fèi)腦筋，神經(jīng)始終處于高度緊張狀態(tài)。同時(shí)。辦公室日常事務(wù)繁多，出成績(jī)時(shí)大家可能是無(wú)名英雄，寂寂無(wú)聞；在遇到問(wèn)題時(shí)，可能成為矛盾的焦點(diǎn)，嘗盡酸甜苦辣。有時(shí)候還得代人受過(guò)，委曲求全。這方面來(lái)講，也確實(shí)是比較難的?？梢哉f(shuō)每一項(xiàng)工作都凝結(jié)著辦公室同志的心血。

二、對(duì)辦公室工作提三點(diǎn)希望

辦公室工作怎么搞？這個(gè)問(wèn)題大家最有發(fā)言權(quán)。我只是從個(gè)人的體會(huì)和工作的角度提三條希望。

第一個(gè)希望：要有高度的責(zé)任感。辦公室的工作牽動(dòng)全局。這就要求辦公室干部要具備強(qiáng)烈的事業(yè)心、嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度和一絲不茍的工作作風(fēng)。辦公室工作涉及大量機(jī)密，每一份文件傳達(dá)到什么范圍，都有具體規(guī)定，決不能馬虎從事。特別是有些事情涉及政治、經(jīng)濟(jì)情報(bào)，就更要有高度的責(zé)任心，養(yǎng)成保持沉默的習(xí)慣，不得出去亂傳亂說(shuō)。辦公室工作一定得細(xì)致。古人云“一字之失，一句為之蹉跎；一句之誤，通篇為之梗塞”。辦公室起草的文件，并不要求文字要多優(yōu)美，但一定要嚴(yán)謹(jǐn)，這要求決不過(guò)份，因?yàn)檫@直接關(guān)系到工作決策問(wèn)題。因此，我們還得培養(yǎng)、選調(diào)一些文秘寫作能手，使領(lǐng)導(dǎo)在遣詞造句上不用再花費(fèi)腦筋，這是最起碼的要求。今后送領(lǐng)導(dǎo)看的東西，除時(shí)間緊另當(dāng)別論外，都應(yīng)該是經(jīng)過(guò)謄清的。這一道手續(xù)不要認(rèn)為是多余。一篇文稿如果七刪八改，亂到誰(shuí)改最后一稿也弄不清楚，這里就有個(gè)負(fù)責(zé)任的問(wèn)題。所以一定要有一套基于高度責(zé)任心和強(qiáng)烈的事業(yè)心的嚴(yán)謹(jǐn)作風(fēng)。

辦公室是一個(gè)單位的首腦機(jī)關(guān)，時(shí)時(shí)處處要起表率作用。各方面工作包括待人接物、清潔衛(wèi)生、機(jī)關(guān)面貌都要注意。領(lǐng)導(dǎo)同志的秘書是辦公室成員之一，經(jīng)常傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意圖并代表領(lǐng)導(dǎo)處理一些事情。他們的工作如何、作風(fēng)好壞，直接反映了領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的精神面貌。因此，辦公室要關(guān)心他們的政治、工作表現(xiàn)。表現(xiàn)不好的要批評(píng)教育，要讓他們經(jīng)常匯報(bào)思想，匯報(bào)工作。作為領(lǐng)導(dǎo)的秘書，只是工作的需要，并沒(méi)有政治上的特權(quán)，總的來(lái)講辦公室是一部完整的機(jī)器。這部機(jī)器要有明確的責(zé)任制、嚴(yán)格的管理、科學(xué)的辦法，使辦公室干部靜有其位，動(dòng)有其規(guī)，各司其職，各負(fù)其責(zé)，做到反應(yīng)靈敏、運(yùn)轉(zhuǎn)迅速，適應(yīng)各方面的需求。

第二個(gè)希望：要高效率開(kāi)展工作。辦公室每天都要處理許許多多的日常工作事務(wù)，解決上下左右、方方面面的各種矛盾和問(wèn)題。這就需要我們不斷提高工作效率。否則，就不能很好地搞好“三個(gè)服務(wù)”，影響全地區(qū)工作的大局。如何提高工作效率，我認(rèn)為必須學(xué)會(huì)運(yùn)用辯證法，分清層次，認(rèn)真思考。“審大小而圖之，酌緩急而布之，連上下而通之，衡內(nèi)外而施之?！边@就是說(shuō)，要發(fā)揮辦公室的整體效能，權(quán)衡大事小事、急事緩事，抓大事不放，抓急事先辦；溝通上下左右，做到上情下達(dá)、內(nèi)外有別，使各項(xiàng)工作有條不紊地進(jìn)行。

辦公室還有一個(gè)重要工作就是發(fā)揮參謀作用，及時(shí)提出決策建議，并能把領(lǐng)導(dǎo)的決策化為具體意見(jiàn)。如果我們辦公室能夠綜合四面八方的情況，并進(jìn)行分析，像國(guó)外“智囊團(tuán)”那樣，經(jīng)常提出一些重大的決策建議，就能為領(lǐng)導(dǎo)迅捷進(jìn)行決策選擇提供便利。當(dāng)前，我們經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)工作上的難點(diǎn)、熱點(diǎn)問(wèn)題很多，很需要加強(qiáng)調(diào)查研究，有針對(duì)性地提出分析問(wèn)題以及解決問(wèn)題的方法措施，提供各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策參考。

第三個(gè)希望：實(shí)行高水平服務(wù)。服務(wù)是辦公室的一項(xiàng)重要工作。首先要增強(qiáng)超前服務(wù)和事后服務(wù)意識(shí)。例如召開(kāi)地、縣重要工作會(huì)議，辦公室同志要提前到位，尤其是辦公室主任、會(huì)議記錄人員、勤雜事務(wù)人員一定要先到場(chǎng)做好會(huì)前準(zhǔn)備工作，會(huì)議結(jié)束后還要撰寫紀(jì)要、文件，檢查落實(shí)反饋情況等。其次，服務(wù)要及時(shí)周到。做到能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)釋流減荷，分憂解圍。第三，服務(wù)還要高度負(fù)責(zé)，一絲不茍。例如辦公室實(shí)行24小時(shí)值班，這是個(gè)嚴(yán)格的制度，每分鐘都不能離開(kāi)，不能有空檔，否則在這空檔出現(xiàn)了緊急情況或重大突發(fā)性事件就會(huì)釀成責(zé)任事故。第四，服務(wù)不僅要勤、要誠(chéng)，而且要靈活。例如接待工作，就得下一番功夫。要建立一套接待制度，組織一套接待班子，還要有一套統(tǒng)一的對(duì)外宣傳材料和匯報(bào)口徑。今后可以由專人負(fù)責(zé)匯報(bào)情況，陪同參觀；伙食按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，突出地方特色，每個(gè)縣都可以搞個(gè)地方菜譜；既有特色又省錢；既不超過(guò)規(guī)定，大家又吃得滿意，了解了地方飲食文化，何樂(lè)而不為呢？地縣領(lǐng)導(dǎo)按規(guī)定安排出面活動(dòng)，盡量減少一般性應(yīng)酬；對(duì)賓客生活服務(wù)要周到熱情，努力做到設(shè)身處地，急人所急，解人所難。

三、秘書人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)修養(yǎng)

秘書是個(gè)特殊的職業(yè)。許多人認(rèn)為，秘書工作最突出的特征是當(dāng)配角。我看這句話說(shuō)得也對(duì)也不對(duì)。說(shuō)得對(duì)，是因?yàn)槊貢_實(shí)干的是輔助性、鋪墊性工作，是領(lǐng)導(dǎo)的助手。說(shuō)不對(duì)，是因?yàn)槊貢幕顒?dòng)面比舞臺(tái)上的配角更窄，它沒(méi)有臺(tái)詞，沒(méi)有亮相機(jī)會(huì)。秘書的工作性質(zhì)，決定了它要正確對(duì)待名利榮辱，樹立無(wú)私奉獻(xiàn)的精神，不斷加強(qiáng)和深化自身的修養(yǎng)。

如何加強(qiáng)自身修養(yǎng)呢？宋代呂本中寫了個(gè)著名的《官箴》，講到當(dāng)官必須注意三事：清、慎、勤。我想，假如我們賦以時(shí)代的內(nèi)容，這也應(yīng)該是辦會(huì)室干部，特別是領(lǐng)導(dǎo)秘書的最基本要求：即一要“清”，公正廉潔，兩袖清風(fēng)；二要“慎”，周密考慮；謹(jǐn)言慎行；三要“勤”，勤奮好學(xué)，刻苦上進(jìn)。當(dāng)然，這三個(gè)要求都要建立在從政治、思想上同黨中央保持一致的前提下。作為秘書人員，隨時(shí)隨地都要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想，學(xué)習(xí)黨的路線、方針、政策，學(xué)習(xí)時(shí)事，不斷提高自己的理論素養(yǎng)和政治水平。

秘書的特殊性工作，光有埋頭苦干的精神還是不夠的。就我個(gè)人體會(huì)，秘書在加強(qiáng)自身修養(yǎng)中，還要特別注意培養(yǎng)良好的工作作風(fēng)，注意生活小節(jié)，即要努力做到“五不”：

一不自恃。不能認(rèn)為“機(jī)關(guān)牌子大、領(lǐng)導(dǎo)靠山硬”而有所依仗、有恃無(wú)恐，更不允許濫用領(lǐng)導(dǎo)和辦公室的名義謀取個(gè)人私利。

二不自負(fù)。要克服優(yōu)越感，堅(jiān)決防止對(duì)基層干部群眾盛氣凌人、態(tài)度傲慢、頤指氣使、發(fā)號(hào)施令的現(xiàn)象。

三不自詡。防止自我表露、吹噓炫耀，特別是涉及領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的工作和生活，不能隨意張揚(yáng)，妄加評(píng)論；對(duì)于黨的內(nèi)部機(jī)密，更應(yīng)當(dāng)守口如瓶。

四不自卑。克服自輕自賤、自慚形穢的心理，不能“口將言而囁嚅，步將行而趑趄”，防止唯唯諾諾，沒(méi)有個(gè)人主見(jiàn)的現(xiàn)象。

五不自以為是。不能想當(dāng)然，隨意刪節(jié)、更改或補(bǔ)充領(lǐng)導(dǎo)的指示，防止粗心大意、敷衍塞責(zé)、玩忽職守的現(xiàn)象。

總之，秘書人員要經(jīng)常檢查自己思想、工作“到位”情況，不能“離位”，更不能“越位”。在處理同領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系中，力求做到“參與而不干預(yù)、協(xié)助而不越權(quán)、服從而不盲從”。我想只要把握好這個(gè)“度”，就能成為一個(gè)合格的稱職的秘書。

四、地縣黨委都要支持辦公室工作

作為地方黨委的領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)辦公室工作要在理解、信任和尊重的基礎(chǔ)上才談得上支持使用。

首先，要把黨委辦公室工作擺上重要位臵。地縣黨委每年都要專門安排會(huì)議研究辦公室工作，幫助辦公室解決實(shí)際問(wèn)題。地縣的主要領(lǐng)導(dǎo)同志還應(yīng)當(dāng)經(jīng)常和辦公室同志溝通思想，研究工作，傾聽(tīng)大家的意見(jiàn)，采納大家的建議。

其次，要關(guān)心辦公室的隊(duì)伍建設(shè)?，F(xiàn)在，辦公室干部存在“難選、難調(diào)、難提”的現(xiàn)象，“難選”就是政治水平高、文字綜合表達(dá)能力強(qiáng)的干部難找到。即使物色到表現(xiàn)較好的同志，也由于種種客觀原因還是難以到辦公室工作，這就是“難調(diào)”。而有些長(zhǎng)期在辦公室工作，任勞任怨，勤勤懇懇，各方面表現(xiàn)出色的干部，由于受職數(shù)的限制，難以提拔。針對(duì)上面存在的問(wèn)題，領(lǐng)導(dǎo)一定要下決心加以解決。一是要嚴(yán)格把好進(jìn)出關(guān)。進(jìn)入不能“將就”。調(diào)進(jìn)同志一定要政治可靠，品質(zhì)優(yōu)秀。應(yīng)該強(qiáng)調(diào)，凡本地區(qū)內(nèi)合適的人選說(shuō)調(diào)就調(diào)，決不允許講價(jià)錢，也不許受部門或地域的限制，切實(shí)解決“難選、難調(diào)”問(wèn)題。組織人事部門也應(yīng)該大膽提拔和使用合格的辦公室干部，要解決辦公室工作人員沉淀問(wèn)題。辦公室決不能搞照顧，不適應(yīng)辦公室工作的同志就要馬上調(diào)換。如果辦公室工作人員作風(fēng)散漫、自由主義，政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)低，就會(huì)影響和損害一級(jí)黨委部門的形象。但辦公室骨干的進(jìn)出應(yīng)向地、縣委主要領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)和通氣?？傊?，要加強(qiáng)辦公室的隊(duì)伍建設(shè)，保證辦公室干部的生氣和活力，使辦公室的工作始終在較高的水平上運(yùn)轉(zhuǎn)。

第三，要關(guān)心辦公室同志的學(xué)習(xí)、生活和政治進(jìn)步。一方面在工作上為大家創(chuàng)造有利的條件，比如組織干部出去學(xué)習(xí)、參觀，只有多了解外部情況，才能提高政策水平。辦公室工作很忙，但也要考慮大家定點(diǎn)學(xué)習(xí)，脫產(chǎn)學(xué)習(xí)。另一方面，在生活上要關(guān)心大家的疾苦。辦公室同志工作很辛苦，生活很清苦，家里負(fù)擔(dān)很重。但大家又都很自覺(jué)，憑著對(duì)黨的一片赤誠(chéng)，對(duì)工作的認(rèn)真負(fù)責(zé)，默默奉獻(xiàn)。越是這樣，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的越應(yīng)該關(guān)心辦公室同志，特別是在子女上學(xué)、住房緊張，生活困難等問(wèn)題上盡可能為大家排憂解難，解除后顧之憂。

第四篇：秘書工作論文

有人說(shuō)“能說(shuō)會(huì)道”是秘書的看家本領(lǐng)，這話的確有一定的道理。秘書在工作中雖然很少去演說(shuō)，但卻經(jīng)常要說(shuō)話，匯報(bào)情況，提出建議，傳達(dá)指示，接待來(lái)訪，協(xié)調(diào)工作等等，大量使用的是口語(yǔ)表達(dá)。因此，口語(yǔ)表達(dá)在秘書工作中起著非常重要的作用。

那么，秘書該如何進(jìn)行口語(yǔ)表達(dá)才能獲得最佳的效果，才能進(jìn)行成功的交際呢？近年來(lái)，有不少有關(guān)秘書方面的著作對(duì)此進(jìn)行了闡述，歸納起來(lái)，大致有以下幾點(diǎn)：意思明白；誠(chéng)實(shí)；語(yǔ)言生動(dòng)；口齒清楚；條理分明，表達(dá)準(zhǔn)確；說(shuō)話得體；正確等等。

在探討秘書口語(yǔ)表達(dá)時(shí)，僅僅局限于語(yǔ)音層面和邏輯思維層面是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，為此，在秘書口語(yǔ)表達(dá)中加強(qiáng)對(duì)修辭的研究是十分必要的。

中國(guó)現(xiàn)代修辭學(xué)大師陳望道先生在《修辭學(xué)發(fā)凡》中指出：“修辭以適應(yīng)題旨情境為第一要義。”成功的言語(yǔ)交際，往往是在“適應(yīng)題旨情境”下完成的。馮廣藝先生在《漢語(yǔ)修辭論》中指出：“語(yǔ)言運(yùn)用是一個(gè)動(dòng)態(tài)運(yùn)行的過(guò)程，在這一過(guò)程中，無(wú)論是言語(yǔ)表達(dá)者，還是言語(yǔ)接受者，都是在一種相互適應(yīng)的狀態(tài)下完成交際的任務(wù)的?！蓖瑫r(shí)，在這一過(guò)程中，“要求言語(yǔ)表達(dá)者調(diào)整語(yǔ)言，以適應(yīng)言語(yǔ)接受者”。在上述案例中，老板之所以“明顯地不高興”，是因?yàn)樾×岬幕卮饹](méi)有適應(yīng)老板的要求。如果她能適當(dāng)?shù)卣{(diào)整一下自己的語(yǔ)言，比如“我去查一下”或“我去問(wèn)一問(wèn)”，那么交際的效果可能要好得多。

在秘書的口語(yǔ)表達(dá)中，掌握一定的修辭藝術(shù)，會(huì)有效地提高語(yǔ)言表達(dá)能力，從而實(shí)現(xiàn)有效的溝通。

一、秘書在進(jìn)行口語(yǔ)表達(dá)時(shí)，要注意與其所處的環(huán)境相一致。

即“話隨境發(fā)，要求言語(yǔ)表達(dá)者根據(jù)語(yǔ)言環(huán)境來(lái)發(fā)話。

這里，語(yǔ)言環(huán)境對(duì)言語(yǔ)表達(dá)者的制約作用是如何構(gòu)建言語(yǔ)的結(jié)構(gòu)體，只有當(dāng)言語(yǔ)表達(dá)者所講的話適應(yīng)語(yǔ)境時(shí)，才能發(fā)話，不注意這一點(diǎn)，倉(cāng)促發(fā)話，就會(huì)影響交際的效果”。例如，在公眾場(chǎng)合，當(dāng)秘書發(fā)現(xiàn)上司做出明顯的錯(cuò)誤決定時(shí)，如果秘書立即提出意見(jiàn)，顯然會(huì)傷害到上司的自尊心，必然會(huì)引起言語(yǔ)的接受者——上司的強(qiáng)烈反感，進(jìn)而影響到交際的效果。如果是在一般非公眾場(chǎng)合，例如只有上司和秘書兩人在場(chǎng)，這時(shí)秘書如果立即提出意見(jiàn)，同時(shí)注意自己的措辭，如“這個(gè)決定您是否還需要再考慮一下呢？”那么這時(shí)上司必然會(huì)很樂(lè)意接受，理想的交際效果會(huì)更容易達(dá)到。

二、秘書在進(jìn)行口語(yǔ)表達(dá)時(shí)，要根據(jù)不同的交流對(duì)象來(lái)確定合適的表達(dá)方式。

在秘書工作中，秘書要經(jīng)常與眾多的不同對(duì)象進(jìn)行交流，如與上司、與客戶、與同事等等，如何與不同的交流對(duì)象達(dá)到理想的交際效果，這就要求秘書在進(jìn)行口語(yǔ)表達(dá)時(shí)，要根據(jù)交流對(duì)象的變換，隨時(shí)調(diào)整自己的語(yǔ)言，既客氣禮貌，又恰如其分。如，秘書在接待客戶來(lái)訪時(shí)，如果來(lái)訪者是一般的普通客戶，那么秘書可以按照慣例，說(shuō)：“先生，您預(yù)約了嗎？麻煩請(qǐng)您登記，這是公司的規(guī)定?！比绻麃?lái)訪者是一位公司經(jīng)常聯(lián)系的重要客戶，秘書若以這樣的語(yǔ)言來(lái)接待對(duì)方，對(duì)方可能會(huì)認(rèn)為你不歡迎他，從而引起雙方交流的沖突。

三、秘書在進(jìn)行口語(yǔ)表達(dá)時(shí)，要根據(jù)不同的交流內(nèi)容來(lái)確定合適的表達(dá)方式。

秘書的工作涉及方方面面，針對(duì)不同的內(nèi)容，秘書應(yīng)選擇合適的表達(dá)方式以獲得理想的交際效果。

（一）委婉式。

當(dāng)交流的內(nèi)容有可能對(duì)言語(yǔ)接受者的心理造成消極影響，此時(shí)，采取不直截了當(dāng)而是用另一種方式含蓄地將自己所要表達(dá)的內(nèi)容說(shuō)出來(lái)，以使言語(yǔ)接受者更易于接受。

銷售部送來(lái)的本季度銷售報(bào)告中只羅列了銷售數(shù)據(jù)，沒(méi)有分析銷售額大幅度下降的原因，上司對(duì)此不滿意，讓秘書于雪把報(bào)告退回銷售部重寫。于雪把報(bào)告交給銷售部經(jīng)理時(shí)，向銷售部經(jīng)理一個(gè)勁說(shuō)總經(jīng)理如何如何不滿意。開(kāi)始銷售部經(jīng)理還微笑著傾聽(tīng)，但聽(tīng)著聽(tīng)著，銷售部經(jīng)理心里開(kāi)始后不舒服了，進(jìn)而產(chǎn)生抵觸情緒，不再聽(tīng)于雪說(shuō)什么，反而開(kāi)始計(jì)較于雪的措詞。盡管他知道自己的報(bào)告沒(méi)寫好，但他給自己找了各種借口，于雪說(shuō)一句他頂一句，最后兩人不歡而散。在上述案例中，如果于雪說(shuō)話委婉一些，比如先表達(dá)對(duì)對(duì)方的體諒，說(shuō)一些市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)太激烈、整個(gè)行業(yè)的大環(huán)境都不太好之類的話，之后再委婉地說(shuō)明“總經(jīng)理不滿意，要求增加內(nèi)容、找出原因”的意思。銷售部經(jīng)理可能會(huì)是另外一種態(tài)度，溝通的目的自然就達(dá)到了。

（二）直截了當(dāng)式。

當(dāng)交流的內(nèi)容比較緊急、重大，要求對(duì)方必須立即予以接受時(shí)，秘書在表達(dá)時(shí)就不要拐彎抹角，而應(yīng)直奔主題。如總經(jīng)理讓秘書通知各部門經(jīng)理下午兩點(diǎn)召開(kāi)緊急會(huì)議，秘書在表達(dá)時(shí)可以這樣說(shuō)；“×經(jīng)理，今天下午兩點(diǎn)在××?xí)h室召開(kāi)會(huì)議，主題是××××，希望您準(zhǔn)時(shí)參加，不能缺席。”

（三）贊譽(yù)式。

當(dāng)秘書對(duì)交流的內(nèi)容是否讓聽(tīng)話人樂(lè)意接受沒(méi)有把握時(shí)，適當(dāng)?shù)貙?duì)聽(tīng)話人的服飾、物品、興趣等表示贊賞，使他在心理上感到一種滿足感，從而更樂(lè)于接受秘書所要交流的內(nèi)容。當(dāng)然，這種方式在運(yùn)用時(shí)要注意適度。

如秘書要同事幫他準(zhǔn)備會(huì)議室，他可以這樣說(shuō)；“喲，做了新發(fā)型了啦！這個(gè)發(fā)型使你看上去很精神……，能否將××?xí)h室準(zhǔn)備一下，下午總經(jīng)理開(kāi)會(huì)要用?！?/p>

（四）迂回式。

當(dāng)秘書對(duì)交流的內(nèi)容不適于采取正面回答的方式，如交流的內(nèi)容涉及到公司的機(jī)密等，秘書采取此方式既不失禮節(jié)，又能保護(hù)公司的機(jī)密。

如公司的一位員工問(wèn)秘書：“聽(tīng)說(shuō)公司下周要進(jìn)行人事調(diào)整，誰(shuí)有可能擔(dān)任銷售部經(jīng)理？”“有能力的人?！泵貢卮鸬馈?/p>

古人云：“辭不可不修，說(shuō)不可不善”。修辭在秘書口語(yǔ)表達(dá)中的運(yùn)用是十分廣泛的，這就要求秘書在工作中要不斷加強(qiáng)自身的語(yǔ)言修養(yǎng)，掌握一定的修辭方法，以提高駕馭語(yǔ)言 的 能 力。

序指詞語(yǔ)組合的次序。它既反映了一定的語(yǔ)言習(xí)慣，又反映了事物間的邏輯關(guān)系。語(yǔ)序有時(shí)可以決定語(yǔ)義，變更語(yǔ)序后語(yǔ)義會(huì)產(chǎn)生很大的變化，有時(shí)語(yǔ)序變更后雖不改變語(yǔ)義但卻可改變語(yǔ)言的表達(dá)效果。因此，無(wú)論從語(yǔ)法的、邏輯的，還是修辭的角度看，語(yǔ)序的正確安排都是重要的。以下幾個(gè)例句都存在語(yǔ)序不當(dāng)問(wèn)題：

“這樣的活動(dòng)樂(lè)于使廣大農(nóng)民群眾接受。”（“樂(lè)于”應(yīng)移至“接受”之前）

“我院已于9月30日召開(kāi)了表彰先進(jìn)個(gè)人先進(jìn)集體大會(huì)，××院長(zhǎng)和其他學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)同志出席了這次會(huì)議?！保ā捌渌睉?yīng)移至“學(xué)院的”之后，否則將有歧義產(chǎn)生）

“5月3日，我們?cè)L問(wèn)了參加過(guò)?五四?運(yùn)動(dòng)的當(dāng)年的愛(ài)國(guó)老人。”（應(yīng)將“當(dāng)年”移至“參加”之前）

在公文中正確地安排語(yǔ)序，主要應(yīng)注意這樣幾點(diǎn)，一是注意尊重語(yǔ)序的習(xí)慣性。詞中的語(yǔ)素、詞組中的詞其先后次序有許多都必須按約定俗成的習(xí)慣排列，否則人們就看不懂，不易接受。如表達(dá)方位時(shí)，習(xí)慣于稱“東西南北”就不能隨意變?yōu)椤拔鳀|北南”；“素質(zhì)”就不要偏偏說(shuō)成質(zhì)素，……。二是注意事理的邏輯次序。這一次序是客觀事物內(nèi)部規(guī)律性的反映，因而是安排語(yǔ)序的主要依據(jù)。三是注意語(yǔ)序的強(qiáng)制性。語(yǔ)序既然受語(yǔ)言習(xí)慣、事理邏輯的制約，也就具備了強(qiáng)制性。不管是誰(shuí)，要想利用用公文清楚地表意并為人所理解，都必須服從這種約束，不隨意改變語(yǔ)序。四是注意語(yǔ)序的選擇性。從局部的和具體的情況看，語(yǔ)序的強(qiáng)制性中又有一定的可選擇性，只要不出現(xiàn)語(yǔ)法錯(cuò)誤、不改變語(yǔ)義，為追求更佳的表達(dá)效果，也可對(duì)詞語(yǔ)的位置作一些調(diào)整，如將狀語(yǔ)置

于主語(yǔ)之前等。

綜合上述基本要求，在公文中安排語(yǔ)序時(shí)常作如下處理：

1·當(dāng)要表達(dá)的一組并列概念之間有輕重、主次、強(qiáng)弱之分，大小、高低、多少之別時(shí)，應(yīng)依次順排或倒排；而無(wú)這種分別時(shí)則按一定標(biāo)準(zhǔn)（空間分布、音節(jié)多少）分門別類排列。如：

“黨的紀(jì)律處分有五種：警告、嚴(yán)重警告、撤銷黨內(nèi)職務(wù)和向黨外組織建議撤銷黨外職務(wù)、留黨察看、開(kāi)除黨籍。”（由輕遞重）

“玻璃制品廠原黨委書記張某一伙，幾年來(lái)大量貪污盜竊、行賄送禮，其中僅行賄一項(xiàng)即達(dá)85000多元”。（由重遞輕）

“三個(gè)質(zhì)量管理小組分獲一、二、三等獎(jiǎng)，獎(jiǎng)金額分別為5000元、3000元、1500元。”（由多至少）

“國(guó)庫(kù)券的面額，分為l元、5元、10元、50元、100元和1000元六種?！保ㄓ缮僦炼啵?/p>

“車間、倉(cāng)庫(kù)、貨場(chǎng)、職工宿舍、職工食堂、退離休職工活動(dòng)站等工程，續(xù)建量不足××％或所需繼續(xù)投資額不足×萬(wàn)元的，經(jīng)市計(jì)委審查批準(zhǔn)，可按收尾工程繼續(xù)施工?！保ㄇ叭?xiàng)為生產(chǎn)類，后幾項(xiàng)為生活福利類，同時(shí)兼顧音節(jié)的整齊，先雙音節(jié)詞，再四音節(jié)詞，最后八音節(jié)詞）

從以上例句可看出，順排還是倒排還取決于突出強(qiáng)調(diào)哪一方面的需要。

2·當(dāng)一組概念表現(xiàn)由若干連續(xù)的動(dòng)作、行為構(gòu)成的活動(dòng)過(guò)程時(shí)，一般應(yīng)按時(shí)間發(fā)展順序排列。如：

“該犯從我市××監(jiān)獄越獄逃跑后，先后流竄到石家莊、鄭州、武漢、廣州等地繼續(xù)作案?！?/p>

3·當(dāng)以一組概念表現(xiàn)一個(gè)認(rèn)識(shí)過(guò)程時(shí)，一般按由淺入深、由此及彼、由表及里的次序排列。如：

“這是一份很好的材料，它能引人深思，促人猛醒，催人奮進(jìn)?！?/p>

4·當(dāng)以一個(gè)語(yǔ)句反映因果關(guān)系時(shí)，一般是按先因后果次序排列，只有需特別申明或突出表現(xiàn)原因時(shí)，才先講結(jié)果再談原因。如：

“因?yàn)槲覀兪菫槿嗣穹?wù)的，所以如果我們有缺點(diǎn)就不怕別人批評(píng)指出?！保ㄏ纫蚝蠊?/p>

“我們的會(huì)議之所以稱為政治協(xié)商會(huì)議，是因?yàn)?年前我們?cè)褪Y介石國(guó)民黨一道開(kāi)過(guò)一次政治協(xié)商會(huì)議?！保ㄏ裙笠?，以強(qiáng)調(diào)原因）

5·當(dāng)將語(yǔ)句中的一些成分提前或后置并不違反語(yǔ)法規(guī)則，并不改變語(yǔ)義而且有利于提高表達(dá)效果時(shí)，應(yīng)以此作為修辭手段。公文中有一部分定語(yǔ)、狀語(yǔ)、謂語(yǔ)可以提前。如：

“在事故現(xiàn)場(chǎng)，大的、小的、好的、殘的，堆放著許多從大火中搶救出來(lái)的產(chǎn)品?！保ǘㄕZ(yǔ)置于謂

語(yǔ)前）“在此期間，我們一定要抓緊落實(shí)國(guó)務(wù)院文件的精神。”（狀語(yǔ)置于主語(yǔ)前）

“這個(gè)拿血換來(lái)的經(jīng)驗(yàn)，大家都不要忘記?！保ㄙe語(yǔ)置于主語(yǔ)之前）

同樣，一部分定語(yǔ)、狀語(yǔ)也可以后置。如：。

“在一個(gè)月時(shí)間里，他們共搶運(yùn)救災(zāi)糧一千余噸，加固水壩30多座?！保ǘㄕZ(yǔ)后置）

“在此我們謹(jǐn)向您的熱情支持表示感謝，為國(guó)家，為孩子們?！保钫Z(yǔ)后置）

由以上二例中可見(jiàn)，正確地將句子成分提前或后置，可以突出或強(qiáng)調(diào)語(yǔ)句中的某個(gè)意思，給人以更強(qiáng)烈深刻的印象。

6·當(dāng)由于語(yǔ)句中幾個(gè)成分的相互關(guān)系不明而出現(xiàn)歧義時(shí)，有時(shí)可通過(guò)改變語(yǔ)序消除歧義。如：

“幾個(gè)工廠的工人來(lái)局里反映了這一情況?！?/p>

在這里定語(yǔ)“幾個(gè)”的修飾對(duì)象不明確，因此語(yǔ)句可產(chǎn)生幾種不同的解釋，而如果將“幾個(gè)” 置于“工人”之前，歧義就不存在了。

第五篇：秘書人員如何干好秘書工作

秘書人員如何干好秘書工作

王靜

黔南民族職業(yè)技術(shù)學(xué)院管理系08文秘班

【摘要】：秘書工作具有很強(qiáng)的職能性和特殊性，一個(gè)好的秘書工作者要在領(lǐng)導(dǎo)身邊發(fā)揮參謀輔助的職能，為領(lǐng)導(dǎo)排優(yōu)解難，當(dāng)好合格的助手；找準(zhǔn)工作的特點(diǎn)：機(jī)要性、輔助性、綜合性，圍繞中心工作做到全面而細(xì)致。

【關(guān)鍵詞】：秘書工作秘書工作特點(diǎn)參謀工作綜合服務(wù)

秘書是在社會(huì)確定的對(duì)應(yīng)從屬范圍內(nèi)，為特定負(fù)責(zé)對(duì)象主導(dǎo)性事

務(wù)的權(quán)力和責(zé)任，進(jìn)行以日常管理為主的知識(shí)性服務(wù)的一類職司人員。秘書的主要職能作用是助手、參謀、綜合服務(wù)，秘書工作者要緊緊圍繞秘書工作的中心工作，充分調(diào)動(dòng)積極性、不斷提升自身素質(zhì)，才能發(fā)揮好秘書的職能作用。秘書工作盡管紛繁復(fù)雜，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)“計(jì)劃趕不上變化”的情況，但是只要我們緊緊圍繞秘書工作的中心工作，充分發(fā)揮好秘書職能，相信對(duì)于搞好秘書工作會(huì)起到很大的促進(jìn)作用。

一、秘書工作所具有的特點(diǎn)

秘書作為一種職業(yè)，與其他職業(yè)在工作本質(zhì)上有著明顯的不同，這也就是秘書工作的特點(diǎn)。全面、透徹地認(rèn)識(shí)秘書工作的特點(diǎn)，是我們做好秘書工作的一個(gè)重要前提。理解秘書工作的特點(diǎn)，更有利于開(kāi)展工作。從這個(gè)意義上說(shuō)，秘書工作與其他職業(yè)工作最主要的本質(zhì)區(qū)別，是秘書工作具有機(jī)要性、輔助性、綜合性。

(一)機(jī)要性

機(jī)要性：顧名思義是指工作的機(jī)密性和重要性。秘書身處領(lǐng)導(dǎo)、上司身邊，秘書部門是最貼近領(lǐng)導(dǎo)中樞的部分，秘書工作就是輔助領(lǐng)導(dǎo)、上司進(jìn)行管理決策和公務(wù)活動(dòng)，所以秘書工作中，有相當(dāng)?shù)膬?nèi)容是領(lǐng)導(dǎo)、上司的工作范圍，因?yàn)楣ぷ餍枰?，秘書必須了解掌握，甚至在需要的時(shí)候，代替領(lǐng)導(dǎo)、上司臨時(shí)實(shí)施管理和開(kāi)展公務(wù)活動(dòng)。這對(duì)于秘書來(lái)說(shuō)，既要對(duì)各方面工作了如指掌，又要明確哪些是需要自己知道的，哪些是自己不必知道的。知道的內(nèi)容，要守口如瓶，不必言及的，不多吐一字，以避免失誤，避免節(jié)外生枝。不必知道的，決不好奇、不打聽(tīng)，自覺(jué)減少失密的可能。秘書工作的機(jī)要性要求秘書準(zhǔn)確把握所辦事務(wù)的分寸，具體問(wèn)題，具體分析，恰當(dāng)解決。

（二）輔助性

輔助性：秘書工作的輔助性具體表現(xiàn)在：其一，所有的現(xiàn)代秘書工作都要圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作展開(kāi)，領(lǐng)導(dǎo)工作涉及哪里，秘書工作范圍就要擴(kuò)大到或延伸到哪里。其二，現(xiàn)代秘書人員能參加領(lǐng)導(dǎo)班子的各種會(huì)議或共同研究問(wèn)題，甚至有機(jī)會(huì)提出解決問(wèn)題的方案，但秘書參加會(huì)議的主要責(zé)任是辦理會(huì)議事務(wù)，要慎用發(fā)言權(quán)，無(wú)表決權(quán)。其三，現(xiàn)代秘書人員在處理任何問(wèn)題時(shí)，只能根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和指示精神辦理，不能超越職權(quán)范圍自作主張，自行其是。協(xié)助幫忙，而不必主動(dòng)做主角，不必主動(dòng)主持。比如就召開(kāi)一次會(huì)議來(lái)說(shuō)，秘書工作的輔助性特點(diǎn)體現(xiàn)在秘書要做的是會(huì)前準(zhǔn)備材料，搜集領(lǐng)導(dǎo)講話所需要的信息資料、布置會(huì)場(chǎng)、召集與會(huì)人員、準(zhǔn)備會(huì)議場(chǎng)地等，還包括會(huì)上的組織服務(wù)、會(huì)后的逐一落實(shí)等。

（三）綜合性

綜合性：秘書工作的綜合性具體表現(xiàn)在全面性、多樣性和系統(tǒng)性三個(gè)方面。首先，秘書工作的內(nèi)容涉及本組織的全部工作。其次，秘書工作是為領(lǐng)導(dǎo)部門和整個(gè)組織服務(wù)的，這種服務(wù)主要體現(xiàn)在對(duì)各種事務(wù)性工作的處理上。再次，秘書工作的綜合性表現(xiàn)在條理化、系統(tǒng)化地處理范圍廣、形式多、紛繁復(fù)雜的事務(wù)性工作。其實(shí)秘書工作的綜合性，就是復(fù)雜的工作條理清楚，事務(wù)性工作有章可循，形成有機(jī)的動(dòng)作系統(tǒng)，在綜合服務(wù)中完成輔助管理的職責(zé)。

二、秘書人員應(yīng)具備的素養(yǎng)與能力

（一）、秘書工作人員的綜合素養(yǎng)

秘書代表領(lǐng)導(dǎo)的形象，近身參謀輔助，所從事秘書工作就要人品好、眼界寬、能力強(qiáng)。人品不僅是脾氣秉性，道德良心和思想覺(jué)悟也是人品；眼界和位置有關(guān)，站得高才能看得遠(yuǎn)。在我國(guó)，歷史的原因形成了對(duì)秘書講究政治水平和人際關(guān)系的傳統(tǒng)。政治水平高，政策吃得透才世事洞明；人緣好，人際關(guān)系融洽辦事就練達(dá)。然而政治水平并不完全等于政治信仰；人際關(guān)系也不等于做人八面玲瓏。要求秘書政治水平高，就是對(duì)問(wèn)題的認(rèn)識(shí)層次高，思考問(wèn)題的角度和解決問(wèn)題的方法正確，在復(fù)雜的工作環(huán)境和問(wèn)題面前既識(shí)大局、顧大體又講原則講正氣。要求秘書人際關(guān)系好就是為人處事寬厚、豁達(dá)，在處理各方面關(guān)系時(shí)既遵紀(jì)守法又善解人意。

（二）、秘書工作人員應(yīng)具有的職業(yè)道德

一個(gè)秘書人員不具有一定的職業(yè)道德，不能被稱為是一個(gè)合格的秘書的。秘書不為名，不為利，任勞任怨，甘當(dāng)無(wú)名英雄。經(jīng)常擬稿、落款、簽名不是自己;經(jīng)常組織會(huì)議,但自己從不上主席臺(tái)。經(jīng)常熬夜,但白天還得起早布置工作,節(jié)假日他人休息、與家人團(tuán)聚,但自己還得值班,不能休息。秘書人員在生活工作中默默無(wú)聞，領(lǐng)導(dǎo)碰上麻煩事心情不舒暢時(shí)，秘書應(yīng)該為領(lǐng)導(dǎo)排優(yōu)解難，培養(yǎng)自己的耐性。而這一切,還往往得不到家人的支持,別人的理解和社會(huì)的公認(rèn)。凡此種種,都說(shuō)明一點(diǎn),沒(méi)有一個(gè)全心全意為人服務(wù)的心是當(dāng)不了一個(gè)秘書的。特別是當(dāng)前秘書人員物質(zhì)待遇相對(duì)社會(huì)上一些行業(yè)、一些人員普遍差距較大而工作往往“出力不討好”的情況下,在經(jīng)濟(jì)快車、信息高速爆炸的形式下,沒(méi)有一定的職業(yè)操守，勤儉自律、勤政為民、艱苦奮斗,忍辱負(fù)重、任勞任怨的工作態(tài)度,是干不好秘書工作的。同時(shí)由于秘書人員的“德”是領(lǐng)導(dǎo)形象的“補(bǔ)充”、機(jī)關(guān)效率的“折射”、自身素養(yǎng)的“反映”,要求秘書人員必須誠(chéng)實(shí)正直、謙虛謹(jǐn)慎、兢兢業(yè)業(yè),恪盡職責(zé)、嚴(yán)守機(jī)密，互相幫助、患難與共。

（三）、秘書工作決定工作人員應(yīng)具有輔助管理的職能

秘書工作是以輔助領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)完善管理為目的，通過(guò)“辦文”、“辦會(huì)”、“辦事”，實(shí)現(xiàn)政務(wù)服務(wù)的事務(wù)服務(wù)。服從領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好參謀和助手，是領(lǐng)導(dǎo)近身甚至有時(shí)還代替領(lǐng)導(dǎo)處理事務(wù)。這是秘書人員職業(yè)性質(zhì)所決定的。作為領(lǐng)導(dǎo)工作的參謀和助手，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)的指示和意圖辦事，自行辦事，別出心裁，唯所欲為，都是職業(yè)道德所不允許的。個(gè)人的積極性、創(chuàng)造性只能在服從領(lǐng)導(dǎo)的前提下發(fā)揮，更多地限于建議、獻(xiàn)策等方面。不能用個(gè)人不成熟的想法主觀臆斷，去影

響和干擾領(lǐng)導(dǎo)的工作及決策。作為領(lǐng)導(dǎo)的近身助手，當(dāng)好參謀，就是要發(fā)揮參謀作用，為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策。在領(lǐng)導(dǎo)決策民主化、科學(xué)化、透明化的今天，尤其要求秘書人員改變以往辦事順理成章的思維定勢(shì)，要提高參謀意識(shí)和能力，明確不能出謀獻(xiàn)策者就不是好的秘書人員的新觀念。

（四）、秘書工作使秘書人員應(yīng)具有綜合服務(wù)的職能

秘書工作是以領(lǐng)導(dǎo)工作為軸心，要緊緊圍繞這一軸心，進(jìn)行上情下達(dá)、左右溝通、前后同步運(yùn)行的輔助性工作。輔助性決定了秘書工作的被動(dòng)性。使主觀符合客觀，變被動(dòng)為主動(dòng)，培養(yǎng)秘書人員的基本素養(yǎng),提高業(yè)務(wù)能力。秘書的地位和職能決定了秘書工作大到覆蓋單位組織的方方面面，小到涉及部門人員的點(diǎn)點(diǎn)滴滴。作為機(jī)關(guān)管理的一員，就要求秘書工作事無(wú)巨細(xì)，都能收放自如。收，要求秘書的工作微觀上不丟不落，見(jiàn)微知著。放，要求秘書的工作宏觀上控制到位，相互銜接。收放自如，要求能把紛繁復(fù)雜的秘書工作條分縷析，用現(xiàn)代科學(xué)管理方法統(tǒng)籌解決具體問(wèn)題。這就要求秘書具備一定的工作技巧和工作藝術(shù)：一是全局性思維、站在大局的角度爭(zhēng)取同領(lǐng)導(dǎo)者一樣了解和掌握全局性工作；二是不同時(shí)期爭(zhēng)取同領(lǐng)導(dǎo)者一樣了解和掌握不同時(shí)期的重點(diǎn)工作，能夠分清工作的輕重緩急，理清主次高效率完成任務(wù)；三是弄清工作思路，分析領(lǐng)導(dǎo)的意圖，并加以完善和落實(shí)，四是及時(shí)歸檔、存檔，積累和儲(chǔ)存有關(guān)工作資料，該記住的要記熟，該保存的要保存。具備這樣的工作技巧，培養(yǎng)了這樣的工作藝術(shù)，在工作中才能與領(lǐng)導(dǎo)有一致的認(rèn)識(shí)，才有共同觀點(diǎn)和語(yǔ)言，落實(shí)任務(wù)和辦事時(shí)，才能使工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)。日常工作中，要善于將領(lǐng)導(dǎo)的決策內(nèi)

容、實(shí)施方案和一個(gè)時(shí)期的中心工作進(jìn)行分解、立項(xiàng)，畫出一個(gè)辦事時(shí)間順序圖，先做急而重要的，后做急的，再做重要的。

秘書工作具有的輔助管理、綜合服務(wù)的職能決定秘書在處理事情上將“沒(méi)完沒(méi)了、沒(méi)昏沒(méi)曉、沒(méi)饑沒(méi)飽”，作為不管部的一員，要大事能承擔(dān)，小事不推辭。秘書工作既平?；志哂幸欢ǖ奶厥庑浴?/p>

改革開(kāi)放的不斷深入和發(fā)展,人們的思想觀念發(fā)生了巨大變化?，F(xiàn)代管理方法作為提高工作效率、促進(jìn)事業(yè)發(fā)展的有效手段,在黨政機(jī)關(guān)和各企事業(yè)單位得到廣泛應(yīng)用。在建設(shè)有中國(guó)特色社會(huì)主義宏圖大業(yè)中，各行各業(yè)、各級(jí)黨政機(jī)關(guān)需要有大批精明能干的秘書，才能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)高效率的管理。秘書人員在管理中要明白工作的特殊性、自身具有的職能性，要起著參與政務(wù)、管理事務(wù)的作用,要加強(qiáng)自身的職能訓(xùn)練,以適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和國(guó)內(nèi)外形勢(shì)發(fā)展的需要。

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