第一篇：高校檔案管理現(xiàn)狀及其對策

摘 要：高校檔案管理主要記載了高校師生在校期間工作、學習、生活及參加各種社會實踐活動的信息。高校檔案管理的完整性，給學校師生未來的工作、生活奠定基礎，是國家聘用人才的主要依據(jù)。隨著社會的不斷進步，高校檔案的管理要求越來越精細，故而高校檔案管理是高校不可忽視的工作。

關鍵詞：高校；檔案管理；現(xiàn)狀；對策

隨著國家經(jīng)濟的高速發(fā)展，對高校人才的需求不斷增加。而聘用人才不能單單靠一份個人簡歷，要結合高校的檔案記錄，才能深入的了解應聘人員在校期間的工作、學習、生活，了解他們的優(yōu)缺點，才能給聘用單位作出正確的人才聘用。由于各種因素的影響，導致高校檔案管理存在許多漏洞，直接影響著高校師生未來的工作及生活。本文針對高校檔案管理現(xiàn)狀及其對策進行探討。

一、高校檔案管理的必要性

每個高校都建立自己的檔案管理，主要記錄了高校師生在校期間的學習、工作、經(jīng)歷，記錄了高校師生的優(yōu)缺點，對人才選拔、升遷有著非常重要的意義。每個師生在校期間，參加的各種社會實踐活動，獲得的各種國家認可的獎勵，考取的各種證件，都給他們未來的工作做好準備，而這些事跡都要靠高校檔案來管理記錄。眾多高校檔案記錄著教職工的每個先進教學及奮斗事跡，為學校的教學做榜樣，給其他師生起到模范的作用，促進了高校教學和檔案管理工作的發(fā)展。

二、高校檔案管理現(xiàn)狀

（一）重視度不夠

現(xiàn)今的國家就業(yè)政策呈現(xiàn)多樣化，這給高校師生就業(yè)帶來很多機遇，對高校檔案的管理則帶來了嚴峻的考驗。很多高校只是重視學校的教育教學管理，忽視了對學校師生的檔案管理，忽略了高校檔案管理對高校師生升遷、就業(yè)的重要意義。對高校師生在校期間只記錄教學、學習，未對師生的專業(yè)知識進行培訓、考核，致使大多師生只是死讀書，無法應用書本專業(yè)知識。此外，因高校的重視度不夠，致使部分高校師生在離校好長時間后，仍不了解自己檔案存放在何處，更不知道具體去向，影響了高校師生今后參與的招聘、定級、提職及工作調動等。

（二）高校檔案管理人員業(yè)務水平低

許多高校的檔案管理人員都是一些準備退休或者不宜教學的老師，他們要么是年齡大，要么是孕婦，要么是特殊照顧人員。這些人員對高校檔案管理的業(yè)務不熟練，管理方式老化，對先進管理方式的學習能力差，嚴重制約了高校檔案管理工作的發(fā)展。

（三）管理制度落后、設施簡陋

一些高校的檔案管理還停留在手寫記錄階段，對高校檔案管理的制度不完善，制度落后，導致高校檔案材料隨意存放，容易丟失。而檔案保存設施簡陋，檔案室的防火、防潮、防霉、防盜保護措施不齊全，致使檔案存放時間久后出現(xiàn)記錄模糊、檔案丟失、檔案錯亂等現(xiàn)象，對高校檔案管理工作的開展加大難度。

（四）檔案更新不及時

隨著高校的不斷發(fā)展，高校的人數(shù)有增無減，加大了高校檔案管理的工作量。隨著新學期的開始，新生的入學，畢業(yè)生的離校，教師工作崗位的變化，不管是退休、升遷、工作調動，都需要在檔案里做好記錄。工作量的增加，使得高校只做好新生檔案的建立，忽略了離校生及教師檔案的更新，未能及時通知畢業(yè)生就業(yè)后檔案的轉移，制約了檔案管理工作的發(fā)展。

三、高校檔案管理現(xiàn)狀的改進對策

（一）建立健全的高校檔案管理體制

結合高校檔案管理的工作量，及國家對高校檔案工作的要求，建立健全的符合本校的檔案管理體制，在日常檔案管理工作過程中，不斷完善體制，保證高校檔案的及時性、準確性，為高校師生今后招聘、評級、調動做好保障。

（二）檔案管理方法的改進

隨著高校的不斷發(fā)展，現(xiàn)有的檔案管理方法無法跟上高校發(fā)展的步伐，而且單單紙質的記錄容易造成檔案的丟失。在現(xiàn)有的檔案管理基礎上，增加電腦檔案的錄入、保存，再打印成紙質保存，可以提高檔案的管理水平，又可以通過網(wǎng)絡來傳閱檔案，減少檔案管理的工作量。

（三）檔案管理人員素質的提高

隨著高校發(fā)展的需求，檔案管理人員的專業(yè)技能要求越來越嚴格，熟練程度要越來越高。為了保證高校檔案管理工作的開展，高校要結合國家對高校檔案管理的要求，對檔案管理人員進行定期培訓，增加管理人員對檔案工作的熟練度，促進高校檔案管理工作的發(fā)展。優(yōu)秀的高校檔案管理人員必須具有較高的素質及職業(yè)修養(yǎng)，做到業(yè)務精通。而且高校的檔案管理人員要求穩(wěn)定，通過積極的檔案業(yè)務培訓及檔案專業(yè)理論知識學習，提高檔案管理人的綜合素質，并運用現(xiàn)代化管理技術及先進設備技術，提高檔案管理水平，使高校檔案管理自動化。

（四）全員參與，及時更新檔案信息

高校的檔案信息，可以給高校教學帶來指導，這就要求高校的全體師生都要參與到高校檔案管理中來。通過全體師生的宣傳，舉辦相關檔案管理的活動，來提高全體師生對學校檔案管理工作的認知及配合，促使教職工積極將有價值的教學實例歸檔到檔案中，對師生參與的社會實踐活動及時歸檔。完整的高校檔案，可以促進高校師生今后的發(fā)展，以及高校的發(fā)展。

四、結語

高校檔案管理工作是學校的一項重要工作，對高校歷史發(fā)展有著巨大的記載意義，給學校未來的人員起到激勵作用。隨著高校的發(fā)展，檔案管理工作要不斷的科學化、自動化、標準化，使檔案充分體現(xiàn)高校師生的價值，促進高校教育事業(yè)的發(fā)展。

第二篇：【作業(yè)】淺析高校圖書館檔案管理現(xiàn)狀和對策

淺析高校圖書館檔案管理現(xiàn)狀和對策

高校圖書館檔案管理是圖書館信息工作的一個重要的組成部分，作為一種文獻資源，也是圖書館系統(tǒng)的寶貴財富。高校圖書館檔案工作的內容主要包括經(jīng)費檔案、財產(chǎn)檔案、人事檔案、讀者檔案、文獻采購檔案、情報交流檔案、重點學科及課題跟蹤檔案等。高校圖書館檔案是對圖書館工作在各個歷史時期全面、系統(tǒng)、真實的記錄，具有很強的信息利用價值和信息傳播功能，對圖書館的良性運作及未來發(fā)展能起到很重要的作用。

圖書館檔案為學校教學、科研提供有參考價值的資料圖書館檔案的特殊性，保障了教師、學生借閱圖書的層次、數(shù)量、內容等資料的真實可靠，可以為圖書館領導采購書籍文獻信息資料及學校領導對今后學生教育方向、教師的教學、科研定位決策提供有價值的參考。因此，做好圖書館的檔案管理工作至關重要。

一、高校圖書館檔案管理中存在的問題

盡管高校圖書館檔案工作是高校圖書館管理工作的重要組成部分，但是，由于各種原因，目前我國高校圖書館檔案工作仍存在一些問題。

（一）檔案管理制度相對滯后

目前大部分高校圖書館沒有建立一套適合本館的檔案管理制度，沒有制定檔案管理的統(tǒng)一標準，缺乏統(tǒng)一管理，很多文件材料沒有進行整理歸檔，只是雜亂地放在一起，管理混亂，對許多案卷沒有進行分類、標引，缺乏系統(tǒng)性和完整性，給查找利用帶來困難；辦公室對

圖書館的日常管理檔案還比較重視，但對各業(yè)務部門提交的業(yè)務檔案沒有統(tǒng)一的要求，提交的業(yè)務檔案有采用打印的，但紙張不統(tǒng)一；有直接手寫的，用什么紙張就不用說了。如此的檔案資料裝訂起來很是麻煩，即使裝訂，也不美觀；更不用說電子檔案了。

（二）案管理工作不到位

圖書館檔案是圖書館發(fā)展變化的歷史見證，是圖書館管理的重要依據(jù)，具有重要的參考保存價值。但在高校，圖書館檔案管理工作并沒有受到應有的重視，具體表現(xiàn)在：一是缺乏專職檔案員負責圖書館檔案的收集、整理、歸檔工作。高校圖書館檔案工作大都是辦公室人員兼職，而沒有安排專人去負責。眾所周知，檔案工作是一項長期而復雜的工作，不可能一蹴而就，它是日積月累而成的。沒有專人管理會使多數(shù)應歸檔的文件散落于不同的經(jīng)辦人手中，最終會導致檔案材料的不完整、不系統(tǒng)，這樣圖書館的檔案工作永遠都做不好。二是無專用檔案室，檔案沒有集中統(tǒng)一管理?，F(xiàn)時的檔案材料大多放于紙盒或文件盒中，缺乏保護措施。材料長期堆放，導致文獻不斷膨脹，這都不利于文獻資料的開發(fā)利用。

（三）檔案信息得不到充分利用

隨著信息時代的到來和高等教育全球化的發(fā)展，高校圖書館面臨著日趨激烈的競爭趨勢。圖書館是高校的窗口部門，是高校的學術研究中心，圖書館的工作過程中產(chǎn)生的大量具有保存價值的檔案材料，已成為領導決策、業(yè)務工作和學術研究的重要資料。充分利用好方方面面收集到的檔案資料，將對圖書館未來的發(fā)展起著非常重要的作

用。但由于檔案意識的薄弱，許多圖書館的檔案管理大都采用了重藏輕用的管理模式，對圖書館檔案資料的利用沒有引起足夠的重視，很少利用現(xiàn)存的檔案資料來發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，在一定程度上造成了圖書館檔案資源的浪費。

（四）檔案結構不合理

從檔案門類看，許多圖書館的文書檔案比重較大，以業(yè)務檔案為主的特色檔案需要豐富； 從檔案載體看，紙質檔案比重較大，其它載體檔案的種類和數(shù)量相對較小。這樣的館藏結構和內容顯然不能適應圖書館業(yè)務發(fā)展和信息社會化的需求。

二、改進高校圖書館檔案管理工作應采取的對策

要解決高職院校圖書館檔案管理工作中存在的問題，充分發(fā)揮高職院校圖書館檔案的優(yōu)勢和潛能，就必須從以下幾方面進行改革，使檔案管理走上標準化、規(guī)范化的科學軌道，使檔案工作實現(xiàn)網(wǎng)絡化、信息化的現(xiàn)代化管理水平。

（一）增強檔案意識，健全管理制度。

圖書館全體人員特別是領導同志應從思想上高度重視圖書館檔案工作，深刻認識到圖書館檔案同圖書館其他文獻信息資料一樣也是一種寶貴的信息資源，對圖書館工作有著非常重要的參考意義。在思想上高度重視的同時，要根據(jù)《檔案法》和國家有關檔案工作的文件規(guī)定，結合本館的實際情況，不斷建立和完善相應的工作制度，對高校圖書館檔案管理業(yè)務中的檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案

保管、檔案檢索、檔案編研、檔案統(tǒng)計、檔案利用的八個環(huán)節(jié)制定出檔案保管方面的相關規(guī)定，這是搞好圖書館檔案管理工作的基礎。

（二）提高檔案信息化水平。

隨著時代的發(fā)展，電子文件不斷增加，檔案信息的需求也越來越高，對檔案開發(fā)的要求也越來越高。傳統(tǒng)的檔案管理方式存在著信息流通不暢、紙張堆疊、查詢煩瑣、文件歸檔工作量大等突出問題，形成了檔案信息處理的廣度和深度與學校教育管理決策的需求差距較大的現(xiàn)象，其信息處理的時間性、靈活性和準確性無法滿足具體工作的需要，信息共享程度低，已經(jīng)不能適應學校發(fā)展的要求，因此，檔案部門對利用率高的檔案信息實行數(shù)字化處理勢在必行。數(shù)字化檔案建立后，利用計算機技術進行檢索，其速度和準確性都會大大提高，通過網(wǎng)絡終端，用戶可以立刻直接查尋到所需的保存在計算機中的數(shù)字化的文件內容，不必像過去那樣從一卷卷的文件中翻找。同時，檔案部門還可以利用網(wǎng)絡，在局域網(wǎng)上公布非保密信息，如規(guī)章制度、科技成果等，有效增加檔案資源的利用率，達到主動服務的目的。

（三）做好檔案信息編研工作。高職院校圖書館應對其檔案信息有目的、有計劃地篩選、分析、研究，編制出具有典型性、規(guī)律性，具有使用價值的各類檔案信息。如根據(jù)某項專題或某項實際需求，編制文獻匯編、資料文集、專題調研、大事記、簡介等。

高職院校圖書館也可將本館歷年的重要活動加以記錄分析整理，編制出圖書館年鑒、圖書館館史等重要資料。還可根據(jù)圖書館的館藏變化、基礎設施建設和服務功能創(chuàng)新等有關檔案存儲信息，編制出《圖

書館使用手冊》、《高職院校圖書館入館指南》等對讀者進行宣傳教育或作為文獻檢索課教學使用教材。另外，隨著高職院校辦學規(guī)模的不斷擴大，辦學層次的不斷提高，圖書館研究職能的不斷強化，高職院校圖書館也可將本館的科研、學術活動情況，編制成圖書館科研工作實錄、圖書館專業(yè)論文匯編、科研成果文集等，在館內外宣傳、介紹、交流，提升圖書館檔案資源的傳播效果及影響力。

（四）提高管理人員素養(yǎng)和服務理念要重視人才培養(yǎng)，提高人員素質。知識經(jīng)濟的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡信息時代的沖擊，以及許多新型載體的檔案和全新的管理手段的出現(xiàn)，給檔案人員提出了更高的要求。為此，檔案管理人員首先要適應新形勢，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務上有所創(chuàng)新，有所突破。其次，檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，成為一名一專多能的檔案工作人才，自如應對高職院校改革對檔案工作提出的新要求，為育人、科研和服務工作提供針對性的檔案服務。

總之，高職院校圖書館檔案工作是一項基礎性、服務性工作，也是高職教育工作重要的環(huán)節(jié)，特別是在社會信息化、經(jīng)濟全球化、政治多極化的今天，高校圖書館檔案工作越來越顯示出其重要的作用與地位。作為圖書館檔案工作者必須迎接新挑戰(zhàn)，適應檔案信息化的新型管理模式，努力學習新技術，積極探索數(shù)字化檔案建設的方式，推

進檔案信息化、標準化、自動化、網(wǎng)絡化管理，為高職院校發(fā)展做出應有的貢獻。

第三篇：新形勢下高校學生黨員檔案管理對策研究

新形勢下高校學生黨員檔案管理對策研究

【摘要】在當前全面從嚴治黨的大背景下，高校黨員檔案管理還存在著管理意識薄弱、管理手段落后、管理機制不健全等問題，這些問題成為從嚴治黨在高校順利推進的障礙。因此在今后的工作中，必須努力在提升管理意識、引入信息化管理、完善管理機制等方面下功夫。

【關鍵詞】高校； 學生黨員； 檔案管理

高校學生黨員檔案是指普通高等學校學生從申請入黨，成為入黨積極分子，到成為預備黨員、正式黨員所產(chǎn)生的各種文字檔案以及在校期間各種獎懲材料的總和。它不僅是大學生政治面貌成長的重要見證，同時也是證明學生黨員身份的根本依據(jù)。

一、新形勢下加強高校學生黨員檔案管理的重要意義

（一）從保證黨員發(fā)展質量來看?！饵h章》關于黨員發(fā)展流程有著明確規(guī)定，能否嚴格按照規(guī)定進行黨員發(fā)展工作，將會直接影響黨員發(fā)展的質量。而黨員檔案管理的重要性在于，它對于黨員發(fā)展過程是一個直觀反映，這個過程嚴謹與否，會在檔案中有直觀、清晰的體現(xiàn)。因此，加強檔案管理工作是保證黨員質量的有力抓手。

（二）從促進學生成長來看。一方面，認真、規(guī)范填寫黨員檔案材料本身是一個比較嚴肅的過程，可以使學生在潛移默化中受到紀律規(guī)矩方面的教育，這有助于提高學生黨員的思想認識，強化學生黨員的身份認同。另一方面，黨員檔案將會在畢業(yè)之后跟隨學生一生，可以說完整、準確的黨員檔案將是保證學生未來成長的最基本的要求。

（三）從提升高校黨建工作水平來看。一方面，黨的十八大以來，中央先后出臺多項措施，對黨員檔案管理提出了新的更高要求，加強檔案管理是適應新形勢下干部人事檔案工作的要求。另一方面，全面從嚴治黨要求不但要把好“入口關”，同時要加強黨員的日常管理，檔案工作作為保證黨員發(fā)展質量的抓手，必須盡快適應全面從嚴治黨的形勢要求。

二、當前高校學生黨員檔案管理中存在的問題

首先是檔案管理意識淡薄。相關部門沒有充分認識檔案管理工作的重要性，沒有從全面從嚴治黨和提升高校黨建工作水平的高度看待、謀劃檔案管理工作。在實際操作中，存在著“說起來重要，干起來次要，忙起來不要”等問題，影響了高校黨建工作的正常開展。

其次是檔案管理手段落后。在當前信息化快速推進的背景下，高校黨員檔案管理工作仍然沿用傳統(tǒng)模式，導致管理水平不高、管理效率低下。具體表現(xiàn)為：一是部分高校并未將檔案信息化管理提上議事日程，檔案管理缺少總體的謀劃和宏觀的部署。二是缺少適用的信息化管理軟件。在部分高校中，存在著管理軟件重復開發(fā)、低水平開發(fā)的問題，造成了人財物的嚴重浪費。

最后是檔案管理機制不健全。一是檔案管理主體多元，部分高校是由院系學生工作科統(tǒng)一管理，部分是由學生黨支部直接管理。二是檔案缺乏統(tǒng)一標準，除《入黨志愿書》外，其他檔案材料并無全國統(tǒng)一的標準，導致檔案內容千差萬別。三是檔案更新不及時，關于學生黨員的違紀、獎懲等情況未能及時、準確地載入檔案，檔案管理的時效性大大折扣。四是檔案管理形式粗放，部分高校不僅缺少專門的管理設施，甚至缺少專職的管理人員，導致檔案保存、轉遞存在很大隱患。

三、新形勢下加強高校學生黨員檔案管理的對策

提升檔案管理意識。意識是行動的先導。為了適應全面從嚴治黨給高校黨建工作提出的新要求，必須強化三類主體的意識。首先是強化基層黨組織的意識，基層組織要將檔案管理與其他工作一起謀劃、一起部署、一起考核，明確并落實領導責任。其次是強化管理主體的意識，通過加強教育、落實問責，努力提高管理人員的責任意識。最后是增強形成主體的意識，要增加檔案管理在黨課中的授課時數(shù)、授課比例，引導學生黨員認真、嚴肅地對待檔案填寫工作，從源頭上提升檔案管理的質量。

引入信息化管理。首先要?y籌謀劃、加大投入，從組織領導、總體設計、資金安排方面保障信息化管理能夠落到實處。其次是推進資源共享，在不涉密的前提下，可考慮將學生黨員在團學、心理、實踐等方面的表現(xiàn)反映到檔案管理系統(tǒng)中，為黨員教育、考核提供更為全面、準確的參考。三是可以嘗試引入“全國黨員管理信息系統(tǒng)”，也可以自行開發(fā)、建立本校的網(wǎng)絡管理模塊，將黨員信息錄入、黨費收繳、關系轉接、黨員發(fā)展等全部納入網(wǎng)絡管理。要注意做好日常維護和安全保障工作。

完善檔案管理機制。首先要理順管理機制，由于黨員檔案包含大量材料，且經(jīng)常使用，本著方便操作的原則，可以按照黨員工作權限劃分，嘗試建立“校黨委―院黨委―黨支部”分級管理、分級負責的模式，以此保證檔案管理的有序、科學運行。其次要統(tǒng)一標準，可以考慮由上級組織部門牽頭，針對各高校學生黨員發(fā)展、教育、管理、服務工作中出現(xiàn)的問題，統(tǒng)一出臺學生黨員檔案建立、完善、更新、轉遞、查詢等方面的制度，使檔案管理工作逐漸制度化、規(guī)范化。最后要完善考評制度。將檔案管理的規(guī)范性、及時性、準確性、安全性納入基層黨組織考評指標體系中，通過定期互查、開展交流、統(tǒng)一驗收，最終確定考核結果，考核結果將作為評先評優(yōu)、職務晉升的重要參考，以此提高各部門對檔案管理的重視。

【參考文獻】

[1]高輝慶.加強高校學生黨員檔案管理工作的若干思考[J].浙江檔案，2014.[2]檀竹茂，孫華.新時期加強高校學生黨員檔案管理的思考[J].安順學院學報，2014.[3]張冉妮，楊松平.大數(shù)據(jù)時代高校學生檔案管理的挑戰(zhàn)與對策研究[J].蘭臺世界，2015.[4]張學昌.高校學生黨員檔案管理再探[J].學校黨建與思想教育，2013.

第四篇：企業(yè)境外機構檔案管理現(xiàn)狀分析及對策

企業(yè)境外機構檔案管理現(xiàn)狀分析及對策

郭潤華

2012-11-21 15:23:53 來源：《北京檔案》2011年7期

【英文標題】Analysis and Countermeasures of Archives Management of Enterprise Overseas Institutions

【作者簡介】郭潤華，中國石化集團公司。北京 100728

【內容提要】 隨著國際化戰(zhàn)略的逐步實施，圍繞海外資產(chǎn)和主營業(yè)務形成了大量境外檔案資料，如何針對境外檔案管理特殊性，解決境外機構檔案管理存在的問題，本文將檔案管理的普遍性原則與境外機構檔案管理的特殊性相結合，提出了解決問題的措施。

【關 鍵 詞】境外機構/檔案管理/建議

為了解中國石化駐外機構檔案管理基本情況，有針對性提出加強駐外機構檔案管理的對策，筆者調研分析了中國石化中東代表處、國際石油勘探公司西亞-北非大區(qū)公司、國際事業(yè)(中東)有限公司、中原石油勘探局中東石油工程公司、中國石化英國代表處、聯(lián)合石化(英國)有限公司、國際石油勘探公司薩摩亞KREUZTALLTD倫敦分公司等7個駐外機構檔案管理情況，并針對問題提出加強中國石化駐外機構檔案管理的措施。

一、中國石化駐外機構檔案管理現(xiàn)狀

1.中國石化中東代表處。建立于2004年，主要職責是代表集團公司聯(lián)絡我駐阿聯(lián)酋及周邊地區(qū)10個國家的使領館、經(jīng)商處；協(xié)調、管理中石化在中東地區(qū)各機構；建立信息平臺，為中石化總部相關部門提供信息和相關投資、服務方面的建議；接待總部和總部機關及所屬企業(yè)代表團。代表處有專人兼管文件的收發(fā)和其他資料的管理工作，配備有專門的檔案柜，每年年底對當年形成的收發(fā)文、報告、請示、批復等文件材料進行整理歸檔，建立有檔案目錄。但沒有專門的檔案管理制度。受辦公條件限制，加之所形成的檔案材料較少，沒有設立專門的檔案庫房。

2.國際石油勘探公司西亞-北非大區(qū)公司。2007年7月1日正式運營，為國際石油勘探公司地區(qū)性派出機構，主要職責是代表國際石油勘探公司對所轄項目實施靠前管理，組織完成本部下達的計劃和預算，全權負責項目實施過程中的生產(chǎn)、技術管理、決策、熱線技術支撐，HSE項目運行管理等，對轄區(qū)各項目人力等資源進行統(tǒng)籌調配。一名副總經(jīng)理具體分管檔案工作，大區(qū)公司總部建有專門的檔案資料室，檔案資料室只負責保管大區(qū)總部在新項目開發(fā)、生產(chǎn)運營、技術研究及綜合管理等方面形成的檔案資料。大區(qū)公司下屬各項目公司形成的地質檔案資料由各項目公司直接移交國內的中國石化地質資料中心存檔保管。各項目公司安裝了中國石化地質資料管理信息系統(tǒng)軟件。目前，大區(qū)公司總部僅是依據(jù)國際石油勘探公司的要求對檔案材料的管理做了一些原則性要求，尚未形成一套系統(tǒng)的檔案管理制度體系，部分業(yè)務部門形成的應歸檔文件材料尚未向檔案室歸檔；形成的大量電子文件現(xiàn)暫時用移動硬盤進行存儲。

3.國際事業(yè)(中東)有限公司。2008年1月在阿聯(lián)酋迪拜JebelAli自由區(qū)注冊成立，主要從事設備材料、石油化工產(chǎn)品的進出口業(yè)務。公司的檔案管理由業(yè)務經(jīng)理兼職管理，各類檔案分別保管在辦公室檔案柜中。合同檔案計劃按國際事業(yè)公司要求于第二年派專人送回國內檔案部門保管。

4.中原石油勘探局中東石油工程公司。2001年10月在阿聯(lián)酋迪拜JebelAli自由區(qū)注冊成立，主要從事石油設備、機械、材料、建材等的貿易，為中原油田設在周邊國家的地區(qū)公司提供部分后勤支持服務，并執(zhí)行中原油田海外項目資金管理的職責。中原油田檔案工作實行統(tǒng)一歸口管理，油田檔案管理處負責所屬駐外機構的檔案實體管理和業(yè)務指導工作。由公司經(jīng)理直接分管檔案工作，公司檔案按照職責范圍分為行政檔案、清關貿易檔案、會計檔案三大類，各類檔案均建有目錄，由相關業(yè)務人員按照崗位職責分別保管，業(yè)務人員回國進行工作交接時需要同時進行檔案資料交接。公司的營業(yè)執(zhí)照、租房租地合同、租車合同等重要檔案材料，掃描后通過傳真發(fā)回國內檔案室統(tǒng)一存檔管理。

5.中國石化英國代表處。2005年注冊登記，主要職責是代表集團公司聯(lián)絡我駐英國使領館、經(jīng)商處；協(xié)調、管理中石化在英各機構；建立信息平臺，為中石化總部相關部門提供信息和相關投資、服務方面的建議；接待總部和總部機關及所屬企業(yè)代表團。目前，代表處尚未建立專門的檔案管理制度，除收集的各類信息材料按要求及時傳回國內有關部門外，其他文件材料有承辦人員保存在各自的辦公室文件柜內。

6.聯(lián)合石化(英國)有限公司。1995年12月12日在倫敦注冊成立，公司主營業(yè)務是為中國石化集團公司代理進口原油，套期保值及開展第三方原油貿易。公司的會計及業(yè)務檔案，集中保存在公司辦公區(qū)的一個儲藏室內，該儲藏室配備有檔案密集架?？偨?jīng)理、副總經(jīng)理和行政部負責人負責掌管該儲藏室鑰匙。為保護公司合法權益，防止失泄密事件發(fā)生，公司規(guī)定所有業(yè)務文件在公司統(tǒng)一管理，個人離開時，不得帶走任何公司文檔。聯(lián)合石化公司也通過內控管理細則要求該公司認真做好檔案管理工作，要求將各種業(yè)務單據(jù)及時傳遞、及時存檔并定期進行內控方面的檢查。

7.國際石油勘探公司薩摩亞KREUZTAL LTD倫敦分公司。2007年7月在倫敦注冊成立，主要從事國際石油勘探公司海外權益油的銷售工作。主要有文書檔案和合同檔案。文書檔案主要內容為收發(fā)文件、審計及匯報材料。檔案載體形式分為紙質和電子兩種形式。合同檔案主要有業(yè)務檔案、辦公室和宿舍租賃合同等。公司的檔案管理由總經(jīng)理主抓，業(yè)務主管整理，各類檔案分類保管在辦公室檔案柜中。

二、中國石化駐外機構檔案管理特性分析

綜合上述7家駐外機構檔案管理的基本情況，可以得出駐外機構檔案管理具有特殊性。具體表現(xiàn)在以下六方面：

第一，駐外機構類型的多樣性。在經(jīng)營(工作)范圍、業(yè)務性質、人員規(guī)模、機構設置、投資形式等方面具有較大的差異性，導致其形成檔案材料的內容有較大的差異性，要求我們在制訂文件材料歸檔制度時，必須區(qū)別對待，不能搞一刀切。

第二，機構和人員的特殊性。駐外機構設置大多從簡，工作人員身兼數(shù)職，大多不可能設專職檔案員；規(guī)模較大的駐外機構往往聘有外籍員工，特殊檔案的保密問題較為突出；駐外機構人員流動性相對較大，如果檔案資料交接不及時，容易造成檔案資料的丟失。

第三，辦公條件對檔案的安全保管影響較大。特別是規(guī)模較小的駐外機構，一般不可能專門建設或租用標準的檔案庫房，檔案裝具往往配備不足，給檔案的安全保管帶來一定的隱患。

第四，受駐外機構所在國(或資源國)的法律限制。不同的國家對檔案資料管理有不同的要求。如英國政府規(guī)定，與企業(yè)稅務有關的檔案材料最少要保存6年以上，以備政府稅務部門檢查。也門、沙特等國也不允許將地質檔案材料帶出國境。因此，駐外機構檔案管理必須遵守所在國(或資源國)的法律規(guī)定，不能統(tǒng)一要求運回國內集中保管，以減少不必要的麻煩。

第五，檔案內容的特殊性。駐外機構檔案內容以行政管理、經(jīng)營管理、會計檔案和業(yè)務檔案為主，黨群類檔案很少；駐外機構與國內主管部門聯(lián)系密切，相當數(shù)量的檔案材料形成于境內，甚至一份文件材料的形成既涉及境內，也涉及境外，需要在加強境外檔案材料收集的同時，抓好境內相關檔案材料的收集歸檔工作，保證駐外機構檔案材料的齊全、完整和有機聯(lián)系。

第六，檔案語種、載體形式的多樣性。駐外機構檔案材料的語種復雜多樣，不僅僅有中文，還有相當一部分涉及駐在國的語種，如英語、德語、法語、日語等。檔案載體也呈多樣性，如光盤檔案、磁介質檔案、移動硬盤等。這就要求駐外機構檔案管理人員必須懂外語、懂檔案、懂計算機知識。

鑒于駐外機構檔案工作的上述特點，駐外機構檔案管理應充分尊重駐外機構檔案工作的特點，不能照搬國內企業(yè)的檔案管理模式，在檔案管理機構設置、文件材料歸檔范圍、檔案保管方式等內容上只宜提出原則性要求，不宜規(guī)定過細。

三、中國石化駐外機構檔案管理存在的主要問題及對策

駐外機構領導和工作人員對檔案工作重要性的認識有待進一步提高。大多數(shù)駐外機構開始進行項目運作時，并沒有考慮到檔案工作，沒有將檔案工作列入到相關的工作計劃和領導的議事日程。普遍缺乏一套真正符合駐外機構自身檔案管理實際、統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理制度和標準規(guī)范體系，檔案管理隨意性較大。大多數(shù)駐外機構沒有建立專門的檔案機構或明確專(兼)職檔案員負責本單位的檔案工作，檔案材料分散存放在業(yè)務人員手中，極易造成檔案材料的散失。利用因特網(wǎng)進行電子文件的傳輸，電子文件的保密管理存在安全隱患。受辦公用房的限制，不具備檔案保管專業(yè)庫房。

針對上述問題，主要應采取以下五方面措施：

第一，應加大宣傳力度，強化駐外機構領導和工作人員的檔案意識。

目前，中國石化海外事業(yè)發(fā)展迅速，境外資產(chǎn)已具相當規(guī)模。集團公司工作會議提出了“力爭用10-15年的時間，把中國石化發(fā)展成具有較強國際競爭力的跨國能源化工公司”的奮斗目標。檔案是企業(yè)生產(chǎn)要素和有形、無形資產(chǎn)的組成部分，是集團公司持續(xù)有效和諧發(fā)展的特殊資源。境外機構檔案更是維護國家和中石化合法權益的重要憑據(jù)，對中石化境外資產(chǎn)的保值增值具有不可替代的重要作用。因此，駐外機構的各級領導和工作人員必須提高對檔案工作重要性的認識，增強做好檔案工作的責任感和使命感，自覺做好駐外機構檔案材料的形成、積累、歸檔工作，確保駐外機構檔案材料的完整與安全。

第二，應堅持“統(tǒng)一領導、分級管理”的檔案管理體制，形成檔案管理部門、外事管理部門、駐外機構主管單位齊抓共管、分工負責的運行機制。

集團公司辦公廳和外事局負責集團公司境外檔案工作的業(yè)務指導和監(jiān)督管理，各駐外代表處對所在國家(地區(qū))的所有中石化駐外機構的檔案工作具有業(yè)務指導和監(jiān)督管理責任。根據(jù)工作需要，經(jīng)集團公司辦公廳和外事局批準，集團公司駐外代表處可指定本域內的一家中石化駐外機構檔案部門代行其檔案業(yè)務指導和監(jiān)督管理職責。駐外機構主管單位檔案部門和外事部門負責本單位境外檔案工作的業(yè)務指導和監(jiān)督管理。各級駐外機構根據(jù)工作需要設立檔案工作機構，或配備專(兼)職檔案人員，負責本機構檔案管理工作。

第三，應將檔案工作納入駐外機構管理的相關制度，健全駐外機構檔案管理制度體系，強化對駐外機構檔案工作的監(jiān)督管理。

將駐外機構文件材料的形成、積累、歸檔工作納入駐外機構內控管理制度；將駐外機構檔案工作情況作為駐外機構負責人離任審計和項目結束審計內容之一；將檔案資料交接作為駐外機構工作人員工作交接內容之一，檔案交接不清，不得離開原工作崗位；員工(特別是外籍員工)上崗前必須與駐外機構簽訂保密協(xié)議。

第四，應在“確保檔案完整安全、方便利用”的前提下，結合駐外機構實際，對檔案實體管理采取相對集中與分散保管相結合的管理方式。

規(guī)模較大的駐外機構應建立檔案室，設置專門庫房，集中統(tǒng)一保管各類檔案。為方便生產(chǎn)現(xiàn)場利用檔案，可在現(xiàn)場設檔案分室，檔案人員應當定期對分室檔案保管情況進行檢查，確保檔案的安全。規(guī)模較小的駐外機構的涉密檔案、永久長期檔案應由專(兼)職檔案人員集中保管，非涉密短期檔案和業(yè)務資料由承辦部門保管，承辦人定期向專(兼)職檔案人員移交需要集中保管的檔案或及時移交辦理完畢的需要歸檔的文件材料。

涉及境外項目產(chǎn)權、債權債務、營銷策略和核心技術方面的檔案應集中管理，重要檔案應及時向國內主管單位報送備份的電子文件。駐外機構保管期限滿6年以上的非涉密檔案在保證檔案安全的情況下，可委托當?shù)貦n案管理專業(yè)機構(或專業(yè)化公司)保管。所在國法律允許的，也可運回國內集中保管。

第五，應加強駐外機構檔案信息化建設，提高檔案服務的時效性。

駐外機構遠離企業(yè)總部，分布在世界各地，直接導致了企業(yè)管理對象的分散化。在日常工作中，駐外機構需要來自企業(yè)總部的快捷、及時有效的檔案信息支持，實現(xiàn)總部與駐外機構各類信息的及時交流。但是傳統(tǒng)手工管理的檔案服務方式，純紙質檔案無法進行檔案信息服務的遠程快速存取，無法實現(xiàn)不同地域企業(yè)人員之間檔案信息資源的共享。此外，駐外機構大量產(chǎn)生的電子文件也需要實施有效管理，紙質檔案的數(shù)字化加工還可解決駐外機構檔案庫房、裝具緊張的問題。因此，應在保證企業(yè)檔案信息安全的前提下，加強駐外機構檔案信息化建設，實現(xiàn)企業(yè)各類信息的管理一體化，功能多元化，工作規(guī)范化，手段現(xiàn)代化，提高檔案服務的時效性。

第五篇：高校檔案管理工作總結

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高校檔案管理工作總結【一】

一年來，本人校以全國電腦工作會議精神為指導，狠抓“兩個文明”建設，重視師資隊伍建設、深化教育改革，努力培養(yǎng)跨世紀的一代新人，積極投入創(chuàng)建工作?，F(xiàn)對工作總結如下：

一、德育工作方面：

1、建立健全組織，發(fā)揮黨、政、團、工、隊各組織的作用，形成全體教職工參與德育工作的局面。同時加強與學校以外有關單位的聯(lián)系，共同搞好德育工作。

2、學校領導分工明確、職責分明，定期召開校務會議，重大問題由校務人員討論決定，堅持“兩公開、一監(jiān)督”。今年下半年對校務工作制度進行較為系統(tǒng)、完整的管理，增加工作透明度，接受社會、家長、教師的監(jiān)督，整個工作受到好評。

3、校黨支部定期過組織生活，按時交納黨費，積極發(fā)展新黨員，做到成熟一個吸收一個。

4、搞好政治學習。平時結合具體工作，加強對教師的職業(yè)道德教育。

5、發(fā)揮青年團員的模范作用，讓他們在組織中得到鍛煉，激勵他們勇挑重擔，成為教學骨干。

6、堅持每周一次的升國旗制度，利用國旗下講話加強對學生的思想品德教育。團支部、少先隊組織利用黑板報，組織學生活動，廣播站等抓好學生的思想道德教育，行為規(guī)范的養(yǎng)成教育，提高了學生的思想素質。

7、重視學校的安全教育。經(jīng)常進行有關交通安全、防火、用電、游泳等方面的教育，確保安全。一年中無重大交通事故發(fā)生。同時學校加強對學生騎車管理和飲食衛(wèi)生的管理。

二、教學工作方面。

1、認真貫徹執(zhí)行上級有關文件精神，開展廉政文化進校園活動，進一步規(guī)范辦學行為。

2、加強思想政治學習，狠抓教師師德師風建設，杜絕出現(xiàn)違紀違規(guī)現(xiàn)象。全面貫徹教育方針、嚴格執(zhí)行教學計劃、按計劃開齊開足課程。教導處加強管理、督查，以規(guī)范教師的教學行為。教導處多次檢查教學工作、堅決杜絕亂訂亂發(fā)學生學習資料，嚴格控制學生的在校時間。

2、重視教學研究工作，提高教師素質。上半年本人校教師對上學期個人教研專題進行了總結，并取得成果，有100多人次的論文在市級以上評比中獲獎。下半年，本人校又對每位教師提出要求，繼續(xù)加強個人教研專題研究工作，并結合實際情況，不斷深化研究。上半年，學校還要求每位教師進行信息摘記，交流活動，一年下來，許多教師從中嘗到了甜頭，獲取了教改信息，充實了自己的頭腦，并在實際教學工作中駕輕就熟，收效明顯。同時，一年來，本人們組織教師按時參加教師教學技能培訓和電腦培訓，不斷提高自己的實踐操作水平。

3、開展多種形式教研活動，形成濃厚的教研氣氛。舉行了新教師匯報課，鄒鵬參加了國家級的教學比武并獲獎。

4、加強教學科研工作，下半年本人校對備課模式進行了改革，倡導同年級教師分工協(xié)作，集體交流，相互學習，實現(xiàn)智慧共享，同時鼓勵老師在電腦中展示個性，把重點放在鉆研教材研究教材，開展教學反思上，不斷地總結經(jīng)驗，完善教學過程。

5、加強教學工作指導、檢查工作。校長、教務處人員、語數(shù)輔導員經(jīng)常深入各班級聽課、指導、檢查教學工作。同時，教師之間也開展相互聽課活動，規(guī)定每學期不少于20節(jié)。

6、加強電腦、音樂、美術等學科教學管理工作，抓緊業(yè)余訓練工作。定人、定時、定點，力爭成績。校舞蹈隊參加了中小學生三獨競賽取得好名次，校田徑隊在10月份的田徑運動會上取得第二名的成績，學校還專人負責衛(wèi)生保健工作，每年一次對學生進行體格檢查，同時利用宣傳窗隊會等向學生進行衛(wèi)生常識教育。

7、保證業(yè)余藝術教學，促進學校工作有特色。今年內，學校在藝術管理中做到內容、教師、時間三保證。學校領導加強指導、檢查，以保證藝術的發(fā)展方向。今年參加的各級藝術比賽都取得了很好的名次，本人校也堅持開展了周三下午的興趣小組活動，培養(yǎng)學生的愛好特長。

三、其它

1、學校加強了校園基礎設施建設。下半年維修了學校電腦，建立了校園網(wǎng)絡和學校網(wǎng)站，下半年給每個班配置了廣播設備，購置了校園通訊網(wǎng)等。

2、學校檔案管理做到細心、認真，力爭不出錯誤?，F(xiàn)在學校檔案材料收集齊全、手續(xù)嚴格，為教學工作、教師考職考評工作提供了保證。

3、學校后勤工作精打細算，把有限的錢用在刀刃上，努力為教學第一線服務。一年來，本人校的財務管理也做到了制度嚴格、手續(xù)齊全、不出任何漏洞，使這項管理逐步走上正規(guī)。

4、一年中，教師遵紀守法，沒有發(fā)生打架斗毆、賭博和搞封建迷信活動，無一違反計劃生育。

高校檔案管理工作總結【二】

本人校檔案室籌建工作是從今年上半年開始整理，今年八月全面啟動，是按區(qū)教育局xx（xx）xx號文件要求，在區(qū)教育局和區(qū)檔案館有關領導指導下進行的，到今年11月中旬初步結束。

一、以前檔案狀況說明

本人校創(chuàng)建于xx年，是一所專門招收外來民工子弟的民辦學校，建校至今已8年，xx年至2004年本人校處于籌建階段各項工作不規(guī)范，對檔案工作不了解，所以未能收集檔案資料，只留存一些教師業(yè)務和照片資料。2005年杭州市xx區(qū)新民學校成立后，檔案資料收集也不完整，整理不規(guī)范。逐年積累了學校的檔案資料。由于學校在檔案管理上缺乏經(jīng)驗和標準要求，在類別的保管期限上模糊不清，不分主次地一概收集、整理、組卷，沒有組卷的散亂成堆，對上級文件也是如此，不分保存價值，一律收集，永久保管，而且按學年裝訂成冊。

20xx年2月xxx校長參觀了xxx實驗學校、xxx學校檔案工作后，看到學校檔案工作的癱瘓現(xiàn)狀，十分著急，先后幾次召開班子會議進行研究，并把檔案工作列入學校的議事日程，安排以余春千為分管領導，組織力量進行全面的收集、整理、立卷工作。

二、整理后檔案的分類及要求

1、從原來的三大類到目前的九大類：黨群類，目錄號1號；行政類，目錄號2號；教學管理類，目錄號3號；學生學籍類，目錄號4號；教師業(yè)務類，目錄號5號；基建類，目錄號6號；設備類，目錄號7號；會計類，目錄號8號；特種載體類，目錄號9號。

2、以“件”的形式整理裝訂

（1）把建校以來所有原先不分保管年限的各級各類文件以為單位分為永久、長期、短期三類進行歸檔裝訂。

（2）把建校以來所有的教學管理類材料，以學年為單位，按問題排列分為永久、長期、短期三類進行歸檔裝訂。

（3）基建類、設備類、照片類從文書檔案中抽出單獨編目錄號。

（4）完善和充實教師業(yè)務類、特種載體類。

三、體會

1、認真領會有關文件精神，熟悉檔案業(yè)務知識，對本人校2005年來的檔案資料進行重新整理，使本人?，F(xiàn)有檔案更加規(guī)范化、標準化。目前的檔案根據(jù)不同的類別，編寫目錄號，分柜安放，改變以前封面標題的隨意性，注重作者、時間、內容、文體四要素完備。

2、學校領導的重視，教師的支持和上級主管業(yè)務部門的指導是搞好檔案工作的保證。在這次檔案工作的達標過程中，學校領導充分認識檔案工作的重要性，并召開會議成立檔案領導小組，校長任組長，副校長任主管，制訂計劃，專人整理，增添設備，并提出高層次的要求。還在教師會議上強調搞好檔案工作的必要性。所以在建立教師業(yè)務檔案時，要求教師把應歸檔的證書，各類評比、比賽中獲獎的榮譽證書復印件上交，由于教師們配合支持，使這個工作完成較快。

學校檔案從開始到結束，教育局xxx老師、檔案局xxx老師來本人校指導工作，同時也得到檔案局監(jiān)督指導科xxx老師的多次指導，使檔案工作逐步趨于規(guī)范化、標準化。

3、存在的差距

通過這次檔案整理，與以前比確實取得了一定的長進和成就，但是和上級教育局、檔案局的要求，還有較大差距，主要表現(xiàn)在檔案材料中的文字，書寫用筆尚未統(tǒng)一，格式不夠規(guī)范，材料收集中的科學性、規(guī)范化等問題上有待于進一步提高。雖然檔案目錄電腦貯存，但也還是開始起步階段，如何運用現(xiàn)代化設備，參加檔案管理，為教育、教學服務這篇文章只開了個頭，有待于繼續(xù)深入完善。使檔案管理工作盡快達到規(guī)范化、標準化的要求。