第一篇：不溫不火做秘書

大學(xué)畢業(yè)，我到了一家醫(yī)院的院長辦公室工作。說實話挺窩囊的，一個學(xué)外語的大學(xué)畢業(yè)生，成天價不是處理個醫(yī)患糾紛，就是給別人發(fā)法傳真、復(fù)印個文件。每次有來辦出國手續(xù)的醫(yī)生，我就覺得心里那滋味比藥房里的中藥還苦。其實，我當(dāng)時的工作說白了就是秘書，只不過名字不這么叫罷了。日復(fù)一日地耽誤青春，我有點想走。在一次加班但不被辦公室主任承認之后，我把一大摞文件響亮無比地摔在了他的面前，第二天，一紙辭職信讓我徹底解放了?，F(xiàn)在想，當(dāng)時也就是因為在大鍋飯單位，加上年輕，天不怕地不怕，所以才敢如此造次，因為我知道辦公室主任最多是給我穿穿小鞋，而不敢把我開了。在告別聚會上，幾位好心、有經(jīng)驗的大姐提醒我：到了外企，這脾氣得改改，別那么火，會惹事的。到了現(xiàn)在的這家外資公司，我是中方老板的秘書。說是外企，其實有中國人在的地方，該什么樣還什么樣，只不過薪水是大踏步地提高了。我牢記那幾位大姐的話，對誰都是不溫不火、不卑不亢，我很清楚自己在公司的地位。雖說是老板的秘書，可跟人家具體干事的人還是不一樣，秘書的地位很微妙，離老板最近，也離老板最遠。你干得好，人家會說這是你份內(nèi)的事情，發(fā)發(fā)傳真、接接電話就領(lǐng)幾千塊錢的薪水；夠便宜的了，更有那好事的，還會風(fēng)言風(fēng)語地傳你和老板的故事，有影沒影都說得跟真的似的；你干不好，完了，就有人能指著你的鼻子說三道四。就連化妝都有人說。除了前臺，總經(jīng)理秘書是公司的第二大門面，我不能不每天有一個好形象?？删尤挥腥吮澈笞h論，說什么老板大概是嫌自己老婆老了，所以弄個漂亮妞兒擺在辦公室外面裝點、養(yǎng)眼。開始，我很為這些事生氣，后來一想只有那些業(yè)務(wù)上不怎么樣的人才這么無聊，也就不往心里去了。我人老實，不愿意得罪人，但也不是任人宰割的小羊羔。該配合別人的我都配合，但該反擊的時候也別太客氣?？偨?jīng)理不會理會你和其它的人相處如何，他只要你把分內(nèi)的工作做好，所以，自己的環(huán)境還得自己維護。因為你不可能到老板那里哭訴你的委屈，那樣只會讓老板心生疑慮：怎么我以前的秘書就沒有這么婆婆媽媽的？你的工作可就不保了。做秘書的幾點經(jīng)驗：

1、與老板太太保持良好關(guān)系：這既會讓老板知道你是個體貼、懂事的姑娘，又會堵住那幫無事生非的人的嘴。替老板給她太太買結(jié)婚紀念日禮物、老板太太有事而老板又不能分身時，替他們到幼稚園接小孩，這些事情盡做無妨；但盡量不要單獨跟老板參加場面上的活動，這個露臉的機會是他太太的，你只要訂好酒店、約好時間就可以下班去跳健美操了。

2、待人接物不卑不亢，既別讓人以為你因為是老板秘書所以惹不起，也別讓人當(dāng)你是花瓶所以看不起。

3、盡量多學(xué)些業(yè)務(wù)，只是不要在公開場合說出來而已。如果別人說什么你都聽不懂，那么會議記錄的質(zhì)量就成問題了。

4、在國外，秘書越老越吃香；而在國內(nèi)，我總覺得秘書不是可以托付終生的職業(yè)。還要為自己再也掩飾不住眼角皺紋的時候早早考慮，早做準備。來源：中華秘書網(wǎng)

第二篇：做秘書需要哪些基本功底

做秘書同做其他專業(yè)工作一樣，需要一些基本功底。這些基本功底，就像蓋樓的地基，越厚實越牢固，對做好工作越有利。從我的多年體會看，在秘書這個崗位上，起碼要打好六個方面功底，就是政治理論功底、邏輯思維功底、政策法規(guī)功底、經(jīng)營管理功底、專業(yè)技術(shù)業(yè)務(wù)功底和公文寫作功底。政治理論功底，是說秘書應(yīng)當(dāng)懂一點兒哲學(xué)和政治經(jīng)濟學(xué)的知識。有些人覺得企業(yè)秘書懂不懂哲學(xué)和政治經(jīng)濟學(xué)，對其工作并沒有多大關(guān)系。我認為這個看法不大正確，我倒覺得秘書必須要懂哲學(xué)和政治經(jīng)濟學(xué)，這是秘書功底基礎(chǔ)的基礎(chǔ)。其中的道理很簡單，因為秘書是需要有一定思想水平和理論水平的，否則無法把文章寫好，而哲學(xué)和政治經(jīng)濟，是秘書提高思想水平和理論水平必不可少的知識。我年輕的時候在這方面沒少下工夫，主要靠自學(xué)，看一些教科書，涉獵一些原著，由于文化低，好多問題弄不明白，但有一股鉆勁兒，硬啃，逐漸明白了一些原理。現(xiàn)在回過頭看，沒有白學(xué)，對我做好秘書工作起到了終生受益的作用。所以我勸搞秘書工作的朋友，在學(xué)習(xí)哲學(xué)和政治經(jīng)濟學(xué)上應(yīng)當(dāng)下一番大的工夫。邏輯思維功底，是說秘書要系統(tǒng)的掌握邏輯知識，有很強的邏輯思維能力。一個文章寫得好的秘書，他的腦袋肯定邏輯思維能力很強，所以我覺得邏輯學(xué)知識就向哲學(xué)和政治經(jīng)濟學(xué)知識一樣，是秘書缺不了的一門知識，也可以說是秘書功底基礎(chǔ)的基礎(chǔ)。我在當(dāng)年念“中國邏輯與語言函授大學(xué)”的時候，有一門教材，叫“形式邏輯”，我學(xué)得津津有味兒，雖然很抽象生澀，但細細咀嚼，真是味道好極了，我后來的寫作水平能夠不斷提高，“形式邏輯”實在是功不可沒呀！所以我希望做秘書工作的朋友，一定要好好的學(xué)學(xué)邏輯學(xué)知識。政策法規(guī)功底，是說秘書要熟悉與本企業(yè)有關(guān)的國家宏觀經(jīng)濟政策、產(chǎn)業(yè)政策、行業(yè)政策和與本企業(yè)有關(guān)的基本法規(guī)、特定法規(guī)。舉個例子說吧，如果你在電信企業(yè)做秘書，就要了解熟悉黨和國家改革開放的大政方針和重大決策，就要了解熟悉信息產(chǎn)業(yè)政策、通信行業(yè)政策、電信體制改革政策，就要了解熟悉“勞動法”、“消費者權(quán)益保護法”、“合同法”“公司法”、“電信條列”等。只有掌握了這些東西，你才能保證所寫的文章有正確的政治性和有“政治高度”，并且使文章符合法律法規(guī)所設(shè)定的“游戲規(guī)則”。很難想象，一個“政策盲、法盲”的秘書能把文章寫好，所以，政策法規(guī)知識是秘書應(yīng)當(dāng)掌握的必要知識。企業(yè)經(jīng)營管理功底，是說秘書要有豐富的企業(yè)經(jīng)營管理知識。這方面的知識包括兩個部分，一部分是一般的企業(yè)經(jīng)營管理理論知識，這里面也包括現(xiàn)代企業(yè)制度知識；另一部分是你所在企業(yè)的經(jīng)營管理知識，比如你在電信企業(yè)，就要有電信企業(yè)經(jīng)營管理知識，在其他的企業(yè)，就要有其他企業(yè)經(jīng)營管理知識。這個方面的知識越豐富，對把文章寫好越有好處。因為你在企業(yè)當(dāng)秘書，所寫的文章都是有關(guān)企業(yè)經(jīng)營管理的事情，如果企業(yè)經(jīng)營管理知識很缺乏，是無法把文章寫好的，所以，學(xué)習(xí)企業(yè)經(jīng)營管理知識，也是秘書的必修課。專業(yè)技術(shù)業(yè)務(wù)功底，是說秘書要比較了解和熟悉所在企業(yè)涉及的技術(shù)業(yè)務(wù)知識，說白了，秘書對本企業(yè)的技術(shù)業(yè)務(wù)應(yīng)當(dāng)是個行家，而不應(yīng)當(dāng)是個外行。為啥呢？因為如果你不了解、不熟悉本企業(yè)的技術(shù)業(yè)務(wù)知識，肯定寫出來的東西凈說外行話，甚至?xí)斐慑e誤，鬧出笑話兒，外行當(dāng)不了秘書。當(dāng)然，這并不是說秘書就非得精通技術(shù)業(yè)務(wù)不可，這樣要求也沒有必要，但必須對基本的常識性的技術(shù)業(yè)務(wù)知識要了解和熟悉，而且了解的面和熟悉的面越寬越好，秘書對本企業(yè)的技術(shù)業(yè)務(wù)應(yīng)當(dāng)是個通家。公文寫作功底，是說秘書要掌握公文寫作基本知識，掌握公文寫作技法。這是秘書這個行當(dāng)?shù)幕竟?，秘書就是靠這個家什兒吃飯的。公文寫作知識包括了三個部分，一部分是一般的公文寫作理論知識，另一部分是企業(yè)公文寫作理論知識，還有一部分是秘書個人在寫作實踐中摸索總結(jié)出來的寫作知識。前兩個部分是秘書基本功的理論基礎(chǔ)，有了這個理論基礎(chǔ)，你才能邁進秘書這個行當(dāng)?shù)拈T檻兒。但光有了理論基礎(chǔ)并不一定就能把文章寫出來，或者寫出來也不一定就能寫的好，還有個在實際寫作中摸索總結(jié)寫作知識問題，這部分的知識摸索總結(jié)的越多，經(jīng)驗積累的越多，你的基本功就越厚實。這六個方面的功底，是對秘書的基本素質(zhì)要求，或者說是秘書能夠把文章寫好所需要具備的基本功。我敢肯定的說，凡是寫作水平比較高、文章寫得好的秘書，他的這六個功底肯定是很深厚的。

第三篇：做秘書的5個細節(jié)

做秘書的五個技巧

社會是復(fù)雜的，人也是復(fù)雜的。要把一件事情搞清楚是很不容易的。秘書人員由于在工作過程中接觸的人多而且雜，所以在處事過程中更需要很多的技巧。這些技巧包括：學(xué)會洗耳恭聽；處處留心；一目十行；百問不煩；不可輕信等。

1、洗耳恭聽：秘書是辦事的，聽懂事情是辦好事的前提。在聽的過程中秘書要注意不要隨便打斷別人，不要漫不經(jīng)心，不要強加于人。這些都是秘書與同事相處時候必須掌握的。作為秘書，經(jīng)常接觸領(lǐng)導(dǎo)，如何傾聽領(lǐng)導(dǎo)的談話，接受指示，領(lǐng)會意圖，也是非常重要的。所以秘書要學(xué)會注意聽，拼命記，聽不明白一定要及時請示，以免執(zhí)行中出現(xiàn)偏差。平時多注意事情的來龍去脈，避免聽不明白。此外，秘書還要盡可能站在領(lǐng)導(dǎo)的角度去想問題，這樣才能深切領(lǐng)會他們的意圖。

2、處處留心：越是煩雜的工作就越需要細心。秘書在平時的工作生活中如果不能做到處處留心，辦事能力肯定不會提高。

3、一目十行：有的秘書在工作中需要看大量的文件，一目十行的技巧對于他們來說是必需的。有經(jīng)驗的秘書面對大量文稿時不會認為這是壞事，文件多，接受的信息也就多?？创罅课募r候的技巧主要是抓住頭尾，先看提要，記住要點，注意但是等轉(zhuǎn)折詞等。一目十行的能力需要逐步培養(yǎng)，不可操之過急。

4、百問不煩：秘書人員為了工作要經(jīng)常與人打交道，要弄明白一些事情就難免要向人提問。問得不好，一句話就可能把局面弄緊張；問得不妙，幾句話就可能讓對方厭煩。所以在這個過程中也是要掌握一些技巧的：

了解談話對象的身份、年齡、經(jīng)歷、文化程度、脾氣性格等。不同的人區(qū)別對待。

向?qū)Ψ浇淮约旱纳矸?、來意，特別說明為什么找對方，盡快建立融洽關(guān)系。

問題要問得簡單明確而具體，對方能夠回答。

給對方留下思考的時間，不要緊追不舍，引起對方的反感。關(guān)鍵地方請對方講清楚，不可爭辯，更不可說教。

要認真傾聽，不要輕易打斷對方。

要邊聽邊想，發(fā)現(xiàn)有價值的問題繼續(xù)深挖下去。

盡量縮短時間。

注意給對方保密，尤其在取得對方的信任后就更需要如此。

5、不可輕信：要注意分析自己的談話對象。在沒有弄清楚情況的前提下，不妨把談話對象所說的東西簡單記錄下來，以便分析。

作為一個秘書人員，在辦事過程中要掌握一些技巧和藝術(shù)，這些藝術(shù)包括一次完成的藝術(shù)、化繁為簡的藝術(shù)和委曲求全的藝術(shù)。

所謂一次完成的藝術(shù)就是指在辦事工程中盡量在辦事前把細節(jié)想好，一蹴而就。一次完成是處理藝術(shù)的一個高峰，同樣一件事情，有的人一下就解決了，有的人需要兩次、三次乃至拖拉上很長時間也辦不完，嚴重影響工作效率。要鍛煉出一次完成的辦事能力就需要秘書平時多看多想、全面了解情況。

有一個經(jīng)驗豐富的司機，開車來到一座橋下的時候發(fā)現(xiàn)橋身比車略矮了一些，司機施盡渾身解數(shù)仍然不能通過，正準備繞道而行的時候一個小孩子告訴他：把車胎放一些氣就行了。司機恍然大悟，原來很簡單的事情卻被自己搞復(fù)雜了。小孩的頭腦比大人要簡單，想的辦法也是簡單的，然而卻是可行的，生活中、工作中有許多問題其實都是可以化繁為簡的。秘書人員在工作中有許多事情要處理，如果用復(fù)雜的方法，很可能越處理越復(fù)雜，不妨換個角度想想，用最簡單的方式去處理最復(fù)雜的問題。作為秘書，有的是侯很需要自己受點委屈，求得問題的解決。這里的委曲求全指的是”自虧處理”，有句話說：神仙打架，百姓遭殃。當(dāng)事情涉及秘書人員本人和其他人的利益關(guān)系時，切不可死活不讓步。秘書必須具備整體效益的觀念。

第四篇：做秘書的三條秘訣

秘書有三方面值得學(xué)習(xí)：

一、先做人，后做事。也就是說要成就一番事業(yè)，必須先具備做人的優(yōu)秀品質(zhì)。當(dāng)然先做人后做事，是從主次地位上說,應(yīng)該把兩者統(tǒng)一起來,看成同一過程不同層次或方面。只有做事過程不同層次或方面。只有做事過程中見賢思齊、從善如流，才能夯實做人的基礎(chǔ)，從而把事做好。

二、敏于事，慎于言。敏于事即要手勤、腿勤、設(shè)想周到，起拾遺補缺的作用。慎于言即一定要以高度的責(zé)任感管好自己的嘴，不該問的不問，不該講的不講，工作中切忌夸夸其談、言過其實。當(dāng)然這與善于進諫，做領(lǐng)導(dǎo)諍友是兩回事。

三、博學(xué)不窮，篤行不倦。是否勤于學(xué)習(xí)，善于學(xué)習(xí)，學(xué)以致用是決定秘書工作質(zhì)量的關(guān)鍵因素。人的一生就是一個不間斷的學(xué)習(xí)與實踐過程，也就是中國傳統(tǒng)說法“博學(xué)之，審問之，慎思之，明辨之，篤行之，”只有這樣才能適應(yīng)新形勢對秘書工作越來越高的要求。來源：中華秘書網(wǎng)

第五篇：怎樣做辦公室主任和秘書

怎樣做辦公室主任和秘書

一、辦公室主任的職能

辦公室主任直接隸屬于單位一把手，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，其指導(dǎo)思想應(yīng)是：為直接領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為有關(guān)的各級領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為客戶服務(wù)，其工作的基本原則是：準確、迅速、保密。辦公室主任的主要職能是：

1、辦文：起草各種文件，做好文秘處理；

2、辦事：辦理會務(wù)、處理事務(wù)，安排領(lǐng)導(dǎo)的公務(wù)活動，搞好接待、信訪、催辦、查辦，安排后勤生活和領(lǐng)導(dǎo)交給的其他工作；

3、當(dāng)好參謀助手。配合領(lǐng)導(dǎo)決策開展調(diào)研、信息分析，提供有價值的建議，經(jīng)常搜集匯總各方面情況，搞好信息反饋，為領(lǐng)導(dǎo)篩選文件、資料，提供參考使用，為領(lǐng)導(dǎo)辦文、辦事、辦會提供預(yù)案。

二、辦公室主任及其所屬工作人員工作中的九個注意

1、注意明確部門的職責(zé)、權(quán)限和人員的分工及崗位職責(zé)；

2、注意科學(xué)地安排各項工作秩序；

3、注意遵守保密紀律，守口如瓶；

4、注意加強各個環(huán)節(jié)工作之間的聯(lián)系；

5、注意時效，保證各項工作按時有效的完成；

6、注意辦文、辦事，又出謀劃策；

7、注意收發(fā)、傳遞信息，又給予處理信息；

8、注意既不斷總結(jié)辦事經(jīng)驗，又實行科學(xué)管理；

9、注意服從領(lǐng)導(dǎo)安排指揮，又積極主動服務(wù)。

三、秘書（內(nèi)勤）職責(zé)

作為辦公室秘書要做到“二個吃透”（上頭意見和下頭實際）、“四個勤快”（腦勤、手勤、筆勤、腿勤）、“五個善于”（思考研究、分析、綜合、公關(guān)接待、協(xié)調(diào)各方、應(yīng)急處置）。具體工作有十項：

1、文稿的草擬、繕寫、打印、送達；

2、來客的登記、接待、引見；

3、信訪的受理和答復(fù)；

4、會務(wù)的安排與會議記錄；

5、企業(yè)大事的記載及資料、電文、文件、函件、檔案的受理與提供；

6、人事聘用、任免、調(diào)動、獎懲手續(xù)的辦理；

7、匯總考核、考勤、考績情況；

8、保證企業(yè)檔案的完整與安全；

9、負責(zé)企業(yè)印鑒的管理和正確使用；

10、根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意愿和指令，協(xié)助處理日常事務(wù)和交辦工作。

四、擬文要求及辦文、收文程序

1、擬文要求：符合法律法規(guī)、方針政策、情況完整、觀點明確、條理清楚、層次分明、文字精練、引用準確、時間具體、用詞準確、規(guī)范、書寫清楚。

2、辦文程序：

擬稿——審核——會簽——復(fù)核——簽發(fā)——編號——打印——裝訂——用印

3、收文程序：

簽收——拆封——登記——擬辦——分發(fā)——傳閱——承辦——催辦——辦復(fù)

五、辦會要點

1、會議要素：名稱、日期、時間、地點、主持人、規(guī)模（參加范圍）、參加人、組織議程、活動安排、經(jīng)費名稱、開支辦法、目的和指導(dǎo)思想、議題和議程、方式方法、文件、商、最終結(jié)果。

2、會務(wù)工作的任務(wù)

（1）會前準備：

組織班子、處理會務(wù)、安排議題、提出議程、起草文件、打印裝訂、制作會議證件、組織活動、布置會場、安排座次發(fā)出會議通知準備食宿、安全保衛(wèi)、車輛安排、接送代表等。

（2）會中活動：

簽到分組、會議記錄、文件發(fā)放、簡報編發(fā)、組織討論、安全保衛(wèi)、生活醫(yī)療服務(wù)、新聞報導(dǎo)、文娛活動。

（3）會后服務(wù)：

會議紀要、文件清退、立卷歸檔、返程車、機、船票，會議總結(jié)，會議決議執(zhí)行情況，會議信息反饋、研究。

六、印鑒管理制度

1、單位行政印章由辦公室秘書管理，法人印章由出納管理，財務(wù)印章由會計管理，部門負責(zé)人、主管名章由本人自行管理或內(nèi)勤管理，專用章由部門負責(zé)人或內(nèi)勤管理；

2、嚴格用印制度，凡單位呈報上級和平行單位的重要行文及單位對所屬職能部門發(fā)布的指令、通知、批復(fù)等文件，經(jīng)單位法人或主管領(lǐng)導(dǎo)在底稿上審批簽字后，方可加蓋單位印章；

3、屬于工作計劃、統(tǒng)計報表、財務(wù)預(yù)決算等上報或歸檔材料，可按常規(guī)加蓋法人及主管名章。加蓋名章，需有用印人簽字，以備查考；

4、單位各部門對外聯(lián)系業(yè)務(wù)，出具介紹信和職工探親等由辦公室用印出具證明；

5、凡是用印，原則上要有存根備查，特殊情況無存根用印，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準，由辦公室秘書用印，并做好登記手續(xù)，由批準人及秘書在登記本上簽字；

6、單位所屬各部門印章的制作、啟用、作廢，統(tǒng)一由辦公室扎口承辦，各部門無權(quán)私自改動；

7、下列情況，不予蓋章：

（1）審批手續(xù)不全，按規(guī)定應(yīng)有領(lǐng)導(dǎo)簽字而沒有簽字的；

（2）公示文件不符合要求，不合規(guī)范，字跡不清，表達含糊，標點錯誤者；

（3）有可能涉及法紀，影響本單位榮譽者；

（4）非單位工作、業(yè)務(wù)事宜；

（5）與本單位工作、業(yè)務(wù)無關(guān)的其他單位證明；

（6）空白介紹信、空白信件、文件空白頁。

七、文件檔案管理規(guī)定

1、管理責(zé)任：文件檔案管理由辦公室秘書負責(zé)。部門文件材料由部門管理、需歸檔者，填報歸檔登記表，交辦公室管理。凡文件的原件，由辦公室秘書統(tǒng)一保管，避免滅失，部門業(yè)務(wù)需要只留復(fù)印件；

2、公文歸檔、立卷的要求：分類登記、按序排列，及時清理，定期歸檔，按立卷，年終裝訂，制作索引，便于索查，保證檔案的完整和安全。

3、歸檔的內(nèi)容與范圍：

（1）政府及有關(guān)部門對本單位的指示、批文與批轉(zhuǎn)的文件材料；

（2）單位制定的重要文件、指示、決定、規(guī)章制度；

（3）會議的重要文件、工作計劃、總結(jié)、調(diào)研報告、重要的請示報告、信息反饋及各種全局性的上報表格和大事記；

（4）有關(guān)機構(gòu)變動、人事任免、獎懲等文件材料；

（5）簽訂的各種合同、協(xié)議及重要的電文、信函、電話記錄；

（6）榮獲的各類榮譽、證書、獎狀；

（7）法人證書等各類資格資質(zhì)證書。

4、借閱規(guī)定：

（1）一般情況下，檔案只能室閱，不得外借，在必需的情況下，經(jīng)負責(zé)人批準并辦理借閱手續(xù)后，才能借用，并限時歸還；

（2）人事檔案，除法人、主要領(lǐng)導(dǎo)和組織人事部門外，任何人無權(quán)查閱，業(yè)務(wù)檔案經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱；

（3）借閱人必需愛護檔案，保證檔案的完整、保密，不得擅自涂改、刪節(jié)、剪裁、翻印、移借和損壞。

5、復(fù)制規(guī)定：

（1）人事檔案禁止復(fù)制；

（2）一般性文件、材料經(jīng)辦公室主任或部門主管批準可以復(fù)制，但需要辦理登記手續(xù)；

（3）涉密文件、材料，經(jīng)法人批準，在辦理登記手續(xù)后，方可復(fù)制。