第一篇：秘書人員的專業(yè)能力

秘書人員的專業(yè)能力秘書人員的專業(yè)能力，主要是指語言文字應(yīng)用能力、組織能力、判斷能力、應(yīng)變能力和社交能力。

（一）較高的文字水平。秘書人員工作中的一個(gè)重要任務(wù)，就是從事大量的文字工作，幾乎天天都要修改或草擬文稿。因此，秘書人員必須具備扎實(shí)的文字功底，不僅要精通語法、修辭和邏輯知識(shí)，還要掌握一定的寫作規(guī)律。漢語詞語浩瀚，文體廣博，這為文字工作者提供了良好的條件。但是，寫作是一種綜合能力的表現(xiàn)，要做到內(nèi)容與形式的統(tǒng)一，既要有好的表現(xiàn)形式，又要有充實(shí)的內(nèi)內(nèi)容，并不是一件輕而易舉的事。這就要求秘書人員加強(qiáng)寫作實(shí)踐，熟練掌握各類公文的特點(diǎn)、寫作要求和語言表達(dá)技巧，隨時(shí)注意積累資料，不斷提高寫作水平。要注意文風(fēng)的改革，培養(yǎng)洗煉的文字表達(dá)能力。

（二）較強(qiáng)的組織能力?，F(xiàn)代的秘書人員，既不是那種整天伏案看文件、寫文章的純“文牘性”人才，也不是那種只會(huì)“捆捆扎扎、收收發(fā)發(fā)”的簡(jiǎn)單勞動(dòng)者，而是具有一定的組織和管理能力的人才。根據(jù)職責(zé)的要求，秘書人員經(jīng)常要按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖組織各類活動(dòng)，如果缺乏一些現(xiàn)代的、科學(xué)的組織管理能力，就無法把工作搞好。對(duì)此，秘書人員一方面要通曉辦事的渠道，提高辦事的效能，平時(shí)多接觸一些具體事物，處處留意他人和自己的上級(jí)是如何處理問題的，不斷增加自己的閱歷和經(jīng)驗(yàn)。另一方面要用系統(tǒng)的觀點(diǎn)，統(tǒng)籌安排工作。

（三）準(zhǔn)確的判斷能力。

（四）敏捷的應(yīng)變能力。

（五）廣泛的社交能力。當(dāng)前，社會(huì)交往已成為社會(huì)各階層的一項(xiàng)“熱門”活動(dòng)。社交對(duì)于秘書人員來說同樣重要。首先，社交可以開闊視野，增長(zhǎng)知識(shí)。在廣泛的社交中，可以博采眾長(zhǎng)，學(xué)習(xí)各方面的知識(shí)以豐富自己。知識(shí)出才智，智是謀之本，這樣在實(shí)際工作中就能更好地發(fā)揮參謀助手作用。其次，社交是辦事的輔助。秘書人員辦理公務(wù)，聯(lián)系事務(wù)，自然是“公事公辦”但社交可以幫助選取捷徑，克服阻力，提高辦事效率。秘書人員的能力結(jié)構(gòu)是一個(gè)多層次、多因素的綜合體。建立起合理的能力結(jié)構(gòu)，決不是一件輕而易舉的事情，需要終身為之奮斗。來源：溫州秘書網(wǎng)

第二篇：秘書人員的能力特征

秘書人員的能力特征

與秘書工作人員的品質(zhì)修養(yǎng)、知識(shí)結(jié)構(gòu)相適應(yīng)，秘書人員的能力特征也很突出。

一、善干與領(lǐng)導(dǎo)相處的能力

人，可分為“善與人相處型”與“不善與人相處型”兩類，在前者中，又不見得秘書人員都善于與領(lǐng)導(dǎo)相處。而由于秘書工作的性質(zhì)所決定，善于與領(lǐng)導(dǎo)相處的能力是秘書諸種能力中一項(xiàng)最基本的要素，舍此，便無以談及其它。秘書和領(lǐng)導(dǎo)人的關(guān)系自然是領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的工作關(guān)系。秘書是秉承領(lǐng)導(dǎo)的意圖進(jìn)行工作，因此秘書應(yīng)當(dāng)認(rèn)真理解、領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，按領(lǐng)導(dǎo)的指示辦事。在參與政務(wù)的過程中，應(yīng)當(dāng)為領(lǐng)導(dǎo)提供真實(shí)的全面的情況和意見，并參與問題的分析，給解決問題出主意、想辦法。但是在工作中，特別是在撰文和執(zhí)行中，決不可摻雜個(gè)人的感情或意志，利用自己所處的特殊地位自行其是．擅自專權(quán)，更不應(yīng)改變領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)作出的決定。在討論一些問題時(shí)如果與領(lǐng)導(dǎo)的看法有分歧，秘書可以在適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)或場(chǎng)合，表述自己的意見，闡明自己的看法。但是，絕不可當(dāng)面唯唯諾諾，背后說三道四，表里不一。尊重領(lǐng)導(dǎo)，服從領(lǐng)導(dǎo)，秉承領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事，這是秘書工作中應(yīng)遵循的原則，但又不意味著事事處處地盲從，秘書更不能使自己成為留聲機(jī)、傳聲筒。尊重和服從固然是原則，但尊重與服從又是有條件的。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)作出的決定不妥或失誤時(shí)，應(yīng)出于公心予以提醒或諫議；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)者違反原則，干了違犯黨紀(jì)國(guó)法的事時(shí)，又絕不能沆瀣一氣，同流合污。

領(lǐng)導(dǎo)者和秘書都是受黨的派遣進(jìn)行工作的，他們之間的關(guān)系是平等的同志式的關(guān)系。在工作上，秘書作為領(lǐng)導(dǎo)人的助手，應(yīng)當(dāng)尊重、協(xié)助和支持領(lǐng)導(dǎo)的工作，在生活上應(yīng)給予領(lǐng)導(dǎo)以細(xì)致周到的安排和照顧，這是秘書工作“服務(wù)性強(qiáng)”的特點(diǎn)所決定的，是正常的工作關(guān)系，無可非議。但是秘書必須明確自己是國(guó)家的一個(gè)工作人員，在工作中也要注意尊重自己的人格，不能一味地去迎合領(lǐng)導(dǎo)，以求博得領(lǐng)導(dǎo)的青睞和歡心，使自己變成一個(gè)吹牛拍馬、阿諛獻(xiàn)媚、卑躬屈膝的勢(shì)利小人。

二、分析綜合能力

“心之官則思”。從事任何工作都需要進(jìn)行思考，當(dāng)秘書尤其如此。所謂分析和綜合，就是善于透過現(xiàn)象看本質(zhì)，在大量的、個(gè)別的事物中找出它們的聯(lián)系(規(guī)律)。秘書的這種分析綜合的能力主要表現(xiàn)在；一是閱讀概括能力，每看一個(gè)文件、一篇文章、一份材料，要能比較迅速地概括其中心、要點(diǎn)，并找

出其新的提法等；二是注重政治經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的分析，研究以經(jīng)濟(jì)工作為中心的各項(xiàng)工作中出現(xiàn)的新情況、新經(jīng)驗(yàn)、新問題，并據(jù)此提出打開工作新局面的新設(shè)想、新辦法，摸索和總結(jié)適應(yīng)新時(shí)期工作的新路子，三是在秘書工作實(shí)踐中逐步摸索和總結(jié)機(jī)關(guān)工作及秘書工作的特點(diǎn)和規(guī)律，提高秘書工作的自覺性。實(shí)踐證明：一個(gè)秘書能否較好地發(fā)揮參謀助手作用，很大程度上取決于其分析綜合能力之強(qiáng)弱。因此，作為一個(gè)秘書，應(yīng)當(dāng)注重解放思想，養(yǎng)成深思熟慮的習(xí)慣。

三、觀察能力

從心理學(xué)上講，觀察能力是構(gòu)成人的智力的五大要素之一。各種專門家都有各自獨(dú)到的觀察力，這是進(jìn)行創(chuàng)造性工作的前提，作為秘書工作人員，也有其秘書工作特點(diǎn)和規(guī)律的觀察能力。這種觀察能力主要是指觀察的目的、觀察的對(duì)象與重點(diǎn)、觀察的敏銳性以及觀察的升華。由于秘書部門處于機(jī)關(guān)的樞紐地位，而文字秘書又處于樞紐的中心，秘書這種特定的地位決定著他觀察的范圍非常廣泛，為此，秘書必須“眼觀六路，耳聽八方”，處處、時(shí)時(shí)做個(gè)“有心人”。秘書觀察的目的又決定其觀察的重點(diǎn)應(yīng)放在領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的特點(diǎn)與規(guī)律、黨內(nèi)生活、社會(huì)生活以及機(jī)關(guān)工作效率等方面。在觀察中，秘書人員又須注意錘煉觀察的敏銳性，即善于發(fā)現(xiàn)為一般人所不易發(fā)現(xiàn)或容易忽略的那些東西，捕捉干部群眾和社會(huì)現(xiàn)象中一切有價(jià)值的問題或傾向。例如，參加領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議，秘書在認(rèn)真做好記錄的同時(shí)，還應(yīng)時(shí)刻關(guān)注與會(huì)者發(fā)言時(shí)的語氣語調(diào)、情緒、等等，以幫助了解其對(duì)某個(gè)問題的基本態(tài)度以及認(rèn)識(shí)程度。在觀察中，秘書不僅要掌握每一時(shí)期群眾在關(guān)心什么，思考什么，而更要掌握領(lǐng)導(dǎo)(特別是 主要領(lǐng)導(dǎo))每一時(shí)期在關(guān)心什么、思考什么。這種“察顏觀色”同阿諛奉承、揣摩迎合領(lǐng)導(dǎo)心理并無共同之處。這種觀察完全是為了提高輔佐領(lǐng)導(dǎo)的主動(dòng)性。秘書在觀察中還要注重進(jìn)行符合邏輯的聯(lián)想、判斷、推理，即觀察的升華。

四、文字表達(dá)能力

文字表達(dá)能力是秘書工作人員的基本功。秘書人員從事公文寫作，主要是運(yùn)用邏輯思維。公文寫作極少用文藝創(chuàng)作中的描寫與抒情，完全排斥夸張手法，側(cè)重于邏輯性極強(qiáng)的敘事、議論和說明，還必須遵守一定的規(guī)范。公文寫作是一個(gè)獨(dú)立的體系，有它自己的許多特殊要求。因此，秘書工作人員的文字表達(dá)能力與一般意義上的文字表達(dá)能力雖有相通之處，但又有區(qū)別。

秘書人員在公文寫作中若文思敏捷、行文迅速、言簡(jiǎn)意賅，格式正確，符合黨的方針政策，切合實(shí)際，則對(duì)宣傳黨的方針政策、解決具體問題就有所促

進(jìn)。反之，秘書工作人員文字水平低，寫出的公文思路不清、冗長(zhǎng)雜亂，或內(nèi)容空泛，不著邊際，照抄照轉(zhuǎn)，則必然貽誤工作。

秘書工作人員的文字表達(dá)能力，并不是單純的文筆技巧問題。缺乏必要的理論修養(yǎng)寫作就很難有深度，不能觸及事物的本質(zhì)；知識(shí)不足，必然會(huì)才思枯竭，還會(huì)出現(xiàn)常識(shí)性的錯(cuò)誤；不作周密的調(diào)查研究，閉門造車，必然主觀武斷，脫離實(shí)際；對(duì)現(xiàn)行政策不熟悉，文字表達(dá)就不能準(zhǔn)確清晰，一語破的，打中要害。凡此種種，都說明秘書的文字表達(dá)能力是一種綜合性能力。

秘書工作人員文字表達(dá)能力的形成和提高，有一個(gè)實(shí)踐過程，要仔細(xì)揣摩優(yōu)秀范文的寫作技巧，勤寫多練，反復(fù)修改自己起草的公文，并定期總結(jié)公文起草的經(jīng)驗(yàn)，教訓(xùn)。

公文寫作是一項(xiàng)創(chuàng)造性勞動(dòng)，秘書工作人員的文字表達(dá)能力也決非套用現(xiàn)成的“公文尺牘”所能提高的，只有多去請(qǐng)教，不斷鉆研，徹底掌握公文寫作的規(guī)律，才能務(wù)去陳言，有所創(chuàng)新，形成準(zhǔn)確簡(jiǎn)練、嚴(yán)謹(jǐn)有力的公文文風(fēng)。此外，秘書工作人員的文字表達(dá)能力還應(yīng)包括書寫技能。書寫技能包括字體的工整與美觀和書寫的速度。書寫技能差，不僅直接妨礙工作效率的提高，有時(shí)甚至還會(huì)影響他人的正確理解，造成過失。秘書工作人員練就一手好書法，書寫的文稿文件不僅可以使人感到清新悅目，也有利于別人正確理解文稿內(nèi)容。

五、口頭表達(dá)能力

所謂口頭表達(dá)能力，是指口齒清楚條理分明，表達(dá)準(zhǔn)確，應(yīng)對(duì)敏捷，說話得體?？陬^表達(dá)能力是秘書工作人員的基本功之一。秘書工作人員匯報(bào)情況，提出建議，傳達(dá)指示，協(xié)調(diào)工作，接待來訪，除一部分是使用書面文字外，大量的是使用口頭語言。

文字表達(dá)還有仔細(xì)推敲的時(shí)間，口頭表達(dá)則往往即席而發(fā)，從一定意義上講，難度更大?？陬^陳述事理，需要頭腦清晰，思想敏銳，反應(yīng)迅速，善于歸納，當(dāng)然首先要正確理解對(duì)話人的原意。秘書工作人員接觸面廣，很多時(shí)候需要從對(duì)方不連貫的語句中抓住說話要點(diǎn)，馬上思考回答的內(nèi)容。秘書工作人員對(duì)領(lǐng)導(dǎo)或?qū)ο录?jí)單位談話，都要態(tài)度從容、不卑不亢，語言語氣恰當(dāng)?shù)皿w，口齒清楚，語言簡(jiǎn)潔，觀點(diǎn)明確，條理分明。

口頭應(yīng)對(duì)，要在極短的時(shí)間內(nèi)完成。如果缺乏邏輯思維訓(xùn)練，缺乏創(chuàng)造性的思維能力，反應(yīng)遲鈍，就很難完成即席應(yīng)對(duì)的任務(wù)。這種能力的形成，要經(jīng)過科學(xué)的訓(xùn)練和長(zhǎng)期的實(shí)踐，秘書工作人員須自覺地加強(qiáng)這方面的鍛煉。

六、聽知能力

所謂聽知能力，就是聽話并理解口語的能力。在秘書工作范圍內(nèi)，需要有各種各樣的聽知能力，例如，要有聽電話，簡(jiǎn)短回答問題、商洽事情等的簡(jiǎn)單聽知能力；又要有調(diào)查訪問，召開座談會(huì)，聽取各種發(fā)言、意見，并加以擇要擷取，綜合組織的較復(fù)雜的聽知能力；有聽取領(lǐng)導(dǎo)交待工作、交辦事情、接受指示、字字句句認(rèn)真銘記的特殊聽知能力；又要有聽取討論、辯論、申訴及對(duì)有爭(zhēng)議的復(fù)雜問題迅速作出判斷的判斷性聽知能力；還要有根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)一、二條指示，就能觸類旁通，舉一反三，具有創(chuàng)造性的聽知能力等等。秘書工作者的多種聽知能力，必須經(jīng)過科學(xué)的訓(xùn)練或在實(shí)際工作中長(zhǎng)期磨煉，才能逐步形成并達(dá)到較高的水平。沒有經(jīng)過訓(xùn)練的一般人的聽知能力，往往停留在低級(jí)階段上，如聽了后句忘了前句；聽了一個(gè)會(huì)，遇到領(lǐng)導(dǎo)有發(fā)揮性的較長(zhǎng)的指示、意見，或許多領(lǐng)導(dǎo)七嘴八舌地議論某個(gè)問題，聽了半天，不知所云，理不出頭緒來，抓不到要領(lǐng)，因此就更不能創(chuàng)造性地聽話，也不能根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的簡(jiǎn)要觀點(diǎn)，便把他們的意圖論證清楚。

要具有較高的聽知能力，關(guān)鍵還在于聽，要聽得快，聽得清，記得牢。因?yàn)榭谡Z在空中傳播，要受到時(shí)間的限制，稍縱即逝，又不能讓領(lǐng)導(dǎo)或他人多次重復(fù)。要想使口語中表達(dá)的意思在瞬間能保留在大腦中，不被忘記，這就要求秘書工作人員在聽話時(shí)，要有集中的注意力，靈敏的反應(yīng)力，深刻的理解力，牢固的記憶力，機(jī)智的組合力和精湛的品評(píng)力。

領(lǐng)導(dǎo)在指示工作、交待事情時(shí)常常用口語，而口語大多是隨想隨講，較少周密思考和細(xì)心錘煉，因此，有時(shí)難免粗糙，不嚴(yán)密，不準(zhǔn)確，這就需要聽話者迅速提醒，敏捷理解，善于去粗取精，捕捉基本思想。還有一種情況，有些領(lǐng)導(dǎo)與秘書長(zhǎng)期相處，關(guān)系密切，因此，和秘書講話時(shí)隨便，簡(jiǎn)略，有時(shí)不完整，不連貫，甚至不合語法，個(gè)人習(xí)慣語也較多，這就需要秘書工作者注意掌握領(lǐng)導(dǎo)在不同場(chǎng)合的表達(dá)方式，從而了解他的思維活動(dòng)和所要表達(dá)的完整內(nèi)容。

七、獨(dú)立辦事能力

秘書工作固然具有從屬的性質(zhì)，但作為秘書工作人員自身來講，又需具有獨(dú)立辦事的能力。有的時(shí)候，秘書工作只有獨(dú)立性強(qiáng)，才會(huì)更好地實(shí)現(xiàn)其從屬性和輔助性。不可想象，一個(gè)一刻也離不開領(lǐng)導(dǎo)指點(diǎn)的秘書，會(huì)成為領(lǐng)導(dǎo)的得力助手。

常言道：“領(lǐng)導(dǎo)不在家，秘書來當(dāng)家”。這當(dāng)然不是說秘書可以代行領(lǐng)導(dǎo)職

權(quán)，發(fā)號(hào)施令，這主要是指辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦事務(wù)、臨時(shí)性的專題調(diào)查以及在緊急情況下，憑借秘書工作經(jīng)驗(yàn)，果斷沉著地處置有關(guān)問題。此外，秘書所從事的管理事務(wù)，諸如衣、食、住、行和醫(yī)療、接待、值班以及跟隨出外的一切準(zhǔn)備工作等等，都須秘書工作人員去獨(dú)立地考慮，獨(dú)立地完成，以盡少分散領(lǐng)導(dǎo)同志的精力。

八、掌握實(shí)用技術(shù)能力

主要包括掌握速記、打字機(jī)、微機(jī)以及駕駛汽車等技能。這可說是秘書工作人員能力特征中的“硬件”。應(yīng)當(dāng)看到，在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，這些技能并非“節(jié)外生枝”。在這方面，也是“技不壓身”，多一種技能總比少一種技能強(qiáng)。況且，這些目前在國(guó)外已經(jīng)成為秘書工作人員的起碼常識(shí)。

九、管理時(shí)間能力

時(shí)間是有價(jià)值的。一個(gè)秘書只要有效地管理自己的時(shí)間，就可以在相同的時(shí)間內(nèi)做更多的事。反之，如果讓時(shí)間放任自流，勢(shì)必會(huì)“時(shí)倍功半”。秘書工作的性質(zhì)決定了秘書在很大程度上沒有時(shí)間的自主權(quán)，如何有效地管理自己的時(shí)間，關(guān)鍵在于接受交辦任務(wù)后和處理繁雜事務(wù)時(shí)有效地計(jì)劃和組織。

以下幾點(diǎn)是行之有效的；

(一)分輕重緩急安排工作順序。一個(gè)秘書最困難也是最容易忽視的就是面對(duì)眾多的工作怎樣確定自己的工作順序。這也是當(dāng)好秘書的基本功。辦事前一定要認(rèn)真思考、分輕重緩急，先集中精力辦最重要的事，然后辦其他事情。切忌先辦輕的，后辦重的；先辦緩的，后辦急的；或者不分主次機(jī)械地按領(lǐng)導(dǎo)交辦次序辦事。

(二)集中時(shí)間做重要工作。要盡量把自己的時(shí)間集中起來，集中時(shí)間的多少要根據(jù)重要工作的需要而定，在確定的時(shí)間里，要把自己的絕大部分精力用在此刻該做的事情上。最忌把時(shí)間切成零星的碎片，把一件亟需辦的事肢解，分幾次完成。

(三)利用時(shí)間的“邊角料”。無論怎樣計(jì)劃和組織，零碎時(shí)間總還會(huì)有的。千個(gè)秘書絕不可視這些時(shí)間的“邊角料”為廢物，隨便拋棄，而要很好地加以利用。這段時(shí)間可以做些相對(duì)次要，需要時(shí)間也不多，又不很急的工作。例如看文件、整理資料、找人談話、瀏覽書報(bào)等。

(四)及時(shí)分析自己利用時(shí)間的情況，檢查有多少時(shí)間被浪費(fèi)掉了，不斷完善時(shí)間管理措施，并最終杜絕浪費(fèi)時(shí)間的現(xiàn)象。

十、交際能力

隨著社會(huì)的發(fā)展，人與人之間的交往更加廣泛、頻繁，人與人之間的關(guān)系更加復(fù)雜，位處領(lǐng)導(dǎo)部門的秘書必須具有很強(qiáng)的善與人交際的能力。單純的內(nèi)向型的人，是干不好秘書工作的。秘書應(yīng)善于在交際中獲取信息，同時(shí)進(jìn)行工作。

這樣看來，秘書工作人員應(yīng)當(dāng)是個(gè)“雜家”，是個(gè)“通才”。這一方面是由秘書職業(yè)本身所具有的特性決定的，同時(shí)也是當(dāng)代社會(huì)管理事務(wù)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

第三篇：秘書人員的基本能力

秘書人員作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，一方面要積極主動(dòng)地獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，另一方面還要具備瘵自己的聰明才智融進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)者的決策過程之中的能力。這就要求秘書人員不僅掌握足夠的知識(shí)，還要具有合理的能力結(jié)構(gòu)。合理的能力結(jié)構(gòu)，是一個(gè)廣義的概念，它主要是指由基本能力和專業(yè)能力組成的立體的能力結(jié)構(gòu)。

一、秘書人員的基本能力所謂基本能力，主要是指秘書人員的智力，包括敏銳的觀察能力、良好的記憶能力、豐富的想象能力和科學(xué)的思維能力。這是秘書人員賴以吸收外界知識(shí)的能力，也是其他能力的基礎(chǔ)。

（一）敏銳的觀察能力。

（二）良好的記憶能力。

（三）豐富的想象力。

（四）科學(xué)的思維能力。來源：溫州秘書網(wǎng)

第四篇：秘書人員的能力素養(yǎng)

秘書人員作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，一方面要積極主動(dòng)地獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，另一方面還要具備瘵自己的聰明才智融進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)者的決策過程之中的能力。這就要求秘書人員不僅掌握足夠的知識(shí)，還要具有合理的能力結(jié)構(gòu)。合理的能力結(jié)構(gòu)，是一個(gè)廣義的概念，它主要是指由基本能力和專業(yè)能力組成的立體的能力結(jié)構(gòu)。

一、秘書人員的基本能力所謂基本能力，主要是指秘書人員的智力，包括敏銳的觀察能力、良好的記憶能力、豐富的想象能力和科學(xué)的思維能力。這是秘書人員賴以吸收外界知識(shí)的能力，也是其他能力的基礎(chǔ)。

（一）敏銳的觀察能力

（二）良好的記憶能力

（三）豐富的想象力

（四）科學(xué)的思維能力

二、秘書人員的專業(yè)能力秘書人員的專業(yè)能力，主要是指語言文字應(yīng)用能力、組織能力、判斷能力、應(yīng)變能力和社交能力。

（一）較高的文字水平。秘書人員工作中的一個(gè)重要任務(wù)，就是從事大量的文字工作，幾乎天天都要修改或草擬文稿。因此，秘書人員必須具備扎實(shí)的文字功底，不僅要精通語法、修辭和邏輯知識(shí)，還要掌握一定的寫作規(guī)律。漢語詞語浩瀚，文體廣博，這為文字工作者提供了良好的條件。但是，寫作是一種綜合能力的表現(xiàn)，要做到內(nèi)容與形式的統(tǒng)一，既要有好的表現(xiàn)形式，又要有充實(shí)的內(nèi)內(nèi)容，并不是一件輕而易舉的事。這就要求秘書人員加強(qiáng)寫作實(shí)踐，熟練掌握各類公文的特點(diǎn)、寫作要求和語言表達(dá)技巧，隨時(shí)注意積累資料，不斷提高寫作水平。要注意文風(fēng)的改革，培養(yǎng)洗煉的文字表達(dá)能力。

（二）較強(qiáng)的組織能力?，F(xiàn)代的秘書人員，既不是那種整天伏案看文件、寫文章的純“文牘性”人才，也不是那種只會(huì)“捆捆扎扎、收收發(fā)發(fā)”的簡(jiǎn)單勞動(dòng)者，而是具有一定的組織和管理能力的人才。根據(jù)職責(zé)的要求，秘書人員經(jīng)常要按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖組織各類活動(dòng)，如果缺乏一些現(xiàn)代的、科學(xué)的組織管理能力，就無法把工作搞好。對(duì)此，秘書人員一方面要通曉辦事的渠道，提高辦事的效能，平時(shí)多接觸一些具體事物，處處留意他人和自己的上級(jí)是如何處理問題的，不斷增加自己的閱歷和經(jīng)驗(yàn)。另一方面要用系統(tǒng)的觀點(diǎn)，統(tǒng)籌安排工作。

（三）準(zhǔn)確的判斷能力。

（四）敏捷的應(yīng)變能力。

（五）廣泛的社交能力。當(dāng)前，社會(huì)交往已成為社會(huì)各階層的一項(xiàng)“熱門”活動(dòng)。社交對(duì)于秘書人員來說同樣重要。首先，社交可以開闊視野，增長(zhǎng)知識(shí)。在廣泛的社交中，可以博采眾長(zhǎng)，學(xué)習(xí)各方面的知識(shí)以豐富自己。知識(shí)出才智，智是謀之本，這樣在實(shí)際工作中就能更好地發(fā)揮參謀助手作用。其次，社交是辦事的輔助。秘書人員辦理公務(wù)，聯(lián)系事務(wù)，自然是“公事公辦”但社交可以幫助選取捷徑，克服阻力，提高辦事效率。秘書人員的能力結(jié)構(gòu)是一個(gè)多層次、多因素的綜合體。建立起合理的能力結(jié)構(gòu)，決不是一件輕而易舉的事情，需要終身為之奮斗。來源：溫州秘書網(wǎng)

第五篇：秘書能力

秘書所具備的能力

對(duì)于一個(gè)秘書來說，如果她僅僅具備全面的業(yè)務(wù)知識(shí)，那她還不能算是個(gè)優(yōu)秀的秘書；一個(gè)優(yōu)秀的秘書，要能根據(jù)工作中出現(xiàn)的具體情況，靈活地運(yùn)用自己所掌握的知識(shí)和技能，做出及時(shí)有效的判斷，并與各方面進(jìn)行溝通，圓滿完成上司交代的工作，一個(gè)成功的秘書除了具備較強(qiáng)的輔佐能力、辦事能力、觀察能力、創(chuàng)新能力、協(xié)調(diào)能力、心理承受能力、表達(dá)能力和寫作能力，她還必須具備高度的理解能力、敏銳的洞察能力、廣泛的信息收集能力、優(yōu)秀的寫作能力和出色的交流溝通能力。

一、判斷能力與執(zhí)行能力

秘書于雪已與稅務(wù)局王局長(zhǎng)約好，今天下午2點(diǎn)陪自已的上司錢總登門拜訪他，商談明年本公司環(huán)保節(jié)能產(chǎn)品免稅的事。正準(zhǔn)備動(dòng)身，前臺(tái)來電話，說東北地區(qū)的總代理鄭總來訪，現(xiàn)在正在會(huì)客室。現(xiàn)在已經(jīng)1點(diǎn)半了。如果按原計(jì)劃去拜訪王局長(zhǎng)，那就不能接待鄭總；如果在家接待鄭總，那就得推遲或取消對(duì)王局長(zhǎng)的拜訪；不僅不好選擇是見王局長(zhǎng)或是鄭總，而且也不好向任何一方解釋?，F(xiàn)在辦公室主任一時(shí)也聯(lián)系不上，沒法向他請(qǐng)示。于雪應(yīng)該怎么辦？

1、能分析問題

盡管事情很急，但于雪仍然需要冷靜。首先應(yīng)該分析可以采取哪些補(bǔ)救措施：給王局長(zhǎng)或鄭總?cè)ル娫挘七t或者取消拜訪；盡快與辦公室主任聯(lián)系上，聽取他的指示；如果不能按原計(jì)劃拜訪王局長(zhǎng)，那么，在告訴王局長(zhǎng)不能踐約時(shí)，一定要誠(chéng)實(shí)，說明真正原因，盡量注意說話時(shí)的語氣；在處理好這些問題之后，就要充分估計(jì)取消或推遲拜訪造成的各種后果；如果有消極后果，就要采取新的措施以把這

種后果減輕到最小程度；另外，由于上司活動(dòng)日程的變更，要及時(shí)與有關(guān)方面（比如司機(jī)）聯(lián)系，以保持各部門工作的協(xié)調(diào)。

當(dāng)然，秘書應(yīng)當(dāng)采取的補(bǔ)救措施不止這些，但是，這些措施要求秘書一氣呵成，在兩三分鐘內(nèi)完成，因?yàn)榭偣彩Ｏ碌臅r(shí)間不到半小時(shí)了。比如說這次不能踐約去拜訪王局長(zhǎng)，并不意味今后也不去了；把原因說明，王局長(zhǎng)不一定就會(huì)計(jì)較；而對(duì)鄭總來說，由于與錢總有很深的私交，這次沒有接待好，在知道了事情原委之后，也許會(huì)一笑了之。于雪在分析這些問題時(shí)，實(shí)際上就已經(jīng)把公司的利益擺在了首位。

當(dāng)問題出現(xiàn)在你面前之后，你要能分析出問題的本質(zhì)，它到底是一個(gè)什么性質(zhì)的問題。要能做到這一點(diǎn)，就要求秘書經(jīng)常保持一種“問題意識(shí)”；只有這樣，你就不管遇到什么問題都會(huì)不慌不忙，從容面對(duì)。

2、具備解決問題的常識(shí)和經(jīng)驗(yàn)

把問題分析清楚了，還要有具備解決問題的常識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。在這種情況下，于雪還應(yīng)想好孰先孰后，是先給王局長(zhǎng)打電話還是先去見鄭總？是先聽取辦公室主任的指示還是先接原計(jì)劃辦，再向辦公室主任匯報(bào)……哪些措施應(yīng)該優(yōu)先，判斷的唯一標(biāo)準(zhǔn)是怎么對(duì)上司有利就怎么做。反過來說，就是那些沒有什么實(shí)際意義的東西暫時(shí)就不要想那么多。

遇到問題了，就要想出解決問題的辦法，因此，秘書必須具備豐富的常識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。只有這樣，不管遇到什么問題，你都能找到靈活的解決辦法。

3、能迅速采取行動(dòng)

想好了辦法就立即付諸實(shí)施。在這種時(shí)候，秘書一定要鎮(zhèn)靜，如果你心里一著急，話就不一定說得明白；對(duì)方在電話里半天還沒聽清你說的是怎么回事，那么，他可能也會(huì)跟著你著急。這樣，不僅浪費(fèi)時(shí)間，而且會(huì)把關(guān)系弄僵，亂上加錯(cuò)。

無論你把問題看得怎樣透徹，也無論你想出了什么高明的解決辦法，如果你不迅速采取行動(dòng)把問題解決，那問題仍然還是問題。對(duì)于上司來說他看重的是結(jié)果，所以，秘書的實(shí)際行動(dòng)是最重要的。

二、理解能力與洞察能力

小鋼是一家生產(chǎn)速凍蔬菜的民營(yíng)企業(yè)的總裁秘書?？斓侥甑琢?，老板一反常態(tài)，既不是與財(cái)務(wù)經(jīng)理討論今年的決算，也沒與銷售部經(jīng)理多討論明年的市場(chǎng)銷毀問題，與他們通電話也就三五分鐘的事；相反，他經(jīng)常帶著研發(fā)部的經(jīng)理與當(dāng)?shù)芈糜尉值娜撕染屏奶?，似乎一天到晚不?wù)正業(yè)。這到底是為什么？小鋼通過琢磨，終于理解老總已經(jīng)看到了生產(chǎn)速凍蔬菜難以形成新的利潤(rùn)增長(zhǎng)點(diǎn)，因?yàn)槌隹跉W盟和日本的速凍蔬菜的技術(shù)壁壘越來越高，所以，決定利用本公司的傳統(tǒng)優(yōu)勢(shì)，開發(fā)以觀光和休閑為特色的生態(tài)農(nóng)業(yè)……在了解了老板的意圖之后，于是他抓緊時(shí)間，搜集進(jìn)入生態(tài)觀光農(nóng)業(yè)的各種信息，特別是目前一些企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)及存在的問題，趕在年初董事會(huì)召開之前，把材料交給了老總。老總一看，大加贊賞，當(dāng)即指示負(fù)責(zé)這個(gè)項(xiàng)目的籌備工作。

作為秘書需要有這樣準(zhǔn)確的判斷能力，對(duì)自己上司的工作及整個(gè)公司的情況有全面而又深刻的了解。如果你能站在上司的角度看問題，那么，你不僅能理解上司對(duì)你各項(xiàng)工作的要求，而且能主動(dòng)提前做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。當(dāng)然，作為秘書不能擅作主張甚至超越自己的權(quán)限。但是，作為秘書，應(yīng)該對(duì)自己下一步的工作有個(gè)基本的把握，對(duì)自己應(yīng)該做的和能夠做的工作有個(gè)準(zhǔn)確的判斷。為了節(jié)省上司的時(shí)間，作為秘書應(yīng)預(yù)先知道上司會(huì)把什么工作交辦給自己，從而提前做好準(zhǔn)備。

三、信息收集能力和寫作能力

在上面這個(gè)例子中，作為秘書應(yīng)該有高度的理解能力與敏銳的洞察能力，但是，光有這個(gè)還不行，你還要有廣泛的信息收集能力和優(yōu)秀的寫作能力。

對(duì)于上司來說，秘書的一項(xiàng)主要工作就是為自己調(diào)查和收集有用而又全面的決策信息，并且及時(shí)地向自己報(bào)告。因此，對(duì)于秘書來說，你首先要知道“什么是信息”，只有這樣你才能知道哪些是上司現(xiàn)在需要的信息。由于情況在不斷變化，你收集到的信息也處在變化之中，所以，為了能給上司提供準(zhǔn)確無誤的信息，秘書應(yīng)對(duì)自己所收集的信息有相當(dāng)?shù)牧私狻?/p>

你知道了上司準(zhǔn)備進(jìn)入生態(tài)觀光農(nóng)業(yè)，他需要大量這方面的信息，你在為他收集信息時(shí)，當(dāng)然能從網(wǎng)上和報(bào)紙雜志上找到許多，但有些信息如開發(fā)成本，投資回報(bào)率這些信息在網(wǎng)上找不著，只有通過朋友或熟人幫忙才能找到，所以，作為秘書必須有廣泛信息收集的能力

秘書收集到信息后要把它們寫成專題報(bào)告，另外還經(jīng)常要起草一些公司內(nèi)外的商業(yè)文書，比要代替上司起草講話稿等，所以，寫作能力對(duì)于秘書來說是不可欠缺的。比如上面那個(gè)例子，公司準(zhǔn)備進(jìn)入生態(tài)觀光農(nóng)業(yè)，投資要幾千萬甚至上億，對(duì)于這么一個(gè)重大的項(xiàng)目，秘書小鋼不可能只向上司作口頭匯報(bào)。他必須用規(guī)范的商業(yè)文書格式把它寫出來呈交給上司，因?yàn)樗粌H只讓上司看，還有可能讓公司所有

董事看，甚至還要讓當(dāng)?shù)卣嘘P(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)看，所以，這份報(bào)告必須規(guī)范。

四、交流溝通能力

當(dāng)今社會(huì)己進(jìn)入信息時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)己滲入到秘書工作的各個(gè)層面；不僅企業(yè)生產(chǎn)的自動(dòng)化程度越來越高，而且企業(yè)管理的自動(dòng)化程度也越來越高。企業(yè)管理的自動(dòng)化不僅沒有削弱人際關(guān)系在企業(yè)管理中的作用，相反，它要求人們更加重視人際關(guān)系，因此，處于企業(yè)管理神經(jīng)樞紐中的秘書，在協(xié)助上司與各方面進(jìn)行交流溝通的作用更加重要。一般來說，上司在公司內(nèi)外都有廣泛的人際關(guān)系，作為秘書必須了解上司的這些人脈關(guān)系，并在這個(gè)基礎(chǔ)上協(xié)助上司與方方面面進(jìn)行交流溝通。

09文秘張清雅 30951550126