第一篇：淺論現(xiàn)代秘書人員能力的培養(yǎng)

參考書目

馮金祥主編：《秘書學(xué)》，中國(guó)商業(yè)出版社1993年第11期

呂謹(jǐn)主編：《探索高等秘書教育的新模式》，1998年第11期

淺論現(xiàn)代秘書能力的培養(yǎng)

回顧過(guò)去，提起“秘書”一詞絕大多數(shù)人就會(huì)想到“花瓶?jī)骸薄ⅰ扒啻猴垺?、“能吃能喝”等詞語(yǔ)，似乎當(dāng)秘書的只要年輕漂亮就可以了。然而，進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，面對(duì)我國(guó)加入世界貿(mào)易組織，面對(duì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，一方面企業(yè)急需綜合能力較強(qiáng)的秘書人才協(xié)助上司工作，另一反面企業(yè)對(duì)秘書人員的能力提出了更高的要求。除此之外，現(xiàn)代秘書工作的復(fù)雜性、多樣性和秘書活動(dòng)的豐富性、廣泛性，需要秘書人員具有多種能力，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不止是人們所謂的“花瓶?jī)骸?、“青春飯”、“能吃能喝”的無(wú)能秘書。但從目前企業(yè)秘書隊(duì)伍的現(xiàn)狀看，秘書綜合能力偏低的問(wèn)題令人堪憂。所以，秘書能力的好壞不但是造就高一支業(yè)務(wù)精、知識(shí)強(qiáng)、作風(fēng)好、紀(jì)律嚴(yán)的秘書隊(duì)伍的基礎(chǔ)，更是推動(dòng)秘書事業(yè)健康發(fā)展，保證各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵。因此，研究現(xiàn)代秘書能力的培養(yǎng)問(wèn)題具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、現(xiàn)代秘書的能力結(jié)構(gòu)

由于秘書工作只能趨向?qū)I(yè)化、職業(yè)化和現(xiàn)代化，對(duì)秘書的能力結(jié)構(gòu)提出了新的要求。為了適應(yīng)發(fā)展，秘書人員必須具備以下幾方面的能力：

（一）表達(dá)能力

表達(dá)能力是認(rèn)識(shí)外界的最基本的能力，有文字表達(dá)能力，和口頭表達(dá)能力。

1、文字表達(dá)能力

文字表達(dá)能力主要指寫作能力，即公文和事務(wù)應(yīng)用公文的寫作能力。秘書常常需要根據(jù)企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀制定措施、編制計(jì)劃，撰寫各種報(bào)告，供企業(yè)決策時(shí)參考，因此書面表達(dá)能力是現(xiàn)代秘書必備條件和基本功。秘書人員要寫好公文和應(yīng)用文，應(yīng)具有語(yǔ)法、修辭、邏輯知識(shí)，應(yīng)掌握大量的詞匯和不同的句式，應(yīng)具有公文和應(yīng)用文體知識(shí)，應(yīng)掌握用漢字和簡(jiǎn)化字，掌握標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用法，并通過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐，將這些知識(shí)綜合起來(lái)轉(zhuǎn)化為寫作能力。應(yīng)該認(rèn)識(shí)到，寫作能力不僅僅是文字表達(dá)能力，還反映了一個(gè)人的思維能力、語(yǔ)言組織能力和觀察能力。因此秘書人員要有深厚的文字修養(yǎng)，因?yàn)樗墓ぷ鞑粌H對(duì)材料要進(jìn)行綜合分析，更主要的是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的工作思路要進(jìn)行演繹或歸納，將領(lǐng)導(dǎo)確定的原則具體化，將零散的思維條理化，將未成型的意圖清晰化。所有這些都要靠規(guī)范、準(zhǔn)確、精練的文字予以表達(dá)。

2、口頭表達(dá)能力

秘書不僅要會(huì)寫文章，還要能說(shuō)會(huì)道。口頭表達(dá)能力，就是運(yùn)用口頭語(yǔ)言交流思想、傳達(dá)信息的能力。它較書面表達(dá)使用頻率更高，使用范圍更廣。秘書的口才，直接影響著他參謀和助手效能的發(fā)揮。所以，秘書因該會(huì)說(shuō)一口標(biāo)準(zhǔn)而且流利的普通話，要扣此清晰，不急不慢?！罢f(shuō)”的過(guò)程，一方面是表達(dá)自己的理解和見解，另一方面也能跟領(lǐng)導(dǎo)、同事溝通。

（二）應(yīng)用能力

應(yīng)用能力是秘書人員必備的一種能力。它包括組織協(xié)調(diào)能力、社交和公關(guān)能力和創(chuàng)新能力。

1、組織協(xié)調(diào)能力

現(xiàn)代秘書還需要較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力?，F(xiàn)代秘書已不是單純的文書工作者，而是具有一定能力的管理人才。秘書要善于發(fā)現(xiàn)機(jī)關(guān)與機(jī)關(guān)之間、部門與部門之間、機(jī)關(guān)與基層之間工作上的矛盾和不平衡；善于發(fā)現(xiàn)文件與文件之間政策/提法上的地處或不一致；要善于發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)、干部與干部之間的誤解或不和，并及時(shí)加以溝通和協(xié)調(diào)。因此，秘書人員一方面要通曉辦事的渠道，提高辦事效率，平

時(shí)多接觸一些具體事務(wù)，出處留意他人和自己的上司是如何處理問(wèn)題的，不斷加強(qiáng)自己的閱歷和經(jīng)驗(yàn)。另一方面要用系統(tǒng)的觀察，統(tǒng)籌兼顧安排組織好工作，協(xié)調(diào)好領(lǐng)導(dǎo)日程并為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備好相關(guān)的活動(dòng)資料。

2、社交和公關(guān)能力

現(xiàn)代社會(huì)中的秘書已不再是整天坐在辦公室里整理文件或是伏案寫作，而是經(jīng)常參加各種社會(huì)活動(dòng)，外出聯(lián)系工作，調(diào)查情況，參加各種會(huì)議、會(huì)談或宴會(huì)。社交可以開闊視野，增長(zhǎng)知識(shí)。在廣泛的社交中，可以博采眾長(zhǎng)，學(xué)習(xí)各方面的知識(shí)以豐富自己。社交也是辦事的輔助。秘書人員辦理公務(wù)，聯(lián)系事物，自然是“公事公辦”，但社交可以助其選取捷徑，克服阻力，提高辦事效率。秘書工作還會(huì)涉及客戶服務(wù)，則行業(yè)比較愛那個(gè)秘書推向公關(guān)經(jīng)理人或者公開發(fā)言人的角色。因此，秘書人員必須具有一定的社會(huì)和公關(guān)能力，才能處理好復(fù)雜的人際關(guān)系，才能更好的輔助領(lǐng)導(dǎo)，扮好秘書的參謀。只有具有相當(dāng)強(qiáng)的社交和公關(guān)能力，在上下級(jí)之間或同事與領(lǐng)導(dǎo)之間工作起來(lái)感到游刃有余，提高辦事效率。

3、應(yīng)變能力

現(xiàn)代秘書還要有敏銳的應(yīng)變能力。雖說(shuō)秘書的大部分時(shí)間都是有章可循，應(yīng)嚴(yán)格按照政策和規(guī)章制度辦事。但秘書的一個(gè)主要職責(zé)就是為上司提供事務(wù)性的服務(wù)，減少外界對(duì)上司的干擾，這就要秘書的隨機(jī)應(yīng)變，要有遇急不慌、臨危不懼、處事冷靜的應(yīng)變能力，處理問(wèn)題是既要符合原則，又要有一定的機(jī)動(dòng)性和靈活性。具體來(lái)說(shuō)，在一些正式或非正式的場(chǎng)合中，秘書是還是上司的代表和發(fā)言人，這要求秘書密切配合上司，幫上司打圓場(chǎng)，為領(lǐng)導(dǎo)樹立良好的形象和營(yíng)造有價(jià)值的人脈關(guān)系。

4、創(chuàng)新能力

當(dāng)代新思想、新總是、新事物層出不窮，秘書人員一個(gè)重要的心理素質(zhì)就是必須具備勇于進(jìn)取和大膽創(chuàng)新的精神。對(duì)秘書來(lái)說(shuō)，創(chuàng)造意識(shí)就是要求他們打破舊觀念，克服“咋說(shuō)就咋辦”的片面認(rèn)識(shí)，充分發(fā)揮工作的積極性和創(chuàng)造性，不因循守舊，不墨守陳規(guī)，沖破舊框框，提出新見解，訂立新章法，采取新行動(dòng)，更好地發(fā)揮他們的主觀能動(dòng)性，實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值。

秘書人員素質(zhì)直接關(guān)系到秘書能否完成好本職工作，做好的參謀助手，將各項(xiàng)工作落實(shí)到實(shí)處，促進(jìn)社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)不斷向前發(fā)展。造就一支政治強(qiáng)、作風(fēng)實(shí)、業(yè)務(wù)精、素質(zhì)高的秘書隊(duì)伍，是建設(shè)社會(huì)主義現(xiàn)代化事業(yè)的客觀要求，也是新時(shí)代對(duì)我們秘書從業(yè)人員提出的一項(xiàng)新課題，是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，秘書工作者要在實(shí)踐中積極探索，積累經(jīng)驗(yàn)，逐步提高

社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，帶來(lái)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)和職業(yè)結(jié)構(gòu)的調(diào)整和變化，各類職業(yè)和崗位對(duì)人的素質(zhì)要求也愈來(lái)愈高，秘書作為一種輔助性的特殊崗位，其整體素質(zhì)物不斷提高已成必然。一名優(yōu)秀的復(fù)合型秘書已對(duì)企業(yè)起著舉足輕重的作用。

（三）專業(yè)能力

1、閱讀概括能力

秘書要善于閱讀，既要精讀，如重要文件或經(jīng)典文本逐字逐句研究，從字里行間領(lǐng)會(huì)其微言大義；又要善于快讀和泛讀，善于從連篇累牘之中摘出其重要的警句或關(guān)鍵詞，或是提煉濃縮，寫成提綱或摘要。

2、操作先進(jìn)辦公器械的能力

面對(duì)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的社會(huì)大環(huán)境，秘書工作中傳統(tǒng)的、手工的辦公模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展的需要。各種各樣的先進(jìn)辦公器械引進(jìn)了秘書工作之中，使得從事秘書工作的人員從繁瑣的日常工作之中脫離出來(lái)，節(jié)省了許多時(shí)間來(lái)考慮工作中的問(wèn)題，從而不斷提高了工作效率。

先進(jìn)的辦公器械主要指電話機(jī)、錄音機(jī)、擴(kuò)音機(jī)、照相機(jī)、錄像機(jī)、復(fù)印機(jī)、打字機(jī)、電子計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備等等。凡是辦公室擁有的器械、設(shè)備，秘書人員都應(yīng)該學(xué)會(huì)使用。其中 計(jì)算機(jī)操作能力尤為重要。凱斯說(shuō)：“當(dāng)多數(shù)人上網(wǎng)時(shí)，這會(huì)以前所未有的方式讓人掌握主動(dòng)權(quán)。他們隨時(shí)都能獲得有關(guān)他們關(guān)心問(wèn)題的信息，這會(huì)在一個(gè)比較完善的市場(chǎng)為他們提供比較完善的信息?！鄙虅?wù)秘書需要閱讀、收集大量信息，或進(jìn)行日常事務(wù)處理，或進(jìn)行復(fù)雜的計(jì)算，都離不開計(jì)算機(jī)。利用網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)現(xiàn)資源共享，快捷地了解世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展的現(xiàn)狀，節(jié)約人力和時(shí)間。隨著電子商務(wù)的興起和發(fā)展，不斷提高計(jì)算機(jī)操作能力對(duì)商務(wù)秘書而言是大勢(shì)所趨。

3、掌握外語(yǔ)的能力

隨著市場(chǎng)國(guó)際化的發(fā)展和企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，越來(lái)越多的管理者要到國(guó)外進(jìn)行投資、經(jīng)濟(jì)管理或進(jìn)行國(guó)際貿(mào)易交際、商務(wù)談判，簽訂合同等，這就要求秘書人員尤其是商務(wù)秘書具備一定的外語(yǔ)能力。現(xiàn)在即使是沒(méi)有涉外經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的企業(yè)，也要求秘書人員掌握1一2門外語(yǔ)，能夠利用外語(yǔ)閱讀或查閱資料，并熟練掌握外語(yǔ)會(huì)話、寫作的能力。

秘書應(yīng)當(dāng)掌握一門外語(yǔ)。隨著改革開放的深入發(fā)展，秘書參與外事活動(dòng)的機(jī)會(huì)越來(lái)越多；同時(shí)，秘書如果能從外文書刊報(bào)紙中直接獲取最新的信息資料，就容易使我們的管理工作近于世界先進(jìn)水平，這些都對(duì)秘書人員的外語(yǔ)知識(shí)提出了較高的要求。發(fā)達(dá)國(guó)家對(duì)秘書人員的外語(yǔ)水平要求都很高，我們也應(yīng)戰(zhàn)略的看待這個(gè)問(wèn)題搞好秘書人員的外語(yǔ)知識(shí)的學(xué)習(xí)。

（四）認(rèn)知道事物的能力

這種能力是指人們?cè)跁r(shí)間經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上，對(duì)客觀事物的本質(zhì)和規(guī)律能夠正確地了解和把握。秘書人員工作綜合性強(qiáng)，接觸面寬，經(jīng)常會(huì)遇到各種事物和問(wèn)題，如何去認(rèn)識(shí)和解決需要較強(qiáng)的認(rèn)識(shí)和識(shí)別能力。具體講，需要培養(yǎng)以下幾種能力：

1、觀察感知能力

觀察的客觀性和觀察的敏銳性，準(zhǔn)確地掌握住觀察的目的、對(duì)象與重點(diǎn)、并及時(shí)將觀察加以升華，形成合乎實(shí)際的理性認(rèn)識(shí)，對(duì)秘書人員十分重要。秘書只有具備較強(qiáng)的觀察感知能力，時(shí)時(shí)、事事、處處做有心人，善于觀察，善于發(fā)現(xiàn)容易忽略的“死角”，撲捉政治生活中一切有價(jià)值的信息，才能變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。

2、辨別是非能力

秘書人員工作于身邊，又介于和群眾之間，在提供信息、綜合協(xié)調(diào)、接待來(lái)訪、洽談工作、解決問(wèn)題等方面，必須明辨是非，處理得當(dāng)。所謂辨別是非能力就是用辨證唯物主義認(rèn)識(shí)論來(lái)觀察分析事物，把握事物的本質(zhì)，從而作出正確的判斷。這種能力由秘書本身的政策水平、思維能力以及綜合知識(shí)、社會(huì)閱歷等因素決定。

二、現(xiàn)代秘書能力培養(yǎng)的途徑和方法

面對(duì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)給我國(guó)人才市場(chǎng)帶來(lái)的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，以及我國(guó)秘書隊(duì)伍整體能力偏低的現(xiàn)狀，在此就如何加強(qiáng)秘書人才的能力培養(yǎng)作些初步探討。

（一）秘書個(gè)人

對(duì)于想要從事秘書行業(yè)的個(gè)人而言，除了接受培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的教育外，必須加強(qiáng)自主學(xué)習(xí)，增強(qiáng)自己的能力。主要從以下五點(diǎn)著手：第一，培養(yǎng)良好的思想修養(yǎng)和工作作風(fēng)。具體做到全心全意為人民服務(wù)、謙虛謹(jǐn)慎、實(shí)事求是、簡(jiǎn)潔干練和富裕創(chuàng)造。第二，嚴(yán)守職業(yè)道德。須忠于職守、嚴(yán)守機(jī)密、恪守信用、文明禮貌、廉潔奉公。第三，了解并善于調(diào)節(jié)自己的心理，努力培養(yǎng)自己完美的性格。做到開朗、敏捷、建議、幽默、自制。第四，博覽群書，開闊胸襟，培養(yǎng)廣泛的興趣。第五，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)操作訓(xùn)練，掌握并使用先進(jìn)現(xiàn)代辦公設(shè)備。

（二）教育機(jī)構(gòu)

南宋時(shí)期的理學(xué)大師朱熹說(shuō)過(guò)：“事必有法，然后可成；師舍是則無(wú)以教，弟子舍是則無(wú)以學(xué)?！庇纱丝梢?，教學(xué)方法與教學(xué)質(zhì)量、效益關(guān)系密不可分。因此，對(duì)于秘書人才的培養(yǎng)離不開教育機(jī)構(gòu)的教學(xué)方法和教學(xué)質(zhì)量。由于秘書學(xué)科有很強(qiáng)的應(yīng)用性，秘書專業(yè)學(xué)生能力的培養(yǎng)就離不開社會(huì)生活實(shí)踐。所以，國(guó)家教育機(jī)構(gòu)要強(qiáng)化實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)，有計(jì)劃地把實(shí)踐活動(dòng)納入秘書教學(xué)的重要環(huán)節(jié)之中去。我們可以從三個(gè)層面來(lái)強(qiáng)化實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)，讓學(xué)者“在游泳中學(xué)會(huì)游泳”。

首先，要將秘書教學(xué)與社會(huì)實(shí)踐相結(jié)合。

其次，要將秘書教學(xué)與校園實(shí)踐相結(jié)合。

最后，要將秘書教學(xué)與家庭實(shí)踐相結(jié)合。

除此之外，教育機(jī)構(gòu)應(yīng)該相應(yīng)的改革考試方法。目前的考試基本上只考書本上的理論知識(shí)，而忽視對(duì)學(xué)生實(shí)踐能力的考核。所以在考試命題是，多出能培養(yǎng)、啟發(fā)學(xué)生創(chuàng)造性的試題，盡量少考死記硬背的條條，多考查學(xué)生運(yùn)用和分析知識(shí)、解決問(wèn)題的能力，鼓勵(lì)學(xué)生有創(chuàng)造性的見解。

（三）企事業(yè)單位

為提高工作人員的整體素質(zhì)，提高工作效率，企事業(yè)單位應(yīng)該為新聘請(qǐng)的秘書人員提供崗前培訓(xùn)或在職培訓(xùn)的機(jī)會(huì)。

崗前培訓(xùn)可以由單位或者專門的組織進(jìn)行，目的在于促使學(xué)員將知識(shí)轉(zhuǎn)化為技能，熟悉并應(yīng)用秘書工作和秘書活動(dòng)的方法、程序、技術(shù)和規(guī)律。崗前培訓(xùn)可以與秘書專業(yè)學(xué)員的實(shí)習(xí)結(jié)合起來(lái)，由原來(lái)教師和用人單位有經(jīng)驗(yàn)的秘書聯(lián)合指導(dǎo)。

同時(shí)，已經(jīng)擔(dān)任秘書職位的人員為了更新知識(shí)，提高素質(zhì)和能力，也可以參加相關(guān)的短期培訓(xùn)。與崗前培訓(xùn)不同的是，在職培訓(xùn)必須由單位上級(jí)組織進(jìn)行，或請(qǐng)專家作專題學(xué)術(shù)報(bào)告，或請(qǐng)富有經(jīng)驗(yàn)的高級(jí)秘書介紹工作經(jīng)驗(yàn)，組織學(xué)員交流、互相學(xué)習(xí)啟發(fā)等。

三、結(jié)論

我國(guó)加入WTO之后，給企業(yè)的生存和發(fā)展帶來(lái)了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，新的形勢(shì)和任務(wù)給新時(shí)代的企業(yè)秘書工作者提出了更高的要求。然而，目前我國(guó)眾多秘書人員中真正較強(qiáng)綜合技能的復(fù)合型秘書人才是少之又少。因此，復(fù)合型秘書人才的發(fā)展趨勢(shì)是秘書人員的培養(yǎng)方向。這就要求秘書工作者必須具有超前意識(shí)，迎難而上，勤奮進(jìn)取，具備較強(qiáng)的表達(dá)能力、應(yīng)用能力和專業(yè)能力，提高自身綜合素質(zhì)和能力。其次，育機(jī)構(gòu)應(yīng)不斷強(qiáng)化與秘書工作有關(guān)的實(shí)踐教學(xué)，同時(shí)改革秘書考試或考核方法，從而提高學(xué)者的實(shí)踐能力、綜合分析能力和創(chuàng)造能力。再次，事業(yè)單位則可以通過(guò)崗前培訓(xùn)或在職培訓(xùn)的方法，提高秘書人員的工作質(zhì)量，增強(qiáng)企業(yè)實(shí)力。如此，才能促進(jìn)整個(gè)秘書行業(yè)的健康有序發(fā)展，滿足企事業(yè)單位對(duì)秘書人才的真正需求，從而推動(dòng)整個(gè)社會(huì)的進(jìn)步。

第二篇：培養(yǎng)秘書口頭報(bào)告能力

培養(yǎng)秘書口頭報(bào)告能力

秘書人員的口頭報(bào)告能力，是一個(gè)人分析能力、協(xié)調(diào)能力、應(yīng)變能力、表達(dá)能力的綜合體現(xiàn)。迅速、簡(jiǎn)潔、準(zhǔn)確的口頭報(bào)告，有利于領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)掌握情況，迅速作出決策。培養(yǎng)秘書人員的口頭報(bào)告能力，要從以下細(xì)節(jié)著于：

一、精心過(guò)濾，區(qū)別處理、區(qū)別對(duì)待、慎重處理，以免干擾領(lǐng)導(dǎo)的正常工作，甚至給領(lǐng)導(dǎo)造成被動(dòng)。

二、弄清原委，力求準(zhǔn)確。視信息的真實(shí)性、完善性為生命，按時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、經(jīng)過(guò)、結(jié)果六要素調(diào)查了解，構(gòu)建完善的信息。

三、打好腹稿，簡(jiǎn)明扼要。說(shuō)話要講究層次，抓住主要事實(shí)；語(yǔ)言要精煉，不能重復(fù)；客觀陳述，不攙雜個(gè)人觀點(diǎn)，以免影響領(lǐng)導(dǎo)獨(dú)立思考。

四、舉止沉穩(wěn)，口齒清晰。無(wú)論大事小事、難事易事、急事緩事，都要做到舉止沉穩(wěn)，語(yǔ)調(diào)節(jié)器平和，口齒清晰，不卑不亢。

五、把握時(shí)機(jī)，靈活對(duì)待。在人員較多的場(chǎng)合，一般應(yīng)注意保密，宣向領(lǐng)導(dǎo)個(gè)別報(bào)告。領(lǐng)導(dǎo)情緒不好時(shí)，要盡量做到語(yǔ)言平實(shí)、平鋪直述，以免引起領(lǐng)導(dǎo)情緒波動(dòng)，影響對(duì)事情的正確答復(fù)或處理。不是特別急的事情，還可緩一步報(bào)告。領(lǐng)導(dǎo)正在講話或聚精會(huì)神地處理某一文件，一般不要立即報(bào)告。

第三篇：秘書人員的專業(yè)能力

秘書人員的專業(yè)能力秘書人員的專業(yè)能力，主要是指語(yǔ)言文字應(yīng)用能力、組織能力、判斷能力、應(yīng)變能力和社交能力。

（一）較高的文字水平。秘書人員工作中的一個(gè)重要任務(wù)，就是從事大量的文字工作，幾乎天天都要修改或草擬文稿。因此，秘書人員必須具備扎實(shí)的文字功底，不僅要精通語(yǔ)法、修辭和邏輯知識(shí)，還要掌握一定的寫作規(guī)律。漢語(yǔ)詞語(yǔ)浩瀚，文體廣博，這為文字工作者提供了良好的條件。但是，寫作是一種綜合能力的表現(xiàn)，要做到內(nèi)容與形式的統(tǒng)一，既要有好的表現(xiàn)形式，又要有充實(shí)的內(nèi)內(nèi)容，并不是一件輕而易舉的事。這就要求秘書人員加強(qiáng)寫作實(shí)踐，熟練掌握各類公文的特點(diǎn)、寫作要求和語(yǔ)言表達(dá)技巧，隨時(shí)注意積累資料，不斷提高寫作水平。要注意文風(fēng)的改革，培養(yǎng)洗煉的文字表達(dá)能力。

（二）較強(qiáng)的組織能力?，F(xiàn)代的秘書人員，既不是那種整天伏案看文件、寫文章的純“文牘性”人才，也不是那種只會(huì)“捆捆扎扎、收收發(fā)發(fā)”的簡(jiǎn)單勞動(dòng)者，而是具有一定的組織和管理能力的人才。根據(jù)職責(zé)的要求，秘書人員經(jīng)常要按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖組織各類活動(dòng)，如果缺乏一些現(xiàn)代的、科學(xué)的組織管理能力，就無(wú)法把工作搞好。對(duì)此，秘書人員一方面要通曉辦事的渠道，提高辦事的效能，平時(shí)多接觸一些具體事物，處處留意他人和自己的上級(jí)是如何處理問(wèn)題的，不斷增加自己的閱歷和經(jīng)驗(yàn)。另一方面要用系統(tǒng)的觀點(diǎn)，統(tǒng)籌安排工作。

（三）準(zhǔn)確的判斷能力。

（四）敏捷的應(yīng)變能力。

（五）廣泛的社交能力。當(dāng)前，社會(huì)交往已成為社會(huì)各階層的一項(xiàng)“熱門”活動(dòng)。社交對(duì)于秘書人員來(lái)說(shuō)同樣重要。首先，社交可以開闊視野，增長(zhǎng)知識(shí)。在廣泛的社交中，可以博采眾長(zhǎng)，學(xué)習(xí)各方面的知識(shí)以豐富自己。知識(shí)出才智，智是謀之本，這樣在實(shí)際工作中就能更好地發(fā)揮參謀助手作用。其次，社交是辦事的輔助。秘書人員辦理公務(wù)，聯(lián)系事務(wù)，自然是“公事公辦”但社交可以幫助選取捷徑，克服阻力，提高辦事效率。秘書人員的能力結(jié)構(gòu)是一個(gè)多層次、多因素的綜合體。建立起合理的能力結(jié)構(gòu)，決不是一件輕而易舉的事情，需要終身為之奮斗。來(lái)源：溫州秘書網(wǎng)

第四篇：秘書人員的能力特征

秘書人員的能力特征

與秘書工作人員的品質(zhì)修養(yǎng)、知識(shí)結(jié)構(gòu)相適應(yīng)，秘書人員的能力特征也很突出。

一、善干與領(lǐng)導(dǎo)相處的能力

人，可分為“善與人相處型”與“不善與人相處型”兩類，在前者中，又不見得秘書人員都善于與領(lǐng)導(dǎo)相處。而由于秘書工作的性質(zhì)所決定，善于與領(lǐng)導(dǎo)相處的能力是秘書諸種能力中一項(xiàng)最基本的要素，舍此，便無(wú)以談及其它。秘書和領(lǐng)導(dǎo)人的關(guān)系自然是領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的工作關(guān)系。秘書是秉承領(lǐng)導(dǎo)的意圖進(jìn)行工作，因此秘書應(yīng)當(dāng)認(rèn)真理解、領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，按領(lǐng)導(dǎo)的指示辦事。在參與政務(wù)的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)為領(lǐng)導(dǎo)提供真實(shí)的全面的情況和意見，并參與問(wèn)題的分析，給解決問(wèn)題出主意、想辦法。但是在工作中，特別是在撰文和執(zhí)行中，決不可摻雜個(gè)人的感情或意志，利用自己所處的特殊地位自行其是．擅自專權(quán)，更不應(yīng)改變領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)作出的決定。在討論一些問(wèn)題時(shí)如果與領(lǐng)導(dǎo)的看法有分歧，秘書可以在適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)或場(chǎng)合，表述自己的意見，闡明自己的看法。但是，絕不可當(dāng)面唯唯諾諾，背后說(shuō)三道四，表里不一。尊重領(lǐng)導(dǎo)，服從領(lǐng)導(dǎo)，秉承領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事，這是秘書工作中應(yīng)遵循的原則，但又不意味著事事處處地盲從，秘書更不能使自己成為留聲機(jī)、傳聲筒。尊重和服從固然是原則，但尊重與服從又是有條件的。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)作出的決定不妥或失誤時(shí)，應(yīng)出于公心予以提醒或諫議；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)者違反原則，干了違犯黨紀(jì)國(guó)法的事時(shí)，又絕不能沆瀣一氣，同流合污。

領(lǐng)導(dǎo)者和秘書都是受黨的派遣進(jìn)行工作的，他們之間的關(guān)系是平等的同志式的關(guān)系。在工作上，秘書作為領(lǐng)導(dǎo)人的助手，應(yīng)當(dāng)尊重、協(xié)助和支持領(lǐng)導(dǎo)的工作，在生活上應(yīng)給予領(lǐng)導(dǎo)以細(xì)致周到的安排和照顧，這是秘書工作“服務(wù)性強(qiáng)”的特點(diǎn)所決定的，是正常的工作關(guān)系，無(wú)可非議。但是秘書必須明確自己是國(guó)家的一個(gè)工作人員，在工作中也要注意尊重自己的人格，不能一味地去迎合領(lǐng)導(dǎo)，以求博得領(lǐng)導(dǎo)的青睞和歡心，使自己變成一個(gè)吹牛拍馬、阿諛獻(xiàn)媚、卑躬屈膝的勢(shì)利小人。

二、分析綜合能力

“心之官則思”。從事任何工作都需要進(jìn)行思考，當(dāng)秘書尤其如此。所謂分析和綜合，就是善于透過(guò)現(xiàn)象看本質(zhì)，在大量的、個(gè)別的事物中找出它們的聯(lián)系(規(guī)律)。秘書的這種分析綜合的能力主要表現(xiàn)在；一是閱讀概括能力，每看一個(gè)文件、一篇文章、一份材料，要能比較迅速地概括其中心、要點(diǎn)，并找

出其新的提法等；二是注重政治經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的分析，研究以經(jīng)濟(jì)工作為中心的各項(xiàng)工作中出現(xiàn)的新情況、新經(jīng)驗(yàn)、新問(wèn)題，并據(jù)此提出打開工作新局面的新設(shè)想、新辦法，摸索和總結(jié)適應(yīng)新時(shí)期工作的新路子，三是在秘書工作實(shí)踐中逐步摸索和總結(jié)機(jī)關(guān)工作及秘書工作的特點(diǎn)和規(guī)律，提高秘書工作的自覺(jué)性。實(shí)踐證明：一個(gè)秘書能否較好地發(fā)揮參謀助手作用，很大程度上取決于其分析綜合能力之強(qiáng)弱。因此，作為一個(gè)秘書，應(yīng)當(dāng)注重解放思想，養(yǎng)成深思熟慮的習(xí)慣。

三、觀察能力

從心理學(xué)上講，觀察能力是構(gòu)成人的智力的五大要素之一。各種專門家都有各自獨(dú)到的觀察力，這是進(jìn)行創(chuàng)造性工作的前提，作為秘書工作人員，也有其秘書工作特點(diǎn)和規(guī)律的觀察能力。這種觀察能力主要是指觀察的目的、觀察的對(duì)象與重點(diǎn)、觀察的敏銳性以及觀察的升華。由于秘書部門處于機(jī)關(guān)的樞紐地位，而文字秘書又處于樞紐的中心，秘書這種特定的地位決定著他觀察的范圍非常廣泛，為此，秘書必須“眼觀六路，耳聽八方”，處處、時(shí)時(shí)做個(gè)“有心人”。秘書觀察的目的又決定其觀察的重點(diǎn)應(yīng)放在領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的特點(diǎn)與規(guī)律、黨內(nèi)生活、社會(huì)生活以及機(jī)關(guān)工作效率等方面。在觀察中，秘書人員又須注意錘煉觀察的敏銳性，即善于發(fā)現(xiàn)為一般人所不易發(fā)現(xiàn)或容易忽略的那些東西，捕捉干部群眾和社會(huì)現(xiàn)象中一切有價(jià)值的問(wèn)題或傾向。例如，參加領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議，秘書在認(rèn)真做好記錄的同時(shí)，還應(yīng)時(shí)刻關(guān)注與會(huì)者發(fā)言時(shí)的語(yǔ)氣語(yǔ)調(diào)、情緒、等等，以幫助了解其對(duì)某個(gè)問(wèn)題的基本態(tài)度以及認(rèn)識(shí)程度。在觀察中，秘書不僅要掌握每一時(shí)期群眾在關(guān)心什么，思考什么，而更要掌握領(lǐng)導(dǎo)(特別是 主要領(lǐng)導(dǎo))每一時(shí)期在關(guān)心什么、思考什么。這種“察顏觀色”同阿諛?lè)畛小⒋τ项I(lǐng)導(dǎo)心理并無(wú)共同之處。這種觀察完全是為了提高輔佐領(lǐng)導(dǎo)的主動(dòng)性。秘書在觀察中還要注重進(jìn)行符合邏輯的聯(lián)想、判斷、推理，即觀察的升華。

四、文字表達(dá)能力

文字表達(dá)能力是秘書工作人員的基本功。秘書人員從事公文寫作，主要是運(yùn)用邏輯思維。公文寫作極少用文藝創(chuàng)作中的描寫與抒情，完全排斥夸張手法，側(cè)重于邏輯性極強(qiáng)的敘事、議論和說(shuō)明，還必須遵守一定的規(guī)范。公文寫作是一個(gè)獨(dú)立的體系，有它自己的許多特殊要求。因此，秘書工作人員的文字表達(dá)能力與一般意義上的文字表達(dá)能力雖有相通之處，但又有區(qū)別。

秘書人員在公文寫作中若文思敏捷、行文迅速、言簡(jiǎn)意賅，格式正確，符合黨的方針政策，切合實(shí)際，則對(duì)宣傳黨的方針政策、解決具體問(wèn)題就有所促

進(jìn)。反之，秘書工作人員文字水平低，寫出的公文思路不清、冗長(zhǎng)雜亂，或內(nèi)容空泛，不著邊際，照抄照轉(zhuǎn)，則必然貽誤工作。

秘書工作人員的文字表達(dá)能力，并不是單純的文筆技巧問(wèn)題。缺乏必要的理論修養(yǎng)寫作就很難有深度，不能觸及事物的本質(zhì)；知識(shí)不足，必然會(huì)才思枯竭，還會(huì)出現(xiàn)常識(shí)性的錯(cuò)誤；不作周密的調(diào)查研究，閉門造車，必然主觀武斷，脫離實(shí)際；對(duì)現(xiàn)行政策不熟悉，文字表達(dá)就不能準(zhǔn)確清晰，一語(yǔ)破的，打中要害。凡此種種，都說(shuō)明秘書的文字表達(dá)能力是一種綜合性能力。

秘書工作人員文字表達(dá)能力的形成和提高，有一個(gè)實(shí)踐過(guò)程，要仔細(xì)揣摩優(yōu)秀范文的寫作技巧，勤寫多練，反復(fù)修改自己起草的公文，并定期總結(jié)公文起草的經(jīng)驗(yàn)，教訓(xùn)。

公文寫作是一項(xiàng)創(chuàng)造性勞動(dòng)，秘書工作人員的文字表達(dá)能力也決非套用現(xiàn)成的“公文尺牘”所能提高的，只有多去請(qǐng)教，不斷鉆研，徹底掌握公文寫作的規(guī)律，才能務(wù)去陳言，有所創(chuàng)新，形成準(zhǔn)確簡(jiǎn)練、嚴(yán)謹(jǐn)有力的公文文風(fēng)。此外，秘書工作人員的文字表達(dá)能力還應(yīng)包括書寫技能。書寫技能包括字體的工整與美觀和書寫的速度。書寫技能差，不僅直接妨礙工作效率的提高，有時(shí)甚至還會(huì)影響他人的正確理解，造成過(guò)失。秘書工作人員練就一手好書法，書寫的文稿文件不僅可以使人感到清新悅目，也有利于別人正確理解文稿內(nèi)容。

五、口頭表達(dá)能力

所謂口頭表達(dá)能力，是指口齒清楚條理分明，表達(dá)準(zhǔn)確，應(yīng)對(duì)敏捷，說(shuō)話得體?？陬^表達(dá)能力是秘書工作人員的基本功之一。秘書工作人員匯報(bào)情況，提出建議，傳達(dá)指示，協(xié)調(diào)工作，接待來(lái)訪，除一部分是使用書面文字外，大量的是使用口頭語(yǔ)言。

文字表達(dá)還有仔細(xì)推敲的時(shí)間，口頭表達(dá)則往往即席而發(fā)，從一定意義上講，難度更大。口頭陳述事理，需要頭腦清晰，思想敏銳，反應(yīng)迅速，善于歸納，當(dāng)然首先要正確理解對(duì)話人的原意。秘書工作人員接觸面廣，很多時(shí)候需要從對(duì)方不連貫的語(yǔ)句中抓住說(shuō)話要點(diǎn)，馬上思考回答的內(nèi)容。秘書工作人員對(duì)領(lǐng)導(dǎo)或?qū)ο录?jí)單位談話，都要態(tài)度從容、不卑不亢，語(yǔ)言語(yǔ)氣恰當(dāng)?shù)皿w，口齒清楚，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔，觀點(diǎn)明確，條理分明。

口頭應(yīng)對(duì)，要在極短的時(shí)間內(nèi)完成。如果缺乏邏輯思維訓(xùn)練，缺乏創(chuàng)造性的思維能力，反應(yīng)遲鈍，就很難完成即席應(yīng)對(duì)的任務(wù)。這種能力的形成，要經(jīng)過(guò)科學(xué)的訓(xùn)練和長(zhǎng)期的實(shí)踐，秘書工作人員須自覺(jué)地加強(qiáng)這方面的鍛煉。

六、聽知能力

所謂聽知能力，就是聽話并理解口語(yǔ)的能力。在秘書工作范圍內(nèi)，需要有各種各樣的聽知能力，例如，要有聽電話，簡(jiǎn)短回答問(wèn)題、商洽事情等的簡(jiǎn)單聽知能力；又要有調(diào)查訪問(wèn)，召開座談會(huì)，聽取各種發(fā)言、意見，并加以擇要擷取，綜合組織的較復(fù)雜的聽知能力；有聽取領(lǐng)導(dǎo)交待工作、交辦事情、接受指示、字字句句認(rèn)真銘記的特殊聽知能力；又要有聽取討論、辯論、申訴及對(duì)有爭(zhēng)議的復(fù)雜問(wèn)題迅速作出判斷的判斷性聽知能力；還要有根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)一、二條指示，就能觸類旁通，舉一反三，具有創(chuàng)造性的聽知能力等等。秘書工作者的多種聽知能力，必須經(jīng)過(guò)科學(xué)的訓(xùn)練或在實(shí)際工作中長(zhǎng)期磨煉，才能逐步形成并達(dá)到較高的水平。沒(méi)有經(jīng)過(guò)訓(xùn)練的一般人的聽知能力，往往停留在低級(jí)階段上，如聽了后句忘了前句；聽了一個(gè)會(huì)，遇到領(lǐng)導(dǎo)有發(fā)揮性的較長(zhǎng)的指示、意見，或許多領(lǐng)導(dǎo)七嘴八舌地議論某個(gè)問(wèn)題，聽了半天，不知所云，理不出頭緒來(lái)，抓不到要領(lǐng)，因此就更不能創(chuàng)造性地聽話，也不能根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的簡(jiǎn)要觀點(diǎn)，便把他們的意圖論證清楚。

要具有較高的聽知能力，關(guān)鍵還在于聽，要聽得快，聽得清，記得牢。因?yàn)榭谡Z(yǔ)在空中傳播，要受到時(shí)間的限制，稍縱即逝，又不能讓領(lǐng)導(dǎo)或他人多次重復(fù)。要想使口語(yǔ)中表達(dá)的意思在瞬間能保留在大腦中，不被忘記，這就要求秘書工作人員在聽話時(shí)，要有集中的注意力，靈敏的反應(yīng)力，深刻的理解力，牢固的記憶力，機(jī)智的組合力和精湛的品評(píng)力。

領(lǐng)導(dǎo)在指示工作、交待事情時(shí)常常用口語(yǔ)，而口語(yǔ)大多是隨想隨講，較少周密思考和細(xì)心錘煉，因此，有時(shí)難免粗糙，不嚴(yán)密，不準(zhǔn)確，這就需要聽話者迅速提醒，敏捷理解，善于去粗取精，捕捉基本思想。還有一種情況，有些領(lǐng)導(dǎo)與秘書長(zhǎng)期相處，關(guān)系密切，因此，和秘書講話時(shí)隨便，簡(jiǎn)略，有時(shí)不完整，不連貫，甚至不合語(yǔ)法，個(gè)人習(xí)慣語(yǔ)也較多，這就需要秘書工作者注意掌握領(lǐng)導(dǎo)在不同場(chǎng)合的表達(dá)方式，從而了解他的思維活動(dòng)和所要表達(dá)的完整內(nèi)容。

七、獨(dú)立辦事能力

秘書工作固然具有從屬的性質(zhì)，但作為秘書工作人員自身來(lái)講，又需具有獨(dú)立辦事的能力。有的時(shí)候，秘書工作只有獨(dú)立性強(qiáng)，才會(huì)更好地實(shí)現(xiàn)其從屬性和輔助性。不可想象，一個(gè)一刻也離不開領(lǐng)導(dǎo)指點(diǎn)的秘書，會(huì)成為領(lǐng)導(dǎo)的得力助手。

常言道：“領(lǐng)導(dǎo)不在家，秘書來(lái)當(dāng)家”。這當(dāng)然不是說(shuō)秘書可以代行領(lǐng)導(dǎo)職

權(quán)，發(fā)號(hào)施令，這主要是指辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦事務(wù)、臨時(shí)性的專題調(diào)查以及在緊急情況下，憑借秘書工作經(jīng)驗(yàn)，果斷沉著地處置有關(guān)問(wèn)題。此外，秘書所從事的管理事務(wù)，諸如衣、食、住、行和醫(yī)療、接待、值班以及跟隨出外的一切準(zhǔn)備工作等等，都須秘書工作人員去獨(dú)立地考慮，獨(dú)立地完成，以盡少分散領(lǐng)導(dǎo)同志的精力。

八、掌握實(shí)用技術(shù)能力

主要包括掌握速記、打字機(jī)、微機(jī)以及駕駛汽車等技能。這可說(shuō)是秘書工作人員能力特征中的“硬件”。應(yīng)當(dāng)看到，在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，這些技能并非“節(jié)外生枝”。在這方面，也是“技不壓身”，多一種技能總比少一種技能強(qiáng)。況且，這些目前在國(guó)外已經(jīng)成為秘書工作人員的起碼常識(shí)。

九、管理時(shí)間能力

時(shí)間是有價(jià)值的。一個(gè)秘書只要有效地管理自己的時(shí)間，就可以在相同的時(shí)間內(nèi)做更多的事。反之，如果讓時(shí)間放任自流，勢(shì)必會(huì)“時(shí)倍功半”。秘書工作的性質(zhì)決定了秘書在很大程度上沒(méi)有時(shí)間的自主權(quán)，如何有效地管理自己的時(shí)間，關(guān)鍵在于接受交辦任務(wù)后和處理繁雜事務(wù)時(shí)有效地計(jì)劃和組織。

以下幾點(diǎn)是行之有效的；

(一)分輕重緩急安排工作順序。一個(gè)秘書最困難也是最容易忽視的就是面對(duì)眾多的工作怎樣確定自己的工作順序。這也是當(dāng)好秘書的基本功。辦事前一定要認(rèn)真思考、分輕重緩急，先集中精力辦最重要的事，然后辦其他事情。切忌先辦輕的，后辦重的；先辦緩的，后辦急的；或者不分主次機(jī)械地按領(lǐng)導(dǎo)交辦次序辦事。

(二)集中時(shí)間做重要工作。要盡量把自己的時(shí)間集中起來(lái)，集中時(shí)間的多少要根據(jù)重要工作的需要而定，在確定的時(shí)間里，要把自己的絕大部分精力用在此刻該做的事情上。最忌把時(shí)間切成零星的碎片，把一件亟需辦的事肢解，分幾次完成。

(三)利用時(shí)間的“邊角料”。無(wú)論怎樣計(jì)劃和組織，零碎時(shí)間總還會(huì)有的。千個(gè)秘書絕不可視這些時(shí)間的“邊角料”為廢物，隨便拋棄，而要很好地加以利用。這段時(shí)間可以做些相對(duì)次要，需要時(shí)間也不多，又不很急的工作。例如看文件、整理資料、找人談話、瀏覽書報(bào)等。

(四)及時(shí)分析自己利用時(shí)間的情況，檢查有多少時(shí)間被浪費(fèi)掉了，不斷完善時(shí)間管理措施，并最終杜絕浪費(fèi)時(shí)間的現(xiàn)象。

十、交際能力

隨著社會(huì)的發(fā)展，人與人之間的交往更加廣泛、頻繁，人與人之間的關(guān)系更加復(fù)雜，位處領(lǐng)導(dǎo)部門的秘書必須具有很強(qiáng)的善與人交際的能力。單純的內(nèi)向型的人，是干不好秘書工作的。秘書應(yīng)善于在交際中獲取信息，同時(shí)進(jìn)行工作。

這樣看來(lái)，秘書工作人員應(yīng)當(dāng)是個(gè)“雜家”，是個(gè)“通才”。這一方面是由秘書職業(yè)本身所具有的特性決定的，同時(shí)也是當(dāng)代社會(huì)管理事務(wù)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

第五篇：秘書人員的能力素養(yǎng)

秘書人員作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，一方面要積極主動(dòng)地獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，另一方面還要具備瘵自己的聰明才智融進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)者的決策過(guò)程之中的能力。這就要求秘書人員不僅掌握足夠的知識(shí)，還要具有合理的能力結(jié)構(gòu)。合理的能力結(jié)構(gòu)，是一個(gè)廣義的概念，它主要是指由基本能力和專業(yè)能力組成的立體的能力結(jié)構(gòu)。

一、秘書人員的基本能力所謂基本能力，主要是指秘書人員的智力，包括敏銳的觀察能力、良好的記憶能力、豐富的想象能力和科學(xué)的思維能力。這是秘書人員賴以吸收外界知識(shí)的能力，也是其他能力的基礎(chǔ)。

（一）敏銳的觀察能力

（二）良好的記憶能力

（三）豐富的想象力

（四）科學(xué)的思維能力

二、秘書人員的專業(yè)能力秘書人員的專業(yè)能力，主要是指語(yǔ)言文字應(yīng)用能力、組織能力、判斷能力、應(yīng)變能力和社交能力。

（一）較高的文字水平。秘書人員工作中的一個(gè)重要任務(wù)，就是從事大量的文字工作，幾乎天天都要修改或草擬文稿。因此，秘書人員必須具備扎實(shí)的文字功底，不僅要精通語(yǔ)法、修辭和邏輯知識(shí)，還要掌握一定的寫作規(guī)律。漢語(yǔ)詞語(yǔ)浩瀚，文體廣博，這為文字工作者提供了良好的條件。但是，寫作是一種綜合能力的表現(xiàn)，要做到內(nèi)容與形式的統(tǒng)一，既要有好的表現(xiàn)形式，又要有充實(shí)的內(nèi)內(nèi)容，并不是一件輕而易舉的事。這就要求秘書人員加強(qiáng)寫作實(shí)踐，熟練掌握各類公文的特點(diǎn)、寫作要求和語(yǔ)言表達(dá)技巧，隨時(shí)注意積累資料，不斷提高寫作水平。要注意文風(fēng)的改革，培養(yǎng)洗煉的文字表達(dá)能力。

（二）較強(qiáng)的組織能力?，F(xiàn)代的秘書人員，既不是那種整天伏案看文件、寫文章的純“文牘性”人才，也不是那種只會(huì)“捆捆扎扎、收收發(fā)發(fā)”的簡(jiǎn)單勞動(dòng)者，而是具有一定的組織和管理能力的人才。根據(jù)職責(zé)的要求，秘書人員經(jīng)常要按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖組織各類活動(dòng)，如果缺乏一些現(xiàn)代的、科學(xué)的組織管理能力，就無(wú)法把工作搞好。對(duì)此，秘書人員一方面要通曉辦事的渠道，提高辦事的效能，平時(shí)多接觸一些具體事物，處處留意他人和自己的上級(jí)是如何處理問(wèn)題的，不斷增加自己的閱歷和經(jīng)驗(yàn)。另一方面要用系統(tǒng)的觀點(diǎn)，統(tǒng)籌安排工作。

（三）準(zhǔn)確的判斷能力。

（四）敏捷的應(yīng)變能力。

（五）廣泛的社交能力。當(dāng)前，社會(huì)交往已成為社會(huì)各階層的一項(xiàng)“熱門”活動(dòng)。社交對(duì)于秘書人員來(lái)說(shuō)同樣重要。首先，社交可以開闊視野，增長(zhǎng)知識(shí)。在廣泛的社交中，可以博采眾長(zhǎng)，學(xué)習(xí)各方面的知識(shí)以豐富自己。知識(shí)出才智，智是謀之本，這樣在實(shí)際工作中就能更好地發(fā)揮參謀助手作用。其次，社交是辦事的輔助。秘書人員辦理公務(wù)，聯(lián)系事務(wù)，自然是“公事公辦”但社交可以幫助選取捷徑，克服阻力，提高辦事效率。秘書人員的能力結(jié)構(gòu)是一個(gè)多層次、多因素的綜合體。建立起合理的能力結(jié)構(gòu)，決不是一件輕而易舉的事情，需要終身為之奮斗。來(lái)源：溫州秘書網(wǎng)