第一篇：商務合同檔案管理辦法(試行)100201

商務合同檔案管理辦法

(試行)

第一條為進一步強化商務合同管理，規(guī)范業(yè)務經營活動，防范商務法律風險，根據江海糧油集團公司貿易檔案管理要求，結合碼頭中轉業(yè)務特點制定本辦法。

第二條商務中心負責商務合同檔案的建檔工作，指定專人負責合同檔案材料的收集、歸類、整理、編目、裝訂。每一批次（航次）業(yè)務執(zhí)行完結后（批次<航次>的確定由商務中心負責）及時進行業(yè)務小結并對檔案材料進行審訂、歸檔，每一份商務合同執(zhí)行完結后及時進行合同執(zhí)行情況小結并建立合同檔案。

第三條企業(yè)管理部負責商務合同檔案管理制度和標準的制訂、修訂工作。每一批次（航次）業(yè)務執(zhí)行完結后及時對合同檔案材料的歸檔情況進行檢查，每一份商務合同執(zhí)行完結后及時對合同檔案建檔質量進行監(jiān)督檢查。

第四條物流部負責貨物接收、保管、發(fā)運作業(yè)過程中相關理貨（計量）單據的收集、歸類、整理工作，并及時移交至商務中心統(tǒng)一編目、裝訂、建檔。

第五條財務管理中心負責合同結算記錄的確認。

第六條檔案室負責商務合同檔案的接收、編目、保管、鑒定和提供利用，對合同檔案的裝訂進行業(yè)務指導。每年至少組織一次商務合同檔案的移交、接收工作，一般應安排在當年12月份至次年1月份。

第七條商務合同檔案應圍繞商務合同建檔，確保“一合同一檔案”。若一份商務合同項下發(fā)生了若干航次（批次）中轉業(yè)務，則該合同檔案卷內應區(qū)分航次（批次）分別建立單航次（批次）業(yè)務檔案（對

外貿貨物中轉業(yè)務，按海關規(guī)范化管理要求分船次建立單船檔案）。

第八條每一份商務合同檔案中的歸檔材料應按時間順序編號并裝訂成冊，歸檔的所有文件材料原則上應為原件，并統(tǒng)一使用A4紙或折疊成A4紙大小的幅面，裝訂盡量保持整齊劃一。

第九條每一份商務合同檔案材料在裝訂前必須分別報經商務中心、企業(yè)管理部負責人（或其授權人）審核并簽名確認后方可進行裝訂。未辦理上述審核手續(xù)的商務合同檔案檔案室不得接收。

第十條為確保歸檔材料的完整性，商務中心應督促每一位業(yè)務承辦人平時準備好專用的檔案資料袋，對業(yè)務開展過程中產生的需要歸檔的材料隨時放入專用檔案資料袋中。

第十一條商務合同檔案一般由客戶信息檔案、合同執(zhí)行記錄、貨物收發(fā)記錄、合同結算記錄四部分組成?？紤]到客戶信息檔案特殊的使用價值，一般將其列入客戶信用檔案內，不再列為商務合同檔案歸檔的必備內容。

第十二條客戶信息檔案內容包括但不限于：《客戶信息登記表》（相應信息應錄入港務管理系統(tǒng)并保持一致）、年檢后的工商營業(yè)執(zhí)照副本復印件（應加蓋客戶公章）、年檢后的組織機構代碼證復印件（應加蓋客戶公章）、年檢后的稅務登記證復印件（應加蓋客戶公章）、法人代表或其授權人身份證復印件、法人代表身份證明或其授權委托書（原件）。如是個人客戶，應該取得客戶簽字確認的個人身份證復印件。

第十三條合同執(zhí)行記錄包括但不限于：合同評審記錄（包括可行性分析報告、相關部門的論證記錄、《合同審批單》、合同文本（包括雙方的談判記錄、簽約授權證明原件、銀行提供的資信證明或擔保證明材料原件、生效的合同書正本、客戶預留的提貨單、印章、簽字樣本）、合同履約記錄（雙方業(yè)務往來信函、傳真及電話記錄、雙方簽訂的補充協議及備忘錄等）、合同執(zhí)行跟蹤記錄（《商務合同執(zhí)行歸檔

稽核記錄表》、《航次（批次）中轉業(yè)務稽核報告》）、合同糾紛處理記錄（解決合同糾紛的申請書、起訴書、答辯書、協議書、調解書、仲裁書、決定書、判決書的副本或正本復印件）。

第十四條貨物收發(fā)記錄一般應包括：

1.貨物接收記錄包括但不限于：《貨物調入（過駁或代中轉）通知單》（包括客戶的入庫通知、承運方提供的送貨單或運單）、《貨物調入（過駁或代中轉）作業(yè)通知單》（包括具體的理貨單和磅碼單）、港航交接記錄、貨物接收記錄匯總表。

2.貨物保管記錄包括但不限于：與客戶的對帳記錄、貨物保管期間的質量變化情況通報及其寄（送）達記錄。如貨權發(fā)生轉讓的，還應包括貨權轉讓記錄（貨權轉讓后如我方與受讓方另行簽訂有合同，我方與受讓方之間的業(yè)務往來記錄另行單獨建立商務合同檔案）。

3.貨物發(fā)運記錄包括但不限于：《貨物調出通知》（客戶提貨單正本或符合約定的傳真件、復印件）、《貨物發(fā)運審批單》、《貨物調出作業(yè)通知單》（包括具體的理貨單和磅碼單）、港航交接記錄、貨物發(fā)運記錄匯總表。

備注：對外貿貨物，應按海關規(guī)范化管理要求分船次建立單船檔案，單船檔案中除上述內容外，還應包括與船舶本身有關的船舶技術檔案資料、船舶在港照片、船舶到港情況申報表、船舶靠離泊工作聯系單、船舶靠離泊事實記錄、船舶港口使費收取記錄。除此之外，對外貿進口貨物，貨物調入記錄還應包括海關、國檢準卸通知、進口貨物艙單、卸貨工班記錄、國檢計量鑒定證書或理貨公司理貨報告、貨物堆放場站圖（貨物堆放后發(fā)生位臵變更的需有變更后的場站圖），貨物調出記錄還應包括國檢、海關同意放行的正本小提單。對外貿出口貨物，貨物調入記錄還應包括國檢檢驗檢疫證明，貨物調出記錄還應包括海關放行單復印件、國檢放行的準裝通知、貨物堆放場站圖、裝

船工班記錄、國檢計量鑒定證書或理貨公司理貨報告。

第十五條合同結算記錄一般應包括但不限于：商務與財務部門之間的對帳記錄、與客戶之間的對帳記錄或對方的確認記錄、開票通知書、發(fā)票寄（送）達記錄、收款通知書、款項到帳記錄等。

第十六條對違反本辦法相關規(guī)定的人員，除依照《員工手冊》、江海糧油集團公司《合同與法律事務管理辦法》相關處罰規(guī)定進行處罰外，還可將當事人調離工作崗位，并依據相關績效考核細則與其獎金收入掛鉤。

第十七條本辦法由企業(yè)管理部負責解釋。

第十八條本辦法自正式印發(fā)之日起施行，原有規(guī)定中與辦法不符的以本辦法為準。

第二篇：信貸檔案管理辦法(試行)

信貸檔案管理辦法（試行）

第一章 總則

第一條 為規(guī)范XXX公司（以下簡稱公司）信貸檔 案管理，根據有關管理制度，結合公司實際，制定本辦法。

第二條 本辦法適用于公司辦理信貸業(yè)務和從事信貸管理活 動的各分支機構及其信貸工作人員。

第三條 檔案管理實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則。公司風 險管理部門負責信貸檔案制度建設與檢查落實工作。公司有關部 門、公司、部門應根據自身職責負責做好信貸檔案的收集、立卷、移交、歸檔、調閱、保管及銷毀工作，并做到科學管理、有效利用，嚴防毀損散失，確保信貸檔案的完整與安全。

第四條 信貸業(yè)務檔案是指公司各機構在受理、調查、審查、審批、發(fā)放和貸后管理過程中形成的具有法律意義的或具有史料 價值及調研價值的各類文件。

第五條 信貸管理檔案是公司各機構在實現信貸經營管理目 標、履行管理職責過程中，形成的記錄和反映管理狀況的文件、會議記錄、監(jiān)測臺帳、報表等資料。其中，有特別管理意圖和管 理需要的信貸管理檔案稱為特別檔案。

第六條 信貸檔案管理應當遵循以下原則：

（一）真實性原則。信貸檔案材料原則上應為正本、原稿，不得另行編寫與修改。對只能收集復印件的重要檔案，收集人員 與原件核對后，在加蓋客戶公章的復印件上注明“與原件核對一 致”并簽章確認。如：企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅 務登記證、法人代表身份證明等；

（二）完整性原則。完整記錄信貸業(yè)務流程，有利于明確信 貸經營責任和信貸管理責任；

（三）及時性原則。整個信貸管理流程中形成的檔案須按要 求及時更新，按時歸檔;

（四）保密性原則。任何人對涉及國家機密、公司和客戶商 業(yè)機密的信貸檔案均須嚴格執(zhí)行保密制度。

第二章 信貸檔案管理機構、人員及職責

第七條 公司、公司分管信貸工作的負責人、信貸業(yè)務前后 臺負責人、部門主任應對轄內機構或其職責范圍內的信貸檔案 管理工作負責。其主要職責是組織實施，督導落實檔案管理工作。

第八條 公司信貸檔案管理的部門及其職責分別是：

（一）公司風險管理部是公司信貸檔案管理牽頭部門，負責 信貸檔案管理的指導、檢查、評價以及公司權限內的資產風險分 類等信貸檔案的管理。

（二）公司授信審批部，負責公司授信業(yè)務有關審查、審批資料及相關信貸檔案的管理。

（三）公司資產保全部，負責公司權限內法律訴訟、抵債資 產接收處置、呆賬核銷等審查、審批資料及相關信貸檔案的管理。第九條 公司信貸檔案管理的部門（機構）及職責分別是：

（一）風險管理部，負責公司范圍內信貸檔案管理的指導、檢查、評價，負責公司權限內的信貸管理檔案的管理。

（二）公司業(yè)務部，負責本部門承擔授信調查的公司類信貸 業(yè)務檔案的管理。

（三）農業(yè)及個人業(yè)務部，負責本部門承擔授信調查的農業(yè) 及個人類信貸業(yè)務檔案的管理。

（四）部門，負責本機構承擔授信調查的信貸業(yè)務檔案的 管理。第十條 各級機構和部門應落實信貸檔案管理崗位人員，作 為信貸檔案管理的直接責任人，負責信貸檔案資料的匯集、分類、整理、裝訂和保管。

信貸檔案管理人員應遵循檔案資料交接、原始資料帳冊化、查閱檔案登記、移交檔案監(jiān)交、檔案完整性的規(guī)定。

第十一條 其他信貸工作人員根據承擔的授信工作職責，依照公司信貸管理的有關規(guī)定采集、確認并完整移交信貸資料。

第三章 信貸檔案分類

第十二條 信貸檔案分為信貸業(yè)務檔案、信貸管理檔案和信 貸特別檔案。

農戶小額信用貸款檔案按《XXX公司農戶小額信用 貸款管理辦法》進行管理。

第十三條 信貸業(yè)務檔案包括但不限于以下資料：

（一）客戶依法設立的文件、注冊登記文件、章程、法人代 表證明文件（含身份證）、住所、聯系電話、注冊資金、資產負 債狀況和在金融機構負債結構情況；

（二）信貸業(yè)務申請書；

（三）調查核實論證中形成的報告和意見；

（四）評定信用等級資料和結果；

（五）審查中形成的材料和意見；

（六）貸審會會議記錄和表決情況、審批意見；

（七）借款合同、擔保合同及其附件、補充協議、委托書、借據、展期還款協議書、貸款催收通知書等文件資料；

（八）擔保登記資料；

（九）貸款責任人落實情況；

（十）客戶報送的財務報表、有關業(yè)務銜接文件、函件及有關情況反映；

（十一）信貸業(yè)務監(jiān)管過程中形成的企業(yè)生產經營、財務變 動情況、分析、監(jiān)測報告、反映企業(yè)經營狀況的報表以及貸款風 險評價資料；

（十二）抵（質）押物變動情況或保證人生產經營及管理情況；

（十三）不良貸款認定和貸款核銷過程中形成的記錄和書面文件資料；

（十四）不良貸款清收中形成的訴訟文書；

（十五）其他認為需要列入檔案的資料。各資料具體內容應當遵循該類業(yè)務管理規(guī)定。公司可根據授權管理需要，將信貸業(yè)務檔案中的信貸客戶基本信息檔案、客 戶評級檔案、授信業(yè)務檔案、貸款業(yè)務檔案、票據業(yè)務檔案、不 良貸款檔案、法律事務檔案由公司或部門分別管理，具體要求 由公司確定。

第十四條 信貸管理檔案包括公司信貸管理檔案、公司信貸 管理檔案、部門信貸管理檔案以及部門信貸管理檔案。

第十五條 信貸管理檔案包括以下資料及內容：

（一）記錄和反映公司實現信貸經營管理目標、履行管理職 責的文件、會議記錄、監(jiān)測臺帳、統(tǒng)計報表、調查分析材料；

（二）公司信貸業(yè)務上報提請審批的請示、審批表、審查、復查、審批會議記錄、表決情況、批復等資料；

（三）信貸檢查、督促、考核工作記錄和報告批示、獎勵處罰決定等資料；

（四）其他需要納入信貸管理檔案的文件資料。

第四章 信貸資料的采集、移交、匯總和整理

第十六條 信貸資料的采集貫穿信貸業(yè)務和信貸管理工作全 過程。各信貸崗位都應按規(guī)定要求收集信貸資料。

第十七條 每一工作崗位工作完結后應當及時向下一崗位完 整地移交信貸資料。抵押物他項權證、產權證明書、保險單、質 押權利的證明、有價單證等重要物品原件應于收妥當日移交會出 崗位視同有價單證入庫入柜管理。

第十八條 信貸檔案的移交應當進行簽收登記。

第十九條 信貸檔案管理崗位人員應按規(guī)定匯總審核、分類 整理各崗位移交的信貸檔案資料。若發(fā)現不完整或缺漏的，應當 向有關崗位人員催索，有關人員應及時補交，無法補交的，應作 好記錄并雙方確認，涉及影響業(yè)務合法有效的資料，應及時報告 有關領導。

第五章 信貸檔案的立卷歸檔

第二十條 信貸檔案由相應的機構或部門負責立卷、歸檔。統(tǒng)一印制成冊的審貸會記錄，應當先行編碼，依照時間先后敘時記錄，直接作為檔案進行管理。

第二十一條 信貸檔案的立卷應當達到以下要求：

（一）信貸管理檔案按類別分類立卷，有文號的按文號順序 排列，沒有文號的，按時間先后敘時排列；

（二）公司類信貸業(yè)務檔案按客戶立卷，流動資金貸款一戶一檔，項目貸款按項目一項一檔；

（三）個人信貸業(yè)務檔案根據資料的數量可以多戶一卷；

（四）檔案案卷內首頁必須設置卷內目錄表，且卷內目錄標題對應頁碼應當與檔案資料一致；

（五）檔案案卷卷尾須設置備考表，用以記載該檔案案卷在管理中的特別事項。

第二十二條 各機構或部門應當統(tǒng)一信貸檔案的封面、卷脊記載內容、格式和檔案案卷編碼規(guī)則。

第二十三條 信貸檔案實行一年一裝訂，裝訂要求牢固、整齊、美觀、便于查閱。

第二十四條 裝訂前，應在卷內每一頁資料右上角打印順序碼。第二十五條 信貸檔案歸檔，應當建立信貸檔案總目錄，登記信貸檔案歸檔情況。

第六章 特別檔案的管理

第二十六條 特別檔案是指有特別管理意圖和管理需要的信 貸管理檔案，包括：

（一）已核銷的資產檔案；

（二）票據置換貸款檔案；

（三）農商行改制置換不良貸款檔案；

（四）淹沒再貸款置換三峽淹沒貸款檔案；

（五）抵債資產檔案；

（六）訴訟檔案；

（七）其他重大的需要特別管理的信貸檔案。

第二十七條 已核銷的信貸資產檔案、抵債資產檔案均應按年專門建檔，專門立卷管理。

第二十八條 已核銷的信貸資產檔案包括以下內容：

（一）逐戶逐筆經批準核銷的信貸資產明細清單；

（二）申請核銷和核查、審批的全部文件；

（三）有關責任人落實和追究情況；

（四）被核銷資產的業(yè)務檔案資料或與信貸業(yè)務檔案案卷的對應關系；

（五）追收、保全及其他和收回情況；

（六）其他需要列入的資料。

第二十九條 入檔核銷的信貸資產明細清單包括以下內容：

（一）債務人名稱、住所、法人代表；

（二）核銷貸款本金；

（三）債權原約定期限；

（四）申請人、批準人；

（五）對應的業(yè)務檔案資料（隨卷或對應卷號）。

第三十條 各類置換資產檔案要件與內容，參照本辦法第二 十八條、第二十九條規(guī)定辦理。

第三十一條 抵債資產檔案包括以下內容：

（一）抵債資產的管理監(jiān)測臺帳；

（二）取得抵債的文件；

（三）申報和批準文件；

（四）原債權的業(yè)務檔案或與信貸業(yè)務檔案案卷的對應關系；

（五）抵債資產權屬變動和管理過程中形成的有關文件資料；

（六）處置過程中形成的有關檔案資料；

（七）其他需要列入的資料。

第三十二條 訴訟檔案應當包括以下內容：

（一）起訴書；

（二）答辯狀；

（三）律師代理合同，代理詞；

（四）判決書或調解書（和解協議）、裁定書；

（五）關于起訴、應訴和訴訟中的論證決策的會議記錄、決定；

（六）執(zhí)行中的法律文書；

（七）訴訟得失分析報告；

（八）其他需要作為訴訟檔案的內容。

訴訟檔案的判決書（調解書、和解協議）與抵債資產取得檔 案劃分發(fā)生沖突的，歸入其中之一檔案，另一檔案目錄中須記載 對應檔案卷號頁碼。

第三十三條 其他重大需要特別管理的信貸檔案由公司確定，統(tǒng)一管理。

第七章 信貸檔案的保管、調閱

第三十四條 貸款檔案的保管期限分為三年、五年、十年、長期四類。

第三十五條 信貸業(yè)務檔案保管期劃分如下：

（一）短期信貸業(yè)務本息已結清的，保管期限為三年；

（二）項目貸款業(yè)務本息已結清的，保管期限為三年；

（三）未結清本息的信貸檔案保管期限為長期；

（四）具有重要研究價值的檔案，為長期保管。信貸業(yè)務檔案保管期限的起算時間自該檔案卷內全部信貸業(yè)務本息均結清的次年起算。

第三十六條 信貸管理檔案資料的保管期劃分如下：

（一）普通的信息、情況通報和臨時的統(tǒng)計分析資料的保管期限為五年；

（二）信貸綜合統(tǒng)計分析資料和具有一定核查及研究價值的 信貸檔案，保管期限為十年；

（三）上級文件、審貸會議記錄、貸款審批決定、信貸政策 措施、信貸檢查處罰、重要的管理文件，保管期限為長期；

（四）特別檔案保管期限為長期。信貸管理檔案的保管期限自該檔案卷裝訂之日起計算。第三十七條 信貸檔案存放應當符合以下要求：

（一）配備專用保管柜，有條件的應設置信貸檔案室；

（二）保管柜內檔案存放按年分類排列；

（三）安全、保密，方便查閱。

第三十八條 信貸檔案員應當勤勉工作，定期檢查信貸檔案 完整性，及時對破損、變質檔案進行復制、修復或其他保全性技 術處理，防止蟲蛀、鼠咬、霉爛、毀損、散失和泄密。

第三十九條 本機構內部員工因工作需要調閱信貸檔案，應 由調閱人提出申請，由檔案管理部門負責人批準后方可調閱。第四十條 有權管理監(jiān)督檢查單位因履行職務需要查閱信貸檔案時，應持有效身份證件和工作文件，經檔案管理部門負責人 批準，在專人陪同下查閱。如需復印，經批準后由檔案保管員為 其復印。

第四十一條 借款合同、擔保合同、債權憑證、擔保證明文 件、擔保登記文件等信貸資料和其他信貸檔案原則上也不得出 借，但因特殊原因確需出借的，借用人除按規(guī)定登記外，還須填 寫《信貸檔案出借單》，經信貸檔案管理部門負責人簽字批準，留下備份或復印件后由信貸檔案管理人員憑單出借。借用人限于 與履行職務相關的公司工作人員。

第四十二條 信貸檔案借用人或查閱人在借用或查閱期間，應保證檔案的安全性和完整性。歸還時檔案管理員應對照出借前 留存的備份或復印件逐一清點歸檔，在確認歸還的檔案無誤后，按規(guī)定登記確認。一經確認檔案管理人員就須對檔案的真實性和 完整性負責。

第八章 信貸檔案的移交和銷毀

第四十三條 信貸檔案移交應當遵循以下規(guī)定：

（一）信貸檔案管理人員因工作變動，應移交其管理的信貸 檔案；

（二）移交檔案時，應抄列清冊，在移交人、接收人和監(jiān)交 人同時在場的情況下，清點核對一致后簽字交接；

（三）監(jiān)交人由信貸檔案管理機構或部門負責人擔任；

（四）信貸檔案移交清冊作為重要信貸檔案資料裝訂在本年 度信貸管理檔案卷內；

（五）機構分立、原機構存續(xù)的，信貸檔案由原機構保管；原機構解散的，信貸檔案應經分立各方協商后由其中一方代管。

（六）機構合并，信貸檔案應由合并后的部門保管。第四十四條 信貸檔案保管期限屆滿，確無保存必要的，可依照下列程序銷毀：

（一）由公司信貸管理部門負責人、部門負責人、公司稽核人員和檔案管理員組成鑒定小組，逐卷鑒定，確定存毀；

（二）對擬銷毀的檔案要清點核對，登記造冊；

（三）公司負責人在信貸檔案銷毀清冊上簽署銷毀意見；

（四）公司信貸管理部門、稽核部門、保衛(wèi)部門、部門共同派人現場監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認。

第九章 檢查考核和責任

第四十五條 公司應定期對信貸檔案管理工進行檢查、考核。實施信貸檢查時，應對信貸檔案管理狀況做出評價。第四十六條 違反檔案管理規(guī)定，損毀、遺失、擅自銷毀信貸檔案造成檔案不全的；涂改、拆取、偽造信貸檔案的；擅自對 外公開信貸檔案和相關材料的以及檔案管理人員玩忽職守造成 檔案缺失的；因檔案管理問題造成公司債權損失的，按《員工違 反規(guī)章制度處罰辦法》追究有關責任人責任。

第十章 附 則

第四十七條 本辦法由XXX公司負責解釋、修第四十八條 本辦法自印發(fā)之日起施行。附件：XXX公司信貸檔案模板

改。

2009年10月

第三篇：有限公司檔案管理辦法(試行)

北京瑩瑋雅集珠寶有限公司檔案管理辦法（試行）

北京瑩瑋雅集珠寶有限公司檔案管理辦法（試行）

第一章 總則

第一條 制定目的

為了加強對公司檔案的管理、收集和整理工作，規(guī)范公司檔案管理流程，完善檔案管理制度，充分發(fā)揮檔案的作用，按照公司管理策略要求，結合有關法律規(guī)定和公司實際情況，特制定本辦法。第二條 適用范圍

本辦法適用于公司整體及各部門、店柜。在公司檔案管理工作中，各部門、店柜及相關個人必須嚴格貫徹執(zhí)行公司《瑩瑋雅集珠寶有限公司員工手冊》（以下簡稱“員工手冊”）中有關保密制度的規(guī)定，嚴密保管，未經許可不得透露檔案內容，確保檔案的真實、完整與安全。第三條 檔案范圍

本辦法中的檔案是指公司、各部門、店柜及相關個人在營運、行銷、資訊等方面，以及財務、產品、人力資源管理等活動中所形成的歷史性記錄文件，該記錄文件的形式包括圖文聲像等。檔案管理人員同時應綜合鑒別檔案對公司的保存價值，其中包括檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等。

需入檔文件材料的類型包括：

（一）大事記類：公司大事記紀要材料，包括：公司設立、變更的申請、審批及登記等方面的文件材料，公司章程、員工手冊、各類公告、規(guī)章制度等法規(guī)性文件；

（二）人資管理類：勞動工資及人力資源管理等方面的文件材料；

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北京瑩瑋雅集珠寶有限公司檔案管理辦法（試行）

（三）合同類：各類合同，其產生途徑包括但不限于下列所述：營運、行銷、財務、產品、管理、資訊等；

（四）財務管理類：財務會計及其管理方面的文件材料等；

（五）會議活動類：公司各類例會、重要會議的會議記錄、公司舉辦的各類大型活動等；

（六）培訓類：教育培訓課程的相關教材、文件資料等；

（七）工作報告類：主管的周、月工作報告，及工作計劃等；

（八）宣傳報道類：各類媒體有關我公司的宣傳報道，通路、行銷情報方面的文件材料等；

（九）其他類：其他具有利用和保存價值的文件材料。第四條 管理體制

公司在管理部下設檔案管理崗，檔案管理人員應按照本辦法要求負責檔案文件材料的積累、整理、立卷、歸檔，并對各部門檔案工作進行協助、檢查與督促。各部門、店柜及個人應積極配合完成，同時公司會按照《員工手冊》相關獎懲制度對上述人員進行考核。

第二章 管理流程

第五條 入檔要求

需入檔的文件材料應完整、準確、系統(tǒng)，按照自然形成規(guī)律，保持歷史聯系，區(qū)別保存類別、所屬與類型，并在填寫《瑩瑋雅集珠寶有限公司檔案管理移交單》（以下稱“移交單”）后交檔案管理崗歸入檔案庫。

“移交單”由文件移交人與檔案管理人員在共同清點文件后認真

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北京瑩瑋雅集珠寶有限公司檔案管理辦法（試行）

填寫完成，所有內容應由手工填寫，并由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?/p>

財務部門形成的文件記錄由本部門負責日常立卷和歸檔，待一個會計審核結束后一并移交至管理部統(tǒng)一保管。第六條 檔案審核

檔案管理人員應當對需要入檔的文件材料進行審核。

經審核通過后，全部歸檔文件應按照自然屬性分為永久保存和定期保存兩種類別進行存檔。對于定期保存的文件材料，經主管確認失效且卻無保存價值后，應當及時由管理部負責銷毀。第七條 入檔規(guī)則

檔案管理人員應按照下述規(guī)則將文件進行編號后方可入檔，檔案編號公式為：“類別---所屬部門---類型（生成日---序號）”，具體內容與對應代號表述如下：

（一）按照第六條所述，檔案分為兩種類別，對應代號為： 永久保存類檔案代號---A；定期保存類檔案代號---B。

（二）檔案依照產生途徑將所屬劃分為九項，其中第八項“營運部下設三個子項，對應代號為：

公司---01；管理部---02；財務部---03；行銷部---04；產品部---05；資訊部---06；執(zhí)行長室---07；營運部---08；文創(chuàng)富御---09。

其中，新光店---08PEK;復興門百盛店---08PKS；太陽宮百盛店---08PKA。

（二）依第三條第二款所列項目，檔案所分九種類型的代號為：

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北京瑩瑋雅集珠寶有限公司檔案管理辦法（試行）

大事記類---SJ；人資管理類---HR；合同類---CO；財務管理類---FI；會議記錄類---ME；培訓類---TR；工作報告類---RE；宣傳報道類---PR;其他類---OT。

（四）“（生成日---序號）”部分的填寫方式為：“生成日”為該文件材料產生的月日，“序號”的功能是在文件標注上述各代號后仍無法取得區(qū)分時進行輔助排序。

例如：執(zhí)行長室于2011年1月13日產生了兩份永久型合同，按照上述編號規(guī)則對兩份合同進行編號為：

A---07---CO(0113---01)，A---07---CO(0113---02)。第八條 檔案調閱

凡需使用檔案的人員，均需在檔案管理人員處認真登記檔案調閱信息，經管理部主管簽批后方能調閱。

調閱時限和被調閱檔案的使用權限由使用檔案的人員與管理部協商后確定。

檔案管理人員應認真做好檔案的調閱記錄，并跟辦被調閱檔案的收回入柜工作。

第三章 附則

第九條 生效時間

本辦法經執(zhí)行長簽核后生效。未盡事宜由公司管理部負責解釋。

瑩瑋雅集珠寶有限公司 2011年1月13日

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北京瑩瑋雅集珠寶有限公司檔案管理辦法（試行）

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第四篇：合同管理辦法（試行）

**機電設備有限公司

合同管理辦法（試行）

第一章

總則

第一條

為規(guī)范**機電設備有限公司（以下簡稱“公司”）合同的管理，防范與控制合同風險，有效維護公司的合法權益，根據國家有關法律、法規(guī)，結合公司實際，制定本辦法。

第二條

本辦法適用于公司簽訂、履行的旨在建立民事權利義務關系的各類合同、協議以及具有合同性質的備忘錄、文件等，包括但不限于采購合同、銷售合同、合作協議、代理合同、服務合同等。

第三條

任何人不得以任何形式泄露合同涉及的商業(yè)和技術秘密。

第二章

合同管理部門及職責

第四條

綜合辦公室負責合同的歸口管理職責

（一）建立健全合同管理制度，組織貫徹、監(jiān)督檢查合同管理制度執(zhí)行情況。

（二）負責合同專用章的使用及管理，建立合同登記臺帳，并負責備份蓋有合同專用章和公司公章的合同文本。

（三）負責公司合同編號管理，建立合同信息檔案，對各類合同信息進行登記、保管、統(tǒng)計。

（四）主持公司重大商務合同談判。

（五）負責對合同文本審查工作，對其合法性提出意見。

（六）監(jiān)督檢查合同的訂立和履行，協調或指導合同承辦部門的合同管理工作。

（七）負責協調外聘律師對合同合法性的審查和合同執(zhí)行情況進行檢查工作，定期對公司簽署的協議進行綜合分析工作，處理公司合同糾紛和合同索賠等工作。

（八）負責公司合同文本的檔案管理工作。

（九）負責除物資采購部合同承辦職責以外的其他合同的承辦工作。

第五條

物資采購部履行采購合同承辦職責

（一）負責調查、了解并收集合同當事人的相關工商資料及開票信息等。

（二）負責合同的流程審簽工作。

（三）負責擬定、審查采購合同文本，負責準備合同最終簽訂文本。

（四）負責合同工期、質量、安全、合同價款、款項回收支出督促等履約情況的記錄。

（五）業(yè)務往來過程中，負責對相關的函件、通知單等資料的收集歸類，并及時交綜合辦公室、財務資產部、經營管理部備案保存。

第六條

經營管理部履行資產處置合同、招標代理合同承辦職責

（一）負責調查、了解并收集合同當事人的相關工商資料及開票信息等。

（二）負責合同的流程審簽工作。

（三）負責擬定、審查資產處置合同、招標代理合同文本，負責

準備合同最終簽訂文本。

第七條

財務資產部負責合同履行的監(jiān)督職責

（一）負責審查合同內容是否符合國家財經法規(guī)和公司財務管理制度，維護公司利益。

（二）負責合同款項支付及票據審查工作。

（三）業(yè)務往來過程中，負責對相關的詢證函、付款申請單等資料的收集、審查、歸類，并定期備案保存。

第三章

合同的訂立

第七條

合同簽訂前，合同承辦部門應當對合同當事人的主體資格、資信能力、履約能力進行調查，并搜集對方當事人的資質證書、專營許可證、法定代表人身份證明（或有效的授權委托書）、資信和履約能力等相關資料。經合同承辦部門負責人核實后，由經營管理部備案保存。

第八條

合同談判由承辦部門組織，公司采購領導小組參加，重大合同談判應遵循相關法律法規(guī)并邀請集團法務、技術等專業(yè)人員參加。

第九條

合同由承辦部門起草，凡國家、行業(yè)有合同示范文本或合同有統(tǒng)一文本的，應優(yōu)先適用或參照適用。

第十條

合同的訂立應按照公司規(guī)定的程序進行會簽、審批程序

（一）承辦部門申報。

合同承辦部門負責準備合同文本及相關材料，按照公司的規(guī)定程序和格式填報合同會簽表，由承辦人簽名確認、承辦部門負責人審核后申報。

（二）相關部門會簽。

由財務管資產部和綜合辦公室根據其對合同管理的職責對合同文本進行審核并簽署意見。

（三）分管領導審簽。

由公司分管領導對合同文件進行審核并簽署意見。

（四）經理審查。

在通過上述各級審核的基礎上，由經理對合同文件進行審查。

（五）執(zhí)行董事審批。

由公司執(zhí)行董事對合同文件進行審批并簽署、或授權簽署。

（六）合同完善。

根據領導的審批意見，若對合同有重大改動，應返回合同經辦部門修改并重新組織審簽和審批。

（七）合同文件的打印和校對。

合同承辦人負責合同文件的打印及文字校對，并對合同文件的正式稿和經審核的合同文件文本的一致性負責。

（八）合同文件的簽字和蓋章。

合同文件正式稿應加蓋合同專用章和法定代表人或委托代表人簽名，應加蓋騎縫章。

（九）合同文本的備案。

負責準備合同最終簽訂文本3套，分別交由綜合辦公室、財務資產部、合同承辦部門備案保存。

第十一條

合同主體

（一）訂立合同必須遵守《中華人民共和國合同法》及其他相關法律法規(guī)的規(guī)定。

（二）訂立合同的主體必須具有法人資格，且須嚴格按本辦法規(guī)定的程序進行，未經公司法定代表人的授權，任何部門和人員一律不得以

公司名義對外訂立合同。

（三）訂立合同不得與不能獨立承擔民事責任的組織簽訂合同，也不得與對方當事人簽訂與其履約能力明顯不相符的經濟合同。

第十二條

合同形式

（一）訂立合同，工程材料單次采購價格超過5000元應采用書面形式，5000元以下及框招類可以采用訂單形式，單體設備類原則上應采用書面形式。

（二）書面形式是指合同書、補充協議、技術協議、公文信件、數據電文、產品訂貨單（包括電報、傳真、電子郵件等），除情況緊急或條件限制外，公司原則上要求采用書面合同形式。

第十三條

合同內容

（一）當事人的名稱、住所、合同抬頭、落款、公章等應與對方當事人提供的資信情況載明的當事人的名稱、住所等信息應保持一致。

（二）合同標的應具有唯一性、準確性，采購合同應詳細約定規(guī)格、型號、商標、產地及標準等內容。

其中：服務合同應約定詳細的服務內容及要求，對合同標的無法以文字描述的應將圖紙、或設計資料、相關紀要等作為合同的附件。

（三）合同數量應采用國家標準的計量單位，一般應約定標的物數量，常年采購合同無法約定確切數量的應約定數量的確定方式（如訂單、送貨單、發(fā)票等）。

（四）標的質量有國家標準，部門行業(yè)標準或企業(yè)標準的，應約定所采用標準的代號，可以用指標描述的產品應約定主要指標要求（標準已涵蓋的除外），憑樣品支付的應約定樣品的產生方式及樣品存放地點等。

（五）合同價款應在合同中明確，價款的支付方式如轉帳支票、電匯、票匯、信匯、托收、信用證等應予以明確，價款的支付期限應約定確切日期或約定在一定條件滿足后多少日內支付。

（六）履行期限、地點和方式。

履行期限應具體明確，無法約定具體時間的，應在合同中約定履行期間的方式。

合同履行地點應明確交貨地點，約定具體地名的應明確至市轄區(qū)或縣一級、或買方指定地點。

采購合同在合同中一般應約定交付的手續(xù)，即合同履行的標志，如托運單、送貨單方式交貨，倉庫保管員簽單等。

（七）合同的擔保。

合同中對方當事人要求提供擔?；虮痉揭髮Ψ疆斒氯颂峁５模瑧Y合具體情況根據《擔保法》的要求辦理相關手續(xù)。

（八）合同的解釋。

合同文本中所有文字應具有排它性的解釋，對可能引起歧義的文字和某些非法定專用詞語應在合同中進行解釋。

（九）保密條款。

對技術類合同和其他涉及經營信息、技術信息的合同應約定保密承諾與違反保密承諾時的違約責任。

（十）違約責任。

根據《合同法》作適當約定，兼顧公司的利益和合同的公平性。

（十一）解決爭議的方式。

解決爭議的方式可選擇仲裁或起訴，選擇仲裁的應明確約定仲裁機構的名稱，選擇起訴的一般應約定在公司住所地有管轄權人民法院解決。

（十二）合同落款。

要寫明公司名稱、法定代表人（授權委托人）、電話、傳真、開戶行及賬號、簽訂日期等信息。

第十四條

合同編號

（一）合同編號采用規(guī)則統(tǒng)一、簡明易記、不重不漏、便于管理的原則確定。

合同編號并不改變合同性質和內容，作公司內部合同管理之用。

（二）合同編號采取拼音與數字相間隔組合而成，一般由3部分構成，即公司拼音簡稱+簽訂日期+合同類型編碼及該類型流水號（四位數），例如2019年8月19日簽訂的一份購銷合同（采購），可編號為：DZJH20190819GX0006-G。

（三）合同類型編碼，分為：采購合同，CG；

合作協議，HZ；代理合同，DL；監(jiān)造合同，JZ；服務合同，FW；勞動合同，LD。根據公司發(fā)展的實際情況，經營管理部、財務資產部、合同承辦部門可聯合商定新類型的合同編碼。

第十五條

合同簽署

（一）公司法定代表人行使全部對內對外合同的簽署權，也可授權他人代理簽署合同。

（二）公司法定代表人的委托人，必須根據本公司法定代表人在合同會簽表上書面授權簽署合同。

受托人應當在授權范圍和期限內訂立合同。未經書面授權的人不得簽署合同。

（三）法定代表人或已被授權委托人認為具備簽署條件的，簽署合同后加蓋合同印章。

法定代表人未簽字或未得到公司法定代表人

授權的，不得簽蓋合同專用章（公章）。

（四）《合同會簽表》應作為合同附件，一并歸檔保存。

第十六條

合同蓋章

（一）公司公章或合同專用章。

原則上，公司對內對外合同統(tǒng)一蓋合同專用章。緊急情況下，經綜合辦公室登記后蓋公司公章。

（二）合同簽字、蓋章后，應朝正面加蓋騎縫章。

第四章

合同的履行、變更和解除

第十七條

合同履行應本著“重合同、守信譽”的原則，嚴格執(zhí)行合同各項規(guī)定，保證合同全面、實際履行，確保合同預期目標實現。

第十八條

合同履行實行動態(tài)跟蹤制度。合同承辦部門應隨時跟蹤合同履行，在合同重要時間節(jié)點前，對合同當事人的履約情況及時記錄、催促。對合同履約信息，合同承辦部門應備案保存。

第十九條

合同履行實行信息反饋制度。若合同發(fā)生變化或爭議等，合同承辦部門應及時報分管領導及相關部門協商解決。

第二十條

合同變更應與對方當事人協商具體變更方案，并經相關部門會簽及公司領導審批后，簽署書面的變更協議，防止合同變更的隨意性。

第二十一條

合同爭議的解決，應堅持以合同文件為依據，以法律為準繩的原則。

第二十二條

合同在履行過程中，出現法律規(guī)定或合同約定可以變更或解除的條件時，除一方依法享有單方解除權外，經合同雙方協商一致后，方可變更或解除合同。

第二十三條

合同的變更或解除，必須采用書面形式，必須符合法定或約定程序。

第五章

建立健全合同風險防控機制

第二十四條

合同經辦部門、合同管理部門及合同監(jiān)督部門應提高風險防控意識和證據保存意識。公司建立健全合同風險的事前、事中、事后的防控機制。

第二十五條

合同風險事前防控。有計劃的對合同樣本和其他法律防范措施進行推廣，提高公司各部門的法律防范意識。嚴格按照公司規(guī)定程序進行合同審簽，全面對合同風險審查。完善目前公司使用的詢證函、交貨單等，做到措辭嚴謹，具有法律依據的作用。

第二十六條

合同風險事中防控。加大對合同履行中的管理力度，對到了履行期限的合同要求經辦部門出具書面說明，及時監(jiān)督各合同的履行情況。對可能出現糾紛的合同，立即作出補救辦法，防止出現訴訟情況。合同履行過程中，注意收集往來函件、通知等文件材料，做好必要的證據保存工作。

第二十七條

合同風險事后防控。若合同當事人出現合同違約行為，應視違約情況的輕重，采取口頭提示、書面通知、發(fā)送《律師函》、調解、訴訟或仲裁等方式解決。若公司出現違約情況，應及時與合同當事人溝通、取得諒解，簽署備忘錄或相關文件，避免訴訟。

第六章

考核與獎懲

第二十八條

合同經辦部門、合同管理部門應當嚴格遵守本制度，有效訂立、履行合同，切實維護公司的整體利益。公司

綜合辦公室負責本辦法執(zhí)行情況的監(jiān)督考核。

第二十九條

對在合同簽訂、履行過程中發(fā)現重大問題，積極采取補救措施，使本公司避免重大經濟損失以及在經濟糾紛處理過程中，避免或挽回重大經濟損失的，予以獎勵。

第三十條

合同經辦人員出現下列情況之一，給公司造成損失的，公司將依法向責任人員追償損失：

（一）未經授權批準或超越職權簽訂合同。

（二）為他人提供合同專用章或蓋章的空白合同，授權委托書。

（三）應當簽訂書面合同而未簽訂書面合同。

第三十一條

合同經辦人員出現下列情況之一，給公司造成損失的，公司可酌情向有關人員追償損失：

（一）因工作過失致使公司被詐騙。

（二）公司履行合同未經對方當事人確認。

（三）遺失重要證據資料。

（四）發(fā)生糾紛后隱瞞不報或私自了結或報告避重就輕，從而貽誤時機的。

（五）合同專用章、蓋章的空白合同、授權委托書遺失未及時報案和報告。

（六）其他違反公司相關制度的。

第三十二條

公司職員在簽訂、履行合同過程中觸犯刑法，構成犯罪的，將依法移交司法機關處理。

第七章

附則

第三十三條

本辦法由**機電設備有限公司負責解釋、修改。

第三十四條

本辦法自發(fā)布之日起施行。

第五篇：惠州市城鄉(xiāng)建設檔案管理辦法(試行)

惠州市人民政府令

（第68號）

《惠州市城鄉(xiāng)建設檔案管理辦法（試行）》業(yè)經2009年9月16日十屆101次市政府常務會議討論通過，現予發(fā)布，自2010年4月1日起施行。

市長：李汝求

二○一○年三月十七日

惠州市城鄉(xiāng)建設檔案管理辦法（試行）

第一章 總 則

第一條 為加強我市城鄉(xiāng)建設檔案（以下簡稱城建檔案）規(guī)范化管理，充分發(fā)揮城建檔案在城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設、管理工作中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國城鄉(xiāng)規(guī)劃法》、《建設工程質量管理條例》（國務院令第279號）、《城市建設檔案管理規(guī)定》（建設部令第90號）、《城市地下管線工程檔案管理辦法》（建設部令第136號）等法律、法規(guī)及規(guī)章，結合本市實際，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱城建檔案是指在城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設及其管理活動中直接形成，對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、模型、聲像、電子文件、縮微片等不同載體形式的文件資料。城建檔案是城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設和管理的重要基礎資料及信息資源，是依法進行社會管理和公共服務的重要依據。

第三條 本辦法適用于本市行政區(qū)域內城建檔案的收集、報送、整理、保管、利用和管理

第四條 凡在本市行政區(qū)域內進行建設活動的各建設單位和個人，應從城鄉(xiāng)發(fā)展的整體利活動。

益和長遠利益出發(fā)，管理好本單位和個人形成的建設工程資料，并按規(guī)定向城建檔案管理機構移交有關城建檔案資料。

第二章 城建檔案的管理機構和職責

第五條 城建檔案工作實行統(tǒng)一領導，分級管理的原則。市城鄉(xiāng)規(guī)劃行政主管部門是市城建檔案管理部門，業(yè)務上接受市檔案主管部門的監(jiān)督和指導?？h、區(qū)人民政府城鄉(xiāng)規(guī)劃行政主管部門是本行政區(qū)域內城建檔案管理部門，業(yè)務上接受同級人民政府檔案行政主管部門的監(jiān)督和指導。鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府負責本行政區(qū)域內的城建檔案管理工作。

第六條 各級人民政府應當加強對城建檔案工作的領導，把城建檔案事業(yè)列入城鄉(xiāng)建設發(fā)

第七條 市、縣（區(qū)）城建檔案管理部門的主要職責： 展規(guī)劃，保證城建檔案機構、人員和經費的落實，使之與城鄉(xiāng)建設事業(yè)協調發(fā)展。

（一）組織實施有關城建檔案管理的法律、法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性文件。

（二）編制并組織實施城建檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計劃。

（三）組織實施城建檔案工作的業(yè)務技術標準和規(guī)范。

第八條 市、縣（區(qū)）城建檔案館（室）和鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設管理機構（以下統(tǒng)稱城建檔案管理機構）是具體負責城建檔案管理的機構，受市、縣（區(qū)）城鄉(xiāng)規(guī)劃行政主管部門和鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府的委托，具體負責本行政區(qū)域內城建檔案的日常管理工作，主要職責：

（一）按本辦法第十條的規(guī)定，接收和保管城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設和管理中形成的具有永久和長期保存價值的城建檔案資料。

（二）參加納入城建檔案接收范圍的建設工程竣工驗收工作，參加市、縣（區(qū)）和鄉(xiāng)鎮(zhèn)重點建設工程項目、基礎設施工程、公用設施工程、地下管線工程項目竣工驗收。

（三）對接收管理的城建檔案資料，采取現代化管理手段，進行科學系統(tǒng)的管理，為城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設、管理和科研等工作提供服務。

（四）廣泛征集、收集各門類城建檔案資料，利用各種載體保存等手段，加強作為全國文明城市有關城建檔案資料的積累和收集，不斷豐富館藏。

（五）市、縣（區(qū)）城建檔案管理機構負責對縣（區(qū)）、鄉(xiāng)鎮(zhèn)城建檔案工作進行技術業(yè)務指導、檢查和監(jiān)督。

（六）定期組織對建設單位、施工單位和監(jiān)理單位的資料員和施工員進行城建檔案方面知識的培訓。

第九條 從事城建檔案工作的人員必須嚴格執(zhí)行國家有關保密的法律、法規(guī)和檔案管理制度，遵守保密制度，不得泄漏城建檔案中涉及的國家秘密，并應具備相應的檔案管理和城建方面專業(yè)知識。

第三章 城建檔案的接收范圍

第十條 凡具有永久和長期保存價值的城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設及其管理檔案材料，有關單位和個

第十一條 城建檔案包括各類城鄉(xiāng)建設工程檔案、業(yè)務管理與業(yè)務技術檔案、城鄉(xiāng)基礎資人必須按本辦法的規(guī)定向所在地的城建檔案管理機構移交。

料以及國家住房和城鄉(xiāng)建設部、國家檔案局確定的其他城建檔案資料。

（一）各類城鄉(xiāng)建設工程檔案：

1.城鄉(xiāng)工業(yè)、民用建筑工程，包括各類工業(yè)建筑與住宅、辦公、文化、教育、衛(wèi)生、體育、商業(yè)、金融、保險等建設工程檔案；

2.城鄉(xiāng)基礎設施工程，包括道路、橋梁、廣場、停車場、照明、涵洞、排水、泵閘、污水處理等建設工程檔案；

3.城鄉(xiāng)公用基礎設施工程，包括給水、供氣、供電、公交場站、輕軌、電信、郵政等建設工程檔案；

4.城鄉(xiāng)交通基礎設施工程，包括公路、鐵路、航空、水運等建設工程檔案；

5.城鄉(xiāng)園林建設、風景名勝工程，包括公園、游樂園、城市綠地、古樹名木、風景名勝區(qū)、城市雕塑工程檔案；

6.城鄉(xiāng)環(huán)境衛(wèi)生設施建設工程檔案，包括城鄉(xiāng)公廁、垃圾站、垃圾焚燒發(fā)電廠、垃圾填埋池等建設工程檔案；

7.城鄉(xiāng)環(huán)保、防洪、水利、抗震、人防工程檔案；

8.軍事工程檔案資料中，除軍事禁區(qū)和軍事管理區(qū)以外的穿越城鄉(xiāng)的地下管線走向和有關隱蔽工程的位置圖。

（二）城鄉(xiāng)規(guī)劃、管理、建設各專業(yè)管理部門形成的業(yè)務管理和業(yè)務技術檔案，包括城鄉(xiāng)規(guī)劃、管理、勘測、設計、施工、監(jiān)理、園林、環(huán)衛(wèi)、公用設施、房地產管理、人防等部門形成的業(yè)務管理和業(yè)務技術檔案。

（三）城鄉(xiāng)基礎資料，包括城鄉(xiāng)歷史沿革、地名、水文、自然、經濟狀況；有關城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設及其管理的規(guī)范性文件；計劃、統(tǒng)計、技術規(guī)程規(guī)范方面的文件、科學研究成果；城鄉(xiāng)建設發(fā)展史等方面的基礎資料。

第四章 城建檔案的移交時間和要求

第十二條 應當由城建檔案管理機構接收的檔案，其形成單位按下列時限移交：

（一）建設工程檔案在工程項目竣工驗收后3個月內移交。

（二）規(guī)劃建設管理系統(tǒng)的各業(yè)務行政管理部門形成的業(yè)務管理和業(yè)務技術檔案，應根據不同業(yè)務管理和業(yè)務技術檔案的特點，遵循方便組織，有利于保證歸檔文件材料的完整、準確、系統(tǒng)，并方便利用的原則，正確地確定移交時間。

第十三條 向城建檔案管理機構移交的城建檔案，必須符合下列要求：

（一）城建檔案資料應齊全、完整、準確、系統(tǒng)、字跡工整，有利于長久保存，案卷質量應當符合《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）、《建設電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T117-2007）規(guī)定的要求。

（二）城建檔案資料應當是原件。

（三）竣工圖圖樣清晰，與建筑物實體相符，并加蓋竣工圖章。

第十四條 城鄉(xiāng)規(guī)劃行政主管部門在核發(fā)建設單位的《建設工程規(guī)劃許可證》時，應同時給建設單位發(fā)放《建設工程檔案編制及移交告知書》，明確編制、報送城建檔案內容、范圍、時間、程序和責任。

建設單位與勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位在簽訂工程承包合同時，應當明確收集、編制、移交建設工程檔案的責任、要求等內容。

第十五條 在建設工程項目竣工驗收通過之日起3個月內，建設單位應當向城建檔案管理機構移交一套符合規(guī)定要求的建設工程竣工檔案，城建檔案管理機構出具《建設工程城建檔案接收證明書》，載明建設工程項目名稱、移交單位、案卷總數、檔案存管機構等內容。建設行政主管部門在辦理建設工程竣工驗收備案時，應將《建設工程城建檔案接收證明書》作為必備的建設工程竣工驗收備案的文件材料之一。沒有城建檔案管理機構出具《建設工程城建檔案接收證明書》的建設工程，建設行政主管部門不得辦理建設工程的竣工驗收備案手續(xù)。第十六條 凡建設工程檔案不齊全、不準確的，移交單位應當根據與實物相符，能準確記

載工程建設主要過程和現狀的原則，進行補測、補繪后報城建檔案管理機構。

第十七條 新建、改建、擴建的房屋建筑，房產管理部門在審核頒發(fā)房屋權屬證書時，應當核驗建設工程檔案接收證明，將《建設工程城建檔案接收證明書》列入房產產權產籍檔案。房產管理部門辦理房屋工程產權登記時，應將城建檔案管理機構加蓋“與原件相符”核對章的《建設工程規(guī)劃許可證》復印件作為申辦材料之一。

第十八條 城鄉(xiāng)地下管線普查和測繪所形成的地下管線資料，應當在普查和測繪工作結束后3個月內移交城建檔案管理機構。對城鄉(xiāng)地下管線進行變更、改造的，地下管線產權單位應當據實修改、補充和完善原地下管線檔案，繪制現狀圖，并在變更或改造結束后30日內及時向城建檔案管理機構移交。對棄用、停用的地下管線，建設單位應當及時報城建檔案管理機構備案，城建檔案管理機構應當及時做好地下管線信息更新工作。各地下管線專業(yè)單位或管理單位應當每年向城建檔案管理機構報送本單位地下管線專業(yè)圖。

第五章 城建檔案的管理與利用

第十九條 城建檔案管理機構對接收或者收集的城建檔案資料應當及時登記、整理、編制檢索工具，做好城建檔案的保管、鑒定、統(tǒng)計、編研、保護和利用工作，對破損或者變質的城建檔案應當及時采取補救措施。

第二十條 城建檔案管理機構應當建立健全城建檔案管理制度，嚴格執(zhí)行國家保密制度，第二十一條 城建檔案館（室）建筑應當符合檔案館建筑設計規(guī)范（JGJ25－2000）國家嚴防城建檔案散失和泄密。不得擅自銷毀城建檔案。

標準，保管城建檔案應有適宜安全保存的專門庫房，庫房達到防盜、防火、防震、防雷、防水、防潮、防高溫、防霉、防蟲、防光和防污染的“十一防”要求。庫房面積應當符合城建檔案工作業(yè)務規(guī)范的要求。

第二十二條 城建檔案管理機構應使用符合國家標準的檔案用品和裝具，逐步配備溫濕度

第二十三條 城建檔案管理機構的館房建設、設備購置等所需經費應當列入固定資產投資第二十四條 城建檔案管理機構應當根據城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設、管理工作需要，編制必要的檢第二十五條 公民、法人或者其他組織憑居民身份證、工作證或者單位介紹信等有效證明，自動控制、監(jiān)控、計算機、聲像等設備，實現城建檔案管理的規(guī)范化、標準化和現代化。計劃，日常經費由同級財政統(tǒng)籌安排。索資料和參考資料，向社會提供服務。

經城建檔案管理部門同意后，可以利用已開放的城建檔案。其收費辦法依照國家和省、市有關規(guī)定執(zhí)行。

第六章 獎勵與處罰

第二十六條 市城鄉(xiāng)規(guī)劃行政管理部門或縣級以上人民政府對在城建檔案收集、保護、管理、提供利用和研究方面做出顯著成績的單位和個人，應當予以表彰和獎勵。

第二十七條 有下列情況之一的，由城鄉(xiāng)規(guī)劃行政主管部門或其他有關部門對直接負責的主管人員或者其它直接責任人員依法給予行政處分；構成犯罪的，依法追究刑事責任：

（一）無故延期或者不按照本辦法的規(guī)定歸檔、報送的。

（二）單位和個人損毀、丟失、涂改或者偽造城建檔案的。

（三）城建檔案工作人員玩忽職守，造成城建檔案損失的。

第二十八條 建設工程竣工驗收后，建設單位未按照本辦法的規(guī)定移交建設工程檔案的，由城鄉(xiāng)規(guī)劃行政主管部門對建設單位予以通報批評，責令限期補報；逾期6個月不補報的，按照《中華人民共和國城鄉(xiāng)規(guī)劃法》第六十七條的規(guī)定，由城鄉(xiāng)規(guī)劃行政主管部門對建設單位處1萬元以上5萬元以下的罰款。

第七章 附 則

第二十九條 本辦法自2010年4月1日起施行。有效期5年。

發(fā)布部門：惠州市政府 發(fā)布日期：2010年03月17日 實施日期：2010年04月01日(地方法規(guī))