第一篇:XX公司辦公設(shè)施管理制度
公司辦公設(shè)施管理規(guī)定
第一章 總則
一、目的。為了保證公司辦公設(shè)備正常的運(yùn)轉(zhuǎn),提高辦公設(shè)備的工作 效率和使用壽命,特制定本規(guī)定。
二、適用范圍。本規(guī)定所指的辦公設(shè)施包含公司所有辦公設(shè)備及辦公家具。
第二章 職責(zé)
? 使用部門:負(fù)責(zé)設(shè)備日常使用保養(yǎng)及設(shè)備的及時(shí)報(bào)修,發(fā)現(xiàn)辦公設(shè)備及設(shè)施存在故障時(shí),應(yīng)及時(shí)填寫《辦公設(shè)備維修申請(qǐng)單》向行政部提出維修申請(qǐng);
? 行政部:負(fù)責(zé)辦公設(shè)施采購(gòu)的統(tǒng)一申請(qǐng),設(shè)備的日常檢查及設(shè)備的簡(jiǎn)單維護(hù),并及時(shí)處理有關(guān)申請(qǐng),如簡(jiǎn)單維護(hù)仍不能解決問(wèn)題,協(xié)調(diào)科技信息部進(jìn)行設(shè)備維修或發(fā)外維修; ? 物資管理部:負(fù)責(zé)辦公設(shè)施及設(shè)施維修所需部件的采購(gòu);
? 科技信息部:接到協(xié)調(diào)工作申請(qǐng)后,由科技信息部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)完成工作;
? 計(jì)劃財(cái)務(wù)部:對(duì)辦公設(shè)施的采購(gòu)、維修費(fèi)用進(jìn)行審核批準(zhǔn),及需報(bào)廢物品的殘值核算工作;
? 總經(jīng)理:負(fù)責(zé)辦公設(shè)施的采購(gòu)、規(guī)模較大維修等費(fèi)用的審批。
第三章辦公設(shè)施管理
第一節(jié)辦公設(shè)施日常管理
一、辦公設(shè)施分類:
(一)辦公設(shè)備:包括電腦、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、電話機(jī)、相機(jī)、服務(wù)器、軟件等物品。
(二)辦公家具:包括辦公桌、椅、文件柜、會(huì)議桌、會(huì)客桌等物品。
二、辦公設(shè)施采購(gòu):
(一)各使用部門如需添置辦公設(shè)施需提出書(shū)面報(bào)告,報(bào)告中需特別說(shuō)明購(gòu)置的理由,經(jīng)分管副總批準(zhǔn)后報(bào)行政部,行政部根據(jù)公司整體需求提出相應(yīng)意見(jiàn),報(bào)總經(jīng)理助理審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可實(shí)施采購(gòu)。
(二)按上述流程完成采購(gòu)申請(qǐng)的審批手續(xù)后,由物資管理部負(fù)責(zé)統(tǒng)一購(gòu)買。辦公設(shè)施采購(gòu)到貨后由行政部辦理登記、建賬、發(fā)放等手續(xù)。
三、日常管理:
(一)辦公設(shè)施編號(hào)
1、辦公設(shè)施實(shí)行編號(hào)管理,由行政部在辦公設(shè)施交付使用的當(dāng)天,進(jìn)行登記并統(tǒng)一編號(hào)。
2、編號(hào)辦法:編號(hào)形式為:公司名稱縮寫 + 分類符號(hào) + 數(shù)字代碼。
(1)辦公設(shè)備編號(hào)(QQ-SB-XXX;包括:電腦,打印機(jī),掃描儀,復(fù)印機(jī),傳真機(jī)等物品)。
(2)辦公家具編號(hào)(QQ-JJ-XXX;包括:辦公桌椅,會(huì)議臺(tái),洽談臺(tái), 文件柜等物品)。
(二)辦公設(shè)施的標(biāo)牌:為即時(shí)貼,辦公室在辦公設(shè)施交付使用的當(dāng)天,進(jìn)行登記并貼上標(biāo)牌。
使用權(quán)屬各部門,各部門負(fù)責(zé)人及辦公設(shè)施的使用人對(duì)辦公設(shè)施的完好性負(fù)責(zé)。
(三)臺(tái)賬管理 所有辦公設(shè)施的管理應(yīng)登記造冊(cè)建立臺(tái)賬、規(guī)范管理。
四、辦公設(shè)施的異動(dòng)管理:
(一)辦公設(shè)施的出租、出借、報(bào)廢等,必須由使用部門提出書(shū)面報(bào)告,經(jīng)分管副總批準(zhǔn),辦公室根據(jù)公司整體情況提出相應(yīng)意見(jiàn),報(bào)總經(jīng)理助理審批,方可辦理相關(guān)手續(xù)。
(二)辦公設(shè)施的內(nèi)部轉(zhuǎn)移,由使用部門或使用人提出書(shū)面報(bào)告,報(bào)經(jīng)行政部審核同意后,辦理移交手續(xù)。
(三)按規(guī)定程序發(fā)生的辦公設(shè)施異動(dòng),行政部應(yīng)在手續(xù)完成后的當(dāng)天作相應(yīng)的登記,行政部應(yīng)在三天內(nèi)將情況上報(bào)財(cái)務(wù)部作相應(yīng)的賬務(wù)處理。
五、辦公設(shè)施的維修:
1、發(fā)現(xiàn)辦公設(shè)備及設(shè)施存在問(wèn)題時(shí),由使用部門到人事行政部填寫《辦公設(shè)備維修申請(qǐng)單》(見(jiàn)附件);
2、行政部接到申請(qǐng)單后,由部門經(jīng)理進(jìn)行審批,如屬于本公司辦公區(qū)域內(nèi)的設(shè)備立即派人進(jìn)行檢查維修,如屬于物業(yè)公司管理,立即聯(lián)系物業(yè)公司處理;
3、如果待維修設(shè)備有部分零件破損需要更換,人事行政部應(yīng)協(xié)調(diào)物資部進(jìn)行采購(gòu);
4、簡(jiǎn)單維修未能解決問(wèn)題,由行政部協(xié)調(diào)科技信息部進(jìn)行檢修,或聯(lián)系外部專業(yè)公司進(jìn)行維修;
5、聯(lián)系外部公司所需費(fèi)用需由行政部做出預(yù)算,報(bào)計(jì)劃財(cái)務(wù)部及總經(jīng)理審批;
6、達(dá)到報(bào)廢年限和無(wú)法進(jìn)行維修的設(shè)備可由使用部門申請(qǐng)報(bào)廢;
7、如設(shè)備是人為原因損壞,人事行政部核查后將進(jìn)行報(bào)廢處理及處罰相關(guān)責(zé)任人,設(shè)備按評(píng)估后價(jià)值按價(jià)賠償;
8、屬于物業(yè)公司負(fù)責(zé)的辦公設(shè)備維修由人事行政部聯(lián)系物業(yè)公司解決。
六、辦公設(shè)施的原始發(fā)票復(fù)印件、保修卡、說(shuō)明書(shū)等由行政部妥善保管。
七、因管理或使用不當(dāng)造成辦公設(shè)施毀損、丟失的,由直接責(zé)任人承擔(dān)直接經(jīng)濟(jì)損失。
八、行政部會(huì)同財(cái)務(wù)部門每年對(duì)辦公設(shè)施進(jìn)行一次全面的核對(duì)清理,清理時(shí)應(yīng)做到標(biāo)牌與清
單相符、清單與明細(xì)賬相符、明細(xì)賬與總賬相符,對(duì)于不符的,應(yīng)查明原因,并在次月15日前,將辦公設(shè)施清理情況報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo),同時(shí)對(duì)辦公設(shè)施的變動(dòng)情況提出處理意見(jiàn)或建議。
第二節(jié)電腦管理
一、日常管理
(一)公司辦公電腦的安裝、調(diào)試、維護(hù)、保養(yǎng)由公司企劃部指定專人負(fù)責(zé)。
(二)公司電腦由各使用人負(fù)責(zé)保管。
三、注意事項(xiàng)
(一)公司電腦原則上專人專用(未配備電腦人員,不是使用他人電腦),使用人應(yīng)妥善設(shè)置和保管好開(kāi)機(jī)、屏保密碼,不得將密碼泄露他人。
(二)不得在辦公電腦上玩游戲,無(wú)特殊需要上下班必須將電腦關(guān)閉。
(三)不得私自將公司電腦外借或交外單位人員使用。
(四)電腦內(nèi)存儲(chǔ)的涉及公司信息的資料均需公司財(cái)產(chǎn),員工必須保證資料的完整性,嚴(yán)禁隨意刪除。
四、其他
公司電腦因人為因素造成損壞的,由使用人負(fù)責(zé)賠償,特殊情況以書(shū)面形式報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo),視原因酌情處理。
第三節(jié)復(fù)印機(jī)、打印機(jī)管理
一、日常使用管理
(一)復(fù)印機(jī)由行政部負(fù)責(zé)管理。
(二)復(fù)印機(jī)統(tǒng)一由行政部指定人員負(fù)責(zé)操作、保管,其他人員無(wú)故不得進(jìn)入文印室自行操作復(fù)印機(jī)。
(三)各部門需復(fù)印的文件資料必須經(jīng)登記、簽名,登記表內(nèi)載明使用部門、內(nèi)容、數(shù)量等主要內(nèi)容。文員有權(quán)阻止非公司資料的復(fù)印。
(四)各部門文字資料打印連接前臺(tái)打印機(jī),圖紙或特殊規(guī)格打印連接文印室打印機(jī),打印資料同樣需要登記,簽字后方可拿取。
(五)其他各部門內(nèi)部打印機(jī)由各使用人自覺(jué)做好管理工作,禁止打印私人文件。
二、注意事項(xiàng):
(一)文員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度,不得將文件材料的內(nèi)容向外泄露。廢紙應(yīng)及時(shí)收集、銷毀。
(二)文員要定期檢查、保養(yǎng)設(shè)備。出現(xiàn)故障要及時(shí)通知維修,保證設(shè)備處于良好狀態(tài)。
(三)保持文印室的衛(wèi)生、整潔,自覺(jué)維護(hù)文印室良好的工作環(huán)境。
第四節(jié)傳真機(jī)管理
傳真機(jī)的使用注意事項(xiàng):(不得把下列稿件傳入傳真機(jī))
1、涂改液未干或稿件有涂層;
2、稿件有皺紋、折縫或嚴(yán)重卷曲;
3、破裂的稿件或稿件過(guò)厚;
第五節(jié)其他設(shè)備管理
所有設(shè)備均是公司的財(cái)產(chǎn),各使用人必須保管好使用的設(shè)備,有問(wèn)題應(yīng)及時(shí)通知行政部協(xié)助解決。
第二篇:公司辦公設(shè)施管理制度
公司辦公設(shè)施管理制度
第一節(jié)辦公設(shè)施管理
一、辦公設(shè)施分類:
(一)辦公設(shè)備:包括電腦、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、電話機(jī)、相機(jī)、服務(wù)器、軟件等物品。
(二)辦公家具:包括辦公桌椅、文件柜、會(huì)客桌椅等物品。
二、辦公設(shè)施采購(gòu):
(一)辦公設(shè)施的采購(gòu),由辦公室負(fù)責(zé)購(gòu)買,其他相關(guān)部門協(xié)助。
(二)各使用部門如需添置辦公設(shè)施需提出書(shū)面報(bào)告,報(bào)告中需特別說(shuō)明購(gòu)置的理由,經(jīng)分管副總批準(zhǔn)后報(bào)辦公室,辦公室根據(jù)公司整體需求提出相應(yīng)意見(jiàn),報(bào)行政副總裁審批,方可實(shí)施采購(gòu)。
三、辦公設(shè)施的管理:
(一)辦公設(shè)施編號(hào)
1、辦公設(shè)施實(shí)行編號(hào)管理,由辦公室在辦公設(shè)施交付使用的當(dāng)天,進(jìn)行登記并統(tǒng)一編號(hào)。
2、編號(hào)辦法:編號(hào)形式為:公司英文標(biāo)識(shí) + 分類符號(hào) + 數(shù)字代碼。
(1)辦公設(shè)備編號(hào)(HG-SB-XXX;包括:電腦,打印機(jī),掃描儀,復(fù)印機(jī),傳真機(jī)等物品)。
(2)辦公家具編號(hào)(HG-JJ-XXX;包括:辦公桌椅,會(huì)議臺(tái),洽談臺(tái), 文件柜等物品)。
(二)辦公設(shè)施的標(biāo)牌:為即時(shí)貼,辦公室在辦公設(shè)施交付使用的當(dāng)天,進(jìn)行登記并貼上標(biāo)牌。
辦公設(shè)施的使用權(quán)屬各部門使用人,各部門負(fù)責(zé)人對(duì)辦公設(shè)施的可使用性負(fù)完全責(zé)任。
四、辦公設(shè)施的異動(dòng)管理:
(一)辦公設(shè)施的出租、出借、報(bào)廢等,必須由使用部門提出書(shū)面報(bào)告,經(jīng)分管副總批準(zhǔn),辦公室根據(jù)公司整體情況提出相應(yīng)意見(jiàn),報(bào)行政副總裁審批,方可辦理相關(guān)手續(xù)。
(二)辦公設(shè)施的內(nèi)部轉(zhuǎn)移,由使用部門或使用人提出書(shū)面報(bào)告,報(bào)經(jīng)辦公室審核同意后,辦理移交手續(xù)。
(三)按規(guī)定程序發(fā)生的辦公設(shè)施異動(dòng),辦公室應(yīng)在手續(xù)完成后的當(dāng)天作相應(yīng)的登記,辦公室應(yīng)在三天內(nèi)將情況上報(bào)財(cái)務(wù)部作相應(yīng)的賬務(wù)處理。
五、辦公設(shè)施的維修:
由使用部門提出書(shū)面維修申請(qǐng),辦公室根據(jù)設(shè)施的綜合價(jià)值提出維修意見(jiàn),500元以下的維修費(fèi)用,辦公室直接送至維修處維修,500元以上的維修費(fèi)用報(bào)副總裁批準(zhǔn)。
六、辦公設(shè)施的原始發(fā)票復(fù)印件、保修卡、說(shuō)明書(shū)等由辦公室妥善保管。
七、因管理或使用不當(dāng)造成辦公設(shè)施毀損、丟失的,由直接責(zé)任人承擔(dān)直接經(jīng)濟(jì)損失。
八、辦公室會(huì)同財(cái)務(wù)部門每年對(duì)辦公設(shè)施進(jìn)行一次全面的核對(duì)清理,清理時(shí)應(yīng)做到標(biāo)牌與清單相符、清單與明細(xì)賬相符、明細(xì)賬與總賬相符,對(duì)于不符的,應(yīng)查明原因,并在次月15日前,將辦公設(shè)施清理情況報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo),同時(shí)對(duì)辦公設(shè)施的變動(dòng)情況提出處理意見(jiàn)或建議。
第二節(jié)電腦管理
一、日常管理
(一)公司辦公電腦的安裝、調(diào)試、維護(hù)、保養(yǎng)由公司企劃部指定專人負(fù)責(zé)。
(二)公司電腦由各使用人負(fù)責(zé)保管。
二、使用需求申請(qǐng)
(一)硬件需求由使用人所在部門提出書(shū)面申請(qǐng),分管副總裁批準(zhǔn),辦公室審核,報(bào)行政副總裁批準(zhǔn)后方可購(gòu)置。
(二)軟件需求由使用人根據(jù)工作、業(yè)務(wù)需要提出書(shū)面申請(qǐng),分管副總裁批準(zhǔn),辦公室審核,報(bào)行政副總裁批準(zhǔn)后方可購(gòu)置。
三、注意事項(xiàng)
(一)公司電腦原則上專人專用(未配備電腦人員,不是使用他人電腦),使用人應(yīng)妥善設(shè)置和保管好開(kāi)機(jī)、屏保密碼,不得將密碼泄露他人。
(二)不得在辦公電腦上玩游戲,無(wú)特殊需要上下班必須將電腦關(guān)閉。
(三)不得私自將公司電腦外借或交外單位人員使用。
(四)電腦內(nèi)存儲(chǔ)的涉及公司信息的資料均需公司財(cái)產(chǎn),員工必須保證資料的完整性,嚴(yán)禁隨意刪除。
四、其他
公司電腦因人為因素造成損壞的,由使用人負(fù)責(zé)賠償,特殊情況以書(shū)面形式
報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo),視原因酌情處理。
第三節(jié)復(fù)印機(jī)、打印機(jī)管理
一、日常使用管理
(一)復(fù)印機(jī)由辦公室負(fù)責(zé)管理。
(二)復(fù)印機(jī)統(tǒng)一由辦公室指定人員負(fù)責(zé)操作、保管,其他人員無(wú)故不得進(jìn)入文印室自行操作復(fù)印機(jī)。
(三)各部門需復(fù)印的文件資料必須經(jīng)登記、簽名,登記表內(nèi)載明使用部門、內(nèi)容、數(shù)量等主要內(nèi)容。文員有權(quán)阻止非公司資料的復(fù)印。
(四)各部門文字資料打印連接前臺(tái)打印機(jī),圖紙或特殊規(guī)格打印連接文印室打印機(jī),打印資料同樣需要登記,簽字后方可拿取。
(五)其他各部門內(nèi)部打印機(jī)由各使用人自覺(jué)做好管理工作,禁止打印私人文件。
二、注意事項(xiàng):
(一)文員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度,不得將文件材料的內(nèi)容向外泄露。廢紙應(yīng)及時(shí)收集、銷毀。
(二)文員要定期檢查、保養(yǎng)設(shè)備。出現(xiàn)故障要及時(shí)通知維修,保證設(shè)備處于良好狀態(tài)。
(三)保持文印室的衛(wèi)生、整潔,自覺(jué)維護(hù)文印室良好的工作環(huán)境。
第四節(jié)傳真機(jī)管理
傳真機(jī)的使用注意事項(xiàng):(不得把下列稿件傳入傳真機(jī))
1、涂改液未干或稿件有涂層;
2、稿件有皺紋、折縫或嚴(yán)重卷曲;
3、破裂的稿件或稿件過(guò)厚;
4、炭紙或背面有炭的稿件。
第五節(jié)其他設(shè)備管理
所有設(shè)備均是公司的財(cái)產(chǎn),各使用人必須保管好使用的設(shè)備,有問(wèn)題應(yīng)及時(shí)通知辦公室協(xié)助解決。
XXXXXXXX有限公司
XXXX年XX月XX日
第三篇:辦公設(shè)施管理制度
辦公設(shè)施管理制度
(設(shè)施設(shè)備物品物料管理制度之三)
1、辦公設(shè)施指辦公用品和辦公耐用品以外的其他辦公用品設(shè)備。包括:電腦、打印機(jī)、文件柜、陳列柜、貨架、接待臺(tái)、沙發(fā)、茶幾、電視柜、電視機(jī)、展臺(tái)以及非商品車輛等。
2、綜合辦對(duì)總店辦公設(shè)施負(fù)有監(jiān)督管理權(quán),各使用部門負(fù)有日常管理使用之責(zé)。
3、各使用單位所管理使用的辦公設(shè)施要進(jìn)行責(zé)任管理,專用設(shè)備由專用人負(fù)責(zé),共用設(shè)備由指定人負(fù)責(zé),要將所用辦公設(shè)施以責(zé)任表形式登記管理,并由責(zé)任人簽字確認(rèn)。
4、各部門需要添置或更換辦公設(shè)施須填報(bào)申請(qǐng),報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,由綜合辦負(fù)責(zé)承辦。
5、各部門負(fù)責(zé)人要做好辦公設(shè)施日常維護(hù)管理工作,加強(qiáng)對(duì)責(zé)任人珍惜愛(ài)護(hù)和正確使用辦公設(shè)施的教育指導(dǎo)以及監(jiān)督檢查。
6、各使用部門要保證辦公設(shè)施良好的使用狀態(tài),防止丟失、損壞,如發(fā)生丟失事件,由責(zé)任人及部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)損失,如發(fā)生損壞事件,要及時(shí)向綜合辦說(shuō)明情況,屬于自然損壞由綜合辦負(fù)責(zé)進(jìn)行維修,屬于人為損壞由責(zé)任人承擔(dān)損失。
7、各部門所使用的所有辦公設(shè)施一概不得外借和挪作他用,更不得非工作使用,公司內(nèi)部或本店內(nèi)部臨時(shí)借用,須事先向總經(jīng)理報(bào)告,并經(jīng)總經(jīng)理在借條上簽字方可借出。
8、本店所有辦公設(shè)施由綜合辦負(fù)責(zé)建帳統(tǒng)計(jì),每半年進(jìn)行
一次檢查清點(diǎn),保證綜合辦統(tǒng)計(jì)帳與使用部門責(zé)任表所反映的資產(chǎn)數(shù)量相符,保證綜合辦統(tǒng)計(jì)帳與使用部門實(shí)物相符。
第四篇:辦公設(shè)施及管理制度
辦公設(shè)施及管理制度
一、目的。為了保證公司辦公設(shè)備正常的運(yùn)轉(zhuǎn),提高辦公設(shè)備的工作效率和使用壽命,特制定本制度。
二、適用范圍。本制度所指辦公設(shè)備主要包括臺(tái)式電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、電話、傳真機(jī)、筆記本電腦等。
三、相關(guān)職責(zé)。
1、人力行政專員,主要負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的采購(gòu)申請(qǐng)?zhí)峤弧⒉少?gòu)、保管、配發(fā)、設(shè)備調(diào)換等事宜。
2、在總經(jīng)理批準(zhǔn)的情況下,一些常用設(shè)備及耗材也可購(gòu)買。如打印紙、砸鼓、網(wǎng)線水晶頭等。
3、部門這專人負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的使用、保管、維修保養(yǎng)等事宜。
第一章 辦公設(shè)備日常管理
一、辦公設(shè)備的申請(qǐng)和購(gòu)買。
1、部門工作人員根據(jù)需要提出辦公設(shè)備的購(gòu)買申請(qǐng),制定采購(gòu)計(jì)劃并填寫《辦公設(shè)備需求單》,報(bào)人力行政部主管領(lǐng)導(dǎo)審批,購(gòu)買設(shè)備金額大于500元的還需報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。
2、經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后由人力行政部專人購(gòu)買。
二、辦公設(shè)備的領(lǐng)用。
1、設(shè)備需求人員根據(jù)審批的《辦公設(shè)備需求單》到人力行政部處領(lǐng)取。
2、對(duì)領(lǐng)取的設(shè)備進(jìn)行編號(hào),以便盤點(diǎn)。
三、辦公設(shè)備的使用和保養(yǎng)。
1、使用設(shè)備前應(yīng)詳細(xì)閱讀操作手冊(cè),嚴(yán)格按照操作規(guī)范操作使用,由部門主管及人力行政部門負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查。
2、公司各類設(shè)備的保養(yǎng)和維修,員工應(yīng)參照規(guī)范,正確使用,注重平時(shí)保養(yǎng)。
3、人力行政部對(duì)部門內(nèi)辦公設(shè)備運(yùn)行、保養(yǎng)情況進(jìn)行監(jiān)督檢查,對(duì)設(shè)備的維修,更換零件要進(jìn)行登記備案。
四、辦公設(shè)備維修管理
1、設(shè)備發(fā)生故障無(wú)法使用時(shí),設(shè)備使用人應(yīng)報(bào)人力行政專員并協(xié)同技術(shù)人員處理;技術(shù)人員無(wú)法處理的可報(bào)部門主管領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系供應(yīng)商統(tǒng)一報(bào)修。
2、在報(bào)修期內(nèi)的設(shè)備,人力行政專員應(yīng)聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行維修;保修期外的設(shè)備,按照最經(jīng)濟(jì)可行的保修方案進(jìn)行維修,由人力行政部或指派專人負(fù)責(zé)送修并按照維修的真實(shí)情況,填寫設(shè)備維修單。
五、建立維修檔案
1、所有設(shè)備的維修都必須建立完整的維修檔案。由人力行政專員統(tǒng)一管理,主要包括設(shè)備名稱、維修日期、故障現(xiàn)象、故障原因、維修內(nèi)容、維修費(fèi)用、維修單位等。
2、人力行政專員應(yīng)定期統(tǒng)計(jì)、匯總維修情況,針對(duì)各類故障產(chǎn)生的原因提出預(yù)防與克服的措施,通報(bào)并加以防范。
六、辦公設(shè)備使用監(jiān)督
1、人力行政部負(fù)責(zé)對(duì)辦公設(shè)備的使用進(jìn)行不定期的檢查。
2、人力行政專員對(duì)違規(guī)使用辦公設(shè)備人員有提醒處罰的權(quán)力。
七、辦公設(shè)備的盤點(diǎn)及賠償
1、人力行政專員負(fù)責(zé)對(duì)部門所有辦公分類,并建立辦公設(shè)備管理臺(tái)賬,每半年盤點(diǎn)清查一次,做到賬物相符。
2、在規(guī)定的使用年限期間,因個(gè)人原因造成辦公設(shè)備毀損、丟失、被盜等,所造成的經(jīng)濟(jì)損失由個(gè)人承擔(dān)。
八、辦公設(shè)備的報(bào)廢處理
1、報(bào)廢審核。對(duì)于各部門提交的報(bào)廢物品清單,要認(rèn)真審核,確認(rèn)不能再次利用后,經(jīng)人力行政部、部門主管領(lǐng)導(dǎo)審批,報(bào)總經(jīng)理簽字后方可作報(bào)廢處理。
2、對(duì)決定報(bào)廢的辦公設(shè)備,人力行政專員應(yīng)做好登記,在報(bào)廢處理冊(cè)上寫清用品名稱、價(jià)格、數(shù)量、及報(bào)廢處理的其他有關(guān)事項(xiàng)。
3、報(bào)廢品由人力行政專員集中存放、集中處理,不得隨意丟棄。
第二章 辦公設(shè)備分類管理
一、電腦的使用管理
1、專人收管
(1)每臺(tái)電腦指定專人上機(jī),負(fù)責(zé)日常操作,非操作人員不得隨意使用。(2)電腦使用人員設(shè)密碼管理,密碼屬公司機(jī)密,未經(jīng)批準(zhǔn)不得向任何人泄露。
2、電腦的操作規(guī)定
(1)嚴(yán)禁在電腦從事于本職工作無(wú)關(guān)的事項(xiàng),嚴(yán)禁使用電腦玩游戲。(2)不得使用未經(jīng)病毒檢查的U盤,防止病毒入侵。(3)嚴(yán)禁私自拷貝,泄露涉及公司有關(guān)機(jī)密的文件資料。
3、病毒防護(hù)
(1)未安裝殺毒軟件的電腦一律不得使用。
(2)對(duì)于聯(lián)網(wǎng)的電腦,任何人在未經(jīng)批準(zhǔn)的情況下,不得從網(wǎng)絡(luò)復(fù)制軟件或文檔。(3)對(duì)于電腦軟件的安裝由使用部門自主決定。(4)任何電腦不得安裝游戲軟件。(5)軟件使用前要確保無(wú)病毒。
(6)任何人未經(jīng)他人同意,不得使用他人電腦。
4、硬件保護(hù)
(1)未經(jīng)辦公室批準(zhǔn),任何人不得拆卸所使用的電腦設(shè)備。(2)拆卸電腦設(shè)備時(shí),必須采取防靜電措施。(3)硬件維護(hù)后,必須將所有設(shè)備復(fù)原。
(4)各部門負(fù)責(zé)人必須認(rèn)真落實(shí)本部門電腦以及配套設(shè)備的使用和保養(yǎng)責(zé)任。(5)各部門負(fù)責(zé)人必須采取必要措施,確保本部門的電腦以及配套設(shè)備始終處于整潔和良好的狀態(tài)。
(6)對(duì)于關(guān)鍵的電腦設(shè)備應(yīng)配備必要的斷電,繼電設(shè)施以保護(hù)電源。5、電腦的保養(yǎng)
(1)保持電腦的清潔,嚴(yán)禁用手,銳物觸摸屏幕,使用人在離開(kāi)前應(yīng)退出系統(tǒng)并關(guān)閉電源。(2)定期對(duì)電腦內(nèi)的資料進(jìn)行整理,做好備份并刪除不需要的文件,保證電腦運(yùn)行的速度和存儲(chǔ),備份的光盤由部門保管。
二、電話的使用管理
1、電話由辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理,各部門主管負(fù)責(zé)監(jiān)督并控制使用。2、每次通話以五分鐘為限,通話應(yīng)簡(jiǎn)潔扼要,以免耗時(shí)占線,浪費(fèi)資金。3、長(zhǎng)途電話的使用需經(jīng)部門主管的批準(zhǔn)。4、禁止私事?lián)艽蜷L(zhǎng)途電話。
5、電話出現(xiàn)故障的及時(shí)報(bào)電話公司維修。
三、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)的管理
1、為確保復(fù)印機(jī)的安全運(yùn)轉(zhuǎn),每天開(kāi)機(jī)的時(shí)間不宜過(guò)長(zhǎng)。2、打印或者復(fù)印完成后,必須及時(shí)取走文件,防止失密。3、禁止打印或復(fù)印私人資料。
四、傳真機(jī)使用管理
1、不得使用傳真?zhèn)鬟_(dá)個(gè)人資料。2、使用傳真?zhèn)魉蜋C(jī)密文件需要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
3、每天下班后,傳真設(shè)置由自動(dòng)接收改成手動(dòng)接收,防止廣告?zhèn)髡嬖斐傻霓k公資源浪費(fèi)。
五、其他辦公設(shè)備的使用管理
1、專管專用,公司所有辦公設(shè)備都要指定專人管理,其他人員使用必須經(jīng)設(shè)備負(fù)責(zé)人同意。
2、辦公設(shè)備要定期進(jìn)行養(yǎng)護(hù),以免老化影響使用。
3、辦公設(shè)備的使用人員要保證設(shè)備的安全,如果因使用人員的過(guò)失造成丟失,要追究責(zé)任。
第三章
附 則
1、本規(guī)定由長(zhǎng)治中燃源長(zhǎng)清潔能源有限公司法律事務(wù)部制定并負(fù)責(zé)解釋。2、本規(guī)定適用于長(zhǎng)治長(zhǎng)治中燃源長(zhǎng)清潔能源有限公司所有員工,公司其他部門員工使用規(guī)定由公司另行規(guī)定。
管理制度及工作規(guī)則
一、部門職責(zé):
1、負(fù)責(zé)公司天然氣輸配系統(tǒng)的安全、平穩(wěn)供氣;
2、負(fù)責(zé)本部門工作計(jì)劃的制訂、各種運(yùn)營(yíng)原始記錄與臺(tái)賬的建立和存檔管理; 3、負(fù)責(zé)戰(zhàn)場(chǎng)、管網(wǎng)線路及裝置設(shè)備的操作運(yùn)行、巡視檢查、日常維護(hù)保養(yǎng)、維修搶修等管理工作;
4、負(fù)責(zé)天然氣管網(wǎng)的更新改造計(jì)劃編制與監(jiān)督實(shí)施。
二、文秘辦職責(zé)范圍制度:
1、根據(jù)總經(jīng)理要求,組織總經(jīng)理辦公室及執(zhí)行副總的專題會(huì)議,做好會(huì)議記錄,起草印發(fā)會(huì)議紀(jì)要,督辦、檢查會(huì)議決定事項(xiàng)的貫徹落實(shí)情況;
2、組織制定公司年、季度工作計(jì)劃,指揮調(diào)度公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作,協(xié)調(diào)處理執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題,對(duì)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中各種信息數(shù)據(jù)收集、整理、統(tǒng)計(jì),并經(jīng)分析匯總形成生產(chǎn)月報(bào)、雙周報(bào)、周報(bào)、日?qǐng)?bào),為經(jīng)營(yíng)決策提供依據(jù);
3、組織制定公司的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作標(biāo)準(zhǔn)、工作流程等,監(jiān)督檢查執(zhí)行情況;
4、負(fù)責(zé)公司公文起草、公文、資料的收發(fā)、傳遞、審批、督辦、立卷、歸檔及公司印鑒、介紹信的使用與管理;
5、負(fù)責(zé)公司的內(nèi)部安全、車輛調(diào)度、維修保養(yǎng)、管理和辦公用品的計(jì)劃、保管、發(fā)放工作;
6、負(fù)責(zé)審查企業(yè)內(nèi)部控制制度的建立。
三、法律服務(wù)部職責(zé):
負(fù)責(zé)公司法律訴訟與非訴訟法律事務(wù)糾紛的處理、法律咨詢工作,對(duì)合同的進(jìn)行法律把關(guān)。
四、黨群辦職責(zé):
負(fù)責(zé)公司企業(yè)文化的建立、對(duì)外宣傳及內(nèi)部簡(jiǎn)報(bào)的編輯。
五、公司總經(jīng)理工作職責(zé)
1、主持公司全面工作;
2、主持公司工程建設(shè)管理、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理工作,組織實(shí)施股東會(huì)決議;
3、組織實(shí)施公司經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和投資方案;
4、擬訂公司內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)設(shè)置方案;
5、擬訂公司的基本管理制度;
6、制定公司的具體規(guī)章;
7、主持召開(kāi)安全生產(chǎn)工作會(huì)議、公司、季度總結(jié)與表彰會(huì)議;
8、負(fù)責(zé)公司高層管理人員調(diào)配及考核及決定員工的聘用、任免、獎(jiǎng)懲、薪酬、調(diào)配;
9、負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)管理;
10、提出公司經(jīng)營(yíng)理念,主導(dǎo)企業(yè)文化建設(shè)的基本方向;
11、加強(qiáng)員工思想道德教育;
12、全面負(fù)責(zé)公司安全生產(chǎn)管理工作,認(rèn)真貫徹落實(shí)國(guó)家有關(guān)安全生產(chǎn)的方針政策、法律、法規(guī);
13、股東會(huì)授予的其他職權(quán)。
六、公司執(zhí)行副總工作職責(zé)
1、協(xié)助總經(jīng)理抓好全面工作;
2、協(xié)調(diào)好各副總之間分管工作的分工合作;
3、重點(diǎn)抓好安全工作和人員管理工作;
4、監(jiān)控財(cái)務(wù)實(shí)行情況及時(shí)向總經(jīng)理及股東會(huì)匯報(bào)。
七、公司副總經(jīng)理工作職責(zé)
1、協(xié)助總經(jīng)理、執(zhí)行副總抓好分管工作;
2、分管文秘科,負(fù)責(zé)辦公室日常工作的落實(shí);
3、分管人事部,做好人員的篩選工作;
4、分管法律部,負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)公司所有的涉及工作;
5、分管黨群科,負(fù)責(zé)做好黨群工作;
6、分管安全科,責(zé)任重大,負(fù)責(zé)公司所有生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)環(huán)節(jié)的安全問(wèn)題;
7、主持分管部門工作例會(huì),檢查會(huì)議執(zhí)行及落實(shí)情況;
8、負(fù)責(zé)部門之間的協(xié)調(diào)、溝通與協(xié)作;
9、總經(jīng)理交辦的其他臨時(shí)性工作。
八、公關(guān)科職責(zé)
1、負(fù)責(zé)編輯或組織編制全公司開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的立項(xiàng)文件(項(xiàng)目建議書(shū)或是可行性研究報(bào)告);
2、負(fù)責(zé)規(guī)模較小的建設(shè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件的編制工作;
3、負(fù)責(zé)規(guī)模較大的建設(shè)項(xiàng)目的委托設(shè)計(jì),并提供設(shè)計(jì)條件,配合完成設(shè)計(jì)工作;
4、負(fù)責(zé)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的編制和推進(jìn)工作;
5、為相關(guān)部門提供技術(shù)支持與服務(wù);
6、按時(shí)完成公司安排的其他工作。
九、技術(shù)部職責(zé)
1、負(fù)責(zé)協(xié)助總工辦做好各項(xiàng)技術(shù)管理、審核技術(shù)文件;
2、全面負(fù)責(zé)本部門日常管理;
3、負(fù)責(zé)部門員工的績(jī)效考核;
4、負(fù)責(zé)組織行業(yè)內(nèi)與其他相關(guān)單位的技術(shù)交流;
5、負(fù)責(zé)落實(shí)重大技術(shù)問(wèn)題的攻關(guān)工作;
6、健全技術(shù)管理檔案機(jī)構(gòu),做到有序、完整、準(zhǔn)確統(tǒng)一;
7、負(fù)責(zé)項(xiàng)目方案、概(預(yù))算的審核、檢查方案實(shí)施情況和參加項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收工作;
8、負(fù)責(zé)實(shí)施新建、改建項(xiàng)目的設(shè)計(jì)或委托設(shè)計(jì)工作;
9、對(duì)用戶發(fā)展提出參考意見(jiàn);
10、完成執(zhí)行副總交辦的其他工作。
十、項(xiàng)目部職責(zé)
1、負(fù)責(zé)公司建設(shè)項(xiàng)目可行性研究報(bào)告(項(xiàng)目建議書(shū))的編制;
2、負(fù)責(zé)公司規(guī)模建設(shè)項(xiàng)目施工文件(施工圖)的編制工作;
3、負(fù)責(zé)公司規(guī)模較小的建設(shè)項(xiàng)目概算文件的編制;
4、負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)支持,解決施工現(xiàn)場(chǎng)的技術(shù)問(wèn)題;
5、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
第五篇:公司辦公設(shè)施管理辦法
青島三利集團(tuán)有限公司部門標(biāo)準(zhǔn)SL/YX-HN-04-2010
營(yíng)銷公司華南中心辦公設(shè)備設(shè)施管理辦法(A版)
1目的為了規(guī)范中心辦公設(shè)備設(shè)施的使用管理,保證設(shè)施安全可靠的運(yùn)行,更好的發(fā)揮其應(yīng)有的效果,特制定本規(guī)定。
2范圍
本辦法適用于華南中心全體人員。
3職責(zé)
3.1物資管理員負(fù)責(zé)所有設(shè)備設(shè)施的采購(gòu)、日常維護(hù)等工作。
3.2各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)所屬部門的設(shè)備設(shè)施使用的完好性。
3.3綜合辦負(fù)責(zé)中心所有物資的管理工作。
3.4中心考核部門負(fù)責(zé)監(jiān)督本辦法的實(shí)施。
4物資管理規(guī)定
4.1中心的打孔機(jī)、碎紙機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、切紙機(jī)等辦公設(shè)施由物資管理員統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理。
4.2物資管理員每天下班后檢查是否斷電碎紙機(jī)、復(fù)印機(jī)、打孔機(jī)、碎紙機(jī)倉(cāng)內(nèi)及切紙機(jī)旁邊是否有紙屑?xì)埩簟?/p>
4.3打孔機(jī)、碎紙機(jī)在使用時(shí)紙張放入不得超過(guò)3張(塑料材質(zhì)每次放入不得超過(guò)1張),打孔、碎紙、復(fù)印、傳真、切紙時(shí)應(yīng)把紙張上的別針、圖釘去掉,以免造成機(jī)器的損壞,縮短機(jī)器的使用壽命。
4.4碎紙時(shí)不得放入帶有膠帶一類的紙張。
4.5在使用碎紙機(jī)時(shí)不得在連電時(shí)開(kāi)倉(cāng)門,使用完畢應(yīng)立即斷電,以免造成危險(xiǎn)。
4.6使用人在使用后將紙屑及時(shí)清理(碎紙不過(guò)艙內(nèi)的1/3可不清理),不得遺留在現(xiàn)場(chǎng)。
4.7碎紙機(jī)、復(fù)印機(jī)不得持續(xù)使用30分鐘以上,如需碎紙張或復(fù)印過(guò)多,需關(guān)上電源讓機(jī)器休息30分鐘后繼續(xù)工作。
4.8復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)由內(nèi)勤或物資管理員進(jìn)行復(fù)印、傳真,其他人不得私自進(jìn)行復(fù)印或傳真,復(fù)印或發(fā)傳真前資料必須經(jīng)過(guò)綜合辦進(jìn)行審核,特殊情況再經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核,審核后再辦理。
4.9物資管理員對(duì)機(jī)器的使用及維護(hù)進(jìn)行監(jiān)督檢查,發(fā)現(xiàn)有損壞的立即上報(bào),由相關(guān)人員組織維修,各部門在使用過(guò)程中如因個(gè)人損壞,維修費(fèi)由個(gè)人承擔(dān)。
4.10所有使用以上辦公設(shè)施的,在使用前必須登記相關(guān)的使用登記臺(tái)帳;設(shè)施如有損壞,使用者優(yōu)先承擔(dān)損失。
4.11對(duì)于屬中心的電腦、筆記本電腦、照相機(jī)等設(shè)備設(shè)施由技術(shù)部統(tǒng)一管理,在內(nèi)部使用2010-03-20發(fā)布本資料為青島三利集團(tuán)商業(yè)秘密,未經(jīng)許可嚴(yán)禁以任何形式向他人披露和傳播。2010-03-25實(shí)施
決定權(quán)歸綜合辦所有,在對(duì)外使用必須經(jīng)總經(jīng)理助理同意,任何人不得私自將中心設(shè)備設(shè)施借給他人使用或送于他人。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)處罰500元以上罰款,并承擔(dān)該設(shè)施的原價(jià)損失費(fèi)。
4.12中心在大型會(huì)議中對(duì)個(gè)人或部門獎(jiǎng)勵(lì)的電腦、相機(jī)、傳真機(jī)、打印機(jī)、洗衣機(jī)、冰箱、電視等設(shè)備設(shè)施,所受獎(jiǎng)個(gè)人或部門只有使用的權(quán)利沒(méi)有所有的權(quán)利,且在使用過(guò)程中必須以公為主,嚴(yán)禁將其列為個(gè)人財(cái)產(chǎn)使用。如發(fā)現(xiàn)不用在工作中或轉(zhuǎn)送他人的將對(duì)其物資沒(méi)收。
4.13中心辦公區(qū)、所有外辦事處、各宿舍的鑰匙必須統(tǒng)一交到綜合辦存檔,且標(biāo)簽要明確,各部門經(jīng)理、辦公區(qū)員工、外辦事處經(jīng)理、宿舍舍長(zhǎng)必須主動(dòng)將鑰匙上交一份到綜合辦,在使用期間如因房屋變動(dòng)、鎖的更換、人員的變動(dòng)等必須第一時(shí)間將鑰匙上交,如發(fā)現(xiàn)沒(méi)有及時(shí)上交綜合辦存檔的對(duì)每人處罰50元罰款,部門經(jīng)理連帶20元罰款。
4.14中心所有的物資各部門必須辦理物資借條,如沒(méi)有的必須在第一時(shí)間內(nèi)與綜合辦溝通,將物資借條補(bǔ)上,如發(fā)現(xiàn)物資為中心財(cái)產(chǎn),卻未辦理物資借條的對(duì)部門經(jīng)理按物品數(shù)量,每件處罰500元罰款,并要求其在3天內(nèi)將手續(xù)辦理完畢。
4.15所有物資部門經(jīng)理每月必須對(duì)該部門所屬的物資進(jìn)行清點(diǎn),同時(shí)每月上報(bào)明細(xì),隨月報(bào)表上交至綜合辦,新增加的物資必須第一時(shí)間辦理物資借條,同時(shí)每月明細(xì)中加入,如未清查或未按時(shí)上報(bào)的每次處罰部門經(jīng)理100元以上罰款。
5物資采購(gòu)規(guī)定
5.1各部門及中心后勤人員如需購(gòu)買辦公設(shè)備設(shè)施時(shí),購(gòu)買者必須提前寫申請(qǐng)或?qū)懳镔Y購(gòu)買說(shuō)明,并上報(bào)至物資管理員處,物資管理員先到市場(chǎng)考察樣品及價(jià)格,對(duì)物資價(jià)格進(jìn)行查詢并對(duì)比,并將所購(gòu)物資給予核價(jià)列明細(xì),中心綜合辦將對(duì)物品市場(chǎng)價(jià)格進(jìn)行調(diào)查,價(jià)格確實(shí)合理的話,綜合辦將申請(qǐng)、報(bào)價(jià)上報(bào)至中心總經(jīng)理簽批,領(lǐng)導(dǎo)簽批完畢后物資管理員購(gòu)買或通知辦事處人員按領(lǐng)導(dǎo)批示購(gòu)買,購(gòu)買后由內(nèi)勤及中心綜合辦對(duì)物資狀況進(jìn)行檢查并辦理出入庫(kù)手續(xù),大型的物資辦理物資借條(內(nèi)容必須寫清設(shè)備設(shè)施購(gòu)買廠家的聯(lián)系方式及地址等)。
5.2中心如需購(gòu)買禮品、獎(jiǎng)品、生活用品等時(shí)必須由2人以上一同購(gòu)買(物資管理員及中心其它人員),本著價(jià)格實(shí)惠,質(zhì)量放心的標(biāo)準(zhǔn)選擇生產(chǎn)廠家,并將對(duì)比價(jià)格及產(chǎn)品質(zhì)量說(shuō)明列表上報(bào)中心綜合辦處,中心綜合辦審核完畢后,報(bào)中心總經(jīng)理簽批,領(lǐng)導(dǎo)簽批完畢后物資管理員購(gòu)買,購(gòu)買后由內(nèi)勤及中心綜合辦對(duì)物資狀況進(jìn)行檢查并辦理出入庫(kù)手續(xù)(內(nèi)容必須寫清辦公設(shè)備設(shè)施購(gòu)買廠家的聯(lián)系方式及地址等)。
5.3中心辦公用品的購(gòu)買,由物資管理員考察各辦公用品商店,選擇價(jià)格合適,產(chǎn)品質(zhì)量好的商店作為長(zhǎng)期合作伙伴,并保證購(gòu)買物品統(tǒng)一打折;每月各部門將所需辦公用品列出明細(xì),在每月5日前上報(bào),內(nèi)勤將各部門上報(bào)的辦公用品報(bào)綜合辦審核,綜合辦審核后總經(jīng)理助理簽批統(tǒng)一購(gòu)買,由內(nèi)勤電話通知商店送貨;送貨后各部門再辦理出庫(kù)領(lǐng)取,外區(qū)域的在每月經(jīng)理回來(lái)參加經(jīng)理會(huì)時(shí)領(lǐng)取。在與商店合作期間物資管理員每月對(duì)價(jià)格與其他商店進(jìn)行對(duì)比,以價(jià)格優(yōu)惠,質(zhì)量保證的商店為主。
6物資維修規(guī)定
6.1設(shè)備設(shè)施使用過(guò)程中,如有損壞的必須第一時(shí)間上報(bào)物資管理員,屬人為損壞:因個(gè)人原因的由個(gè)人承擔(dān)維修費(fèi),如找不出責(zé)任人的由部門承擔(dān)維修費(fèi);屬自然損壞:部門經(jīng)理必須寫出物資退回申請(qǐng),且物資必須配件完整且正常使用;如未寫申請(qǐng)私自退回并放于中心辦公區(qū)的一經(jīng)查出,對(duì)物資原所屬部門處罰500元以上罰款,同時(shí)承擔(dān)物資原購(gòu)買價(jià)格的損失。
6.2所有屬中心財(cái)產(chǎn)損壞的7考核辦法
各部門人員必須按照以上規(guī)定執(zhí)行,對(duì)違反以上規(guī)定并出現(xiàn)給公司造成浪費(fèi)或多吃多占行為的,中心將以情節(jié)嚴(yán)重程度除承擔(dān)造成的損失外另承擔(dān)每次不低于100元處罰。
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