第一篇：公文管理不規(guī)范

4.公文管理不規(guī)范。公司發(fā)文只有一個(gè)文號，未區(qū)分上行文和下行文。

一、文號

根據(jù)整改意見，同時(shí)為了提高公司文件和資料的規(guī)范性，我公司在日后發(fā)展中會(huì)按文件類別發(fā)不同文號并通知個(gè)部門在行文時(shí)采用。具體格式如下：

（1）公司文件，如：皖信技發(fā)[201X]X號，用于公司對外行文，對內(nèi)下發(fā)公司的通知，決定等，辦公室擬稿，相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)審簽，總經(jīng)理簽發(fā)；（2）任命文件，如：皖信技人發(fā)[201X]X號，用于公司的人事任免、員工轉(zhuǎn)正、員工晉升等，人事部擬稿，相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)審簽，總經(jīng)理簽發(fā)；（3）公司計(jì)劃，如：皖信技計(jì)發(fā)[201X]X號，用于公司下發(fā)月度，年度計(jì)劃等，辦公室擬稿，業(yè)務(wù)部主任，副主任審簽，總經(jīng)理簽發(fā)。

二、上行文和下行文

1、上行文：指下級機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)部門向所屬上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門的一種行文。如請示、報(bào)告。其行文方式有逐級行文、多級行文、越級行文三種。（1）逐級行文

即下級機(jī)關(guān)僅向具有隸屬關(guān)系的上一級機(jī)關(guān)行文，是上行文最常用的方式。除特殊情況外，下級機(jī)關(guān)一般僅向其直接上級機(jī)關(guān)行文，以保持正常的領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。（2）多級行文

即下級機(jī)關(guān)在必要時(shí)，向具有隸屬關(guān)系的上一級機(jī)關(guān)和更高一級的上級機(jī)關(guān)行文。這種行文方式只在個(gè)別特殊情況下，如遇有重大問題時(shí)才可使用。

（3）越級行文

即下級機(jī)關(guān)在非常必要時(shí)，越過有隸屬關(guān)系的上一級機(jī)關(guān)，僅向更高級的上級機(jī)關(guān)行文，越級行文的同時(shí)，應(yīng)將公文同時(shí)報(bào)給被越過的上級機(jī)關(guān)。這種方式只能在下列特殊情況下采用： ①由于發(fā)生特殊緊急情況，如嚴(yán)重自然災(zāi)害等，逐級上報(bào)會(huì)延誤時(shí)機(jī)，造成更大損失的問題；

②向具有隸屬關(guān)系的上一級機(jī)關(guān)請示多次，長期未能得到解決的問題；

③隸屬下級機(jī)關(guān)與上級機(jī)關(guān)之間有爭議而無法解決的問題；

④上級機(jī)關(guān)交辦的，并指定越級上報(bào)的事項(xiàng)； 對上一級機(jī)關(guān)進(jìn)行檢舉、揭發(fā)的問題；(6)詢問與請示極個(gè)別的、必要的具體問題等。行文標(biāo)準(zhǔn)： 我公司上行文流程：

由需行文的部門擬稿→填寫發(fā)文紙→辦公室主任初審后→再由辦公室交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱→最后由總經(jīng)理簽發(fā)→辦公室編寫文號→發(fā)文登記本上登記→打印發(fā)文→歸檔保存

2、下行文：下行文就是指上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門對所屬的下級機(jī)關(guān)的一種行文，下行文一般常用指示、決定、通知、批復(fù)等。（1）行文標(biāo)準(zhǔn)：（2）我公司下行文流程：

主辦部門擬稿→填寫發(fā)文紙→辦公室核稿→分管領(lǐng)導(dǎo)初審，主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)→辦公室印刷，按要求分發(fā)→歸檔保存

第二篇：《公文管理規(guī)范》

《公文管理規(guī)范》的操作指引第1號

--關(guān)于公文審核與流轉(zhuǎn)指引編號：ZY-YW-001版號：A/0

第一條 目的:為了明確公文審核意見填寫要求，加強(qiáng)公文傳遞過程管理，并提高公文

審批效率，作為《公文管理規(guī)范》的補(bǔ)充。

第二條 適用范圍:適用于集團(tuán)所有公文的呈批過程的傳遞、審核及管理。

第三條 公文的呈批要求：

（一）公文應(yīng)寫明審批的相關(guān)部門；

（二）公文審核不得越級或越權(quán)審批；

（三）公文呈批需引用公司規(guī)定的表格。

第四條 公文的擬定要求：

（一）為提升公文的審批效率，各項(xiàng)文件呈批前，發(fā)起部門應(yīng)盡量通過事前溝通的方

式與相關(guān)部門達(dá)成一致，再發(fā)起公文呈批，以減少公文呈批過程中因反復(fù)修改造成時(shí)間流失。

第五條 公文審核的重點(diǎn)：

（一）審核人員應(yīng)對文件內(nèi)容的完整性、規(guī)范性、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、建議/方案的合理性

等進(jìn)行審核?？紤]公文的內(nèi)容是否合法、是否符合公司規(guī)定要求。

（二）公文審核應(yīng)把握重點(diǎn)，審核人應(yīng)仔細(xì)閱讀文件內(nèi)容，并出具審核意見。對涉及

權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、糾紛處理、金額及計(jì)算公式、收（付）款條件等，以及將作為長期執(zhí)行的方案、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)等，須進(jìn)行重點(diǎn)審閱。

第六條 公文的審核要求：

（一）審核人應(yīng)特別關(guān)注文件中各項(xiàng)金額是否真實(shí)、合理，有無出現(xiàn)筆誤，是否與其

他文件沖突，文件中不同段落的同一事項(xiàng)金額前后是否一致，大小寫金額是否一致。

（二）審核人應(yīng)對文件內(nèi)容涉及的法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)測與評估，對公文內(nèi)容有關(guān)的法律

法規(guī)不了解時(shí)，應(yīng)主動(dòng)征詢法律事務(wù)部的意見，再填寫自已的審核意見。

（三）各審核人應(yīng)了解公文審核失誤自身負(fù)有一定的責(zé)任，因此簽署審核意見應(yīng)清晰、明確，盡量避免出現(xiàn)簡單的“按規(guī)定執(zhí)行”或“請XX部門審批”等模糊意見。

（四）在填寫審核審見后，須簽署本人姓名及審核日期；只簽署姓名不簽署審核意見

時(shí)，表示審核人已同意所簽署文件的內(nèi)容。

（五）中間環(huán)節(jié)的審核人應(yīng)仔細(xì)審閱前面各審核人的意見，再提出自已的審核意見；

當(dāng)前面的審核意見不清晰或不完整時(shí)，審核人有權(quán)利、有義務(wù)建議前面的審核人補(bǔ)充填寫意見。

（六）終審人認(rèn)為前面的各專業(yè)意見不足以支持形成終審意見時(shí)，終審人有權(quán)退回前

《公文管理規(guī)范》的操作指引第1號

--關(guān)于公文審核與流轉(zhuǎn)指引編號：ZY-YW-001版號：A/0

面的審核人，要求相關(guān)人員寫明意見。

第七條 其他要求：

（一）為了防止文件流轉(zhuǎn)過程中出現(xiàn)丟失，公文呈批人需參照《公文管理規(guī)范》建立《文

件傳遞登記表》，由收文部門簽名和填寫收文日期，以利于追溯。

（二）各部門、各分管領(lǐng)導(dǎo)對于需簽署意見的公文，原則上應(yīng)在一個(gè)工作日內(nèi)提供意見。

（三）文件在流轉(zhuǎn)過程中出現(xiàn)丟失時(shí)，若是公司內(nèi)部文件，則公文呈報(bào)部門需立即重新

提報(bào)相同的文件再次呈批；若是外來文件，公文呈報(bào)部門需與外部單位溝通盡快取得相同文件再行呈批。

第八條 附件

參見《公文管理規(guī)范》規(guī)定的表單。

第三篇：公司公文管理規(guī)范

文章標(biāo)題：公司公文管理規(guī)范

根據(jù)山東省辦公廳魯政辦明電[2005]88號《關(guān)于規(guī)范向省政府報(bào)送公文的通知》和集團(tuán)公司×××號《印發(fā)和》規(guī)定，為進(jìn)一步規(guī)范公司公文管理，切實(shí)增強(qiáng)公文管理的時(shí)效性、正確性和嚴(yán)肅性，不斷提高各類公文編制、簽發(fā)的質(zhì)量，便于各類情況信息的及時(shí)上傳下達(dá)、溝通反饋，減少隨意性，避免因多頭報(bào)送、越級報(bào)送

等不規(guī)范行為造成工作延誤，文秘部落結(jié)合近期公司公文管理中發(fā)現(xiàn)的一些問題，現(xiàn)就公司公文管理做如下規(guī)定，望各單位認(rèn)真貫徹執(zhí)行。

一、公司內(nèi)部行文

（一）辦公室自擬公文

1、公司領(lǐng)導(dǎo)和辦公室安排的材料，辦公室承接人為材料編制的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)督辦審核、校對、印制、下發(fā)或上報(bào)的全過程。

2、公文初稿形成后，填寫公文發(fā)文稿紙（寫明文件名稱、主題詞、發(fā)文范圍、份數(shù)、擬稿部門、主送、抄送部門等），送交辦公室主任或分管副主任審閱，并簽署核稿意見。

3、公文初稿經(jīng)辦公室主任或分管副主任審核并交擬稿人修改后，呈報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)會(huì)稿、簽發(fā)。

4、公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，由秘書組進(jìn)行登記、編號，送交打印室印制，按規(guī)定印發(fā)或上報(bào)、上掛電子平臺(tái)、存檔。

5、擬稿人凡不按規(guī)定程序行文，造成的一切后果由擬稿人按辦公室規(guī)定自行承擔(dān)責(zé)任。

（二）各部門、各單位自擬公文

1、各部門、各單位將打印好的公文初稿送交辦公室，由辦公室承辦人初步審查后，提出修改意見并填寫公文發(fā)文稿紙（同“辦公室自擬公文”第二條），送交辦公室分管負(fù)責(zé)人審閱及簽署核稿意見。

2、公文初稿經(jīng)辦公室分管副主任審核后，交公文擬稿部門、單位修改，由其簽署擬稿人，公文文稿起草部門、單位為該公文的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)督辦公文審核、校對、印制、下發(fā)或上報(bào)的全過程，辦公室承辦人為連帶責(zé)任人。

3、擬稿部門、單位將審核、修改后的文稿呈報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)會(huì)稿、簽發(fā)。

4、公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，由秘書組進(jìn)行登記、編號，由擬稿人送交打印室印制并校對，按規(guī)定印發(fā)或上報(bào)，辦公室承辦人負(fù)責(zé)上掛電子平臺(tái)、存檔。

5、嚴(yán)禁各部門、各單位不經(jīng)辦公室審核直接將公文文稿報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)或其它如多頭報(bào)送、越級報(bào)送、代擬發(fā)文稿紙、自編公文文號等違規(guī)行為，否則由此引發(fā)的一切后果由本部門、本單位自行承擔(dān)責(zé)任。

（三）呈報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)公文

1、除公司領(lǐng)導(dǎo)明確要求直接報(bào)送其本人和確需直接報(bào)送的文件外，各部門、各單位一律不得將公文直接報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)特別是主要領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人，應(yīng)按程序?qū)M報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱或簽發(fā)的公文先報(bào)送至公司辦公室，由辦公室呈報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)閱示。

2、所報(bào)送公文內(nèi)容力求簡潔扼要、準(zhǔn)確無誤，所用紙型、字號要符合規(guī)定，附件正確齊全，請示類和情況報(bào)告類公文要分開報(bào)送，情況報(bào)告類公文不得夾帶請示事項(xiàng)。

3、嚴(yán)格控制報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)公文的數(shù)量，凡屬本部門、本單位職責(zé)范圍的事項(xiàng)和可協(xié)商解決的問題，盡量自行解決，向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送的請示類公文不能只提問題，還要提出可行性強(qiáng)的參考意見和解決方案。

二、呈報(bào)上級部門公文

向集團(tuán)公司及以上部門、單位報(bào)送的各類公文，必須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后方可上報(bào)，具體程序參照本管理規(guī)范第一項(xiàng)“公司內(nèi)部行文”規(guī)定執(zhí)行，嚴(yán)禁未經(jīng)簽發(fā)私自上報(bào)行為，三、公司電子辦公系統(tǒng)行文

（一）公文按規(guī)定程序由公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、印制完畢后，需要在電子辦公系統(tǒng)發(fā)布的，由承辦人通知信息中心辦理。

（二）辦公室信息中心管理人員為公司電子辦公系統(tǒng)的技術(shù)和安全支持責(zé)任人，負(fù)責(zé)電子辦公系統(tǒng)服務(wù)器的管理及系統(tǒng)維護(hù)，確保服務(wù)器安全運(yùn)轉(zhuǎn)和網(wǎng)絡(luò)安全，保證辦公系統(tǒng)使用正常。

（三）嚴(yán)禁信息中心管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)私自將公文上掛辦公平臺(tái)或發(fā)生公文漏掛、錯(cuò)掛等事件，否則由此引發(fā)的一切后果由其按辦公室規(guī)定自行承擔(dān)責(zé)任。

四、集團(tuán)公司電子辦公系統(tǒng)公文接收

集團(tuán)公司辦公系統(tǒng)文件的收發(fā)實(shí)行專人負(fù)責(zé)、值班秘書聯(lián)責(zé)制度，接收公文后及時(shí)進(jìn)行打印、登記、轉(zhuǎn)送文書按規(guī)定辦理，及時(shí)與集團(tuán)公司信息中心聯(lián)系，保證辦公系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，堅(jiān)決杜絕公文漏收、錯(cuò)收等事件發(fā)生，否則由此引發(fā)的一切后果由責(zé)任人按辦公室規(guī)定自行承擔(dān)責(zé)任。

本公文管理規(guī)范自下發(fā)之日起實(shí)行。

二00五年九月二十

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第四篇：公文格式管理規(guī)范

公文格式管理規(guī)范

版本:編制：

審核：

企管部復(fù)審： 批準(zhǔn)：

1、目的為規(guī)范公司日常公文管理行為，充分體現(xiàn)公司標(biāo)準(zhǔn)化公文服務(wù)形象，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本制度。

2、適用范圍

本制度適用于公司所有中心、部門的呈、收、發(fā)文管理。

3、名詞解釋

無

4、文件執(zhí)行者

4.1由行政管理部負(fù)責(zé)本制度的制訂、監(jiān)督、執(zhí)行和完善，并落實(shí)本制度培訓(xùn)；

4.2中心、部門：按公司統(tǒng)一規(guī)定的格式及發(fā)文的權(quán)限自行發(fā)文，所發(fā)文件以月為單位交行政管理部備案且接受其督導(dǎo)。

5、正文

5.1公文種類：

⑴ 【命令】：適用于公布公司的行政法規(guī)及規(guī)章制度；宣布施行重大強(qiáng)制性的行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)部門及人員。

⑵ 【決定】：適用于對公司重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)部門及人員，變更或者撤銷下級部門不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。

⑶ 【公告】：適用于向公司全員宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。

⑷ 【通告】：適用于向公司一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。

⑸ 【通知】：適用于批轉(zhuǎn)下級部門的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級部門和不相隸屬部門的公文，傳達(dá)要求下級部門辦理和需要有關(guān)部門、人員周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員等。

⑹ 【通報(bào)】：適用于表揚(yáng)好人好事，批評錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。⑺ 【報(bào)告】：適用于向上級部門、領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級部門、領(lǐng)導(dǎo)的詢問。

⑻ 【請示】：適用于向上級部門、領(lǐng)導(dǎo)請求指示、批準(zhǔn)。

⑼ 【函】：適用于不相隸屬部門之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主

管部門請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。

⑽ 【會(huì)議紀(jì)要】：適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。

5.2公文格式

5.2.1公文格式一般包括：標(biāo)題、單位（部門稱呼）、正文、主送、抄送、附件、種類、發(fā)文時(shí)間、公文字號等。

5.2.2公文的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件外，公文標(biāo)題一般不加書名號和其他標(biāo)點(diǎn)符號。

5.2.3發(fā)文時(shí)間，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)；中心聯(lián)合行文，以最后一個(gè)簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。

5.2.4擬文均以A4紙型/WORD文檔/固定LOGO/種類規(guī)范等要求進(jìn)行（不含WORD、EXCEL格式以附件形式插入的內(nèi)容）。

5.3公文發(fā)布

5.3.1通知、通報(bào)、通告、公告等按（附件一）【通知類標(biāo)準(zhǔn)格式】及其要求擬文。

5.3.2請示、報(bào)告等按（附件二）【請示類標(biāo)準(zhǔn)格式】及其要求擬文。

5.3.3會(huì)議紀(jì)要按（附件三）【會(huì)議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)格式】及其要求擬文。

5.3.4規(guī)章制度類公文按（附件四）【制度類標(biāo)準(zhǔn)格式】及其要求擬文。

5.3.5外部信函/傳真按（附件五）【外部信函/傳真標(biāo)準(zhǔn)格式】及其要求擬文。

5.3.6 紅頭文件類公文按（附件六）【紅頭文件標(biāo)準(zhǔn)格式】及要求擬文。

5.3.7演示類文件按（附件七）【演示類文件標(biāo)準(zhǔn)格式】及其要求擬文。

5.4字體規(guī)范

5.4.1公文原則上均采用宋體（演示類除外），即：標(biāo)題為小二號（加粗），主題為小四號，落款為小四號（加粗）。

5.4.2公文行距均采用固定值，公文設(shè)臵值均建議采用22-24磅之間。

5.4.3公文的撰寫，文字一律從左至右橫排，正文中的數(shù)字均以漢字格式書寫（文件編號、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號、專用術(shù)語和百分比除外）。

5.5公文編號

具體內(nèi)容按照（附件九）【各中心、部門文件編號一覽表】原則進(jìn)行。例如：行政管理部2010年03月份第一號通知類文件編號格式為：大[2010]行管通字03001號。詳細(xì)分解為：大（即大同通訊簡稱）+中括號（即[]）+年份（即2010年）+行管（即行政管理部簡稱）+通字（即通知類簡稱）+03001號（即03月份第01號文件）。

5.6保密等級：

5.6.1公文保密等級均以公司《檔案管理制度》之規(guī)定條款為準(zhǔn)。

5.6.2III級：屬絕密類公文，直接影響公司權(quán)益的重要決策文件，如投資計(jì)劃、措施、經(jīng)營戰(zhàn)略、規(guī)劃、項(xiàng)目等文件，原則上限制在公司副總裁級別以上和相關(guān)工作人員范圍內(nèi)；絕密類公文一般由總裁（或其它被授權(quán)人）指定知密范圍。

5.6.3II級：屬機(jī)密類公文，公司的規(guī)劃、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、重要會(huì)議記錄、公司經(jīng)營情況和技術(shù)資料、銷售資料、供應(yīng)商資料、客戶資料等文件，原則上限制在公司中心總監(jiān)級以上和相關(guān)工作人員范圍內(nèi)，由公文主管中心總監(jiān)授權(quán)知密范圍。

5.6.4I級：屬秘密類公文，公司人事檔案、合同、協(xié)議、員工工資收入、尚未進(jìn)入市場或尚未公開的各類信息，由文件簽發(fā)人標(biāo)明密級，并確定保密期限，保密期限內(nèi)由公文主管部門經(jīng)理授權(quán)知密范圍，保密期限屆滿，自行解密。

5.7公文審批流程及管理規(guī)定

5.7.1通知類發(fā)布性文件統(tǒng)一由部門名義擬文，中心或部門助理對格式和編號把關(guān)，由部門經(jīng)理審核，中心總監(jiān)審批；涉及需其它中心會(huì)簽的文件，相關(guān)部門經(jīng)理/中心總監(jiān)會(huì)簽。

5.7.2請示類文件遵循逐級遞簽原則, 統(tǒng)一由部門名義擬文，中心總監(jiān)審核，相關(guān)中心總監(jiān)批示，需報(bào)副總裁或總裁批示的，均以最終批示內(nèi)容為執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。

5.7.3合同類文件主要以公司制定的合同審批流程及專業(yè)法律意見為參考依據(jù)。

5.7.4普通類申請表原則上均根據(jù)各申請表所標(biāo)識的審批權(quán)限逐級審批。

5.7.5人事異動(dòng)審批權(quán)限根據(jù)人力資源發(fā)展中心公布的【員工異動(dòng)管理制度】相關(guān)條款執(zhí)行。

5.8公文發(fā)行

5.8.1行政管理部屬唯一代表公司公共事務(wù)類公文發(fā)布部門，凡屬休假、授權(quán)、停電、網(wǎng)絡(luò)故障、公告等范疇的通知/通告類公文均由行政管理部負(fù)責(zé)發(fā)布。

5.8.2各中心、部門凡屬上述范疇的公文均應(yīng)初步擬文并發(fā)送或知會(huì)到總部前臺(tái)（含涉及上述相關(guān)公文的批復(fù)件），由前臺(tái)文員編輯文檔格式后統(tǒng)一發(fā)布。

5.8.3企業(yè)管理部屬唯一代表公司“制度、流程”的公文發(fā)布部門，相關(guān)中心、部門擬制的制度、流程審批完畢后均須統(tǒng)一交由企業(yè)管理部編號發(fā)文。

5.8.4公司級重要文件、通知由總裁辦公室統(tǒng)一發(fā)布。

5.8.5除上述指定部門外，其它通知公告、政策資源、業(yè)務(wù)信息等各類發(fā)文均以所屬中心、部門名義發(fā)布，科室無任何發(fā)文權(quán)限。

5.9公文管理

5.9.1為便于公司文件的管理與查閱，各中心、部門應(yīng)設(shè)定專門的文件收發(fā)人，文件收發(fā)人將按程序批準(zhǔn)后的各類公文發(fā)布給特定的收文對象并存檔，以月為單位交至行政管理部。

5.9.2 各中心、部門文件收發(fā)員每月5號前（遇周末則順延一天）應(yīng)將所有公文原稿及電子版本歸類整理送至行政管理部存檔（按時(shí)間順序依次整理成目錄），有領(lǐng)導(dǎo)批示的，應(yīng)附批復(fù)件。

5.9.3屬于密級文件，各管理人員須用獨(dú)立的文件夾書面裝訂，并妥善保管，確保其相關(guān)規(guī)定的保密性。

5.9.4公文日常瀏覽：公共事務(wù)類、制度流程類公文屬必讀文件；其它類公文原則上屬選擇性瀏覽范疇。

5.9.5為提高工作效率，在公司“OA辦公系統(tǒng)”進(jìn)行公文流轉(zhuǎn)時(shí)，文件發(fā)起人必須將會(huì)簽流程標(biāo)注在備注欄中，讓所有會(huì)簽人清晰明白會(huì)簽后下一步直接流轉(zhuǎn)至哪位會(huì)簽者，以避免每次文件流回到發(fā)起人，浪費(fèi)時(shí)間和資源。

5.10公文檢查

行政管理部將不定期對有關(guān)部門的文件（含郵件發(fā)文）進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)下列情況的將予以處理或處罰。

5.10.1公司下發(fā)的文件、通知如在保存期內(nèi)發(fā)現(xiàn)遺失現(xiàn)象，每缺少一份文件將處以文件收發(fā)員50元之罰款。

5.10.2隨意擺放保密文件或?qū)⒈Ｃ茑]件公開，經(jīng)查實(shí)后將予以責(zé)任人每次

100元的處罰，連續(xù)兩次違反者給予降職或開除處理。

5.10.3保密文件如經(jīng)檢查發(fā)現(xiàn)缺少頁數(shù)的現(xiàn)象，每缺少1頁對責(zé)任人罰款100元。

5.10.4崗位異動(dòng)人員須將其責(zé)任保管的文件及部門、中心郵箱有關(guān)資料與交接責(zé)任人完全移交后，經(jīng)雙方簽字認(rèn)可,否則，交接責(zé)任人將承擔(dān)因此引致的全部責(zé)任。

5.10.5發(fā)布類公文如出現(xiàn)格式不符、錯(cuò)字、別字、標(biāo)點(diǎn)符號使用明顯不正確或字句表述嚴(yán)重不清晰者，對部門或中心負(fù)責(zé)人給予50元/次處罰。

5.10.6擬文部門未經(jīng)部門或中心簽字批準(zhǔn)自行發(fā)文的，對發(fā)文人罰款100元/次。

5.10.7凡違反5.8中5.8.1、5.8.2、5.8.3、5.8.4、5.8.5之規(guī)定情形的，對發(fā)文人罰款50元/次。

5.10.8為提高公司“OA辦公系統(tǒng)”速度，公文發(fā)起人要及時(shí)“結(jié)束”自己公文流轉(zhuǎn)中已批復(fù)返回的文件，如在檢查中發(fā)現(xiàn)已批復(fù)文件滯留一周以上的，給予文件發(fā)起者50元/次處罰。

5.0 附件舉例

附件一：【通知類標(biāo)準(zhǔn)格式】

附件二：【請示類標(biāo)準(zhǔn)格式】

附件三：【會(huì)議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)格式】

附件四：【規(guī)章制度標(biāo)準(zhǔn)格式】

附件五：【外部信函/傳真標(biāo)準(zhǔn)格式】

附件六：【紅頭文件標(biāo)準(zhǔn)格式】

附件七：【PPT文件標(biāo)準(zhǔn)格式】

附件八：【各中心、部門文件編號一覽表】

第五篇：公文規(guī)范

近年來，各地各部門按照中央有產(chǎn)規(guī)定和要求，認(rèn)真做好公文處理工作，公文質(zhì)量有了明顯提高。但我們在公文審核過程中，也時(shí)常發(fā)現(xiàn)一些這樣那樣的問題。歸納起來，主要集中在以下幾個(gè)方面：

一、公文格式不規(guī)范

公文格式是公文最基本的規(guī)范。對此。中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳2012年下發(fā)的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》中，專門用一章的篇幅闡述了公文格式的相關(guān)要求；國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局和國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員發(fā)布的《黨政機(jī)關(guān)公文格式》，對黨政機(jī)關(guān)公文格式作出了明確而具體的規(guī)定。但在實(shí)際工作中，扔存在著不規(guī)范的情況。

（一）與標(biāo)題有關(guān)的問題 1.無標(biāo)題或標(biāo)題要素不全。

按照規(guī)定，公文一般應(yīng)當(dāng)有標(biāo)題，且應(yīng)由 發(fā)文機(jī)關(guān)名稱+事由+文種 三個(gè)要素組成

如：《國家信訪局關(guān)于召開第七次全國信訪工作會(huì)議的請示》。

其意義在于簡明扼要地說明公文的核心內(nèi)容，讓閱者一一目了然，不用看正文也能知道“誰來文”和“什么事”。但我們在發(fā)文稿或收文辦理時(shí)經(jīng)常看到，有的公文沒有標(biāo)題，非得看完全文后才知道行文單位的意圖；有的公文沒有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱；有的公文標(biāo)題中，事由概括不夠準(zhǔn)確、精煉，讓

人看了一頭霧水。

2.標(biāo)題編排不美觀。

按照規(guī)定，標(biāo)題編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞義完整，排列對稱，長短相宜，間距恰當(dāng)，呈梯形或菱形，但一些同志對這一規(guī)定把握不準(zhǔn)，導(dǎo)致有的標(biāo)題僅與紅色分隔線下空一行，顯得十分局促；有的字?jǐn)?shù)較多的標(biāo)題不分行或者分行不恰當(dāng)；有的回行時(shí)把一個(gè)詞拆開寫在了兩行，破壞了詞義的完整。

舉例

錯(cuò)誤1：沒有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，標(biāo)題過長不分行

關(guān)于2011全國XX系統(tǒng)干部培訓(xùn)班有關(guān)安排的通知

正確：

XXX辦公廳關(guān)于2011全國XX系統(tǒng)

干部培訓(xùn)班有關(guān)安排的通知

錯(cuò)誤2：沒有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，分行不合理，兩行字?jǐn)?shù)相差太大

對政協(xié)十一屆全國委員會(huì)第四次會(huì)議第XXX號提案的

協(xié)辦答復(fù)意見

錯(cuò)誤3：回行時(shí)把一個(gè)詞（“工作任務(wù)”）拆開寫在了兩行，破壞了詞義完整

XXX關(guān)于2011年政府系統(tǒng)反腐倡廉有關(guān)工作任

務(wù)進(jìn)展情況的報(bào)告

正確

XXX關(guān)于2011年政府系統(tǒng) 反腐倡廉有關(guān)工作任務(wù)進(jìn)展情況的報(bào)告

（二）與落款有關(guān)的問題

1.不注意區(qū)分加蓋印章的落款與不加蓋印章的落款在編排上的不同。

按照國家標(biāo)準(zhǔn)，單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，加蓋印章的公文，成文日期一般右空四字編排，發(fā)文機(jī)關(guān)署名在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排；不加蓋印章的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)署名右空二字編排，在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機(jī)關(guān)署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)該使成文日期右字二字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機(jī)關(guān)署名右空字?jǐn)?shù)。

舉例：加蓋印章的落款與不加蓋印章的落款編排上的不同

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

XXXXXXXX公司

2015年11月1日

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

XXXXXXXXXXXX公司

2015年11月1日

2.落款不正文空隔不當(dāng)。

常見的情況是：落款與正文空隔過大，省的空二三行，多的空五六行。具體規(guī)定是：加蓋公章的公文，印章頂端應(yīng)當(dāng)距正文一行之內(nèi)。不加蓋印章的公文，無論是單一機(jī)關(guān)行文還是聯(lián)合行文都將署名標(biāo)注在正文下空一行位置。

3.忘記加蓋印章。

一般而言，除有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章外，公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。但有的可能是因?yàn)樨?fù)責(zé)發(fā)文的同志精心大意或是發(fā)文時(shí)間緊急，匆忙出手，忘記用印，或是沿用過去的做法，署了發(fā)文機(jī)關(guān)名稱就不再加蓋印章。

（三）與附件有關(guān)的問題 經(jīng)常見到有錯(cuò)誤是：

1.附件說明編排不當(dāng)。如：附件說明編排在正文下一行或與正文之間空隔多行、附件說明編排在落款下空一行，附件說明頂格編排等。正確的編排要求是，在正文下空一行并左空二字，編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。

2.附件說明中，附件名稱沒有緊隨“附件：”之后書寫。而是另起一行。

3.附件名稱較長需要回行時(shí)，沒有與上一行附件名稱的 首字對齊，而是頂格編排或是與附件順序號對齊。

4.使用標(biāo)點(diǎn)符號不當(dāng)。有的未按照要求在附件順序號后面使用下腳點(diǎn)，而是使用頓號、逗號等；有的在附件名稱中使用書名號；有的在附件名稱后使用分號或句號。

5.附件在文中的位置不當(dāng)。這種情況主要出現(xiàn)在有版記的公文中，錯(cuò)將附件編排在版記之后，而一般情況下應(yīng)該在版記之前另面編排。

6.附件標(biāo)記不規(guī)范。按照規(guī)定，“附件”二字及附件順序號應(yīng)該用三號黑體字，附件順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字，不加標(biāo)點(diǎn)符號，如“附件1”，而且要頂格編排在版心左上角第一行。與之有關(guān)的錯(cuò)誤五花八門，常見的有：“附件”二字字體不正確，有的用楷體，有的用宋體，有的附件順序號用漢字?jǐn)?shù)字并且在后面加冒號等如：“附件一：”。

舉例

錯(cuò)誤：附件名稱沒有緊隨“附件：”之后，使用標(biāo)點(diǎn)符號不當(dāng)

附件：

1、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX；

2、《XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX》；

3、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXX。

正確

附件：1.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 2.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 3.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

（四）與字體字號相關(guān)的問題

1.沒有按照規(guī)范使用字體。一般情況下，公文標(biāo)題用二號方正小標(biāo)宋簡體，正文用三號仿宋字。正文中，第一層標(biāo)題用黑體字、第二層標(biāo)題用楷體字，第三層標(biāo)題用仿宋體字；正文中除中央領(lǐng)導(dǎo)同志批示內(nèi)容外，一般不使用黑體字。但在實(shí)際工作中，有些同志不注意遵守這些規(guī)范，字體和層級不按照要求要編排。

2.在正文中甚至一個(gè)自然段中出現(xiàn)兩種字體混用，如仿宋和方正仿宋。這種情況多數(shù)是因這一篇文稿的內(nèi)容由不同的電子文本剪貼而造成的。

（五）格式方面的其他問題

1.文字沒有對齊。按照規(guī)定，每個(gè)自然段的名首應(yīng)左空兩個(gè)字，但有時(shí)會(huì)出現(xiàn)左空一個(gè)字或者一個(gè)半字的情況。

2.附注編排位置不正確。公文中需要說明的其他事項(xiàng)，如公文印發(fā)傳達(dá)的范圍，使用蚨須注意的事項(xiàng)，關(guān)系人等，編排在成文日期下一行，左空二字用圓括號括入。而有的公文卻編排在附件的位置或抄送的位置上。

舉例： 錯(cuò)誤

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

（聯(lián)系人：XXX，聯(lián)系電話：XXXXXXXX）

XXXXXXXXXXXX公司 2015年11月1日

正確

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

XXXXXXXXXXXX公司 2015年11月1日

（聯(lián)系人：XXX，聯(lián)系電話：XXXXXXXX）

3.落款在無正文頁。在規(guī)范公文中，落款不得落在無正文頁，也不得使用“此頁無正文”的標(biāo)識，而要通過適當(dāng)調(diào)整行間距的方法來解決。

二、標(biāo)點(diǎn)符號用法不規(guī)范

（一）沒有分清點(diǎn)號之間的層級關(guān)系，“亂了輩分”。常用的點(diǎn)號的層級關(guān)系從低到高的應(yīng)該是：頓號、逗號、分號、句號。從操作層面來解釋，就是要行用句內(nèi)點(diǎn)號，再用句末點(diǎn)號；先頓號、再逗號、然后分號、最后才是句號。

（二）沒有分清標(biāo)號之間的不同功能，“戴錯(cuò)帽子”。標(biāo)

號的作用是標(biāo)明，主要標(biāo)示某些成分（主要是詞語）和特定性質(zhì)的作用。在公文中，標(biāo)號使用錯(cuò)誤最多是書名號。按照規(guī)定，書名、篇名、報(bào)紙名、刊物名，以及其他文化精神產(chǎn)品（如電影、戲劇、樂曲、舞蹈、攝影、繪畫、雕塑、工藝品、郵票、相聲、小品等）的題目可用書名號，非文化精神產(chǎn)品不能使用書名號，如：物質(zhì)產(chǎn)品、商品、商標(biāo)、課程、證件、單位、組織、獎(jiǎng)項(xiàng)、活動(dòng)、展覽、集會(huì)、稱號等。在實(shí)際工作中，許多同志對書名號的用法并不是很清楚，造成了書名號濫用的情況，如：“信息中心加大技術(shù)支持力度，建成《終結(jié)信訪事項(xiàng)數(shù)據(jù)庫》”數(shù)據(jù)庫不具備文化精神產(chǎn)品的屬性，不能使用書名號，但為了強(qiáng)調(diào)，引起人們的注意，可以使用引號，即：“信息中心加大技術(shù)支持力度，建成‘終結(jié)信訪事項(xiàng)數(shù)據(jù)庫’?！?/p>

（三）不注意語意語境，站錯(cuò)位置。

主要是出現(xiàn)在句號的使用上。句號是用于陳述句末尾的停頓，但有些同志在一句話的內(nèi)容未表述完時(shí)用了句號。如：“我們認(rèn)真貫徹落實(shí)，嚴(yán)格按照《通知》要求，周密部署，扎實(shí)推進(jìn)。并以此為契機(jī)，進(jìn)一步規(guī)范相關(guān)工作。”這一段話中的“并”是一個(gè)關(guān)聯(lián)詞，說明一句話未講完，因此，在“并”字前，不能使用句號民，而應(yīng)該使用逗號。

（四）不該標(biāo)注時(shí)標(biāo)注，“畫蛇添足”。

這種情況多發(fā)生在附件中或標(biāo)題中。如：附件名稱使用

書名號、分號或句號；在公文標(biāo)題中使用標(biāo)點(diǎn)符號，而按照規(guī)定公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號；在文中單列的第一層標(biāo)題后加句號；對一些并非具有特殊含義的詞語標(biāo)注引號等，都屬于此類情況。

（五）不按照規(guī)范標(biāo)注文號中的括號，“蒙混過關(guān)”。按照規(guī)定，文號中的括號應(yīng)該使用六角括號，如：“中發(fā)〔2015〕5號”。一些同志或不清楚有關(guān)規(guī)定，或是為了圖省事，在書寫文號時(shí)，常常使用圓括號或方括號，如：“中發(fā)（2015）5號”或“中發(fā)[2015]5號”，這些都是錯(cuò)誤的。

三、數(shù)字用法不規(guī)范

公文中的數(shù)字包括兩種，一種是阿拉伯?dāng)?shù)字，一種是漢字?jǐn)?shù)字。在公文中如何使用，視情況而定，大致可分為兩種情況：一種是“必須”的、“唯一”的選擇，如統(tǒng)計(jì)表中的數(shù)值必須使用阿拉伯?dāng)?shù)字，而定型的詞、詞組、成語、慣用語、縮略語或具有修辭色彩的詞語中作為語素的數(shù)字，必須使用漢字?jǐn)?shù)字。如：八國聯(lián)軍、五四運(yùn)動(dòng)、二萬五千里長征、不管三七二十一、十七屆六中全會(huì)，等等。另一種是可以 “變通”的選擇，如年月日、物理量、非物理量、代碼、代號中的數(shù)字等，目前體例大都無統(tǒng)一規(guī)定，可以靈活掌握。但有兩個(gè)可遵循的基本原則：一是凡可以使用阿拉伯?dāng)?shù)字而且又很得體的地方，特別是當(dāng)所表示的數(shù)目比較精確時(shí)，應(yīng)該使

用阿拉伯?dāng)?shù)字；二是全篇體例應(yīng)當(dāng)一致。在公文中，數(shù)字使用不規(guī)范有以下幾種情況：

（一）時(shí)間的表述。原則是使用阿拉伯?dāng)?shù)字，且分為12小時(shí)計(jì)時(shí)制的表述和24小時(shí)計(jì)時(shí)制的表述，而有的同志則混用了，如：“上午8時(shí)40分”、“下午14時(shí)30分”。因?yàn)椤吧衔鐜讜r(shí)”或“下午幾時(shí)”是12小時(shí)制的表述方式，而24小時(shí)制的表述方式不用標(biāo)明上午或下午，直接寫“8時(shí)40分”、“14時(shí)30分”。此外，也可以另一種便捷表達(dá)方式，如“08:40”、“14:30”。

（二）分?jǐn)?shù)和百分比表述。對于規(guī)范格式公文，分?jǐn)?shù)和百比表述使用阿拉伯?dāng)?shù)字的表述方法，如“1/3”、“50%”，而不能使用漢字?jǐn)?shù)字的表述方法。但許多同志在擬稿時(shí)都使用了漢字?jǐn)?shù)字的表述方法，如：“三分之一”、“百分之五十”。

（三）概數(shù)的表述。與分?jǐn)?shù)和百分比正好相反，概數(shù)的表述應(yīng)使用漢字?jǐn)?shù)字，如“二三米”、“一兩個(gè)小時(shí)”。但常常有的同志使用阿拉伯?dāng)?shù)字，或在相鄰的兩個(gè)概數(shù)之間使用了頓號，如“

2、3米”、“

1、2個(gè)小時(shí)”或“

二、三米”、“

一、兩個(gè)小時(shí)”。

（四）全文體例不一致。按照規(guī)定，如果遇到?jīng)]有嚴(yán)格規(guī)定的數(shù)字用法，應(yīng)遵循一個(gè)原則，就是要照顧到上下文，保持全文體例一致。但有的文稿卻沒有體現(xiàn)這個(gè)原則，如：“我局現(xiàn)有十二個(gè)司室，47個(gè)處?！闭_的表述應(yīng)為“我局

現(xiàn)有12個(gè)司室，47個(gè)處。”又如：同一個(gè)文號的文件，在前一個(gè)自然段中表述為“5號文件”，后一個(gè)自然段卻表述為“五號文件”。