公文格式中常出現(xiàn)的不規(guī)范現(xiàn)象

一、發(fā)文字號不規(guī)范

有單位發(fā)文字號的年份用圓括號“（）”或者用中括號“[]”括入，而不是用規(guī)范的六角括號“〔〕”括入。一些公文違反發(fā)文字號序號不編虛位(即l不編為001)、不加“第”字的規(guī)定，出現(xiàn)“×字[×××]0×號”、“×字[×××]第×號”等不規(guī)范格式。正確的發(fā)文字號應為“×字〔×××〕×號”。

二、公文字體不規(guī)范

規(guī)范的公文，標題用2號小標宋體；“主題詞”用3號黑體；批語、簽發(fā)人姓名用3號楷體；主題詞詞目用3號小標宋體；正文、抄送（報送）機關以及印發(fā)機關、日期、份數(shù)均用3號仿宋體（仿宋_GB2312）。

三、公文標題不規(guī)范

常見錯誤是在公文標題中使用了標點符號，如逗號、頓號和書名號等。某單位某文件標題為：關于印發(fā)《××單位公務員普通話培訓三年規(guī)劃》的通知，應改為：關于印發(fā)××單位公務員普通話培訓三年規(guī)劃的通知。

四、引用公文不規(guī)范

引用公文一是要準確，不能隨意簡化；二是要完整；三是注意排列順序，先引標題，后引發(fā)文字號。常見錯誤有：先引文號后引標題、只引文號不引標題、只引標題不引文號。應當注意必須將“發(fā)文字號”要素用圓括號括入，以標注的形式出現(xiàn)。錯例：據××辦發(fā)〔2005〕l2號文《關于×××的通知》，應改為：據《關于×××通知》(××辦發(fā)〔2005〕12號)。

五、結構層次序數(shù)使用不規(guī)范

規(guī)范的結構層次序數(shù)要求，第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1．”，第四層為“(1)”。使用中常出現(xiàn)的問題：一是層次順序顛倒，即下位序數(shù)與上位序數(shù)倒置；二是層次跳躍；三是“(一)”“1．”“(1)”后標點混淆，出現(xiàn)“(一)、”“1、”“(1)、”的錯誤現(xiàn)象。

六、成文日期標識不規(guī)范

常出現(xiàn)的問題：一是把“○”寫為“0”“零”“o”，如“二○○五年”寫為“二00五年”“二零零五年”“二oo五年”；二是年份沒有寫足四位，如“二○一二年”寫成“一二年”。

七、印章加蓋不規(guī)范

印章是公文制發(fā)機關對公文負責的憑證，必須規(guī)范使用。常出現(xiàn)不規(guī)范現(xiàn)象：一是不加蓋印章。按規(guī)定，行政公文除會議紀要外，必須加蓋印章。二是在單一機關制發(fā)的公文落款處署發(fā)文機關名稱，并把印章蓋在公文制發(fā)機關名稱的位置上，正確的用法是不用署單位名稱，在發(fā)文時間上端正加蓋印章。

八、標點符號使用不規(guī)范

1.在書名號、引號、括號間使用標點符號，錯例：制訂了《關于×××通知》、《關于×××通知》等文件，應改為：制訂了《關于×××通知》《關于×××通知》。

2.常見錯誤是抄送機關名稱之間不加標點，最后一個抄送機關名稱后不加句號。正確的應該是抄送機關名稱之間標逗號，最后一個抄送機關名稱后標句號。當主送機關不能出現(xiàn)在首頁需移至版記中時，標記方法同抄送機關。