第一篇：辦公室管理論文

《辦公室管理》課程綜述及個人應(yīng)用研究

企業(yè)的行政辦公管理人員是企業(yè)管理的重要力量。他們所受的教育和培訓(xùn)直接影響其工作效率和專業(yè)技能，并進(jìn)而決定企業(yè)行政管理的成效，乃至企業(yè)的發(fā)展和未來。本文從企業(yè)行政辦公管理人員的工作內(nèi)容、素質(zhì)要求和辦公室協(xié)調(diào)能力的提高入手，辦公室是單位和部門的樞紐，功能多、任務(wù)重。作為一個溝通上下、聯(lián)系各方的綜合管理機(jī)構(gòu)，辦公室要善于統(tǒng)籌兼顧，圍繞工作中心，充分發(fā)揮辦會室系統(tǒng)的協(xié)調(diào)功能，提高其協(xié)調(diào)能力。就企業(yè)行政辦公管理人員的高等教育和職業(yè)培訓(xùn)的三級模式，闡述幾點(diǎn)粗淺的見解。

一、《辦公室管理》課程的主要內(nèi)容

第一單元講述了企業(yè)行政辦公管理人員的主要工作內(nèi)容企業(yè)行政辦公管理人員的工作主要分如下三個層面：日常事務(wù)性工作辦公環(huán)境管理、辦公用品管理、小額現(xiàn)金管理、時間管理、流程管理、值班工作、電話工作、接待工作、文書信函工作、保密工作、立卷歸檔工作、客戶投訴工作等等。司指派性工作信息工作、輔助決策工作、協(xié)調(diào)溝通工作、督促檢查工作、會議工作、差旅準(zhǔn)備工作、操辦各種事務(wù)、應(yīng)對突發(fā)事件等。主動創(chuàng)造性工作輔助決策的調(diào)查研究工作、信息的開發(fā)與利用、制度的建設(shè)和落實(shí)、傳播企業(yè)文化、有效溝通、公關(guān)工作、組織咨詢專家隊伍等。

第二單元講述了三級企業(yè)行政辦公管理人員的工作職責(zé)對于高級、中級和初級的企業(yè)行政辦公管理人員來說，由于他們在企業(yè)中承擔(dān)的任務(wù)和所起的作用不同，因此在以上三方面工作中的側(cè)重點(diǎn)也有 所不同。企業(yè)高級行政辦公管理人員的任務(wù)，是根據(jù)企業(yè)的總體戰(zhàn)略目標(biāo)制定辦公管理的目標(biāo)、流程和規(guī)章制度，協(xié)調(diào)各職能部門和下級組織。他們的工作重點(diǎn)主要在主動創(chuàng)造性工作層面。企業(yè)中級行政辦公管理人員的任務(wù)，是輔助企業(yè)高層或中層管理者，將后者制定的計劃、工作流程、規(guī)章制度轉(zhuǎn)化為可供操作執(zhí)行的方案和具體的工作事項，主要是起承上啟下、溝通左右的中介和橋梁作用。他們的工作不僅包括日常事務(wù)性工作層面，而且要重點(diǎn)完成好領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項，同時，還涉及主動創(chuàng)造性層面的許多工作。企業(yè)初級行政辦公管理人員主要從事日常事務(wù)性工作，他們主要擔(dān)負(fù)的是第一個層面的工作，強(qiáng)調(diào)的是實(shí)踐能力和動手能力。

第三單元講述了三級企業(yè)行政辦公管理人員的素質(zhì)要求不同級別企業(yè)行政辦公管理人員的職責(zé)不同，工作內(nèi)容不同，因此，企業(yè)對他們各自的素質(zhì)要求也不同。總體來說，三級企業(yè)行政辦公管理人員各自的素質(zhì)要求：企業(yè)行政辦公管理人員的培養(yǎng)模式企業(yè)行政辦公管理人員必須掌握崗位所需的各種專業(yè)知識和專業(yè)技能，熟悉管理科學(xué)和市場學(xué)的相關(guān)知識，了解規(guī)定的職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，具備與崗位相匹配的素質(zhì)和能力。

第四單元講述了辦公室協(xié)調(diào)能力的提高，所謂協(xié)調(diào)，就是連接、聯(lián)合、調(diào)和所有的活動及能量，使之統(tǒng)一起來。換句話說，協(xié)調(diào)是一項綜合性的管理工作，其目的是消除管理過程中各環(huán)節(jié)之間的不和諧現(xiàn)象，使之協(xié)調(diào)一致、相互配合、同步發(fā)展。辦公室工作的性質(zhì)、地位和作用要求辦公室人員要具有較高的理論水平和較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì) 與應(yīng)變能力。隨著改革開放向縱深發(fā)展，辦公室系統(tǒng)要在新形勢下完成自己的工作使命，有所作為，還要開拓新的思路，采用新的方法，在辦文、辦會和辦事上，在綜合、協(xié)調(diào)、運(yùn)轉(zhuǎn)上發(fā)揮更大的功能和作用。為此，辦公室干部平時要注意系統(tǒng)學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代管理科學(xué)理論并指導(dǎo)實(shí)踐，主動深人實(shí)際，調(diào)研分析，當(dāng)政策的“靈通人士”和情況的“百事通”，只有這樣，才能增強(qiáng)做好協(xié)調(diào)工作的素質(zhì)和本領(lǐng)。

二、個人應(yīng)用

辦公室作為一個綜合性的辦事機(jī)構(gòu)，其承擔(dān)多方面職責(zé)和任務(wù)的同時間也擔(dān)負(fù)著日常性的行政事務(wù)及繁重的服務(wù)工作，起到承上啟下、協(xié)調(diào)左右的中心樞紐作用。以下為我對公室的協(xié)調(diào)功能的認(rèn)識。

所謂協(xié)調(diào)，就是連接、聯(lián)合、調(diào)和所有的活動及能量，使之統(tǒng)一起來。換句話說，協(xié)調(diào)是一項綜合性的管理工作，其目的是消除管理過程中各環(huán)節(jié)之間的不和諧現(xiàn)象，使之協(xié)調(diào)一致、相互配合、同步發(fā)展。辦公室作為管理系統(tǒng)的中樞，其所處的位置決定了辦公室的工作必須經(jīng)常地、大量地、直接地協(xié)調(diào)各種關(guān)系，其協(xié)調(diào)工作的主要方面是上下級間的協(xié)調(diào)和左右間的協(xié)調(diào)。

（一）上下級間的協(xié)調(diào)

首先，作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，辦公室人員要深人開展調(diào)查研究，經(jīng)常給領(lǐng)導(dǎo)提供有關(guān)的統(tǒng)計數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)管理信息，并依據(jù)黨的方針和國家的政策法規(guī)結(jié)合實(shí)際情況，適時地提出可行性建議，撰寫出客觀全面的、具有前瞻性的調(diào)研報告供領(lǐng)導(dǎo)參考，為領(lǐng)導(dǎo)作出正確決策服務(wù)。辦公室是領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂，參謀作用十分明顯。其次，辦公室所處的位置自然要求辦公室要在領(lǐng)導(dǎo)和群眾之間起到橋梁和紐帶作用。為此，辦公室要認(rèn)真對待和妥善協(xié)調(diào)好上下級之間可能存在的矛盾，善于做好群眾工作，積極維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)之間、領(lǐng)導(dǎo)和群眾之間的團(tuán)結(jié)。在協(xié)調(diào)處理政務(wù)、事務(wù)時，仔細(xì)傾聽對方的意見，該解決的要及時向領(lǐng)導(dǎo)反映并積極配合解決。

再次，領(lǐng)導(dǎo)之間由于各自分管著幾個方面的工作，往往會從分管的工作出發(fā)，給辦公室提出不同的要求，發(fā)出不同的指令，對此辦公室人員要胸有全局，分清主次和輕重緩急。要以正職領(lǐng)導(dǎo)為中心，對大是大非、事關(guān)全局的問題，必須多請示主要領(lǐng)導(dǎo)，按主要領(lǐng)導(dǎo)的意見去溝通和落實(shí)，努力使整個組織建立起融洽和諧、相互支持、相互信任的關(guān)系。

（二）左右間的協(xié)調(diào)

首先，在實(shí)際工作中，由于各個部門所處的位置不同，使得部門之間、人與人之間對一些問題的認(rèn)識和處理不一致，不能形成最佳的合力。對此各級辦公室要通過聯(lián)系、溝通、調(diào)解、協(xié)商等方式來有效地統(tǒng)籌協(xié)調(diào)左右之間各方面的關(guān)系，弄清楚問題的來龍去脈，絕不能把遇到的矛盾簡單地上交給領(lǐng)導(dǎo)。

其次，辦公室在發(fā)揮協(xié)調(diào)功能中，要站在全局的立場和高度對各部門進(jìn)行綜合平衡，集中多方意見，多方協(xié)商，求同存異，秉公處理，要以公正平和的心態(tài)調(diào)整、理順和改善各單位之間、人際之間的關(guān)系，解決工作中的矛盾，并且建立和健全各種協(xié)調(diào)制度，使協(xié)調(diào)工作逐步規(guī)范化、程序化。再次，辦公室的協(xié)調(diào)工作要綱舉目張，否則就會被事務(wù)所淹沒，有可能顧此失彼、事倍功半。事實(shí)證明，辦公室的協(xié)調(diào)工作一定要有重點(diǎn)，要緊緊圍繞領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的重點(diǎn)和群眾關(guān)注的熱點(diǎn)及改革發(fā)展中碰到的難點(diǎn)問題，通過牢牢抓住重大事項，去帶動辦公室協(xié)調(diào)工作的開展。

（三）協(xié)調(diào)工作中應(yīng)該注意的幾個問題

1、有權(quán)不越權(quán)。辦公室是綜合管理部門，是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)施政、指揮和管理的左右手，但要切實(shí)擺正位置，既不能越權(quán)，更不能濫用職權(quán)。要始終牢記自己是參謀導(dǎo)，做到盡責(zé)不越職，出謀不決策，參與不干預(yù)，在任何時候都不能忘記按章辦事，按領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事，按照工作程序辦事，有請示，有匯報。凡遇到超越職權(quán)范圍的事，不擅自作主，不亂表態(tài)，不亂辦事。

2、有功不居功。辦公室的工作多數(shù)是協(xié)助、輔助其他部門的，雜事、小事多，協(xié)助、輔助多，臺下、幕后多，沒有轟轟烈烈的場面，沒有引人注目的動作，因而工作干了不少，但總結(jié)起來，似乎又沒幾件能顯示成績的事情。面對這種情況，辦公室人員一定要高姿態(tài)，不爭功，不居功，淡泊名利，忘我超我，樂于干默默無聞的小事、雜事，甘當(dāng)配角，當(dāng)好配角。

3、有苦不叫苦。辦公室的特點(diǎn)是事雜(繁雜、復(fù)雜)面廣(頭緒多、范圍寬)，什么工作都可以歸到辦公室辦，作為聯(lián)絡(luò)上下左右的“中樞”，辦公室經(jīng)常處于矛盾的交叉點(diǎn)，稍不注意不是上不滿意就是下有意見。面對誤解和委曲，辦公室人員要受得住、不氣餒，認(rèn)真對待，有則改之，無則加勉。不能因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)要求嚴(yán)、批評多，就鬧情緒，也不能因?yàn)槊芏?、事難辦，就畏首畏尾，不敢辦事。

4、辦公室協(xié)調(diào)能力的提高。辦公室工作的性質(zhì)、地位和作用要求辦公室人員要具有較高的理論水平和較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)與應(yīng)變能力。辦公室系統(tǒng)要在新形勢下完成自己的工作使命，有所作為，還要開拓新的思路，采用新的方法，在辦文、辦會和辦事上，在綜合、協(xié)調(diào)、運(yùn)轉(zhuǎn)上發(fā)揮更大的功能和作用。為此，辦公室干部平時要注意系統(tǒng)學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代管理科學(xué)理論并指導(dǎo)實(shí)踐，主動深人實(shí)際，調(diào)研分析，當(dāng)政策的“靈通人士”和情況的“百事通”，只有這樣，才能增強(qiáng)做好協(xié)調(diào)工作的素質(zhì)和本領(lǐng)。

我是學(xué)管理的，在書本上學(xué)過很多套經(jīng)典管理理論，似乎通俗易懂，但從未付諸實(shí)踐過，即使在辦公室中也很難處理一些令人措手不及的事情。也許等到真正管理一個公司時，才會體會到難度有多大;我們在老師那里或書本上看到過很多精彩的談判案例，似乎輕而易舉，也許親臨其境或親自上陣才能意識到自己能力的欠缺和知識的匱乏。工作這兩年，我拓寬了視野，增長了見識，體驗(yàn)到社會競爭的殘酷，而更多的是希望自己在工作中積累各方面的經(jīng)驗(yàn)，為將來自己走上工作崗位做好準(zhǔn)備。

三、學(xué)習(xí)體會

辦公室作為一個單位的綜合辦事機(jī)構(gòu)，不僅擔(dān)負(fù)著為領(lǐng)導(dǎo)決策進(jìn)行參謀和為全局提供服務(wù)的重要職責(zé)，而且還要與社會各界打交道，7 是一個單位窗口形象的重要體現(xiàn)，許多工作雖然看起來是小事，卻都要牽動全局、影響全局。

在剛到單位的時候，我開始是忐忑的，懷疑自己的能力，也不知道具體的要做什么，都說萬事開頭難，我深刻的體會到這句話的意思，只有從頭開始學(xué)習(xí)，從了解公司的歷史，具體的業(yè)務(wù)范圍，前半個月的時候一直是找不到方向的，等到開始熟悉公司情況后就知道自己的位置在哪。

我所在的科室為綜合辦公室，日常主要的工作范圍是貫徹實(shí)施檢測公司管理方針，管理目標(biāo)，管理體系文件和各項管理標(biāo)準(zhǔn)，確保管理體系有效的運(yùn)行。負(fù)責(zé)檢測實(shí)驗(yàn)人員的教育培訓(xùn)和組織實(shí)施并對實(shí)施過程進(jìn)行控制；負(fù)責(zé)技術(shù)人員檔案，員工勞動合作、工資等管理；負(fù)責(zé)體系文件、檢測試驗(yàn)資料和行政資料的整理歸檔和檔案管理，負(fù)責(zé)檢測公司日常工作所用技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的有效版本收集、文件管理。

在實(shí)習(xí)中我了解到了該部門對人員的能力、意識和培訓(xùn)的具體要求；我們根據(jù)公司的管理方針、目標(biāo)和業(yè)務(wù)發(fā)展需要制定人員長期培訓(xùn)計劃，經(jīng)理和總工程師根據(jù)培訓(xùn)規(guī)劃結(jié)合檢測公司當(dāng)前的和預(yù)計的任務(wù)提出要求，由綜合辦公室制定具體的，內(nèi)容完整的，可實(shí)施的人員培訓(xùn)計劃，經(jīng)總工程師的批準(zhǔn)后負(fù)責(zé)組織實(shí)施。對于員工的崗前培訓(xùn)共走也是由綜合辦來進(jìn)行的，凡是新進(jìn)的員工，要先了解公司的管理體系和有關(guān)的法律、法規(guī)。在掌握操作技能經(jīng)檢驗(yàn)合格后上崗。我從一開始的摸不著頭腦到后來的一點(diǎn)點(diǎn)學(xué)習(xí)積累，這期間是一個很難熬也有些痛苦的過程，也曾懷疑過自己的能力，不過在有這些負(fù)面情 緒的時候就不斷的告誡自己，這是必要的過程，等過幾個月后就不是這個摸樣，人們總要有一個適應(yīng)的過程，最主要的是要調(diào)整好自己的心態(tài)，和看事請的角度。

一切認(rèn)識都來源于實(shí)踐。實(shí)踐是認(rèn)識的來源說明了親身實(shí)踐的必要性和重要性。但是并不排斥學(xué)習(xí)間接經(jīng)驗(yàn)的必要性。自身實(shí)踐的發(fā)展不斷促進(jìn)自我認(rèn)識能力的發(fā)展。而這一次的實(shí)習(xí)生活恰恰就是一種實(shí)踐，只有自己知道自己該干什么的時候，人生的意義才會體現(xiàn)出來，人生的價值才會最大化。有時候同學(xué)可能不理解，為什么要在最后的時間安排我們?nèi)?shí)習(xí)，我們也可以在畢業(yè)了以后再去的，但后來明白了，資源就要在最需要的地方用，年輕就算失敗了也可以重新來。只學(xué)不實(shí)踐，那么所學(xué)的等于零。理論應(yīng)該與實(shí)踐相結(jié)合，通過這段時間的學(xué)習(xí)，思想和思維方式上因?yàn)榄h(huán)境的不同，接觸的人于是不同就有所轉(zhuǎn)變了，因?yàn)閺闹袑W(xué)的東西就不一樣，接受到的信息開始印象一些觀念。要學(xué)會從實(shí)踐中學(xué)習(xí)，從學(xué)習(xí)中實(shí)踐。我們不止要學(xué)好學(xué)校里所學(xué)到的知識，還要不斷從生活中，實(shí)踐中學(xué)其他知識，不斷地從各方面武裝自己，才能在競爭中突出自己，表現(xiàn)自己。

第二篇：辦公室管理—調(diào)研論文專題

摘要

辦公室在各級黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位，歷來有著十分重要的地位。它是各級各類部門制定、實(shí)施和修正決策的“中樞神經(jīng)”，是收集、加工、傳遞與反饋信息的綜合網(wǎng)絡(luò)，是溝通上下、協(xié)調(diào)四方、保證機(jī)關(guān)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要“樞紐”。辦公室的主要任務(wù)就是為領(lǐng)導(dǎo)、為基層、和部門服務(wù)。圍繞這“三個服務(wù)”辦公室必須發(fā)揮好參謀助手、督查督辦和綜合協(xié)調(diào)“三個作用”。

關(guān)鍵詞：辦公室工作管理作用

淺談如何提升選礦廠辦公室工作的幾點(diǎn)想法

辦公室是組織干部職工從事日常工作和參加社會活動的協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)。它不僅是公司領(lǐng)導(dǎo)者的參謀和助手，還是溝通上下左右的橋梁和樞紐，也是公司的門面、窗口和后勤部。辦公室工作的好壞，直接關(guān)系到整個機(jī)關(guān)政策的落實(shí)、制度的執(zhí)行、工作的開展和成效的取得，對于一個企業(yè)單位的管理方式和管理效率具有不可估量的決定性作用。

一.辦公室工作在企業(yè)發(fā)展中的主要作用

1.發(fā)揮參謀助手作用，增強(qiáng)主動性

發(fā)揮好辦公室的參謀助手作用，是實(shí)現(xiàn)決策民主化、科學(xué)化的重要環(huán)節(jié)和前提。主要體現(xiàn)在四個方面：一是為各級部門及時、準(zhǔn)確、全面地提供信息；二是圍繞企業(yè)的中心工作組織調(diào)查研究；三是根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖做好重要文稿的起草工作；四是就重大的處理提出對策性建議。

2.發(fā)揮督促檢查作用，注重實(shí)效性

督促檢查是推動決策落實(shí)的重要手段，也是辦公室工作的一項重要職能。辦公室的督促檢查作用，主要體現(xiàn)在協(xié)助各級各部門確保企業(yè)決策的貫徹執(zhí)行。主要任務(wù)有三項，即圍繞企業(yè)的重大決策、重要工作部署重點(diǎn)查辦；對領(lǐng)導(dǎo)同志批示和交辦事項專項查辦；抓住職工反映較多和群眾反映強(qiáng)烈的問題主動查辦。

3.發(fā)揮協(xié)調(diào)綜合作用，把握全局性

協(xié)調(diào)綜合是辦公室的一項基本職能，也是保證兩級機(jī)關(guān)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的客觀要求，是貫穿辦公室工作各方面的一項重要任務(wù)。辦公室處在溝通上下、聯(lián)系左右的樞紐位置，通過辦公室這個運(yùn)轉(zhuǎn)樞紐，切實(shí)做好全局性的協(xié)調(diào)工作，促使上上下下圍繞中心、方方面面形成合力，同向運(yùn)轉(zhuǎn)，協(xié)力推進(jìn)。要通過辦文、辦會、辦事等日常工作的高效運(yùn)行，及時向基層和部門傳達(dá)企業(yè)的工作意圖，使企業(yè)的決策部署得以迅速貫徹落實(shí)，搞好協(xié)調(diào)綜合工作，對于辦公室職能的有效發(fā)揮起著非常重要的作用。

總之，辦公室工作作用發(fā)揮的好與壞，直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)的辦公運(yùn)行，關(guān)系到企業(yè)決策的部署和落實(shí)，要充分認(rèn)識到辦公室工作的重要性和艱巨性，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，提效率，促成效，推動企業(yè)管理水平的不斷提高。

二.目前辦公室工作的幾點(diǎn)不足

作為一名辦公室工作者，要想真正做好辦公室工作，就要不斷更新思想方式方法，不斷學(xué)習(xí)借鑒好的工作形式，不斷充實(shí)自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)能力，要明確工作目標(biāo)，清醒的認(rèn)識到自身的責(zé)任和定位，培養(yǎng)工作的激情與活力。現(xiàn)在，就多年的辦公室工作經(jīng)驗(yàn)，就辦公室工作人員工作中存在的問題淺談幾點(diǎn)不足，希望對從事辦公室工作的同事有所驚醒和幫助。

1.工作目標(biāo)不明確。一是辦公室整體工作缺乏總體目標(biāo)和規(guī)劃，不清楚辦公室工作應(yīng)該做到什么程度，什么樣子，向一個什么方向發(fā)展。二是辦公室人員個人對自己的崗位也缺乏正確定位，上級安排一件事就做一件事，缺乏自己工作規(guī)劃和目標(biāo)。不會積極主動去思考，去構(gòu)想以后的工作。工作中處于被動狀態(tài)，缺乏主動意識。

2.服務(wù)對象不清。辦公室人員服務(wù)對象不僅僅是單位領(lǐng)導(dǎo)，還有全局干部職工和整個單位形象。許多人很多時候都是認(rèn)為只要領(lǐng)導(dǎo)交辦的眼前事情做完做好就行，對基層干部和職工的需求不急、不管、不問，欠缺工作重心下移服務(wù)大眾的心態(tài)。

3.自身職責(zé)定位不準(zhǔn)。辦公室人員沒有明白辦公室工作就是服務(wù)的基本職責(zé)，認(rèn)為辦公室是機(jī)關(guān)中樞，是指揮機(jī)構(gòu)，什么都作單方面決定，而不是先向干部職工征求工作意見和建議，造成制訂的許多辦法和措施，得不到領(lǐng)導(dǎo)的肯定和職工心悅誠服的執(zhí)行。

4.工作措施創(chuàng)新不夠。目前，辦公室的工作措施基本上是延續(xù)以前的工作措施，依樣畫葫蘆，其管理方式也基本是按照崗位職責(zé)上面規(guī)定的主要事項而進(jìn)行。辦公室沒有根據(jù)時間、地點(diǎn)、人員、機(jī)構(gòu)、工作要求和社會形勢等客觀環(huán)境的變化而完善相關(guān)措施，更沒有提出新穎的創(chuàng)新舉措來提高工作效率。

三.產(chǎn)生問題的根源分析

以上問題的存在，形成了目前辦公室工作的按部就班和辦事效率較低的直接后果，直接影響了辦公室工作整體質(zhì)效，究其產(chǎn)生問題根源主要有五點(diǎn)。

1.思想認(rèn)識缺位。辦公室人員沒有認(rèn)識到辦公室工作的重要地位和作用，沒有認(rèn)識到辦公室既是一個科室，也是一個指揮機(jī)關(guān)。作為指揮機(jī)關(guān)，它需要具有協(xié)調(diào)全局，協(xié)調(diào)內(nèi)外和前瞻性工作的思想意識和工作舉措。更沒有認(rèn)識到辦公室工作的好與不好將直接關(guān)系到一個單位的好與不好問題，也關(guān)系他自己的能力、水平在別人心中的地位問題，這是問題產(chǎn)生的根本因素。

2.規(guī)章制度不嚴(yán)。規(guī)章制度不嚴(yán)，或者是規(guī)章制度執(zhí)行不嚴(yán)也是造成辦公室工作效率不高的重要原因。對于出現(xiàn)的許多違規(guī)、違紀(jì)問題，由于過多地考慮到人與人之間的關(guān)系等問題，沒有嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行責(zé)任追究，有了第一次，就會有第二次，有了第一人，就會有第二人，如此行之，便失去了制度對人的約束，失去了人對制度的遵從，也失去了辦公室人員努力做事的工作責(zé)任壓力基礎(chǔ)。

3.競爭激勵機(jī)制缺乏。缺乏對干部職工工作積極性的調(diào)動，除一些客觀因素外，在很大程度上，源于干部人事崗位上下及淘汰的競爭機(jī)制缺乏，這個問題也是辦公室工作不能大步前進(jìn)的重要影響因素。

4.人員技能不能滿足工作需要。辦公室工作覆蓋面寬，業(yè)務(wù)項目多，工作要求高，因此辦公室人員需要具有較寬的知識面和專業(yè)技能基礎(chǔ)，比如：文秘、保密、檔案、責(zé)任追究等工作，都需要相當(dāng)?shù)墓ぷ魉胶凸ぷ骷记?，而目前辦公室人員基本上都不是相應(yīng)專業(yè)學(xué)校出身.5.部分人員缺乏激情與活力。工作不緊不慢，不講速度，人員精神面貌萎靡不振，沒有進(jìn)取之心，不積極主動地承辦工作。對待來人來客不熱情，協(xié)助工作不熱心。不積極主動為領(lǐng)導(dǎo)建言獻(xiàn)策，不積極主動做好自身工作，遇事拖沓，辦事推諉。甚至有部分人覺得工作創(chuàng)新思路提得越多就是自己給自己增加更多麻煩，有認(rèn)為是自找苦吃的心態(tài)。

四.如何提升辦公室工作能力的幾點(diǎn)想法

根據(jù)在廠辦室多年以來的工作。我深知廠辦室不僅僅是一個科室機(jī)構(gòu)，更是選礦廠的一個很重要的形象“窗口”，是溝通和聯(lián)系其它部門的“紐帶”，也是為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為其他各部門服務(wù)的綜合性部門。對于如何提高辦公室工作能力，僅我個人有以下幾點(diǎn)想法：

1.明確工作目標(biāo)。平時的工作應(yīng)緊緊圍繞這一階段的重點(diǎn)工作來做，圍繞著每一階段的重點(diǎn)工作的完成情況來布置和安排工作，實(shí)時了解公司當(dāng)前的工作中心任務(wù)和存在的主要問題，不斷提高辦公室工作人員的認(rèn)識水平和判斷能力。辦公室有許多比較緊急的事和雜事，還有些比較復(fù)雜難完成的工作，所以我個人認(rèn)為必須集中精力從主要到次要合理安排人員搭配，處理好完成重要工作和次要工作的關(guān)系，使大家能做到做事堅持原則但又不呆板。

2.明確服務(wù)對象。廠辦室有一個最大的工作特征，那就是有許多服務(wù)性的工作，其主要也就是兩個方面：第一就是“政務(wù)”，主要是上傳下達(dá)、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查等工作，在這一方面，需要做到的就是能幫領(lǐng)導(dǎo)處好主意，或是想辦法給領(lǐng)導(dǎo)好的建議，把領(lǐng)導(dǎo)交代的事情辦好，能迅速準(zhǔn)確的貫徹領(lǐng)導(dǎo)的意圖。第二個就是“事務(wù)”，主要是輔助性、手段性和事務(wù)性的工作，在這一方面，我們要做好的就是讓其他部門“滿意”，再麻煩的事情也要任勞任怨，學(xué)會埋頭苦干但又要經(jīng)?？偨Y(jié)，做到任何工作都有布置、有檢查、有督促、有落實(shí)。在做好以上服務(wù)性的工作的同時，還要有寬闊的胸襟、良好的心態(tài)，有甘愿為普通職工群眾服務(wù)的熱情，不煩不厭的做好每一項服務(wù)細(xì)小的工作。

3.準(zhǔn)確定位自身責(zé)任，立足本職，提高素質(zhì)。每天上班時，都應(yīng)先把一天的工作梳理一下，明確今天必須要完成那些事情，那些事情完成到什么情況，要心中有數(shù)。因?yàn)檗k公室很多工作人員并不是專業(yè)人員，有許多工作我們都是在邊學(xué)習(xí)、邊實(shí)踐、邊總結(jié)，所以這就要求我們平時從細(xì)節(jié)方面要嚴(yán)格要求自己，時時明確自身責(zé)任，平時多看相關(guān)書籍、資料，多練筆寫作，不斷提高自己公文寫作的能力。在溝通協(xié)調(diào)性的工作方面能多觀察，平時多動腦子，相互之間能經(jīng)常提醒并給一些好的建議加以改進(jìn)，通過不斷的自我完善來提升自身工作素質(zhì)。

4.在突破中求進(jìn)步，在創(chuàng)新中求發(fā)展。辦公室的工作復(fù)雜多變，這就要求辦公室的工作人員要有一定的創(chuàng)新意識。我想首先應(yīng)該做到的就是觀念創(chuàng)新，必須要適應(yīng)形式的變化和發(fā)展，開拓思維，勇于在各項工作中實(shí)踐新的方式方法。其次還應(yīng)該具備的就是創(chuàng)新管理，要學(xué)習(xí)隨著環(huán)境和形式的變化及時的改進(jìn)以前工作中落伍的管理方式手段，要做好辦公室的工作，就要會在工作中不斷總結(jié)、改進(jìn)和創(chuàng)新，這樣才能把工作水平推向一個更高的高度。

最后，辦公室部門是一個團(tuán)隊，細(xì)節(jié)上雖然大家都有各自不同工作分工，但

平時還是應(yīng)該注重工作經(jīng)驗(yàn)交流。長期的相互交流中，能夠幫助對方在工作中快速找準(zhǔn)定位，理清思路，快速進(jìn)入工作狀態(tài)?！叭诵?，必有我?guī)煛?，同事間有著許多可以學(xué)習(xí)的地方，經(jīng)過合作主動去發(fā)現(xiàn)彼此的優(yōu)點(diǎn)、長處和不足，在這個基礎(chǔ)上來尋找自己的不足，并以此為動力學(xué)習(xí)別人的長處。還在平時的工作中能做到有張有弛，勞逸結(jié)合，這樣一來工作能力也自然會有所提高。注重加強(qiáng)團(tuán)隊凝聚力的形成意識，通過團(tuán)隊合作來做到個人或者局部力量無法完成的事，提升辦公室工作效率，減輕個人在工作中的壓力。

以上有許多不足之處，希望領(lǐng)導(dǎo)讀者多多包涵見諒！

第三篇：醫(yī)院辦公室電子文件歸檔管理論文

【關(guān)鍵詞】 電子文件;檔案

近年來，隨著電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展和辦公自動化的逐步完善，電子計算機(jī)已被越來越廣泛地應(yīng)用于辦公室的日常工作。以往手續(xù)繁雜的辦公行文、來往函件等都可以通過網(wǎng)絡(luò)直接在計算機(jī)上辦結(jié)。文件從產(chǎn)生到處理結(jié)案幾乎不使用紙和筆，由此而產(chǎn)生了大量的電子文件。這些電子文件以其快捷、方便等的優(yōu)越性大大地提高了工作質(zhì)量與效率，給我們的工作帶來了極大的便利。然而，如果一旦操作不當(dāng)或染上病毒，后果不堪設(shè)想。因此，探討研究電子文件歸檔的方法，確保電子文件的安全，是當(dāng)前醫(yī)院信息化建設(shè)的一項重要內(nèi)容，也是檔案管理工作中一個急需解決的課題。電子文件在歸檔方面的現(xiàn)狀與分析

1.1 從目前來看，電子文件在歸檔管理等方面還存在的問題

1.1.1 原稿被忽視，隨意遭刪改

在電子計算機(jī)上起草、制作文件，這是辦公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在紙上后，作為草稿性的電子文件經(jīng)常被忽視。這些電子文件絕大多數(shù)未被保留，它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護(hù)措施，甚至隨意對其進(jìn)行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。

1.1.2 歸檔程序不明確，存貯載體不安全

電子文件的歸檔就是依據(jù)歸檔的范圍，通過計算機(jī)對處理完畢的有價值的文件進(jìn)行收集、篩選、分類并使之轉(zhuǎn)化成為電子形態(tài)的數(shù)字化檔案的一項工作。但是，目前有相當(dāng)一部分單位對電子文件的歸檔程序不明確，存貯載體也存在安全問題。如有許多單位的辦公自動化系統(tǒng)在設(shè)計時沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術(shù)性，把應(yīng)歸檔文件只是簡單地保存在計算機(jī)硬盤存儲器上，這樣，一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁盤作為電子文件存貯的介質(zhì)，由于軟磁盤極易遭到損壞，其保存的期限及可靠程度也存在較大問題，因此極不安全。

1.1.3 歸檔不鑒定，真?zhèn)尾槐鎰e電子文件的鑒定，是對其價值的斷定和對其真假進(jìn)行鑒定的一項工作

對于電子文件收集歸檔階段的鑒定工作來說，就是解決文件的去留問題。然而，現(xiàn)在有些單位對歸檔電子文件的真假與價值，既不做辨別，又不做鑒定，只是將計算機(jī)上所有的文件都存到光盤上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達(dá)不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件湮沒在價值不大或不精煉的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來了諸多不便。

1.1.4 人員素質(zhì)低，專業(yè)人才缺

電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業(yè)知識，而且要有較好的計算機(jī)操作技能。從目前情況看，從事檔案工作人員中有相當(dāng)一部分素質(zhì)偏低，許多檔案部門缺乏專業(yè)技術(shù)人才，尤其是具備檔案管理和計算機(jī)信息處理的復(fù)合型人才。有些單位檔案部門雖然引進(jìn)了現(xiàn)代先進(jìn)的計算機(jī)設(shè)備，但因?qū)I(yè)人才缺乏而未能讓其充分發(fā)揮作用。

1.2 造成上述問題的原因主要有兩個方面

1.2.1 思想認(rèn)識問題

傳統(tǒng)的檔案工作是以紙質(zhì)文件材料為主要工作對象，自從計算機(jī)應(yīng)用于檔案管理后，電子文件以其自身獨(dú)特的優(yōu)勢正在逐步地取代以往的紙質(zhì)文件。電子文件是一種新生事物，作為一名檔案工作人員理應(yīng)去認(rèn)識它、接受它。然而，有一些從事檔案工作的人員對檔案信息化建設(shè)的意義認(rèn)識不足，這些人觀念陳舊、意識淡薄，認(rèn)為檔案還是紙質(zhì)的妥當(dāng)，對電子文件的優(yōu)點(diǎn)視而不見，不接受新生事物，不參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不懂得計算機(jī)操作，總是按老的一套來對待工作，這就給電子文件的歸檔工作帶來了影響，這是原因之一。

1.2.2 管理工作滯后問題

目前，計算機(jī)軟件的開發(fā)很快，五花八門，日新月異。

然而，國家對電子文件的歸檔管理還沒有具體法律法規(guī)，許多單位對電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對紙質(zhì)文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對電子文件歸檔進(jìn)行規(guī)范化管理的規(guī)章制度。有的單位雖然有規(guī)章制度，但其工作程序、操作方法卻沒有考慮到計算機(jī)的特點(diǎn)，因此，操作起來不順暢、不方便。管理工作嚴(yán)重滯后于計算機(jī)應(yīng)用軟件的發(fā)展，這是影響電子文件歸檔的原因之二。對電子文件歸檔的幾點(diǎn)建議

電子文件歸檔的目的就是要使人類活動的真實(shí)歷史記錄在電子信息時代更好的、更完整的、長期的保存下去。為此，筆者建議要做好如下幾個方面的工作。

2.1 更新觀念，適應(yīng)形勢

做好電子文件的歸檔管理工作，既是信息化建設(shè)的必然要求，也是檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。目前，發(fā)達(dá)國家已有60%以上的政府行政工作是通過因特網(wǎng)和其他電子通訊方式實(shí)現(xiàn)的。因此，作為當(dāng)今信息時代的一名檔案工作者，要把檔案信息化建設(shè)提高到為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)和促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的高度來認(rèn)識。要緊跟形勢、更新觀念、接受新事物，積極參加專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，熟練掌握各種操作技能，以適應(yīng)新時期檔案管理工作的需要。

2.2 認(rèn)真收集，保護(hù)原稿

不論紙質(zhì)檔案或是電子檔案，收集工作總是第一關(guān)，是做好歸檔管理工作的基礎(chǔ)。收集工作是否到位，對后續(xù)各環(huán)節(jié)有著很大的影響。如果該收集歸檔的文件沒有收集，不僅影響到檔案的完整性，更不用說開發(fā)與利用。對文件在處理過程中曾修改的，在附件上要有該文稿歷次修改的標(biāo)記，各種修改信息應(yīng)予以保留，不可任意進(jìn)行刪除，要保護(hù)好原稿。

2.3 做好鑒定，確定價值

電子文件在歸檔之前，鑒定小組要對電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性進(jìn)行鑒定。第一要辨別電子文件的真?zhèn)?第二要確定電子文件的價值;第三要確定電子文件的完整性。只有真實(shí)的、有價值的電子文件才有保存的必要。

2.4 按照程序，做好歸檔

電子文件的歸檔，必須按照程序進(jìn)行。首先，對應(yīng)歸檔的電子文件進(jìn)行收集、分類和整理;其次，對電子文件進(jìn)行鑒定，確定其去留問題;再次，將電子文件脫機(jī)存儲在可靠的載體上并送交檔案室歸檔。設(shè)有虛擬電子檔案室的，可用郵件的形式傳遞到檔案室。在格式上，一般采用通用格式。如文檔文件采用doc格式，數(shù)據(jù)文件采用dbf文件等。在時間上，由各單位自定，按期限進(jìn)行歸檔。在保存數(shù)量上，一般保存兩套以上同版本的電子文件，其中一套由檔案管理部門統(tǒng)一保管，另一套由相關(guān)業(yè)務(wù)部門異地保管。對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下生成的大量的業(yè)務(wù)電子文件也要做好備份，但不要將備份文件和原電子文件存放在同一臺服務(wù)器上。

2.5 加強(qiáng)防患，確保安全

存儲載體的安全與否，關(guān)系到電子文件歸檔工作的成敗。因此，對歸檔的電子文件，要采取可靠的措施，確保電子文件存儲的安全。及時修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對防火墻和殺毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動升級，做好檔案上傳、下載安全等和訪問權(quán)限等的防患工作?？刂骗h(huán)境的溫度和濕度，及時升級服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中的安全與穩(wěn)定。

2.6 加強(qiáng)培養(yǎng)，提高素質(zhì)

電子文件是一種新型的信息載體，其歸檔技術(shù)、編排技術(shù)、信息安全保護(hù)技術(shù)、毒防治技術(shù)等都是醫(yī)院信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。因此，培養(yǎng)和造就一大批具備檔案管理專業(yè)知識和計算機(jī)操作技能的人才是當(dāng)務(wù)之急。解決人才問題，一方面可以直接吸納檔案管理、電子計算機(jī)或數(shù)字通信等專業(yè)技術(shù)專業(yè)人員，另一方面是加強(qiáng)在職人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，選送進(jìn)修學(xué)習(xí)，使他們迅速掌握檔案管理知識和計算機(jī)操作技能，以解決目前人才缺乏的難題。

綜上所述，電子文件作為一種新型的信息載體，它以其自身獨(dú)特的記錄形式和與紙質(zhì)文件無可比擬的優(yōu)越性使工作質(zhì)量和效率大大提高。它的產(chǎn)生給傳統(tǒng)的檔案工作理念、技術(shù)和方法帶來嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，是檔案管理工作的一場新的變革。盡管電子文件也存在某些不足與缺點(diǎn)，然而，其利遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊。因此，只要我們辯證地分析問題，有針對性地采取有效措施，不斷地改進(jìn)和完善各項管理工作，電子文件的歸檔工作就一定能夠做好。

第四篇：辦公室管理

辦公室日常管理制度

暫行辦法

第一章

總 則

辦公場所是職員從事生產(chǎn)，經(jīng)營及管理的工作場所，公司努力創(chuàng)造一個安全、舒適、健康的辦公環(huán)境，員工應(yīng)自覺維護(hù)良好的辦公環(huán)境。

目的：為規(guī)范辦公區(qū)域的管理，創(chuàng)造文明、整潔的辦公環(huán)境，維護(hù)正常的辦公秩序，樹立良好的企業(yè)形象，提高辦公效率，利于公司各項工作的開展，特制定本制度。

第一章

員工行為規(guī)范

第一條 ：職業(yè)道德

忠誠、正派、守紀(jì)、勤勉、盡職、敬業(yè)。

第二條 ：行為言舉規(guī)范

一、公司員工日常著裝應(yīng)以端莊大方、整齊清潔為標(biāo)準(zhǔn)。員工衣著應(yīng)當(dāng)合乎企業(yè)形象及部門形象，原則上員工穿著及修飾應(yīng)穩(wěn)重大方、整齊清爽、干凈利落，服裝正規(guī)、整潔、完好、協(xié)調(diào)、悅目。

二、儀容要以干凈、整潔、素雅為標(biāo)準(zhǔn)，不得濃妝。

三、行為舉止要文明、禮貌，不得打架，斗毆，酗酒，從事違法亂紀(jì)的活動。

四、說話要和氣、謙遜，要使用“請、您好、謝謝、對不起、再見”等文明用語。為集體創(chuàng)造團(tuán)結(jié)、友善的氛圍。

五、語音清晰親切、謙虛，語氣誠懇、語速適中、語調(diào)平和、語意明確言簡。

六、與他人交談，要專心致志，面帶微笑，不能心不在焉，反應(yīng)冷漠。

七、嚴(yán)禁說臟話、忌語，使用文明用語。

八、同事之間溝通問題時，應(yīng)本著“換位思考、解決問題”的原則，語言應(yīng)禮貌，委婉。

九、匯報工作時應(yīng)簡潔、明確。

十、為了建立公司形象，同事之間稱呼應(yīng)以職稱為準(zhǔn)，下級不得直呼上級姓名。

十一、遵守考勤制度，準(zhǔn)時上班、下班，不遲到、早退。病假、事假需及時申請或通知本部門負(fù)責(zé)人，填報請假單。

十二、上班時間保持良好的精神狀態(tài)，精力充沛，精神飽滿，樂觀進(jìn)取。

十三、對待上司要尊重，對待同事要熱情，處理工作保持頭腦冷靜，提倡微笑待人，微笑服務(wù)。

十四、開誠布公，坦誠待人，平等尊重，團(tuán)結(jié)協(xié)作，不將個人喜好帶進(jìn)工作中，不拉幫結(jié)派、黨同伐異。

十五、熱情接待每一位客人，不以貌取人，不盛氣凌人，與客人約見要準(zhǔn)時，如另有客人來訪需等待時，應(yīng)主動端茶道歉。

十六、出入會議室或上司辦公室，主動敲門示意，進(jìn)入房間隨手關(guān)門。

第三章 辦公現(xiàn)場管理規(guī)范

一、工作中不得擅自翻閱他人的文件、資料、報告等材料。

二、工作時間內(nèi)禁止在辦公區(qū)域內(nèi)食用有氣味的食品及零食。

三、辦公桌上應(yīng)素雅、整齊、清潔，各類文件存放應(yīng)注意保密，不得隨意擺放。

四、桌面和室內(nèi)辦公設(shè)備擺放整齊，保持外表干凈。

五、室內(nèi)文件柜文件擺放科學(xué)有序，外觀整潔。

六、辦公室墻面除了張貼必要的文件或圖表外，應(yīng)保證墻面清潔。

七、辦公座椅不能隨意擺放，離座后要將座椅在桌前擺正。

八、保證所屬辦公區(qū)域的設(shè)備設(shè)施完好，做到人走關(guān)停所有設(shè)備電源。

九、要節(jié)約用電，下班后及時關(guān)閉計算機(jī)及顯示器；開啟空調(diào)時按要求調(diào)整溫度，人員長時間離開辦公室時應(yīng)關(guān)閉空調(diào)。

十、會議桌上不允許存放雜志和報紙；辦公室內(nèi)不允許長期存放與工作無關(guān)的私人物品。

十一、未經(jīng)行政部同意，禁止私自調(diào)換工作位置或挪動工作臺、文件柜等辦公家具、辦公設(shè)備。

十二、工作中同事之間應(yīng)本著以公司利益為重，團(tuán)結(jié)合作、快捷高效為原則，應(yīng)及時解決可能存在的矛盾和問題。

十三、公司的電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)原則上不能用于私人用途，若有特殊原因，須事先提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用。

十四、公共及洗手間衛(wèi)生由行政人事打掃，各自辦公桌桌面由各自打掃，每位員工應(yīng)自覺維護(hù)干凈、整潔的辦公環(huán)境。

十五、員工應(yīng)自覺維護(hù)辦公場所清潔衛(wèi)生，禁止在辦公區(qū)域、衛(wèi)生間內(nèi)吸煙，亂扔煙頭現(xiàn)象，嚴(yán)禁堆放雜物、隨意丟棄廢棄物，嚴(yán)禁隨地吐痰、傾倒污水和茶

渣，保持地面、門窗、辦公家具、辦公設(shè)備等清潔整齊。

十六、在使用傳真機(jī)或復(fù)印機(jī)后，所產(chǎn)生的錯誤報告或廢紙等，須及時處理，重要文件應(yīng)予以銷毀，非重要文件應(yīng)回收再利用。傳真后的稿件，應(yīng)立即拿走，禁止堆放在傳真機(jī)或復(fù)印機(jī)上。

第四章

公 共 財 產(chǎn)

一、每位員工應(yīng)愛護(hù)公司的財產(chǎn)，如有損壞，照價維修或賠償。公司發(fā)放的辦公用品，員工須妥善保管，如有遺失，自行負(fù)責(zé)。

二、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)和傳真機(jī)的管理與清潔及一般的維護(hù)由專人負(fù)責(zé)。

三、電腦的日常維護(hù)由使用人負(fù)責(zé)，如遇故障影響正常使用的情況，將由工程部派專業(yè)人員對電腦進(jìn)行維修，不得擅自處理。

四、公司所購的書籍資料等，由行政部指定的專人進(jìn)行登記、編號，并加蓋章。若要借閱須事先在行政部辦理借閱手續(xù)，借閱最長期限為兩周，超出期限須辦理續(xù)借手續(xù)。

五、發(fā)現(xiàn)設(shè)備、設(shè)施有問題時，及時通知行政部，由行政部向維修單位說明情況，并協(xié)調(diào)好維修時間，然后根據(jù)設(shè)備、設(shè)施的損害情況做相應(yīng)處理。

六、為了維護(hù)公司正常的工作秩序，保證公司公共設(shè)備和設(shè)施正常運(yùn)轉(zhuǎn)，提高維修的時效性，每位員工都賦有在第一時間內(nèi)將發(fā)現(xiàn)的公共設(shè)備、設(shè)施受損情況及時向行政部報告的責(zé)任。

第五章

罰

則

一、本制度的檢查、監(jiān)督部門由公司行政部執(zhí)行。公司管理層將不定期對公司規(guī)章制度的落實(shí)情況進(jìn)行督檢，如發(fā)現(xiàn)有未落實(shí)或違規(guī)之處，將直接問責(zé)行政部。

二、本制度適用于公司所有人，請大家嚴(yán)格執(zhí)行并落實(shí)。

三、若有員工違反此規(guī)定，公司將以口頭警告、通報批評、罰款、降薪、辭退為體現(xiàn)方式。

四、根據(jù)規(guī)定，各種處罰項目除按上述規(guī)定處罰外，均計入當(dāng)月績效考核項目。

第六章 附

則

第三條

本規(guī)定由公司行政部負(fù)責(zé)解釋、修訂。第四條

本規(guī)定自二〇一八年六月十五日起執(zhí)行。

陜西澳美廣告文化有限公司

2018年6月16日

第五篇：辦公室管理

第一章 辦公室實(shí)務(wù)概述

★

一、辦公室的兩大職能：政務(wù)（或業(yè)務(wù)）服務(wù)和事務(wù)管理。詢問什么時候發(fā)送最合適。（3）每一份傳真也許會經(jīng)過許多人的手才能送達(dá)當(dāng)事人，文員應(yīng)注意保密，所以最好不用傳真發(fā)送一些私人或機(jī)密的圖文。如要罰，應(yīng)請對方站到傳真機(jī)前去等待收件。（4）事務(wù)管理是為政務(wù)服務(wù)而展開的輔助性工作

二、事務(wù)管理的特征：服務(wù)性、分散性、專業(yè)性、主動性、繁雜性。

★

三、辦公室實(shí)務(wù)：就是指辦公室的工作事務(wù)和操作實(shí)務(wù)。辦公室工作人員以文員和秘書人員為主，所以辦公室實(shí)務(wù)通常又被稱為文秘工作或秘書工作。

四、我國文秘工作內(nèi)容可以分為15項：

1、文書撰寫（上司口述或會議記錄、整理、文件起草、修改、潤色等）；

2、文書制作（打字、復(fù)印、編排、裝訂等）；

3、文書處理（收發(fā)、傳遞、辦理、立卷等）；

4、檔案管理（歸檔、堅定、管理、提供等）；

5、會議組織（準(zhǔn)備、記錄、文件、善后等），6、調(diào)查研究（計劃、實(shí)事、分析、研究等）；

7、信息資料（收集、整理、提供、儲存等）；

8、信訪工作（群眾來信來訪或顧客投訴處理等）；

9、接待工作（日常工作來訪與計劃來訪接待、安排、服務(wù)等）；

10、協(xié)調(diào)工作（政策、工作、地區(qū)、部門、人際關(guān)系等）；

11、督查工作（政策推行或決議實(shí)施的監(jiān)督、檢查等）；

12、日程安排（為上司安排工作日程、會晤及差旅事宜等）；

13、日常事務(wù)（通訊、聯(lián)絡(luò)、值班、生活、管理等）；

14、辦公室管理（環(huán)境、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)等）；

15、其他臨時交辦的事項。

五、國際文秘人員工作內(nèi)容：

1、以速記記下上司交待的事項；

2、執(zhí)行上司留在錄音機(jī)中的吩咐；

3、檔案管理（個人的、機(jī)密的）；

4、閱讀并分類信件；

5、以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系；

6、替上司訂約會并做好記錄；

7、按上司的口頭或書面指示完成信函；

8、在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函；

9、接待來訪賓客；

10、替上司接洽外界人士，例如記者、工會職員等；

11、自動處理例行的事務(wù)；

12、為上司安排旅行或考察；

13、替公司賓客訂飯店的房間、定機(jī)位、發(fā)電報、打電話；

14、準(zhǔn)備好公司要公開的資料；

15、替上司收集演講或報告的資料；

16、協(xié)助上司準(zhǔn)備書面的財務(wù)報告、研究報告；

17、整理并組織好粗略的資料；

18、替上司保管私人的，財務(wù)的或其他的紀(jì)錄；

19、協(xié)助上司申報交納所得稅及辦理退稅；20、督導(dǎo)一般職員或速記員；

21、安排會議事務(wù)，并做好會議記錄或綱要；

22、復(fù)印資料。

其中8、10、15、16、18、19、20屬于高級秘書的職責(zé)，其余15項文員涉及或部分涉及。

六、我國外資企業(yè)或合資企業(yè)辦公內(nèi)容：

1、辦公室環(huán)境的布置和整理；

2、通訊事務(wù)、電話、信函和郵件處理；

3、執(zhí)行上司交辦的事項；

4、照料上司身邊的瑣事；

5、接待賓客和員工的來訪；

6、記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容；

7、打印文稿及表格；

8、收集及整理各種信息；

9、保管辦公室設(shè)備及用品；

10、外出辦事，如銀行、郵局、稅務(wù)所等。

七、主要辦公器械的使用

1、★傳真機(jī)的使用：應(yīng)注意：（1）發(fā)送前邀監(jiān)察原稿的質(zhì)量，紙張?zhí)窕蛱〉奈募?，有皺褶、卷曲、潮濕或切邊不齊的文件不宜發(fā)送，以免發(fā)生堵塞、損壞等現(xiàn)象，還應(yīng)將文件上的緊固件如回形針、訂書釘、膠帶等除去，以防出現(xiàn)機(jī)器故障。（2）如果要發(fā)出的文件很長，那會占有對方的傳真機(jī)很久，應(yīng)該先打電話給對方，文員不要以為什么信息都可以用傳真機(jī)來傳送，如感謝信、祝賀信或吊唁信，或者是給一個尊敬的、有潛力的客戶，最好手寫在信紙上，或寄明信片。

八、辦公用品的準(zhǔn)備

1、★辦公用易耗品主要有：（1）信封、紙張。（2）軟盤、光盤等。（3）鉛筆。（4）圓珠筆。（5）簽字筆或鋼筆。（6）修正液。（7）印盒。（8）個中小型機(jī)器。（訂書機(jī)、切紙刀、計算器等）（9）小刀。（10）日歷等。（11）其他。（直尺、繩帶、大頭針、粘膠帶等）

★

九、辦公室和接待室的管理：

1、要建立器具和備用品的臺帳，簡明記載購入時間、修理經(jīng)過。

2、器具和用品臟了、壞了時，應(yīng)立即找有關(guān)部門安排更換或修理。

3、注意保持室內(nèi)的清潔，經(jīng)常打掃。

4、注意預(yù)防火災(zāi)，要了解滅火器和緊急電話的使用方法，以及災(zāi)害發(fā)生時的避難途徑，對遇有緊急情況需要拿走的文件也要放好。

5、對櫥柜、房門等的鑰匙，要認(rèn)真管理，防止丟失，注意保密。

第二章 文員實(shí)務(wù)

★

一、文員工作指導(dǎo)思想：

1、計劃的步驟。2實(shí)施的步驟。3檢查的步驟。

★★

二、按照“優(yōu)先順序”處理工作（怎樣決定工作的優(yōu)先順序）：（1—3）

1、先將自己想做的工作以重要程度為標(biāo)準(zhǔn)

（1）是否應(yīng)該做的事？（2）是否做或不做都無所謂的事？（3）是否不可以做的事？

2、其次以緊急程度和重要程度為標(biāo)準(zhǔn)

（1）重要且緊急的事；（2）緊急但并不重要的事；（3）重要但并不緊急的事；（4）雖然有做的價值，但并不重要也不緊急的事。

3、同時考慮上司的意向和文員本身的工作效率，對于現(xiàn)在該做的重要且緊急的事情決定優(yōu)先順序。在考慮上司意向的時候，有必要先了解上司決定優(yōu)先順序的習(xí)慣；不能決定優(yōu)先順序時，最好直接找上司商量、請示。

三、文員管理時間的方法（略）

★文員怎樣管理好自己的時間取決于工作性質(zhì)。

四、文員的工作方法： ★★

（一）請示方法與報告方法

1、請示方法：

（1）文員工作上有疑難，無法處理時，向上司請求指示；（2）無權(quán)處理時，向上司請求批準(zhǔn)；（3）上司必須作出答復(fù)或批復(fù)；

（4）請示必須事先。

2、請示注意：

（1）請示要對口；（2）請示要單一；(3)請示要簡要。

3、報告方法：

（1）文員向上司反應(yīng)情況；（2）文員向上司提出建議；（3）報告可以在事先、事中、事后；

（4）工作中發(fā)生的重大問題，讓上司及時做出處理；（5）上司不一定作出答復(fù)或批示。

（二）計劃方法和總結(jié)方法 ★★

1、計劃方法：

文員對自己的工作要做到有計劃地事先予以安排。

（1）要有科學(xué)的、明確的工作計劃：工作目標(biāo)、內(nèi)容步驟、方法、標(biāo)準(zhǔn)、完成的時間。（要素）

（2）分清輕重緩急，決定工作次序，有條理地去進(jìn)行。受制約的工作應(yīng)置于前，自己支配的工作則置于后；重大工作優(yōu)先考慮，集中精力去做；日常工作空余時間分散去做，任何工作既有嚴(yán)肅性，又有靈活性，使計劃有一定的余地。

做到：整段時間---做復(fù)雜、需連續(xù)進(jìn)行的工作（如文件擬寫）； 零星時間---做簡單、可間斷的工作（如信件處理、查閱資料）； 要善于控制某些工作（如接待來訪者、通電話）時間的彈性。應(yīng)養(yǎng)成過一段時間就記錄自己工作時間的使用情況，再結(jié)合工作成績、效率作適當(dāng)調(diào)整。

（三）受意方法

受意是文員接受和領(lǐng)會上司意圖。一種是直接受意；另一種是間接受意。

★要防止把上司醞釀過程中的意圖當(dāng)作上司的授意，把上司的質(zhì)疑、設(shè)問誤認(rèn)為上司的指示。

要做到：

1、備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)。

2、注意傾聽，用心判斷指示的用意。

3、必要時可以提問，直至明了以圖為止，但不要打斷談話。

4、如有不同意見，可以公開提出，但要言之有理，并要注意方式、態(tài)度。

5、接受指示后，要不失時機(jī)地貫徹實(shí)施。

（四）傳達(dá)方法

要做到：

1、傳達(dá)不走樣，不可夾進(jìn)自己的意見。

2、必要時可形成文字材料，照本宣科。

3、如果有些指示不便直說，可以根據(jù)上司授意，只傳達(dá)大致意思。

4、注意保密。不可在普通電話、普通函件里傳達(dá)有秘密內(nèi)容的指示。

5、重要的指示，應(yīng)該要求被傳達(dá)者復(fù)述一遍，以免漏聽或漏記。

（五）進(jìn)言方法

1、進(jìn)言的意義和作用：

（1）參謀作用。（2）補(bǔ)缺作用。（3）增進(jìn)關(guān)系的作用。

2、進(jìn)言的方法和要求：

（1）適事。（2）適時。（3）適地。（4）適度。

（六）變通方法和擋駕方法

（七）分工方法和合作方法

1、分工方法 ★應(yīng)貫徹“集中領(lǐng)導(dǎo)，分工負(fù)責(zé)”的原則。

第三章 電話、電子通訊

一、打電話的方法：

1、將要談的內(nèi)容及說話的順序記錄下來，并準(zhǔn)備必要的文件（因?yàn)槭褂秒娫挶仨毟顿M(fèi)，同時不可浪費(fèi)對方太多時間，因而事先要做準(zhǔn)備，談話也應(yīng)簡明扼要）。

2、查清楚對方的電話號碼，再撥電話（將常用的電話號碼整

理成卡片，以便使用）。

3、當(dāng)對方接聽電話時，先問好，接著告知自己的單位名稱、姓名，并請問對方姓名。

或：（代上司打電話給上級或長輩）3-1：對方也由文秘人員接聽

3-2：在電話已撥通，對方尚未講話時，便將話筒交給上司。3-3：如對方以講話，就道歉說：“對不起，請稍 等一下”。

4、“我想與某某談些關(guān)于某方面的事，不知是否方便。” 或：（對方不在時）4-1：再打。

4-2：留言：（1）告知簡要的內(nèi)容。

（2）方便的話，請對方回電。

（3）告知自己的姓名，并問清傳話人的姓名。

5、將要講的話，簡明扼要地告知。

6、談完話，將重點(diǎn)部分再確認(rèn)一遍?；蛘垖Ψ皆購?fù)述一遍?；颍海娫捴型緮嗟簦?/p>

6-1：由打電話的那放再打，可表示：“對不起，剛才電話突然斷了”。

7、最后，說些禮貌的結(jié)束語，在輕輕地掛上電話。

二、接聽電話的方法：

1、電話鈴響兩遍，立即接聽；如沒能立即接聽，應(yīng)向?qū)Ψ降狼浮白屇玫攘恕薄?/p>

2、左手持話筒，右手準(zhǔn)備記對方的留言?；颍海▋蓚€電話鈴?fù)瑫r響起）

2-1：接聽其中一個電話，讓另一個電話稍等或再打，待接聽第一個電話完畢，向另一點(diǎn)華表示：“剛才讓您久等了，很抱歉！”

3、拿起話筒，先說出自己單位的名稱，或自己的姓名，使對方確知是打?qū)α穗娫捥柎a。

或：（聽不清對方聲音時）

3-1：把這種情形告訴對方：“抱歉，聽不清楚，請再說一遍好嗎？”

3-2：如周圍很吵，切換到安靜處的分機(jī)收聽。3-3：如由于電話本身的問題，則該用另一線電話。3-4：請對方調(diào)整說話的音量。

4、與對方寒暄幾句：“承蒙您的惠顧，謝謝！” 或：（對方打錯電話時）

4-1：告訴對方自己的電話號碼，已確定對方是否打錯。對方致歉時回答：“不用客氣?！?/p>

5、接到打給上司的電話，留心確認(rèn)對方的目的，不遺漏要點(diǎn)，如不清楚再加確認(rèn)。

上司在會議或面談中，如有緊急電話，可用便條傳遞給上司?；颍海ㄉ纤静辉跁r）

5-1：如對方要求留言，則需問清留言的內(nèi)容，需否回電，回電給誰，聯(lián)絡(luò)對象，并將內(nèi)容復(fù)述一遍以便確定，并報上自己的姓名。

6、文秘人員將對方來電目的簡要傳達(dá)給上司（某某公司某某先生因合同事打電話來。）以勝對方復(fù)述。

或：（對訪問上司私事時）

6-1：確認(rèn)對方身份，并詢問理由，不可隨意告知。6-2：電話結(jié)束時，以結(jié)束語致意。6-3：等對方掛上電話，在輕輕掛上話筒。

7、如上司不能立即接聽，則請使對方：“他現(xiàn)在有事，要稍等片刻才能接聽，可否請您稍等，或請他回電?！?/p>

8、電話結(jié)束時，以結(jié)束語致意。

9、等對方掛上電話，在輕輕掛上話筒。

三、接電話要點(diǎn)：

1、電話鈴響二至四聲就應(yīng)接聽，如果有事耽擱，最好不要超過四聲，否則會讓人覺得機(jī)關(guān)或企業(yè)管理不善。

2、接到電話首先應(yīng)傳達(dá)必要的信息（例如公司名稱、本人身份等）。說話聲音清楚，語氣應(yīng)熱忱、親切，并且對來電者說的事感興趣，迅速提供消息或滿足他（她）的需求。

3、如果上司不在辦公室，文秘人員詢問來電者的姓名前，先告知他要找的人不在。

4、即使受到通話對方極大的責(zé)難，如投訴電話，也要保持禮貌和耐心。

5、通話結(jié)束時，應(yīng)流露出很高興接到對方來點(diǎn)的語氣，應(yīng)該用快樂的聲音說“謝謝”，即使來電者態(tài)度很不友好。

四、打電話要點(diǎn)：

督促上司準(zhǔn)時打電話給上級或要人、忙人。

文秘人員代替上司傳達(dá)不利消息時，無論當(dāng)這個信差有多么不舒服，你還是必須立即行動。

文秘人員傳達(dá)上司的信息要有分寸。

五、因特網(wǎng)服務(wù)：

1、電子郵件---E-mail 2閱讀新聞---USENET 3遠(yuǎn)程登錄---TELNET 4文件傳送---FTP2、5瀏覽---BROWSING(1)信息瀏覽Goopher(2)高級瀏覽服務(wù)WWW(3)ARCHIE(4)WAIS(Wide Information Server)

六、交互式電話會議：一種方便、省時、高效的會議形式。

第四章 郵件收發(fā)

一、郵件的拆封應(yīng)注意：（P67共10點(diǎn)，以下為重點(diǎn)注意的部分）

1、公務(wù)信件是不允許手撕的。

2、信封不能丟掉，也不能損壞信封上的文字、郵戳和其他標(biāo)志。

3、文秘人員應(yīng)該把郵件分成最急件、次急件和普通件。

4、文秘人員經(jīng)授權(quán)閱看信件時，應(yīng)把其中的重點(diǎn)部分用紅筆劃出，并提醒上司注意有關(guān)問題。

二、上司不在時郵件的處理（P71共8點(diǎn)，以下為重點(diǎn)注意部分）

1、文秘人員把需要上司親自處理的信件先保存下來，并通知發(fā)信人信已受到，告訴對方何時可能得到答復(fù)。

2、上司授權(quán)文秘人員處理一些應(yīng)由他處理的郵件。文秘人員應(yīng)在全面掌握情況的基礎(chǔ)上慎重辦理。在回信上簽上自己的職稱（某某人的文秘人員），發(fā)出前復(fù)印一份，留待上司過目。

第五章 接待實(shí)務(wù)

一、初見來訪者

★文員不要首先主動伸手去和客人握手，但是如果客人首先作出了握手的表示，文員則必須與其握手。（社交場合的禮儀：年長的、職位高的、女士一方應(yīng)該先伸手，年輕的、職位低的、男士一方才能與其握手）。

二、如何接受對方的名片：★遇到名片上有較罕見的字時，不

可輕率地錯讀，可誠懇的請教對方。

★三傳達(dá)時應(yīng)注意的事項（P85以下為重點(diǎn)部分）

1、問清來訪者的單位、姓名后，應(yīng)該就其來訪的目的、性質(zhì)作全面的了解，再決定要不要向上司傳達(dá)。

2、對接待來訪者的工作，要懷著一生只有這次見面機(jī)會的心態(tài)去應(yīng)付，珍惜每一次接待的機(jī)會。

3、根據(jù)上司健康狀況及繁忙程度，對上司會客的次數(shù)與時間作好談性調(diào)整。

4、牢記上司的日程安排計劃，切勿作重復(fù)安排。

5、以謙和的態(tài)度聆聽對方來訪的目的，不可使用盤查的口氣。

★

四、引見（P91,以下為重點(diǎn)部分）

1、來訪者如帶有物品，可以禮貌地為其服務(wù)。

2、到轉(zhuǎn)彎處或樓梯口，停下來說：“往這邊走”，并手掌朝上指示方向。

3、乘坐電梯的帶路法：

二位客人：用一只手按著電梯門，可人進(jìn)入電梯后自己再進(jìn)電梯，站在電梯的按鈕邊；等到下電梯時，手按電梯門讓客人先出去，自己隨后出去。

來訪者三位以上：“對不起，我先進(jìn)去”。進(jìn)了電梯站在按鈕位置，按著“開”鈕，并用手按電梯門，讓客人陸續(xù)進(jìn)入電梯；出電梯時，也同樣按“開”鈕，待客人都已出去，自己再出去。

五、內(nèi)賓的接待程序：

1、接受任務(wù)

2、了解來賓

3、制訂計劃

4、預(yù)訂食宿

5、迎接來賓

6、商議日程

3、按排會談

8、陪同參觀

9、送別客人

10、接待小節(jié)

六、外賓接待的程序

1.接受任務(wù)

2、了解來賓

3、制訂計劃4.預(yù)訂食宿

5、歡迎來賓

6、商議日程7.禮節(jié)性拜訪

8、宴請

9、正式會談

10、簽訂協(xié)議書

11、陪同參觀游覽

12、互贈禮品

13、歡送來賓

14、接待小節(jié)

第六章 信訪實(shí)務(wù)

一、對下列情況的信件，不再承辦：

1.結(jié)案處理的，本人要求過高并明顯不符合政策規(guī)定的； 2.病患者的來信；

3.具體內(nèi)容和情節(jié)的匿名信；

4.激言論或謾罵領(lǐng)導(dǎo)、上司而無須轉(zhuǎn)公安部門查處的匿名信；5.經(jīng)過認(rèn)定不再承辦的信件?！铩?/p>

二、接待來訪的注意事項：

1、組織領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該定期或不定期地親自接待群眾來訪。

2、企事業(yè)單位一般都有接待室。

3、接待人員應(yīng)該有比較高的思想修養(yǎng)和較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力。

4、接待者要做好登記，記錄來訪處理的全過程，并要簽署接待者、承辦者（單位）、姓名（名稱）。

★★第七章 會議及會談實(shí)務(wù)

一、會議的計劃和準(zhǔn)備（11項）： 1.舉行會議的決定

2、參加會議的人選 3會議日期、時間的決定。

4、會議場所的選擇。根據(jù)會議的性質(zhì)及人數(shù)做決定。程表制作和執(zhí)行方法。文秘人員必須配合議程，詳細(xì)檢查接待方式，會議中的接待、會議的記錄、會議后的收拾整理等在準(zhǔn)備方面有無疏漏之處。

旅行----旅館信息資料庫。8辦理旅行保險。

二、辦理簽證：旅游簽證：需要有效護(hù)照、兩張一寸免冠照、簽證申請表、旅行及在該國逗留期間費(fèi)用擔(dān)保證明（擔(dān)保人或銀行存款證明）、無不法滯留可能性的情況證明、已預(yù)定的往返機(jī)票的復(fù)印件。

5、會議通知的寫法和傳達(dá)方式：公司內(nèi)部會議一般應(yīng)在一周或十天以前通知；而公司外的人員也參加的會議，至少要在會前兩周用正式的文書寄出通知。

6、會議資料的準(zhǔn)備。（1）文秘人員要向上司確定會議需要的材料（2）重新收集資料。（3）制作復(fù)印件，為參加者準(zhǔn)備好需要的份數(shù)。

（4）制作資料時，盡可能逐項列出要點(diǎn)或繪制成圖表，以便能很快地掌握議題要點(diǎn)。（5）資料如果和通知一起送出，有關(guān)部門或人員就能提前知曉情況，要作什么準(zhǔn)備，更能節(jié)省會議的時間。會議議程包括：

1、宣讀議程。

2、宣讀并通過上次會議的會議記錄（或備忘錄）。

3、財務(wù)主管報告。

4、其他報告。

5、復(fù)議舊的議題。

6、討論新的議題。

7、委員會人事任命。

8、提名并選舉新的負(fù)責(zé)人。

9、通知。

10、休會。

7、會議場所的布置。

8、出席者的位置。

10、會議用品的準(zhǔn)備。

11、為來賓安排膳宿等。

二、會議結(jié)束后的處理：

1、出席者離去時。：要替搭車回去的人安排車子。

2、文秘人員離去前：要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如油，則必須加以熄滅。打掃衛(wèi)生。通知會場的管理單位，會議已經(jīng)結(jié)束。

★★

三、會議后的工作：

1、制作議事錄并分發(fā)；

2、如有必要，應(yīng)寄答謝卡給出席者，應(yīng)立即制作、發(fā)送；

3、將議事錄和開會的各項資料分發(fā)給會議缺席者；

4、會議有關(guān)文件的整理和保管。

四、會議記錄的制作方法(P136以下為重點(diǎn)部分)

1、迅速作出一張座位圖，便于你識別會議上的發(fā)言者。

2、要一份議程表和其他文件。

3、重要聲明、決定和結(jié)論等要一字不差地記錄下來。4.文秘人員漏記了什么或需要額外的信息，可提示主席。

第八章 日程安排

一、日程安排計劃表的種類：（表格制作為重點(diǎn)）

1、年預(yù)定表。2月預(yù)定表。3周預(yù)定表。4日預(yù)定表。

二、日程安排計劃管理

日程安排計劃表的制作、變更、調(diào)整是管理工作的主要部分。文秘人員經(jīng)常要提醒上司在什么時間做某事，可以使用提示系統(tǒng)，包括電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)。

第九章 差旅事宜

一、文秘人員的職責(zé)：（為上司安排的準(zhǔn)備工作）

1、準(zhǔn)備旅行計劃和旅館信息。2制定約會計劃。3為商務(wù)洽談收集資料。4決定旅行用品。5行李問題。6安排差旅費(fèi)。7建立

1、辦理簽證必須注意的是：

（1）所需文件不齊備的話，申請會不被受理。

（2）所有材料最好為原件，并隨附復(fù)印件一份（中文材料英翻譯成相應(yīng)的英文或法文）。

（3）利用偽證或欺騙手法企圖獲得簽證者，可能導(dǎo)致永遠(yuǎn)被拒簽或禁止進(jìn)入該國。

（4）拿申請表應(yīng)提早，可在駐華使館門口的箱內(nèi)取到。（5）各駐華使館收取申請、簽證費(fèi)時均不備零錢，只收取準(zhǔn)確數(shù)目。

（6）有的大使館申請簽證需預(yù)約，如美國、德國。

（7）各國簽證從申請到簽發(fā)所用的時間不同，所有應(yīng)根據(jù)自己的出發(fā)時間提前申請。

三、旅行結(jié)束后的工作：

1、整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財務(wù)部門報銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用。

2、回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報。如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準(zhǔn)，然后存檔備案。

3、盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)旅行前未完的工作。

4、把在出差時結(jié)識的有關(guān)人士、單位等情況做 好記錄，以便將來有用。

5、對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。

第十一章 交際與禮儀

一、喜慶的處理：（P210以下為重點(diǎn)部分）

得知有關(guān)人士獲獎或受到表揚(yáng)時必須盡早安排。如是上司親近的朋友，則由上司親自表達(dá)賀意。

上司收到請?zhí)?，無論參加與否，都應(yīng)該送禮給對方。

二、參加宴會禮儀：（P214以下為重點(diǎn)要求）

應(yīng)準(zhǔn)時到達(dá)酒宴場所，見到熟人應(yīng)落落大方地打招呼，對生人要微笑致意。祝酒時，應(yīng)由主人和主賓先碰杯。

第十二章 辦公室用語

一、敬語的用法（敬語是針對）：

1、年長或比自己輩分高者； 2有較高職務(wù)、職稱或社會地位者；3.給（給過）自己恩惠者；4.有求于對方，或希望得到對方幫助，或好感者； 敬語應(yīng)按照說話者和對方的人際關(guān)系分別使用。

二、敬語的種類：一般分為尊敬語、謙虛語、客套語三種

三、接待用語的使用：接待用語方面，必須能夠使用適當(dāng)?shù)木凑Z，口齒清楚地表達(dá)出尊重對方，并保持自然大方的態(tài)度。

四、聽對方說話常用5W2H加以整理。5W就是：when(何時)、where(何地)、who（何人）、what(何事)、why(何故)；2H則是how(如何)、How much(多少)或How many(多少)。

★★

五、報告的方法：

1、不要失去報告的適當(dāng)時機(jī)。2不要弄錯報告對象及順序。

2、文書立卷標(biāo)準(zhǔn)（立卷特征）：

（1）按問題特征立卷。（2）按作者特征立卷。（3）按文種特征

五、說服的要領(lǐng)：

1、清楚地知道在所說服的事項中，最想說什么。2具體了解對方的立場和意向。3.以誠懇的態(tài)度為對方著想而發(fā)言。

六、拒絕的方法：

1、即使已經(jīng)決定“拒絕”，也要很有耐心地傾聽，讓對方把話說完。

2、用誠懇的表情緩和對方的情緒，在言詞及態(tài)度方面都要直率地表達(dá)出自己因無法答應(yīng)對方的請求而覺得很抱歉的心情。

3、清楚而客氣地拒絕。

4、告知補(bǔ)救方法 ★★

七、聽話的方法：

1、用認(rèn)真的態(tài)度集中精神聆聽。

2、聽話時一面在腦海里想5W2H,把對方所說的話整理好，并且能精確扼要地理解內(nèi)容。

3、在適當(dāng)時機(jī)適當(dāng)?shù)亍案胶汀保纭笆恰?、“嗯”、“我明白”等?/p>

4、在對方談話告一段落后再發(fā)問，若發(fā)問事項很多，就逐項列舉，依照談話的內(nèi)容順序發(fā)問。

5、對方說話時，不要挑語病或搶話。

第十三章 印信、值班工作

一、值班工作的任務(wù)：信息溝通和通訊聯(lián)絡(luò)。2 辦理來訪接待。3處理突發(fā)事件。4確保安全。5承辦領(lǐng)導(dǎo)交辦事項。

第十四章 文書和檔案實(shí)務(wù)

一、公文的完全格式包括18項：版頭；發(fā)文字號；印刷順序號；密級；緊急程度；簽發(fā)人姓名；公文標(biāo)題；主送機(jī)關(guān)；正文；附件；發(fā)文機(jī)關(guān)；成文日期；機(jī)關(guān)印章；注釋；閱讀（發(fā)送）范圍；主題詞；抄送單位；印發(fā)說明。

二、收文處理（程序）：

1、簽收和拆封。

2、登記。

3、分送。（重點(diǎn)：在進(jìn)行文件傳閱時，應(yīng)以秘書為軸心，進(jìn)行輪輻式傳閱，即一位領(lǐng)導(dǎo)閱后直接退回給秘書，注銷后再由秘書送給另一位領(lǐng)導(dǎo)閱讀，而不是讓領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)之間直接傳閱。）

4、擬辦。

5、批辦。

6、承辦。

7、催辦

8、注辦

三、發(fā)文處理的過程：

1、擬稿。

2、核稿。

3、簽發(fā)。

4、編號。

5、繕印。

6、校對。

7、用印。

8、登記。

9、分發(fā)。

四、文書的保密管理：確定密級和保密期限。應(yīng)該區(qū)分國家秘密、商業(yè)秘密、組織內(nèi)部秘密。

五、立卷歸檔的標(biāo)準(zhǔn)和做法

1、立卷歸檔要求：

（1）歸檔范圍。具有保存價值的各種文件材料，均應(yīng)歸檔。（2）歸檔時間。應(yīng)該在第二年上半年內(nèi)交由檔案室或檔案人員歸檔。

（3）歸檔要求。必須分類立卷，排列有序，表格齊全，填寫無誤，編號科學(xué)和符合要求。

立卷。（4）按時間特征立卷。

（5）按地區(qū)特征立卷。（6）按通訊者特征立卷。

3、立卷類目主要由類名和條款兩部分組成。

4、案卷標(biāo)題的結(jié)構(gòu)及標(biāo)法：通常應(yīng)當(dāng)標(biāo)明卷內(nèi)文件作者、問題、名稱三個基本部分。標(biāo)明卷內(nèi)文件的問題是案卷標(biāo)題的核心。

5、案卷歸檔：（1）案卷目錄的編制。（2）文件檢索工具的編制。（3）案卷的歸檔。文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”。

六、檔案的保管和利用

文書檔案的保管期限分為永久、長期（16至50年）、短期（15年以下）三種。

1、檔案的利用途徑和方法有以下幾種：

（1）設(shè)置檔案室，提供檔案原件或復(fù)印件，方便借閱或直接閱讀。

（2）通過一定的制度和手續(xù)，提供檔案外借，如借閱證制度、催還續(xù)借制度和調(diào)離認(rèn)可制度等。

（3）根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復(fù)印本，實(shí)行檔案的有償交流，提供檔案利用率。

（4）利用所收藏檔案中的有關(guān)記載和資料，對申請者提供核實(shí)某種事實(shí)的書面證據(jù)。

（5）以檔案為依據(jù)，文秘和檔案人員對查詢者的有關(guān)問題進(jìn)行專業(yè)性的解答，提供咨詢服務(wù)。

（6）將檔案目錄印制成冊，分發(fā)到有關(guān)部門，以交流信息。（7）舉辦檔案展覽，充分發(fā)揮檔案的作用。