第一篇：辦公室精細(xì)化管理

辦公室精細(xì)化管理初探

辦公室是公司的中樞神經(jīng)，肩負(fù)著公司承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外、溝通左右、綜合協(xié)調(diào)的重要職責(zé)。辦公室工作的好壞直接關(guān)系到全公司工作效能的高低、管理水平的優(yōu)劣和全年目標(biāo)任務(wù)的完成與否，直接影響到公司的對(duì)外形象。如何做好新形勢(shì)下的辦公室工作，是辦公室長(zhǎng)期以來(lái)應(yīng)該思考和探索的一個(gè)問(wèn)題。根據(jù)新領(lǐng)導(dǎo)班子提出的新的要求、辦公室結(jié)合實(shí)際，首先從完善崗位責(zé)任管理體系入手，從細(xì)節(jié)抓起，以各項(xiàng)工作細(xì)化、量化、標(biāo)準(zhǔn)化、協(xié)同化、實(shí)證化、精益化為逐一突破口，研究探索精細(xì)化管理的可行之路，促進(jìn)公司各項(xiàng)工作全面高效地開(kāi)展。我認(rèn)為，要達(dá)到精細(xì)化管理的目標(biāo)，必須切實(shí)完成以下幾個(gè)方面的轉(zhuǎn)變。

一、崗位責(zé)任管理方式的轉(zhuǎn)變

實(shí)行辦公室工作的精細(xì)化管理，首先要實(shí)現(xiàn)崗位責(zé)任粗放式向精細(xì)化的轉(zhuǎn)變。規(guī)范化管理是辦公室的基礎(chǔ)性工作，而精細(xì)化管理是規(guī)范化管理工作的具體化和可操作形式，按照“定崗、定責(zé)、定標(biāo)準(zhǔn)”的要求，辦公室首先健全和完善了各項(xiàng)工作的崗責(zé)體系。現(xiàn)行辦公室崗位職責(zé)為：

（1）協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)各部門(mén)工作進(jìn)行綜合協(xié)調(diào)；

（2）負(fù)責(zé)各類(lèi)會(huì)議的安排和決議事項(xiàng)的督辦，組織重要會(huì)議及重大活動(dòng)；

（3）承辦公文運(yùn)轉(zhuǎn)、信息、保密、機(jī)要、印簽，負(fù)責(zé)文書(shū)、工程、合同檔案的整理、保管、利用以及綜合性資料的管理工作；（4）負(fù)責(zé)治安保衛(wèi)的管理工作；（5）負(fù)責(zé)水電、基建、綠化工作；

（6）負(fù)責(zé)人事以及輔助協(xié)調(diào)其他部門(mén)的管理工作；（7）負(fù)責(zé)公司后勤服務(wù)、接待、環(huán)境綠化和辦公用品管理；（8）負(fù)責(zé)完成上級(jí)行政職能部門(mén)和本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作事項(xiàng)。上述職責(zé)內(nèi)容幾乎涵蓋了辦公室工作的方方面面，但也只是大體劃定了辦公室的主要工作職責(zé)范圍。這些工作誰(shuí)去做、何時(shí)完成、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是什么、誰(shuí)負(fù)責(zé)檢查考核等均不明確。針對(duì)此種狀況，辦公室首先從崗位管理制度上變粗放式為精細(xì)化。根據(jù)工作職能和流程，明確界定崗位職責(zé)，形成具體的崗位工作規(guī)范，使每位工作人員都能夠全面了解崗位職責(zé)，熟悉本職業(yè)務(wù)，同時(shí)在工作中也便于對(duì)照?qǐng)?zhí)行，確保優(yōu)質(zhì)高效地完成本職工作。

二、工作要求的轉(zhuǎn)變

實(shí)行辦公室工作的精細(xì)化管理，要實(shí)現(xiàn)工作要求由一般性強(qiáng)調(diào)到量化、限時(shí)完成的轉(zhuǎn)變。辦公室隨機(jī)性、突發(fā)性工作較多，對(duì)質(zhì)量、時(shí)效性要求很強(qiáng)。以前辦公室在工作上對(duì)各崗位人員提出的只是一般籠統(tǒng)性要求，只作泛泛的強(qiáng)調(diào)，安排和管理缺乏科學(xué)性。經(jīng)常出現(xiàn)有能力、能干好工作的同志日夜加班，能力差、什么工作都干不好的同志靠上網(wǎng)、聊天打發(fā)時(shí)間的現(xiàn)象。這種情況不但會(huì)極大的挫傷上進(jìn)心強(qiáng)職工的工作積極性，還會(huì)助長(zhǎng)某些職工的懶惰、不求上進(jìn)等不良風(fēng)氣。實(shí)行量化到人、限時(shí)完成就能很好地解決這一問(wèn)題。

（一）變工作安排臨時(shí)抓為按崗位明確規(guī)定到人 工作事前無(wú)計(jì)劃臨時(shí)抓的弊端很多，臨時(shí)安排的任務(wù)不一定在承辦人崗位職責(zé)范圍內(nèi)，領(lǐng)導(dǎo)安排的任務(wù)又不好當(dāng)面推脫，雖然表面上接受了任務(wù)，但因?yàn)槭诸^還有其他任務(wù)或是其他原因心里上很不情愿，這樣必然缺乏責(zé)任感，能拖則拖，逼到時(shí)限了馬虎應(yīng)付了事，質(zhì)量自然可想而知了?，F(xiàn)在將辦公室每個(gè)崗位職責(zé)精細(xì)化分解為一項(xiàng)項(xiàng)具體工作，任務(wù)安排到人頭，明確這就是其崗位工作，令其無(wú)法借口推諉，從而提高工作質(zhì)量、效率。同時(shí)這樣也方便績(jī)效考核，促進(jìn)職工增強(qiáng)工作責(zé)任感，（二）變崗位工作模糊為精細(xì)量化到人

以前辦公室在工作中，因崗位工作范圍、內(nèi)容模糊不明確，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)工作交叉的“三角地帶”，致使工作推諉扯皮，得不到真正的落實(shí)。通過(guò)制定并完善精細(xì)化崗位職責(zé)，分別向辦公室主任、副主任、秘書(shū)、司機(jī)、水電、治安等崗位人員下達(dá)了具體工作任務(wù)，明確了各自工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定、時(shí)間要求，辦公室的每個(gè)人都明確自己的工作任務(wù)是什么，何時(shí)該做什么，達(dá)到什么標(biāo)準(zhǔn)等。每個(gè)人通過(guò)日清日結(jié)工作日志，制定出本周的工作計(jì)劃，記錄好每天工作的實(shí)施、完成情況及存在的問(wèn)題，對(duì)自己及辦公室里的工作心中有數(shù)，提前做好準(zhǔn)備，保證了各項(xiàng)工作高效率高質(zhì)量的完成。

（三）變工作任務(wù)時(shí)限模糊為責(zé)任到人限時(shí)完成

隨著科學(xué)的進(jìn)步和時(shí)代發(fā)展的步伐，高效管理已步入了高速發(fā)展的快車(chē)道。只有快捷、高效地做好辦公室全面工作，才能不辱使命為公司領(lǐng)導(dǎo)和各部門(mén)工作提供保證。辦公室在制定本部門(mén)每月的目標(biāo)任務(wù)時(shí)均有明確的時(shí)限要求，從事每項(xiàng)工作的人也都清楚自己的工作時(shí)限，完成時(shí)間只能提前，不得拖延。

（四）變推諉扯皮為高效優(yōu)質(zhì)完成

通過(guò)崗位職責(zé)和工作時(shí)限的精細(xì)化，辦公室人員都非常清楚各自崗位職責(zé)、任務(wù)，知道自己應(yīng)做的工作不能無(wú)故把“皮球”踢給別人，干不好就得自己承擔(dān)責(zé)任。通過(guò)嚴(yán)格的精細(xì)化考核辦法，使職工的崗位意識(shí)和責(zé)任意識(shí)進(jìn)一步得到增強(qiáng)，工作和自己相比有了較大的提高，和同行相比有了明顯的進(jìn)步。

三、任務(wù)落實(shí)的轉(zhuǎn)變

實(shí)行辦公室工作的精細(xì)化管理，要完成任務(wù)落實(shí)由不定時(shí)督查到定時(shí)績(jī)效考核的轉(zhuǎn)變。在以往的辦公室工作中，辦公室領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)做沒(méi)做完、進(jìn)展情況和存在的問(wèn)題、個(gè)人執(zhí)行任務(wù)的質(zhì)量如何等沒(méi)有一個(gè)量的標(biāo)準(zhǔn)，缺乏制度上的約束。有時(shí)因?yàn)閳?zhí)行人沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行反饋和匯報(bào)，致使一些工作因銜接不力而出現(xiàn)工作上的疏漏等問(wèn)題。辦公室采用“四變四為”法促進(jìn)辦公室全員積極履行崗位職責(zé)，保證各項(xiàng)工作的高效、及時(shí)完成。

（一）變主任工作督催制為個(gè)人主動(dòng)回報(bào)制

主任督催雖然能促使職工及時(shí)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作任務(wù)，但同時(shí)也會(huì)傷及某些同志的自尊心，會(huì)起到一定的負(fù)面作用。但辦公室工作千頭萬(wàn)緒，辦公室主任不可能面面俱到，沒(méi)有時(shí)間對(duì)自己安排布置的任務(wù)嚴(yán)盯死守，如果經(jīng)辦人不將辦理結(jié)果及時(shí)反饋給辦公室領(lǐng)導(dǎo)，待出現(xiàn)問(wèn)題或結(jié)果提交時(shí)間超過(guò)了工作時(shí)限時(shí)就可能會(huì)給領(lǐng)導(dǎo)造成工作上的被動(dòng)或者出現(xiàn)工作疏漏。個(gè)人主動(dòng)回報(bào)制度是變被動(dòng)工作為主動(dòng)，經(jīng)辦人事情辦理后，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作情況、反饋辦理意見(jiàn)，使每件事情有始有終，有因有果，避免工作差錯(cuò)。

（二）變職工被動(dòng)接受檢查為個(gè)人自查在先組織檢查在后 辦公室以前在工作檢查上都是職工被動(dòng)接受檢查。對(duì)檢查出的問(wèn)題，有的職工整改不認(rèn)真、不徹底，有的問(wèn)題下次檢查時(shí)仍然出現(xiàn)或根本未改。現(xiàn)改為個(gè)人自查后科室再檢查，每個(gè)職工要逐日認(rèn)真填寫(xiě)日清日結(jié)工作日志，對(duì)照本人精細(xì)化崗位工作職責(zé)要求，逐條逐項(xiàng)查漏補(bǔ)缺，抓緊時(shí)間整改完善；對(duì)工作中已經(jīng)發(fā)現(xiàn)或預(yù)計(jì)可能出現(xiàn)的情況提出對(duì)策，供領(lǐng)導(dǎo)決策。檢查只是促進(jìn)工作的一個(gè)手段，最終目的是把工作做好。實(shí)踐證明：個(gè)人自查在先、組織檢查在后比職工單獨(dú)被動(dòng)接受檢查效果明顯好得多。

（三）變粗放式考核為精細(xì)化考核

所謂精細(xì)化考核，就是廢除無(wú)分制粗放型考核，改為規(guī)范化管理工作標(biāo)準(zhǔn)，采用百分制對(duì)每個(gè)崗位職責(zé)任務(wù)逐條逐項(xiàng)分解賦分，按月公開(kāi)考核到崗到人。嚴(yán)格執(zhí)行制定出的平分標(biāo)準(zhǔn)，以實(shí)際考核得分衡量每個(gè)人崗位日常工作的好差，激勵(lì)先進(jìn)，鞭策落后。通過(guò)考核，真正做到獎(jiǎng)勤罰懶，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，調(diào)動(dòng)每位職工的工作積極性，促使每個(gè)精細(xì)化管理點(diǎn)都能達(dá)到規(guī)定的工作標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求，真正發(fā)揮精細(xì)化管理的作用，達(dá)到精細(xì)化管理的目標(biāo)。

（四）變口頭泛泛批評(píng)為管理手段的經(jīng)濟(jì)化 口頭批評(píng)，對(duì)因特殊原因或一時(shí)疏忽沒(méi)有做好工作的自覺(jué)性較高者有效，而對(duì)缺乏工作責(zé)任感、事業(yè)心的不求上進(jìn)者，根本起不到作用。實(shí)行崗位工作任務(wù)完成業(yè)績(jī)、個(gè)人日常量化任務(wù)及年終考核掛鉤制度。

精細(xì)化管理是一項(xiàng)關(guān)系到全公司目標(biāo)任務(wù)能否快捷、高效完成的大事，每位職工均要形成精細(xì)做事、精細(xì)管理的意識(shí)。推行精細(xì)化管理是一個(gè)長(zhǎng)期的堅(jiān)持的過(guò)程，要有目標(biāo)、有組織、有步驟，踏踏實(shí)實(shí)，一步一個(gè)腳印向前推進(jìn)。辦公室要建立適合自身業(yè)務(wù)需要的精細(xì)化管理長(zhǎng)效機(jī)制，把推行精細(xì)化管理與各階段工作任務(wù)、目標(biāo)、發(fā)展計(jì)劃結(jié)合起來(lái)，切實(shí)提高辦公室工作管理水平，全面促進(jìn)單位治黃工作又好又快的發(fā)展！

第二篇：辦公室管理精細(xì)化方案

辦公室管理精細(xì)化方案

辦公室精細(xì)化管理就是以科學(xué)管理為基礎(chǔ)，以精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)為特征，致力于提高管理水平、降低管理成本，提升管理效率的一種管理方式。

一、辦公室管理精細(xì)管的內(nèi)容與要求

推進(jìn)辦公室工作科學(xué)化、精細(xì)化的管理，需做好以下方面的工作：

1、定崗定責(zé)，權(quán)責(zé)對(duì)等。按照“定崗、定責(zé)、定標(biāo)準(zhǔn)”的要求，健全辦公室工作的責(zé)任體系。根據(jù)辦公室工作職能和流程，科學(xué)設(shè)置工作崗位。明確界定崗位職責(zé)，確定工作銜接的節(jié)點(diǎn)和程序，做到分工明確、各司其職、協(xié)調(diào)配合。按照局部功能最優(yōu)化、整體功能最大化的要求、將各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)具體分解到?jīng)]一個(gè)工作崗位，形成崗位工作規(guī)范。

2、優(yōu)化流程，保障有序運(yùn)作。建立科學(xué)簡(jiǎn)約、清晰明了的工作流程，是推進(jìn)辦公室工作科學(xué)化、精細(xì)化管理的前提。要借鑒現(xiàn)代管理理論，健全和優(yōu)化辦公室各項(xiàng)工作流程。要根據(jù)辦公室職能，建立信息調(diào)研，使各項(xiàng)工作均依流程運(yùn)行。在流程設(shè)計(jì)中要做到目標(biāo)明確，環(huán)節(jié)清晰，努力實(shí)現(xiàn)各環(huán)節(jié)的“無(wú)縫銜接”，有機(jī)配合，信息共享，既相互促進(jìn)又相互制約，既提高效率又減少出錯(cuò)率。

3、實(shí)行考核評(píng)議，提高績(jī)效。要合理確定考核標(biāo)準(zhǔn)。

對(duì)一些程序性、易于量化的工作，盡可能設(shè)計(jì)量化指標(biāo)；對(duì)那些非程序性、主觀因素較強(qiáng)的工作，設(shè)計(jì)必要的定性評(píng)價(jià)的指標(biāo)。要采取科學(xué)的考核方法。充分運(yùn)用信息系統(tǒng)，自動(dòng)選取并生成相關(guān)工作指標(biāo)。對(duì)一些難以量化的指標(biāo)，輔之以必要的人工方式，人機(jī)結(jié)合，提高考核效率。通過(guò)考核對(duì)辦公室整體職能發(fā)揮情況進(jìn)行全面評(píng)價(jià)。

4、完善制度，劣實(shí)基礎(chǔ)。要健全辦公室各個(gè)環(huán)節(jié)事務(wù)管理的工作制度，避免出現(xiàn)管理真空。要完善督促檢查制度，提高執(zhí)行力。要對(duì)現(xiàn)行制度進(jìn)行認(rèn)真清理，保留合理的，補(bǔ)充必要的，廢止過(guò)時(shí)的，形成完善、管用、有效的制度體系。

5、強(qiáng)化保障，改進(jìn)手段。依托先進(jìn)的信息技術(shù)手段支持，實(shí)現(xiàn)流程運(yùn)轉(zhuǎn)、工作評(píng)價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、自動(dòng)化，是推進(jìn)辦公室工作科學(xué)化、精細(xì)化管理的必由之路。

二、做好辦公室管理精細(xì)化具體措施

1、日常管理工作。管理目標(biāo)：使管理工作規(guī)范化、程序化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、切實(shí)加強(qiáng)精細(xì)化管理。

根據(jù)單位實(shí)際情況，梳理，整合、修訂、補(bǔ)充和項(xiàng)規(guī)章制度，審核、編制單位對(duì)內(nèi)、對(duì)外的公文。負(fù)責(zé)公文的承收、登記、傳辦、督辦、存檔等。保證公文的時(shí)效性和處理的規(guī)范性，為領(lǐng)導(dǎo)決策和工作的開(kāi)展提供保證。

（1）文件的制發(fā)。包括打印、審核、校隊(duì)、分發(fā)單位下發(fā)的各類(lèi)文件、通知、紀(jì)要、通告等。一般文稿由相關(guān)部

門(mén)擬定清樣，通過(guò)OA系統(tǒng)各個(gè)節(jié)點(diǎn)逐級(jí)審核、下發(fā)。

（2）公文處理。負(fù)責(zé)上級(jí)來(lái)文，登記、送閱、審簽后，按照督辦程序確保公文有效辦理，并進(jìn)行分類(lèi)存檔。

2、檔案管理。管理目標(biāo)：檔案管理流程清晰、規(guī)范，提高辦公效率，確保檔案的安全性及延續(xù)性。

（1）對(duì)收發(fā)文進(jìn)行分級(jí)、分類(lèi)、編號(hào)登記管理。（2）對(duì)檔案的調(diào)閱、借用要按照文件密級(jí)規(guī)定，實(shí)行嚴(yán)格的審批、登記、回收管理。

（3）電子文檔和紙質(zhì)文檔同時(shí)保存，其它影音資料重點(diǎn)保管，做好安全保護(hù)工作，不斷改善檔案室管理?xiàng)l件，引進(jìn)“檔案電子管理信息化”管理軟件，提高科學(xué)化、精細(xì)化、信息化管理的能力。

3、會(huì)議通知及業(yè)務(wù)接待。管理目標(biāo)：及時(shí)、準(zhǔn)確、高效。認(rèn)真做好各類(lèi)會(huì)議的通知、會(huì)場(chǎng)安排、會(huì)議文件印發(fā)、會(huì)議記錄等，保證及時(shí)、準(zhǔn)確，不出差錯(cuò)；提高會(huì)議效率，嚴(yán)格控制會(huì)議數(shù)量，盡力壓縮會(huì)議規(guī)模，做到少開(kāi)會(huì)、開(kāi)短會(huì)，嚴(yán)格控制會(huì)議費(fèi)支出。做好業(yè)務(wù)接待工作，嚴(yán)格執(zhí)行公務(wù)接待相關(guān)制度，嚴(yán)格控制接待費(fèi)用。

4、加強(qiáng)信息管理。目標(biāo)：上傳下達(dá)，重質(zhì)量，講時(shí)效，為發(fā)展決策，提供良好企業(yè)窗口，樹(shù)立企業(yè)形象。完善單位網(wǎng)站管理。在現(xiàn)有網(wǎng)站基礎(chǔ)上改進(jìn)版面，增加欄目?jī)?nèi)容。優(yōu)化現(xiàn)有OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，優(yōu)化收發(fā)文信息管理系統(tǒng)，全

面提升辦公效率。

5、職工食堂管理。目標(biāo)：在保證飯菜質(zhì)量、安全、口味的基礎(chǔ)上，努力降低成本為用，提高服務(wù)水平。

（1）嚴(yán)把食材采購(gòu)關(guān)，原材料采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、儲(chǔ)存、出庫(kù)各個(gè)環(huán)節(jié)要做到流程明確、責(zé)任清晰，努力從源頭控制降低成本。

（2）加強(qiáng)后廚管理，在保持傳統(tǒng)精品菜品的基礎(chǔ)上不斷學(xué)習(xí)創(chuàng)新新的菜品，盡最大可能調(diào)節(jié)、滿(mǎn)足廣大職工口味，不斷提升服務(wù)水平。

（3）狠抓食品安全，嚴(yán)格執(zhí)行食品衛(wèi)生安全法規(guī)，從人員健康、材料質(zhì)量、烹飪安全、儲(chǔ)存保鮮等各個(gè)方面入手，確保食品安全。

6、辦公用品管理。目標(biāo)：在保障日常辦公的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格控制辦公費(fèi)用支出，努力降低庫(kù)存。

（1）做好辦公用品計(jì)劃申報(bào)、審核、采購(gòu)等相關(guān)工作，嚴(yán)格按照制度要求采購(gòu)辦公用品，不超額、不超標(biāo)。

（2）嚴(yán)格控制辦公用品費(fèi)用，繼續(xù)執(zhí)行好辦公用品領(lǐng)用臺(tái)賬制度，低值易耗品盡量壓縮，固定資產(chǎn)定期清查，確保物盡其用，杜絕浪費(fèi)。

（3）根據(jù)辦公用品使用情況，在保證日常用度的情況下，合理降低庫(kù)存，減少積壓資金，并加強(qiáng)辦公用品庫(kù)管理，做好防潮、防火、防盜等工作。

第三篇：辦公室工作中的精細(xì)化管理

辦公室工作中的精細(xì)化管理

辦公室工作中的精細(xì)化管理

“辦公室工作無(wú)小事”。辦公室工作性質(zhì)特殊，工作頭緒繁多而又責(zé)任重大，一旦把握不好，處理不當(dāng)，就可能小事變大事，甚至影響機(jī)關(guān)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，影響領(lǐng)導(dǎo)的威信，影響單位的形象。辦公室工作的特點(diǎn)，決定了辦公室工作必須走科學(xué)化、規(guī)范化、精細(xì)化的道路，“在被動(dòng)中求主動(dòng)、在無(wú)序中求有序、在務(wù)實(shí)中求精細(xì)”。全面推進(jìn)辦公室工作精細(xì)化管理的主要途徑有以下幾個(gè)方面。

(一)更新觀念、提高服務(wù)意識(shí)、增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)。辦公室工作人員必須牢固樹(shù)立“細(xì)節(jié)決定成敗”的意識(shí)，把重視細(xì)節(jié)作為一種素質(zhì)，一種修養(yǎng)，一種工作態(tài)度，從小事做起，把小事做好，從細(xì)微之處見(jiàn)精神、見(jiàn)水平。要樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，不僅要服務(wù)好領(lǐng)導(dǎo)，還要服務(wù)好基層，強(qiáng)化被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)的轉(zhuǎn)變。要增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，辦公室每項(xiàng)工作都很重要，尤其是對(duì)全局性的工作要思考在前、服務(wù)在先，將責(zé)任意識(shí)帶入工作中，講質(zhì)量、講效率，堅(jiān)持“誰(shuí)工作、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，把各項(xiàng)工作落到實(shí)處，力求達(dá)到“零失誤”。

(二)以學(xué)習(xí)教育為先導(dǎo)，提高整體素質(zhì)。辦公室工作人員要從以下幾點(diǎn)提高綜合素質(zhì)。一是加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)。緊密聯(lián)系辦公室工作實(shí)際，合理安排政治理論學(xué)習(xí)內(nèi)容，多學(xué)習(xí)一些時(shí)效性較強(qiáng)的政策法規(guī)和理論文章，努力提高把握政策的能力，服務(wù)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的能力，更好地發(fā)揮參謀輔政作用。眼下，更要深入學(xué)習(xí)中央政治局八條新規(guī)，積極響應(yīng)黨中央號(hào)召，結(jié)合辦公室的實(shí)際工作，改進(jìn)工作作風(fēng)，改進(jìn)文風(fēng)，精簡(jiǎn)材料，不鋪張浪費(fèi)，勤儉節(jié)約。二是加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)。新形勢(shì)的發(fā)展，對(duì)辦公室工作人員的能力要求越來(lái)越高。因此，必須加大對(duì)辦公室人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)力度，采取舉辦公文知識(shí)培訓(xùn)、檔案管理培訓(xùn)、合同管理培訓(xùn)、會(huì)務(wù)接待培訓(xùn)、禮儀培訓(xùn)以及安全駕駛及汽車(chē)維護(hù)培訓(xùn)班等等。真正提高業(yè)務(wù)水平，更優(yōu)質(zhì)、高效、準(zhǔn)確地完成各項(xiàng)工作。

(三)以制度建設(shè)為基礎(chǔ)，提高事務(wù)管理水平。實(shí)施精細(xì)化管理，必須要有制度作為堅(jiān)實(shí)保障。(1)健全完善制度。結(jié)合新的工作形勢(shì)，立足當(dāng)前，著眼長(zhǎng)遠(yuǎn)，注重操作性、實(shí)用性和長(zhǎng)效性，對(duì)目前應(yīng)建立而沒(méi)有建立的規(guī)章制度，及時(shí)組織人員制定，使規(guī)章制度成為規(guī)范職工工作行為的有效手段和提高辦公室服務(wù)效能的堅(jiān)實(shí)保障。(2)規(guī)范工作程序。按照企業(yè)內(nèi)部控制手冊(cè)的要求規(guī)范細(xì)化辦公室工作流程，嚴(yán)密各種手續(xù)，有效地推進(jìn)事務(wù)工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，每一項(xiàng)工作都在規(guī)范的工作程序下操作，從而保證辦公室工作各個(gè)環(huán)節(jié)運(yùn)轉(zhuǎn)高效順暢。(3)強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)。按照定崗、定職、定責(zé)的要求，明確細(xì)化工作職責(zé)。對(duì)照制度和職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)。用制度加強(qiáng)內(nèi)部管理，用職責(zé)約束職工行為，形成完整的責(zé)任鏈條，把精細(xì)化管理落實(shí)到事務(wù)工作運(yùn)轉(zhuǎn)的全過(guò)程，確保辦公室各項(xiàng)工作高效有序運(yùn)轉(zhuǎn)。(4)狠抓制度執(zhí)行。制度制定得再好，不去嚴(yán)格執(zhí)行，就如同虛設(shè)。通過(guò)組織開(kāi)展聯(lián)合檢查，抽調(diào)有關(guān)人員，定期對(duì)制度執(zhí)行、工作推進(jìn)等情況進(jìn)行督促檢查，確保每一項(xiàng)制度都能落到實(shí)處，每一項(xiàng)工作都能按照既定目標(biāo)推進(jìn)。

(四)實(shí)行節(jié)能降耗，節(jié)約企業(yè)成本。節(jié)能降耗是實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀的重要舉措，降低辦公運(yùn)行成本是構(gòu)建和諧發(fā)展型辦公室的必然要求。一是倡導(dǎo)節(jié)約意識(shí)。提倡和引導(dǎo)辦公室工作人員站在實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀的高度，充分認(rèn)識(shí)節(jié)約資源對(duì)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的重大意義，從自身做起，從身邊的點(diǎn)滴事情做起，把節(jié)約變成自覺(jué)行動(dòng)，形成崇尚節(jié)儉的工作作風(fēng)和濃厚的學(xué)習(xí)氛圍。二是提高工作效率。做到工作求質(zhì)量，辦事求效率，力求以盡可能小的資源消耗和辦公成本，獲得最高的工作績(jī)效。三是壓縮彈性支出。對(duì)管理措施進(jìn)行量化和細(xì)化，大力壓縮辦公費(fèi)、電話費(fèi)、水電費(fèi)和油料消耗等彈性費(fèi)用支出。量化和細(xì)化車(chē)輛加油管理，認(rèn)真做好車(chē)輛臺(tái)賬記錄，嚴(yán)格規(guī)范車(chē)輛維修審批手續(xù)，降低車(chē)輛油量消耗和維修費(fèi)用支出。

精細(xì)化管理是精在事前，細(xì)在過(guò)程，意在結(jié)果的管理理念，企業(yè)辦公室人員要以精細(xì)管理的工作理念，積極上進(jìn)的工作態(tài)度，扎扎實(shí)實(shí)地做好每一項(xiàng)工作，認(rèn)認(rèn)真真地對(duì)待每一件事情，力求把工作做實(shí)、做細(xì)、做好、做精。無(wú)論辦文、辦會(huì)、辦事，都力爭(zhēng)做到高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，好上加好。只要把精細(xì)化管理工作真正落到實(shí)處，企業(yè)辦公室工作就會(huì)做得更好。

辦公室工作中的精細(xì)化管理

引：

辦公室作為一個(gè)管理的中樞部門(mén)，承上啟下，對(duì)公司的內(nèi)外銜接和正常運(yùn)轉(zhuǎn)起著重要的作用。辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)的“身邊人”，不僅要提升自身的業(yè)務(wù)水平和思想認(rèn)識(shí)，也承擔(dān)著從自身的角度，協(xié)助企業(yè)經(jīng)營(yíng)者拓寬思維空間的重任。如何優(yōu)化辦公環(huán)節(jié)，如何提高會(huì)務(wù)水平，提高整體服務(wù)能力，如何進(jìn)一步推動(dòng)精細(xì)化管理，這是一個(gè)重要的問(wèn)題。

一、精細(xì)化管理的主要內(nèi)涵

現(xiàn)代意義上的精細(xì)化管理，起源于汽車(chē)業(yè)屆風(fēng)行的“精益化生產(chǎn)模式”，其內(nèi)涵是用精益求精的態(tài)度和認(rèn)真細(xì)致的方法來(lái)控制生產(chǎn)的每道工序、每個(gè)環(huán)節(jié)，從而以最小的投人創(chuàng)造出最大的價(jià)值。隨著現(xiàn)代社會(huì)分工的越來(lái)越細(xì)和專(zhuān)業(yè)化程度的越來(lái)越高，一個(gè)精細(xì)化的工作和管理時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨。新形勢(shì)下，將企業(yè)精細(xì)化管理理念融入辦公室管理之中，推進(jìn)辦公室從粗放型管理逐步向精細(xì)化管理轉(zhuǎn)變，全面提升辦公室工作質(zhì)量和服務(wù)效能，是應(yīng)對(duì)新任務(wù)、新要求的緊迫任務(wù)和有益嘗試。

所謂“精細(xì)”，就是精密細(xì)致之意。在中國(guó)傳統(tǒng)文化中，有關(guān)“精細(xì)化”的思想源遠(yuǎn)流長(zhǎng)。宋朝朱熹說(shuō)道：“言治骨角者，既切之而復(fù)磋之;治玉石者，既琢之而復(fù)磨之;治之已精，而益求其精也?！逼渌畿髯拥摹安环e畦步無(wú)以至千里，不積小流無(wú)以成江?！保n非子的“千里之堤，潰于蟻穴”等，也均從不同角度闡述了精細(xì)化思想的重要作用，精細(xì)化管理是源于發(fā)達(dá)國(guó)家的全新管理理念，它是社會(huì)分工精細(xì)化以及服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化對(duì)現(xiàn)代管理的必然要求，其主要目標(biāo)是最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本。作為一種管理理念和管理技術(shù)，精細(xì)化管理通過(guò)規(guī)則的系統(tǒng)化和細(xì)化，運(yùn)用程序化、標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)據(jù)化的手段，使組織管理各單元精確、高效、協(xié)同和持續(xù)運(yùn)行。精細(xì)化管理最基本的特征就是重細(xì)節(jié)、重過(guò)程、重具體、重落實(shí)、重質(zhì)量、重效果，講究專(zhuān)注地做好每一件事，在每一個(gè)細(xì)節(jié)上精益求精、力爭(zhēng)最佳。

二、運(yùn)用精細(xì)化管理推進(jìn)辦公室工作水平的總體思路

(一)強(qiáng)化精細(xì)管理意識(shí)，提升專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍素質(zhì)。

思想是行動(dòng)的先導(dǎo)。培養(yǎng)精細(xì)化管理意識(shí)，是精細(xì)化管理中不可缺少的一部分，能促使工作人員在工作中采用縝密思維，提高工作效率，確保工作成效。精細(xì)化管理是一項(xiàng)關(guān)系到辦公室目標(biāo)任務(wù)能否快捷、高效完成的大事，每位辦公室成員都要形成精細(xì)做事、精細(xì)管理的意識(shí)和嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，把重視細(xì)節(jié)作為一種素質(zhì)、一種修養(yǎng)、一種工作態(tài)度，從小事做起，把小事做好，從細(xì)微之處見(jiàn)精神、見(jiàn)水平。在辦公室工作中，要善于發(fā)現(xiàn)細(xì)節(jié)，把注意力集中到關(guān)鍵點(diǎn)、銜接點(diǎn)、隱藏點(diǎn)和創(chuàng)新點(diǎn)上。要堅(jiān)持從基礎(chǔ)抓起，從“細(xì)”上著眼，在“精”上下功夫，在“實(shí)”上做文章，真正使每位員工懂得并看到精細(xì)化管理所帶來(lái)的良好效果，確確實(shí)實(shí)樹(shù)立起精益求精、嚴(yán)密細(xì)致的工作態(tài)度，將精細(xì)化管理的理念積極融入到各自的日常管理、工作、學(xué)習(xí)之中。精細(xì)化管理最終的解決方案只能通過(guò)組織成員的整體素質(zhì)提升的方式實(shí)現(xiàn)，提升辦公室專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍綜合素質(zhì)是精細(xì)化管理得到順利實(shí)施的基礎(chǔ)和保障。高素質(zhì)、高效率的辦公室人員要求必須具備全面的辦公室專(zhuān)業(yè)知識(shí)和豐富的辦公室工作經(jīng)驗(yàn)、政治素質(zhì)過(guò)硬、責(zé)任感強(qiáng)、辦事效率高，同時(shí)還必須具有任勞任怨、吃苦耐勞、無(wú)私奉獻(xiàn)的精神。

(二)狠抓規(guī)章制度建設(shè)，完善考核評(píng)議機(jī)制。

推行辦公室精細(xì)化管理，要求辦公室工作走專(zhuān)業(yè)化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化之路。要按照精確、細(xì)致、深人的要求，明確崗位職責(zé)，優(yōu)化工作流程，完善崗責(zé)體系，加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)。要抓住辦公室管理的薄弱環(huán)節(jié)，有針對(duì)性地采取措施，抓緊、抓細(xì)、抓實(shí)，不斷提高管理效能。要通過(guò)完善規(guī)章制度建設(shè)，努力營(yíng)造高效有序的工作氛圍，減少人為因素的介入和工作部署的隨意性。狠抓管理制度落實(shí)，建立健全和認(rèn)真執(zhí)行辦公室的各項(xiàng)管理制度、崗位責(zé)任制度和工作程序，堅(jiān)持按制度辦事，規(guī)范辦公室管理和服務(wù)行為。要根據(jù)崗責(zé)體系的要求，積極推進(jìn)辦公室績(jī)效考核，完善考核評(píng)議機(jī)制?？茖W(xué)設(shè)定績(jī)效考核指標(biāo)體系，堅(jiān)持定量考核與定性考核相結(jié)合、綜合考核和分類(lèi)考核相結(jié)合、內(nèi)部考核與外部評(píng)議相結(jié)合的形式，以增強(qiáng)考核的科學(xué)性、公正性和可操作性。堅(jiān)持將考核結(jié)果與獎(jiǎng)優(yōu)評(píng)先、職務(wù)晉升等有機(jī)結(jié)合起來(lái)，完善考核評(píng)議機(jī)制，推動(dòng)辦公室各項(xiàng)工作水平的提高。

(三)培育精細(xì)管理文化，不斷提升辦公室軟實(shí)力。

辦公室要努力將精細(xì)化管理上升為一種文化，使之成為打造和提升辦公室軟實(shí)力的重要途徑。美國(guó)管理學(xué)家、行為科學(xué)管理理論代表人物梅奧通過(guò)著名的“霍桑實(shí)驗(yàn)”表明，工人不僅僅是由金錢(qián)驅(qū)使的“經(jīng)濟(jì)人”，而且是“社會(huì)人”，精神的力量、社會(huì)關(guān)系的影響對(duì)工人的行為方式起著特殊的決定作用。推行辦公室精細(xì)化管理，同樣必須高度重視精神和文化因素在辦公室工作中的獨(dú)特作用。通過(guò)加強(qiáng)隊(duì)伍政治素質(zhì)教育，積極營(yíng)造出昂揚(yáng)向上的文化氛圍，形成每個(gè)辦公室成員都自覺(jué)認(rèn)同并努力為之奮斗的核心價(jià)值觀。辦公室人員要自覺(jué)實(shí)踐勤于服務(wù)、樂(lè)于奉獻(xiàn)的核心價(jià)值觀，努力做到圍繞中心、服務(wù)大局、愛(ài)崗敬業(yè)、甘于奉獻(xiàn)、雷厲風(fēng)行、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致。要把精細(xì)化管理當(dāng)作一種工作要求一種精神境界和一種文化素養(yǎng)，真正融人工作、生活當(dāng)中，陶冶情操，提高能力，投身辦公室工作實(shí)踐，創(chuàng)造一流工作業(yè)績(jī)。

三、運(yùn)用精細(xì)化管理推進(jìn)辦公室工作水平的實(shí)施路徑

(一)以學(xué)習(xí)教育為先導(dǎo)，提高隊(duì)伍整體素質(zhì)

辦公室工作的開(kāi)展需要一流的工作隊(duì)伍，而打造一支優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)離不開(kāi)學(xué)習(xí)和教育。一是加強(qiáng)精神理念教育。通過(guò)開(kāi)展以“維護(hù)大局，團(tuán)結(jié)協(xié)作，忠于職守，無(wú)私奉獻(xiàn)，適應(yīng)形勢(shì)，勤儉好學(xué)，深人實(shí)際，求實(shí)創(chuàng)新”為主要內(nèi)容的辦公室精神教育活動(dòng)，增強(qiáng)干部職工的“大局意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、奉獻(xiàn)意識(shí)、發(fā)展意識(shí)”，使辦公室精神成為辦公室人員工作創(chuàng)新發(fā)展的內(nèi)在動(dòng)力。二是加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)。緊密聯(lián)系辦公室工作實(shí)際，結(jié)合本地經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展，合理安排政治理論學(xué)習(xí)內(nèi)容，多學(xué)習(xí)一些時(shí)效性較強(qiáng)的政策法規(guī)和理論文章，努力提高辦公室工作人員把握政策的能力，服務(wù)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的能力，更好地發(fā)揮參謀輔政作用。三是加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)。新形勢(shì)的發(fā)展，對(duì)辦公室工作人員的能力要求越來(lái)越高，因此，必須加大對(duì)辦公室人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)力度，采取舉辦公文知識(shí)培訓(xùn)班、計(jì)算機(jī)操作技能比賽等多種形式，達(dá)到“四會(huì)”(會(huì)網(wǎng)絡(luò)、會(huì)公文、會(huì)表達(dá)、會(huì)協(xié)調(diào))，使辦公室人員成為情通業(yè)務(wù)的“專(zhuān)才”，能寫(xiě)、能說(shuō)、能協(xié)調(diào)的“通才”，以最短的時(shí)間、最小的成本高質(zhì)量地完成各項(xiàng)工作，獲得最大的成效。

(二)以制度建設(shè)為基礎(chǔ)，提高事務(wù)管理水平

實(shí)踐證明，職責(zé)不明確，制度不健全，往往是造成工作效能低下的癥結(jié)所在。實(shí)施精細(xì)化管理，必須要有制度作為堅(jiān)實(shí)保障。一是健全完善制度。結(jié)合新的工作形勢(shì)，立足當(dāng)前，著眼長(zhǎng)遠(yuǎn)，注重操作性、實(shí)用性和長(zhǎng)效性，對(duì)符合當(dāng)前工作形勢(shì)發(fā)展的規(guī)章制度給予保留，反之進(jìn)行修改、細(xì)化和完善，對(duì)目前應(yīng)建立而沒(méi)有建立的規(guī)章制度，及時(shí)組織人員制定，使規(guī)章制度成為規(guī)范職工工作行為的有效手段和提高辦公室服務(wù)效能的堅(jiān)實(shí)保障。二是規(guī)范工作程序。規(guī)范和細(xì)化辦公室工作流程，嚴(yán)密各種手續(xù)，有效地推進(jìn)政務(wù)和事務(wù)工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，每一項(xiàng)工作都在規(guī)范的工作程序下操作，從而保證辦公室工作各個(gè)環(huán)節(jié)運(yùn)轉(zhuǎn)高效順暢。三是強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)。按照定崗、定職、定責(zé)的要求，明確細(xì)化工作職責(zé)。對(duì)照制度和職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)。用制度加強(qiáng)內(nèi)部管理，用職責(zé)約束職工行為，形成完整的責(zé)任鏈條，把精細(xì)化管理落實(shí)到政務(wù)和事務(wù)工作運(yùn)轉(zhuǎn)的全過(guò)程，確保辦公室各項(xiàng)工作高效有序運(yùn)轉(zhuǎn)。四是狠抓制度執(zhí)行。制度制定得再好，不去嚴(yán)格執(zhí)行，就如同虛設(shè)。通過(guò)組織開(kāi)展聯(lián)合檢查，抽調(diào)有關(guān)人員，每月定期對(duì)辦公室各部門(mén)制度執(zhí)行、工作推進(jìn)等情況進(jìn)行督促檢查，確保每一項(xiàng)制度都能落到實(shí)處、每一項(xiàng)工作都能按照既定目標(biāo)推進(jìn)。

(三)以降耗節(jié)支為舉措，降低辦公運(yùn)行成本

降耗節(jié)支是實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀的重要舉措，降低辦公運(yùn)行成本是構(gòu)建和諧發(fā)展型辦公室的必然要求。一是倡導(dǎo)節(jié)約意識(shí)。提倡和引導(dǎo)辦公室工作人員從實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀的高度，充分認(rèn)識(shí)節(jié)約資源對(duì)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的重大意義，從自身做起，從身邊的點(diǎn)滴事情做起，養(yǎng)成節(jié)約一張紙、一滴水、一度電、一升油、一分錢(qián)的良好習(xí)慣，把節(jié)約變成自覺(jué)行動(dòng)，形成崇尚節(jié)儉的工作作風(fēng)和濃厚的氛圍。二是提高工作效率。做到工作求質(zhì)量，辦事求效率，力求以盡可能小的資源消耗和辦公成本，獲得最高的工作績(jī)效。充分利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備和條件，降低人力資源消耗，減少加班工作時(shí)間，壓縮辦公成本。同時(shí)，要求辦公室人員牢固樹(shù)立責(zé)任意識(shí)、效率意識(shí)和成本意識(shí)，工作有計(jì)劃，做到今日事，今日畢，并學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代化辦公技術(shù)，努力提高工作效率。三是壓縮彈性支出。對(duì)管理措施進(jìn)行量化和細(xì)化，大力壓縮電話費(fèi)、水電費(fèi)和交通費(fèi)等彈性費(fèi)用支出。電話費(fèi)按工作量設(shè)定最高限額，并進(jìn)行嚴(yán)格控制;水電堅(jiān)持每月對(duì)比分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)處理，堵塞管理漏洞，降低水電損耗;量化和細(xì)化車(chē)輛加油管理，認(rèn)真做好車(chē)輛臺(tái)賬記錄，嚴(yán)格規(guī)范車(chē)輛維修審批手續(xù)，降低車(chē)輛油量消耗和維修費(fèi)用支出。

(四)以創(chuàng)造精品為目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)

精細(xì)化管理就是強(qiáng)調(diào)注重細(xì)節(jié)，通過(guò)把工作做細(xì)做實(shí)創(chuàng)造出精品。一是創(chuàng)造參謀輔政精品。在撰寫(xiě)文稿方面，要站在領(lǐng)導(dǎo)的角度觀察分析問(wèn)題，緊扣領(lǐng)導(dǎo)的思想脈搏，超前思維和創(chuàng)造性思考，把有見(jiàn)解的好觀點(diǎn)、好措施大膽融入文稿，使文稿起草的過(guò)程成為服務(wù)的過(guò)程，達(dá)到以文輔政的目的;在文件的跟蹤、急件的督辦方面，認(rèn)真了解時(shí)限和要求，確保文件運(yùn)轉(zhuǎn)高效暢通;在參謀輔政方面，圍繞煙草行業(yè)發(fā)展的重點(diǎn)、難點(diǎn)和熱點(diǎn)，沉下心到一線深入調(diào)查研究，走出去到先進(jìn)市縣虛心學(xué)習(xí)，及時(shí)為行業(yè)提供基層翔實(shí)情況和發(fā)展先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，力爭(zhēng)每一篇調(diào)研文章都是精品。二是創(chuàng)造會(huì)議接待精品。隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展，辦公室的接待服務(wù)工作日益增多，工作量也越來(lái)越大。要樹(shù)立嚴(yán)謹(jǐn)填密的工作思想，各類(lèi)會(huì)議、活動(dòng)、服務(wù)做到協(xié)調(diào)有序、周密細(xì)致，不出現(xiàn)任何差錯(cuò)，達(dá)到領(lǐng)導(dǎo)和服務(wù)對(duì)象滿(mǎn)意，圓滿(mǎn)完成各項(xiàng)接待服務(wù)任務(wù)。在會(huì)議承辦方面，從起草通知到會(huì)議結(jié)束，既要有全盤(pán)通暢的統(tǒng)籌安排，又要有周密細(xì)致的環(huán)節(jié)把握，把每一項(xiàng)工作做細(xì)做實(shí)，確保會(huì)議在召開(kāi)過(guò)程中不出現(xiàn)任何紕漏，達(dá)到最佳效果。三是創(chuàng)造辦事服務(wù)精品。在服務(wù)方面，善于變被動(dòng)為主動(dòng)，對(duì)一些常規(guī)性規(guī)律性、階段性等確定性工作，主動(dòng)著手，提前準(zhǔn)備;對(duì)臨時(shí)交辦的任務(wù)、應(yīng)急事情和突發(fā)事情等非確定性工作，要靈活應(yīng)變，忙而不亂，把問(wèn)題想在先，把工作做在前，以認(rèn)真、再認(rèn)真的態(tài)度，把每一件事情做細(xì)做實(shí)做到位，交一份滿(mǎn)意的答卷。特別是在事項(xiàng)督辦方面，嚴(yán)格按照時(shí)限要求，認(rèn)真細(xì)致地督辦，對(duì)已完成的，要認(rèn)真核查完成質(zhì)量，對(duì)未完成的，要仔細(xì)查明滯后原因，做到件件有著落，事事有回音。在事務(wù)服務(wù)方面，辦公室擔(dān)負(fù)著機(jī)關(guān)后勤保障職能，燈不亮、水不流、電話不通、網(wǎng)絡(luò)不暢、車(chē)子不轉(zhuǎn)等事務(wù)性工作，看似很小，如果沒(méi)辦好或辦的不及時(shí)，就可能影響機(jī)關(guān)工作的正常有序運(yùn)轉(zhuǎn)，甚至引起混亂，必須認(rèn)真考慮和處理好后勤管理方面每一個(gè)細(xì)小環(huán)節(jié)，要超前發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)處理和解決問(wèn)題，提供周到細(xì)致的服務(wù)，提高辦事效率，發(fā)揮好后勤保障作用。

總之，精細(xì)化管理是精在事前，細(xì)在過(guò)程，意在結(jié)果的管理理念。精心是態(tài)度，精細(xì)是過(guò)程，精品是成績(jī)。精細(xì)化也是一種意識(shí)、一種觀念、一種認(rèn)真的態(tài)度、一種精益求精的文化。推行精細(xì)化管理是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，要有目標(biāo)、有組織、有步驟，踏踏實(shí)實(shí)地向前推進(jìn)。辦公室要建立適合自身工作需要的精細(xì)化管理長(zhǎng)效機(jī)制，把準(zhǔn)行精細(xì)化管理與各階段工作任務(wù)、目標(biāo)、發(fā)展計(jì)劃結(jié)合起來(lái)，切實(shí)提高辦公室工作管理水平。

辦公室工作中的精細(xì)化管理

針對(duì)工作實(shí)際,我對(duì)煙草行業(yè)基層單位綜合辦公室工作在精益化管理過(guò)程中存在的難點(diǎn)和對(duì)策、如何實(shí)施精細(xì)化管理、如何提升辦公室的精益化管理職能進(jìn)行了進(jìn)一步的思考,通過(guò)思考,使我認(rèn)識(shí)到,隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷深入發(fā)展,煙草行業(yè)所面臨的國(guó)內(nèi)外不斷變化的形式要求,對(duì)照行業(yè)所面臨的挑戰(zhàn),作為煙草行業(yè)基層單位的綜合辦公室,其承擔(dān)著運(yùn)轉(zhuǎn)樞紐的職能,同時(shí)也呈現(xiàn)出了多樣性、特殊性等多元化的發(fā)展趨勢(shì),在這樣的形勢(shì)下,怎樣做好辦公室工作是當(dāng)前務(wù)必思考和探索的關(guān)鍵性問(wèn)題.基層綜合辦公室工作管理就好比整個(gè)企業(yè)管理的潤(rùn)滑劑,適量的潤(rùn)滑可以使企業(yè)這部運(yùn)轉(zhuǎn)的車(chē)輪轉(zhuǎn)得更輕、更穩(wěn)、更快,本文結(jié)合自身理解,對(duì)辦公室工作精細(xì)化管理的難點(diǎn)和對(duì)策、以及如何落實(shí)好精益化管理工作進(jìn)行論述.全面推進(jìn)精益管理是煙草行業(yè)提升企業(yè)管理水平的一項(xiàng)重要舉措,是對(duì)管理理念的再升華、管理水平的再提升、管理文化的再塑造,通過(guò)精益管理,細(xì)摳管理環(huán)節(jié),重塑管理文化,運(yùn)用精益工具,擬補(bǔ)管理短板,不斷消除浪費(fèi),提升效率效益,推動(dòng)企業(yè)發(fā)展提質(zhì)增效升級(jí).德魯克在《卓有成效的管理者》一書(shū)中說(shuō):“管理好的企業(yè),總是單調(diào)無(wú)味,沒(méi)有任何激動(dòng)人心的事件.那是因?yàn)榉彩强赡馨l(fā)生的危機(jī)早已被預(yù)見(jiàn),并將它們轉(zhuǎn)化為例行作業(yè).”要想盡最大的努力預(yù)見(jiàn)危機(jī),就必須做好綜合辦公室的工作,而做好辦公室工作的關(guān)鍵與核心,要以掌握工作的內(nèi)在規(guī)律為前提,大力的推進(jìn)科學(xué)化和精細(xì)化的管理,增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí),使得各項(xiàng)工作更加科學(xué)、明晰、嚴(yán)密,更要結(jié)合實(shí)際,從細(xì)節(jié)抓起,以細(xì)化、量化、標(biāo)準(zhǔn)化為統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),促進(jìn)各項(xiàng)工作有效的開(kāi)展.圍繞行業(yè)“謀劃三大課題,提升五個(gè)形象”,結(jié)合“精益管理做除法”的工作要求,煙草行業(yè)基層綜合辦公室工作要實(shí)現(xiàn)“高效協(xié)調(diào)、快速響應(yīng)、上下聯(lián)動(dòng)、優(yōu)化節(jié)點(diǎn)、有效作為”的精益化工作管理理念,就要努力在深化和細(xì)化上下功夫,在實(shí)招和實(shí)效上求突破,要向精益管理、節(jié)約成本、減少浪費(fèi)上要效益.一、企業(yè)辦公室管理精細(xì)化的現(xiàn)狀分析

(一)精細(xì)化管理的內(nèi)涵.精細(xì)化管理最早源于20世紀(jì)50年代的日本,相關(guān)的資料中給出了這樣的定義:現(xiàn)代企業(yè)管理的必然要求,也是一種最大限度減少資源損耗,降低管理成本的管理方式,它以社會(huì)分工的精細(xì)化以及服務(wù)質(zhì)量的精細(xì)化為現(xiàn)代管理的必然要求,是建立在常規(guī)的基礎(chǔ)上,并將常規(guī)管理引向深入的基本思想和管理模式,是一種最大限度的減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標(biāo)的管理方式.簡(jiǎn)而言之,精益化管理就是落實(shí)管理責(zé)任,并將其具體化和明確化,管理專(zhuān)家汪中求認(rèn)為:精細(xì)化的時(shí)代已經(jīng)到來(lái)、細(xì)節(jié)決定成敗.(二)個(gè)別企業(yè)將精細(xì)化管理流于形式,形同虛設(shè).目前,隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷的發(fā)展,在國(guó)家以“經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心”的背景下,各企業(yè)面臨很大的經(jīng)濟(jì)壓力,煙草行業(yè)在內(nèi)外控?zé)熣叩耐苿?dòng)下,逐步走向了風(fēng)口浪尖,深入推進(jìn)精細(xì)化管理已經(jīng)成為迫在眉睫的舉措,而企業(yè)要落實(shí)精益管理工作,重在推進(jìn)綜合辦公室的精益管理工作逞能,此項(xiàng)職能推廣應(yīng)用的好壞,直接反應(yīng)出管理水平的高低,但是,個(gè)別人員將精細(xì)化片面的理解為著眼于小事,更有甚者將精細(xì)化錯(cuò)誤的解釋為“繁文縟節(jié)”,增加許多不必要過(guò)程和手續(xù),不僅使得精細(xì)化流于形式,更阻礙了企業(yè)的發(fā)展,降低了辦事效率.當(dāng)然,企業(yè)辦公室工作管理的精細(xì)化需要一個(gè)不斷完善的過(guò)程,也沒(méi)有什么固有的模式可以效仿,這就要求我們要從管理的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)中不斷的歸納和總結(jié),只有不斷的發(fā)展創(chuàng)新,具體問(wèn)題具體分析,才能保證精細(xì)化為企業(yè)辦公室工作的管理發(fā)揮最大的作用.二、辦公室工作精細(xì)化管理難點(diǎn)和對(duì)策分析

(一)為什么要提升辦公室精益化管理水平.企業(yè)要發(fā)展,要做大,必須有一個(gè)英明的決策層,制定高遠(yuǎn)的企業(yè)規(guī)劃,必須有一個(gè)堅(jiān)實(shí)能干的團(tuán)隊(duì),并具有很強(qiáng)的執(zhí)行力,企業(yè)在運(yùn)作過(guò)程中如同一個(gè)轉(zhuǎn)動(dòng)的車(chē)輪,所有零部件必須嚴(yán)密結(jié)合,充分發(fā)揮本身的作用,才能跑得快,跑得穩(wěn),才不會(huì)在跑動(dòng)的過(guò)程中散架,綜合辦公室管理職責(zé),從廣義上包括行政事務(wù)管理、辦公事務(wù)管理、人力資源管理、資金結(jié)算管理等四個(gè)方面,狹義上指以行政部門(mén)為主,負(fù)責(zé)行政事務(wù)和辦公事務(wù),具體包括相關(guān)制度的制定和執(zhí)行推動(dòng),日常辦公事務(wù)管理,秘書(shū)工作,公文管理,會(huì)議管理,辦公物品管理,還涉及生活后勤管理,車(chē)輛、安全保衛(wèi)管理等等.但最終目標(biāo)是通過(guò)各種規(guī)章制度和人為努力使部門(mén)之間形成密切配合的關(guān)系,使整個(gè)企業(yè)在運(yùn)作過(guò)程中成為一個(gè)高速并且穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)的整體,用合理的成本換來(lái)員工最高的工作積極性,提高工作效率,成企業(yè)目標(biāo)發(fā)展任務(wù),綜合辦公室工作是千頭萬(wàn)緒的,紛繁復(fù)雜,它涉及到企業(yè)內(nèi)部上下左右,里里外外的溝通,協(xié)調(diào)、管理、服務(wù)是綜合辦公室綜合管理職能在企業(yè)中的三大功能,其中管理是主干,協(xié)調(diào)是核心,服務(wù)是根本,由于工作的繁雜性,稍有一個(gè)細(xì)節(jié)安排不周或處理得不細(xì),都會(huì)帶來(lái)不良的影響,有時(shí)還會(huì)給企業(yè)管理帶來(lái)一定的難度,甚至?xí)l(fā)重要決策上的變更.因此,企業(yè)行政工作的關(guān)鍵在于“細(xì)”,在于“精”,所以辦公室管理工作更應(yīng)加強(qiáng)精細(xì)化管理.精細(xì)化管理是以精細(xì)操作的管理為基本特征,通過(guò)提高職工素質(zhì),克服惰性,強(qiáng)化鏈接,協(xié)作管理,從而提高一個(gè)企業(yè)、一個(gè)部門(mén)整體效益的管理方法.通俗地講,精細(xì)化管理體制就是由過(guò)去的粗放型管理向集約型管理的轉(zhuǎn)變,是一種意識(shí)、一種觀念、一種認(rèn)真的態(tài)度,一種精益求精的文化,也是我們?cè)谧龊酶黜?xiàng)工作中需不斷追求并持之以恒堅(jiān)持不懈的理念,企業(yè)的每一位員工都是企業(yè)精細(xì)化管理的對(duì)象、載體和參與者,都是企業(yè)精細(xì)化管理的主體和實(shí)施者,只有每個(gè)人都參與到此項(xiàng)管理中來(lái),管理工作才能高效開(kāi)展、高質(zhì)量完成、精細(xì)化的管理才有可能落到實(shí)處,得到實(shí)現(xiàn).在煙草行業(yè)已經(jīng)要求我們步入了精細(xì)化管理時(shí)代的當(dāng)前,行業(yè)間競(jìng)爭(zhēng)莫過(guò)于精細(xì)、行業(yè)賴(lài)以生存的生命線莫過(guò)于精細(xì),成功更在于細(xì)節(jié),細(xì)節(jié)決定成敗,這就要求要側(cè)重談辦公室工作的精細(xì)化管理.(二)辦公室工作精細(xì)化管理的難點(diǎn)

崗位職責(zé)不清,缺乏溝通.辦公室崗位中兼職崗位多,存在個(gè)別工作崗位崗位職責(zé)不明確的現(xiàn)象,容易造成有的工作交叉重疊,有的崗位工作又出現(xiàn)空白.只有進(jìn)一步確定了每個(gè)工作人員的職責(zé),才能使辦公室工作面面俱到,做到既無(wú)重疊又無(wú)空白.但是辦公室工作又需要密切合作的辦公室人員除了需要完成本崗位工作之外,還需要具有相互幫助,共同協(xié)作的精神.辦公室人員隊(duì)伍效率低.辦公室工作除了對(duì)專(zhuān)業(yè)理論水平的要求外,更多的需要經(jīng)驗(yàn)的積累和高度的責(zé)任感,對(duì)崗位工作和領(lǐng)導(dǎo)交待的事項(xiàng)必須要一件不落的按時(shí)高質(zhì)量完成,辦公室工作中最忌諱懶懶散散,辦事拖拖拉拉,因?yàn)檗k公室工作基本都是時(shí)限性比較強(qiáng)的工作,辦事效率太低就會(huì)誤事,就會(huì)漏掉臨時(shí)安排交辦的其他工作.沒(méi)有建立辦公室工作法治秩序.為了做好紛繁復(fù)雜的辦公室工作,辦公室負(fù)責(zé)人不能一會(huì)兒左一會(huì)兒右,毫無(wú)頭緒地整天瞎忙,或是被領(lǐng)導(dǎo)一會(huì)兒支到東,一會(huì)兒支到西,結(jié)果村村起火、處處冒煙、費(fèi)力不討好,不知道自己整天都忙了些什么.辦公室負(fù)責(zé)人應(yīng)該有“泰山崩于前而色不變的定性”,不管風(fēng)吹浪打,勝似閑庭信步,有自己的主見(jiàn),能夠根據(jù)事情的輕重緩急,做好安排,指揮若定.(三)辦公室工作精細(xì)化管理的對(duì)策.為了杜絕表面化、形式化的現(xiàn)象發(fā)生,使得精細(xì)化管理深入人心,為企業(yè)更好的服務(wù),需要做到以下幾點(diǎn):

1、不斷的完善流程,建立健全相關(guān)制度,使精細(xì)化落到實(shí)處.目前對(duì)于大部分企業(yè)來(lái)說(shuō),辦公室管理的精細(xì)化還只是一個(gè)概念,在工作的過(guò)程中不免會(huì)出現(xiàn)這樣或者那樣的錯(cuò)誤,因此,更應(yīng)該用“制度化”和“規(guī)范化”來(lái)全面提升其精細(xì)管理的質(zhì)量,不同企業(yè)針對(duì)自身的特點(diǎn),理論結(jié)合實(shí)踐,具體問(wèn)題具體分析,制定出一套完成、健全的流程,辦公室人員各司其職,各個(gè)工作環(huán)節(jié)、各項(xiàng)工作嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范.精細(xì)化就是要求每一項(xiàng)工作,每一個(gè)流程都落實(shí)精確,分毫不差.辦公室的主要責(zé)任包括協(xié)調(diào)、監(jiān)督、宣傳等多項(xiàng)職能,因此企業(yè)辦公室工作管理精細(xì)化的實(shí)現(xiàn)就必須將各項(xiàng)職能下分到每個(gè)環(huán)節(jié)和崗位,嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事,一旦在工作中出現(xiàn)了問(wèn)題或紕漏,能夠找到負(fù)責(zé)人,第一時(shí)間快速有效地解決問(wèn)題.2、加大宣傳力度,培養(yǎng)和堅(jiān)持精細(xì)化理念.“精細(xì)化”管理想要真正的深入人心,有效開(kāi)展,就必須加大宣傳力度,加強(qiáng)思想建設(shè),在辦公室人員中建立和培養(yǎng)起精細(xì)化的理念,制度只能約束人們的行為,將生硬的制度變?yōu)槿藗兊臐撘颇?才能更好的實(shí)現(xiàn)這樣一種管理.在企業(yè)不斷的發(fā)展壯大中,應(yīng)當(dāng)把這種“精細(xì)化”的制度變成一種“精品文化”,只有以“精品”來(lái)要求自己,才能在工作中不斷的自我超越,提升精細(xì)化的含金量,更長(zhǎng)久的保持其活力,促使辦公室人員將精細(xì)化的管理制度轉(zhuǎn)化為精細(xì)化的工作習(xí)慣,才是“精細(xì)化”的本質(zhì)所在,只有這樣“,精細(xì)化”才能在企業(yè)辦公室的管理中發(fā)揮最大的效用.3、精細(xì)化管理要體現(xiàn)在辦公室員工意識(shí)的增強(qiáng)、細(xì)節(jié)的落實(shí)當(dāng)中.精細(xì)化管理是行業(yè)在當(dāng)前提出的管理模式的升華,它不僅可以全面提升部門(mén)的管理水平,也可以有效地提高職工工作的主動(dòng)性、積極性和工作效率.尤其是辦公室工作,事務(wù)繁雜,被動(dòng)性強(qiáng),突發(fā)性工作多.不論服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)還是對(duì)上接待,不論督查督辦,還是上情下達(dá),稍有疏忽或大意,就有可能造成損失或鑄成大錯(cuò),在實(shí)際工作中,我們要通過(guò)組織大家一起認(rèn)真學(xué)習(xí)、體會(huì)、探討精細(xì)化管理工作,充分認(rèn)識(shí)精細(xì)化管理的重要意義,教育引導(dǎo)員工立足本職、腳踏實(shí)地,養(yǎng)成精益求精,嚴(yán)密細(xì)致的工作和學(xué)習(xí)習(xí)慣,使精細(xì)化管理的理念逐步深入人心,從而貫穿每個(gè)員工工作的始終,為此,辦公室人員要切實(shí)增強(qiáng)三種意識(shí).首先,要增強(qiáng)責(zé)任意識(shí).這是做好辦公室工作的保證.辦公室工作頭緒多,而且每項(xiàng)工作都很重要,尤其是對(duì)全局性的工作更是要思考在前、服務(wù)在先,將責(zé)任意識(shí)融入到工作中來(lái),講質(zhì)量、講效率,積極主動(dòng)保質(zhì)保量,堅(jiān)持“誰(shuí)工作、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則,把各項(xiàng)工作落到實(shí)處.力求達(dá)到“零失誤”、“零缺陷”.在工作中,有些同志認(rèn)為自己的工作平凡、單調(diào)、簡(jiǎn)單,所以思想上會(huì)忽視其重要性,行動(dòng)中難免疏忽大意.殊不知,我們無(wú)論在哪個(gè)崗位,無(wú)論做什么工作,都是辦公室工作的一部分.“千里之堤,潰于蟻穴”的故事正說(shuō)明細(xì)小環(huán)節(jié)的重要性.思想是行動(dòng)的中樞,只有思想上重視了,行動(dòng)中才能重視.培養(yǎng)工作人員的責(zé)任意識(shí),是精細(xì)化管理中不可缺少的一部分,它能促使我們?cè)诠ぷ髦胁捎每b密思維,提高工作效率,確保工作成效.我們的工作中看似瑣碎,但這些雞毛蒜皮的小事成就了許許多多的大事,所謂“不積跬步無(wú)以　至　千里　”,“不積小流無(wú)以成江?！本褪沁@個(gè)道理.因此,工作中我們要實(shí)實(shí)在在從基礎(chǔ)抓起,關(guān)注小事、瑣事,從小事、瑣事做起,把小事、瑣事做好.學(xué)會(huì)從一個(gè)文件、一個(gè)印鑒、一個(gè)電話、一個(gè)微笑做起,從細(xì)上著眼,小處著手,從精上下功夫,實(shí)上做文章,真正使每個(gè)職工都懂得并看到精細(xì)化管理所帶來(lái)的良好效果,確確實(shí)實(shí)樹(shù)立起精細(xì)工作的態(tài)度,將精細(xì)化管理的理念融入到各自的日常管理、學(xué)習(xí)、工作當(dāng)中,促使辦公室各項(xiàng)工作扎實(shí)、穩(wěn)定、有序地推進(jìn).其次,要增強(qiáng)精品意識(shí).這是做好辦公室工作的根本.辦公室不論辦文、辦事,都要嚴(yán)格地遵守程序,盡量把每一項(xiàng)工作、每一個(gè)細(xì)節(jié)都做得盡善盡美,辦文要辦成美文佳作,　辦會(huì)要辦得圓滿(mǎn)成功,辦事要辦得無(wú)可挑剔.再次,要增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí).這是做好辦公室工作的動(dòng)力.辦公室人員要從大局出發(fā)思考每一項(xiàng)工作,在工作中不斷探索行之有效、靈活多樣新的工作方法和手段,積極適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)獨(dú)特的工作理念、工作思路和工作作風(fēng),將服務(wù)升華為一門(mén)藝術(shù),真正發(fā)揮好助手作用.三、辦公室精益管理工作的實(shí)現(xiàn).(一)辦公室精益化管理要體現(xiàn)在制度的落實(shí)和規(guī)范中.精細(xì)化管理要體現(xiàn)在辦公室制度的制訂、嚴(yán)格的考核當(dāng)中,精細(xì)化管理要求每一位職工的工作都要精細(xì)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化.如果我們?cè)诠ぷ髦?只是一味地要求大家這個(gè)精細(xì)化、那個(gè)精細(xì)化,而沒(méi)有嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲、考核辦法、規(guī)定做保證,沒(méi)有好與差的區(qū)別,沒(méi)有量化的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)衡量,必然導(dǎo)致精細(xì)化管理工作落不到實(shí)處,甚至流于形式.“無(wú)威不足以立規(guī),不懲無(wú)人守規(guī)”.因此,在實(shí)際工作中,我們應(yīng)分別結(jié)合辦公室各類(lèi)工作制定相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)與職責(zé)要求,把它作為對(duì)每一個(gè)職工做好本職工作的考核依據(jù),將其工作業(yè)績(jī)與效益工資掛鉤,把工作業(yè)績(jī)作為標(biāo)尺來(lái)衡量辦公室工作人員的工作成效、貢獻(xiàn)大小.堅(jiān)持用事實(shí)和數(shù)據(jù)說(shuō)話,而不是單純憑主觀印象來(lái)評(píng)價(jià),使辦公室每個(gè)成員都能各司其職、優(yōu)質(zhì)高效地完成各自承擔(dān)的工作任務(wù),實(shí)現(xiàn)人人有事做、事事有人管的管理目的.在此基礎(chǔ)上,再付之于嚴(yán)格的監(jiān)督考核,既激發(fā)了職工的工作熱情與工作積極性,也大大推動(dòng)了部門(mén)的精細(xì)化管理工作.首先,嚴(yán)格的監(jiān)督考核可以實(shí)時(shí)了解部門(mén)、人員在規(guī)章制度、工作任務(wù)以及計(jì)劃進(jìn)度等方面的落實(shí)情況,　有利于進(jìn)行評(píng)比表彰,建立約束機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制,達(dá)到激勵(lì)先進(jìn),鞭策后進(jìn),嚴(yán)格獎(jiǎng)罰的目的.其次,嚴(yán)格的監(jiān)督考核有利于抓進(jìn)展、找差距.對(duì)工作計(jì)劃、工作任務(wù)和重要工作部署落實(shí)、進(jìn)展情況進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督考核,可以確保每一項(xiàng)工作都得到具體落實(shí)和實(shí)施.對(duì)工作啟動(dòng)慢,未能按計(jì)劃完成工作等情況,嚴(yán)格的監(jiān)督考核有助于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題所在,找出差距,及時(shí)改進(jìn)工作方式方法,從而以精細(xì)的管理促進(jìn)辦公室各項(xiàng)工作的圓滿(mǎn)完成.(二)辦公室工作精益化管理要體現(xiàn)在工作細(xì)節(jié)中

精細(xì)化管理是以精細(xì)操作的管理為基本特征,通過(guò)提高職工素質(zhì),克服惰性,強(qiáng)化鏈接,　協(xié)作管理,從而提高一個(gè)企業(yè)、一個(gè)部門(mén)整體效益的管理方法.通俗地講,精細(xì)化管理體制就是由過(guò)去的粗放型管理向集約型管理的轉(zhuǎn)變,是一種意識(shí),一種觀念,一種認(rèn)真的態(tài)度,一種精益求精的文化,也是我們?cè)谧龊酶黜?xiàng)工作中需不斷追求并持之以恒堅(jiān)持不懈的理念.企業(yè)的每一位職工都是企業(yè)精細(xì)化管理的對(duì)象、載體和參與者,都是企業(yè)精細(xì)化管理的主體和實(shí)施者,只有每個(gè)人都參與到此項(xiàng)管理中來(lái),工作才能高效開(kāi)展,高質(zhì)量完成,精細(xì)化的管理才有可能落到實(shí)處,得到實(shí)現(xiàn).在煙草行業(yè)基層單位綜合辦公室管理工作中,精細(xì)化管理要融入在辦公室工作具體的環(huán)節(jié)、微小的細(xì)節(jié)當(dāng)中企業(yè)辦公室作為一個(gè)單位的窗口,起著上傳下達(dá)、溝通各方的橋梁和紐帶作用,是一個(gè)企業(yè)的形象代表,所以在企業(yè)辦公室工作中管理過(guò)程的精細(xì),就顯得更為重要.在實(shí)際工作中,就是要在建立健全一整套嚴(yán)格的規(guī)章制度,在人人有規(guī)可遵、事事有章可循的前提下,致力于不斷提高部門(mén)職工熱愛(ài)本職、主動(dòng)工作、出謀劃策、甘于奉獻(xiàn)的責(zé)任意識(shí)和政治意識(shí),營(yíng)造一種沒(méi)有一件事情小到不值得去做,　也沒(méi)有一個(gè)細(xì)節(jié)細(xì)到應(yīng)該被忽略的良好工作氛圍.辦公室工作無(wú)小事,對(duì)任何一件經(jīng)辦的工作,都必須做到嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致,一絲不茍,來(lái)不得半點(diǎn)敷衍和虛假.要時(shí)時(shí)刻刻、事事處處認(rèn)真再認(rèn)真,細(xì)致再細(xì)致,真正做到不讓領(lǐng)導(dǎo)布置的工作在我手中延誤,不讓需要辦理的公文在我手中積壓,不讓到辦公室聯(lián)系工作的同志在我這里受到冷落.辦公室工作實(shí)行精細(xì)化管理無(wú)疑是對(duì)辦公室工作人員的業(yè)務(wù)知識(shí)、業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了更高的要求.把握辦公室工作頭緒多、突發(fā)性強(qiáng)的特點(diǎn),不僅是做好辦公室工作的前提,而且有利于推動(dòng)精細(xì)化管理.精細(xì)化管理就要求我們?cè)诠ぷ髑坝星袑?shí)可行的計(jì)劃、工作中有隨機(jī)應(yīng)變的機(jī)智、工作后有總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的習(xí)慣,所以工作中的具體環(huán)節(jié)、微小細(xì)節(jié)看似微不足道,但卻起著牽一發(fā)而動(dòng)全身的重要作用.文字處理、禮儀接待、突發(fā)事件的預(yù)防無(wú)一不要求精細(xì)化管理.推行精細(xì)化管理模式,時(shí)刻提醒我們要把工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都落實(shí),把工作中每一個(gè)要素都了然于胸,防患于未然,把精細(xì)化管理滲透在具體的工作環(huán)節(jié)中,避免某一個(gè)人、某一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)或紕漏,給我們的工作或企業(yè)帶來(lái)不良影響與損失.總之,精細(xì)化管理是精在事前,細(xì)在過(guò)程,意在結(jié)果的管理理念.煙草行業(yè)基層綜合辦公室工作人員要以精細(xì)管理的工作理念,積極上進(jìn)的工作態(tài)度,篤思善學(xué)的工作作風(fēng),精益求精的精神,扎扎實(shí)實(shí)地做好每一項(xiàng)工作,認(rèn)認(rèn)真真地對(duì)待每一件事情,力求把工作做實(shí)、做細(xì)、做好、做精.無(wú)論辦文、辦會(huì)、辦事,都力爭(zhēng)做到高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求,好上加好,力求零失誤.只要把精細(xì)化管理工作真正落到實(shí)處,企業(yè)辦公室工作就會(huì)做得更好.同時(shí),工作管理精細(xì)化的出現(xiàn)是行業(yè)當(dāng)前開(kāi)展各項(xiàng)工作的必然選擇,更是促進(jìn)行業(yè)進(jìn)步和發(fā)展的重要標(biāo)志之一,我們要明確工作精細(xì)化的實(shí)現(xiàn)并不是一朝一夕就可以實(shí)現(xiàn)的,它需要不斷的實(shí)踐總結(jié),更需要管理者、全體人員的共同努力.只有將精細(xì)化的管理形成制度才能保證其規(guī)范的實(shí)施,只有將精細(xì)化管理變成文化深入人心,才能保證其實(shí)施質(zhì)量,因此在建立健全相關(guān)制度的基礎(chǔ)上,更要加強(qiáng)思想建設(shè),加大宣傳力度,保證精細(xì)化管理有效、有力的實(shí)施.主要參考文獻(xiàn):

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第四篇：公司辦公室精細(xì)化管理總結(jié)

公司辦公室精細(xì)化管理總結(jié)

自公司精細(xì)化企業(yè)管理活動(dòng)開(kāi)展以來(lái)，辦公室按照精細(xì)管理工作要求，遵循部門(mén)職能定位，以“精確定位、精益求精、細(xì)化目標(biāo)、績(jī)效考核”為工作準(zhǔn)則，著力管理規(guī)范，強(qiáng)化職責(zé)履行，優(yōu)化服務(wù)流程，在充分發(fā)揮辦公室“綜合協(xié)調(diào)、參謀助手、承上啟下”作用的過(guò)程中，全面提高了辦公室工作的科學(xué)化、精細(xì)化管理水平，顯著增強(qiáng)了辦公室工作的主動(dòng)性、預(yù)見(jiàn)性和創(chuàng)造性，有效促進(jìn)了公司的協(xié)調(diào)、高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

一、總結(jié)精細(xì)管理成果

在精細(xì)化企業(yè)管理活動(dòng)當(dāng)中，公司辦公室按照“優(yōu)化流程、分清責(zé)任、明確標(biāo)準(zhǔn)、強(qiáng)化保障”的基本要求，從部門(mén)工作的薄弱環(huán)節(jié)入手，不斷挖掘自身潛力，努力夯實(shí)內(nèi)部基礎(chǔ)，有效提升了部門(mén)管控能力和管理水平。

優(yōu)化了工作流程。根據(jù)公司確定的職責(zé)及責(zé)任邊界，對(duì)部門(mén)重點(diǎn)工作流程進(jìn)行了認(rèn)真梳理，編制了OA系統(tǒng)、車(chē)輛運(yùn)行、辦公用品等業(yè)務(wù)流程圖共7份，明確了影響該業(yè)務(wù)的因素、過(guò)程目標(biāo)、控制方法、主要接口和邊界責(zé)任，理順了工作流程，有效提升了工作效率。

細(xì)化了管控指標(biāo)。將崗位績(jī)效指標(biāo)由細(xì)分到月度，由單一的工作完成指標(biāo)擴(kuò)展到全面的績(jī)效評(píng)價(jià)指標(biāo)，實(shí)現(xiàn)了工作由一般性強(qiáng)調(diào)向量化到人、限時(shí)完成轉(zhuǎn)變，指標(biāo)內(nèi)容由 粗放式向精細(xì)化轉(zhuǎn)變，切實(shí)改善了工作完成效果。部門(mén)今年各項(xiàng)指標(biāo)完成情況良好，各項(xiàng)費(fèi)用進(jìn)一步得到控制，精細(xì)管理成效明顯。

建立了制度體系。根據(jù)辦公室的工作職能和流程，按照“定崗、定責(zé)、定標(biāo)準(zhǔn)”的要求，對(duì)工作崗位、崗位目標(biāo)、崗位職責(zé)進(jìn)行梳理和規(guī)范，共修訂完善了部門(mén)崗位說(shuō)明書(shū)12篇；建立健全了從政務(wù)服務(wù)到事務(wù)管理、從外部協(xié)調(diào)到內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)等各個(gè)方面的制度，共修訂完善制度15份，其中新增制度6份，將辦公室工作及部門(mén)人員的行為納入管理規(guī)范之中，確保有章可循、有條不紊、高效有序。

完善了考評(píng)機(jī)制。根據(jù)崗位職責(zé)體系的要求，按照獎(jiǎng)優(yōu)、治庸、罰劣的原則，切實(shí)制定了月度績(jī)效考核辦法，有效開(kāi)展了崗位月度績(jī)效考核工作。在具體工作中，通過(guò)定量考核與定性考核相結(jié)合、綜合考核與分類(lèi)考核相結(jié)合、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)與分級(jí)負(fù)責(zé)相結(jié)合的方法，提高了考核的可信度、精確度；在操作手段上，通過(guò)完善二級(jí)目標(biāo)考核制度，按月考核各個(gè)崗位目標(biāo)任務(wù)的完成情況，有效提高了部門(mén)工作的完成率。

鍛煉了員工隊(duì)伍。按照精細(xì)管理培養(yǎng)人才的目標(biāo)，辦公室努力打造卓越團(tuán)隊(duì)，著力提升員工的基本素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，深化了企業(yè)以人為本的管理理念。通過(guò)增加每月指標(biāo)完成情況的自查環(huán)節(jié)，變領(lǐng)導(dǎo)督催為個(gè)人匯報(bào)，改進(jìn)了工作程序，提高了職工的主觀能動(dòng)性，有力增強(qiáng)了職工的工作責(zé)任 感和緊迫感，推進(jìn)了部門(mén)各項(xiàng)工作上水平。

二、查找存在的問(wèn)題和不足

三年的精細(xì)管理雖然取得了一定的成績(jī)，提高了部門(mén)的執(zhí)行力和工作效率，同時(shí)也存在一些短板和不足，主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。一是意識(shí)不夠深化。部門(mén)全員精細(xì)管理意識(shí)沒(méi)有真正形成，一些工作還停留在老套路上，沒(méi)有把精細(xì)管理的理念貫穿始終；部分同志還存在著過(guò)關(guān)的思想，沒(méi)有真正理解精細(xì)管理的重要性和必要性。二是發(fā)展不夠平衡。部門(mén)中各項(xiàng)工作的運(yùn)行節(jié)奏、效果體現(xiàn)參差不齊。有的指標(biāo)水平好一些，有的則差一些；有的指標(biāo)持續(xù)改進(jìn)，有的指標(biāo)波動(dòng)頻繁，制約了整體指標(biāo)水平的提高。三是工作不夠系統(tǒng)。部分職工在工作中陷入單打一的狀況，只限于完成個(gè)人的績(jī)效指標(biāo)，在要求多崗位協(xié)作的工作中聯(lián)系不夠緊密，從而制約了工作完成效果。

三、明確今后的努力方向

辦公室是公司黨委和行政班子的左右手，是承上啟下、聯(lián)系公司領(lǐng)導(dǎo)和職工群眾的橋梁，是上下溝通、協(xié)調(diào)關(guān)系的紐帶，是確保公司正常運(yùn)轉(zhuǎn)的神經(jīng)樞紐。在今后的工作中，我們將進(jìn)一步更新觀念，尋求突破，創(chuàng)造性地開(kāi)展各項(xiàng)工作，為公司的持續(xù)、穩(wěn)定、健康發(fā)展發(fā)揮應(yīng)有的保障和促進(jìn)作用。

注重細(xì)節(jié)，精益求精。辦公室工作要走上科學(xué)化、精細(xì)化管理的道路，必須要在細(xì)節(jié)上下功夫，從小事做起，從點(diǎn) 滴做起?！凹?xì)節(jié)決定成敗”，忽略細(xì)節(jié)，可能招致嚴(yán)重后果，造成無(wú)法補(bǔ)救的損失。要樹(shù)立精品意識(shí)，通過(guò)抓細(xì)節(jié)提高執(zhí)行能力、抓小事提升服務(wù)水平，養(yǎng)成嚴(yán)密細(xì)致的工作習(xí)慣，腳踏實(shí)地干小事、干瑣事，把細(xì)節(jié)做好，把基礎(chǔ)打牢，從而幫助領(lǐng)導(dǎo)謀大事、謀全局。

加強(qiáng)協(xié)調(diào)，用心服務(wù)。作為上下溝通、左右協(xié)調(diào)的中樞和紐帶，辦公室要進(jìn)一步提高協(xié)調(diào)能力，堅(jiān)持從企業(yè)實(shí)情出發(fā)，本著節(jié)儉、高效的原則，加強(qiáng)橫向、縱向溝通，加強(qiáng)與公司各個(gè)部門(mén)、分廠，以及地方政府、部門(mén)、行業(yè)及相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的交流銜接，搞好服務(wù)保障工作，為公司發(fā)展創(chuàng)造健康、和諧的外部環(huán)境，樹(shù)立和展示企業(yè)的良好形象。

升級(jí)管理，務(wù)求實(shí)效。從改善工作實(shí)際效果的目的出發(fā)，不斷強(qiáng)化管理力度，創(chuàng)新管理觀念，提升管理水平，推動(dòng)管理進(jìn)步。在縱深推進(jìn)精細(xì)化企業(yè)管理的基礎(chǔ)上，按照公司要求，結(jié)合部門(mén)實(shí)際，積極推行卓越績(jī)效管理模式，促進(jìn)管理從精細(xì)走向卓越。

提升素質(zhì)，強(qiáng)化保障。深化部門(mén)職工精細(xì)化管理意識(shí)，注重培養(yǎng)輔助決策能力、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力、貫徹落實(shí)能力和促進(jìn)和諧能力，不斷提高政治思想素質(zhì)、文化素質(zhì)，并按照打造“復(fù)合型、通用型”人才的標(biāo)準(zhǔn)，著力培養(yǎng)員工素質(zhì)和能力的全面性，把每一個(gè)員工鍛造成勝任各項(xiàng)工作的多面手，為全面推進(jìn)部門(mén)工作上水平提供人力支撐和智力保障。

第五篇：加強(qiáng)辦公室的精細(xì)化管理

加強(qiáng)辦公室的精細(xì)化管理

一、為什么實(shí)行精細(xì)化管理

辦公室是一個(gè)單位的中樞神經(jīng)，處在承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外、溝通各方的核心地位。辦公室既是一個(gè)單位的綜合管理部門(mén)，又是一個(gè)單位具體的辦事機(jī)構(gòu)，直接為單位領(lǐng)導(dǎo)和廣大員工服務(wù)，同時(shí)也承擔(dān)一部分對(duì)外服務(wù)職能，其職能主要體現(xiàn)為參謀助手、協(xié)調(diào)綜合、審核把關(guān)、運(yùn)轉(zhuǎn)保障和督促檢查等五個(gè)方面。

做好新形勢(shì)下的辦公室工作，是辦公室長(zhǎng)期以來(lái)應(yīng)該思考和探索的一個(gè)問(wèn)題。當(dāng)前，做好辦公室工作，必須緊緊圍繞單位中心工作，把握辦公室工作的內(nèi)在規(guī)律，大力推進(jìn)科學(xué)化和精細(xì)化管理，加強(qiáng)自身建設(shè)，增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，使辦公室各項(xiàng)工作的流程更加優(yōu)化、職責(zé)更加明晰、考核更加科學(xué)、制度更加嚴(yán)密、督辦更加有力，使辦公室服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、單位和基層的績(jī)效更加顯著。精細(xì)化管理，就是要按照精確、細(xì)致、深入的要求，明確職責(zé)分工，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，完善崗責(zé)體系，加強(qiáng)協(xié)調(diào)配合，避免大而化之的粗放式管理，抓住工作中的薄弱環(huán)節(jié)，區(qū)別不同情況，有針對(duì)性地采取措施，抓緊、抓細(xì)、抓實(shí)，不斷提高管理效能。精細(xì)化管理就是落實(shí)管理責(zé)任，將管理責(zé)任具體化、明確化，它要求每一個(gè)管理者都要到位、盡職。第一次就把工作做到位，工作要日清日結(jié)，每天都要對(duì)當(dāng)天的情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正，及時(shí)處理等等。

辦公室工作精細(xì)化管理應(yīng)從管理理念、工作流程、崗位職責(zé)、績(jī)效考核、規(guī)章制度、保障手段和人員素質(zhì)等方面著手，只有全面推進(jìn) 科學(xué)化、精細(xì)化管理，才能有效解決目前辦公室工作中存在的流程不優(yōu)、崗責(zé)不細(xì)、職能不順、落實(shí)不夠等問(wèn)題，不斷提高辦公室工作的整體效能，確保各項(xiàng)工作高效優(yōu)質(zhì)、運(yùn)轉(zhuǎn)靈活、管理有序，更好地為領(lǐng)導(dǎo)、為單位、為基層服務(wù)。

二、目前存在不足和問(wèn)題

一是傳統(tǒng)的辦公室理理念和管理模式不能完全適應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)發(fā)展的要求，辦公室工作任務(wù)不應(yīng)僅僅滿(mǎn)足于完成日常事務(wù)性工作和維持本單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。二是有關(guān)辦公室工作的規(guī)章制度還不夠完善，現(xiàn)有規(guī)章制度的科學(xué)性和系統(tǒng)性還需進(jìn)一步提升，工作流程也有不夠科學(xué)的地方，這在一定程度上限制了辦公室職能的有效發(fā)揮。三是崗責(zé)體系還需進(jìn)一步健全，工作職責(zé)不明確，責(zé)任不落實(shí)的情況還不同程度地存在。四是人員素質(zhì)參差不齊，有些員工習(xí)慣于原有的工作模式和工作方法，辦事節(jié)奏慢，難以接受和掌握現(xiàn)代辦公信息技術(shù)，其素質(zhì)和能力與科學(xué)化精細(xì)化管理的要求還存在一定差距。

三、如何加強(qiáng)精細(xì)化管理

圍繞轉(zhuǎn)變職能和增強(qiáng)執(zhí)行力。從目標(biāo)制定、工作計(jì)劃的實(shí)施，體現(xiàn)管理與服務(wù)的結(jié)合，以管促效能，以服務(wù)促效能。具有上情下達(dá)和督查督辦職能的辦公室，更應(yīng)體現(xiàn)執(zhí)行力，強(qiáng)有力的執(zhí)行力，是提高辦公室行政效能的載體。推進(jìn)辦公室工作科學(xué)化、精細(xì)化管理，關(guān)鍵在人，在于有一支政治上靠得住、業(yè)務(wù)上叫得響、作風(fēng)上過(guò)得硬的辦公室干部隊(duì)伍。進(jìn)一步加強(qiáng)辦公室干部隊(duì)伍建設(shè)，為提高辦公室工作的科學(xué)化、精細(xì)化管理水平提供強(qiáng)有力的組織保證和人才支持。

1、要把加強(qiáng)辦公室工作人員的思想教育擺到突出位置，強(qiáng)化理 論修養(yǎng)，開(kāi)展崗位練兵，使人人成為政務(wù)、事務(wù)的行家。進(jìn)一步增強(qiáng)“三種意識(shí)”、提高“四項(xiàng)能力”、樹(shù)立“五方面作風(fēng)”：即增強(qiáng)把握規(guī)律的意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)、精益求精的意識(shí)；提高輔助決策的能力、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的能力、狠抓落實(shí)的能力、促進(jìn)和諧的能力；樹(shù)立理論聯(lián)系實(shí)際、愛(ài)崗敬業(yè)、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、雷厲風(fēng)行、清正廉潔的良好作風(fēng)，打牢效能建設(shè)的基礎(chǔ)。

2、明確職責(zé)，細(xì)化流程。確保崗位職責(zé)精細(xì)化。分解細(xì)化崗位職責(zé)，按章辦事，做到不越位，不缺位。建立調(diào)查研究、公文運(yùn)轉(zhuǎn)、新聞宣傳、檔案管理、督促檢查和值班、財(cái)務(wù)、會(huì)議、信訪、網(wǎng)站等各方面管理工作的具體流程，做好“三個(gè)協(xié)調(diào)”：一是做好與上級(jí)單位的協(xié)調(diào)，爭(zhēng)取支持；與科室之間的協(xié)調(diào)，督辦落實(shí)；與其他部門(mén)的協(xié)調(diào)，爭(zhēng)取配合；與相對(duì)人關(guān)系的協(xié)調(diào)，爭(zhēng)取理解。形成加強(qiáng)協(xié)作，協(xié)調(diào)配合、齊抓共管的工作格局。

按照精簡(jiǎn)程序、理清環(huán)節(jié)、分清責(zé)任、明確標(biāo)準(zhǔn)的基本要求，把握辦公室工作規(guī)律，依據(jù)辦公室職能逐項(xiàng)建立和優(yōu)化辦公室各項(xiàng)工作流程，如建立信息調(diào)研、公文運(yùn)轉(zhuǎn)、新聞宣傳、督促檢查、會(huì)議管理、安全保密、單位財(cái)務(wù)、信訪處理、網(wǎng)站管理等各方面工作的具體流程。各項(xiàng)工作都依既定流程運(yùn)行，才能做到有條不紊，高效有序。辦公室工作的核心職能是輔助決策，要以決策的形成、實(shí)施、反饋、評(píng)估、完善為導(dǎo)向，抓住決策前的調(diào)查研究，決策中的對(duì)策建議，決策后的宣傳、督查、反饋等主要環(huán)節(jié)來(lái)設(shè)計(jì)流程，使各項(xiàng)工作均依流程運(yùn)行。

為確保辦公室各項(xiàng)工作有章可循，規(guī)范有序，辦公室必須建立一套科學(xué)的規(guī)章制度，將辦公室各項(xiàng)工作及辦公室人員的行為納入管理 規(guī)范之中，以條文的形式加以明確，從而建立辦公室工作“法治”秩序。要對(duì)現(xiàn)行制度進(jìn)行認(rèn)真清理，保留合理的，補(bǔ)充必要的，廢止過(guò)時(shí)的，形成完善、管用、有效的制度體系。

3、要根據(jù)辦公室工作職能和流程，科學(xué)設(shè)置工作崗位，制訂詳細(xì)的“崗位操作手冊(cè)”。把辦公室的工作任務(wù)分解并明確地落實(shí)到具體個(gè)人身上，實(shí)現(xiàn)人人有事做，事事有人管的管理目標(biāo)，使辦公室每個(gè)成員都各司其職，優(yōu)質(zhì)高效地完成各自承擔(dān)的工作任務(wù)。

4、對(duì)工作計(jì)劃、工作任務(wù)和重要工作部署落實(shí)、進(jìn)展情況進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督考核，可以確保每一項(xiàng)工作都得到具體落實(shí)和實(shí)施。對(duì)工作啟動(dòng)慢，未能按計(jì)劃完成工作等情況，嚴(yán)格的監(jiān)督考核有助于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題所在，找出差距，從而及時(shí)改進(jìn)工作方式方法。

5、辦公室推行科學(xué)化、精細(xì)化管理，要按照獎(jiǎng)優(yōu)、治庸、罰劣的原則，探索開(kāi)展績(jī)效考核，為提高管理水平提供可靠保障。推行辦公室工作精細(xì)化管理，要高度重視精神的作用，重視文化建設(shè)，形成每個(gè)辦公室成員都自覺(jué)認(rèn)同并努力為之奮斗的核心價(jià)值觀。要把精細(xì)化管理當(dāng)作一種工作要求，一種精神境界，一種文化素養(yǎng)，真正融入工作、生活當(dāng)中，陶冶情操，提高能力，投身辦公室工作實(shí)踐，創(chuàng)造一流工作業(yè)績(jī)。

辦公室在實(shí)施精細(xì)化管理的過(guò)程中，必須關(guān)注科學(xué)技術(shù)在管理中的應(yīng)用。精細(xì)化管理要產(chǎn)生大量的信息流、數(shù)據(jù)流，針對(duì)這些資料如何收集、整理、篩選、加工、分析、應(yīng)用，目前軟件市場(chǎng)也推出了數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，各類(lèi)組織都可以找到適合本組織規(guī)模的數(shù)據(jù)庫(kù)軟件包。辦公室工作科學(xué)化、精細(xì)化管理必須依托先進(jìn)的信息技術(shù)手段的 支持，實(shí)現(xiàn)管理手段現(xiàn)代化是提升辦公室管理水平的必然要求。因此，辦公室必須改變傳統(tǒng)運(yùn)作模式，加快信息化建設(shè)步伐，充分利用現(xiàn)代技術(shù)以適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展需要。

四、結(jié)合本單位實(shí)際情況制定以下管理制度

為了加強(qiáng)辦公室管理，明確內(nèi)部管理職責(zé)，使內(nèi)部管理工作更加精細(xì)化、制度化和規(guī)范化，結(jié)合實(shí)際情況，特制訂本制度。

一、工作規(guī)范

（一）、辦公室工作規(guī)范包括儀容儀表規(guī)范、禮儀規(guī)范、言語(yǔ)規(guī)范、行為規(guī)范，相關(guān)規(guī)定按照員工守則細(xì)則執(zhí)行。

（二）、辦公室管理人員嚴(yán)格按照本制度中的要求規(guī)范開(kāi)展工作。

二 辦公室事務(wù)管理

（一）、文書(shū)管理制度

文件是文書(shū)的重要組成部分，文件是各部門(mén)根據(jù)自己的職責(zé)范圍所制發(fā)的具有執(zhí)行效力的并設(shè)有特定版頭的文書(shū)。本制度中，文件特指公司內(nèi)外部發(fā)文文件；而文書(shū)特指內(nèi)部一般性傳閱資料。檔案是文書(shū)基礎(chǔ)上形成的，檔案是文書(shū)的延續(xù)?，F(xiàn)把文件、文書(shū)、檔案統(tǒng)歸于文書(shū)管理，并對(duì)文書(shū)管理制度做以下規(guī)定。

1、文件管理制度 第一條 管理要點(diǎn)

1、為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化、精細(xì)化，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。

2、文件管理的范圍包括：上級(jí)下發(fā)文件、公司各類(lèi)制度文件、外部傳真文件、政策指導(dǎo)類(lèi)文件、各類(lèi)合同文件等。

3、制度類(lèi)文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進(jìn)行編寫(xiě)，統(tǒng)一頁(yè)眉、頁(yè)腳，寫(xiě)明公司全稱(chēng)及文件性質(zhì)；正文部分寫(xiě)明題目、時(shí)間、發(fā)文部門(mén)、內(nèi)容等信息；措辭規(guī)范，表達(dá)無(wú)歧義。

4、根據(jù)文件屬性、類(lèi)別，對(duì)所有文件進(jìn)行編號(hào)，根據(jù)編號(hào)定期歸檔，做好相應(yīng)的文字記錄，以備查閱。

第二條 制度規(guī)范

1、文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷(xiāo)毀等由辦公室人員負(fù)責(zé)執(zhí)行。

2、公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在公司經(jīng)理，各部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

3、公司對(duì)內(nèi)公開(kāi)文件由辦公室負(fù)責(zé)起草和審核，公司經(jīng)理簽發(fā)；各部門(mén)需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由公司經(jīng)理負(fù)責(zé)起草，行政人事部負(fù)責(zé)審核，審核無(wú)誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門(mén)校對(duì)，校對(duì)無(wú)誤方可正式打印，由公司經(jīng)理蓋章，簽發(fā)。

4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。

5、辦公室人員對(duì)一般性文件進(jìn)行分類(lèi)管理，定期整理并制作相關(guān)報(bào)表提交給部門(mén)主管。

6、各部門(mén)因工作需要可借閱一般性文件，需嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，對(duì)有密級(jí)程度的文件，需公司經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。

7、辦公室管理人員對(duì)文件借閱情況進(jìn)行登記，做好借閱記錄并限期清退。

8、按時(shí)間、內(nèi)容、部門(mén)、名稱(chēng)等內(nèi)容分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。

9、根據(jù)存檔時(shí)間及存檔的必要性對(duì)文件進(jìn)行銷(xiāo)毀，需上報(bào)公司簽字批準(zhǔn)，按照文件管理制度進(jìn)行處理。

第三條 文件管理流程設(shè)計(jì)

1、內(nèi)部文件管理流程：起草文件→審查編號(hào)→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔

2、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷(xiāo)毀

3、借閱流程：提出申請(qǐng)，辦理手續(xù)→批準(zhǔn)→借閱→清退→文件存檔→文件銷(xiāo)毀

2、文書(shū)管理制度 第一條 管理要點(diǎn)

1、為確保文書(shū)制發(fā)、處理、管理工作順利進(jìn)行，保證公司內(nèi)部資料的安全性、完整性，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率，充分發(fā)揮文書(shū)在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。

2、文書(shū)管理范圍包括：一般性文書(shū)（通知、公告、提案意見(jiàn)、會(huì)議紀(jì)要、總結(jié)匯編）、發(fā)文文書(shū)（學(xué)習(xí)資料、各類(lèi)簡(jiǎn)報(bào)）、宣傳資料、各類(lèi)應(yīng)存檔的圖表、其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)文書(shū)資料。

3、除通知外，一般性文書(shū)沒(méi)有固定的格式，但必須標(biāo)有頁(yè)眉頁(yè)腳，文本內(nèi)容可根據(jù)文書(shū)具體內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整。

4、根據(jù)文書(shū)性質(zhì)進(jìn)行編號(hào)整理，定期對(duì)文書(shū)進(jìn)行歸檔整理，保持紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。第二條 制度規(guī)范

1、根據(jù)公司實(shí)際需要及上級(jí)安排，起草編寫(xiě)內(nèi)部公開(kāi)文書(shū)，張貼公示學(xué)習(xí)。

2、按照文書(shū)管理范圍，發(fā)文根據(jù)需要填寫(xiě)《發(fā)文簿》，所有文書(shū)原稿均分類(lèi)存檔備查。

3、按時(shí)間、內(nèi)容等降序排列，整理歸檔，堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔相結(jié)合，對(duì)照編號(hào)列出整理清單。

4、根據(jù)文書(shū)的時(shí)效性和保存的價(jià)值性，對(duì)文書(shū)進(jìn)行整理銷(xiāo)毀；須上級(jí)審批同意，方可銷(xiāo)毀。

5、若發(fā)現(xiàn)文書(shū)丟失，辦公室人員必須查明原因，如實(shí)向公司經(jīng)理報(bào)告，若未查明原因，則由辦公室負(fù)責(zé)承擔(dān)。

第三條 流程設(shè)計(jì)

起草文書(shū)→填寫(xiě)《發(fā)文簿》(需要時(shí))→張貼→存檔→更新目錄(紙質(zhì)檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷(xiāo)毀

3、檔案管理制度 第一條 管理要點(diǎn)

1、為了維護(hù)檔案的真實(shí)性和可查閱性，使檔案管理更科學(xué)、更專(zhuān)業(yè)，及時(shí)分類(lèi)、整理、編輯、傳遞文書(shū)資料，提高檔案管理質(zhì)量與效率。

2、檔案管理范圍：公司各類(lèi)證照及各類(lèi)文件、文書(shū)資料、其他應(yīng)存檔的信息資料。

3、根據(jù)文書(shū)整理和文件整理編號(hào)，對(duì)對(duì)應(yīng)資料進(jìn)行相應(yīng)的歸檔、整理、備注，并存入專(zhuān)門(mén)的檔案文件柜保管。第二條 制度規(guī)范

1、應(yīng)歸檔的文件、材料由辦公室人員負(fù)責(zé)收集，份數(shù)齊全，包括附件、批復(fù)、定稿等。

2、所有歸檔文書(shū)材料經(jīng)過(guò)初步整理，根據(jù)時(shí)間先后順序再按同一項(xiàng)目文書(shū)材料集中整理，并貼上標(biāo)簽。

3、堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合，對(duì)照編目，列出清單。

4、各部門(mén)需借閱相關(guān)檔案，須由公司經(jīng)理簽字，審核通過(guò)后方可借閱，不得抄錄、復(fù)制或借出。

5、檔案管理人員必須遵守保密規(guī)定，履行保密手續(xù)，特別是員工個(gè)人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。

6、檔案接收、移交，必須根據(jù)檔案管理制度嚴(yán)格做好記錄。第三條 流程設(shè)計(jì)

根據(jù)文件、文書(shū)目錄整理需要?dú)w檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閱→清退

(二)辦公用品管理制度 第一條 管理要點(diǎn)

1、為了加強(qiáng)辦公用品管理，規(guī)范辦公用品管理各項(xiàng)程序，節(jié)約辦公經(jīng)費(fèi)，提高利用效率。

2、辦公用品管理人員負(fù)責(zé)辦公用品的處理和管理工作，權(quán)責(zé)一致嚴(yán)格要求，無(wú)私自挪用現(xiàn)象。

3、辦公用品保管實(shí)行“日清月結(jié)，出入庫(kù)等量、年終查存統(tǒng)計(jì)”原則。

4、辦公用品的采購(gòu)，應(yīng)進(jìn)行多方比較，保證性?xún)r(jià)比和質(zhì)量，擇優(yōu)選用，合理開(kāi)支。

第二條 制度規(guī)范

1、公司辦公用品的采購(gòu)、保管、發(fā)放和辦公設(shè)備的入庫(kù)登記由辦公室全權(quán)負(fù)責(zé)。

2、辦公用品購(gòu)置應(yīng)遵循以下程序：每月27號(hào)之前各部門(mén)將所需辦公用品報(bào)至辦公室，行政辦公室根據(jù)各部門(mén)的需求計(jì)劃和月末辦公用品清算單中的物品實(shí)際庫(kù)存和用量，做出采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)部門(mén)主管批準(zhǔn)，財(cái)務(wù)部簽字后方可采購(gòu)。對(duì)急用品的采購(gòu)，可根據(jù)具體實(shí)際進(jìn)行靈活處理，但必須經(jīng)部門(mén)主管批準(zhǔn)。

3、根據(jù)物品所屬類(lèi)別，對(duì)辦公用品進(jìn)行及時(shí)出入庫(kù)登記，注明名稱(chēng)、數(shù)量、規(guī)格、單價(jià)、出入庫(kù)時(shí)間等，做到賬物相符。

4、各部門(mén)申領(lǐng)的辦公用品需及時(shí)發(fā)放，并做好填表記錄；因特殊情況急需領(lǐng)用未填表登記，事后須及時(shí)補(bǔ)填。

5、任何人未經(jīng)允許不得進(jìn)入辦公用品管理室，不得私自挪用辦公用品。

6、辦公用品管理人員負(fù)責(zé)收發(fā)入、離職人員的辦公用品。

7、辦公室建立公司固定資產(chǎn)總賬，每年進(jìn)行一次匯總普查。

8、管理員定期對(duì)辦公用品進(jìn)行盤(pán)查，核實(shí)庫(kù)存，保證出入庫(kù)等量。

第三條 管理流程設(shè)計(jì)

編制《需求計(jì)劃表》 審批 采購(gòu) 入庫(kù)登記 發(fā)放 編制需求計(jì)劃 統(tǒng)計(jì)申購(gòu)情況 月末清算匯總 出庫(kù)登記

（三）、圖書(shū)管理制度 第一條 管理要點(diǎn)

1、為了讓大家有一個(gè)良好的借閱環(huán)境、快捷的辦理手續(xù)，規(guī)范圖書(shū)管理工作。

2、圖書(shū)管理人員嚴(yán)格按照制度中規(guī)定準(zhǔn)時(shí)到崗，服務(wù)到位，保證借還流程有序進(jìn)行。

3、根據(jù)圖書(shū)類(lèi)別，對(duì)圖書(shū)進(jìn)行編號(hào)，并制作目錄卡以備員工查閱。

第二條 制度規(guī)范

1、各部門(mén)可根據(jù)實(shí)際工作需要，申請(qǐng)申購(gòu)圖書(shū)。

2、按照各部門(mén)的實(shí)際需求申購(gòu)圖書(shū)，辦公室每季度負(fù)責(zé)采購(gòu)圖書(shū)1-2次。

3、對(duì)所有圖書(shū)進(jìn)行分類(lèi)整理，貼上類(lèi)別標(biāo)簽并編號(hào)登記，注明購(gòu)進(jìn)日期、作者、出版社及其他有必要的項(xiàng)目。

4、按照規(guī)定時(shí)間借閱圖書(shū)、歸還圖書(shū)；借閱期滿(mǎn)，未按時(shí)辦理續(xù)借手續(xù)經(jīng)通知仍未還書(shū)者，按照規(guī)定進(jìn)行懲處。

5、借書(shū)人員妥善保管好圖書(shū)，不得在書(shū)中圈點(diǎn)、畫(huà)線、涂寫(xiě)，如嚴(yán)重?fù)p害或丟失圖書(shū)，需做出相應(yīng)的賠償，丟失圖書(shū)者全額賠償。

6、圖書(shū)管理員定期對(duì)圖書(shū)進(jìn)行清點(diǎn)，如遇圖書(shū)丟失，查明原因，報(bào)部門(mén)主管，按指示行事。

第三條 管理流程設(shè)計(jì)

1、申購(gòu)流程：填寫(xiě)申購(gòu)單→審批→采購(gòu)→圖書(shū)入庫(kù)登記

2、借還流程：查閱圖書(shū)目錄卡→填寫(xiě)借閱單→圖書(shū)卡簽字→圖書(shū)借閱→續(xù)借圖書(shū)，再次填寫(xiě)圖書(shū)借閱單

（四）、會(huì)議管理制度 第一條 管理要點(diǎn)

1、為了提高會(huì)議質(zhì)量，促進(jìn)有效溝通，提高行動(dòng)能力，進(jìn)而規(guī)范會(huì)議管理。

2、根據(jù)公司實(shí)際及具體的情況，確定會(huì)議召開(kāi)的必要性。

3、清楚會(huì)議召開(kāi)目的，合理安排時(shí)間，做到少而精，講究高效原則。

4、會(huì)議負(fù)責(zé)人有效的控制會(huì)議，明確會(huì)議召開(kāi)與否的界限；提高會(huì)議主持人控制會(huì)議進(jìn)程的能力與水平，保證會(huì)議實(shí)效。

5、按照制度規(guī)定，嚴(yán)格會(huì)議管理，參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議，并遵守會(huì)議紀(jì)律。

6、會(huì)議組織者審時(shí)度勢(shì)，明確會(huì)議要點(diǎn)，做好一切準(zhǔn)備工作。第二條 制度規(guī)范

1、收集會(huì)議議題，根據(jù)選定的議題收集會(huì)上所需資料，擬定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)等做好會(huì)議通知工作。

2、會(huì)議主持人負(fù)責(zé)會(huì)議的召開(kāi)并負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)秩序的維護(hù)，行政專(zhuān)員負(fù)責(zé)做好相應(yīng)的會(huì)議記錄。

3、行政專(zhuān)員根據(jù)參會(huì)人員的發(fā)言狀況及相關(guān)事項(xiàng)，及時(shí)整理好會(huì)議記要或者會(huì)議決議，打印并張貼。

4、按照時(shí)間排列，將所有會(huì)議記錄文字資料和電子資料同步整理并歸檔。

5、會(huì)議記錄為公司的機(jī)要檔案，保管人員不得擅自外泄。如需查閱應(yīng)嚴(yán)格按照文書(shū)管理制度規(guī)定執(zhí)行。

第三條 管理流程設(shè)計(jì)

會(huì)前：確定議題、會(huì)上所需資料準(zhǔn)備、通知→會(huì)中：積極參與，做好會(huì)議記錄→會(huì)后：整理會(huì)議記錄→張貼→歸檔整理

（五）、清潔衛(wèi)生管理制度 第一條 管理要點(diǎn)

1、為了營(yíng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境，樹(shù)立公司形象，保證清潔衛(wèi)生管理工作順利進(jìn)行。

2、按照規(guī)定，清潔人員完成所有規(guī)定項(xiàng)目，并達(dá)到相應(yīng)潔凈標(biāo)準(zhǔn)。

3、辦公室管理人員為第一責(zé)任人，管理所有清潔項(xiàng)目并不定時(shí)對(duì)衛(wèi)生進(jìn)行保持與維護(hù)。

第二條 制度規(guī)范

1、清潔區(qū)域包括：辦公區(qū)域、衛(wèi)生間、會(huì)議室、地板及其他納入在內(nèi)的區(qū)域。

2、按照排班安排，輪流打掃清潔，辦公室主任負(fù)責(zé)衛(wèi)生檢查工作。

3、清潔衛(wèi)生實(shí)行衛(wèi)生責(zé)任制，辦公室管理人員負(fù)責(zé)管理辦公室所有區(qū)域的清潔衛(wèi)生，當(dāng)日值日生按時(shí)做好所有的清潔，監(jiān)督者及時(shí)做好相應(yīng)的督察。

4、由辦公室管理員不定時(shí)對(duì)清潔衛(wèi)生進(jìn)行維護(hù)，保證地面整潔，茶水供應(yīng)，洗手間的整潔和衛(wèi)生紙供應(yīng)等工作。

5、值日生在規(guī)定時(shí)間內(nèi)做好所有清潔項(xiàng)目，填寫(xiě)《清潔衛(wèi)生值日表》，監(jiān)督員認(rèn)真核實(shí)，并填寫(xiě)《清潔衛(wèi)生監(jiān)督表》。

第三條 流程設(shè)計(jì)

安排清潔排班→完成清潔項(xiàng)目→填值日表→監(jiān)督檢查→填寫(xiě)監(jiān)督表→辦公室人員執(zhí)行維護(hù)→發(fā)現(xiàn)問(wèn)題→執(zhí)行處理

（六）、日常事務(wù)管理

1、接待管理

第一條 來(lái)客接待是行政事務(wù)的重要組成部分，為使接待工作規(guī)范有序，維護(hù)公司的良好形象，對(duì)接待工作做具體的要求。

第二條 以主動(dòng)、熱情、禮貌為原則，接待人員應(yīng)落落大方，以禮相待。按照接待要求，嚴(yán)格自己要求，做到言行、禮儀規(guī)范。

第三條 接待人員問(wèn)清來(lái)者意圖，引領(lǐng)其見(jiàn)所需見(jiàn)的人員，并奉上茶水，做好一系列的后續(xù)工作。

第四條 流程設(shè)計(jì)：接待來(lái)訪人員→詢(xún)問(wèn)來(lái)意，需要找的人→通知被訪者→引領(lǐng)會(huì)見(jiàn)→奉上茶水→送客→整理客人走后清潔

2、報(bào)刊收發(fā)整理

第一條 辦公室管理人員按照公司實(shí)際需要，訂閱報(bào)刊，做出計(jì)劃預(yù)算，負(fù)責(zé)辦理訂閱的有關(guān)手續(xù)。

第二條 辦公室管理人員負(fù)責(zé)每日收取報(bào)紙并整理放置在公共閱覽資料架上，報(bào)紙、內(nèi)部刊物可隨意閱覽，但不得帶出公司或隨意撕剪，閱畢放回原位。

第三條 任何人不得隨意將公司內(nèi)部刊物挪為他用。第四條 報(bào)紙每周更換一次，所有報(bào)紙每季度處理一次。第五條 流程設(shè)計(jì)：收發(fā)報(bào)刊→整理→放置資料架→定期清理

3、后勤管理

第一條 為了認(rèn)真貫徹公司的各種制度，充分發(fā)揮和調(diào)動(dòng)員工的積極性和主動(dòng)性，根據(jù)實(shí)際嚴(yán)格制度。

第二條 后勤管理分為日常清潔衛(wèi)生管理和考勤登記匯總管理工作。

第三條 辦公室人員負(fù)責(zé)每日的清潔衛(wèi)生監(jiān)督和維護(hù)，及時(shí)提醒值日生和監(jiān)督者做好相應(yīng)工作。

第四條 根據(jù)外出工作人員情況，及時(shí)督促其按時(shí)填寫(xiě)外出工作時(shí)間登記，如實(shí)填寫(xiě)時(shí)間及外出事由。

第五條 辦公室人員每周進(jìn)行一次外出工作時(shí)間統(tǒng)計(jì)，每?jī)芍苓M(jìn)行一次考勤匯總統(tǒng)計(jì)，月末根據(jù)外出工作時(shí)間登記進(jìn)行總的考勤匯總。

第六條 流程設(shè)計(jì)：監(jiān)督→如實(shí)審核→匯總登記→報(bào)表

4、文化宣傳管理

第一條 負(fù)責(zé)公司內(nèi)部文化活動(dòng)的宣傳和落實(shí)工作，同時(shí)負(fù)責(zé)公司外部的宣傳維護(hù)工作。

第二條 根據(jù)需要，及時(shí)收集信息、加工信息，做好信息傳遞工作。

第三條 關(guān)注國(guó)家政策法規(guī)，及時(shí)記錄政策動(dòng)向，制作簡(jiǎn)報(bào)以供學(xué)習(xí)。

第四條 收集與工作有關(guān)的學(xué)習(xí)資料，豐富大家的知識(shí)面，附上簽閱單進(jìn)行進(jìn)度跟蹤。第五條 流程設(shè)計(jì)：獲取信息來(lái)源→編輯整理→張貼→學(xué)習(xí)→存檔

5、其他事務(wù)

第一條 名片制作、收發(fā)傳真等其他事務(wù)。第二條 負(fù)責(zé)公司文書(shū)的打印復(fù)印工作。第三條 負(fù)責(zé)樹(shù)木花卉的養(yǎng)護(hù)工作。

第四條 協(xié)助其他部門(mén)工作，完成上級(jí)交代的其他任務(wù)。附則

第一條 本制度由行政辦公室制定，解釋權(quán)歸辦公室。第二條 本辦法由總經(jīng)理核準(zhǔn)后實(shí)施，修改時(shí)亦同。