第一篇：淺談秘書角色的定位

淺談秘書的角色定位

摘要 進(jìn)入21世紀(jì)，隨著我國改革開放和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的更加深入和信息化時(shí)代的到來，秘書工作者的角色也由傳統(tǒng)向多樣化轉(zhuǎn)變，文章從秘書一詞的定義而引出秘書的角色定位問題，了解社會(huì)對(duì)秘書工作者職業(yè)道德、工作倫理、社交禮儀及辦文、辦事能力的要求以及秘書工作者在與領(lǐng)導(dǎo)相處過程中產(chǎn)生的心理問題作出分析，以便更好的實(shí)現(xiàn)其角色的轉(zhuǎn)化，更好的融入工作環(huán)境，成為一名專業(yè)而成熟的秘書工作者。[ 關(guān)鍵詞] 秘書； 角色；定位

進(jìn)入21世紀(jì)，特別是中國假如WTO后，我國的改革開放和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的更加深入和信息化時(shí)代的到來，社會(huì)對(duì)秘書工作者的要求也隨之提高，而如何成為一名專業(yè)而成熟的秘書人員所需的第一步就是做好秘書的角色定位工作。

在社會(huì)中，有相當(dāng)大一部分人對(duì)秘書的角色存在著錯(cuò)誤的理解，認(rèn)為秘書是領(lǐng)導(dǎo)的高級(jí)保姆，認(rèn)為其不需要專業(yè)的技能，學(xué)會(huì)察言觀色即可，而在現(xiàn)代社會(huì)中，方國雄教授曾經(jīng)在《秘書學(xué)》一書中提到：秘書是領(lǐng)導(dǎo)者，主事者身邊的綜合輔助工作人員和公務(wù)服務(wù)人員，他們以輔助決策、綜合協(xié)調(diào)、溝通信息、辦文、辦事等為主要這能，是領(lǐng)導(dǎo)者的參謀和助手。因此，秘書作為一種特定的社會(huì)角色，不僅有自己重要的工作內(nèi)容，而且有自己獨(dú)立的人格，秘書人員是依靠自己的知識(shí)、能力和勤奮的工作塑造自己的人格形象的，而秘書人員由于處在一個(gè)單位中的中樞位置，要參與單位的許多重要活動(dòng)，秘書人員對(duì)外要聯(lián)系工作，接受文電處理信息等，對(duì)內(nèi)要溝通、協(xié)調(diào)、組織會(huì)議、開展調(diào)研、也可以說是處在一種復(fù)雜的人際關(guān)系的樞紐中，因此有人形容秘書人員應(yīng)該是“眼觀六路，耳聽八方”的這并不是一種夸張，而是秘書工作的真實(shí)寫照，因此如何定位秘書角色成為其關(guān)鍵。而秘書的角色定位要從做人和做事做起。

一、做人

做人首先強(qiáng)調(diào)兩個(gè)方面，分別是人品和人樣，所謂人品就是人的品質(zhì)和道德修養(yǎng)，俗話說：要做事先學(xué)做人，而在職場(chǎng)上強(qiáng)調(diào)的做人的關(guān)鍵環(huán)節(jié)就是職業(yè)道德。秘書人員的職業(yè)道德則顯得尤為重要，秘書是公司服務(wù)的辦公室人員，最關(guān)鍵的是要以公司為榮，為公司效力，為公司盡力，即所謂的“盡仁”、“盡義”、“盡禮”、“盡智”、“盡信”。有了這個(gè)態(tài)度秘書在本職崗位上將是兢兢業(yè)業(yè)，任勞任怨。在這個(gè)社會(huì)中，一旦走上崗位，去扮演一名秘書的角色，就必須民明白自己作為公司的一員，要遵守公司的職業(yè)道德，俗話說:“做一天和尚撞一天鐘”，一個(gè)負(fù)責(zé)任的和尚即使中午要還俗，早上該撞的鐘也不該漏，這就是職業(yè)道德、職業(yè)倫理，也是秘書人員所必須遵守的。如果你是賣瓜的，即便賣的是老板的瓜，既然拿了老板的薪水為他工作，就應(yīng)當(dāng)盡量說瓜甜，即便瓜不甜，也不該當(dāng)著顧客的面說“別買這瓜，其淡如水”。這么說，不是希望每個(gè)人都幫老板去賺不義之財(cái)，也不鼓勵(lì)大家去參加騙人的行當(dāng)，“道不同，不相為謀”“君子絕交，不出惡聲”。你可以因?yàn)槔砟畈煌笕?，最少不能穿著人家的制服，站在人家的屋里，吃這人家的飯，卻砸人家的鍋，也許不少剛走上工作崗位的年輕人年輕氣盛，接受不了這樣的結(jié)果，那么即便是選擇離開也要在位一天，遵守一天，職業(yè)道德是你作為一名秘書人人員走上工作崗位要遵守的第一條游戲規(guī)則，要遵守職業(yè)道德必須做到以下兩個(gè)方面：（一)要遵守職業(yè)道德，必須時(shí)刻維護(hù)公司的利益和顧客的權(quán)益。

（二）要盡忠職守，維護(hù)工作崗位和工作伙伴的權(quán)益，不能吃里扒外，資奸通敵。

其次，在人事問題上我們必須面白自己的身份，秘書職業(yè)只是領(lǐng)導(dǎo)工作的輔助人員，我們不能代替領(lǐng)導(dǎo)作出決策，這是很容易被忽視也是領(lǐng)導(dǎo)很忌諱的問題，所以不掛把你認(rèn)為你的決策是多么正確，領(lǐng)導(dǎo)的決定是多么的荒謬，我們能做的最多的只是在領(lǐng)導(dǎo)作出決策之前盡最大努力的提醒他，而不是你帶他作出決定，即便事實(shí)證明你是對(duì)的，那你也休想再在他身邊待下去了。

劉墉曾在其作品中提到這樣一則例子，張小姐是王經(jīng)理的一名秘書，張經(jīng)理遙望小姐發(fā)一封信給某公司，將其罵一頓，并稱其為騙子，后來張經(jīng)理發(fā)現(xiàn)使自己誤會(huì)了此家公司，要親自過去道歉，王小姐卻說不用了，那封信她沒寄，王經(jīng)理如釋重負(fù)的松了口氣，半晌，突然說“我當(dāng)時(shí)不是叫你立刻發(fā)的嗎？” 張小姐淺笑：“是啊!但我才到您會(huì)后悔，所以壓下了。” “壓了三個(gè)禮拜 ？” “對(duì)啊，您沒想到吧?

“我是沒想到，可是我叫你發(fā)，你怎么能壓，那么我叫你發(fā)南美的那封你也壓了？” “我沒壓，我知道什么該發(fā)什么不該發(fā)…”

“你做主，還是我做主？”王經(jīng)理沉聲問，后來，張小姐被記了一過，后到孫經(jīng)理的辦公室訴苦，希望調(diào)到他的部門，“不急，不急！”孫經(jīng)理笑笑“我會(huì)處理?！备袅藘商欤瑥埿〗惚婚_除了。

我們肯定會(huì)說：明明張秘書挽救了公司，他們非但不感激，還恩將仇報(bào)，對(duì)不對(duì)，那么你錯(cuò)了，正如王經(jīng)理所說-“你做主還是我做主”

假使一個(gè)秘書，可以不聽命令，自由心證的把主管要他發(fā)出去的信壓了三個(gè)禮拜不發(fā)，她豈不是成了主管？如果有這樣的“黑箱作業(yè)”以后交代他做事誰還可以放心？

再進(jìn)一步說，自己部門的事，跑去跟別的主管抱怨，工作的忠誠又在哪里？如果孫經(jīng)理收了她。會(huì)不會(huì)跟王經(jīng)理對(duì)上，孫經(jīng)理會(huì)不會(huì)想“那天她會(huì)不會(huì)有倒伐，跟別人告我一狀？”

所以，你必須明白，在不該佐助的時(shí)候做主，就得付出代價(jià)，還有你無論幫老板管了多少事情，也不論老板多糊涂，甚至依賴你，到了沒你在，他連電話都不會(huì)博的地步，但他畢竟還是你老板，也早該他做主。此外，老板永遠(yuǎn)向著老板，就算工作上對(duì)立，你的魅力也不會(huì)大到讓他為了你與別的老板翻臉，因?yàn)槔习逶诹?chǎng)上也一致，正所謂一個(gè)不忠于自己老板的職員也不會(huì)得到別的老板的欣賞。所謂人樣，也就是職場(chǎng)禮儀。

職場(chǎng)禮儀包括儀容、儀表、儀態(tài)。從你走進(jìn)公司的那天起，你的角色就發(fā)生了轉(zhuǎn)變，你已經(jīng)不再是每天素面朝天

T恤、牛仔、運(yùn)動(dòng)鞋的學(xué)生，也不是每天濃妝艷抹、頭發(fā)五顏六色、大耳環(huán)、穿著暴露隨便的時(shí)髦女郎。作為一名秘書人員，往往是以上司代表和企業(yè)發(fā)言人的身份與外界接觸，秘書的整體形象象征了企業(yè)的形象，因此，塑造一個(gè)良好的秘書形象，不僅給人于好感，而且有助于你的工作和提升公司的信用度。

（一）、儀容

作為一名文秘人員一般不素面朝天，化妝是為了對(duì)自己容貌上的某些缺陷加以彌補(bǔ)，以期揚(yáng)長避短，使自己更加美麗，更為光彩照人。經(jīng)過化妝之后，人們大多可以擁有良好的自我感覺，身心愉快，振奮精神，緩解來自外界的種種壓力，而且可以在人際交往中表現(xiàn)得更加放松，更為自尊、自信，更加瀟灑自如。在社交場(chǎng)合中，通過恰到好處的化妝，可以充分展示自己容貌上的優(yōu)點(diǎn)，維護(hù)自己的形象，反映一個(gè)人對(duì)某種活動(dòng)的重視，因其他人好感，對(duì)他人表示尊重，而優(yōu)雅清淡的淡妝會(huì)增加你的自信心與親和力，更好的與對(duì)方溝通。

（二）、儀表

儀表多指穿衣。服裝被稱為人的“第二肌膚”，其可美化人體，揚(yáng)長避短，展示個(gè)性，反映精神面貌，體現(xiàn)生活情趣，發(fā)揮多種裝飾性功能?？鬃釉?jīng)說過：“人，不可不飾，不飾無貌，無貌不敬，不敬無禮，無禮不立?！逼洹帮棥眲t指服裝，而在一般生活中，別人對(duì)你的第一印象取決于你的服裝，在企業(yè)中，尤其作為一名代表上司與公司形象的秘書人員，在服飾上的要求則更加嚴(yán)格，它是社交取得成功的重要前提，因此，在公司或與外界溝通適應(yīng)船公司規(guī)定的制服、套裝、套裙、工作服等。注重著裝的系統(tǒng)性，整體考慮精心搭配。著裝是整個(gè)部分應(yīng)各個(gè)部分相呼應(yīng)、配合。在整體上盡可能的完美和諧，恪守服裝本身約定俗成的搭配，并且好的職業(yè)服飾應(yīng)具有實(shí)用性、審美性和象征性等職業(yè)服飾的基本特征，能體現(xiàn)人的責(zé)任與義務(wù)，使人產(chǎn)生莊重、自尊的心理，并且利落、大方、干練，更一波的客戶的信任。但此時(shí)必須注意一點(diǎn)，在服裝上也有禁忌，風(fēng)頭切不可蓋過老板，遵守自己的秘書角色。

（三）、儀態(tài)

儀態(tài)，強(qiáng)調(diào)的是坐姿、站姿、及走姿的問題，要做到站有站相，坐有坐姿，行有風(fēng)度，因?yàn)閮x態(tài)是一個(gè)人意識(shí)的直接顯露的直接反映，也是外界對(duì)一個(gè)人的形象、氣質(zhì)、修養(yǎng)判斷的一大方面。因此，作為一名秘書人員，并且是時(shí)時(shí)帶邊上司與公司形象的職業(yè)秘書來說，優(yōu)雅的儀態(tài)顯得尤為重要，在很多時(shí)候，它甚至?xí)且还P生意成敗的決定因素，收起你自以為耍酷、另類、帥氣的姿態(tài)將肆無忌憚的大笑變成優(yōu)雅的微笑，優(yōu)雅的儀態(tài)會(huì)讓你在與外界的溝通和社交上大大提分，增加你的魅力與親和力，增加你業(yè)務(wù)成功的幾率。

二、做事

做事即在企業(yè)中的辦事能力，隨著時(shí)代發(fā)展的要求，對(duì)秘書要求掌握的技能也越來越嚴(yán)格，因此一名合格的秘書人員必須具備以下基本能力：

（一）、寫作能力（辦文能力）

辦文在秘書工作中主要指文稿的撰擬、運(yùn)行及保管利用，因此寫作成了秘書工作極為重要的內(nèi)容，即使在信息化時(shí)代的今天。并且要求秘書在撰文的基礎(chǔ)上學(xué)會(huì)網(wǎng)絡(luò)化的文字處理技術(shù)，采用以計(jì)算機(jī)為主要工具的秘書辦文也是領(lǐng)導(dǎo)和管理者不可缺少的輔助環(huán)節(jié)。秘書撰文應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

1、明卻自己代筆者的地位，明確表明組織或領(lǐng)導(dǎo)意圖，不摻雜個(gè)人情感。

2、準(zhǔn)確使用規(guī)范文種，選用恰當(dāng)?shù)奈捏w種類并嚴(yán)格按照其格式要求草擬成文。

3、要選用準(zhǔn)確莊重的語言表達(dá)，并且充分考慮到領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人風(fēng)格及現(xiàn)場(chǎng)氛圍。

4、要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求反復(fù)修改。

5、要一據(jù)可靠，禁止違法。

只有這樣，才能不辜負(fù)領(lǐng)導(dǎo)與組織對(duì)執(zhí)筆秘書的信任。

（二）、執(zhí)行能力

執(zhí)行能力在秘書的工作中主要表現(xiàn)為辦事與辦會(huì)能力。

1、辦會(huì)

辦會(huì)是秘書的一項(xiàng)經(jīng)常性工作，不僅要求能夠操辦具體的會(huì)務(wù)工作，而且還要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖擬定大中型會(huì)議的籌備計(jì)劃，具有組織會(huì)務(wù)工作有序進(jìn)行的管理和協(xié)調(diào)能力，作為一名剛走上工作崗位的秘書人員，應(yīng)虛心向本單位的老職工學(xué)習(xí)，掌握會(huì)務(wù)管理技巧，諸如會(huì)前擬定會(huì)議籌辦方案和應(yīng)急方案；檢查審核會(huì)議狀況并及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)溝通；匯中隊(duì)會(huì)議進(jìn)展、經(jīng)費(fèi)使用的監(jiān)督及對(duì)突發(fā)事件的處理；會(huì)后對(duì)會(huì)議的總結(jié)等等。

2、辦事

辦事是秘書的重要任務(wù)，要高效周密的按程序辦理日常辦公事務(wù)。如:辦公室環(huán)境管理、辦公室日常事務(wù)管理、辦公用品和設(shè)備管理及信息管理。還要忠誠可靠、不折不扣的完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)和協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理各種突發(fā)事件。領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排往往是秘書的重要工作內(nèi)容，此項(xiàng)工作需要較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力和總結(jié)工作的經(jīng)驗(yàn)。在管理信息網(wǎng)絡(luò)中，秘書往往處于樞紐位置，需要敏銳的洞察和敏捷的分析綜合能力，是上司得到一手的有效信息，便與其做出正確的決策，要有效的進(jìn)行人機(jī)配合具體操作管理信息系統(tǒng)的運(yùn)作。

在秘書辦事過程中，秘書人員要隨時(shí)接受指派去完成臨時(shí)交辦的工作，這就要求其準(zhǔn)確、規(guī)范、有序的完成交辦事項(xiàng)，并且積極、靈活、機(jī)敏、準(zhǔn)確把握辦事原則和領(lǐng)導(dǎo)意圖。此外，秘書必須具有綜合性管理知識(shí)和綜合辦公能力，熟練掌握打字、速記、電腦操作、辦公室軟件、音響設(shè)備等專門技術(shù)，只有這樣秘書在組織運(yùn)轉(zhuǎn)中才能發(fā)揮應(yīng)有作用。

從執(zhí)行能力看，其共組內(nèi)容都是具體而瑣細(xì)的，其作用在于減輕領(lǐng)導(dǎo)者的事務(wù)工作負(fù)擔(dān)，要有熟練的辦公技巧，接待、應(yīng)對(duì)電話等方面的技巧，還要有良好的服務(wù)態(tài)度和敬業(yè)精神，注重禮儀，善于處理人際關(guān)系。

（三）、溝通能力

成功溝通是秘書開展工作的基礎(chǔ)，是人際環(huán)境產(chǎn)生活力的源泉，也是形成企業(yè)凝聚力的根本。而秘書的輔助性工作大多涉及辦文、辦事辦會(huì)，其具體的工作必須從有效的溝通開始，由此看來，秘書的溝通對(duì)象不外乎三種：上司、同事和客戶。秘書以上司溝通時(shí)應(yīng)在日常工作中摸清領(lǐng)導(dǎo)的脾氣、性格，尋找拾到的溝通方法，投其所好，但必須尊重領(lǐng)導(dǎo)的身份，尊重但不吹捧，請(qǐng)示但不過分依賴，主動(dòng)但不越權(quán)。

秘書與同時(shí)溝通有助于營造公司同事之間真的有好和諧信賴關(guān)系形成和諧的工作氛圍，因此要關(guān)心同事，不輕視嘲諷同事。

與客戶溝通時(shí)要學(xué)會(huì)區(qū)分和確認(rèn)不同的客戶及其需求，及時(shí)發(fā)現(xiàn)客戶需要。

三、最后，秘書人員雖時(shí)常陪領(lǐng)導(dǎo)外出，但更多的時(shí)間是在平凡的崗位上默默無聞的工作，秘書工作的內(nèi)容不僅十分繁苦，無名無利，如果想成為一名合格的秘書人員，必須具備良好的心理品質(zhì)和良好的素質(zhì)修養(yǎng)，吃苦耐勞，甘當(dāng)配角，敢做無名英雄，否則是不會(huì)干好這項(xiàng)工作的。

作為一名文秘專業(yè)的學(xué)生，面對(duì)嚴(yán)酷的就業(yè)壓力，我們必須學(xué)會(huì)如何定位自己的秘書角色，成為一名專業(yè)而成熟的秘書工作者。

第二篇：秘書的角色定位

（淺論）秘書的角色定位

摘要：當(dāng)前，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)及現(xiàn)代科技的迅猛發(fā)展，秘書人員所面臨的挑戰(zhàn)越來越多。面臨新形勢(shì)，我們秘書怎樣才能更好地承擔(dān)起參與處理事務(wù)和為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)的職能，真正起到秘書的作用？我認(rèn)為很重要的一個(gè)方面就是要具備正確的角色定位。關(guān)鍵詞：角色

角色定位

培養(yǎng)

對(duì)于秘書這個(gè)詞，目前還沒有一個(gè)明確的表述，但民間卻有著各家之說。狹義的秘書定義是：“專門從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實(shí)施服務(wù)的人員”。廣義的秘書定義是：“位居領(lǐng)導(dǎo)人身邊或領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)中樞，從事辦公室事務(wù)，辦理文書，聯(lián)系各方，保證領(lǐng)導(dǎo)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)，直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的助手”。領(lǐng)導(dǎo)工作少不了秘書,而要做好一個(gè)秘書就必須順利完成領(lǐng)導(dǎo)交給的各項(xiàng)工作。了解秘書職責(zé)，注重培養(yǎng)秘書的角色定位，加深秘書對(duì)自己的認(rèn)識(shí)，對(duì)開發(fā)自身潛能，促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)，改善機(jī)關(guān)作風(fēng)，提高辦公效率，都具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義和理論意義。

（一）秘書角色定位的概念

秘書角色定位是指基于角色知覺對(duì)秘書在社會(huì)組織中扮演角色的衡量和確定。秘書角色定位因指向的不同而包括兩方面的內(nèi)容：一是個(gè)體自身的角色定位，二是組織或領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書角色的定位，這種定位更多以角色期待和組織具體的角色規(guī)范呈現(xiàn)。

一個(gè)秘書能否經(jīng)常意識(shí)到自己是“秘書”，意識(shí)到社會(huì)對(duì)秘書角色的期待，是能否進(jìn)入秘書角色、適應(yīng)崗位的關(guān)鍵。因此，秘書的角色定位是秘書人員對(duì)秘書角色的心理體驗(yàn)，是秘書工作活動(dòng)中的心理活動(dòng)。淡化和削弱了這種心理活動(dòng)，秘書人員就無法發(fā)揮秘書自身的主觀能動(dòng)作用，只能做一個(gè)機(jī)械履行秘書職能的“機(jī)器”，不可能成為一個(gè)優(yōu)秀乃至卓越的秘書。例如人家說秘書是領(lǐng)導(dǎo)的“高級(jí)保姆”這就貶低秘書工作，工作性質(zhì)誤判；秘書是“花瓶擺設(shè)”這就輕視了秘書的工作。

因此，一名優(yōu)秀的秘書人員，不僅應(yīng)具備良好的職業(yè)素質(zhì)，擁有熟練的操作技巧，正確的角色定位更是有助于秘書在工作中獲得“事半功倍”的效果。因?yàn)槊貢刻煲幚淼氖虑楹芏?，要接觸的人也很多，只有端正了態(tài)度，擺正了位置，定位正確的角色，才不至于犯“角色錯(cuò)位”的錯(cuò)誤，才能在紛繁復(fù)雜的人和事中做到忙而不亂、從容應(yīng)對(duì)，才能更好地為領(lǐng)導(dǎo)提供及時(shí)、準(zhǔn)確、高效的服務(wù)。

（二）秘書角色定位的過程

秘書的角色定位是一個(gè)動(dòng)態(tài)發(fā)展的過程。隨著秘書角色的持續(xù)扮演，在秘書與角色情境不斷碰撞與互動(dòng)的過程中秘書通常要經(jīng)歷角色知覺、角色初始定位、角色沖突、角色再知覺、角色再定位等反復(fù)循環(huán)的五個(gè)環(huán)節(jié)。

1、秘書的角色知覺

秘書的角色知覺指的是秘書對(duì)其承擔(dān)角色在組織中所處的位置、其社會(huì)地位以及由此規(guī)定的職責(zé)的認(rèn)識(shí)和判斷。秘書的角色知覺不只作用于秘書對(duì)規(guī)定性內(nèi)容的認(rèn)識(shí)，通常在進(jìn)入組織具體擔(dān)當(dāng)這一角色時(shí)，秘書必然需要思考這些問題：組織或領(lǐng)導(dǎo)需要我做什么；角色賦予我什么；我在組織中處于怎樣的位置、占有怎樣的地位；我應(yīng)該做什么等等。

秘書角色的定位不但包括對(duì)常規(guī)性內(nèi)容的認(rèn)識(shí)，也包括對(duì)特定任務(wù)及情境下秘書角色的衡量與確定。然而，實(shí)際應(yīng)用中對(duì)特定任務(wù)及情境的角色知覺往往容易不加區(qū)別地被常規(guī)工作中形成的慣性思維所取代，角色行為也往往表現(xiàn)為慣性使然的行為，從而導(dǎo)致角色偏離。因此在特定任務(wù)及情境下對(duì)秘書角色加以衡量與確定時(shí)一定要注意防止慣性思維，形成不同任務(wù)不同情境下秘書應(yīng)起不同作用有不同角色表現(xiàn)的意識(shí)。

2、秘書的角色初定位

秘書的角色初定位，是秘書基于初步的角色認(rèn)知，結(jié)合組織常規(guī)的工作情境，對(duì)其承擔(dān)角色的組織地位、職責(zé)內(nèi)容、行為規(guī)范等基本內(nèi)容的初步確定。每個(gè)人遇到的工作、扮演的角色都不盡相同，就像世界升沒有兩片相同的葉子一樣，就算相同的工作崗位，都需要從自身實(shí)際包括個(gè)性特征、知識(shí)能力素養(yǎng)，自身的興趣愛好與職業(yè)理想來定位。這些都具有鮮明的個(gè)體差異性，所以自身實(shí)際切實(shí)地影響著秘書的角色定位，都是秘書角色定位過程的重要因素，無論是秘書對(duì)自身進(jìn)行角色定位還是組織對(duì)特定秘書的角色定位都不可忽略秘書的自身實(shí)際。

3、秘書的角色沖突

角色沖突是指當(dāng)一個(gè)人扮演一個(gè)角色或同時(shí)扮演幾個(gè)不同的角色時(shí)，內(nèi)心產(chǎn)生的矛盾與 沖突。角色沖突大體可以分為兩類：角色間沖突和角色內(nèi)沖突。角色間沖突和角色內(nèi)沖突。角色間沖突是指一個(gè)人所擔(dān)任的不同角色之間發(fā)生的沖突。角色內(nèi)沖突，是指同一個(gè)角色，由于社會(huì)上人們對(duì)其期望與要求的不一致，或者角色承擔(dān)者本人對(duì)這個(gè)角色的理解的不一致，而在角色承擔(dān)者內(nèi)心產(chǎn)生的一種矛盾與沖突。

自身期望的角色定位和現(xiàn)實(shí)的工作有一定的偏差，在現(xiàn)實(shí)生活中對(duì)事業(yè)滿懷憧憬，面對(duì)的卻是大量瑣碎事務(wù)的秘書大有人在，秘書遭遇這種角色沖突是非常普遍的。

4、秘書的角色再知覺

秘書的角色再知覺指的是秘書來到企業(yè)，通過一定時(shí)間的角色互動(dòng)后，對(duì)其承擔(dān)角色進(jìn)一步的認(rèn)識(shí)和判斷。秘書的角色再知覺受時(shí)間階段、情境、個(gè)體主導(dǎo)的影響。是個(gè)體對(duì)不同階段情境下角色的認(rèn)識(shí)和判斷。

5、秘書的角色再定位

秘書角色再定位是秘書角色再知覺的必然結(jié)果。經(jīng)過對(duì)秘書角色認(rèn)識(shí)與判斷的進(jìn)一步調(diào)整，秘書重新確定自己在組織中的位置、應(yīng)發(fā)揮的作用、工作的職責(zé)等。從而完成秘書角色的再一次定位。

在定位的時(shí)候，要考慮到自身能力的問題，在工作中要不斷的學(xué)習(xí)充實(shí)自身，角色的定位應(yīng)該有次序的，要一步一個(gè)腳印，在定位的角色不一定要優(yōu)于之前的角色，最重要的就是還要根據(jù)情景、崗位、自身素質(zhì)來定位。

（三）秘書角色定位應(yīng)注意的角色與情景規(guī)則（不同的舞臺(tái)、不同的角色需求）

1、分析常規(guī)環(huán)境，定位角色

通過對(duì)秘書所服務(wù)的特定的組織和特定組織具體的工作環(huán)境的分析，把握環(huán)境對(duì)秘書的角色規(guī)定從而定位角色。

2、分析特定關(guān)系，定位角色

同一個(gè)角色在不同的關(guān)系中具有不同的角色要求。分析關(guān)系，定位角色，就是區(qū)分不同關(guān)系，確定秘書在特定關(guān)系中特定的角色位置，從而啟用符合這個(gè)角色位置的行為模式。

3、分析任務(wù)情景，明確角色任務(wù)

分析情景，明確角色任務(wù)就是要求通過對(duì)時(shí)間、地點(diǎn)、事件的特性加以分析，把握特定任務(wù)情景下自身的角色職責(zé)與角色規(guī)范。

（四）定位后的自我提升

要對(duì)自身的能力進(jìn)行不斷地提升，要不斷的修正對(duì)角色的認(rèn)知，提升角色的能力，提升個(gè)人的素質(zhì)、職業(yè)道德修養(yǎng)，培養(yǎng)多元化發(fā)展的角色，使秘書的角色知覺合理，角色定位更準(zhǔn)確。

（五）現(xiàn)代職業(yè)秘書應(yīng)定位的幾種角色

概括地說，秘書的基本角色就是領(lǐng)導(dǎo)的助手，基本職責(zé)和作用是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)開展領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)和商務(wù)活動(dòng)，實(shí)行組織、和社會(huì)管理。秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系是秘書最重要、最基礎(chǔ)的社會(huì)關(guān)系。秘書在工作中所承擔(dān)的角色，體現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)中及秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系中，具體表現(xiàn)為：

1、領(lǐng)導(dǎo)的助手。

協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理事務(wù)，在領(lǐng)導(dǎo)的授意下處理事務(wù)。

2、領(lǐng)導(dǎo)的幫手。

秘書可以處理在單位領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)發(fā)生的有關(guān)部門活動(dòng)。為領(lǐng)導(dǎo)解決，協(xié)助

3、領(lǐng)導(dǎo)做重要的事。

讓領(lǐng)導(dǎo)從龐雜的事務(wù)中脫身，有更多時(shí)間開展領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)和決策思考,秘書是領(lǐng)導(dǎo)的咨詢?nèi)藛T和決策參謀。秘書的思維往往是領(lǐng)導(dǎo)思維的前導(dǎo)和補(bǔ)充。

4、政策活動(dòng)中的紐帶。

在上級(jí)與平級(jí)、下級(jí)，在領(lǐng)導(dǎo)與員工的關(guān)系中，秘書是傳達(dá)文件和溝通的關(guān)鍵。秘書負(fù)責(zé)溝通政務(wù)渠道，加強(qiáng)聯(lián)系，使上情下達(dá)，下情上傳，起到橋梁和紐帶的作用。

5、決策中的監(jiān)督員。

在領(lǐng)導(dǎo)的決策、決定頒布實(shí)施以后，秘書具有負(fù)責(zé)檢查、督辦、催辦落實(shí)的義務(wù)和權(quán)利。

6、領(lǐng)導(dǎo)的資料庫。

秘書具有搜集、掌握、儲(chǔ)存經(jīng)濟(jì)、行政、社會(huì)方面的信息，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提供必要的信息，管理單位的檔案和文書，保管與工作相關(guān)資料的責(zé)任。

7、領(lǐng)導(dǎo)的隨員和具體事務(wù)的組織者。

秘書是領(lǐng)導(dǎo)的組織者，在正式活動(dòng)場(chǎng)合要做好領(lǐng)導(dǎo)的隨員，在公關(guān)形態(tài)的表現(xiàn)中領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)和事務(wù)活動(dòng)，比如：宴請(qǐng)、接待來訪、應(yīng)酬等。

總而言之,一個(gè)秘書想要干好自己的工作，首先必須清楚自己所擔(dān)任角色的社會(huì)地位、身份及行為，必須深刻了解自己的角色本質(zhì)，才能在頭腦中形成一個(gè)秘書角色的立體形象，而秘書角色定位具有主觀能動(dòng)性能夠駕馭其他心理活動(dòng)的特殊功能。秘書角色定位是對(duì)自己所處的地位以及由地位所規(guī)定的社會(huì)職責(zé)的感知與認(rèn)識(shí)自己周圍人的種種角色關(guān)系的理解與協(xié)調(diào)。秘書的角色定位是做好秘書工作的關(guān)鍵所在，在現(xiàn)實(shí)的秘書工作中，只有把握秘書的角色特征，深入分析秘書角色定位并培養(yǎng)秘書角色意識(shí)，才能充分地發(fā)揮秘書人員的主觀能動(dòng)性，才能定位正確的角色，從而成為優(yōu)秀的秘書工作者，塑造良好的秘書人員形象。

第三篇：論高校教學(xué)秘書的角色定位和素質(zhì)

論高校教學(xué)秘書的角色定位和素質(zhì)

高校教學(xué)管理規(guī)范化是高校規(guī)范教學(xué)管理、提高教學(xué)質(zhì)量的必然要求。如何做好教學(xué)管理工作,是高校教學(xué)管理者必須研究的重要課題。而想要做好教學(xué)管理工作，首先要建立一支素質(zhì)好、能力強(qiáng)的教學(xué)管理隊(duì)伍,這是是實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)管理規(guī)范化的關(guān)鍵。教學(xué)管理隊(duì)伍素質(zhì)的高低，不僅直接關(guān)系到教學(xué)水平、教學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)效益的高低,甚至關(guān)系到學(xué)校今后的生存和發(fā)展。因此，要選拔工作能力強(qiáng)、有事業(yè)心、責(zé)任感、踏實(shí)肯干的管理干部充實(shí)該隊(duì)伍。

作為一名教學(xué)秘書，應(yīng)該是高校教學(xué)管理隊(duì)伍的重要組成部分，通過一定的組織形式、管理手段使教學(xué)活動(dòng)達(dá)到預(yù)定目標(biāo)的過程，在高校教學(xué)管理規(guī)范化中起著重要而特殊的作用。他們是基層管理者、組織協(xié)調(diào)者、檢查監(jiān)督者,也是管理本院、系教學(xué)教務(wù)工作的得力助手，從組織、落實(shí)教學(xué)計(jì)劃到協(xié)調(diào)配置教學(xué)資源這些方面都起著橋梁作用，同時(shí)也是學(xué)校教務(wù)處、教師、學(xué)生及相關(guān)部門聯(lián)系的紐帶。教學(xué)秘書的職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力直接影響著學(xué)校的教學(xué)管理水平、管理效率和教學(xué)質(zhì)量。他們既是管理者又是服務(wù)者，是教學(xué)工作正常進(jìn)行的保證。在教學(xué)管理系統(tǒng)中發(fā)揮著重要作用。因此教學(xué)秘書的業(yè)務(wù)水平與基本素質(zhì)直接影響到教學(xué)管理規(guī)范化的水平。本文強(qiáng)調(diào)教學(xué)秘書必須適應(yīng)現(xiàn)今信息化教學(xué)管理的新形勢(shì)，從基本能力和專業(yè)能力方面不斷地完善自己，并提出了提高教學(xué)秘書素質(zhì)的具體措施。

近年來，隨著各高校的擴(kuò)大招生，大力引進(jìn)師資，學(xué)校對(duì)教學(xué)管理工作的要求逐漸完善，要求效率不斷提高，教學(xué)秘書想要提高自身綜合素質(zhì)來適應(yīng)現(xiàn)今信息化教學(xué)管理的新形勢(shì)，首先要了解自身工作的特點(diǎn)，要具有創(chuàng)新精神和求實(shí)作風(fēng)，這樣才能面對(duì)繁雜的工作游刃有余，從而提高工作的效率。以下為本人總結(jié)的部分觀點(diǎn)。

1．服務(wù)性

教學(xué)秘書承擔(dān)著向全系教師宣傳系部、學(xué)院及上級(jí)主管部門所制定的各項(xiàng)規(guī)章制度的職能，同時(shí)也負(fù)責(zé)向全系教師傳達(dá)各類教學(xué)管理文件、主動(dòng)征求和虛心聽取教師對(duì)學(xué)院教學(xué)管理工作的意見和建議、及時(shí)反饋信息和意見等工作，所以說教學(xué)秘書是上情下達(dá)、下情上達(dá)的服務(wù)者，這里教學(xué)秘書服務(wù)的對(duì)象都是有思想、有知識(shí)的人，他們的年齡、職稱、性格、地域等都會(huì)有所不同，面對(duì)這些不同的教師和學(xué)生，都使教學(xué)秘書的服務(wù)對(duì)象有了特殊性，服務(wù)的難度加大。由于教師和學(xué)生是學(xué)校的主體，因此，教學(xué)秘書的工作必須建立在真心誠意服務(wù)的基礎(chǔ)上，急教師所急，解學(xué)生所難，任勞任怨，全心全意為教師和學(xué)生服務(wù)。

2．管理性

教學(xué)秘書從事的是對(duì)教學(xué)計(jì)劃實(shí)施過程中的常規(guī)管理，包括教學(xué)運(yùn)行管理、教學(xué)例行管理和教學(xué)檔案管理，它的主要目的是維持正常的教學(xué)秩序。教學(xué)秘書從每學(xué)期的開學(xué)初至期末，始終圍繞著教學(xué)，負(fù)責(zé)處理具體的教學(xué)事務(wù)，從而保證教學(xué)活動(dòng)正常、有序的開展。

3．責(zé)任性

教學(xué)秘書工作是一項(xiàng)對(duì)責(zé)任心要求非常高、容易出現(xiàn)責(zé)任事故、又很難出成績的工作。這項(xiàng)工作瑣碎、繁雜、事多，必須認(rèn)真負(fù)責(zé),稍有不慎就會(huì)影響到教學(xué)秩序，甚至造成教學(xué)事故。所以，基于這樣一個(gè)責(zé)任性的特點(diǎn)，要求教學(xué)秘書要始終保持認(rèn)真仔細(xì)、一絲不茍的精神，事事具有高度的責(zé)任心，以保證教學(xué)工作的正常進(jìn)行。

4．原則性

教學(xué)秘書工作雖平凡，卻是一項(xiàng)原則性很強(qiáng)的工作，在工作過程中，難免遇到這樣或那樣的問題，這就要求教學(xué)秘書要嚴(yán)格按規(guī)章制度辦事，實(shí)事求是，冷靜客觀地反映和處理問題 ,原則性與靈活性相結(jié)合，既要維護(hù)學(xué)院的權(quán)威和規(guī)章制度的嚴(yán)肅性，又要做到公平公正和公開，使領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生信賴，放心和滿意。5．繁雜性

從工作的內(nèi)容來看，教學(xué)秘書工作幾乎涉及全院教學(xué)管理的各個(gè)方面，范圍廣，工作量大，具有繁雜性的特點(diǎn)。既有常規(guī)性的教學(xué)管理工作，又有突發(fā)性的教學(xué)異常情況，工作面面俱到，繁瑣而復(fù)雜。這就要求教學(xué)秘書面對(duì)多樣和繁雜的工作，能溝通協(xié)調(diào)，合理安排，使得每一項(xiàng)工作都順暢、正常的進(jìn)行。

6．形象性

教學(xué)秘書工作與其它各相關(guān)部門有著密切的聯(lián)系，擔(dān)當(dāng)著上傳、下達(dá)，聯(lián)系全院各相關(guān)部門的重?fù)?dān)。所以，教學(xué)秘書的言行和工作作風(fēng)代表著系部的整體形象。這就要求教學(xué)秘書不僅要作風(fēng)正派、言行穩(wěn)重、落落大方，而且還要體現(xiàn)出積極向上的良好工作作風(fēng)和較強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力，在工作和各項(xiàng)活動(dòng)中都要起到表率作用。

教學(xué)秘書在高校整體工作中具有非常重要的作用，切切實(shí)的認(rèn)識(shí)自身，對(duì)自身工作有深刻的認(rèn)識(shí)和正確的理解，這對(duì)進(jìn)一步做好教學(xué)秘書工作，具有非常重要的意義。同時(shí)，我們也能從工作的特點(diǎn)以及針對(duì)性總結(jié)對(duì)教學(xué)秘書自身綜合素質(zhì)的要求。

首先，教學(xué)秘書工作的重要性要求教學(xué)秘書必須時(shí)刻保持高度的責(zé)任心和事業(yè)心。竭盡所能將各項(xiàng)工作做好，樹立“服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)老師、服務(wù)學(xué)生”的意識(shí)，服務(wù)在教學(xué)工作的第一線。在工作過程中要虛心、熱心、細(xì)心、耐心。

第二，要具有一定的教育理論知識(shí)。在教學(xué)管理中，教學(xué)秘書要經(jīng)常接觸學(xué)生，那么就必須了解學(xué)生的心理和生理特征，掌握一定的教育理論知識(shí)，只有這樣才能按照教育規(guī)律，達(dá)到管理育人、服務(wù)育人的目的。

第三，要做好參謀助手工作。教學(xué)秘書由于其工作特點(diǎn)，獲取信息準(zhǔn)確、快速，在工作中應(yīng)及時(shí)地向系主任反饋信息，讓系主任對(duì)各方面情況有個(gè)總體的了解，從而更好地采取合理化措施進(jìn)行有效的管理。當(dāng)然，教學(xué)秘書還有必要將以往的信息進(jìn)行總結(jié)，從中得出一些回溯性、經(jīng)驗(yàn)性的東西，供系主任參考。只有這樣，才能輔助系主任對(duì)教學(xué)工作作出正確的決策，使得上級(jí)的指令能夠更快更準(zhǔn)確地下達(dá)，得到更有效率的回饋。

第四，具備學(xué)習(xí)意識(shí)，持續(xù)性地提高自己的業(yè)務(wù)水平。教學(xué)秘書工作看似只是簡(jiǎn)單的資料收集、傳遞信息等。其實(shí)不然，教學(xué)秘書其實(shí)就是教學(xué)管理秘書，要想使龐雜的工作變得井井有條、處理得有條不紊，教學(xué)秘書不僅要有學(xué)習(xí)的意識(shí)即利用多種渠道，而且還要善于總結(jié)，模索科學(xué)合理的工作方法，將工作項(xiàng)目理清頭緒，按分階段劃分成若干條目，令其富有條理性、可操作性，甚至提出合理化建議，從而大大提高工作效率。

第五，良好的身心素質(zhì)。良好的身心素質(zhì)包括健康的身體素質(zhì)和良好的心理素質(zhì)。心理素質(zhì)是指人的意識(shí)、思想、情感、意志等心理方面所具備的基本條件。心理素質(zhì)對(duì)人的工作、學(xué)習(xí)、生活各方面都會(huì)產(chǎn)生很大的影響。良好的心理素質(zhì)是高校教學(xué)秘書能夠勝任、完成教學(xué)管理工作任務(wù)，協(xié)調(diào)人際關(guān)系等的必備條件。而強(qiáng)健的體魄是做好工作的基礎(chǔ)條件。教學(xué)秘書在緊張繁重的工作之余要注意鍛煉身體，養(yǎng)成良好的飲食生活習(xí)慣，才能保證身體處于健康狀態(tài)，為更好地工作打下良好的基礎(chǔ)。

總之，教學(xué)秘書工作是高校教學(xué)管理工作中的重要環(huán)節(jié)，教學(xué)秘書的工作質(zhì)量直接影響學(xué)院的教學(xué)質(zhì)量，在高校教學(xué)管理中具有舉足輕重的地位。隨著高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，教學(xué)管理工作將更加繁重和復(fù)雜，教學(xué)秘書將面臨更大的挑戰(zhàn),在實(shí)際工作中要不斷提高自身的綜合素質(zhì)和管理水平，不斷完善自己，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)和奉獻(xiàn)精神，提高管理水平，為高教事業(yè)的發(fā)展發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

第四篇：高校教學(xué)秘書的角色定位與素質(zhì)要求解析

收稿日期：２００７－１２－０２

作者簡(jiǎn)介：徐巧娣（１９７４－），女，江蘇鹽城人，南通大學(xué)教育科學(xué)學(xué)院助教，碩士。

２００８年６月南通大學(xué)學(xué)報(bào)（教育科學(xué)版）Ｊｕｎ．２００８第２４卷第２期

ＪｏｕｒｎａｌｏｆＮａｎｔｏｎｇＵｎｉｖｅｒｓｉｔｙ（ＥｄｕｃａｔｉｏｎＳｃｉｅｎｃｅｓＥｄｉｔｉｏｎ）Ｖｏｌ．２４，Ｎｏ．２

高校教學(xué)秘書的角色定位與素質(zhì)要求 徐巧娣

（南通大學(xué)教育科學(xué)學(xué)院，江蘇南通２２６００７）

摘要：教學(xué)秘書主要負(fù)責(zé)院、系教學(xué)事務(wù)，在教學(xué)管理系統(tǒng)中發(fā)揮著重要作用。國家對(duì)高校教學(xué)工作日益重

視，教學(xué)秘書必須具備與之適應(yīng)的多方面的良好素質(zhì)。

關(guān)鍵詞：教學(xué)秘書；角色定位；素質(zhì)要求中圖分類號(hào)：Ｇ６４５．１８ 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：Ａ

文章編號(hào)：１００８－２１９０（２００８）０２－００７５－０３

一、高校教學(xué)秘書的角色定位

高校教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理隊(duì)伍的重要組成部分，主要負(fù)責(zé)院、系教學(xué)事務(wù)，在教學(xué)管理系統(tǒng)中發(fā)揮著重要作用。然而長期以來，人們對(duì)教學(xué)秘書缺乏正確的認(rèn)識(shí)和評(píng)價(jià)，認(rèn)為教學(xué)秘書的工作是一項(xiàng)瑣碎、繁雜卻又不足掛齒的簡(jiǎn)單勞動(dòng)，教學(xué)秘書就是“勤雜工”，這是認(rèn)識(shí)上的一個(gè)誤區(qū)。對(duì)教學(xué)秘書的準(zhǔn)確定位，有助于

我們正確認(rèn)識(shí)、了解教學(xué)秘書工作，了解這項(xiàng)工作的重要性。高校教學(xué)秘書處于管理與教學(xué)的中間地位，是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行教學(xué)管理決策的得力助手，是保證教學(xué)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)、教務(wù)師資得以完善管理的重要力量。［１］其工作職責(zé)是在教務(wù)處與學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的調(diào)控下，按照一定的教務(wù)管理原則，運(yùn)用各種管理手段，組織和協(xié)調(diào)各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)，為順利完成教學(xué)任務(wù)、實(shí)現(xiàn)教學(xué)目標(biāo)提供必要條件。教學(xué)秘書既是教務(wù)管理的具體執(zhí)行者、實(shí)施者，又是各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)的組織者、安排者，同時(shí)還是教務(wù)處與學(xué)院之間、教師之間、師生之間開展教學(xué)活動(dòng)的橋梁和紐帶。因此，教學(xué)秘書的工作至關(guān)重要，是高校教務(wù)管理的重要組成部分，在教學(xué)過程中起著不可忽視的作用。

（一）教學(xué)秘書承擔(dān)了最基層、最具體的教學(xué)管理工作 在高校教學(xué)管理中，教學(xué)秘書的工作內(nèi)容涉及

面廣，內(nèi)容繁雜。從課程來看，教學(xué)秘書的工作經(jīng)過落實(shí)教學(xué)計(jì)劃規(guī)定課程，包括教學(xué)大綱的編寫、教材選定、試題庫的建立和完善等，然后組織學(xué)生選擇自己所修的課程，通過排課落實(shí)教學(xué)任務(wù)，合理配置教師、教室、設(shè)施設(shè)備等教學(xué)資源。通過備課、授課、聽課和評(píng)課等形式檢查并反饋教師教學(xué)準(zhǔn)備情況、課堂教學(xué)組織情況以及學(xué)生的課堂表現(xiàn)；組織考試，登載成績，反映課程教學(xué)效果。這樣一個(gè)過程不是交替而是交叉推進(jìn)的，因?yàn)檎n程性質(zhì)和教學(xué)任務(wù)下達(dá)與開課時(shí)間有時(shí)間差，有時(shí)候這個(gè)過程的周期長度會(huì)達(dá)到一個(gè)學(xué)期至一個(gè)半學(xué)期。從學(xué)生的學(xué)習(xí)經(jīng)歷來看，教學(xué)秘書的工作要經(jīng)過學(xué)生入學(xué)登記注冊(cè)、每學(xué)期成績登記、每學(xué)期報(bào)到注冊(cè)到畢業(yè)成績的統(tǒng)計(jì)和畢業(yè)證的發(fā)放這樣一個(gè)過程，而這個(gè)過程則是由培養(yǎng)目標(biāo)和規(guī)格決定的。無論從課程的過程還是從學(xué)生經(jīng)歷的過程來看，它的預(yù)備階段都是教學(xué)計(jì)劃的制定期，即經(jīng)過調(diào)查研究和充分論證，確立人才培養(yǎng)方向、目標(biāo)和規(guī)格，以此為依據(jù)來整合課程，構(gòu)建學(xué)科基礎(chǔ)平臺(tái)和專業(yè)課程模塊，并確定各教學(xué)環(huán)節(jié)的時(shí)間占用及進(jìn)程。在此階段，教學(xué)秘書往往還需要參與教學(xué)計(jì)劃的制定。

（二）教學(xué)秘書既接受教務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)又接受學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo) 《高等學(xué)校教學(xué)管理要點(diǎn)》指出系（院）可設(shè)教學(xué)

秘書和教務(wù)員，在教學(xué)系主任（院長）領(lǐng)導(dǎo)下，處理日常教學(xué)行政工作并從事教學(xué)狀態(tài)、質(zhì)量信息的經(jīng)常性調(diào)查了解工作。這明確界定了教學(xué)秘書的行政關(guān)系和崗位職責(zé)范圍，教學(xué)秘書的行政關(guān)系隸屬于各教學(xué)單位，教學(xué)秘書的崗位職責(zé)是教學(xué)管理。而教務(wù)部門是教學(xué)管理的“調(diào)度室”和中心樞紐，而且教學(xué)秘書的任職條件一般也是由教務(wù)部門制定的。教學(xué)秘書一方面接受學(xué)校教務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)，完成由教務(wù)部門分配的諸多的教學(xué)管理事務(wù)，另一方面，教學(xué)秘書還要完成學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)或辦公室交辦的事情。因此，教學(xué)秘書必須接受教務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)，同時(shí)也受行政隸屬關(guān)系的教學(xué)單位的領(lǐng)導(dǎo)的管理和指導(dǎo)。

（三）教學(xué)秘書既是教學(xué)管理者又是教學(xué)管理研究者 “教學(xué)管理是一門學(xué)問，教學(xué)管理這門學(xué)問也需 要人們?nèi)パ芯?。”［２］在《普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作 隨機(jī)性水平評(píng)估方案（試行）》 的一級(jí)指標(biāo)“教學(xué)管理”中設(shè)有“管理隊(duì)伍”二級(jí)指標(biāo)，該二級(jí)指標(biāo)項(xiàng)有兩個(gè)主要觀測(cè)點(diǎn)，第一個(gè)觀測(cè)點(diǎn)為“教學(xué)管理隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)與素質(zhì)”，它注解明確了教學(xué)管理隊(duì)伍的構(gòu)成，教學(xué)管理隊(duì)伍包括學(xué)校主管教學(xué)的校長、教務(wù)處專職教學(xué)管理人員、院（系、部）主管教學(xué)的院長（主任）、教學(xué)秘書及教務(wù)員等。第二個(gè)觀測(cè)點(diǎn)為“教學(xué)管理及其改革的研究與實(shí)踐成果”。它規(guī)定了教學(xué)管理人員不僅必須研究教學(xué)管理這門學(xué)問，而且必須有一定的成果產(chǎn)出，否則就無法達(dá)標(biāo)。從教學(xué)管理人員數(shù)量結(jié)構(gòu)看，教學(xué)秘書“三分天下有其一”，研究教學(xué)管理責(zé)無旁貸，“

教學(xué)秘書，理當(dāng)成為這門學(xué)問的研究者?！保郏常菔聦?shí)上要切實(shí)擔(dān)負(fù)起自己的業(yè)務(wù)工作，教學(xué)

秘書也非成為這門學(xué)問的研究者不可。教學(xué)秘書在貫徹執(zhí)行黨的教育方針和學(xué)校及各自教學(xué)單位的教學(xué)指導(dǎo)思想的過程中，在結(jié)合自己的日常管理工作輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行教學(xué)管理的決策過程中，都會(huì)碰到許多新情況、新問題，這就需要教學(xué)秘書勤于學(xué)習(xí)，善于調(diào)研，及時(shí)提出新的對(duì)策以適應(yīng)形勢(shì)的變化。越是快速發(fā)展的高校，越是辦學(xué)層次高的學(xué)校，對(duì)教學(xué)秘書教學(xué)管理研究的水平和能力要求就越高?？梢?，教學(xué)秘書從事的專業(yè)就是教學(xué)管理和教學(xué)管理研究。無論是高校整體管理工作需要，還是從教學(xué)水平評(píng)估達(dá)標(biāo)考慮，教學(xué)秘書的管理工作和研究工作都應(yīng)該占據(jù)應(yīng)有的地位，并應(yīng)該為其創(chuàng)造和提供一定的條件、提出相應(yīng)的要求。因此，教學(xué)秘書既是教學(xué)管理者又是教學(xué)管理研究者。

二、高校教學(xué)秘書必備的素質(zhì)要求隨著高等學(xué)校教學(xué)改革的不斷深入，教學(xué)管理要向信息化、現(xiàn)代化發(fā)展，這給教學(xué)管理工作帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。要使教學(xué)秘書發(fā)揮應(yīng)有的作用，勝任和保質(zhì)保量地完成工作任務(wù)，其素質(zhì)要求成為關(guān)鍵因素。

（一）教學(xué)秘書應(yīng)該具備良好的政治素養(yǎng)《中國教育改革發(fā)展綱要》明確提出：“高等教育肩負(fù)著培養(yǎng)高級(jí)人才、發(fā)展科學(xué)技術(shù)文化和促進(jìn)現(xiàn)代化建設(shè)的重要任務(wù)”，人才的培養(yǎng)在于教育，高校教學(xué)管理人是教育隊(duì)伍的重要組成部分，教學(xué)管理人員同時(shí)也是教育者，必須具備高度的政治責(zé)任心、社會(huì)責(zé)任感、良好的職業(yè)道德和情操。首先要以“三個(gè)代表”的重要思想武裝自己的頭腦，保持自我的先進(jìn)性，樹立正確的人生觀、價(jià)值觀、道德觀；其次，要忠誠于人民的教育事業(yè)，具有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，協(xié)助教師研究探索培養(yǎng)人才如何適應(yīng)社會(huì)需要，這是每個(gè)教學(xué)管理者的職責(zé)。同時(shí)還應(yīng)樹立服務(wù)、協(xié)調(diào)、管理、改革的思想和不計(jì)名利得失的獻(xiàn)身精神。第三，具有較高的思想修養(yǎng)和境界。高校的教學(xué)秘書要做到以禮待人，以誠相待，較高的政治思想素質(zhì)是做好這一工作的保證，是做好管理工作的先決條件。高尚的道德情操對(duì)青年學(xué)生起著楷模作用，教學(xué)秘書只有把教育青年學(xué)生的愿望和思想，具體細(xì)化到日常管理工作中，才能做到以身作則，為人師表，達(dá)到培養(yǎng)人才的目的。

（二）高校教學(xué)秘書應(yīng)具有穩(wěn)定的心理素質(zhì)和強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)

良好的心理素質(zhì)對(duì)教學(xué)秘書工作才能的發(fā)揮起積極作用，同時(shí)又是善解人意的心理保障。這就要求教學(xué)秘書不斷提高自身修養(yǎng)，顧大局、識(shí)大體，從不同的角度觀察問題，一方面可以開闊胸襟，增強(qiáng)心理承受力；另一面要能以需求定服務(wù)，化被動(dòng)為主動(dòng)，以積極的心態(tài)投入工作。教學(xué)秘書處于教學(xué)最前線，范圍廣、事情雜、任務(wù)重，十分辛苦、勞累，而教學(xué)秘書在領(lǐng)導(dǎo)決策和決策執(zhí)行實(shí)踐中起著承上

啟下、上聯(lián)下達(dá)的中介、樞紐的作用。［１］所以它無時(shí)不在提示和要求我們必須具有強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)。教學(xué)秘書對(duì)任何一項(xiàng)工作都要嚴(yán)肅認(rèn)真，大到傳達(dá)上級(jí)指示、小到書寫黑板報(bào)通知，事無巨細(xì)，都要一絲不茍、十分細(xì)心地及時(shí)處理好每一項(xiàng)具體工作。教學(xué)秘書的工作態(tài)度和工作質(zhì)量的好壞，在一定程度上直接影響教

?

學(xué)的順利進(jìn)行，如：新學(xué)期課程的安排、教學(xué)計(jì)劃的調(diào)整、教材的征訂，期末學(xué)生考試的安排、任課通知書的下發(fā)等都非常具體、非常細(xì)致和繁雜，稍有不慎，可能就會(huì)發(fā)生教學(xué)事故。

（三）高校教學(xué)秘書應(yīng)具有優(yōu)秀的業(yè)務(wù)素質(zhì)高校教學(xué)管理工作的規(guī)范有序、科學(xué)高效，對(duì)高校教學(xué)秘書提出了很高的要求。首先，教學(xué)秘書必須具有廣博的知識(shí)，具有復(fù)合型的知識(shí)結(jié)構(gòu)。教學(xué)秘書作為教學(xué)活動(dòng)的組織管理者，除了要懂得教育科學(xué)，如高等教育學(xué)、教育心理等基本原理，教學(xué)過程、教學(xué)方法及師資隊(duì)伍建設(shè)管理知識(shí)外，還應(yīng)掌握專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)、教材建設(shè)必須懂得的相關(guān)知識(shí)。第二，教學(xué)秘書不僅要有一定的科研能力還要有寫作表達(dá)能力。教學(xué)秘書工作的學(xué)術(shù)性很強(qiáng)，如參與改造課程計(jì)劃的制訂與修訂，教學(xué)內(nèi)容與教學(xué)改革，教學(xué)質(zhì)量的評(píng)價(jià)與管理，教材的選用等，這些都有較高的學(xué)術(shù)性要求。教學(xué)秘書在工作中要做到上情下達(dá)、下情上達(dá)、解釋原因、交涉事宜等，這就要求注重方法，講求表達(dá)的藝術(shù)，并具有較強(qiáng)的工作能力。教學(xué)秘書作為院領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，要將自己的聰明才智融進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)的決策之中，這就需要教學(xué)秘書要有較強(qiáng)的工作能力：一方面教學(xué)秘書要具有極強(qiáng)的統(tǒng)籌能力。學(xué)校的教學(xué)事務(wù)頭緒繁多，教學(xué)秘書要通曉各學(xué)年、各學(xué)期、各時(shí)段的常規(guī)性事務(wù)，做到事前有計(jì)劃、計(jì)劃有余地，要考慮院、系與學(xué)校整體的關(guān)系，妥善安排，分清輕重緩急。另一方面，教學(xué)秘書還要具有協(xié)作、溝通能力。教學(xué)秘書要經(jīng)常與教務(wù)處、院系部領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生打交道，很多工作的順利完成都得益于幾方面人員的共同努力。因此，教學(xué)秘書在工作中應(yīng)具有與他人協(xié)作共事的觀念，處理問題時(shí)要從多角度考慮，妥善處理好交辦和催辦的事情。教學(xué)秘書要經(jīng)常與上級(jí)溝通，接收學(xué)院有關(guān)教學(xué)方面的信息，同時(shí)與教師和學(xué)生充分交流，搜集相關(guān)信息，了解院系部的教學(xué)狀況及發(fā)展勢(shì)態(tài)并將其及時(shí)匯報(bào)，使兩者形

成合力。［２］教學(xué)秘書需要有現(xiàn)代化管理技能。以計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)為核心的現(xiàn)代化管理手段在各高校的教學(xué)及教學(xué)管理工作中已逐漸普及，在此情形下教學(xué)秘書要能熟練使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行字表處理、網(wǎng)上辦公等，在為師生提供快捷、優(yōu)質(zhì)服務(wù)的同時(shí)也減輕了工作強(qiáng)度，提高了工作效率。

（四）高校教學(xué)秘書應(yīng)具備創(chuàng)新意識(shí)和良好的服 務(wù)意識(shí)

創(chuàng)新是一個(gè)民族的靈魂，是一個(gè)國家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力。高等教育日益具有開放性和國際性，教學(xué)管理人員應(yīng)吸收和借鑒國內(nèi)外院校的成功管理經(jīng)驗(yàn)，樹立開放、創(chuàng)新意識(shí)，改革過去那種“封閉、保守、靜止”的思維方式，具有現(xiàn)代意識(shí)。

教學(xué)秘書是連接院領(lǐng)導(dǎo)和師生的橋梁，是協(xié)調(diào)部門之間的紐帶。這一客觀地位就決定了其工作的基本職責(zé)是服務(wù)。教學(xué)秘書工作必須以服務(wù)為主。服務(wù)是教學(xué)秘書的天職。為順應(yīng)高校體制改革和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，高校教學(xué)秘書必須增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，并從以下三個(gè)方面做好工作：

１．為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。所謂為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，主要

是要當(dāng)好學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手：參謀就是為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策；助手就是協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)辦理具體事務(wù)，如課程管理、學(xué)籍管理、教學(xué)計(jì)劃制定與調(diào)整、收集、反饋、傳遞信息，為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息和依據(jù)等服務(wù)，使之民主化、科學(xué)化。

２．為教學(xué)科研服務(wù)。教學(xué)秘書是學(xué)校教學(xué)計(jì)劃 的主要執(zhí)行者，也是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)組織教學(xué)、管理教學(xué)的參與者和助手，而高等學(xué)校的主要任務(wù)是教學(xué)、科研，其中心工作是培養(yǎng)德、智、體全面發(fā)展的社會(huì)主義建設(shè)人才。因此，教學(xué)秘書必須圍繞學(xué)校這一中心工作，為教學(xué)、科研服務(wù)。

３．為學(xué)生服務(wù)。教學(xué)秘書管理過程中要協(xié)調(diào)好

各方面的關(guān)系，使每項(xiàng)工作得以順利開展，執(zhí)行規(guī)章制度的同時(shí)，要考慮到各項(xiàng)因素。在鏈接協(xié)調(diào)的過程中處理不當(dāng)，就會(huì)導(dǎo)致工作不能如期完成，堵塞信息溝通，因此要依據(jù)事務(wù)的輕重緩急進(jìn)行處理，選取易于接受的柔性策略，換位思考，擇優(yōu)決策，善于抓住解決問題的適當(dāng)時(shí)機(jī)和渠道。坦誠地面對(duì)問題，平和地調(diào)解矛盾，使教學(xué)管理工作良性循環(huán)。

參考文獻(xiàn)：

［１］陳文貴，楊玉林．教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中的作用及隊(duì) 伍建設(shè)［Ｊ］．天津職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，２００２（４）． ［２］陸靖等．以能力培養(yǎng)為核心、技術(shù)為主線，建立化學(xué)實(shí)驗(yàn)課程新體系［Ｊ］．高等理科教育，２０００（６）．

［３］王誠怡．關(guān)于做好高校教學(xué)秘書工作的幾點(diǎn)思考［Ｊ］．黑龍江 高等教育，２００３（３）． ［責(zé)任編輯］金男

第五篇：秘書的角色定位關(guān)系著企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的工作效率及效果

秘書的角色定位關(guān)系著企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的工作效率及效果,并且還影響著企業(yè)的發(fā)展,正確的角色定位不僅可以提高領(lǐng)導(dǎo)者的工作效率,還可以促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。秘書工作在企業(yè)管理中的性質(zhì)針對(duì)秘書角色定位,我們首先要了解秘書工作在企業(yè)管理中的作用與意義。秘書在我國的歷史其實(shí)很久遠(yuǎn),當(dāng)新中國建立后,秘書的角色也隨著經(jīng)濟(jì)、文化的改變而進(jìn)入新的階段,涵蓋了新的內(nèi)容,在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的調(diào)控以及世界經(jīng)濟(jì)的沖擊下,秘書工作逐漸規(guī)范化、合理化。在現(xiàn)在的企業(yè)管理中,秘書的工作具有幾個(gè)顯著的特性,其一就是機(jī)要性。秘書在企業(yè)中是與領(lǐng)導(dǎo)者最為親近的員工,并且對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的活動(dòng)也最為了解。而秘書與其他員工的交涉也比較多,這就導(dǎo)致秘書所知道的秘密最多。所以,當(dāng)秘書缺乏紀(jì)律約束力的時(shí)候,就會(huì)泄露秘密。其二就是輔助性。企業(yè)管理的主導(dǎo)核心就是企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者,秘書則為輔助外圍。秘書的工作作用是需要領(lǐng)導(dǎo)者來發(fā)揮的,其工作是服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)需要的。所以,只有兩者的工作相輔相成,和諧共振,才能夠有效地提高工作效率和企業(yè)的效益。其三就是綜合性。秘書的工作就是服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo),其工作內(nèi)容較為瑣碎,要管理負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)工作的各個(gè)方面,涉及面較廣