第一篇：工作郵件的發(fā)送 抄送和密送

工作郵件的發(fā)送、抄送和密送

導語：人人都要用郵件，人人都有說不完的郵件故事

人人都要用郵件，人人都有說不完的郵件故事。

職場人士為什么要學習發(fā)郵件？美國人總結的中國人典型特征中有一條，“即使面對面坐著，也不直接交談而要使用郵件?！倍@在很多外企之中是非常流行的文化，和總部打交道，郵件往往是最快捷和便宜的方式，很多會計師事務所和律師事務所都會為員工配備黑莓手機，而使用這一手機的唯一方便之處就是其郵件功能的便捷性。當然有人要說MSN和QQ這樣的即時通訊工具要比郵件更方便，但是，很多外企的計算機上是不允許安裝這兩個軟件的，企業(yè)的良苦用心，大概是為了防止上班時間的私人聊天，有許多商業(yè)機密的企業(yè)，更忌諱這樣的軟件，因為他們傳播信息更方便更快。

廣州的阿亦在一家外企總部做事，初到公司時，曾因為疏于和老板用郵件溝通而直接被叫進老板辦公室挨罵，一切只因“你做再多事情，如果郵件不向老板匯報和溝通。那就相當于你什么也沒做”。

雖然美國人很納悶中國人為什么成為了最熱衷發(fā)郵件的國家，但事實卻是，在中國的外企從高管到剛入行的職員，才是發(fā)郵件的主體存在。通常來說，外企在中國做生意，和外界人溝通上要花費更多力氣。你看國企或者事業(yè)單位的那些人，他們的公司郵件通常只是接受一些上層領導指示罷了，和過去的黑板通知并無太大分別。

郵件來往之中誕生了無數(shù)狗血的劇情，光看郵件上方排的那一排按鈕，就能想到對應出多少故事。大多數(shù)人對郵件的數(shù)項功能都十分得心應手，何時抄送，何時密送，如何自動發(fā)送。君不見有個來自四大的故事瘋傳，某老板開會時公開表揚一同事夜夜勤奮加班，皆因郵件發(fā)送時間來自半夜三點。直到某次，一同事發(fā)現(xiàn)該君即使和朋友在夜店HIGH翻依然能準時在3點將郵件發(fā)出，一番逼問之下，才明白原來自動發(fā)送可以這樣用。從此，職場人士都磨拳霍霍地打算將這瞞天過海的一招用起來，反正被糊弄的是老板。

正常的工作郵件發(fā)出前，務必好好檢查。錯別字之類的還是小事，如果需要發(fā)附件卻忘了發(fā)的重要郵件，那就是嚴重錯誤了。而接下來我要講的故事簡直是此類事件中的終極悲劇版，希望能夠提醒各位檢查郵件是多么的重要。一位證券律師在周五晚接到從香港券商那兒打來的電話，希望這位律師能在周日之前把需要的數(shù)百頁的法律文件確認無誤后發(fā)郵件給券商做最終確認，這意味著，一個周末又要泡湯了，這個律師在極端憤慨之下，把這些文件放進了一個文件夾，并起了一個非常情緒化的名字，“確認你妹啊”，然后做成壓縮包后改好文件夾名——“確認文件”作為附件發(fā)了過去。對方收到郵件下載完附件，待他一解壓完看到原文件名，這位律師就收到了咆哮的長途電話。他想反駁也來不及，只能等著告狀的郵件發(fā)到老板那兒，再看到自己的名字災難般地出現(xiàn)在抄送名單上。

說到抄送，簡直是所有郵件災難故事最有力的協(xié)助者。同事之間常有抄送行為，有時是為了工作方便，同事A同時將一封郵件抄送給B和C，只能說明他們之間需要互相協(xié)作完成一件事情，但如果A將郵件發(fā)送給了B，卻抄送給了B的老板C，那意味就深遠了，通常有可能的情況是，A和B在合作的過程中發(fā)生了一些不愉快，告知老板的目的只是為了給對方一些震懾，這一招在各大公司當中都屢試不爽，而且往往成為一件懸而不決的事情得到解決的最快速手段。

抄送不僅僅可以用于新郵件，更可以用于回復當中。在女作家趙趙《穿動物園的女編輯》一書中就描寫過原配斗小三的故事，原配把小三發(fā)來的挑釁郵件直接回復了所有人，只是修改了其中的文法與錯誤。不過大部分郵件如今都有郵件自動檢查功能，錯誤的拼寫郵件下方都會有紅線標注。但這種原配與小三利用郵件抄送大家的現(xiàn)實絲毫沒有輸給小說，去年著名的渣打郵件門成了這類故事的標志之作——一個在瑞信銀行工作的白領給所有的朋友群發(fā)郵件，怒斥丈夫和小三背叛自己的各種行為；丈夫和小三分別回信給所有同事親戚朋友，讓此女停止糾纏速速離婚……本來是一樁常見的斗小三狗血事件，但是重點在于，三位主角均是金融業(yè)高級白領，來往信件皆為英文，各種優(yōu)雅的語法和艱深的英文詞匯被用作三角戀斗法，當時讓網(wǎng)友們大開眼界。

抄送更多時候只是手段，而不是最終目的。阿亦給我講了一個他與其他部門同事合作時發(fā)生的插曲，在某次急需同事提供某文件支持時，這位同事不慌不忙地一直以各種借口拖延工作，阿亦忍無可忍，發(fā)了一封緊急郵件，同時抄送了對方部門的領導和自己的領導，在這樣一封郵件下，同事在十分鐘之內(nèi)就將所需文件以附件形式傳了過來，并回復了原郵件中的所有人。正當阿亦以為這件事可以圓滿結束時，同事又追了一封單獨的郵件給他，并在文中寫，剛才的文件有誤，請以我明天發(fā)的郵件為準。阿亦跟我回憶起當時的場景時，惡狠狠地說：“他以為我還是菜鳥呢，我也不是省油的燈。我直接把他這封新郵件再次抄送給了幾位領導，并在文中以特大號，醒目顏色字體標注，我需要在COB（close of business）前收到這個文件，請同事××不要再發(fā)錯郵件了?！边@下，那同事再也沒話說了。

看吧，郵件在企業(yè)之中就是這樣被應用得如此廣泛，有時候他們自己也會懷疑這樣的郵件往來是否會成為形式上的累贅，RE來RE去，也常常討論不出所以然來。而且郵件還常常因為文字的局限性造成兩人之間不應有的誤會，最有效的方式還是面對面，直接溝通。這點幾乎人人都承認，但為什么人們還是如此熱衷于郵件往來呢？答案很簡單，這是最有效地證明你自己干過什么的工具，一旦出了什么問題，最容易發(fā)現(xiàn)在哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題，該由誰承擔什么樣的責任。如果遇到打官司這樣的嚴重情況，郵件甚至能夠作為呈堂證供。即使你刪掉郵件也沒有用，在技術達人那里，只要你發(fā)過這封郵件，那它就會永遠藏在服務器的某個角落，隨時能調出來用。當然，有人也看不懂外企的郵件，因為有時候一封郵件被轉發(fā)的次數(shù)太多，而且里面還含有大量的縮寫，比如fyi、fyc、asap、bau、cob，如果身在老板級別，可能用到的縮寫還會更多?？床欢那闆r也無非兩種，一、要么英語還沒成為你的工作語言；

二、你還沒進入到這個精彩的郵件世界。

如何判斷員工不是在發(fā)工作郵件 1.打字非常輕快且有停頓:在聊天 2.鍵盤鼠標并用且不停點擊:在玩游戲 3.不停滑動滾輪或Pagedown鍵:在看帖子 4.不停按刷新/F5:在上微博 5.一動不動,緊盯屏幕:在看電影 6.表情時而嚴肅,時而輕松：在看股票 7.手放在鍵盤上但長時間未動:睡著了

經(jīng)濟觀察報 哥倫布/文

第二篇：工作郵件的抄送規(guī)范

工作郵件的抄送規(guī)范

各位同事：

大家好！

發(fā)送及接收郵件是我們平日重要的工作;同時也是我們發(fā)布和知會工作信息的重要的途徑;為了讓工作信息準確無誤的傳遞到相應人員和相關領導，做到信息來源對稱、信息傳遞順暢、不重復、無疏漏，提高我們的辦公高效率。

現(xiàn)將我司關于工作郵件的傳遞流程和抄送級別規(guī)范如下： 工作郵件抄送級別的規(guī)范：

A．全體員工:在發(fā)送工作郵件時，如主送人是張總，請一律抄送給謝總。

B．行政部、人事部，財務部門員工：在發(fā)送工作郵件時，除主送給相關人員外，請一律抄送給謝總及張總。

以上規(guī)范請各位員工知悉并執(zhí)行，感謝大家的配合！

行政部

2015年04月07日

第三篇：發(fā)送郵件傳作文

2011素質教育開放周四年級教學設計《發(fā)送郵件傳作文》

北塘小學謝軍

一、教學目標

1、知識性目標：

了解電子信箱地址的組成部分，復習書寫信件的格式，學會在電子郵件中插入附件，成功發(fā)送電子郵件

2、技能性目標：

回憶三年級所學習的因特網(wǎng)功能，引出本課教學內(nèi)容：以“發(fā)送作文”為任務嫗動，領悟電子 郵件的優(yōu)點，提高 學生的信息處理能力；與語文學科整合，培養(yǎng)學生的實踐能力和解決問題的能力

3、情感目標：

鼓動學生進行實踐操作

二、教材分析

1、教學背景：

在三年級下學期，學生也已經(jīng)掌握使用因特網(wǎng)瀏覽信息、搜索信息，保存網(wǎng)上信息，同時在語文課中，學生初步了解了書信的書寫格式和基本要求

2、教學內(nèi)容：

本節(jié)課主要學習申請電子信箱、發(fā)送電子郵件、發(fā)送帶附件的電子郵件、了解電子郵件的優(yōu)點

3、教學重點：

申請電子信箱、發(fā)送電子郵件

4、教學難點：

了解電子郵件的優(yōu)點、發(fā)送帶附件的電子郵件

三、教學形式

網(wǎng)絡教學環(huán)境，并利用網(wǎng)絡教室的軟件授課。教師一邊演示，一邊講解，學生在教師的引導下，看演示、分組開展操作，及時練習。

四、教學過程

（一）回憶舊知識，引入單元教學內(nèi)容

教師：帶學生回憶三年級下因特網(wǎng)內(nèi)容：因特網(wǎng)具有瀏覽信息、搜索信息的功能

教師：進一步提出，通過因特網(wǎng)還可以進行網(wǎng)絡交流，目前網(wǎng)絡交流的形式有很多，如：電子郵件、論壇、在線聊天等。本單元就是學習如何利用因特網(wǎng)來進行交流和學習

（二）導入新課

大家想一想，要想把剛才的普通信件準確無誤地郵寄給對方，最重要是在信封上寫清什么內(nèi)容？

學生討論回答：郵寄地址和收信人的姓名

教師：如何才能保證準確無誤地通過因特網(wǎng)把電子郵件發(fā)送給別人呢？這里必須知道電子信箱地址。不過這個電子信箱不同于生活中的普通信箱，這個電子信箱需要在網(wǎng)上申請。

（三）自主學習，申請電子信箱

教師：目前提供免費的電子郵箱服務的比較多，請同學們打開網(wǎng)站：申請電子信箱

教師：在學生操作過程中，提醒學生注意三個方面：用戶名、密碼、驗證碼 學生申請成功后，教師提問：如果教師想給你發(fā)信，你能告訴我你的電子信箱地址嗎？

學生：看教材，思考。

教師：介紹電子信箱地址的格式，它是兩部分組成，用戶名@提供電子信箱服務的地址（教材知識窗中的1、電子信箱），要求同學都記住自己的電子信箱和密碼。

課件展示：以下哪些郵件地址格式是錯誤的？

（四）教師示范指導，發(fā)送電子郵件

教師：演示發(fā)送電子郵件（加入開心的一天）附件。

教師注重講解以下內(nèi)容：發(fā)給框中應該輸入對方的電子信箱地址，而不能是姓名、住址等；主題要能體現(xiàn)郵件內(nèi)容的精華，最好不要沒有主題或主題過于簡單。當別人收到你的郵件后，只要他上網(wǎng)登錄電子信箱，即可看見你發(fā)給的郵件內(nèi)容。

學生：觀看、演示

（五）強化練習，鞏固如何發(fā)送電子郵件

教師：請座位相鄰的同學組成小組，互相發(fā)送郵件，允許發(fā)送帶附件的郵件。教師事先把附件素材發(fā)到每個人的電腦中。

學生：練習發(fā)送郵件

（六）歸納總結，得出電子郵件的優(yōu)點

教師：通過前面發(fā)送電子郵件的過程，我們知道了郵件發(fā)送的簡單過程 寫信--發(fā)送—接收閱讀郵件。和普通信件相比，它的操作簡單。整個過程全部由電腦完成，而且速度非?？臁?/p>

（七）自我評價

對照教材中“評一評”的內(nèi)容，進行自我評價。

第四篇：郵件發(fā)送格式設置

關于 RTF 文件格式答疑

遇到“收到一封很大的郵件，實際上發(fā)件方發(fā)送時是有正常附件的，但收件方在WEBMAIL上查看這封郵件時，確發(fā)現(xiàn)附件變成了Winmail.dat，通過客戶端OE（Outlook Express簡稱）接收下來這封郵件，發(fā)現(xiàn)連Winmail.dat這個附件也不存在了”的情況，經(jīng)查詢發(fā)件方是使用Microsoft Outlook或Microsoft Exchange Server發(fā)送的RTF格式郵件。1.什么是RTF格式：

RTF格式是Microsoft專有的郵件格式，如果從Microsoft? Outlook或Microsoft Exchange Server中發(fā)送 RTF 格式的郵件，收件方在WEBMAIL上查看附件均會顯示為“Winmail.dat”，通過OE收取郵件后，看不到附件；使用低于Foxmail6.0 Beta5版本的Foxmail收信會將附件顯示為“Winmail.dat”；

2.發(fā)送方 RTF格式常見問題的解決方案：

1）發(fā)件方一次性給多個人發(fā)信，只有個別人收到的郵件為RTF格式的郵件（可以根據(jù)RTF格式郵件的特征來判斷）：

在Outlook中可以針對具體的收件方設置發(fā)送的郵件格式（具體的操作辦法可以參見http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;zh-cn;290809地址），如果發(fā)件方將某一收件人的發(fā)送郵件格式設置為RTF格式，則會出現(xiàn)這種問題； 2）使用Outlook軟件，設置取消RTF格式：

啟動Outlook軟件，打開 “工具”－“選項”－“郵件格式”，把“郵件撰寫格式”設定為 HTML 或純文本。并在該選項頁面的“Internet格式”中的“Outlook RTF 選項”強制把發(fā)送到 Internet 的 RTF 郵件轉換成 HTML 格式。

3.接收方解決方案：

1）如果可能，向發(fā)件人建議不要使用Outlook或者至少讓他/她發(fā)送郵件時不要使用RTF格式，純文本或HTML均可。（注意如果修改全局設置沒有效果的話，可能還需要單獨修改每一個存在通訊錄里的聯(lián)系人。）

2）如果沒辦法讓郵件的發(fā)送人對他/她使用的郵件客戶端作任何調整，你也可以下載winmail.dat閱讀器，如http://004km.cn.br/winmail/winmail-reader-setup.exe，或者通過Google尋找其他類似工具。

第五篇：公司往來郵件發(fā)送禮儀

公司往來郵件發(fā)送禮儀

關于主題

1.2.3.4.5.6.7.一定不要空白，這是最失禮的 簡明扼要，不宜太長 寫明來自“云智通”，不用注明時間

標題要反映文章內(nèi)容和重要性，切忌使用含糊不清的標題，如“王先生收” 一封郵件只針對一個主題

回復郵件時，應根據(jù)回復內(nèi)容更改標題，不要RE：RE：太多 千萬不可出現(xiàn)錯別字和不通順

關于稱呼與問候

1.恰當稱呼收件人：先尊稱對方職務，不清楚職務尊稱“先生、小姐”，英文名可用“Hi.XX”但不熟的話不要都用“Dear xxx”.2.最簡單的開頭可用“Hi”，“您好”“你好”問候語是稱呼后換行空兩格 3.結尾常見“Best Regards”“祝您順利”“此致敬禮等

正文

1.2.3.4.5.若是第一次通信，首先說明自己身份，然后說明事由，然后簡明扼要說清楚事情。

如果事情復雜，最好用1.2.3.4的羅列幾個段落進行明確說明，確保每段簡短表達明確。一次郵件把相關信息全部說清說準確，避免再發(fā)“補充”“更正”之類的郵件。

盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，發(fā)送之前務必自己仔細閱讀一遍，這是對別人的尊重。在較長的郵件中，重要信息如：時間、金額、需要確認的信息用粗體或醒目的顏色進行提示，但不要過多，影響閱讀。6.不要使用：）等字符表情，除非你確實需要強調輕松氣氛的場合。

7.字體要用系統(tǒng)自帶字體，中文用宋體或新宋體，英文用Verdana或Arial，字號用五號或10號，不要用稀有字體，不要用背景信紙。

附件

1.如果郵件帶附件，應在正文中提示收件人查看。2.附件名應按內(nèi)容命名。

3.如果多個附件，正文中應對附件內(nèi)容做簡要說明，如果特殊格式文字，正文明說明打開方式。結尾簽名

1.設置電子簽名檔 2.不要只用一個簽名檔

回復技巧

1.及時回復郵件，銷售人員設置手機郵箱，技術人員設置來件提醒，理想回復時間是2小時內(nèi)，最晚不要隔天。

2.如果無法及時確切回復，應及時回復郵件說明“郵件收到，我們正在處理，有結果會及時回復”，要及時作出響應，哪怕只是確認收到了。

3.如果出差或休假，應設定自動回復，或事先把相關工作轉交給其它人代理。

4.針對性回復，在一個事件上回復郵件時要確保之前的往來郵件內(nèi)容信息完整，在對方列出問題時，需要把問題復制再在后面加上你的回答，最好用顏色區(qū)分一下。

5.回復內(nèi)容不得少于10個字，但對于較為復雜的問題也不要內(nèi)容太多，可用電話溝通。6.區(qū)分回復Reply和回復全部Reply All，如果對方郵件發(fā)送你還抄送了其它人，提出要求作出結論響應，應該回復全部，不要讓對方幫你完成這件事情，如果問題不清楚或仍有不同意見，則應與發(fā)件人單獨溝通，不要把你們溝通過程發(fā)給他人。7.主動控制郵件的來往，回復時在正文末加上“盼復”“全部辦妥”“僅供參考，無需回復”等語句。

正確使用發(fā)送TO、抄送CC、密送BCC及轉發(fā)FW

1.TO是受理這封郵件所涉及的主要問題的人，應對郵件做出回復響應。

2.CC 是只需要知道這回事，沒有義務對郵件做出響應，一般是發(fā)件人的團隊同事、直屬領導或郵件內(nèi)容相關的人。

3.BCC 是不想讓收件人知道這封郵件發(fā)給了BCC的人。

4.TO和CC中各收件人應遵循一定規(guī)則排列，按部門、職位等級從高到低。5.只給需要信息的人發(fā)送郵件。

6.轉發(fā)郵件要突出信息，轉發(fā)前要確保所有收件人需要此信息，此外，轉發(fā)敏感或機密信息要小心謹慎，如商業(yè)信息、公司信息、帳戶信息等。不要把公司內(nèi)部消息轉發(fā)給外部人員，轉發(fā)前要進行修改和整理。

工作郵件往來利于信息的留存和查詢，更是事情進展的記錄，發(fā)送郵件時要明確郵件的目的，重要事情一定要郵件確認，以避免口頭溝通后期無證可查，如需要同事或領導知曉、支持可CC給他們，事情開始、階段性發(fā)展和結論一定要CC直屬領導和相關同事。養(yǎng)成良好的收發(fā)郵件習慣是一個人專業(yè)程度的直接體現(xiàn)，也是一個公司整體形像的重要組成部分。