第一篇：做好凱邁物業(yè)公司的檔案管理

做好凱邁物業(yè)公司的檔案管理

一、凱邁物業(yè)公司檔案管理現(xiàn)狀及存在問(wèn)題分析

1、檔案管理意思薄弱。不重視檔案管理工作，也不熟悉檔案工作的內(nèi)涵。沒(méi)有意識(shí)到檔案資料是物業(yè)公司各種信息原始記錄，是凱邁物業(yè)公司在經(jīng)濟(jì)交往、為業(yè)主服務(wù)過(guò)程中的原始憑證。沒(méi)認(rèn)識(shí)不到檔案作為原始憑證在復(fù)雜的經(jīng)濟(jì)服務(wù)活動(dòng)中所起的特殊作用，缺乏利用檔案促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展的概念。檔案基礎(chǔ)工作薄弱。凱邁物業(yè)公司沒(méi)有專門(mén)的檔案機(jī)構(gòu)，沒(méi)有明確的分管領(lǐng)導(dǎo)，缺乏專人管理。再加上檔案基礎(chǔ)建設(shè)及管理方面投入微乎甚少，使建檔工作未能與公司發(fā)展同步。檔案管理計(jì)劃和規(guī)章制度過(guò)于寬泛，企業(yè)各種原始資料未進(jìn)行統(tǒng)一管理，致使檔案材料分散在各下屬部門(mén)，文件材料收集不齊全.保存不完整，一些公司原始檔案材料流失嚴(yán)重。缺乏專門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案設(shè)施設(shè)備幾乎沒(méi)有，檔案資料大都與辦公用品等存放在一起。不利于檔案的安全保管和壽命延長(zhǎng)。對(duì)已收集的檔案也不能按要求進(jìn)行分類整理。

檔案人員為兼職。由于公司人員流動(dòng)性大，檔案管理人員不斷更換，檔案工作人員大部分為兼職，加之沒(méi)有接受過(guò)檔案及有關(guān)法律法規(guī)專業(yè)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，缺乏檔案管理的專業(yè)學(xué)習(xí)。根據(jù)走訪，很多物業(yè)管理企業(yè)基本沒(méi)有設(shè)專職檔案管理人員。由于檔案管理人員隊(duì)伍不夠穩(wěn)定和業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，常常不能按照?范進(jìn)行檔案的收集和整理，普遍存在有擋不歸，歸而不全的現(xiàn)象，使大部分重要的檔案處于分散管理，甚至無(wú)人管理的狀態(tài)，認(rèn)為地造成了檔案資源的匱乏和遺失。

二、如何做好凱邁物業(yè)公司檔案管理的思考

1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)。加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)，是做好凱邁物業(yè)公司檔案工作的關(guān)鍵。（1）加大檔案法律法規(guī)的宣傳學(xué)習(xí)力度，提高各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)法治意識(shí)和依法治檔的自覺(jué)性。（2）加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。要將公司檔案工作納入公司發(fā)展規(guī)劃，列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入公司管理程序，加大經(jīng)費(fèi)投入，確保滿足管理工作需要的人力、物力、資源的配備。（3）結(jié)合本單位實(shí)際對(duì)員工進(jìn)行教育，引導(dǎo)員工正確認(rèn)識(shí)公司檔案的重要作用，加強(qiáng)員工對(duì)文件材料及時(shí)進(jìn)行歸檔重要性的認(rèn)識(shí)，養(yǎng)成對(duì)文件材料及時(shí)進(jìn)行歸檔的自覺(jué)性，增強(qiáng)員工的檔案意識(shí)。凱邁物業(yè)公司應(yīng)設(shè)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督檔案工作的正常開(kāi)展和實(shí)施，確保檔案工作順利開(kāi)展。

2、建立健全檔案管理規(guī)套制度，搭建檔案管理規(guī)范化平臺(tái)。按照《中華人民共和國(guó)檔案法》、《河南省物業(yè)管理?xiàng)l例》等法律法規(guī)的規(guī)定，制定適用于本公司的檔案管理辦法，明確各部門(mén)人員對(duì)文件材料管理歸檔工作的責(zé)任，建立健全檔案管理制度，從組織領(lǐng)導(dǎo)、職責(zé)分工、整理要求、獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面作出明確規(guī)定，對(duì)文件材料形成，收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔等提出具體要求，使檔案管理工作有童可循，用規(guī)范的檔案管理行為來(lái)推動(dòng)各單位檔案規(guī)范化管理。從而有效的控制檔案的形成、整理、歸檔的質(zhì)量。

3、提高員工素質(zhì)，提升檔案管理水平。檔案管理的關(guān)鍵在于人。檔案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性的工作。這就要求檔案工作的專職人員，既要有扎實(shí)地業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)。所以，要提供條件讓檔案管理人員定期參加檔案管理專業(yè)培訓(xùn)以及企業(yè)內(nèi)部各種技術(shù)培訓(xùn)和講座，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技術(shù)，拓寬檔案管理人員的工作思路和知識(shí)面，使其成為知曉公司歷史、現(xiàn)狀，熟悉公司各項(xiàng)服務(wù)流程，掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)的技能的復(fù)合型人才。

凱邁物業(yè)公司檔案管理工作任重道遠(yuǎn)。做好檔案管理工作，就是在提供物業(yè)的保值增值服務(wù)，為企業(yè)的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

第二篇：物業(yè)公司檔案管理實(shí)施辦法

光大物業(yè)公司檔案管理實(shí)施辦法

（試 行）

第一章 總 則

第一條 為加強(qiáng)公司各類檔案的規(guī)范管理，確保公司檔案的保管和使用安全，從而更好地為員工各項(xiàng)工作提供服務(wù)，保障公司合法權(quán)益，根據(jù)《光大集團(tuán)檔案管理制度》的規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際，特制訂本實(shí)施辦法。

第二條 本制度適用于公司各部門(mén)及各管理處的檔案管理工作。第三條 根據(jù)業(yè)務(wù)檔案特點(diǎn)，管理范圍暫時(shí)不包括會(huì)計(jì)檔案、人事檔案，其管理工作暫由相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)。

第二章 檔案體制及職責(zé)

第四條 組織機(jī)構(gòu)及崗位設(shè)置

1、公司行政人事部下設(shè)檔案室，并設(shè)兩名兼職檔案管理員；各部門(mén)分別設(shè)一名兼職檔案資料員；各管理處設(shè)立資料室，并設(shè)一名兼職檔案資料員。

2、檔案室負(fù)責(zé)公司檔案工作的全面領(lǐng)導(dǎo)，并設(shè)置專門(mén)檔案庫(kù)房對(duì)公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

3、財(cái)務(wù)、人事等業(yè)務(wù)性、保密性較強(qiáng)的部門(mén)，須設(shè)置一名兼職檔案員對(duì)會(huì)計(jì)檔案和人事檔案進(jìn)行專門(mén)管理。

第五條 檔案室主要職責(zé)

1、貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)和集團(tuán)檔案管理制度，制定公司文件 材料歸檔和檔案整理、保管、利用、鑒定、銷毀等有關(guān)規(guī)定。

2、負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作，加強(qiáng)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

3、監(jiān)督落實(shí)同步歸檔制度，指導(dǎo)各部門(mén)做好文件材料的收集、積累、整理和歸檔工作。

4、維護(hù)檔案的完整和安全，做好安全防范、修復(fù)和保護(hù)工作。

5、負(fù)責(zé)公司檔案的編研工作。

6、協(xié)助推行集團(tuán)檔案管理信息化建設(shè)工作。

第三章 歸 檔

第六條 本辦法中的歸檔是指文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)將辦理完畢且有保存價(jià)值的文件材料，經(jīng)系統(tǒng)整理交本公司檔案室保存的過(guò)程。

第七條 歸檔范圍

1、公司文件材料的歸檔范圍、保管期限和歸檔責(zé)任部門(mén)（見(jiàn)附件一）

2、歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤(pán)、照片及底片、實(shí)物等載體形式。

3、對(duì)于規(guī)定的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料，必須按照規(guī)定，向檔案室移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕移交。

4、日常工作中，各部門(mén)兼職檔案資料員應(yīng)按照歸檔范圍要求做好本部門(mén)形成文件材料的收集工作，以免造成文件材料遺失。

第八條 歸檔時(shí)間

（一）各類文件材料歸檔時(shí)間要求：

1、管理性文件材料在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。

2、外購(gòu)設(shè)備儀器的文件材料在開(kāi)箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔。

3、員工外出參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。

4、會(huì)計(jì)文件材料在會(huì)計(jì)終了后由會(huì)計(jì)部門(mén)整理歸檔，移交公司會(huì)計(jì)檔案室保管。

5、電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。

6、光盤(pán)、照片及底片、實(shí)物等形式的文件材料在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。

7、下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔：

（1）變更、修改、補(bǔ)充的相關(guān)文件材料；

（2）公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和員工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門(mén)或個(gè)人手中的文件材料；

（3）其他臨時(shí)重要活動(dòng)中形成的文件材料。

（二）各部門(mén)形成的文件材料具體歸檔時(shí)間（見(jiàn)附件一）

（三）各部門(mén)必須嚴(yán)格按照歸檔時(shí)間進(jìn)行歸檔，不得推遲和延誤。否則，將追究有關(guān)人員的責(zé)任。

（四）如確因工作需要不能按時(shí)歸檔的部門(mén)，應(yīng)主動(dòng)向公司檔案室報(bào)備，并安排專人妥善保存，待使用完畢后立即歸檔。

第九條 歸檔文件質(zhì)量要求

1、整理歸檔的文件材料應(yīng)遵循文件材料形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，并符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求，齊全完整。

2、歸檔的文件材料應(yīng)為原件。如確實(shí)無(wú)法保存原件的，可以保存復(fù)印 件，但必須說(shuō)明原因并注明其原件存放處，必要時(shí)須加蓋印章。熱敏傳真紙不能直接歸檔，要盡量追加原件。文件材料歸檔后不得更改。

3、非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說(shuō)明一并歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無(wú)譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。

4、具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件，必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔。

5、歸檔的文件材料的載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求。

6、歸檔的文件材料一般一式一份。重要的，利用頻繁的和有專門(mén)需要的可為一式二份或以上。

7、兩個(gè)以上單位合作完成的項(xiàng)目，主辦單位保存全套文件材料，協(xié)辦單位保存與承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。有合同、協(xié)議規(guī)定的，按其要求執(zhí)行。

8、聲像類、實(shí)物類檔案畫(huà)面要求清晰完整，符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，并注明拍攝內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)等信息。

第十條 歸檔手續(xù)

1、各部門(mén)兼職檔案人員先檢查本部門(mén)歸檔文件材料的齊全、完整與準(zhǔn)確情況，然后填寫(xiě)檔案移交（接收）登記表（見(jiàn)附件二），打印一式兩份隨文件材料一起向檔案室移交。

2、檔案室接收檔案時(shí)，應(yīng)根據(jù)檔案移交登記表，與移交人共同逐頁(yè)清點(diǎn)，并要求雙方在檔案移交登記表上簽名確認(rèn)，各自保留一份以備查。對(duì)重要、機(jī)密類的案卷，需要認(rèn)真仔細(xì)核對(duì)，經(jīng)查驗(yàn)確信無(wú)誤后方可辦理簽收手續(xù)。

第四章 檔案分類

第十一條 檔案分類及其內(nèi)容

根據(jù)公司管理職能，結(jié)合檔案內(nèi)容及形成特點(diǎn)，將公司檔案分成以下七大類：

1、文書(shū)檔案：主要包括公司文件、往來(lái)函件、上級(jí)來(lái)文、經(jīng)營(yíng)管理等管理性文件材料。

2、設(shè)備儀器檔案：主要包括辦公設(shè)備、機(jī)械設(shè)備等跟設(shè)備有關(guān)的文件材料。

3、合同檔案：主要包括行政、后勤、工程、租賃等合同方面的文件材料。

4、聲像檔案：主要包括照片（附底片）、光盤(pán)等聲像方面的文件材料。

5、實(shí)物檔案：主要包括獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、贈(zèng)品等。

6、會(huì)計(jì)檔案：主要包括憑證、賬簿、報(bào)表、銀行對(duì)賬單等。

7、人事檔案：主要包括在職員工的錄用、轉(zhuǎn)正、考核、獎(jiǎng)懲等員工個(gè)人形成的文件材料。

第五章 檔案利用及保密

第十二條 檔案借閱的辦理

（一）借閱手續(xù)

1、公司員工借閱本部門(mén)或本管理處檔案，由所屬部門(mén)或管理處負(fù)責(zé)人審批后，檔案管理員可辦理借閱手續(xù)；借閱其他部門(mén)檔案，須先由所在部 門(mén)或管理處負(fù)責(zé)人審批，再提交公司行政人事部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。（借閱檔案審批單見(jiàn)附件三）

2、借閱非本部門(mén)的有密級(jí)檔案，須先經(jīng)原形成檔案的部門(mén)的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，再提交行政人事部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。

3、光大集團(tuán)范圍內(nèi)其它單位員工借閱本公司檔案，須提出借閱申請(qǐng)，并詳細(xì)注明借閱原由、利用范圍及內(nèi)容，經(jīng)所在公司負(fù)責(zé)人同意后，提交至檔案室，由檔案室報(bào)公司總經(jīng)理審批。

4、公司檔案主要供本公司及集團(tuán)范圍內(nèi)員工工作利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人員應(yīng)持蓋有該單位公章的介紹信，并注明利用者的身份、利用目的、范圍及內(nèi)容，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，由相關(guān)部門(mén)人員帶領(lǐng)方可借閱。

5、借閱、查閱檔案，須填寫(xiě)檔案借閱登記表，對(duì)借閱檔案相關(guān)情況進(jìn)行登記；凡已解決重大問(wèn)題或取得較大效益的事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)反饋給公司檔案室，并及時(shí)填寫(xiě)檔案利用效果登記表。

（二）借閱要求

1、借閱者須保證原樣歸還所借的檔案資料，而且完整無(wú)損，不得拆散、抽換、圈點(diǎn)、劃線、涂改或作其它任何標(biāo)記，更不得將借閱的檔案資料丟失或失竊。

2、復(fù)印檔案須在復(fù)印件上注明用途及時(shí)間，并在其上注明“再?gòu)?fù)印無(wú)效”字樣；復(fù)印完畢須將其原件當(dāng)場(chǎng)歸還，并由檔案管理員核實(shí)后辦理相關(guān)手續(xù)。

3、查閱檔案應(yīng)在檔案室進(jìn)行，不得私自抄錄或復(fù)制查閱的檔案。利用 完后應(yīng)及時(shí)歸還檔案室，由檔案管理員核對(duì)清點(diǎn)無(wú)誤后，方能簽收。

（三）借閱規(guī)定

1、借閱檔案最長(zhǎng)應(yīng)在14個(gè)工作日內(nèi)歸還，如需繼續(xù)使用，須辦理續(xù)借手續(xù)，但只可續(xù)借一次，如過(guò)了續(xù)借期限還需使用，須重新辦理借閱手續(xù)；對(duì)于逾期不還且未辦理續(xù)借者，檔案室將發(fā)檔案借閱催還單或電話通知其歸還，若逾期一個(gè)月仍不歸還者，對(duì)于一般檔案將按每月100元予以罰款處理，有密級(jí)檔案按每月500元予以罰款，直至其歸還為止。

2、若集團(tuán)總部監(jiān)察部門(mén)根據(jù)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)指示對(duì)本公司及其部門(mén)開(kāi)展具有查處辦案性質(zhì)的工作，檔案借閱無(wú)須上報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。

3、在職工作人員調(diào)動(dòng)崗位或離職時(shí)，須退還所借檔案，經(jīng)檔案室審查無(wú)誤簽字后，才能調(diào)離，否則，人事部門(mén)不得辦理相關(guān)手續(xù)；檔案管理員調(diào)離，應(yīng)由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。

4、借閱的檔案須妥善保管，一旦發(fā)生損壞、丟失等，應(yīng)立即向檔案室報(bào)告，檔案室將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。

第十三條 檔案保密要求

1、檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹(shù)立高度的責(zé)任心，加強(qiáng)保密意識(shí)，雙方共同做好保密工作。

2、不準(zhǔn)在私人交往、通信、網(wǎng)絡(luò)中泄露公司秘密，不準(zhǔn)在公共場(chǎng)所談?wù)摴久孛?，不?zhǔn)通過(guò)其他方式傳遞公司秘密。

3、檔案室在立卷歸檔、整理保管、鑒定銷毀、提供利用等各個(gè)環(huán)節(jié)中都應(yīng)注意保密。

4、檔案分為一般檔案和有密級(jí)檔案兩類。檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)，各類檔案密級(jí)暫由檔案原形成部門(mén)確定。各部門(mén)在確定密級(jí)時(shí)，應(yīng)同時(shí)確定保密期限，一般情況下絕密事項(xiàng)不超過(guò)三十年，機(jī)密事項(xiàng)不超過(guò)二十年，秘密事項(xiàng)不超過(guò)十年。保密期限自標(biāo)明的制發(fā)日期起算。

5、查閱有密級(jí)的檔案，只能在檔案室內(nèi)或指定區(qū)域查閱，不得私自抄錄或復(fù)制。

6、對(duì)已到保密期限的檔案要請(qǐng)相關(guān)部門(mén)鑒定解密，對(duì)解密檔案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用。

7、各部門(mén)應(yīng)做好有密級(jí)檔案歸檔前的保密工作，屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的辦理必須由專人負(fù)責(zé)執(zhí)行，采用電腦傳送的公司秘密性文件材料由相關(guān)責(zé)任部門(mén)負(fù)責(zé)保密。

8、檔案室的檔案材料要定期清查，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)失密、竊密情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)，查明情況嚴(yán)肅處理。

9、檔案管理員丟失或擅自提供泄露機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，或者依法追究刑事責(zé)任。

10、檔案有下列情況之一者，不予開(kāi)放利用：（1）涉及企業(yè)商業(yè)機(jī)密的；（2）涉及企業(yè)專利或技術(shù)秘密的；（3）涉及企業(yè)員工個(gè)人隱私的；（4）檔案形成部門(mén)有特別規(guī)定的。

第六章 檔案鑒定、統(tǒng)計(jì)和保管

第十四條 檔案鑒定與銷毀

（一）鑒定工作內(nèi)容

1、初始鑒定：各部門(mén)在文件歸檔時(shí)，剔除沒(méi)有保存價(jià)值的文件材料，對(duì)需要?dú)w檔的文件材料進(jìn)行初步鑒定以確定其保管期限。

2、歸檔鑒定：檔案室對(duì)各部門(mén)的鑒定情況進(jìn)行檢查，將不需要保存的檔案加以剔除，將原保管期限劃定不當(dāng)?shù)臋n案，重新進(jìn)行價(jià)值鑒定，調(diào)整保管期限。

3、定期復(fù)查鑒定：主要是鑒定庫(kù)存檔案的完整、損壞等狀態(tài)。

4、到期后鑒定：主要是對(duì)超過(guò)保管期限的檔案重新進(jìn)行價(jià)值審查，將失去保存價(jià)值的檔案剔除銷毀。

（二）檔案鑒定與銷毀工作流程

1、建立檔案鑒定工作小組。鑒定工作小組由檔案管理人員組織，相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人與有關(guān)專業(yè)技術(shù)人員共同組成。

2、檔案鑒定時(shí)，須逐件、逐卷審查并判定其價(jià)值，鑒定后須寫(xiě)出鑒定報(bào)告，并由鑒定小組人員簽名；如果一個(gè)案卷中部分文件已失去保存價(jià)值，需抽出并在備考表中注明鑒定意見(jiàn)，由鑒定小組人員簽名，并注明日期。

3、對(duì)經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案材料，進(jìn)行登記造冊(cè)，并寫(xiě)出銷毀報(bào)告，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。（不屬于歸檔范圍的文件材料的銷毀流程和已歸檔檔案的鑒定銷毀流程見(jiàn)附件四）。

（三）檔案銷毀規(guī)定

1、檔案立卷、歸檔后，未經(jīng)公司檔案鑒定小組鑒定且報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，任何部門(mén)或個(gè)人不得擅自銷毀。

2、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案由檔案室組織統(tǒng)一送造紙廠銷毀，嚴(yán)禁將要銷毀 的檔案作為它用，或作廢紙出售。

3、為防止檔案的遺失和泄密，銷毀檔案必須有至少兩名監(jiān)銷人，銷毀完畢后，監(jiān)銷人要在銷毀清冊(cè)上簽字。

第十五條 檔案統(tǒng)計(jì)

1、檔案室應(yīng)做好平時(shí)的檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳和基礎(chǔ)原始登記工作，并在每年年中或年終對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

2、統(tǒng)計(jì)工作必須做到實(shí)事求是，務(wù)必確保提供的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，符合客觀實(shí)際，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)和偽造。

第十六條 檔案庫(kù)房的管理

1、檔案庫(kù)房由專人進(jìn)行管理，任何人員不許隨意進(jìn)入庫(kù)房。

2、檔案室應(yīng)按照“八防”要求對(duì)庫(kù)房進(jìn)行管理，盡可能全面妥善保管好各類檔案。

3、庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁存放與檔案無(wú)關(guān)的物品，嚴(yán)禁煙火。

4、庫(kù)房應(yīng)進(jìn)行定期檢查，每年進(jìn)行一次全面盤(pán)查，對(duì)庫(kù)房設(shè)施、案卷數(shù)量和案卷排列、損壞情況等做好記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施。

第七章 附 則

第十七條 本制度由公司行政人事部檔案室負(fù)責(zé)解釋。第十八條 本制度自下發(fā)之日起施行。

第三篇：怎么做好檔案管理

檔案管理制度

一、檔案管理員職位定義

負(fù)責(zé)公司、單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的工作人員。

二、檔案管理員工作職責(zé)

檔案管理員職責(zé)

1，認(rèn)真貫徹黨和國(guó)家及上級(jí)主管部門(mén)關(guān)于檔案管理員thldl.org.cn工作的法律法規(guī)及有關(guān)政策。制定檔案的工作計(jì)劃，進(jìn)行工作總結(jié)，指導(dǎo)，監(jiān)督，檢查。

2，按照《檔案管理工作規(guī)范條例》，負(fù)責(zé)對(duì)各類檔案的接收，分類，編目，編制，檢索工具進(jìn)行科學(xué)的系統(tǒng)管理。借出的檔案要進(jìn)行登記，并負(fù)責(zé)定期追還歸檔，確保檔案齊全，完整。

3，按照《檔案庫(kù)房管理制度》要求，做好“八防”工作，定期檢查舊檔案，確保檔案材料安全。

4，積極開(kāi)展檔案知識(shí)宣傳工作，增強(qiáng)全體干部職工的檔案意識(shí)。對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定并負(fù)責(zé)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)處理。

5，濟(jì)濟(jì)做好檔案信息資源的開(kāi)發(fā)工作，不斷提高工作質(zhì)量和工作效率。6，樹(shù)立和加強(qiáng)保密觀念，做好文件，資料，檔案的保密，保管工作。

三、案資料管理員安全崗位職責(zé)，格執(zhí)行《檔案借閱制度》，檔案內(nèi)容一律不得外傳。

四、文件、檔案、資料要專人、專柜保管，離開(kāi)檔案室要隨手關(guān)燈、關(guān)窗、關(guān)門(mén)，鑰匙隨身攜帶，安全意識(shí)強(qiáng)。

五、校檔案主要供應(yīng)本校使用，如外單位需要查閱、利用檔案資料，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意。經(jīng)同意借閱的檔案，必須由借閱人嚴(yán)格保管，防止遺失和泄密，閱后必須及時(shí)歸還給檔案保管員。

六、庫(kù)房是保管學(xué)校檔案的機(jī)要重地，非檔案管理人員未經(jīng)許可一律不得進(jìn)人庫(kù)房。

七、期或不定期的進(jìn)行保密情況檢查，如發(fā)現(xiàn)有泄密情況，要及時(shí)報(bào)告有關(guān)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)，積極采取有效措施。

八、在庫(kù)房?jī)?nèi)不得存放易燃品和私人物品，嚴(yán)禁吸煙。做好通風(fēng)、降濕、防火、防盜和衛(wèi)生工作

九、檔案管理員崗位要求

1．具有高中以上的文化程度；

2．具有檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)；

3．工作心細(xì)，品行端正，原則性強(qiáng)；.熟悉最新的檔案管理相關(guān)法規(guī)，流程，認(rèn)真負(fù)責(zé)，細(xì)致耐心，.熟悉電腦操作以及各種檔案管理軟件文字表達(dá)以及邏輯能力優(yōu)秀。

第四篇：如何做好檔案管理

搞好機(jī)關(guān)檔案管理為建設(shè)和諧社會(huì)服務(wù)

檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，作為原始記錄保存起來(lái)，以備查考的文字、圖表、聲像及其它各種方式和載體的文件材料。而機(jī)關(guān)檔案是各部門(mén)在建設(shè)和發(fā)展中直接形成并反映本單位真實(shí)歷史面貌的記錄，是一個(gè)單位的自己的“文脈”，更是一個(gè)地區(qū)自身的寶貴財(cái)富。每個(gè)機(jī)關(guān)職能部門(mén)在長(zhǎng)期工作中都形成了豐富的檔案資料。如何搞好機(jī)關(guān)檔案管理，使機(jī)關(guān)檔案更好地為建設(shè)和諧社會(huì)服務(wù)，是檔案管理部門(mén)的課題，也是其他職能機(jī)關(guān)的重要任務(wù)。本文僅結(jié)合機(jī)關(guān)工作實(shí)際對(duì)加強(qiáng)檔案管理工作進(jìn)行初步探索。

一、機(jī)關(guān)檔案工作的重要性

董必武同志在《題贈(zèng)檔案工作》的詩(shī)中寫(xiě)到：“典謨訓(xùn)誥，寶之無(wú)佚；只字片言，亦所珍惜。規(guī)圓矩方，依時(shí)順序，創(chuàng)業(yè)擴(kuò)基，前軌可跡．．．．．．，察往知來(lái)，視茲幫帙?！币馑际钦f(shuō)，寶貴的檔案財(cái)富，對(duì)當(dāng)前和今后的建設(shè)事業(yè)都有好處。國(guó)務(wù)院辦公廳頒發(fā)的《機(jī)關(guān)檔案工作條例》也指出：“機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)工作的組成部分，是提高機(jī)關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作?！睓C(jī)關(guān)部門(mén)擔(dān)負(fù)著一個(gè)地區(qū)、一個(gè)領(lǐng)域的管理工作，在工作中形成的大量檔案資料對(duì)地區(qū)的建設(shè)發(fā)展，對(duì)深化社會(huì)管理、對(duì)落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，建設(shè)和諧社會(huì)都起著重要作用，具體表現(xiàn)在：１、檔案是搞好機(jī)關(guān)自身工作必須查考的材料。我們黨和各級(jí)政府歷來(lái)強(qiáng)調(diào)開(kāi)展各項(xiàng)工作都要加強(qiáng)調(diào)查研究，充分占有材料。檔案是

1機(jī)關(guān)過(guò)去工作活動(dòng)的記錄，機(jī)關(guān)工作人員要熟悉情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制定計(jì)劃、處理問(wèn)題，常需要從檔案中查考過(guò)去的記載。如果有檔案可查，許多問(wèn)題就可以很方便地解決。否則就會(huì)給工作造成困難和損失，出現(xiàn)不必要的麻煩。

２、檔案是和諧社會(huì)建設(shè)的重要基礎(chǔ)。全部檔案都是由各級(jí)政府機(jī)關(guān)記錄形成的。檔案記載了本地區(qū)的政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化等等活動(dòng)的有關(guān)情況、成果、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。是過(guò)去開(kāi)展工作的記錄，又是社會(huì)繼續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。我們當(dāng)前進(jìn)行和諧建設(shè)，各項(xiàng)工作都要利用檔案，查閱參考過(guò)去的記載。因?yàn)橛辛送暾麥?zhǔn)確的檔案材料，才使我們的建設(shè)少走彎路；因?yàn)橛辛送暾麥?zhǔn)確的檔案材料，才使我們更好的落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀；因?yàn)橛辛送暾麥?zhǔn)確的檔案材料，才使我們的各方面建設(shè)保持平衡穩(wěn)健發(fā)展。

３、檔案是對(duì)群眾進(jìn)行宣傳教育的生動(dòng)教材。利用檔案提供的材料寫(xiě)教育文章、著書(shū)、講課、辦展覽、創(chuàng)作文藝作品、為群眾解決困難，都能凝聚廣大群眾的思想，保持社會(huì)穩(wěn)定，引導(dǎo)群眾踐行三個(gè)代表，不忘八榮八恥，極富說(shuō)服力和感染力。

二、當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理中存在的問(wèn)題

當(dāng)前基層機(jī)關(guān)檔案工作情況總體是好的，但由于各單位檔案管理參差不齊，有的單位還存在一些問(wèn)題，影響了檔案規(guī)范化管理，如：

１、材料管理不集中。機(jī)關(guān)工作事務(wù)煩雜，工作人員大都分管幾塊工作，已形成的檔案材料往往分散存放在項(xiàng)目負(fù)責(zé)者手中，有時(shí)工作一忙，時(shí)有材料丟失。

２、材料處理不規(guī)范。有些工作人員在平時(shí)形成檔案材料時(shí)不符合存檔要求，如有的紙張大小不一，有的用圓珠筆、鉛筆，有的字跡潦草，有的材料無(wú)落款單位和時(shí)間，還有的單位沒(méi)有建立工作《大事記》。

３、材料收集不完整。每個(gè)機(jī)關(guān)都有長(zhǎng)期都要做的工作，也有臨時(shí)增加的階段性重要工作；有紙張性文字材料，也有錄音、軟盤(pán)、光盤(pán)、照片等非文字材料；有工作計(jì)劃總結(jié)，也有獎(jiǎng)牌、榮譽(yù)證書(shū)；有固定資產(chǎn)資料，也有產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)、保修卡等必存本冊(cè)。以前在收集材料時(shí)往往重視了“主件”，而忽視了“附件”。有的部門(mén)《大事記》、人員變動(dòng)、單位基礎(chǔ)數(shù)據(jù)變化等登記不及時(shí)，造成材料不完整。４、材料保管不嚴(yán)格。少數(shù)工作人員材料放置較亂，有的隨便散放在辦公桌上，有的把材料裝在紙袋里丟在柜子一角，還有的散放在工作人員抽屜里。歸檔時(shí)很容易遺漏。

５、檔案全宗分類不科學(xué)。有的單位雖然重視了檔案材料收集整理，但分類不清，材料交叉，界限不明，卷內(nèi)目錄登記不規(guī)范，資料查找起來(lái)非常困難。

出現(xiàn)以上問(wèn)題的根本原因是工作人員缺乏檔案管理知識(shí)，檔案的形成和保管意識(shí)淡漠。因此，亟待加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案工作。

三、以建設(shè)和諧社會(huì)為目標(biāo)改進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理

黨的十六屆四中全會(huì)提出了建設(shè)社會(huì)主義和諧社會(huì)的要求。我們的檔案工作要充分發(fā)揮在建設(shè)和諧社會(huì)中記錄歷史、服務(wù)社會(huì)、傳承文明、造福群眾的特殊作用，緊密圍繞和諧社會(huì)建設(shè)，大力加強(qiáng)檔案

業(yè)務(wù)建設(shè)，筑牢檔案管理基礎(chǔ)，強(qiáng)化檔案服務(wù)功能，增強(qiáng)檔案活力，當(dāng)好建設(shè)和諧社會(huì)的“后勤”。根據(jù)基層單位檔案管理的現(xiàn)狀，當(dāng)前上級(jí)檔案管理部門(mén)和機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)抓好機(jī)關(guān)檔案管理的組織、培訓(xùn)、指導(dǎo)等系統(tǒng)性工作，應(yīng)著重從以下幾方面入手：

１、開(kāi)展機(jī)關(guān)檔案工作的調(diào)查研究。深入了解下屬單位檔案管理情況，找出存在問(wèn)題和產(chǎn)生問(wèn)題的原因，結(jié)合實(shí)際，制定和完善《機(jī)關(guān)檔案管理辦法》。對(duì)檔案材料的形成、收集、整理、鑒定、保管期限、檢索、利用、保密、移交等做出規(guī)范，以便各機(jī)關(guān)部門(mén)落實(shí)執(zhí)行。２、加強(qiáng)培訓(xùn)。采取上級(jí)檔案管理部門(mén)集中輔導(dǎo)，組織機(jī)關(guān)工作人員走出去參觀學(xué)習(xí)，請(qǐng)專業(yè)人員來(lái)本單位具體指導(dǎo)，組織觀看檔案知識(shí)光盤(pán)，進(jìn)行崗上檔案知識(shí)考核等方法，重點(diǎn)提高基層檔案工作人員檔案管理水平和部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)，帶動(dòng)其他工作人員掌握檔案業(yè)務(wù)一般知識(shí)。對(duì)用紙、用筆、字跡及行文格式、資料保管等相關(guān)要求都要熟悉，同時(shí)加強(qiáng)工作人員對(duì)搞好檔案工作重要性的教育，增強(qiáng)機(jī)關(guān)工作人員的檔案意識(shí)。

３、指導(dǎo)機(jī)關(guān)各部門(mén)注意保存有價(jià)值的資料。檔案管理部門(mén)要在掌握各機(jī)關(guān)主要職能的基礎(chǔ)上，明確各部門(mén)檔案材料的收集范圍，收集范圍相對(duì)要寬些，以利于鑒定整理。要求機(jī)關(guān)工作人員在平時(shí)注意保存和收集一切與地區(qū)建設(shè)相關(guān)，有檔案價(jià)值的資料，如業(yè)務(wù)資料、文件資料、經(jīng)驗(yàn)資料、政策資料、專題資料、剪報(bào)資料、照片資料、光（軟）盤(pán)資料、綜合資料、會(huì)議記錄等等，力求歸檔材料的全面、準(zhǔn)確、有價(jià)值、可利用。

４、結(jié)合機(jī)關(guān)職能實(shí)際進(jìn)行全宗檔案科學(xué)分類，以方便管理檢索使用。根據(jù)檔案管理理論和機(jī)關(guān)工作實(shí)際，機(jī)關(guān)全宗檔案應(yīng)按和按問(wèn)題相結(jié)合的方法來(lái)制定分類方案，如下圖：

機(jī)關(guān)檔案分類大綱

這種分類方法的好處，一是克服了按組織機(jī)構(gòu)分類時(shí)，由于內(nèi)部機(jī)構(gòu)時(shí)而增減、時(shí)而合并帶來(lái)的分類難題；二是克服了按組織機(jī)構(gòu)分類常出現(xiàn)的有部門(mén)檔案材料過(guò)多，有部門(mén)檔案材料過(guò)少問(wèn)題；三是克服了按組織機(jī)構(gòu)分類時(shí)的幾個(gè)部門(mén)聯(lián)合辦公務(wù)、聯(lián)合發(fā)文件帶來(lái)的歸檔材料的重復(fù)和混亂；四是機(jī)關(guān)部門(mén)每年工作增減有變化，按問(wèn)題分類可隨實(shí)際工作增減而增減類別。這樣分類就保證了檔案管理的隱定性、統(tǒng)一性、內(nèi)容排斥性和類別伸縮性，既有連續(xù)性、便于檢索，又能適應(yīng)事物客觀發(fā)展變化的需要。

５、鑒于機(jī)關(guān)工作事務(wù)煩雜，為防止平時(shí)檔案材料的遺失，保證歸檔的全面，應(yīng)該采取部門(mén)對(duì)檔案材料日常積累與定期收集相結(jié)合方法，在日常注意保存基礎(chǔ)上，應(yīng)每季或半年集中收集一次，按照檔案分類大綱分類存放，集中保存，年底全面鑒別、整理、立卷、歸檔。

６、上級(jí)檔案管理機(jī)關(guān)要加強(qiáng)對(duì)基層檔案工作的檢查，深化和完善檔案管理評(píng)級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，并將檔案管理水平作為對(duì)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)的整體工作考核之中。

檔案工作開(kāi)展的好，收集的齊全，科學(xué)分類整理，又有好的檢索方法，檔案作用就能很好發(fā)揮。如果說(shuō)機(jī)關(guān)工作是“前鋒”的話，那么我們的檔案就是“后衛(wèi)”。檔案“后衛(wèi)”將強(qiáng)力保證前鋒向前推進(jìn)。在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展下，我們的檔案工作要落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，與時(shí)俱進(jìn)，緊跟形勢(shì)，創(chuàng)新機(jī)制，更好地為建設(shè)和諧社會(huì)服務(wù)。

第五篇：力求做好檔案管理

力求做好檔案管理，優(yōu)化幼兒園管理

石有岐

內(nèi)蒙古自治區(qū)鄂爾多斯市東勝第一幼兒園

力求做好檔案管理，優(yōu)化幼兒園管理

[內(nèi)容提要]：檔案管理是幼兒園科學(xué)管理的重要組成部分，幼兒園檔案工作的好壞，將直接影響著幼兒園各項(xiàng)工作的開(kāi)展。檔案作為一種重要的信息資源，對(duì)幼兒園的前進(jìn)與發(fā)展起著不可替代的作用，因此幼兒園的檔案工作是眾多工作中不可忽視的一項(xiàng)重要工作。本文主要從以下幾方面進(jìn)行了闡述：

[關(guān)鍵詞]：幼兒園 檔案管理 規(guī)范 整理

檔案管理是幼兒園科學(xué)管理的重要組成部分，幼兒園檔案工作的好壞，將直接影響著幼兒園各項(xiàng)工作的開(kāi)展。檔案作為一種重要的信息資源，對(duì)幼兒園的前進(jìn)與發(fā)展起著不可替代的作用，因此幼兒園的檔案工作是眾多工作中不可忽視的一項(xiàng)重要工作。隨著幼兒園教育改革的不斷深入，需要我們進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，充分發(fā)揮檔案在幼兒園教學(xué)、科研、管理和其他各項(xiàng)工作中的作用，同時(shí)更需要檔案管理人員要具備過(guò)硬的、扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，廣采博覽其他學(xué)科，提高檔案管理的能力，掌握現(xiàn)代化管理工具，熟練掌握電腦操作，使幼兒園的檔案工作更加科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，使其能以最快捷的方式，最佳的質(zhì)量，更好地為幼兒園的教育教學(xué)及各項(xiàng)工作服務(wù)。

幼兒園應(yīng)高度重視檔案工作的建設(shè)，要注重收集、整理和充分利用幼兒園的檔案資料，并使它更好地為幼兒園的教育及發(fā)展服務(wù)。

一、幼兒園檔案的含義與作用 幼兒園檔案是指幼兒園全部工作活動(dòng)形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖紙、音像等不同載體的歷史記錄。它是實(shí)施素質(zhì)教育，提高保教質(zhì)量，推動(dòng)各項(xiàng)工作的重要依據(jù)和必要條件。

幼兒園在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的、具有保存、查考、利用價(jià)值的文件材料均應(yīng)歸檔。各幼兒園應(yīng)建立健全文件材料的形成、積累和立卷歸檔制度，并將文件材料的立卷歸檔列入各部門(mén)和有關(guān)人員的崗位責(zé)任制；應(yīng)把檔案管理列入本園工作計(jì)劃，建立檔案室或檔案專柜，確定一名園長(zhǎng)分管，指定歸口部門(mén)，落實(shí)專人管理，解決所需經(jīng)費(fèi)，確保檔案工作的開(kāi)展。

二、幼兒園檔案管理的內(nèi)容

1、上級(jí)文件類；

2、各項(xiàng)工作計(jì)劃；

3、各項(xiàng)規(guī)章制度（崗位責(zé)任制度、學(xué)習(xí)會(huì)議制度、衛(wèi)生保健制度、教研制度、安全保衛(wèi)制度、作息制度、伙食管理制度、財(cái)務(wù)保管制度、考勤制度、獎(jiǎng)懲制度、交接班制度、家長(zhǎng)聯(lián)系制度等）；

4、各項(xiàng)工作檢查記錄；

5、各種會(huì)議記錄；

6、園內(nèi)大事記；

7、各種學(xué)習(xí)材料；

8、上報(bào)的各種文字材料底稿及各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表；

9、保教人員業(yè)務(wù)檔案；

10、各班工作總結(jié)及園務(wù)總結(jié)；

11、工作人員花名冊(cè)、幼兒花名冊(cè)；

12、教師幼兒作品精選。

三、我園進(jìn)行檔案管理具體措施

1、建立制度，規(guī)范建檔。

我園配備了工作責(zé)任心強(qiáng)，工作認(rèn)真細(xì)致，而且在幼兒園各部門(mén)都工作過(guò)的一名教師做兼職的資料員，并設(shè)立了檔案資料室。先后制定了《檔案資料管理制度》、《資料借閱登記制度》、《資料員工作職責(zé)》、《資料定期檢查制度》、《交存資料注意事項(xiàng)》等一系列規(guī)章制度。并把相關(guān)人員派出去專門(mén)進(jìn)行了專業(yè)培訓(xùn)：從檔案資料的目錄建立，到資料的分類整理，從案卷的建立，到資料的規(guī)范裝訂等，全部都力求達(dá)到規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化的要求。

目前，我園已先后建立了《幼兒園行政檔案》、《綠色幼兒園檔案》、《科研檔案》、《幼兒衛(wèi)生保健檔案》、《教師教育教學(xué)檔案》、《圖書(shū)音像照片資料檔案》、《教具、學(xué)具、教學(xué)儀器等實(shí)物檔案資料》、《財(cái)會(huì)檔案》等。

除了這些，我們還建立了電子文件聲像照片資料檔案，因聲像照片檔案以它特有的記錄方式及其形象性、直觀性的特點(diǎn)，有著文書(shū)檔案難以替代的作用，它可以真實(shí)地反映歷史，再現(xiàn)許多活動(dòng)的場(chǎng)面和細(xì)節(jié)，是目前檔案資料中及其珍貴的資料。

2、勤于收集，注意資料的真實(shí)性

檔案工作的基礎(chǔ)是資料的收集，而收集工作是檔案工作的起點(diǎn)，是檔案工作的第一個(gè)環(huán)節(jié)，而且最重要的是要注意保存原始的真實(shí)的第一手資料，所以一切檔案資料的收集都要從平時(shí)的積累開(kāi)始，從點(diǎn)點(diǎn)滴滴的工作做起。首先，我們?cè)谌珗@教職工中宣傳檔案的作用，使大家對(duì)保留檔案有一定的了解和認(rèn)識(shí)。并制定了各類檔案交存的負(fù)責(zé)人制度，要求各部門(mén)平時(shí)的原始資料都要保存好，每學(xué)期結(jié)束時(shí)，需將資料送資料室存檔，從而確保檔案收集的完整性。

對(duì)幼兒園開(kāi)展的各項(xiàng)活動(dòng)，例如節(jié)日的聯(lián)歡，親子活動(dòng)，家長(zhǎng)開(kāi)放日活動(dòng)，畢業(yè)典禮等，以及平時(shí)各部門(mén)所做的一些日常工作只要有保留價(jià)值的均要求活動(dòng)完后及時(shí)的填上表格，送資料室存檔，而且及時(shí)的將影像資料也相應(yīng)地保存在電腦里，并備份保存。具體的說(shuō)：

（1）、設(shè)照片檔案及錄像檔案

照片、錄像檔案特有的記錄方式及其形象性和直觀性的特點(diǎn)，有著文書(shū)檔案難以替代的作用。它不僅可以真實(shí)地反映歷史，更重要的是它可以再現(xiàn)人物的音容笑貌及各種活動(dòng)的場(chǎng)面和細(xì)節(jié)，是進(jìn)行各種教育的生動(dòng)教材。我園照片、錄像檔案具有以下特點(diǎn)：①按專題收集。幼兒園每組織一項(xiàng)重要活動(dòng)，均精選出有代表性的照片，拍攝出完整的全過(guò)程錄像，按專題進(jìn)行歸檔，這樣可以完整地記錄一次活動(dòng)的全過(guò)程。②注意收集底片和加注文字說(shuō)明。以照片檔案為例，我園的照片檔案由照片和說(shuō)明兩部分組成。照片由文字總說(shuō)明、照片目錄以及照片存放欄組成，每張照片要有文字介紹并標(biāo)注清楚其底片所在的頁(yè)、號(hào)。每個(gè)專題要有案卷總說(shuō)明，以文字形式表述此次專題活動(dòng)的整體面貌。③注重提高拍攝水平。我園在購(gòu)置了攝像機(jī)之后，沒(méi)有匆忙上陣開(kāi)拍，而是派專人到縣教師進(jìn)修學(xué)校學(xué)習(xí)拍攝基本功。正式使用后，不僅要對(duì)每次拍攝的專題進(jìn)行剪輯，還要分析成敗，以求在實(shí)踐中前進(jìn)。

（2）、檔案材料的借閱管理

我園各類檔案均配備借閱登記本，對(duì)一些保密性檔案（如會(huì)議記錄）劃定借閱人范圍；對(duì)查閱、借用者照章辦事，對(duì)借出的檔案要填寫(xiě)借閱單（包括借閱人姓名、借閱時(shí)間、案卷名稱），并規(guī)定歸還日期，逾期不還的要及時(shí)催要。檔案員在辦理借閱手續(xù)時(shí)，應(yīng)主動(dòng)將借閱者所需文件材料找準(zhǔn)，用一書(shū)簽隔開(kāi)直接提供，不要讓借閱者自己尋找。這樣既可節(jié)約借閱者時(shí)間，又可減少因借閱者來(lái)回翻閱卷內(nèi)文件材料造成的磨損。

3、及時(shí)做好檔案整理工作 檔案資料在收集上來(lái)后，要及時(shí)的進(jìn)行檔案資料的整理分類，檔案的整理就是對(duì)整理完畢的，具有保存價(jià)值的文件材料進(jìn)行的系統(tǒng)化、條理化的過(guò)程。這是一個(gè)周而復(fù)始的工作，對(duì)已經(jīng)失去保留價(jià)值且很少利用的資料應(yīng)及時(shí)的清理，做到去粗取精。

整理時(shí)應(yīng)將同專題的、同項(xiàng)目、同內(nèi)容的文件資料編排在一起，并按時(shí)間順序排列，要杜絕或避免卷內(nèi)材料“插花團(tuán)”的現(xiàn)象，以便于查閱。

對(duì)案卷的裝訂工作要注意安全、整齊、美觀、方便管理，對(duì)影像照片資料檔案要及時(shí)地加上文字說(shuō)明,并備份保存。

4、充分利用檔案，為幼兒園發(fā)展服務(wù)

檔案工作的根本目的，就是充分發(fā)揮檔案的價(jià)值作用。使大家能及時(shí)地獲取信息，并從信息中獲取、提煉、開(kāi)發(fā)出有參考價(jià)值的東西，否則將成為死檔。

我園十分重視檔案工作的開(kāi)發(fā)利用，讓它能更好地為教學(xué)及各項(xiàng)活動(dòng)服務(wù)?，F(xiàn)在我園無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)決策之前，或是各項(xiàng)活動(dòng)籌備開(kāi)展之前，都要參考以前的資料。每學(xué)期教師的各項(xiàng)技能技巧活動(dòng)，幼兒園的各項(xiàng)大型活動(dòng)，都要參考檔案資料，在原基礎(chǔ)上取往年之長(zhǎng)，改進(jìn)不足，精心策劃，精心設(shè)計(jì)。這樣使每次活動(dòng)都做到心中有數(shù)，達(dá)到良好的預(yù)期效果。音像檔案資料在日常的教學(xué)活動(dòng)中也發(fā)揮了巨大的作用,分類整齊的VCD帶、錄音磁帶、照片及各種教具實(shí)物資料是每位教師每天必不可少的教學(xué)資料。

幾年來(lái)，我園的檔案管理工作，在不斷學(xué)習(xí)探索中有了一定收獲，并在規(guī)范、科學(xué)的管理過(guò)程中進(jìn)行了創(chuàng)新。日后，我們還要在不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，提高檔案管理水平，使幼兒園有關(guān)檔案和教學(xué)資料得到充分利用，以促進(jìn)我園整體管理水平再上一個(gè)新臺(tái)階。

[參考文獻(xiàn)]：《中國(guó)民辦教育》幼教版

《幼兒園檔案管理制度》