第一篇：試論如何做好檔案管理的保密工作

試論如何做好檔案管理的保密工作

四平市政府辦 郭麗

隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，檔案資源巨大的社會(huì)價(jià)值逐漸為公眾所認(rèn)知，這就涉及檔案的保密和利用工作。這項(xiàng)工作做得好壞，會(huì)直接影響到黨和國家及單位的平安和利益。檔案是一種重要的社會(huì)信息資源，對(duì)于檔案信息資源，不但要重視其載體的保管和保護(hù)，更要重視其所含信息的開發(fā)利用，來實(shí)現(xiàn)信息資源共享。保守國家機(jī)密是我們每個(gè)公民應(yīng)盡的義務(wù)，也是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)，更要切實(shí)完善工作職能，使檔案得到充分合理的利用。

一、做好檔案庫房管理中的保密工作

庫房管理是檔案保密工作的重點(diǎn)。從總體上講，檔案庫房應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定來單獨(dú)興建，但也有一些不具備條件的單位，往往將庫房設(shè)置在機(jī)關(guān)辦公樓內(nèi)。應(yīng)當(dāng)注意的是，不是任何一間辦公室都可以用作庫房的，從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設(shè)在辦公樓的最底層，庫房門窗等應(yīng)專門加固，以防盜竊。還應(yīng)盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。這是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。

二、絕密檔案的管理和保密

絕密檔案是黨和國家的核心秘密，它關(guān)系到黨和國家的安全，關(guān)系到國家的政治活動(dòng)、軍事活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的成敗，關(guān)系到四化建設(shè)的進(jìn)程。因此，為確保國家核心秘密的安全，必須管理好絕密檔案。首先絕密檔案應(yīng)與非絕密檔案分別保管。要設(shè)置保險(xiǎn)柜、保險(xiǎn)鎖、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全。二是提高絕密檔案管理人員的素質(zhì)。絕密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深等特點(diǎn)，他們對(duì)保守黨和國家的秘密負(fù)有比一般工作人員更為重大的責(zé)任，因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質(zhì)是個(gè)關(guān)鍵。絕密檔案管理人員必須有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識(shí)，不僅要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，而且檔案人員無論在什么場合，都應(yīng)做到守口如瓶，萬無一失，把保守國家秘密作為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。三是加強(qiáng)絕密檔案的日常管理。絕密檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無權(quán)擅自調(diào)閱。絕密檔案使用完畢后應(yīng)及時(shí)清對(duì)、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救。

三、做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作

確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，根據(jù)本機(jī)關(guān)工作的需要和為國家積累歷史文化財(cái)富的需要，全面確定檔案的保存價(jià)值，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據(jù)國家秘密事項(xiàng)在一定時(shí)間內(nèi)，如被泄露將對(duì)國家的安全和利益造成的危害來確定的，它表示該國家秘密事項(xiàng)在其確定的期限內(nèi)，受國家有關(guān)保密法律、法規(guī)的保護(hù)，產(chǎn)生法律效力的時(shí)限?！秶颐孛鼙Ｃ芷谙薜囊?guī)定》中規(guī)定：除有特殊規(guī)定外，絕密級(jí)事項(xiàng)不超過30年，機(jī)密級(jí)事項(xiàng)不超過20年，秘密級(jí)事項(xiàng)不超過10年。保密期限在一年及一年以上的以年計(jì)，在一年以內(nèi)的以月計(jì)。這里所說的“特殊規(guī)定”是指制定保密范圍的中央、國家機(jī)關(guān)可以規(guī)定有關(guān)保密范圍中某類事項(xiàng)的保密期限為“長期”。對(duì)規(guī)定為“長期”的國家秘密事項(xiàng)，在授權(quán)機(jī)關(guān)作出解密前，其他機(jī)關(guān)、單位應(yīng)當(dāng)對(duì)其采取長期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對(duì)外提供。

四、檔案管理人員的職責(zé)

檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護(hù)檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對(duì)已經(jīng)破損的檔案，要及時(shí)搶救。不丟，就是使檔案絕對(duì)安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實(shí)體安全，也要保證檔案內(nèi)容的安全。不散，就是要求檔案的保管相對(duì)集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴(yán)重情況。不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。檔案保管人員要持之以恒，時(shí)刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。

檔案保密工作的任務(wù)是艱巨的，也是光榮的，我們要在工作中不斷地積累經(jīng)驗(yàn)，根據(jù)本機(jī)關(guān)特點(diǎn)制定各種檔案管理中的保密制度和監(jiān)督措施，完善檔案管理工作

第二篇：關(guān)于做好檔案管理保密工作的幾點(diǎn)思考

關(guān)于做好檔案管理保密工作的幾點(diǎn)思考

隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，檔案資源的巨大社會(huì)價(jià)值日益為公眾所認(rèn)知，這就涉及檔案保密管理與利用工作的重要性，這項(xiàng)工作做得好與壞，將直接影響國家及單位的安全和利益。本文就檔案在保管和利用時(shí)如何做好保密工作淺談幾點(diǎn)看法。

檔案 保管利用 保密

保密工作是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，是保證檔案在利用過程中安全的必要手段，二者具有相輔相成、良性互動(dòng)的關(guān)系，正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系是充分利用檔案的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，積極做好檔案保密工作是保證檔案在保管利用過程中完整、安全的根本目的。怎么做好檔案的保密與管理工作，很多學(xué)者與專家也從不同的角度給出了不同的觀點(diǎn)。多年的實(shí)踐證明，歷史發(fā)展到今天，沒有那一種觀念可以長期的適用于不同時(shí)期，只有不斷的創(chuàng)新與改變才能順應(yīng)發(fā)展的步伐。當(dāng)今社會(huì)，檔案資源被廣泛認(rèn)知與挖掘，做好檔案保密工作，才能凸顯這個(gè)行業(yè)的重要價(jià)值，從而更好的利用它轉(zhuǎn)變?yōu)橛幸饬x的社會(huì)價(jià)值。以下結(jié)合自身的工作體會(huì)，對(duì)檔案管理的保密工作進(jìn)行分析。

一、檔案在保管時(shí)如何做好保密工作

在做好檔案保管的同時(shí)做好保密工作，就需要我們?cè)谄綍r(shí)的工作中有嚴(yán)格的管理制度，這也大大的提高了我們檔案工作人員的自身責(zé)任。

（一）加強(qiáng)檔案的日常管理

檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無權(quán)擅自調(diào)閱。檔案使用完畢后應(yīng)及時(shí)清對(duì)、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密新問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救。

（二）做好檔案庫房管理中的保密工作

檔案的庫房管理是檔案保密的重點(diǎn)。從總體上講，檔案庫房應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建，但是有一些不具備條件的單位，往往將庫房附設(shè)在機(jī)關(guān)辦公樓內(nèi)。應(yīng)注意的是，不是任何一間辦公室都可以用作庫房的，從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設(shè)在辦公樓的最底層，庫房門窗等應(yīng)專門加固，以防盜竊。還應(yīng)盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。實(shí)踐證明，檔案庫房的科學(xué)管理，是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。

（三）提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理人員具有非凡的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特征。他們對(duì)保守黨和國家的秘密負(fù)有比一般工作人員更為重大的責(zé)任，因此，檔案保密工作好和壞，檔案管理人員的素質(zhì)是個(gè)關(guān)鍵。檔案管理人員必須有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識(shí)，不僅要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，而且要防止“無形”儲(chǔ)存在頭腦中秘密的泄露。由于檔案管理人員經(jīng)常接觸黨和國家以及單位大量的秘密，這些秘密隨著主人的社會(huì)活動(dòng)被帶到各個(gè)復(fù)雜的場合，往往一句話，說者無意，聽者有心，在不知不覺中就泄露了秘密。所以檔案人員無論在什么場合，都應(yīng)把保守國家秘密作為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。

（四）做好檔案密級(jí)的調(diào)整工作

1、要建立起法制的新秩序。對(duì)涉密檔案的變化調(diào)整，不僅要立足于當(dāng)前的實(shí)際工作，還要著眼于長遠(yuǎn)。歷史的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)告訴我們，以往關(guān)于檔案保密的制度還不健全，適應(yīng)不了《保密法》的要求，需要完善增加新的內(nèi)容。為了適應(yīng)涉密檔案調(diào)密工作制度化、正規(guī)化的需要，應(yīng)建立以下三個(gè)制度：一要建立劃定密期制度，以便屆滿自行解密；二要建立調(diào)密通知單制度，對(duì)保密期間提前解密或發(fā)生升降變化的密級(jí)文件，要下發(fā)通知單告知檔案館（室），以便銜接工作，及時(shí)掌握，適時(shí)變動(dòng)；三要建立涉密檔案接收標(biāo)準(zhǔn)制度，加強(qiáng)涉密檔案的規(guī)范化建設(shè)。

2、要貫徹落實(shí)《保密法》以及《各級(jí)國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》的精神，在廣泛宣傳、提高認(rèn)識(shí)、大力協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)解決好兩個(gè)問題：一要嚴(yán)格執(zhí)行解密劃控的時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)、有關(guān)涉密內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)及保密規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，做到有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必糾；二要主動(dòng)接受保密部門對(duì)調(diào)密工作的監(jiān)督指導(dǎo)，齊心協(xié)力搞好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴(yán)格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內(nèi)利用，哪些還不能提供利用，為今后進(jìn)一步搞好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和涉密檔案建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

二、檔案在利用時(shí)如何做好保密工作

如何使檔案技能合理利用，又能保證檔案的安全和完整，我們就要在檔案利用時(shí)做到合理的監(jiān)督，在做好檔案利用工作的同時(shí)，更要確保檔案的安全和秘密性。

（一）正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系

要堅(jiān)持“保、放”結(jié)合的指導(dǎo)思想，正確處理保密和開放，信息公開的關(guān)系，既要積極防范又提供工作便利，即把好保密關(guān)，又疏通公開、交流的渠道。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。由此產(chǎn)生一些弊端，大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價(jià)值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費(fèi)；領(lǐng)導(dǎo)不能及時(shí)全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價(jià)值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來。上述情況表明，檔案部門改變傳統(tǒng)的觀念，在嚴(yán)格提供保密工作的同時(shí)，切實(shí)轉(zhuǎn)變工作職能，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)勢在必行。機(jī)密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用，保而不用只會(huì)失去保的意義，失去檔案的價(jià)值。當(dāng)然，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無限制的利用會(huì)給黨和國家以及單位的平安和利益造成危害。所以，對(duì)檔案工作來說，保密和利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

（二）做好檔案利用中的監(jiān)督工作

1、建立健全各項(xiàng)制度。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時(shí)，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項(xiàng)檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡明，便于執(zhí)行，并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實(shí)和完善。

2、進(jìn)一步完善監(jiān)督措施。在利用中，要根據(jù)不同的利用對(duì)象的不同目的，掌握其心理和思想動(dòng)機(jī)，加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動(dòng)機(jī)；二是眼勤，勤觀察動(dòng)態(tài)，置每個(gè)利用者于視覺之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實(shí)。要在利用者離去之前，仔細(xì)檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查處，并在利用登記簿上備注說明。對(duì)于損毀檔案較為嚴(yán)重的違法行為，應(yīng)及時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便及時(shí)查處，挽回?fù)p失。

三、做好電子檔案文件管理中的保密工作

隨著時(shí)代的發(fā)展，越來越多的單位都實(shí)行了無紙化辦公，電子文件逐漸成為檔案文件的另一種重要形式。檔案管理工作也從手工管理階段發(fā)展到使用檔案專業(yè)管理軟件管理階段。管理手段上的變革，必然帶來保密工作方式上的變革。

（一）構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全體系。保障企業(yè)網(wǎng)絡(luò)安全，一般可以通過隔斷來自互聯(lián)網(wǎng)的各種安全威脅來實(shí)現(xiàn)。目前流行的隔離方式主要有兩種：（1）企業(yè)設(shè)置防火墻安全系統(tǒng)，企業(yè)內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)之間通過中間服務(wù)器進(jìn)行物理隔離。（2）檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)服務(wù)器與外網(wǎng)之間純粹的物理隔離。第一種物理隔離方式，即是采用防火墻安全系統(tǒng)，為檔案數(shù)據(jù)服務(wù)器和關(guān)聯(lián)計(jì)算機(jī)配置防病毒軟件，設(shè)置人侵檢測系統(tǒng)，對(duì)外網(wǎng)進(jìn)行邏輯隔離，以阻斷外網(wǎng)的人侵行為。同時(shí)在外網(wǎng)與企業(yè)內(nèi)網(wǎng)之間設(shè)置中間服務(wù)器，進(jìn)行物理隔離。第二種物理隔離方式，即純粹的物理隔離，外網(wǎng)與企業(yè)內(nèi)網(wǎng)沒有使用任何實(shí)現(xiàn)連接的軟硬件設(shè)備，數(shù)據(jù)交換全部通過移動(dòng)介質(zhì)在內(nèi)、外網(wǎng)之間進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，如使用移動(dòng)硬盤。

（二）系統(tǒng)用戶查閱電子文件管理。訪問本企業(yè)檔案系統(tǒng)的用戶只能是本單位的職工。在檔案系統(tǒng)正式啟用前，系統(tǒng)管理員應(yīng)根據(jù)本單位職下的職責(zé)范圍和職級(jí)設(shè)置其相應(yīng)的訪問權(quán)限。檔案系統(tǒng)應(yīng)能記錄并能提供訪間用戶的信息，包括用戶身份、職屬信息、授權(quán)信息、用戶請(qǐng)求信息、用戶操作信息等，從訪問權(quán)限方面做好電子檔案保密工作。企業(yè)信息部門還應(yīng)配合好檔案部門做好系統(tǒng)用戶的正確使用檔案系統(tǒng)的工作，以防止系統(tǒng)用戶的不當(dāng)操作造成不必要的損失。

（三）保證電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境的安全。與紙質(zhì)檔案管理制度一樣，健全電子檔案管理制度，包括檔案機(jī)房管理制度等。

結(jié)語：隨著時(shí)間的推移，檔案的保管和利用工作日益重要和明顯，大批檔案在社會(huì)中已經(jīng)發(fā)揮和將發(fā)揮不可替代的作用。因此檔案工作人員要做好檔案保管和利用工作，為構(gòu)建和諧的社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)。這是對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來著想。

參考文獻(xiàn)：

[1]尹敬波.淺談檔案管理中的保密工作.才智，2011（17）.[2]畢麗萍.檔案資料的復(fù)制與保密.中國管理信息化，2011（16）.

第三篇：如何做好保密工作

如何做好保密工作

保密工作歷來是黨和國家的一項(xiàng)重要工作，事關(guān)國家的安全和利益事關(guān)改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大局其責(zé)任重于泰山。做好新形勢下的保密工作，關(guān)鍵在于領(lǐng)導(dǎo)，重點(diǎn)在于抓好領(lǐng)導(dǎo)干部保密工作責(zé)任制的落實(shí)。

黨政機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要從講政治、講大局的高度重視保密工作，認(rèn)真抓好保密工作?！碧貏e是作為空軍裝備保障性企業(yè)的從業(yè)者，企業(yè)必須認(rèn)清這一嚴(yán)峻形勢，必須牢固樹立起“保密就是保安全、保發(fā)展；就是保戰(zhàn)斗力、保打贏”的思想。而保守秘密，重在防范。各級(jí)部門要注意加強(qiáng)技術(shù)防范，消除泄密隱患，防患于未然。

對(duì)于企業(yè)來說，計(jì)算機(jī)安全是保密管理的基礎(chǔ)，那么，在當(dāng)前保密安全工作中，如何符合國家保密安全的要求和軍隊(duì)保障系統(tǒng)的條例條令呢？筆者認(rèn)為:

一、領(lǐng)導(dǎo)要重視

做好新形勢下的保密工作，關(guān)鍵在領(lǐng)導(dǎo)，重點(diǎn)是領(lǐng)導(dǎo)。各部門主要領(lǐng)導(dǎo)是保密工作的第一責(zé)任人。領(lǐng)導(dǎo)干部和涉密人員知悉的秘密事項(xiàng)最多，是竊密的重點(diǎn)目標(biāo)，是保密工作的首要責(zé)任人，也是保密管理的重點(diǎn)。各部門領(lǐng)導(dǎo)干部要認(rèn)真履行保密工作責(zé)任制，管好所在單位的保密工作。

二、加強(qiáng)宣傳教育。保密法制宣傳教育是一項(xiàng)長期的基礎(chǔ)性工作，必須常抓不懈。通過教育了解有關(guān)知識(shí)，明確義務(wù)和應(yīng)承擔(dān)的法律責(zé)任，加強(qiáng)防范，防患于未然。

三、強(qiáng)化保密管理。主要包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：

1.準(zhǔn)確界定國家秘密和密級(jí)。各單位都要建立健全保密制度，由專人負(fù)責(zé)按規(guī)定審定國家秘密和密級(jí)。

2.加強(qiáng)對(duì)涉密人員的管理。各單位要把好涉密人員選用關(guān)，把秘密交給政治上可靠的人來管。對(duì)涉密人員和相關(guān)技術(shù)人員要按照機(jī)要保密人員的條件選配，并報(bào)同級(jí)保密部門備案。

3.加強(qiáng)對(duì)各類涉密載體的管理。一是加強(qiáng)對(duì)涉密文件資料等紙介質(zhì)秘密載體的管理，嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定簽收、傳閱、保存、銷毀密級(jí)文件資料。二是加強(qiáng)對(duì)涉密磁介質(zhì)、光盤等各類涉密載體的管理，對(duì)存有秘密文件資料的磁盤、光盤等，要和同密級(jí)的紙介質(zhì)的文件同樣管理。

4.加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)的安全保密管理。一是按照保密部門的要求，認(rèn)真落實(shí)技術(shù)防范措施。計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)安全保密的根本措施是物理隔離。二是公共信息網(wǎng)不得存儲(chǔ)、處理、傳輸和發(fā)布涉密信息或內(nèi)部文件資料。三是認(rèn)真落實(shí)計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)安全保密管理的審批、許可制度。

5.強(qiáng)化保密執(zhí)法檢查，嚴(yán)肅查處泄密事件。定期對(duì)保密執(zhí)法情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。

第四篇：怎么做好檔案管理

檔案管理制度

一、檔案管理員職位定義

負(fù)責(zé)公司、單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的工作人員。

二、檔案管理員工作職責(zé)

檔案管理員職責(zé)

1，認(rèn)真貫徹黨和國家及上級(jí)主管部門關(guān)于檔案管理員thldl.org.cn工作的法律法規(guī)及有關(guān)政策。制定檔案的工作計(jì)劃，進(jìn)行工作總結(jié)，指導(dǎo)，監(jiān)督，檢查。

2，按照《檔案管理工作規(guī)范條例》，負(fù)責(zé)對(duì)各類檔案的接收，分類，編目，編制，檢索工具進(jìn)行科學(xué)的系統(tǒng)管理。借出的檔案要進(jìn)行登記，并負(fù)責(zé)定期追還歸檔，確保檔案齊全，完整。

3，按照《檔案庫房管理制度》要求，做好“八防”工作，定期檢查舊檔案，確保檔案材料安全。

4，積極開展檔案知識(shí)宣傳工作，增強(qiáng)全體干部職工的檔案意識(shí)。對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定并負(fù)責(zé)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)處理。

5，濟(jì)濟(jì)做好檔案信息資源的開發(fā)工作，不斷提高工作質(zhì)量和工作效率。6，樹立和加強(qiáng)保密觀念，做好文件，資料，檔案的保密，保管工作。

三、案資料管理員安全崗位職責(zé)，格執(zhí)行《檔案借閱制度》，檔案內(nèi)容一律不得外傳。

四、文件、檔案、資料要專人、專柜保管，離開檔案室要隨手關(guān)燈、關(guān)窗、關(guān)門，鑰匙隨身攜帶，安全意識(shí)強(qiáng)。

五、校檔案主要供應(yīng)本校使用，如外單位需要查閱、利用檔案資料，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意。經(jīng)同意借閱的檔案，必須由借閱人嚴(yán)格保管，防止遺失和泄密，閱后必須及時(shí)歸還給檔案保管員。

六、庫房是保管學(xué)校檔案的機(jī)要重地，非檔案管理人員未經(jīng)許可一律不得進(jìn)人庫房。

七、期或不定期的進(jìn)行保密情況檢查，如發(fā)現(xiàn)有泄密情況，要及時(shí)報(bào)告有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)，積極采取有效措施。

八、在庫房內(nèi)不得存放易燃品和私人物品，嚴(yán)禁吸煙。做好通風(fēng)、降濕、防火、防盜和衛(wèi)生工作

九、檔案管理員崗位要求

1．具有高中以上的文化程度；

2．具有檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)；

3．工作心細(xì)，品行端正，原則性強(qiáng)；.熟悉最新的檔案管理相關(guān)法規(guī)，流程，認(rèn)真負(fù)責(zé)，細(xì)致耐心，.熟悉電腦操作以及各種檔案管理軟件文字表達(dá)以及邏輯能力優(yōu)秀。

第五篇：如何做好檔案管理

搞好機(jī)關(guān)檔案管理為建設(shè)和諧社會(huì)服務(wù)

檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，作為原始記錄保存起來，以備查考的文字、圖表、聲像及其它各種方式和載體的文件材料。而機(jī)關(guān)檔案是各部門在建設(shè)和發(fā)展中直接形成并反映本單位真實(shí)歷史面貌的記錄，是一個(gè)單位的自己的“文脈”，更是一個(gè)地區(qū)自身的寶貴財(cái)富。每個(gè)機(jī)關(guān)職能部門在長期工作中都形成了豐富的檔案資料。如何搞好機(jī)關(guān)檔案管理，使機(jī)關(guān)檔案更好地為建設(shè)和諧社會(huì)服務(wù)，是檔案管理部門的課題，也是其他職能機(jī)關(guān)的重要任務(wù)。本文僅結(jié)合機(jī)關(guān)工作實(shí)際對(duì)加強(qiáng)檔案管理工作進(jìn)行初步探索。

一、機(jī)關(guān)檔案工作的重要性

董必武同志在《題贈(zèng)檔案工作》的詩中寫到：“典謨訓(xùn)誥，寶之無佚；只字片言，亦所珍惜。規(guī)圓矩方，依時(shí)順序，創(chuàng)業(yè)擴(kuò)基，前軌可跡．．．．．．，察往知來，視茲幫帙。”意思是說，寶貴的檔案財(cái)富，對(duì)當(dāng)前和今后的建設(shè)事業(yè)都有好處。國務(wù)院辦公廳頒發(fā)的《機(jī)關(guān)檔案工作條例》也指出：“機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)工作的組成部分，是提高機(jī)關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作?！睓C(jī)關(guān)部門擔(dān)負(fù)著一個(gè)地區(qū)、一個(gè)領(lǐng)域的管理工作，在工作中形成的大量檔案資料對(duì)地區(qū)的建設(shè)發(fā)展，對(duì)深化社會(huì)管理、對(duì)落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，建設(shè)和諧社會(huì)都起著重要作用，具體表現(xiàn)在：１、檔案是搞好機(jī)關(guān)自身工作必須查考的材料。我們黨和各級(jí)政府歷來強(qiáng)調(diào)開展各項(xiàng)工作都要加強(qiáng)調(diào)查研究，充分占有材料。檔案是

1機(jī)關(guān)過去工作活動(dòng)的記錄，機(jī)關(guān)工作人員要熟悉情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制定計(jì)劃、處理問題，常需要從檔案中查考過去的記載。如果有檔案可查，許多問題就可以很方便地解決。否則就會(huì)給工作造成困難和損失，出現(xiàn)不必要的麻煩。

２、檔案是和諧社會(huì)建設(shè)的重要基礎(chǔ)。全部檔案都是由各級(jí)政府機(jī)關(guān)記錄形成的。檔案記載了本地區(qū)的政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化等等活動(dòng)的有關(guān)情況、成果、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。是過去開展工作的記錄，又是社會(huì)繼續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。我們當(dāng)前進(jìn)行和諧建設(shè)，各項(xiàng)工作都要利用檔案，查閱參考過去的記載。因?yàn)橛辛送暾麥?zhǔn)確的檔案材料，才使我們的建設(shè)少走彎路；因?yàn)橛辛送暾麥?zhǔn)確的檔案材料，才使我們更好的落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀；因?yàn)橛辛送暾麥?zhǔn)確的檔案材料，才使我們的各方面建設(shè)保持平衡穩(wěn)健發(fā)展。

３、檔案是對(duì)群眾進(jìn)行宣傳教育的生動(dòng)教材。利用檔案提供的材料寫教育文章、著書、講課、辦展覽、創(chuàng)作文藝作品、為群眾解決困難，都能凝聚廣大群眾的思想，保持社會(huì)穩(wěn)定，引導(dǎo)群眾踐行三個(gè)代表，不忘八榮八恥，極富說服力和感染力。

二、當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理中存在的問題

當(dāng)前基層機(jī)關(guān)檔案工作情況總體是好的，但由于各單位檔案管理參差不齊，有的單位還存在一些問題，影響了檔案規(guī)范化管理，如：

１、材料管理不集中。機(jī)關(guān)工作事務(wù)煩雜，工作人員大都分管幾塊工作，已形成的檔案材料往往分散存放在項(xiàng)目負(fù)責(zé)者手中，有時(shí)工作一忙，時(shí)有材料丟失。

２、材料處理不規(guī)范。有些工作人員在平時(shí)形成檔案材料時(shí)不符合存檔要求，如有的紙張大小不一，有的用圓珠筆、鉛筆，有的字跡潦草，有的材料無落款單位和時(shí)間，還有的單位沒有建立工作《大事記》。

３、材料收集不完整。每個(gè)機(jī)關(guān)都有長期都要做的工作，也有臨時(shí)增加的階段性重要工作；有紙張性文字材料，也有錄音、軟盤、光盤、照片等非文字材料；有工作計(jì)劃總結(jié)，也有獎(jiǎng)牌、榮譽(yù)證書；有固定資產(chǎn)資料，也有產(chǎn)品說明書、保修卡等必存本冊(cè)。以前在收集材料時(shí)往往重視了“主件”，而忽視了“附件”。有的部門《大事記》、人員變動(dòng)、單位基礎(chǔ)數(shù)據(jù)變化等登記不及時(shí)，造成材料不完整。４、材料保管不嚴(yán)格。少數(shù)工作人員材料放置較亂，有的隨便散放在辦公桌上，有的把材料裝在紙袋里丟在柜子一角，還有的散放在工作人員抽屜里。歸檔時(shí)很容易遺漏。

５、檔案全宗分類不科學(xué)。有的單位雖然重視了檔案材料收集整理，但分類不清，材料交叉，界限不明，卷內(nèi)目錄登記不規(guī)范，資料查找起來非常困難。

出現(xiàn)以上問題的根本原因是工作人員缺乏檔案管理知識(shí)，檔案的形成和保管意識(shí)淡漠。因此，亟待加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案工作。

三、以建設(shè)和諧社會(huì)為目標(biāo)改進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理

黨的十六屆四中全會(huì)提出了建設(shè)社會(huì)主義和諧社會(huì)的要求。我們的檔案工作要充分發(fā)揮在建設(shè)和諧社會(huì)中記錄歷史、服務(wù)社會(huì)、傳承文明、造福群眾的特殊作用，緊密圍繞和諧社會(huì)建設(shè)，大力加強(qiáng)檔案

業(yè)務(wù)建設(shè)，筑牢檔案管理基礎(chǔ)，強(qiáng)化檔案服務(wù)功能，增強(qiáng)檔案活力，當(dāng)好建設(shè)和諧社會(huì)的“后勤”。根據(jù)基層單位檔案管理的現(xiàn)狀，當(dāng)前上級(jí)檔案管理部門和機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)抓好機(jī)關(guān)檔案管理的組織、培訓(xùn)、指導(dǎo)等系統(tǒng)性工作，應(yīng)著重從以下幾方面入手：

１、開展機(jī)關(guān)檔案工作的調(diào)查研究。深入了解下屬單位檔案管理情況，找出存在問題和產(chǎn)生問題的原因，結(jié)合實(shí)際，制定和完善《機(jī)關(guān)檔案管理辦法》。對(duì)檔案材料的形成、收集、整理、鑒定、保管期限、檢索、利用、保密、移交等做出規(guī)范，以便各機(jī)關(guān)部門落實(shí)執(zhí)行。２、加強(qiáng)培訓(xùn)。采取上級(jí)檔案管理部門集中輔導(dǎo)，組織機(jī)關(guān)工作人員走出去參觀學(xué)習(xí)，請(qǐng)專業(yè)人員來本單位具體指導(dǎo)，組織觀看檔案知識(shí)光盤，進(jìn)行崗上檔案知識(shí)考核等方法，重點(diǎn)提高基層檔案工作人員檔案管理水平和部門領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)，帶動(dòng)其他工作人員掌握檔案業(yè)務(wù)一般知識(shí)。對(duì)用紙、用筆、字跡及行文格式、資料保管等相關(guān)要求都要熟悉，同時(shí)加強(qiáng)工作人員對(duì)搞好檔案工作重要性的教育，增強(qiáng)機(jī)關(guān)工作人員的檔案意識(shí)。

３、指導(dǎo)機(jī)關(guān)各部門注意保存有價(jià)值的資料。檔案管理部門要在掌握各機(jī)關(guān)主要職能的基礎(chǔ)上，明確各部門檔案材料的收集范圍，收集范圍相對(duì)要寬些，以利于鑒定整理。要求機(jī)關(guān)工作人員在平時(shí)注意保存和收集一切與地區(qū)建設(shè)相關(guān)，有檔案價(jià)值的資料，如業(yè)務(wù)資料、文件資料、經(jīng)驗(yàn)資料、政策資料、專題資料、剪報(bào)資料、照片資料、光（軟）盤資料、綜合資料、會(huì)議記錄等等，力求歸檔材料的全面、準(zhǔn)確、有價(jià)值、可利用。

４、結(jié)合機(jī)關(guān)職能實(shí)際進(jìn)行全宗檔案科學(xué)分類，以方便管理檢索使用。根據(jù)檔案管理理論和機(jī)關(guān)工作實(shí)際，機(jī)關(guān)全宗檔案應(yīng)按和按問題相結(jié)合的方法來制定分類方案，如下圖：

機(jī)關(guān)檔案分類大綱

這種分類方法的好處，一是克服了按組織機(jī)構(gòu)分類時(shí)，由于內(nèi)部機(jī)構(gòu)時(shí)而增減、時(shí)而合并帶來的分類難題；二是克服了按組織機(jī)構(gòu)分類常出現(xiàn)的有部門檔案材料過多，有部門檔案材料過少問題；三是克服了按組織機(jī)構(gòu)分類時(shí)的幾個(gè)部門聯(lián)合辦公務(wù)、聯(lián)合發(fā)文件帶來的歸檔材料的重復(fù)和混亂；四是機(jī)關(guān)部門每年工作增減有變化，按問題分類可隨實(shí)際工作增減而增減類別。這樣分類就保證了檔案管理的隱定性、統(tǒng)一性、內(nèi)容排斥性和類別伸縮性，既有連續(xù)性、便于檢索，又能適應(yīng)事物客觀發(fā)展變化的需要。

５、鑒于機(jī)關(guān)工作事務(wù)煩雜，為防止平時(shí)檔案材料的遺失，保證歸檔的全面，應(yīng)該采取部門對(duì)檔案材料日常積累與定期收集相結(jié)合方法，在日常注意保存基礎(chǔ)上，應(yīng)每季或半年集中收集一次，按照檔案分類大綱分類存放，集中保存，年底全面鑒別、整理、立卷、歸檔。

６、上級(jí)檔案管理機(jī)關(guān)要加強(qiáng)對(duì)基層檔案工作的檢查，深化和完善檔案管理評(píng)級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，并將檔案管理水平作為對(duì)部門領(lǐng)導(dǎo)和部門的整體工作考核之中。

檔案工作開展的好，收集的齊全，科學(xué)分類整理，又有好的檢索方法，檔案作用就能很好發(fā)揮。如果說機(jī)關(guān)工作是“前鋒”的話，那么我們的檔案就是“后衛(wèi)”。檔案“后衛(wèi)”將強(qiáng)力保證前鋒向前推進(jìn)。在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展下，我們的檔案工作要落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，與時(shí)俱進(jìn)，緊跟形勢，創(chuàng)新機(jī)制，更好地為建設(shè)和諧社會(huì)服務(wù)。