第一篇：秘書學(xué)教案第三章 秘書職能環(huán)境

秘書學(xué)教案：

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第二篇：秘書學(xué)——淺談秘書的工作職能

淺談秘書的工作職能

摘 要：秘書的工作職能在本質(zhì)上是輔助管理、綜合服務(wù)，它是各級(jí)各類社會(huì)組織管理系統(tǒng)中重要的輔助系統(tǒng)，是完整的管理系統(tǒng)中不可或缺的有機(jī)構(gòu)成部分?？傮w來說，秘書的工作職能主要作用就是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，綜合處理機(jī)關(guān)事務(wù)，促進(jìn)管理機(jī)關(guān)發(fā)揮整體效益。具體來說，它在輔助管理中的作用還體現(xiàn)在參謀咨詢、溝通協(xié)調(diào)、督促檢查等方面。

關(guān)鍵詞：秘書；工作職能；參謀咨詢；溝通協(xié)調(diào)；督促檢查

一、引言

隨著信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的普及和社會(huì)的不斷進(jìn)步發(fā)展，秘書工作的內(nèi)容將不斷擴(kuò)大，秘書工作也將呈現(xiàn)出新的作用。在綜合輔助管理中，只有了解秘書的工作職能，深入學(xué)習(xí)秘書工作的特點(diǎn)和作用，秘書人員在不斷實(shí)踐、調(diào)節(jié)與創(chuàng)新的過程中才能取得更大的進(jìn)步，以適應(yīng)新形勢(shì)下的現(xiàn)代社會(huì)高效率的管理，使秘書工作更好地開展，充分發(fā)揮其職能作用。因此，研究和探討秘書工作的職能，有利于秘書人員進(jìn)一步認(rèn)識(shí)和把握秘書工作的特點(diǎn)和規(guī)律，也有利于全面認(rèn)識(shí)秘書工作的具體情況，更有針對(duì)性地做好秘書工作。秘書的工作概括起來，就是輔助管理，綜合服務(wù)。綜合輔助既是秘書活動(dòng)的顯著特點(diǎn)，又是指導(dǎo)秘書工作的重要原理；秘書的參謀咨詢活動(dòng)，很大程度上是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策的有效輔助；秘書全面系統(tǒng)地輔助決策，又具體體現(xiàn)在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人分析問題和解決問題的隨機(jī)事件中；督促檢查則是秘書輔助領(lǐng)導(dǎo)決策付諸實(shí)施的一項(xiàng)重要服務(wù)工作。秘書既要為決策形成提供各方面的服務(wù)，又要具體參與決策實(shí)施工作，在實(shí)施中為領(lǐng)導(dǎo)參謀、協(xié)調(diào)和檢查決策工作過程，確保秘書工作的順利開展。因此，秘書工作的綜合輔助管理特點(diǎn)，要求秘書在職能活動(dòng)中充分發(fā)揮參謀咨詢、溝通協(xié)調(diào)和督促檢查的重要作用。

二、參謀咨詢

現(xiàn)代管理日趨復(fù)雜，各級(jí)組織的領(lǐng)導(dǎo)無論才干和精力，都無法獨(dú)勝其勞，而必須依靠秘書人員，為領(lǐng)導(dǎo)分擔(dān)部分工作，所以秘書要充分發(fā)揮參謀助手作用。參謀咨詢工作的開展，是秘書職能自我完善的需要，是領(lǐng)導(dǎo)工作努力提高科學(xué)化水平和效能的需要，是不斷發(fā)展變化的新形勢(shì)的需要。所以秘書的參謀咨詢功能在現(xiàn)代管理中具有不可替代的重要作用。

（一）參謀咨詢工作的特點(diǎn)

現(xiàn)代社會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的重大決策一般都離不開智囊團(tuán)的智力支持。在西方發(fā)達(dá)國家，自20世紀(jì)上半葉起就出現(xiàn)了專門為各級(jí)各類領(lǐng)導(dǎo)提供智力服務(wù)的專門的商業(yè)性咨詢公司，最著名的有美國的蘭德公司、日本的野村研究所等，而為企業(yè)提供信息調(diào)查等智力 服務(wù)的信息公司、點(diǎn)子公司更是比比皆是。在我國，國家和省市社科研究機(jī)構(gòu)也承擔(dān)為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)重大決策提供智力服務(wù)的職責(zé)，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制建立以后，商業(yè)性咨詢公司開始大量涌現(xiàn)。

與社科研究機(jī)構(gòu)、商業(yè)性點(diǎn)子公司相比，秘書的參謀咨詢具有主動(dòng)性、綜合性、從屬性、直接性、隨機(jī)性等特點(diǎn)。

所謂主動(dòng)性，是指秘書部門不能等領(lǐng)導(dǎo)提出研究任務(wù)再開始收集信息、分析情況，而應(yīng)該積極主動(dòng)地為領(lǐng)導(dǎo)工作提供智力服務(wù)。

所謂綜合性，是指秘書部門參謀咨詢是全方位的，不是僅限于某一專門領(lǐng)域。

所謂從屬性，是指秘書部門必須根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作的需要進(jìn)行研究，不能像專業(yè)研究機(jī)關(guān)或咨詢公司那樣完全自主地進(jìn)行獨(dú)立的科學(xué)研究。

所謂直接性，是指秘書提供的建議、方案等是直接提供給領(lǐng)導(dǎo)的，不需要經(jīng)過任何中介環(huán)節(jié)。

所謂隨機(jī)性，是指秘書除了通過會(huì)議、文稿等正規(guī)形式外，還可以在出差途中、午餐桌上等非正式場(chǎng)合向領(lǐng)導(dǎo)提供參考意見。

（二）參謀咨詢工作的作用

秘書的參謀咨詢工作，是秘書參謀職能的具體化，具有其他工作無法替代的作用。

首先，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)思想具有充實(shí)完善的作用。秘書工作者的新鮮思想、觀點(diǎn)、認(rèn)識(shí)，通過參謀咨詢工作與領(lǐng)導(dǎo)思想溶為一體，就 會(huì)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的思想有所幫助。

其次，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策具有輔助取舍的作用。參謀工作往往體現(xiàn)在工作建議、預(yù)案等若干方面。提出參謀意見，有利于領(lǐng)導(dǎo)決策的形成。就一個(gè)問題提出幾個(gè)參謀意見，有助于領(lǐng)導(dǎo)決策的優(yōu)選；提出決策方案的優(yōu)選意見，有助于領(lǐng)導(dǎo)決策的確定。

再次，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作具有提醒警策的作用。在完成領(lǐng)導(dǎo)者交辦工作的同時(shí)，主動(dòng)考慮并提出那些領(lǐng)導(dǎo)者暫時(shí)沒有想到而需要提出的問題以及秘書部門每天報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)者的經(jīng)過精選的有用信息，這些都能提醒領(lǐng)導(dǎo)者注意某種傾向、解決某一問題，或啟發(fā)、警策領(lǐng)導(dǎo)者避免某些失誤，促使領(lǐng)導(dǎo)者不斷校正工作的運(yùn)行軌跡。

參謀咨詢工作的這三種作用，有時(shí)是獨(dú)立發(fā)揮，更多的時(shí)候是同時(shí)發(fā)揮。參謀咨詢工作作用的大小，取決于問題的難易程度、解決辦法的優(yōu)劣、提供方式時(shí)機(jī)是否得當(dāng)。

（三）注意參謀咨詢工作的方法

工作得法，事半功倍。有參謀之心，不得參謀之法，會(huì)南轅北轍，勞而無功。因此，當(dāng)參謀，擬對(duì)策，出謀略，務(wù)要熟悉參謀之道。

1.重在調(diào)查研究。在參謀咨詢工作中，調(diào)查研究的目的在于掌握信息。信息是謀略的基礎(chǔ)，謀略以信息為根據(jù)。因此，事關(guān)謀略的調(diào)查研究應(yīng)從宏觀、政策、對(duì)策上想全局，議大事，求上策，使自己的謀略進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)的決策圈。

2.善于分析形勢(shì)。分析客觀形勢(shì)，把握事物發(fā)展的趨勢(shì)，增 強(qiáng)預(yù)見性，是做好參謀咨詢工作的重要一環(huán)。因此，要“審大小而圖之，衡彼己而施之，酌緩急而布之”，用馬克思主義辯證唯物主義的立場(chǎng)和用系統(tǒng)、聯(lián)系、層次的觀點(diǎn)分析、把握趨勢(shì)。

3.加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。秘書直接為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)服務(wù)，經(jīng)常接觸各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，在參謀咨詢工作中，要利用良好的組織形式，廣開言路，集思廣益，提高參謀咨詢的整體效用。為了完善參謀咨詢活動(dòng)，也需要建立健全的參謀咨詢活動(dòng)安排、組織工作要求、成果評(píng)審、獎(jiǎng)勵(lì)等制度，促使參謀咨詢工作逐步走向經(jīng)?；?、規(guī)范化、制度化的軌道，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)科學(xué)化。

4.學(xué)會(huì)謀略比較。參謀方案應(yīng)多而好，需全面考慮，詳加探查，仔細(xì)比較，認(rèn)真權(quán)衡。不同方案，孰優(yōu)孰劣，不能妄加評(píng)說，要靠計(jì)算分析取得根據(jù)。古語說：“多算勝，少算不勝，何況不算乎！”（《孫子兵法?計(jì)篇》）因此，設(shè)計(jì)和比較方案，要多做定性分析與定量分析，做到多算于前，少失于后。

5.掌握參謀咨詢時(shí)機(jī)。參謀咨詢工作要把握好時(shí)機(jī)，做到言當(dāng)其時(shí)，不失良機(jī)。①選擇恰當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)，不要在領(lǐng)導(dǎo)工作繁忙或心情煩躁時(shí)進(jìn)諫。②選擇恰當(dāng)?shù)膱?chǎng)合，避免在正式場(chǎng)合進(jìn)行勸諫，而應(yīng)在無他人在場(chǎng)時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)交流。③要注意應(yīng)用語言的藝術(shù)，巧用比喻、典故，學(xué)習(xí)“鄒忌諷齊王納諫”的高超技巧。④不要一味說“不”，要正面提出建設(shè)性的意見。

三、溝通協(xié)調(diào)

溝通協(xié)調(diào)是保持組織機(jī)能的整體性的重要手段，是秘書人員 的重要職責(zé)?，F(xiàn)代組織系統(tǒng)結(jié)構(gòu)復(fù)雜，分工密細(xì)，必須以有效的溝通協(xié)調(diào)維系其整體性。

秘書是組織內(nèi)外信息集散的重要樞紐，秘書在處理信息的過程中，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)組織管理中的局部失調(diào)現(xiàn)象和潛在的失調(diào)危險(xiǎn)，然后有的放矢地加強(qiáng)信息溝通協(xié)調(diào)，使各有關(guān)方面了解事情的真相，促進(jìn)上情下達(dá)，下情上達(dá)，相互理解、信任和各相關(guān)方面的配合與合作，維系組織和諧運(yùn)轉(zhuǎn)。

怎樣才能做好協(xié)調(diào)工作，要注意秘書工作中的溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)：

（一）秘書的溝通協(xié)調(diào)既重要又微妙，必須遵循協(xié)商辦事的原則

1.把握身份，不以勢(shì)壓人。把握身份，動(dòng)之以情，曉之以理，以情感人，以理服人，在溝通協(xié)調(diào)工作中是十分重要的。如果只憑自己的身份和手里的“尚方寶劍”，居高臨下，盛氣凌人，甚至以勢(shì)壓人，不僅無助于問題的解決，反而會(huì)使矛盾激化。

2.公正處事，不偏心偏愛。在日常工作中，上級(jí)與下級(jí)，部門與部門之間出現(xiàn)意見或分歧是難免的。秘書在協(xié)調(diào)這類問題時(shí)，應(yīng)依據(jù)分歧的客觀情況，從維護(hù)大局、有利于工作出發(fā)，客觀公正地協(xié)調(diào)，把領(lǐng)導(dǎo)的指示與客觀實(shí)際結(jié)合起來，把對(duì)上負(fù)責(zé)與對(duì)下負(fù)責(zé)統(tǒng)一起來，在充分溝通協(xié)商的基礎(chǔ)上搞好“微調(diào)”，并認(rèn)真聽取各方的意見，從中找出“共同點(diǎn)”，并以“參謀”的角色，提出容易被雙方接受的意見和建議，使他們逐步取得共識(shí)，以達(dá)到令人滿意的結(jié)果，從而既保證領(lǐng)導(dǎo)意圖的落實(shí)，又符合客觀實(shí) 際，能夠被群眾所接受。

3.誠實(shí)為本，不欺騙他人。溝通協(xié)調(diào)時(shí)，要光明磊落、實(shí)實(shí)在在，不要在牽頭承辦一項(xiàng)重大活動(dòng)，開始溝通協(xié)調(diào)時(shí)，需要?jiǎng)e的部門出錢出力，就陪著笑臉與大家商量，一旦大功告成，就一人獨(dú)攬功勞，翻臉不認(rèn)人。這種過河拆橋的做法，不僅不利于調(diào)動(dòng)方方面面的積極因素，也有損秘書工作者的形象。在與同級(jí)部門進(jìn)行工作協(xié)調(diào)時(shí)，首先要想一想自己能夠做些什么，怎樣才能為對(duì)方完成工作創(chuàng)造便利條件；在與下級(jí)部門協(xié)調(diào)時(shí)，首先要想一想怎樣幫助下級(jí)解決困難，是不是理解了下級(jí)的苦衷，是不是調(diào)動(dòng)了下級(jí)的積極性。

（二）秘書的溝通協(xié)調(diào)既瑣碎又繁雜，必須強(qiáng)化主動(dòng)辦事的意識(shí)

1.準(zhǔn)備預(yù)案，確保溝通協(xié)調(diào)的超前性?！胺彩骂A(yù)則立，不預(yù)則廢”，秘書只有不斷提高超前思維能力，才能把握協(xié)調(diào)的主動(dòng)權(quán)。對(duì)一個(gè)時(shí)期和一個(gè)階段的工作，從上級(jí)指示要求、本級(jí)機(jī)關(guān)工作內(nèi)容到所屬單位工作動(dòng)態(tài)，以及領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)前思考的問題、思路等，都要進(jìn)行全面的考慮和思索，從中預(yù)測(cè)出下一步工作形勢(shì)的發(fā)展變化及可能要做的協(xié)調(diào)工作。

2.信息暢通，確保溝通協(xié)調(diào)的及時(shí)性。信息溝通是整個(gè)協(xié)調(diào)工作的主線，任何協(xié)調(diào)無不以信息為依據(jù)，達(dá)到認(rèn)識(shí)的統(tǒng)一和行動(dòng)的一致。秘書要了解和收集各部門的工作動(dòng)態(tài)和短期內(nèi)的工作安排，為領(lǐng)導(dǎo)安排近期工作和調(diào)整各部門之間的工作提供依據(jù)； 傳達(dá)和通報(bào)領(lǐng)導(dǎo)的指示和各部門的工作進(jìn)程，使各部門了解整個(gè)機(jī)關(guān)工作的全局，明確自己所負(fù)責(zé)的工作與全局是否協(xié)調(diào)，并以領(lǐng)導(dǎo)指示和各部門工作情況為向?qū)?，調(diào)整和確定自己的下一步工作。

3.周密籌劃，確保溝通協(xié)調(diào)的穩(wěn)妥性。1999年 5月8日，美國戰(zhàn)機(jī)悍然襲擊中國駐南斯拉夫大使館，中美關(guān)系頓時(shí)跌入低谷，中美雙方關(guān)于中國加入世貿(mào)組織的談判中斷。4個(gè)月后，兩國領(lǐng)導(dǎo)人準(zhǔn)備在新西蘭召開的亞太經(jīng)濟(jì)合作組織領(lǐng)導(dǎo)人非正式會(huì)議期間舉行會(huì)晤。如何協(xié)調(diào)安排兩國元首會(huì)面，是一個(gè)非常敏感的問題。會(huì)晤的地點(diǎn)選在新西蘭總督在奧克蘭的官邸，有關(guān)方面在會(huì)見細(xì)節(jié)的安排上煞費(fèi)苦心：會(huì)晤廳設(shè)了兩個(gè)門，分別通向兩側(cè)的休息室。中美兩國首腦來到這里后，先各自在休息室里休息，這樣就不必讓誰去等誰了。下午5時(shí)，江澤民主席和克林頓總統(tǒng)分別從休息室走出來，相聚在大廳中央，在中美兩國記者的閃光燈下握住了手。由于有關(guān)方面的精心安排和妥善協(xié)調(diào)，使兩國元首的會(huì)晤達(dá)到了預(yù)期的效果。秘書的協(xié)調(diào)，就需要這樣深思熟慮、周密籌劃和謹(jǐn)慎穩(wěn)妥。

（三）秘書的溝通協(xié)調(diào)既必辦又難辦，必須探索科學(xué)辦事的方法

1.講究語言藝術(shù)。語言是溝通協(xié)調(diào)的重要媒介和基本載體。溝通協(xié)調(diào)工作能否順利進(jìn)行，語言藝術(shù)是關(guān)鍵。常言道：“良言一句三冬暖”。得體的語言既能簡(jiǎn)明扼要地表達(dá)自己的意圖，又 能使對(duì)方愉快地接受。要發(fā)揮好語言在溝通協(xié)調(diào)中的作用，除加強(qiáng)語言修養(yǎng)外，在應(yīng)用中還要注意區(qū)別對(duì)象選擇適宜的說辭，多用商量征詢的口氣，態(tài)度隨和。

2.做到靈活應(yīng)變。凡事因人、因事、因時(shí)而異，要善于捕捉時(shí)機(jī)，根據(jù)不同人的不同特點(diǎn)，有針對(duì)性地進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，不同的事情也要用不同的方式解決。

四、督促檢查

檢查督辦是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)檢查、督促所屬子系統(tǒng)對(duì)上級(jí)的決策指令執(zhí)行情況的重要管理手段。秘書是領(lǐng)導(dǎo)人的助手，直接受命于領(lǐng)導(dǎo)人，于領(lǐng)導(dǎo)人保持著密切的信息溝通，所以領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常把督促檢查的任務(wù)委派給秘書去執(zhí)行，從而直接將督促檢查的情況，反饋給領(lǐng)導(dǎo)人，以避免貽誤時(shí)機(jī)，反饋信息失真或受到干擾。

秘書參與了決策指令形成前后的全過程，因此對(duì)決策指令的背景、目的、內(nèi)容和實(shí)質(zhì)，能夠全面深入的理解，有利于督促檢查中把握目的、標(biāo)準(zhǔn)，分析執(zhí)行決策指令的狀況和發(fā)現(xiàn)存在的問題以及評(píng)價(jià)執(zhí)行決策指令的效果。秘書具有熟練高效的信息處理手段和豐富的經(jīng)驗(yàn)，在督促檢查中，秘書能夠迅速準(zhǔn)確捕捉信息，了解情況，摸清執(zhí)行決策指令的情況，發(fā)現(xiàn)執(zhí)行決策指令的差距和問題，起到督查作用。

（一）督促檢查的目的

督促檢查的目的是為了保證決策指令能夠及時(shí)、完整地貫徹實(shí)施。秘書督促檢查不僅有明確的督促檢查對(duì)象，而且在內(nèi)容 上也是明確地以督促、檢查下級(jí)對(duì)上級(jí)的某項(xiàng)決策指令執(zhí)行行為為目的。秘書督促檢查的內(nèi)容是執(zhí)行上級(jí)決策指令的系統(tǒng)情況。催促辦理，不是簡(jiǎn)單地檢查是否辦理，而是系統(tǒng)地督查對(duì)上級(jí)決策指令執(zhí)行的情況，包括決策指令是否辦理、怎樣在辦理，以及辦理的效果怎樣等，形成層次分明緊密聯(lián)系的督辦內(nèi)容體系。秘書代表上級(jí)機(jī)關(guān)到下級(jí)單位督辦，但并不是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人。一方面，秘書要嚴(yán)肅認(rèn)真，實(shí)事求是，深入具體的了解情況；另一方面，秘書必須平等待人，態(tài)度謙和，行為檢點(diǎn)。

（二）督促檢查包含以下三個(gè)內(nèi)容：

1.督查內(nèi)容與領(lǐng)導(dǎo)決策相聯(lián)系。秘書督查的內(nèi)容，無論是重大事項(xiàng)，還是領(lǐng)導(dǎo)批辦專項(xiàng)，都與領(lǐng)導(dǎo)決策密切相關(guān)。因此，秘書在督查工作中，必須把領(lǐng)導(dǎo)決策事項(xiàng)作為督查的重點(diǎn)，跟蹤追擊，檢查督促，狠抓落實(shí)。

2.督查方法與秘書工作性質(zhì)相一致。督促檢查本是一種領(lǐng)導(dǎo)行為，具有很大的權(quán)威性。但是，秘書的輔助性質(zhì)，要求秘書督查不能采用領(lǐng)導(dǎo)督查的方法，而必須采用秘書督查的方法，即協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行督查，在督查活動(dòng)中，其所做所為以及方式方法和語言都必須符合秘書的身份。否則，將會(huì)出現(xiàn)越位、擅權(quán)和獨(dú)斷等錯(cuò)誤行為。

3.督查效果與決策落實(shí)相一致。檢驗(yàn)秘書督查效果的惟一標(biāo)準(zhǔn)，就是看領(lǐng)導(dǎo)決策落實(shí)情況如何。因此秘書的督查必須看實(shí)績(jī)，重實(shí)效，絕不能擺花架子走過場(chǎng)。這就要求秘書在督查工作中，必須堅(jiān)持把推動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)決策落實(shí)作為出發(fā)點(diǎn)和歸宿點(diǎn)。

五、結(jié)語

隨著網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代的到來，秘書已經(jīng)成為一種獨(dú)特的職業(yè)，正在為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展做著巨大的貢獻(xiàn)。時(shí)至今日，無論是在各企事業(yè)單位，還是各黨政機(jī)關(guān)，秘書都是其不可缺少的一部分，它已成為推進(jìn)整個(gè)社會(huì)發(fā)展的重要力量之一。秘書工作是一個(gè)富于挑戰(zhàn)的職業(yè)，秘書人員是領(lǐng)導(dǎo)和群眾的橋梁，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，在快節(jié)奏的現(xiàn)實(shí)工作中，要求領(lǐng)導(dǎo)高效率的工作，更離不開秘書的協(xié)調(diào)和幫助。秘書的工作職能在本質(zhì)上是輔助管理、綜合服務(wù)，它是各級(jí)各類社會(huì)組織管理系統(tǒng)中重要的輔助系統(tǒng)，是完整的管理系統(tǒng)中不可或缺的有機(jī)構(gòu)成部分。作為一名現(xiàn)代秘書，要想在人群中脫穎而出，出類拔萃，就必須充分發(fā)揮秘書的參謀咨詢、溝通協(xié)調(diào)和督促檢查三大作用，即為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)、綜合處理機(jī)關(guān)事務(wù)和促進(jìn)管理機(jī)關(guān)發(fā)揮整體效益。只有這樣，秘書人員在處理繁雜的文秘工作時(shí)，才能順利適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)高效率的管理，才能在本職崗位上得心應(yīng)手并取得更大的成績(jī)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 李欣.中國現(xiàn)代秘書工作基礎(chǔ)[M].高等教育出版,1989(12).[2] 方國雄著.秘書學(xué)[M].高等教育出版社,2001(3).[3] 范立榮主編.現(xiàn)代秘書學(xué)教程[M].首都經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)出版 社,2005(6).[4] 楊樹森.秘書學(xué)概論[M].安徽人民出版社,2005(6).[5] 顏利平.關(guān)于秘書工作的參謀職能的探討[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇.2009(7).[6] 張宇著.現(xiàn)代商務(wù)秘書工作實(shí)務(wù)[M].中國農(nóng)業(yè)出版社, 2006(8).

第三篇：秘書職能

秘書職能推薦閱讀：[論文關(guān)鍵詞]: 秘書職能 某事 參謀工作 [論文摘要]: 秘書工作具有很強(qiáng)的職能性和藝術(shù)性，一個(gè)好的秘書工作者要在自身的素質(zhì)培養(yǎng)上做到全面而細(xì)致。秘書之職在于參謀，古語說:“謀事在人，成事在天”，成事者必先謀事。

一、秘書工作的定義 何謂秘書，秘書是一種職務(wù)名稱，還是一種社會(huì)職業(yè)，秘書的主要職能作用是助?

秘書職能范文

[論文關(guān)鍵詞]: 秘書職能 某事 參謀工作

[論文摘要]: 秘書工作具有很強(qiáng)的職能性和藝術(shù)性，一個(gè)好的秘書工作者要在自身的素質(zhì)培養(yǎng)上做到全面而細(xì)致。秘書之職在于參謀，古語說:“謀事在人，成事在天”，成事者必先謀事。

一、秘書工作的定義

何謂秘書，秘書是一種職務(wù)名稱，還是一種社會(huì)職業(yè)，秘書的主要職能作用是助手、參謀。秘書工作在80年代以前是一種規(guī)范性的工作，各自為各自的領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，固守成規(guī)，局限性比較大。進(jìn)入80年代就大變了樣，黨的十一屆三中全會(huì)后的十多年，中國秘書工作有了飛躍性的發(fā)展。中央領(lǐng)導(dǎo)同志多次提倡秘書部門要充分發(fā)揮參謀助手作用。參謀工作的開展，是不斷發(fā)展變化的新形勢(shì)的需要，是領(lǐng)導(dǎo)工作努力提高科學(xué)化水平和效能的需要，是秘書部門職能自我完善的需要。各地秘書部門的實(shí)踐也說明，做好參謀工作，是秘書工作有所突破的關(guān)鍵所在。參謀工作的突出地位，不是人為地推上去的，而是秘書部門的特殊地位與任務(wù)所決定的。

二、秘書工作的職能

服從領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好參謀 跟從領(lǐng)導(dǎo)，這是秘書人員職業(yè)性質(zhì)所決定的。作為領(lǐng)導(dǎo)工作的參謀和助手，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)的指示和意圖辦事，離開領(lǐng)導(dǎo)自行其是，別出心裁，都是職業(yè)道德所不允許的。個(gè)人的積極性、創(chuàng)造性只能在服從領(lǐng)導(dǎo)的前提下發(fā)揮（更多地限于建議、獻(xiàn)策等方面）。其中特別要注意，不能用個(gè)人不成熟的想法甚至情緒化的意見，去影響和干擾領(lǐng)導(dǎo)的工作及決策。當(dāng)好參謀，就是要發(fā)揮參謀作用，為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策。在領(lǐng)導(dǎo)決策民主化、科學(xué)化的今天，尤其要求秘書人員改變以往辦事即是稱職的舊觀念，要提高參謀意識(shí)和能力，明確不能出謀獻(xiàn)策者就不是好的秘書人員的新觀念。

秘書工作是以領(lǐng)導(dǎo)工作為軸心，要緊緊圍繞這一軸心，進(jìn)行上下、左右、前后同步運(yùn)行的輔助性工作。輔助性決定了秘書工作的被動(dòng)性。怎樣變被動(dòng)為主動(dòng)，要看秘書的工作藝術(shù)。有四個(gè)方面:一是爭(zhēng)取同領(lǐng)導(dǎo)者一樣了解和掌握全局性工作；二是爭(zhēng)取同領(lǐng)導(dǎo)者一樣了解和掌握一個(gè)時(shí)期的中心工作，能夠分清工作的輕重緩急，主動(dòng)排除干擾中心工作的事項(xiàng)；三是研究領(lǐng)導(dǎo)工作的思路，分析領(lǐng)導(dǎo)的意圖，并加以理解、完善和落實(shí)，四是積累和儲(chǔ)存有關(guān)工作資料，該記住的要記熟，該保存的要保存。有了這四個(gè)方面的基礎(chǔ)，工作中才能與領(lǐng)導(dǎo)者有一致的認(rèn)識(shí)，才有共同情感和語言，商量工作時(shí)，補(bǔ)充和修正的意見，才能提到點(diǎn)子上。日常工作中，要善于將領(lǐng)導(dǎo)的決策內(nèi)容、實(shí)施方案和一個(gè)時(shí)期的中心工作進(jìn)行分解、立項(xiàng)，明確先做什么、后做什么和怎樣做的措施等，按計(jì)劃列出個(gè)明細(xì)運(yùn)行圖

三、培養(yǎng)秘書人員的基本素養(yǎng),提高業(yè)務(wù)能力

1、德行操守

“德才兼?zhèn)?以德為重”。一個(gè)秘書人員,若不能把“德”放在首位,即使有“滿腹經(jīng)綸”、“張良之才”,也不能算是一個(gè)合格的秘書。秘書不為名,不為利,任勞任怨,甘當(dāng)無名英雄。經(jīng)常擬稿,但自己不著名,也不拿稿費(fèi);經(jīng)常組織會(huì)議,但自己從不 上主席臺(tái)。經(jīng)常熬夜,但白天還得正

常工作,節(jié)假日他人逛公園、溜馬路、與家人共享天倫之樂,但自己還得值班,不能休息。其它人員受了委屈還可嘟嚕幾句,而秘書必須以絕對(duì)服從為天職,等等。而這一切,還往往得不到家人的支持,別人的理解和社會(huì)的公認(rèn)。凡此種種,都說明一點(diǎn),沒有一個(gè)全心全意為人服務(wù)的心是當(dāng)不了一個(gè)秘書的。特別是當(dāng)前秘書人員物質(zhì)待遇相對(duì)社會(huì)上一些行業(yè)、一 些人員公務(wù)員之家http://普遍差距較大而工作往往“出力不討好”的情況下,在國內(nèi)外環(huán)境錯(cuò)綜復(fù)雜多變的形勢(shì)下,沒有“富貴不淫,貧賤不移”,“寧公而貧,不私而富”,“君子修道重德,不為困而改節(jié)”的思想品德,廉潔奉公、勤政為民、艱苦奮斗、一塵不染的政治本色,忍辱負(fù)重、任勞任怨的工作態(tài)度,是干不好秘書工作的。同時(shí)由于秘書人員的“德”是領(lǐng)導(dǎo)形象的“補(bǔ)充”、機(jī)關(guān)效率的“折射”、自身素養(yǎng)的“反映”,要求秘書人員必須誠實(shí)正直、心明步正,謙虛謹(jǐn)慎、兢兢業(yè)業(yè),恪盡職責(zé)、嚴(yán)守機(jī)密，互相補(bǔ)臺(tái)、競(jìng)而不妒。

2、善謀善書

秘書部門的參謀工作，盡管千頭萬緒，歸結(jié)到一點(diǎn)是“謀略”二字，謀略指的是計(jì)謀與方略，實(shí)際就是解決問題、處理矛盾的方法。秘書“善謀”一旦博得領(lǐng)導(dǎo)者的賞識(shí),就能在輔助決策的過程中發(fā)出璀璨的火花。要深刻領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)意圖，“參”到點(diǎn)子上，“謀”到關(guān)鍵處，要善于通過間接或者直接方式,把領(lǐng)導(dǎo)的所思所想、所籌所劃弄清楚,做到既能按領(lǐng)導(dǎo)意圖正確“發(fā)揮”,又不自作聰明,越殂代皰。在此基礎(chǔ)上,以敏銳的觀察力抓住工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié),經(jīng)過深思熟慮,形成有價(jià)值的參謀意見。第三,注重進(jìn)言技巧。要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的心理、行為特征,選擇適當(dāng)場(chǎng)合和最佳時(shí)機(jī), 從要害問題切入,用委婉、含蓄的語言,巧妙地說出自己的見解或不同意見。寫的能力其實(shí)是秘書工作的外在表現(xiàn)形式，一個(gè)好的文秘工作者在公文寫作中一定要準(zhǔn)確而細(xì)膩。在公文寫作中，由于國家政策、法律的規(guī)范，一定要準(zhǔn)確無誤，半點(diǎn)錯(cuò)誤不能出，這就要求文秘人員須符合黨的一切政策、方針、路線，這也是文秘寫作最重要的一條，這也能適應(yīng)現(xiàn)在的社會(huì)。一方面,要求秘書人員要經(jīng)常博采來自方方面面、正正反反的信息,汲取精華,為已所用;另一方面,要經(jīng)常派秘書人員赴各地學(xué)習(xí)考察,解放思想,開闊視野,增長(zhǎng)見識(shí)、才干。

三、增強(qiáng)秘書人員工作意識(shí)

改革開放的不斷深入和發(fā)展,人們的思想觀念發(fā)生了巨大變化?，F(xiàn)代管理方法作為提高工作效率、促進(jìn)事業(yè)發(fā)展的有效手段,在黨政機(jī)關(guān)和各企事業(yè)單位得到廣泛應(yīng)用。秘書人員在管理中起著參與政務(wù)、管理事務(wù)的作用,要加強(qiáng)秘書人員的職業(yè)素養(yǎng)建設(shè),不僅要強(qiáng)化傳統(tǒng)的服務(wù)意識(shí)、調(diào)研意識(shí)等,而且還要具有并增強(qiáng)自我意識(shí)、責(zé)任意識(shí)等，以適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和國內(nèi)外形勢(shì)發(fā)展的需要。

1、自我意識(shí)

秘書的自我意識(shí)是指秘書人員對(duì)自身和所處環(huán)境關(guān)系的認(rèn)識(shí)和感受,它是秘書人員現(xiàn)代意識(shí)的內(nèi)容之一。雖然秘書工作具有很強(qiáng)的服從性、服務(wù)性特點(diǎn),但秘書人員又都是具有獨(dú)立人格和獨(dú)立思維能力的個(gè)體,特別是在改革開放的今天,秘書人員一方面受開放環(huán)境的影響,應(yīng)該具有較強(qiáng)的主動(dòng)性和能動(dòng)性;另一方面,今天的秘書人員多半受過較高層次的教育,他們更應(yīng)有思考的獨(dú)立性。如果沒有自我意識(shí),何言“參與政務(wù)”?又何言“管理事務(wù)”?因此,作為一個(gè)秘書人員,應(yīng)該 煉和培養(yǎng)自己的獨(dú)立思考和獨(dú)當(dāng)一面的能力 ,以便在領(lǐng)導(dǎo)決策前為之提供有效的依據(jù),在領(lǐng)導(dǎo)決策后正確領(lǐng)會(huì)并執(zhí)行其意圖。

2、責(zé)任意識(shí)

秘書人員工作態(tài)度和工作質(zhì)量的好壞,在一定程度上直接影響著一個(gè)單位的作風(fēng)建設(shè)。只有樹立較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí),秘書人員才能隨時(shí)隨地注意維護(hù)單位的形象和聲譽(yù),才能做到工作認(rèn)真、態(tài)度端正、處事果斷,在任何人面前、在處理任何事上,都表現(xiàn)出良好的思想文化和職業(yè)道德素養(yǎng),才能真正提高秘書工作的質(zhì)量和水平。

在建設(shè)有中國特色社會(huì)主義宏圖大業(yè)中，各行各業(yè)、各級(jí)黨政機(jī)關(guān)需要有大批精明能干的秘書，才能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)高效率的管理。盡管秘書人員級(jí)別不同，行業(yè)各異，“聞道有先后，術(shù)業(yè)有專攻”，其秘書意識(shí)與氣質(zhì)不能不具備，不能不深化。有較高的秘書意識(shí)與氣質(zhì)的修養(yǎng)，秘書功能才能得到最佳發(fā)揮，秘書職能才會(huì)高效運(yùn)轉(zhuǎn)。因此，秘書人員在不斷擴(kuò)充理論、應(yīng)用知識(shí)、提高各種辦事能力的同時(shí)，必須自覺加強(qiáng)秘書意識(shí)與氣質(zhì)的修養(yǎng)。

參考資料: http://

第四篇：秘書職能

《秘書職能》教學(xué)設(shè)計(jì)

潁州職業(yè)教育中心 張洪鋒

教學(xué)目的：

一、理解掌握秘書基本職能范疇的特征；

二、掌握秘書文稿撰擬要領(lǐng)。教學(xué)重點(diǎn)：

掌握秘書的基本職能 教學(xué)課時(shí)：一課時(shí) 教學(xué)過程：

一、秘書的基本職能

《現(xiàn)代漢語小詞典》這樣解釋“職能”——人、事物、機(jī)構(gòu)應(yīng)有的作用。秘書的職能，是在秘書機(jī)構(gòu)、秘書職位功能的框架內(nèi)，領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)組織目標(biāo)與管理工作的需要而明確賦予秘書機(jī)構(gòu)或秘書職位的具體職責(zé)權(quán)限。

秘書職能，在具有一定的規(guī)范性和相對(duì)穩(wěn)定性的同時(shí)，也具有一定的可變性。這種可變性緣于組織目標(biāo)與管理工作的需要，緣于辦公手段的更新，也緣于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書的信任度。

秘書的基本職能可以概況為：辦理事務(wù)、協(xié)調(diào)關(guān)系、輔助決策、綜合服務(wù)，具體來說就是“管理事務(wù)，參與政務(wù)”。

1、辦理事務(wù)

秘書的事務(wù)工作是相對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)人的政務(wù)工作而言的。政務(wù)是指領(lǐng)導(dǎo)者所從事的具有全局性和戰(zhàn)略性意義的公務(wù)活動(dòng)，如決策。事務(wù)是指一切同領(lǐng)導(dǎo)工作有關(guān)的日常具體工作，如電話接打、會(huì)議服務(wù)、信訪工作、文書處理等。

政務(wù)是事務(wù)的統(tǒng)帥和核心，事務(wù)是政務(wù)的基礎(chǔ)和保證。兩者是相輔相成的。秘書的事務(wù)工作無論是經(jīng)常重復(fù)出現(xiàn)的還是偶發(fā)的，在辦理的過程中都有一定的程序性。秘書人員在辦理事務(wù)的過程中要遵循被動(dòng)中求主動(dòng)、原則中求靈活、繁雜中求規(guī)范的原則。

2、協(xié)調(diào)關(guān)系

現(xiàn)代管理活動(dòng)處處離不開協(xié)調(diào)。任何組織只有通過協(xié)調(diào)，才能形成整體的合力，實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)。

秘書的協(xié)調(diào)是指秘書人員在自己的職權(quán)范圍內(nèi)，自覺地調(diào)整各類組織、各項(xiàng)工作、各個(gè)人員之間的關(guān)系，促進(jìn)各項(xiàng)活動(dòng)趨向同步化和和諧化，以實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的行為過程。

與領(lǐng)導(dǎo)部門和職能部門的協(xié)調(diào)不同，秘書部門的協(xié)調(diào)有從屬性、廣泛性、間接性等特征，在協(xié)調(diào)關(guān)系的過程中要遵循政策指導(dǎo)、客觀公正、平等協(xié)商、注重整體、靈活適度等原則。

3、輔助決策 在實(shí)際工作中，任何決策都是一個(gè)過程而不僅僅只是拍板這一個(gè)環(huán)節(jié)。因此，輔助決策定義為：在決策過程中，在知識(shí)（包括理論）、能力（包括技術(shù)）、經(jīng)驗(yàn)和精力等方面給予決策主體全面的補(bǔ)償，以提高決策的科學(xué)性和時(shí)效性。

秘書人員輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策一般要經(jīng)過：協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定目標(biāo)、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)設(shè)計(jì)方案、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)評(píng)優(yōu)選優(yōu)、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施反饋等四個(gè)階段。

4、綜合服務(wù)

秘書是為以領(lǐng)導(dǎo)為核心的集團(tuán)服務(wù)的，秘書通常提供的是全方位的服務(wù)，既包含公務(wù)，如果領(lǐng)導(dǎo)需要，有時(shí)也包括辦理一些私事。所以，秘書一定要有牢固的服務(wù)意識(shí)，“全心全意地為領(lǐng)導(dǎo)及其集團(tuán)服務(wù)”。當(dāng)然，在服務(wù)的過程中要注意方式方法，還要善于運(yùn)用資源。

二、秘書日常事務(wù)職能

1、辦公用品管理

2、接待

3、安排領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)

4、值班

5、通訊工作

6、印章管理

7、機(jī)要保密

三、秘書專項(xiàng)職能

1、信息管理

2、調(diào)查研究

3、會(huì)務(wù)工作

4、公文處理

5、檔案管理

6、信訪工作

四、秘書特別受權(quán)職能

1、公文寫作

秘書在撰擬文稿時(shí)要注意一下幾個(gè)方面：要明確自己代筆者的地位，要準(zhǔn)確使用規(guī)范文種，要選用準(zhǔn)確而不含糊、莊重而不易產(chǎn)生歧義的語言表達(dá)，要反復(fù)進(jìn)行認(rèn)真修改，要有可靠依據(jù)，要有精益求精認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度。

2、督查

3、協(xié)調(diào)

4、談判

受權(quán)談判中秘書工作的任務(wù)：①協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定談判的中心議題和準(zhǔn)備達(dá)到的目標(biāo)。②準(zhǔn)備好談判各方的有關(guān)材料。③對(duì)談判中意外情況的預(yù)測(cè)和準(zhǔn)備。④把握談判進(jìn)程。⑤總結(jié)和評(píng)價(jià)談判的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，及時(shí)搞好信息反饋。

五、秘書深層職能

秘書的深層職能主要指的是秘書的參謀輔助職能。

秘書參謀的原則：①明確角色定位，不失職不越權(quán)。②明確參謀定位，謀而不斷。③立足規(guī)勸層面，諫而有度。

六、思考與聯(lián)系

（一）、案例分析

方秘書作繭自縛

一個(gè)大型會(huì)議的晚會(huì)內(nèi)容怎么定，方秘書先請(qǐng)示分管辦會(huì)的黃副主任，定為“舉辦電影晚會(huì)”。黃沒有說要再往上請(qǐng)示，而方秘書自認(rèn)為再請(qǐng)示一把手賈主任也許會(huì)更好辦事。在請(qǐng)示賈時(shí)又沒有把已請(qǐng)示黃所定的意見告訴賈，賈的批復(fù)定為“觀看戲劇演出”。這樣，一個(gè)晚會(huì)出現(xiàn)兩種不同安排的領(lǐng)導(dǎo)意見，該怎么辦？方秘書左右為難。幾個(gè)辦會(huì)秘書研究，最近定為按賈主任的意見執(zhí)行。由方秘書向黃副主任作自我批評(píng)，說明擬按賈主任的意見辦，請(qǐng)黃諒解。當(dāng)時(shí)黃對(duì)方秘書多頭請(qǐng)示很不高興，但還是同意了按賈的意見執(zhí)行。

1、請(qǐng)分析此案例中方秘書做法的不妥之處。

2、如果你是方秘書，你認(rèn)為最好的挽回此事的辦法是什么？

（二）、學(xué)寫一篇發(fā)言稿。

第五篇：秘書職能

秘書的基本職能

★輔助決策：

秘書的決策職能體現(xiàn)在調(diào)查研究、處理來信來訪、收集處理信息、參與討論起草工作計(jì)劃等實(shí)際工作中。

就決策的形成、實(shí)施、檢驗(yàn)過程中秘書對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的輔佐決策職能。秘書輔佐決策的職能基礎(chǔ)、職能特點(diǎn)及其方法。

一、秘書輔佐決策的職能基礎(chǔ)。

秘書在領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)上傳下達(dá)、溝通四方，便于領(lǐng)會(huì)決策意圖，掌握覺得依據(jù)，收集決策反饋，檢驗(yàn)決策執(zhí)行效果，對(duì)決策的形成、論證、實(shí)施、修正、補(bǔ)充和優(yōu)化都能起到重要的作用，秘書輔佐覺得的職能基礎(chǔ)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

▲秘書為決策提供有效的依據(jù)。

覺得最忌憑空杜撰和依據(jù)不足。秘書具有為領(lǐng)導(dǎo)工作綜合服務(wù)的職能，以此有著為決策提供有效依據(jù)之使命。

——掌管文件材料，便于為決策提供政策依據(jù)；

——經(jīng)常深入基層，調(diào)查研究，便于為決策提供群眾可受性信息依據(jù)；

——在各職能部門間起到溝通協(xié)調(diào)作用，便于為決策提供各職能系統(tǒng)綜合信息依據(jù)； ——組織對(duì)外聯(lián)系，是對(duì)外聯(lián)系的窗口，便于為決策提供環(huán)境變化狀態(tài)依據(jù)； ——組織會(huì)議事務(wù)，便于為決策提供群體意識(shí)依據(jù)。

總之，秘書的職能工作，大多與領(lǐng)導(dǎo)決策有著密切聯(lián)系，便于在各方面為決策提供有效的依據(jù)?！貢铀?zèng)Q策實(shí)施的進(jìn)程。

——受權(quán)督辦、查辦與催辦，有利于加速各執(zhí)行系統(tǒng)實(shí)施決策并檢查其結(jié)果；

——發(fā)揮協(xié)調(diào)作用，調(diào)解決策執(zhí)行中出現(xiàn)的矛盾和問題，有利于加速?zèng)Q策執(zhí)行的進(jìn)程；

——收集各子系統(tǒng)、各有關(guān)方面的反饋信息，有利于決策調(diào)整、補(bǔ)充、修正，保證決策的順利進(jìn)行； ——協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人處理突發(fā)事件，有利于消除決策實(shí)施過程中隨機(jī)出現(xiàn)的障礙；

——接待處理人民來信來訪，有利于在決策執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)、分析和處理問題，轉(zhuǎn)化消極因素，調(diào)動(dòng)群眾積極性。

總之，秘書在決策執(zhí)行中的各項(xiàng)職能活動(dòng)，能夠有效地加速?zèng)Q策的進(jìn)程，保證決策的實(shí)施?！貢龠M(jìn)決策的優(yōu)化。

——擬定和收集多種可行方案，有利于決策的選優(yōu)；

——提供參謀咨詢，收集群眾的意見和建議，有利于發(fā)揮群體智能作用； ——參與并組織有關(guān)學(xué)者行家進(jìn)行決策討論，有利于在反復(fù)論證中優(yōu)化決策； ——參與決策效果的考核評(píng)價(jià)，有利于發(fā)現(xiàn)疏漏和失誤，采取必要的補(bǔ)救措施；

——撰擬總結(jié)、匯報(bào)材料，對(duì)決策形成、實(shí)施過程以及效果進(jìn)行全面系統(tǒng)的分析研究，有利于為制定和實(shí)施新的決策提供有益的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。

總之，在優(yōu)化決策和實(shí)施決策的過程中，秘書能夠起到不可低估的作用。

二、秘書輔佐決策的特點(diǎn)?！嫦到y(tǒng)和隨機(jī)輔佐相結(jié)合。

秘書輔佐決策與從事某一方面專項(xiàng)管理的職能部門工作人員不同。他要發(fā)揮綜合辦公的職能優(yōu)勢(shì)，全面系統(tǒng)地輔佐決策。他不僅從可行性，還可以從時(shí)空變化，組織內(nèi)外環(huán)境條件發(fā)展的角度，考慮決策執(zhí)行的適度性和決策宗旨的維持性。全面地協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人進(jìn)行科學(xué)決策，系統(tǒng)地跟蹤決策目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的全過程，這是秘書輔佐決策的一大特點(diǎn)。但是，秘書全面系統(tǒng)地輔佐決策，有具體體現(xiàn)其日常工作中發(fā)現(xiàn)問題，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人分析問題和解決問題的隨機(jī)事件中。秘書不是專門研究決策的智囊人物，而是追蹤決策目標(biāo)實(shí)現(xiàn)全過程的實(shí)際工作者。在這個(gè)全過程的具體工作中，無論發(fā)現(xiàn)哪一方面、某個(gè)因素出現(xiàn)問題，便能立即協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人分析和解決問題，這就形成了秘書全面系統(tǒng)地鋪位決策與隨機(jī)性地輔佐決策的有機(jī)結(jié)合。

▲決策輔佐與實(shí)施輔佐相結(jié)合。

秘書輔佐決策，與專職出謀劃策的研究咨詢機(jī)關(guān)的專家學(xué)者不同。專家學(xué)者受聘制定某項(xiàng)決策方案，但不參與決策方案的具體實(shí)施工作。秘書則不然，他既要為決策形成提供各方面的服務(wù)，又要具體參與決策實(shí)施工作，在實(shí)踐中幫助領(lǐng)導(dǎo)指揮、協(xié)調(diào)和控制實(shí)施過程，確保決策目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。這種對(duì)決策的形成輔佐與實(shí)施輔助的結(jié)合，有利于秘書在形成決策的輔佐中，更具體地從實(shí)施決策的個(gè)步驟、各環(huán)節(jié)和各項(xiàng)具體措施，深入細(xì)致地考慮實(shí)施方向與決策目標(biāo)的一致性，決策要求與實(shí)施效果的統(tǒng)一性。這些正是組織領(lǐng)導(dǎo)人在決策形成和實(shí)施中必須要全面考慮的問題。

▲超脫性輔佐與參與性輔佐相結(jié)合。

領(lǐng)導(dǎo)人及其副職，執(zhí)掌著決策權(quán)（即決斷權(quán)、表決權(quán)和否決權(quán)），承擔(dān)著決策效果是否符合組織要求的全部責(zé)任。秘書則不同，既不執(zhí)掌決策權(quán)，又不對(duì)決策效果的好壞直接承擔(dān)責(zé)任。秘書的輔佐決策，從某種意義上說，是超脫于決策的權(quán)力與責(zé)任的。

但是，秘書實(shí)際工作中又參與了決策形成實(shí)施的全過程，秘書的工作成效，事業(yè)與期望，功過與報(bào)酬，無不與決策的成敗有著密切的關(guān)系。這就形成了秘書超脫性輔佐與參與性輔佐的有機(jī)結(jié)合。這有利于秘書用不同于領(lǐng)導(dǎo)人的比較超脫的目光更客觀地觀察問題和分析問題；有不同于“局外人”、“第三者”對(duì)決策的議論。秘書自始至終參與決策，與決策成敗有著不可分割的相關(guān)性，使其必須認(rèn)真負(fù)責(zé)、全力以赴地投入決策的全過程。

秘書的知識(shí)結(jié)構(gòu)

秘書工作的綜合性，要求秘書人員在橫向上要有較寬廣的知識(shí)面，但又要有自己的專業(yè)特點(diǎn)，在縱向上要有深厚的專業(yè)知識(shí)。這樣縱橫結(jié)合，可以用大寫的英文“T”字母來表示，或者說秘書人才應(yīng)該是“T”型人才。

秘書人員應(yīng)該有三個(gè)方面的知識(shí)結(jié)構(gòu)：基礎(chǔ)知識(shí)、專業(yè)知識(shí)、其他方面相關(guān)知識(shí)。

★基礎(chǔ)知識(shí)。分為兩個(gè)方面：一是社會(huì)科學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)，即語文、政治、歷史、地理、外語知識(shí)；另一方面是自然科學(xué)知識(shí)，即物理、化學(xué)、數(shù)學(xué)、生物等自然科學(xué)知識(shí)，以及一些工農(nóng)生產(chǎn)和科技知識(shí)。

★專業(yè)知識(shí)。專業(yè)知識(shí)包括兩方面：一是秘書人員應(yīng)具有的秘書業(yè)務(wù)知識(shí)，包括：公文和應(yīng)用文寫作，文書寫作和文書處理，檔案保管，調(diào)查研究知識(shí)，會(huì)議組織知識(shí)，信訪工作知識(shí)，資料工作和信息科學(xué)知識(shí)，保密工作知識(shí)等。二是秘書所在工作部門的專業(yè)知識(shí)。如在政府機(jī)關(guān)部門工作的必須具有行政管理知識(shí)，在工商企業(yè)部門工作的必須具有企業(yè)管理知識(shí)等。

專業(yè)知識(shí)是秘書人員知識(shí)結(jié)構(gòu)中的基本層次。

★專業(yè)知識(shí)。這一部分是秘書人員為適應(yīng)時(shí)代需要，做好工作，應(yīng)加以進(jìn)修提高的知識(shí)，是秘書人員知識(shí)結(jié)構(gòu)中的較高層次。有經(jīng)濟(jì)學(xué)、法學(xué)、社會(huì)學(xué)、心理學(xué)、公共關(guān)系學(xué)、傳播學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)等。學(xué)習(xí)這些知識(shí)，可以使秘書人員從更寬更廣闊的領(lǐng)域從事秘書工作，比如我國當(dāng)前的工作重點(diǎn)已轉(zhuǎn)移到經(jīng)濟(jì)建設(shè)上來，那經(jīng)濟(jì)學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)、法學(xué)就要成為較高層次的重點(diǎn)知識(shí)，哪行哪業(yè)都不例外。