第一篇：秘書職能之我解

秘書職能之我見

在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下，許多大大小小的公司不斷涌現(xiàn)，“秘書”這個(gè)字眼在最近幾年的人才市場(chǎng)中頻頻出現(xiàn)，其需求量連續(xù)多年在招聘排行榜上位居前列。秘書這個(gè)崗位比較特殊，它可以在日常工作中接觸到公司所有的部門和人員，對(duì)公司的運(yùn)作和整體狀況有著比較全面的了解。它也是一個(gè)窗口，與外界接觸密切，和公司的主管部門、大客戶都有關(guān)系。所謂站得高，看得遠(yuǎn)。它能真正鍛煉人、培養(yǎng)人，所以是一個(gè)輸送人才的崗位。

在認(rèn)真閱讀過教材以后，我對(duì)秘書職能終于有了比較全面的了解。秘書職能回答的是秘書人員大體上應(yīng)“做些什么”和“做得怎樣”的問題?？傮w來說，秘書的基本職能是為領(lǐng)導(dǎo)工作而服務(wù)的，綜合處理機(jī)關(guān)事務(wù)，促進(jìn)管理機(jī)關(guān)發(fā)揮整體效益。具體來說，體現(xiàn)在辦理事務(wù)、溝通協(xié)調(diào)、輔助決策、督促檢查四個(gè)方面。

起初我以為秘書職能是等同于秘書實(shí)務(wù)的，但后來我才發(fā)現(xiàn)，原來所謂的秘書職能是指在組織管理過程中，秘書所承擔(dān)的職責(zé)和應(yīng)發(fā)揮的作用和總體功能。秘書職能實(shí)際上是區(qū)別于秘書業(yè)務(wù)與秘書實(shí)務(wù)的。秘書業(yè)務(wù)與秘書實(shí)務(wù)均屬于“操作層面上的具體秘書事務(wù)，且因主管或組織的需要不同而各有不同”。而秘書職能不僅要概括地體現(xiàn)秘書活動(dòng)的基本內(nèi)容，也要體現(xiàn)秘書職業(yè)的功能和作用。前者是具體體現(xiàn)，后者則是抽象概括。下面我想按照教材的思路，一一談?wù)勎覍?duì)秘書四大職能的認(rèn)識(shí)。

辦理事務(wù)職能

管理事務(wù)是領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的一部分。輔助領(lǐng)導(dǎo)做好日常管理工作也是秘書的重要職能。秘書快節(jié)奏高效率地管理事務(wù)，能夠有效地促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，特別是領(lǐng)導(dǎo)者工作效率的提高，進(jìn)而對(duì)整個(gè)組織運(yùn)轉(zhuǎn)產(chǎn)生積極的影響。管理事務(wù)是秘書日常工作的主要內(nèi)容，是秘書部門為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的重要手段。秘書是領(lǐng)導(dǎo)的助手，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人處理日常事務(wù)是其重要職能，秘書管理事務(wù)，有著極為有利的職能基礎(chǔ)。

溝通協(xié)調(diào)職能

秘書的協(xié)調(diào)溝通作用是由秘書的工作任務(wù)、工作地位和工作方式?jīng)Q定的。秘書常常代表上司，傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的指令或收集領(lǐng)導(dǎo)所需要的情況，與其他部門、人員有著廣泛的接觸，也容易產(chǎn)生矛盾，需要及時(shí)協(xié)商、溝通、調(diào)解。秘書的地位往往是在“一人之下，眾人之上”，又處于工作網(wǎng)絡(luò)的“關(guān)節(jié)點(diǎn)”，上下左右的工作與人際關(guān)系都要秘書去協(xié)調(diào)，力爭達(dá)到平衡和統(tǒng)一。溝通協(xié)調(diào)是保持組織機(jī)能的整體性的重要手段，是秘書部門和秘書人員的重要職責(zé)。秘書在組織內(nèi)外的溝通協(xié)調(diào)中，能夠發(fā)揮重要的作用，具有不可替代的職能。

輔助決策職能

輔助決策，是指秘書人員或秘書機(jī)構(gòu)為領(lǐng)導(dǎo)者制定并實(shí)施決策所采取的各項(xiàng)輔助行為。隨著我國改革開放的不斷深入和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善，整個(gè)社會(huì)的管理體制正在發(fā)生著一系列深刻的變化。決策作為組織管理的中心正逐步向科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展。由于現(xiàn)代管理日趨復(fù)雜，各級(jí)組織的決策者或領(lǐng)導(dǎo)人無論從才干上還是精力上，都無法在決策過程中僅憑個(gè)人的努力勝任其責(zé)，必須充分發(fā)揮各種輔助力量的作用，比如智囊團(tuán)、顧問團(tuán)以及各種咨詢機(jī)構(gòu)等。其中，秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的左右手，由于具有顯著的職位優(yōu)勢(shì)，獨(dú)特的視角優(yōu)勢(shì)，明顯的層次優(yōu)勢(shì)和突出的溝通優(yōu)勢(shì)等，在輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的過程起著重要的作用。

督促檢查職能

科學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)離不開督查,督查是決策落實(shí)的“第一推動(dòng)力”是整個(gè)領(lǐng)導(dǎo)行為中的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。從事秘書工作，要明確督查的職能基礎(chǔ)、特點(diǎn)以及方法,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行督查工作,為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)進(jìn)行科學(xué)管理服務(wù)。檢查督辦是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)檢查、督促所屬子系統(tǒng)對(duì)上級(jí)的決策指令執(zhí)行情況的重要管理手段。是作為司控系統(tǒng)的上級(jí)以自己的決策目標(biāo)來影響作為受控系統(tǒng)的下級(jí)的管理行為。領(lǐng)導(dǎo)人常把檢查督辦的任務(wù)委派給秘書去執(zhí)行。不少機(jī)關(guān)已將檢查督辦工作列入其秘書部門的職能范圍。在管理系統(tǒng)中，秘書承擔(dān)檢查督辦工作，有著優(yōu)越的職能基礎(chǔ)。

第二篇：秘書職能

《秘書職能》教學(xué)設(shè)計(jì)

潁州職業(yè)教育中心 張洪鋒

教學(xué)目的：

一、理解掌握秘書基本職能范疇的特征；

二、掌握秘書文稿撰擬要領(lǐng)。教學(xué)重點(diǎn)：

掌握秘書的基本職能 教學(xué)課時(shí)：一課時(shí) 教學(xué)過程：

一、秘書的基本職能

《現(xiàn)代漢語小詞典》這樣解釋“職能”——人、事物、機(jī)構(gòu)應(yīng)有的作用。秘書的職能，是在秘書機(jī)構(gòu)、秘書職位功能的框架內(nèi)，領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)組織目標(biāo)與管理工作的需要而明確賦予秘書機(jī)構(gòu)或秘書職位的具體職責(zé)權(quán)限。

秘書職能，在具有一定的規(guī)范性和相對(duì)穩(wěn)定性的同時(shí)，也具有一定的可變性。這種可變性緣于組織目標(biāo)與管理工作的需要，緣于辦公手段的更新，也緣于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書的信任度。

秘書的基本職能可以概況為：辦理事務(wù)、協(xié)調(diào)關(guān)系、輔助決策、綜合服務(wù)，具體來說就是“管理事務(wù)，參與政務(wù)”。

1、辦理事務(wù)

秘書的事務(wù)工作是相對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)人的政務(wù)工作而言的。政務(wù)是指領(lǐng)導(dǎo)者所從事的具有全局性和戰(zhàn)略性意義的公務(wù)活動(dòng)，如決策。事務(wù)是指一切同領(lǐng)導(dǎo)工作有關(guān)的日常具體工作，如電話接打、會(huì)議服務(wù)、信訪工作、文書處理等。

政務(wù)是事務(wù)的統(tǒng)帥和核心，事務(wù)是政務(wù)的基礎(chǔ)和保證。兩者是相輔相成的。秘書的事務(wù)工作無論是經(jīng)常重復(fù)出現(xiàn)的還是偶發(fā)的，在辦理的過程中都有一定的程序性。秘書人員在辦理事務(wù)的過程中要遵循被動(dòng)中求主動(dòng)、原則中求靈活、繁雜中求規(guī)范的原則。

2、協(xié)調(diào)關(guān)系

現(xiàn)代管理活動(dòng)處處離不開協(xié)調(diào)。任何組織只有通過協(xié)調(diào)，才能形成整體的合力，實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)。

秘書的協(xié)調(diào)是指秘書人員在自己的職權(quán)范圍內(nèi)，自覺地調(diào)整各類組織、各項(xiàng)工作、各個(gè)人員之間的關(guān)系，促進(jìn)各項(xiàng)活動(dòng)趨向同步化和和諧化，以實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的行為過程。

與領(lǐng)導(dǎo)部門和職能部門的協(xié)調(diào)不同，秘書部門的協(xié)調(diào)有從屬性、廣泛性、間接性等特征，在協(xié)調(diào)關(guān)系的過程中要遵循政策指導(dǎo)、客觀公正、平等協(xié)商、注重整體、靈活適度等原則。

3、輔助決策 在實(shí)際工作中，任何決策都是一個(gè)過程而不僅僅只是拍板這一個(gè)環(huán)節(jié)。因此，輔助決策定義為：在決策過程中，在知識(shí)（包括理論）、能力（包括技術(shù)）、經(jīng)驗(yàn)和精力等方面給予決策主體全面的補(bǔ)償，以提高決策的科學(xué)性和時(shí)效性。

秘書人員輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策一般要經(jīng)過：協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定目標(biāo)、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)設(shè)計(jì)方案、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)評(píng)優(yōu)選優(yōu)、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施反饋等四個(gè)階段。

4、綜合服務(wù)

秘書是為以領(lǐng)導(dǎo)為核心的集團(tuán)服務(wù)的，秘書通常提供的是全方位的服務(wù)，既包含公務(wù)，如果領(lǐng)導(dǎo)需要，有時(shí)也包括辦理一些私事。所以，秘書一定要有牢固的服務(wù)意識(shí)，“全心全意地為領(lǐng)導(dǎo)及其集團(tuán)服務(wù)”。當(dāng)然，在服務(wù)的過程中要注意方式方法，還要善于運(yùn)用資源。

二、秘書日常事務(wù)職能

1、辦公用品管理

2、接待

3、安排領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)

4、值班

5、通訊工作

6、印章管理

7、機(jī)要保密

三、秘書專項(xiàng)職能

1、信息管理

2、調(diào)查研究

3、會(huì)務(wù)工作

4、公文處理

5、檔案管理

6、信訪工作

四、秘書特別受權(quán)職能

1、公文寫作

秘書在撰擬文稿時(shí)要注意一下幾個(gè)方面：要明確自己代筆者的地位，要準(zhǔn)確使用規(guī)范文種，要選用準(zhǔn)確而不含糊、莊重而不易產(chǎn)生歧義的語言表達(dá)，要反復(fù)進(jìn)行認(rèn)真修改，要有可靠依據(jù)，要有精益求精認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度。

2、督查

3、協(xié)調(diào)

4、談判

受權(quán)談判中秘書工作的任務(wù)：①協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定談判的中心議題和準(zhǔn)備達(dá)到的目標(biāo)。②準(zhǔn)備好談判各方的有關(guān)材料。③對(duì)談判中意外情況的預(yù)測(cè)和準(zhǔn)備。④把握談判進(jìn)程。⑤總結(jié)和評(píng)價(jià)談判的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，及時(shí)搞好信息反饋。

五、秘書深層職能

秘書的深層職能主要指的是秘書的參謀輔助職能。

秘書參謀的原則：①明確角色定位，不失職不越權(quán)。②明確參謀定位，謀而不斷。③立足規(guī)勸層面，諫而有度。

六、思考與聯(lián)系

（一）、案例分析

方秘書作繭自縛

一個(gè)大型會(huì)議的晚會(huì)內(nèi)容怎么定，方秘書先請(qǐng)示分管辦會(huì)的黃副主任，定為“舉辦電影晚會(huì)”。黃沒有說要再往上請(qǐng)示，而方秘書自認(rèn)為再請(qǐng)示一把手賈主任也許會(huì)更好辦事。在請(qǐng)示賈時(shí)又沒有把已請(qǐng)示黃所定的意見告訴賈，賈的批復(fù)定為“觀看戲劇演出”。這樣，一個(gè)晚會(huì)出現(xiàn)兩種不同安排的領(lǐng)導(dǎo)意見，該怎么辦？方秘書左右為難。幾個(gè)辦會(huì)秘書研究，最近定為按賈主任的意見執(zhí)行。由方秘書向黃副主任作自我批評(píng)，說明擬按賈主任的意見辦，請(qǐng)黃諒解。當(dāng)時(shí)黃對(duì)方秘書多頭請(qǐng)示很不高興，但還是同意了按賈的意見執(zhí)行。

1、請(qǐng)分析此案例中方秘書做法的不妥之處。

2、如果你是方秘書，你認(rèn)為最好的挽回此事的辦法是什么？

（二）、學(xué)寫一篇發(fā)言稿。

第三篇：秘書職能

秘書的基本職能

★輔助決策：

秘書的決策職能體現(xiàn)在調(diào)查研究、處理來信來訪、收集處理信息、參與討論起草工作計(jì)劃等實(shí)際工作中。

就決策的形成、實(shí)施、檢驗(yàn)過程中秘書對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的輔佐決策職能。秘書輔佐決策的職能基礎(chǔ)、職能特點(diǎn)及其方法。

一、秘書輔佐決策的職能基礎(chǔ)。

秘書在領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)上傳下達(dá)、溝通四方，便于領(lǐng)會(huì)決策意圖，掌握覺得依據(jù)，收集決策反饋，檢驗(yàn)決策執(zhí)行效果，對(duì)決策的形成、論證、實(shí)施、修正、補(bǔ)充和優(yōu)化都能起到重要的作用，秘書輔佐覺得的職能基礎(chǔ)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

▲秘書為決策提供有效的依據(jù)。

覺得最忌憑空杜撰和依據(jù)不足。秘書具有為領(lǐng)導(dǎo)工作綜合服務(wù)的職能，以此有著為決策提供有效依據(jù)之使命。

——掌管文件材料，便于為決策提供政策依據(jù)；

——經(jīng)常深入基層，調(diào)查研究，便于為決策提供群眾可受性信息依據(jù)；

——在各職能部門間起到溝通協(xié)調(diào)作用，便于為決策提供各職能系統(tǒng)綜合信息依據(jù)； ——組織對(duì)外聯(lián)系，是對(duì)外聯(lián)系的窗口，便于為決策提供環(huán)境變化狀態(tài)依據(jù)； ——組織會(huì)議事務(wù)，便于為決策提供群體意識(shí)依據(jù)。

總之，秘書的職能工作，大多與領(lǐng)導(dǎo)決策有著密切聯(lián)系，便于在各方面為決策提供有效的依據(jù)?！貢铀?zèng)Q策實(shí)施的進(jìn)程。

——受權(quán)督辦、查辦與催辦，有利于加速各執(zhí)行系統(tǒng)實(shí)施決策并檢查其結(jié)果；

——發(fā)揮協(xié)調(diào)作用，調(diào)解決策執(zhí)行中出現(xiàn)的矛盾和問題，有利于加速?zèng)Q策執(zhí)行的進(jìn)程；

——收集各子系統(tǒng)、各有關(guān)方面的反饋信息，有利于決策調(diào)整、補(bǔ)充、修正，保證決策的順利進(jìn)行； ——協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人處理突發(fā)事件，有利于消除決策實(shí)施過程中隨機(jī)出現(xiàn)的障礙；

——接待處理人民來信來訪，有利于在決策執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)、分析和處理問題，轉(zhuǎn)化消極因素，調(diào)動(dòng)群眾積極性。

總之，秘書在決策執(zhí)行中的各項(xiàng)職能活動(dòng)，能夠有效地加速?zèng)Q策的進(jìn)程，保證決策的實(shí)施?！貢龠M(jìn)決策的優(yōu)化。

——擬定和收集多種可行方案，有利于決策的選優(yōu)；

——提供參謀咨詢，收集群眾的意見和建議，有利于發(fā)揮群體智能作用； ——參與并組織有關(guān)學(xué)者行家進(jìn)行決策討論，有利于在反復(fù)論證中優(yōu)化決策； ——參與決策效果的考核評(píng)價(jià)，有利于發(fā)現(xiàn)疏漏和失誤，采取必要的補(bǔ)救措施；

——撰擬總結(jié)、匯報(bào)材料，對(duì)決策形成、實(shí)施過程以及效果進(jìn)行全面系統(tǒng)的分析研究，有利于為制定和實(shí)施新的決策提供有益的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。

總之，在優(yōu)化決策和實(shí)施決策的過程中，秘書能夠起到不可低估的作用。

二、秘書輔佐決策的特點(diǎn)。▲全面系統(tǒng)和隨機(jī)輔佐相結(jié)合。

秘書輔佐決策與從事某一方面專項(xiàng)管理的職能部門工作人員不同。他要發(fā)揮綜合辦公的職能優(yōu)勢(shì)，全面系統(tǒng)地輔佐決策。他不僅從可行性，還可以從時(shí)空變化，組織內(nèi)外環(huán)境條件發(fā)展的角度，考慮決策執(zhí)行的適度性和決策宗旨的維持性。全面地協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人進(jìn)行科學(xué)決策，系統(tǒng)地跟蹤決策目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的全過程，這是秘書輔佐決策的一大特點(diǎn)。但是，秘書全面系統(tǒng)地輔佐決策，有具體體現(xiàn)其日常工作中發(fā)現(xiàn)問題，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人分析問題和解決問題的隨機(jī)事件中。秘書不是專門研究決策的智囊人物，而是追蹤決策目標(biāo)實(shí)現(xiàn)全過程的實(shí)際工作者。在這個(gè)全過程的具體工作中，無論發(fā)現(xiàn)哪一方面、某個(gè)因素出現(xiàn)問題，便能立即協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人分析和解決問題，這就形成了秘書全面系統(tǒng)地鋪位決策與隨機(jī)性地輔佐決策的有機(jī)結(jié)合。

▲決策輔佐與實(shí)施輔佐相結(jié)合。

秘書輔佐決策，與專職出謀劃策的研究咨詢機(jī)關(guān)的專家學(xué)者不同。專家學(xué)者受聘制定某項(xiàng)決策方案，但不參與決策方案的具體實(shí)施工作。秘書則不然，他既要為決策形成提供各方面的服務(wù)，又要具體參與決策實(shí)施工作，在實(shí)踐中幫助領(lǐng)導(dǎo)指揮、協(xié)調(diào)和控制實(shí)施過程，確保決策目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。這種對(duì)決策的形成輔佐與實(shí)施輔助的結(jié)合，有利于秘書在形成決策的輔佐中，更具體地從實(shí)施決策的個(gè)步驟、各環(huán)節(jié)和各項(xiàng)具體措施，深入細(xì)致地考慮實(shí)施方向與決策目標(biāo)的一致性，決策要求與實(shí)施效果的統(tǒng)一性。這些正是組織領(lǐng)導(dǎo)人在決策形成和實(shí)施中必須要全面考慮的問題。

▲超脫性輔佐與參與性輔佐相結(jié)合。

領(lǐng)導(dǎo)人及其副職，執(zhí)掌著決策權(quán)（即決斷權(quán)、表決權(quán)和否決權(quán)），承擔(dān)著決策效果是否符合組織要求的全部責(zé)任。秘書則不同，既不執(zhí)掌決策權(quán)，又不對(duì)決策效果的好壞直接承擔(dān)責(zé)任。秘書的輔佐決策，從某種意義上說，是超脫于決策的權(quán)力與責(zé)任的。

但是，秘書實(shí)際工作中又參與了決策形成實(shí)施的全過程，秘書的工作成效，事業(yè)與期望，功過與報(bào)酬，無不與決策的成敗有著密切的關(guān)系。這就形成了秘書超脫性輔佐與參與性輔佐的有機(jī)結(jié)合。這有利于秘書用不同于領(lǐng)導(dǎo)人的比較超脫的目光更客觀地觀察問題和分析問題；有不同于“局外人”、“第三者”對(duì)決策的議論。秘書自始至終參與決策，與決策成敗有著不可分割的相關(guān)性，使其必須認(rèn)真負(fù)責(zé)、全力以赴地投入決策的全過程。

秘書的知識(shí)結(jié)構(gòu)

秘書工作的綜合性，要求秘書人員在橫向上要有較寬廣的知識(shí)面，但又要有自己的專業(yè)特點(diǎn)，在縱向上要有深厚的專業(yè)知識(shí)。這樣縱橫結(jié)合，可以用大寫的英文“T”字母來表示，或者說秘書人才應(yīng)該是“T”型人才。

秘書人員應(yīng)該有三個(gè)方面的知識(shí)結(jié)構(gòu)：基礎(chǔ)知識(shí)、專業(yè)知識(shí)、其他方面相關(guān)知識(shí)。

★基礎(chǔ)知識(shí)。分為兩個(gè)方面：一是社會(huì)科學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)，即語文、政治、歷史、地理、外語知識(shí)；另一方面是自然科學(xué)知識(shí)，即物理、化學(xué)、數(shù)學(xué)、生物等自然科學(xué)知識(shí)，以及一些工農(nóng)生產(chǎn)和科技知識(shí)。

★專業(yè)知識(shí)。專業(yè)知識(shí)包括兩方面：一是秘書人員應(yīng)具有的秘書業(yè)務(wù)知識(shí)，包括：公文和應(yīng)用文寫作，文書寫作和文書處理，檔案保管，調(diào)查研究知識(shí)，會(huì)議組織知識(shí)，信訪工作知識(shí)，資料工作和信息科學(xué)知識(shí)，保密工作知識(shí)等。二是秘書所在工作部門的專業(yè)知識(shí)。如在政府機(jī)關(guān)部門工作的必須具有行政管理知識(shí)，在工商企業(yè)部門工作的必須具有企業(yè)管理知識(shí)等。

專業(yè)知識(shí)是秘書人員知識(shí)結(jié)構(gòu)中的基本層次。

★專業(yè)知識(shí)。這一部分是秘書人員為適應(yīng)時(shí)代需要，做好工作，應(yīng)加以進(jìn)修提高的知識(shí)，是秘書人員知識(shí)結(jié)構(gòu)中的較高層次。有經(jīng)濟(jì)學(xué)、法學(xué)、社會(huì)學(xué)、心理學(xué)、公共關(guān)系學(xué)、傳播學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)等。學(xué)習(xí)這些知識(shí)，可以使秘書人員從更寬更廣闊的領(lǐng)域從事秘書工作，比如我國當(dāng)前的工作重點(diǎn)已轉(zhuǎn)移到經(jīng)濟(jì)建設(shè)上來，那經(jīng)濟(jì)學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)、法學(xué)就要成為較高層次的重點(diǎn)知識(shí)，哪行哪業(yè)都不例外。

第四篇：秘書職能

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一、秘書工作的定義 何謂秘書，秘書是一種職務(wù)名稱，還是一種社會(huì)職業(yè)，秘書的主要職能作用是助?

秘書職能范文

[論文關(guān)鍵詞]: 秘書職能 某事 參謀工作

[論文摘要]: 秘書工作具有很強(qiáng)的職能性和藝術(shù)性，一個(gè)好的秘書工作者要在自身的素質(zhì)培養(yǎng)上做到全面而細(xì)致。秘書之職在于參謀，古語說:“謀事在人，成事在天”，成事者必先謀事。

一、秘書工作的定義

何謂秘書，秘書是一種職務(wù)名稱，還是一種社會(huì)職業(yè)，秘書的主要職能作用是助手、參謀。秘書工作在80年代以前是一種規(guī)范性的工作，各自為各自的領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，固守成規(guī)，局限性比較大。進(jìn)入80年代就大變了樣，黨的十一屆三中全會(huì)后的十多年，中國秘書工作有了飛躍性的發(fā)展。中央領(lǐng)導(dǎo)同志多次提倡秘書部門要充分發(fā)揮參謀助手作用。參謀工作的開展，是不斷發(fā)展變化的新形勢(shì)的需要，是領(lǐng)導(dǎo)工作努力提高科學(xué)化水平和效能的需要，是秘書部門職能自我完善的需要。各地秘書部門的實(shí)踐也說明，做好參謀工作，是秘書工作有所突破的關(guān)鍵所在。參謀工作的突出地位，不是人為地推上去的，而是秘書部門的特殊地位與任務(wù)所決定的。

二、秘書工作的職能

服從領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好參謀 跟從領(lǐng)導(dǎo)，這是秘書人員職業(yè)性質(zhì)所決定的。作為領(lǐng)導(dǎo)工作的參謀和助手，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)的指示和意圖辦事，離開領(lǐng)導(dǎo)自行其是，別出心裁，都是職業(yè)道德所不允許的。個(gè)人的積極性、創(chuàng)造性只能在服從領(lǐng)導(dǎo)的前提下發(fā)揮（更多地限于建議、獻(xiàn)策等方面）。其中特別要注意，不能用個(gè)人不成熟的想法甚至情緒化的意見，去影響和干擾領(lǐng)導(dǎo)的工作及決策。當(dāng)好參謀，就是要發(fā)揮參謀作用，為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策。在領(lǐng)導(dǎo)決策民主化、科學(xué)化的今天，尤其要求秘書人員改變以往辦事即是稱職的舊觀念，要提高參謀意識(shí)和能力，明確不能出謀獻(xiàn)策者就不是好的秘書人員的新觀念。

秘書工作是以領(lǐng)導(dǎo)工作為軸心，要緊緊圍繞這一軸心，進(jìn)行上下、左右、前后同步運(yùn)行的輔助性工作。輔助性決定了秘書工作的被動(dòng)性。怎樣變被動(dòng)為主動(dòng)，要看秘書的工作藝術(shù)。有四個(gè)方面:一是爭取同領(lǐng)導(dǎo)者一樣了解和掌握全局性工作；二是爭取同領(lǐng)導(dǎo)者一樣了解和掌握一個(gè)時(shí)期的中心工作，能夠分清工作的輕重緩急，主動(dòng)排除干擾中心工作的事項(xiàng)；三是研究領(lǐng)導(dǎo)工作的思路，分析領(lǐng)導(dǎo)的意圖，并加以理解、完善和落實(shí)，四是積累和儲(chǔ)存有關(guān)工作資料，該記住的要記熟，該保存的要保存。有了這四個(gè)方面的基礎(chǔ)，工作中才能與領(lǐng)導(dǎo)者有一致的認(rèn)識(shí)，才有共同情感和語言，商量工作時(shí)，補(bǔ)充和修正的意見，才能提到點(diǎn)子上。日常工作中，要善于將領(lǐng)導(dǎo)的決策內(nèi)容、實(shí)施方案和一個(gè)時(shí)期的中心工作進(jìn)行分解、立項(xiàng)，明確先做什么、后做什么和怎樣做的措施等，按計(jì)劃列出個(gè)明細(xì)運(yùn)行圖

三、培養(yǎng)秘書人員的基本素養(yǎng),提高業(yè)務(wù)能力

1、德行操守

“德才兼?zhèn)?以德為重”。一個(gè)秘書人員,若不能把“德”放在首位,即使有“滿腹經(jīng)綸”、“張良之才”,也不能算是一個(gè)合格的秘書。秘書不為名,不為利,任勞任怨,甘當(dāng)無名英雄。經(jīng)常擬稿,但自己不著名,也不拿稿費(fèi);經(jīng)常組織會(huì)議,但自己從不 上主席臺(tái)。經(jīng)常熬夜,但白天還得正

常工作,節(jié)假日他人逛公園、溜馬路、與家人共享天倫之樂,但自己還得值班,不能休息。其它人員受了委屈還可嘟嚕幾句,而秘書必須以絕對(duì)服從為天職,等等。而這一切,還往往得不到家人的支持,別人的理解和社會(huì)的公認(rèn)。凡此種種,都說明一點(diǎn),沒有一個(gè)全心全意為人服務(wù)的心是當(dāng)不了一個(gè)秘書的。特別是當(dāng)前秘書人員物質(zhì)待遇相對(duì)社會(huì)上一些行業(yè)、一 些人員公務(wù)員之家http://普遍差距較大而工作往往“出力不討好”的情況下,在國內(nèi)外環(huán)境錯(cuò)綜復(fù)雜多變的形勢(shì)下,沒有“富貴不淫,貧賤不移”,“寧公而貧,不私而富”,“君子修道重德,不為困而改節(jié)”的思想品德,廉潔奉公、勤政為民、艱苦奮斗、一塵不染的政治本色,忍辱負(fù)重、任勞任怨的工作態(tài)度,是干不好秘書工作的。同時(shí)由于秘書人員的“德”是領(lǐng)導(dǎo)形象的“補(bǔ)充”、機(jī)關(guān)效率的“折射”、自身素養(yǎng)的“反映”,要求秘書人員必須誠實(shí)正直、心明步正,謙虛謹(jǐn)慎、兢兢業(yè)業(yè),恪盡職責(zé)、嚴(yán)守機(jī)密，互相補(bǔ)臺(tái)、競而不妒。

2、善謀善書

秘書部門的參謀工作，盡管千頭萬緒，歸結(jié)到一點(diǎn)是“謀略”二字，謀略指的是計(jì)謀與方略，實(shí)際就是解決問題、處理矛盾的方法。秘書“善謀”一旦博得領(lǐng)導(dǎo)者的賞識(shí),就能在輔助決策的過程中發(fā)出璀璨的火花。要深刻領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)意圖，“參”到點(diǎn)子上，“謀”到關(guān)鍵處，要善于通過間接或者直接方式,把領(lǐng)導(dǎo)的所思所想、所籌所劃弄清楚,做到既能按領(lǐng)導(dǎo)意圖正確“發(fā)揮”,又不自作聰明,越殂代皰。在此基礎(chǔ)上,以敏銳的觀察力抓住工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié),經(jīng)過深思熟慮,形成有價(jià)值的參謀意見。第三,注重進(jìn)言技巧。要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的心理、行為特征,選擇適當(dāng)場(chǎng)合和最佳時(shí)機(jī), 從要害問題切入,用委婉、含蓄的語言,巧妙地說出自己的見解或不同意見。寫的能力其實(shí)是秘書工作的外在表現(xiàn)形式，一個(gè)好的文秘工作者在公文寫作中一定要準(zhǔn)確而細(xì)膩。在公文寫作中，由于國家政策、法律的規(guī)范，一定要準(zhǔn)確無誤，半點(diǎn)錯(cuò)誤不能出，這就要求文秘人員須符合黨的一切政策、方針、路線，這也是文秘寫作最重要的一條，這也能適應(yīng)現(xiàn)在的社會(huì)。一方面,要求秘書人員要經(jīng)常博采來自方方面面、正正反反的信息,汲取精華,為已所用;另一方面,要經(jīng)常派秘書人員赴各地學(xué)習(xí)考察,解放思想,開闊視野,增長見識(shí)、才干。

三、增強(qiáng)秘書人員工作意識(shí)

改革開放的不斷深入和發(fā)展,人們的思想觀念發(fā)生了巨大變化?，F(xiàn)代管理方法作為提高工作效率、促進(jìn)事業(yè)發(fā)展的有效手段,在黨政機(jī)關(guān)和各企事業(yè)單位得到廣泛應(yīng)用。秘書人員在管理中起著參與政務(wù)、管理事務(wù)的作用,要加強(qiáng)秘書人員的職業(yè)素養(yǎng)建設(shè),不僅要強(qiáng)化傳統(tǒng)的服務(wù)意識(shí)、調(diào)研意識(shí)等,而且還要具有并增強(qiáng)自我意識(shí)、責(zé)任意識(shí)等，以適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和國內(nèi)外形勢(shì)發(fā)展的需要。

1、自我意識(shí)

秘書的自我意識(shí)是指秘書人員對(duì)自身和所處環(huán)境關(guān)系的認(rèn)識(shí)和感受,它是秘書人員現(xiàn)代意識(shí)的內(nèi)容之一。雖然秘書工作具有很強(qiáng)的服從性、服務(wù)性特點(diǎn),但秘書人員又都是具有獨(dú)立人格和獨(dú)立思維能力的個(gè)體,特別是在改革開放的今天,秘書人員一方面受開放環(huán)境的影響,應(yīng)該具有較強(qiáng)的主動(dòng)性和能動(dòng)性;另一方面,今天的秘書人員多半受過較高層次的教育,他們更應(yīng)有思考的獨(dú)立性。如果沒有自我意識(shí),何言“參與政務(wù)”?又何言“管理事務(wù)”?因此,作為一個(gè)秘書人員,應(yīng)該 煉和培養(yǎng)自己的獨(dú)立思考和獨(dú)當(dāng)一面的能力 ,以便在領(lǐng)導(dǎo)決策前為之提供有效的依據(jù),在領(lǐng)導(dǎo)決策后正確領(lǐng)會(huì)并執(zhí)行其意圖。

2、責(zé)任意識(shí)

秘書人員工作態(tài)度和工作質(zhì)量的好壞,在一定程度上直接影響著一個(gè)單位的作風(fēng)建設(shè)。只有樹立較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí),秘書人員才能隨時(shí)隨地注意維護(hù)單位的形象和聲譽(yù),才能做到工作認(rèn)真、態(tài)度端正、處事果斷,在任何人面前、在處理任何事上,都表現(xiàn)出良好的思想文化和職業(yè)道德素養(yǎng),才能真正提高秘書工作的質(zhì)量和水平。

在建設(shè)有中國特色社會(huì)主義宏圖大業(yè)中，各行各業(yè)、各級(jí)黨政機(jī)關(guān)需要有大批精明能干的秘書，才能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)高效率的管理。盡管秘書人員級(jí)別不同，行業(yè)各異，“聞道有先后，術(shù)業(yè)有專攻”，其秘書意識(shí)與氣質(zhì)不能不具備，不能不深化。有較高的秘書意識(shí)與氣質(zhì)的修養(yǎng)，秘書功能才能得到最佳發(fā)揮，秘書職能才會(huì)高效運(yùn)轉(zhuǎn)。因此，秘書人員在不斷擴(kuò)充理論、應(yīng)用知識(shí)、提高各種辦事能力的同時(shí)，必須自覺加強(qiáng)秘書意識(shí)與氣質(zhì)的修養(yǎng)。

參考資料: http://

第五篇：秘書職能和職責(zé)

秘書職能和職責(zé)

區(qū)分職能和職責(zé)的區(qū)別

了解兩者之間的性質(zhì)很關(guān)鍵：

職責(zé)是秘書人員在輔助管理的活動(dòng)中所承擔(dān)的具體的工作內(nèi)容。它具有多樣性和具體性的特征，處理的是秘書應(yīng)該做什么的問題。

職能則是秘書人員在職責(zé)范圍內(nèi)一切活動(dòng)所產(chǎn)生的整體功能，它具有宏觀性和概括性的特征，它不僅要解決秘書工作做什么的問題，還要解決秘書工作為什么做和應(yīng)當(dāng)怎樣做的問題，相比職責(zé)來講，范圍無疑是擴(kuò)大了。

【秘書的職能】

1.輔助決策

輔助決策的含義：在決策過程中，在知識(shí)(包括理論)、能力(包括技術(shù))、經(jīng)驗(yàn)和精力等方面給予決策主體全面的補(bǔ)償，以提高決策的科學(xué)性和時(shí)效性。

2.協(xié)調(diào)關(guān)系

協(xié)調(diào)關(guān)系的含義：秘書的協(xié)調(diào)是指秘書人員在自己的職權(quán)范圍內(nèi)，自覺地調(diào)整各類組織、各項(xiàng)工作、各個(gè)人員之間的關(guān)系，促進(jìn)各項(xiàng)活動(dòng)趨向同步化和和諧化，以實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的行為過程。

3.處理信息

處理信息的含義：信息是指客觀存在的一切事物通過物質(zhì)載體發(fā)出信號(hào)、消息、情報(bào)、數(shù)據(jù)、圖形、指令中所包含的一切有價(jià)值的內(nèi)容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信號(hào)中的內(nèi)容。

4.辦理事務(wù)

(1)辦理事務(wù)的含義：事務(wù)是指一切同領(lǐng)導(dǎo)工作有關(guān)的日常具體工作。

(2)辦理事務(wù)的特征

綜合性,服務(wù)性,繁瑣性,突擊性

秘書的職責(zé)

具體的也劃分為以下11個(gè)方面：

日常事務(wù)管理(辦公室管理、通信管理、值班事務(wù)、日程管理、印章管理)

接待事務(wù)(來訪接待、安排服務(wù)等)

會(huì)議事務(wù)(會(huì)議安排、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議服務(wù)、會(huì)議文件的處理等)

行政事務(wù)

信訪事務(wù)(群眾的來信來訪或顧客的投訴處理等)

調(diào)查研究事務(wù)(搜集信息，提供可行性的方案供領(lǐng)導(dǎo)選擇)

文書檔案事務(wù)(文書撰寫、制作、處理和檔案管理)

寫作事務(wù)(各種文體的寫作)

協(xié)調(diào)工作(政策、工作、地區(qū)、部門、人際關(guān)系等)

督察工作(督促、檢查領(lǐng)導(dǎo)交辦批辦工作的落實(shí)情況)

其他領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的任務(wù)