第一篇：吉發(fā)食品有限公司檔案管理制度

吉發(fā)食品有限公司檔案管理制度

第一章 總則

1、為規(guī)范公司各類檔案的管理，更好的為生產(chǎn)工作服務(wù)，特制定本制度。

2、本制度根據(jù)《檔案法》及有關(guān)條例制定，本制度僅適用于本公司內(nèi)部檔案的管理，本公司相關(guān)崗位工作人員必須遵照執(zhí)行。

第二章 檔案歸檔制度

3、本公司檔案管理工作由行政部負(fù)責(zé)主管，各部門分管的原則；公司行政部負(fù)責(zé)文書、人事、工程、設(shè)備類檔案的管理；各部門負(fù)責(zé)所屬業(yè)務(wù)范圍內(nèi)檔案的管理。

檔案工作人員崗位職責(zé)：

（1）認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅(jiān)持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項(xiàng)工作做好服務(wù)。

（2）負(fù)責(zé)管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。

（3）積極做好檔案的服務(wù)利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時(shí)準(zhǔn)確地提供利用。

（4）做好檔案防火、防潮、防盜、防光、防高溫，防塵，防鼠，防蟲的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。

（5）嚴(yán)格遵守“保密制度”工作，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自擴(kuò)大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內(nèi)容。

4、文件材料的歸檔要求：

（1）公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均列入歸檔范圍。

（2）公司各部門負(fù)責(zé)本部門范圍內(nèi)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。

（3）歸檔文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、簽署完備。

（4）歸檔文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史面貌。

（5）歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系。

（6）歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式。

（7）歸檔的文件材料必須為正本，本企業(yè)編制的文件應(yīng)附發(fā)文底稿。

（8）歸檔的具有永久、長期保存價(jià)值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。

（9）非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。

（10）外文材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。

（11）為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書寫文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍(lán)黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水

13、非檔案室人員不得隨便進(jìn)入檔案庫房，庫房門窗及箱柜應(yīng)隨時(shí)關(guān)鎖。

14、全體員工對(duì)重要檔案、文件、資料均須嚴(yán)格執(zhí)行公司保密規(guī)定，不失密。否則應(yīng)追究責(zé)任。

15、凡查閱重要檔案，均須辦理審批和借閱手續(xù)，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復(fù)制，確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù)。

16、查閱人員對(duì)檔案內(nèi)容承擔(dān)保密義務(wù)，違反規(guī)定造成后果者必須追究責(zé)任。

17、檔案人員要忠于職守，認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)保密制度。

18、定期對(duì)保密檔案保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。

第五章、檔案庫房管理制度

19、、檔案入庫檢查：

（1）檔案出入庫房要清點(diǎn)、登記。定期對(duì)庫藏檔案進(jìn)行清理、核對(duì)，做到賬、物相符。對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案，及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

（2）入庫底圖應(yīng)批邊分類裝袋，照片、磁帶等聲像檔案應(yīng)存放入專用檔案盒（袋）內(nèi)。

（3）定期對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查，做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。

20、、檔案庫房管理：

（1）檔案庫房未經(jīng)許可，外來人員不得擅自進(jìn)入。

（2）檔案柜、卷排列科學(xué)、合理、整齊、美觀，便于調(diào)卷。

（3）庫房門窗須安裝窗簾，庫房內(nèi)采用白熾燈且照度不超過100勒克斯。

（4）避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對(duì)檔案的危害。

（5）庫房內(nèi)應(yīng)有空氣調(diào)節(jié)和溫濕度計(jì)等設(shè)施，及時(shí)做好溫濕度記錄，溫度應(yīng)控制在14度——24度，相對(duì)濕度控制在45——60%。

（6）庫內(nèi)及庫外應(yīng)科學(xué)地安設(shè)溫濕度記錄儀表，庫房應(yīng)專門安裝空調(diào)設(shè)備。

（7）庫房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發(fā)生火災(zāi)的可能。

（8）檔案庫房要做到八防。

（9）對(duì)庫藏檔案應(yīng)經(jīng)常進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)報(bào)告并采取措施予以處理。

（10）每年9月定期對(duì)庫藏檔案進(jìn)行一次抽樣檢查，掌握檔案管理情況，為科學(xué)管理積累資料。

（11）檔案庫房嚴(yán)禁堆放食品和易燃易爆物，嚴(yán)禁吸煙和使用明火。

第六章、檔案鑒定、銷毀制度

21、根據(jù)《檔案法》及《廣東省檔案管理?xiàng)l例》中的相關(guān)規(guī)定，編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會(huì)計(jì)檔案見會(huì)計(jì)檔案保存期限表。

22、保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。

23、從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價(jià)值。

作文件等資料。

第八章、人事檔案管理制度

33、為更有效的對(duì)員工人事檔案進(jìn)行妥善保管，有效保守機(jī)密；同時(shí)為了維護(hù)人事檔案材料的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案材料，特制定本辦法。

34、本制度適用于全體員工之個(gè)人檔案，包括：員工入職檔案；員工培訓(xùn)檔案；員工個(gè)人檔案；績效管理檔案；員工離崗檔案

35、由行政部專人負(fù)責(zé)保管人事檔案，收集、鑒別和整理檔案材料，保證檔案資料齊全完整，并做好檔案的安全、保密、保護(hù)工作。管理人員定期進(jìn)行核查。

36、檔案管理內(nèi)容（1）員工入職檔案：（1）個(gè)人簡歷；（2）體檢報(bào)告；（3）試用期員工考核表;(4)各類合同及協(xié)議；（5）離職證明；（6）員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表等（2）員工培訓(xùn)檔案：（1）培訓(xùn)通知；（2）考評(píng)結(jié)果；（3）派出培訓(xùn)審批表；（4）證書原件

（3）員工個(gè)人檔案

A、員工人事檔案包括員工履歷類、鑒定考核類、學(xué)歷和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料、黨團(tuán)類材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、錄用任免、崗位異動(dòng)等材料等。

B、日常使用的檔案資料：學(xué)歷學(xué)位、資格證書復(fù)印件材料、員工聘任、獎(jiǎng)勵(lì)的文件及復(fù)印件。

（4）績效管理檔案：將員工績效考核相關(guān)的檔案資料按月歸整。

（5）員工離崗檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系，退休、死亡等情形。

37、人事檔案管理相關(guān)規(guī)定

1、基礎(chǔ)管理

（1）分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

（2）員工入職前，行政部應(yīng)對(duì)人事檔案的真實(shí)性、有效性進(jìn)行核查，如有虛假，可不予錄用或解聘處理。

（3）人事檔案按入司時(shí)間（或部門）分類存檔，按在職人員、離職人員進(jìn)行整理，并及時(shí)做好在職員工人事檔案目錄和離職員工人事檔案目錄，并在檔案袋上填寫各種人事資料的名稱及對(duì)檔案袋進(jìn)行編號(hào)。人事檔案原則上為永久保存。（4）當(dāng)在職員工的基本檔案資料有變動(dòng)時(shí)（如學(xué)歷變動(dòng)，身份證號(hào)碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱變動(dòng)，婚姻狀況變動(dòng)等），應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料復(fù)印交行政部歸案，原件當(dāng)場查驗(yàn)。

（5）員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上二年后方可銷毀（高管及核心技術(shù)人員保留至該員工離崗5年止）。

（6）行政部檔案管理人員根據(jù)氣候的不同變化，經(jīng)常注意檔案的“八防”工作。

2、檔案的查、借閱

（1）各部門因工作需要查、借閱屬本部門人員的檔案，須填寫申請，并經(jīng)行政部主管批準(zhǔn)后方可辦理。

（2）任何單位一般不得跨部門查、借閱人事檔案，下級(jí)員工不得查、借閱上級(jí)員工人事檔案，特殊情況下經(jīng)行政部主管批準(zhǔn)后方可辦理。

書、技術(shù)文件、設(shè)備制造圖、備件圖冊、設(shè)備檔案袋、設(shè)備改裝圖紙及設(shè)備維修、使用記錄等。

45、設(shè)備檔案資料由行政部所屬資料室負(fù)責(zé)統(tǒng)一集中管理，保管設(shè)備檔案資料。

46、新設(shè)備進(jìn)公司，開箱應(yīng)當(dāng)通知設(shè)備管理員及有關(guān)人員收集隨機(jī)帶來的圖紙資料，如果是進(jìn)口設(shè)備需提請主管生產(chǎn)（設(shè)備）的領(lǐng)導(dǎo)組織翻譯工作。隨機(jī)說明書上的電器圖，在新設(shè)備安裝前必須復(fù)制，以指導(dǎo)安裝施工，原圖交由設(shè)備管理員妥善保管。

47、隨機(jī)帶來的圖紙資料及外購圖紙和測繪圖紙由行政部組織審核、校對(duì)，發(fā)現(xiàn)圖紙與實(shí)物不符，必須做好記錄，并在圖紙上修改。設(shè)備管理員應(yīng)將有關(guān)圖紙復(fù) 制后供生產(chǎn)車間維修使用，原圖未經(jīng)批準(zhǔn)一律不外借或者帶出資料室。

48、圖紙入資料室后必須按總圖、零件、標(biāo)準(zhǔn)件、外購件目錄、部件總圖、零件圖的圖號(hào)順序整理成套，并填寫圖紙目錄和清單，詳細(xì)記明實(shí)有張數(shù)，圖面必須符合國家制圖標(biāo)準(zhǔn)，有名稱、圖號(hào)，有設(shè)計(jì)、校對(duì)、審核人簽字。

49、底圖的保管。

（1）所有底圖按設(shè)備類別清點(diǎn)、編號(hào)等。

（2）底圖的修改應(yīng)當(dāng)由有關(guān)負(fù)責(zé)人員簽名（蓋章）批準(zhǔn)，注明個(gè)性日期。（3）底圖作廢、銷毀，應(yīng)當(dāng)由設(shè)備管理員提出，經(jīng)有關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可銷毀。

50、動(dòng)力傳導(dǎo)設(shè)備技術(shù)檔案資料的保管。

（1）動(dòng)力傳導(dǎo)設(shè)備技術(shù)檔案資料是指蒸汽、自來水管系、高低壓電力電纜、電話電纜等的平面附設(shè)布置圖。

（2）動(dòng)力傳導(dǎo)設(shè)備檔案資料由有關(guān)部門組織有關(guān)技術(shù)人員按照各種電纜、管道的實(shí)際附設(shè)走向進(jìn)行測繪，底圖交公司資料室作密級(jí)資料保管。

（3）檔案資料必須保持與實(shí)物或者實(shí)際情況相符，根據(jù)公司管線布置變動(dòng)的情況，檔案資料必須作相應(yīng)的變動(dòng)，修改后歸檔。

51、檢驗(yàn)（檢測）、檢修、驗(yàn)收記錄等資料由設(shè)備管理人員作分類整理后集中統(tǒng)一管理、核對(duì)，并在圖紙索引中加以注明。

52、設(shè)備經(jīng)改裝或者改造后，圖紙應(yīng)當(dāng)及時(shí)修改。

53、圖紙的修改應(yīng)當(dāng)表示在底圖上，并在修改索引上注明。

54、嚴(yán)禁將圖冊中的圖紙拆下作為加工和外協(xié)等用。

55、設(shè)備檔案資料的借閱必須按有關(guān)規(guī)定辦理借閱手續(xù)。

第十章、財(cái)務(wù)檔案管理制度

56、財(cái)務(wù)檔案包括：原始憑證、記賬憑證、手工賬薄、財(cái)務(wù)報(bào)表、納稅申報(bào)表及稅務(wù)相關(guān)資料、各種票據(jù)領(lǐng)購使用登記薄、財(cái)務(wù)人員移交清單及交接登記薄、財(cái)務(wù)軟件計(jì)算機(jī)拷貝磁盤或光盤、各種經(jīng)濟(jì)合同、項(xiàng)目成本資料、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告、借款合同及抵押登記合同、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、已作廢的各種票據(jù)、已使用完的各種票據(jù)存根、各項(xiàng)內(nèi)部審計(jì)報(bào)告等。

57、財(cái)務(wù)檔案管理人員職責(zé)：負(fù)責(zé)全部財(cái)務(wù)檔案的整理、編號(hào)、調(diào)閱、借閱、復(fù)印、查詢等，對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的安全、完整、保密負(fù)責(zé)，對(duì)于應(yīng)當(dāng)入庫保管的資料應(yīng)及時(shí)入庫納入管理。

58、每月的原始憑證、記賬憑證應(yīng)在每月賬務(wù)完成納稅申報(bào)后，由會(huì)計(jì)人員協(xié)同

第二篇：食品有限公司宿舍管理制度

公司宿舍管理制度

為使員工宿舍管理保持良好秩序，以保證住宿職工正常休息和身心健康，特制訂本制度。

1、服從上級(jí)部門與舍監(jiān)的管理與監(jiān)督，禁止在宿舍私拉亂接電源違者罰款30元

2、注意節(jié)約水電，注意安全。人人做到及時(shí)關(guān)閉水源、電源且相互監(jiān)督。遵守公共道德，維護(hù)生活秩序。

3、不得在宿舍內(nèi)從事麻將、賭博、吸煙酗酒、吸毒偷竊、打架鬧架、大聲喧嘩等行為及進(jìn)行商業(yè)活動(dòng)。

4、入住者不得在樓梯、走廊、出入口、過道等公共區(qū)域堆放雜物。

5、任何人不得隨意移動(dòng)消防器材和安全裝置。

6、宿舍衛(wèi)生由舍長安排輪流值日。

7、晚11時(shí)后應(yīng)停止一切娛樂（如打牌、唱歌、聽收音機(jī)、聊天等）活動(dòng)，非本舍人員不得繼續(xù)逗留，以免影響本舍人員休息。

8、不得在室內(nèi)存放易燃易爆以及違禁物品，不得在宿舍內(nèi)吸煙，應(yīng)在衛(wèi)生間內(nèi)或在指定吸煙區(qū)內(nèi)吸煙。

9、任何人必須服從宿舍管理員的管理、安排、監(jiān)督。

10、上班時(shí)，必需鎖門，以保證財(cái)產(chǎn)安全。不得私自調(diào)換房間、床位。

11、未經(jīng)允許不得私自動(dòng)用他人物品，帶他人入住，若有來訪，必需經(jīng)人事部批準(zhǔn)，否則按偷竊論處。不得在墻上亂涂亂畫、張貼、雕刻等。不得在室內(nèi)傳播黃色書刊、雜志等。

12、離職人員辦理完離職手續(xù)后，當(dāng)日隨即搬出宿舍，并且通過宿舍管理員辦理退房手續(xù)，否則一切損失由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)。

13、保持室內(nèi)衛(wèi)生，不得隨地吐痰、亂丟紙屑，日常用品擺放整齊，不準(zhǔn)往窗外丟雜物。

14、員工分配的鑰匙只準(zhǔn)本人使用，不得私配或轉(zhuǎn)借他人，嚴(yán)禁把鑰匙借給非公司人員（自己的親戚或朋友）使用。

15、員工應(yīng)互相團(tuán)結(jié)、互勉互助，不準(zhǔn)拉幫結(jié)派，無事生非。

16、宿舍內(nèi)安全設(shè)備、水電設(shè)施、家具、工具無法正常使用，應(yīng)及時(shí)報(bào)告人事部派人修繕，若不及時(shí)報(bào)告出現(xiàn)的損失或事故由該舍員工承擔(dān)。員工擅自維修造成的后果由其本人自行承擔(dān)。人為損壞物品的費(fèi)用由損壞人承擔(dān)（另作罰款處理），若無法明確責(zé)任，則由全舍員工共同承擔(dān)。

17、不定時(shí)由電工對(duì)所有宿舍進(jìn)行水電設(shè)施、家具、線路等使用情況進(jìn)行全面檢查，保養(yǎng)維護(hù)。發(fā)現(xiàn)私接線路等違章行為時(shí)立即予以糾正，并及時(shí)上報(bào)人事部處理。若隱瞞不報(bào)者經(jīng)查實(shí)后果由電工承擔(dān)。

18、每月1日、15日由人事部組織進(jìn)行宿舍衛(wèi)生大檢查和評(píng)比，并將評(píng)選結(jié)果張榜公布。

19、宿舍內(nèi)男女不得混居，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)或查出將嚴(yán)肅處理。（開除和經(jīng)濟(jì)罰款）

20、宿舍管理人員要經(jīng)常深入宿舍教育員工共同自覺遵守各項(xiàng)管理?xiàng)l例，共同做好防火、防盜工作，共同努力創(chuàng)造良好的生活環(huán)境。

21、違背以上規(guī)定者按情節(jié)輕重給予5—200元的罰款，賠償另計(jì)，嚴(yán)重者將被公司解雇、開除甚至移交公安部門處理。

有限公司制定 2010年3月3日

第三篇：XXXXXXX有限公司檔案管理制度

XXXXXXX有限公司 檔案管理制度（初稿）

一、合同管理總則

1、為加強(qiáng)本公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護(hù)及利用檔案，為公司發(fā)展服務(wù)，特制定本制度。

2、公司檔案，是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

3、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

二、文件材料的收集管理

1、公司指定專人負(fù)責(zé)文件材料的管理，具體存方地點(diǎn)及人員由人事部安排。

2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理，交總經(jīng)理（或總經(jīng)理指派的部門）審閱后歸檔。

3、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交法務(wù)部備案。會(huì)議文件由總經(jīng)辦收集。

三、歸檔范圍

1、重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等。

2、本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

3、本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)。

4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

5、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。

6、本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

四、歸檔要求

1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。

2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

3、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一歸檔。

4、不同的文件一般不得放在一起立卷；跨的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年。

5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

6、案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

五、檔案管理人員職責(zé)

1、按照 有關(guān)規(guī)定做好 文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時(shí)歸檔。

3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。

六、檔案的利用

1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫借閱申請，報(bào)總經(jīng)理和法務(wù)部批準(zhǔn)后，方可借閱。

2、檔案借閱的最長期限為兩周；對(duì)借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫出書面報(bào)告，報(bào)總經(jīng)理處理。

3、必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào)，追求責(zé)任。

4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。

5、必須愛護(hù)檔案，保持整潔，不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號(hào)等。

6、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，必須專人專用。

7、用畢按時(shí)歸還，如需延長借閱時(shí)間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。

七、本制度自2011年1月1日起開始執(zhí)行。各部門應(yīng)根據(jù)此制度制定具體細(xì)則，報(bào)法務(wù)部備案。

第四篇：食品檢驗(yàn)資料檔案管理制度

食品檢驗(yàn)資料檔案管理制度

第一條 為進(jìn)一步加強(qiáng)中心食品檢測資料檔案管理工作，使各類資料便于

借閱利用，為符合法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、客戶、法定機(jī)構(gòu)、認(rèn)證/認(rèn)可等組織的要求提供客觀證據(jù)，根據(jù)中心規(guī)章制度和質(zhì)量管理體系文件的要求，制定本制度。

第二條 食品檢驗(yàn)資料歸檔范圍：

食品檢驗(yàn)報(bào)告、檢驗(yàn)原始記錄（采/抽樣記錄、收樣記錄、內(nèi)部質(zhì)控資料、合同、工作單、樣品準(zhǔn)備、原始觀測記錄、計(jì)算和導(dǎo)出數(shù)據(jù)等）、參加外部能力驗(yàn)證活動(dòng)資料、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)或操作規(guī)程、檢驗(yàn)結(jié)果登記、儀器運(yùn)行狀況記錄等。

第三條 交管期陰：

健康相關(guān)食品產(chǎn)品的檢驗(yàn)報(bào)告、檢驗(yàn)原始記錄由報(bào)告編制人，參加外部能力驗(yàn)證活動(dòng)資料由檢驗(yàn)組負(fù)責(zé)人在檢驗(yàn)完成后三個(gè)工作日內(nèi)交綜合業(yè)務(wù)管理辦公室歸檔；其它資料由檢驗(yàn)人員在檢驗(yàn)完成后三個(gè)工作日內(nèi)交部門兼職檔案員在本科室整理歸檔，于次年初集中送中心檔案室存檔。

第四條 保管期限：

食品檢驗(yàn)報(bào)告、檢驗(yàn)原始記錄等保存期五年。

第五條 保管方式、條件：

中心檔案管理員對(duì)各類報(bào)告、記錄進(jìn)行分類編目，存放有序，便于存取、檢索和借閱。檔案室環(huán)境要適宜，能防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵等。

第六條 檔案調(diào)閱、復(fù)制、清理、處置和銷毀：

檔案調(diào)閱、復(fù)制、清理、處置和銷毀需辦理相關(guān)手續(xù)，具體按中心檔案有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第七條 檔案資料應(yīng)清晰明了，并注意完整、規(guī)范、保密，不得用圓珠筆

書寫，不得用熱敏打印紙，不得損毀、丟失、涂改、偽造、擅自抄錄、銷毀、出賣、轉(zhuǎn)讓、贈(zèng)送檢驗(yàn)資料，資料利用者必須注意保守機(jī)密，不得向無關(guān)人員泄密檔案的內(nèi)容，未經(jīng)同意，不得將檔案帶出。

第八條 電子媒體的記錄應(yīng)確保軟盤、更盤、光盤不損壞，確保記錄完整，并采取有效措施，避免原始信息或數(shù)據(jù)的丟失或改動(dòng)。

第九條 違反本制度之規(guī)定者，按照中心規(guī)章制度進(jìn)行處理，必要時(shí)，移

交司法機(jī)關(guān)處理。

第五篇：XXX食品有限公司倉儲(chǔ)管理制度

編 制：審 核：批 準(zhǔn)：日 期：

倉儲(chǔ)管理制度

一、目的

為加強(qiáng)倉儲(chǔ)管理，保證庫房規(guī)范、高效、有序運(yùn)作，保障公司財(cái)產(chǎn)物資安全，減少不良、呆滯物料損失，降低庫存占用資金，滿足生產(chǎn)經(jīng)營對(duì)物料管理的要求，制定本制度。

二、適用范圍

適用于公司所有倉庫，包括原材料倉、半成品、成品倉的管理。工具備件倉、廢品倉、車間倉庫及存放于車間的物品等倉庫可參照本制度執(zhí)行。

三、倉管人員的工作職責(zé)及技能

1.高效有序地進(jìn)行物料、產(chǎn)品的收發(fā)作業(yè)，保證出入庫數(shù)量準(zhǔn)確且合乎質(zhì)量衛(wèi)生管理、訂單管理和財(cái)務(wù)管理等方面的要求；

2.庫房管理科學(xué)、有序，貨物擺放整潔、整齊，合乎貨物貯存和安全管理要求； 3.各種倉庫單據(jù)、存卡管理有序，登記及時(shí)、準(zhǔn)確。電腦入單及時(shí)、準(zhǔn)確； 4.定期和循環(huán)盤點(diǎn)，及時(shí)查處差異，保證帳、物、卡一致； 5.與客戶及外協(xié)單位及時(shí)對(duì)帳，及時(shí)查處差異，維護(hù)公司利益；

6.及時(shí)反映和跟進(jìn)不合格品、呆滯品的處理，減少損失，降低庫存資金占用； 7.做好防火、防水、防盜等安全防護(hù)工作，保障倉庫財(cái)產(chǎn)物資的安全。

四、倉管人員基本技能要求

1.熟練掌握出入庫作業(yè)及庫房管理的方法、規(guī)范及操作程序； 2.熟悉倉庫管理制度及相關(guān)管理流程；

3.具備一定的食品原材料及公司產(chǎn)品知識(shí)，熟悉經(jīng)管的物料、產(chǎn)品； 4.具備一定的質(zhì)量管理知識(shí)和財(cái)務(wù)知識(shí)； 5.懂電腦操作。

五、倉儲(chǔ)工作內(nèi)容：（1）貨物驗(yàn)收

1.收到來貨通知，應(yīng)通知質(zhì)檢部QC。由QC對(duì)來貨進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，經(jīng)判定合格者，可進(jìn)行接收；不合格應(yīng)拒收；對(duì)于未能及時(shí)檢驗(yàn)的貨物可存放于倉庫指定位置并作“待檢驗(yàn)”標(biāo)識(shí)。

2.接收貨物前，需核對(duì)采購訂單，檢查貨物名稱、規(guī)格、重量、數(shù)量與訂單是否符合，并確保貨物在保質(zhì)期內(nèi)方可辦理入庫手續(xù)。接收時(shí)應(yīng)注意以下： ① 嚴(yán)禁無訂單收貨。因生產(chǎn)緊急、人員外出等特殊情況需請示上級(jí)和采購部門并獲得授權(quán)、同意可變通辦理，但接收的材料應(yīng)由申請部門必須在一個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)回采購單；

② 嚴(yán)禁超訂單收貨。因合理損耗領(lǐng)料或計(jì)量磅差或機(jī)臺(tái)最少生產(chǎn)數(shù)量等原因?qū)е碌纳倭砍唵问肇?，?yīng)在合理范圍內(nèi)并符合相關(guān)管理規(guī)范或規(guī)定。如是疑問請咨詢采購部門。

③貨物保質(zhì)期限問題的處理。已超過保質(zhì)期限的，嚴(yán)禁接收；超過保質(zhì)期限1/2的，嚴(yán)禁接收；（特殊情況時(shí)征詢申請部門同意，應(yīng)確保在保質(zhì)期限內(nèi)使用完該批次材料）。

3.貨物進(jìn)倉，必須采用合適的方法計(jì)量、清點(diǎn)準(zhǔn)確。大批量收貨可采用一定的比例拆包裝抽查，抽查時(shí)發(fā)現(xiàn)實(shí)際數(shù)量小于標(biāo)識(shí)數(shù)量的，應(yīng)按最小抽查數(shù)計(jì)算接收該批貨物。

4.貨物進(jìn)倉，需辦理質(zhì)量檢驗(yàn)手續(xù)，其中：

①外購物料經(jīng)質(zhì)檢部QC檢驗(yàn)合格并做好進(jìn)料臺(tái)賬登記后方可辦理正式入庫手續(xù)，打印電腦入庫單；同時(shí)，QC應(yīng)在入庫單上簽名，以確認(rèn)該批貨物質(zhì)量合格。②對(duì)抽檢判定不合格（經(jīng)挑選處理可成為合格品的）而生產(chǎn)部門要求 “挑選使用”等處理的物料，必須符合相關(guān)流程和審批手續(xù)，而且倉管員必須在簽收時(shí)注明 “挑選使用”字樣。對(duì)該類業(yè)務(wù)，輸單員也應(yīng)及時(shí)進(jìn)行電腦處理以保證庫存數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，但打印的電腦“入庫單”不能直接交供應(yīng)商，須待挑選完畢后連同相應(yīng)的電腦“退貨單”一起交供應(yīng)商簽收;③ 自產(chǎn)成品必須經(jīng)質(zhì)檢部QC檢驗(yàn)合格后方可辦理入倉手續(xù)。

④ 車間不合格品、物料需進(jìn)倉或退倉的，需符合相關(guān)制度、流程規(guī)定并倉管部門主管批準(zhǔn)。進(jìn)倉后應(yīng)在專門的不良品區(qū)域單獨(dú)存放并做好明顯標(biāo)識(shí)。嚴(yán)禁與正常物料、產(chǎn)品混合堆放。

5.入庫物料、產(chǎn)品，必須采用合適、規(guī)范的包裝（或裝載物）。包裝標(biāo)識(shí)清晰且與實(shí)際裝載貨物相符。同一包裝裝載數(shù)量統(tǒng)一，同批次貨物只允許保留一個(gè)尾數(shù)。

6.對(duì)驗(yàn)收不合格或未按要求辦理回用或超出訂單的物料、車間生產(chǎn)中發(fā)現(xiàn)經(jīng)質(zhì) 檢確認(rèn)外協(xié)廠（包括客戶提供的材料等）責(zé)任的不合格品、材料等，應(yīng)作退庫，倉庫必須及時(shí)通知采購部門辦理退貨/補(bǔ)貨事宜。（2）貨物出倉

1.貨物出倉，必須按有關(guān)程序簽名批準(zhǔn)的憑證、指令： ① 生產(chǎn)領(lǐng)料、發(fā)料憑生產(chǎn)領(lǐng)料單辦理；

② 成品出倉憑銷售部出具并經(jīng)批準(zhǔn)的銷售訂單辦理； ③ 委外加工發(fā)外物料憑外協(xié)按公司規(guī)定辦理；

2．貨物出倉，需由領(lǐng)料人/提貨人在出庫單上簽字確認(rèn)。

3．車間領(lǐng)料必須是車間指定人員；本公司送貨的，送貨人/提貨人必須是業(yè)務(wù)部門指定人員；外單位自行提貨，必須核對(duì)提貨人身份或授權(quán)委托。4．對(duì)外送貨發(fā)出，必須在第一時(shí)間取得加蓋收貨單位公章和收貨經(jīng)辦人簽字的簽收回執(zhí)或收貨憑證。

5．正常生產(chǎn)發(fā)料和成品出倉，必須是合格物料。否則應(yīng)征詢質(zhì)檢部意見。6．所有銷售發(fā)貨，發(fā)貨單據(jù)必須經(jīng)由財(cái)務(wù)部門審核并加蓋“發(fā)貨專用章”方可辦理出倉放行。如有需要發(fā)外磅量的物品，需由二人（經(jīng)倉管員和保安各一人或行政部門指定的其他人員）陪同辦理并簽字確認(rèn)。

7．嚴(yán)禁用白條出倉或擅自從倉庫借用物品。確需借用，需經(jīng)總經(jīng)理或其授權(quán)人員批準(zhǔn)并約定歸還日期（一般不超過三個(gè)工作日）。

六、貨物堆碼及庫房管理

1.按照貨物類別需要分為：原材料倉、包裝材料倉、成品倉、有毒化合物品倉、食品添加劑倉等；根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營的需要和庫存周轉(zhuǎn)物品的類別、性狀、特點(diǎn)等合理規(guī)劃倉區(qū)、庫位。按物品類別劃分待檢區(qū)、合格品區(qū)、不合格品區(qū)并做好明顯標(biāo)識(shí)。

2.所有貨物均必須按倉區(qū)、庫位分類別、品種、規(guī)格型號(hào)擺放整齊，小件物料上架定置擺放。堆碼規(guī)整、整齊，同一貨物僅保留一個(gè)包裝尾數(shù)。收發(fā)作業(yè)后按上述要求及時(shí)整理。

3.物料、產(chǎn)品狀態(tài)標(biāo)識(shí)和存卡記錄清晰、準(zhǔn)確且及時(shí)更新，擺放于對(duì)應(yīng)貨物當(dāng)眼明顯位置。

4.倉庫設(shè)施、用具、雜物如叉車、地臺(tái)板、裝載容器/鐵筐、清潔工具等，在未使用時(shí)應(yīng)整齊地?cái)[放于規(guī)定位置，嚴(yán)禁占用通道或隨意亂丟亂放。

5.現(xiàn)場(包括辦公場所及庫房)整潔、干凈，如有廢紙等廢棄物或發(fā)現(xiàn)較多灰塵時(shí)隨時(shí)清理、清掃，符合“5S”管理要求。

6.按要求在適合條件下存放或貯存貨物，確保不發(fā)生因貯存條件的原因?qū)е虏牧献冑|(zhì)或無法使用。

7.嚴(yán)格按“先進(jìn)先出”原則發(fā)出貨物。

七、安全與防護(hù)

1.倉庫內(nèi)一律嚴(yán)禁煙火。工程焊接等事務(wù)必然事先報(bào)批且做好防范措施，專人專責(zé)管理。

2.倉庫必須按規(guī)定設(shè)置消防器材并定期檢查、修護(hù)、補(bǔ)充；嚴(yán)禁堵塞消防通道、設(shè)施及器材。

3.保證庫房通風(fēng)、干燥，做好防盜、防銹、防水（雨）、防潮、防蟲、防塵等工作。

4.原輔材料倉、（半）成品倉、食品添加劑倉、包裝材料倉的貯存貨物要分類存放并做好標(biāo)識(shí)，同一庫內(nèi)存放的材料不應(yīng)相互發(fā)生風(fēng)味影響且?guī)旆績?nèi)嚴(yán)禁存放有毒、有害及易燃、易爆等物品。

5.有毒、有害品物品的存放應(yīng)設(shè)置專柜或?qū)ｉg，注明有毒有害標(biāo)識(shí)并加鎖管理，領(lǐng)用退庫做好登記，防止誤用、亂用。

6.不得將物料、產(chǎn)品直接放置于地面，應(yīng)離墻、離地存放，并與屋頂保持一定距離，垛與垛之間應(yīng)用適當(dāng)間隔，以保持通風(fēng)，便于檢查。

7.定期巡查保管物資的貯存質(zhì)量，對(duì)接近保質(zhì)期、超保質(zhì)期物料及時(shí)報(bào)質(zhì)檢部處理。

8.未經(jīng)許可，除經(jīng)倉庫倉管員之外的其他人員不得隨意進(jìn)出倉庫。送貨/提貨人員需在倉管員的陪侍下進(jìn)出倉庫，搬運(yùn)完畢，不得在倉庫逗留。

9.倉管人員于下班離開前，應(yīng)巡視和檢查確認(rèn)倉庫門窗及電源、水源是否關(guān)閉，確保倉庫的安全。

10.對(duì)于倉庫的貨物數(shù)量，倉庫應(yīng)根據(jù)使用部門使用量確定貨物的最高、最低安全庫存量，以保證貨物能正常供應(yīng)又避免過量積壓。生產(chǎn)使用的物料，低于安全庫存量應(yīng)及時(shí)通知生產(chǎn)部門下單采購，并及時(shí)采購，以免影響正常生產(chǎn)。

八、單據(jù)、存卡及電腦數(shù)據(jù)處理管理 1.單據(jù)管理

① 日常進(jìn)出倉等單據(jù)應(yīng)分單據(jù)類別、處理狀態(tài)分別有序夾放；

② 需遞送其他部門、人員的單據(jù)應(yīng)按規(guī)定時(shí)間及時(shí)遞送，不允許隨意押單； ③ 每月一次將單據(jù)分類別按順序進(jìn)行裝訂，在單據(jù)封面、脊面做好標(biāo)識(shí)，分類別、按時(shí)間有序地存放在相應(yīng)的箱、柜內(nèi)，并在箱、柜表面做好目錄標(biāo)識(shí)。2.存卡管理

① 存卡記錄規(guī)范、及時(shí)（日清日結(jié)），書寫工整清楚，有憑證、單據(jù)； ② 用完的存卡應(yīng)分物品類別按月裝訂，參照單據(jù)管理要求歸檔保管； ③ 每年年底，應(yīng)配合財(cái)務(wù)扎帳時(shí)間統(tǒng)一更換新的存卡。3.電腦數(shù)據(jù)處理

① 所有進(jìn)出倉的事務(wù)必須以電腦入單并打印電腦單據(jù)為完結(jié)（送貨客戶的還必須以客戶簽收并打印收貨單證為完結(jié)）；

② 當(dāng)天的進(jìn)出倉數(shù)據(jù)必須當(dāng)天處理完畢。特殊情況（如下班后）需經(jīng)倉管部主管批準(zhǔn)。

③ 如暫未實(shí)施電腦管理的倉庫，也應(yīng)及時(shí)且日清日結(jié)地將收發(fā)情況登記入手寫帳本。

九、盤點(diǎn)及對(duì)帳

1.倉庫需根據(jù)貨物的重要程度及價(jià)值高低設(shè)定盤點(diǎn)頻度，進(jìn)行循環(huán)盤點(diǎn)。原則上要求所有庫存物品每一個(gè)月至少循環(huán)一次。

2.倉管部門應(yīng)在財(cái)務(wù)部的組織下，每年至少組織一次全面盤點(diǎn)。

3.盤點(diǎn)后及時(shí)將實(shí)物數(shù)與電腦數(shù)核對(duì)。如有差異應(yīng)查證原因并及時(shí)跟進(jìn)處理。如屬供應(yīng)商原因造成的短少應(yīng)第一時(shí)間通知采購、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門處理。如屬盤盈或不可避免的虧損情形時(shí)，應(yīng)呈報(bào)財(cái)務(wù)核準(zhǔn)后作帳務(wù)調(diào)整。相關(guān)損失報(bào)總經(jīng)理審批后處理。若為保管責(zé)任短少時(shí)，則追究倉管人員責(zé)任并由公司作出相應(yīng)處罰、處理。

4.倉庫應(yīng)及時(shí)提供數(shù)據(jù)，配合財(cái)務(wù)部及銷售部的做好對(duì)賬工作。對(duì)帳數(shù)據(jù)應(yīng)以電腦記錄為準(zhǔn)（手工管理的倉庫暫以手工帳為準(zhǔn)），發(fā)現(xiàn)對(duì)帳差異，應(yīng)及時(shí)查證原因并予以更正。如有損失或其他異常情況（如非正常超定額領(lǐng)發(fā)料）應(yīng)及時(shí)報(bào)告財(cái)務(wù)部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門。

十、呆滯、不良品處理

1.倉庫應(yīng)隨時(shí)關(guān)注呆滯、不良物料和產(chǎn)品，至少每月定期填報(bào)一次；

2.對(duì)重大質(zhì)量事故或操作失誤造成的呆滯、不良產(chǎn)品或物料，應(yīng)隨時(shí)填報(bào)處理； 3.對(duì)已填報(bào)的呆滯、不良品應(yīng)及時(shí)連續(xù)跟進(jìn)直至處理完畢。

十一、應(yīng)遵循的操作流程及其他制度

倉庫管理，除遵循本制度規(guī)定外，還需遵循質(zhì)量控制程序文件要求、與物料管理、資產(chǎn)管理、安全管理有關(guān)的其他制度、規(guī)定。

十二、溝通協(xié)調(diào)及服務(wù)

1.倉庫及倉管員必須具備良好的服務(wù)意識(shí)，保持良好的服務(wù)態(tài)度，客戶優(yōu)先，生產(chǎn)為重。當(dāng)服務(wù)對(duì)象違規(guī)操作或提出不合理要求時(shí)，應(yīng)不卑不亢、以理服人。2.對(duì)工作中遇到問題、困難及矛盾應(yīng)及時(shí)進(jìn)行良好溝通直至問題解決。

十三、人員變動(dòng)及移交

1.倉管人員變動(dòng)，必須辦理交接手續(xù)。移交事項(xiàng)及有關(guān)憑證，要列出清單，寫明情況，盤點(diǎn)及核對(duì)清楚，雙方簽字，并經(jīng)公司上級(jí)批準(zhǔn)。事后發(fā)生糾葛，仍由原移交人負(fù)責(zé)賠償。對(duì)失職造成的虧損，除照價(jià)賠償外，還要按公司相關(guān)制度處理。

2.應(yīng)移交事項(xiàng)包括但不限于： ① 經(jīng)管的貨物；

② 單據(jù)、存卡、賬本（必要時(shí)）及經(jīng)管的文件、檔案資料； ③ 經(jīng)管的操作設(shè)備、設(shè)施、工具及文具用品等； ④其它應(yīng)跟進(jìn)事宜。

十四、檢查、監(jiān)督與考核

1.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)倉庫的日常運(yùn)作實(shí)施指導(dǎo)、檢查與考核； 2.質(zhì)檢部門負(fù)責(zé)對(duì)倉庫的質(zhì)量控制實(shí)施審計(jì)、監(jiān)督；

3.倉管部門負(fù)責(zé)對(duì)倉庫的安全管理、現(xiàn)場管理實(shí)施檢查、監(jiān)督與考核； 4.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)倉庫的整體運(yùn)作及單據(jù)、帳卡、檔案管理實(shí)施指導(dǎo)、檢查、監(jiān)督與考核。

十五、附則

1.本制度由財(cái)務(wù)部制定并負(fù)責(zé)解釋，自公布之日起生效、實(shí)施。2.如有不明之處或與本制度不符的相關(guān)流程、程序文件應(yīng)咨詢財(cái)務(wù)部。