第一篇：關(guān)于2016年外貿(mào)部門目標(biāo)戰(zhàn)略部署初次會議紀(jì)要

關(guān)于2016年外貿(mào)部門目標(biāo)戰(zhàn)略部署初次會議紀(jì)要

會議時間：2016年2月17日pm16:00 會議地點：總經(jīng)理辦公室 主 持 人： 參會人員： 會議記錄：

2月17日的下午16:00-17:00，總經(jīng)理在辦公室召開了2016年的第一次外貿(mào)會議。會議主要對2016年外貿(mào)部門的發(fā)展事宜與所達(dá)目標(biāo)作出相關(guān)戰(zhàn)略上的部署與細(xì)節(jié)上的規(guī)劃，并且責(zé)任到人，團(tuán)隊分工合作，以求達(dá)到“眾人拾柴火焰高”的一個效果。

現(xiàn)將會議所議事項紀(jì)要如下：

一、根據(jù)企業(yè)去年所完成的目標(biāo)以及企業(yè)今年所需完成的目標(biāo)任務(wù)制定出本年度外貿(mào)部門所需要達(dá)到的業(yè)績目標(biāo)。在企業(yè)過去的一年，即2015年企業(yè)順利完成了目標(biāo)1000萬的銷售業(yè)績，這個結(jié)果大大激勵了員工的積極性，讓全體員工相信，只要有付出，有努力，總會有奇跡發(fā)生，總能將一切不可能變成可能。為此，公司今年將再次發(fā)力，將年度銷售業(yè)績制定為5000萬。并且將這5000萬的銷售業(yè)績按照實力與具體情況分?jǐn)偟礁鞑块T與業(yè)務(wù)員，其中外貿(mào)部門所需達(dá)到的年終業(yè)績目標(biāo)為250萬美金。無論是對于公司還是對于處在成長中的外貿(mào)部門來講，2016年將會是一個機遇與挑戰(zhàn)并存的一年，也是一個嶄新的轉(zhuǎn)折點。

二、關(guān)于Ebay開發(fā)新品的相關(guān)事宜。想要完成外貿(mào)250萬美金的業(yè)績，就要把Ebay做好，需要我們不斷推陳出新，善于發(fā)現(xiàn)市場，不斷投入新產(chǎn)品，滿足客戶需求。為此，高總給我們即將要投入的新產(chǎn)品分為四大類。第一類，汽配類產(chǎn)品；第二類，手機、電腦、平板以及電腦周邊產(chǎn)品；第三類，家居用品以及戶外運動產(chǎn)品；第四類，個人用品。高總將前兩類產(chǎn)品劃分到公司內(nèi)貿(mào)部門，將后兩類產(chǎn)品的任務(wù)交給外貿(mào)部門負(fù)責(zé)。并且將任務(wù)細(xì)分至責(zé)任人，xx和xx負(fù)責(zé)尋找新品，每天每人尋找有效新品2-3個，并每天將所找新品發(fā)給xx審核，新品通過后，交由xx拍攝制圖，xx則從旁協(xié)助xx完成新品的描述上傳等事宜。只有不斷的開發(fā)新品，把握市場，我們才能在激烈的市場環(huán)境下致勝，順利完成目標(biāo)。

三、關(guān)于Ebay賬號安全問題。目前我們有Ebay賬號一共5個，2個大賬號，2個小賬號，1個公司賬號。運營這些賬號時，我們應(yīng)當(dāng)穩(wěn)中求勝，重點做好B2C平臺，避免賬號關(guān)聯(lián)現(xiàn)象的發(fā)生，及時解決賬號受限，資金凍結(jié)等情況，做好相應(yīng)的危機應(yīng)對措施，避免將賬號做死的情況。我們應(yīng)該積極的提高賬號的表現(xiàn)程度，從而提高客戶滿意度，留住老客戶，吸引新客戶。

四、努力尋求新的有能力的合作伙伴，強強聯(lián)合，合作共贏。目前公司正在努力的尋求與在跨境電商行業(yè)取得優(yōu)秀成績的伙伴合作，希望能做到強強聯(lián)合，互惠共贏的局面。

五、為了完成年終目標(biāo)，需要給企業(yè)注入新鮮的血液，招募新員工。為了完成公司年度5000萬和外貿(mào)部門250萬美金的業(yè)績，公司需要招募一些新的員工，為完成本年度的挑戰(zhàn)增添幾股新的力量。

六、制定相關(guān)獎勵、懲罰措施，采用“恩威并施”的激勵方法督促員工努力工作。介于以往的公司只有獎勵沒有懲罰的措施，導(dǎo)致員工的責(zé)任意識，主人公意識不夠強烈。所以在2016年，公司決定采用賞罰分明的措施，加強員工自身責(zé)任感和集體歸屬感，此舉將有利于公司與個人的發(fā)展。

總結(jié)：為了公司和個人的目標(biāo)，大家團(tuán)結(jié)合作，充分發(fā)揮自身價值，一分耕耘一分收獲，相信機會是留給有準(zhǔn)備的人，只要堅持目標(biāo)，奇跡總會發(fā)生。

xxx科技有限責(zé)任公司辦公室 2016年2月17日

第二篇：部門會議紀(jì)要

人力資源部7月3日共創(chuàng)會會議紀(jì)要

會議時間：2014年7月3日 會議地點：集團(tuán)總部小會議室

參會人員：江建華、潘姿、王冰倩、章佩、薛晨 會議記錄：薛晨 會議內(nèi)容：

1、針對目前集團(tuán)總部中午午休時間管理不清晰，導(dǎo)致部分員工下午到崗時間晚，工作較為松散的現(xiàn)象，會議提出對于中午午休時間段做出統(tǒng)一規(guī)定的建議，如參照服飾產(chǎn)業(yè)，提前15分鐘下班避開高峰期，到崗時間可最多延遲15分鐘等。

2、會議要求每人總結(jié)閱讀《偉志企業(yè)未來之路》后印象最深的點位： ① 人本、員工、公司需求，本能，本質(zhì)需求

② 最好的自己，人情自己，接納自己（好的和不好的方面）③ 追求數(shù)一數(shù)二的產(chǎn)品價值，客戶服務(wù)價值 ④ 營造社區(qū)，包括音樂，籬笆，動植物，環(huán)境等 ⑤ 員工關(guān)懷 ⑥ 愛與責(zé)任 ⑦ 感恩與收獲 ⑧ 與萬物和諧相處

3、會議提出每個人為何沒有做到最好的自己的問題，參會人員的回答如下： ① 惰性

② 不自信，專業(yè)能力不足 ③ 不知道自己的目標(biāo)，想要什么 ④ 不能接納自己的全部，真實的表達(dá)自己 ⑤ 個人觀點影響與外界和諧相處 ⑥ 執(zhí)著

4、集團(tuán)要求年底之前每個人上交“如何做最好的自己”10個案例，部門上交10個踐行偉志企業(yè)文化的案例。本次會議決定，8月底之前總部人力資源部每位員工至少以書面形式上交“如何做最好的自己”案例5個，9月底之前每人上交部門踐行偉志企業(yè)文化案例2個。

針對個人案例的寫法，會議建議按照如下格式來寫： ① 現(xiàn)狀：_______ ② 執(zhí)行：_______ ③ 結(jié)果：_______ 針對部門案例的寫法，會議舉出了一些實例來說明：

① 漢中公司生產(chǎn)長工人，因為長時間久坐不利于身體健康，向總設(shè)計了一種透氣可散熱的墊子方便工人使用。② 服飾公司提出的“你穿我洗我熨”活動 ③ 給員工發(fā)放各種書籍

注：員工所舉的案例應(yīng)具有時效性，最好是最近一年發(fā)生的案例。

會議收獲：

通過本次共創(chuàng)會，人力資源部全體同仁對于偉志的企業(yè)文化有了更深的理解，如何做最好的自己有了更準(zhǔn)確的認(rèn)識，并對于為何沒有做到最好的自己進(jìn)行了深刻的反思。此外，會議還明確本個人和部門需要上交的“如何做最好的自己”案例10個，規(guī)定了每位參會人員8月底個人需要上交案例至少5個，9月底需要上交部門案例至少2個，并結(jié)合本部門實際情況對于案例的寫法提出了具體的建議和實例，為大家的后續(xù)工作指明了方向。

集團(tuán)總部人力資源部

2014年7月3日

第三篇：部門會議紀(jì)要

市場營銷部10月17日會議紀(jì)要

會議時間：2017年10月17日

會議地點：哈爾濱美圖廣告公司小會議室

參會人員：唐偉、白曉

一、李保平、賈先超、陳輝、朱永權(quán)、張琦 會議記錄：梁東霖 會議內(nèi)容：

1.討論銷售渠道的拓展 2.總結(jié)之前的工作

3.分享經(jīng)典銷售案例并互相交流

4.提出下個季度的銷售計劃并制定相關(guān)策略

市場營銷部

2017年10月17日

第四篇：外貿(mào)部門管理制度

外貿(mào)部門管理制度

-------------深圳市垚垚科技有限公司

一． 主要職能：

1.制定銷售計劃，并報批給總經(jīng)理審核，審核通過后進(jìn)行目標(biāo)分解，并執(zhí)行實施；

2.按照總經(jīng)理的部署，做好產(chǎn)品的宣傳推廣，管理公司網(wǎng)站，及時調(diào)整及更新推廣內(nèi)容；

3.合理進(jìn)行外貿(mào)部的預(yù)算控制；

4.制定業(yè)務(wù)人員的行動計劃，并予以檢查控制；

5.留意市場動態(tài)收集市場信息；

6.根據(jù)客戶詢盤及時與客戶溝通，建立各級顧客資料檔案并備份；

7.與客戶協(xié)商，談判，確立銷售合同項目。包括所購產(chǎn)品的價格，數(shù)量，規(guī)格，材料及其要求，貿(mào)易國別，交貨方式，付款方式，交貨期，配件額度及其他條款；

8.向生產(chǎn)部門下達(dá)生產(chǎn)訂單，備貨期間，對生產(chǎn)情況進(jìn)行跟蹤，并告知客戶

9.聯(lián)系貨代安排發(fā)貨，發(fā)貨后通知客戶發(fā)貨詳情

10.做好合同尾款的回收

11.做好銷售服務(wù)工作，促進(jìn)，維護(hù)與客戶的關(guān)系；

12.組織完成各類產(chǎn)品的銷售

二．職能說明：

A．外貿(mào)部經(jīng)理：

1.分析市場供應(yīng)需求成交量等競爭狀況，正確做出市場銷售預(yù)測并報批；

2.擬定年，季度，月銷售計劃，分析目標(biāo)，報批，并督導(dǎo)實施；

3.根據(jù)發(fā)展規(guī)劃合理進(jìn)行人員預(yù)備，配備；

4.匯總市場信息，提報調(diào)整，修改建議；

5.關(guān)注所轄人員心態(tài)變化，及時溝通處理；

6.組織建立客戶的完整檔案，確保業(yè)務(wù)人員離職后客戶不會丟失；

7.評估控制交易風(fēng)險，避免公司損失；

8.指導(dǎo)巡視監(jiān)督檢查下屬；

9.定期向上級述職報告；

10.制定部門工作程序，和規(guī)章制度，報批通過后實行；

11.統(tǒng)計記錄月銷售報表，季度銷售報表，銷售報表

B.外貿(mào)業(yè)務(wù)人員：

1.嚴(yán)格執(zhí)行銷售程序，規(guī)范銷售；

2.嚴(yán)格執(zhí)行行為規(guī)范，熱情服務(wù)客戶；

3.對個人洽談的客戶，負(fù)責(zé)售后跟蹤及售后反饋，及時匯報；

4.對個人發(fā)生的訂單，負(fù)責(zé)催收尾款；

5.接受客戶異議與意見，并及時上報；

6.建立客戶的完整檔案并每月向上級提交

7.完成公司下達(dá)的銷售任務(wù)

8.聽從領(lǐng)導(dǎo)指揮，完成上級發(fā)布的其他任務(wù)

三.薪資待遇：

A．工資：

1.崗位工資:業(yè)務(wù)員1500/月；外貿(mào)經(jīng)理4000/月（試用期80%）

2.績效工資:業(yè)務(wù)員700/月；外貿(mào)經(jīng)理無

①.業(yè)績部分：300元，按完成當(dāng)月銷售任務(wù)百分比計算

②.考勤部分：100元，全勤且無遲到早退（病假喪假婚嫁除外）按100%發(fā)放；遲到早退在三次以內(nèi)（含）或事假一天以內(nèi)按50%發(fā)放；遲到早退超過三次或事假超過一天以上，無考勤獎勵

③.團(tuán)隊部分：200元，服從領(lǐng)導(dǎo)管理，無違反部門及公司管理制度，與同事關(guān)系融洽，按100%發(fā)放，輕微違反部門及公司管理制度，或與同事之間發(fā)生輕微情緒爭執(zhí)按50%發(fā)放；嚴(yán)重違反部門及公司管理制度，或與同事之間發(fā)生嚴(yán)重爭執(zhí)按，無團(tuán)隊獎勵；

④.執(zhí)行力部分：100元，嚴(yán)格執(zhí)行上級領(lǐng)導(dǎo)的命令，及公司下達(dá)的各項任務(wù)按100%發(fā)放；未嚴(yán)格執(zhí)行上級領(lǐng)導(dǎo)的命令，及公司下達(dá)的各項任務(wù)，視情節(jié)嚴(yán)重發(fā)放50%或無獎勵

B．銷售提成：

1.個人銷售提成：

a.銷售提成=當(dāng)月銷售返款*提成比率

b.提成比率：

完成個人當(dāng)月銷售目標(biāo)的0%-100%，1%；

完成個人當(dāng)月銷售目標(biāo)的101%-150%，100%以內(nèi)按1%，101%-150%按1.25%； 完成個人當(dāng)月銷售目標(biāo)的151%以上，100%以內(nèi)按1%，101%-150%按1.25%，151%以上按1.5%

2.團(tuán)隊銷售提成：

a.銷售提成=當(dāng)月銷售返款總額*提成比率

b.提成比率：

完成團(tuán)隊當(dāng)月銷售目標(biāo)的0%-100%，5‰；

完成團(tuán)隊當(dāng)月銷售目標(biāo)的101%-150%，100%以內(nèi)按5‰，101%-150%按7‰； 完成團(tuán)隊當(dāng)月銷售目標(biāo)的151%以上，100%以內(nèi)按5‰，101%-150%按7‰，151%以上按9‰

c.團(tuán)隊銷售提成的分配：

銷售經(jīng)理10%；當(dāng)月銷售冠軍10%；當(dāng)月銷售亞軍8%；當(dāng)月銷售季軍7%；當(dāng)月協(xié)作之星5%（如當(dāng)月銷售均為個人獨立完成則當(dāng)月此項獎勵累入年終獎）；10%納入團(tuán)隊福利基金；20%納入季度獎；30%納入年終獎

C．獎勵：

a.季度獎：由團(tuán)隊銷售提成中提出20%，每季度發(fā)放一次，根據(jù)季度銷售報表發(fā)

放獎金，銷售經(jīng)理20%；當(dāng)季銷售冠軍20%；當(dāng)季銷售亞軍15%；當(dāng)季銷售季軍10%；其他業(yè)務(wù)員按業(yè)績分配

b.年終獎：由團(tuán)隊銷售提成中提出30%，每一年發(fā)放一次，根據(jù)銷售報表發(fā)放獎金，銷售經(jīng)理20%；當(dāng)年銷售冠軍20%；當(dāng)年銷售亞軍15%；當(dāng)年銷售季軍10%

c.為公司提出合理化建議，致使成本下降，售價上升，品牌提升，由部門向公司申報獎勵，金額100-3000元

D．福利：

a.員工試用期滿，經(jīng)公司及部門領(lǐng)導(dǎo)審核轉(zhuǎn)正后，在公司任職期間均可享受公司規(guī)定的有關(guān)福利待遇

b.外貿(mào)團(tuán)隊福利基金，由每月的團(tuán)隊銷售提成中提出10%，可用于團(tuán)隊協(xié)作訓(xùn)練，業(yè)務(wù)技能升級，工作之余放松等

四．懲罰措施：

以下行為構(gòu)成過失，將處以相應(yīng)的罰款，嚴(yán)重的將會導(dǎo)致解雇；懲罰金只在績效獎金內(nèi)扣除

1.在工作時間長時間接打私人電話，或者接待私人探訪超過30分鐘

2.在工作時間睡覺

3.在工作時間看與工作無關(guān)的報紙雜志或網(wǎng)站

4.將個人情緒帶入工作，對客人或同事無理

5.事先未通知且無充足理由的遲到超過10分鐘

第五篇：外貿(mào)部門計劃書

新外貿(mào)部門的計劃書：第1部分

外貿(mào)業(yè)務(wù)部門

工作定性

流程

人員安排

工作要求

客戶分析

1．外貿(mào)業(yè)務(wù)部的定性及定位

1）工作前沿性

2）橋梁作用

3）形象作用

4）工作要求

2．外貿(mào)業(yè)務(wù)部門的工作流程

1）外部

2）內(nèi)部

3）所需資料表格

4）工作的特點及要求

3．外貿(mào)部的內(nèi)部工作人員配備，權(quán)限及責(zé)任

1）人員要求

2）主管

3）會計

4）助理員

5）采購

4．貿(mào)易條件要求：

1）樣辦

2）合同

3）付款方式的選擇

5．工作的開展及要求

1）展會

2）雜志及其它煤介

3）網(wǎng)上平臺

4）其它

6．客戶分布群的簡要概述及特點。

1）歐洲區(qū)

2）美洲區(qū)

3）中東區(qū)

4）亞洲區(qū)

5）非洲區(qū)

6）大洋洲區(qū)

7）其它地區(qū)

外貿(mào)業(yè)務(wù)部的定性及定位

1)工作前沿性

2)橋梁作用

3)形象作用

4)工作要求

一個公司或工廠的外貿(mào)部門在工作性質(zhì)上有別于公司的其它部門。首先，直接同客人的接觸使它一直處于工作的前沿，部門對于市場的變化及客戶的要求有很深入的了解，工作繁瑣而又要求細(xì)心。其次，從形象上講，外貿(mào)部門在很大程式度上代表了公司的形象，是公司文化的體現(xiàn)，由于他們主要是同外界打交道，其一言一行及工作的效率，工作作風(fēng)，都在體現(xiàn)著整個公司的文化。再次，外銷部門是公司與客戶之間的一座橋梁，客戶通過同外貿(mào)部門的溝通交流間接地理解了公司的運作，文化。公司的產(chǎn)品及服務(wù)是通過外貿(mào)部門的工作推出去的，同時客戶的各種信息也是通過外貿(mào)部門的分析研究后轉(zhuǎn)達(dá)給公司內(nèi)部其它部門的，故在這點上可以說外銷部門是公司與客戶之間的紐帶。

基于這些特點，就要求公司的工作人員：在做事的時應(yīng)有原則，但又能靈活處理事情，做事認(rèn)真負(fù)責(zé)，始終抱以微笑，性格不急不燥，能聽取客戶的不同意見（有好有壞），對于突發(fā)事件的發(fā)生，要能鎮(zhèn)靜處理，有溝通能力，工作協(xié)調(diào)能力，工作組織能力及能承受工作壓力。

在本部門內(nèi)各位員工之間要充分合作，互相協(xié)調(diào)，工作任務(wù)分配明確，工作要有序，堅持按照規(guī)范的業(yè)務(wù)流程式操作，工作交叉檢查，這樣可避免引起問題的發(fā)生，爭取創(chuàng)造一種活潑，輕松的工作環(huán)境氛圍，但在工作上又不失其嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊幻妗?/p>

外貿(mào)部門有其特性，但它不是孤立存在的。它是以生產(chǎn)部及其它部門為基礎(chǔ)的。在工作中要能同本公司其它部門進(jìn)行有效的溝通。處理事情方面應(yīng)就事論事，以第一時間處理事情為原則。

外貿(mào)業(yè)務(wù)部門的工作流程

1）外部

2）內(nèi)部

3）所需資料表格

4）工作要求

大概講，工作主要包括同外部的聯(lián)系及內(nèi)部的系統(tǒng)工作。同外部的聯(lián)系主要包括，同客戶的有效溝通，這是部門工作的中心及重心，同報關(guān)公司的聯(lián)系，同運輸公司的聯(lián)系，同倉庫的聯(lián)系，同銀行的聯(lián)系，同船公司的聯(lián)系，同各級配件供應(yīng)商的聯(lián)系。同外部的溝通面較廣，且工作都是通過一步一步的合理安排來完成的。各個環(huán)節(jié)之間要安排仔細(xì)。工作不能斷層，同內(nèi)部的交流主要是與其它部門的配合，包括，采購部，生產(chǎn)部，等其它部門，從主要工作的特點來講，工作主要是在通過溝通交流的方式來完成工作任務(wù)的轉(zhuǎn)達(dá)，協(xié)助生產(chǎn)部，采購部等其它部門完成訂單。細(xì)致表述客人的要求，來把文字或比較抽象的訂單轉(zhuǎn)化成實際的貨物。故外貿(mào)部門最主要的工作方式是：如何能進(jìn)行有效的溝通。協(xié)調(diào)各方面的聯(lián)系。及進(jìn)行有序，有效的工作安排。它以其它部門為基礎(chǔ)，又起到組織其它部門的作用

業(yè)務(wù)部的工作主要是文字型的，且工作繁瑣，聯(lián)系廣，要求用一定的資料表格來規(guī)范部門的工作。做到各種信息都有記錄。

1）樣辦單：（SAMPLE FORM）業(yè)務(wù)中有些客人要求看樣辦，及打樣辦。樣辦確認(rèn)后做貨。另訂單確認(rèn)后，外貿(mào)業(yè)務(wù)部也應(yīng)要求各配

件 供應(yīng)商打樣確認(rèn)，以確保質(zhì)量交貨期。

樣辦在業(yè)務(wù)中有著不可忽視的重要性，如客有要求打樣辦時，要

填樣辦單，樣辦單經(jīng)外貿(mào)主管或經(jīng)理確認(rèn)后，送生產(chǎn)部一份，樣辦單業(yè)務(wù)部存一份，交會計一份，樣辦單填寫一定要標(biāo)明所有的客人要求細(xì)節(jié)。

樣辦要比客人要求多做一個，留存業(yè)務(wù)部，以便客人確認(rèn)后照辦做貨。

另外：訂單落實后，如有條件（公司主張），每張訂單都要打板確

認(rèn)。跟單員要讓供應(yīng)商在生產(chǎn)大貨之前，根據(jù)訂單要求打樣確認(rèn)。

確認(rèn)樣辦無誤后在通知供應(yīng)商生產(chǎn)。

2． 報價單：（QUOTATION FORM），同客人面談時，價格可以馬上

確定，但在業(yè)務(wù)聯(lián)系中很多時候要用到報價單，報價單填寫要標(biāo)

標(biāo)明產(chǎn)品所有細(xì)節(jié)，交貨條件，付款方式。交貨時間等。報價單

由主管或業(yè)務(wù)員留存。

3． 形式發(fā)票：（P/I），這是在客人確認(rèn)訂單后開給客人的訂單書面確認(rèn)形式。發(fā)票中要求標(biāo)明所有合同要件，包括：價格，數(shù)

量，訂單要求，單價，交貨條件，付款方式，交貨時間，客人嘜

頭等。經(jīng)部門主管或經(jīng)理確認(rèn)后要讓客人簽字確認(rèn)回傳，業(yè)務(wù)部

存一份，送會計一份，以便查賬。

4． 成本分析單，（COST ANALYSE FORM）。在報價時，業(yè)務(wù)員要

做本詢價的成本分析。（大概），在訂單確認(rèn)后要重新做成本分析，其中如利潤低于部門規(guī)訂的百分比后要請部門主管或經(jīng)理確認(rèn)是否可以操作，如在規(guī)定的利潤范圍內(nèi)，則業(yè)務(wù)員可馬上操作。這里要求公司部門要對利潤百分比做一規(guī)定，如在多少以上可以馬上操作，如低于多少則要求征的部門主管或經(jīng)理的同意。現(xiàn)公司規(guī)定：部門操作時。利潤如低于5% 剛要求征求經(jīng)理的同意。因客人要求不同，數(shù)量不同，交貨條件，交貨方式，付款方式，熟悉程度等不同故有此要求。

5．生產(chǎn)加工單：（ASSEMBLLING FORM）。在訂單確認(rèn)后，要根據(jù)

同客所簽合同，把客人的要求轉(zhuǎn)成易于生產(chǎn)加工的形式。上面要

列明客人對訂單的具體要求。每個細(xì)節(jié)都要有注明。

特別是交貨期及對質(zhì)量的控制。生產(chǎn)加工單打印后要給主管或經(jīng)理

確認(rèn)。簽字后下發(fā)到生產(chǎn)部。如有可能。公司要求每次下發(fā)生產(chǎn)加

工單時。要召集相關(guān)部門主管開小會，由負(fù)責(zé)些訂單的業(yè)務(wù)員再次

向其它部門講解訂單詳細(xì)要求。做到每張訂單，相關(guān)的部門都能充

分了解。這樣在以后的工作中如一方面有所失誤，其它人也可給以

指正。開會時要求主管參加，做到再次對訂單的核對。如跟單（采

購對訂單理解有所偏差時可及時指出）。

6． 采購單：（PURCHASE ORDER 或P/O）。這里主要指根據(jù)訂單

要求采購一些所需配件。主要是發(fā)到配件供應(yīng)商處。

要求采購單簡單明了，對配件要求要詳細(xì)講明。質(zhì)量要求及交貨

期。特別注明質(zhì)量要求及交貨期。

采購單要經(jīng)主管審核發(fā)再傳真給供應(yīng)商。每次傳真的采購單要求

供應(yīng)商簽回作實。

7． 驗貨報表（INSPECTION FORM）。公司要求每個跟單或主

管要對每次訂單進(jìn)行抽檢。包括：對配件的檢查。中期驗貨及最

終驗貨。驗貨時要求照單驗貨。如有任何凝問請及時通知主管或

經(jīng)理。以便及時解決問題。跟單員要通知主管每次驗貨的情況。

主管也有責(zé)任詢問每張訂單的情況。

8． 財務(wù)跟蹤單：（ACCOUNT FOLLOW-UP FORM）。公司要求會

計處要有明確的訂單財務(wù)記錄。

包括：1）訂單訂金/尾數(shù)款詳細(xì)的記錄。

2）各訂單配件的款項明細(xì)資料。

9． 裝箱單：（PACKING LIST）。每張訂單要根據(jù)客戶的包裝要求

做一份包裝明細(xì)單。此單在貨做完驗貨無誤后要發(fā)給客人。以

證明貨已做完。也是作為催款的一種暗示形式。

10其它資料： 外貿(mào)部可能要接解到的資料還有，C/O 單。報關(guān)單，訂艙單，商檢單，提單，等等。

11．公司要求每張訂單的資料要全部夾入一資料FILE。包括此張單涉

及到的所有資料。

工作要求:

外貿(mào)部門不是一個獨立的部門它是基于生產(chǎn)部之上的一個協(xié)助溝通的部門，要其它各部門的有力支持，工作才能做的有效有序。

同采購部，外銷部門經(jīng)常會碰到客戶問價格的情況，有的是比較熟悉的，有的則不能一時通知價格，這時要同采購部多溝通，以了解成本等價格因素。另有時客人會因在價格上不作讓步，或讓工廠多讓步，這時要同主管或經(jīng)理講明后同采購部聯(lián)系看能否有所降件（指成本方面）。故外貿(mào)部門的人員要能與各部門相處融洽。

同生產(chǎn)部，要及時了解生產(chǎn)安排情況。如有新訂單要及時同生產(chǎn)部溝通。以便安排訂單生產(chǎn)，在特殊情況下，（指客貨較急的情況下，同生產(chǎn)部協(xié)同操作訂單安排。但平常不允許外貿(mào)部門過多過問干涉生產(chǎn)部的安排。

1）周期長，工作隱性。

2）工作方式上：要與工廠工作同步。公司給一定的自由度。因可能外出會客，接客，找樣辦，看辦，看廠（主要指配件）

3）部門上班時間為：8：00-12：001：30—6：00

部門不加班（特殊情況例外）

4）公司給外貿(mào)部門主管一定的處理事情的特權(quán)。指：價格方面在利潤允許范圍內(nèi)可以當(dāng)機立斷。交貨期方面可以根據(jù)當(dāng)時情況通知客人等.這樣才能更有效地去解決問題。

6）公司給外貿(mào)部門車輛方面的主便?？梢约皶r調(diào)用公司交通工具。

7）外貿(mào)部門在傳達(dá)有關(guān)訂單信息時，要求指令明確不能含糊不清。

8）每期新產(chǎn)品一定要拍照外理存檔。圖象大小統(tǒng)一，格式統(tǒng)一，能直接上傳網(wǎng)上使用。

9）公司網(wǎng)站設(shè)計要具有時代特性，英中文，簡單明了，主要要突出產(chǎn)品。網(wǎng)上產(chǎn)品要及時更新。

10）外貿(mào)部門要整理一份報價單，應(yīng)明確單價的上下浮動范圍。以便能隨情況掌握，不至被動。

11）公司有專有電話線及傳真線給外貿(mào)部門。傳真線分線安裝。

12）部門資料要整理清晰明了。分類歸檔。如給客人報價資料，要按類歸檔，以便到時查驗。

13）信息要及時處理，當(dāng)天的信息爭取當(dāng)天處理完畢。當(dāng)天詢價要當(dāng)天回給客人。

14）確保按照合同上要求，按質(zhì)，按量交貨。此處外貿(mào)部門有獨立性。不得遷就其它部門的意見。

15）在同客戶溝通每一環(huán)節(jié)中，要把服務(wù)做到前面

16）主管的指令要明確。

17）辦公室區(qū)不準(zhǔn)打私人電話。

18）辦公室區(qū)不準(zhǔn)吸煙。