第一篇：采購部流程及管理

采購部工作流程與管理制度

1、總則

為加強采購工作的管理，提高采購工作的效率，制定本制度。所有的采購人員及相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為依據(jù)開展工作。采購部經(jīng)理對采購員及庫管員進行考核和管理。

2、采購部經(jīng)理職責(zé)：

1)負(fù)責(zé)組織公司所銷售產(chǎn)品的采購。2)對庫房的管理工作負(fù)責(zé)。

3)做好銷售員與供方之間的聯(lián)系工作。

4)幫助銷售員作好產(chǎn)品的選型及推薦新產(chǎn)品的工作。5)對本部門員工制度執(zhí)行情況負(fù)責(zé)。6)對本部門員工的專業(yè)知識培訓(xùn)負(fù)責(zé)。

7)對員工進行嚴(yán)格管理，根據(jù)員工表現(xiàn)向公司提出獎勵或處罰建議。

8)嚴(yán)格內(nèi)部管理，抓好各項規(guī)章制度的落實，對本部門辦公設(shè)備的使用及管理負(fù)責(zé)。責(zé)任到人，發(fā)現(xiàn)問題及時向公司領(lǐng)導(dǎo)提出獎懲建議。

9)負(fù)責(zé)制定工作計劃，監(jiān)督工作計劃的執(zhí)行及完成情況。

3、庫管員職責(zé)：

1)早盤查（點貨備發(fā)）、晚清帳（當(dāng)日工作當(dāng)日完）。

2)提供及時準(zhǔn)確的貨物，做好后勤保障。具體要求：訂單一發(fā)，必須及時、清晰、準(zhǔn)確的了解貨物的運行狀態(tài)，即時登報信息，直至合同完成、存檔。3)負(fù)責(zé)庫房日常管理事務(wù)。4)檢查庫存產(chǎn)品狀況。5)按規(guī)定收發(fā)物料。

6)物料進庫儲位的籌劃與排放，7)填寫庫房相關(guān)數(shù)字登錄到ERP。

8)配合盤點庫房產(chǎn)品工作的具體執(zhí)行采購部工作流程與管理制度

1、總則

為加強采購工作的管理，提高采購工作的效率，制定本制度。所有的采購人員及相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為依據(jù)開展工作。采購部經(jīng)理對采購員及庫管員進行考核和管理。

2、采購部經(jīng)理職責(zé)：

1)負(fù)責(zé)組織公司所銷售產(chǎn)品的采購。2)對庫房的管理工作負(fù)責(zé)。

3)做好銷售員與供方之間的聯(lián)系工作。

4)幫助銷售員作好產(chǎn)品的選型及推薦新產(chǎn)品的工作。5)對本部門員工制度執(zhí)行情況負(fù)責(zé)。6)對本部門員工的專業(yè)知識培訓(xùn)負(fù)責(zé)。

7)對員工進行嚴(yán)格管理，根據(jù)員工表現(xiàn)向公司提出獎勵或處罰建議。

8)嚴(yán)格內(nèi)部管理，抓好各項規(guī)章制度的落實，對本部門辦公設(shè)備的使用及管理負(fù)責(zé)。責(zé)任到人，發(fā)現(xiàn)問題及時向公司領(lǐng)導(dǎo)提出獎懲建議。

9)負(fù)責(zé)制定工作計劃，監(jiān)督工作計劃的執(zhí)行及完成情況。

3、庫管員職責(zé)：

1)早盤查（點貨備發(fā)）、晚清帳（當(dāng)日工作當(dāng)日完）。

2)提供及時準(zhǔn)確的貨物，做好后勤保障。具體要求：訂單一發(fā)，必須及時、清晰、準(zhǔn)確的了解貨物的運行狀態(tài)，即時登報信息，直至合同完成、存檔。3)負(fù)責(zé)庫房日常管理事務(wù)。4)檢查庫存產(chǎn)品狀況。5)按規(guī)定收發(fā)物料。

6)物料進庫儲位的籌劃與排放，7)填寫庫房相關(guān)數(shù)字登錄到ERP。

8)配合盤點庫房產(chǎn)品工作的具體執(zhí)行。9)物料的搬運和庫房廢次品的回收及保管。

10)對來料來貨及時入庫，儲放安全以防倒塌、遺失或變質(zhì)。11)維護和管理搬運工具。

4、流程： 1)采購流程：

A 收到銷售部從ERP發(fā)來的訂單 B 審批確認(rèn) C 詢價、比價

D 采購部經(jīng)理審批（重大合同向公司領(lǐng)導(dǎo)請示）E 簽訂采購合同

F 復(fù)印后，將原始合同整理裝訂年末存檔 2)付款流程：

A 在ERP內(nèi)錄入付款申請單 B 采購部經(jīng)理審核 C 副總經(jīng)理審批 D 財務(wù)部付款。

收貨流程： A 直發(fā)：

a.根據(jù)合同執(zhí)行進程督促供貨方按期交貨 b.供貨方傳真提貨單 c.通知銷售內(nèi)勤已發(fā)貨

d.銷售部內(nèi)勤傳真提貨單至最終用戶并確認(rèn) e.采購員辦理入庫手續(xù)

f.銷售部內(nèi)勤辦理相應(yīng)的出庫手續(xù) B 轉(zhuǎn)發(fā)：

a.根據(jù)合同執(zhí)行進程督促供貨方按期交貨 b.供貨方傳真或郵寄提貨單 c.通知辦公室相關(guān)人員提貨

d.提貨人員將貨物交庫管員并辦理交接手續(xù) e.采購員清點貨物并辦理ERP入庫手續(xù) 4)收進項發(fā)票流程： a.催供貨方開具發(fā)票 b.核對開票內(nèi)容 c.錄入ERP d.將發(fā)票交財務(wù)部簽收。5)出庫流程：

a.庫管員收到銷售部銷售內(nèi)勤發(fā)出的ERP出庫申請 b.庫管員備貨并復(fù)核 c.交辦公室發(fā)貨 d.辦公室將用戶簽字的送貨單或發(fā)貨單交銷售內(nèi)勤

5、采購管理制度：

1)建立好供方及用戶檔案，并做好工作記錄。2)建立、建全比價制度，保證采購設(shè)備的質(zhì)優(yōu)價廉。

3)建立客戶資料管理（表）冊，新客戶開發(fā)一覽表，競爭同行動向一覽表，售后服務(wù)管理表。a.根據(jù)合同執(zhí)行進程督促供貨方按期交貨 b.供貨方傳真提貨單 c.通知銷售內(nèi)勤已發(fā)貨 d.銷售部內(nèi)勤傳真提貨單至最終用戶并確認(rèn) e.采購員辦理入庫手續(xù) f.銷售部內(nèi)勤辦理相應(yīng)的出庫手續(xù) B 轉(zhuǎn)發(fā)：

a.根據(jù)合同執(zhí)行進程督促供貨方按期交貨 b.供貨方傳真或郵寄提貨單 c.通知辦公室相關(guān)人員提貨

d.提貨人員將貨物交庫管員并辦理交接手續(xù) e.采購員清點貨物并辦理ERP入庫手續(xù) 4)收進項發(fā)票流程： a.催供貨方開具發(fā)票 b.核對開票內(nèi)容 c.錄入ERP d.將發(fā)票交財務(wù)部簽收。5)出庫流程：

a.庫管員收到銷售部銷售內(nèi)勤發(fā)出的ERP出庫申請 b.庫管員備貨并復(fù)核 c.交辦公室發(fā)貨 d.辦公室將用戶簽字的送貨單或發(fā)貨單交銷售內(nèi)勤

5、采購管理制度：

1)建立好供方及用戶檔案，并做好工作記錄。2)建立、建全比價制度，保證采購設(shè)備的質(zhì)優(yōu)價廉。

3)建立客戶資料管理（表）冊，新客戶開發(fā)一覽表，競爭同行動向一覽表，售后服務(wù)管理表。4)每周末將上周付款、欠款、欠票情況進行匯總在周例會上做總結(jié)，并提出本周用款計劃。5)簽訂采購合同后，應(yīng)全面了解發(fā)貨情況，如不能及時供貨，應(yīng)將原因提前十日通知銷售內(nèi)勤 6)所有貨物一律開箱驗收，發(fā)現(xiàn)問題及時和供應(yīng)商聯(lián)系，盡早解決。7)采購部負(fù)責(zé)所采購貨物的入庫手續(xù)。貨到后應(yīng)在一個工作日內(nèi)辦理入庫手續(xù)。驗貨完畢后，及時按操作規(guī)程準(zhǔn)確登錄ERP。

8)采購部每月5日前，將上一月的采購合同編號整理成冊 9)違反上述規(guī)章制度，視情節(jié)罰款50-500元。

6、庫房管理制度：

1)庫房由專人管理，各種貨物登記，做到帳物相符，非庫房管理人員不得私自進入庫房，拒絕任何人在庫房逗留。

2)保持庫房的整潔、有序。庫區(qū)禁止吸煙，杜絕煙火隱患，如有違反罰款100元。3)所有貨物依據(jù)銷售部門或合同號合理存放。

4)任何出入庫物品都要履行手續(xù)，見單發(fā)貨，領(lǐng)用登記。

5)保證貨物完整出庫、應(yīng)有裝箱單、發(fā)貨清單（一式兩份）和回執(zhí)。保證貨物和備品的及時、準(zhǔn)確出庫。6)接到出庫申請后根據(jù)合同內(nèi)容進行備貨，并由領(lǐng)貨人簽字方可辦理出庫。7)出庫返回單，應(yīng)由銷售內(nèi)勤保管（需方簽字）。

8)對客戶所需樣品及實驗品，庫管員及時登記領(lǐng)用人、領(lǐng)用時間、退回時間。退回后應(yīng)妥善保管。9)庫管員每月第三周的周六對庫房盤點，并將盤點結(jié)果在次日報副總經(jīng)理。10)違反上述規(guī)章制度，視情節(jié)罰款50-500元。

第二篇：采購部工作流程與管理方案

神河集團采購工作流程與管理方案

1、總則

為了加強神河集團的采購管理，提高采購工作效率，做到質(zhì)量滿足需求，價格適中合理，服務(wù)方便快捷，制定本方案。所有采購人員及相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為依據(jù)開展工作。

2、采購目標(biāo)及服務(wù)承諾

采購人員要盡快做到按需采購，及時準(zhǔn)確，質(zhì)優(yōu)價廉，務(wù)實高效。堅持用制度管人，盡心盡責(zé)做事的原則，積極主動搞好采購工作。

外地定購（或委托加工）物資一般二周內(nèi)到貨，常規(guī)物資為3—5天內(nèi)到貨，市內(nèi)供方3天內(nèi)到貨。生產(chǎn)經(jīng)理確認(rèn)為特別急需的少量物資，采購人員要全力以赴，確保當(dāng)天到貨。

3、采購流程

1)統(tǒng)一申報。集團各公司根據(jù)所需物資情況由車間主任到倉庫統(tǒng)一申報。

2)審批確認(rèn)。采購計劃由各公司經(jīng)理或生產(chǎn)經(jīng)理審核簽字，必要時經(jīng)采購部報集團總經(jīng)理審批后采購。

3)簽訂合同。由各公司和技術(shù)部配合采購部對供方進行評審，確定配套產(chǎn)品及價格并簽訂定供銷合同后，按合同規(guī)定供貨。合同中要明確約定產(chǎn)品質(zhì)量及服務(wù)等條款和事項。

4）詢價比價。對沒有簽定一年供貨合同或零星物資的，采購人員要做到貨比三家，進行詢價、比價，報總經(jīng)理審批采購。對可能以次充好的特殊物資實行先采購再報價審批，以確保貨真價實。

5）按時交貨。由采購員根據(jù)合同執(zhí)行進程督促供方按時交（提）貨。

6）驗收入庫。若由供方送貨，以個數(shù)計量的大件物資，先由供方代表到門衛(wèi)登記并交倉庫驗收，將收條交倉庫主任核實后辦理入庫手續(xù)。若供方送貨，是以重量計量或特殊物資的，先由倉庫除皮收貨，再辦理入庫及有關(guān)手續(xù)。若外地發(fā)貨的，統(tǒng)一由采購人員提貨交庫管員，并及時辦理登記入庫手續(xù)。

7）開票掛賬。督促供方于當(dāng)月底開具發(fā)票，并轉(zhuǎn)交財務(wù)掛帳。

4、采購部長職責(zé)

1）負(fù)責(zé)組織集團各公司（液壓合資公司除外）所需物資的采購工作。

2）做好采購員和供方之間的聯(lián)系工作。

3）對采購員進行考核和管理，并對本部門制度執(zhí)行情況負(fù)責(zé)。

4）嚴(yán)格內(nèi)部管理，抓好各項規(guī)章制度的落實。做到責(zé)任到人，發(fā)現(xiàn)問題及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，并根據(jù)采購人員的表現(xiàn)和供方情況向公司提出獎懲建議。

5）負(fù)責(zé)制定采購計劃，并配合財務(wù)制定付款計劃。

5、人員及分工

1）金磊，主要負(fù)責(zé)車身、聯(lián)達公司所需物資的采購工作。

2）王雷，配合金磊搞好車身、聯(lián)達物資的采購工作。

3）毛琴，主要負(fù)責(zé)各公司所需鋼材的采購工作。

4）魏新瑩，主要負(fù)責(zé)各公司五金、工具、配件及其它零星物資的采購工作。

以上人員在搞好上述工作的前提下，必要時相互交差配合搞好采購工作。

6、采購管理制度

1）采購人員必須遵紀(jì)守法，恪盡職守，努力做到務(wù)實、高

效。

2）采購人員每天聯(lián)系好業(yè)務(wù)后，必須深入車間一線及倉庫了解庫存及所需情況，做到心中有數(shù)。

3）建立好供方及用戶檔案，按照質(zhì)量認(rèn)證機構(gòu)的有關(guān)要求做好記錄。

4）嚴(yán)格執(zhí)行比價詢價制度，保證采購物資的質(zhì)優(yōu)價廉。

5）一般物資由倉庫開箱驗收，部分物資由車間裝車驗收。發(fā)現(xiàn)問題及時和供應(yīng)商聯(lián)系，盡早解決。

6）供方送貨及采購員外購辦理入庫手續(xù)，一般當(dāng)時辦理；若發(fā)貨的，應(yīng)在貨到后三個工作日內(nèi)辦理。

7、考核及獎懲

1）不能深入市場調(diào)查，非特殊情況沒能按要求及時采購配套產(chǎn)品、材料及零部件而影響生產(chǎn)的，一次對經(jīng)辦人罰款100元。

2）采購人員進水貨或質(zhì)次價高的，一律無條件退貨，并一次罰款200元。

3）非特殊情況未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，進價明顯高于市場價格的，除退賠差額外，一次罰采購人員300元。

4）采購人員對客戶吃、拿、卡、要或中飽私囊損害公司利益的，一次罰款500元，并調(diào)離采購崗位，嚴(yán)重的由集團公司從重處理。

5）若因管理不到或工作嚴(yán)重失誤，給公司造成損失的，部長承擔(dān)5%，采購員承擔(dān)其余賠償責(zé)任。

第三篇：采購部崗位職責(zé)及流程

采購部/崗位職責(zé)及流程

一、采購部職能

使命：為實現(xiàn)公司銷售目標(biāo)，提供產(chǎn)品需求保證。

職責(zé)：

-維護供應(yīng)商關(guān)系，保證與供應(yīng)商的業(yè)務(wù)正常進行，適時開發(fā)新供應(yīng)商；-最大限度提高各門店對圖書產(chǎn)品需求的滿足率；

-降低采購成本，為公司爭取利潤最大化；

-為各門店需求提供便捷的專業(yè)服務(wù)。

二、崗位設(shè)置及職能

1.職位名稱：采購部經(jīng)理兼總店店長（1人）

業(yè)務(wù)范圍與職責(zé)：

1、執(zhí)行日常業(yè)務(wù)運作，完成預(yù)訂業(yè)務(wù)計劃并確保順利達成業(yè)務(wù)指標(biāo)。

2、分解月度計劃的指標(biāo)和執(zhí)行工作到部門內(nèi)相關(guān)人員。

3、維護正常往來供應(yīng)商的關(guān)系，發(fā)掘、評估與發(fā)展新供應(yīng)商。

4、出版商采購，所有優(yōu)厚采購條件的談判及達成。

5、在資源中心協(xié)助與監(jiān)控下把握整體的圖書品種供應(yīng)。

6、根據(jù)各店的銷售分析給采購數(shù)據(jù)員下調(diào)撥指令給市場采購下采購指令。

7、采購團隊的管理與采購各流程的管理。

8、各店店員圖書知識的培訓(xùn)。

9、掌握各店的大客戶資料庫和銷售明細。

10、主持每周業(yè)務(wù)工作會議，檢討部門上周的工作進展以及執(zhí)行下周的工作計劃。

2.職位名稱：采購員（2人）

業(yè)務(wù)范圍與職責(zé)：

1、維護公司的對外形象。

2、維護正常往來供應(yīng)商的關(guān)系，發(fā)掘、評估與發(fā)展新供應(yīng)商。

3、維持庫存結(jié)構(gòu)合理性，庫存產(chǎn)品及時清退處理。

4、第一時間完成日常的圖書市場新書采購、補貨采購、各店送貨及與市場的調(diào)貨。

5、根據(jù)月度工作計劃制定相應(yīng)的周、月計劃，包括資金預(yù)算和退貨。

3.職位名稱：數(shù)據(jù)處理員（1人）

業(yè)務(wù)范圍與職責(zé)：

1、圖書入庫及調(diào)拔的數(shù)據(jù)處理。

2、圖書的保管及配送。

3、協(xié)助采購員做好進退貨工作。

三、采購方式及要點

(一)、采購方式

從采購資金的使用上看，采購業(yè)務(wù)分二大類，一類是現(xiàn)款采購，一類是賒銷采購。

A、現(xiàn)款采購的依據(jù)及特點：

依據(jù):

1、新書、熱點暢銷圖書及特價書采購，要求有折扣或時間優(yōu)勢；如：日常的小量急需補貨市場采購，向特價公司低折扣的采購等。特點:

2、短、頻、快。即銷售周期短，采購頻率高，資金周轉(zhuǎn)快。

B、賒銷采購的原則：

賒銷采購因為無須現(xiàn)款，公司完成清退后才結(jié)賬，因此風(fēng)險不大，可不按現(xiàn)款采購的依據(jù)操作，但有以下兩種情況：

1、采購員判斷貨品是否能適合在系統(tǒng)內(nèi)銷售，與對方談判后（壓點、賬期），進貨10-50冊供各門店銷售,賬期結(jié)束時，完成退貨后再結(jié)算貨款；

2、采購部判斷貨品只可能在某個書店銷售，少量進貨直接調(diào)入某個店，按賬期結(jié)算已銷售部分、供應(yīng)商自己可隨時添貨、未銷售部分可隨時退貨。

無論何種方式賒銷，公司一般不先付款，量一般也不過大。

特點:須集中采購,到貨時間慢,資金周轉(zhuǎn)慢.主要針對出版社、出版商做賬期采購.（二）、采購要點

1、無論何種采購方式，其先決條件必須是保證能退換貨，降低庫存風(fēng)險。

2、必須考查供應(yīng)商的長期性與穩(wěn)定性。

3、必須附合書店的圖書結(jié)構(gòu)和定位。

四、采購工作要求

采購工作與門店日常銷售是書店最主要的兩項工作。他們各自的管理有著各自不同的流程。通俗而言，他們的工作目標(biāo)都是為了把書賣出去。

采購是銷售的主導(dǎo)，為更好的提高銷售，采購需要銷售的反饋，需要對銷售做分析，采購應(yīng)以銷售為根本，一切圍繞銷售，保證所進的圖書能夠最大化的銷售出去。門店的店長、導(dǎo)購與收銀員，則應(yīng)該充分了解所采購圖書，了解圖書分類上架的基本常識，了解整體與單一客戶的購買趣味并做好推薦、排行與擺放，并就店面銷售情況充分與采購溝通。

為了使之融為一體。在各個采購與銷售環(huán)節(jié)，采購員與店面銷售都應(yīng)當(dāng)有一定的銜接與配合。工作要求：

1、采購員（經(jīng)理或外采員）每周一天參與不同門店的店面銷售工作，工作內(nèi)容包括：

新進圖書的講解，客戶的接觸、摸底與熟悉，與店員一起調(diào)整貨架。

（王勝軍周一、周五今日美術(shù)館書店，蘇楠周一中國美術(shù)館書店，何沖周三炎黃藝術(shù)館書店）

2、采購經(jīng)理每天下午5：00-----6：00對一天各店的銷售做出統(tǒng)計并分析，并對第二天的采購與調(diào)撥工作做出安排。

3、每月一次對店面的圖書銷售進行跟蹤，采購經(jīng)理攜同書店人員定期檢查存貨量，并

以此將滯銷書進行淘汰。

4、掌握各店的大客戶資料庫和銷售明細。

5、對圖書采購架構(gòu)與重點圖書介紹的書面說明，每個月有一次書面總結(jié)與各店溝通。

五、電腦軟件的使用及權(quán)限

1、電腦的使用分配

各書店每店一臺，采購員一臺，數(shù)據(jù)員一臺，財務(wù)一臺。

2、權(quán)限設(shè)定

由管理員按人員各自的職責(zé)進行軟件工號的設(shè)定與權(quán)限設(shè)定。每個人均有各自的工號及權(quán)限。

如：

收銀員：銷售業(yè)務(wù)模塊、統(tǒng)計分析模塊、會員管理模塊

采購員：采購管理模塊、統(tǒng)計分析模塊、內(nèi)部管理模塊、會員管理模塊

數(shù)據(jù)員：采購管理模塊、統(tǒng)計分析模塊、內(nèi)部管理模塊

財務(wù)：銷售業(yè)務(wù)模塊、采購管理模塊、統(tǒng)計分析模塊、財務(wù)管理模塊、內(nèi)部管

理模塊、會員管理模塊

另有一些小項也必須做出限定，這些限定會使漏洞減少很多，管理更加嚴(yán)緊。

六、統(tǒng)一采購工作流程

（1）選品．

Ａ、根據(jù)圖書業(yè)界（如供應(yīng)商宣傳部門、圖書訂貨會、圖書業(yè)專業(yè)媒體、大眾媒體文化版、各大批發(fā)零售賣場）對最新圖書的關(guān)注程度，參照讀者對各類圖書的需求統(tǒng)計。采購可對熱點新書品種進行選擇采購。

Ｂ、根據(jù)讀者推薦和其它網(wǎng)站、賣場等排行榜，參照銷售統(tǒng)計，對產(chǎn)品進行篩選確定后下單采購。

（2）根據(jù)書店銷售排行榜及時進行補貨采購。

A、根據(jù)銷售動態(tài)，結(jié)合目前的庫存結(jié)構(gòu)采購。應(yīng)常進常添，一次不宜超過10冊，可預(yù)警

庫存，再及時補充，以免產(chǎn)品滯銷，不能產(chǎn)生實際銷售。

（3）制單、下單:

①確認(rèn)當(dāng)天供應(yīng)商對口業(yè)務(wù)人員受理訂單。

②確認(rèn)訂單在一周內(nèi)完成處理，并到貨。

③ 將已確認(rèn)供應(yīng)商到貨（特別適用無隨貨清單情況）相關(guān)信息分別通報 “數(shù)據(jù)員”、“書店”、“財務(wù)部”——

A、“數(shù)據(jù)員”——供應(yīng)商、品種、冊數(shù)、到貨錄入折扣；

B、“書店”——供應(yīng)商、品種、冊數(shù)、最低銷售折扣；

D、“財務(wù)部”——供應(yīng)商、品種、到貨折扣、錄入折扣、應(yīng)付款項。

（4）到貨跟蹤

1、供應(yīng)商供貨：產(chǎn)品未到，向“供應(yīng)商”查詢；

2、異地供應(yīng)商發(fā)貨：未按所載時間到貨票或到貨的，直接向供應(yīng)商查詢。

（5）到貨確認(rèn)

1.關(guān)注每日到貨流水號，核實錄入數(shù)據(jù)（錄入折扣、冊數(shù)、書卡），發(fā)現(xiàn)問題及時反饋至數(shù)據(jù)員做出修改。

2.到貨有殘、破、損、少、多情況發(fā)生，由數(shù)據(jù)員當(dāng)日填制“收貨回執(zhí)單”，即時知會“采購員”，“采購員”回復(fù)處理意見，到貨清單統(tǒng)一由采購人員保管。

3.“采購員”收到“收貨回執(zhí)單”的當(dāng)天完成向供應(yīng)商差錯確認(rèn)工作，并在“收貨回

執(zhí)單”上注明與供應(yīng)商確認(rèn)的處理結(jié)果，將該單交數(shù)據(jù)人員做數(shù)據(jù)處理，如數(shù)據(jù)已確認(rèn)則交“財務(wù)部”做帳務(wù)處理。

（6）產(chǎn)品退貨

為優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)，提高資金利用率，同時規(guī)范與各供應(yīng)商之間的合作關(guān)系，采購員須將賬期即將結(jié)束的圖書以及不能銷售的產(chǎn)品日常性退回供應(yīng)商。

退貨基本流程為：

1、采購員處理退貨數(shù)據(jù)并把數(shù)據(jù)移交數(shù)據(jù)員，數(shù)據(jù)員做出回調(diào)。并打印出單交各店揀書，調(diào)撥根據(jù)實物反饋數(shù)據(jù)處理人員，數(shù)據(jù)根據(jù)反饋出的調(diào)撥修改單并交采購員再次核對

2、打包。將退貨數(shù)核實后的數(shù)據(jù)反饋至數(shù)據(jù)處理人員，將數(shù)據(jù)傳送采購員，采購員對退貨數(shù)據(jù)作檢查、修正和最后的確認(rèn)

3、采購員提供退貨時間要求、發(fā)運方式以及收貨方的通聯(lián)等信息，數(shù)據(jù)出三聯(lián)單交打包，一份隨貨走，一份交財務(wù)。

4、發(fā)送完畢后將貨運憑證連清單數(shù)據(jù)員確認(rèn)，做帳

5、采購員負(fù)責(zé)后續(xù)跟蹤，收貨后與對方核實數(shù)字；

（7）供應(yīng)商付款

一、付款信息來源總體上分三種

1.來源于付款計劃表，一般為結(jié)算類型付款，即：貨款已到期需要結(jié)算的。

2.來源于臨時采購，也可定義日常性補貨采購，即：先付款再發(fā)貨形式的。

3.來源于期票，圖書已入庫，數(shù)據(jù)已確認(rèn)，原始入庫單已轉(zhuǎn)到采購員核對完的，可以

按協(xié)議和帳期要求開出遠期支票。（除特殊情況外，一般不開具）

二、付款計劃表

1.每月月底采購員將統(tǒng)計下個月必須支付的表格發(fā)給財務(wù)及公司審批。

2.根據(jù)財務(wù)回復(fù)的審批付款計劃做相應(yīng)的付款安排及業(yè)務(wù)工作。

三、做付款單

1.結(jié)算付款：本地有三種付款形式（支票、現(xiàn)金、網(wǎng)上劃帳），款付出的同時要拿回

發(fā)票；外地付款有電匯、商業(yè)承兌匯票及網(wǎng)上劃帳三種，外地一般都會預(yù)先寄發(fā)票來，所以單子做好時要附好發(fā)票。

2.臨時采購：先以借款形式操作，后期做好沖帳單，把發(fā)票附在沖帳單后，圖書入庫

后把流水號碼洋實洋等填在沖帳單上。

3.期票付款，圖書按規(guī)定流程全部處理完成后，可根據(jù)入庫實洋開出帳期規(guī)定的遠期

支票。（除特殊情況外，一般不開具）

四、付款單做好后簽字：經(jīng)手人——采購經(jīng)理——財務(wù)部經(jīng)理——公司領(lǐng)導(dǎo)

五、付出以后的后續(xù)工作

1.如果是外地的付款，尤其是外地的預(yù)付款，是一定要電匯出款的。把電匯憑證復(fù)印

件傳真對方，可以提前發(fā)貨。

2.到期的遠期支票要向供應(yīng)商索要發(fā)票。

入庫操作流程：

（1）、數(shù)據(jù)員憑貨運單或原始清單與送貨人辦理到貨交接，單據(jù)不全不予交接。

（2）、單據(jù)項目不完整（如來貨單位，折扣等不詳），應(yīng)及時通知相關(guān)人員，并督促補全，方可辦理入庫手續(xù)。

{3}、做到貨記錄（日期、發(fā)貨單位、件數(shù)等），每天下班前將當(dāng)天的到貨情況發(fā)郵件告知采購員。

(4)、到貨按來貨單位分類擺放好，整件分類排放好，零散的按出版社或到貨單位排放好。

(5)、對到貨圖書整件拆包進行清點，圖書按品種分類擺放好，同一品種圖書集中擺放。對能回收利用的包裝紙，在拆包的同時折疊好，圖書清點完后，轉(zhuǎn)交采購員。

(6)、憑原始單據(jù)核對書名、書號、單價、數(shù)量，逐一驗收，正確的在數(shù)量的右方打“√”作為收書正確標(biāo)記。

(7)、如在驗收中發(fā)現(xiàn)問題

a.書名、書號如有錯誤，應(yīng)及時在原位上修改正確并簽名確認(rèn).b.書價如有價格與清單不符，先與采購員進行確認(rèn)。把正確的書價添寫在到貨單的指定位置，并簽字確認(rèn)修改。

c.到貨有殘、破、損、少、多情況發(fā)生，由數(shù)據(jù)員當(dāng)日填制“收貨回執(zhí)單”，即時知會“采購員”，“采購員”回復(fù)處理意見。

(8)、驗收完后，在清單上簽上自己的姓名及清點日期。

(9)、將驗收的單據(jù)及提取的樣書及時錄入。

(10)、到貨驗收、清點不超過3個小時（到貨量較大、品種較多情況除外）。

（11）、數(shù)據(jù)員根據(jù)入庫的清單和樣書進行錄入，操作要求如下：

a.．根據(jù)到貨清單進行錄入。到貨清單應(yīng)具有詳細的供貨單位、書號、書名、定價、折扣、冊數(shù)等相關(guān)信息。

b新增到貨

c．如果圖書到貨為新書，則要先建書卡再進行到貨錄入。建書卡程序：增到貨 圖書書卡管理一般圖書建卡。根據(jù)圖書信息添寫書號、定價、作者、書名、出版日期、出版社、版次、裝幀、類型、平均折扣等。

d．錄入完畢后要檢查錄入折扣與原書卡折扣是否一致，如不一致則要進行修改，將錄入數(shù)據(jù)與到貨數(shù)據(jù)進行核對，打印錄入一聯(lián)單交財務(wù)。

e．錄入工作不能超過兩個小時（品種較多時除外），錄入錯誤率為零。

調(diào)拔操作流程：

（１）、數(shù)據(jù)員將到貨數(shù)據(jù)進行分配，此工作也可由采購員完成。

(２)、數(shù)據(jù)員、采購員根據(jù)調(diào)撥數(shù)據(jù)配書給各店銷售。

（3）、收銀員按當(dāng)天的調(diào)拔數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)下載。

(4)、采購員盡可能與店員完成店內(nèi)上架，并與店長核對到貨。打印兩聯(lián)單，一聯(lián)轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)員存檔，一聯(lián)交書店存檔。上架及確認(rèn)一個小時完成。

第四篇：采購部工作流程

采購部工作流程

一、合同簽約前，工程部、技術(shù)部應(yīng)根據(jù)市場部提供的圖紙對應(yīng)采購的原材物料進行明細，制定出《**工程材料采購明細單》，采購部根據(jù)《材料采購明細》及時到市場落實要采購的材料供應(yīng)的價格、數(shù)量、時間，為公司材料供應(yīng)提供準(zhǔn)確的報價和前期的準(zhǔn)備工作。此項工作由采購部長將采購明細分解到各采購員，在2天內(nèi)完成全部的詢價結(jié)果并匯總上報預(yù)算部。

二、合同簽約后，工程部應(yīng)在簽約后的2日內(nèi)按照施工計劃列出相應(yīng)的采購計劃《**工程一 期材料采購明細單》，該明細由

負(fù)責(zé)制定，該明細一式四份，分別報采購部、審計部、技術(shù)部。采購部根據(jù)明細做好采購準(zhǔn)備工作。以后的采購計劃都按照工程的進展分期進行。

三、采購部針對《**工程一期材料采購明細單》，首先落實庫存情況，然后確定實際采購物品種類和數(shù)量，確定好之后，然后進行詢價。

四、采購部在詢價時，一定要參考報價時價格，向公司已經(jīng)確定的合格供應(yīng)商中的3家—5家發(fā)出《材料詢價單》（附件一）。供應(yīng)商根據(jù)要求確認(rèn)價格后對我司的《材料詢價單》簽字，蓋公章后回傳，簽字蓋章的《材料詢價單》會做為以后向供應(yīng)商付款的依據(jù)之一，需妥善保存。采購部根據(jù)供應(yīng)商的報價對比研究后確定其中的一家或者幾家進行供貨。并將《**工程材料采購單》一式四份，分別報總經(jīng)理、財務(wù)部、審計部。完成審批后，向供應(yīng)商簽訂《采購合同》并發(fā)出《材料訂購單》進行采購。

五、《采購合同》一定要注明所供應(yīng)的材料的規(guī)格型號，要提供合格證、產(chǎn)品檢驗證明、3C認(rèn)證證明、材質(zhì)證明等材料，為驗收做好基礎(chǔ)?！恫少徍贤泛炗喓笕諆?nèi)存檔。否則對采購部長處罰

元。

六、材料購進以后，采購部應(yīng)將總經(jīng)理簽字的《材料采購單》復(fù)印件、本期實際采購的材料明細單發(fā)給工程部，作為工程部接收的依據(jù)。

七、材料進場后，工程部應(yīng)安排

負(fù)責(zé)對材料是否有缺貨、少貨、次品、殘品進行全面的檢查，檢查中必須將供應(yīng)商的《送貨單》與我司的《材料申購單》和《材料訂購單》相對照，質(zhì)量和數(shù)量都準(zhǔn)確無誤后才能進行收貨，然后填寫《材料到貨會簽單》，該單一式四份，有接收人分別交到采購部（供應(yīng)商）、審計部、財務(wù)部?！端拓泦巍方徊少彶勘４妗?/p>

八、現(xiàn)場接收人必須要驗收產(chǎn)品的合格證、產(chǎn)品檢驗證、3C認(rèn)證等證件，否則可以拒收。將收集好的上述證件及時交到技術(shù)部完成交接手續(xù)。如有丟失又無法補回的情況下，對責(zé)任人處罰

元。

九、采購部在采購過程中，要合理安排材料購進時間，確保工期。同時要本著節(jié)約的原則，合理安排車輛，節(jié)約運輸成本。

十、采購部要不定期的到現(xiàn)場跟蹤材料的使用、質(zhì)量、產(chǎn)地等問題，及時糾正出現(xiàn)的問題，每個工程結(jié)束后，采購部、審計部、工程部一起將剩余的材料歸集并辦理退庫手續(xù)。對沒有利用價值的廢棄物，由工程部負(fù)責(zé)處理，同時采購部要對工程的材料供應(yīng)問題進行總結(jié)。

十一、采購結(jié)束后，采購部根據(jù)與供應(yīng)商簽訂的合同條款安排付款。付款時，采購部填寫統(tǒng)一的《付款申請單》（附件一），同時向財務(wù)部遞交此批次材料的《材料材料單》和《到貨會簽單》、供應(yīng)商簽字蓋章的《材料詢價單》以及審計部審理材料采購意見，由財務(wù)部根據(jù)實際情況安排付款額度。

十二、財務(wù)部審核同意付款后，采購部應(yīng)與供應(yīng)商及時聯(lián)系，要求供應(yīng)商于付款前開具出相符的增值稅發(fā)票或者普通發(fā)票，財務(wù)部在收到發(fā)票后即向供應(yīng)商付款。

十三、在施工過程中，如果發(fā)現(xiàn)有材料質(zhì)量不過關(guān)、規(guī)格型號有錯誤等異常情況，采購部要負(fù)責(zé)進行調(diào)換、退貨。

十四、采購部要根據(jù)工程部和技術(shù)部的工程變更情況，及時跟蹤掌握材料的變更，適時調(diào)整采購計劃，避免造成物資積壓。如果因為變更后材料計劃沒有變更造成的物資積壓，對采購部長進行

元處罰。

附件一：

**公司材料采購詢價單序號材料名稱規(guī)格型號單位數(shù)量報價（含稅）是否送貨

第五篇：采購部工作流程

第一章 貨品采購

一、采購進貨流程

1、對品種及供應(yīng)商進行初步洽談。

2、確定進貨品種及供應(yīng)商。

3、向供貨商索取相關(guān)資質(zhì)文件，轉(zhuǎn)交質(zhì)管部審核。

4、協(xié)助質(zhì)管部對供應(yīng)商的業(yè)務(wù)員進行合法資格的審查。

5、采購合同簽訂。

（1）確定采購進貨明細，包括進貨品種及數(shù)量，采購計劃報出后的到貨時間；（2）確定相應(yīng)的優(yōu)惠政策；（3）確認(rèn)結(jié)款方式及帶票與否； ①帶票月結(jié) ②帶票現(xiàn)款 ③帶票實銷實結(jié)

（財務(wù)打款轉(zhuǎn)賬的及時性）

6、做出計劃，通知發(fā)貨并跟進到貨情況。采購已經(jīng)上報的計劃需保存，留做入庫依據(jù)。

二、采購進貨分類

1、常規(guī)商品進貨

保證日常銷售采購的商品，對于這類商品的采購流程規(guī)范如下：(1)低于庫存下限品種的收集途徑：

① 采購部自查

② 門店斷貨品種報采購 ③ 配送中心斷貨報采購部

(2)采購品種的篩選，結(jié)合日常門店總銷售量，進行采購貨品的確定。(3)采購人員通過電話聯(lián)系或者其他方式直接與廠家訂貨。(4)采購過程中如遇特殊情況需通知門店斷貨原因。

2、新品采購

新品采購包括：替代品采購、顧客訂購品種采購及常規(guī)新品采購三大類。（1）替代品的采購，功效類似、比現(xiàn)有銷售商品有優(yōu)勢的商品采購。替換商品產(chǎn)生的原因如下： ①格過高，貨比三家，處于劣勢。②廠家新品替代老化品種。③毛利低，市場淘汰。

（2）顧客訂購品種的采購，顧客必須在門店交訂金，采購部專門為其采購的品種。

①采購確定到貨時間，超過約定時間導(dǎo)致門店不能銷售的由采購負(fù)責(zé)。（特殊情況除外）

②這類商品采購數(shù)量極少，專訂專銷，采購做好登記，到貨入庫后及時送至訂貨門店。

③這類商品不得退貨，到貨后兩個月內(nèi)未售出由店長負(fù)責(zé)（3）常規(guī)新品的引進，是為滿足公司發(fā)展的需要引進的新品。①結(jié)合本公司實際情況，對現(xiàn)有品類進行規(guī)劃，確定新品引進。②門店部及采購部每周一次對當(dāng)?shù)厥袌鲞M行了解。

第二章 到貨入庫跟進

一、落實到貨情況

1、查當(dāng)日到貨入庫記錄

（1）核對到貨的準(zhǔn)確性，指所到品種與采購計劃的一致性。若廠家發(fā)了未計劃貨品，退單處理。

（2）核對到貨入庫正確性，包括廠家、帶票與否及結(jié)款方式等；

（3）倉儲部收到貨后嚴(yán)格按照要求驗收，差異必須在到貨的第二個工作日內(nèi)準(zhǔn)確上報采購部。

2、審核當(dāng)日入庫人員登記的：新品本、漲價本及效期本。（1）查看到貨新品，跟進新品到貨情況。

①門店定購新品，到貨入庫后，及時通知開單員配至門店；

②常規(guī)新品采購，入庫后，在最短時間內(nèi)（最遲不超過入庫后第三天）鋪貨至門店銷售并跟進。

③按照要求對新品的零售價、毛利屬性進行核定；（2）查看貨品漲價情況

①了解核對廠家（供應(yīng)商）通知漲價與實際到貨價是否一致 ②核查計劃時答應(yīng)給的返點及贈品是否一致；（3）查看效期本情況

配合配送中心把握好效期商品流入庫中，當(dāng)天內(nèi)與廠家聯(lián)系，做出退貨或者承諾換貨處理；

二、追蹤未到商品

1、廠家不再生產(chǎn)或銷售商品的追蹤（1）拓寬渠道，從其他廠家進貨；（2）考慮功效相似替代品的進貨；

2、廠家有貨但未發(fā)商品追蹤

（1）當(dāng)天與廠家聯(lián)系，詢問未發(fā)貨原因。

①暫時斷貨不能發(fā)貨的，及時追蹤，最短時間內(nèi)保證商品到庫； ②提價而暫不發(fā)貨的，與廠家談協(xié)議，爭取最后一批不漲價貨品；（2）考慮一個品種多渠道進貨。

①貨比三家，選取最低價進貨； ②充分保證貨源。

三、關(guān)注銷售過程，積極爭取廠家資源，做商品促銷活動。

第三章 業(yè)務(wù)洽談

一、廠家合作協(xié)議的簽訂

1、合作協(xié)議的分類：（1）協(xié)議：

①雙方約定進貨量、返點；

②指定供貨渠道：保證貨源及價格統(tǒng)一。（2）臨時協(xié)議：短期的促銷獎勵

2、合作協(xié)議包括的主要內(nèi)容：參照采購合同。

3、對于長期合作的廠家，應(yīng)在原有合作的基礎(chǔ)上，為公司爭取最大優(yōu)惠政策。（1）精減供貨商的數(shù)量，加大深度合作；

（2）把握最佳進貨時機，結(jié)合公司銷量，爭取最大優(yōu)惠政策。

二、返點的管理

1、協(xié)議好的返點嚴(yán)格做好登記。

2、依據(jù)簽訂的合作協(xié)議在規(guī)定時間內(nèi)追蹤廠家返點；（1）確定返點金額，確定兌換返點金額商品；（2）確定返點商品到貨時間；

3、返點商品到貨入庫

（1）返點商品的入庫按照“不帶票”“月結(jié)”開單，且入庫單價金額為0，并在備注注明“XX月份返點”，便于核查；

（2）返點商品要求配送入庫時在《漲價本》上做詳細登記，注明返點商品名稱及數(shù)量；

（3）采購審核《漲價本》后，對返點商品做采購?fù)搜a價、勾賬，系統(tǒng)里恢復(fù)進貨金額。

①退補后的價格是采購下次計劃價格參考 ②退補后的價格是開單入庫價格參考。

（4）現(xiàn)金返點，采購做好登記，做進系統(tǒng)，由返點方直接上交財務(wù)部，財務(wù)部收款后開據(jù)收據(jù)，進行勾賬。

4、對于不按時按量返點的廠家，依據(jù)《合作協(xié)議》條款作出相應(yīng)的處理。

三、新業(yè)務(wù)到訪：

新品：有意向品種按進貨流程進貨。

四、老業(yè)務(wù)到訪：（1）流向查詢；

（2）查詢進銷存；（3）臨時促銷；

要求廠商提前做好方案，與門店部負(fù)責(zé)人溝通。（4）配合廠家統(tǒng)一調(diào)整商品零售價；

①廠家必須提供統(tǒng)一的調(diào)價函

②下發(fā)通知由門店部具體落實后反饋價格，再進行調(diào)整。（5）效期及不動銷退換貨跟進

第四章 退貨及維修

一、公司統(tǒng)一要求效期、質(zhì)量問題的退貨

1、退貨通知內(nèi)容。

①通知退貨的對象（門店、門店經(jīng)理和開單退貨）； ②退貨商品明細； ③商品有批號效期的限制 ④退貨時間段；

2、通知途徑。①騰訊通；

② 手機短信的方式（騰訊通斷網(wǎng)時）。

3、退貨要求：

①退貨通知統(tǒng)一由采購部在每個周二、周四十二點前下發(fā)到有關(guān)部門。②采購部在發(fā)退貨通知時，門店必須在規(guī)定的時間內(nèi)嚴(yán)格按照退貨要求完成退貨；

④退貨打單員收到退貨后，在供應(yīng)商要求的退貨時間內(nèi)完成，并反饋采購部。

二、門店及倉庫自查，發(fā)現(xiàn)效期及質(zhì)量問題的商品，上報采購部，采購部確認(rèn)可以處理的，整理下發(fā)退貨通知。

三、配送中心驗收時拒收商品退貨

1、破損，批號效期不明商品退貨：

2、資質(zhì)不全，不合格商品退貨；

3、近效期商品退貨，效期已超過半的商品拒絕收貨；

四、返修商品處理

1、門店發(fā)現(xiàn)有質(zhì)量問題及顧客返回的商品，先報采購部確認(rèn)處理方式；

2、門店憑采購部提供的處理方式退回配送中心；

3、配送中心收到商品進行登記；

4、退貨開單員在《維修記錄本》登記，由采購確認(rèn)簽字，發(fā)回廠家維修；

5、維修返回后由退貨開單員返回門店。