第一篇：淺談對(duì)教師電子檔案的管理

淺談對(duì)教師電子檔案的管理

【摘要】隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，在各種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中產(chǎn)生了大量的電子檔案，而教師電子檔案作為信息社會(huì)發(fā)展的一個(gè)部分，已成為檔案管理必不可少的重要組成部分。因此，檔案管理者應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，正確積極地認(rèn)識(shí)電子檔案的特點(diǎn)，加強(qiáng)對(duì)教師電子檔案管理的研究，推進(jìn)教師電子檔案管理的進(jìn)程。

【關(guān)鍵詞】網(wǎng)絡(luò)信息；教師電子檔案；管理

當(dāng)今世界是一個(gè)電子信息發(fā)達(dá)的時(shí)代，電子計(jì)算機(jī)已成為現(xiàn)代化辦公的主要工具，電子計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通信技術(shù)結(jié)合的信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展，產(chǎn)生了大量電子檔案。所謂電子檔案是指在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的、由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理和存儲(chǔ)的機(jī)讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲(chǔ)和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同，這給檔案管理帶來(lái)了一次革命性的挑戰(zhàn)，檔案工作者只有對(duì)此有深刻的認(rèn)識(shí)才能做好電子檔案的管理工作。基于此，筆者對(duì)如何做好教師電子檔案管理工作進(jìn)行了如下探討。

一、教師電子檔案具有的優(yōu)越性

對(duì)教師電子檔案管理是教師基本情況的記錄和反映個(gè)人經(jīng)歷與才能的體現(xiàn)，以個(gè)人為單位組合起來(lái)的以備查閱的文件材料。教師電子檔案管理的重要意義體現(xiàn)在能迅速查找到教師的相關(guān)個(gè)人資料。

（一）教師電子檔案的管理相比以前減輕了檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作效率。在信息化高速發(fā)展的今天，現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為歸檔提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途徑，這就為教師電子檔案資料的收集和管理帶來(lái)了方便，也減輕了管理者的勞動(dòng)強(qiáng)度，在提高歸檔質(zhì)量和檢索速度的同時(shí)，也將原來(lái)紙質(zhì)檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來(lái)。

（二）教師電子檔案的管理有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺。傳統(tǒng)的紙質(zhì)教師檔案的管理方法在遇到文件收集不齊或漏交歸檔時(shí)，補(bǔ)漏增缺，需要拆卷重做。但電子檔案采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理后，檔案用計(jì)算機(jī)按“件”即可整理歸檔。這樣可隨時(shí)補(bǔ)漏增缺，檔案也不易形成存積?？梢?jiàn)，教師電子檔案管理省時(shí)省力，給工作人員節(jié)省了充足的時(shí)間去提高業(yè)務(wù)能力和水平。

（三）教師電子檔案的管理有效地提高了檔案管理工作的質(zhì)量。檔案工作的根本目的在于查閱和使用，但要提供可供查閱和使用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的檔案卷宗作為保障。然而傳統(tǒng)的檔案管理工作是由人來(lái)完成的，即由教師檔案管理員根據(jù)自己的理解來(lái)進(jìn)行操作，顯然對(duì)管理標(biāo)準(zhǔn)掌握的尺度有很強(qiáng)的主觀性，管理標(biāo)準(zhǔn)很難做到完全統(tǒng)一，這必然影響到檔案管理質(zhì)量水準(zhǔn)，從而給日后的檔案查閱和使用帶來(lái)諸多不便。但若教師檔案管理進(jìn)行電子檔案管理，即成為電子化檔案后，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來(lái)，從而把時(shí)間和精力放在檔案編研及二次信息開(kāi)發(fā)利用上來(lái)，這就較好地提高了教師檔案的管理工作質(zhì)量和利用效率，從而保證了教師檔案能夠發(fā)揮出更好的時(shí)效價(jià)值。

二、教師電子檔案是準(zhǔn)確的師資信息庫(kù)

教師電子檔案能為領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教師人事工作的決策以及專業(yè)課程教師選派提供有價(jià)值的信息，成為決策的重要依據(jù)，無(wú)論對(duì)單位和個(gè)人都有不可替代的作用，因此應(yīng)加強(qiáng)教師電子檔案管理工作。

（一）加強(qiáng)對(duì)教師電子檔案的分類管理。教師電子檔案管理實(shí)行集中統(tǒng)一、分級(jí)負(fù)責(zé)管理、檔案隨人走的管理模式。教師電子檔案管理部門必須及時(shí)獲得人員工作和職務(wù)變動(dòng)的準(zhǔn)確信息，包括人員調(diào)出的時(shí)間、調(diào)入單位的名稱、主管機(jī)關(guān)的名稱。在總校橫向、縱向選用教師時(shí)有據(jù)可依。

（二）加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。對(duì)于人員配備困難較大的單位，應(yīng)著重提高現(xiàn)有人員的政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)，使他們?cè)诳菰飭握{(diào)的工作中保持高度的責(zé)任心，并對(duì)他們進(jìn)行專業(yè)化、信息化的培訓(xùn)。加大對(duì)教師電子檔案工作人員培訓(xùn)的力度，定期培訓(xùn)業(yè)務(wù)知識(shí)，讓他們掌握新的知識(shí)和先進(jìn)的管理技術(shù)，并能熟練運(yùn)用現(xiàn)代化設(shè)備管理教師電子檔案，從而提高師資檔案管理水平，開(kāi)展相關(guān)的師資檔案信息開(kāi)發(fā)工作，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。加強(qiáng)培訓(xùn)的同時(shí)，讓檔案工作人員進(jìn)一步了解管理檔案的重要性，增強(qiáng)責(zé)任心，提高對(duì)教師電子檔案管理的技術(shù)水平。一個(gè)合格的檔案管理人員，既要掌握先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)知識(shí)，能夠進(jìn)行新技術(shù)、新設(shè)備的日常使用、維護(hù)和更新，同時(shí)又要具有先進(jìn)的管理技能和較高的文化素養(yǎng)。

三、結(jié)束語(yǔ)

教師電子檔案管理工作就是要推動(dòng)教師檔案信息化建設(shè)，把收集的教師檔案數(shù)字化。在當(dāng)代信息化迅速發(fā)展的今天，在加強(qiáng)教師電子檔案管理工作時(shí)，要根據(jù)教師電子檔案自身的特?c，不僅要注重硬件建設(shè)，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更要注重軟件建設(shè)，建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質(zhì)，不斷加強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)的溝通、管理。只有這樣，才能順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，準(zhǔn)確、快速地向社會(huì)提供有利的信息資源，最終做到既能節(jié)約開(kāi)發(fā)資源，又能提升信息時(shí)代電子檔案管理的層次和工作效率。

【參考文獻(xiàn)】

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第二篇：第四章 路政電子檔案管理

第四章 電子檔案管理

近年來(lái)，隨著交通事業(yè)的飛速發(fā)展，高速公路路政管理的辦公自動(dòng)化程度不斷提高，路政執(zhí)法部門的紙質(zhì)、圖像檔案不斷增多，對(duì)紙質(zhì)檔案信息的保存、傳輸、讀取的難度不斷加大，這就要求我們將不同表現(xiàn)形式的紙質(zhì)檔案信息，通過(guò)計(jì)算機(jī)的錄入、掃描、刻錄等多種形式轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，借用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)來(lái)進(jìn)行信息的管理和傳輸，于是大量的電子文件也隨之產(chǎn)生，并將逐步成為人們進(jìn)行信息交流的主要媒介。作為衡量路政管理科學(xué)化和現(xiàn)代化重要尺度內(nèi)業(yè)管理而言，必須承擔(dān)起收集電子文件、管理電子檔案的責(zé)任，保證路政管理的歷史記憶的完整性。

一、電子檔案的形成及其特點(diǎn)

電子文件在計(jì)算機(jī)專業(yè)辭典里翻譯成“文件、文檔”，是數(shù)據(jù)媒體和記錄在媒體上的信息集合體。通?？梢杂谰帽４娌⒖晒┤嘶驒C(jī)器所閱讀。通俗的講，電子文件就是通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作、傳輸和處理的文件，它包括文字、表格、圖像以及聲音的信息，可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，如光盤、硬盤、磁盤等。由此我們可以歸納出所謂路政電子檔案是指：將路政管理過(guò)程中產(chǎn)生的各類單一的電子文件進(jìn)行收集，按照工作的實(shí)際需求，經(jīng)過(guò)科學(xué)的分類和有序的整理后，存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)能夠閱讀的介質(zhì)上，并按一定要求進(jìn)行管理的電子信息集合體。

因電子檔案其載體的特殊性，決定了電子檔案具有與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不同的特點(diǎn)：即信息的非人工識(shí)讀性、對(duì)系統(tǒng)的依賴性、信息與載體間的可分離性、信息的易變性、存儲(chǔ)的高密度性、多種信息媒體的集成性、信息的可操作性等等。

二、電子檔案的種類

（一）按電子文件的信息存在形式分類

1、文本文件；是指使用文字處理軟件生成的，由字詞數(shù)字符號(hào)表達(dá)的文件。文本文件是通過(guò)特定的編輯軟件生成的。存儲(chǔ)內(nèi)容由ASC 且標(biāo)準(zhǔn)代碼和GB2312 一80 標(biāo)準(zhǔn)漢字代碼構(gòu)成。純文本文件不包含格式代碼，受計(jì)算機(jī)配置和軟件類型的限制。

2、數(shù)據(jù)文件； 也稱為數(shù)據(jù)庫(kù)電子文件，是指在事務(wù)處理系統(tǒng)中單獨(dú)承擔(dān)文件職責(zé)，或作為文件的重要組成部分出現(xiàn)的具有文件屬性的記錄。一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)由若干記錄組成，一個(gè)記錄由若干字段組成。根據(jù)機(jī)構(gòu)需要建立的數(shù)據(jù)文件，它可以是數(shù)據(jù)庫(kù)的一個(gè)記錄，也可以是若干相關(guān)的記錄。在實(shí)際工作中，都使用著大量的數(shù)據(jù)庫(kù)，如上級(jí)文件數(shù)據(jù)庫(kù)、領(lǐng)導(dǎo)批示數(shù)據(jù)庫(kù)、政策法規(guī)數(shù)據(jù)庫(kù)等。路政使用的有HOS路政業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、網(wǎng)上辦公系統(tǒng)等。

3、圖形文件（graphic)是指根據(jù)一定算法繪制的圖表、曲線圖，包括幾何圖形和把物理量如應(yīng)力、強(qiáng)度等用圖標(biāo)表示的圖形等。計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)（photoshop、CAI)）產(chǎn)生的設(shè)計(jì)模型、圖紙、圖畫(huà)等即為圖形文件。圖形文件由繪圖中產(chǎn)生的矢量和一些參數(shù)組成，可以使用特殊的代碼格式存儲(chǔ)，也可以使用純文本文件的代碼存儲(chǔ)，以便在不同的軟件包之間進(jìn)行信息、交換。

4、圖象文件（image)是指使用數(shù)字設(shè)備采集或制作的畫(huà)面，如用掃描儀掃描的各種原件，用照相機(jī)拍攝的照片等。紙質(zhì)文件、縮微膠片均可經(jīng)過(guò)掃描轉(zhuǎn)換成數(shù)字圖像文件。圖像文件的分辨率與存儲(chǔ)空間成正比，不同格式的圖像文件不能任意進(jìn)行交換使用。

5、影像文件（vidio)是指使用視頻文件捕獲設(shè)備錄人的數(shù)字影像或使用動(dòng)畫(huà)軟件生成的文件。影像文件有不同的格式或標(biāo)準(zhǔn)，播放時(shí)需要使用相關(guān)的設(shè)備和程序。

6、聲音文件（audio)是指使用音頻設(shè)備錄人或用編曲軟件生成的文件。用音頻設(shè)備錄人并轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式的文件，其聲音質(zhì)量取決于采樣頻率，主要有11kHZ、22kHZ、44KHZ三種。還有一些文件是將上述文件通過(guò)壓縮或轉(zhuǎn)換而生成的（如WAV、MP3）等。聲音文件播放時(shí)需要使用相關(guān)的設(shè)備和程序。

（二）、按文件的功能分類可分為主文件和支持性、輔助性、工具性文件。

主文件是指表達(dá)作者意圖，先行使職能的文件。對(duì)于紙質(zhì)文件而言，任何一份文件都是主文件，可以獨(dú)立地發(fā)揮作用。而電子文件生成、運(yùn)行和存在于一定網(wǎng)絡(luò)環(huán)境當(dāng)中，需要以相應(yīng)的支持性、輔助性、工具性文件作為讀取和處理?xiàng)l件。支持性文件主要是指生成和運(yùn)行主文件的軟件，如文字處理軟件（word等）表格處理軟件、圖形軟件、多媒體軟件等。輔助性、工具性文件是指在制作、查找主文件過(guò)程中起輔助作用的文件，如計(jì)算機(jī)程序類文件（命令文件）往往附帶若干輔助設(shè)計(jì)文件、圖形文件，數(shù)據(jù)庫(kù)往往附帶有若干輔助數(shù)據(jù)庫(kù)和相應(yīng)的索引文件、備注文件等。

（三）、按文件的生成方式分類

可分為計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中直接生成的原始文件和將紙質(zhì)或其他載體（掃描儀掃描）文件重新錄入生成的轉(zhuǎn)換文件。

三、電子文件的歸檔和管理的基本要求

電子文件的歸檔是指將電子文件經(jīng)過(guò)整理確定檔案屬性后，從電子計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器或網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)器上，拷貝或刻錄到可脫機(jī)的存儲(chǔ)載體上，以便長(zhǎng)期保存的工作過(guò)程。

（一）電子文件的邏輯歸檔

1、歸檔內(nèi)容：每形成的路政文書(shū)檔案、路政法律文書(shū)檔案（公路賠（補(bǔ)）償檔案按省公路局、省檔案局共同制定的《廣東省路政檔案管理辦法》進(jìn)行歸檔）、路政業(yè)務(wù)檔案等（按路政管理檔案分類項(xiàng)目進(jìn)行歸檔）。

2、歸檔文件屬性：歸檔電子文件的光盤應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)，即只讀光盤。對(duì)于加密電子文件，則應(yīng)在解密后再制作拷貝。

3、歸檔文件的格式：要求文件以word、Excel、pdf格式保存。

4、歸檔文件的建立和名稱：

（1）在電腦硬盤中選擇一個(gè)非操作系統(tǒng)所在分區(qū)，建立一個(gè)總文件夾，把文件夾改名為“××單位電子檔案”。

（2）在總文件夾下建立若干個(gè)子文件夾，分別用于存放不同的歸檔電子文件。分別將文件夾改名為“××單位××電子檔案”。

（3）在每個(gè)文件夾下，根據(jù)路政檔案、相應(yīng)的紙質(zhì)文件分類方案，再建立若干個(gè)子文件夾、文件檢索目錄。

（4）子文件夾的命名統(tǒng)一為項(xiàng)目名稱，如：規(guī)章制度，上級(jí)來(lái)文件，中隊(duì)發(fā)文，會(huì)議紀(jì)要；文件的命名方法統(tǒng)一為各單位發(fā)文文號(hào)或文件名稱，如 “粵高京分[2010]1號(hào)......50號(hào)”、“關(guān)于XXX修復(fù)的報(bào)告”、“XXX公路路政報(bào)表”。

（5）影像材料另外建檔。按再建立若干個(gè)子文件夾，命名為“XXX2010年影像材料”。

①施工監(jiān)管。在項(xiàng)目文件夾下，根據(jù)月度，再建立若干個(gè)子文件夾，命名統(tǒng)一為月度名稱，如“1月份”.......”12月份”，在月份文件夾下，按日期，再建立若干個(gè)子文件夾，命名統(tǒng)一為日期名稱，如“1.1”......“1.31”。文件的命名方法為統(tǒng)一為文件名稱+日期+順序號(hào)，如“施工201001001”。

②橋涵隧、標(biāo)志牌管理。在項(xiàng)目文件夾下，根據(jù)班組分級(jí)管理，再建立若干個(gè)子文件夾，命名統(tǒng)一為班組名稱，如A班、B班、C班、D班。每個(gè)班組文件夾下，根據(jù)檢查日期，再建立若干個(gè)子文件夾，命名統(tǒng)一為日期名稱，如“1.1”...“5.20”...“12.25”。文件的命名方法為統(tǒng)一為文件名稱(拼音第一個(gè)字母)+班組+日期+順序號(hào)，如橋梁相片為“QA201001001”、涵洞相片為“HA201001001”、隧道相片為“SA201001001”、標(biāo)志牌相片為 “BA201001001”。

5、歸檔文件目錄的名稱：歸檔目錄命名應(yīng)區(qū)分和名稱，統(tǒng)一存放在以下項(xiàng)目文件夾中，如“2010年XX目錄”、“2010年XX收發(fā)文登記表”。

6、確?？啼浀碾娮游募?nèi)容與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。

7、刻錄成的光盤上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明單位名稱、光盤名稱、光盤編號(hào)、刻錄日期。

8、歸檔完畢后，電子文件形成單位還應(yīng)將歸檔前的電子文件保存至少1年，施工、橋涵隧、標(biāo)志牌圖像文件保存至少三個(gè)月。

（二）電子文件的物理歸檔

在邏輯歸檔和紙質(zhì)文件歸檔工作完成后，即可著手進(jìn)行物理歸檔。在物理歸檔前，要編寫光盤內(nèi)容的“文件目錄”。文件編寫完成并存放到相應(yīng)的邏輯歸檔文件夾內(nèi)后，即可進(jìn)行刻錄操作。

光盤的刻錄是由刻錄機(jī)完成的。為確?？啼洺龅碾娮游募獗P數(shù)據(jù)有效和保存長(zhǎng)久，必須選擇好刻錄機(jī)和CD-R刻錄光盤。

常用的刻錄機(jī)有CD刻錄機(jī)和DVD刻錄機(jī)兩種，一般選用CD刻錄機(jī)。刻錄機(jī)的選購(gòu)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)，一是應(yīng)選購(gòu)大公司的主流產(chǎn)品；二是要確保是正品；三是盡量選用新品。這樣可以確保刻錄機(jī)質(zhì)量和刻錄機(jī)與光盤之間的良好兼容性。

刻錄光盤應(yīng)選用A級(jí)或A+級(jí)優(yōu)質(zhì)一次寫刻錄光盤(CD-R光盤)?？啼涇浖姆N類很多，如Nero、Easy-CD、Direct CD等。在購(gòu)買刻錄機(jī)時(shí)，一般附帶有刻錄軟件。

為確?？啼涍^(guò)程的安全，刻錄時(shí)還應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：一是刻錄前要對(duì)電腦系統(tǒng)進(jìn)行殺毒處理；二是關(guān)閉其他的運(yùn)行程序，包括屏幕保護(hù)程序等；三是適當(dāng)降低刻錄速度；四是斷開(kāi)網(wǎng)絡(luò)連接。

下面以常用的Nero刻錄軟件為例，介紹刻錄操作的步驟。首先，在刻錄機(jī)內(nèi)插入一張空白CD-R光盤，按如下步驟操作： 第一步，雙擊電腦桌面上的Nero圖標(biāo)，啟動(dòng)刻錄軟件；

第二步，單擊“制作數(shù)據(jù)光盤”圖標(biāo)；

單擊制作數(shù)據(jù)光盤

第三步，單擊“添加”按鈕；

單擊“添加”按鈕

第四步，單擊打開(kāi)下拉菜單；

單擊打開(kāi)下拉菜單

第五步，單擊存放總文件夾的硬盤分區(qū)；

選擇存放文件的硬盤分區(qū)

第六步，雙擊打開(kāi)總文件夾；雙擊的打開(kāi)總文件夾

第七步，單擊選擇要刻錄的文件夾；

選擇要刻錄的文件夾

第八步，單擊“添加”按鈕；

單擊“添加按鈕”

第九步，單擊“已完成”按鈕；

單擊“已完成”按鈕

第十步，單擊“下一步”按鈕；

單擊“下一步”按鈕

第十一步，單擊去除“√”，使記錄方式為“一次寫”方式；

單擊去除“√”

第十二步，單擊打開(kāi)下拉菜單，降低刻錄速度至24x或16x；

單擊打開(kāi)下拉菜單

第十三步，單擊“刻錄”按鈕；

單擊“刻錄”按鈕

第十四步，刻錄完畢，單擊“確定”按鈕；

單擊“確定”按鈕

第十五步，單擊“下一步”按鈕；

單擊“下一步”按鈕

第十六步，單擊“退出”按鈕；

單擊“退出”按鈕

退出后，回到刻錄軟件打開(kāi)時(shí)的初始界面。這樣，一張歸檔電子文件光盤就刻錄完成了。光盤刻錄完畢后，要進(jìn)行瀏覽檢查，看內(nèi)容是否齊全、有效。檢查完畢確認(rèn)無(wú)誤后，退出光盤CD-R光盤。

全部刻錄完成后，再打印一張光盤標(biāo)簽。在標(biāo)簽上標(biāo)明單位名稱、光盤名稱、光盤編號(hào)（+電子文件性質(zhì)代碼+順序號(hào)）、刻錄日期，電子文件性質(zhì)代碼： O—正式電子文件； T—文本文件；I一圖象文件；G—圖形文件；V一影像文件；A—聲音文件；M—多媒體文件；P—計(jì)算機(jī)程序；D—數(shù)據(jù)文件，如“2009年文本文件”光盤編號(hào)合命為“2009-T-001”。將打印好的標(biāo)簽貼在光盤背面，即可將光盤裝盒或入袋。

四、電子檔案的保管與利用

電子檔案的特性不同于紙質(zhì)檔案,決定其在保存與維護(hù)方面的復(fù)雜性.維護(hù)電子檔案的信息安全,是一項(xiàng)極其重要而復(fù)雜的工作.在管理過(guò)程中,應(yīng)充分考慮環(huán)境、設(shè)備、技術(shù)、人員及電子檔案的特點(diǎn)等綜合條件,制定穩(wěn)妥的技術(shù)方案和嚴(yán)格的管理制度,確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài), 使其在路政管理中發(fā)揮更大的作用。

（一）、電子檔案的保管儲(chǔ)藏

由于電子檔案的載體為硬盤、磁盤、光盤等，這些介質(zhì)抵抗外界不利因素的能力都比較差，往往因?yàn)楸４娌簧茣?huì)造成破碎、形變或其它損壞，即使不造成損壞，隨著時(shí)間的推移，其存儲(chǔ)的信息也會(huì)出問(wèn)題。電子文件極易被抹掉，在電子計(jì)算機(jī)上操作如果違反了操作程序或者不注意按錯(cuò)了鍵鈕，就會(huì)造成文件的破壞或被全部抹掉。所以檔案工作者必須對(duì)電子檔案載體使用專門的裝具和進(jìn)行有效的檢測(cè)與維護(hù)。

首先，電子檔案應(yīng)當(dāng)存放在具有防磁性能的裝具中，以保證硬盤、磁盤、光盤的穩(wěn)定性。由于電子文件載體與傳統(tǒng)紙質(zhì)載體有明顯區(qū)別，其存放環(huán)境和防護(hù)設(shè)備除調(diào)溫、調(diào)濕、防水、防盜、防光、防蟲(chóng)、防塵、防鼠、防雷電等外，還應(yīng)具備防磨損、防強(qiáng)震、防病毒等措施。

其次，必須對(duì)電子檔案進(jìn)行定期檢測(cè)和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測(cè)，應(yīng)每年一次，采用等距抽樣或隨機(jī)抽樣的方式進(jìn)行。首先進(jìn)行外觀檢查，確認(rèn)載體表面是否有損壞或變形，外表涂層是否清潔及有無(wú)霉斑出現(xiàn)等。然后進(jìn)行邏輯檢測(cè)，采用專用檢測(cè)軟件對(duì)載體上的信息進(jìn)行讀寫校驗(yàn)。通過(guò)檢測(cè)發(fā)現(xiàn)有出錯(cuò)的載體，須進(jìn)行有效的修正或更新。對(duì)電子檔案要進(jìn)行定期拷貝，并將原件與拷貝件同時(shí)保存一段時(shí)間，以確保檔案的安全性。對(duì)于電子檔案的檢測(cè)與維護(hù)，必須進(jìn)行嚴(yán)格管理，要對(duì)檢測(cè)、維護(hù)、拷貝等操作過(guò)程進(jìn)行記錄，避免發(fā)生人為的誤操作或不必要的重復(fù)勞動(dòng)。

（二）、電子檔案的開(kāi)發(fā)利用

電子檔案具有可重復(fù)使用的特點(diǎn)，允許若干個(gè)查詢者同步利用一份電子文件，同紙質(zhì)文件比，使用更快捷、更方便，信息的利用效率大大提高。但電子文件只有實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，才能發(fā)揮出真正的優(yōu)越性。

1、電子檔案提供利用的方法。對(duì)路政檔案部門來(lái)說(shuō)，電子檔案提供利用，一般有三種方法：即提供拷貝；通信傳輸；直接利用。（1）提供拷貝，內(nèi)業(yè)可將檔案?jìng)浞菹蚶谜咛峁?，并將文件轉(zhuǎn)換成通用標(biāo)準(zhǔn)文檔存儲(chǔ)格式，由利用者自行解決恢復(fù)和顯示的軟硬件平臺(tái)。當(dāng)利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺(tái)時(shí)，也可以向這些用戶提供打印件。

（2）通信傳輸。即用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案。這一方法適合于建立局域網(wǎng)的單位。檔案部門可將整理歸檔完畢的文件材料作為共享信息，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳遞，提供給本單位的查閱者。還可利用檔案管理軟件，進(jìn)行網(wǎng)上借閱檔案，實(shí)現(xiàn)上下級(jí)之間、部門之間的信息傳遞、信息查詢和上級(jí)對(duì)下級(jí)的監(jiān)督檢查，為檔案的利用提供了方便。

（3）直接利用。是利用檔案部門的電腦，在檔案部門的數(shù)據(jù)庫(kù)上直接查詢的一種方法。其特點(diǎn)是：可為利用者提供技術(shù)支援；同通信傳輸相比減少了大量的管理工作；可以使更多的讀者同時(shí)利用同一份電子檔案。這要求檔案員注意平時(shí)的積累，不斷擴(kuò)大數(shù)據(jù)庫(kù)中檔案的信息量，盡可能為閱檔者提供豐富的檔案信息資源。

2、電子檔案的利用管理。由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多樣化，導(dǎo)致利用工作的復(fù)雜性。因此，加強(qiáng)電子檔案的利用管理，就顯得特別重要。利用管理的內(nèi)涵很豐富，從信息安全的角度出發(fā)，主要有對(duì)用戶及提供利用者的管理、對(duì)提供利用載體的管理及利用中安全保密措施等。

一是采用的利用方式應(yīng)視利用者的情況而定，不能無(wú)原則地向所有利用者提供全部利用方式； 二是依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)層次，進(jìn)行有效的管理。一般情況下，對(duì)于內(nèi)容不是完全開(kāi)放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供利用，對(duì)于提供拷貝的制作，必須在有效監(jiān)控下進(jìn)行； 三是采用通信傳輸或直接利用等利用方式時(shí)，對(duì)有密級(jí)的信息內(nèi)容要進(jìn)行加密處理，并對(duì)所使用的密鑰進(jìn)行定期或不定期的更換。

第三篇：淺談醫(yī)院電子檔案管理優(yōu)化措施

淺談醫(yī)院電子檔案管理優(yōu)化措施

【摘要】病歷檔案一般簡(jiǎn)稱為病案,記錄了患者疾病的發(fā)生、發(fā)展、治療經(jīng)過(guò)及其結(jié)果等,是醫(yī)療機(jī)構(gòu)醫(yī)療信息的基本載體,屬醫(yī)藥衛(wèi)生科技檔案,是國(guó)家檔案的重要部分。隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的不斷深化,病歷檔案的價(jià)值日益凸顯,它不僅可為醫(yī)院科學(xué)、教學(xué)、醫(yī)療質(zhì)量評(píng)估、醫(yī)療統(tǒng)計(jì)、醫(yī)院管理等方面提供可靠的科學(xué)依據(jù),也成為醫(yī)療糾紛和事故調(diào)查鑒定、保險(xiǎn)公司核保兌賠、交通肇事及傷殘鑒定、公檢法部門辦案、工傷職業(yè)病診斷等的重要原始證據(jù)。因此,優(yōu)化病歷檔案管理對(duì)促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展和服務(wù)社會(huì)各方面具有重要意義。

【關(guān)鍵詞】

醫(yī)院管理對(duì)策電子檔案問(wèn)題

淺談醫(yī)院電子檔案管理優(yōu)化措施隨著信息時(shí)代的高速發(fā)展，醫(yī)療技術(shù)及醫(yī)療相關(guān)信息技術(shù)也日新月異，醫(yī)院檔案的管理范圍也從以往的傳統(tǒng)的文書(shū)文檔發(fā)展為多層次，多形式的檔案模式，電子文檔管理是醫(yī)院檔案管理中的新內(nèi)容及新要求，加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè),是醫(yī)院檔案實(shí)行現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)。檔案管理作為醫(yī)院管理工作中的一個(gè)重要組成部分，在醫(yī)療、教學(xué)、科研等活動(dòng)中的作用日益顯著，檔案信息資源的創(chuàng)新與利用也愈加受到人們的重視。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院的信息化建設(shè)得以迅速發(fā)展，醫(yī)院信息系統(tǒng)在醫(yī)院管理應(yīng)用已經(jīng)越來(lái)越廣泛，其作用也越來(lái)越大，但醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)還相對(duì)的滯后，嚴(yán)重地影響和制約了醫(yī)院檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用工作。如何使醫(yī)院的檔案管理工作適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展，這是我們當(dāng)前亟待解決的問(wèn)題。

一、醫(yī)院電子檔案管理中存在的問(wèn)題

1、檔案管理職責(zé)不明確，管理線條多

醫(yī)院檔案管理一般由設(shè)在行政辦公室的綜合檔案室負(fù)責(zé)，綜合檔案室一般只管理文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等，由于醫(yī)院歷史的原因及醫(yī)院行業(yè)管理的要求，醫(yī)院的醫(yī)療病歷檔案由專門的病案室管理，而臨床的一些x線檔案、病理切片檔案、檢驗(yàn)檢查檔案、各種影像檢查圖文檔案及一些日常網(wǎng)絡(luò)辦公產(chǎn)生的電子資料檔案分屬于各個(gè)業(yè)務(wù)科室自己管理，電子病歷及一些醫(yī)療電子網(wǎng)絡(luò)信息則由信息科管理，在一個(gè)單位內(nèi)形成了多部門管理的現(xiàn)狀，導(dǎo)致檔案管理職責(zé)不明確，管理線條多，管理不到位的現(xiàn)象。

2、醫(yī)院電子檔案管理的意識(shí)和制度不健全

有些醫(yī)院雖然建立了檔案管理，但實(shí)際運(yùn)行效果不夠理想，不少部門人員檔案意識(shí)較淡薄，一些人員經(jīng)常把檔案材料隨意存在自己的辦公室，不能及時(shí)歸檔，導(dǎo)致檔案材料丟失或欠缺。平時(shí)單位組織的學(xué)習(xí)多與專業(yè)技術(shù)有關(guān)，很少組織檔案管理方面的學(xué)習(xí)，檔案管理的宣傳力度及認(rèn)識(shí)均不夠。同時(shí)，由于對(duì)醫(yī)院電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)及范疇還不夠明確，導(dǎo)致醫(yī)院電子檔案管理的制度建設(shè)相對(duì)落后，跟不上檔案管理的需求。

3、電子檔案管理不規(guī)范，缺失、損壞現(xiàn)象較普遍

由于醫(yī)院的電子檔案多頭管理的原因。目前很多電子檔案材料多由科室自行保管，缺乏統(tǒng)一和規(guī)范的管理，同時(shí)由于電子檔案需要依賴計(jì)算機(jī)貯存，科室在日常計(jì)算機(jī)管理時(shí)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全、病毒防范、權(quán)限管理、資料存貯和保管等方面均存在不到位現(xiàn)象，同時(shí)如何對(duì)電子檔案進(jìn)行規(guī)范地收集、整理、鑒定、歸檔及檔案管理的具體要求等知識(shí)均十分匱乏，導(dǎo)致了電子檔案的缺失和損壞現(xiàn)象較普遍。

4、檔案管理人員素質(zhì)有待提高

由于醫(yī)療是一門專業(yè)性很強(qiáng)的專業(yè)，目前醫(yī)院的檔案管理人員在文化程度、醫(yī)療技術(shù)知識(shí)、醫(yī)療管理流程、電子信息技術(shù)、檔案專業(yè)知識(shí)等方面均有待提高，在醫(yī)療人才培養(yǎng)中，多重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)方面的提高，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提高的意識(shí)不夠，投入不足，導(dǎo)致許多檔案管理人員的思想觀念、管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展，直接影響了檔案管理水平的進(jìn)一步提高。

5、檔案管理硬件不能滿足要求

醫(yī)院的電子檔案管理涉及科室面廣，計(jì)算機(jī)在醫(yī)院已廣泛應(yīng)用，部分科室已經(jīng)實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)，但全院網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)一規(guī)范管理還有待完善，相應(yīng)的檔案管理需要的硬件投入不足，能夠適合電子檔案管理的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相對(duì)較少，導(dǎo)致電子檔案管理往往不能滿足要求。

二、解決醫(yī)院電子檔案管理中存在問(wèn)題的對(duì)策

1、轉(zhuǎn)變觀念提高認(rèn)識(shí),強(qiáng)化病案管理制度建設(shè)

病歷檔案管理是現(xiàn)代醫(yī)院管理的重要組成部分,我國(guó)規(guī)定病歷檔案管理人員配置標(biāo)準(zhǔn)是三級(jí)以上醫(yī)院100張床位需配置3名病案管理人員,每增加50張床位就需要增加1名人員。但由于病歷檔案工作經(jīng)濟(jì)效益不明顯,在實(shí)際工作中往往將病歷檔案管理列入一般后勤管理,未引起足夠的重視,1000張編制床位的三級(jí)醫(yī)院病歷檔案管理人員僅10余人,編制不足,人員短缺,嚴(yán)重制約了病歷檔案工作的開(kāi)展。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層要充分認(rèn)識(shí)到病歷檔案管理工作的重要性,將其納入醫(yī)院管理的議程,放在醫(yī)院管理的重要位置。成立由主管領(lǐng)導(dǎo)牽頭,醫(yī)務(wù)科、護(hù)理部、質(zhì)控科、院感科、信息科、各臨床醫(yī)技科室等部門參加的病歷檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組,以提高病案管理的整體水平。根據(jù)《醫(yī)療事故處理?xiàng)l例》、《醫(yī)療機(jī)構(gòu)病歷管理規(guī)定》等法律法規(guī),聯(lián)系醫(yī)院實(shí)際,明確病歷檔案人員的崗位職責(zé),對(duì)病歷檔案的收集、整理、借閱等制度進(jìn)行修訂和完善,使各項(xiàng)制度更具有可操作性和可執(zhí)行性,促使病歷檔案管理工作步入規(guī)范化、制度化的軌道。

2、規(guī)范病歷書(shū)寫行為,強(qiáng)化病歷檔案內(nèi)涵建設(shè)

醫(yī)護(hù)人員的醫(yī)療記錄是病案的核心,病歷書(shū)寫應(yīng)當(dāng)客觀真實(shí)反映病情演變經(jīng)過(guò)和醫(yī)療的決策執(zhí)行過(guò)程,反映醫(yī)務(wù)人員良好的臨床思維。但在實(shí)際工作中,由于部分醫(yī)務(wù)人員工作態(tài)度不端正,工作責(zé)任心不強(qiáng),病歷存在詢問(wèn)病情不詳細(xì)、體格檢查不全面、書(shū)寫病歷不及時(shí)、內(nèi)容書(shū)寫不完整、術(shù)語(yǔ)使用不規(guī)范、字跡潦草不清晰等問(wèn)題。要經(jīng)常性地開(kāi)展各種形式的病歷質(zhì)量教育,健全醫(yī)院-質(zhì)控科-科室三級(jí)病歷質(zhì)量控制體制,充分發(fā)揮科室質(zhì)控小組的作用,把病歷質(zhì)量與科室和個(gè)人的績(jī)效考核掛鉤,加強(qiáng)質(zhì)量監(jiān)控。同時(shí),醫(yī)務(wù)人員要強(qiáng)化三種意識(shí)來(lái)加強(qiáng)病案的內(nèi)涵建設(shè),一是強(qiáng)化質(zhì)量觀念和職責(zé)意識(shí),明確注重病案質(zhì)量不僅是對(duì)患者和醫(yī)院負(fù)責(zé),也是對(duì)自己負(fù)責(zé),倡導(dǎo)用誠(chéng)信、科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度對(duì)待病歷書(shū)寫,做到規(guī)范使用醫(yī)學(xué)術(shù)語(yǔ),文字工整,字跡清晰,表述準(zhǔn)確,語(yǔ)句通順,標(biāo)點(diǎn)正確,病程記錄及時(shí),合理檢查,合理用藥,診斷明確。二是強(qiáng)化法律意識(shí),病歷檔案是具有法律效力的文書(shū),要有效杜絕涂改、隱匿、偽造、銷毀病歷等現(xiàn)象的發(fā)生,保證病案的真實(shí)、完整、系統(tǒng),保護(hù)醫(yī)患雙方利益,保障醫(yī)療質(zhì)量安全,最大限度減少醫(yī)療糾紛的發(fā)生。三是樹(shù)立標(biāo)準(zhǔn)化意識(shí),嚴(yán)格按照衛(wèi)生部《病歷書(shū)寫基本規(guī)范(2010版)》、《護(hù)理文書(shū)書(shū)寫規(guī)范及管理規(guī)定》的要求,把握書(shū)寫要點(diǎn),提高病歷書(shū)寫質(zhì)量,促進(jìn)病案內(nèi)涵建設(shè),確保醫(yī)療服務(wù)優(yōu)質(zhì)高效。

3、重視人員培養(yǎng)教育,強(qiáng)化隊(duì)伍綜合素質(zhì)建設(shè)

病案管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系到病案管理水平的高低。病案的管理并不僅僅是文檔的整理,而是綜合了醫(yī)院管理、檔案管理、臨床醫(yī)學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)等相關(guān)知識(shí)的一項(xiàng)復(fù)雜性工作。目前,絕大部分醫(yī)院的病案管理人員編制不足,專業(yè)化水平不高,只能做基本的整理、編目、首頁(yè)錄入、上架等工作,沒(méi)有精力進(jìn)行檔案編研、信息開(kāi)發(fā)與利用。而且病案管理隊(duì)伍梯隊(duì)不合理,年齡偏大難以適應(yīng)信息化建設(shè)步伐。為了提高病案管理水平,要將病案管理人員的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃中,增加人員編制,使病案管理人員有足夠的時(shí)間和精力,既能

應(yīng)對(duì)病案的收、編、管等日?；A(chǔ)工作,又可以對(duì)病案信息進(jìn)行科學(xué)、系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)利用,改變“重藏輕用”的現(xiàn)象,使病案的價(jià)值得到充分的體現(xiàn)。要著眼隊(duì)伍建設(shè),改善醫(yī)院病案管理人才結(jié)構(gòu),加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有人員的培養(yǎng),以專業(yè)教育與繼續(xù)教育相結(jié)合的方式,鼓勵(lì)在職病案管理人員進(jìn)行專業(yè)深造,外出培訓(xùn)進(jìn)修學(xué)習(xí),不斷拓寬知識(shí)面,及時(shí)更新專業(yè)知識(shí),熟練掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)。同時(shí),還要加強(qiáng)病案管理人員的醫(yī)德醫(yī)風(fēng)教育,不斷提高思想認(rèn)識(shí)和職業(yè)素養(yǎng),有效預(yù)防和堅(jiān)決抵制醫(yī)療行業(yè)的不正之風(fēng)。

4、加大投入搭建平臺(tái),強(qiáng)化病案管理硬件建設(shè)

加大資金投入,引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備,是提高病案管理工作效率,實(shí)現(xiàn)病案管理科學(xué)化的必備條件。目前,紙質(zhì)病案仍然是主體,雖然已將病歷的首頁(yè)輸入電腦保存,但原始實(shí)體占用的庫(kù)存和歸檔的工序還是沒(méi)變,醫(yī)療業(yè)務(wù)的快速發(fā)展催生了大量的病案,造成庫(kù)房擁擠、安全性差、查找困難。隨著計(jì)算機(jī)的普及,his系統(tǒng)的應(yīng)用,電子病歷的推廣,病案電子存儲(chǔ)成為現(xiàn)代化醫(yī)院管理和病案管理的必然趨勢(shì)。要加大硬件投入,為病案電子存儲(chǔ)配置必要的軟硬件設(shè)施,購(gòu)置計(jì)算機(jī)、刻錄機(jī)、掃描儀、縮微機(jī)等先進(jìn)設(shè)備,對(duì)早期病歷進(jìn)行掃描建庫(kù),存入光盤,刻錄一式兩份,一份提供利用,一份封存保管,保證病案信息化建設(shè)順利實(shí)施。同時(shí),完善病案實(shí)體管理系統(tǒng),設(shè)置防盜監(jiān)控、溫濕度自動(dòng)調(diào)控系統(tǒng),配置防塵、防蟲(chóng)、防磁等設(shè)施,延長(zhǎng)病案壽命,維護(hù)病案的完整與安全。

5、嚴(yán)格管理環(huán)節(jié),強(qiáng)化病案實(shí)體規(guī)范建設(shè)

對(duì)病歷檔案的收集、整理、復(fù)印、借閱等環(huán)節(jié)工作進(jìn)行規(guī)范化管理是優(yōu)化病案管理的基礎(chǔ)。出院病歷必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)書(shū)寫完畢,在患者出院后72小時(shí)內(nèi)送交醫(yī)院病案管理部門,對(duì)未能及時(shí)回收的病歷要進(jìn)行催繳。查收的每一份病歷,要按照規(guī)定順序整理裝訂,做好疾病分類編碼,建立姓名、日期、疾病等索引工具,按照住院號(hào)及時(shí)上架。把好復(fù)印復(fù)制關(guān),正確區(qū)分病案主觀部分和客觀部分內(nèi)容,根據(jù)《醫(yī)療事故處理?xiàng)l例》和《醫(yī)療機(jī)構(gòu)病歷管理規(guī)定》,需申請(qǐng)復(fù)印病案時(shí),只能復(fù)印病案的客觀部分,而不是全套病案。借閱病案時(shí)要嚴(yán)格履行登記手續(xù),從病案借閱時(shí)間、借閱范圍和借閱權(quán)限審批等程序進(jìn)行嚴(yán)格管控,規(guī)范借閱行為。

【結(jié)語(yǔ)】檔案信息化建設(shè)是一個(gè)促使由檔案管理向檔案信息管理的過(guò)程。信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用，對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。檔案工作人員應(yīng)該是具有廣博的知識(shí)并掌握現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才。面對(duì)需求上的這一變化，首先要做好現(xiàn)職人員的培訓(xùn)工作，檔案工作人員不但是檔案學(xué)、文書(shū)學(xué)、信息傳播學(xué)等方面的專業(yè)人才，而且是計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件開(kāi)發(fā)、通信工程技術(shù)、信息網(wǎng)絡(luò)、信息管理、數(shù)據(jù)庫(kù)生產(chǎn)和服務(wù)、辦公室自動(dòng)化及計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)技術(shù)等方面的專業(yè)人員。只有通過(guò)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高檔案干部隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，才能適應(yīng)計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)不斷發(fā)展的需要，才能充分發(fā)揮檔案計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢(shì)，隨著科學(xué)技術(shù)及信息技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，醫(yī)院檔案的管理也出現(xiàn)了許多新的變化，醫(yī)院檔案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理手段及管理創(chuàng)新等方面不斷改進(jìn)，緊跟時(shí)代的步伐，檔案管理人員也要不斷學(xué)習(xí)，不斷提高自己，不斷以創(chuàng)新的精神去改進(jìn)工作，以滿足醫(yī)院對(duì)檔案管理不斷提高的需要，為醫(yī)院的檔案管理事業(yè)做出貢獻(xiàn)。

第四篇：三峽大學(xué)電子檔案管理暫行辦法

三峽大學(xué)電子檔案管理暫行辦法

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷應(yīng)用和辦公自動(dòng)化的逐步實(shí)施，電子檔案管理工作勢(shì)在必行。根據(jù)國(guó)家檔案局關(guān)于《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》和《全國(guó)檔案工作“十五”發(fā)展規(guī)劃》的要求，為了加強(qiáng)我校電子檔案管理，做好電子檔案收集、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定及利用等工作，更好地為學(xué)校建設(shè)與發(fā)展服務(wù)，現(xiàn)結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，特制定本辦法。

一、電子檔案的管理原則

1、學(xué)校電子檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

2、電子檔案管理包括電子檔案的收集、存貯、鑒定、歸檔、保管與利用等方面的工作。

3、各部門（單位）兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門（單位）形成的電子檔案的收集、積累與歸檔等工作。

4、檔案館負(fù)責(zé)對(duì)各部門（單位）電子檔案的收集、歸檔進(jìn)行指導(dǎo)，并負(fù)責(zé)電子檔案的鑒定、保管和利用等工作。

二、電子檔案歸檔范圍

1、各部門（單位）辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中形成的各類電子公文和網(wǎng)站各類信息資料的備份。

2、在教學(xué)、科研、黨政管理、國(guó)際交流和校內(nèi)外各類重大活動(dòng)中形成的圖像、圖形、影像、聲音及多媒體等的復(fù)制件。

3、各部門（單位）正在運(yùn)行的數(shù)據(jù)庫(kù)及其數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的復(fù)制件。

4、教師在教學(xué)科研和學(xué)生畢業(yè)設(shè)計(jì)等工作中開(kāi)發(fā)的計(jì)算機(jī)程序和數(shù)據(jù)文件的復(fù)制件。

5、各部門（單位）購(gòu)置的各類操作系統(tǒng)及其應(yīng)用軟件的復(fù)制件。

6、各部門（單位）接收外單位贈(zèng)送的各類業(yè)務(wù)、管理軟件的復(fù)制件等。

三、電子檔案歸檔要求

1、加強(qiáng)電子檔案鑒定工作。電子檔案歸檔前，檔案館會(huì)同歸檔部門對(duì)電子檔案的有效性和完整性進(jìn)行鑒定審核，并由負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)。如電子文件進(jìn)行了技術(shù)加密，應(yīng)將技術(shù)加密方法和相關(guān)軟件一并歸檔。

2、電子檔案在收集歸檔時(shí)，應(yīng)附帶說(shuō)明文件（readme.txt），對(duì)電子檔案的內(nèi)容、創(chuàng)建時(shí)間、存儲(chǔ)格式與文件類型等加以說(shuō)明。

3、電子檔案采用光盤、磁帶等載體歸檔，歸檔的電子文件必須是最終數(shù)據(jù)信息。

4、需要永久、長(zhǎng)期保存的電子檔案，應(yīng)與電子檔案版本相同的紙質(zhì)版本檔案一并歸檔。

5、電子檔案歸檔后，其數(shù)據(jù)信息應(yīng)在各單位計(jì)算機(jī)中或系統(tǒng)中保留1年時(shí)間。

四、電子檔案管理要求

1、電子檔案嚴(yán)格按照電子檔案技術(shù)規(guī)范加強(qiáng)管理。

2、檔案館應(yīng)配備專用設(shè)備，并確定專人負(fù)責(zé)電子檔案管理工作。

3、歸檔的電子檔案載體應(yīng)直立存放，做到防塵、防光，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，隔離有害氣體。環(huán)境溫度選定范圍：14℃一24℃；相對(duì)濕度選定范圍：45％—60％。

4、定期做好電子檔案轉(zhuǎn)錄和殺毒工作。

5、加強(qiáng)電子檔案安全與保密管理。

6、儲(chǔ)存電子檔案的載體表面及包裝盒應(yīng)標(biāo)明編號(hào)、名稱、內(nèi)容、密級(jí)和保管期限。

五、電子檔案的利用

1、電子檔案的利用范圍與行政類檔案的利用范圍相同。

2、電子檔案查閱和借用，按照《三峽大學(xué)檔案查閱審批制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

3、開(kāi)放性的電子檔案，經(jīng)歸檔部門（單位）或檔案館批準(zhǔn)后，可向利用者提供電子檔案復(fù)制件。

4、電子檔案的封存載體不得外借。

六、電子檔案歸檔時(shí)間

電子檔案歸檔時(shí)間，按照《三峽大學(xué)文件材料立卷歸檔工作規(guī)范》中有關(guān)歸檔時(shí)間要求執(zhí)行。

七、專（兼）職檔案員職責(zé)

1、加強(qiáng)電子檔案業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，努力提高電子檔案管理技能。

2、專職檔案員認(rèn)真做好電子檔案收集、整理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和維護(hù)、開(kāi)發(fā)及利用等工作。

3、兼職檔案員認(rèn)真做好電子檔案的收集、積累與整理等工作，并定期做好本部門（單位）電子檔案歸檔前病毒檢查和清除工作，確保電子檔案安全無(wú)毒。

4、兼職檔案員應(yīng)加強(qiáng)與檔案館的業(yè)務(wù)溝通，按要求完成電子檔案的移交歸檔工作。

八、電子檔案保管期限

電子檔案保管期限，按照《三峽大學(xué)文件材料歸檔范圍和保管期限表》中的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

九、電子檔案的銷毀

1、電子檔案銷毀，按照《三峽大學(xué)檔案管理辦法》中的有關(guān)條款執(zhí)行。

2、電子檔案銷毀時(shí)，非保密范圍的，可直接從存儲(chǔ)載體中刪除，屬于保密范圍的，必須與存儲(chǔ)載體一同銷毀。

十、電子檔案的統(tǒng)計(jì)工作

1、按做好統(tǒng)計(jì)工作，總結(jié)分析和管理工作情況，以促進(jìn)電子檔案建設(shè)與發(fā)展。

2、按要求按時(shí)完成電子檔案的各類報(bào)表填報(bào)工作。

十一、本辦法從發(fā)文之日起實(shí)施，由檔案館負(fù)責(zé)解釋。

第五篇：小學(xué)學(xué)生電子學(xué)籍檔案管理平臺(tái)

創(chuàng)建新塘小學(xué)學(xué)生電子學(xué)籍檔案管理平臺(tái)

為認(rèn)真貫徹黨和國(guó)家的教育方針，全面推進(jìn)學(xué)校施素質(zhì)教育，保障學(xué)生身心健康，促進(jìn)學(xué)生德、智、體全面發(fā)展和整體素質(zhì)的提高，建立規(guī)范的學(xué)生電子學(xué)籍管理制度，特制定本辦法。

一、基本要求

1、建立全學(xué)生電子學(xué)籍檔案，對(duì)在籍學(xué)生的基本情況、學(xué)籍變更情況、學(xué)業(yè)成績(jī)考評(píng)情況、畢業(yè)情況等實(shí)行網(wǎng)絡(luò)管理，實(shí)現(xiàn)小學(xué)學(xué)籍與初中、小學(xué)學(xué)生成長(zhǎng)記錄的銜接。

2、利用計(jì)算機(jī)等電子信息網(wǎng)絡(luò)錄入學(xué)生信息，實(shí)現(xiàn)快捷、公開(kāi)、統(tǒng)一的目的，提高學(xué)籍管理水平。

二、新生注冊(cè)

1、新生報(bào)到后進(jìn)行電子注冊(cè)，統(tǒng)一編排新生學(xué)籍號(hào)，并建立電子學(xué)籍，并建立與鎮(zhèn)中心小學(xué)的聯(lián)網(wǎng)。

2、新生電子注冊(cè)后，學(xué)校應(yīng)及時(shí)組織學(xué)生拍攝數(shù)碼相片，及時(shí)前將相片上傳。數(shù)碼相片的規(guī)格為13Ox90(mm)，每一張相片的存儲(chǔ)文件名必須是該生的學(xué)籍號(hào)。

3、建立小學(xué)生電子學(xué)籍檔案后，學(xué)生紙質(zhì)檔案將逐步取消。學(xué)生畢業(yè)或轉(zhuǎn)學(xué)(轉(zhuǎn)到外市)，由學(xué)校根據(jù)需要通過(guò)信息網(wǎng)打印學(xué)生學(xué)籍表(用8K紙打印)。

7、逐步控制班額。小學(xué)生每班不超過(guò)45人(本學(xué)區(qū)內(nèi)生源過(guò)多、學(xué)校辦學(xué)條件不足的，經(jīng)縣局批準(zhǔn)可適當(dāng)放寬，但不能超過(guò)56人的班額)。

8、小學(xué)學(xué)生入學(xué)年齡為7周歲。電子檔案建立學(xué)籍。

9、依法執(zhí)行小學(xué)升初中在戶籍所在地學(xué)校就近入學(xué)的規(guī)定。鑒別“戶籍所在地學(xué)校就近入學(xué)”，10、新生學(xué)籍號(hào)編排方法:

義務(wù)教育階段學(xué)生使用學(xué)籍號(hào)，按以下辦法編排： 小學(xué)：十位數(shù)字

從左到右順序，第一、二位數(shù)字表示入學(xué)年份（取后兩位數(shù)字）；學(xué)籍號(hào)一經(jīng)編寫，除少數(shù)轉(zhuǎn)學(xué)學(xué)生需要變更學(xué)籍號(hào)外，一直使用到該學(xué)段畢業(yè)。

三、學(xué)籍變更

1、轉(zhuǎn)學(xué)

學(xué)生有下列理由之一者，可以申請(qǐng)轉(zhuǎn)學(xué):戶口及家庭住址遷移，路途較遠(yuǎn)，不能就近入學(xué)的學(xué)生;到我村來(lái)投資的外(客)商子女、轉(zhuǎn)業(yè)軍人子女等政策允許的。

a:學(xué)生市內(nèi)轉(zhuǎn)學(xué)網(wǎng)上操作流程如下:

學(xué)生個(gè)人向?qū)W校書(shū)面申請(qǐng)→轉(zhuǎn)出學(xué)校同意之后在電子學(xué)籍網(wǎng)上填寫轉(zhuǎn)學(xué)學(xué)生的信息→接收學(xué)校審查→轉(zhuǎn)出學(xué)校通知學(xué)生到轉(zhuǎn)入學(xué)校。

轉(zhuǎn)出學(xué)校負(fù)責(zé)通知轉(zhuǎn)學(xué)學(xué)生復(fù)印轉(zhuǎn)學(xué)證明材料。

b：學(xué)生縣內(nèi)轉(zhuǎn)學(xué)網(wǎng)上操作流程如下：

學(xué)生個(gè)人向?qū)W校書(shū)面申請(qǐng)→轉(zhuǎn)出學(xué)校同意之后在電子學(xué)籍網(wǎng)上填寫轉(zhuǎn)學(xué)學(xué)生的信息→接受學(xué)校審查→轉(zhuǎn)出學(xué)校通知學(xué)生到新校報(bào)到。

c:學(xué)生轉(zhuǎn)出本市操作流程如下(人工操作):

學(xué)生個(gè)人憑對(duì)方學(xué)校和教育行政部門的接收證明，向原就讀學(xué)校提出書(shū)面轉(zhuǎn)學(xué)申請(qǐng)→轉(zhuǎn)出學(xué)校同意后，網(wǎng)上打印出學(xué)籍表，手工開(kāi)據(jù)轉(zhuǎn)學(xué)證并簽字蓋章→學(xué)生(或家長(zhǎng))憑轉(zhuǎn)學(xué)材料在網(wǎng)上注銷該學(xué)生電子學(xué)籍。

d:學(xué)生轉(zhuǎn)入本縣操作流程如下(人工操作):

轉(zhuǎn)學(xué)學(xué)生持有關(guān)材料到接收學(xué)校簽署接收意見(jiàn)→接收學(xué)校為轉(zhuǎn)學(xué)學(xué)生拍攝數(shù)碼相片并上傳市教育局。

2、休（復(fù)）學(xué)：

在校學(xué)生因病或其他特殊原因，一個(gè)月以上不能堅(jiān)持學(xué)習(xí)，可以申請(qǐng)休學(xué)。

①小學(xué)學(xué)生休（復(fù)）學(xué)，均由縣局最終審定。

②學(xué)生休學(xué)期間保留電子學(xué)籍，休學(xué)期限為一年。

③網(wǎng)上操作流程如下：

休（復(fù)）學(xué)學(xué)生家長(zhǎng)持相關(guān)申請(qǐng)證明材料向?qū)W校提出書(shū)面申請(qǐng)→學(xué)校同意后填寫學(xué)生的相關(guān)信息→縣局核實(shí)證明材料后審批。

每學(xué)期結(jié)束，學(xué)校應(yīng)在網(wǎng)上進(jìn)行各類學(xué)籍變更情況的統(tǒng)計(jì)，并向上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。