第一篇：企業(yè)辦公自動化建設(shè)的需求分析與建議

企業(yè)辦公自動化建設(shè)的需求分析與建議

[摘要]：隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步，企業(yè)辦公自動化建設(shè)不斷提出更高的需求,這就要求我們不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn),使用更為先進(jìn)的技術(shù)開發(fā)出成熟實(shí)用的系統(tǒng)。文章主要闡述了辦公自動化系統(tǒng)的功能需求，以及對系統(tǒng)平臺的要求，以及如何選擇辦公自動化產(chǎn)品提出了建議。定制開發(fā)和購買現(xiàn)有成熟產(chǎn)品可以滿足不同企業(yè)辦公自動化建設(shè)的需求，企業(yè)可以更具自己的實(shí)際情況選擇適合自己的辦公自動化系統(tǒng)。

[關(guān)鍵詞]:辦公自動化OA

Abstract: Along with the technical unceasing progress, the enterprise office automation construction proposed unceasingly a higher demand, this requests our unceasingly lessons learned, uses the more advanced technology development mature practical system.The article mainly elaborated the office automation system's function demand, as well as to the system platform's request, how as well as did choose the office automation product to put forward the proposal.Has custom-made the development and the purchase existing mature product may satisfy the different enterprise office automation construction the demand, the enterprise may have own actual situation choice to suit own office automation system.key word: Office automation;OA

引言

辦公自動化（簡稱為OA——Office Automation），是一個不斷發(fā)展的概念，是利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)（主要是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)），使辦公室部分工作逐步物化于各種現(xiàn)代化設(shè)備中，由辦公室人員與設(shè)備共同構(gòu)成，服務(wù)于某種目標(biāo)的人機(jī)信息處理系統(tǒng)；其目的是盡可能充分利用現(xiàn)代技術(shù)資源與信息資源，提供日常辦公的各項(xiàng)功能，從而提高生產(chǎn)工作效率、簡化辦事步驟、加快辦公速度、節(jié)省日常開支等，事實(shí)上，網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的出現(xiàn)以及所具備的自動化功能已正給水利系統(tǒng)帶來一場內(nèi)部管理的革命。

建設(shè)一個合適的辦公自動化平臺，在其上建立適應(yīng)辦公自動化需求的,功能強(qiáng)大的、應(yīng)用開發(fā)容易的、方便管理的、易于維護(hù)的、界面友好的各種應(yīng)用，是企業(yè)辦公信息系統(tǒng)成功的關(guān)鍵。系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)充分考慮到企業(yè)目前及今后幾年的業(yè)務(wù)發(fā)展需要，使系統(tǒng)在實(shí)施后具有較高的使用價(jià)值和較長的生命周期，系統(tǒng)實(shí)施后，應(yīng)從各方面提高企業(yè)的信息共享、信息傳遞、信息管理的效率。

一、企業(yè)辦公自動化業(yè)務(wù)需求分析

1、企業(yè)現(xiàn)狀分析

對于地方企業(yè)而言，由于企業(yè)自身信息化基礎(chǔ)比較薄弱，計(jì)算機(jī)軟、硬件配

置較差，員工的素質(zhì)也參差不齊，其經(jīng)濟(jì)實(shí)力并不雄厚，企業(yè)管理和決策者對辦公自動化認(rèn)識還不足，主要表現(xiàn)在以下幾個方面:

首先，認(rèn)為辦公自動化即是利用現(xiàn)有的先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)，將原來的手工模式轉(zhuǎn)為電子模式而已，把企業(yè)的辦公自動化與桌面辦公系統(tǒng)如:office等混為一潭，針對現(xiàn)在工作人員的日常工作，而不愿增加這方面的投入，而制約了企業(yè)信息系統(tǒng)的建設(shè)。

其次，企業(yè)在運(yùn)作過程中，重視通過優(yōu)化業(yè)務(wù)過程的效率來提高生產(chǎn)效率、提高資金使用效率、加強(qiáng)對財(cái)、物管理的ERP、SCM、CRM等系統(tǒng)，而忽視通過優(yōu)化管理過程來提高企業(yè)的日常辦公與決策效率、提高企業(yè)反應(yīng)速度、決策能力、加強(qiáng)管理過程規(guī)范性的企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)。

還有部分企業(yè)決策者為了節(jié)約資金，購買成型的通用辦公自動化軟件，甚至使用免費(fèi)的辦公自動化軟件，但通用的辦公自動化軟件與企業(yè)的實(shí)際運(yùn)作有所差異，系統(tǒng)維護(hù)方面是一大難題，系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)及數(shù)據(jù)有極大的安全隱患。

與此同時(shí)，企業(yè)為了適應(yīng)信息革命的要求，提高自身的競爭力，建立符合企業(yè)特色的辦公自動化信息系統(tǒng)時(shí)在必行。

2、企業(yè)知識和經(jīng)驗(yàn)的共享與轉(zhuǎn)移

知識管理對企業(yè)來說，其作用己經(jīng)越來越重要了。如何將企業(yè)員工頭腦中的知識和經(jīng)驗(yàn)盡快和盡可能地保留在公司的知識庫中，提供多種形式的共享和轉(zhuǎn)移，轉(zhuǎn)化為企業(yè)的智力資源，這對于企業(yè)來說將是至關(guān)重要的。

3、移動辦公協(xié)同辦公

企業(yè)普遍存在著部門內(nèi)和部門間的信息溝通和共享方面的問題，需要一個信息交流和溝通平臺。在企業(yè)的運(yùn)作過程中，存在大量的文檔需要在不同的人員和部門間簽核流轉(zhuǎn)，特別是那些管理水平比較高、嚴(yán)格按照質(zhì)量認(rèn)證體系執(zhí)行的企業(yè)更是如此。

4、方便的消息提醒機(jī)制

系統(tǒng)通過整合電子郵件系統(tǒng)和即時(shí)通訊系統(tǒng)為用戶提供電子郵件、手機(jī)短信和即時(shí)消息服務(wù)。電子郵件的整合方式為單點(diǎn)登錄、統(tǒng)一用戶管理、WebMail；即時(shí)通訊服務(wù)的整合方式為單點(diǎn)登錄、統(tǒng)一用戶管理、服務(wù)隨系統(tǒng)啟動。并通過電子郵件和即時(shí)通訊系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)中待辦事宜、催辦督辦、公告通知等的郵件、即時(shí)消息、短信提醒。

5、日常辦公系統(tǒng)化

一般在企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)中均包括了企業(yè)日常行政辦公的常用流程，有效的信息資源利用機(jī)制和整合信息的系統(tǒng)，如信息發(fā)布、會議管理、工作計(jì)劃、會議室預(yù)定、出差申請、辦公用品管理、財(cái)務(wù)報(bào)銷、文件流程等，以幫助企業(yè)提高日常辦公的效率。

二、系統(tǒng)應(yīng)用平臺分析

整個系統(tǒng)應(yīng)通過將各類電子文檔(如:Word文檔、各種電子表格、圖形、音視頻、圖像等)、文檔數(shù)據(jù)庫和關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的有效結(jié)合，融合先進(jìn)的辦公思想、工作流機(jī)制，實(shí)現(xiàn)協(xié)同工作和知識管理。在進(jìn)行協(xié)同辦公平臺設(shè)計(jì)時(shí)，必須首先考慮與管理局整體信息化建設(shè)工作的關(guān)系，從整體出發(fā)，以長遠(yuǎn)的考慮進(jìn)行全面規(guī)劃，分布實(shí)施。對于協(xié)同辦公平臺，不能簡單的利用現(xiàn)成的辦公軟件產(chǎn)品生搬硬套，應(yīng)根據(jù)工作的特點(diǎn)和管理局的特殊要求進(jìn)行具體的分析，使協(xié)同辦公平臺能夠適合工作的具體要求和工作特點(diǎn)。同時(shí)，協(xié)同辦公平臺將成為管理局日常辦公和內(nèi)部信息查詢的統(tǒng)一界面，為全體用戶提供真正的現(xiàn)代化辦公環(huán)境。

1、穩(wěn)定性原則

平臺具有較高的穩(wěn)定性，采用先進(jìn)的多層結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)方法，提高協(xié)同辦公系統(tǒng)的業(yè)務(wù)邏輯處理和響應(yīng)速率，支持多用戶、大批量任務(wù)的并發(fā)。為系統(tǒng)內(nèi)所有應(yīng)用及用戶提供服務(wù)，在主機(jī)平臺之上是基于管理局內(nèi)網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)平臺，主機(jī)平臺與網(wǎng)絡(luò)平臺共同組成了支持系統(tǒng)運(yùn)行的硬件平臺。在硬件平臺之上是由數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、數(shù)據(jù)倉庫系統(tǒng)、群件系統(tǒng)組成的數(shù)據(jù)機(jī)制，其中關(guān)系型數(shù)據(jù)庫主要負(fù)責(zé)管理其他業(yè)務(wù)等關(guān)系型數(shù)據(jù)，文檔型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)可管理非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，彌補(bǔ)關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)管理缺陷等。

2、方便部署

支持上層應(yīng)用所需的各種處理機(jī)制，完全支持Web應(yīng)用，使得用戶的訪問更加容易，提高信息傳遞效率，為上層應(yīng)用提供必要的功能模塊，使應(yīng)用可以建立在更高的層面上，提高系統(tǒng)的可靠性和可擴(kuò)展性。建立一個能夠適應(yīng)長遠(yuǎn)業(yè)務(wù)要求和數(shù)據(jù)管理要求的系統(tǒng)平臺規(guī)劃是系統(tǒng)不斷發(fā)展的基石，好的系統(tǒng)平臺可以促進(jìn)應(yīng)用系統(tǒng)的完善，適應(yīng)應(yīng)用系統(tǒng)的發(fā)展要求。由于B/S（瀏覽器/服務(wù)器）模式的系統(tǒng)在安裝、使用和維護(hù)上簡單易行，普通客戶端只要裝有瀏覽器就能使用，實(shí)現(xiàn)客戶端的“零安裝”，便于系統(tǒng)的安裝和升級。

3、應(yīng)用管理

客戶操作具體任務(wù)和活動的管理模塊，負(fù)責(zé)工作流任務(wù)表中任務(wù)的分發(fā)管理?？梢詫⒁粋€工作流管理系統(tǒng)中的任務(wù)管理器提供給客戶；同時(shí)，也可以針對多個工作流產(chǎn)品或者是多個應(yīng)用系統(tǒng)產(chǎn)品，編寫通用的任務(wù)管理器，進(jìn)行系統(tǒng)的集成。

4、安全管理

安全管理提供用戶權(quán)限、系統(tǒng)定時(shí)斷開、數(shù)據(jù)訪問安全等策略和機(jī)制。根據(jù)用戶權(quán)限，過濾應(yīng)用和信息，控制用戶對系統(tǒng)的訪問。系統(tǒng)定時(shí)斷開功能就保證在一定時(shí)間內(nèi)，用戶在沒有操作的情況下，自動斷開用戶端與服務(wù)端的連接，幫助用戶起到自動保護(hù)功能。數(shù)據(jù)訪問安全可根據(jù)業(yè)務(wù)流程、表單和表單域、信息、字段等訪問權(quán)限設(shè)置，控制用戶的訪問。

5、方便的二次開發(fā)

根據(jù)用戶的權(quán)限進(jìn)行個性化定義，形成面對最終用戶的個人辦公管理界面。對于眾多的信息類型和管理系統(tǒng)，個人辦公平臺將提供一個統(tǒng)一的系統(tǒng)進(jìn)入界面和信息查詢界面，以個性化形式顯示，使用戶可以通過一個界面完成所有日常辦公工作和信息檢索工作，同時(shí)保持個人辦公平臺與信息平臺和系統(tǒng)平臺的相對無

關(guān)性。

三、辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)分析

系統(tǒng)的選擇是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工作。每個實(shí)施信息化的企業(yè)必須開發(fā)或選用適合自己的系統(tǒng)。軟件系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)方案有三種，即定制開發(fā)、購買現(xiàn)成產(chǎn)品和租賃模式。由于選型的不同直接決定企業(yè)投資成本，風(fēng)險(xiǎn)和實(shí)施時(shí)間。

1、購買現(xiàn)成軟件模式

通過購買現(xiàn)成軟件，再與相關(guān)軟件公司合作進(jìn)行二次開發(fā)，建設(shè)教育行政管理軟件平臺，為城域網(wǎng)內(nèi)的用戶提供各種管理、教學(xué)、學(xué)習(xí)等的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，同時(shí)通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化、無紙化等功能。這種方法好處是：

（1）所購買的商業(yè)化軟件系統(tǒng)，不論是大型軟件系統(tǒng)，如ERP、SCM、CRM等，還是小型系統(tǒng)如財(cái)務(wù)管理、人力資源管理等，都經(jīng)過大量企業(yè)的嚴(yán)格檢驗(yàn)，本身就蘊(yùn)含著豐富的管理經(jīng)驗(yàn)和企業(yè)管理思想，對企業(yè)經(jīng)營管理有著較高的要求；要成功應(yīng)用，必然會引起經(jīng)營管理等各個方面的變動和重組，即所謂的業(yè)務(wù)重組(BPR)，進(jìn)而推動企業(yè)經(jīng)營管理的變革，產(chǎn)生的影響是巨大的。

（2）與定制開發(fā)模式相比，少了編程、調(diào)試等容易產(chǎn)生差錯的環(huán)節(jié)，通過對所購買的商品化軟件系統(tǒng)已有模塊的組合、重建，即可完成構(gòu)建整個系統(tǒng)的工作，所需的環(huán)節(jié)相對較少，風(fēng)險(xiǎn)也比較小。

（3）所購置的商業(yè)化軟件系統(tǒng)一般經(jīng)過多方測試和應(yīng)用檢驗(yàn)，技術(shù)資料齊全，使用方便，故障率低，并提供售后服務(wù)，使用維護(hù)費(fèi)用的構(gòu)成主要是服務(wù)費(fèi)。

（4）因購買的是商業(yè)化系統(tǒng)，注重使用者的要求，提倡“傻瓜式”操作，而且能提供大量的提示信息和幫助信息，及操作手冊等資料，極大的方便了使用者操作，使用者只需具有一般的計(jì)算機(jī)使用能力即可。

（5）可通過試用，在購買前對該系統(tǒng)進(jìn)行全面評估，在購買后到試運(yùn)行階段，如認(rèn)為不可行，隨時(shí)可以終止并要求索賠，而且時(shí)間較短，相對而言時(shí)間費(fèi)用、人力成本較低，風(fēng)險(xiǎn)和可能的損失比較小。

由于以上優(yōu)點(diǎn)，購買模式能很快引進(jìn)成熟功能的系統(tǒng),滿足公司某方面的需要。并且對于沒有開發(fā)能力的企業(yè)來說節(jié)省了開發(fā)時(shí)間，人員及經(jīng)費(fèi)。但是選購的軟件很可能不適用，其運(yùn)行模式和復(fù)雜程度與具體的企業(yè)工作流不匹配。系統(tǒng)維護(hù)方面更是一大難題，系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)及數(shù)據(jù)有極大的安全隱患。要成功的實(shí)施，都會涉及到企業(yè)的整個管理體系、制度和規(guī)范，必然會觸及企業(yè)在經(jīng)營管理中非常敏感的組織結(jié)構(gòu)、管理體系，難度肯定大。另外，從費(fèi)用方面來看，大型商業(yè)化軟件系統(tǒng)，如ERP、SCM、CRM等，其費(fèi)用不僅表現(xiàn)為購置費(fèi)用，而且還因?yàn)樵趹?yīng)用實(shí)施過程中，需要應(yīng)對企業(yè)千差萬別的實(shí)際情況，存在比較高的應(yīng)用實(shí)施費(fèi)用；小型商業(yè)化軟件系統(tǒng)如財(cái)務(wù)管理、人力資源管理等，因功能單一，使用廣泛，商品化程度高，實(shí)施簡單，費(fèi)用反而低于定制開發(fā)模式。

購買模式能通過所購置的應(yīng)用軟件系統(tǒng)，為企業(yè)帶來先進(jìn)的現(xiàn)代管理制度，進(jìn)而提高企業(yè)整體管理水平；所建的信息化系統(tǒng)具有起點(diǎn)高、見效快、易升級等明顯優(yōu)勢；企業(yè)在與系統(tǒng)集成商（軟件開發(fā)商）的合作過程中，形成并保持長期的互惠互利的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系，共同發(fā)展、共同進(jìn)步。由于所建的信息化系統(tǒng)與企業(yè)傳統(tǒng)的管理實(shí)踐存在一定的差異，易形成各種阻力及消極因素，磨合期較長。

2、定制開發(fā)模式

定制開發(fā)模式，即針對企業(yè)管理規(guī)范和業(yè)務(wù)需求，以專項(xiàng)定制開發(fā)為主，除特別因素外，如財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等，一般不選擇購買成熟的商品化軟件系統(tǒng)，主要形式有：自主開發(fā)及合作開發(fā)。

企業(yè)可以選擇有實(shí)力的廠商，通過軟件定制實(shí)現(xiàn)企業(yè)的辦公自動化需求。廠商可完全根據(jù)企業(yè)的具體經(jīng)營管理模式、業(yè)務(wù)流程進(jìn)行全方位的定制開發(fā)，能滿足企業(yè)總體規(guī)劃的相關(guān)要求，其使用范圍可覆蓋整個企業(yè)。廠商通過提供全周期的跟蹤軟件開發(fā)服務(wù)，可以有效降低企業(yè)項(xiàng)目的投資成本和風(fēng)險(xiǎn)，為企業(yè)提供完善的技術(shù)解決方案，以此來確保軟件質(zhì)量、可維護(hù)性及其擴(kuò)展性。更好的獲得項(xiàng)目新需求和適應(yīng)變更需要，為企業(yè)開發(fā)出高質(zhì)量的產(chǎn)品。在開發(fā)過程中采取模擬現(xiàn)有的管理模式和業(yè)務(wù)流程的方法，一般情況下，不會改變現(xiàn)行經(jīng)營管理，或變動較少，對現(xiàn)行經(jīng)營管理產(chǎn)生有利或不利的作用也比較??；由于企業(yè)事先已經(jīng)搭建了自己的平臺，廠商可以直接在此平臺上開發(fā)?？梢允∪ハ惹巴顿Y一部分。

但定制開發(fā)模式同樣也存在不足之處，主要表現(xiàn)在：

（1）定制開發(fā)模式涉及的要素、環(huán)節(jié)過多，其應(yīng)用效果取決于系統(tǒng)集成商的技術(shù)水準(zhǔn)和力量以及對項(xiàng)目目的、需求等諸多要素的理解，通常情況下，必須等到整個項(xiàng)目開發(fā)完畢后，才能切實(shí)了解所開發(fā)的各個系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用效果；故建議必須選擇大中型軟件公司，特別是有類似研發(fā)經(jīng)驗(yàn)的公司，作為企業(yè)信息化建設(shè)的系統(tǒng)集成商（軟件開發(fā)商），以保證企業(yè)信息化建設(shè)的應(yīng)用效果；

（2）定制開發(fā)模式的費(fèi)用差異較大，主要是兩大要素?zé)o法準(zhǔn)確估計(jì)，一是開發(fā)時(shí)間，二是所需人力資源，導(dǎo)致定制開發(fā)模式中占成本比例最高的人力成本無法確定，總成本也就無法予以確定；而且如果費(fèi)用的預(yù)決算相差太大，系統(tǒng)集成商可能為減少損失，選擇減少功能或提高預(yù)算，進(jìn)而增加了企業(yè)信息化建設(shè)的難度；

（3）定制開發(fā)模式通常因?yàn)槿狈υ敿?xì)技術(shù)資料，使用不便，造成故障率偏高，軟件系統(tǒng)必須不斷的進(jìn)行維護(hù)改進(jìn)工作，方能正常使用，通常由內(nèi)部技術(shù)人員通過不斷的改進(jìn)開發(fā)來完成，技術(shù)要求也比較高，使用維護(hù)費(fèi)用相對較高；

（4）定制開發(fā)模式要求技術(shù)人員以軟件設(shè)計(jì)開發(fā)能力為主，軟件系統(tǒng)維護(hù)管理為輔，除軟件系統(tǒng)的日常維護(hù)管理外，必須能隨時(shí)根據(jù)業(yè)務(wù)要求，開發(fā)新的應(yīng)用模塊，或針對現(xiàn)有軟件系統(tǒng)的缺陷，進(jìn)行修改工作；

（5）定制開發(fā)模式因流程限制，只能在整個系統(tǒng)初步開發(fā)完成，進(jìn)入試運(yùn)行階段后，才能確切知道該系統(tǒng)能否滿足企業(yè)的要求，在這個較長時(shí)間的開發(fā)過程中所需的各種費(fèi)用，包括時(shí)間費(fèi)用、人力成本等是非常巨大的，導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)增加，如不成功，則損失很大；

定制開發(fā)模式因存在實(shí)際應(yīng)用、技術(shù)及實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)以及實(shí)施周期等諸多不明確因素，應(yīng)用在小型的、功能明確且不涉及管理模式調(diào)整變動的信息系統(tǒng)中較為可

行；另一方面，由于系統(tǒng)集成商（軟件開發(fā)商）的能力，對企業(yè)管理制度的了解，以及管理認(rèn)知上的差距，定制開發(fā)模式僅僅只能滿足于簡單的模擬企業(yè)現(xiàn)有管理模式，無法或沒有將現(xiàn)代管理規(guī)范加入到信息系統(tǒng)中，這也是定制開發(fā)模式最大的弱點(diǎn)。當(dāng)然定制開發(fā)模式也有其優(yōu)點(diǎn)，主要是“一把手工程”較易到位，企業(yè)內(nèi)部對管理重視和管理創(chuàng)新的認(rèn)識較易統(tǒng)一，各種阻力及消極因素較易消除，所建的信息化系統(tǒng)與企業(yè)傳統(tǒng)的管理實(shí)踐結(jié)合較好。

3、租賃模式

由于租賃模式簡化了中間過程，可以直接拿成熟的應(yīng)用模式而且無需自購硬件、軟件版權(quán)，簡單、快捷、成本低?？梢詾槠髽I(yè)省下一大部分費(fèi)用。由于部分企業(yè)屬于新建，因?yàn)閷π枨筮€不明朗，變化性較大，盲目投入大筆資金自建系統(tǒng)不如先租用。在發(fā)展到一定階段，在開始籌建自己的系統(tǒng)。這樣可以大大減少風(fēng)險(xiǎn)。對IT技術(shù)能力差的中小企業(yè)，無法掌控復(fù)雜的IT系統(tǒng)實(shí)施過程，也無法維護(hù)IT系統(tǒng)，不如租用系統(tǒng)效果好。對資金暫時(shí)緊張的客戶，租用系統(tǒng)無需大規(guī)模投入，可以輕松開始辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)。

在辦公自動化建設(shè)的開始階段，我們建議采用租用的方式，充分發(fā)揮租用的靈活、低風(fēng)險(xiǎn)、低收入的優(yōu)點(diǎn)。當(dāng)自身發(fā)展到一定的階段，具備了自建系統(tǒng)能力后，再根據(jù)具體投資收益分析，確定選擇定制開發(fā)模式或者購買成熟軟件方式更合適。

四、結(jié)束語

在現(xiàn)代企業(yè)管理規(guī)范中，企業(yè)信息化并不是企業(yè)管理的目的，而僅僅是企業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代管理的一種方法和手段。所以在企業(yè)信息化建設(shè)的過程中，不僅要考慮計(jì)算機(jī)技術(shù)以及人員等方面的因素，更重要的是管理方面的因素；即如何通過流程重組、業(yè)務(wù)重組，改變現(xiàn)有管理模式，規(guī)范管理行為，并采用計(jì)算機(jī)這一高科技手段，通過企業(yè)信息化建設(shè)，在現(xiàn)代管理規(guī)范的基礎(chǔ)上，建立符合企業(yè)自身要求的企業(yè)管理制度。這就是企業(yè)信息化建設(shè)的關(guān)鍵所在。

為此，在企業(yè)管理制度將有重大變革，需要借助信息手段規(guī)范管理、提高管理理念和素質(zhì)時(shí)，企業(yè)信息化建設(shè)模式應(yīng)采取購買模式，特別是大型管理軟件系統(tǒng)，以引進(jìn)先進(jìn)的現(xiàn)代企業(yè)管理技術(shù)和管理規(guī)范，使信息系統(tǒng)更好的為企業(yè)管理服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]薛華成.管理信息系統(tǒng)[M].北京清華大學(xué)出版社,2004.[2]魏福源, 陰亞偉.微型計(jì)算機(jī)在企業(yè)管理中的應(yīng)用[M].北京科學(xué)出版社,2005.[3]劉春長.數(shù)字化時(shí)代的企業(yè)解決方案[M].北京中國城市出版社,2004.

第二篇：辦公自動化系統(tǒng)需求分析報(bào)告

辦公自動化系統(tǒng) 需求規(guī)格說明書

1.引言 1.1 目標(biāo)

開發(fā)網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的市場前景是廣闊的。大型企業(yè)需要高層次的網(wǎng)絡(luò)辦公自動化，他們往往會選擇大型的軟件公司合作開發(fā)，所需的開發(fā)費(fèi)用和維護(hù)費(fèi)用也是非常高的。這些高額的費(fèi)用并非大多數(shù)中小企業(yè)所能承受得起的。本系統(tǒng)就是為這些公司制定的。

1.2 參考文獻(xiàn)

?《軟件工程導(dǎo)論》，張海藩，清華大學(xué)出版社。?《實(shí)用軟件工程》，鄭人杰等，清華大學(xué)出版社。

2.總體描述

2.1 用戶類和用戶特性

本OA辦公系統(tǒng)軟件的最終用戶是面向中大型企業(yè)的員工和相關(guān)管理人員一套軟件，操作人員需要有一定的計(jì)算機(jī)操作基礎(chǔ)，對于系統(tǒng)管理員不僅要有一定的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)，還要求有一定的網(wǎng)絡(luò)管理經(jīng)驗(yàn)。

2.2 運(yùn)行環(huán)境(Operation Environment, OE)OE-1：“辦公自動化系統(tǒng)”的操作將通過如下的Web瀏覽器來完成：Microsoft Internet Explorer版本10.0和11.0，Netspcape Communication版本4.7和Netscape版本8和9。OE-2：“辦公自動化系統(tǒng)”將運(yùn)行在一個服務(wù)器中，該服務(wù)器運(yùn)行當(dāng)前由公司批準(zhǔn)的Red Hat Linux版本和Apache HTTP Server。OE-3：“辦公自動化系統(tǒng)”將允許用戶通過公司內(nèi)聯(lián)網(wǎng)來訪問，如果用戶將被授權(quán)在公司的外部穿過防火墻來訪問，那么用戶也可以在家通過Internet來訪問該系統(tǒng)。

2.4 設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)的約束條件（constriant）

CO-1:系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、編碼和維護(hù)文檔將遵照Process Import Intranet Development Standard(Process Import公司內(nèi)聯(lián)網(wǎng)開發(fā)標(biāo)準(zhǔn))版本1.3。CO-2：系統(tǒng)將采用公司標(biāo)準(zhǔn)的當(dāng)期Oracle數(shù)據(jù)庫引擎。CO-3：所有HTML代碼將遵照HTML4.0版本。C0-4：所有腳本都用Perl語言來編寫。

2.5 用戶文檔（User Documentation, UD）

UD-1：系統(tǒng)將提供一個分層的跨鏈接的HTML聯(lián)機(jī)幫助系統(tǒng)，它描述并演示了所有系統(tǒng)功能。

UD-2：如果是一個新用戶第一次使用該系統(tǒng)，系統(tǒng)可以根據(jù)用戶的要求，提供一個聯(lián)機(jī)幫助，這樣用戶可以使用靜態(tài)教程菜單來具體實(shí)踐一下如何使用。系統(tǒng)不會將采用這一模板的管理案例存儲到數(shù)據(jù)庫。

UD-3: 開發(fā)期限十一至十二周。

3.系統(tǒng)特性

3.1 員工名錄管理

本系統(tǒng)會將員工的信息錄入到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中。其中包括人員履歷、轉(zhuǎn)正申請、離職申請以及員工一些重大事情的記錄。

3.2 部門管理 上級部門有權(quán)對下級部門進(jìn)行管理，并查看該下級部門人員的信息，以及上級部門對下級部門發(fā)布任務(wù)、取消任務(wù)、撤銷部門、創(chuàng)建部門。

3.3 綜合郵件管理

管理員有權(quán)對已經(jīng)超過規(guī)定時(shí)限的數(shù)據(jù)庫中的郵件進(jìn)行管理,如進(jìn)行郵件的刪除；對于一些已經(jīng)刪除的郵件進(jìn)行恢復(fù)等。員工可以對自己寫的郵件進(jìn)行發(fā)送、修改、刪除、保存操作；對收到的郵件進(jìn)行保存、刪除操作。

3.4 綜合事務(wù)管理

綜合事務(wù)管理包括行政管理、信息管理、人事管理、車輛管理進(jìn)行全面的管理。

3.5 工作流管理

幾乎所有的業(yè)務(wù)過程都是工作流，特別是辦公公文審批流轉(zhuǎn)處理。每一項(xiàng)工作以流程的形式，由發(fā)起者（如文件起草人）發(fā)起流程，經(jīng)過本部門以及其他部門的處理（如簽署、會簽），最終到達(dá)流程的終點(diǎn)（如發(fā)出文件、歸檔入庫）。

3.6 個人日程管理

個人日程管理中有工作日志、工作計(jì)劃、消息提醒、通訊錄。工作日志：基于網(wǎng)絡(luò)的工作日志系統(tǒng)，可設(shè)為私有，限制，公共三類級別分別供自己，部門領(lǐng)導(dǎo)，全部人員查看。便于個人總結(jié)，便于上級檢查工作，便于和同事分享工作經(jīng)驗(yàn)，是知識管理挖掘隱性知識的一種手段；用戶可以隨意添加、刪除、修改多個日志，通過翻閱日歷查看任一天的日志也可通過日期，關(guān)鍵字等檢索日志。工作計(jì)劃：針對自己和領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的任務(wù)進(jìn)行布置；布置的具體任務(wù)涉及時(shí)間、任務(wù)查看人、任務(wù)完成的標(biāo)準(zhǔn)、任務(wù)附件、提醒日期、匯報(bào)時(shí)限等內(nèi)容。消息提醒：設(shè)置消息提醒功能每當(dāng)用戶登錄系統(tǒng)時(shí)提示窗口。通訊錄：記錄聯(lián)系人具體通訊信息，包括我的通訊錄、公共聯(lián)系人和內(nèi)部通訊錄三種類型。

3.7 內(nèi)部消息服務(wù)

內(nèi)部消息服務(wù)將消息在公司內(nèi)部傳遞，管理員有權(quán)對消息進(jìn)行添加、修改、刪除操作。

3.8 文件檔案管理

對現(xiàn)有檔案進(jìn)行管理，可以直接增加新的檔案，并對檔案實(shí)現(xiàn)添加、刪除和分發(fā)查詢、分類存儲等操作。

3.9 云存儲管理

云存儲管理是對云數(shù)據(jù)庫中內(nèi)容進(jìn)行存儲、刪除、備份、修改操作。

4.用例圖

4.1 郵件管理用例圖

4.2 個人日程安排

5.外部接口需求

5.1 用戶界面（User Interfaces, UI）

在用戶界面部分，根據(jù)需求分析的結(jié)果，用戶需要一個用戶友善界面。在界面設(shè)計(jì)上，應(yīng)做到簡單明了、易于操作，并且要注意到界面的布局，應(yīng)突出的顯示重要以及錯誤信息。外觀上也要做到合理；合理化，考慮到用戶多對Windows風(fēng)格較熟悉，應(yīng)盡量向這一方向靠攏。在設(shè)計(jì)語言上，已決定使用Delphi所提供的可視化組件，向Windows風(fēng)格靠近。其中服務(wù)器程序界面要做到操作簡單，易于管理。在設(shè)計(jì)上采用下拉式菜單方式，在出錯顯示上可調(diào)用Delphi庫中錯誤提示函數(shù)。總的來說，系統(tǒng)的用戶界面應(yīng)做到可靠性、簡單性、易學(xué)習(xí)和使用。

5.2 硬件接口(Hardware Interfaces, HI)

?處理器型號及內(nèi)存容量；

?外存容量、聯(lián)機(jī)或脫機(jī)、媒體及其存儲格式。設(shè)備的型號及數(shù)量 ?數(shù)據(jù)通信設(shè)備的型號和數(shù)量 ④輸入及輸出設(shè)備的型號和數(shù)量 ⑤功能及其他專用硬件

5.3軟件接口（Software Interfaces, SI）

服務(wù)器程序可使用Delphi提供的對SQL SERVER 的接口，進(jìn)行對數(shù)據(jù)庫的所有訪問。服務(wù)器程序上可使用SQL SERVER對數(shù)據(jù)庫的備份命令，以做到對數(shù)據(jù)的保存。在網(wǎng)絡(luò)軟件接口方面，使用一種無差錯的傳輸協(xié)議，采用滑動窗口方式對數(shù)據(jù)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)傳輸及接受。

6.其他非功能性需求 6.1 性能（PErformance）需求

本項(xiàng)目軟件性能要求如下：

?告警信息從產(chǎn)生到顯示出來的時(shí)延不應(yīng)該大于15秒。?配置信息的更新最大時(shí)延為24小時(shí)。?性能監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)時(shí)間間隔不超過15分鐘。

④對本軟件系統(tǒng)用戶經(jīng)常使用的90%操作響應(yīng)時(shí)間小于20秒，對于極少使用的10%操作響應(yīng)時(shí)間應(yīng)不小于120秒。

⑤ 保證系統(tǒng)并發(fā)訪問用戶數(shù)>30。

⑥系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫容量應(yīng)能夠滿足各功能模塊的需要。能滿足告警和性能原始數(shù)據(jù)、日志信息等半年的存儲容量；告警統(tǒng)計(jì)和性能數(shù)據(jù)一年的存儲容量。

6.2 安全性（SEcurity）需求

系統(tǒng)應(yīng)該具有對系統(tǒng)自身的管理功能，應(yīng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)管系統(tǒng)自身的完善的維護(hù)和管理，需提交標(biāo)準(zhǔn)安裝程序。提供必要的操作維護(hù)手冊及技術(shù)手冊。當(dāng)進(jìn)行版本升級時(shí)，提供版本差異的詳細(xì)說明。

7.其他需求

7.1 系統(tǒng)的封閉性：用戶的封閉性較好，用戶基本上在提示信息下輸數(shù)據(jù)。7.2 系統(tǒng)的容錯性：用戶數(shù)錯數(shù)據(jù)都有提示信息，具有較好的容錯性能。7.3 可維護(hù)性：新功能的實(shí)現(xiàn)僅涉及局部。

第三篇：高校辦公自動化的分析與建議

高校辦公自動化的分析與建議

摘要： 80年代末辦公自動化引入高校，并在各高校迅速發(fā)展起來，至今我國已有近10%的高校實(shí)現(xiàn)了辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)化管理模式。本文試從辦公自動化進(jìn)入高效的背景談起，結(jié)合我國高校辦公自動化發(fā)展的現(xiàn)狀，分析了目前辦公自動化在高校應(yīng)用存在的不足，提出了加速高校辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)的四點(diǎn)建議，并對辦公自動化在高校未來的發(fā)展做了展望。

關(guān)鍵詞： 辦公自動化 網(wǎng)絡(luò)化 高校 管理 建設(shè)

近年來，中國教育和科研網(wǎng)（CERNET）的開通，“信息高數(shù)公路（NⅡ、GⅡ）計(jì)劃”的提出，“211工程”的實(shí)施，校園網(wǎng)建設(shè)的深入，遠(yuǎn)程教育的推廣，圖動了辦公自動化技術(shù)在學(xué)校中的越來越廣泛、深入的應(yīng)用。隨著技術(shù)前進(jìn)的腳步，理智的思考伴之而來，高校到底有沒有必要實(shí)施辦公自動化管理？高校運(yùn)用辦公自動化管理的現(xiàn)狀怎樣，問題何在，如何改善，發(fā)展方向又分別是什么？筆者試著從自己的角度進(jìn)行了思考。

一、辦公自動化系統(tǒng)進(jìn)入高校的背景

（一）辦公自動化的提出與發(fā)展

辦公自動化系統(tǒng)（Office Automation Systems, OAS）是指人們利用先進(jìn)

1的技術(shù)，從事各種辦公業(yè)務(wù)活動、各種人際，從而達(dá)到充分利用信息，提高工作效率和工作質(zhì)量的目的。

辦公自動化同其他新興科學(xué)技術(shù)一樣，也是隨著社會的需求而產(chǎn)生的。

陳文力、趙歡.《辦公自動化》.中國建材工業(yè)出版社.第二版.1999年.第5頁.1 早在20世紀(jì)30年代辦公自動化就已被提出。它的主要工作包括電子動問的管理、信息統(tǒng)計(jì)分析、工作日程安排、小組協(xié)同工作管理、工作流應(yīng)用自動化等。

20世紀(jì)70年代末80年代初，辦公自動化的概念在我國提出。進(jìn)入90年代以后，辦公自動化發(fā)展迅猛，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，辦公自動化從最早的利用傳真機(jī)、打字機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備來進(jìn)行辦公發(fā)展成為現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)?，F(xiàn)代的辦公自動化系統(tǒng)觀點(diǎn)認(rèn)為：辦公自動化實(shí)際上是人與人、人與部門、部門之間信息的共享、交換、組織、分類、傳遞與處理及其活動的協(xié)調(diào)，從而達(dá)到一個整體目標(biāo)的過程。

（二）辦公自動化系統(tǒng)進(jìn)入高校的必然性

高等院校具有人才、科技、設(shè)備等優(yōu)勢。就高校而言，管理實(shí)質(zhì)就是動員和組織廣大教職工共同努力去實(shí)現(xiàn)學(xué)校整體目標(biāo)的過程?？茖W(xué)的管理是高校向社會提供高水平的科研成果、高科技的服務(wù)和高素質(zhì)的人才的重要保證。高等院校一旦進(jìn)入自動化辦公時(shí)代，工作效率和管理水平將大大提高。比如說：辦公自動化的一個重要職能，是準(zhǔn)確、及時(shí)提供產(chǎn)生于各部門的各種有效信息，以供學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)參考、決策，在過去，這些只能是手工操作，耗時(shí)費(fèi)力且效率低。而通過辦公自動化系統(tǒng)的管理，就可以實(shí)現(xiàn)各部門、各種信息資源的共享，以及時(shí)、準(zhǔn)確利用信息。

因此，沖破傳統(tǒng)的管理思想、管理方法和管理模式，通過辦公自動化的手段，建立起一套高效、面向教學(xué)、科研第一線的科學(xué)的行政管理體制，是高校適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展的需要。辦公自動化，將使傳統(tǒng)的管理手段和方法產(chǎn)生重大變革，也是國家和社會發(fā)展的必然要求。

二、辦公自動化在高校的發(fā)展

80年代國家成立了辦公自動化推廣委員會，專門負(fù)責(zé)和推廣辦公自動化技術(shù)，在短短的十余年時(shí)間里，取得了可喜的成就。從作為辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)化的核心設(shè)備計(jì)算機(jī)的擁有量的增多就可以反映出來。21985年以前，全國計(jì)算機(jī)的數(shù)量很少，到了1997年全國計(jì)算機(jī)達(dá)到60，000，000臺，平均每百人擁有5臺，電腦進(jìn)入尋常百姓加以不是新鮮事，發(fā)達(dá)電腦已達(dá)到普及程度。

張富華.“建立網(wǎng)絡(luò)體系提高管理水平”.《中山大學(xué)學(xué)報(bào)》.1999年第2期.1999年.第60頁.國內(nèi)許多高校從引進(jìn)辦公自動化概念時(shí)起，就開始把計(jì)算機(jī)技術(shù)及其設(shè)備以及其他多種現(xiàn)代化辦公設(shè)備用于日常事務(wù)處理、信息管理等?！捌摺の濉逼陂g，我國已有計(jì)劃的在全國范圍內(nèi)開展辦公自動化試點(diǎn)，“八·五”期間，許多系統(tǒng)行業(yè)和一些大型企業(yè)實(shí)現(xiàn)了自動化。高校是計(jì)算機(jī)普及率最高的系統(tǒng)之一，技術(shù)力量雄厚，管理人員知識結(jié)構(gòu)和水平相對較高，這是高校實(shí)現(xiàn)辦公自動化具備了必備條件。高校里的人才資源是實(shí)現(xiàn)適合高校本身的軟件開發(fā)成為可能，在我國已有部分高校利用自身資源解決了辦公自動化系統(tǒng)中的軟件設(shè)計(jì)和硬件聯(lián)網(wǎng)。

三、目前辦公自動化在高校應(yīng)用存在的不足

我國高校里的辦公自動化雖然取得了一定成績，可是仍然發(fā)展十分緩慢，水平不高。從我國的大部分高校在辦公自動化的運(yùn)用上來看，高校的辦公自動化還存在以下幾個主要問題：

（一）院校實(shí)施辦公自動化管理的比例偏低，發(fā)展水平不平衡。自動化在高校的發(fā)展不平衡主要表現(xiàn)在兩個方面。一是國家重點(diǎn)院校、理工電子類院校辦公自動化程度較高，而部分綜合院校、地方院校程度較低，特別是一些、邊遠(yuǎn)貧困地區(qū)的院校目前在這方面還是空白。二是東西發(fā)展差別較大。東部及沿海地區(qū)經(jīng)濟(jì)情況好，而在西部邊遠(yuǎn)地區(qū)和貧困地區(qū)受經(jīng)濟(jì)條件和交通條件的限制，在辦公自動化建設(shè)上還處于滯后階段。

3目前在我國教委備案的普通高等院校有1035所，成人高等院校1373所，另有各類社會力量辦學(xué)高校2000余所，上網(wǎng)或?qū)嵭修k公自動化管理的院校僅占高校比例的4.5%,與迅猛發(fā)展的信息時(shí)代極不相稱。

（二）設(shè)備和資源陳舊、落后、缺乏。

目前在我國由于高校經(jīng)費(fèi)的主要來源是靠國家教委、省高教廳或是政府撥款，一貫十分緊張。近年來，又由于并軌招生，經(jīng)費(fèi)更加緊張。在采用了辦公自動化的多數(shù)高校里，許多高校用于辦公、管理的機(jī)器設(shè)備相對陳舊、落后。比如，前些年購買的486型計(jì)算機(jī)目前還在許多辦公室里使用，無法及時(shí)更新?lián)Q代；打印機(jī)及其它相關(guān)設(shè)備都比較落后；復(fù)印機(jī)或缺或落伍；傳真機(jī)在院、系一級很少看到。作為環(huán)境保障的硬件尚且如此落 3王敏.“淺談高校辦公自動化建設(shè)的特點(diǎn)”.《惠州大學(xué)學(xué)報(bào)》.18卷第3期.2002年.第46頁.伍，作為辦公自動化的靈魂的軟件就更自慚形愧了。

（三）缺乏整體規(guī)劃，沒有相應(yīng)的軟件系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)支持。

為適應(yīng)社會和人才市場需求，各高校紛紛開設(shè)了不同層次的計(jì)算機(jī)應(yīng)用專業(yè)。幾乎所有高校都建立了計(jì)算機(jī)教學(xué)中心，也都為系（部、所）配備了公辦公自動化和管理用的計(jì)算機(jī)?？墒擒浖O(shè)備呢？這些計(jì)算機(jī)大多是單機(jī)操作，未能聯(lián)網(wǎng)。有些單位雖配備了微機(jī)，但他們僅用于文字處理，充當(dāng)打字機(jī)，設(shè)備不能充分發(fā)揮作用。因此，許多院校沒有自己的校園網(wǎng)——“高速公路”，達(dá)不到信息資源共享，計(jì)算機(jī)僅當(dāng)個人計(jì)算機(jī)使用。還有些院校雖然一些單機(jī)通過公用通訊網(wǎng)聯(lián)機(jī)，每年向網(wǎng)絡(luò)管理機(jī)構(gòu)繳納昂貴的上網(wǎng)費(fèi)和使用費(fèi)，卻只能供少數(shù)人使用，這樣既浪費(fèi)了資金，又浪費(fèi)了設(shè)備資源。

（四）管理人員素質(zhì)對辦公自動化程度的影響不夠，工作人員的現(xiàn)代化辦公設(shè)備操作水平，尤其是計(jì)算機(jī)操作水平不高。

主要是思想觀念和知識結(jié)構(gòu)兩個方面的原因：

思想觀念方面。表現(xiàn)在不愿改變傳統(tǒng)的工作方式，仍沿用以手工為主的管理模式，而利用計(jì)算機(jī)僅做些輔助性的工作。例如，許多部門的工作人員沉迷于經(jīng)驗(yàn)操作。由于對計(jì)算機(jī)能做什么不十分了解，所以在用計(jì)算機(jī)管理時(shí)反而有“恐懼感”，認(rèn)為不可靠，不方便。

知識結(jié)構(gòu)方面。表現(xiàn)在對計(jì)算機(jī)的認(rèn)識不足和操作技能不熟練，欠缺使用先進(jìn)設(shè)備的操作技能上。普通存在如下三種情況：一是不會用；二是簡單使用；三是使用方法不對。有些單位不斷的補(bǔ)充新設(shè)備，但作用和優(yōu)勢并沒有很好的發(fā)揮出來，導(dǎo)致了設(shè)備資源的大量浪費(fèi)。

四、辦公自動化在高校應(yīng)用的建議

要想改變高校辦公事務(wù)管理的落后狀況，盡快實(shí)現(xiàn)辦公自動化，就必須采取切實(shí)可行的有效措施：

（一）轉(zhuǎn)變思想，提高認(rèn)識，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。

首先領(lǐng)導(dǎo)決策層要引起重視，把實(shí)現(xiàn)辦公自動化，提高學(xué)校的工作效率和管理水平當(dāng)作一件迫切而重要的大事來抓。

建設(shè)一個辦公自動化系統(tǒng)，需要建立一個計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)，它涉及全校的各職能部門和面對各種不同要求，要求在人力、物力、財(cái)力等方 面做好科學(xué)安排。因此，在建設(shè)我校辦公自動化系統(tǒng)的時(shí)候，必須組建一個專門領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)保證各部門通力協(xié)作，組織專家進(jìn)行系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)，制定總體方案，負(fù)責(zé)監(jiān)督實(shí)施，并處理建設(shè)過程中可能出現(xiàn)的問題，這樣才能保證辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)按時(shí)保質(zhì)完成。

（二）多渠道籌集資金，更新、配齊必要的辦公設(shè)備和相應(yīng)的計(jì)算機(jī)軟件。

推行高校辦公自動化，資金不足是突出問題。解決這個問題應(yīng)調(diào)動各方面的積極性，拓寬融資渠道。首先，爭取國家教委、省高教廳給與一定的資金資助。各科教單位可以通過申請科研課題，爭取科研經(jīng)費(fèi)。其次，通過技術(shù)合作和轉(zhuǎn)讓，增加經(jīng)濟(jì)收入，與當(dāng)?shù)氐母髌髽I(yè)單位共建辦公自動化，走技術(shù)社會化、產(chǎn)業(yè)化道路。其三，積極承擔(dān)其他單位、部門的辦公自動化建設(shè)工程，提高經(jīng)濟(jì)效益，增加資金收入。

購進(jìn)一批較為先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，配以先進(jìn)的軟件系統(tǒng)，裝備校黨政機(jī)關(guān)各部、處、室，并實(shí)行聯(lián)網(wǎng)；學(xué)校圖書館也應(yīng)該實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)輔助管理；院系的辦公室可以安裝先進(jìn)的硬、軟件，實(shí)現(xiàn)系的內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)。這些應(yīng)結(jié)合各院校的實(shí)際情況而定，由專門的領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)效果會更好。

（三）做好管理人員培訓(xùn)工作，提高辦公室工作人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平和素質(zhì)。

高等院校要提高工作人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平。沒有相關(guān)的知識與技術(shù)，就無法使一臺臺“死”及其運(yùn)作起來，就無法讓計(jì)算機(jī)代替人們工作，更不要說辦公自動化了。

首先，要統(tǒng)一工作人員的思想認(rèn)識，使他們認(rèn)識到，掌握計(jì)算機(jī)知識、技術(shù)網(wǎng)絡(luò)知識，懂得適用各種現(xiàn)代化辦公設(shè)備，是一個管理者必備的基本條件，也是提高工作效率的重要途徑。

其次，要為工作人員創(chuàng)造一個良好的學(xué)習(xí)提高機(jī)會。各院?？梢钥紤]利用雙休日或假期，集中一段時(shí)間，請有關(guān)專家上課、培訓(xùn)。在邊遠(yuǎn)地區(qū)高校人才較少，院?？梢越Y(jié)合實(shí)際進(jìn)行自身人才的培訓(xùn)?？膳伤陀幸欢ɑA(chǔ)的人員到有關(guān)院校進(jìn)修學(xué)習(xí)，也可以對在職人員舉辦各種形式的網(wǎng)絡(luò)知識培訓(xùn)。

（四）建立校園網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)自動化的快捷、便利。

要真正實(shí)現(xiàn)辦公自動化管理，就要想辦法達(dá)到信息資源共享，建立符 合高校實(shí)際情況的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。與傳統(tǒng)的人工管理相比，辦公自動化的一大特點(diǎn)是可以實(shí)現(xiàn)“文檔一體化”。4“文檔一體化”可使文書與檔案緊密地銜接，避免文件歸檔不齊全、文件分類不規(guī)范、文件檢索利用困難等問題，提高文檔的利用率，從而保證檔案信息的齊全、準(zhǔn)確和及時(shí)，也同時(shí)達(dá)到“一次輸入多次多項(xiàng)輸出”的效果。開發(fā)實(shí)用的軟件，建立合適的校園網(wǎng)絡(luò)，就可以實(shí)現(xiàn)各部門之間的資源共享，實(shí)現(xiàn)高效管理，自動化管理。

五、辦公自動化在高校應(yīng)用的展望

隨著科技的發(fā)展，高校自動化會登上更高的舞臺，將各個院校的校園網(wǎng)絡(luò)有機(jī)組合在同一個網(wǎng)絡(luò)里，將是不久后的必然。國家教育主管部門應(yīng)盡快成立相關(guān)的工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)高校的辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)化推廣工作的組織和協(xié)調(diào)，由計(jì)算機(jī)專家和網(wǎng)絡(luò)專家組成技術(shù)工作班子，設(shè)計(jì)和調(diào)整符合我國國情的高校網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方案。當(dāng)然，這還需要國家的支持和科技的發(fā)展。

相信在不久的未來，高校的辦公自動化將是高效的管理工作更上一層樓，更將有效地促進(jìn)高校各項(xiàng)教育事業(yè)的發(fā)展，更快地跟上以信息和效率為主要特征的社會前進(jìn)的步伐

4李殷青,“談我校計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)”.《廣西師范大學(xué)學(xué)報(bào)》.2002年增刊.2002年.第39頁.6

參考文獻(xiàn)

1、陳文力、趙歡.《辦公自動化》.中國建材工業(yè)出版社.第二版.1999年.2、中國計(jì)算機(jī)發(fā)展公司.《辦公寓管理自動化技術(shù)》.北京大學(xué)出版社.1987年7月.3、王敏.“淺談高校辦公自動化建設(shè)的特點(diǎn)”.《惠州大學(xué)學(xué)報(bào)》.18卷第3期.2002年.4、張富華.“建立網(wǎng)絡(luò)體系提高管理水平”.《中山大學(xué)學(xué)報(bào)》.1999年第2期.5、李殷青,“談我校計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)”.《廣西師范大學(xué)學(xué)報(bào)》（綜合專輯）.2002年增刊.

第四篇：《辦公自動化系統(tǒng)》技術(shù)需求文檔

《辦公自動化系統(tǒng)》技術(shù)需求文檔

辦公自動化系統(tǒng)可以加大提高辦公效率，使得實(shí)際業(yè)務(wù)通過網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)，并適用于通用性、靈活性、保密性和標(biāo)準(zhǔn)化等各項(xiàng)原則，現(xiàn)將各項(xiàng)技術(shù)要求列舉如下：

1、系統(tǒng)可以整合到其他應(yīng)用系統(tǒng)或平臺，進(jìn)行門戶統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)無縫對接。

2、工作流管理體系，用戶可以自定制自己需要的業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)OFFICE 文檔模板。

3、可實(shí)現(xiàn)嚴(yán)格的工作流程跟蹤、監(jiān)控和催辦。有信息提醒功能。

4、用戶權(quán)限管理可以分項(xiàng)分類到各項(xiàng)工作，并可以指定權(quán)限到分組或者單個用戶。

5、用戶可以任意定制私人桌面模塊。

6、可以自定義報(bào)表

7、文檔流轉(zhuǎn)過程痕跡保留、留痕查看、手寫批注、電子印章。

8、可以支持手機(jī)短信平臺、移動辦公。

9、可以有內(nèi)部消息的發(fā)送傳遞。

10、文件編輯時(shí)具有緩存和定時(shí)保存功能,避免因?yàn)閿嗑W(wǎng)等故障的出現(xiàn)造成錄入數(shù)據(jù)的丟失。

11、可以實(shí)現(xiàn)IP地址使用限制管理。

12、發(fā)布環(huán)境最好采用TomCat，數(shù)據(jù)庫平臺可任意選擇。

13、提供數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)備份功能。

服務(wù)要求：本系統(tǒng)自完成系統(tǒng)安裝及培訓(xùn)并經(jīng)采購方驗(yàn)收合格之日起，乙方免費(fèi)質(zhì)保一年。

第五篇：企業(yè)辦公自動化

企業(yè)辦公自動化

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和軟件技術(shù)，特別是internet/intranet的出現(xiàn)及其相關(guān)技術(shù)的迅速發(fā)展，帶來了全球范圍市場競爭的日益加劇，對傳統(tǒng)的辦公和生活方式產(chǎn)生了巨大的沖擊，所有的企業(yè)都面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，企業(yè)內(nèi)的員工作為一個團(tuán)隊(duì)能否及時(shí)交流﹑獲取各種相關(guān)信息，從而高效地協(xié)同工作，把握轉(zhuǎn)瞬即逝的機(jī)會，將成為在激烈的市場競爭中取勝的關(guān)鍵，面對這樣的形勢，越來越多的企業(yè)打算或正在將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)引入到日常經(jīng)營管理上來，改變過去單純的手工辦公方式，以便在企業(yè)內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息共享﹑協(xié)同工作乃至科學(xué)的管理和決策，從而提高效率﹑增強(qiáng)企業(yè)的競爭力。

一.國內(nèi)外辦公自動化發(fā)展的趨勢

1.傳統(tǒng)辦公模式

傳統(tǒng)的辦公模式主要以紙介質(zhì)為主進(jìn)行大量文件的處理，多指文字處理系統(tǒng)﹑輕印刷系統(tǒng)﹑文檔管理系統(tǒng)。這種模式無法實(shí)現(xiàn)信息的共享﹑交換﹑傳遞；無法實(shí)現(xiàn)單位﹑企業(yè)內(nèi)部的協(xié)調(diào)；難以對非文本的如聲頻﹑視頻﹑圖形﹑掃描對象等多媒體信息﹑超文本信息進(jìn)行有效的處理。同時(shí)，傳統(tǒng)的電子郵件沒有對辦公過程中的工作流提供良好的支持，難以根據(jù)不同的情況﹑不同的工作狀態(tài)采取不同的措施，更好的跟蹤事務(wù)的處理過程。部門之間的交流往往通過電話和傳真來實(shí)現(xiàn)。信息的交流和共享，以及團(tuán)隊(duì)的協(xié)同運(yùn)作等無法完美的實(shí)現(xiàn)，極大地限制了工作的效率。

2.辦公自動化

辦公自動化是近年來隨著計(jì)算機(jī)科學(xué)發(fā)展而提出來的新概念。辦公室自動化英文原稱office automation，縮寫為OA,辦公室自動化系統(tǒng)一般指實(shí)現(xiàn)辦公室內(nèi)事務(wù)性業(yè)務(wù)的自動化，而辦公自動化則包括網(wǎng)絡(luò)化的大規(guī)模信息處理系統(tǒng)等。一個企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公自動化的程度也是衡量其實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標(biāo)志。

3.網(wǎng)絡(luò)辦公模式

網(wǎng)絡(luò)辦公就是采用internet/intranet技術(shù)，基于工作流的概念，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；不僅兼顧個人辦公效率的提高，更重要的是可以實(shí)現(xiàn)群體協(xié)同工作。改變過去復(fù)雜﹑低效的手工辦公方式，實(shí)現(xiàn)迅速﹑全方位的信息采集﹑信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。由于網(wǎng)絡(luò)的存在，這種交流與協(xié)調(diào)幾乎可以在瞬間完成，并且不必?fù)?dān)心對方是否在電話機(jī)旁邊或是否有傳真機(jī)可用。

4.辦公自動化的發(fā)展趨勢

隨著三大核心支柱技術(shù)：網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)﹑計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的成熟，世界上的OA已進(jìn)入了新的層次，在新的層次中系統(tǒng)有四個新的特點(diǎn)：

（1）集成化。軟硬件及網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品的集成，人與系統(tǒng)的集成，單一辦公系統(tǒng)同社會公眾信息系統(tǒng)的集成，組成了“無逢集成”的開放式系統(tǒng)。

（2）智能化。面向日常事務(wù)處理，輔助人們完成智能性勞動。如：漢字識別，對公文內(nèi)容的理解和深層處理，幫助決策及處理意外等。

（3）多媒體化。包括對數(shù)字﹑文字﹑圖象﹑聲音和動畫的綜合處理。

（4）運(yùn)用電子數(shù)據(jù)交換（EDI）。通過數(shù)據(jù)通訊網(wǎng)，在計(jì)算機(jī)間進(jìn)行交換和自動化處理。辦公自動化的趨勢，要求企業(yè)使用由綜合數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)所提供的信息中，針對所需做出決策的課題，構(gòu)造或選用決策數(shù)字模式，結(jié)合有關(guān)內(nèi)部和外部的條件，由計(jì)算機(jī)執(zhí)行決策程序，作出相應(yīng)的決策。

二.目前企業(yè)辦公自動化的現(xiàn)狀及問題

1.目前企業(yè)辦公自動化的現(xiàn)狀

近年以Intranet為基礎(chǔ)的OA構(gòu)造出了人與系統(tǒng)和諧的辦公環(huán)境，實(shí)現(xiàn)了內(nèi)外信息傳遞、工作日程安排、小組協(xié)同工作、工作流應(yīng)用自動化等等，極大地改變了傳統(tǒng)辦公室以人工為主的工作方式，提高了管理水平和工作效率，節(jié)約了辦公空間。據(jù)Cisco網(wǎng)絡(luò)公司介紹，以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)設(shè)施的OA系統(tǒng)比沒有網(wǎng)絡(luò)的OA系統(tǒng)提高工作效率50%以上。IBM在丹佛的分支機(jī)構(gòu)，公司給銷售、市場、技術(shù)和行政人員配備了電腦、打印機(jī)、Modem等設(shè)備，可以在任何地方辦公，得以將辦公大樓從9層減少成4層；美國第二大會計(jì)公司安達(dá)信公司，實(shí)施網(wǎng)絡(luò)OA后將辦公面積減少了一半。這種在任何地方都可以辦公的虛擬辦公室已經(jīng)風(fēng)靡全美。

我國的辦公自動化建設(shè)經(jīng)歷了一個較長的發(fā)展階段，目前企業(yè)的辦公自動化根據(jù)發(fā)展程度可以劃分為以下四類：

（1）起步較慢，還停留在使用沒有聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)，使用，ms office系列﹑wps系列應(yīng)用軟件以提高個人辦公效率。

（2）已經(jīng)建立了自己的intranet網(wǎng)絡(luò)，但沒有好的應(yīng)用系統(tǒng)支持協(xié)同工作，仍然是個人辦公。網(wǎng)絡(luò)處于閑置狀態(tài)，企業(yè)的投資沒有產(chǎn)生應(yīng)有的效益。

（3）已經(jīng)建立了自己的intranet網(wǎng)絡(luò)，企業(yè)內(nèi)部員工通過電子郵件交流信息，實(shí)現(xiàn)了有限的協(xié)同工作，但產(chǎn)生的效益不明顯。

（4）已經(jīng)建立了自己的intranet網(wǎng)絡(luò)：使用經(jīng)二次開發(fā)的通用辦公自動化系統(tǒng)；能較好地支持信息共享和協(xié)同工作，與外界聯(lián)系的信息渠道暢通；通過internet發(fā)布，宣傳企業(yè)的產(chǎn)品﹑技術(shù)服務(wù)；intranet網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)對企業(yè)的經(jīng)營產(chǎn)生了積極的效益?，F(xiàn)在正著手開發(fā)或已經(jīng)在使用針對業(yè)務(wù)定制的綜合辦公自動化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)的管理和決策，增強(qiáng)企業(yè)的競爭能力，使企業(yè)不斷發(fā)展壯大。

我廠的辦公自動化系統(tǒng)經(jīng)過幾年的發(fā)展，已經(jīng)屬于第四類。

2.企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公自動化面臨的問題

我國從80年代開始，尤其是進(jìn)入90年代，辦公自動化發(fā)展迅猛。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)從最初的漢字輸入﹑問題處理﹑排版編輯﹑查詢檢索等單機(jī)應(yīng)用軟件逐漸發(fā)展成為現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，通過聯(lián)網(wǎng)將單項(xiàng)辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)聯(lián)成一個辦公系統(tǒng)。再通過遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)將多個系統(tǒng)聯(lián)結(jié)成更大范圍的辦公自動化系統(tǒng)。建立企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)（intranet）,企業(yè)外部網(wǎng)(extranet)，已經(jīng)成為辦公自動化發(fā)展的必然趨勢。目前,在實(shí)現(xiàn)辦公自動化的進(jìn)程中還有以下問題需要注意：

（1）效率。辦公人員大都非計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，他們的計(jì)算機(jī)知識尤其是計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)及硬件知識的缺乏，導(dǎo)致辦公效率的降低，也造成系統(tǒng)管理員工作量的增大，如系統(tǒng)維護(hù)及軟件升級。計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展可謂一日千里，軟硬件的升級換代將更加頻繁，這就意味著系統(tǒng)后期成本居高不下。

（2）安全性。人們對信息的價(jià)值有了更深的認(rèn)識，因而對信息的存儲和保密也就更加重視，而今，病毒的破壞﹑黑客的入侵都將對系統(tǒng)信息以致命的打擊。

3.企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公自動化的要求

辦公自動化已經(jīng)成為企業(yè)界的共識。眾多企業(yè)認(rèn)識到盡快進(jìn)行辦公自動化建設(shè)，并根據(jù)領(lǐng)先地位，將有助于保持競爭優(yōu)勢，使企業(yè)的發(fā)展形成良性循環(huán)。

辦公自動化的實(shí)施應(yīng)該考慮企業(yè)的實(shí)際情況，主要是企業(yè)的經(jīng)濟(jì)實(shí)力。按照上述分析，四類企業(yè)辦公自動化應(yīng)區(qū)別對待：

(1)第一類企業(yè)進(jìn)行辦公自動化建設(shè)就需要較多投入，既要搭建企業(yè)intranet網(wǎng)絡(luò)，又要開發(fā)辦公自動化系統(tǒng)，需要企業(yè)有較強(qiáng)的經(jīng)濟(jì)實(shí)力才能完成。

(2)對于第二﹑第三類企業(yè)，由于企業(yè)intranet網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)存在，只是沒有或沒有好的辦公

應(yīng)用系統(tǒng)，所以只須投入比網(wǎng)絡(luò)投資少的資金，即可開發(fā)通用辦公自動化系統(tǒng)，產(chǎn)生較高的投資回報(bào)。即便一步到位開發(fā)綜合辦公自動化系統(tǒng)其投資也要比網(wǎng)絡(luò)投資少，而產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益更高。

(3)對于第四類企業(yè)，由于其辦公自動化基礎(chǔ)好，只須較少的投資即可達(dá)到目前辦公自動化的最高水平。

三.怎樣實(shí)現(xiàn)辦公自動化

1.實(shí)施辦公自動化的原則

在實(shí)施辦公自動化的過程中，我們必須遵循以下幾項(xiàng)原則：

（1）實(shí)用性原則

（2）先進(jìn)性及成熟性原則

（3）可靠性原則

（4）開放性及安全性原則

（5）標(biāo)準(zhǔn)化原則

（6）可擴(kuò)充性原則

（7）可維護(hù)性﹑可管理性原則

（8）節(jié)約性原則

2.實(shí)施辦公自動化的環(huán)境

人是系統(tǒng)第一因素，即現(xiàn)在的辦公室除了傳統(tǒng)辦公室的角色外，還需要增加部分管理設(shè)備的專業(yè)技術(shù)人員，例如，計(jì)算機(jī)工程師，設(shè)備維護(hù)人員等。

現(xiàn)代辦公自動化對工作人員的素質(zhì)提出了很高的要求。新形勢新環(huán)境意義下的政治思想和職業(yè)道德是當(dāng)然的基本素質(zhì)。精業(yè)務(wù)懂管理、有經(jīng)濟(jì)頭腦、熟悉規(guī)則遵守法律、具備現(xiàn)代人意識是更高的素質(zhì)要求。而必須具備的最基本的素質(zhì)是能操作計(jì)算機(jī)，要求達(dá)到：

(1)具備計(jì)算機(jī)硬件、軟件常識

(2)熟練掌握一種漢字錄入方法

(3)了解計(jì)算機(jī)上的目錄和文件的基本概念

(4)網(wǎng)絡(luò)軟件的基本操作：會收發(fā)Email、文件和傳真，會用瀏覽器

(5)了解數(shù)據(jù)庫檢索、查詢、統(tǒng)計(jì)和分析的基本概念

(6)其它關(guān)于硬件、應(yīng)用軟件、系統(tǒng)安全、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)、病毒概念、數(shù)據(jù)備份等等，當(dāng)然是多多益善。

技術(shù)設(shè)備﹑計(jì)算機(jī)是系統(tǒng)重要因素。設(shè)備中有各種機(jī)器，如計(jì)算機(jī)﹑復(fù)印機(jī)﹑電話機(jī)﹑傳真機(jī)﹑路由器﹑服務(wù)器﹑光盤機(jī)等等，這些設(shè)備也要維護(hù)﹑更新。

各種信息設(shè)備中還需要有管理設(shè)備的軟件，例如，計(jì)算機(jī)的操作系統(tǒng)﹑網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)﹑文字處理軟件﹑專項(xiàng)工作程序軟件等等。

此外，還需要構(gòu)建一個良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，保證系統(tǒng)的運(yùn)行暢通。

3.實(shí)施辦公自動化的步驟

第一，在組織內(nèi)部構(gòu)建通信平臺，工作人員之間建立網(wǎng)上信息交流和初步的網(wǎng)上協(xié)同工作。

第二，在組織內(nèi)部人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平得以普遍提高，基本建立起網(wǎng)上協(xié)同辦公的意識之后，考慮在辦公網(wǎng)絡(luò)內(nèi)進(jìn)行一些日常工作流程如公文審批﹑通知紀(jì)要﹑會議管理﹑信息采集審批與查詢，以及各部門的日常業(yè)務(wù)處理等。在這一階段，基本實(shí)現(xiàn)組織內(nèi)部辦公自動化。

第三，在internet上建立公用網(wǎng)站，進(jìn)行信息采集﹑發(fā)布，部門間公文交換乃至簡單的電子貿(mào)易等，將辦公自動化的范圍進(jìn)一步擴(kuò)大大跨地區(qū)﹑跨省市。

在以上過程中，網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的安全性﹑穩(wěn)定性自始至終都是十分重要的。是否建立起

強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)信息安全防范系統(tǒng)，在某種程度上決定著信息化建設(shè)的成就。

4.我廠辦公自動化的實(shí)施

我廠實(shí)施的rj-eflow全網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)基于internet/intranet技術(shù)開發(fā)，通過統(tǒng)一的信息共享與發(fā)布平臺，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)OA的公文運(yùn)轉(zhuǎn)與企業(yè)內(nèi)部管理信息的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，達(dá)到信息的高度共享與管理，集成了企業(yè)的各種信息系統(tǒng)的應(yīng)用，是新一代基于知識管理的辦公自動化系統(tǒng)。它改善了無紙化辦公環(huán)境，提高了工作實(shí)效，為領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)決策提供支持信息，同時(shí)，各職能部門實(shí)現(xiàn)信息共享。根據(jù)我廠辦公及業(yè)務(wù)的特點(diǎn)將系統(tǒng)分為個人辦公﹑部門辦公﹑公文管理﹑機(jī)關(guān)事務(wù)以及公共信息等欄目。

四.對企業(yè)辦公自動化的幾點(diǎn)思考

1.什么樣的企業(yè)適合使用辦公自動化系統(tǒng)？

絕大部分企業(yè)都適合使用辦公自動化系統(tǒng)，但不同企業(yè)使用的目的性會有所不同，具體體現(xiàn)在：

(1)信息化尚未入門的企業(yè)。由于沒有信息化的應(yīng)用基礎(chǔ)，先上辦公自動化，OA有著近乎100%的成功率，有利于提高企業(yè)各級人員的基本素質(zhì)與計(jì)算機(jī)方面的實(shí)際操作能力，有利于今后業(yè)務(wù)領(lǐng)域企業(yè)信息化工作的開展。

(2)信息化失敗或者嚴(yán)重缺乏信息化工作信心的企業(yè)。信息化失敗，特別是大型業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)失敗，例如ERP，給企業(yè)方面的信心打擊是十分沉重的，為了重塑信心或者一開始就回避一下風(fēng)險(xiǎn)，選擇辦公自動化不失為一種選擇。

(3)缺少信息化資金準(zhǔn)備的企業(yè)。信息化投入一般比較昂貴，在沒見到實(shí)際效果的時(shí)候，多數(shù)企業(yè)會猶豫不決。因此，對于謹(jǐn)慎型的企業(yè)或者資金不充裕的企業(yè)，先上辦公自動化，有利于企業(yè)逐步了解企業(yè)信息化及其作用，減少今后信息化工作的盲目性。

已擁有業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)還需要進(jìn)一步改善行政辦公與內(nèi)部信息交流環(huán)境的企業(yè)。辦公自動化與業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)互為補(bǔ)充，可以豐富并完善企業(yè)信息化工作的形式與內(nèi)容。

2.辦公自動化并不代表辦公“無紙化”

有人認(rèn)為實(shí)現(xiàn)辦公自動化就是實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公就是在日常事務(wù)中不再需要紙張，這種想法是錯誤的?！盁o紙化”辦公從信息處理角度上講，是辦公自動化的基本要求或者說是辦公自動化的直接效果。改革傳統(tǒng)辦公模式，開展電子政務(wù)，使業(yè)務(wù)辦公﹑公文流轉(zhuǎn)和管理過程電子化﹑信息化，讓文職人員從長期繁雜的辦公事務(wù)中解放出來，通過統(tǒng)一辦公規(guī)范，提高工作效率，降低行政成本。但在一些必要的時(shí)候，紙張仍然是必不可少的，尤其在文件的存檔系統(tǒng)不夠完善，考慮到突發(fā)事件的發(fā)生，這時(shí)紙質(zhì)文件的保存是必不可少的。一些重要合同文書﹑技術(shù)規(guī)范也需要紙質(zhì)文件。

3.實(shí)現(xiàn)辦公自動化需要自上而下的推進(jìn)

辦公自動化建設(shè)是一項(xiàng)艱巨復(fù)雜的系統(tǒng)工程，涉及方方面面，難度大，要求高，因此，必須加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，搞好組織協(xié)調(diào)，確保各項(xiàng)工作任務(wù)完成。加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化配合，構(gòu)筑合力。各部門﹑各車間要高度重視辦公自動化建設(shè)工作，切實(shí)納入重要議事日程，強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)。主要領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常聽取工作匯報(bào)，及時(shí)指導(dǎo)工作運(yùn)行。分管領(lǐng)導(dǎo)要具體抓，要深入實(shí)際，及時(shí)掌握辦公自動化建設(shè)情況，及時(shí)解決工作中遇到的問題。要加強(qiáng)督促檢查，有計(jì)劃﹑有力度地搞好工作推進(jìn)。各部門要落實(shí)專人，全程抓好本部門的工作。要集中人力﹑物力﹑財(cái)力保障本部門網(wǎng)絡(luò)﹑應(yīng)用系統(tǒng)的健康運(yùn)行。盡快理順辦公自動化建設(shè)管理機(jī)構(gòu)，積極開展工作，確保全廠辦公自動化建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展，整體推進(jìn)。

4.建立嚴(yán)格的使用權(quán)限和層次分明的管理制度

根據(jù)工廠對文檔的具體操作，從保密和安全的角度，對進(jìn)入辦公系統(tǒng)的用戶，采取按部門﹑職務(wù)，進(jìn)行優(yōu)先等級和功能模塊的設(shè)定。企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)有權(quán)進(jìn)入所有的模塊，能查看到所有文檔，但為了防止誤操作，封掉了有些不會用到的修改功能。企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)有權(quán)簽發(fā)﹑

查閱人事資料等與本部門有關(guān)的工作。秘書有起草﹑傳遞及允許查閱數(shù)據(jù)庫的權(quán)限，應(yīng)該說NOTES（辦公自動化的支持軟件）的保安工作是非常出色的，無密碼就進(jìn)入不了系統(tǒng)，有密碼無權(quán)限時(shí)，進(jìn)入了系統(tǒng)，也只是告訴你無權(quán)使用；有密碼有權(quán)限無功能，重要操作不顯示操作鈕?？梢娦畔⒒块T要把握好角色﹑權(quán)限和密碼的設(shè)定，這樣，辦公自動化系統(tǒng)的寶貴數(shù)據(jù)才能高枕無憂。要建立辦公自動化管理制度和考核辦法，明確單位的責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)﹑責(zé)任部門和直接責(zé)任人的工作職責(zé)和任務(wù)，制定相應(yīng)的獎懲措施，推行一套融管理﹑監(jiān)督﹑激勵相一致的有效機(jī)制。

5.牢固樹立信息安全意識

(1)要牢固樹立網(wǎng)絡(luò)安全意識。要樹立保密意識，高度重視網(wǎng)絡(luò)安全工作，不得將內(nèi)部涉密的計(jì)算機(jī)﹑設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)接入網(wǎng)絡(luò)，不準(zhǔn)在網(wǎng)上傳輸和存放涉密信息。各單位主要責(zé)任人為網(wǎng)絡(luò)安全的第一責(zé)任人，信息員為具體責(zé)任人，各司其職，將工作落到實(shí)處。

(2)要做好計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)安全管理工作。信息化部門要加強(qiáng)技術(shù)及管理知識的學(xué)習(xí)，經(jīng)常對各單位網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檢查，對存在的問題及時(shí)指出﹑及時(shí)糾正，務(wù)必確保安全。建立安全事件報(bào)告制度，各單位一旦發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全事件，必須在第一時(shí)間向信息化部門報(bào)告。

(3)要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的管理，凡安裝﹑維護(hù)﹑連接和設(shè)置，均由信息化部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，嚴(yán)禁隨意更換﹑改變其物理的位置﹑形態(tài)﹑性能，嚴(yán)禁改變其連接關(guān)系﹑運(yùn)行狀態(tài)和系統(tǒng)的設(shè)置。

6.要加強(qiáng)對職能人員的培訓(xùn)

辦公系統(tǒng)在初始啟動時(shí)，大量的資料需要輸入，許多表結(jié)構(gòu)需要進(jìn)行設(shè)置。在還沒能駕馭電腦的時(shí)候，有一些畏難和辦公習(xí)慣，一些障礙和惰性是可以理解的，信息化部門的工作人員要從用戶的角度出發(fā)，幫助他們克服困難，推進(jìn)項(xiàng)目的進(jìn)展。目前，我廠已經(jīng)對辦公自動化的使用人員進(jìn)行了多次系統(tǒng)培訓(xùn)，其中包括廠級領(lǐng)導(dǎo)﹑中層領(lǐng)導(dǎo)﹑工廠信息人員﹑信息發(fā)布人員﹑一般使用人員。通過系統(tǒng)的培訓(xùn)使他們能夠熟練的操作辦公自動化系統(tǒng)，保證了辦公自動化系統(tǒng)的良性運(yùn)行。

7.勤維護(hù)，常保養(yǎng)，使辦公自動化系統(tǒng)處于最佳的運(yùn)行狀態(tài)中

辦公自動化系統(tǒng)是辦公人員的辦公平臺，經(jīng)常使用，難免會出現(xiàn)一些問題，因此要認(rèn)真對待辦公人員的每一個求助，認(rèn)真解決操作中的問題，及時(shí)處理系統(tǒng)的疵點(diǎn)。曾經(jīng)遇到到這樣的一種情況，財(cái)務(wù)部的報(bào)表無法發(fā)布，NOTES提示有錯，在排錯時(shí)，才發(fā)現(xiàn)是系統(tǒng)的源程序設(shè)定范圍中，為包含那個出錯的特殊字符。諸如此類問題的處理過程，可以讓系統(tǒng)管理員獲得更多的維護(hù)辦公自動化系統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)。還有定期的程序整理。以一年為限的數(shù)據(jù)庫復(fù)制等工作都有利于辦公自動化系統(tǒng)的良好運(yùn)行。

綜上所述，辦公自動化發(fā)展到今天，辦公自動化系統(tǒng)的定義已經(jīng)由原來的簡單的公文處理擴(kuò)展到整個企事業(yè)單位的信息交換平臺，其功能已經(jīng)有了極大的飛躍。然而，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)水平的不斷發(fā)展和用戶對功能不斷增長的需要，企事業(yè)單位辦公自動化的道路還很漫長。愿我們共同努力，為我國的計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動化領(lǐng)域得到更好的應(yīng)用和發(fā)展做出我們應(yīng)有的貢獻(xiàn)。