第一篇：涉外秘書復(fù)習(xí)重點

秘書學(xué)復(fù)習(xí)重點

題型大致為：名詞釋義、簡答、案例分析。

一、涉外秘書的修養(yǎng):

1.心境：心境是一種微弱而持久的情緒狀態(tài)，它是情感內(nèi)擴(kuò)散的結(jié)果，是某段時間內(nèi)人的心情。心境雖然較為微弱平靜，但具有很強(qiáng)的感染作用，直接影響著秘書的行為。涉外秘書在積極的心境下，會精神振作，富有生氣，積極主動地展開工作；在消極的心境下，則會憂郁悲觀，嚴(yán)重抑制能力的發(fā)揮。

2.激情：激情是一種突然爆發(fā)的短暫而強(qiáng)烈的情緒狀態(tài)，如狂喜、暴怒、痛苦、絕望、恐怖等。激情具有十分明顯的外部行為特征，往往是由于客觀實際與人的需要之間發(fā)生突然而劇烈的矛盾所產(chǎn)生的。

3.應(yīng)激：應(yīng)激是在出乎意料的緊張情況下所產(chǎn)生的情緒狀態(tài)。處在應(yīng)激狀態(tài)可以改變有機(jī)體的激活水平，使心率、血壓、腺體分泌、呼吸系統(tǒng)等發(fā)生顯著改變，引起高度的應(yīng)激化。

二、情商（可能案例分析用的上）

情商通?？删唧w劃分為四個方面的能力，即：

1.情緒的支持、評估和表達(dá)能力

2.思維過程中的情緒促進(jìn)和引導(dǎo)能力

3.理解和分析情緒，并從中獲得情緒知識的能力

4.對情緒進(jìn)行成熟調(diào)節(jié)的能力

情商是衡量一個人控制自己情緒能力的一個商數(shù)，是一個人對情緒的自我認(rèn)識、自我控制、自我鞭策以及對他人情緒的認(rèn)識和反應(yīng)能力。

對于秘書工作這而言，較高的情商修養(yǎng)十分必要。因為在秘書的職業(yè)活動和人生實踐中，遇到的困難、壓力、曲折和挫折會更多，這不僅需要較高的智商水平，更需要良好的情商的推動力和溶解力，以控制有害情緒的侵?jǐn)_，調(diào)諧人際關(guān)系，提高對社會生活和職業(yè)環(huán)境的適應(yīng)能力，促進(jìn)身心的健康發(fā)展，更好地實現(xiàn)自己的職能。

三、涉外秘書進(jìn)行氣質(zhì)修養(yǎng)的途徑

1.自我控制。人都有其主觀能動性，都有不同程度的自我意識和自控能力。涉外秘書要清楚意識到自己氣質(zhì)的優(yōu)勢和缺陷，按照社會性要求對自己的生物性有目的的調(diào)節(jié)和改造，努力使自己的氣質(zhì)符合涉外秘書活動的需要。

2.職業(yè)影響。涉外秘書的氣質(zhì)主要是由后天的社會生活養(yǎng)成的，什么樣的環(huán)境，往往會養(yǎng)成什么樣的氣質(zhì)。因此，涉外秘書要積極投身到豐富生動的職業(yè)生活中去，在不斷的實踐中錘煉和塑造自己的氣質(zhì)。

3.行為相反。針對自己氣質(zhì)中的弱項，有意識地尋找與之相反的工作，有目的的改造自己的氣質(zhì)。如膽汁質(zhì)的涉外秘書，其弱點就是暴躁魯莽，那就可以多找一些謄寫文稿、立卷編目、練習(xí)書法等平凡細(xì)致的工作去做。黏液質(zhì)的涉外秘書需要克服其反應(yīng)遲緩的弱點，應(yīng)該多做

些實地調(diào)查、對外聯(lián)絡(luò)、出差旅行等需要動作敏捷的工作。這種行為相反的方法，如果能持之以恒地加以運用，會收到十分明顯的效果。

四、秘書的職業(yè)性格

涉外秘書的社會地位、工作性質(zhì)和職業(yè)特點，決定了他們有與其他職業(yè)不同的性格特點。這些特征主要包括以下幾個方面：

1.意志堅強(qiáng)

2.誠實謙虛

3.靈活應(yīng)變

4.幽默

5.寬容、合作

五、在影響涉外秘書心理健康的諸多因素中，以下幾種應(yīng)予以特別指出：（涉外秘書在心理上需要面對的現(xiàn)實或情商修養(yǎng)的重要性）

1.負(fù)擔(dān)過重

2.輿論壓力

3.關(guān)系復(fù)雜六、一個心理健康的涉外秘書應(yīng)該具有以下主要標(biāo)志——這也是對秘書心理健康提出的基本要求：

1.要有正確的自我意識

2.要有良好的智力和適應(yīng)力

3.要有開朗的心境

4.要有統(tǒng)一的人格

5.要有和諧的人際關(guān)系

七、心理障礙

心理障礙是影響個體正常行為和活動效能的心理因素和心理狀態(tài)。在涉外秘書活動中，有以下常見的心理障礙，應(yīng)該及時察覺和調(diào)節(jié)：

1.嫉妒

2.焦慮：焦慮是個體對環(huán)境即將出現(xiàn)的變故或需要作出的努力，在主觀上引起緊張和一種不愉快的期待情緒，包括自尊心的的損傷，自信心的喪失，失敗感，愧疚感，以及相互交織的不安、憂慮、甚至恐慌的情緒狀態(tài)。

3.急躁：急躁是神經(jīng)系統(tǒng)的一種興奮和沖動狀態(tài)，也是涉外秘書常見的心理障礙之一，尤其容易發(fā)生在青年秘書身上。如有的青年秘書辦事，一陣興頭上來就馬上動手，既無準(zhǔn)備，也無計劃。這種急躁情緒既有害于秘書職業(yè)性格的塑造，也不利于做好秘書工作。涉外秘書客服急躁情緒的主要方法是遇事冷靜。

4.厭煩：厭煩是心理疲勞的一種情緒表現(xiàn)。心理健康學(xué)認(rèn)為，厭煩是腐蝕心靈的蛀蟲，一個

人如果長期地懨懨地?zé)o生氣，沒完沒了地感到精神疲倦，興味索然，精疲力竭，最終會導(dǎo)致生命活力的喪失，嚴(yán)重者甚至?xí)a(chǎn)生輕生等極端行為。涉外秘書若為厭煩所困，就會缺乏工作熱情，注意力分散，工作效率降低。

5.自傲和自卑：二者在形式上是完全相反的心理狀態(tài)，但在實質(zhì)上，則都是由于不能正確認(rèn)識和對待自己而造成的心理失調(diào)。前者是因把自己看的過高，形成了自傲心理；后者則是銀把自己看的過低，形成了自卑心理。

八、秘書的職業(yè)特點

1.他是領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，處于領(lǐng)導(dǎo)近身，頻繁接觸領(lǐng)導(dǎo)者，能給予領(lǐng)導(dǎo)者以不同程度的影響；2.經(jīng)授權(quán)能代表領(lǐng)導(dǎo)者形式一定權(quán)力，能在某種程度上成為領(lǐng)導(dǎo)者權(quán)力和一直的延伸和體現(xiàn)；3.工作涉及面廣，接觸秘密事宜的數(shù)量大、層次高；4.秘書還是培養(yǎng)和造就領(lǐng)導(dǎo)者的一個重要來源，很多領(lǐng)導(dǎo)人有從事秘書工作的經(jīng)歷；5.秘書工作綜合性強(qiáng)、事務(wù)性強(qiáng)、淺隱性強(qiáng)，不僅需要較高的工作能力，而且需要不計名利、忘我獻(xiàn)身和甘當(dāng)綠葉的精神境界。

九、“幕德”

清代和近代的師爺是較為典型的秘書職業(yè)，他們也極為重視“幕德”。當(dāng)時的幕德主要包括：1.盡心、盡言。2.正心、潔守。3.儉用。4.虛心。5.勤事。

十、涉外秘書的職業(yè)道德范疇（職業(yè)道德的規(guī)范）

1.忠誠

2.守信

3.勤奮

4.嚴(yán)謹(jǐn)

5.保密

6.廉潔

十一、涉外秘書的角色意識

1.角色意識：是指一個人在社會群體中對自己所處地位和由地位所規(guī)定的的社會責(zé)任的感知與認(rèn)識，以及自己對周圍人的種種角色關(guān)系的理解與協(xié)調(diào)。角色意識具有主觀性，有著統(tǒng)御角色心理活動的特殊功能。具體包括：一是高度的責(zé)任意識，二是正確的服務(wù)意識，三是積極的參與意識，四是清醒的原則意識，五是強(qiáng)烈的公關(guān)意識。、2.角色：角色原是戲劇、電影創(chuàng)作中的一個專門用語，指演員在表演中依據(jù)劇本所扮演的某一特定的人物。角色是和一定的社會位置相聯(lián)系的行為模式，是在一定的社會關(guān)系中占有某一社會地位的人應(yīng)有的行為表現(xiàn)。角色與社會地位不可分割，角色是地位的表現(xiàn)形式。角色是一種權(quán)利與義務(wù)的結(jié)合，角色的權(quán)利是從角色的義務(wù)中體現(xiàn)出來的。

3.角色行為:角色行為是指擔(dān)任某一社會角色的人根據(jù)社會或團(tuán)體成員的期待，按照角色的特定要求所表現(xiàn)出來的實際行為。凡擔(dān)當(dāng)某一角色而又沒有相應(yīng)的角色行為或偏離了角色行為的，可以稱之為“角色失真”。

4.角色規(guī)范：角色規(guī)范是社會組織對其成員行為的規(guī)定，是成員在工作中應(yīng)該達(dá)到的組織期望的行為模式。這是評價角色行為的標(biāo)準(zhǔn)，是一種特殊的團(tuán)體規(guī)范，一個在一定社會關(guān)系中占有某一地位的人，其行為表現(xiàn)如何，一個重要的評價尺度就是角色規(guī)范。

十二、涉外秘書交往中應(yīng)克服的心理障礙

1.不了解交往對象

2.害羞

3.孤僻

4.角色固著：

5.過慮：輕易的就將別人看成可疑的而加以提防，就會阻礙正常交往的發(fā)展。交往中的感情是雙方面的，一方對別人懷疑、隱藏，另一方也就很難敞開心扉、開誠布公。過慮的另一種表現(xiàn)就是唯求知交，而不愿廣泛結(jié)友。

6.封閉

十三、涉外秘書處理人際關(guān)系的方法

1.感情投資法，即指對交往對象要舍得投入真摯的感情，以贏得對方的感情，從而建立起良好的人際關(guān)系。

2.求同存異法，即對雙方存在的差異要客觀地分析，正確地加以對待。本著“求大同、存小異”的原則，不必過分強(qiáng)求對方與自己一致。

3.角色互換法。一方面設(shè)身處地地為交往對象著想，另一方面要以要求別人對待自己的方式去對待別人。

4.心理吸引法，即通過提高交往者的素質(zhì)修養(yǎng)，使自己創(chuàng)造出一種心理“磁場”，使人們在接近到這種心理“磁場”時被其所吸引。

十四、秘書工作與公共關(guān)系

秘書與公關(guān)，在國外是兩個分別獨立的職業(yè)，各有其特定職責(zé)和作用。但在目前的我國，兩者卻又許多想通之處，能夠巧妙而自然地融合在一起：

1.從職能上看，溝通協(xié)調(diào)組織與各方面的關(guān)系，是公關(guān)部門的基本職責(zé)，也是秘書中介作用和協(xié)調(diào)功能的具體表現(xiàn)。從管理角度上看，兩者都是管理控制體系中的重要內(nèi)容，只是秘書側(cè)重于協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行內(nèi)部行政管理，而公共關(guān)系則著眼于樹立組織的良好形象，搞好與外部公眾的關(guān)系。

2.從機(jī)構(gòu)上看，目前我國大多數(shù)社會組織并未設(shè)公關(guān)部門，而是將公關(guān)活動交由秘書部門承擔(dān)。秘書部門為位于組織機(jī)構(gòu)中上上下下、里里外外溝通的樞紐和橋梁，了解領(lǐng)導(dǎo)意圖，掌握大量的內(nèi)外部信息，更便于做好這項工作。

3.從性質(zhì)作用上看，秘書與公關(guān)部門都是領(lǐng)導(dǎo)在管理和經(jīng)營活動中的助手與參謀，都是領(lǐng)導(dǎo)與內(nèi)部公眾、外部公眾的夠榮聯(lián)系的橋梁中介，都有別于職能部門、業(yè)務(wù)部門而具有綜合輔助的特征。

4.從工作方式上，兩者都以信息為基礎(chǔ)，注重調(diào)查研究，提供決策依據(jù)，協(xié)助決策的貫徹實施。只是秘書側(cè)重于辦文、辦會、辦事的內(nèi)部行政管理渠道，公共關(guān)系側(cè)重于大眾傳播和人際傳播罷了。

5.從人員素質(zhì)要求上看，兩類從業(yè)人員亦有諸多相通相近之處。如：注重品德修養(yǎng)，尊重組織和公共利益；講究禮儀；都要有管理學(xué)、心理學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)等知識基礎(chǔ)；都要具有較強(qiáng)的寫作能力和口語表達(dá)能力，具有調(diào)查研究、綜合分析、對外聯(lián)絡(luò)、組織會議和干練的辦事能力。

第二篇：涉外秘書

1.最初的秘書是指書而不是指人，一般是指宮禁中迷藏之書。以后，才逐漸由物演變成人，成為古代朝廷中的一種官職，既負(fù)責(zé)掌管典籍或起草機(jī)要文書的官員。（東漢的秘書監(jiān)）

2.現(xiàn)代秘書按其服務(wù)對象的不同可以分為公務(wù)秘書和私人秘書兩類。

第二章涉外秘書工作的指導(dǎo)思想和工作原則

1.一、涉外秘書工作的指導(dǎo)思想，概括起來講，就是要圍繞認(rèn)真貫徹黨和國家的對外方針、政策、努力做好‘三個服務(wù)’。

二、‘三個服務(wù)’是指：一是為上級涉外領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志的工作服務(wù)，發(fā)揮涉外秘書工作人員的上情下達(dá)、下情上報的作用。二是為本級領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，發(fā)揮參謀、助手和耳目的作用。三是為基層涉外單位的工作服務(wù)，發(fā)揮綜合、協(xié)調(diào)和后勤保障作用。

2.涉外秘書在工作中要實現(xiàn)‘四個轉(zhuǎn)變’：

一、要從偏重于簡單的辦文辦事變?yōu)榧崔k文辦事有出謀獻(xiàn)策。

二、要從簡單的收發(fā)信息轉(zhuǎn)變?yōu)榧词瞻l(fā)信息由綜合處理信息。

三、要從單憑的老經(jīng)驗辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷嵭锌茖W(xué)化管理。

四、要從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榱幹鲃臃?wù)。

這‘四個轉(zhuǎn)變’是1985年1月全國秘書長、辦公廳主任會議上提出來的在新形勢下辦公室部門工作的指導(dǎo)方針。

3.涉外秘書的工作職能：一是為涉外領(lǐng)導(dǎo)工作當(dāng)參謀，二是為涉外領(lǐng)導(dǎo)工作辦事務(wù)。

4.涉外秘書工作的具體任務(wù)，會議組織包括會議審批、會議通知、會議材料準(zhǔn)備、會場服務(wù)、會議紀(jì)要整理、會議文件立卷等。印信憑證管理：涉外秘書人員必須深刻了解印信憑證的作用和意義，懂得印章憑證的制作、使用和半管。

5、涉外秘書工作的作用：

一、樞紐作用

二、參謀作用

三、信息傳遞作用

四、協(xié)調(diào)作用

五、門面作用。

6、涉外秘書工作的特點：

一、政治性

二、從屬性

三、服務(wù)性

四、被動性。

7、涉外秘書工作的基本原則：準(zhǔn)確、迅速、保密、落實。1953年周恩來提出的第三章涉外秘書工作人員的素養(yǎng)

1、涉外秘書人員的職業(yè)道德素養(yǎng)：

一、要有自我現(xiàn)身精神

二、要忠于職守

三、要講究工作效率

四、要謙虛謹(jǐn)慎

五、要嚴(yán)守秘密。

2、涉外秘書的專業(yè)知識：一是涉外專業(yè)知識。二是秘書專業(yè)知識。專業(yè)知識這是涉外秘書人員知識結(jié)構(gòu)的核心部分。

3、涉外秘書人員的基本能力：所謂基本能力，主要是指涉外秘書人員的智力，包括敏銳的觀察能力、良好的記憶能力、豐富的想象能力和科學(xué)的思維能力。

4、涉外秘書的專業(yè)能力，除了上節(jié)強(qiáng)調(diào)的語言文字應(yīng)用能力外，還要掌握以下四項能力，即較強(qiáng)的組織能力、準(zhǔn)確的判斷能力、敏捷的應(yīng)變能力和廣泛的社交能力。

5、涉外秘書人員的特殊能力：涉外企業(yè)和單位都有一套現(xiàn)代化的辦公辦公設(shè)備。涉外秘書

人員應(yīng)當(dāng)應(yīng)用這些設(shè)備，保證他們高效率地運轉(zhuǎn)，同時，還應(yīng)具備一套維修、保養(yǎng)系列的性服務(wù)的本領(lǐng)。

6、涉外秘書人員要培養(yǎng)自己良好的意志品質(zhì)，首先要樹立自覺性、客服盲目性.其次是樹立堅韌性，客服脆弱性。再次是要培養(yǎng)自制力，克服沖動性。

第四章國外秘書工作及其發(fā)展趨勢

1、英國政府中的普通行政人員分為四級：

一、行政級

二、執(zhí)行級

三、文書或辦事級

四、打字、文書和計算機(jī)操作級。

2、當(dāng)前世界各國秘書工作發(fā)展的情況的特點：

一、加強(qiáng)對秘書組織結(jié)構(gòu)的研究，提高秘書工作效率。

二、重視對秘書的職業(yè)化、專業(yè)化的研究與秘書培訓(xùn)。

三、秘書工作趨向自動化和現(xiàn)代化。

第五章幾個有代表性國家的秘書和秘書工作

1、列寧主張和堅持的一切從勞動人民的個根本利益出發(fā)，做到全心全意為人民服務(wù)這一基本原則，成為社會主義國家一切工作包括擴(kuò)秘書工作的出發(fā)點和力量源泉，而列寧講究的實事求是、精兵簡政和工作中的高效率，亦應(yīng)是所有工作包括秘書工作永遠(yuǎn)必須遵循的指導(dǎo)方針。

2、按美國《職稱詞典》解釋，秘書這一次的正確含義，試制工作水平高超、貫徹執(zhí)行下列活動的人：

一、全面處理機(jī)關(guān)的或公司的行政工作，以減輕政府官員和公司負(fù)責(zé)人的叫次要的行政事務(wù)及辦公室工作。

二、能用速記記錄口述。

三、能用翻譯機(jī)將口述或?qū)?fù)制的記錄信息以成文字。

四、處理首長邀會及提醒其邀會。

五、接見辦公室來訪人。

六、接電話和打電話。

七、處理首長私人重要郵件，主動書寫日常函件。

八、對辦公室其他工作人員經(jīng)行工作監(jiān)督。

九、整理人事檔案。

3、秘書工作大體可以分為三個方面：

一、指派性的工作。

二、日常工作。

三、獨創(chuàng)性的工作。

4、美國秘書的特點：

一、婦女化。

二、知識化。

三、專業(yè)化。

四、高效化。

5、美國秘書的分類：

一、行政秘書。

二、法律秘書。

三、教育秘書。

四、財經(jīng)秘書。

五、工藝秘書。

6、日本秘書的基本技能：

一、需要通曉本單位面貌。

二、待人接物講禮貌。

三、語言文能力強(qiáng)。

四、對新鮮事物敏感。

五、要有良好的人際關(guān)系。

7、日本秘書工作要決：

一、掌握正確的工作方法。

二、傳達(dá)事物要婉轉(zhuǎn)巧妙。

三、行動要機(jī)敏。

四、給客人留下好印象。

8、C.B.S考試是日本秘書協(xié)會從1979年開始實施的。

9、日本秘書士資格的審定：由日本人年全國短期大學(xué)秘書教育學(xué)會對申請者進(jìn)行考試，授予秘書士稱號。

第六章涉外公文概述

1、涉外公文的作用：

一、涉外公文具有貫徹黨和國家對外政策、健全法制的作用。

二、涉

外公文是上級對下級的工作進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)的工具。

三、涉外公文是對于機(jī)關(guān)之間展開與協(xié)商工作具有聯(lián)系作用。

四、涉外公文具有宣傳教育的作用。

五、涉外公文具有平局和記載作用。

2、涉外公文的特點：

一、具有鮮明的政治性。

二、具有法定的強(qiáng)制性。

三、具有格式的規(guī)范性。

四、具有表述的準(zhǔn)確性。五。具有很強(qiáng)的實效性。

六、具有作者的法定性。

3、按照涉外公文辦理的時間要求，可以分為特急公文、急辦公文、常規(guī)公文、分別簡稱為特急件、急件、平件。

4、按涉外公文內(nèi)容的秘密等級，分為絕密公文、機(jī)密公文、秘密公文和普通公文，分別簡稱絕密件、機(jī)密件、秘密件和普通件。

5、發(fā)文字號：由機(jī)關(guān)代字、發(fā)文和發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，一般只編制公文主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。（如“國發(fā)（1986）21號”

6、成文日期：是涉外文件定稿簽發(fā)的時間。成文日期以文件簽發(fā)或會議通過的日期為準(zhǔn)，標(biāo)注再發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右下方，最后一個字與正文右側(cè)頂格對齊。會議通過的文件，應(yīng)在標(biāo)題之下，會議的名稱和通知的日期。

7、涉外公文的制作，大體要經(jīng)過交擬、擬議、起草、審核、簽發(fā)、繕校、用印和封發(fā)等多道程序。

交擬：涉外機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)把撰擬公文的任務(wù)交給撰稿人成交擬。交擬是撰制涉外公文的起點。擬議：涉外秘書人員在動筆之前，需要收集有關(guān)資料、醞釀構(gòu)思、以及草擬文件寫作提綱等，這一系列的工作成擬議。

8、涉外公文起草的基本要求：

一、要符合國家的涉外法律法規(guī)符合黨和政府的對外方針政策及有關(guān)規(guī)定，如提出新的政策規(guī)定，應(yīng)加以說明。

二、情況要確實，觀點要明確，條例要清楚，層次要分明，文字要精煉，書寫要工整，標(biāo)點要準(zhǔn)確，篇幅力求簡短。

三、人名地點數(shù)字引文要準(zhǔn)確，時間應(yīng)些具體年月。

四、公文中的數(shù)字，除發(fā)文字號、統(tǒng)計表、序號、百分比、專用術(shù)語和其他必須用阿拉伯?dāng)?shù)碼者外，一般用漢字書寫。在同一公文中，數(shù)字的使用應(yīng)前后一致。

五、引用公文應(yīng)注明發(fā)表時間機(jī)關(guān)標(biāo)題和文號。

六、用詞要準(zhǔn)確規(guī)范。使用用簡稱時，應(yīng)先用全程加以說明。不寫不規(guī)范的字。

七、合理使用文種，請示問題堅持“一文一事”制度，避免一文數(shù)事和在報告中夾雜請示事項。與此同時，起草公文要求征求有關(guān)職能部部門的意見，聯(lián)合行文，要征求各聯(lián)合機(jī)關(guān)的意見或聯(lián)合機(jī)關(guān)共同起草。

9、涉外公文的審核重點：

一、是否確需行文。

二、內(nèi)容是否符合黨和國家的對外方針政策以及有關(guān)的法律法令，政策是否保持連續(xù)性，提法是否同一發(fā)布的有關(guān)文件相銜接。

三、提出的措施和方法是否符合實際切實可行。

四、內(nèi)容涉及部門是否經(jīng)過協(xié)調(diào)意見是否統(tǒng)一。

五、文字表述是否概念準(zhǔn)確，簡明扼要條理清楚語法規(guī)范。

六、是否符合規(guī)定的審批，會簽手續(xù)。

七、文件格式是否符合要求，文種的選擇是否恰當(dāng)，秘密等級、緩急時限，發(fā)布范圍等標(biāo)注是否合理。

第七章各類常用涉外文書的體例

1、涉外條例：用于規(guī)定比較時起施行的調(diào)整涉外行政管路活動的法規(guī)性文件。

2、涉外規(guī)定：為解決或處理涉外行政管理方面某些問題作出的決定，作為處理解決問題的法則。他比涉外條例適用面要窄，內(nèi)容更為具體和詳細(xì)。

3、涉外實施細(xì)則：對涉外行政管理方面某項工作所做的詳細(xì)而具體的規(guī)定。

4、涉外決議、用來下達(dá)經(jīng)過會議討論通過要求貫徹執(zhí)行的涉外事項時使用的帶有指揮性質(zhì)的公文。

5、涉外會議紀(jì)要：用來通報涉外會議情況傳達(dá)會議議定事項和主要精神，要求與會單位其下屬機(jī)構(gòu)共同遵守、執(zhí)行。以指導(dǎo)涉外工作的帶有指揮性質(zhì)的公文。

6、涉外調(diào)查報告：根據(jù)調(diào)查對象和反映內(nèi)容的不同，常見的外貿(mào)調(diào)研類文件有：國別（地區(qū)）調(diào)研、市場調(diào)研、商品調(diào)研、價格調(diào)研等。

7、涉外簡報根據(jù)反映內(nèi)容分為情況簡報和會議簡報兩種。

8、涉外公告：用來向國內(nèi)外公司發(fā)布涉外方面事項的文書。

9、涉外通告：在一定范圍內(nèi)發(fā)布某種涉外事項，要求有關(guān)部門和人員知曉辦理和遵守的文書。

第八章各類常用涉外文書（下01、涉外經(jīng)濟(jì)合同：我國的法人與外國的法人或自然人之間的，為了實現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)目的，規(guī)定當(dāng)事人雙方相互權(quán)利義務(wù)關(guān)系而訂立的具有關(guān)法律約束力的協(xié)議。

2、合同的核心部分，是經(jīng)濟(jì)合同的主要條款內(nèi)容。

3、涉外協(xié)議：是我國政府政黨團(tuán)體及企事業(yè)單位與外國相應(yīng)的組織或個人之間，就一定的問題通過談判協(xié)商取得一致意見而訂立的一種具有經(jīng)濟(jì)或其他關(guān)系的契約。

4、涉外意向書：也叫涉外草簽。是指中外雙方或多方就某一問題在進(jìn)入實質(zhì)性談判之前進(jìn)行初步接觸后所形成的帶有原則性方向性意見的文件。

5、涉外仲裁調(diào)解書：至涉外仲裁機(jī)關(guān)在處理對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易還是糾紛案件的過程中，經(jīng)過調(diào)解達(dá)成和解協(xié)議后，按雙方當(dāng)事人協(xié)議制作的結(jié)案文書。

6、涉外仲裁裁決書：至我國對外經(jīng)濟(jì)仲裁機(jī)關(guān)通過仲裁審理程序，進(jìn)行裁決結(jié)案時所制作的文書。

7、涉外致辭：只在涉外事務(wù)活動中，出于迎來送往禮儀的需要發(fā)表的講話稿，如歡迎詞、歡送詞、告別詞、祝酒詞等。

第九章涉外信息工作

1、信息在發(fā)展外向型經(jīng)濟(jì)中的重要作用：

一、信息是企業(yè)制定計劃與決策的依據(jù)。（對外經(jīng)

營三要素：商品信息、商品生產(chǎn)、商品推銷）

二、信息是企業(yè)對日常業(yè)務(wù)活動進(jìn)行有效控制的基礎(chǔ)。

三、信息是企業(yè)實現(xiàn)出口商品戰(zhàn)略轉(zhuǎn)移的手段。

2、世界商品市場信息包括那些？

一、出口商品信息。

二、商品價格信息。

三、國外顧客消費需求信息。

四、國外市場競爭情況。

五、國外市場經(jīng)營效果情況。

3、社會文化環(huán)境方面資料包括：

一、物質(zhì)文化水平。

二、風(fēng)俗習(xí)慣。

三、教育水平。

四、宗教。

五、價值觀念。

4、客戶信用情況三要素（即3c品格、能力、資本）經(jīng)營作風(fēng)、經(jīng)營銷售和經(jīng)營能力、資本。

5、涉外經(jīng)濟(jì)信息的搜集方法：

一、委托現(xiàn)有信息業(yè)或代理結(jié)構(gòu)，獲取繼續(xù)的某方面信息。

二、訂閱國內(nèi)外主要電訊和有關(guān)的報刊資料。

三、通過各種種業(yè)務(wù)活動，有目的的搜集第一手“活”資料。

四、在國外建立推銷網(wǎng)絡(luò)的同時，組建信息網(wǎng)絡(luò)。

五、隨同組織出國考察，進(jìn)行實地調(diào)查。

六、充分利用駐外機(jī)構(gòu)的渠道，廣泛了解市場經(jīng)濟(jì)信息。

6、涉外信息搜集處理的基本原則：

一、突出信息的適用性。

二、確保信息的真實性。

三、注重信息的實效性。

四、保持信息的系統(tǒng)性。

五、注意信息的全面性。

第十章涉外會議組織工作

1、會見就其內(nèi)容來說，有禮節(jié)性的，政治性的和事務(wù)性的，或兼而有之。

2、會談：是指雙方或多方就某些重大的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事問題。以及其他共同關(guān)心的問題交換意見，也可以市值洽談公務(wù)，或就具體業(yè)務(wù)進(jìn)行談判。會談，一般來說內(nèi)容較為正式，政治性或?qū)I(yè)性較強(qiáng)。

3、合影時，一般主人居中，按禮賓次序，以主人右手為上，主客雙方間隔排列。

4、涉外經(jīng)濟(jì)談判計劃應(yīng)包括以下基本內(nèi)容：

一、談判的主體。

二、談判的日程。

三、談判人員和地點。

5、談判結(jié)束后，應(yīng)做好依稀幾個方面的工作：

一、談判結(jié)束，回到單位，馬上要準(zhǔn)備執(zhí)行合同的事宜。

二、總結(jié)談判中的經(jīng)驗教訓(xùn)，包括檢查我方談判目標(biāo)的實現(xiàn)。談判目表分為高、中、低等。

三、檢查我方談判方案的實施是否按照原方案進(jìn)行，方案中存在哪些不妥之處。

四、回顧與總結(jié)談判組的情況，包括談判組內(nèi)職權(quán)、職責(zé)的規(guī)定，談判氣憤的維持，談判人員訓(xùn)練的狀況，與后勤人員合作的情況等。

五、歸納談判對手的情況，包括談判風(fēng)格、工作效率、在談判是最關(guān)心的問題和意向。

第十一章涉外事務(wù)工

1、接待準(zhǔn)備工作包括以下幾個環(huán)節(jié)：

一、弄清來賓的基本情況。

二、擬定接待方案。

三、做好必要的資料準(zhǔn)備。

四、預(yù)定住房車輛游船以及有關(guān)事務(wù)。

五、即時通上級有關(guān)部門保持聯(lián)絡(luò)。

2、我國的護(hù)照分為外交護(hù)照、公務(wù)護(hù)照、普通護(hù)照。

3、黃皮書即預(yù)防接種書。

4、入境手續(xù)包括：

一、邊防檢查。

二、海關(guān)檢查。

三、安全檢查。

四、檢疫。

五、乘飛機(jī)。

5、介紹里也有先后之分，應(yīng)把身份低的、年紀(jì)輕的介紹給身份高的、年紀(jì)大的，把男子介

紹給女子。

6、禮賓次序的排列：

一、按身份與職位的高低。

二、按字母順序。

三、按通知代表團(tuán)組成的日期先后排列。

第十二章涉外保密工作

1、涉外保密工作的重要意義：

一、涉外保密工作是國家保密工作的重要組成部分。

二、涉

外保密工作是國家安全的重要保障。

三、涉外保密工作是一個國家政局穩(wěn)定的重要條件。

四、涉外保密工作是經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科技競爭的重要手段。

五、涉外保密工作仍是我們對敵斗爭的一條重要戰(zhàn)線。

2、我國新時期涉外密保工作的特點：

一、保密的范圍和內(nèi)容趨于擴(kuò)大。

二、泄密渠道日益

增多。

三、竊密手段日新月異。

四、竊密活動十分猖狂。

3、泄密渠道突出的表現(xiàn)在以下幾個方面：一。機(jī)密文件和資料的泄密、二、宣傳報道中的失泄密。

三、科學(xué)技術(shù)的泄密。

四、對外貿(mào)易泄密。

五、通訊聯(lián)絡(luò)的泄密。

六、出賣國家秘密。

4、“突出重點，積極防范”是涉外保密工作的一個重要方針。

5、“堅持內(nèi)外有別，即便利工作，又確保秘密。”是涉外保密工作的原則。

6、“確保黨和國家的核心秘密，有領(lǐng)導(dǎo)又控制的放寬非核心的限制”是涉外保密的一項重

要政策。

7、“更好地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)”是涉外保密工作的出發(fā)點。

8、涉外保密工作的重點：

一、新的科學(xué)技術(shù)。

二、對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易工作。

第十三章涉外秘書工作的辦公自動化

1、涉外秘書工作實現(xiàn)辦公自動化有以下幾個方面的意義：

一、提高辦公效率。

二、提高管理水平。

三、節(jié)省辦公費用。

第三篇：涉外秘書

一、基本概念

1．涉外秘書

涉外秘書是指在我國“三資”企業(yè)、外國駐華機(jī)構(gòu)、我國涉外單位、部門供職及私人雇傭處理涉外事務(wù)的秘書。

涉外秘書的主體是“三資”企業(yè)秘書。

2．禮賓次序

禮賓次序：指國際交往中對出席某項活動的國家、團(tuán)體、各國人士的位次按某種規(guī)則和慣例進(jìn)行排列的先后次序。

3．涉外項目建議書

概念：是由中國合資者向企業(yè)主管部門呈報擬與外國合資者建立合資企業(yè)或經(jīng)營項目的申請性文書。特點：建議性、論證性。

.4。“三資企業(yè)”

指中外合資經(jīng)營企業(yè)、中外合作經(jīng)營企業(yè)和外商獨資經(jīng)營企業(yè)。

5．國際勞務(wù)合同

概念：是國際勞務(wù)提供方與被提供方就國際勞務(wù)輸出事項簽訂的在一種協(xié)議文書。.6。禮賓規(guī)格

指在禮待不同層次賓客時所必須遵循的已被先期正式規(guī)定的具體要求。特征——規(guī)范性、穩(wěn)定性、禮賓性、差異性、簡約性。原則——服從外交、身份對等、一視同仁、有所區(qū)別.7。商務(wù)談判

是指人們?yōu)榱藵M足各自的需要、協(xié)調(diào)彼此之間的利益關(guān)系，而在一定的時空條件下通過協(xié)商對話達(dá)成交易的行為和過程。

二、基本理論：

1、涉外秘書與機(jī)關(guān)秘書的區(qū)別。

一、管理目標(biāo)不同

二、服務(wù)對象的區(qū)別

三、工作范圍的差別

四、業(yè)務(wù)側(cè)重點不同

五、任職資格、職級待遇不同

2、公文的行文規(guī)則。

1、按職權(quán)范圍和隸屬關(guān)系行文

2、一般不越級行文

3、準(zhǔn)確地確定和區(qū)分主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)

4、確有必要，可以聯(lián)合行文

5、“請示”公文應(yīng)當(dāng)一文一事

3、簽字儀式的準(zhǔn)備與服務(wù)工作的主要內(nèi)容。

簽字儀式的準(zhǔn)備：

1、布置好簽字廳

2、準(zhǔn)備好簽字用具

3、簽署涉外商務(wù)合同時，應(yīng)在簽字桌上擺放雙方國旗

4、簽字時的座次安排

◆簽雙邊性合同——右為尊；雙方人數(shù)大體相當(dāng)；前高后低。

◆簽多邊性合同——按事先約定的順序；助簽人依“右高左低”的原則站立于簽字人的左側(cè)； ◆簽字儀式的正式程序：

1、簽字儀式正式開始

2、簽字人正式簽署合同文本

3、簽字人正式交換已經(jīng)有關(guān)各方正式簽署的合同文本

4、共飲香檳酒互相道賀

4、涉外日常禮儀中談話禮儀的要點。

（1）避談?wù)巍⒆诮痰让舾袉栴}

（2）注意不要以自我為中心

（3）避免詢問他人穿著、飾物等之價格

（4）不可詢問他人尤其是女士的年齡

（5）切勿形成小圈子

（6）不可竊竊私語

（7）有不同國籍的人應(yīng)盡量說英語

（8）主人或賓客在發(fā)言時請立即安靜下來以示尊重

5、商務(wù)談判的定義與要素。

1、定義

是指人們?yōu)榱藵M足各自的需要、協(xié)調(diào)彼此之間的利益關(guān)系，而在一定的時空條件下通過協(xié)商對話達(dá)成交易的行為和過程。

2、要素

參與者

時間

地點

策略與技巧

6、印度人的見面禮有哪些？

貼面禮、摸腳禮、舉手禮

7、辦公室日常管理工作的主要內(nèi)容。

一、進(jìn)行安全檢查，改進(jìn)工作環(huán)境

二、作好信息保密工作

三、安排值班工作，編制值班表

四、辦公室財務(wù)管理

五、印章和介紹信管理

六、辦公用品的發(fā)放和管理

七、辦公效率和時間管理

第四篇：涉外秘書概論

1、涉外秘書經(jīng)常協(xié)調(diào)的關(guān)系有上司之間的關(guān)系，上司與下級之間的關(guān)系，智能部門之間的關(guān)系、內(nèi)外關(guān)系。

2、涉外秘書對外公關(guān)對象的側(cè)重點是工商部門和政府主管部門。

3、根據(jù)秘書對領(lǐng)導(dǎo)工作起影響作用的大小、有的學(xué)者將秘書分為高級、中級、初級。

4、我國機(jī)關(guān)秘書人員職責(zé)可以歸納為處理事務(wù)和綜合服務(wù)。

5、‘三資’企業(yè)的管理風(fēng)格、歸納起來，大致可以有兩種：美國式和日本式。

6、涉外秘書對上司進(jìn)行精力輔助，應(yīng)做好的工作是安排上司日程、為上司接駕、摘錄問題

要點、撰寫講話稿。

7、在應(yīng)用經(jīng)濟(jì)學(xué)方面，涉外秘書應(yīng)掌握的知識是對外貿(mào)易知識、市場營銷知識、財務(wù)知識。

8、涉外秘書在處理與同事之間的關(guān)系時，應(yīng)尊重同事、寬容隨和、樂于助人、一視同仁、善待同事的家屬。

9、涉外秘書職業(yè)道德的內(nèi)涵包括如下內(nèi)容：忠誠、勤學(xué)奮進(jìn)、認(rèn)真負(fù)責(zé)、廉潔奉公。

10、香港的中文公文基本上達(dá)到了簡、淺、通、切的白話文要求。

11、‘三資’企業(yè)制度嚴(yán)明，除招聘要求外，工作要求嚴(yán)格，還表現(xiàn)在考核制度嚴(yán)格。

12、速記具有以下優(yōu)勢特點：及時迅速、經(jīng)濟(jì)便捷、應(yīng)用廣泛、利于保密。

13、我國秘書按服務(wù)對象分：有公務(wù)秘書和私人秘書。

14、涉外秘書的職責(zé)可歸納為處理事務(wù)綜合服務(wù)。

15、‘三資’企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)大致有以下幾種：智能型、直線型、直線職能型、事業(yè)部

型、矩陣式結(jié)構(gòu)。

16、辦公室內(nèi)墻的天花板，一般宣采用的基本色調(diào)是白色、乳白色和天藍(lán)色。

17、秘書學(xué)的知識，主要包括秘書學(xué)、涉外秘書實務(wù)、公文寫作和文書處理、秘書心理

學(xué)、管理學(xué)。

18、秘書向上司進(jìn)言必須適事、適時、適地、適度。

19、涉外秘書的愛國主義體現(xiàn)在：堅定的政治立場、維護(hù)國格、人格、保守秘密、維護(hù)

國家利益、維護(hù)員工利益。

20、日本秘書的職級有見習(xí)、初級、中級、高級。

21、涉外秘書的整體功能具有樞紐作用、綜合作用、協(xié)調(diào)作用和窗口作用。

22、涉外秘書應(yīng)掌握的行業(yè)知識主要包括經(jīng)濟(jì)學(xué)知識、涉外法規(guī)和財會知識。

23、香港現(xiàn)行公文的種類有人事令、呈文和簽注。

24、涉外秘書女性化主要有以下幾個方面的內(nèi)因：擅長處理人際關(guān)系、耐心、細(xì)致、條

理性強(qiáng)、有打字的天賦。

25、涉外秘書的辦公室常見的方位是位于外間和位于上司的辦公桌旁。

26、涉外秘書在工作中要準(zhǔn)確無誤，避免差錯，具體可歸納為：辦文要準(zhǔn)確，辦事要穩(wěn)

當(dāng)，匯報要如實，建議要慎重。

27、涉外秘書必須努力了解自己的上司，了解的內(nèi)容包括上司的思路，上司的工作方法，上司的個性，上司的志趣愛好。

28、日本人以鞠躬為禮，依據(jù)恭敬的程度，鞠躬禮可分為30度、45度和90度。

29、涉外秘書的求職途徑可以由學(xué)校推薦、借助人才市場、親友介紹和直接求職。

30、涉外秘書職業(yè)具有的特性是服務(wù)性、被動性、隱匿性。

31、美國秘書工作特點是社會化、專業(yè)化和智能化。

32、我國秘書工作新觀念中的四個轉(zhuǎn)化的實質(zhì)是發(fā)揮秘書的參謀作用和助手作用。

33、我國國內(nèi)秘書男性化的傳統(tǒng)原因有封建殘余意思作祟，我國干部制度的影響，世俗

觀念的束縛。

34、開放式布局的辦公室具有以下優(yōu)點：辦事效率高、有利于相互監(jiān)督、節(jié)省了辦公用

房、和辦公經(jīng)費。

35、秘書職業(yè)具有隱匿性，這就要求秘書甘居幕后、埋頭工作、謙虛謹(jǐn)慎和不求聞達(dá)。

36、‘計算機(jī)秘書’可以幫助我們做的工作是：起草文件、打印資料、辦理文件登記和

管理信件、管理信息資料、儲存數(shù)據(jù)、檔案管理和會務(wù)管理。

37、秘書部門和公共關(guān)系部門有具有耳目作用、參謀作用和協(xié)調(diào)作用。

38、涉外秘書要恪守信用的職業(yè)道德，依從以下幾點做起：準(zhǔn)時，不輕易許諾以及言必

信。

39、為什么說公共關(guān)系與庸俗關(guān)系兩者的工作對象不同？

答：1，公共關(guān)系是一個組織與各類公眾協(xié)調(diào)好關(guān)系，因此，它是以組織為主體，以公眾為客體的工作對象。2，庸俗關(guān)系是以私人為主體，私人打交道，將個別私人作為工作對象，它能以組織的名義出面，卻是假公濟(jì)私，化公為私。

40、涉外秘書女性化有哪些內(nèi)因？

答：1，女性善于處理人際關(guān)系；2，耐心細(xì)致，條理性強(qiáng)，3，記憶力強(qiáng)，有打字天賦，4，天生謹(jǐn)慎有利于保密，有利于協(xié)調(diào)辦公室氣氛。

41、‘三資’企業(yè)具有哪些管理特點？

答：精干高效、制度嚴(yán)明、唯才是用、博采眾長、政令通暢。

42、‘三資’企業(yè)文化有什么作用？

答：

1、增強(qiáng)員工的向心力和凝聚力。

2、增強(qiáng)員工自豪感、社會責(zé)任感。

3、有利于改善人際關(guān)系。

4、有利于樹立企業(yè)形象。

5、促進(jìn)企業(yè)現(xiàn)代化。

43、秘書的工作有哪些？你認(rèn)為應(yīng)該如何做好這些工作？

答：秘書工作內(nèi)容分廣義和狹義兩種。廣義的即秘書部門工作，也稱辦公室工作；狹義即秘書業(yè)務(wù)工作。有以下幾方面：文書管理、文書擬寫、文書制作、檔案管理、印章管理、會議管理、調(diào)查研究、信息工作、接待工作、日程安排、事務(wù)工作、值班工作。

做好秘書：做人、敏于事、博學(xué)不窮

44、秘書應(yīng)具備什么樣的能力和職業(yè)道德？

1、高效的工作能力。

2、善于人際溝通。

3、有外交家的平衡術(shù)。

4、能擔(dān)當(dāng)重任。

5、有良好的社交能力。素質(zhì)：基本素質(zhì)（身體素質(zhì)、心理素質(zhì)、思想素質(zhì)）、業(yè)務(wù)素質(zhì)（理論知識、時間經(jīng)驗、辦事能力）、文化素質(zhì)（社會科學(xué)、自然科學(xué)、外語）此外，學(xué)會一些有益的技能，如電腦、開車、琴棋書畫等、

第五篇：涉外秘書禮儀

涉外秘書禮儀

“禮“是人們在社會生活中相互交往時的一種行為規(guī)范。禮是怎么產(chǎn)生的？有人認(rèn)為：人類在狩獵時代就已經(jīng)知道要有禮貌，因為在打獵時，打獵者相互間必須保持適當(dāng)距離。隨著人類歷史的前進(jìn)，隨著社會經(jīng)濟(jì)、政治和文化的發(fā)展，人際交往日趨平繁，社會生活更加復(fù)雜和多樣化，“禮”也不斷豐富和發(fā)展。

“禮”是上層建筑的一部分，它的發(fā)展以物質(zhì)生產(chǎn)和社會發(fā)展為基礎(chǔ)。自從有了階級和國家，“禮”的發(fā)展也達(dá)到了一個新階段。這時候，“禮”已不僅是個人之間的交往的“私人禮節(jié)”，而是成了國家統(tǒng)治的一種手段。在西方，“禮”一詞，也往往指上流社會中的行為規(guī)范或?qū)m廷禮儀，以及官方生活中公認(rèn)的準(zhǔn)則。至于平民百姓，則只要求他們遵循統(tǒng)治階級的法律，供權(quán)貴們奴役驅(qū)使就可以了，達(dá)與中國古代封建社會“禮不上大夫，禮不下庶人”，其是不謀而合。國際禮儀與交際禮儀是各國在長期的國際交往中逐漸形成的，受到各國的普遍重視與廣泛使用。無論在官方的或民間的友好往來中，都具有相當(dāng)重要的作用。當(dāng)然，在國際上，禮賓與交際活動都有一定慣例，不少國家則保持著各自傳統(tǒng)的禮儀形式和禮節(jié)，有自己獨特的做法，具有民族特色，或根據(jù)特殊的需要，靈活變通。

國際禮儀和交際禮節(jié)總的發(fā)展趨勢：逐漸簡化，更加靈活，更加注重實效。(三)學(xué)習(xí)國際禮儀知識的必要性

一個國家的領(lǐng)導(dǎo)人、公職人員、涉外工作人員在涉外場合的行為舉止，不僅僅是一種私人行為，更會產(chǎn)生一定的對外影響。一個公司、企業(yè)、社會團(tuán)體的代表在對外場合的言談行為，不僅關(guān)系到本公司、本社團(tuán)的形象，影響到買賣交易的成敗，有時甚至影響到國家的榮譽(yù)。

每個公民應(yīng)遵循一條基木準(zhǔn)則：當(dāng)你在自己國家時，你不過是成千上萬公民中的普通一員，而在國外，你就是“中國人”，是中國人的代表，你的言談舉止，決定他國人對我們國家的評價。

為了維護(hù)我們個人、單位、國家的對外形象，我們都應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)禮儀知識，了解、重視并遵守國際上的通用的禮節(jié)與禮儀規(guī)范。

有人認(rèn)為，我們中國是有悠久文明歷史的“禮儀之邦”，接待國際客人，只要遵從我們自己的禮儀習(xí)俗就行了，不必去學(xué)那些“洋規(guī)矩”。的確，各國都有自己的禮儀做法、傳統(tǒng)和特點。按本國的禮儀習(xí)俗辦事，外賓容易理解，但有時也難以接受。例如：中國有勸酒的禮儀習(xí)俗，但是如在涉外交際場合，一再勸酒，致使有些外賓勉強(qiáng)應(yīng)付，往往酒醉誤事。所以，應(yīng)當(dāng)注意我們傳統(tǒng)做法與國際通用禮儀之間的異同情況，避免外賓所不容易接受和習(xí)慣的做法，以免使他們感到尷尬和難堪。(四)現(xiàn)代國際禮儀的基本準(zhǔn)則和特點

1.現(xiàn)代國際禮儀的基木準(zhǔn)則。

聯(lián)合國憲章在《序言》中闡述了“大小各國平等權(quán)利”的信念，并規(guī)定了各會員國應(yīng)當(dāng)遵循的7項原則。其中第一項為：“本組織系基于各會員國主權(quán)平等之原則”。

現(xiàn)代國際關(guān)系以公認(rèn)的“主權(quán)平等”為基礎(chǔ)?！爸鳈?quán)平等”包含兩方面的涵義：一方面，每個國家都享有平等權(quán)利，不受他人侵犯；另一方面，每個國家都有尊重別國主權(quán)的義務(wù)，不得借口行使自己的主權(quán)而侵犯他國的主權(quán)。國家不論大小，都應(yīng)當(dāng)具有獨立自主處理自己內(nèi)外事物、管理自己國家的權(quán)利。國家與國家相互之間是平等的，所有國家都是國際社會的平等成員。

“主權(quán)平等”既然是現(xiàn)代國際關(guān)系的基本準(zhǔn)則，作為國際交往中行為規(guī)范的現(xiàn)代國際禮儀，當(dāng)然也必須

遵循這一準(zhǔn)則。

“主權(quán)平等”常常體現(xiàn)在以下幾個方面：

(1)國家的尊嚴(yán)受到尊重：國家元首、國旗、國徽不受侮辱。

(2)國家的外交代表，按照國際公約的規(guī)定，享有外交特權(quán)和豁免。

(3)不以任何方式強(qiáng)制他國接受自己的意志；不以任何借口干涉別國的內(nèi)部事務(wù)。

(4)在交往中，實行“對等”和大體上的“平衡”。

所謂“對等”實際是上就是“禮尚往來”，交往的雙方人員，身份要大體相當(dāng)；代表團(tuán)互訪時，雙方的接待規(guī)格應(yīng)相差不多；“投之以桃，報之以李”，是“對等”原則的正面引用。在國際交往中，有時也從負(fù)面運用這一原則。如：你趕走我的武官，我就驅(qū)逐你的參贊；你怠慢了我，我也請你坐一坐“冷板凳”等。

所謂“平衡”，也可以理解為“一視同仁”或“不歧視”的原則。但是，所謂“平等”、“平衡”都是相對的，不是絕對的。在國際交往中，在禮儀上給予“破格接待”的，也有諸多先例?？梢妵H禮儀程序的運用也是

一種外交藝術(shù)。

(5)“主權(quán)平等”的原則，在國際組織中和國際會議上，表現(xiàn)為每一個參加國都有同等的“代表權(quán)”和“投票權(quán)”，每一個國家所投的票在法律上具有同等效力。

(6)在“禮賓序列”問題上，也應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)各國“主權(quán)平等”的原則。在國際會認(rèn)上，各國代表的位次，不是按國家大小強(qiáng)弱的原則來排列，一般是按會議所用文字的國名字母順序來排列。在簽定條約協(xié)定時，應(yīng)遵守“輪換制”，既每個締約國在其保存的一份文本上名列首位，它的代表在這份文本上首先簽字。在國際活動中，各國代表的序列，應(yīng)以代表的職務(wù)高低或就職時間的先后作為排列的依據(jù)。在文字的使用上，每個國家都有使用本國文字的權(quán)利。在簽定國際條約協(xié)定時，本國文字與別國文字具有同等效力。

國際慣例的幾個特點：

·能用性，為大多數(shù)國家和地區(qū)通用。

·穩(wěn)定性，不受政策調(diào)整和經(jīng)濟(jì)波動的影響。

·重復(fù)性，一般都是反復(fù)運用。

·準(zhǔn)強(qiáng)制性，受到各國法律的保護(hù)，具有一定的法律約束力。

·效益性，被國際交往活動驗證是成功的。

2.現(xiàn)代國際禮儀的特點。

(1)必須以相互尊重、主權(quán)平等為基礎(chǔ)?，F(xiàn)代的國家關(guān)系應(yīng)當(dāng)是完整的主權(quán)國家之間的關(guān)系。這與封建割據(jù)、閉關(guān)自守的封建國家之間的關(guān)系、宗主國同殖民地附屬國之間的關(guān)系不同。國家不論大小強(qiáng)弱，主

權(quán)應(yīng)當(dāng)一律平等。

(2)國家間，除雙邊關(guān)系發(fā)展外，多邊往來大量增加的趨勢十分明顯。從而在禮儀做法上也提出了許多

新問題，產(chǎn)生了新的做法。

(3)國際禮儀的內(nèi)涵更加豐富，包括政治外交、經(jīng)濟(jì)貿(mào)易、文化教育、軍事國防以及民間往來等各方面、多層次的國際往來，也都通過一定的禮儀形式來進(jìn)行活動。特別是國際經(jīng)濟(jì)貿(mào)易的發(fā)展，許多公司企業(yè)都

設(shè)有專職禮儀人員或公關(guān)部門。

(4)禮儀活動更加講求實效，活動的形式更加多樣，具體安排更加靈活。例如，領(lǐng)導(dǎo)人之間的實質(zhì)性會談更加受到重視：日程安排更加緊湊合理，舉行宴會講究禮儀但不事鋪張；參加宴會的人數(shù)有所壓縮；宴會上發(fā)表正式講話的次數(shù)有所減少；動員群眾參加的大規(guī)模場面很少；互訪代表團(tuán)人數(shù)減少；生活接待更

加注意安全、舒適、方便等。

(5)“川禮儀簡化”成為趨勢。由于國際交往和活動急劇增多，繁文縟節(jié)勢必成為人們不堪負(fù)荷的重?fù)?dān)，分去人們的許多時間和精力。因此，外交禮儀簡化在國際上成了一種必然趨勢。(五)外交禮遇的三條原則

和四條標(biāo)準(zhǔn)

1.外交禮遇三原則。

對等的原則：即一方出場與來訪者在級別、職務(wù)、以及待遇、費用等方面，大體上要對等。除非有特

殊的安排，外交禮遇不宜隨便提高或降低；

破格的原則：有的來訪者身份雖然不高，但有較深背景，或一方對另一方有特殊要求，或為了達(dá)到某

種目的而給來訪者以破格的較高接待禮遇。

從簡的原則：即重精神、重友誼、重實效、不重形式，不講排場，不事鋪張。從簡不等于冷落，要注

意生活照顧，盡量做到熱情周到。

2.四條基本標(biāo)準(zhǔn)。

舉辦任何一項對外交際活動，都需要大量的具體工作。因此要求每一個禮賓工作人員既要有高度政治責(zé)任感，又要熟悉各方面的業(yè)務(wù)，并且還要有既嚴(yán)謹(jǐn)又靈活的工作作風(fēng)。一般來講，衡量接待工作完成得好與不好，有四條基本標(biāo)準(zhǔn)：禮遇、宣傳、安全、服務(wù)。(六)我國禮賓改革及特點

禮儀與禮節(jié)在一定意義上反映了一個國家的文明程度、文化狀況和社會風(fēng)尚。然而，隨著國際交往的日益發(fā)展，各國禮儀形式與交際禮節(jié)都在不同程度發(fā)生變化和改革。面對迅速發(fā)展的對外開放形勢，我國在確保做好外賓接待工作的前提下，既考慮到國際慣例的需要，又從我實際出發(fā)，對接待來訪的外賓的禮節(jié)禮儀等方面作了一系

列的規(guī)定和改革。

涉外秘書：涉外禮儀對于秘書本人

涉外通則是指中國人在接觸外國人時，應(yīng)當(dāng)遵守并應(yīng)用的有關(guān)國際交往慣例的基本原則。它包括以下十一個主要內(nèi)容：

1.維護(hù)形象。首先是個人形象，都真實的體現(xiàn)個教養(yǎng)和品味。比如：一名男子身穿深色西服套裝時上衣左袖口上的商標(biāo)必須拆掉，而且不能穿白色的襪子。其次個人形象還反映個人的精神風(fēng)貌與生活態(tài)度。第三，個人形象展現(xiàn)他對待交往對象所重視程度。第四，個人形象代表其所在單位的整體形象的有機(jī)組成部分。第五，在國際交往中個人形象往往還代表其所屬國家、所屬民族形象。所以我們在涉外交往中必須時時刻刻主意維護(hù)個人形象，特別是在正式場合留給外國友人的第一印象。在維護(hù)個人形象時，注意這樣六個要素1，儀容2，表情3，舉止4，服飾5，談吐6，待人接物。儀表禮儀 在人們交往中,僅容儀表最先引人注目。它不僅儀是個人之所好,而且體現(xiàn)了對他人、襯社會、對職業(yè)的態(tài)度,表現(xiàn)出一個人的精神狀態(tài)和文明程度,甚至可以反映出民族文化和精神風(fēng)貌。儀容儀表的總要求是高稚整潔,與弄作相稱。男士服裝講究合身.領(lǐng)帶的顏色和圖案應(yīng)與襯衣和外衣相配。如素色無紋襯衣最好配有圖案花紋的領(lǐng)帶;若襯衣本身有圖案花紋,配一條單色無花紋的領(lǐng)帶就顯得和諧。在正式場合,男士一身深色西裝給人以莊重而深沉的感覺。夏日代穿襯衣時,襯衣要掖在褲內(nèi)。任何時候都要把鞋擦亮。女士的服裝要體現(xiàn)出職業(yè)婦女的風(fēng)度,通常以樸尖、大方、實用為原則,佩戴飾物要簡單。工作場合應(yīng)進(jìn)免穿色彩艷麗、樣式奇特的服裝。即使在舞會上,也不要穿祖胸露肩的夜禮服以獲下擺開叉過高的衣裙,否則與職業(yè)不相稱。在夏季,即使天氣炎熱,也要穿長林。另外,化壯要自然,不要過分濃艷。

2.不卑不亢。是涉外禮儀的一項基本原則。它的主要要求是：每一個人在參與國際交往時，都必須意識到，自己在外國人的眼里，是代表自己的國家，是代表自己的民族，代表著自己的所在單位。

3.求同存異，從國際交往中大體有三種方法可行：

一、是以我為主。所謂以我為主，即在涉外交往中依舊基本上采用本國禮儀。二，是兼及他方。所謂兼及他方即在涉外交往中基本上采用本國禮儀的同時，適當(dāng)?shù)夭捎靡恍┙煌鶎ο笏趪F(xiàn)行的禮儀。

三、求同存異是指在涉外活動中為了減少麻煩，避免誤會，最為可行的做法，是既要了解對交往對象所在國的禮儀與習(xí)俗，并予以尊重，更要對與國際上所通用的禮儀慣例認(rèn)真地加以遵守。

4.入鄉(xiāng)隨俗，是基本原則之一。它的主要含意是：要真正做到尊重交往對象，首先就必須學(xué)習(xí)尊重對方所獨有的風(fēng)俗習(xí)慣。而在涉外交往中要注意兩個問題1是必須充分地了解與交往對象相關(guān)的習(xí)俗。作到“入境而問禁，入國而問俗，入門而問諱”。2是必須無條件地對交往對象所特有的習(xí)俗加以尊重。

5.信守約定，這是國際禮儀中嚴(yán)格要求自己的原則之一。要作到信守約定主要在下列三個方面：

1、在人際交往中，許諾必須謹(jǐn)慎。

2、對于自己已經(jīng)做出的約定，務(wù)必要認(rèn)真地加以遵守。

3、萬一由于難以抵抗因素，致使自己單方面失約或是有約難行需要盡早向有關(guān)各方通報，如實解釋，并且還要鄭重其事的向?qū)Ψ街乱郧敢獠⑶抑鲃拥呢?fù)擔(dān)按照規(guī)定和慣例因此而給對方所造成的某些物質(zhì)方面的損失。

考試用書

6.熱情有度，作到熱情有度的關(guān)鍵在以下四個方面：

1、關(guān)心有度。

2、是批評有度。

3、距離有度。

4、舉止有度。距離有度中我們還要知道這樣的幾個要求，其一，是私人距離。其距離在小于0.5米之內(nèi)，它僅適用于家人、戀人與至交。其二，是社交距離。其距離為大于0.5米，小于1.5米，它適用于一般的交際應(yīng)酬。其三，禮儀距離。其距離為大于1.5米，小于3米，它適用于會議、演講、慶典、儀式以及接待，意在向交往對象表示敬意。其四，是公共距離。其距離大于3米外，使用于公共場所頭腦感陌生人相處。

7.不必過謙，在涉外場合要作到這樣幾個要求：

1、當(dāng)外國友人贊美自己的相貌、衣飾、手藝時，一定要記住落落大方地道上一聲：“謝謝”。

2、當(dāng)外國友人稱道自己的工作、技術(shù)或服務(wù)時，同時要大大方方的認(rèn)可。

3、在涉外交往中當(dāng)需要進(jìn)行自我介紹或?qū)ψ约旱墓ぷ?、學(xué)習(xí)、生活、服務(wù)、產(chǎn)品、技術(shù)、能力、特長進(jìn)行介紹時要敢于并且善于實話實說。

4、當(dāng)自己同外國友人進(jìn)行交際應(yīng)酬時，一旦涉及自己正在忙什么、干什么的時候，無論如何都不要脫口而出，說什么自己是“瞎忙”，“混日子”，“什么正經(jīng)事都沒干”等，這樣，對方會認(rèn)為你是不無正業(yè)的人。

8.不宜為先，它是基本要求之一，在涉外的場合中遇到一時難以應(yīng)付、舉棋不定，或者是不知道到底怎樣作才好的情況下，最好的做法是盡量不要急于采取行動。另外，不宜為先具有兩層含義，一、它要求人們在難以確定如何行動才好時，應(yīng)當(dāng)盡可能地采取任何行動，免得出丑露怯。二它要求人們在不知道到底怎么做才好而有必須采取行動時，最好是先觀察其他人的正確作法，然后加以模仿，或是同當(dāng)時的絕大多數(shù)在場者在行動上保持一致。

9.尊重隱私，在國際交往中，下列八個方面的私人問題，均被海外人士視為個人隱私問題

1、收入支出。

2、年齡大小。

3、戀愛婚姻。

4、身體健康。

5、家庭住址。

6、個人經(jīng)歷。

7、信仰政見。

8、所忙何事。

10.女士優(yōu)先，在一切社交場合，每一名成年男子，都有義務(wù)主動自覺地以自己的實際行動，去尊重、照顧、體諒、關(guān)心和保護(hù)婦女，以后還要想方設(shè)法、盡心竭力的去為婦女排擾解難。

11.愛護(hù)環(huán)境，在涉外交往中主意兩點：

1、光有愛護(hù)環(huán)境的意識還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的；

2、與外國人打交道時，在愛護(hù)環(huán)境的具體問題上要好自為之，嚴(yán)于自律。

12.以右為尊，是國際禮儀中最基本的一項禮儀。

二、介紹引見禮儀 介紹和引見要大方自如,以使各方都感到無構(gòu)無束,產(chǎn)生愉快之惑。自我介紹時必須充滿自信,才能顯出魅力并使人產(chǎn)生信禎和好惑。相反,含糊不清的介紹或吞吞吐吐的語言會使人感到你缺乏信心而被輕視,甚至?xí)o彼此的交往制造障礙。

社外秘書禮儀使用的目的有三：

第一、提升個人的素養(yǎng)，比爾．蓋茨講“企業(yè)競爭，是員工素質(zhì)的競爭”.進(jìn)而到企業(yè)，就是企業(yè)形象的競爭，教養(yǎng)體現(xiàn)細(xì)節(jié)，細(xì)節(jié)展示素質(zhì)。

第二、方便我們的個人交往應(yīng)酬。我們在商業(yè)交往中會遇到不同的人，對不同的人如何進(jìn)行交往這是要講究藝術(shù)的，比如夸獎人也要講究藝術(shù)，不然的話即使是夸人也會讓人感到

不舒服。

第三、有助于維護(hù)企業(yè)形象。在商務(wù)交往中個人代表整體，個人形象代表企業(yè)形象，個人的所作所為，就是本企業(yè)的典型活體廣告。一舉一動、一言一行，此時無聲勝有聲。

商務(wù)禮儀的三個基本理念

商務(wù)禮儀的基本理念：

商務(wù)禮儀與公共關(guān)系之一：尊重為本。

商務(wù)交往中，自尊很重要，尊重別人更重要。有三點主要事項，一、對交往對象要進(jìn)行準(zhǔn)確定位，就是你要知道他是何方神圣。然后才能決定怎樣對待他。國際交往中禮品包裝的價值，不得低于禮品的1/3，接受外國人的禮物時，要當(dāng)面把包裝打開，而且要端詳一會，并要贊揚一下。和外國人一起就餐，有三不準(zhǔn)，一不能當(dāng)眾修飾自己；二不能為對方勸酒夾菜，不能強(qiáng)迫別人吃；三是進(jìn)餐不能發(fā)出聲音。這是尊重別人，另外要講規(guī)矩，比如接受名片，接受名片時如何做才是尊重別人，專業(yè)要求是有來有往，來而不往非禮也。要是沒有也要比較委婉地回答，可以告訴對方，沒帶或用完了。商務(wù)交往中有時是需要一種“善意的欺

騙”。

商務(wù)交往與公共關(guān)系之二：善于表達(dá)。商務(wù)禮儀是一種形式美，交換的內(nèi)容與形式是相輔相成的，形式表達(dá)一定的內(nèi)容，內(nèi)容借助于形式來表現(xiàn)。對人家好，不善于表達(dá)或表達(dá)不好都不行，表達(dá)要注意環(huán)境、氛圍、歷史文化等因素。

商務(wù)禮儀與公共關(guān)系之三：形式規(guī)范。第一、講不講規(guī)矩，是企業(yè)員工素質(zhì)的體現(xiàn)；第二、是企業(yè)管理是否完善的標(biāo)志；有了規(guī)矩不講規(guī)矩，說明企業(yè)沒有規(guī)矩，比如作為一個企業(yè)，在辦公時間不能大聲講話，不能穿帶有鐵掌的皮鞋，打電話也不能旁若無人。講形式規(guī)范就是要提高員工素質(zhì)和提升企業(yè)形象。商務(wù)場合通電話時誰先掛斷電話？地位高者先掛?？蛻粝葤?。上級機(jī)關(guān)先掛。同等的主叫者先掛。

職場著裝六不準(zhǔn)，第一過分雜亂，制服不是制服，便裝不象便裝，非得穿出點毛病來。第二過分鮮艷（三色要求），第三不能過分暴露，女同志不能超低空，影響辦公秩序；第四過分透視，里面穿的東西別人一目了然，這不是時尚，是沒有修養(yǎng)；第五過分短?。坏诹^分緊身，女同志較多，公司在交往中尤其不允許。講不講規(guī)矩就是企業(yè)的形象問題。

以上是商務(wù)交往中的三個基本理念，這三個理念相互融合的，有禮貌不規(guī)范不行，在商務(wù)交往中怎樣才能做到禮貌，禮貌不是口號，是有實際內(nèi)容的，那就是要把尊重融入其中。就是要把尊重、禮貌、熱情用恰到好處的形式，規(guī)范地表達(dá)出來。

商務(wù)禮儀的基本特征有三 ：

一、規(guī)范性。規(guī)范者標(biāo)準(zhǔn)也。是標(biāo)準(zhǔn)化要求。商務(wù)禮儀的規(guī)范是一個輿論約束，與法律

約束不同，法律約束具有強(qiáng)制性。

二、區(qū)分對象，因人而異。

三、技巧性。如何問客人喝飲料。要問封閉式的問題。

商務(wù)禮儀的作用。一言以蔽之，內(nèi)強(qiáng)素質(zhì)，外塑形象。

第一個作用就是提高我們商務(wù)人員的個人素質(zhì)。市場競爭最終是人員素質(zhì)的競爭，對商務(wù)人員來說，商務(wù)人員的素質(zhì)就是商務(wù)人員個人的修養(yǎng)和個人的表現(xiàn)。教養(yǎng)體現(xiàn)于細(xì)節(jié)，細(xì)

節(jié)展示素質(zhì)。

第二個作用有助于建立良好的人際溝通。交往中不懂禮貌，不懂規(guī)矩有時會把事情搞砸。（比如接電話）。拜訪要預(yù)約，預(yù)約要準(zhǔn)時。

第三個作用維護(hù)形象。個人、企業(yè)和國家形象。商務(wù)禮儀就是要維護(hù)企業(yè)形象。減災(zāi)效應(yīng)，經(jīng)濟(jì)學(xué)概念。少出問題，少影響人際關(guān)系。

秘書在商務(wù)交往中，見面時的禮儀是要講究的，前面講過首輪效應(yīng)，第一印象非常重要，說一個日常生活中的事，一個年輕的小姐與一位先生握手，有的小姐自認(rèn)為很淑女、很懂禮貌，相反表現(xiàn)的卻是不懂禮貌，沒有見過世面、不夠落落大方。（握手的表現(xiàn)）。握手要用2公斤的力。見面禮儀的幾個重要細(xì)節(jié)：

一、問候。問候者打招呼也。問候時有三個問題要注意，1、問候要有順序，一般來講專業(yè)地位低的先行，下級首先問候上級、主人先問候客人、男士先問候女士，這是一個社會公德；

2、因場合而異。在國外女士與男士握手女士可以不站起來，這是在國內(nèi)，在工作場合是男女平等的。社交場合講女士優(yōu)先，尊重婦女。

3、內(nèi)容有別。中國人和外國人、生人和熟人、本地人和外地人不大一樣。下面講兩個要點，一是那些稱呼是最普遍的適用的，1、稱行政職務(wù)；

2、稱技術(shù)職稱；

3、行業(yè)稱呼；

4、時尚性稱呼；先生、小姐、女士等；和外商打交道時，更習(xí)慣稱呼先生、女士。慎用簡稱。