第一篇：關(guān)于對公司文件、資料實(shí)行分密級管理的規(guī)定

關(guān)于對公司文件、資料實(shí)行分密級管理的規(guī)定

1．目的為了加強(qiáng)對公司內(nèi)部各類文件資料的管理,使之既利于提高效率和質(zhì)量,又利于安全和保密,根據(jù)有關(guān)規(guī)定,特制定本規(guī)定。

2．范圍

本制度適用于公司各部門、所屬各子公司、和個(gè)人內(nèi)部文件資料，借閱、對外報(bào)送等事項(xiàng)中資料的使用、審查、審批和保密管理。

3．原則

公司各類文件資料的管理及保密工作實(shí)行“業(yè)務(wù)誰主管，保密誰負(fù)責(zé)”和“自審與送審相結(jié)合”、“先審后用，先審后發(fā)”為主要原則。

4．公司及各子公司的文件資料管理及保密工作由公司辦公室及各子公司辦公室歸口管理。

5．資料的保密審查審批管理

5.1公司保密內(nèi)容是指：

5.1.1公司重大決策中的秘密事項(xiàng)。

5.1.2公司尚未付諸實(shí)施或正在進(jìn)行研究的發(fā)展戰(zhàn)略、發(fā)展規(guī)劃以及經(jīng)營決策。

5.1.3公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意向書以及可行性報(bào)告，重要會(huì)議記錄。

5.1.4各子公司財(cái)務(wù)與結(jié)算報(bào)告以及各類財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

5.1.5公司尚未公開的各類信息和規(guī)章制度、計(jì)劃、報(bào)表及重要文件。

5.1.6公司內(nèi)員工人事檔案、工資性、勞務(wù)性收入以及資料。

5.1.7各子公司指導(dǎo)生產(chǎn)技術(shù)性文件和資料。

5.1.8公司領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人情況、電傳、傳真、書信。

5.1.9公司的經(jīng)營數(shù)據(jù)、策劃方案及有損于公司利益的其他事項(xiàng)。

5.2公司密級的確定：

5.2.1公司的密級分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級。

5.2.2公司及各子公司生產(chǎn)發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益的重要決策文件資料為絕密級。

5.2.3公司發(fā)展規(guī)劃、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、各類操作參數(shù)、規(guī)章制度、重要計(jì)劃報(bào)告、重要會(huì)議記錄、公司經(jīng)營情況、給政府部門的各類請示及批復(fù)為機(jī)密級。

5.2.4公司人事檔案、合同協(xié)議、職工工資等收入、尚未公開的各類信息、策劃方案等為秘密級。

5.3內(nèi)部文件資料的印制、借閱、復(fù)制管理

5.3.1文件印發(fā)前要根據(jù)內(nèi)容準(zhǔn)確確定主送、報(bào)送和抄送范圍以及印制份數(shù);凡涉及秘密事項(xiàng)的文件要準(zhǔn)確劃定秘密等級，公文的密級由公文制發(fā)部門根據(jù)公文內(nèi)容涉及公司秘密的程度來劃定。

5.3.2秘密文件一律由文件發(fā)出人或辦公室打印,裝訂,辦公室工作人員應(yīng)嚴(yán)守機(jī)密。

5.3.3秘密文件要嚴(yán)格按照核定的份數(shù)印制, 多余的要當(dāng)即撕毀待銷。

5.3.4打印秘密文件時(shí), 要及時(shí)刪除或妥善保管電腦里的秘密文件，草紙、廢紙等要妥善保管,定期銷毀(并有監(jiān)銷)。

5.3.5秘密文件必須在辦公室閱辦, 不得帶回家中,不準(zhǔn)攜帶出入公共場所；要控制文件閱讀范圍,按規(guī)定的閱讀級限閱文；若需擴(kuò)大閱讀或傳達(dá)范圍,需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)和部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

5.3.6復(fù)印秘密文件,必須有嚴(yán)格的審批、登記制度, 并指定專人管理;復(fù)印的秘密文件要按正本一樣進(jìn)行登記和管理。

5.3.7涉及公司生產(chǎn)、經(jīng)營、財(cái)務(wù)等方面核心數(shù)據(jù)的絕密級資料，須經(jīng)公司總經(jīng)理簽批后方可借閱、復(fù)制。

5.3.8機(jī)密級資料須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或本公司總經(jīng)理簽批后方可借閱、復(fù)制。

5.3.9秘密級資料須經(jīng)公司部門負(fù)責(zé)人或公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽批后方可借閱、復(fù)制。

5.3.10有關(guān)公司財(cái)務(wù)資料管理，各主管會(huì)計(jì)在其職責(zé)范圍內(nèi)，按會(huì)計(jì)核算期準(zhǔn)確及時(shí)的填制會(huì)計(jì)憑證、登記會(huì)計(jì)賬薄、編制并報(bào)送各種報(bào)表、編寫財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，定期將其整理裝訂成冊進(jìn)行臨時(shí)性保管。在臨時(shí)保管期間，財(cái)務(wù)經(jīng)理有權(quán)現(xiàn)場查閱和審查憑證、賬薄、報(bào)表及報(bào)告。其他任何人不得在未經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理或主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的情況下出借或復(fù)印會(huì)計(jì)憑證、賬薄、報(bào)表及報(bào)告。

5.3.11公司財(cái)務(wù)部門需向外部報(bào)送的會(huì)計(jì)資料必須經(jīng)公司財(cái)務(wù)經(jīng)理和主管領(lǐng)導(dǎo)許可并由公司辦公室進(jìn)行相應(yīng)登記，加蓋公章后予以報(bào)出;公司內(nèi)部其他職能部門需要查閱、審查、借閱、復(fù)印、拷貝會(huì)計(jì)資料的，必須經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)許可后方能執(zhí)行。

5.3.12其他資料須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽批后方可借閱、復(fù)制。

5.3.13經(jīng)批準(zhǔn)翻印文件時(shí),要注明翻印單位,時(shí)間和份數(shù)。

5.3.14禁止在無保密措施的通信設(shè)備上傳輸秘密信息。

5.4對外提供資料的保密審查審批管理

5.4.1凡對外提供公司系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等資料，一律以公司辦公室提供的數(shù)據(jù)為準(zhǔn)，其他任何單位、部門和個(gè)人不得提供和使用與其不一致的數(shù)據(jù)。

5.4.2對外提供資料凡涉及應(yīng)屬于保密范圍的內(nèi)容一律不予提供，特殊情況下確需提供須公司分管領(lǐng)導(dǎo)審查，經(jīng)公司總經(jīng)理審批后方可提供。

5.4.3對外提供資料涉及公司生產(chǎn)、經(jīng)營、財(cái)務(wù)等方面數(shù)據(jù)須本部門負(fù)責(zé)人同意經(jīng)公司辦公室審查、備案后方可提供。

5.4.4對外提供的其他資料須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審批并到本公司辦公室備案后方可提供。

6.會(huì)議及文件保密管理

6.1召開秘密程度較高的會(huì)議，會(huì)前應(yīng)認(rèn)真研究安全保密措施，并對與會(huì)人員進(jìn)行保密教育，嚴(yán)明保密紀(jì)律。

6.2出席、列席會(huì)議人員名單，由主管會(huì)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)審定；嚴(yán)禁與會(huì)議無關(guān)的人員進(jìn)入會(huì)場；會(huì)議印發(fā)的秘密以上文件，不準(zhǔn)帶回家或帶到公共場所。

6.3會(huì)議期間印發(fā)的秘密文件一律標(biāo)明密級，統(tǒng)一編號，登記分發(fā)，不得代轉(zhuǎn)。會(huì)議結(jié)束前，應(yīng)收回的文件全部收回。

6.4與會(huì)人員不得以任何形式對外泄露會(huì)議秘密內(nèi)容；凡規(guī)定不準(zhǔn)記錄的會(huì)議內(nèi)容，一律不得記錄；需公開報(bào)道的，稿件須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查總經(jīng)理審批。

6.5涉及公司秘密的會(huì)議紀(jì)要,均須劃分密級,妥善保管與傳閱。

7.公司已經(jīng)界定密級的文件、資料任何人不得對外泄漏。員工離職時(shí)，應(yīng)交回相關(guān)文件與資料； 員工（包括試用期的員工）離職后，亦不得泄露本公司的商業(yè)秘密。

8．措施

8.1出現(xiàn)下列情況之一者，給予警告并處以500元以上1000元以下扣款。

8.1.1泄漏公司秘密尚未造成嚴(yán)重后果或經(jīng)濟(jì)損失的。

8.1.2已泄漏公司秘密但采取補(bǔ)救措施的。

8.2出現(xiàn)下列情況之一的，給予辭退并賠償經(jīng)濟(jì)損失，直接追究法律責(zé)任。

8.2.1故意或過失泄漏公司秘密，造成嚴(yán)重后果或重大經(jīng)濟(jì)損失的。

8.2.2違反本保密制度規(guī)定，為他人所竊取、刺探、收買、提供公司秘密的。

8.2.3利用職權(quán)強(qiáng)制他人違反保密規(guī)定的。

9.公司原有制度如與本制度相抵觸的，以本制度為準(zhǔn)，本制度未盡事宜或與國家有關(guān)法律、規(guī)定相悖的，按國家有關(guān)法律、法規(guī)等規(guī)定執(zhí)行，并及時(shí)修改本制度，報(bào)總經(jīng)理辦公會(huì)審議通過。

10．本制度由公司人力資源部編制、負(fù)責(zé)解釋并監(jiān)督執(zhí)行。

第二篇：公司行文及文件資料管理的規(guī)定

公司行文及文件資料管理的規(guī)定

第一章 行文的分類

第一條 上行文：指向上級單位的請示、報(bào)告，以“xx文”的文號行文。

第二條平行文：指平級單位或不相隸屬單位之間的商函，以“xx函”的文號行文。

第三條 下行文：指下發(fā)各部室及所屬公司的文件，以“xx發(fā)”的文號行文。

第二章 公文格式

第四條 設(shè)置文件版式。

設(shè)置公文版心距公文用紙上下左右的距離：

1．首頁紅頭紙：上6.2厘米；下3.5厘米；左2.8厘米；右2.6厘米。

2．公文用紙?zhí)祛^(上白邊): 上3.7厘米；下3.5厘米；左2.8厘米；右2.6厘米。

3.公文一般每頁排22行，每行排28個(gè)字。

第五條 發(fā)文字號、簽發(fā)人姓名以及會(huì)議紀(jì)要的期數(shù)、制文部門名稱、成文日期設(shè)置（紅色反線上的部分公文要素）。

1．上行文（請示、報(bào)告）：發(fā)文字號、簽發(fā)人姓名平行排列，發(fā)文字號用3號仿宋體字，年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“??”括入，序號不編虛位(即1不編為O01)，不加“第”字，發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名（簽發(fā)人姓名是兩個(gè)字的，一般兩個(gè)字中間空1個(gè)字）。

2．平行文、下行文（函、通知、通報(bào)、決定、意見等）：發(fā)文字號居中排布，不署簽發(fā)人姓名。

3．會(huì)議紀(jì)要：“第×期”用3號黑體，居中排布；制文部門名稱、成文日期（會(huì)議召開日期）平行排列，用3號楷體字，制文部門名稱居左空1字，成文日期居右空1字。

第六條 公文標(biāo)題設(shè)置。

紅色反線下空2行，用2號小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對稱，行距設(shè)置值為34磅）。

第七條 主送機(jī)關(guān)設(shè)置。

標(biāo)題下空l行，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標(biāo)識，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。

第八條 公文正文設(shè)置。

主送機(jī)關(guān)名稱下l行，每自然段左空2字，回行頂格，用3號仿宋體字標(biāo)識。數(shù)字、年份不能回行。

第九條 附件設(shè)置。

在正文下空l行左空2字用3號仿宋體字標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼(如“附件：1．×××××”)；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。1．與公文正文一起裝訂的附件，在附件左上角第1行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時(shí)標(biāo)識序號；附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。

2．與公文正文不一起裝訂的附件，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識附件(或帶序號)。

第十條 成文日期設(shè)置

右空4個(gè)字，中文簡體大寫，如 “二〇〇×年×月×日”）。

第十一條 附注設(shè)置（“請示”類的公文的聯(lián)系人姓名及電話）

居成文日期左下方，用3號仿宋體字，左空2個(gè)字加圓括號標(biāo)識。

第十二條 主題詞和詞目設(shè)置

主題詞用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號；詞目用3號小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字。

第十三條 抄報(bào)（送）機(jī)關(guān)設(shè)置

在主題詞下l行；左右各空1字，用3號仿宋體字標(biāo)識“抄報(bào)（送）”，后標(biāo)全角冒號抄報(bào)（送）機(jī)關(guān)間用逗號隔開，回行時(shí)與冒號后的抄報(bào)（送）機(jī)關(guān)對齊；在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號。

第十四條 印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期設(shè)置

位于抄報(bào)（送）機(jī)關(guān)之下(無抄報(bào)（送）機(jī)關(guān)在主題詞之下)占1行位置；用3號仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空l字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。

第十五條 頁碼設(shè)置

用4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，左右插入4號仿宋體的帶“－－”格式的一條一字線。單頁碼居右空l字，雙頁碼居左空1字。

第十六條 表格設(shè)置

1．公文如需附表，對橫排A4型表格，應(yīng)將頁碼放在橫表的左側(cè)，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。

2．公文如需附A3紙型表格，且當(dāng)最后一頁為A3紙型表格時(shí)，封三（封底的里面一頁）、封四（封底）應(yīng)為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應(yīng)貼在文件最后一頁(封四)上。

第十七條 特定格式公文設(shè)置

信函式格式，首頁不顯示頁碼。會(huì)議紀(jì)要格式，不加蓋印章。

第三章 行文的流程及要求

第十八條 內(nèi)部文件：

1.各部室起草的公文，將發(fā)文稿紙上的各項(xiàng)填寫齊全經(jīng)部門經(jīng)理簽字后，送交主管經(jīng)理審批；領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，到辦公室申請文號并正式行文； 2.各部室將打印好的正式公文到辦公室蓋章并登記，同時(shí)留一份附有發(fā)文稿紙或合同協(xié)議審批單的正式文檔原件存檔；

第十九條 上級機(jī)關(guān)及外來文件：

任何部室及個(gè)人必須將收到的外單位來文或外出開會(huì)帶回的文件先交檔案員登記、編號后再由辦公室統(tǒng)一傳閱、轉(zhuǎn)發(fā)。行政文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)登記、傳閱、轉(zhuǎn)發(fā)；黨務(wù)文件由黨辦負(fù)責(zé)登記、傳閱及轉(zhuǎn)發(fā)。其他部室不得對外發(fā)文。

第二十條 如有部室將未掛檔案室編號的文件交領(lǐng)導(dǎo)批示時(shí)，總經(jīng)理秘書有權(quán)將文件退回承辦部室，要求文件登記、編號。

第二十一條 加蓋公司印章的文檔，印章管理人應(yīng)留存一份附有發(fā)文稿紙或合同協(xié)議審批的正式文檔原件，并按規(guī)定定期向檔案室定期移交。

第二十二條 公司行文實(shí)行自下而上，自上而下的流程，不得出現(xiàn)橫傳文件。

第四章 文件資料的管理

第二十三條 應(yīng)歸檔的文件范圍：主要包括以公司文號發(fā)出的正式公文；各職能部室形成的文件（包括會(huì)議紀(jì)要、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、股東會(huì)文件、合同協(xié)議及各種報(bào)表）；上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬本級機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件。

第二十四條 不歸檔的文件范圍：

1、上級機(jī)關(guān)文件材料：任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件；普發(fā)供參閱、不辦的文件；供工作參考的抄件；征求意見未定稿的文件。

2、文件材料：無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件；未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)的未生效文件；無需處理的一般性人民來信；為參考目的從各方面收集的文件材料。

3、同級機(jī)關(guān)各非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料：不需貫徹執(zhí)行和無查考價(jià)值的文件；非隸屬機(jī)關(guān)抄送的不需辦理的文件。

4、下級機(jī)關(guān)的文件材料：參閱的簡報(bào)、情況反映；不需辦理的文件；抄報(bào)備案的一般性文件材料。

第二十五條 文件材料歸檔要求：

公司內(nèi)部文件及外單位來文，待公司領(lǐng)導(dǎo)批示后，總經(jīng)理秘書將文件原件存檔，復(fù)印件交承辦部室。

總經(jīng)理秘書每兩天將收集的文件原件與檔案員進(jìn)行交接。

不歸檔的文件材料可作為資料保存三年，到期后，經(jīng)本部門經(jīng)理同意后自行銷毀。

第五章 文件資料的借閱

第二十六條 檔案室只對公司各部室及所屬公司提供調(diào)檔的有關(guān)服務(wù)。公司檔案原則不外借，因特殊情況外單位調(diào)檔時(shí)，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部室同意并在經(jīng)辦人帶領(lǐng)下方可調(diào)閱。

第二十七條 公司各部室及所屬公司調(diào)閱檔案時(shí)必須嚴(yán)格履行檔案借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱申請單》。第二十八條 調(diào)閱本公司檔案時(shí)，須經(jīng)本部門經(jīng)理同意后調(diào)閱；調(diào)閱相關(guān)公司檔案時(shí)，須經(jīng)本公司部門經(jīng)理及相關(guān)公司部門經(jīng)理同意后調(diào)閱；

第二十九條 調(diào)閱重要檔案，如公司《營業(yè)執(zhí)照》、《產(chǎn)權(quán)證》、董事會(huì)文件時(shí)，須經(jīng)本公司部門經(jīng)理、主管經(jīng)理同意后調(diào)閱。調(diào)閱黨委會(huì)紀(jì)要時(shí)須經(jīng)xx公司黨辦主任同意后調(diào)閱。調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，須經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理同意并在相關(guān)財(cái)務(wù)人員帶領(lǐng)下調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案。

第三十條 檔案資料原件不外借，因特殊情況外借檔案時(shí)，需部門經(jīng)理及主管經(jīng)理審批后方可調(diào)檔。

第三十一條 檔案資料借期一周，因工作需要延期使用的，在《檔案借閱申請單》的備注欄加以注明，并經(jīng)辦公室主任同意后到檔案室辦理續(xù)借手續(xù)。

第三十二條 借閱者要愛護(hù)檔案，不準(zhǔn)在檔案上加注、勾劃、涂改，不準(zhǔn)抽拆文件，如發(fā)現(xiàn)以上情況，按《檔案法》有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。

第六章 文件密級的規(guī)定

第三十三條 文件密級視重要程度，可分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)等級。各部門起草文件時(shí)，依據(jù)重要程度，在文件的右上角注明各自的密級，如不注明，檔案室將全部按內(nèi)部文件處理。

第三十四條 各部室所有密級文件，從產(chǎn)生到歸檔期間，應(yīng)加強(qiáng)管理，嚴(yán)格控制復(fù)印及發(fā)放數(shù)量，做好密級文件的管理工作。

第三篇：公司文件管理規(guī)定

公司文件管理規(guī)定范文 1目的確保公司重要文件具有唯一編號，便于文件的識別、追溯和控制，保證公司文件體系有效運(yùn)轉(zhuǎn)。2使用范圍

適用于公司文件的編號管理和控制：

a)技術(shù)類文件：是指在公司的設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、銷售、服務(wù)等各個(gè)環(huán)節(jié)中與技術(shù)有關(guān)的各類文件和資料。

b)其他文件：包括公司規(guī)章制度、管理文件、合同協(xié)議、傳真等；

c)編號文件包括紙介文件以及電子文件。

3編號辦法

3.1公司名稱及項(xiàng)目名稱約定:

公司全稱為：南非中國制衣集團(tuán)(北京)

本組織簡稱：CGMBJ

項(xiàng)目全稱：CGM 企業(yè)信息管理系統(tǒng) 1.0版

項(xiàng)目簡稱：CGM v1

3.2日期表示

格式：yyyy-mm-dd或yyyymmdd

yyyy:用四位數(shù)字表示公元年份，如2005表示公元2005年。

mm:用兩位數(shù)字表示月份，不足兩位時(shí)，第一位用零補(bǔ)齊，如03表示3月。

dd: 用兩位數(shù)字表示日期，不足兩位時(shí)，第一位用零補(bǔ)齊，如15表示第15號。

例如：

2003-10-27或20031027 表示（2003年10月27日）

3.3文件版本編號

下面是對文件版本進(jìn)行編號要遵守的標(biāo)準(zhǔn)：

起草版本的編號為 0.1, 0.2, 0.3,..., 0.10。

版本編號可以根據(jù)項(xiàng)目需要延伸到若干層，例如，0.1, 0.1.1, 0.1.1.1.一旦文件版本得以確認(rèn)后，版本編號應(yīng)該始自 1.0。

版本編號不斷變化為： 1.0, 1.1, 1.2,..., 1.10。

項(xiàng)目可以根據(jù)需要將版本編號晉升為2.0，2.1, 2.2 等。

3.4技術(shù)文件命名

格式：CGM-vnn-(AA-)BB-yy

CGM:項(xiàng)目縮寫。

nn:版本號，參見3.3節(jié)。

AA:子項(xiàng)目名稱。

yy:文件版本號。

BB:工作過程名稱：

相應(yīng)工作過程名稱的簡稱（例如 SPP，SRS）不是必需的，但如果要使用，應(yīng)該遵守下面表格中的標(biāo)準(zhǔn)。

驗(yàn)收測試計(jì)劃

（Acceptance Test Plan）ATP

驗(yàn)收測試報(bào)告

（Acceptance Test Report）ATR

檢查單

（Check List）CL

程序修改報(bào)告

（Code Difference Report）CDR

軟件構(gòu)成設(shè)計(jì)文件

（Software Component Design Document）CDD

具體設(shè)計(jì)文件

（Detail Design Document）DDD

軟件功能設(shè)計(jì)文件

（Software Function Design Document）FDD

軟件功能說明書

（Software Function Specification）FS

手冊

（Hand Book）HB

系統(tǒng)集成測試計(jì)劃

（System Integration Test Plan）ITestPlan

系統(tǒng)集成測試報(bào)告

（System Integration Test Report）ITestRep

組間協(xié)作文件

（Intergroup Coordination Document）ICD

初步設(shè)計(jì)文件

（Preliminary Design Document）PDD

軟件配置管理文件

（Software Configuration Management Plan Document）SCM

軟件開發(fā)策劃文件

（Software Development Plan Document）SDP

軟件項(xiàng)目策劃文件

（Software Project Plan Document）SPP

軟件質(zhì)量保證計(jì)劃

（Software Quality Assurance Plan）SQA

軟件需求規(guī)格說明

（Software Requirements Specification）SRS

工作說明

（Statement of Work）SOW

子系統(tǒng)測試計(jì)劃

（Sub-System Test Plan）SSTP

子系統(tǒng)測試報(bào)告

（Sub-System Test Report）SSTR

子系統(tǒng)測試腳本

（Sub-System Test Script）SSTS

軟件維護(hù)計(jì)劃

（Sustaining Plan）SP

系統(tǒng)操作描述

（System Operations Description）SOD

系統(tǒng)測試計(jì)劃

（System Test Plan）STestPlan

系統(tǒng)測試報(bào)告

（System Test Report）STestRep

培訓(xùn)計(jì)劃

（Training Plan）TP

例如：

CGM-v1-需求規(guī)格說明書-0.1.doc

CGM-v1-SRS-1.2.doc

CGM-v1-信息控制子系統(tǒng)-驗(yàn)收測試計(jì)劃-2.0.doc

3.5其他文件的編號

3.5.1公司規(guī)章制度和管理文件

公司規(guī)章制度和管理文件的編號格式為：CGMBJ(-DN)-TT.AB-dd

DN：大寫英文字母，部門代號，如該制度是公司級文件，適用于公司全體人員，該部分編碼省略；如該文件是部門內(nèi)部管理制度，則應(yīng)標(biāo)記部門編號，表示該制度由部門內(nèi)部使用。

TT：大寫英文字母，文件類型；

RR — 規(guī)章制度，指公司頒布執(zhí)行的各種規(guī)章制度；

QS — 質(zhì)量管理文件，公司運(yùn)轉(zhuǎn)過程中的各類文件和記錄。

AB：文件名稱

dd：文件版本號。

例如：

CGMBJ-RR-考勤管理規(guī)范-01.doc

CGMBJ-RR-績效考核規(guī)范-1.2.doc

3.5.2合同協(xié)議

合同協(xié)議的編號格式為：yyyy CGMBJ-T-nnn

yyyy：阿拉伯?dāng)?shù)字，簽訂合同的年份；

T：合同類型

S-銷售合同

P-采購合同

C-合作協(xié)議

H-勞動(dòng)合同

O-其它合同

nnn：合同流水號，流水號每年1月1日自動(dòng)歸0。

3.5.3傳真

發(fā)出的傳真編號結(jié)構(gòu)為：CGMBJ-AA-R/S–BB-yyyymmdd-nn

AA：

人員姓名

BB：傳真的主題（不超過15個(gè)漢字）。

nn：流水號。

yyyymmdd：表示日期。

R表示收到傳真，S表示發(fā)出傳真

傳真屬于臨時(shí)文件，一般不做長期保存，如需要保存，則應(yīng)對其復(fù)印，并以外來文件的命名規(guī)則進(jìn)行命名,并且與外來文件一起管理。

例如：

CGMBJ-張三-R-臺灣需求的回復(fù)-20030314-01（表示在2003年3月14日收到從臺灣發(fā)來的傳真，主題為“臺灣需求的回復(fù)”。

3.5.4電子郵件的命名規(guī)則

電子郵件需要?dú)w檔管理時(shí)，按傳真的命名規(guī)則命名。

3.5.5外來文件

外來文件結(jié)構(gòu)為：CGMBJ – AA – yy-nnnn

AA：

文件種類編號:

RM：需求相關(guān)

yy：文件來源編號:

01：臺灣嘉可公司

nnnn：文件流水號。

例如：

CGMBJ-RM-臺灣公司操作手冊-01-0001.doc

3.5.6對外發(fā)文

指公司發(fā)給公司外部的通知、公函等。

yyyy CGMBJ（外）文字第nnn號

yyyy：阿拉伯?dāng)?shù)字，發(fā)文的年份

nnn：流水號，每年1月1日自動(dòng)歸0。

3.5.7會(huì)議紀(jì)要

指公司內(nèi)部會(huì)議的記錄等。

CGMBJ-yyyymmdd-M-AB-dd

yyyymmdd:日期，詳見4.2節(jié)日期表示。

AB：會(huì)議主題（不超過15個(gè)漢字）。

dd：阿拉伯?dāng)?shù)字，文件流水號。

例如：

CGMBJ-20030314-M-周例會(huì)-0001

3.5.8其它文件

項(xiàng)目周報(bào):

CGM-vnn-yyyymmdd-周報(bào)-AB

周工作計(jì)劃:

CGM-vnn-yyyymmdd-周計(jì)劃-AB

工作任務(wù)單:

CGM-vnn-yyyymmdd-任務(wù)單-AB

工作日報(bào):

CGM-vnn-yyyymmdd-日報(bào)-AB

nn:版本號，參見3.3節(jié)。

yyyymmdd:日期，詳見4.2節(jié)日期表示。

AB：

人員姓名

例如：

CGM-v1-20030312-周報(bào)-張三

CGM-v1-20030312-日報(bào)-李四

3.5.9文件附件

所有文件，如另外附有文件附件、相應(yīng)表格、補(bǔ)充文件等，采用在原有文件編號后附加：-M nn(-NA)M：附加內(nèi)容類別；

T：表格

A：附件

S：補(bǔ)充文件

nn：附加文件流水號

NA：文件名稱；

4編號管理

Ø合同協(xié)議由公司辦公室統(tǒng)一編制管理。

Ø傳真由公司辦公室編制和管理。

Ø對內(nèi)、對外的發(fā)文統(tǒng)一由公司辦公室編制和管理。

第十條 發(fā)文程序規(guī)定：

1.各單位需要發(fā)文，應(yīng)事先分別向黨委、廠部提出申請；

第四篇：公司文件編碼管理規(guī)定 - 副本

公司文件編碼管理規(guī)定

一、目的為加強(qiáng)管理，提高管理的科學(xué)化、規(guī)范化，特對涉及公司

管理方面的制度、流程、表單、合同以及模板管理方面的文件實(shí)行統(tǒng)一編號，實(shí)現(xiàn)文件編碼唯一性。

二、編號規(guī)則

文件號由主文件號和輔文件號組成，輔助文件號根據(jù)需要

設(shè)置，在主文件號的基礎(chǔ)上制定。主文件號由三部分組成，輔助文件號由二部分組成。示例如下：

□□□□□

12345

產(chǎn)生日期

文件類別號

文件流水號

部門代號

代號公司流水號

說明：由1、2、3組成主文件號；

4、5組成輔文件號。

主文件號部分

1、公司代號：信和-XH2、部門代號：用字母表示

財(cái)務(wù)部-CW、產(chǎn)品部-CP、銷售部-XS、策劃部-CH、倉

管部-CG、辦公室-BG。

3、文件流水號：數(shù)字表示，從0001到9999。輔文件號部分

1、文件類別代號：根據(jù)需要對主文件類別再分類或分項(xiàng)。文件類別代號：ZD-制度文件、LC-流程文件、BD-表單文件、HT-合同文件、MB-模板文件。

2、辦公用品的編碼：具體的輔編碼由物品名字的首寫字母代替。如：14年5月1日給銷售部配電腦數(shù)量一臺XHXS/0001-DN/140501。

3、日期代號

日期代號由年月組成，如2014年1月產(chǎn)生的文件則寫：201401。

其他分項(xiàng)子文件代號各部門可自行規(guī)定，報(bào)辦公室中心備案。

舉例說明：

銷售部于2011年9月1日以公司名義與某醫(yī)院簽訂一份銷售彩超系統(tǒng)合同，這是銷售部第一份合同，且是作為合同文件歸檔，因此以現(xiàn)有的編號規(guī)則，出來的文件編碼為：XH-XS/0001-HT/140901，由銷售部下單給采購部，采購部以此文件編碼進(jìn)行采購申請直至產(chǎn)品發(fā)往醫(yī)院，再由某某實(shí)施工程安裝。到項(xiàng)目驗(yàn)收完畢，將所有此文件編碼產(chǎn)生的文件一同進(jìn)行歸檔處理，并同時(shí)報(bào)備銷售部歸檔。然后將項(xiàng)目移交

給售后，根據(jù)此編碼建立售后服務(wù)體系。

三、使用規(guī)定

1．各部門/單位進(jìn)行文件編寫、整理及合同簽訂等均需以此規(guī)定進(jìn)行編號管理。

2．各部門/單位進(jìn)行合同蓋章時(shí)，在申請單上注明合同號，辦公室備案并建立電子檔管理。

其他文件編制、歸檔時(shí)，在文件封面注明編號。

第五篇：公司文件編碼管理規(guī)定

公司文件編碼管理規(guī)定

一、目的：

為加強(qiáng)管理，提高管理的科學(xué)化、規(guī)范化，特對涉及公司管理方面的制度、流程、表單、合同以及模板管理方面的文件實(shí)行統(tǒng)一編號，實(shí)現(xiàn)文件編碼唯一性。

二、編號規(guī)則

文件號由主文件號和輔文件號組成，輔助文件號根據(jù)需要設(shè)置，在 主文件號的基礎(chǔ)上制定。主文件號由三部分組成，輔助文件號由二部分組成。示例如下：

□□□□□

1234

5產(chǎn)生日期

文件類別號

部門代號 文件流水號

公司代號

說明：由1、2、3組成主文件號；

4、5組成輔文件號。

主文件號部分

2、部門代號：用字母表示

GMO-總經(jīng)辦

HRD-人力資源部 流水號

FIN-財(cái)務(wù)部

SOM-運(yùn)營管理中心

R&D-研發(fā)部

MKTG-市場部

3、文件流水號：數(shù)字表示，從0001到9999

輔文件號部分

1、文件類別代號：根據(jù)需要對主文件類別再分類或分項(xiàng)。

文件類別代號：

ZD-制度文件

LC-流程文件

BD-表單文件

HT-合同文件

MB-模板文件

2、日期代號

日期代號由年月組成，如2011年九月產(chǎn)生的文件則寫：1109

其他分項(xiàng)子文件代號各部門可自行規(guī)定，報(bào)行政人事中心備案。舉例說明：

市場部于2011年9月以公司名義與某公路管理局簽訂一份高速公路信息管理系統(tǒng)合同，這是市場部第一份合同，且是作為合同文件歸檔，因此以現(xiàn)有的編號規(guī)則，出來的文件編碼為：LM-MKTG/0001-HT/1109，市場部再以這個(gè)編碼實(shí)行項(xiàng)目立項(xiàng)，立項(xiàng)后將文件模板發(fā)往項(xiàng)目部開始定點(diǎn)，項(xiàng)目部定點(diǎn)完之后，提交定點(diǎn)確認(rèn)函反饋給市場部，再由市場部下

單給采購部，采購部以此文件編碼進(jìn)行采購申請直至產(chǎn)品發(fā)往施工場地，再由項(xiàng)目部實(shí)施工程安裝。到項(xiàng)目驗(yàn)收完畢，將所有此文件編碼產(chǎn)生的文件一同進(jìn)行歸檔處理，并同時(shí)報(bào)備人力資源部，然后將項(xiàng)目移交給客服部，客服再根據(jù)此編碼建立售后服務(wù)體系。

三、使用規(guī)定

1．各部門/單位進(jìn)行文件編寫、整理及合同簽訂等均需以此規(guī)定進(jìn)行編號管理。

2．各部門/單位進(jìn)行合同蓋章時(shí)，在申請單上注明合同號，辦公室備案。合同簽定完成后需歸檔資質(zhì)辦，并建立臺帳管理。

其他文件編制、歸檔時(shí)，在文件封面注明編號。

深圳市神州龍脈信息工程有限公司行政人事中心

二〇一一年十月十五日