第一篇：電子公文管理辦法(試行)

中國科學院地質與地球物理研究所

電子公文管理辦法(試行)

第一章 總 則

第一條 為規(guī)范我所電子公文管理，維護電子公文的真實、完整、可用和安全，根據(jù)國家和中國科學院電子公文管理的有關規(guī)定，制定本辦法。

第二條 本辦法中的電子公文，是指所屬各部門通過ARP公文系統(tǒng)制發(fā)的具有規(guī)范公文體例和版式的電子數(shù)據(jù)。

第三條 電子公文管理遵循電子環(huán)境下文件形成和產(chǎn)生效用的規(guī)律，堅持“集中統(tǒng)一、全程管理、規(guī)范標準、安全可靠”的原則。

第四條 本所電子公文及其打印的正式文本具備公文效力。電子公文的制發(fā)和辦理按照《中國科學院公文處理標準》(科發(fā)辦字﹝2005﹞373號)執(zhí)行。

第五條 ARP公文系統(tǒng)不得制發(fā)和辦理涉密公文。

第二章 機構及職責

第六條 ARP公文系統(tǒng)由所綜合辦公室負責組織實施工作。具體職責是：

(一)督促指導所屬各部門ARP公文系統(tǒng)的使用，組織開展培訓工作，協(xié)調解決ARP公文系統(tǒng)使用中出現(xiàn)的問題；

(二)負責所級電子公文的審核，院及院屬各單位電子公文的接收。

(三)電子印章管理。

(四)院級、所級電子公文的歸檔管理。

第七條 研究所信息網(wǎng)絡管理部門負責ARP公文系統(tǒng)的技術支撐和運行維護。具體職責是：

(一)提供ARP公文系統(tǒng)軟件平臺的技術支持，負責ARP公文系統(tǒng)的日常運行維護和技術保障。

(二)系統(tǒng)進行維護、升級、遷移等操作時，應確保電子公文內容和元數(shù)據(jù)的一致性。

第三章 發(fā)文與收文辦理

第八條 發(fā)文辦理：

(一)通過ARP公文系統(tǒng)行文，行文規(guī)則及文件格式應符合《中國科學院公文處理標準》，并按ARP公文系統(tǒng)設定的規(guī)范進行操作。

(二)電子公文辦理流程各個環(huán)節(jié)相關人員應及時完成公文處理工作。完成電子公文流程后，公文管理員負責加蓋發(fā)文機關電子印章，擬稿人審核無誤后方可發(fā)送。

（三）電子公文發(fā)送后，擬稿人應在1個工作日內對所發(fā)公文的接收情況進行核查，對緊急公文應及時與接收部門聯(lián)系，確保公文正常接收。

（四）聯(lián)合發(fā)文在主辦部門簽發(fā)后，可以紙質件送其他單位會簽。

（五）主送部門實施ARP公文系統(tǒng)的，以ARP公文系統(tǒng)發(fā)送；主送部門沒有實施ARP公文系統(tǒng)的，以紙質件發(fā)送。

第九條 收文辦理：

(一)公文管理員應及時登錄ARP公文系統(tǒng)查收電子公文，每個工作日的上、下午至少查收1次。

(二)公文管理員接收電子公文后，應核查公文的完整性和有效性，檢查無誤后方可辦理。

第十條 電子印章的使用：

(一)ARP公文系統(tǒng)中的電子印章僅用于電子公文處理。

(二)嚴格按照印章管理有關規(guī)定使用電子印章，嚴禁空打印、空發(fā)印章。

第五章 應急與安全

第十一條 應急與安全管理：

(一)當ARP公文系統(tǒng)出現(xiàn)故障，引起電子公文無法正常辦理時，應及時與辦公室或網(wǎng)絡室聯(lián)系，查明原因，排除故障。

（二）0.5個工作日內不能排除的故障，所ARP公文系統(tǒng)運維單位（信息網(wǎng)絡部）必須及時報告辦公廳。由辦公廳視情況協(xié)調處理。

第十二條 各部門應加強對ARP公文系統(tǒng)的安全管理及使用人員的安全保密教育。

(一)使用人員首次登錄系統(tǒng)時，應立即修改口令，并定期更換。因登錄口令泄露造成的后果由本人自負。

(二)當使用人員調離或崗位發(fā)生變化時，應及時進行用戶刪除或權限調整，并辦理相關手續(xù)。

第六章 歸 檔

第十三條 電子公文的歸檔管理按照《中國科學院檔案管理工作標準》(科發(fā)辦字﹝2005﹞373號)執(zhí)行。

第十四條 電子公文歸檔范圍和保管期限執(zhí)行《中國科學院院屬單位文件材料歸檔范圍與文書檔案保管期限表》及《中國科學院機關文件材料歸檔范圍與文書檔案保管期限表》。

第十五條 歸檔要求：

(一)辦理完畢且具有保存價值的電子公文，必須適時打印紙質件。進行歸檔時，必須將電子公文與相應的紙質件同步歸檔。

(二)打印的紙質發(fā)文稿紙，在簽發(fā)欄中應由簽發(fā)人簽名(或蓋簽名章)。

(三)電子公文應及時進行預歸檔，并參照紙質檔案管理要求進行分類整理后，于次年6月底之前歸檔。

(四)電子公文歸檔時，應當進行真實、完整、可用方面的鑒定、檢測，并由相關責任人確認后，辦理移交手續(xù)。

第十六條 電子公文檔案的保管和利用執(zhí)行國家及我院相關規(guī)定。

第七章 附 則

第十七條 本辦法由綜合辦公室負責解釋。

第十八條 本辦法自2009年12月1日起施行。

第二篇：同濟大學電子公文處理管理辦法(試行)

同濟大學電子公文處理管理辦法（試行）

一、總則

（一）為了適應多校區(qū)辦學的新形勢，提高工作效率，建設節(jié)約型校園，全面推進同濟大學電子公文系統(tǒng)，規(guī)范電子公文流轉，特制定本管理辦法。

（二）電子公文是指以計算機電子文檔為載體，以計算機為處理和存貯工具，以計算機網(wǎng)絡及其他數(shù)據(jù)通信介質為傳遞渠道的新的公文及公文處理形式。

（三）電子公文的文種、格式，依據(jù)《國家行政機關公文處理辦法》（國發(fā)

[2000]23號），行文規(guī)則須遵守現(xiàn)行的《同濟大學關于公文處理的若干規(guī)定》。

（四）電子公文系統(tǒng)基于我校校園網(wǎng)進行，系統(tǒng)與學校統(tǒng)一身份認證系統(tǒng)對接，電子公文處理軟件由江蘇金智教育信息技術有限公司開發(fā)。

（五）流轉的公文包括非涉密的全校各類公文，秘密以上含秘密級公文不允許通過本系統(tǒng)流轉。

二、組織管理與職責

（一）黨委辦公室、校長辦公室是學校電子公文處理的主管部門。

（二）教育管理信息中心負責電子公文系統(tǒng)的技術支持和系統(tǒng)維護。

（三）電子公文系統(tǒng)的系統(tǒng)管理員由校長辦公室任命。系統(tǒng)管理員負責系統(tǒng)的日常維護，并配合檔案館進行電子公文歸檔。

（四）檔案館負責對歸檔的電子公文按照檔案管理的有關規(guī)定進行文件管理和查詢利用等工作。

（五）各單位要明確本單位電子公文系統(tǒng)應用的分管領導、電子公文部門秘書，電子公文秘書負責本單位電子公文的流轉、系統(tǒng)培訓。

三、帳戶管理與安全保密

（一）各單位黨政領導、辦公室工作人員以及其他與公文處理相關人員（統(tǒng)稱用戶）均在系統(tǒng)中分配唯一實名制帳戶。用戶名與密碼與學校統(tǒng)一身份認證系統(tǒng)相同。上述人員調離工作崗位，應辦理銷戶手續(xù)。

（二）新增人員的開戶和調離崗位人員的銷戶由各單位提出申請，經(jīng)校辦審核后，由校級系統(tǒng)管理員辦理。

（三）系統(tǒng)中用戶擁有的公文處理權限由校長辦公室根據(jù)該用戶的崗位職責分配，并根據(jù)崗位和分工的調整作相應調整。

（四）各用戶應妥善保護帳戶、密碼等，嚴禁提供給無關人員，用戶密碼應經(jīng)常更換，登錄系統(tǒng)后因故離開要退出系統(tǒng)，以確保帳戶安全。用戶密碼遺失或遺忘應及時通知學校統(tǒng)一身份認證系統(tǒng)管理員，進行相應的操作。

（五）各單位用戶應定期查殺病毒，以最大限度保障系統(tǒng)正常運轉。

（六）涉密公文嚴禁通過電子辦公系統(tǒng)辦理，仍沿用以前的處理辦法。

四、電子公文的辦理

（一）實施電子化辦公后，除涉密公文外，校黨政收文辦理和發(fā)文辦理均使用電子化辦公系統(tǒng)完成。

（二）黨政公文的收文辦理和發(fā)文辦理流程，根據(jù)《同濟大學關于公文處理的若干規(guī)定》由黨辦、校辦依照各部門的職能和校領導的分工對系統(tǒng)進行設定。

（三）上級和非隸屬單位普通來文，由校辦秘書進行數(shù)字化處理，進入電子化辦公系統(tǒng)并由校辦秘書啟動該文辦理流程。

（四）學校以黨、政名義向外和向下級行文，由發(fā)文主辦單位在系統(tǒng)中創(chuàng)建新文稿后即啟動一個發(fā)文辦理流程。主辦單位應跟蹤催辦。

（五）公文辦理每一環(huán)節(jié)的辦理人可以使用系統(tǒng)提供的功能完成各自應該處理的工作，并在系統(tǒng)的工作單上留下痕跡，辦理人處理完自己應處理事務后，應將工作單發(fā)送給流程規(guī)定的下一人。如下一人有多人可供選擇，則根據(jù)公文的內容和學校的有關規(guī)定確定正確的發(fā)送對象發(fā)送，系統(tǒng)會以一定的方式通知接收方，接受方收到通知信息后，應及時辦理，如根據(jù)公文內容判斷不屬于自己的職權范圍，應及時退還流程中的上一人。

五、聯(lián)機要求

（一）為保證公文處理的快捷性，相關人員在工作時段應盡量保持與系統(tǒng)的聯(lián)機狀態(tài)，查看有無需要處理的事宜。

（二）若工作人員因出差、假期等原因無法聯(lián)機，應事先將相關權限授權給其他人員，以保證公文流轉正常進行。

六、公文歸檔與銷毀

（一）學校黨政公文存檔須將紙質載體文件和相應電子文件均需歸檔，電子公文與紙質公文互為鏡像。

（二）來文原件由收文部門掃描、上傳。來文辦理過程的資料（包括來文的原件）應由主辦部門轉換成紙質形式（要求激光打?。┎⒏郊予b別信息后，與辦

理過程中形成的其他紙質或實物材料一并由主辦部門歸檔。

（三）發(fā)文、呈文由主辦部門歸檔。文件正文（包括辦理過程中各辦理人簽批的意見）、附件等應由主辦部門轉換成紙質形式（要求激光打?。└郊予b別信息后歸檔。若主辦部門需要部分紙質原件歸檔，由主辦部門向呈文部門提出。若該文需執(zhí)行，則執(zhí)行過程的資料也須轉換成紙質形式（要求激光打?。┎⒏郊予b別信息后，與辦理過程中形成的其他紙質或實物材料一并由主辦部門歸檔。

（四）與電子公文有關的電子文檔由電子公文部門秘書按檔案管理有關規(guī)定進行網(wǎng)上歸檔。

（五）電子化辦公系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文檔歸檔范圍暫定為：來文、發(fā)文、呈文。

（六）電子檔案中應包含同一內容的紙質檔案材料的著錄信息，紙質檔案中也應包含電子檔案中同一內容的檔案材料的檢索信息。

（七）電子公文系統(tǒng)中數(shù)據(jù)在該系統(tǒng)中自產(chǎn)生起保留期限為五年。

七、電子公文的效力

（一）學校黨政對校外發(fā)文（上行文、平行文）的報送采用紙質形式，辦理過程仍通過電子辦公系統(tǒng)完成。

（二）校內電子辦公系統(tǒng)中的電子公文與原紙質公文具有同等效力。

（三）對外發(fā)文和用于存檔的紙質公文由校辦文印室統(tǒng)一印制，黨辦、校辦簽印。

（四）各單位可以從電子辦公系統(tǒng)中復制公開發(fā)布的公文為紙質形式，注明復制單位、日期、份數(shù)并加蓋復制單位的公章后，在該單位內與被復制的電子公文具有同等效力。

（五）非公開發(fā)布的校黨政電子公文，各部門和個人不準復制成紙質形式作正式文件使用。

八、其它

（一）在校內逐步停止使用紙質形式辦理和傳遞無密級公文。

（二）各單位機關工作人員，應充分認識公文處理工作的重要性，認真履行自己的職責，積極配合學校的電子公文處理工作的進行，積極參加學校組織的電子公文系統(tǒng)操作培訓，努力適應電子化辦公對機關工作人員提出的要求。

（三）電子公文系統(tǒng)的使用能力作為機關工作人員的基本素質要求納入能力考核范圍。

（四）本管理辦法的解釋權在黨委辦公室、校長辦公室。

二○○九年六月十九日

第三篇：天津市電子公文歸檔管理辦法

天津市電子公文歸檔管理辦法

第一條 為加強和規(guī)范機關政務活動中形成的電子公文歸檔管理工作，根據(jù)國家《電子文件管理暫行辦法》（廳字〔2009〕39號）以及天津市有關電子文件管理的規(guī)定，制定本辦法。

第二條 本辦法適用于本市各級機關、團體、事業(yè)單位從事政務及其相關活動產(chǎn)生的電子公文歸檔管理。企業(yè)單位及其它社會組織可參照本辦法執(zhí)行。

第三條 本辦法所稱電子公文，是指在電子政務活動中產(chǎn)生并依賴各辦公自動化系統(tǒng)處理后形成的具有參考、利用價值和規(guī)范格式的電子數(shù)據(jù)。其它電子文件可參照本辦法執(zhí)行。

第四條 電子公文歸檔與管理工作，應遵循電子公文真實、完整、有效、安全的原則，做到電子政務活動中產(chǎn)生的有價值的電子公文必須歸檔和歸檔的電子公文必須規(guī)范，確保電子公文安全管理。

第五條 市、區(qū)縣檔案行政管理部門按統(tǒng)一領導、分級管理的原則，負責對本級國家機關、團體、事業(yè)單位產(chǎn)生的電子公文歸檔管理實行監(jiān)督指導。

第六條 電子公文的歸檔管理工作應統(tǒng)籌納入本單位電子政務和檔案信息化建設規(guī)劃。

第七條 電子公文的真實性、完整性、有效性和安全性，歸檔前由電子公文形成部門負責，歸檔后由檔案管理部門負責。電子公文運行系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)均應有嚴格的技術保障措施，保存必要元數(shù)據(jù)，確保電子公文的真實、完整、有效和安全。

第八條 電子公文形成單位應指定有關部門或專人負責電子公文歸檔工作，明確部門和人員職責，制定歸檔工作流程。單位檔案部門應參與和指導電子公文形成、辦理、收集和歸檔各工作環(huán)節(jié)。

第九條 基于電子公文管理系統(tǒng)形成、辦理的電子公文，元數(shù)據(jù)要求和用法執(zhí)行《天津市文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案（試行）》（津檔發(fā)〔2012〕15號）的有關規(guī)定；電子公文歸檔的數(shù)據(jù)組織結構執(zhí)行《天津市文書類電子文件數(shù)據(jù)存儲結構要求（試行）》（津檔發(fā)〔2012〕15號）的有關規(guī)定。

第十條 非電子公文管理系統(tǒng)形成的電子公文，要使用檔案管理系統(tǒng)進行歸檔管理，元數(shù)據(jù)補充完整，形成規(guī)范的電子目錄，電子目錄字段至少包含檔號（含組織機構代碼、全宗號、保管期限、、機構/問題、盒號、件號）、題名、責任者、文號、頁數(shù)、日期、保管期限、密級等信息；電子公文保證與紙質文件內容一致，進行版式轉換，紙質檔案進行數(shù)字化處理后，對照目錄進行掛接；向綜合檔案館移交時數(shù)據(jù)庫結構參照《天津市文書檔案電子目錄數(shù)據(jù)庫結構與交換格式》（DB12/T 118—2005）執(zhí)行。

第十一條 電子公文形成單位未應用現(xiàn)代化辦公手段的，要對紙質文件及時收集、整理、歸檔，并進行數(shù)字化掃描處理，形成電子目錄，同第十條要求，并指明檔案原文存儲位置。

第十二條 檔案管理部門負責接收本單位形成的應歸檔電子公文，按照本單位的利用需求以及向同級檔案館移交的要求，對接收后的電子公文進行規(guī)范化整理、補錄、鑒定、存儲、備份等工作。

第十三條 各類電子公文的歸檔范圍和保管期限按國家關于紙質文件歸檔的有關規(guī)定執(zhí)行，電子公文的歸檔內容包括：

（一）符合規(guī)范的電子公文版式文件，原格式電子公文定稿（簽發(fā)文）、附件、法律法規(guī)和規(guī)劃及工作報告等重要文件的歷次修改稿、文件在辦理過程中的留痕信息及文件處理單均需轉換成版式文件。

（二）系統(tǒng)形成的原格式電子公文原件，包括電子公文定稿（簽發(fā)文）、附件、重要文件的歷次修改稿及文件在辦理過程中的留痕信息。

（三）文件處理單及領導審閱簽署的重要意見。

（四）基于系統(tǒng)管理的電子公文元數(shù)據(jù)。

（五）基于系統(tǒng)管理的電子簽名、電子印章等。

以上內容的保管期限應當一致。特殊格式的電子公文，應當將相應的查看軟件一并歸檔。

第十四條 電子公文歸檔格式要求

電子公文在形成、收集過程中可采用通用格式，在歸檔或歸檔前要轉換為版式文件，版式文件格式應與國家允許的格式一致，目前可采用PDF或PDF/A格式。

以文本、位圖文件形成的電子公文，通用格式可采用RTF、WPS、DOC、JPEG、JPEG-2000、TIFF、PNG等。歸檔時除保留系統(tǒng)生成格式外需要進行版式文件轉換，按電子公文及其組件順序合并轉換為一個版式文件；

專用軟件產(chǎn)生的電子公文應轉換成通用格式后按要求轉為版式文件歸檔。

第十五條 基于系統(tǒng)管理的歸檔電子公文的真實性、完整性、有效性、安全性的保證要求：

（一）真實性：要建立對歸檔電子公文操作者的身份識別與權限控制；設置符合安全要求的文件操作日志，隨時自動記錄對歸檔電子公文實施操作的人員、時間、內容等；有條件的可采用數(shù)字簽名等技術對歸檔操作進行記錄。

（二）完整性：要對電子公文處理過程中的各類操作者和責任者進行登記；對歸檔電子公文的必要元數(shù)據(jù)項和歸檔內容進行檢查，應確保歸檔內容齊全完整。

（三）有效性：歸檔電子公文的文件格式除原系統(tǒng)生成的格式外，還應轉換成符合國家和本市規(guī)定的版式格式，并保證可讀。

（四）安全性：要對歸檔電子公文進行病毒檢測，確保不攜帶病毒；若有存儲載體應保持清潔、無劃痕，確保載體可識別。

第十六條 電子公文的歸檔整理

（一）電子公文歸檔以件為單位整理。電子公文按照文件辦結時間排序，一份電子公文作為一件；歸檔整理以為單位相對集中，具有聯(lián)系的文件標注文件題名作為相互間的關聯(lián)。檔案管理軟件或具有輔助歸檔整理功能的軟件要具有元數(shù)據(jù)捕獲、手工調整文件順序等功能。

（二）電子公文歸檔時對相關項目和內容進行檢查，基于系統(tǒng)形成、辦理的電子公文要符合“四性”保證要求；非系統(tǒng)形成的電子公文要對照紙質公文核對內容、簽章等信息，保證電子公文與相應的紙質公文在內容及表現(xiàn)形式上一致，處理過程無差錯。

（三）電子公文在檢查無誤的情況下按照鑒定要求進行歸檔。歸檔時由系統(tǒng)生成歸檔章，歸檔章樣式與紙質檔案歸檔章一致，各項內容可由系統(tǒng)自動填寫，歸檔章加蓋在歸檔電子公文首頁上端居右位置。

（四）電子公文整理歸檔后，以為單位填寫《歸檔電子公文登記表》（首頁）的各項內容，以件為單位形成《歸檔電子公文登記表》（續(xù)頁）（見附件），并能以紙質形式輸出。

（五）電子公文歸檔后應保持目錄與電子公文的一一對應。

（六）對于加密電子公文，應解密后再收集歸檔，確實需要以加密方式保存的，應將其解密程序同時歸檔，并按保密要求進行管理。

（七）電子公文形成單位必須將具有永久和30年保管期限的電子公文制成紙質文件，采用電子簽名或電子印章等技術的直接制成紙質文件，未采用的制成紙質文件后需由領導手工回簽。所制成的紙質文件與電子公文一同歸檔。

第十七條 電子公文的歸檔時間與方式

（一）電子公文可實時歸檔，也可與紙質文件同步歸檔。

（二）歸檔可采用邏輯歸檔或物理歸檔的方式。

第十八條 歸檔電子公文的管理

（一）檔案管理部門采用專用軟件進行管理。

（二）涉密歸檔電子公文管理應符合國家保密相關要求。

（三）檔案管理部門要進行定期備份，參照《天津市電子檔案備份管理規(guī)定（試行）》執(zhí)行。

（四）系統(tǒng)更新時應及時對歸檔電子公文進行遷移，并保持數(shù)據(jù)在遷移前后的一致性。

（五）超過保管期限規(guī)定的電子公文參照紙質文件要求進行鑒定和銷毀，對確認銷毀的電子公文可進行邏輯或物理刪除，并生成銷毀文件目錄備查。

第十九條 歸檔電子公文的移交

歸檔電子公文按照《天津市文書類電子檔案移交與接收辦法（試行）》（津檔發(fā)〔2012〕15號）向同級國家綜合檔案館進行移交。

第二十條 本辦法由天津市檔案局負責解釋。

第二十一條 本辦法自公布之日起施行?！短旖蚴须娮庸臍w檔管理暫行辦法》（津檔〔2006〕9號）同時廢止。

附件：

歸檔電子公文登記表

第四篇：電子政務及電子公文操作管理辦法

第一條為加強電子政務和電子公文管理，進一步規(guī)范電子政務和電子公文流程應用，特制訂本辦法。

第二條電子政務用戶要嚴格遵守國家有關保密法律、法規(guī)，凡涉密內容嚴禁發(fā)布。

第三條機關各部門要將電子政務設為計算機網(wǎng)頁的首頁，并堅持每天上班后，以個人名義登錄電子政務，以便隨時查看有關通知、公告。

第四條辦公室安排專門人員接收新鄉(xiāng)河務局發(fā)布的通知、公告，并將所接收到的內容按正式文件運轉方式運轉。

第五條各部門要及時更新電子政務工作動態(tài)欄目。

第六條電子公文運轉要嚴格按照收、發(fā)文流程運轉，各環(huán)節(jié)操作人員要對所經(jīng)手的公文進行嚴格把關，避免發(fā)生紕漏。

第七條電子公文發(fā)文流程

1、上行文流程

擬稿→部門負責人核稿→辦公室負責人把關→主管局領導審閱→局長簽發(fā)→文印室登記編號排版→辦公室秘書審核發(fā)送

2、下行文和平行文流程

擬稿→部門負責人核稿→辦公室負責人把關→主管局領導簽發(fā)→文印室登記編號排版→辦公室秘書審核發(fā)送。

第八條電子公文中“部門負責人”指各部門正、副職，公文一般由分管此項工作的負責人審核；如果擬稿人是部門負責人，則提交給另外一名負責人審核；如果僅有一名部門負責人，且該負責人為擬稿人，則提交給本人，由其本人負責審核（這是公文流程中必須的一步）。

第九條擬稿人在送紙質文檔交辦公室審核、局領導簽發(fā)時，要同時提交電子公文，否則，辦公室、局領導不予受理。擬稿人有協(xié)助局領導完成電子公文處理的義務和職責。

第十條部門負責人、辦公室核稿人員和局領導在對電子公文審核后，需填寫意見并保存，否則，電子政務系統(tǒng)將不記錄審核過程。

第十一條關于公文附件

附件如果是擬稿人所寫，為便于修改，要將附件直接附于正文之后，不必用“增加附件”的方式，以避免修改時的繁瑣；如附件是上級或下級來文，可點擊“增加附件”添加。

如擬稿人將其所擬附件作為附件添加，各環(huán)節(jié)經(jīng)手人員如需對附件進行修改，在修改前，要首先將該附件另存到指定位置，修改后將該附件作為附件添加，不可直接在附件上修改，因為電子政務系統(tǒng)無法保存所修改內容。

不可將正文作為附件添加，也不可有附件而不予添加，否者，辦公室要將該文退回擬稿人。

第十二條關于公文會簽

文件如需多個領導會簽，已簽署意見的領導，要點擊“轉交相關領導”，向其他領導發(fā)送，最后簽署意見的領導點擊“送秘書”，轉交給辦公室負責人。

第十三條如果發(fā)送錯誤，在收文者尚未打開該文件之前，可將該文件收回。

第十四條電子公文收文流程

長垣秘書登記→提交辦公室主任擬辦→長垣秘書→領導1→領導2→領導3（直至全部領導閱畢）→長垣秘書→發(fā)送至辦理部門→發(fā)送至長垣秘書→結束。

第十五條局領導閱畢收文后，要將公文發(fā)送至“長垣秘書”，而不是發(fā)送給具體的辦公室人員。

第十六條各部門收文人員在收到文件后，要及時將文件存于本人計算機，為公文的下一步處理做準備，并將收到的文件通知本部門負責人批辦。然后將文件發(fā)送至“長垣秘書”，以便辦公室人員能夠及時將該文件發(fā)布到電子政務首頁。否則，文件將滯留本部門而無法得到發(fā)布。對不及時處理電子公文的各部門收文人員，將給予通報批評，并作為工作差錯列入本部門年終考核。

第十七條本辦法由辦公室負責解釋。

第五篇：電子公文歸檔管理辦法

國家檔案局令

第6號令

《電子公文歸檔管理暫行辦法》已于2003年7月22日經(jīng)國家檔案局局務會議審議通過，現(xiàn)予公布，自2003年9月1日起施行。

局長

毛福民

2003年7月28日

電子公文歸檔管理暫行辦法

第一條

為了加強對電子公文的歸檔管理，有效維護電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》和《國家行政機關公文處理辦法》，制定本辦法。

第二條

本辦法所稱的電子公文，是指各地區(qū)、各部門通過由國務院辦公廳統(tǒng)一配置的電子公文傳輸系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)。

第三條

電子公文形成單位應指定有關部門或專人負責本單位的電子公文歸檔工作，將電子公文的收集、整理、歸檔、保管、利用納入機關文書處理程序和相關人員的崗位責任。

機關檔案部門應參與和指導電子公文的形成、辦理、收集和歸檔等各工作環(huán)節(jié)。第四條

副省級以上檔案行政管理部門負責對電子公文的歸檔管理工作進行監(jiān)督和指導。

電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性，移交前由形成部門負責，移交后由檔案部門負責。

第五條

電子公文參照國家有關紙質文件的歸檔范圍進行歸檔并劃定保管期限。第六條

電子公文一般應在辦理完畢后即時向機關檔案部門歸檔。

第七條

電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)。

第八條

需要永久和長期保存的電子公文，應在每一個存儲載體中同時存有相應的符合規(guī)范要求的機讀目錄。

第九條

電子公文的收發(fā)登記表、機讀目錄、相關軟件、其他說明等應與相對應的電子公文一同歸檔保存。第十條

電子公文的歸檔應在全國政府系統(tǒng)辦公業(yè)務資源網(wǎng)電子郵件系統(tǒng)平臺上進行，各電子公文形成單位檔案部門應配置足夠容量和處理能力及相對安全的系統(tǒng)設備。

第十一條

電子公文形成單位應在運行電子公文處理系統(tǒng)的硬件環(huán)境中設置足夠容量、安全的暫存存儲器，存放處理完畢應歸檔保存的電子公文，以保證歸檔電子公文的完整、安全。

第十二條

電子公文形成單位應在電子公文處理系統(tǒng)中設置符合安全要求的操作日志，隨時自動記錄對電子公文實時操作的人員、時間、設備、項目、內容等，以保證歸檔電子公文的真實性。

第十三條

電子公文形成單位應在電子公文歸檔時對相關項目進行檢查，檢查項目包括與紙質公文核對內容、簽章，審核電子公文收發(fā)登記表、操作日志及相關的著錄條目等，確認電子公文及相關的信息和軟件無缺損且未被非正常改動，電子公文與相應的紙質公文內容及其表現(xiàn)形式一致，處理過程無差錯。

第十四條

歸檔電子公文的移交形式可以是交接雙方之間進行存儲載體傳遞或通過電子公文傳輸系統(tǒng)從網(wǎng)上交接。

第十五條

通過存儲載體進行交接的歸檔電子公文，移交與接收部門均應對其載體和技術環(huán)境進行檢驗，確保載體清潔、無劃痕、無病毒等。

第十六條

歸檔電子公文應存儲到符合保管要求的脫機載體上。歸檔保存的電子公文一般不加密，必須加密歸檔的電子公文應與其解密軟件和說明文件一同歸檔。

第十七條

歸檔的電子公文，應按本單位檔案分類方案進行分類、整理，并拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。

第十八條

檔案部門應加強對歸檔電子公文的管理，提供利用有密級要求的歸檔電子公文，應嚴格遵守國家有關保密的規(guī)定，采用聯(lián)網(wǎng)的方式提供利用的，應采取穩(wěn)妥的身份認定、權限控制及在存有電子公文的設備上加裝防火墻等安全保密措施。

第十九條

超過保管期限的歸檔電子公文的鑒定和銷毀，按照歸檔紙質文件的有關規(guī)定執(zhí)行。對確認銷毀的電子公文可以進行邏輯或物理刪除，并應由檔案部門列出銷毀文件目錄存檔備查。

第二十條

其他類型電子公文的歸檔管理可參照本辦法。

第二十一條

本辦法未盡事宜，參照國家其他有關電子文件的標準和規(guī)定。第二十二條

本辦法由國家檔案局負責解釋。