第一篇：天津市電子公文歸檔管理辦法

天津市電子公文歸檔管理辦法

第一條 為加強(qiáng)和規(guī)范機(jī)關(guān)政務(wù)活動中形成的電子公文歸檔管理工作，根據(jù)國家《電子文件管理暫行辦法》（廳字〔2009〕39號）以及天津市有關(guān)電子文件管理的規(guī)定，制定本辦法。

第二條 本辦法適用于本市各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位從事政務(wù)及其相關(guān)活動產(chǎn)生的電子公文歸檔管理。企業(yè)單位及其它社會組織可參照本辦法執(zhí)行。

第三條 本辦法所稱電子公文，是指在電子政務(wù)活動中產(chǎn)生并依賴各辦公自動化系統(tǒng)處理后形成的具有參考、利用價值和規(guī)范格式的電子數(shù)據(jù)。其它電子文件可參照本辦法執(zhí)行。

第四條 電子公文歸檔與管理工作，應(yīng)遵循電子公文真實(shí)、完整、有效、安全的原則，做到電子政務(wù)活動中產(chǎn)生的有價值的電子公文必須歸檔和歸檔的電子公文必須規(guī)范，確保電子公文安全管理。

第五條 市、區(qū)縣檔案行政管理部門按統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，負(fù)責(zé)對本級國家機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位產(chǎn)生的電子公文歸檔管理實(shí)行監(jiān)督指導(dǎo)。

第六條 電子公文的歸檔管理工作應(yīng)統(tǒng)籌納入本單位電子政務(wù)和檔案信息化建設(shè)規(guī)劃。

第七條 電子公文的真實(shí)性、完整性、有效性和安全性，歸檔前由電子公文形成部門負(fù)責(zé)，歸檔后由檔案管理部門負(fù)責(zé)。電子公文運(yùn)行系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)均應(yīng)有嚴(yán)格的技術(shù)保障措施，保存必要元數(shù)據(jù)，確保電子公文的真實(shí)、完整、有效和安全。

第八條 電子公文形成單位應(yīng)指定有關(guān)部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)電子公文歸檔工作，明確部門和人員職責(zé)，制定歸檔工作流程。單位檔案部門應(yīng)參與和指導(dǎo)電子公文形成、辦理、收集和歸檔各工作環(huán)節(jié)。

第九條 基于電子公文管理系統(tǒng)形成、辦理的電子公文，元數(shù)據(jù)要求和用法執(zhí)行《天津市文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案（試行）》（津檔發(fā)〔2012〕15號）的有關(guān)規(guī)定；電子公文歸檔的數(shù)據(jù)組織結(jié)構(gòu)執(zhí)行《天津市文書類電子文件數(shù)據(jù)存儲結(jié)構(gòu)要求（試行）》（津檔發(fā)〔2012〕15號）的有關(guān)規(guī)定。

第十條 非電子公文管理系統(tǒng)形成的電子公文，要使用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行歸檔管理，元數(shù)據(jù)補(bǔ)充完整，形成規(guī)范的電子目錄，電子目錄字段至少包含檔號（含組織機(jī)構(gòu)代碼、全宗號、保管期限、年度、機(jī)構(gòu)/問題、盒號、件號）、題名、責(zé)任者、文號、頁數(shù)、日期、保管期限、密級等信息；電子公文保證與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，進(jìn)行版式轉(zhuǎn)換，紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理后，對照目錄進(jìn)行掛接；向綜合檔案館移交時數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)參照《天津市文書檔案電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式》（DB12/T 118—2005）執(zhí)行。

第十一條 電子公文形成單位未應(yīng)用現(xiàn)代化辦公手段的，要對紙質(zhì)文件及時收集、整理、歸檔，并進(jìn)行數(shù)字化掃描處理，形成電子目錄，同第十條要求，并指明檔案原文存儲位置。

第十二條 檔案管理部門負(fù)責(zé)接收本單位形成的應(yīng)歸檔電子公文，按照本單位的利用需求以及向同級檔案館移交的要求，對接收后的電子公文進(jìn)行規(guī)范化整理、補(bǔ)錄、鑒定、存儲、備份等工作。

第十三條 各類電子公文的歸檔范圍和保管期限按國家關(guān)于紙質(zhì)文件歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，電子公文的歸檔內(nèi)容包括：

（一）符合規(guī)范的電子公文版式文件，原格式電子公文定稿（簽發(fā)文）、附件、法律法規(guī)和規(guī)劃及工作報告等重要文件的歷次修改稿、文件在辦理過程中的留痕信息及文件處理單均需轉(zhuǎn)換成版式文件。

（二）系統(tǒng)形成的原格式電子公文原件，包括電子公文定稿（簽發(fā)文）、附件、重要文件的歷次修改稿及文件在辦理過程中的留痕信息。

（三）文件處理單及領(lǐng)導(dǎo)審閱簽署的重要意見。

（四）基于系統(tǒng)管理的電子公文元數(shù)據(jù)。

（五）基于系統(tǒng)管理的電子簽名、電子印章等。

以上內(nèi)容的保管期限應(yīng)當(dāng)一致。特殊格式的電子公文，應(yīng)當(dāng)將相應(yīng)的查看軟件一并歸檔。

第十四條 電子公文歸檔格式要求

電子公文在形成、收集過程中可采用通用格式，在歸檔或歸檔前要轉(zhuǎn)換為版式文件，版式文件格式應(yīng)與國家允許的格式一致，目前可采用PDF或PDF/A格式。

以文本、位圖文件形成的電子公文，通用格式可采用RTF、WPS、DOC、JPEG、JPEG-2000、TIFF、PNG等。歸檔時除保留系統(tǒng)生成格式外需要進(jìn)行版式文件轉(zhuǎn)換，按電子公文及其組件順序合并轉(zhuǎn)換為一個版式文件；

專用軟件產(chǎn)生的電子公文應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用格式后按要求轉(zhuǎn)為版式文件歸檔。

第十五條 基于系統(tǒng)管理的歸檔電子公文的真實(shí)性、完整性、有效性、安全性的保證要求：

（一）真實(shí)性：要建立對歸檔電子公文操作者的身份識別與權(quán)限控制；設(shè)置符合安全要求的文件操作日志，隨時自動記錄對歸檔電子公文實(shí)施操作的人員、時間、內(nèi)容等；有條件的可采用數(shù)字簽名等技術(shù)對歸檔操作進(jìn)行記錄。

（二）完整性：要對電子公文處理過程中的各類操作者和責(zé)任者進(jìn)行登記；對歸檔電子公文的必要元數(shù)據(jù)項(xiàng)和歸檔內(nèi)容進(jìn)行檢查，應(yīng)確保歸檔內(nèi)容齊全完整。

（三）有效性：歸檔電子公文的文件格式除原系統(tǒng)生成的格式外，還應(yīng)轉(zhuǎn)換成符合國家和本市規(guī)定的版式格式，并保證可讀。

（四）安全性：要對歸檔電子公文進(jìn)行病毒檢測，確保不攜帶病毒；若有存儲載體應(yīng)保持清潔、無劃痕，確保載體可識別。

第十六條 電子公文的歸檔整理

（一）電子公文歸檔以件為單位整理。電子公文按照文件辦結(jié)時間排序，一份電子公文作為一件；歸檔整理以年度為單位相對集中，具有聯(lián)系的文件標(biāo)注文件題名作為相互間的關(guān)聯(lián)。檔案管理軟件或具有輔助歸檔整理功能的軟件要具有元數(shù)據(jù)捕獲、手工調(diào)整文件順序等功能。

（二）電子公文歸檔時對相關(guān)項(xiàng)目和內(nèi)容進(jìn)行檢查，基于系統(tǒng)形成、辦理的電子公文要符合“四性”保證要求；非系統(tǒng)形成的電子公文要對照紙質(zhì)公文核對內(nèi)容、簽章等信息，保證電子公文與相應(yīng)的紙質(zhì)公文在內(nèi)容及表現(xiàn)形式上一致，處理過程無差錯。

（三）電子公文在檢查無誤的情況下按照鑒定要求進(jìn)行歸檔。歸檔時由系統(tǒng)生成歸檔章，歸檔章樣式與紙質(zhì)檔案歸檔章一致，各項(xiàng)內(nèi)容可由系統(tǒng)自動填寫，歸檔章加蓋在歸檔電子公文首頁上端居右位置。

（四）電子公文整理歸檔后，以年度為單位填寫《歸檔電子公文登記表》（首頁）的各項(xiàng)內(nèi)容，以件為單位形成《歸檔電子公文登記表》（續(xù)頁）（見附件），并能以紙質(zhì)形式輸出。

（五）電子公文歸檔后應(yīng)保持目錄與電子公文的一一對應(yīng)。

（六）對于加密電子公文，應(yīng)解密后再收集歸檔，確實(shí)需要以加密方式保存的，應(yīng)將其解密程序同時歸檔，并按保密要求進(jìn)行管理。

（七）電子公文形成單位必須將具有永久和30年保管期限的電子公文制成紙質(zhì)文件，采用電子簽名或電子印章等技術(shù)的直接制成紙質(zhì)文件，未采用的制成紙質(zhì)文件后需由領(lǐng)導(dǎo)手工回簽。所制成的紙質(zhì)文件與電子公文一同歸檔。

第十七條 電子公文的歸檔時間與方式

（一）電子公文可實(shí)時歸檔，也可與紙質(zhì)文件同步歸檔。

（二）歸檔可采用邏輯歸檔或物理歸檔的方式。

第十八條 歸檔電子公文的管理

（一）檔案管理部門采用專用軟件進(jìn)行管理。

（二）涉密歸檔電子公文管理應(yīng)符合國家保密相關(guān)要求。

（三）檔案管理部門要進(jìn)行定期備份，參照《天津市電子檔案備份管理規(guī)定（試行）》執(zhí)行。

（四）系統(tǒng)更新時應(yīng)及時對歸檔電子公文進(jìn)行遷移，并保持?jǐn)?shù)據(jù)在遷移前后的一致性。

（五）超過保管期限規(guī)定的電子公文參照紙質(zhì)文件要求進(jìn)行鑒定和銷毀，對確認(rèn)銷毀的電子公文可進(jìn)行邏輯或物理刪除，并生成銷毀文件目錄備查。

第十九條 歸檔電子公文的移交

歸檔電子公文按照《天津市文書類電子檔案移交與接收辦法（試行）》（津檔發(fā)〔2012〕15號）向同級國家綜合檔案館進(jìn)行移交。

第二十條 本辦法由天津市檔案局負(fù)責(zé)解釋。

第二十一條 本辦法自公布之日起施行?！短旖蚴须娮庸臍w檔管理暫行辦法》（津檔〔2006〕9號）同時廢止。

附件：

歸檔電子公文登記表

第二篇：電子公文歸檔管理辦法

國家檔案局令

第6號令

《電子公文歸檔管理暫行辦法》已于2003年7月22日經(jīng)國家檔案局局務(wù)會議審議通過，現(xiàn)予公布，自2003年9月1日起施行。

局長

毛福民

2003年7月28日

電子公文歸檔管理暫行辦法

第一條

為了加強(qiáng)對電子公文的歸檔管理，有效維護(hù)電子公文的真實(shí)性、完整性、安全性和可識別性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》和《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，制定本辦法。

第二條

本辦法所稱的電子公文，是指各地區(qū)、各部門通過由國務(wù)院辦公廳統(tǒng)一配置的電子公文傳輸系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)。

第三條

電子公文形成單位應(yīng)指定有關(guān)部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)本單位的電子公文歸檔工作，將電子公文的收集、整理、歸檔、保管、利用納入機(jī)關(guān)文書處理程序和相關(guān)人員的崗位責(zé)任。

機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)參與和指導(dǎo)電子公文的形成、辦理、收集和歸檔等各工作環(huán)節(jié)。第四條

副省級以上檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對電子公文的歸檔管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

電子公文的真實(shí)性、完整性、安全性和可識別性，移交前由形成部門負(fù)責(zé)，移交后由檔案部門負(fù)責(zé)。

第五條

電子公文參照國家有關(guān)紙質(zhì)文件的歸檔范圍進(jìn)行歸檔并劃定保管期限。第六條

電子公文一般應(yīng)在辦理完畢后即時向機(jī)關(guān)檔案部門歸檔。

第七條

電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)。

第八條

需要永久和長期保存的電子公文，應(yīng)在每一個存儲載體中同時存有相應(yīng)的符合規(guī)范要求的機(jī)讀目錄。

第九條

電子公文的收發(fā)登記表、機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等應(yīng)與相對應(yīng)的電子公文一同歸檔保存。第十條

電子公文的歸檔應(yīng)在全國政府系統(tǒng)辦公業(yè)務(wù)資源網(wǎng)電子郵件系統(tǒng)平臺上進(jìn)行，各電子公文形成單位檔案部門應(yīng)配置足夠容量和處理能力及相對安全的系統(tǒng)設(shè)備。

第十一條

電子公文形成單位應(yīng)在運(yùn)行電子公文處理系統(tǒng)的硬件環(huán)境中設(shè)置足夠容量、安全的暫存存儲器，存放處理完畢應(yīng)歸檔保存的電子公文，以保證歸檔電子公文的完整、安全。

第十二條

電子公文形成單位應(yīng)在電子公文處理系統(tǒng)中設(shè)置符合安全要求的操作日志，隨時自動記錄對電子公文實(shí)時操作的人員、時間、設(shè)備、項(xiàng)目、內(nèi)容等，以保證歸檔電子公文的真實(shí)性。

第十三條

電子公文形成單位應(yīng)在電子公文歸檔時對相關(guān)項(xiàng)目進(jìn)行檢查，檢查項(xiàng)目包括與紙質(zhì)公文核對內(nèi)容、簽章，審核電子公文收發(fā)登記表、操作日志及相關(guān)的著錄條目等，確認(rèn)電子公文及相關(guān)的信息和軟件無缺損且未被非正常改動，電子公文與相應(yīng)的紙質(zhì)公文內(nèi)容及其表現(xiàn)形式一致，處理過程無差錯。

第十四條

歸檔電子公文的移交形式可以是交接雙方之間進(jìn)行存儲載體傳遞或通過電子公文傳輸系統(tǒng)從網(wǎng)上交接。

第十五條

通過存儲載體進(jìn)行交接的歸檔電子公文，移交與接收部門均應(yīng)對其載體和技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，確保載體清潔、無劃痕、無病毒等。

第十六條

歸檔電子公文應(yīng)存儲到符合保管要求的脫機(jī)載體上。歸檔保存的電子公文一般不加密，必須加密歸檔的電子公文應(yīng)與其解密軟件和說明文件一同歸檔。

第十七條

歸檔的電子公文，應(yīng)按本單位檔案分類方案進(jìn)行分類、整理，并拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。

第十八條

檔案部門應(yīng)加強(qiáng)對歸檔電子公文的管理，提供利用有密級要求的歸檔電子公文，應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密的規(guī)定，采用聯(lián)網(wǎng)的方式提供利用的，應(yīng)采取穩(wěn)妥的身份認(rèn)定、權(quán)限控制及在存有電子公文的設(shè)備上加裝防火墻等安全保密措施。

第十九條

超過保管期限的歸檔電子公文的鑒定和銷毀，按照歸檔紙質(zhì)文件的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對確認(rèn)銷毀的電子公文可以進(jìn)行邏輯或物理刪除，并應(yīng)由檔案部門列出銷毀文件目錄存檔備查。

第二十條

其他類型電子公文的歸檔管理可參照本辦法。

第二十一條

本辦法未盡事宜，參照國家其他有關(guān)電子文件的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定。第二十二條

本辦法由國家檔案局負(fù)責(zé)解釋。

第三篇：電子公文歸檔管理暫行辦法

電子公文歸檔管理暫行辦法

國家檔案局第6號令

第一條 為了加強(qiáng)對電子公文的歸檔管理，有效維護(hù)電子公文的真實(shí)性、完整性、安全性和可識別性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》和《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱的電子公文，是指各地區(qū)、各部門通過由國務(wù)院辦公廳統(tǒng)一配臵的電子公文傳輸系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)。

第三條 電子公文形成單位應(yīng)指定有關(guān)部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)本單位的電子公文歸檔工作，將電子公文的收集、整理、歸檔、保管、利用納入機(jī)關(guān)文書處理程序和相關(guān)人員的崗位責(zé)任。

機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)參與和指導(dǎo)電子公文的形成、辦理、收集和歸檔等各工作環(huán)節(jié)。

第四條 副省級以上檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對電子公文的歸檔管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

電子公文的真實(shí)性、完整性、安全性和可識別性，移交前由形成部門負(fù)責(zé)，移交后由檔案部門負(fù)責(zé)。

第五條 電子公文參照國家有關(guān)紙質(zhì)文件的歸檔范圍進(jìn)行歸檔并劃定保管期限。

第六條 電子公文一般應(yīng)在辦理完畢后即時向機(jī)關(guān)檔案部門歸檔。

第七條 電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)。

第八條 需要永久和長期保存的電子公文，應(yīng)在每一個存儲載體中同時存有相應(yīng)的符合規(guī)范要求的機(jī)讀目錄。

第九條 電子公文的收發(fā)登記表、機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等應(yīng)與相對應(yīng)的電子公文一同歸檔保存。

第十條 電子公文的歸檔應(yīng)在全國政府系統(tǒng)辦公業(yè)務(wù)資源網(wǎng)電子郵件系統(tǒng)平臺上進(jìn)行，各電子公文形成單位檔案部門應(yīng)配臵足夠容量和處理能力及相對安全的系統(tǒng)設(shè)備。

第十一條 電子公文形成單位應(yīng)在運(yùn)行電子公文處理系統(tǒng)的硬件環(huán)境中設(shè)臵足夠容量、安全的暫存存儲器，存放處理完畢應(yīng)歸檔保存的電子公文，以保證歸檔電子公文的完整、安全。

第十二條 電子公文形成單位應(yīng)在電子公文處理系統(tǒng)中設(shè)臵符合安全要求的操作日志，隨時自動記錄對電子公文實(shí)時操作的人員、時間、設(shè)備、項(xiàng)目、內(nèi)容等，以保證歸檔電子公文的真實(shí)性。

第十三條 電子公文形成單位應(yīng)在電子公文歸檔時對相關(guān)項(xiàng)目進(jìn)行檢查，檢查項(xiàng)目包括與紙質(zhì)公文核對內(nèi)容、簽章，審核電子公文收發(fā)登記表、操作日志及相關(guān)的著錄條目等，確認(rèn)電子公文及相關(guān)的信息和軟件無缺損且未被非正常改動，電子公文與相應(yīng)的紙質(zhì)公文內(nèi)容及其表現(xiàn)形式一致，處理過程無差錯。

第十四條 歸檔電子公文的移交形式可以是交接雙方之間進(jìn)行存儲載體傳遞或通過電子公文傳輸系統(tǒng)從網(wǎng)上交接。第十五條 通過存儲載體進(jìn)行交接的歸檔電子公文，移交與接收部門均應(yīng)對其載體和技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，確保載體清潔、無劃痕、無病毒等。

第十六條 歸檔電子公文應(yīng)存儲到符合保管要求的脫機(jī)載體上。歸檔保存的電子公文一般不加密，必須加密歸檔的電子公文應(yīng)與其解密軟件和說明文件一同歸檔。

第十七條 歸檔的電子公文，應(yīng)按本單位檔案分類方案進(jìn)行分類、整理，并拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。

第十八條 檔案部門應(yīng)加強(qiáng)對歸檔電子公文的管理，提供利用有密級要求的歸檔電子公文，應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密的規(guī)定，采用聯(lián)網(wǎng)的方式提供利用的，應(yīng)采取穩(wěn)妥的身份認(rèn)定、權(quán)限控制及在存有電子公文的設(shè)備上加裝防火墻等安全保密措施。

第十九條 超過保管期限的歸檔電子公文的鑒定和銷毀，按照歸檔紙質(zhì)文件的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對確認(rèn)銷毀的電子公文可以進(jìn)行邏輯或物理刪除，并應(yīng)由檔案部門列出銷毀文件目錄存檔備查。

第二十條 其他類型電子公文的歸檔管理可參照本辦法。第二十一條 本辦法未盡事宜，參照國家其他有關(guān)電子文件的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定。

第二十二條 本辦法由國家檔案局負(fù)責(zé)解釋。第二十三條 本辦法自2003年9月1日起施行。

第四篇：公文處理及歸檔管理辦法

公文處理及歸檔管理辦法

第一章 總 則

（一）為使公司日常辦公的文件處理規(guī)范化、制度化，根據(jù)《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》、《四川省國家行政機(jī)關(guān)公文處理實(shí)施細(xì)則》，同時結(jié)合公司目前運(yùn)作的實(shí)際情況，制定此辦法。

（二）公文處理應(yīng)當(dāng)堅持實(shí)事求是、精簡、高效的原則，做到準(zhǔn)確、及時、安全。公文處理的各個環(huán)節(jié)，應(yīng)做到急件隨到隨辦；有時間限制的文件，應(yīng)如期辦完。

（三）辦公室是公司公文處理工作的綜合部門，其主要職責(zé)是組織、協(xié)調(diào)全公司的公文處理工作。負(fù)責(zé)統(tǒng)一收文、分送、催辦和以公司（含辦公室）名義發(fā)出的各類文件的核稿、印制、發(fā)送、歸檔工作，以及機(jī)要文件、簡報、資料的傳遞管理和部分文件的承辦工作。

（四）各部門按職責(zé)分工對口辦理有關(guān)公文，具體負(fù)責(zé)承辦公文的辦理、協(xié)調(diào)、擬稿、審稿、會稿、校稿、分發(fā)、確定辦結(jié)和所辦文件立卷歸檔工作。

第二章 收 文

（一）送公司的所有文件、資料，由辦公室簽收、拆封，并按規(guī)定編號、登記。

直送公司領(lǐng)導(dǎo)或各處室的信件，分別由辦公室或各處室拆封。其中需納入收文處理的文件交公司辦公室統(tǒng)一編號、登記，按規(guī)定程序辦理。

各部門、各單位的抄送件和簡報、信息資料、情況反映等，不納入收文登記。

（二）收文登記內(nèi)容：收文編號、收文日期、來文單位、來文字號、來文標(biāo)題、收文份數(shù)、秘密等級、緊急程度、處理情況。

（三）各承辦處室應(yīng)建立本部門內(nèi)部的收文等級制度，明確人員專管或兼管（包括運(yùn)轉(zhuǎn)的管理）

第三章 收文處理

（一）各類收文由辦公室簽注擬辦意見，原則是：

1.中國中央、國務(wù)院、省委、省政府、市委、市政府文件，按閱文規(guī)定傳閱。

2.市委、市政府交辦件，市級有關(guān)部門的主送件，由辦公室提出擬辦意見后，原件存檔，復(fù)印件分送公司領(lǐng)導(dǎo)批示后交有關(guān)處室直接辦理。

3.各部門、各單位的抄送件，重要的分送公司領(lǐng)導(dǎo)，一般的送有關(guān)處室閱，并留一份存檔。

4.簡報、資料、情況反映等，由辦公室直接分送公司領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)處室閱處。

5.除特殊情況外，公司領(lǐng)導(dǎo)不受理未經(jīng)辦公室登記、批注公文。

（二）各部門承辦的文件中，需送公司領(lǐng)導(dǎo)批示的，由辦公室統(tǒng)一分送；領(lǐng)導(dǎo)批閱后，由辦公室推送到各部門。

（三）辦公室送領(lǐng)導(dǎo)批示的文件，領(lǐng)導(dǎo)批示后由辦公室登記后分送各有關(guān)部門；

（四）有關(guān)部門接到批示后，應(yīng)及時處理，采用口頭、電話或以函復(fù)來文單位，辦理結(jié)果應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，并報辦公室備案。

（五）辦公室對批示文件辦理情況定期催辦，防止漏辦和延誤。

第四章 發(fā)文處理

（一）發(fā)文要嚴(yán)格把關(guān)，凡能口頭或電話答復(fù)的事項(xiàng)，不要行文答復(fù)；凡能用便函答復(fù)的事項(xiàng)，不發(fā)正式文件。

（二）擬稿應(yīng)本著“誰主辦，誰擬稿”的原則進(jìn)行。特別重要的文件由公司領(lǐng)導(dǎo)親自主持研究，明確擬文主要觀點(diǎn)、意見和辦法，由承辦部門組織專人擬稿，相關(guān)部門負(fù)責(zé)向擬稿人提供文件初稿和有關(guān)資料。

（三）為保證擬稿質(zhì)量，擬稿前要認(rèn)真查閱有關(guān)政策、法律、法規(guī)，核實(shí)事實(shí)，將有關(guān)意見協(xié)商一致。擬稿時要切實(shí)注意行文關(guān)系、公文種類和公文格式的正確、規(guī)范，用語貼切、精煉，切忌大話、空話、套話，并恰當(dāng)?shù)卮_定密級與緩急程度。

（四）承擔(dān)部門負(fù)責(zé)人必須對文稿從政策、法規(guī)、文字體式等方面進(jìn)行認(rèn)真審查、把關(guān)，并簽署意見。對修改較多的，應(yīng)責(zé)成擬稿人清稿。涉及其他部門的，承辦部門要交相關(guān)部門傳閱，主動征求意見。各有關(guān)部門要切實(shí)負(fù)責(zé)地對相關(guān)內(nèi)容審查把關(guān)，并在傳閱欄簽署意見、姓名和日期。

（五）辦公室負(fù)責(zé)擬稿，核稿注意審核以下方面：

1.是否需要以公司或公司辦公室名義發(fā)文。不成熟的文件、可發(fā)不可發(fā)的文件，應(yīng)建議不發(fā)。

2.文件提出的政策界限、措施等，是否明確具體、切實(shí)可行。對含混不清、規(guī)定不當(dāng)、過于繁瑣之處，要退給擬文部門修改。

3.內(nèi)容是否完整，附件等是否齊全，引文是否正確，文件表達(dá)是否簡練、通順、合乎邏輯，標(biāo)點(diǎn)是否正確，文件格式是否符合有關(guān)規(guī)定。

（六）對涉及其他部門問題的文稿，公司領(lǐng)導(dǎo)審簽后，承辦部門與有關(guān)單位聯(lián)系會簽，辦公室給予配合。

（七）公司（含公司辦公室）發(fā)出的文件，必須按規(guī)定的職責(zé)權(quán)限，由公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。簽發(fā)的程序和原則：經(jīng)辦公室核稿后，按照公司領(lǐng)導(dǎo)分工呈批，主管領(lǐng)導(dǎo)主批；重大問題和上行文由公司總經(jīng)理（董事長）或主持工作的副總經(jīng)理審批。未經(jīng)辦公室核稿的文稿不得送公司領(lǐng)導(dǎo)簽批，公司領(lǐng)導(dǎo)也不簽批未按規(guī)定和程序處理的文件。

（八）簽發(fā)文件應(yīng)明確簽署“發(fā)”、“同意”、“同意發(fā)”等字樣，并將簽發(fā)人的姓名和簽發(fā)年、月、日書寫齊全。

（九）印刷后的公司文件（含公司辦公室）文件要及時發(fā)送，并按公司規(guī)定進(jìn)行存檔。

第五章 辦結(jié)登記

（一）辦公室承辦人員對已處理的文件，要定期進(jìn)行清理，根據(jù)有關(guān)規(guī)定和實(shí)際情況，確定是否辦結(jié)。確定辦結(jié)要力求準(zhǔn)確，不能將在處理的文件劃入辦結(jié)文件。

（二）凡屬于下列情況之一，即可確定為辦結(jié)。

1.各類周知性文件、調(diào)查報告、情況報告、送公司領(lǐng)導(dǎo)閱知后無批示或其他意見的；

2.各類交辦文件，承辦部門已直接答復(fù)來文單位的；

3.公司領(lǐng)導(dǎo)批示的事項(xiàng)，領(lǐng)導(dǎo)批示后，已書面、口頭或電話答復(fù)來文單位的；

4.需以公司（含公司辦公室）名義行文的事項(xiàng)，業(yè)已行文的；

5.其他可確定為已辦結(jié)的文件。

（三）需要立卷的文書資料按分類規(guī)定進(jìn)行立卷。由各承辦部門在每年12月底前完成立卷歸檔。

第六章 立卷和歸檔

（一）各類文件材料，由承辦部門的專職或兼職檔案管理員負(fù)責(zé)立卷歸檔，編寫總目錄索引，清理上柜。并加強(qiáng)管理，防止損壞，積極提供利用。

（二）承辦部門立卷后，要及時向檔案室移交檔案卷宗。

第七章 文件材料歸檔范圍

（一）凡是反映本公司工作活動具有查考、利用價值的文件、材料均應(yīng)歸檔。

（二）上級機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件。

（三）上級機(jī)關(guān)頒布的需要我公司貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件。

（四）上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察公司工作的指示、講話、題詞、照片、音像材料。

（五）上級機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)的需貫徹執(zhí)行的文件。

（六）代上級機(jī)關(guān)擬草文件并被采用的審定稿。

（七）公司黨、政、工、團(tuán)的會議紀(jì)要等文件資料。

（八）公司黨委會、總經(jīng)理辦公會、調(diào)度會以及召開的多種工作會議、專業(yè)會議材料。

（九）公司制訂的（包括轉(zhuǎn)發(fā)、聯(lián)合發(fā)文）多種正式文件的簽發(fā)稿、印刷稿、重要文件的修改稿。

（十）公司的請示、上級機(jī)關(guān)的批復(fù)；各部門的請示及公司的批復(fù)。

（十一）公司級內(nèi)部各部門形成的工作計劃、總結(jié)、報告、調(diào)查資料、統(tǒng)計資料（含電子文檔）、科技成果、財務(wù)報表、憑證、賬簿及審計資料。

（十二）內(nèi)容重要的群眾信訪材料、領(lǐng)導(dǎo)批示、信訪記錄、調(diào)查報告、統(tǒng)計分析材料；

（十三）公司的基本建設(shè)系列資料及文件（令詳見公司工程檔案管理制度）。

（十四）公司制定的工作章程、制度。

（十五）公司工作中形成的一起有價值的正式文件、資料。

（十六）與公司工作有關(guān)的外來文件材料。

第八章 文件材料歸檔分類

檔案的保管期限分永久、長期和短期三種，長期為十年至二十年左右，短期為五年至十年，具體分類如下（其中未注明保管期限的資料為短期）：

A類

綜合類

A1 文 秘（永久）

A11 綜合性工作計劃、總結(jié)、制度、報告

A12 綜合性會議記錄、紀(jì)要

A13 公司大事記

A14 領(lǐng)導(dǎo)綜合性重要講話

A15 其他綜合性文件材料

A2 勞動人事（永久）

A21 人事工作計劃、總結(jié)、報告等文件材料

A22 勞動工資計劃、年報、季報（季報屬短期）

A23

干部職工統(tǒng)計報表

A24

干部任免、調(diào)動、考核、考績等文件材料（調(diào)動、考核、考核屬長期）

A25

干部職稱評定材料（長期）

A26

干部職工花名冊

A27

招工、定級、轉(zhuǎn)正、調(diào)配等文件材料（長期）

A28

干部職工調(diào)資、福利待遇等文件資料（長期）

A291

干部職工退休、死亡撫恤、獎懲等文件材料（長期）

A292

外事活動文件材料

A293

機(jī)構(gòu)設(shè)臵、人員編制、啟用印章等文件材料

A3

黨 群（永久）

A31

黨群、工會、紀(jì)檢工作計劃、總結(jié)、報告等文件材料

A32

黨委會議記錄、紀(jì)要

A33

黨黨、團(tuán)員登記表、發(fā)展計劃（長期）

A34

政治工作其他文件材料

A4

行

政（永久）

A41

行政工作計劃、總結(jié)、報告等文件材料

A42

各類請示、情況匯報等行文

A43

各類函、通知、簡報等

A44

固定資產(chǎn)計劃、報告、批復(fù)等文件

A45

固定資產(chǎn)統(tǒng)計、登記材料

A46

收發(fā)文薄、來文處理統(tǒng)計表

B類

財務(wù)類（見財務(wù)制度）

C類

信訪類（永久）

C1

來信來訪登記?。ㄩL期）

C2

信訪處理材料

C3

其他涉及的文書資料

C4

信訪工作計劃?？偨Y(jié)

第九章

文件銷毀

各部門于次年1月對自身材料進(jìn)行清理，將屬于公司歸檔范疇的資料和不屬于歸檔范疇但很重要的資料擬出清單，并向公司檔案室辦理移交；而不屬于歸檔范疇并且不重要的資料，各處室根據(jù)自身工作實(shí)際需要，將擬不保留的資料擬出清單請報部門負(fù)責(zé)人審批后移交公司檔案室，再由公司檔案室負(fù)責(zé)人審核后，統(tǒng)一進(jìn)行銷毀。

二○一一年十月

第五篇：電子公文歸檔管理暫行辦法

電子公文歸檔管理暫行辦法

（國家檔案局令第6號 2003年7月28日發(fā)布）

第一條 為了加強(qiáng)對電子公文的歸檔管理，有效維護(hù)電子公文的真實(shí)性、完整性、安全性和可識別性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》和《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱的電子公文，是指各地區(qū)、各部門通過由國務(wù)院辦公廳統(tǒng)一配置的電子公文傳輸系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)。

第三條 電子公文形成單位應(yīng)指定有關(guān)部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)本單位的電子公文歸檔工作，將電子公文的收集、整理、歸檔、保管、利用納入機(jī)關(guān)文書處理程序和相關(guān)人員的崗位責(zé)任。

機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)參與和指導(dǎo)電子公文的形成、辦理、收集和歸檔等各工作環(huán)節(jié)。

第四條 副省級以上檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對電子公文的歸檔管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

電子公文的真實(shí)性、完整性、安全性和可識別性，移交前由形成部門負(fù)責(zé)，移交后由檔案部門負(fù)責(zé)。

第五條 電子公文參照國家有關(guān)紙質(zhì)文件的歸檔范圍進(jìn)行歸檔并劃定保管期限。

第六條 電子公文一般應(yīng)在辦理完畢后即時向機(jī)關(guān)檔案部門歸檔。

第七條 電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)。

指把電子文件（3.1）集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。

第八條 需要永久和長期保存的電子公文，應(yīng)在每一個存儲載體中同時存有相應(yīng)的符合規(guī)范要求的機(jī)讀目錄。

第九條 電子公文的收發(fā)登記表、機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等應(yīng)與相對應(yīng)的電子公文一同歸檔保存。

第十條 電子公文的歸檔應(yīng)在“全國政府系統(tǒng)辦公業(yè)務(wù)資源網(wǎng)電子郵件系統(tǒng)”平臺上進(jìn)行，各電子公文形成單位檔案部門應(yīng)配置足夠容量和處理能力及相對安全的系統(tǒng)設(shè)備。

第十一條 電子公文形成單位應(yīng)在運(yùn)行電子公文處理系統(tǒng)的硬件環(huán)境中設(shè)置足夠容量、安全的暫存存儲器，存放處理完畢應(yīng)歸檔保存的電子公文，以保證歸檔電子公文的完整、安全。

第十二條 電子公文形成單位應(yīng)在電子公文處理系統(tǒng)設(shè)備中設(shè)置符合安全要求的操作日志，隨時自動記錄對電子公文實(shí)時操作的人員、時間、設(shè)備、項(xiàng)目、內(nèi)容等，以保證歸檔電子公文的真實(shí)性。

第十三條 電子公文形成單位應(yīng)在電子公文歸檔時對相關(guān)項(xiàng)目進(jìn)行檢查，檢查項(xiàng)目包括與紙質(zhì)公文核對內(nèi)容、簽章，審核電子公文收發(fā)登記表、操作日志及相關(guān)的著錄條目等，確認(rèn)電子公文及相關(guān)的信息和軟件無缺損且未被非正常改動，電子公文與相應(yīng)的紙質(zhì)公文內(nèi)容及其表現(xiàn)形式一致，處理過程無差錯。

第十四條 歸檔電子公文的移交形式可以是交接雙方之間進(jìn)行存儲載體傳遞或通過電子公文傳輸系統(tǒng)從網(wǎng)上交接。

第十五條 通過存儲載體進(jìn)行交接的歸檔電子公文，移交與接收部門均應(yīng)對其載體和技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，確保載體清潔、無劃痕、無病毒等。第十六條 歸檔電子公文應(yīng)存儲到符合保管要求的脫機(jī)載體上。歸檔保存的電子公文一般不加密，必須加密歸的電子公文應(yīng)與其解密軟件和說明文件一同歸檔。

第十七條 歸檔的電子公文，應(yīng)按本單位檔案分類方案進(jìn)行分類、整理，并拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。

第十八條 檔案部門應(yīng)加強(qiáng)對歸檔電子公文的管理，提供利用有密級要求的歸檔電子公文，應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密的規(guī)定，采用聯(lián)網(wǎng)的方式提供利用的，應(yīng)采取穩(wěn)妥的身份認(rèn)定、權(quán)限控制及在存有電子公文的設(shè)備上加裝防火墻等安全保密措施。

第十九條 超過保管期限的歸檔電子公文的鑒定和銷毀，按照歸檔紙質(zhì)文件的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對確認(rèn)銷毀的電子公文可以進(jìn)行邏輯或物理刪除，并應(yīng)由檔案部門列出銷毀文件目錄存檔備查。

第二十條 其他類型電子公文的歸檔管理可參照本辦法。

第二十一條 本辦法未盡事宜，參照國家其他有關(guān)電子公文的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定。

第二十二條 本辦法由國家檔案局負(fù)責(zé)解釋。

第二十三條 本辦法自2003年9月1日起施行。