私企董事會(huì)秘書的職責(zé)

一、準(zhǔn)備和遞交國家有關(guān)部門要求董事會(huì)和股東大會(huì)出具的報(bào)告和文件;

二、籌備董事會(huì)和股東大會(huì)，并負(fù)責(zé)會(huì)議記錄和會(huì)議文件、記錄的保管并起草董事會(huì)的___、文件。

三、負(fù)責(zé)公司信息披露事務(wù)，保證信息披露的及時(shí)、準(zhǔn)確、合法、真實(shí)和完整;

四、保證有權(quán)得到公司有關(guān)記錄和文件的人及時(shí)得到有關(guān)文件和記錄;

五、使公司董事、監(jiān)事、高級(jí)管理人員明確他們應(yīng)當(dāng)崐擔(dān)負(fù)的責(zé)任，遵守國家有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章、政策、公司章程等有關(guān)規(guī)定;

六、協(xié)助董事會(huì)行使職權(quán)。

七、為公司重大決策提供咨詢和建議;

八、處理公司與證管部門及投資人之間的有關(guān)事宜;

九、公司章程和證券交易所上市規(guī)則所規(guī)定的其它職責(zé)。

十、承辦董事長交辦的各項(xiàng)工作。

秘書其他工作職責(zé)

對(duì)董秘工作性質(zhì)的認(rèn)知高度一致

接受調(diào)查的董秘認(rèn)為，上市公司區(qū)別于非上市公司的主要工作基本上由董秘完成，董秘是公司治理結(jié)構(gòu)中非常關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)。同時(shí)，董秘也應(yīng)成為提升公司治理結(jié)構(gòu)的重要推動(dòng)者。董秘對(duì)于自身職責(zé)的認(rèn)識(shí)比較一致，主要包括：信息披露工作;籌備董事會(huì)會(huì)議和股東大會(huì);協(xié)助董事會(huì)行使職權(quán)時(shí)切實(shí)遵守國家有關(guān)法律、法規(guī)、公司章程及交易所有關(guān)規(guī)章制度;協(xié)調(diào)上市公司與股東之間關(guān)系;聯(lián)絡(luò)相關(guān)監(jiān)管機(jī)構(gòu);為公司重大決策提供法律援助、咨詢服務(wù)和決策建議。

董秘工作的主要對(duì)象是中小投資者、機(jī)構(gòu)投資者、大股東、董事會(huì)、管理層、中介機(jī)構(gòu)、機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)等公司相關(guān)利益人，其從中起到橋梁和紐帶作用;主要工作方式是溝通和協(xié)調(diào)，一是要重視投資者，尤其是中小投資者，對(duì)他們提出的問題耐心解答;二是重視境內(nèi)外券商業(yè)、基金經(jīng)理等機(jī)構(gòu)投資者的來訪，使其充分了解公司;三是規(guī)范資本運(yùn)作，開好股東會(huì)、董事會(huì)，規(guī)范信息披露;四是借助新聞媒體提升公司形象，董秘在其中需要兼顧各方的利益和接受法律法規(guī)的約束，其工作的主導(dǎo)事項(xiàng)是以誠信、開放的態(tài)度做到公開、公正、公平對(duì)待所有股東，投資者關(guān)系工作的成效已成為衡量董秘工作的重要方面。

在具體的工作方式上，接聽電話和接待來訪者是董秘與投資者溝通的最重要的方法

董秘在協(xié)調(diào)上市公司與投資者之間關(guān)系時(shí)的表現(xiàn)是最受投資者關(guān)注的，董秘在這方面所做的工作主要包括：接聽投資者咨詢電話;接待來訪投資者、機(jī)構(gòu)研究員;定期(不定期)組織召開投資者見面會(huì);保持與媒體的良好關(guān)系，采用路演等手段加強(qiáng)與公眾溝通;回訪投資者;建立與維護(hù)公司網(wǎng)站的投資者論壇以加強(qiáng)與投資者的溝通;就某些議案與投資者進(jìn)行事前溝通等。在這些與投資者溝通的方法中，董秘最經(jīng)常使用的是接聽投資者電話和接待來訪的投資者、調(diào)研員，在被調(diào)查董秘中分別占比___%和___%。

日均接聽投資者電話___次以下(含___次)的董秘占___%，___%的董秘日均接聽電話___次，另有___%的董秘日均接聽投資者電話達(dá)___次以上。

在接待投資者來訪方面，九成董秘月均接待來訪者_(dá)__次以下，只有___位被調(diào)查董秘月均接待來訪者不足___次。

信息披露中董秘的經(jīng)驗(yàn)判斷很重要

在被調(diào)查的董秘所在上市公司中，已建立信息管理制度且運(yùn)轉(zhuǎn)正常的占___%;已建立信息管理制度但執(zhí)行中得不到其他部門配合的占___%;仍在建設(shè)中的占___%。

在披露信息過程中，最考驗(yàn)董秘能力的當(dāng)屬“對(duì)股東和其他利益相關(guān)者的決策產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性影響的信息”如何判斷，在我們的調(diào)查中，___%的董秘認(rèn)為個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)判斷很重要，___%的董秘認(rèn)為事前向監(jiān)管機(jī)構(gòu)進(jìn)行咨詢也很重要，___%的董秘表示還要依據(jù)相關(guān)的法律、法規(guī)和規(guī)則來進(jìn)行判斷，___%的董秘表示也要遵照董事長或總經(jīng)理的意見，另有___位董秘提出參考同事特別是證券事務(wù)代表的意見也同樣重要?？傮w而言，“對(duì)股東和其他利益相關(guān)者的決策產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性影響的信息”的判斷最終還是要靠董秘自己來完成，個(gè)人經(jīng)驗(yàn)還是第一位的。

更為關(guān)鍵的是，作為一個(gè)職業(yè)群體，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，上市公司的董事會(huì)秘書必須經(jīng)證券交易所的專業(yè)培訓(xùn)和資格考核，取得合格證書后，由公司董事會(huì)聘任，并報(bào)交易所備案并公告。這樣的“董秘”

數(shù)量，全國不過幾千人，而且隨著上市、非上市股份制公司的數(shù)量不斷增加，董秘資源的稀缺性會(huì)持續(xù)相當(dāng)一段時(shí)間。