第一篇：簡(jiǎn)論加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理的必要性及措施

簡(jiǎn)論加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理的必要性及措施

摘 要：檔案數(shù)字化管理范圍十分廣泛，通過(guò)數(shù)字化手段不但規(guī)范了檔案的整理和保持，更促進(jìn)了檔案管理的發(fā)展。只有不斷完善管理措施，適應(yīng)數(shù)字化的要求，才能使檔案在新的形勢(shì)下發(fā)揮應(yīng)有的作用?；诖耍疚暮?jiǎn)述了檔案數(shù)字化管理的主要特征，對(duì)加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理的必要性及其措施進(jìn)行了論述分析。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化管理；特征；必要性；措施

檔案數(shù)字化管理就是利用數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)的管理模式和方法對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行管理并且提供相關(guān)服務(wù)。為了充分發(fā)揮其作用，以下就加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理的必要性及其措施進(jìn)行探討。

一、檔案數(shù)字化管理的主要特征

1、數(shù)字化管理模式

對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化的管理就是指基于數(shù)字化的基礎(chǔ)上，對(duì)各類文件或者是圖紙進(jìn)行掃描，進(jìn)而轉(zhuǎn)化成為電子資源的形式。電子資源的最大優(yōu)勢(shì)就是能最大限度的節(jié)省空間，提高管理工作的效率和準(zhǔn)確性，而且在查詢和整理環(huán)節(jié)，也提供了巨大的便捷。

2、提高檔案使用的效率

檔案管理的最終目的是對(duì)檔案的信息進(jìn)行使用。采用數(shù)字化管理的模式不僅能夠提高管理的效率同時(shí)也能提高對(duì)于檔案信息的使用效率。

3、以網(wǎng)絡(luò)化為基礎(chǔ)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理

檔案數(shù)字化管理的一大特性就是網(wǎng)絡(luò)化。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)用已經(jīng)滲透到各行各業(yè)?；诰W(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案的管理，不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還能最大限度的節(jié)省相關(guān)的人力物力，并且對(duì)于檔案完整性的保持具有巨大優(yōu)勢(shì)。

二、加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理的必要性

1、檔案數(shù)量和增長(zhǎng)速度的要求

隨著改革開(kāi)發(fā)的深入發(fā)展，檔案管理也面臨著許多亟待解決的問(wèn)題，檔案數(shù)量越來(lái)越多，增長(zhǎng)速度也越來(lái)越快，傳統(tǒng)的檔案管理手段暴露出許多問(wèn)題，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到現(xiàn)代化管理的要求，給保管和提供利用帶來(lái)了很多困難，只有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，才能解決這些問(wèn)題。

2、檔案記錄方式多樣化的要求

當(dāng)今世界已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，微機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展，檔案記錄方式出現(xiàn)了多樣化的趨勢(shì)，越來(lái)越多的社會(huì)活動(dòng)記錄不在采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式，而是以聲像型、機(jī)讀型等新型的記錄方式，傳統(tǒng)的檔案管理手段已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢(shì)，因此需要加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理。

三、加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理的措施

1、建立健全檔案數(shù)字化管理制度

1.1檔案數(shù)字化管理有別于傳統(tǒng)的檔案管理方式與方法，因此，檔案管理部門(mén)要結(jié)合自身的實(shí)際情況，建立一套新的并適合檔案數(shù)字化管理的規(guī)章制度，如檔案工作制度、檔案信息的管理規(guī)范、檔案信息安全保密制度以及機(jī)房管理制度等，使檔案數(shù)字化管理有制度的保障，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。

1.2樹(shù)立安全保密意識(shí)。檔案數(shù)字化建設(shè)中一個(gè)重要的問(wèn)題即是安全問(wèn)題。電子檔案信息是通過(guò)數(shù)據(jù)的形式儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案信息，若出現(xiàn)安全問(wèn)題，就可能造成大量的數(shù)據(jù)損壞。因此，在檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，要加強(qiáng)安全防范意識(shí)，注意保存檔案數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存盤(pán)，正確操作計(jì)算機(jī)，并采取有力的措施防止黑客與病毒的入侵。

2、科學(xué)構(gòu)建檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)

檔案數(shù)字化管理涉及的環(huán)節(jié)較多，且存在許多容易被遺漏的地方，因此在具體的數(shù)字化建設(shè)過(guò)程當(dāng)中，相關(guān)檔案主管部門(mén)應(yīng)提高重視程度，聘請(qǐng)相關(guān)的專家對(duì)管理系統(tǒng)的構(gòu)建做出一套詳盡的計(jì)劃，并且對(duì)于相關(guān)的工作原則以及工作任務(wù)的分工應(yīng)盡量細(xì)致到每個(gè)部分和環(huán)節(jié)，盡量減少疏漏。信息管理系統(tǒng)建設(shè)的過(guò)程中，提高相關(guān)的硬件操作上的要求，并且對(duì)于網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題采取相關(guān)的措施，按照行業(yè)化的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)合理的構(gòu)建。

3、充分利用相關(guān)資源

3.1統(tǒng)一配備軟硬件設(shè)施。相關(guān)軟件硬件設(shè)施的完善，是檔案數(shù)字化管理建設(shè)正常進(jìn)行的基礎(chǔ)保障，它會(huì)直接決定著檔案資源入庫(kù)后一系列工作的正常開(kāi)展，因此對(duì)于軟件硬件設(shè)施的統(tǒng)一配備也是建設(shè)開(kāi)始之前必不可少的準(zhǔn)備工作，它不僅有利于提高信息資源的使用率，對(duì)于一些網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持上，同樣也發(fā)揮著重要的作用。

3.2保證資源的準(zhǔn)確性及完備性。檔案本身就具有嚴(yán)肅性的特性，對(duì)于檔案資源的掃描、入庫(kù)以及整理環(huán)節(jié)一定要注意資源的準(zhǔn)確性，不要出現(xiàn)一些過(guò)失性的錯(cuò)誤。并且檔案資源數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)之前仍需要一部分人力勞動(dòng)，而人力勞動(dòng)難免出現(xiàn)疏忽，因此，在信息的?入過(guò)程中，相關(guān)的監(jiān)督人員應(yīng)履行相應(yīng)的職責(zé)，避免資源遺漏現(xiàn)象的出現(xiàn)。

3.3充分應(yīng)用二維碼進(jìn)行管理。二維碼是用某種特定的幾何圖形按一定規(guī)律在平面（二維方向上）分布的黑白相間的圖形記錄數(shù)據(jù)符號(hào)信息。通過(guò)充分應(yīng)用二維碼，可以解決大量檔案數(shù)字化和移動(dòng)終端互通互聯(lián)的技術(shù)性問(wèn)題。

3.4定期的檢查和更新。隨著科技的快速發(fā)展，對(duì)于檔案管理工作的更新速度方面也有了新要求，需要合理應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)強(qiáng)化檔案更新，因此在檔案管理的數(shù)字化建設(shè)當(dāng)中，對(duì)于檔案更新需要相關(guān)技術(shù)支持，從而提高檔案數(shù)字化管理水平。

4、加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理人員的培養(yǎng)

4.1引進(jìn)數(shù)字化技術(shù)人才。在檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)、軟件的維護(hù)等都需要高素質(zhì)的信息專業(yè)人才作保障。因此，檔案管理部門(mén)有必要引進(jìn)軟件開(kāi)發(fā)與管理方面的專業(yè)技術(shù)人才，以解決檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中的各種技術(shù)難題，從而組建一支集數(shù)字化專業(yè)管理人才與基本操作人員為一體的檔案數(shù)字化管理隊(duì)伍。

4.2加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)?，F(xiàn)有的檔案部門(mén)工作人員是檔案數(shù)字化建設(shè)的中堅(jiān)力量。因此在檔案數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中，要注重保障現(xiàn)有檔案工作人員的權(quán)益，并采取有效的方式，激發(fā)他們的積極性。加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案工作人員信息知識(shí)的教育，訓(xùn)練他們的實(shí)際操作技能。

結(jié)束語(yǔ)：

綜上所述，過(guò)去檔案資料一般用紙質(zhì)文檔存儲(chǔ)在檔案室里面，查找檢索費(fèi)時(shí)，存儲(chǔ)空間又大，維護(hù)不方便，備份需要大量的人力物力，而且容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，檔案數(shù)字化管理已成為必然的趨勢(shì)，因此對(duì)加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理的必要性及其措施進(jìn)行分析具有重要意義。

參考文獻(xiàn)：

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[2]王靜敏.檔案數(shù)字化管理理論與應(yīng)用[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2017（06）

[3]閆成聚.新時(shí)期檔案數(shù)字化管理及其創(chuàng)新策略[J].中國(guó)管理信息化，2017（03）

第二篇：13.《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》

國(guó)家檔案局辦公室文件

檔辦發(fā)〔2014〕7號(hào)

國(guó)家檔案局辦公室關(guān)于印發(fā)

《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》的通知

各省、自治區(qū)、直轄市檔案局、館，各計(jì)劃單列市檔案局、館，新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)檔案局、館，中央和國(guó)家機(jī)關(guān)各部委檔案部門(mén)，總參辦公廳保密檔案局、解放軍檔案館、武警部隊(duì)司令部辦公室，各人民團(tuán)體檔案部門(mén)，各中央企業(yè)檔案部門(mén)，中國(guó)照片檔案館，中國(guó)人民大學(xué)檔案學(xué)院：

為加強(qiáng)檔案數(shù)字化外包安全管理，我局組織制定了《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》?，F(xiàn)印發(fā)給你們，請(qǐng)結(jié)合實(shí)際遵照?qǐng)?zhí)行。

國(guó)家檔案局辦公室 2014年12月8日

檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范

1.總則

1.1為加強(qiáng)檔案數(shù)字化外包安全管理，確保檔案數(shù)字化過(guò)程中檔案實(shí)體與信息安全，根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，制定本《規(guī)范》。

1.2各級(jí)各類檔案館、室等檔案部門(mén)（以下簡(jiǎn)稱“檔案部門(mén)”）開(kāi)展檔案數(shù)字化外包工作，具有獨(dú)立法人身份的檔案數(shù)字化加工服務(wù)機(jī)構(gòu)（以下簡(jiǎn)稱“數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)”）承擔(dān)檔案數(shù)字化外包服務(wù)，應(yīng)遵循本《規(guī)范》開(kāi)展安全管理工作。檔案部門(mén)自行開(kāi)展檔案數(shù)字化時(shí)，可參照本《規(guī)范》實(shí)施安全管理。

1.3本《規(guī)范》所稱數(shù)字化外包檔案指非涉密檔案，涉密檔案數(shù)字化按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

1.4檔案數(shù)字化外包安全管理應(yīng)按照“安全第一、預(yù)防為主”的原則，采取科學(xué)有效的安全管理措施，應(yīng)用確保檔案安全的技術(shù)手段，建立權(quán)責(zé)明確、覆蓋檔案數(shù)字化全過(guò)程的崗位責(zé)任制，對(duì)檔案數(shù)字化全過(guò)程實(shí)行嚴(yán)格監(jiān)督和管理，確保檔案實(shí)體與信息安全。2.檔案部門(mén)的安全管理

2.1成立由主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)同志參加的檔案數(shù)字化外包管理組織，明確檔案數(shù)字化管理的部門(mén)、人員及其職責(zé)。

2.2根據(jù)檔案數(shù)字化總體規(guī)劃，確定數(shù)字化外包檔案的范圍，提出檔案數(shù)字化外包安全管理要求和技術(shù)指標(biāo)。

2.3提出檔案數(shù)字化外包招標(biāo)文件中有關(guān)安全管理的要求，協(xié)助制定招標(biāo)文件，審定合同。

2.4對(duì)數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的相關(guān)資質(zhì)、業(yè)績(jī)、人員、設(shè)備和加工軟件等進(jìn)行考察，并了解是否存在違約行為、安全事故等不良記錄。在同等條件下，應(yīng)優(yōu)先選用具有與數(shù)字化加工相關(guān)涉密資質(zhì)的數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)。

2.5建立檔案數(shù)字化安全保密制度，與數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)簽訂安全保密協(xié)議，并對(duì)檔案數(shù)字化加工人員進(jìn)行安全保密教育。

2.6制定檔案實(shí)體交接、數(shù)字化加工過(guò)程管理、數(shù)字化成果驗(yàn)收與交接、存儲(chǔ)介質(zhì)管理、檔案實(shí)體保護(hù)等操作規(guī)程或規(guī)章制度。

2.7建立檔案數(shù)字化外包項(xiàng)目管理檔案，記錄檔案部門(mén)和數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)實(shí)施檔案數(shù)字化外包項(xiàng)目的全過(guò)程。

2.8建立監(jiān)管機(jī)制，對(duì)數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的保密、安全措施落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查，防止檔案實(shí)體受損、丟失，杜絕數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)擅自復(fù)制、留存、使用檔案信息的行為。

3.數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的安全管理

3.1數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)必須具有工商管理部門(mén)核發(fā)的有效營(yíng)業(yè)執(zhí)照，業(yè)務(wù)范圍必須包括檔案數(shù)字化加工或數(shù)據(jù)處理類項(xiàng)目。

3.2數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的法人必須是中華人民共和國(guó)境內(nèi)注冊(cè)的企業(yè)法人或事業(yè)單位法人，股東及工作人員必須為中華人民共和國(guó)境內(nèi)公民，國(guó)家另有規(guī)定的除外。

3.3數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的工作人員必須提供本人身份證明和公安部門(mén)提供的無(wú)犯罪記錄證明，必要時(shí)提供政審材料。

3.4數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)必須與其工作人員簽訂符合國(guó)家勞動(dòng)法律法規(guī)要求的勞動(dòng)合同。3.5數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的人員數(shù)量與素質(zhì)、技術(shù)與管理水平、設(shè)施與設(shè)備狀況能夠滿足擬承擔(dān)項(xiàng)目的要求。

3.6數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)必須制定并執(zhí)行數(shù)字化安全保密制度，制定并執(zhí)行檔案實(shí)體交接、數(shù)字化加工過(guò)程管理、數(shù)字化成果驗(yàn)收與交接、存儲(chǔ)介質(zhì)管理、檔案實(shí)體保護(hù)等操作規(guī)范和管理制度。

3.7數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立安全崗位責(zé)任制，配備專人負(fù)責(zé)安全保密工作。3.8數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)工作人員進(jìn)行安全保密教育和必要的上崗培訓(xùn)，并與工作人員簽訂保密協(xié)議，明確規(guī)定工作人員不得閱讀、摘抄、外泄檔案內(nèi)容和其他安全保密責(zé)任、義務(wù)。安全保密協(xié)議應(yīng)報(bào)送檔案部門(mén)備案。

3.9數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)必須積極支持、配合檔案行政管理部門(mén)的安全保密檢查。4.數(shù)字化場(chǎng)所的安全管理

4.1數(shù)字化加工場(chǎng)所一般設(shè)在檔案部門(mén)獨(dú)立、可封閉的建筑內(nèi)。

4.2數(shù)字化加工場(chǎng)所應(yīng)符合防盜、防火、防塵、防水、防潮、防高溫、防日光及紫外線照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。

4.3數(shù)字化加工場(chǎng)所應(yīng)配備滿足安全管理需要的視頻監(jiān)控設(shè)備，確保檔案暫存處、數(shù)字化加工工位、服務(wù)器、數(shù)據(jù)導(dǎo)出端及門(mén)窗等無(wú)監(jiān)控死角；視頻監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)由檔案部門(mén)專人負(fù)責(zé)，數(shù)字化加工場(chǎng)所設(shè)于檔案部門(mén)之外的，檔案部門(mén)應(yīng)定期檢查視頻監(jiān)控系統(tǒng)，數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)將視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)移交檔案部門(mén)保存；視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)自產(chǎn)生之日起保存不少于6個(gè)月；檔案部門(mén)應(yīng)定期對(duì)視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)進(jìn)行回放檢查，在刪除視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)之前，要留存視頻回放安全檢查記錄。

4.4數(shù)字化加工場(chǎng)所應(yīng)配備符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)并滿足工作需要的檔案裝具，用于分別存放待數(shù)字化處理和已數(shù)字化處理的檔案。

4.5數(shù)字化加工場(chǎng)所須封斷所有檔案數(shù)字化加工設(shè)備的無(wú)線網(wǎng)絡(luò)功能，并定期進(jìn)行相關(guān)檢測(cè)。

4.6數(shù)字化工作人員存放隨身物品要有專用儲(chǔ)物箱柜，并與檔案裝具分區(qū)放置；數(shù)字化加工場(chǎng)所不得有非工作需要的私人物品，包括照相機(jī)、攝像機(jī)、手機(jī)、錄音機(jī)、筆記本電腦、平板電腦等各類電子設(shè)備和各類移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)；嚴(yán)禁擅自將數(shù)字化加工場(chǎng)所內(nèi)的物品帶離現(xiàn)場(chǎng)。4.7工作人員要掛牌上崗，接受身份核查登記和安全檢查，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入數(shù)字化加工場(chǎng)所。

4.8工作人員不得在數(shù)字化加工場(chǎng)所內(nèi)從事與數(shù)字化無(wú)關(guān)的活動(dòng)，嚴(yán)禁在數(shù)字化加工區(qū)內(nèi)喝水、進(jìn)食、吸煙等，嚴(yán)禁攜帶火種進(jìn)入數(shù)字化加工場(chǎng)所。

4.9檔案部門(mén)和數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)指定有關(guān)人員經(jīng)常對(duì)數(shù)字化加工場(chǎng)所進(jìn)行巡查，確保有關(guān)數(shù)字化加工和管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和操作規(guī)范得到切實(shí)貫徹和執(zhí)行。

5.數(shù)字化加工設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與數(shù)據(jù)載體的安全管理

5.1檔案數(shù)字化加工過(guò)程中建議使用檔案部門(mén)提供的相關(guān)設(shè)備，使用數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)設(shè)備的，檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)其進(jìn)行必要的安全檢查。

5.2檔案數(shù)字化加工使用的計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，必須采用技術(shù)手段或?qū)I(yè)物理設(shè)備封閉所有不必要的信息輸出裝置或端口，如USB接口、紅外線、藍(lán)牙、SCSI接口、光驅(qū)接口等，封閉的裝置或端口要定期進(jìn)行檢查。

5.3檔案數(shù)字化加工過(guò)程中推薦使用國(guó)產(chǎn)設(shè)備并使用正版軟件。數(shù)據(jù)安全與網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控軟硬件必須使用通過(guò)國(guó)家安全認(rèn)證的國(guó)產(chǎn)品牌產(chǎn)品。除必要的操作系統(tǒng)、殺毒軟件、加工軟件和第三方安全管理軟件外，檔案數(shù)字化加工計(jì)算機(jī)不允許安裝任何與加工無(wú)關(guān)的軟件。

5.4檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)要與其他網(wǎng)絡(luò)物理隔離，禁止使用無(wú)線網(wǎng)卡、無(wú)線鍵盤(pán)、無(wú)線鼠標(biāo)等設(shè)備。

5.5檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中應(yīng)配備具有權(quán)限管理、設(shè)備管理、端口管理、日志管理和安全審計(jì)等功能的數(shù)字化加工安全保護(hù)系統(tǒng)，準(zhǔn)確記錄授權(quán)用戶的訪問(wèn)行為、設(shè)備接入和電子檔案信息流向等信息。

5.6檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)應(yīng)具備流程定義、任務(wù)分配、過(guò)程跟蹤、質(zhì)量檢測(cè)、成品制作、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份管理等功能，并分別設(shè)置管理員、保密員、審計(jì)員，實(shí)行“三員分離”。

5.7檔案數(shù)字化加工過(guò)程中建議由檔案部門(mén)提供計(jì)算機(jī)等設(shè)備的硬盤(pán)、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)以及無(wú)法確保數(shù)據(jù)可靠清除的設(shè)備，并逐一進(jìn)行檢查、登記。數(shù)字化工作完成后，這些設(shè)備必須交由檔案部門(mén)統(tǒng)一保管或銷毀，嚴(yán)禁擅自帶走。5.8用于檔案數(shù)字化加工的設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)嚴(yán)禁與其他設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)交叉使用，非數(shù)字化專用的設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)嚴(yán)禁帶入數(shù)字化加工場(chǎng)所。

5.9檔案數(shù)字化過(guò)程中使用的移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)和刻錄設(shè)備應(yīng)由檔案部門(mén)指定專人保管，并對(duì)使用情況進(jìn)行記錄。檔案數(shù)字化成果的拷貝和刻錄應(yīng)相對(duì)集中。檔案部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)數(shù)量的清點(diǎn)，數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)完成拷貝或刻錄的數(shù)據(jù)介質(zhì)（包括損壞的數(shù)據(jù)介質(zhì)）應(yīng)及時(shí)交接給檔案部門(mén)指定的人員，并辦理交接手續(xù)。

5.10檔案數(shù)字化設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)不得擅自送外維修，必須送外維修的應(yīng)辦理書(shū)面審批手續(xù)，并由檔案部門(mén)人員現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督。

5.11處理尚未開(kāi)放檔案的信息設(shè)備的管理和使用應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)秘密載體管理和使用的相關(guān)規(guī)定。6.檔案實(shí)體的安全管理

6.1檔案部門(mén)要對(duì)擬數(shù)字化的檔案進(jìn)行涉密性、完整性、有序性及檔案實(shí)體與目錄的一致性檢查。涉密檔案要予以篩除，檔案實(shí)體破損、殘缺的要進(jìn)行登記與處理，檔案實(shí)體與文件目錄不對(duì)應(yīng)的要進(jìn)行必要的記錄或標(biāo)示。

6.2檔案部門(mén)人員應(yīng)按照工作計(jì)劃分批調(diào)檔，并與數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案接收人員進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，雙方確認(rèn)準(zhǔn)確無(wú)誤后填寫(xiě)檔案交接清單一式兩份，注明交接檔案的內(nèi)容、數(shù)量、狀況、交接時(shí)間和經(jīng)辦人等。

6.3檔案數(shù)字化加工不得損毀檔案，出現(xiàn)檔案損毀的，需按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰，并進(jìn)行修復(fù)和登記。需要拆裝檔案時(shí)，應(yīng)盡可能地保持檔案原貌。

6.4檔案數(shù)字化過(guò)程中要建立檔案流程單，流程單包括檔號(hào)、加工工序、設(shè)備編號(hào)、數(shù)量、經(jīng)手人、加工時(shí)間等，數(shù)字化加工過(guò)程中檔案流程單應(yīng)與檔案實(shí)體同步流轉(zhuǎn)。

6.5檔案數(shù)字化過(guò)程中發(fā)現(xiàn)有涉密標(biāo)識(shí)且無(wú)解密標(biāo)識(shí)的檔案，數(shù)字化外包服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)停止該檔案的數(shù)字化加工，在登記目錄后立即將檔案移交檔案部門(mén)。

6.6正在進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案必須每天入庫(kù)（柜），不得在加工工位上留存過(guò)夜。

6.7數(shù)字化檔案要專人專柜保管，數(shù)字化加工完畢的檔案要及時(shí)歸還入庫(kù)。對(duì)于離庫(kù)時(shí)間較長(zhǎng)或有蟲(chóng)霉隱患的檔案，應(yīng)進(jìn)行消毒殺蟲(chóng)處理。7.檔案數(shù)字化成果移交接收與設(shè)備處理的安全管理

7.1檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，檔案部門(mén)應(yīng)組織專業(yè)人員按照本《規(guī)范》的要求，對(duì)向檔案部門(mén)移交的數(shù)字化加工介質(zhì)（如存儲(chǔ)介質(zhì)、移動(dòng)介質(zhì)、備份介質(zhì)等）、加工監(jiān)控視頻回放安全檢查記錄、檔案實(shí)體出入庫(kù)交接記錄、加工人員變更記錄等進(jìn)行安全保密專項(xiàng)驗(yàn)收；凡未開(kāi)展安全保密專項(xiàng)驗(yàn)收或驗(yàn)收不合格的，不得對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行總體驗(yàn)收。

7.2檔案數(shù)字化成果必須通過(guò)完整性、準(zhǔn)確性、可用性和安全性檢測(cè)，檢測(cè)合格后雙方辦理數(shù)據(jù)交接手續(xù)。

7.3檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)會(huì)同檔案部門(mén)拆除其自帶加工設(shè)備中的硬盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)，并將其與數(shù)字化過(guò)程中使用過(guò)的其他移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)一起移交給檔案部門(mén)，并辦理相關(guān)移交手續(xù)。

7.4檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，檔案部門(mén)必須組織專業(yè)人員對(duì)數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)所用的設(shè)備進(jìn)行檢查，以確保其設(shè)備中無(wú)信息留存。凡存有信息的，必須作清除信息的安全處理。

7.5數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)將檔案數(shù)字化過(guò)程中形成的日志、記錄等原始記錄材料移交檔案部門(mén)，作為項(xiàng)目檔案內(nèi)容進(jìn)行管理。

第三篇：文物檔案的數(shù)字化管理分析

文物檔案的數(shù)字化管理分析

[摘 要]信息時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，電子檔案已普及到各個(gè)領(lǐng)域，很多單位、企業(yè)對(duì)檔案數(shù)字化管理工作越來(lái)越重視?？旖莸牟樵兎绞?，完整詳盡的檔案內(nèi)容，較長(zhǎng)的保存期限，在線搜索等功能是檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)，文物檔案的數(shù)字化建設(shè)是大勢(shì)所趨。

[關(guān)鍵詞]文物檔案;數(shù)字化;管理

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.22.126

[中圖分類號(hào)]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2015）22-0-01

文物檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

文物檔案數(shù)字化的建設(shè)是全國(guó)文博信息化建設(shè)發(fā)展的必然所趨，進(jìn)一步規(guī)范文物檔案信息處理和交換工作，建立規(guī)范化的數(shù)字化管理系統(tǒng)。2001年我國(guó)的文物局便出臺(tái)系統(tǒng)規(guī)范文物檔案信息管理的文件。從那時(shí)起，我國(guó)便開(kāi)始了建立文物調(diào)查與數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的試點(diǎn)工作。當(dāng)時(shí)的調(diào)查項(xiàng)目，主要是對(duì)文物信息進(jìn)行采集，并建立數(shù)字化管理系統(tǒng)，大力提升對(duì)文物的保護(hù)和利用管理水平。

現(xiàn)在很多博物館已經(jīng)建立了自己的網(wǎng)站，其內(nèi)容還僅限于對(duì)自身館藏及內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的介紹，但是我國(guó)的文物檔案數(shù)字化管理整體還處于初步發(fā)展階段。這樣的現(xiàn)狀與當(dāng)今信息化的要求不相適應(yīng)，甚至與信息時(shí)代的具體需求相差很遠(yuǎn)。集中表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。

1.1

文物檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高

文物檔案基礎(chǔ)工作需要規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，這是文檔檔案數(shù)字化管理的前提條件。不同地方的博物館文物檔案的發(fā)展水平不等，大多數(shù)地方的文博單位關(guān)于檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)性工作較為薄弱，信息化發(fā)展程度較低。很多文博單位在實(shí)施過(guò)程中，往往看到的是滿足現(xiàn)階段的發(fā)展情況，對(duì)未來(lái)文物檔案數(shù)字化管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮不足。目前實(shí)現(xiàn)文物檔案數(shù)字化管理的文博單位沒(méi)有相關(guān)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。因此，各文博單位都是按照自己的需要進(jìn)行檔案管理，隨意行較大，很多工作停留在歸檔階段，至于今后的整理、保管、編排目錄等工作則沒(méi)有具體的管理規(guī)范，有時(shí)文博單位的文物檔案數(shù)字化管理集中于某一項(xiàng)工作流程，所有工作環(huán)境的數(shù)字化管理還沒(méi)有推廣，這也直接制約了整個(gè)文物檔案信息工作的數(shù)字化推廣及應(yīng)用。

1.2

文物檔案信息數(shù)字化的管理有待成熟

文物檔案工作涉及的信息量很龐大，目前將傳統(tǒng)文物檔案裝換成數(shù)字化的管理方式通常需要通過(guò)兩種方式實(shí)現(xiàn)，即鍵盤(pán)錄入和掃描。鍵盤(pán)錄入的普遍缺點(diǎn)是錄入速度較慢，且準(zhǔn)確率不高，效率過(guò)低，有時(shí)所需要的人力、物力等方面的過(guò)高。但是，掃描存在的普遍缺點(diǎn)是圖形的質(zhì)量不高，掃描的速度慢，很多漢字的識(shí)別率不高。有的文物檔案信息類別不同，保密的程度也應(yīng)當(dāng)有所側(cè)重，因此哪些檔案需要數(shù)字化管理，哪些只能通過(guò)傳統(tǒng)管理方式也需要按需進(jìn)行。

文物檔案信息數(shù)字化的管理也存在自身的缺點(diǎn)，沒(méi)有個(gè)人筆跡的特征，也沒(méi)有新舊區(qū)別，所管理的內(nèi)容很容易被篡改和復(fù)制，檔案信息的真實(shí)性容易被破壞。

1.3

文物檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高

過(guò)去傳統(tǒng)的文物檔案管理人員不需要較高的技術(shù)操作，只需要從事簡(jiǎn)單的抄錄及搬運(yùn)。文物檔案的數(shù)字化管理工作實(shí)施后，管理人員需要具備現(xiàn)代化知識(shí)的人員，要有較高的專業(yè)知識(shí)和技術(shù)水平，不僅需要大量精通計(jì)算機(jī)技術(shù)的人才，還需要掌握更多科技性工作的人才，例如，他們需要進(jìn)行信息錄入、圖片掃描、電子文檔排序或網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)設(shè)置。很多文博單位缺乏這類的現(xiàn)代高技術(shù)人才，特別是文物檔案及信息處理型人才緊缺，盡管很多單位已經(jīng)引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，但是缺乏相關(guān)人才，設(shè)備也無(wú)法發(fā)揮應(yīng)有的作用。

1.4

文物檔案網(wǎng)絡(luò)開(kāi)放利用效率不高

不少文博單位都已經(jīng)開(kāi)設(shè)專門(mén)的網(wǎng)站，但各網(wǎng)站面臨的情況卻不樂(lè)觀，很多網(wǎng)站存在不同程度的問(wèn)題。例如，很多網(wǎng)站的內(nèi)容欠缺系統(tǒng)性和完善性，網(wǎng)站的內(nèi)容僅限于館藏及所設(shè)機(jī)構(gòu)的配備情況，內(nèi)容刻板，更新速度慢，沒(méi)有吸引人眼球的創(chuàng)意，瀏覽量不高，專業(yè)知識(shí)及服務(wù)性很低。

文物檔案數(shù)字化管理工作的一些可行性措施

2.1

加強(qiáng)文物檔案數(shù)字化工作人員隊(duì)伍建設(shè)

在未來(lái)的文博單位檔案管理工作中，要重視檔案管理人員的綜合素質(zhì)，注重選拔高素質(zhì)的管理人員來(lái)勝任此項(xiàng)工作。檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源管理及應(yīng)用方面的知識(shí)學(xué)習(xí)，將過(guò)去注重文物收藏工作的傳統(tǒng)觀念徹底革新，組織相關(guān)人員進(jìn)行文物專業(yè)知識(shí)、檔案專業(yè)知識(shí)及計(jì)算機(jī)信息基礎(chǔ)知識(shí)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)情況，提高檔案管理人員的綜合技能，以適應(yīng)當(dāng)今文物檔案數(shù)字化管理的需求。

2.2

加強(qiáng)電子文件安全性、完整性、真實(shí)性

要強(qiáng)化保證文物檔案管理部門(mén)的權(quán)威性，將文物檔案管理的工作流程及文件傳輸工作規(guī)范化、制度化。確保文物檔案數(shù)字化管理的設(shè)備及環(huán)境適合工作，以確保外在環(huán)境上文件的安全。為了保證文物檔案數(shù)字化管理的完整性及可讀性，應(yīng)當(dāng)讓技術(shù)人員專門(mén)對(duì)記錄電子檔案的計(jì)算機(jī)設(shè)備定期檢查，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，要及早有效的采取維護(hù)措施。對(duì)文物檔案的數(shù)字化管理工作做好保密設(shè)置。電子檔案保存的同時(shí)，紙質(zhì)版本應(yīng)當(dāng)作為備份材料予以保存，確保文物檔案資料的原始性。

2.3

與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新檔案數(shù)字化管理工作

文物檔案電子化管理工作需要不斷與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)社會(huì)形式不斷創(chuàng)新工作制度，從責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)、目標(biāo)管理、競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制、激勵(lì)機(jī)制等多方面著手，不斷轉(zhuǎn)變檔案管理人員的綜合素質(zhì)。不斷強(qiáng)化管理職能，加強(qiáng)文物檔案管理工作的后續(xù)監(jiān)管力度，讓檔案工作實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理后更加制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。

結(jié) 語(yǔ)

文物檔案的數(shù)字化管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，從目前我國(guó)文博單位的現(xiàn)狀來(lái)看，存在的問(wèn)題和差距較大。因此，要想建立一個(gè)完善全面的文物檔案數(shù)字化建設(shè)工作，需要不斷創(chuàng)新工作方法，全面提升文物檔案的數(shù)字化設(shè)備，加大關(guān)于檔案管理人員的科技水平及綜合素質(zhì)，培養(yǎng)掌握現(xiàn)代化檔案管理的綜合性專門(mén)人才。不斷革新計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備以順應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的水平，最大程度提升文物檔案的現(xiàn)代化管理水平，實(shí)現(xiàn)文物檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

主要參考文獻(xiàn)

[1]劉宇.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案工作創(chuàng)新研究[J].檔案管理學(xué)，2011（2）.

第四篇：中小學(xué)生心理健康檔案建立的必要性和管理

建立學(xué)生心理健康檔案合同

學(xué)生心理健康檔案建立的必要性和管理

自從云南大學(xué)馬加爵殺害四名同學(xué)后，又有廣東大學(xué)藍(lán)慶龐、北京大學(xué)安然、浙江大學(xué)周一超、郭力維強(qiáng)奸女生。教師，“傳道、授業(yè)、解惑”的靈魂工程師，在傳授學(xué)生以科學(xué)文化知識(shí)的同時(shí)，如何根據(jù)學(xué)生的心理狀況，及時(shí)有效地給予心靈上的撫慰，幫助他們心情愉快地度過(guò)校園生活，是學(xué)校心理健康教育的目標(biāo)，而有效地達(dá)到這一目標(biāo)就必須建立和利用好學(xué)生的心理健康檔案。

一、建立心理檔案的必要性

1.有效地進(jìn)行學(xué)生心理健康教育的需要。學(xué)校心理健康教育首先要從建立學(xué)生心理檔案入手，通過(guò)為學(xué)生建立心理檔案，能及時(shí)準(zhǔn)確地掌握和了解全校學(xué)生的心理發(fā)展規(guī)律、特點(diǎn)及現(xiàn)狀，為學(xué)校確立心理健康教育的具體目標(biāo)、制訂工作計(jì)劃、選擇合理的途徑和方法提供依據(jù)，使心理健康教育工作具有針對(duì)性、有效性和前瞻性。同時(shí)可以動(dòng)態(tài)地監(jiān)測(cè)學(xué)生的心理變化情況，對(duì)有心理健康問(wèn)題的學(xué)生可以早發(fā)現(xiàn)、早干預(yù)，采取相應(yīng)的心理疏導(dǎo)，從而做到防患于未然，盡可能避免馬加爵那樣的悲劇發(fā)生。學(xué)生家長(zhǎng)也可以通過(guò)查看孩子的心理檔案，更好地了解其孩子的心理特點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其存在的心理困擾，與教師或輔導(dǎo)員一起制定輔導(dǎo)的計(jì)劃，發(fā)揮學(xué)校和家庭的雙重力量，使學(xué)生有一個(gè)良好的成長(zhǎng)環(huán)境。這樣有利于學(xué)校、社會(huì)、家庭相互配合形成合力。

2.學(xué)生了解自我、把握自我、完善自我、挖掘自我潛能的需要。心理檔案的建立為學(xué)生自我教育創(chuàng)造了條件、找到了依據(jù)。學(xué)生通過(guò)心理檔案了解了自己的心理狀態(tài)，了解了自己的興趣、能力和所處環(huán)境，知道了自己的長(zhǎng)處和不足，不斷地分析自我、評(píng)價(jià)自我，從而了解自我、調(diào)節(jié)自我，使自我意識(shí)的水平逐步提高，進(jìn)而充分發(fā)揮自己的潛能，完善自我個(gè)性，預(yù)防心理疾病，形成良好的個(gè)性品質(zhì)。

3.因材施教、提高教師教育教學(xué)質(zhì)量及科學(xué)研究的需要?，F(xiàn)代教育提倡因材施教，因人而異，充分發(fā)揮每個(gè)學(xué)生的個(gè)性特長(zhǎng)。建立學(xué)生心理檔案，能直接為教師提供學(xué)生目前的心理狀況，了解每個(gè)學(xué)生的能力差異、個(gè)性特征、學(xué)習(xí)心理等，提出適合該學(xué)生心理特點(diǎn)的教育方法，減少以偏概全、盲目武斷，做到因材施教、有的放矢，進(jìn)而提升教育教學(xué)質(zhì)量。建立學(xué)生心理檔案還有助于教師加強(qiáng)學(xué)生心理的研究。通過(guò)學(xué)生心理檔案，可以了解每一個(gè)學(xué)生的個(gè)體心理特征及心理健康狀況，還能總結(jié)出學(xué)生群體在心理健康中存在的問(wèn)題，如人際關(guān)系障礙、對(duì)新環(huán)境適應(yīng)不良、缺乏自信等，以及他們?cè)谌烁裉卣?、氣質(zhì)類型、智力等級(jí)等方面的分布特點(diǎn)，為學(xué)校心理健康科學(xué)研究提供了大量客觀的第一手材料，有利3.因材施教、提高教師教育教學(xué)質(zhì)量及科學(xué)研究的需要?，F(xiàn)代教育提倡因材施教，因人而異，充分發(fā)揮每個(gè)學(xué)生的個(gè)性特長(zhǎng)。建立學(xué)生心理檔案，能直接為教師提供學(xué)生目前的心理狀況，了解每個(gè)學(xué)生的能力差異、個(gè)性特征、學(xué)習(xí)心理等，提出適合該學(xué)生心理特點(diǎn)的教育方法，減少以偏概全、盲目武斷，做到因材施教、有的放矢，進(jìn)而提升教育教學(xué)質(zhì)量。建立學(xué)生心理檔案還有助于教師加強(qiáng)學(xué)生心理的研究。通過(guò)學(xué)生心理檔案，可以了解每一個(gè)學(xué)生的個(gè)體心理特征及心理健康狀況，還能總結(jié)出學(xué)生群體在心理健康中存在的問(wèn)題，如人際關(guān)系障礙、對(duì)新環(huán)境適應(yīng)不良、缺乏自信等，以及他們?cè)谌烁裉卣?、氣質(zhì)類型、智力等級(jí)等方面的分布特點(diǎn)，為學(xué)校心理健康科學(xué)研究提供了大量客觀的第一手材料，有利于學(xué)校心理健康教育工作的深入開(kāi)展。4.教育改革和貫徹落實(shí)國(guó)家政策的需要。新時(shí)期下的教育出現(xiàn)了很多新的問(wèn)題，我們要采取實(shí)事求是的態(tài)度，創(chuàng)造性地開(kāi)展教育工作。目前，學(xué)生心理健康問(wèn)題越來(lái)越突出，甚至有的學(xué)生走上了自殺、犯罪的道路。青少年心理健康問(wèn)題受到高度重視，教育部發(fā)布了《中小學(xué)心理健康指導(dǎo)綱要》、《普通高等學(xué)校大學(xué)生心理健康教育工作實(shí)施綱要》和《中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生心理健康教育指導(dǎo)綱要》文件，要求為學(xué)生建立心理檔案，關(guān)心每一個(gè)學(xué)生的心理發(fā)展過(guò)程，用心理檔案記錄下每一個(gè)心理變化，采取相應(yīng)的心理疏導(dǎo)策略。

二、學(xué)生心理檔案的管理

1.確定心理健康檔案的建檔內(nèi)容。學(xué)生心理檔案的內(nèi)容，應(yīng)盡可能全面反映學(xué)生的心理特點(diǎn)，從而為學(xué)校教育提供可靠準(zhǔn)確的信息。一般包括兩大方面：一是學(xué)生基本情況，包括學(xué)生個(gè)人簡(jiǎn)介、身體狀況、家庭生活情況、學(xué)校學(xué)生生活情況及對(duì)其有重大影響的事件等，這些能夠幫助我們深入分析學(xué)生心理，正確查找學(xué)生問(wèn)題根源；二是反映學(xué)生心理狀況和心理特點(diǎn)的資料信息，包括性格類型及特征、智力水平、有無(wú)心理障礙、學(xué)習(xí)態(tài)度、職業(yè)愛(ài)好、心理咨詢與輔導(dǎo)記錄等，這些是我們有針對(duì)性地實(shí)施心理輔導(dǎo)的重要依據(jù)。

2.學(xué)生心理檔案的收集方法。

(1)個(gè)人總結(jié)。

通過(guò)每學(xué)期的總結(jié)，啟發(fā)學(xué)生進(jìn)一步剖析自我，找出自己的優(yōu)點(diǎn)、缺點(diǎn)，說(shuō)出自己的興趣、愛(ài)好、想法，并鼓勵(lì)學(xué)生平時(shí)寫(xiě)心理日記，內(nèi)心想什么就寫(xiě)什么，記錄心理變化歷程，從中了解學(xué)生的心理活動(dòng)，引導(dǎo)學(xué)生衡量自己的心理健康水平。

(2)調(diào)查分析。通過(guò)讓學(xué)生回答、填寫(xiě)心理健康調(diào)查表，做心理測(cè)試題和讓學(xué)生對(duì)一些問(wèn)題發(fā)表真實(shí)看法，從中分析學(xué)生的內(nèi)心世界，掌握學(xué)生的心理狀態(tài)。

(3)日常行為觀察。學(xué)生的心理狀態(tài)在學(xué)習(xí)生活中會(huì)真實(shí)地表現(xiàn)出來(lái)。細(xì)心觀察學(xué)生的日常生活，多觀察學(xué)生的一舉一動(dòng)，記錄好每一個(gè)細(xì)節(jié)情況，抓住學(xué)生的情緒變化，捕捉學(xué)生的敏感信息，了解過(guò)去的心靈創(chuàng)傷等。還可以設(shè)置情境，讓學(xué)生在特定的場(chǎng)景中暴露自己的內(nèi)心世界。

(4)作品分析。借助學(xué)校的各種評(píng)定和記錄以及學(xué)生的作品來(lái)獲取信息，如學(xué)生的學(xué)習(xí)心得、日記、周記、作文、自傳、繪畫(huà)、各種作業(yè)、試卷、手工藝制作等分析。

(5)心理測(cè)驗(yàn)。心理測(cè)驗(yàn)法是建立心理檔案最主要和最為常用的方法，其關(guān)鍵是選擇合適的測(cè)評(píng)工具進(jìn)行測(cè)試。在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，對(duì)學(xué)生進(jìn)行測(cè)驗(yàn)，收集其學(xué)習(xí)能力、人際關(guān)系、自我認(rèn)識(shí)、人性特征等信息。

3.整理建檔。檔案經(jīng)過(guò)收集之后，重點(diǎn)在于整理。需要根據(jù)內(nèi)容和來(lái)源渠道，進(jìn)行科學(xué)、分門(mén)別類的整理，以班級(jí)為單位，按學(xué)號(hào)順序?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)，將不同階段收集的材料分類存檔。對(duì)于其整理，不僅僅是把收集的數(shù)據(jù)集中起來(lái)，更重要的是使這些數(shù)據(jù)產(chǎn)生1+1＞2的效果，因此要及時(shí)對(duì)收集的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析整合，應(yīng)該考慮到對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行什么樣的“加工”，才能使利用者利用起來(lái)更直觀、更方便。比如在整理學(xué)生心理測(cè)試量表的過(guò)程中，可以從縱橫兩方面來(lái)考慮：一方面，保證一定時(shí)期一個(gè)學(xué)生各類量表的連續(xù)性；另一方面，應(yīng)該力爭(zhēng)使其能夠體現(xiàn)在同類量表中不同學(xué)生的比較，只有這樣，才能更利于利用者全方位做好學(xué)生的心理健康工作。歸檔時(shí)，檔案工作人員需要復(fù)查，詳細(xì)檢查全部檔案，確保學(xué)生心理健康檔案的齊全、完整。

4.保管。學(xué)生心理健康檔案必須由檔案員專人保管，要恪守檔案的保密性原則。學(xué)生心理檔案的內(nèi)容有的是學(xué)生的隱私，有的帶有暗示效應(yīng)，有的涉及到人際關(guān)系，也有學(xué)生心理障礙和心理疾病的記錄等，應(yīng)妥善保管，不得隨意向他人公布有些內(nèi)容，規(guī)避學(xué)生個(gè)人隱私的泄漏。日常保管包括資料清潔整齊、排列有序、查找方便，也要注意資料安全措施的落實(shí)，避免資料的丟失和損毀，維護(hù)全部檔案的完整性。

5.利用。建立學(xué)生心理檔案的目的是促進(jìn)學(xué)生心理發(fā)展和人格健全，維護(hù)學(xué)生的心理健康，提高學(xué)生的心理素質(zhì)，提高學(xué)校教育教學(xué)效果，為此必須正確利用好學(xué)生心理檔案。

(1)根據(jù)學(xué)生心理檔案反映出來(lái)的不同年級(jí)學(xué)生的心理特征，進(jìn)行分班、分組，選拔學(xué)生干部，制定教學(xué)計(jì)劃和開(kāi)展心理教育活動(dòng)。依據(jù)檔案，可以研究每個(gè)年級(jí)的學(xué)生在能力、人格、心理健康等方面的總體狀況和特點(diǎn)，按照能力水平、人格特點(diǎn)等因素來(lái)進(jìn)行分班編組。也可根據(jù)學(xué)生的個(gè)性特點(diǎn)進(jìn)行有針對(duì)性的選拔學(xué)生干部的培養(yǎng)鍛煉。同時(shí)可結(jié)合各年級(jí)或各班的實(shí)際情況和智力特點(diǎn)來(lái)制定年級(jí)教學(xué)計(jì)劃或班級(jí)教學(xué)進(jìn)度，做到有的放矢。對(duì)于學(xué)生存在的一些共性的心理問(wèn)題，可以按班級(jí)為單位進(jìn)行團(tuán)體輔導(dǎo)，開(kāi)展心理教育活動(dòng)。

(2)依據(jù)學(xué)生心理檔案，準(zhǔn)確識(shí)別和確定心理危機(jī)預(yù)警對(duì)象。學(xué)校應(yīng)該充分發(fā)揮心理健康檔案的鑒別與篩選功能，把存在嚴(yán)重心理疾病、遭遇重大創(chuàng)傷事件以及有自殺意念和自殺行為等各類潛在或現(xiàn)實(shí)的心理危機(jī)干預(yù)對(duì)象正確識(shí)別出來(lái)，根據(jù)相關(guān)的心理預(yù)警指標(biāo)對(duì)其心理危機(jī)的輕重程度及可能后果進(jìn)行科學(xué)評(píng)估和判斷，并在此基礎(chǔ)上對(duì)他們采取相應(yīng)的咨詢、輔導(dǎo)、追蹤、監(jiān)控、干預(yù)措施，以對(duì)心理危機(jī)做出準(zhǔn)確預(yù)測(cè)、有效防范和正確處理。

(3)根據(jù)學(xué)生心理檔案反映的問(wèn)題，提出具體的教育建議和培養(yǎng)策略，指導(dǎo)學(xué)生解決各種成長(zhǎng)性與發(fā)展性的心理問(wèn)題。學(xué)生心理檔案的建立與完善為學(xué)校開(kāi)展個(gè)性化、因教施教的心理健康教育創(chuàng)造了條件，學(xué)生心理檔案記錄著學(xué)生的智力、人格、心理健康、學(xué)習(xí)心理及職業(yè)能力等個(gè)性心理特征的描述和分析，借助學(xué)生心理檔案，可針對(duì)學(xué)生不同的心理發(fā)展問(wèn)題提出具體的教育建議和培養(yǎng)策略，提供個(gè)性化的教育與咨詢服務(wù)，從而更有效地幫助學(xué)生解決各種成長(zhǎng)性和發(fā)展性的問(wèn)題。在個(gè)性化輔導(dǎo)中，可以針對(duì)學(xué)生某一方面的問(wèn)題或多方面或全方位地開(kāi)展輔導(dǎo)，這要視學(xué)生的實(shí)際情況而定。

(4)利用學(xué)生心理檔案呈現(xiàn)的信息，深入開(kāi)展學(xué)生心理健康教育研究工作。學(xué)生心理檔案是一個(gè)動(dòng)態(tài)發(fā)展的檔案，它反映了學(xué)生心理的成長(zhǎng)軌跡。因此，借助心理檔案，可以科學(xué)有效地判斷和發(fā)現(xiàn)學(xué)生在心理成長(zhǎng)過(guò)程中遭遇的主要困境和突出問(wèn)題，通過(guò)對(duì)這些問(wèn)題的評(píng)估和剖析，能從中發(fā)現(xiàn)和挖掘出具有重大研究?jī)r(jià)值的數(shù)據(jù)資料，這對(duì)豐富學(xué)校心理健康教育科研工作的研究方法、加強(qiáng)學(xué)校心理健康教育研究中的量化研究、拓展學(xué)生心理健康教育研究的深度、提高學(xué)校心理健康教育研究的科學(xué)性和精確性都具有極其重要的意義。

第五篇：人才檔案信息化管理的必要性論文

摘要：隨著社會(huì)不斷發(fā)展和人才逐漸走向市場(chǎng)，傳統(tǒng)封閉式的人事檔案管理模式已不能適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)變革的需要，應(yīng)建立一種開(kāi)放式的人才檔案管理模式。人才管理的社會(huì)化、信息化程序已成為國(guó)家或地區(qū)綜合競(jìng)爭(zhēng)力的重要因素，也是爭(zhēng)得人才競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的關(guān)鍵。而人才檔案信息化管理是實(shí)現(xiàn)人才管理社會(huì)化、信息化的必要條件，也是新世紀(jì)人事檔案管理的必然趨勢(shì)。

關(guān)鍵詞：人才；檔案；信息化

一、堅(jiān)持人才檔案信息化的原則

人才檔案的信息化，要以人才學(xué)和人力資源管理與開(kāi)發(fā)理論及人事檔案管理學(xué)為指導(dǎo)，在吸取我國(guó)傳統(tǒng)檔案制度的合理成分和借鑒國(guó)外人力資源管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上，設(shè)計(jì)出符合時(shí)代特征、中國(guó)特色的人才電子檔案，并形成計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)。人才檔案信息化研究屬于應(yīng)用研究，檔案信息系統(tǒng)的研制，在理論上要依據(jù)現(xiàn)代管理科學(xué)的原則，力求科學(xué)性、系統(tǒng)性和完整性，在實(shí)踐上則要解決傳統(tǒng)檔案和目前人才市場(chǎng)求職者履歷存在的問(wèn)題和實(shí)際應(yīng)用的難點(diǎn)，形成可供人才市場(chǎng)操作的人才檔案信息系統(tǒng)，因此人才檔案的信息化應(yīng)遵循以下原則。

1.客觀性原則。人才檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)必須以客觀實(shí)際和需要為依據(jù)，具體地說(shuō)，要能正確描述人才個(gè)體素質(zhì)特征，符合單位擇人的需要。

2.實(shí)用性原則。人才檔案信息化的最終目的是為了有利于人才的評(píng)估、選拔和合理使用，因此要考慮到可操作性和實(shí)用性。有些指標(biāo)理論上是必要的，可在實(shí)踐中卻很難準(zhǔn)確地采集和科學(xué)地描述，比如社會(huì)交往能力、競(jìng)爭(zhēng)能力與合作精神等，因此這些不適用的指標(biāo)需要將其擯棄。

3.全面性原則。因?yàn)槿瞬艑W(xué)術(shù)背景各異，職業(yè)不同，所取得的成果和做出的貢獻(xiàn)也是多樣的，所以具體指標(biāo)設(shè)立要盡可能做到綜合、全面和系統(tǒng)，具有通用性。

4.以業(yè)績(jī)?yōu)橹饕脑瓌t。學(xué)歷只能在一定程度上反映一個(gè)人的學(xué)識(shí)水平，不能代替能力，對(duì)于能力的檢驗(yàn)主要是看一個(gè)人的工作業(yè)績(jī)。所以人才檔案信息系統(tǒng)的內(nèi)容要突出業(yè)績(jī)成果。

二、做好人才檔案信息系統(tǒng)的措施

1.建立開(kāi)放人才檔案管理服務(wù)方式。開(kāi)放式人才檔案管理服務(wù)，要適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的特點(diǎn)，要利于人才流動(dòng)的方便、簡(jiǎn)捷且符合新形勢(shì)下人事管理體制的要求，更要遵循檔案管理自身的規(guī)律。建立人才檔案信息系統(tǒng)最終的目的是打破人才“單位所有、部門(mén)壟斷、條塊分割”的傳統(tǒng)配置模式，實(shí)現(xiàn)人才社會(huì)所有、資源共享、市場(chǎng)配置和動(dòng)態(tài)開(kāi)放體系。為此，必須把先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)應(yīng)用到人才檔案信息系統(tǒng)中，同各種類型市場(chǎng)中介組織溝通組成全國(guó)性聯(lián)網(wǎng)的人才信息互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，使人才檔案信息資源真正實(shí)現(xiàn)社會(huì)共享，可以靈活運(yùn)用，隨時(shí)提取各種情況和數(shù)據(jù)，滿足社會(huì)需要。

2.建立多元化的信息采集機(jī)制。人才檔案信息系統(tǒng)是否擁有信息量，直接關(guān)系到該系統(tǒng)的權(quán)威性和功能的發(fā)揮，但是傳統(tǒng)模式下的人才歸屬條塊分割、單位所有的體制仍嚴(yán)重阻礙著人才檔案信息化的實(shí)施和推行，而對(duì)人才實(shí)行統(tǒng)籌管理和管用分離，又是一個(gè)極其復(fù)雜的進(jìn)程?；诖?，人才電子檔案實(shí)施應(yīng)采取先易后難、先點(diǎn)后面以及錯(cuò)落推進(jìn)的策略。首先，可實(shí)行會(huì)員制，會(huì)員單位義務(wù)提供其專業(yè)技術(shù)人員的有關(guān)信息，并有查詢電子檔案相關(guān)信息的優(yōu)惠權(quán)，也可為會(huì)員單位提供人事管理的跟蹤服務(wù)；其次，可與有關(guān)高校合作，在有關(guān)高校中推行畢業(yè)生檔案登記制度。

3.實(shí)行雇傭單位人才推薦證明責(zé)任制度。凡流動(dòng)人才，其求職前必須提供雇傭單位負(fù)責(zé)人或直屬主管的推薦證明材料，統(tǒng)一按人才檔案指標(biāo)要求填寫(xiě)，并承諾推薦責(zé)任，以防止徇情作假。

三、人才檔案信息化在人才管理中發(fā)揮的作用

1.為人才建設(shè)提供信息保障。黨中央明確提出人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略，加強(qiáng)人才資源能力建設(shè)，深化人才工作體制改革，優(yōu)化人才資源配置，建立完善人才市場(chǎng)服務(wù)體系。人才檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理是達(dá)到這一目標(biāo)的有效途徑，為政府了解、掌握人才信息提供基本平臺(tái)，為人才在更大范圍內(nèi)的合理使用和流動(dòng)提供信息渠道。

2.為健全人才資源市場(chǎng)化配置體系提供條件。傳統(tǒng)的人事檔案制度以服從政治和組織的需要為重點(diǎn)，特別是封閉式的檔案管理方式事實(shí)上已成為制約人才流動(dòng)的瓶頸。人才檔案的信息化要實(shí)行人才信息社會(huì)化集中管理，推行信息采集與分離的會(huì)員制度，這就克服了因單一的政治性檔案造成對(duì)人才合理流動(dòng)的障礙性的局限，從而為建立社會(huì)化、開(kāi)放化以及信息化的人才資源市場(chǎng)配置體系提供了條件。

3.為用人單位選人提供可信有用的信息依據(jù)。一直以來(lái)，傳統(tǒng)的人事檔案制度為人員的使用、培養(yǎng)和流動(dòng)提供了支持，發(fā)揮了重要作用，但其不足也是顯而易見(jiàn)的。首先，以政治表現(xiàn)內(nèi)容為主的評(píng)語(yǔ)式的鑒定具有相當(dāng)主觀性。其次，缺乏對(duì)人才知識(shí)、才能、成果與業(yè)績(jī)的信息存錄。

4.為人才流動(dòng)提供便捷的途徑。目前人才信息的傳遞方式主要有人才招聘會(huì)、廣告和中介機(jī)構(gòu)提供等，但是諸如此類的信息傳遞方式都不同程度上受時(shí)空制約，不能適應(yīng)人才流速加快的趨勢(shì)。人才檔案信息化將突破現(xiàn)有人才信息傳遞的局限性，以大容量和高效率的信息滿足人才流動(dòng)的需要，提高市場(chǎng)交流的效率。

四、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前，人才檔案信息化還面臨著各方面的問(wèn)題，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，靠行政命令推行實(shí)施是不能使其健康發(fā)展的，根本對(duì)策是根據(jù)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的要求，深化人事制度改革，強(qiáng)化人才社會(huì)化管理職能和服務(wù)職能，有步驟地對(duì)人才實(shí)行統(tǒng)籌管理和管用分離，只有這樣，才能保證人才檔案信息化管理制度的順利推行。

作者:王利華 單位:威海職業(yè)學(xué)院