第一篇：13.《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》

國家檔案局辦公室文件

檔辦發(fā)〔2014〕7號(hào)

國家檔案局辦公室關(guān)于印發(fā)

《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》的通知

各省、自治區(qū)、直轄市檔案局、館，各計(jì)劃單列市檔案局、館，新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)檔案局、館，中央和國家機(jī)關(guān)各部委檔案部門，總參辦公廳保密檔案局、解放軍檔案館、武警部隊(duì)司令部辦公室，各人民團(tuán)體檔案部門，各中央企業(yè)檔案部門，中國照片檔案館，中國人民大學(xué)檔案學(xué)院：

為加強(qiáng)檔案數(shù)字化外包安全管理，我局組織制定了《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》?，F(xiàn)印發(fā)給你們，請(qǐng)結(jié)合實(shí)際遵照?qǐng)?zhí)行。

國家檔案局辦公室 2014年12月8日

檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范

1.總則

1.1為加強(qiáng)檔案數(shù)字化外包安全管理，確保檔案數(shù)字化過程中檔案實(shí)體與信息安全，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，制定本《規(guī)范》。

1.2各級(jí)各類檔案館、室等檔案部門（以下簡稱“檔案部門”）開展檔案數(shù)字化外包工作，具有獨(dú)立法人身份的檔案數(shù)字化加工服務(wù)機(jī)構(gòu)（以下簡稱“數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)”）承擔(dān)檔案數(shù)字化外包服務(wù)，應(yīng)遵循本《規(guī)范》開展安全管理工作。檔案部門自行開展檔案數(shù)字化時(shí)，可參照本《規(guī)范》實(shí)施安全管理。

1.3本《規(guī)范》所稱數(shù)字化外包檔案指非涉密檔案，涉密檔案數(shù)字化按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

1.4檔案數(shù)字化外包安全管理應(yīng)按照“安全第一、預(yù)防為主”的原則，采取科學(xué)有效的安全管理措施，應(yīng)用確保檔案安全的技術(shù)手段，建立權(quán)責(zé)明確、覆蓋檔案數(shù)字化全過程的崗位責(zé)任制，對(duì)檔案數(shù)字化全過程實(shí)行嚴(yán)格監(jiān)督和管理，確保檔案實(shí)體與信息安全。2.檔案部門的安全管理

2.1成立由主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)同志參加的檔案數(shù)字化外包管理組織，明確檔案數(shù)字化管理的部門、人員及其職責(zé)。

2.2根據(jù)檔案數(shù)字化總體規(guī)劃，確定數(shù)字化外包檔案的范圍，提出檔案數(shù)字化外包安全管理要求和技術(shù)指標(biāo)。

2.3提出檔案數(shù)字化外包招標(biāo)文件中有關(guān)安全管理的要求，協(xié)助制定招標(biāo)文件，審定合同。

2.4對(duì)數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的相關(guān)資質(zhì)、業(yè)績、人員、設(shè)備和加工軟件等進(jìn)行考察，并了解是否存在違約行為、安全事故等不良記錄。在同等條件下，應(yīng)優(yōu)先選用具有與數(shù)字化加工相關(guān)涉密資質(zhì)的數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)。

2.5建立檔案數(shù)字化安全保密制度，與數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)簽訂安全保密協(xié)議，并對(duì)檔案數(shù)字化加工人員進(jìn)行安全保密教育。

2.6制定檔案實(shí)體交接、數(shù)字化加工過程管理、數(shù)字化成果驗(yàn)收與交接、存儲(chǔ)介質(zhì)管理、檔案實(shí)體保護(hù)等操作規(guī)程或規(guī)章制度。

2.7建立檔案數(shù)字化外包項(xiàng)目管理檔案，記錄檔案部門和數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)實(shí)施檔案數(shù)字化外包項(xiàng)目的全過程。

2.8建立監(jiān)管機(jī)制，對(duì)數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的保密、安全措施落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查，防止檔案實(shí)體受損、丟失，杜絕數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)擅自復(fù)制、留存、使用檔案信息的行為。

3.數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的安全管理

3.1數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)必須具有工商管理部門核發(fā)的有效營業(yè)執(zhí)照，業(yè)務(wù)范圍必須包括檔案數(shù)字化加工或數(shù)據(jù)處理類項(xiàng)目。

3.2數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的法人必須是中華人民共和國境內(nèi)注冊(cè)的企業(yè)法人或事業(yè)單位法人，股東及工作人員必須為中華人民共和國境內(nèi)公民，國家另有規(guī)定的除外。

3.3數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的工作人員必須提供本人身份證明和公安部門提供的無犯罪記錄證明，必要時(shí)提供政審材料。

3.4數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)必須與其工作人員簽訂符合國家勞動(dòng)法律法規(guī)要求的勞動(dòng)合同。3.5數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的人員數(shù)量與素質(zhì)、技術(shù)與管理水平、設(shè)施與設(shè)備狀況能夠滿足擬承擔(dān)項(xiàng)目的要求。

3.6數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)必須制定并執(zhí)行數(shù)字化安全保密制度，制定并執(zhí)行檔案實(shí)體交接、數(shù)字化加工過程管理、數(shù)字化成果驗(yàn)收與交接、存儲(chǔ)介質(zhì)管理、檔案實(shí)體保護(hù)等操作規(guī)范和管理制度。

3.7數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立安全崗位責(zé)任制，配備專人負(fù)責(zé)安全保密工作。3.8數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)工作人員進(jìn)行安全保密教育和必要的上崗培訓(xùn)，并與工作人員簽訂保密協(xié)議，明確規(guī)定工作人員不得閱讀、摘抄、外泄檔案內(nèi)容和其他安全保密責(zé)任、義務(wù)。安全保密協(xié)議應(yīng)報(bào)送檔案部門備案。

3.9數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)必須積極支持、配合檔案行政管理部門的安全保密檢查。4.數(shù)字化場(chǎng)所的安全管理

4.1數(shù)字化加工場(chǎng)所一般設(shè)在檔案部門獨(dú)立、可封閉的建筑內(nèi)。

4.2數(shù)字化加工場(chǎng)所應(yīng)符合防盜、防火、防塵、防水、防潮、防高溫、防日光及紫外線照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。

4.3數(shù)字化加工場(chǎng)所應(yīng)配備滿足安全管理需要的視頻監(jiān)控設(shè)備，確保檔案暫存處、數(shù)字化加工工位、服務(wù)器、數(shù)據(jù)導(dǎo)出端及門窗等無監(jiān)控死角；視頻監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)由檔案部門專人負(fù)責(zé)，數(shù)字化加工場(chǎng)所設(shè)于檔案部門之外的，檔案部門應(yīng)定期檢查視頻監(jiān)控系統(tǒng)，數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)將視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)移交檔案部門保存；視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)自產(chǎn)生之日起保存不少于6個(gè)月；檔案部門應(yīng)定期對(duì)視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)進(jìn)行回放檢查，在刪除視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)之前，要留存視頻回放安全檢查記錄。

4.4數(shù)字化加工場(chǎng)所應(yīng)配備符合國家標(biāo)準(zhǔn)并滿足工作需要的檔案裝具，用于分別存放待數(shù)字化處理和已數(shù)字化處理的檔案。

4.5數(shù)字化加工場(chǎng)所須封斷所有檔案數(shù)字化加工設(shè)備的無線網(wǎng)絡(luò)功能，并定期進(jìn)行相關(guān)檢測(cè)。

4.6數(shù)字化工作人員存放隨身物品要有專用儲(chǔ)物箱柜，并與檔案裝具分區(qū)放置；數(shù)字化加工場(chǎng)所不得有非工作需要的私人物品，包括照相機(jī)、攝像機(jī)、手機(jī)、錄音機(jī)、筆記本電腦、平板電腦等各類電子設(shè)備和各類移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)；嚴(yán)禁擅自將數(shù)字化加工場(chǎng)所內(nèi)的物品帶離現(xiàn)場(chǎng)。4.7工作人員要掛牌上崗，接受身份核查登記和安全檢查，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入數(shù)字化加工場(chǎng)所。

4.8工作人員不得在數(shù)字化加工場(chǎng)所內(nèi)從事與數(shù)字化無關(guān)的活動(dòng)，嚴(yán)禁在數(shù)字化加工區(qū)內(nèi)喝水、進(jìn)食、吸煙等，嚴(yán)禁攜帶火種進(jìn)入數(shù)字化加工場(chǎng)所。

4.9檔案部門和數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)指定有關(guān)人員經(jīng)常對(duì)數(shù)字化加工場(chǎng)所進(jìn)行巡查，確保有關(guān)數(shù)字化加工和管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和操作規(guī)范得到切實(shí)貫徹和執(zhí)行。

5.數(shù)字化加工設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與數(shù)據(jù)載體的安全管理

5.1檔案數(shù)字化加工過程中建議使用檔案部門提供的相關(guān)設(shè)備，使用數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)設(shè)備的，檔案部門應(yīng)當(dāng)對(duì)其進(jìn)行必要的安全檢查。

5.2檔案數(shù)字化加工使用的計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，必須采用技術(shù)手段或?qū)I(yè)物理設(shè)備封閉所有不必要的信息輸出裝置或端口，如USB接口、紅外線、藍(lán)牙、SCSI接口、光驅(qū)接口等，封閉的裝置或端口要定期進(jìn)行檢查。

5.3檔案數(shù)字化加工過程中推薦使用國產(chǎn)設(shè)備并使用正版軟件。數(shù)據(jù)安全與網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控軟硬件必須使用通過國家安全認(rèn)證的國產(chǎn)品牌產(chǎn)品。除必要的操作系統(tǒng)、殺毒軟件、加工軟件和第三方安全管理軟件外，檔案數(shù)字化加工計(jì)算機(jī)不允許安裝任何與加工無關(guān)的軟件。

5.4檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)要與其他網(wǎng)絡(luò)物理隔離，禁止使用無線網(wǎng)卡、無線鍵盤、無線鼠標(biāo)等設(shè)備。

5.5檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中應(yīng)配備具有權(quán)限管理、設(shè)備管理、端口管理、日志管理和安全審計(jì)等功能的數(shù)字化加工安全保護(hù)系統(tǒng)，準(zhǔn)確記錄授權(quán)用戶的訪問行為、設(shè)備接入和電子檔案信息流向等信息。

5.6檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)應(yīng)具備流程定義、任務(wù)分配、過程跟蹤、質(zhì)量檢測(cè)、成品制作、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份管理等功能，并分別設(shè)置管理員、保密員、審計(jì)員，實(shí)行“三員分離”。

5.7檔案數(shù)字化加工過程中建議由檔案部門提供計(jì)算機(jī)等設(shè)備的硬盤、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)以及無法確保數(shù)據(jù)可靠清除的設(shè)備，并逐一進(jìn)行檢查、登記。數(shù)字化工作完成后，這些設(shè)備必須交由檔案部門統(tǒng)一保管或銷毀，嚴(yán)禁擅自帶走。5.8用于檔案數(shù)字化加工的設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)嚴(yán)禁與其他設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)交叉使用，非數(shù)字化專用的設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)嚴(yán)禁帶入數(shù)字化加工場(chǎng)所。

5.9檔案數(shù)字化過程中使用的移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)和刻錄設(shè)備應(yīng)由檔案部門指定專人保管，并對(duì)使用情況進(jìn)行記錄。檔案數(shù)字化成果的拷貝和刻錄應(yīng)相對(duì)集中。檔案部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)數(shù)量的清點(diǎn)，數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)完成拷貝或刻錄的數(shù)據(jù)介質(zhì)（包括損壞的數(shù)據(jù)介質(zhì)）應(yīng)及時(shí)交接給檔案部門指定的人員，并辦理交接手續(xù)。

5.10檔案數(shù)字化設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)不得擅自送外維修，必須送外維修的應(yīng)辦理書面審批手續(xù)，并由檔案部門人員現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督。

5.11處理尚未開放檔案的信息設(shè)備的管理和使用應(yīng)符合國家有關(guān)秘密載體管理和使用的相關(guān)規(guī)定。6.檔案實(shí)體的安全管理

6.1檔案部門要對(duì)擬數(shù)字化的檔案進(jìn)行涉密性、完整性、有序性及檔案實(shí)體與目錄的一致性檢查。涉密檔案要予以篩除，檔案實(shí)體破損、殘缺的要進(jìn)行登記與處理，檔案實(shí)體與文件目錄不對(duì)應(yīng)的要進(jìn)行必要的記錄或標(biāo)示。

6.2檔案部門人員應(yīng)按照工作計(jì)劃分批調(diào)檔，并與數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案接收人員進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，雙方確認(rèn)準(zhǔn)確無誤后填寫檔案交接清單一式兩份，注明交接檔案的內(nèi)容、數(shù)量、狀況、交接時(shí)間和經(jīng)辦人等。

6.3檔案數(shù)字化加工不得損毀檔案，出現(xiàn)檔案損毀的，需按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰，并進(jìn)行修復(fù)和登記。需要拆裝檔案時(shí)，應(yīng)盡可能地保持檔案原貌。

6.4檔案數(shù)字化過程中要建立檔案流程單，流程單包括檔號(hào)、加工工序、設(shè)備編號(hào)、數(shù)量、經(jīng)手人、加工時(shí)間等，數(shù)字化加工過程中檔案流程單應(yīng)與檔案實(shí)體同步流轉(zhuǎn)。

6.5檔案數(shù)字化過程中發(fā)現(xiàn)有涉密標(biāo)識(shí)且無解密標(biāo)識(shí)的檔案，數(shù)字化外包服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)停止該檔案的數(shù)字化加工，在登記目錄后立即將檔案移交檔案部門。

6.6正在進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案必須每天入庫（柜），不得在加工工位上留存過夜。

6.7數(shù)字化檔案要專人專柜保管，數(shù)字化加工完畢的檔案要及時(shí)歸還入庫。對(duì)于離庫時(shí)間較長或有蟲霉隱患的檔案，應(yīng)進(jìn)行消毒殺蟲處理。7.檔案數(shù)字化成果移交接收與設(shè)備處理的安全管理

7.1檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，檔案部門應(yīng)組織專業(yè)人員按照本《規(guī)范》的要求，對(duì)向檔案部門移交的數(shù)字化加工介質(zhì)（如存儲(chǔ)介質(zhì)、移動(dòng)介質(zhì)、備份介質(zhì)等）、加工監(jiān)控視頻回放安全檢查記錄、檔案實(shí)體出入庫交接記錄、加工人員變更記錄等進(jìn)行安全保密專項(xiàng)驗(yàn)收；凡未開展安全保密專項(xiàng)驗(yàn)收或驗(yàn)收不合格的，不得對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行總體驗(yàn)收。

7.2檔案數(shù)字化成果必須通過完整性、準(zhǔn)確性、可用性和安全性檢測(cè)，檢測(cè)合格后雙方辦理數(shù)據(jù)交接手續(xù)。

7.3檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)會(huì)同檔案部門拆除其自帶加工設(shè)備中的硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)，并將其與數(shù)字化過程中使用過的其他移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)一起移交給檔案部門，并辦理相關(guān)移交手續(xù)。

7.4檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，檔案部門必須組織專業(yè)人員對(duì)數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)所用的設(shè)備進(jìn)行檢查，以確保其設(shè)備中無信息留存。凡存有信息的，必須作清除信息的安全處理。

7.5數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)將檔案數(shù)字化過程中形成的日志、記錄等原始記錄材料移交檔案部門，作為項(xiàng)目檔案內(nèi)容進(jìn)行管理。

第二篇：紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范DAT31-2017

紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范DA/T31—2017 分享 / 打印 / 放大字體 / 縮小字體

發(fā)布機(jī)構(gòu)：萬源市檔案局

發(fā)布日期：2018-04-16

紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范DA/T31—2017

前言

本標(biāo)準(zhǔn)按照GB/T 1.1-2009給出的規(guī)則起草。本標(biāo)準(zhǔn)替代DA/T 31-2005《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》。

本標(biāo)準(zhǔn)與DA/T 31-2005相比，主要技術(shù)變化如下： ——標(biāo)題進(jìn)行了修改；

——增強(qiáng)組織與管理部分的內(nèi)容，完善數(shù)字化工作中管理相關(guān)要求； ——增強(qiáng)數(shù)字化前處理部分的內(nèi)容，包括對(duì)實(shí)體檔案保護(hù)和檔案規(guī)范化管理方面的要求；

——增加數(shù)字化過程中元數(shù)據(jù)采集的要求； ——修改了檔案掃描部分參數(shù)要求；

——修改了圖像處理部分內(nèi)容，更加強(qiáng)調(diào)保持檔案原貌的要求； ——細(xì)化了數(shù)字化成果驗(yàn)收的內(nèi)容；

——?jiǎng)h除原標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)備份和數(shù)字化成果管理相關(guān)內(nèi)容。本標(biāo)準(zhǔn)由國家檔案局提出并歸口。本標(biāo)準(zhǔn)起草單位：國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所、國家檔案局信息管理中心、國家檔案局技術(shù)部。

本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人：王良城、馬淑桂、郝晨輝、程春雨、杜琳琳、蔡偉、宋涌、王大眾、田軍、曹燕、李華峰。本標(biāo)準(zhǔn)所代替標(biāo)準(zhǔn)的歷次版本發(fā)布情況為： ——DA/T 31—2005。

引

言

DA/T 31-2005的發(fā)布實(shí)施，從技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)方面對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作提出了要求，很好的促進(jìn)了紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作向科學(xué)化、規(guī)范化的方向發(fā)展，在檔案信息化工作中發(fā)揮了重要作用。

由于紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作所依賴的信息技術(shù)發(fā)展迅速，經(jīng)過10年的時(shí)間，數(shù)字化設(shè)備、存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)條件都發(fā)生了較大變化，同時(shí)，紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作管理方法和管理理念等都在不斷更新、發(fā)展。因此，及時(shí)對(duì)本標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行修訂，適時(shí)調(diào)整相關(guān)要求，從檔案行業(yè)層面科學(xué)規(guī)范紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

標(biāo)準(zhǔn)本次修訂更加注重我國紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作自身的特點(diǎn)，結(jié)合目前信息技術(shù)發(fā)展的水平，提出適用于檔案行業(yè)的紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的規(guī)范性要求。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范 范圍 本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)和管理要求。本標(biāo)準(zhǔn)適用于采用掃描設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工過程的管理。規(guī)范性引用文件

下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。

GB/T 20530-2006 文獻(xiàn)檔案資料數(shù)字化工作導(dǎo)則 DA/T 1 檔案工作基本術(shù)語 DA/T 18 檔案著錄規(guī)則

ISO/TR 13028 信息與文獻(xiàn) 檔案數(shù)字化實(shí)施指南（Information and Documentation — Implementation guidelines for digitization of records）術(shù)語和定義

GB/T 20530-2006、DA/T

1、DA/T 18界定的以及下列術(shù)語和定義適用于本文件。

3.1數(shù)字化 digitization

利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)的處理過程。3.2數(shù)字圖像digital image

表示實(shí)物圖像的整數(shù)陣列。一個(gè)二維或更高維的采樣并量化的函數(shù)，由相同維數(shù)的連續(xù)圖像產(chǎn)生。

3.3紙質(zhì)檔案數(shù)字化digitization of paper-based records 采用掃描儀等設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，使其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數(shù)字圖像，并按照紙質(zhì)檔案的內(nèi)在聯(lián)系，建立起目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像關(guān)聯(lián)關(guān)系的處理過程。

3.4分辨率resolution

單位長度內(nèi)圖像包含的點(diǎn)數(shù)或像素?cái)?shù)，一般用每英寸點(diǎn)數(shù)(dpi)表示。總則

4.1 各單位應(yīng)根據(jù)檔案的珍貴程度、開放程度、利用率、亟待搶救程度、數(shù)字化資金情況等因素統(tǒng)籌規(guī)劃、科學(xué)開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作。紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的開展應(yīng)遵循ISO/TR 13028和GB/T 20530提出的要求和建議。

4.2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括：數(shù)字化前處理、目錄數(shù)據(jù)庫建立、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗(yàn)收與移交等。

4.3 應(yīng)采取有效的管理和技術(shù)手段，確保紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果質(zhì)量。紙質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)遵循檔案管理的客觀規(guī)律，真實(shí)反映檔案內(nèi)容，最大程度地展現(xiàn)檔案原貌。

4.4 紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)保存數(shù)字化項(xiàng)目信息、技術(shù)環(huán)境、數(shù)字化各類技術(shù)參數(shù)等方面的元數(shù)據(jù)。元數(shù)據(jù)元素的確定應(yīng)符合ISO/TR 13028提出的要求。4.5 應(yīng)加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全管理，確保檔案實(shí)體和檔案信息的安全。

4.6 加工涉密檔案時(shí)，應(yīng)按照涉密檔案相關(guān)保密要求開展工作。

5．組織與管理

5.1 機(jī)構(gòu)及人員

5.1.1 應(yīng)建立紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作組織，對(duì)數(shù)字化工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實(shí)施、協(xié)調(diào)管理、安全保障、技術(shù)保障、監(jiān)督檢查、成果驗(yàn)收等，確保數(shù)字化工作的順利開展。

5.1.2 應(yīng)配備具有相應(yīng)能力的工作人員，包括熟悉檔案業(yè)務(wù)并具有較高的調(diào)查研究水平和良好的組織領(lǐng)導(dǎo)能力的管理人員，熟悉相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范并能夠?yàn)榧堎|(zhì)檔案數(shù)字化工作各環(huán)節(jié)提供技術(shù)支持的技術(shù)人員，掌握一定數(shù)字化基礎(chǔ)知識(shí)并熟悉本職工作的操作人員等。應(yīng)通過科學(xué)規(guī)范的管理制度，對(duì)工作人員進(jìn)行規(guī)范化管理。為強(qiáng)化數(shù)字化工作的安全性，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)外聘工作人員的審核。

5.2 基礎(chǔ)設(shè)施

5.2.1 應(yīng)配備專用加工場(chǎng)地，并進(jìn)行合理布局，形成檔案存放、數(shù)字化前處理、檔案著錄、檔案掃描、圖像處理、質(zhì)量檢查等工作區(qū)域。5.2.2 加工場(chǎng)地的選擇及溫濕度等環(huán)境的控制不應(yīng)不利于檔案實(shí)體的保護(hù)。場(chǎng)地內(nèi)應(yīng)配備可覆蓋全部場(chǎng)地的防火、防水、防有害生物、防盜報(bào)警、視頻監(jiān)控等安全管理的設(shè)施設(shè)備。

5.2.3 應(yīng)合理規(guī)劃、配備和管理紙質(zhì)檔案數(shù)字化設(shè)施設(shè)備，確保設(shè)施設(shè)備安全、先進(jìn)，能夠滿足數(shù)字化工作的需要。

5.3 工作方案

5.3.1 應(yīng)在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，制定科學(xué)合理的工作方案，確保紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。

5.3.2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案應(yīng)包括數(shù)字化對(duì)象、工作目標(biāo)、工作內(nèi)容、成本核算、數(shù)字化技術(shù)方法和主要技術(shù)指標(biāo)、驗(yàn)收依據(jù)、人員安排、責(zé)任分工、進(jìn)度安排、安全管理措施等內(nèi)容。數(shù)字化對(duì)象的確定應(yīng)綜合考慮檔案的珍貴程度、開放程度、利用率、亟待搶救程度、數(shù)字化資金情況等因素。

5.3.3 宜對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案進(jìn)行專家論證，確保其科學(xué)、規(guī)范、合理。

5.3.4 紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案應(yīng)經(jīng)審批后嚴(yán)格執(zhí)行。工作方案審批結(jié)果應(yīng)與數(shù)字化工作過程中形成的其他文件一并保存。

5.4 管理制度

5.4.1 應(yīng)制定科學(xué)化、規(guī)范化的管理制度，并在工作過程中嚴(yán)格執(zhí)行，以有效保障檔案安全和紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果質(zhì)量。5.4.2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理制度應(yīng)包含崗位管理、人員管理、場(chǎng)地管理、設(shè)備管理、數(shù)據(jù)管理、檔案實(shí)體管理等方面的制度。

崗位管理制度主要規(guī)定數(shù)字化工作各崗位的工作目標(biāo)和職責(zé)，形成明確的崗位業(yè)務(wù)流程規(guī)范、考核標(biāo)準(zhǔn)、獎(jiǎng)懲辦法等；人員管理制度主要對(duì)人員的安全責(zé)任、日常行為、外聘人員信息審核及管理、非工作人員來訪登記等進(jìn)行規(guī)范；場(chǎng)地管理制度主要對(duì)人員出入和工作場(chǎng)地內(nèi)基礎(chǔ)設(shè)施、環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)、監(jiān)控設(shè)施、現(xiàn)場(chǎng)物品、證件等的管理進(jìn)行規(guī)范；設(shè)備管理制度主要對(duì)數(shù)字化工作各環(huán)節(jié)涉及的全部設(shè)備的管理進(jìn)行規(guī)范；數(shù)據(jù)管理制度主要對(duì)數(shù)字化各環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)的管理進(jìn)行規(guī)范；檔案實(shí)體管理制度主要對(duì)檔案實(shí)體在數(shù)字化過程中的交接、管理、存放等工作進(jìn)行規(guī)范。

5.5 工作流程控制

5.5.1 應(yīng)依據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)和各類技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，制定相關(guān)的工作流程和各環(huán)節(jié)操作規(guī)范等，對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化全過程進(jìn)行有效的控制，確保數(shù)字化成果質(zhì)量。紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程示例參見附錄A。

5.5.2 應(yīng)加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的全流程安全管理。5.5.3 應(yīng)建立完善的問題反饋機(jī)制，對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作過程中后端環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)前端環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的問題進(jìn)行及時(shí)反饋和修正。

5.6 工作文件管理 5.6.1 應(yīng)根據(jù)情況制定符合實(shí)際要求的紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作文件，以此加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化工作的管理。主要包括紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案、紙質(zhì)檔案數(shù)字化審批書、紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程單、數(shù)據(jù)驗(yàn)收單、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果移交清單等，采取外包方式實(shí)施時(shí)，還應(yīng)包括項(xiàng)目招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、項(xiàng)目合同、保密協(xié)議等。部分工作單示例參見附錄B。

5.6.2 應(yīng)加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作文件的管理，明確數(shù)字化工作過程中形成的工作文件的整理、歸檔、移交等管理要求。

5.7 檔案數(shù)字化外包

5.7.1 紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作如需外包，檔案部門應(yīng)從企業(yè)性質(zhì)、股東組成、安全保密、企業(yè)規(guī)模、注冊(cè)資金情況等方面嚴(yán)格審查數(shù)字化加工企業(yè)的相關(guān)資質(zhì)；按照GB/T 20530-2006第5章的要求評(píng)估數(shù)字化加工企業(yè)的技術(shù)能力；從規(guī)章制度的建立健全程度等方面考查加工企業(yè)的管理能力。

5.7.2 在項(xiàng)目實(shí)施過程中，應(yīng)依據(jù)《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》（檔辦發(fā)[2014]7號(hào)），從檔案部門、數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)、數(shù)字化場(chǎng)所、數(shù)字化加工設(shè)備、檔案實(shí)體、數(shù)字化成果移交接收與設(shè)備處理等層面執(zhí)行嚴(yán)格的安全管理要求。

5.7.3 檔案部門應(yīng)指派專門人員參與紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包業(yè)務(wù)的監(jiān)督、指導(dǎo)，完成質(zhì)量監(jiān)控、進(jìn)度監(jiān)控、投資監(jiān)控、安全監(jiān)控和協(xié)調(diào)溝通等方面的工作。檔案出庫

6.1 檔案保管部門應(yīng)按照紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案確定的數(shù)字化對(duì)象開展檔案調(diào)取、清點(diǎn)、登記等前期準(zhǔn)備工作，并提交檔案出庫申請(qǐng)，經(jīng)相關(guān)責(zé)任人批準(zhǔn)后，嚴(yán)格按照檔案庫房管理規(guī)定為數(shù)字化對(duì)象辦理出庫相關(guān)手續(xù)，并與數(shù)字化部門共同清點(diǎn)無誤后，對(duì)檔案進(jìn)行交接出庫。

6.2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)設(shè)置距離數(shù)字化加工場(chǎng)所較近的保管庫用以臨時(shí)存放紙質(zhì)檔案，并對(duì)紙質(zhì)檔案的領(lǐng)取與歸還進(jìn)行嚴(yán)格管理，認(rèn)真做好檢查、清點(diǎn)、登記等工作，確保紙質(zhì)檔案的安全。數(shù)字化前處理

7.1 確定掃描頁

原則上應(yīng)將確定為數(shù)字化對(duì)象的紙質(zhì)檔案全部掃描，不宜進(jìn)行挑掃。如有不需要掃描的頁面應(yīng)加以標(biāo)注。

7.2 編制頁號(hào)

7.2.1 應(yīng)對(duì)沒有頁號(hào)或頁號(hào)不正確的檔案重新編制頁號(hào)。7.2.2 重新編制頁號(hào)時(shí)，應(yīng)在統(tǒng)一位置書寫頁號(hào)，且不壓蓋檔案內(nèi)容。

7.2.3 書寫頁號(hào)所使用的筆、墨等不應(yīng)破壞檔案原件 或?qū)n案長期保存造成影響。

7.2.4 應(yīng)將破損頁面、缺頁等特殊情況進(jìn)行登記。

7.3 目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

7.3.1 按照目錄數(shù)據(jù)庫建立時(shí)制定的數(shù)據(jù)規(guī)則，對(duì)照檔案原件內(nèi)容，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。

7.3.2 對(duì)需在目錄數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行標(biāo)記的情況進(jìn)行標(biāo)記。

7.4 拆除裝訂

應(yīng)以對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)為原則確定是否拆除裝訂。如需拆除裝訂物，應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害，并對(duì)排列順序不準(zhǔn)確的檔案進(jìn)行重排。特殊裝訂且拆除裝訂后需恢復(fù)的檔案，在拆除裝訂物時(shí)應(yīng)采用拍照等方式記錄檔案原貌，以便于恢復(fù)。

7.5 技術(shù)修復(fù)

7.5.1 破損嚴(yán)重或其他無法直接進(jìn)行掃描的紙質(zhì)檔案，應(yīng)先由專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行技術(shù)修復(fù)。

7.5.2 折皺不平影響掃描質(zhì)量的紙質(zhì)檔案應(yīng)先進(jìn)行壓平等相應(yīng)技術(shù)處理。目錄數(shù)據(jù)庫建立

8.1 應(yīng)制定目錄數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)規(guī)則，包括數(shù)據(jù)字段長度、字段類型、字段內(nèi)容要求等。目錄數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)規(guī)則的制定應(yīng)符合DA/T 18對(duì)檔案著錄的要求。在紙質(zhì)檔案目錄準(zhǔn)備與目錄數(shù)據(jù)庫建立工作中均應(yīng)嚴(yán)格遵守。

8.2 數(shù)據(jù)庫選擇應(yīng)考慮可轉(zhuǎn)換為通用數(shù)據(jù)格式，以便于數(shù)據(jù)交換。8.3 數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)應(yīng)特別注意保持檔案的內(nèi)在聯(lián)系，有利于紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的管理和利用。

8.4 將紙質(zhì)檔案數(shù)字化前處理工作中對(duì)紙質(zhì)檔案目錄進(jìn)行修改、補(bǔ)充的結(jié)果錄入數(shù)據(jù)庫，形成準(zhǔn)確、完整的目錄數(shù)據(jù)。

8.5 可采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)校對(duì)與人工校對(duì)相結(jié)合的方式，對(duì)目錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量進(jìn)行檢查，包括著錄項(xiàng)目的完整性、著錄內(nèi)容的規(guī)范性和準(zhǔn)確性等。發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修改。檔案掃描

9.1 基本要求

檔案掃描應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案原件實(shí)際情況、數(shù)字化目的、數(shù)字化規(guī)模、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和存儲(chǔ)條件等選擇相應(yīng)的掃描設(shè)備，和進(jìn)行相關(guān)參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整。參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整應(yīng)保證掃描后數(shù)字圖像清晰、完整、不失真，圖像效果最接近檔案原貌。

9.2 掃描設(shè)備 9.2.1 掃描設(shè)備的選擇應(yīng)特別注意對(duì)檔案實(shí)體的保護(hù)，盡量采用對(duì)檔案實(shí)體破壞性小的掃描設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化。9.2.2 超出所使用掃描儀掃描尺寸的檔案可采用更大幅面掃描儀進(jìn)行掃描，也可以采用小幅面掃描儀分幅掃描后進(jìn)行圖像拼接的方式處理。分幅掃描時(shí)，相鄰圖像之間應(yīng)留有足夠的重疊，并且采用標(biāo)版等方式明確說明分幅方法；若后期采用軟件自動(dòng)拼接的方式，重疊尺寸建議不小于單幅圖像對(duì)應(yīng)原件尺寸的1/3。

9.2.3 應(yīng)遵循相關(guān)設(shè)備的使用規(guī)律進(jìn)行定期維護(hù)、保養(yǎng)。

9.3 掃描色彩模式

9.3.1 為最大限度保留檔案原件信息，便于多種方式的利用，宜全部采用彩色模式進(jìn)行掃描。

9.3.2 頁面中有紅頭、印章或插有照片、彩色插圖、多色彩文字等的檔案，應(yīng)采用彩色模式進(jìn)行掃描。

9.3.3 頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，也可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。

9.3.4 頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，也可采用灰度模式掃描。

9.4 掃描分辨率

9.4.1 掃描分辨率的選擇，應(yīng)保證掃描后圖像清晰、完整，并綜合考慮數(shù)字圖像后期利用方式等因素。9.4.2 掃描分辨率應(yīng)不小于200dpi。如文字偏小、密集、清晰度較差時(shí)，建議掃描分辨率不小于300dpi。

9.4.3 如有COM輸出、仿真復(fù)制、印刷出版等其他用途時(shí)，可根據(jù)需要調(diào)整掃描分辨率。需要進(jìn)行COM輸出的檔案，掃描分辨率建議不小于于300 dpi；需要進(jìn)行高精度仿真復(fù)制的檔案，掃描分辨率建議不小于600 dpi；需要進(jìn)行印刷出版的檔案，可結(jié)合檔案幅面、印刷出版幅面、印刷精度要求等選擇合適的分辨率。

9.5 存儲(chǔ)格式

9.5.1 紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像長期保存格式為TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式，圖像壓縮率的選擇可根據(jù)實(shí)際應(yīng)用的需求而定。

9.5.2 紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像利用時(shí)，也可從網(wǎng)絡(luò)瀏覽速度、易操作性、存儲(chǔ)空間占用等方面進(jìn)行綜合考慮，將圖像轉(zhuǎn)換為PDF等其他格式。

9.5.3 同一批檔案應(yīng)采用相同的存儲(chǔ)格式。

9.6 圖像命名

9.6.1 應(yīng)以檔號(hào)為基礎(chǔ)對(duì)數(shù)字圖像命名。圖像命名方式的選擇應(yīng)確保圖像命名的唯一性。

9.6.2 建議將數(shù)字圖像存儲(chǔ)為單頁文件，并按檔號(hào)與圖像流水號(hào)的組合對(duì)圖像命名。

9.6.3 數(shù)字圖像確需存儲(chǔ)為多頁文件時(shí)，可采用該檔案的檔號(hào)對(duì)圖像命名。

9.6.4 應(yīng)科學(xué)建立紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像的存儲(chǔ)路徑，確保數(shù)據(jù)掛接的準(zhǔn)確性。圖像處理

10.1 圖像拼接

對(duì)分幅掃描形成的多幅數(shù)字圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像，以保證紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像的整體性。拼接時(shí)應(yīng)確保拼接處平滑地融合，拼接后整幅圖像無明顯拼接痕跡。

10.2 旋轉(zhuǎn)及糾偏

對(duì)不符合閱讀方向的數(shù)字圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原。對(duì)出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，以達(dá)到視覺上基本不感覺偏斜為準(zhǔn)。

10.3 裁邊

如需對(duì)數(shù)字圖像進(jìn)行裁邊處理，應(yīng)在距頁邊最外延至少2至3毫米處裁剪圖像。

10.4 去污

如需對(duì)數(shù)字圖像進(jìn)行去污處理，以去除在掃描過程中產(chǎn)生的污點(diǎn)、污線、黑邊等影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，應(yīng)遵循展現(xiàn)檔案原貌的原則，處理過程中不得去除檔案頁面原有的紙張褪變斑點(diǎn)、水漬、污點(diǎn)、裝訂孔等痕跡。

10.5 圖像質(zhì)量檢查

10.5.1 數(shù)字圖像不完整、無法清晰識(shí)別或圖像失真度較大時(shí)，應(yīng)重新掃描。

10.5.2 對(duì)于漏掃、重掃、多掃等情況，應(yīng)及時(shí)改正。

10.5.3 數(shù)字圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

10.5.4 對(duì)數(shù)字圖像拼接、旋轉(zhuǎn)及糾偏、裁邊、去污等處理情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行圖像處理。數(shù)據(jù)掛接

11.1 應(yīng)借助相關(guān)軟件對(duì)數(shù)據(jù)庫中的目錄數(shù)據(jù)與其對(duì)

應(yīng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像進(jìn)行掛接，以實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像的關(guān)聯(lián)。

11.2 逐條對(duì)掛接結(jié)果進(jìn)行檢查，包括目錄數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像對(duì)應(yīng)的準(zhǔn)確性、已掛接數(shù)字圖像與實(shí)際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字圖像是否能正常打開等，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)進(jìn)行糾正。數(shù)字化成果驗(yàn)收與移交

12.1 驗(yàn)收方式

12.1.1 建議檔案部門成立專門的驗(yàn)收組對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果進(jìn)行驗(yàn)收。

12.1.2 應(yīng)采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)與人工檢驗(yàn)相結(jié)合的方式對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果進(jìn)行驗(yàn)收檢驗(yàn)。

12.2 驗(yàn)收內(nèi)容

12.2.1 紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果包括數(shù)字圖像、檔案目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、數(shù)字化工作中產(chǎn)生的工作文件、存儲(chǔ)載體等。

12.2.2 應(yīng)對(duì)目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)收，主要包括數(shù)據(jù)庫中各條目的內(nèi)容、格式等的準(zhǔn)確程度、必填項(xiàng)是否填寫等。

12.2.3 應(yīng)對(duì)元數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)收，主要包括元數(shù)據(jù)元素的完整性和賦值規(guī)范性等。

12.2.4 應(yīng)對(duì)數(shù)字圖像進(jìn)行驗(yàn)收，主要包括數(shù)字化參

數(shù)、存儲(chǔ)路徑、命名的準(zhǔn)確性、圖像的完整性、排列順序的準(zhǔn)確性、圖像質(zhì)量等。

12.2.5 應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)掛接進(jìn)行驗(yàn)收，主要包括目錄數(shù)據(jù)與其對(duì)應(yīng)的數(shù)字圖像的掛接的準(zhǔn)確性等。

12.2.6 應(yīng)對(duì)工作文件進(jìn)行驗(yàn)收，主要包括工作文件的完整性、規(guī)范性等。

12.2.7 應(yīng)對(duì)存儲(chǔ)載體進(jìn)行驗(yàn)收，主要包括載體的可用性、有無病毒等。

12.3 驗(yàn)收指標(biāo)

能夠采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)的項(xiàng)目應(yīng)采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)的方式進(jìn)行100%檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格率應(yīng)為100%。對(duì)于無法用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)的項(xiàng)目，可根據(jù)情況以件或卷為單位采用抽檢的方式進(jìn)行人工檢驗(yàn)。抽檢比率不得低于5%，對(duì)于數(shù)據(jù)庫條目與數(shù)字圖像內(nèi)容對(duì)應(yīng)的準(zhǔn)確性，抽檢合格率應(yīng)為100%，其他內(nèi)容的抽檢合格率應(yīng)不低于95%。

12.4 驗(yàn)收結(jié)論

12.4.1 每批紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果質(zhì)量檢驗(yàn)達(dá)到本標(biāo)準(zhǔn)12.2和12.3的要求，予以驗(yàn)收“通過”。驗(yàn)收未通過應(yīng)視情況進(jìn)行返工或修改后，重新進(jìn)行驗(yàn)收。

12.4.2 驗(yàn)收完成后須經(jīng)驗(yàn)收組成員簽字。驗(yàn)收“通過”的結(jié)論，必須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方有效。

12.5 移交

驗(yàn)收合格的數(shù)據(jù)應(yīng)按照紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案及時(shí)移交，并履行交接手續(xù)。移交單示例參見附錄B。檔案歸還入庫

13.1 檔案裝訂 紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作完成后，拆除過裝訂物的檔案如需裝訂，應(yīng)注意保持檔案原貌，做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。

13.2 檔案歸還入庫

按照檔案入庫相關(guān)要求對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行處理和清點(diǎn)，并履行檔案入庫手續(xù)。

第三篇：檔案數(shù)字化流程與規(guī)范

檔案數(shù)字化流程與規(guī)范

一、檔案接收

檔案接收概述：

檔案接收是數(shù)字化加工流程的第一步。為了保證檔案接收過程中，檔案數(shù)目無誤，檔案實(shí)體的安全，接收時(shí)要對(duì)檔案資料進(jìn)行詳細(xì)登記，建立電子/紙質(zhì)接收登記和入庫登記本，不出現(xiàn)漏登記或重復(fù)登記，記錄資料的缺、殘、漏、損、重、頁碼混亂等狀況，對(duì)所接收的檔案資料進(jìn)行兩人以上交叉核對(duì)、檢查，與客戶進(jìn)行書面交接并簽字確認(rèn)。

實(shí)體記錄：檔案的物理位置（庫排架位置）、檔案的數(shù)量，檔案年代、全宗號(hào)、案卷號(hào)、目錄號(hào)、檔號(hào)、存放箱號(hào)等信息。

針對(duì)接收檔案形成檔案管理臺(tái)賬，保持檔案的完整性。

準(zhǔn)備檔案箱，按批次接收檔案，并填寫記錄清單，雙方簽字確認(rèn)。質(zhì)量管理措施：根據(jù)用戶的電子或紙質(zhì)的檔案目錄清單與我方的下架接收清單進(jìn)行比對(duì)。如發(fā)現(xiàn)有誤，打印出勘誤表由客戶簽字確認(rèn)。

接收客戶檔案的電子目錄文件、光盤等。

二、檔案整理

檔案整理概述：

在圖像掃描數(shù)字化加工之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述步驟對(duì)檔案進(jìn)行基本整理，包括盒內(nèi)文件排序、標(biāo)盒流水號(hào)、記錄檔案物理狀況、拆除裝訂物，編寫頁碼、做好前期基本整理工作，確保檔案數(shù)字化加工質(zhì)量。

檔案整理流程：

1.對(duì)每盒檔案的文件順序按照統(tǒng)一的規(guī)則進(jìn)行排列，具體的排列順序由本單位客戶提供標(biāo)準(zhǔn)；

2.盒內(nèi)文件順序排列好后，對(duì)每頁檔案進(jìn)行編頁，一盒一個(gè)大流水號(hào)，采用2B鉛筆統(tǒng)一編在檔案的右上角，背面有字的編在頁面的左上角；

3.檔案拆裝：根據(jù)采購方的檔案分類對(duì)檔案進(jìn)行起訂、去除金屬裝訂物，排序的工作，核對(duì)檔案的資料順序和記錄檔案的物理狀況（紙張狀況、照片頁、圖表頁），包括資料的缺、殘、漏、損、重、頁碼混亂等狀況，建立電子/紙質(zhì)檔案資料分類接收清單和出庫登記本，拆訂整理好的檔案用夾子夾起，以防錯(cuò)亂,裝訂的標(biāo)準(zhǔn)是左對(duì)齊、下對(duì)齊。

4.檔案修復(fù)：有破損的地方在備考表中注明，對(duì)于卷邊或邊緣破損嚴(yán)重的檔案、過于窄小的文件頁，用宣紙?jiān)跈n案四周加邊或接邊，并按照裱補(bǔ)原則，先加長邊，后加短邊；對(duì)于多份文件粘連得情況，采用干揭法小心揭開；對(duì)于粘連嚴(yán)重、無法分開的則登記，不在分開。

5.對(duì)于裝訂成冊(cè)、不便拆裝的文件，可直接采用專業(yè)的PS7000不拆卷掃描儀直接掃描。這樣即可以保證不拆除檔案文件，又可以保證圖像的清晰與完整。

6.對(duì)整理完成的文件進(jìn)行詳細(xì)登記，形成“檔案整理記錄清單”，提交客戶，以備查驗(yàn)。7.檔案整理清單表單（整理人、、盒號(hào)、卷數(shù)、件數(shù)、頁數(shù)、破損情況、備注）

三、目錄著錄（案卷目錄、卷內(nèi)目錄）

傳統(tǒng)組卷目錄著錄分為：案卷目錄與卷內(nèi)目錄。簡化組卷目錄著錄分為：卷內(nèi)目錄 案卷目錄與卷內(nèi)目錄簡述：

案卷目錄:要體現(xiàn)出本案卷內(nèi)所有文件的主題，也就是概括本案卷內(nèi)所有文件的中心思想。

卷內(nèi)目錄:與案卷目錄不同，卷內(nèi)目錄要反映的內(nèi)容是每一件的文件

主題。著錄項(xiàng)目: 案卷目錄:、檔號(hào)、全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷題名、起止日期、頁數(shù)、件數(shù)、等字段

卷內(nèi)目錄:、全宗號(hào)、目錄號(hào)、檔號(hào)、件號(hào)、文號(hào)、文件題名、文件日期、頁數(shù)、等字段

著錄軟件：著錄軟件著錄方式為兩錄一校。（即兩個(gè)人著錄同樣的數(shù)據(jù)，校對(duì)時(shí)用軟件對(duì)比兩個(gè)人的數(shù)據(jù)是否一致）

兩錄一校（著錄軟件）： 由于檔案的數(shù)量較多，導(dǎo)致檔案目錄也不斷增加。為了防止在檔案錄入后生成的電子目錄數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)出現(xiàn)不必要的錯(cuò)誤或不規(guī)范，利用我公司兩錄一校目錄錄入質(zhì)量管理軟件，對(duì)檔案錄入進(jìn)行準(zhǔn)確性的質(zhì)檢。即兩個(gè)人著錄同一內(nèi)容的目錄，由軟件進(jìn)行自動(dòng)對(duì)比，如有錯(cuò)誤自動(dòng)返紅顯示，第三個(gè)人與原檔案文件對(duì)照進(jìn)行更改。

四、檔案掃描規(guī)范及分工

(1).操作掃描儀人員：

1.檔案掃描：文書檔案采用200分辨率、照片檔案使用600分辨率進(jìn)行掃描（分辨率也稱DPI）,掃描圖像分為彩色儲(chǔ)格式為：JPEG。

2.圖紙掃描：主要分為工程與基建圖紙，掃描圖紙有兩種方式：

a.利用專業(yè)的寬幅圖紙掃描儀對(duì)需要掃描的圖紙進(jìn)行加工。

b.利用普通掃描儀對(duì)需要掃描的圖紙進(jìn)行多頁掃描，在圖像處理時(shí)將多頁圖像拼接，還原為原圖紙樣式。

3.圖像掃描文件夾建立方式從根目錄開始依次為：全宗號(hào)-、期限、件號(hào)。在件號(hào)的文件夾內(nèi)保存該件每一頁的掃描圖像。圖像與件號(hào)命名：不足5位前面用0補(bǔ)齊，如圖像：00001.jpg、件號(hào)：00001。

注意事項(xiàng)：

1.掃描完成后的圖像應(yīng)避免出現(xiàn)掃缺、漏掃、掃重等情況。2.掃描時(shí)要將文件放端正、壓平再掃。

3.掃描時(shí)適時(shí)掌握掀蓋、放紙、拿紙等流程，防止掀蓋過早造成文件掃缺。

4.掃描尺寸分為A4、A3兩種形式，如特殊紙張超出A4掃描范圍，可用A3尺寸進(jìn)行掃描。

5.掃描時(shí)仔細(xì)對(duì)應(yīng)文件頁碼編排順序，如發(fā)現(xiàn)編錯(cuò)頁、編漏頁等情況，及時(shí)交給整改人員進(jìn)行修改。

6.掃描完成后的電子圖像要放在與檔案實(shí)體檔號(hào)相對(duì)應(yīng)的文件夾內(nèi)進(jìn)行存儲(chǔ)，文件夾內(nèi)的圖像絕不能有“張冠李戴”的現(xiàn)象產(chǎn)生。

(2)圖像處理人員： 圖像處理概述：圖像處理主要是針對(duì)掃描完成后的電子圖像進(jìn)行加工處理，利用圖像處理軟件可對(duì)掃描后的電子圖像進(jìn)行旋轉(zhuǎn)、糾斜、剪邊、裁切、去躁等處理，還具有局部加粗、減淡等功能，處理完成后的圖像要求居中、清晰、端正，無其它干擾信息。

1.圖像處理時(shí)要求保留頁面全部內(nèi)容(包括頁面內(nèi)容與頁碼)。2.每一頁圖像都需要旋轉(zhuǎn)為正常閱讀視角。

3.對(duì)角度傾斜的圖像進(jìn)行糾斜，糾正后即可進(jìn)行下一步操作(不能影響圖像清晰度)。對(duì)角度傾斜且需要旋轉(zhuǎn)的圖像進(jìn)行操作時(shí)，要先糾斜后旋轉(zhuǎn)。4.圖像周圍不能有過多的白邊，如果白邊過多影響美觀必須進(jìn)行裁取為合適的頁面大小，如A4大小就得按A4大小的比例進(jìn)行裁取。

5.彩色圖像處理時(shí)如遇圖像邊緣有字，字比較貼邊，要留出（1~2）毫米白邊（如圖像邊緣無字，則不需留邊）。

6.圖像的大小(像素)要基本一致。

(3)圖像質(zhì)檢人員（可讓掛接人員用時(shí)進(jìn)行）

經(jīng)過掃描、圖像處理后的電子圖像，質(zhì)檢員就可以進(jìn)行圖像終檢，圖像終檢是圖像掃描與圖像處理最終的一次質(zhì)量檢驗(yàn)，也是特別精細(xì)的一道工序。要做一名優(yōu)秀的質(zhì)檢員必須具備過硬的專業(yè)知識(shí)、豐富的實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn)、較強(qiáng)的責(zé)任心才能把質(zhì)檢工作做好。圖像終檢方法：利用ACDSee 及柯達(dá)映像軟件對(duì)處理完成的圖像進(jìn)行逐頁質(zhì)檢，該工序主要針對(duì)圖像處理后的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)、質(zhì)檢，終檢主要對(duì)圖像處理后的電子圖像進(jìn)行質(zhì)量檢查，（包括圖像是否清晰、版面是否居中、是否傾斜、是否扭曲、是否完整等），如遇不合格圖像要返回到處理人員手中進(jìn)行返工處理（并詳細(xì)記錄錯(cuò)誤率），返工完成后質(zhì)檢人員要對(duì)返工后的圖像進(jìn)行再次質(zhì)檢，直到該圖像合格為止。

(4)掛接人員（終檢）掛接：將錄入完成的成品目錄導(dǎo)入到數(shù)據(jù)庫中，通過數(shù)據(jù)掛接軟件或其他工具將其與質(zhì)檢完成的掃描圖像進(jìn)行掛接，來實(shí)現(xiàn)目錄與圖像的一一對(duì)應(yīng)關(guān)系。以方便各單位、各部門通過檔案管理系統(tǒng)對(duì)加工檔案進(jìn)行正確、快速的查詢與檢索。

終檢：在掛接的同時(shí)核對(duì)掃描的頁數(shù)與目錄頁數(shù)與文件的目錄是否一致，如不一致需對(duì)與原件進(jìn)行校對(duì)并修改。

五、刻盤

將最終掛入前的掃描圖像的目錄及圖像一起刻入光盤。

第四篇：檔案數(shù)字化安全管理制度

檔案數(shù)字化安全管理制度

為加強(qiáng)檔案數(shù)字化安全管理，確保檔案數(shù)字化過程中檔案實(shí)體與信息安全，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，特制訂本制度。

（一）檔案原件在移交數(shù)字化加工單位前，由檔案部門工作人員預(yù)先清點(diǎn)、檢查、登記，確定需要數(shù)字化加工的檔案案卷。

（二）檔案原件必須嚴(yán)格按照檔案管理要求，履行出入庫手續(xù)和交接手續(xù)。

（三）在檔案數(shù)字化生產(chǎn)加工過程中，必須有檔案部門工作人員在場(chǎng)進(jìn)行全程監(jiān)督，及時(shí)解決生產(chǎn)加工中出現(xiàn)的問題，排除泄密隱患。

（四）檔案部門工作人員根據(jù)工作進(jìn)度，不定期對(duì)已完成數(shù)字化加工的檔案原件進(jìn)行抽樣檢查，確保檔案原件準(zhǔn)確、完好。

（五）檔案部門對(duì)數(shù)字化加工單位指定從事數(shù)字化生產(chǎn)的工作人員信息進(jìn)行登記備案。同時(shí)，每個(gè)工作日到場(chǎng)的工作人員需進(jìn)行簽到登記，簽到表由現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)。

（六）檔案部門必須與承擔(dān)檔案數(shù)字化生產(chǎn)加工單位簽訂保密協(xié)議，明確數(shù)字化加工單位的保密義務(wù)和責(zé)任。數(shù)字化加工單位同時(shí)必須與從事檔案數(shù)字化生產(chǎn)加工的工作人員簽訂保密協(xié)議，明確工作人員的保密義務(wù)和責(zé)任。

（七）生產(chǎn)加工完成后，數(shù)字化加工單位應(yīng)當(dāng)將生產(chǎn)加工的檔案原件、檔案數(shù)字化信息及其存儲(chǔ)介質(zhì)全部移交給檔案部門，不得擅自復(fù)制或留存，并辦理移交手續(xù)。

（八）檔案數(shù)字化生產(chǎn)加工過程中所使用的掃描儀必須符合有關(guān)保密技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和保密要求，并按涉密設(shè)備進(jìn)行管理和使用。不得使用無保密保障的掃描設(shè)備。

（九）檔案數(shù)字化生產(chǎn)加工過程中所使用的計(jì)算機(jī)及其存儲(chǔ)介質(zhì)，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守計(jì)算機(jī)有關(guān)保密管理規(guī)定。根據(jù)所處理檔案的最高密級(jí)，確定計(jì)算機(jī)及其存儲(chǔ)介質(zhì)的密級(jí)，采取相應(yīng)的保密技術(shù)防護(hù)措施。

（十）使用計(jì)算機(jī)及設(shè)備禁止接入互聯(lián)網(wǎng)或單位內(nèi)部局域網(wǎng)，必須與其他網(wǎng)絡(luò)完全物理隔離。不得安裝具有無線互聯(lián)功能的硬件模塊和聯(lián)接無線鼠標(biāo)、鍵盤等無線互聯(lián)的外圍設(shè)備。任務(wù)完成后，應(yīng)當(dāng)繼續(xù)按涉密計(jì)算機(jī)使用、管理、或者拆除硬盤。

（十一）使用的移動(dòng)硬盤、U盤、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)。按涉密載體進(jìn)行管理，不得在非涉密計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)上使用。

（十二）生產(chǎn)加工場(chǎng)所應(yīng)當(dāng)安裝攝像頭，隨時(shí)監(jiān)控生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)情況。

（十三）生產(chǎn)加工場(chǎng)所應(yīng)有專門的休息室或儲(chǔ)物柜，便于工作人員存放私人物品。嚴(yán)禁將手機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)、私人移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)等設(shè)備帶入生產(chǎn)加工場(chǎng)所。

第五篇：保潔外包管理規(guī)范

一、目的

確保外包保潔公司的清潔服務(wù)工作得到有效監(jiān)控和管理。

二、適用范圍

適用于物業(yè)服務(wù)有限責(zé)任公司各物業(yè)服務(wù)中心對(duì)保潔項(xiàng)目外包的管理。

三、職責(zé)

（一）物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理負(fù)責(zé)全面掌控管轄項(xiàng)目保潔工作整體進(jìn)程，針對(duì)實(shí)際情況從經(jīng)營的角度把控并向公司申請(qǐng)建議變更保潔工作的提議。

（二）物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理助理負(fù)責(zé)按照物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理的統(tǒng)一安排，針對(duì)現(xiàn)場(chǎng)情況與環(huán)境主管配合完成對(duì)外包保潔公司日常工作的監(jiān)控與管理。

（三）環(huán)境主管負(fù)責(zé)對(duì)外包方進(jìn)行日常的對(duì)接、檢查、管理、溝通與配合。

（四）外包保潔公司負(fù)責(zé)對(duì)園區(qū)公共區(qū)域的清潔。

四、管理方法

（一）內(nèi)部檢查

對(duì)分包方的內(nèi)部檢查包括日檢、周檢、月檢。

1、日檢

物業(yè)服務(wù)中心保潔主管每天對(duì)分包方工作質(zhì)量進(jìn)行檢查，檢查須由分包方現(xiàn)場(chǎng)主管或分包方指派的專人一同參加，若分包方因故不能參加，應(yīng)對(duì)檢查結(jié)果予以認(rèn)可，并作好記錄，雙方在《保潔工作檢查記錄表》上簽字確認(rèn)后，各保留一份存檔。

檢查內(nèi)容包括：

（1）員工到崗情況

（2）各崗位工作質(zhì)量情況

（3）員工儀容儀表

（4）各項(xiàng)定期作業(yè)等本日工作任務(wù)的完成情況

（5）各項(xiàng)問題點(diǎn)的糾正措施落實(shí)情況

（6）工完場(chǎng)清

（7）其他

檢查頻次：

（1）每日檢查內(nèi)容包括：園區(qū)人行、車行出入口、主景觀、主干路、商鋪外環(huán)境、樓道（樓道不得少于60層）及上一日不合格項(xiàng)復(fù)檢。

（2）每周檢查覆蓋內(nèi)容：全部頂層消防通道、單元前人行道、綠化地、地下停車場(chǎng)等無法日覆蓋的部位及定期清潔項(xiàng)目。

2、周檢

（1）物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理每周組織各部門主管會(huì)同分包方現(xiàn)場(chǎng)主管對(duì)清潔服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行一次檢查，并做好記錄，由雙方簽字確認(rèn)。

（2）每月5日前，物業(yè)服務(wù)中心保潔主管對(duì)上月檢查情況、客戶投訴以及反映的主要問題進(jìn)行總結(jié)，并結(jié)合清潔情況填寫《月保潔服務(wù)評(píng)估報(bào)告》，交分包方確認(rèn)，并抄送綜合部。

3、月檢

公司品質(zhì)每月組織一次各項(xiàng)目物業(yè)服務(wù)質(zhì)量檢查工作，季度組織一次對(duì)分包方該季度總體工作情況的全面檢查和評(píng)估。內(nèi)容包括：查閱該季度清潔檢查記錄、工作記錄；小區(qū)客戶意見、調(diào)查以及現(xiàn)場(chǎng)抽查等內(nèi)容和方式。（具體的檢查時(shí)間、內(nèi)容和方法均不提前知會(huì)分包方）。

4、其他檢查方式

物業(yè)服務(wù)中心保潔主管收集、匯總公司各部門人員在工作現(xiàn)場(chǎng)發(fā)現(xiàn)的保潔問題點(diǎn)，并與 日檢結(jié)果一同與分包方對(duì)接。

（二）外部監(jiān)控辦法

1、客戶評(píng)估

物業(yè)服務(wù)中心保潔主管負(fù)責(zé)調(diào)查、處理保潔方面的投訴及意見，并根據(jù)投訴事項(xiàng)對(duì)分包方予以處理，每月將客戶評(píng)估意見列入評(píng)估報(bào)告。收集意見方式如下：

（1）業(yè)主滿意度調(diào)查

（2）業(yè)主走訪

（3）業(yè)主懇談會(huì)

（4）業(yè)主投訴

（5）業(yè)主隨機(jī)反饋

2、社會(huì)評(píng)查

（1）質(zhì)量審核機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查；

（2）優(yōu)秀小區(qū)的驗(yàn)收檢查；

（3）市愛衛(wèi)會(huì)或有關(guān)部門的檢查；

（4）地產(chǎn)或物業(yè)公司組織的參觀、評(píng)比、檢查等。

社會(huì)評(píng)查時(shí)，要求分包方現(xiàn)場(chǎng)主管一同參加，物業(yè)服務(wù)中心須記錄社會(huì)評(píng)查意見，并與服務(wù)供方雙方確認(rèn)后，作為月度與季度評(píng)估的參考依據(jù)。

（三）評(píng)審細(xì)則

1、物業(yè)服務(wù)中心每月評(píng)審主要以內(nèi)部檢查的不合格項(xiàng)作為評(píng)審依據(jù)，不合格包括一般和嚴(yán)重不合格，各類不合格項(xiàng)的最高限度如下：分包方每日一般不合格項(xiàng)不超過26個(gè)，每月一般不合格項(xiàng)不超過700個(gè)，每季度累計(jì)不超過2000個(gè)。每季度累計(jì)達(dá)到2000個(gè)一般不合格，物業(yè)公司有權(quán)單方終止合同。

2、一般不合格項(xiàng)一天內(nèi)或一個(gè)月內(nèi)超過以上限度，每超過一項(xiàng)，扣除分包方當(dāng)月清潔服務(wù)承包費(fèi)10元，依此類推。物業(yè)服務(wù)中心保潔主管每月匯總當(dāng)月扣款項(xiàng)，并下發(fā)當(dāng)月《質(zhì)量問題整改/處罰通知單》，另附《月處罰明細(xì)表》。

3、物業(yè)服務(wù)中心保潔主管在日常檢查中，如發(fā)現(xiàn)分包方未按照《清潔服務(wù)質(zhì)量檢查標(biāo)準(zhǔn)及考核表》內(nèi)容及頻次提供服務(wù)，可根據(jù)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行扣分，于當(dāng)月保潔費(fèi)中扣除，每分折合人民幣10元，如分包方未按規(guī)定時(shí)間及標(biāo)準(zhǔn)整改，雙倍扣分。

4、當(dāng)出現(xiàn)以下五種情況中，被列為嚴(yán)重不合格，前四種情況的，每出現(xiàn)一次，物業(yè)服務(wù)中心要求分包方在整改期限內(nèi)進(jìn)行整改，如復(fù)檢達(dá)不到要求標(biāo)準(zhǔn)，則扣除分包方當(dāng)月清潔服務(wù)承包費(fèi)50元，依此類推。出現(xiàn)第五種情況的，每出現(xiàn)一次，則扣除分包方當(dāng)月清潔服務(wù)承包費(fèi)50元。

（1）在同一天的檢查中，發(fā)現(xiàn)同一區(qū)域出現(xiàn)嚴(yán)重臟污或同一區(qū)域有三個(gè)或以上的保潔項(xiàng)目達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)。

（2）在同一天的檢查中，發(fā)現(xiàn)三處或以上區(qū)域出現(xiàn)相同項(xiàng)目的不合格。

（3）在三日以內(nèi)的檢查中，同一區(qū)域出現(xiàn)兩次及以上相同項(xiàng)目的不合格。

（4）在規(guī)定的整改時(shí)間內(nèi)未完成整改項(xiàng)目（排除不可抗力）。

（5）員工離崗時(shí)間超過半小時(shí)或當(dāng)值時(shí)間發(fā)生與工作明顯無關(guān)的行為。

5、為激勵(lì)分包方員工積極進(jìn)取，減少不合格項(xiàng)的產(chǎn)生，在檢查中被判定一般不合格的項(xiàng)目，在甲方規(guī)定時(shí)間內(nèi)整改完畢并復(fù)查合格，可將判定的不合格項(xiàng)轉(zhuǎn)為合格項(xiàng)。被判定為嚴(yán)重不合格的項(xiàng)目，在甲方規(guī)定時(shí)間內(nèi)整改并復(fù)查合格，可將判定的嚴(yán)重不合格項(xiàng)轉(zhuǎn)為一般不合格項(xiàng)。

6、物業(yè)服務(wù)中心保潔主管對(duì)分包方服務(wù)質(zhì)量及人員狀態(tài)等方面提出問題達(dá)三次以上，經(jīng)雙方現(xiàn)場(chǎng)主管查證屬實(shí)，而分包方屢次得不到徹底有效的改正的，物業(yè)服務(wù)中心保潔主管 以《質(zhì)量問題整改/處罰通知單》的形式，交分包方簽收，分包方需在收到整改通知書兩日內(nèi)，做出書面答復(fù)。以此形式每下發(fā)一次《質(zhì)量問題整改/處罰通知單》，最低罰款額為100元。

7、客戶對(duì)保潔服務(wù)質(zhì)量不合格的有效投訴（經(jīng)雙方現(xiàn)場(chǎng)主管驗(yàn)證屬實(shí)的投訴）每出現(xiàn)一次，扣除當(dāng)月清潔服務(wù)承包費(fèi)50元。

8、社會(huì)有關(guān)單位檢查，提出清潔服務(wù)質(zhì)量的嚴(yán)重不合格，每出現(xiàn)一項(xiàng)，扣除當(dāng)月清潔服務(wù)承包費(fèi)200元，依次類推。環(huán)衛(wèi)部門檢查衛(wèi)生不合格的罰款由分包方負(fù)責(zé)全部繳清。

9、分包方員工必須遵守物業(yè)公司的行為規(guī)范，不合格項(xiàng)的判定以長春寶雍閣物業(yè)服務(wù)有限責(zé)任公司制度為準(zhǔn)。

10、無論任何原因，分包方員工與客戶發(fā)生一次爭(zhēng)吵，扣除當(dāng)月清潔服務(wù)承包費(fèi)100元，與客戶發(fā)生打架或斗毆行為，需立即辭退當(dāng)事人，并扣除當(dāng)月清潔服務(wù)承包費(fèi)500元。

11、分包方工作人員用不正當(dāng)手段收買我司監(jiān)管人員，每出現(xiàn)一次，扣除當(dāng)月清潔服務(wù)承包費(fèi)200元。同時(shí)將根據(jù)情節(jié)處理責(zé)任人。

12、無論任何原因，分包方員工出現(xiàn)大批量罷工、聚眾鬧事等影響物業(yè)公司正常服務(wù)秩序，造成負(fù)面影響的，分包方應(yīng)承擔(dān)給物業(yè)公司造成的全部損失，物業(yè)公司視情況可扣除分包方當(dāng)月清潔服務(wù)費(fèi)的10%或全部費(fèi)用。

（四）人員管理

1、分包方現(xiàn)場(chǎng)主管的更換每年不得超過2人次，且在現(xiàn)場(chǎng)主管更換之前一個(gè)月，以書面形式通知物業(yè)服務(wù)中心；新上任主管在正式上任前，必須與原主管現(xiàn)場(chǎng)學(xué)習(xí)、熟悉環(huán)境至少兩周時(shí)間（物業(yè)公司不承擔(dān)相關(guān)費(fèi)用）。

2、分包方每月25日前根據(jù)下月度工作、培訓(xùn)計(jì)劃編制《保潔月份工作計(jì)劃表》，并報(bào)物業(yè)服務(wù)中心保潔主管。

3、為確保工作質(zhì)量，分包方每周至少對(duì)清潔人員進(jìn)行一次技能培訓(xùn)，內(nèi)容包括但不限于以下內(nèi)容：服務(wù)意識(shí)、工作程序、清潔標(biāo)準(zhǔn)、員工紀(jì)律等，每次培訓(xùn)時(shí)間不得少于30分鐘并定期組織人員考核。

4、分包方每月5日前整理《保潔分包方人員名冊(cè)》報(bào)至物業(yè)服務(wù)中心保潔主管備案，新員工入職前告知物業(yè)服務(wù)中心保潔主管進(jìn)行面試合格后方可上崗。

5、考勤管理

（1）服務(wù)中心保潔主管負(fù)責(zé)對(duì)分包方員工的考勤錄入工作，考勤錄入后方開始計(jì)薪，出勤記錄作為保潔費(fèi)結(jié)算的考勤依據(jù)之一，服務(wù)中心保潔主管根據(jù)考勤記錄形成《月度員工考勤匯總表》。

（2）分包方員工考勤執(zhí)行四次打卡制度，每日早上班前，中午下班后，下午上班前，晚上下班后打卡。

（3）打卡超過、先于規(guī)定時(shí)間按遲到、早退處理，1個(gè)小時(shí)以內(nèi)每人/次罰款5元；1至2個(gè)小時(shí)每人/次罰款10元；超過2個(gè)小時(shí)按半天事假處理。

（4）未打卡的，員工本人向服務(wù)中心保潔主管報(bào)道，填寫《未打卡說明》，根據(jù)報(bào)道時(shí)間按遲到、早退管理辦法處理。

（5）分包方未按照合同要求上崗人數(shù)上崗的，物業(yè)服務(wù)中心保潔主管按照現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際出勤人數(shù)進(jìn)行保潔費(fèi)結(jié)算。

五、記錄

BYGWY-BJ-JL-11《保潔月份工作計(jì)劃表》

BYGWY-BJ-JL-12《保潔分包方人員名冊(cè)》

BYGWY-BJ-JL-13《保潔工作檢查記錄表》

BYGWY-BJ-JL-14《月保潔服務(wù)評(píng)估報(bào)告》

BYGWY-BJ-JL-15《質(zhì)量問題整改/處罰通知單》

BYGWY-BJ-JL-16 《月處罰明細(xì)表》

BYGWY-BJ-JL-17 《月度員工考勤匯總表》

保潔工作管理規(guī)程 編

號(hào)

BYGWY-BJ-WJ-001

版

本 A/0

頁

碼 共4頁

生效期

2015年04月15日

第2頁/共13頁