第一篇：合肥學(xué)院聲像載體類檔案工作規(guī)范

合肥學(xué)院聲像載體類檔案工作規(guī)范

為了提高我院聲像載體檔案（以下簡稱聲像檔案）工作的質(zhì)量和管理水平，有效地為學(xué)院工作服務(wù)，充分發(fā)揮聲像檔案在教學(xué)、科研、管理等工作中的作用，并為考核聲像檔案工作提供依據(jù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》，中共中央宣傳部、國家檔案局關(guān)于印發(fā)《新聞單位宣傳報道檔案管理暫行辦法》的通知（有關(guān)聲像檔案部門），及原國家教委頒布《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定，結(jié)合我院實(shí)際情況，特制訂本規(guī)范。

一 聲像檔案的收集和歸檔

1、確定聲像檔案歸檔范圍的原則

（1）歸檔學(xué)院各項(xiàng)活動中形成的、或校外單位形成的與本院有關(guān)的聲像載體材料，必須對學(xué)院和社會當(dāng)前與長遠(yuǎn)具有參考價值和憑證作用。

（2）歸檔的聲像載體材料必須反映聲像制作活動的全過程，保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

（3）歸檔的聲像載體材料必須遵循其自然形成規(guī)律，保持聲像載體與紙質(zhì)載體、不同聲像載體之間的自然聯(lián)系，注意其成套性特點(diǎn)。

2、歸檔的主要內(nèi)容和重點(diǎn)

（1）歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理、制作工作和聲像載體材料三個方面，具體范圍見附件一《合肥學(xué)院聲像載體類檔案歸檔范圍和保管期限表》。

（2）歸檔的重點(diǎn)是本院各項(xiàng)活動中直接形成的聲像載體材料，尤其是聲像載體材料的原件。

3、不歸檔的文件材料

（1）不能反映本院工作、活動的聲像材料；

（2）音響、畫面嚴(yán)重失真、內(nèi)容殘缺無使用價值的聲像材料；（3）重份聲像材料。

4、形成積累（1）宣傳部、電教中心和其它聲像材料形成部門，均為立卷單位，分工歸口立卷。

（2）立卷單位聲像項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、編導(dǎo)和其他制作人員，要按分工認(rèn)真作好制作記錄，整個工作結(jié)束后，按歸檔要求向本單位兼職檔案員移送全套案本。

（3）各單位兼職檔案員對收集上來的聲像載體材料，按規(guī)定程序進(jìn)行系統(tǒng)整理后向檔案部門移交。

5、整理組卷（1）立卷原則

根據(jù)聲像文件材料形成規(guī)律和多種載體的特點(diǎn)，分類組成保管單位。對單位聲像載體材料，要附以文字說明，對同一載體多項(xiàng)內(nèi)容的，采用按主題內(nèi)容逐一著錄的方法，對同一內(nèi)容、多載體合成的檔案，應(yīng)注明參見號，既保持聲像載體檔案的原始順序，又憑借著錄，保證不同內(nèi)容的聲像材料具有獨(dú)立的使用性。

（2）立卷分類

1）按介質(zhì)分為紙質(zhì)文件材料和聲像載體材料。

2）紙質(zhì)文件材料指綜合管理工作文件材料和制作項(xiàng)目的文件材料。

3）聲像載體材料按類型分為照片、錄音制品、錄像制品、幻燈片、磁盤、影視膠片、縮微膠片、光盤等。

4）同一類型的聲像載體材料又可按幅面尺寸再細(xì)分。（3）立卷分工

1）綜合管理材料由院宣傳部、電教中心等部門立卷歸檔。2）制作項(xiàng)目文件材料和聲像制品，由制作項(xiàng)目單位或個人立卷歸檔。

3）兩個以上單位共同制作的，由主辦單位立卷歸檔。4）外單位制作的反映本院活動的聲像載體材料，由檔案部門負(fù)責(zé)征集或委托負(fù)責(zé)收集。

（4）歸檔材料的整理 1）檢查歸檔的材料是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、配套、音響、畫面是否清楚，對有局部劃傷、斷裂者，應(yīng)及時修補(bǔ)、粘結(jié)，發(fā)霉、發(fā)潮的，要及時沖淡、風(fēng)干。

2）根據(jù)聲像載體材料的形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系和便于查考利用的原則，結(jié)合內(nèi)容、價值、數(shù)量和載體類型、尺幅，進(jìn)行系統(tǒng)整理，組成保管單位。

3）照片及底片要有文字說明（包括內(nèi)容、時間、地點(diǎn)、人物和制作者），其他載體形式要有相應(yīng)的文字材料，包括完成原本、定稿本、長度、時間、內(nèi)容簡介、色彩、密級、制作單位和人員等。

4）聲像制作材料和聲像制品的檔號要與文字材料的檔號互相照應(yīng)，互記參見號。

5）聲像制品的裝具，一般應(yīng)使用現(xiàn)有裝具。經(jīng)制作后的單件聲像制品和照片，可用符合規(guī)范的專門的盒、冊、封套裝載。

6、歸檔驗(yàn)收

（1）聲像材料形成部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)向院檔案部門辦理移交手續(xù)，填寫移交目錄一式二份，各執(zhí)一份備查。

（2）歸檔的聲像載體的文字材料，必須符合本規(guī)范的案卷質(zhì)量要求。

（3）綜合管理材料檔案時間一般為次年4月份以前。聲像載體材料在完成制作后3個月內(nèi)歸檔。

二 聲像檔案的管理

1、分類編號

（1）按《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》進(jìn)行分類標(biāo)引，給出檢索分類號。

（2）根據(jù)聲像檔案的內(nèi)容、特點(diǎn)、不同載體，編制用于檔號的二級類目（載體）代號簡表。

（3）聲像類檔案檔號=年度號+聲像檔案分類型號+保管單位號 模式如下：

保管單位依不同載體而定，可以是卷、冊、盒、盤，也可以是張、件。保管單位號依載體代號（代碼）流水。年度用聲像檔案形成的自然年度。

2、編目

（1）檔案部門對接收的聲像檔案在裝具脊背上填寫檔號，也可另行在底邊20毫米處貼上注有檔號的標(biāo)簽。

（2）登錄聲像檔案目錄，按不同載體檔號先后順序，以保管單位為對象填寫，并注明相應(yīng)的參見號。

（3）按照GB3792.5－85《非書資料著錄規(guī)則》編制題名，案卷級聲像檔案和資料著錄卡，作為手工檢索和計(jì)算機(jī)采集卡使用。

（4）為方便查閱檔案，應(yīng)編制各種案卷目錄和專題目錄。

3、將編制的聲像檔案和資料著錄卡數(shù)據(jù)存貯到計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)庫中，在本院的信息系統(tǒng)建立后，按要求與之聯(lián)網(wǎng)。

4、排架、保管

（1）按照不同類型、不同規(guī)格聲像載體分別編制的檔號排架。（2）照片庫房保持溫度15~25℃，濕度55~65%。其他聲像檔案的保管，應(yīng)做到恒溫、恒濕、清潔，溫度宜18~24℃，相對濕度宜35~45%，要有專用的設(shè)備和必要的保護(hù)措施，要避開30奧斯特以上的磁場。

（3）每年定期檢查庫房的“八防”（防火、防潮、防高溫、防光、防塵、防蟲、防鼠、防盜）情況。定時記錄庫房溫、濕度，保護(hù)庫房整潔。（4）每兩年對庫存檔案進(jìn)行一次全面核對檢查，寫出檢查總結(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

（5）照片、底片要定期檢查，有發(fā)黃、發(fā)霉、變質(zhì)等現(xiàn)象，要及時進(jìn)行清洗和技術(shù)處理。

（6）錄像帶、錄音帶、影片等使用完畢后應(yīng)及時倒帶，并馬上入盒，以防止污染。要定期進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)變形斷裂、磁場脫落等現(xiàn)象，應(yīng)及時進(jìn)行補(bǔ)救。

（7）聲像檔案的保管期限與相應(yīng)文字材料的保管期限一致。需長期、永久保管的聲像材料，在保管一定時間后，應(yīng)轉(zhuǎn)錄復(fù)制。

（8）母帶（片）與復(fù)制帶（片）保管方法一致。母帶（片）必須專柜保管，并特別標(biāo)明。

5、鑒定與銷毀

按《合肥學(xué)院檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》執(zhí)行。在銷毀方式上，應(yīng)注意按不同的銷毀方式，如洗掉、去磁等。

6、統(tǒng)計(jì)

按《合肥學(xué)院檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》執(zhí)行。

三 聲像檔案的開發(fā)利用

1、檢索工具的編制

由于聲像檔案按載體類型、尺幅、依檔號順序分類排架，因此，在檢索工具上應(yīng)比一般的紙質(zhì)文件材料有更高要求。

（1）按載體制成材料和載體規(guī)格編制載體檢索目錄。（2）按《合肥學(xué)院聲像載體類檔案歸檔范圍和保管期限表》編制主題檢索目錄。

（3）按《中國檔案分類法——教育檔案分類表》編制專業(yè)學(xué)科分類檢索目錄。

（4）編制檢索到題名、內(nèi)容的著錄卡片，全面標(biāo)引聲像制作、載體及內(nèi)容。

2、借閱

（1）檔案部門在適當(dāng)條件下應(yīng)設(shè)立審片室（聽音室），提供檢索 工具，為利用者查找、閱鑒聲像檔案創(chuàng)造條件。

（2）建立借閱制度，規(guī)定借閱檔案的審批權(quán)限、期限、對象、觀看人次、數(shù)量、手續(xù)等。若需借出、抄錄、復(fù)制檔案材料，應(yīng)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

（3）檔案借閱或歸還時，由利用者和檔案部門共同進(jìn)行清點(diǎn)、檢查，并在檔案借閱登記簿上登記，對借出的檔案，檔案部門定期催還，需續(xù)借者應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。對過期不還者，應(yīng)停止其借閱并給予經(jīng)濟(jì)處罰。

如發(fā)現(xiàn)檔案損壞或丟失，應(yīng)寫書面報告，經(jīng)校主管領(lǐng)導(dǎo)人簽署意見后，根據(jù)不同情況進(jìn)行處理。

（4）對調(diào)出及離、退休人員，在辦理調(diào)離手續(xù)前，必須清還檔案，沒有檔案部門簽字，人事部門不得辦理調(diào)離手續(xù)。長期出國人員在出國前應(yīng)及時向檔案部門清退檔案材料。

（5）對需經(jīng)常查閱、不涉及保密的檔案材料應(yīng)復(fù)制。

3、咨詢服務(wù)、指導(dǎo)交流

（1）指導(dǎo)利用者使用各種檢索工具，回答利用者提出的問題。（2）根據(jù)工作需要和條件可能，選擇若干重點(diǎn)聲像檔案的題名，主動介紹有關(guān)部門，進(jìn)行定期跟蹤服務(wù)。

（3）了解與本院有關(guān)的動態(tài)，積極開拓服務(wù)。（4）服務(wù)方式：可復(fù)制、征訂、出售等。

（5）學(xué)院要結(jié)合現(xiàn)代化進(jìn)程，逐步應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行聲像檔案的檢索、匯編等，提高開發(fā)利用檔案的能力。

四 聲像檔案工作人員崗位責(zé)任制

1、學(xué)院分管聲像檔案部門的院領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)

（1）應(yīng)加強(qiáng)全院聲像檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督，把聲像檔案形成部門工作納入學(xué)院聲像工作發(fā)展規(guī)劃，并列入學(xué)院聲像工作議事日程，定期加以研究。

（2）關(guān)心聲像檔案的建設(shè)與發(fā)展，使聲像檔案工作能與學(xué)院各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展。

2、學(xué)院聲像檔案形成部門負(fù)責(zé)人職責(zé)

（1）貫徹執(zhí)行上級有關(guān)聲像檔案工作的指示、規(guī)定，把聲像檔案工作納入本部門和有關(guān)人員的崗位職責(zé)，并認(rèn)真組織實(shí)施。

（2）對本院各部門聲像檔案的形成、積累、立卷、歸檔工作進(jìn)行檢查、督促，確保聲像檔案材料的完整、準(zhǔn)確。

（3）積極做好聲像檔案的七防（防火、防盜、防蟲、防光、防潮、防高溫、防鼠）工作。

3、各聲像部門科技人員職責(zé)

（1）各聲像工作部門及負(fù)責(zé)聲像工作的科技人員在每項(xiàng)工作完成后，立即將聲像材料和文字簡介整理好，向本部門兼職檔案人員歸檔。

（2）填好聲像材料歸檔的有關(guān)表格，辦完移交手續(xù)。

4、學(xué)院檔案部門職責(zé)

（1）院綜合檔案室的負(fù)責(zé)人定期或不定期的對校聲像檔案形成部門的相應(yīng)工作進(jìn)行檢查、督促、指導(dǎo)。

（2）對聲像材料部門兼職檔案人員的提出的疑難問題，應(yīng)及時與有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)研究解決。

（3）關(guān)心檔案人員的學(xué)習(xí)、工作等情況。

5、聲像檔案形成部門兼職檔案人員職責(zé)

（1）在部門負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)下，監(jiān)督、指導(dǎo)、協(xié)助科技人員做好聲像檔案的平時積累工作，接收本部門人員交來的聲像材料，并檢查是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，組卷是否符合要求。

（2）將已收集的案卷，于次年4月底以前向檔案部門辦理移交。（3）完成學(xué)院檔案部門委托辦理的其他任務(wù)。

附件一：

合肥學(xué)院聲像載體類歸檔范圍和保管期限表

SX11 綜合（黨政群團(tuán)）

序號 1 2 3 4 5 6 7 8 9

類目名稱

本院領(lǐng)導(dǎo)的活動材料（參加國內(nèi)會議、座談、探望等）

本院各類重大會議（黨代會、工代會、教代會、團(tuán)代會、學(xué)代會等）

本院校慶等重大紀(jì)念、慶?；顒硬牧?中央、省市及上級黨政領(lǐng)導(dǎo)來院視察等材料 省級以上代表團(tuán)、兄弟院校代表來院活動材料 本院機(jī)構(gòu)成立的活動材料 本院民主黨派重大活動的材料 本院重大宣傳活動材料 本院社團(tuán)活動的材料

保管期限 長 期

長 期

長 期 長 期 長 期 長 期 長 期 長 期 長 期

SX12

教學(xué)

序號 1 2 3 4 5 6

類目名稱

本院開學(xué)、畢業(yè)典禮活動場面及學(xué)士論文答辯活動材料

本院教授、專家，國內(nèi)知名專家、教授，外籍教師授課場面

本院學(xué)生業(yè)余生活、課外閱讀、參加各科競賽、演講等活動場面及評比先進(jìn)材料 本院畢業(yè)生（含成人教育）照片 本院體育運(yùn)動會材料 本院學(xué)生軍事訓(xùn)練活動場面

保管期限 長 期

長 期

長 期

長 期 長 期 長 期 7 本院教學(xué)活動獲獎的獎狀照片 長 期

SX13 科學(xué)研究

序號 1 2 3 4

類目名稱

本院舉辦的國際性、全國性和省級學(xué)術(shù)活動及本院學(xué)術(shù)年會等活動材料

本院教職工在重大科研課題研究過程中及鑒定活動中形成的材料

本院科研獲獎項(xiàng)目成果獎狀照片 本院科學(xué)研究評優(yōu)活動等照片

保管期限 長 期

長 期

長 期 長 期

SX14 產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)

序號 1 2

類目名稱

院屬企業(yè)試制生產(chǎn)或正式投入生產(chǎn)的產(chǎn)品聲像材料 產(chǎn)品發(fā)布會及產(chǎn)品使用情況等聲像材料

保管期限 長 期 長 期

SX15 基本建設(shè)

序號 1 2 3 4

類目名稱

本院建校初期的照片（含院門、教學(xué)樓、實(shí)驗(yàn)室等）本院重大工程的基地原貌、建設(shè)過程及竣工驗(yàn)收的聲像材料

本院重大項(xiàng)目開工典禮、奠基、落成材料 本院各實(shí)踐實(shí)習(xí)基地建設(shè)的聲像材料

保管期限 長 期 長 期

長 期 長 期

SX16 儀器設(shè)備

序號 1

類目名稱

本院大型儀器設(shè)備聲像材料

保管期限 長 期

SX17 出版

序號 1

類目名稱

本院出版物有關(guān)聲像材料

保管期限 長 期

SX18 外事

序號 1 2 3 4

類目名稱

國外知名人士、學(xué)者、在外校友來際講學(xué)、參觀、訪問、交流材料

與國外大專院校建立校際關(guān)系簽訂協(xié)議聲像材料 在我院召開的重要學(xué)術(shù)會議聲像材料

本院人員在國外考察、講學(xué)、合作研究的聲像材料

保管期限 長 期

長 期 長 期 長 期

SX19 財(cái)會

序號 1

類目名稱

本院在財(cái)務(wù)會計(jì)工作中形成的聲像材料

保管期限 長 期

合肥學(xué)院

2004.2.27 10

第二篇：合肥學(xué)院外事類檔案工作規(guī)范

合肥學(xué)院外事類檔案工作規(guī)范

為了提高我院外事類檔案（以下簡稱外事檔案）的質(zhì)量和管理水平，充分發(fā)揮外事檔案在學(xué)院對外交流、教學(xué)、科研活動中的作用，并為考核外事管理檔案工作提供依據(jù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》，國務(wù)院批準(zhǔn)的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》，國家檔案局《機(jī)關(guān)檔案工作建設(shè)規(guī)范》，原國家教委《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》、《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》等法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定，結(jié)合我院實(shí)際情況，特制訂本規(guī)范。

一 外事檔案的收集和歸檔

1、確定外事檔案歸檔范圍的原則

（1）歸檔的外事管理和外事活動中形成的文件材料，必須對本院和社會當(dāng)前與長遠(yuǎn)具有參考價值和憑證作用。

（2）歸檔的外事文件材料必須反映外事管理、外事活動的全過程，保證其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

（3）歸檔的外事文件材料必須遵循其自然形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，體現(xiàn)涉外工作的職能和特點(diǎn)。

2、歸檔的主要內(nèi)容和重點(diǎn)

（1）歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理、出國、來校、任教、講學(xué)、進(jìn)修、訪問、考察、參加國際會議、國際合作、留學(xué)生工作等方面。

（2）歸檔的重點(diǎn)是重大涉外和國際合作項(xiàng)目、留學(xué)生工作活動中形成的不同載體的文件材料。

（3）本院人員在國外獲得證書、獎狀、獎?wù)?、獎品，可采取不同方式歸檔，或存復(fù)印、影印件、外國贈送學(xué)院的紀(jì)念品、禮品，有保存意義的，應(yīng)歸檔，不宜長期保存的可存影印件或清單。

3、不歸檔的材料

（1）上級關(guān)于外事工作普發(fā)（不專指本院）、不辦的文件；（2）未定稿的各種文件；（3）未生效的合同、協(xié)議書；

（4）無查考利用價值的一般性、臨時性函件；（5）重份文件，院內(nèi)各單位發(fā)來的文件；（6）與院外單位交換來的材料；

4、形成積累

（1）學(xué)院外事處是學(xué)院外事管理部門、涉外教學(xué)、科研文件材料的歸口部門，在來院、出國（境）、國際合作、國際會議活動結(jié)束后，負(fù)責(zé)將院此項(xiàng)工作有關(guān)的單位形成的各種外事文件材料，收集、匯總、整理組卷（件），按規(guī)定向院綜合檔案室移交。

（2）歸檔的外事文件材料，必須用鋼筆或毛筆書寫，字跡工整、圖樣清晰。

（3）外事文件材料一般歸檔一份，重要活動和經(jīng)常使用的應(yīng)酌加副本。

（4）凡出國（境）學(xué)習(xí)、訪問、考察、講學(xué)、參加國際會議的人員，應(yīng)在歸國后將在國（境）外各項(xiàng)活動中形成的材料交給外事處進(jìn)行驗(yàn)收后，出具證明，財(cái)務(wù)部門方可準(zhǔn)予報賬結(jié)算，師資管理部門才準(zhǔn)予報到上班。

5、整理組卷（件）

（1）根據(jù)外事文件材料的形成規(guī)律以及內(nèi)容、價值、數(shù)量、密級和載體等實(shí)際情況，保持文件材料之間有機(jī)聯(lián)系和便于查考利用的組卷（件）原則，以內(nèi)容為主，將每組外事文件材料進(jìn)行整理組卷（件）。

（2）對來院、出國和國際合作、國際會議的文件材料，上級文件、請示、報告、上級批復(fù)與國外來往信函等準(zhǔn)備階段材料，按分類組卷（件），將國內(nèi)和國外活動期間形成的材料及派出回國后的綜合材料按活動性質(zhì)分類組卷（件），各階段密不可分的材料按正件在前，附件在后，印件在前，原稿在后，批復(fù)在前，請示在后排列。

（3）拆除每份文件中的金屬物，對破損的文件材料進(jìn)行修補(bǔ)。（4）每份文件用縫紉機(jī)裝訂后裝盒保管。

（5）聲像載體的材料、禮品實(shí)物，應(yīng)保持其原狀，另行專柜保管，檔號與文字材料一致。

（6）每份文件材料，按順序編寫頁碼，無論單面或雙面只要有書寫文字，每面均為一頁，每件頁號均從1開始，頁號位置標(biāo)在文件材料右側(cè)的下角。外事文件材料，以卷（件）為單位，在每卷（件）文件材料的右上角蓋上有單位名稱、檔號、件號的戳記章，逐項(xiàng)填寫。

（7）填寫卷內(nèi)目錄，歸檔的案卷必須填寫卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄可打印或用鋼筆正楷填寫，字跡要工整、清晰，文面要整潔，不得涂改。

每個案卷組成以后，都要填寫備考表，對文件材料的完整、準(zhǔn)確的程度，損壞缺少情況加以說明，案卷內(nèi)文件材料需要變更、修改時，由檔案管理人員隨時在備考表上注明。

（8）外事處要進(jìn)行歸檔的鑒定工作，按規(guī)定提出每個案卷（件）內(nèi)部文件的保管期限和密級意見，經(jīng)外事處主管領(lǐng)導(dǎo)同院綜合檔案室協(xié)商后確定。

6、歸檔驗(yàn)收

（1）移交檔案時交接雙方必須當(dāng)面驗(yàn)收，凡不符合要求者，檔案部門應(yīng)拒絕接收，要求限期改正。

（2）移交時填寫移交目錄，移交目錄一式二份，雙方各執(zhí)一份備查（3）外事檔案在次年3月底前歸檔。

二 外事檔案的管理

1、分類編號

（1）按《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》進(jìn)行分類。

（2）每年所有外事檔案材料按先后順序編流水號，（每年一個流水號）。

2、編目

（1）每卷檔案脊背上貼上注有檔號的標(biāo)簽，標(biāo)簽下沿的位置距離底邊40mm。

（2）打印外事檔案目錄，按歸檔部門及先后順序，以案卷（件）為對象填寫。

（3）認(rèn)真登記外事檔案分類目錄。

3、排架、保管（1）按檔號順序排架。

（2）按《合肥學(xué)院檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》執(zhí)行。

4、鑒定和銷毀

按《合肥學(xué)院檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》執(zhí)行。

三 外事檔案的開發(fā)利用

1、大力開發(fā)利用外事檔案，為提高本院教學(xué)、科研水平及社會效益和經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。

2、借閱

按《合肥學(xué)院檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》執(zhí)行。

3、咨詢服務(wù)、指導(dǎo)交流

（1）指導(dǎo)利用者使用各種檢索工具，回答利用者提出的問題。（2）了解和掌握本單位外事活動狀態(tài)，定期編制外事檔案匯編和編輯參考資料，積極為利用者提供服務(wù)。（3）結(jié)合本單位管理現(xiàn)代化的進(jìn)程，創(chuàng)造條件，逐步應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行外事檔案檢索，提高開發(fā)利用外事檔案的能力。

四 外事檔案工作崗位責(zé)任制

1、分管外事工作的院領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)

（1）組織學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》及有關(guān)檔案工作的方針政策，把外事檔案工作列入分管工作計(jì)劃中。

（2）定期檢查和研究解決外事檔案工作中存在的實(shí)際問題。

2、與外事活動有業(yè)務(wù)聯(lián)系的各部門領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)

（1）重視和健全有關(guān)的管理制度，確保外事檔案工作全面納入本部門工作之中，并認(rèn)真執(zhí)行。

（2）按本部門外事業(yè)務(wù)活動的程序、形式、積累收集外事文件材料，在工作結(jié)束后，將材料匯集、檢查，送院綜合檔案室歸檔。

3、學(xué)院外事處領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)

（1）制定和健全外事工作管理制度，確保外事文件材料的形成積累，將外事檔案工作納入外事管理之中，并監(jiān)督與外事活動有業(yè)務(wù)聯(lián)系的各部門執(zhí)行。

（2）指導(dǎo)本部門兼職檔案人員的工作，關(guān)心其工作條件的改善和工作素質(zhì)的提高。

（3）指導(dǎo)、監(jiān)督按外事活動的程序，將整個活動中形成積累的外事材料整理組卷（件），按期向本院檔案管理部門移交。

（4）指導(dǎo)外事檔案的鑒定工作。

4、外事辦公室兼職檔案員職責(zé)

（1）在部門負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，做好外事檔案材料的平時積累工作。

（2）會同部門領(lǐng)導(dǎo)，檢查與外事活動有關(guān)單位交來的外事文件材料是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，經(jīng)檢查合格后再辦理移交手續(xù)。（3）將收集、積累的外事文件材料。整理組卷（件）、裝訂，做到組卷（件）合理、編目清楚、標(biāo)題準(zhǔn)確、裝訂整齊、并及時向院綜合檔案室歸檔。

（4）完成學(xué)院檔案部門委托辦理的其他有關(guān)任務(wù)。

5、學(xué)院檔案部門職責(zé)

（1）根據(jù)國家有關(guān)檔案工作的政策、法規(guī)，制定本院外事檔案工作的各項(xiàng)管理制度。

（2）監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查、協(xié)助外事部門做好外事文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作，檢查驗(yàn)收外事檔案是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

（3）負(fù)責(zé)外事檔案的接收、保管、組織鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等業(yè)務(wù)工作。

（4）積極開發(fā)利用外事檔案資源，充分發(fā)揮其作用。（5）遵守國家有關(guān)法規(guī)，保證外事檔案的安全。

五 外事類檔案歸檔范圍和保管期限表

綜 合

序號 類 目 名 稱 保管期限

長期 短期 長期 永久 長期 1 上級關(guān)于外事工作的文件材料（1）針對本院的需要長期貫徹執(zhí)行的（2）需要短期貫徹執(zhí)行的 本院外事工作規(guī)章制度、計(jì)劃、總結(jié)、簡報等 3 本院外事工作統(tǒng)計(jì)報表 4 本院外事工作會議材料

出 國

序號 類 目 名 稱 保管期限

長期 短期 長期 長期 長期 長期 長期 長期 長期 長期 1 上級對出國人員的有關(guān)文件材料（1）需要長期貫徹執(zhí)行的（2）需要短期貫徹執(zhí)行的 2 參加國際學(xué)術(shù)會議論文等材料 3 投寄國外的學(xué)術(shù)論文 4 出國人員考察、訪問材料 5 出國講學(xué)、研究人員有關(guān)材料 出國進(jìn)修、留學(xué)取得學(xué)位及研究成果論文和各類證書（影印件）7 本院教職工自費(fèi)留學(xué)、因私出國探親申請報告及批準(zhǔn)材料 8 本院選派出國與回國留學(xué)人員情況統(tǒng)計(jì)表及調(diào)查表 9 本院參加國際比賽、競賽材料

來 校

序號 1 2 3 4 5

類 目 名 稱

上級邀請、聘請外籍人士的計(jì)劃、批復(fù)和來往函件 外國黨政官員、各界人士來院參觀訪問的文件材料 外籍教師、專家、學(xué)者及友好人士來院講學(xué)的講稿、教材等材料

來院進(jìn)修、短期培訓(xùn)研究的外籍人士有關(guān)材料 國際比賽、競賽

國際合作與會議

保管期限 長期 長期 永久 長期 長期

序號 1 2 3 4 5 6

類 目 名 稱

中外合作院際交流協(xié)議、合同、項(xiàng)目紀(jì)要材料、備忘錄

本院完成的國際合作項(xiàng)目、成果等材料 合作項(xiàng)目中國外單位完成項(xiàng)目、成果等材料 授予外籍人員名譽(yù)稱號的材料 雙方互贈的禮品、紀(jì)念品 國際會議的有關(guān)材料

外國留學(xué)生工作

保管期限 永久 永久 長期 永久 長期 長期

序號 1 2 3 4 5 6 7 錄取審批材料

類 目 名 稱

學(xué)籍登記表、學(xué)籍卡片 教學(xué)計(jì)劃、大綱、安排 學(xué)習(xí)情況、成績及評語 學(xué)位論文及學(xué)位證書復(fù)印件 學(xué)生名冊

學(xué)生去向及有關(guān)材料

保管期限 永久 永久 長期 永久 長期 永久 長期

第三篇：成都理工大學(xué)聲像載體檔案管理辦法

聲像檔案是高校檔案的一個重要組成部分，它具有客觀、形象和真實(shí)的特點(diǎn)，能生動、具體地再現(xiàn)學(xué)校教學(xué)、科研及各方面工作成果，真實(shí)記錄學(xué)校各個時期發(fā)展的面貌。和其它文字、圖紙、實(shí)物檔案一樣，聲像檔案具有現(xiàn)實(shí)的查證和利用作用，對歷史研究具有重要的參考利用價值，是學(xué)校重要檔案資料和寶貴財(cái)富。為加強(qiáng)對我校聲像檔案材料的形成、積累、歸檔工作的管理，更好地發(fā)揮其作用，特制定本辦法。第一章基本原則

第一條 凡是在學(xué)校各項(xiàng)工作活動中直接形成的記錄和反映工作、活動過程，具有保存、利用價值的各種聲像載體(照片、底片、幻燈片、投影反轉(zhuǎn)片、錄音帶、錄像帶等)和配套文字材料，均屬聲像檔案材料。屬于特殊載體的檔案材料，是高校聲像檔案工作的基礎(chǔ)。

第二條 聲像檔案必須遵循聲像載體的特點(diǎn)和規(guī)律，必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理，形成聲像檔案的各部門，要按歸檔要求，努力做好收集、整理、歸檔工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。對主要聲像載體檔案材料，其數(shù)量大、利用率高的部門，經(jīng)批準(zhǔn)后可設(shè)立聲像檔案分室。分室可保管本部門形成的聲像檔案。分室在業(yè)務(wù)上接受檔案館的指導(dǎo)，每年定期向檔案館呈報書面情況報告及辦理移交清單。

第三條 聲像檔案材料的形成、積累、歸檔是我校各部門的工作職責(zé)之一。學(xué)校各部門要根據(jù)聲像檔案載體的特點(diǎn)把聲像檔案工作納入自己的管理制度中，實(shí)行“三納入”、“四同步”的原則，大力開發(fā)信息資源，為提高本校的教學(xué)、科研和管理工作水平服務(wù)。

第四條 為確保學(xué)校對聲像檔案材料管理工作的落實(shí)、各部門聲像載體材料形成后，必須向檔案館歸檔，由檔案館出具證明后，財(cái)務(wù)部門方受理報銷事宜。

第五條 完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地作好我校聲像檔案形成、管理工作，是檔案人員和全校攝制人員的共同責(zé)任。

第六條 聲像檔案工作應(yīng)列入學(xué)校的發(fā)展計(jì)劃，在經(jīng)費(fèi)、庫房設(shè)備和人員配備等工作條件上予以保證 

第二章歸檔范圍

歸檔范圍主要內(nèi)容包括綜合管理、制作工作和聲像載體材料三個方面。具體范圍：

第七條 黨政活動類：

一、歷屆黨代會、團(tuán)代會、學(xué)代會、教代會、工代會、婦代會、先代會及黨政部門召開的重大會議。包括：開幕、閉幕場面、領(lǐng)導(dǎo)講話、代表發(fā)言、會議情況等各種聲像材料。

二、校慶。歷年教師節(jié)、重大紀(jì)念日、英模報告會等重要聲像材料。

三、建校以來主要領(lǐng)導(dǎo)任職期間的工作照、參加教學(xué)、科研等項(xiàng)活動的聲像材料。

四、省級以上黨政領(lǐng)導(dǎo)和社會知名人士來?；顒訄雒?包括視察、座談等)的聲像材料。

五、校內(nèi)民主黨派的重大活動。

六、國內(nèi)有影響的教授、專家等在校訪問活動的聲像材料。

七、港澳臺同胞、歸國華僑及校內(nèi)少數(shù)民族的重要活動。

八、本校授予校外人員名譽(yù)職務(wù)、稱號和聲像材料。

九、其它有重要意義活動形成的聲像材料。

第八條 教學(xué)類：

一、迎新、開學(xué)及畢業(yè)典禮，領(lǐng)導(dǎo)、來賓講話，師生代表發(fā)言等活動場面的聲像材料。

二、歷屆畢業(yè)生的畢業(yè)合影照片，優(yōu)秀畢業(yè)生照片。

三、知名教授、專家和在學(xué)術(shù)上造詣校深的中老年教師講課，學(xué)生聽課、論文答辨、實(shí)驗(yàn)、電化教學(xué)等的聲像材料。

四、師生實(shí)習(xí)、野外考察、社會實(shí)踐等各項(xiàng)活動的聲像材料。

五、評選優(yōu)秀教學(xué)獎、優(yōu)秀教材、評選及發(fā)獎大會的場面材料。

六、有關(guān)學(xué)生實(shí)習(xí)、軍訓(xùn)、社會調(diào)查、參加各種競賽活動的場面材料。

第九條 科研學(xué)術(shù)活動類：

一、重點(diǎn)、大型科研課題評審、鑒定會場面的聲像材料。

二、科研成果評選及領(lǐng)獎儀式的場面聲像材料。

三、由本校發(fā)起并組織的全國性、省級學(xué)術(shù)活動。本校學(xué)術(shù)年會(科技報告會)包括：大會開幕、閉幕式，大會發(fā)言、著名學(xué)者報告等聲像材料。

四、著名專家來校作學(xué)術(shù)報告的聲像材料。

五、參加部級以上科技成果展覽的聲橡材料及重大單位項(xiàng)科技成果代表性聲像材料。

六、在校學(xué)生及國外留學(xué)生在科研和學(xué)術(shù)活動中取得突出成績的聲像材料。

第十條 外事活動類：

一、外國領(lǐng)導(dǎo)人、友好人士以及各種代表團(tuán)來校參觀訪問的聲像材料。

二、與國外學(xué)校、團(tuán)體簽訂協(xié)議、備忘錄、合同的全過程的聲像材料。

三、外籍人士贈送的禮品照片及其它聲像記錄材料。

四、外籍學(xué)生、教師、工作人員在校學(xué)習(xí)、生活、工作的聲像材料。

五、在我校召開的國際性學(xué)術(shù)會議場面的聲像材料。

六、本校派出國外進(jìn)行友好訪問、考察、進(jìn)修、留學(xué)所獲得的聲像材料。

第十一條 產(chǎn)品、儀器設(shè)備類：

一、本校研制、試制、生產(chǎn)的產(chǎn)品樣照。

二、產(chǎn)品使用情況的場面聲像材料。

三、價值5萬元以上的重大儀器設(shè)備的樣照和安裝調(diào)試運(yùn)行照。

第十二條 體育類：

一、歷屆運(yùn)動會開幕、閉幕式、領(lǐng)導(dǎo)講話、運(yùn)動員比賽場面的聲像材料。

二、運(yùn)動隊(duì)訓(xùn)練、比賽、學(xué)生課余體育活動等場面材料。

三、兄弟院校的來訪、表演、比賽等場面材料。

第十三條 藝術(shù)類：

一、學(xué)校師生員工創(chuàng)作的藝術(shù)作品照片、在各種報刊雜志上所發(fā)表的作品材料。

二、舉辦書畫展的場面聲像材料。

三、各種音樂團(tuán)體來校演出，本校文藝團(tuán)體演出劇照、演員合影等。

第十四條 校園建設(shè)類：

一、學(xué)校各個時期的校園環(huán)境材料。包括：校門、教學(xué)樓、實(shí)驗(yàn)室、校園等聲像材料。

二、學(xué)校重大項(xiàng)目的開工、奠基、落成典禮和學(xué)校建設(shè)規(guī)劃、模型等聲像材料。

三、校門、校牌、大樓及校園風(fēng)光。

第十五條 獲獎類：

一、教學(xué)活動獲得的獎狀及獎品照片。

二、科研項(xiàng)目成果獎狀及獎品照片。

三、學(xué)校產(chǎn)品獲獎的獎狀、照片。

四、各類活動中被評為先進(jìn)集體、文明單位等獎狀及獎品照片。

五、勞動模范、先進(jìn)個人證書、獎?wù)录蔼勂返日掌牧?。?第十六條 人物類：

一、歷任校長、黨委書記及名人錄的聲像材料。

二、學(xué)部委員、博士生導(dǎo)師等名人包括人物檔案的全部照片、底片、材料。

三、國內(nèi)外知名校友返?；顒?、捐贈儀式等的聲像材料。

第十七條 學(xué)校各有關(guān)部門參加科工貿(mào)活動形成的聲像材料。

以上各類歸檔材料，包括底片、照片、錄音帶、錄像帶等。

第三章部門立卷和歸檔要求

第十八條 學(xué)校電教、宣傳、科技、教學(xué)等聲像形成部門負(fù)責(zé)人應(yīng)貫徹執(zhí)行上級有關(guān)聲像檔案的指示，經(jīng)常進(jìn)行檢查、督促、指導(dǎo)部門聲像檔案的形成、積累、立卷、歸檔工作，以維護(hù)聲像檔案的完整和安全。在業(yè)務(wù)上接受校檔案館的指導(dǎo)，于次年六月底以前向檔案館辦理各類聲像檔案的移交手續(xù)。

第十九條 部門專(兼)職檔案員應(yīng)在部門負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)下，指導(dǎo)、監(jiān)督、協(xié)助科技人員做好聲像檔案的平時積累工作，接收本部門人員交來的聲像檔案材料，并檢查是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，組卷是否符合要求，定期選擇有保存價值的向校檔案館歸檔。

第二十條 各級聲像部門的科技人員在每項(xiàng)工作完成后，應(yīng)立即將聲像材料整理好，及時向聲像檔案室、檔案館辦理移交手續(xù)。如與其它類檔案(如教學(xué)、科研)有密切關(guān)系的照片檔案資料要互相照應(yīng)、互記參見號。

第二十一條 凡屬個人拍攝或錄制的能反映學(xué)校面貌并具有參考價值的聲像載體材料，向校檔案館歸檔者，一經(jīng)采用，學(xué)校將給予適當(dāng)補(bǔ)償。

第二十二條 聲像檔案的歸檔要求：

一、歸檔的聲像材料必須是原版、原件，而且要求圖像清晰、聲音清楚，并加以必要的文字說明。

二、歸檔時，材料形成單位應(yīng)準(zhǔn)確填寫向檔案館交接目錄單，一式二份，由交接雙方簽字后，各備一份。

三、各單位應(yīng)將在各項(xiàng)活動中形成的聲像材料的收集、歸檔工作納入各部門的職責(zé)范圍，明確專人負(fù)責(zé)。攝錄人員在材料完成后應(yīng)及時向檔案館歸檔，任何部門和個人不得據(jù)為已有。

四、學(xué)校一切可形成聲像載體的有關(guān)重大事件等活動，必須通知檔案館，以保證歸檔制度的落實(shí)。

第四章聲像檔案管理

第二十三條 按《成都理工學(xué)院檔案實(shí)體分類和檔號編制方案》進(jìn)行分類、編目、編制檔號和排架。

第二十四條 聲像檔案庫房應(yīng)保證恒溫、恒濕，避免磁場干擾和保持清潔，要特別注意防火，定期檢查庫房的“八防”，發(fā)現(xiàn)問題及時補(bǔ)救。

第二十五條 聲像檔案的保管期限與相應(yīng)文字材料的保管期限應(yīng)一致，需長期、永久保管的聲像材料，在保管一定時間后，應(yīng)轉(zhuǎn)錄復(fù)制，母帶(片)與復(fù)制帶(片)保管方法亦應(yīng)一致，母帶(片)必須專柜保管，并特別標(biāo)明。

第二十六條 鑒定與銷毀按《高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》第10條執(zhí)行。

第二十七條 統(tǒng)計(jì)按《高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》第10條執(zhí)行。第五章開發(fā)利用

第二十八條 編制檢索工具、著錄卡片，設(shè)置放像設(shè)備為利用者查找、閱覽聲像檔案創(chuàng)造條件。

第二十九條 建立借閱制度，開展咨詢服務(wù)、指導(dǎo)交流。

第四篇：教學(xué)類檔案規(guī)范

福建工程學(xué)院教學(xué)類檔案工作規(guī)范

一、教學(xué)檔案工作的基本原則

1．凡在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像載體材料均屬教學(xué)檔案。

2．教學(xué)檔案是衡量學(xué)校教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量的重要標(biāo)志之一，是學(xué)校檔案的主體、核心和重點(diǎn)。

3．教學(xué)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用。對教學(xué)檔案中的少數(shù)不屬永久保存的類目，如本科生畢業(yè)論文，實(shí)習(xí)報告等可由系保存，學(xué)校檔案部門按一定的比例擇優(yōu)接收。

4．教學(xué)檔案是教學(xué)管理的重要組成部分，應(yīng)實(shí)行“三納入”、“四同步”，即納入教學(xué)計(jì)劃、規(guī)劃，納入教學(xué)管理制度，納入各級管理人員崗位責(zé)任，作為考核教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一。下達(dá)教學(xué)任務(wù)與提出教學(xué)文件材料的歸檔要求同步；檢查教學(xué)工作與檢查教學(xué)文件材料形成積累情況同步；評審、鑒定教學(xué)質(zhì)量、教材、畢業(yè)論文、優(yōu)秀教學(xué)成果與審查、驗(yàn)收檔案材料同步；畢業(yè)分配、上報評審材料、教學(xué)考核晉升與檔案部門出具歸檔證明同步。

5．各教學(xué)管理和教學(xué)業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確一名分管檔案工作的負(fù)責(zé)人和配備相應(yīng)專（兼）職檔案人員，統(tǒng)一管理本部門、本系統(tǒng)的教學(xué)文件材料，并按期向?qū)W校檔案部門辦理移交。

6．努力實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案工作從經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理轉(zhuǎn)變，分散管 理向集中統(tǒng)一管理轉(zhuǎn)變，手工管理向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變，逐步參與教學(xué)管理，成為教學(xué)管理和教改的參謀部門，成為教學(xué)業(yè)務(wù)工作的信息咨詢部門之一。

7．逐步建立教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫，并納入全校信息系統(tǒng)統(tǒng)一管理和開發(fā)利用。

8．要把教學(xué)檔案工作列入本校教育發(fā)展計(jì)劃，在經(jīng)費(fèi)、庫房、設(shè)備和人員配備等方面給予保證，每年從教學(xué)經(jīng)費(fèi)中給予教學(xué)檔案工作適當(dāng)資助。

二、教學(xué)檔案歸檔范圍的確定 1．確定的原則

（1）歸檔的教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動過程中形成的文件材料，必須對學(xué)校和社會當(dāng)前與長遠(yuǎn)具有參考價值和憑證作用。

（2）歸檔的教學(xué)文件與材料，必須反映教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐活動中的全過程，保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

（3）歸檔的教學(xué)文件材料，必須遵循其自然形成規(guī)律，保持有機(jī)聯(lián)系，符合教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動的成套性特點(diǎn)。2．歸檔的主要內(nèi)容和重點(diǎn)

（1）歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理、學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、招生、學(xué)籍管理、課堂教學(xué)與實(shí)踐、學(xué)位工作、畢業(yè)生工作、教材等方面，（具體見附件一）。

（2）歸檔的重點(diǎn)是本校在教學(xué)工作，特別是教學(xué)實(shí)踐各個環(huán)節(jié)活動中形成的不同載體的文件材料。3．不歸檔的文件材料

（1）上級有關(guān)教學(xué)普發(fā)的、不辦的及未定稿的文件。（2）無查考利用價值的事務(wù)性臨時性文件。（3）校內(nèi)其他單位發(fā)來的文件。（4）重份文件。

（5）與校外單位交換來的材料。

三、教學(xué)文件材料的部門立卷與歸檔流程 1．形成與積累

（1）每年新學(xué)年開始后，由分管檔案工作的校長向各系（部）、部署新學(xué)年工作時，同時向各系（部）辦公室主任、教學(xué)秘書布置形成積累教學(xué)文件材料的任務(wù)。

（2）教務(wù)部門和各系（部）應(yīng)利用學(xué)籍管理軟件對學(xué)生學(xué)籍登記表（卡）逐項(xiàng)進(jìn)行登記，并做好數(shù)據(jù)備份。

（3）系（部）兼職檔案員按文件材料分類表分別積累教學(xué)文件材料，并定期進(jìn)行整理。

（4）檔案室隨時了解、督促、檢查、指導(dǎo)專（兼）職檔案員做好文件材料的積累工作。

（5）歸檔的教學(xué)文件材料必須字跡工整，格式統(tǒng)一，簽字手續(xù)完備。

（6）教學(xué)檔案管理文件一般歸檔一份，重要的教學(xué)文件（研究生論文、專著、優(yōu)秀教材等）除原稿外，根據(jù)實(shí)際情況，酌加副本。

2．整理組卷（1）堅(jiān)持由教學(xué)文件材料形成部門立卷歸檔的原則，由各系（部）或教學(xué)管理部門的專（兼）職檔案員負(fù)責(zé)將積累的文件材料向檔案部門歸檔。

（2）根據(jù)教學(xué)文件材料的形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系和便于利用查考的原則進(jìn)行組卷。原則上相同內(nèi)容的文件材料組成一卷便于利用，同一內(nèi)容的文件材料數(shù)量多時可分別組成若干卷，每卷不超過200頁。也可以根據(jù)文件材料的內(nèi)在聯(lián)系，對問題單一，文件較少者按不同內(nèi)容分別組成薄卷。

（3）在不影響卷內(nèi)文件自然形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系的前提下，同一內(nèi)容的文件按永久、長期、短期分別組卷。

（4）卷內(nèi)密不可分的文件材料按正件在前、附件在后；印件在前，定稿在后；批復(fù)在前，請示在后的要求排列。

（5）卷內(nèi)材料一律拆掉金屬物，分別用線或不銹鋼釘裝訂，對破損的文件材料應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)。

（6）凡是文件材料未注明標(biāo)題的應(yīng)加制封面，注明題名、責(zé)任者、時間。

（7）各種材料大小均為A4型紙張大小，圖件按此規(guī)格疊成手風(fēng)琴式，圖名、圖簽折在外面。

（8）文中密不可分的插圖、照片應(yīng)貼入文字材料內(nèi)；附圖冊、表冊、照片應(yīng)貼上標(biāo)簽，填寫件號及檔號附在文字材料之后共同組成保管單位。其他載體材料可專柜保管，但需填寫與文字材料卷一致的檔號。（9）透明圖紙用縫紉機(jī)打圖邊，并貼上標(biāo)簽，填寫張?zhí)柤芭c文字報告一致的檔號。

（10）按順序編排頁號，無論單面或雙面只要有書寫文字，均應(yīng)一面編寫一個頁號，頁號位置在非裝訂線一側(cè)的右下角。以件為單位，應(yīng)在每項(xiàng)文件上端加蓋歸檔章，并逐項(xiàng)填寫。

（11）填寫卷內(nèi)目錄及備考表。

（12）凡教師業(yè)務(wù)檔案中規(guī)定的內(nèi)容已分別歸入其他類檔案的，如專著、論文已歸入出版類，科研成果已歸入科研類，應(yīng)在卷內(nèi)目錄中注明相應(yīng)類目的檔號。

（13）文件形成部門提出每個案卷的密級并會同檔案室確定。（14）填寫案卷封面各欄目，標(biāo)題要簡短、準(zhǔn)確。3．歸檔驗(yàn)收

（1）移交檔案時交接雙方必須當(dāng)面檢查驗(yàn)收，檢查文件材料是否完整、齊全、排列、書寫是否符合要求，標(biāo)題是否確切，凡不符合規(guī)定要求者，接收人應(yīng)拒絕接收，并限期改正補(bǔ)交。

（2）移交時填寫移交目錄。移交目錄一式兩份，雙方各執(zhí)一份。（3）教學(xué)綜合管理文件次年6月底前歸檔，其他各類材料完成一個培養(yǎng)周期（即一屆學(xué)生從就學(xué)到畢業(yè)）當(dāng)年寒假前一次性歸檔。

四、教學(xué)檔案的管理 1．分類編號

（1）按《中國檔案分類法——教育檔案分類表》進(jìn)行分類標(biāo)引，給出檢索分類號。（2）根據(jù)教學(xué)檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)。編制用于組成檔號的二級類目代號簡表。

（3）教學(xué)類檔案檔號=號+教學(xué)檔案分類號+案卷號 案卷號按最下位類目流水。

屬于教學(xué)管理內(nèi)容的采用自然。其余可采用教學(xué)。涉及學(xué)籍問題的，可采用畢業(yè)（“屆”）。

2．編目

（1）每卷檔案脊背上填寫檔號，也可另行貼上注有檔號的標(biāo)簽，標(biāo)簽下沿的位置距離底邊40毫米處。

（2）按檔號順序，以案卷為對象填寫。

（3）編制各種分類目錄和專題目錄，積累到一定程度后，打印匯編出版。

（4）必須將編制的教學(xué)檔案數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫，逐步實(shí)現(xiàn)與本系統(tǒng)的信息庫聯(lián)網(wǎng)。

3．排架、保管（1）按檔號順序排架。

（2）保管要求按《高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》第9條執(zhí)行。

（3）與文件材料配套的特殊載體記錄的教學(xué)檔案，按《聲像載體檔案工作規(guī)范》有關(guān)條款處理。

4．檔案的補(bǔ)充與修改

（1）各系（部）隨時將收集到的教學(xué)文件材料經(jīng)整理后向檔案 室補(bǔ)充歸檔，檔案室負(fù)責(zé)教學(xué)檔案的人員應(yīng)及時將補(bǔ)充材料插入卷內(nèi)相應(yīng)的位置，并在卷內(nèi)目錄、帳本上補(bǔ)充填寫。

（2）凡已歸檔的文件材料需要修改時，必須經(jīng)所在部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；未經(jīng)批準(zhǔn)，不得修改任何文件材料。

五、教學(xué)檔案工作崗位責(zé)任制 1．教學(xué)管理部門領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)

（1）制訂和健全有關(guān)管理制度，切實(shí)做到把教學(xué)檔案全面納入教學(xué)管理之中，并監(jiān)督各部門執(zhí)行。

（2）加強(qiáng)與學(xué)校檔案部門聯(lián)系，共同做好業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查工作，保證教學(xué)檔案質(zhì)量。

（3）對本部門管理干部和專（兼）職教學(xué)檔案員提出具體要求，并幫助他們解決一些實(shí)際困難。

2．各部門專（兼）職教學(xué)檔案人員職責(zé)（1）做好本單位教學(xué)文件材料的形成積累工作。

（2）將收集、積累的文件材料整理組卷裝訂，做到組卷合理，編目清楚，標(biāo)題準(zhǔn)確，裝訂整齊，并及時向?qū)W校檔案室移交。

（3）做好存放在本部門的教學(xué)檔案的組卷、分類、編目、登記、保管、利用等工作。

3．教研室主任的職責(zé)

（1）負(fù)責(zé)收集教研室的典型教案，集體備課記錄、試題、試卷等向所在部門專（兼）職檔案員移交。

（2）督促教師移交各種業(yè)務(wù)檔案。附件一：

福建工程學(xué)院教學(xué)類檔案歸檔范圍和保管期限表

教務(wù)處：

綜

合科

序 號

類

目

名

稱

保管期限

上級教育部門下達(dá)的指令性及指導(dǎo)性文件 30 年 2 學(xué)校有關(guān)教學(xué)工作的請示和上級的批復(fù)、函件

永 久 3 和以上的工作計(jì)劃、總結(jié)和教學(xué)管理制度 永 久

教務(wù)管理科 序 號

類

目

名

稱

保管期限

畢業(yè)生花名冊 永 久 2 學(xué)校學(xué)位委員會授予本科學(xué)位審批文件材料 永 久 3 學(xué)生學(xué)籍變更的文件材料（留級、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、保留或取消學(xué)生入學(xué)資格）

3.1 關(guān)于學(xué)生學(xué)籍變更的通知 30 年 3.2 學(xué)籍變更的申請報告、審批材料 30 年 4 學(xué)生申請轉(zhuǎn)專業(yè)的請示、批復(fù) 30 年 5 更正畢業(yè)生電子注冊信息的報告 永 久 6 準(zhǔn)予學(xué)生畢業(yè)的通知等相關(guān)文件材料

永 久 7 同意結(jié)業(yè)學(xué)生換發(fā)畢業(yè)證書的通知

永 久 8 關(guān)于補(bǔ)辦畢業(yè)證明書的文件材料

8.1 補(bǔ)辦畢業(yè)證明書的存底材料

永 久 8.2 補(bǔ)辦畢業(yè)證明書的申請、審批材料

永 久

實(shí)踐管理科 序 號

類

目

名

稱

保管期限

上級對實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的通知、批復(fù)

永 久 2 國家級、省級、校級實(shí)驗(yàn)教學(xué)示范中心建設(shè)、申報材料 30 年 3 學(xué)校基礎(chǔ)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目預(yù)算的申請、調(diào)整報告年 4 學(xué)校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)規(guī)劃、建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施、驗(yàn)收的通知、報告 30 年 5 高等學(xué)校實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù) 30 年 6 上級對學(xué)科競賽的表彰文件 永 久 7 學(xué)校優(yōu)秀畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）表彰文件 永 久 8 實(shí)習(xí)基地協(xié)議書 30 年

教學(xué)研究科 序 號

類

目

名

稱

保管期限

人才培養(yǎng)計(jì)劃方面的指示、規(guī)定、辦法 永 久 2 教學(xué)改革文件（各級各類教改立項(xiàng)、精品課、教學(xué)團(tuán)隊(duì)、綜合班改革等）年 3 文化素質(zhì)教育材料年 4 各級優(yōu)秀教學(xué)評獎文件 4.1 教學(xué)優(yōu)秀獎評審結(jié)果的文件材料 永 久 4.2 教學(xué)新秀獎評審結(jié)果的文件材料 永 久 4.3 教學(xué)名師獎評審結(jié)果的文件材料

永 久 4.4 教學(xué)成果獎評審結(jié)果的文件材料

永 久 4.5 優(yōu)秀教材獎評審結(jié)果的文件材料 永 久 5 教學(xué)工作委員會會議紀(jì)要 永 久 6 上級對本校學(xué)科建設(shè)、專業(yè)設(shè)置、學(xué)位授予專業(yè)等的通知、批復(fù) 永 久 7 新專業(yè)籌建、申報及建設(shè)的文件材料 永 久 8 增列授予學(xué)士學(xué)位專業(yè)的請示、批復(fù) 30 年

招生辦公室

序 號

類

目

名

稱

保管期限

學(xué)校招生工作一般性通知 10 年 2 學(xué)校有關(guān)招生錄取工作的政策性、制度性文件 30 年 3 學(xué)校招生計(jì)劃、招生簡章、招生專業(yè)簡介 30 年 4 新生錄取花名冊 永 久

教材管理中心 序 號

類

目

名

稱

保管期限

本校主編、自編的教材 30年 各系（部）各專業(yè)使用教材目錄

30年 3 教材樣書

10年

各系（部）： 序 號

類

目

名

稱

保管期限

1、日常工作中形成的文件材料

1．1工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度

永 久 1．2系部人事任免職的通知 永 久 1、3系部表彰先進(jìn)集體、先進(jìn)個人的決定

永 久 1、4財(cái)務(wù)工作報告 30 年 1、5崗位聘任、教學(xué)管理方面通知、決定 30 年 1、6系部成立、調(diào)整領(lǐng)導(dǎo)小組組成人員名單 永 久 1、7迎新工作、畢業(yè)生工作的安排通知 10 年 1、8校慶、校友工作的文件材料 10 年

2、教學(xué)工作 2、2學(xué)生處分的報告、決定 10年 2.2.1受到警告(不含)以上處分的 永 久 2.2.2受到警告處分的 30年 2、3 教學(xué)管理方面的通知、決定 30 年 2、4自編、主編教學(xué)指導(dǎo)書、實(shí)習(xí)指導(dǎo)書及習(xí)題集

30年

3、系（部）教代會、工代會材料 3、1請示、通知、議程、決議、總結(jié)、主席團(tuán)、代表名單、工作報告、領(lǐng)導(dǎo)講話、候選人情況介紹、討論通過的文件、選舉結(jié)果和上次批復(fù)

永 久 3．2 提案及辦理情況，會議簡報，會議記錄、紀(jì)要、照片、光盤 永 久 3.3 籌備工作、選舉過程中形成的文件、小組會議記錄等文件材料 30 年 3.4 討論未通過的文件 10 年 附件二：

福建工程學(xué)院系級教學(xué)檔案歸檔范圍

一、綜合類

1.上級教育主管部門下達(dá)的指令性、指導(dǎo)性文件。

2.關(guān)于教育改革培養(yǎng)目錄，培養(yǎng)規(guī)格，專業(yè)和課程設(shè)置及學(xué)制等方面的指示、規(guī)定、辦法等。

3.學(xué)校規(guī)劃實(shí)施計(jì)劃、教學(xué)要點(diǎn)，有關(guān)教學(xué)會議記錄、調(diào)研報告、簡報等。4.學(xué)校制定的各種教學(xué)制度、辦法、規(guī)定、條例以及有關(guān)教學(xué)工作的文件。5.有關(guān)招生分配的各種制度、規(guī)定、辦法、條例以及有關(guān)招生計(jì)劃分配表及文件。

6.各系及專業(yè)簡介，以及招生分配情況介紹。7.學(xué)校簡介，以及招生廣告。8.系級教學(xué)工作總結(jié)。

9.教學(xué)經(jīng)費(fèi)申請報告，各門課程教學(xué)資助金申請表、實(shí)際經(jīng)費(fèi)預(yù)算及結(jié)算材料等。

10.有關(guān)教學(xué)工作的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)資料。

二、教學(xué)管理類

1.教師教學(xué)工作規(guī)程、教學(xué)工作評估材料。2.教師工作量核算辦法，教師開課情況。

3.教師教學(xué)任務(wù)安排，有關(guān)教師教學(xué)情況調(diào)查表、教學(xué)質(zhì)量檢查、評估、總結(jié)及聽課記錄。

4.師資培訓(xùn)計(jì)劃、考核、總結(jié)、出國進(jìn)修等有關(guān)材料。

5.學(xué)生學(xué)籍管理材料，其中包括學(xué)籍卡、學(xué)生登記表、成績冊。6.學(xué)籍變更材料（升、留級、休、轉(zhuǎn)、復(fù)、退學(xué)等）。

7.學(xué)生獎懲材料（獎學(xué)金優(yōu)秀學(xué)生、先生班級、學(xué)生處分材料）。8.重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)論證、申報、評審材料。9.招生計(jì)劃、招生簡章、招生工作總結(jié)等。10.課程安排表，教學(xué)運(yùn)行表，學(xué)年校歷。

11.畢業(yè)生質(zhì)量調(diào)查材料，包括對畢業(yè)生質(zhì)量調(diào)查的計(jì)劃、總結(jié)調(diào)查表，使用單位對畢業(yè)生質(zhì)量評審意見 12.各類培訓(xùn)班、進(jìn)修班的文件材料。

三、教學(xué)業(yè)務(wù)類

1.課程教學(xué)標(biāo)準(zhǔn)及要求。

2.課程建設(shè)、規(guī)則、實(shí)施方案、課程設(shè)置一覽表。3.主干課程目錄。

4.培養(yǎng)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃方案、總結(jié)等。

5.教材建設(shè)、教師自編、主編教材、教學(xué)指導(dǎo)書、習(xí)題集和解題及使用教材目錄。

6.優(yōu)秀教師講學(xué)的典型教案、教模、標(biāo)本、幻燈片、錄音、錄音帶及重要備課筆記等。

7.各類優(yōu)秀學(xué)生典型的作業(yè)本、筆記本、在校期間發(fā)表的論文。

8.教學(xué)實(shí)習(xí)大綱、實(shí)習(xí)指導(dǎo)書、實(shí)習(xí)總結(jié)、實(shí)習(xí)講義，實(shí)習(xí)結(jié)果鑒定材料、有代表性的實(shí)習(xí)報告。

9.實(shí)驗(yàn)教學(xué)工作情況（可根據(jù)規(guī)范具體化）。10.考試試卷。

11.畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）及評審意見。

四、教學(xué)研究類

1.獲校級以上的教學(xué)成果類的申報材料及獎狀。

2.獲校級以上的教學(xué)質(zhì)量獎、優(yōu)秀教材類的申報材料及獎狀。3.獲校級以上的優(yōu)秀集體獎、教書育人獎的申報材料及獎狀。4.專業(yè)設(shè)置改造、修訂目錄。5.教學(xué)工作改革動態(tài)。6.教師教學(xué)研究論文。

注：教學(xué)檔案的歸檔按照校檔案室歸檔要求，各單位需歸檔的教學(xué)檔案由各系檔案員負(fù)責(zé)收集、整理后向檔案室移交。每年的學(xué)籍檔案由各系教務(wù)員核對整理，按當(dāng)年畢業(yè)專業(yè)裝訂成冊，經(jīng)系領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后向檔案室移交。

第五篇：企業(yè)檔案工作規(guī)范

企業(yè)檔案工作規(guī)范

DA／T 42—2009(國家檔案局2009年11月2日發(fā)布，2010年1月1日實(shí)施)1 范圍

本標(biāo)準(zhǔn)確立了企業(yè)檔案工作原則、組織和制度要求，給出了企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作、檔案信息化建設(shè)、檔案工作設(shè)施設(shè)備配置等方面的方法與技術(shù)指南。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于大中型工業(yè)企業(yè)，其他類型企業(yè)及事業(yè)單位可參照使用。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內(nèi)容)或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

GB／T 9705 文書檔案案卷格式 GB／T 11821 照片檔案管理規(guī)范

GB／T 11822 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求

GB／T 17678.1 CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求 GB／T 18894 電子文件歸檔與管理規(guī)范 DA／T 1 檔案工作基本術(shù)語 DA／T 12 全宗卷規(guī)范 DA／T 13 檔號編制規(guī)則

DA／T 15 磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范 DA／T 22 歸檔文件整理規(guī)則

DA/ T 28 國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范 DA/T 31 紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范 DA/T 32 公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則 DA/T 43 縮微膠片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范 JGJ 25 檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范

ISO 15489.1 信息與文獻(xiàn)一文件管理：通則 IS0 15489.2 信息與文獻(xiàn)一文件管理：指南

3術(shù)語和定義

DA／T 1—2000 確立的以及下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。3.1 企業(yè)檔案business records

企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件。3.2 企業(yè)檔案工作business records management 企業(yè)履行檔案管理職責(zé)的行為和活動。3.3 電子檔案electronic records

具有保存價值的歸檔電子文件及相應(yīng)元數(shù)據(jù)、背景信息和支持軟件。3.4 檔案信息化archival informationization

運(yùn)用信息技術(shù)對歸檔文件、數(shù)據(jù)信息資源及檔案進(jìn)行采集、整合、維護(hù)、處置和提供利用服務(wù)的檔案管理提升過程和工作方式。

4檔案工作總則

4.1 企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。企業(yè)檔案工作是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動的基礎(chǔ)性管理工作。

4.2 企業(yè)檔案工作應(yīng)以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

4.3 企業(yè)檔案工作應(yīng)以滿足企業(yè)各項(xiàng)活動在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需求為導(dǎo)向，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)與管理方法，通過資源整合和開發(fā)，為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)。

4.4 企業(yè)應(yīng)維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全。

5檔案工作組織 5.1 組織系統(tǒng)建設(shè) 5.1.1檔案工作領(lǐng)導(dǎo) 企業(yè)應(yīng)確定檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，確定各職能或承辦部門、各項(xiàng)目檔案工作的負(fù)責(zé)人，確定檔案部門的負(fù)責(zé)人。5.1.2 檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置

企業(yè)應(yīng)根據(jù)規(guī)模和管理模式設(shè)置專門的檔案機(jī)構(gòu)，或指定負(fù)責(zé)檔案工作的機(jī)構(gòu)。大型企業(yè)應(yīng)設(shè)立檔案館。5.1.3 檔案人員配備

企業(yè)應(yīng)配備與企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理相適應(yīng)的專職檔案人員；各部門、各項(xiàng)目應(yīng)配備專職或兼職檔案人員。企業(yè)應(yīng)保持檔案人員相對穩(wěn)定。5.1.4 檔案工作體系

企業(yè)應(yīng)建立以檔案部門為核心，各職能或承辦部門、各項(xiàng)目專兼職檔案人員為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案工作體系。5.2企業(yè)管理職責(zé)

5.2.1 企業(yè)應(yīng)貫徹國家有關(guān)檔案工作法律、法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作規(guī)章制度，將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃，為檔案工作持續(xù)發(fā)展提供保障。

5.2.2 企業(yè)應(yīng)將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作職責(zé)和有關(guān)人員崗位職責(zé)，并對分管領(lǐng)導(dǎo)、部門和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員職責(zé)履行情況進(jìn)行考核。5.2.3 企業(yè)應(yīng)采取必要措施，維護(hù)和確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。

5.2.4 企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動時應(yīng)做好檔案的處置工作，國有企業(yè)應(yīng)依照檔發(fā)字[1998]6號文件的要求進(jìn)行，其他企業(yè)可參照。

5.2.5 企業(yè)應(yīng)對檔案工作中做出成績的集體或個人給予表彰和獎勵；對違反有關(guān)規(guī)定造成檔案損失的相關(guān)人員給予處分。5.3企業(yè)部門職責(zé)

5.3.1 企業(yè)各職能或承辦部門及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)對本部門或項(xiàng)目歸檔文件的完整和系統(tǒng)負(fù)責(zé)。5.3.2 企業(yè)各職能或承辦部門及項(xiàng)目文件形成者應(yīng)負(fù)責(zé)積累文件，并對歸檔文件的齊全、準(zhǔn)確和形成質(zhì)量負(fù)責(zé)。

5.3.3 專兼職檔案人員應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理應(yīng)歸檔的文件，對歸檔文件的整理質(zhì)量負(fù)責(zé)。5.3.4 企業(yè)各職能或承辦部門及項(xiàng)目對文件管理的責(zé)任，見ISO 15489.1第七章、ISO 15489.2和檔發(fā)[2002]5號文件要求。5.4檔案部門職責(zé)

5.4.1 統(tǒng)籌規(guī)劃企業(yè)檔案工作，制定企業(yè)文件歸檔和檔案鑒定、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、移交等有關(guān)規(guī)章制度。

5.4.2 負(fù)責(zé)企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作。5.4.3 指導(dǎo)企業(yè)各部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作文件的形成、積累、整理及歸檔工作。

5.4.4 監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查企業(yè)所屬單位(包括派出機(jī)構(gòu)和投資的全資、控股企業(yè))的檔案工作。5.4.5 依照有關(guān)規(guī)定向國家檔案館或有關(guān)單位移交檔案。5.5檔案人員要求

5.5.1 檔案人員應(yīng)遵紀(jì)守法、忠于職守、具有專業(yè)知識。

5.5.2 檔案部門負(fù)責(zé)人應(yīng)具有中級以上專業(yè)技術(shù)職稱或大學(xué)本科以上學(xué)歷。5.5.3 檔案人員應(yīng)具備大學(xué)?？埔陨蠈W(xué)歷或同等學(xué)識水平。5.5.4 檔案人員應(yīng)定期接受檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

6檔案工作制度 6.1 工作規(guī)章

6.1.1明確企業(yè)文件形成、歸檔責(zé)任。企業(yè)在制定有關(guān)規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)和制度中應(yīng)提出相應(yīng)的文件收集、整理和歸檔的責(zé)任要求。

6.1.2 制定企業(yè)檔案工作規(guī)定。企業(yè)檔案工作規(guī)定是企業(yè)檔案工作的基本要求，其主要內(nèi)容應(yīng)包括：檔案工作原則及管理體制，文件的形成、積累與歸檔職責(zé)要求，檔案收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用要求，資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案的處置原則，解釋權(quán)限等。

6.1.3 建立檔案工作責(zé)任追究制度。對相關(guān)崗位人員違反文件收集、歸檔及檔案管理制度，發(fā)生檔案泄密、造成檔案損毀等行為，企業(yè)應(yīng)提出責(zé)任追究和處罰措施，并將有關(guān)要求納入相關(guān)管理制度。

6.1.4 制定檔案管理應(yīng)急預(yù)案。對可能發(fā)生的突發(fā)事件和自然災(zāi)害，企業(yè)應(yīng)制定檔案搶救應(yīng)急措施，包括組織結(jié)構(gòu)、搶救方法、搶救程序、保障措施和轉(zhuǎn)移地點(diǎn)等。對檔案信息化管理的軟件、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)的維護(hù)、防災(zāi)和恢復(fù)，應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案。6.2管理制度

6.2.1 文件歸檔制度。應(yīng)明確文件歸檔范圍及保管期限、歸檔時間、歸檔程序、歸檔質(zhì)量要求以及歸檔控制措施。

6.2.2 檔案保管制度。應(yīng)明確各門類檔案保管條件、特殊載體檔案保管方式、檔案清點(diǎn)檢查辦法、對受損檔案的處置辦法、檔案進(jìn)(出)庫要求、庫房管理要求和庫房管理員職責(zé)。6.2.3 檔案鑒定銷毀制度。應(yīng)明確鑒定、銷毀工作的組織、職責(zé)、原則、方法和時間等要求。6.2.4 檔案統(tǒng)計(jì)制度。應(yīng)明確統(tǒng)計(jì)內(nèi)容、統(tǒng)計(jì)要求和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析要求。

6.2.5 檔案利用制度。應(yīng)明確檔案提供利用的方式、方法，規(guī)定查(借)閱檔案的權(quán)限和審批手續(xù)，提出接待查(借)閱檔案的要求。

6.2.6 檔案保密制度。應(yīng)明確檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者應(yīng)承擔(dān)的保密責(zé)任。6.2.7 電子檔案管理制度。應(yīng)對企業(yè)各信息系統(tǒng)中形成的電子文件提出歸檔、管理和利用要求。

6.2.8檔案管理系統(tǒng)操作制度。應(yīng)明確檔案管理系統(tǒng)操作人員的職責(zé)、檔案管理系統(tǒng)軟件、硬件的操作要求。6.3業(yè)務(wù)規(guī)范

6.3.1 文件、檔案整理規(guī)范。應(yīng)明確文件立卷與檔案整理原則、整理方法、檔號編制要求和檔案裝具要求等。

6.3.2 檔案分類方案。應(yīng)明確分類依據(jù)、類別標(biāo)識、類目范圍。

6.3.3 文件歸檔范圍和保管期限表。應(yīng)明確各類文件歸檔的范圍及其相對應(yīng)的保管期限。6.3.4 特殊載體檔案管理規(guī)范。應(yīng)明確不同載體檔案收集、整理的要求和保管的條件。

7檔案業(yè)務(wù)工作

7.1 企業(yè)檔案工作與業(yè)務(wù)活動

7.1.1企業(yè)檔案工作是企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)和活動的有機(jī)組成部分，應(yīng)納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程，納入企業(yè)部門和有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制或崗位責(zé)任制。7.1.2 企業(yè)檔案部門或檔案人員應(yīng)參加產(chǎn)品鑒定、科研課題成果審定、項(xiàng)目驗(yàn)收、設(shè)備開箱驗(yàn)收等活動，負(fù)責(zé)檢查應(yīng)歸檔文件的完整、系統(tǒng)。

7.1.3 企業(yè)下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)應(yīng)同時提出項(xiàng)目文件的歸檔要求；檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度應(yīng)同時檢查項(xiàng)目文件積累情況；驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果應(yīng)同時驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件歸檔情況；項(xiàng)目總結(jié)應(yīng)同時做好項(xiàng)目文件歸檔交接。7.2文件的形成、積累

7.2.1 文件形成時應(yīng)使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式。

7.2.2 文件形成者應(yīng)將辦理完畢、有保存價值的文件及時交本部門、項(xiàng)目或?qū)ｍ?xiàng)工作檔案人員保管。

7.3文件整理與歸檔 7.3.1 文件整理 文件立卷整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，區(qū)分保管期限，保持文件間有機(jī)聯(lián)系。文書、科技、會計(jì)、人事等門類文件的整理，應(yīng)分別符合GB 9705、DA／T

22、GB／T 11822、財(cái)會字[1998]32號、勞力字[1992]33號等標(biāo)準(zhǔn)及文件的要求；音像、電子等載體形態(tài)文件整理，應(yīng)分別符合GB／T 11821、DA／T

15、GB／T 18894、DA／T 32等標(biāo)準(zhǔn)的要求。7.3.2 文件歸檔范圍

7.3.2.1 企業(yè)在籌備、建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的各種載體形式的文件都應(yīng)納入歸檔范圍。國有企業(yè)文件歸檔范圍應(yīng)符合檔發(fā)[2004]4號文件要求。

7.3.2.2 歸檔文件的主要來源有：

——本企業(yè)形成的文件；

——本企業(yè)引進(jìn)項(xiàng)目、外購設(shè)備等接收的文件；

——所屬單位及參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件；

——本企業(yè)參與的合作項(xiàng)目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件；

——本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件。

7.3.2.3 企業(yè)應(yīng)根據(jù)經(jīng)營管理范圍和業(yè)務(wù)活動類型制定文件歸檔范圍和保管期限表。確定文件歸檔范圍和保管期限可參照、但不限于附錄A。項(xiàng)目建設(shè)類文件應(yīng)依據(jù)企業(yè)在項(xiàng)目建設(shè)中的性質(zhì)確定，建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位文件歸檔具體范圍參見DA／T 28；服務(wù)類型企業(yè)各類文件歸檔范圍及企業(yè)中專業(yè)性較強(qiáng)的業(yè)務(wù)活動的文件歸檔范圍，應(yīng)結(jié)合企業(yè)活動和專門業(yè)務(wù)編制。7.3.3文件歸檔時間

7.3.3.1 經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。

7.3.3.2 科研開發(fā)、項(xiàng)目建設(shè)文件應(yīng)在其項(xiàng)目鑒定、竣工驗(yàn)收前歸檔，周期長的可分階段、單項(xiàng)歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)及服務(wù)業(yè)務(wù)應(yīng)定期或按階段歸檔。

7.3.3.3 產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)等文件應(yīng)隨時歸檔；外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件應(yīng)在開箱驗(yàn)收或接收后即時登記歸檔。

7.3.3.4 會計(jì)核算專業(yè)材料應(yīng)在會計(jì)終了后由會計(jì)部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。

7.3.3.5 電子文件邏輯歸檔宜定時進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門類或內(nèi)容的其他載體歸檔時間一致。7.3.3.6 磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等載體形式的文件應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時間一致。

7.3.3.7 更新、補(bǔ)充的文件，企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動和干部職工調(diào)動、離崗時應(yīng)清退的文件，企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件，其他活動中形成的文件等，應(yīng)隨時歸檔。7.3.4 文件歸檔要求

7.3.4.1 企業(yè)應(yīng)實(shí)行部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作的文件收集、整理、歸檔責(zé)任制。各部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作專兼職檔案人員應(yīng)按照規(guī)定將文件整理后歸檔。

7.3.4.2 歸檔的文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有利于長久保存，圖文字跡應(yīng)符合形成文件設(shè)備(打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等)標(biāo)稱的質(zhì)量要求。

7.3.4.3 歸檔的文件應(yīng)為原件。因故無原件的可將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔。

7.3.4.4 非紙質(zhì)文件應(yīng)與其文字說明一并歸檔。外文(或少數(shù)民族文字)材料若有漢譯文的，應(yīng)一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題和目錄后歸檔。

7.3.4.5 歸檔的文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。7.3.4.6 兩個以上單位合作完成的項(xiàng)目，應(yīng)以合同、協(xié)議等形式約定文件歸檔要求。主辦單位一般應(yīng)保存全套文件，協(xié)辦單位保存與所承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。

7.3.4.7 文件形成部門應(yīng)就歸檔文件填寫《檔案交接登記表》(見附錄B表B.1)。重要項(xiàng)目文件歸檔時應(yīng)由項(xiàng)目管理部門編寫歸檔說明，并經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核簽字。7.4檔案收集工作 7.4.1 文件歸檔的交接

7.4.1.1 文件形成部門應(yīng)按期將《檔案交接登記表》隨同已整理的文件向檔案部門移交。7.4.1.2 檔案部門接收時應(yīng)認(rèn)真核對，并檢查檔案質(zhì)量。雙方在《檔案交接登記表》簽字后各保留一份。

7.4.2 檔案與資料的收集

7.4.2.1 企業(yè)應(yīng)接收所屬單位因產(chǎn)權(quán)變動后屬本企業(yè)所有的檔案。7.4.2.2 企業(yè)應(yīng)根據(jù)資產(chǎn)管理權(quán)限接收無法人資格的所屬單位檔案。7.4.2.3 企業(yè)可根據(jù)需要收集宣傳報道本單位的新聞資料。

7.4.2.4 企業(yè)可根據(jù)研發(fā)和市場競爭的需要收集與企業(yè)經(jīng)營范圍相關(guān)的資料。7.4.2.5 企業(yè)可根據(jù)需要向社會、離退休人員征集檔案、資料。7.5檔案整理工作

7.5.1 檔案部門應(yīng)區(qū)分全宗進(jìn)行檔案的分類、排列與編目。7.5.2 分類方案應(yīng)依據(jù)企業(yè)管理職能，結(jié)合檔案形成特點(diǎn)制定，并應(yīng)保持相對穩(wěn)定性和可擴(kuò)充性。分類方案應(yīng)附有分類說明。

7.5.3 類別號可采用阿拉伯?dāng)?shù)字、英文字母、拼音字母中的一種或兩種混合方法設(shè)定。7.5.4 全宗內(nèi)檔案按類分別集中排列，類別內(nèi)檔案按類目條款順序依次排列編號。7.5.5 根據(jù)分類方案和排列順序編制檔號。檔號應(yīng)指代單一，具有唯一性。檔號編制方法見DA／T 13。

7.5.6 檔號可采用“[全宗號—]分類號(或項(xiàng)目代號或目錄號)—案卷號(或件號或盤、盒、張?zhí)?”([ ]表示可選)結(jié)構(gòu)。

全宗號由企業(yè)根據(jù)對所屬單位集中統(tǒng)一管理檔案的需要和企業(yè)產(chǎn)權(quán)變更情況自行設(shè)定。7.5.7 紙質(zhì)檔案應(yīng)與對應(yīng)的非紙質(zhì)載體檔案設(shè)立互見號。

互見號是反映同一內(nèi)容其他載體檔案保管單位的檔號。7.5.8 按全宗、類別、保管期限編制檔案目錄。

7.5.9 檔案部門應(yīng)對每個全宗建立全宗卷。全宗卷可單獨(dú)管理。全宗卷的主要內(nèi)容和編制方法見DA／T 12。7.6檔案保管工作

7.6.1 檔案存放應(yīng)依據(jù)檔案載體選擇檔案柜架。底圖不宜折疊；磁性載體應(yīng)選擇防磁設(shè)施。重要檔案應(yīng)異地備份。

7.6.2 檔案入庫前一般應(yīng)去污、消毒。受損的檔案應(yīng)及時修復(fù)或補(bǔ)救。對于易損的制成材料和字跡，應(yīng)采取復(fù)制手段加以保護(hù)。7.6.3 庫房管理

7.6.3.1 庫房應(yīng)保持干凈、整潔，并具備防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等防護(hù)功能(見JGJ 25)。

7.6.3.2 庫房溫、濕度應(yīng)符合JGJ

25、GB／T 18894和DA／T 15對各類檔案載體的保管要求，并有溫濕度登記(登記表參見附錄B表B.2)。

7.6.3.3 庫房設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)情況應(yīng)定期檢查，并及時排除隱患。

7.6.3.4 庫藏檔案應(yīng)定期清理核對，做到賬物相符。庫藏檔案數(shù)量發(fā)生變化時應(yīng)記錄說明。7.7檔案鑒定工作

7.7.1 企業(yè)應(yīng)成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、職能部門、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會(或小組)，負(fù)責(zé)確定文件保管期限和到期檔案鑒定。

7.7.2 檔案保管期限應(yīng)根據(jù)文件對企業(yè)、國家和社會所具有的現(xiàn)實(shí)和今后工作查考、憑證作用，以及歷史研究價值確定。

7.7.3 檔案保管期限一般分為永久和定期兩種。會計(jì)檔案的保管期限執(zhí)行《會計(jì)檔案管理辦法》。

7.7.4 永久保管檔案。凡是反映本企業(yè)主要職能活動和歷史面貌，對本企業(yè)、國家和社會有長遠(yuǎn)利用價值的文件，列為永久保管。

7.7.5 定期保管檔案。凡是反映本企業(yè)一般工作活動，在一定時間對本企業(yè)各項(xiàng)工作有參考利用價值的文件，列為定期保管。定期保管檔案的年限可根據(jù)其參考利用價值分為30年和10年。

7.7.6 企業(yè)應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。經(jīng)檔案鑒定委員會鑒定，仍需繼續(xù)保存的檔案應(yīng)重新劃定保管期限；對保管期滿確無保存價值的檔案應(yīng)登記造冊，填寫銷毀清冊(參見附錄B表B.3)，經(jīng)企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)督銷毀。銷毀清冊永久保存。7.8檔案統(tǒng)計(jì)工作

7.8.1 檔案部門應(yīng)及時、準(zhǔn)確地填報本企業(yè)檔案工作年報及有關(guān)統(tǒng)計(jì)報表。

7.8.2 建立檔案工作統(tǒng)計(jì)臺賬，主要內(nèi)容包括：檔案館(室)藏情況；入出庫情況；檔案利用情況；檔案專兼職人員情況；檔案設(shè)施、設(shè)備情況；檔案銷毀情況等。7.8.3 檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)保持連續(xù)性。7.9檔案利用工作

7.9.1 檔案部門應(yīng)加強(qiáng)檔案檢索系統(tǒng)建設(shè)，開發(fā)檔案信息資源，及時、有效地提供檔案利用服務(wù)。

7.9.2 企業(yè)應(yīng)根據(jù)保密規(guī)定和知識產(chǎn)權(quán)管理要求，設(shè)定利用者權(quán)限。超越權(quán)限的利用需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。’

7.9.3 利用檔案應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行登記(借閱登記表參見附錄B表B.4)。利用效果突出的宜進(jìn)行登記(利用效果登記表參見附錄B表B.5)。

7.9.4 可采用直接查閱、電話調(diào)閱、網(wǎng)上查閱等方式提供利用原件、復(fù)制件、縮微件和電子檔案。

7.9.5 企業(yè)宜對檔案信息進(jìn)行分類匯總，形成專題匯編，如規(guī)章制度匯編、專題文件匯編等。7.9.6 企業(yè)宜對檔案信息進(jìn)行綜合整理，形成專題材料，如大事記、年鑒、組織沿革、產(chǎn)品性能比較、科研成果簡介、工程項(xiàng)目簡介、設(shè)備的更新?lián)Q代、市場的變化等。

7.9.7 企業(yè)宜對檔案信息進(jìn)行分析研究，形成深層次加工材料，如歷年生產(chǎn)經(jīng)營指標(biāo)統(tǒng)計(jì)分析、重大事故原因研究分析、企業(yè)史志等。7.9.8 企業(yè)可利用檔案舉辦檔案陳列或展覽。

8檔案信息化建設(shè)

8.1 檔案信息化目標(biāo)與原則

8.1.1企業(yè)檔案信息化應(yīng)以促進(jìn)、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現(xiàn)代化水平為總目標(biāo)。8.1.2 企業(yè)檔案信息化應(yīng)堅(jiān)持技術(shù)與管理并重、與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)和同步的原則。8.1.3 企業(yè)各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實(shí)施應(yīng)充分考慮檔案管理的要求。8.2電子文件的歸檔

8.2.1 電子文件歸檔要求及功能應(yīng)嵌入文件生成系統(tǒng)。企業(yè)各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)等類型電子文件歸檔范圍應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔范圍確定。音頻、視頻、多媒體等類型電子文件及數(shù)據(jù)庫的歸檔范圍應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定和需要確定。

8.2.2 企業(yè)各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應(yīng)與電子文件一并歸檔。

8.2.3 歸檔的電子文件數(shù)據(jù)格式應(yīng)易于識讀、遷移。電子文件通用格式見GB／T18894第6章。8.2.4 電子文件應(yīng)經(jīng)鑒定、整理、審核后歸檔。電子文件的整理、鑒定與歸檔要求參見GB／T 17678.1和GB／T 18894。

8.2.5 加密的電子文件歸檔時一般應(yīng)解密，必須加密歸檔的電子文件應(yīng)與其解密軟件和說明文件一并歸檔。

8.2.6 文件形成部門應(yīng)負(fù)責(zé)確保歸檔電子文件具備真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性。8.3傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化

8.3.1 企業(yè)可根據(jù)檔案保管和利用的實(shí)際需要，有選擇地對傳統(tǒng)載體檔案實(shí)施數(shù)字化。8.3.2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)符合DA／T 31的要求，縮微膠片數(shù)字化應(yīng)符合DA／T 43的要求。8.3.3 照片檔案和聲像檔案數(shù)字化文件格式見DA／T 32的附錄B。

數(shù)字化生成的檔案副本檔號應(yīng)與原檔案對應(yīng)。8.4電子檔案的保管

8.4.1 電子檔案應(yīng)參照紙質(zhì)檔案分類方案進(jìn)行整理。

8.4.2 電子檔案應(yīng)存儲到脫機(jī)載體上。其存儲載體見DA／T 32的附錄C，保管要求見GB／T 18894的9.4。

8.4.3 脫機(jī)存儲電子檔案的載體或裝具上應(yīng)貼有注明載體序號、電子檔案號、密級、保管期限、存入日期等內(nèi)容的標(biāo)簽，電子檔案載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。8.4.4 存儲在脫機(jī)載體上的電子檔案應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。

8.4.5超過保管期限的電子檔案的鑒定和銷毀，按照紙質(zhì)檔案的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，其刪除和銷毀應(yīng)符合GB／T 18894中9.8的相關(guān)規(guī)定。對確認(rèn)銷毀的電子檔案應(yīng)有銷毀文件目錄存檔。8.5檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)

8.5.1 企業(yè)應(yīng)建立館(室)藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并逐步實(shí)現(xiàn)檔案的全文檢索。

8.5.2 對數(shù)字化檔案和各信息系統(tǒng)歸檔的電子文件，檔案部門應(yīng)根據(jù)設(shè)定的利用權(quán)限提供及時有效的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。

8.5.3 涉密檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)物理斷開，非涉密檔案管理系統(tǒng)可與互聯(lián)網(wǎng)邏輯隔離。8.5.4 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制、加裝防火墻等安全保密措施。8.5.5 檔案管理服務(wù)器應(yīng)采取可靠的備份、恢復(fù)措施。

8.5.6 各信息系統(tǒng)應(yīng)有生成電子文件自動歸檔功能的模塊或接口。8.6檔案管理系統(tǒng)軟件

8.6.1 檔案管理系統(tǒng)軟件的配置應(yīng)滿足本企業(yè)的實(shí)際工作需要，并適應(yīng)本企業(yè)信息化建設(shè)發(fā)展需要。

8.6.2 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備收集整編、數(shù)據(jù)管理、檢索瀏覽、借閱管理、統(tǒng)計(jì)匯總、權(quán)限設(shè)置、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等基本功能，并能輔助實(shí)體檔案管理及根據(jù)需求增擴(kuò)其他相應(yīng)功能。8.6.3 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與各信息系統(tǒng)之間銜接，并能接收和兼容各信息系統(tǒng)生成的電子文件。檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)施參見ISO 15489.1第8章和ISO 15489.2。

9檔案工作設(shè)施設(shè)備 9.1 檔案庫房

9.1.1檔案庫房應(yīng)設(shè)置在遠(yuǎn)離易燃、易爆物品和水、火等存在安全隱患的場所，無特殊保護(hù)裝置一般不宜設(shè)置在地下或頂層。

9.1.2 檔案庫房樓層地面應(yīng)滿足檔案及其裝具的承重要求。9.1.3 檔案庫房面積應(yīng)滿足檔案工作發(fā)展的需要，留有存儲空間。

設(shè)置檔案館的企業(yè)，檔案庫房建筑應(yīng)符合JGJ 25的要求，庫房一般應(yīng)滿足日后20年檔案存儲需要。9.2業(yè)務(wù)技術(shù)用房

9.2.1 業(yè)務(wù)技術(shù)用房應(yīng)滿足接收、整理、修復(fù)檔案的實(shí)際需要。9.2.2 企業(yè)可根據(jù)工作需要設(shè)置檔案接收、整理、裱糊、消毒、復(fù)印、數(shù)字化、縮微以及安全監(jiān)控等用房。9.3閱覽及陳列室

閱覽室應(yīng)鄰近辦公室和檔案庫房，環(huán)境安靜。

陳列室(展覽室)宜設(shè)置在適于觀覽的場所。9.4檔案裝具

9.4.1 檔案柜架應(yīng)牢固耐用，一般應(yīng)具有防火、防盜、防塵作用。應(yīng)根據(jù)非紙質(zhì)載體檔案需要選擇有專用保護(hù)功能的柜架。有條件的可采用密集架。

9.4.2 各類檔案盒規(guī)格、式樣和質(zhì)量應(yīng)符合GB／T 9705、GB／T 11822、DA／T 22和GB／T 11821的要求。9.5保護(hù)設(shè)備

9.5.1 檔案庫房應(yīng)配置溫濕度監(jiān)控設(shè)備及滅火器材、防光窗簾、防盜門窗等必要的設(shè)施。9.5.2 根據(jù)庫房管理需要可配置除塵器、消毒柜、去濕機(jī)、加濕機(jī)、空氣凈化器等設(shè)備。9.5.3 有條件的企業(yè)應(yīng)配置自動報警、自動滅火、溫濕度自動調(diào)控、監(jiān)控等設(shè)備。9.6技術(shù)設(shè)備

9.6.1 配備檔案整理工作所需要的裝訂機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備。

9.6.2 配備檔案修復(fù)、利用需要的數(shù)碼照相機(jī)、攝像機(jī)、復(fù)印機(jī)、閱讀機(jī)等設(shè)備。9.6.3 配備信息化管理需要的計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、掃描儀、光盤刻錄機(jī)等設(shè)備，以及容災(zāi)備份設(shè)備、應(yīng)急電源。

9.6.4 根據(jù)需要可配備CAD繪圖儀、工程圖紙復(fù)印機(jī)、縮微機(jī)等設(shè)備。