文秘接待崗崗位說明書

崗位名稱

文秘接待崗

崗位編號

所在部門

行政辦公室

崗位定員

1人

直接上級

行政辦公室主任

崗位工資

直接下級

無

分析人

所轄人員

無

分析日期

本職：

負責行政辦公室文秘、接待、打印等工作

職責與工作任務：

職

責

一

職責表述：對各種文書的系統(tǒng)管理

工作時間百分比：35%

工作

任務

具體負責廠部各類文件、通知、總結(jié)、上報材料的打印、下發(fā)、建檔工作

頻次：1次/日

用時：2h

具體負責全廠每月工作方案的收集、匯總、打印、報批、上報、存檔

頻次：1次/月

用時：8h

具體負責全廠每月質(zhì)量、原單位會議材料的收集、打印、報批、郵寄工作

頻次：1次/月

用時：10h

具體負責全廠電子文稿的收集、匯總、編輯、修改、上報、存檔工作

頻次：2次/年

用時：24h

協(xié)助廠長每月崗位考核書的匯總、打印、審核、報批、上報工作

頻次：1次/月

用時：6h

職

責

二

職責表述：

廠部內(nèi)、外來訪客人的效勞、接待

工作時間百分比：15%

工作

任務

負責廠部來訪客人的效勞、接待工作

頻次：3次/日

用時：1h

負責各廠長辦公室的文件整理、衛(wèi)生清掃工作

頻次：3次/日

用時：1h

協(xié)助參與對外日常溝通協(xié)調(diào)

頻次：1次/日

用時：1/2h

職

責

三

職責表述：

廠部印章、出門證、工作餐票的管理

工作時間百分比：10%

工作

任務

具體負責廠部行政印章、合同印章的使用、登記

頻次：1次/日

用時：10m

具體負責全廠各部門出門證的蓋章、登記

頻次：2次/日

用時：10m

具體負責全廠各部門接待客戶用工作餐票的發(fā)放、登記

頻次：10次/月

用時：30m

職

責

四

職責表述：具體負責籌備廠部重大活動及各種會議、考評、培訓

工作時間百分比：10%

工作

任務

協(xié)助組織廠部重大活動，安排現(xiàn)場、人員座次

頻次：2次/年

用時：48h

協(xié)助領導組織各種年終總結(jié)、工作報告、質(zhì)量、現(xiàn)場管理等會議

頻次：20次/月

用時：15h

協(xié)助布置會場及通知各部門會議地點、時間、參加人數(shù)、登記

頻次：20次/月

用時：2h

協(xié)助各種崗位操作知識培訓的簽到、考試、批閱、存檔

頻次：5次/年

用時：25h

負責參與中層干部考評工作中的材料收集、打印、匯總評分、分析數(shù)據(jù)

頻次：2次/年

用時：70h

職

責

五

職責表述：

協(xié)助組織、安排工會、團總支各項活動

工作時間百分比：10%

工作

任務

負責運動會的報名匯總，篩選運發(fā)動、上報及運發(fā)動訓練考勤

頻次：1次/年

用時：100h

協(xié)助工會、團總支組織、參與、主持各種游藝、智力競賽、節(jié)假日活動

頻次：4次/年

用時：60h

負責訂閱工會圖書館的圖書、刊物并協(xié)助日常借閱管理

頻次：6次/月

用時：6h

職

責

六

職責表述：

負責日常工作

工作時間百分比：10%

工作

任務

負責的接轉(zhuǎn)、記錄及、信件的收發(fā)、登記

頻次：3次/日

用時：1h

負責打印紙張、培訓材料、書籍的訂購、發(fā)放、登記

頻次：15次/月

用時：1h

負責復印機、機的紙張、配件的購置、結(jié)算及機器維護保養(yǎng)

頻次：2次/月

用時：1h

負責廠部及部門飲用水的購進、領用、結(jié)算工作

頻次：10次/月

用時：1h

負責廠內(nèi)各部門報刊及專業(yè)技術刊物的統(tǒng)計訂購、郵購、收發(fā)

頻次：2次/年

用時：20h

負責全廠各部門辦公用品〔電腦〕預算、收集、匯總、報批

頻次：1次/年

用時：20h

負責廠辦各項費用預算的編制、報批、上報

頻次：1次/年

用時：15h

負責定期、定時的制作、更換工作牌，做好記錄

職

責

七

職責表述：完成上級交辦的其他工作

工作時間百分比：10%

工作

任務

負責完成上級交辦的臨時性的其它工作

頻次：5次/周用時：2h

權(quán)力：

權(quán)限一：有對所分管的文秘工作監(jiān)督、執(zhí)行權(quán)

權(quán)限二：有進行本職工作的建議權(quán)

權(quán)限三：有相關設備、印章的使用權(quán)、監(jiān)督權(quán)

權(quán)限四：有對各類會議安排的指導權(quán)、執(zhí)行權(quán)

權(quán)限五：有對參與組織各項活動的檢查權(quán)

權(quán)限六：有相關資料物品的收集、整理權(quán)、處置權(quán)

權(quán)限七:

有對上級指令改良的建議權(quán)

考核指標：

1、文件收發(fā)、呈報、傳閱、登記、存檔完整、及時、準確及時率100%

2、相關稿件打印及時率100%

3、接待客人要禮貌、周到，滿意率100%

4、對廠部印章平安使用負責，過失率為05、組織重大活動積極、認真

6、對重要、及時接收、轉(zhuǎn)發(fā)并通知相關部門

7、對領導交辦的事項要在規(guī)定時間內(nèi)完成，到達領導滿意

8、工作牌的制作及時率100%

工作協(xié)作關系：

內(nèi)部協(xié)調(diào)關系

一廠各部門、公司總經(jīng)辦

外部協(xié)調(diào)關系

相關設備維修公司、辦公用品公司

任職資格：

教育水平

高中

專業(yè)

相關專業(yè)或具有相關工作經(jīng)驗

工作經(jīng)驗

一年以上

能力要求

具備一定的計算機操作技能知識、會打字，有較好的溝通協(xié)調(diào)能力

個性特征

認真、負責、穩(wěn)重、責任心

生理特征

無

所需培訓

相關計算機操作培訓、文秘專業(yè)培訓

工作特點：

工作場所

限于本崗位

工作方式

站、坐、走動

工作時間特征

以白天工作為主，每月加班二天，有重大及廠部集體活動時需加班

工作環(huán)境

一般

體力精力消耗

中等

勞動保護

復印機、電腦、輻射

使用工具/設備

計算機、復印機、打印機、投影儀、掃描儀、機、、、塑封機

所需記錄文檔

文件收發(fā)記錄、會議通知記錄、工作餐票領用記錄、行政用章加蓋記錄、出門證蓋章記錄、紙張領用表

備注：