關(guān)于采購管理規(guī)定

采購領(lǐng)導(dǎo)制度，即采購決策制度，按采購什么、采購多少，什么時(shí)候采購等決策權(quán)屬于哪一級來劃分領(lǐng)導(dǎo)制度。具體有三種：

(1)集中制

采購的決策權(quán)集中于總公司，其他分公司或分廠無權(quán)采購，適用于小企業(yè)或分公司(分廠)較集中的企業(yè)采用，集中制的特點(diǎn)是：①

采購數(shù)量大，能享受數(shù)量折扣，降低進(jìn)價(jià);②

集中采購，統(tǒng)籌安排，可節(jié)約大量人力、物力、財(cái)力;③

目前一些連鎖店大都采用這種決策制度，例如日本的八佰伴集團(tuán)就曾采用這種決策制度。

(2)分散制

將采購的決策權(quán)分散于各個分公司或分廠。一般大規(guī)模企業(yè)，且分公司(分廠)分散在各地，企業(yè)的各分公司(分廠)所需的物資差異較大時(shí)，企業(yè)常采用這種領(lǐng)導(dǎo)制度，采用這種領(lǐng)導(dǎo)制度能充分調(diào)動分公司(分廠)的積極性，減少了內(nèi)部物資的調(diào)撥手續(xù)，但不利于采購資金的統(tǒng)一管理，浪費(fèi)人力、物力、財(cái)力，無法享受價(jià)格優(yōu)惠，使進(jìn)價(jià)較高。

(3)混合制

若企業(yè)的分公司(分廠)的所需的物品相同，且采購金額較大時(shí)，由總公司統(tǒng)一采購，對于各分公司間有差異的、金額較小的、臨時(shí)性采購的物品由分公司自行采購。這樣，一方面能使采購資金較合理地統(tǒng)一管理，又能調(diào)動各分公司的積極性，及時(shí)滿足經(jīng)營的需要。

2、經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度

經(jīng)濟(jì)責(zé)任制是按照客觀經(jīng)濟(jì)規(guī)律的要求，以提高經(jīng)濟(jì)效益及服務(wù)質(zhì)量為目標(biāo)，科學(xué)地確定相關(guān)部門、人員經(jīng)濟(jì)職責(zé)、利益權(quán)力的一項(xiàng)管理制度。明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，有利于維護(hù)采購隊(duì)伍的良好的工作秩序，提高工作效率，講究經(jīng)濟(jì)核算，從而提高經(jīng)濟(jì)效益。采購部門的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度通常有以下幾方面：

(1)崗位責(zé)任制

崗位責(zé)任制是采購制度的中心環(huán)節(jié)。建立與健全采購崗位責(zé)任制，能做到采購部門人人有職責(zé)，事事有人管，目標(biāo)清楚，責(zé)任明確，工作有條不紊，加強(qiáng)職工責(zé)任感，調(diào)動工作積極性，發(fā)揮其聰明才智;可以堵塞工作漏洞，保證采購工作的良好秩序。

雖然不同類型的企業(yè)采購，崗位責(zé)任制不盡相同，但一般采購部門內(nèi)設(shè)有不同的崗位，不同崗位確定有不同的職責(zé)。結(jié)合采購工作的實(shí)際，我們認(rèn)為采購部門的人員應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)有：

采購主管和計(jì)劃人員的職責(zé)是：①

制定采購計(jì)劃;②

制定和修訂采購制度;③

統(tǒng)籌安排采購資金;④

監(jiān)督和考評采購人員，并指導(dǎo)其工作;⑤

合同的審議和管理;⑥

決策購進(jìn)業(yè)務(wù)活動，以提高經(jīng)濟(jì)效益;⑦

組織領(lǐng)導(dǎo)采購人員搜集市場信息，預(yù)測可供貨源及其趨勢，為企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀;⑧

指導(dǎo)采購人員與供應(yīng)商搞好關(guān)系。

一般采購人員的職責(zé)是：①

貨源、價(jià)格、服務(wù)等市場調(diào)查;②

與供應(yīng)商談判，確定有關(guān)事項(xiàng)，如價(jià)格、質(zhì)量、交貨期及結(jié)算條件等;③

催貨;④

處理退貨、索賠;⑤

發(fā)票的核對與付款;⑥

辦理物品入庫手續(xù);⑦

與供應(yīng)商建立良好關(guān)系;⑧

搜集調(diào)撥信息，預(yù)測可供資源及其趨勢，供領(lǐng)導(dǎo)決策參考;⑨

節(jié)省購進(jìn)費(fèi)用支出，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

(2)采購費(fèi)用承包制

這是采購部門加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)核算的一種形式，在實(shí)際工作中，許多企業(yè)的采購費(fèi)用大大超過正常的費(fèi)用水平，造成采購環(huán)節(jié)經(jīng)濟(jì)效益低下，從而也影響了整個企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高。因此，用制度的形式來控制采購費(fèi)用的開支水平顯得尤為重要。

采購費(fèi)用承包制是將采購費(fèi)用指標(biāo)落實(shí)到每一個崗位、每一個采購人員身上，只允許其在規(guī)定的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)開支費(fèi)用，從而控制采購費(fèi)用支出。

實(shí)際操作過程中，可以用相對數(shù)來控制，如規(guī)定采購每噸商品的費(fèi)用額或每百元商品的費(fèi)用額等。也可以用絕對數(shù)來控制，如規(guī)定采購部門在按要求完成采購任務(wù)的前提下，每月的采購總費(fèi)用水平，對于超支的部門由采購部門、采購員自己承擔(dān);對于節(jié)支的部分可由采購部門、采購人員自行分配，以激發(fā)其工作責(zé)任感。

3、獎懲制度

為了調(diào)動廣大采購人員的工作積極性，充分發(fā)揮他們的聰明才智、努力干好本職工作，企業(yè)應(yīng)該建立與健全各種形式的獎懲制度以真正體現(xiàn)“干多干少不一樣，干好干壞不一樣，干與不干不一樣，干輕干重不一樣”的分配精神。對于一些成績突出、工作勤奮踏實(shí)的采購人員應(yīng)給予適當(dāng)?shù)莫剟?對于那些工作散漫、績效較差，甚至給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)損失的采購人員應(yīng)進(jìn)行必要的懲罰，甚至清除出采購隊(duì)伍。

在建立獎懲制度時(shí)應(yīng)注意兩點(diǎn)：一是把握好“刺激度”，即拉開檔次，不搞平均主義，要獎得高，罰得重，使獎懲措施真正起到激勵的作用。另一方面要注意多種獎懲方法相結(jié)合，根據(jù)心理學(xué)理論，人的需求是多方面的，物質(zhì)獎勵只能滿足職工物質(zhì)方面的需要，過分強(qiáng)調(diào)物質(zhì)刺激，會產(chǎn)生“一切向錢看”的錯誤觀念，其作用必然有限。我們提倡物質(zhì)獎勵與其他獎勵形式的配合，如精神鼓勵(評先進(jìn)、表揚(yáng)、提干等)。對于懲罰來講也是如此，可以罰款，亦可行政處分，甚至開除公職，這樣獎懲制度才真正有效。

4、監(jiān)督制度

貫徹采購制度必須堅(jiān)持嚴(yán)格監(jiān)督與考核，沒有嚴(yán)格的監(jiān)督，采購制度就會流于形式，嚴(yán)格的監(jiān)督是以科學(xué)考核依據(jù)為基礎(chǔ)的。在實(shí)際工作中監(jiān)督的方法包括三種：一是由采購負(fù)責(zé)人對各部門組織和職工個人執(zhí)行情況進(jìn)行縱向檢查;二是組織有關(guān)部門的負(fù)責(zé)人進(jìn)行橫向聯(lián)合檢查;三是個人自查。

在制定監(jiān)督制度時(shí)，要注意把握兩個方面：一是對權(quán)力的使用和監(jiān)督，檢查是否有濫用職權(quán)、借采購之機(jī)以權(quán)謀私的現(xiàn)象;二是對應(yīng)負(fù)責(zé)任的監(jiān)督與檢查，檢查責(zé)任是否落實(shí)到每個單位、每個人，或是否有職責(zé)不清、相互推諉的現(xiàn)象。

5、民主管理制度

實(shí)現(xiàn)民主管理制度是現(xiàn)代企業(yè)的重要趨勢，國有企業(yè)的性質(zhì)決定了民主管理是一項(xiàng)基本制度。采購部門同樣應(yīng)強(qiáng)調(diào)民主管理。實(shí)行民主管理，可以較好地把民主與集中結(jié)合起來，調(diào)動職工的積極性;可以集中廣大采購人員的智慧，集思廣益，共商大計(jì);可以密切干群關(guān)系，克服官僚主義、瞎指揮;也可以有利于解決采購部門內(nèi)部的矛盾與爭端，促進(jìn)采購部門的安定團(tuán)結(jié)。

實(shí)施民主管理制度，要求企業(yè)一方面在采購部門內(nèi)部提倡民主的作風(fēng)，一些重大的采購決策不能只是采購負(fù)責(zé)人一人說了算，要動員大家討論，每個采購員天天與供應(yīng)商打交道，熟悉市場行情，充分利用他們的智慧，能提高采購決策的準(zhǔn)確性;另一方面，也應(yīng)廣泛征求企業(yè)其他部門的意見，采納他的合理化建議，特別是銷售部門、市場開發(fā)部門意見，因?yàn)樗麄兠刻炫c客戶打交道，了解消費(fèi)者的需要，了解市場變化趨勢，聽取他們的合理化建議，往往能確保采購的商品適銷對路，滿足消費(fèi)者需求，從而提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

建立和健全采購管理制度是搞好采購工作、保證采購部門良性運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)性工作，是一個長期的過程，各種制度

需要不斷地完善，以體現(xiàn)其科學(xué)性。我們同樣強(qiáng)調(diào)各種采購制度之間的協(xié)調(diào)、各種制度互相配合，共同構(gòu)建成企業(yè)采購制度體系。這樣的規(guī)章制度才能真正發(fā)揮其效用。