第一篇：總店管理組會議記,5,30

總店管理組會議記錄

時間：2012，5，30

主持人：劉愛華

參會人員：吳金花，盧瑤，謝春霞，藍(lán)海峰，劉壽長，熊良水

冰站：熊良水

1,去公司培訓(xùn)學(xué)習(xí)了五天，也保證了街5的正常營業(yè)生產(chǎn) 2，學(xué)習(xí)了幾天，也逐步的自我檢查 3，冰站的盤點(diǎn)工作也已完成

4，中聯(lián)冰站那一塊出品的單品成本也已完成到位

下周工作計劃：1，冰淇淋生產(chǎn)那塊要搬到姚府里暫時還未定

2，檢查設(shè)備的完好情況

3，跟進(jìn)收銀員的銷售情況以及備貨情況為六一做好準(zhǔn)備

4，冰站旁邊的壽司店是否屬于本店，要了解清楚，她們無從業(yè)資格證 廚房：藍(lán)海峰

1，上次制定做中餐份數(shù)的表格也在按上面的規(guī)定執(zhí)行 2，蒸湯蒸飯按時按量的也在執(zhí)行，完成的比較好 3，廚房周衛(wèi)生計劃表也已制定好，鐘元仔還在修改當(dāng)中 4，中餐出餐臺下面的設(shè)備壞了

下周工作計劃：1，廚房四頭灶要申請一臺

2，安排鐘元仔休假

3，做好廚房的細(xì)節(jié)衛(wèi)生

廚房：劉壽長

1，培訓(xùn)謝基平基本上早晚班流程也都知道了，也會按照要求來做

2，各崗位協(xié)調(diào)的還比較好 大廳：吳金花

1，上周的消殺工作也已完成

2，上周衛(wèi)生搞的還是比較徹底，要保持下去

3，不管生意好還是不好希望廚房下可以制定好香辣田雞的數(shù)量 4，天氣熱了，煮好的原味奶茶冰箱放不下，希望廚房冰箱空出一塊地方來放，不然好容易壞掉

5，星期六，星期天兩個值班經(jīng)理要跟進(jìn)備貨數(shù)量，特別是綠豆 6，健康證廚房下的還沒交齊

下周工作計劃：1，希望公司確定好暑假工的工資，并準(zhǔn)備開始招了

2，跟進(jìn)這些問題

大廳：盧瑤

1，本班員工鐘文清身體不適請假次數(shù)較多 2，打例湯崗位缺人在崗

3，吳蓮香上到這個月底，本班缺少一位收銀員 4，細(xì)節(jié)衛(wèi)生也在逐步的完成 下周工作計劃：1，為六一備好貨物

2，定時檢查設(shè)備是否完好

3，確定好兼職的員工在六一節(jié)不要請假 大廳：謝春霞

1，新培訓(xùn)的收銀員楊興燕在做飲料和點(diǎn)單上有很大的進(jìn)步 2，收銀員許慧文點(diǎn)單還是偏慢點(diǎn)，搞衛(wèi)生也偏慢

3，王曉蓮沒有及時向值班經(jīng)理請假

下周工作計劃：1，加強(qiáng)員工的禮貌用語，儀容儀表

2，細(xì)節(jié)衛(wèi)生也要逐步的跟進(jìn)

大廳：劉愛華

1，總店已被納入示范店，衛(wèi)生要繼續(xù)保持下去，隨時都會來檢查

2，值班經(jīng)理在開列會時要跟員工說到如果有人問到什么不會回答的直接找值班經(jīng)理

3，廚房要安排好員工來打列湯，不要缺人

4，如果員工有不服從安排的按公司規(guī)定開下開下罰款單來 5，六一兒童節(jié)的套餐組成，希望大廳的和做西餐的都要知道有哪些

6，明天開員工大會，全體人員都要參加

7，從6月5號開始要賣飲料新品：碳酸飲品和紅豆飲品 8，希望廚房的人員不要扎堆在里面聊天

第二篇：會議記

檔案編號：會議時間﹕

會議地點(diǎn)﹕

會議主持﹕

出席人員﹕

會議記錄﹕

會議主題﹕《討論完善相關(guān)流程制度》會議

***** 會 議 結(jié) 束 *****

CC﹕

記錄整理：審核：核準(zhǔn)：

第三篇：2008年管理評審總結(jié)會議記1

管理評審會議記錄

一、時間：2008年5月21日15：00

二、地點(diǎn)：會議室

三、主席：王副總

四、記錄：

五、議題：管理評審會議

六、參加人員：

七、會議議程

序本公司管理代表王正如先生就本公司導(dǎo)入ISO9001：2008質(zhì)量管理體系要求以來的運(yùn)狀況作了回顧，總結(jié)近四年多，通過各部門的努力與配合取得了一定的成績，并指出我們?nèi)源嬖诤芏鄦栴}希望各單位積極追蹤記錄改善，并對將來的工作作了具體的計劃與布署。

1、ISO9001：2008導(dǎo)入簡介：本公司自200年X月X日到月份開始實施ISO9001：2008，前段準(zhǔn)備工作5S的培訓(xùn)實施、執(zhí)行、月口導(dǎo)入ISO9001：2008質(zhì)量管理體系，X月～X月份為試行階段，X月份開始正式導(dǎo)入運(yùn)作。

2、本公司管理評審會議屬本

產(chǎn)量沒達(dá)標(biāo)主要是制程不良較多及來料不良和人員技術(shù) 欠缺，人員技術(shù)不到位。

A． 原因分析：縱觀上11月份至本4月份品質(zhì)目標(biāo)達(dá)成狀況，均能接近于品質(zhì)目標(biāo)（99%）。但由

于舶來系列產(chǎn)品橡膠漆、高溫烤漆噴涂受到環(huán)境、品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)及操作方法的影響，不良率較高（5%-9%）

導(dǎo)致整體合格率下降而未能完全達(dá)成品質(zhì)目標(biāo)。移印、導(dǎo)電漆涂裝效率、品質(zhì)均能持續(xù)提升及改善。

B．

1、針對程序操作存在的問題，除在稽查總結(jié)會議前糾正了問題，彌補(bǔ)缺失外，并對相關(guān)人員進(jìn)行程序

教育，使其深刻了解本課操作程序及其職能作用：

2、針對品質(zhì)目標(biāo)達(dá)成問題，對已經(jīng)能夠成熟生產(chǎn)的工藝和部品保持繼續(xù)提升改善的勢頭，使之品質(zhì)、效率能獲得進(jìn)一步改善；對于不良率嘗偏高的噴

漆類部品，強(qiáng)化生產(chǎn)人員對工藝、技能、產(chǎn)品的認(rèn)識與理解，提高其生產(chǎn)與解決生產(chǎn)問題的能力，通

過工藝改良、環(huán)境改良、技術(shù)提高來降低生產(chǎn)不良率，不斷接近并最終達(dá)成或超過品質(zhì)目標(biāo)。

4．5成型課產(chǎn)量達(dá)成統(tǒng)計（提報人：）

2007年11月產(chǎn)能達(dá)成率93．55%；2007年12月產(chǎn)能達(dá)成率94．27%；2008年1月產(chǎn)能達(dá)成率83．64%；

2008年2月產(chǎn)能達(dá)成率83．24%；2008年3月產(chǎn)能達(dá)成率84．90%；2008年4月產(chǎn)能達(dá)成率91．23%。

4．5．1原因分析：

1）員工流動率較大，未能將新進(jìn)員工對品質(zhì)要求的標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)到位；

2）新模具試模次數(shù)太多，而造成 換模次數(shù)多，調(diào)機(jī)時間比較長，并且經(jīng)常反復(fù)多次調(diào)機(jī)；

3）車間整頓力度及對作業(yè)員機(jī)臺培訓(xùn)力度不到位，作業(yè)雜物堆放未及時清理，崗位注意點(diǎn)未能完

全掌握造成缺膠，短裝等問題；

4）部分管理人員對品質(zhì)、生產(chǎn)效率的意識不強(qiáng)，跟進(jìn)不良品改善措施速度慢，造成不良率偏高；

5）部分機(jī)臺老化，未能得到徹底維修，會導(dǎo)致生產(chǎn)不穩(wěn)定；

4．5．2改善對策：

1）對新進(jìn)員工進(jìn)行定期的培訓(xùn)，增強(qiáng)其品質(zhì)意識及對產(chǎn)品外觀的判定能力，如未能明確判定的產(chǎn)

品做出詳細(xì)標(biāo)識，由各班組長嚴(yán)加把關(guān)；

2）對易變形之產(chǎn)品采用小批量生產(chǎn)，控制庫存數(shù)量盡量減少不良品；

3）徹底整理，整頓車間5S，使車間整潔有序，減少管理不良的發(fā)生。對作業(yè)員進(jìn)行有效性的崗位

培訓(xùn)，使之掌握作業(yè)重點(diǎn)；

4）作好打料房5S，當(dāng)班水口當(dāng)班打完，作好打料房打料記錄，裝原料袋、貼當(dāng)班標(biāo)簽，注明責(zé)任

人，作好投料記錄；

5）針對面臺一值存在的問題進(jìn)行點(diǎn)檢，對部份機(jī)臺加裝單向閥做好保養(yǎng)工作，技術(shù)員對班交接機(jī)

臺問題，保證機(jī)臺于安全工作狀態(tài)能順暢生產(chǎn)；

6）成型車間定期開展品質(zhì)檢討會議，針對當(dāng)班問題展開對策，對當(dāng)班被投訴兩次以上的作業(yè)員進(jìn)

行專門培訓(xùn)：

4．6內(nèi)部品質(zhì)稽核報告之檢討

4．6． 1缺點(diǎn)數(shù)統(tǒng)計：總不符合項33項，其中次要缺失19項，建議事項目14項；

4．6．2 缺失按部門分：品管部7項，資材課13項，總務(wù)部4項，文管中心2項，噴漆課1項，成型課4項，管理代表1項，總經(jīng)理室1項；

4．6．3缺點(diǎn)改善狀況（詳見CAR管制一覽表）

4．7品質(zhì)系統(tǒng)之適切性及有效性檢討報告

4．7．1文管共發(fā)行《品質(zhì)手冊》（一階文件）共53項，分發(fā)9本；程序文件（二階文件）共37份，分發(fā)6本；作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)之類（三階文件）依各部門需發(fā)行，詳細(xì)情況記錄于“文件分發(fā)繳回

一覽表“中

4．7．2各部門在運(yùn)行過程中對一些不符合IS09001：2008要素和不便操作之處均作了修訂，但從

07年4月到07年10月有少部份文件修改參照（文件修改申請單）故刪除文件本司目前沒

有此文件（模具制作及銷售管理）

4．8出貨批合格率統(tǒng)計：（提報人：）

4．8．14月份出貨批合格率98．04%，3月份98．06%，2月份99．27%，1月份98．95%，12月份98．98%，11月份99%；

4．8．2原因分析：

南部：1):短數(shù)：主要由于產(chǎn)品出貨前需要更換包材造成，且品管人員在換包材過程中跟進(jìn)不到位致

使不良多次流；

2：變形：主要由于在使用臨時替代包裝時考慮不周全，使產(chǎn)品在包裝后受力擠壓造成變形現(xiàn)

象；

3：批峰：模具長期生產(chǎn)，邊緣磨損產(chǎn)生批峰，因在邊緣位置，作業(yè)員作業(yè)過程中疏忽而致使

有披峰漏加工現(xiàn)象；

奧嘉華：1）：燙金面披峰：由于模具長期生產(chǎn)出現(xiàn)老化現(xiàn)象，生產(chǎn)時有披峰產(chǎn)生，因此處披峰目視不易

發(fā)現(xiàn)，因此處披峰目視不易發(fā)現(xiàn)，且作業(yè)員加工時有漏加工現(xiàn)象QC在檢查

時未能發(fā)現(xiàn)，致使不良品流出；

2）：批峰絲殘留：由于來模時披峰較多作業(yè)員加工時加工不到位，致使披峰絲殘留。QC在抽查

時未能發(fā)現(xiàn)，作業(yè)員全檢時不細(xì)心，致使不良品流出；

3）：刮花、：料花、油墨：生產(chǎn)過程中產(chǎn)品相互間摩擦導(dǎo)致刮花，來料產(chǎn)品有存在料花現(xiàn)象，檢查人員在檢查人員在檢查時未能有效識別及將其挑選出來，印刷操作員

印刷過程中手上沾有油墨，在取產(chǎn)品時沾到了產(chǎn)品上；

雅美： 1）：尺寸大：由于此部品使用的材料收縮力較太，故生產(chǎn)時尺寸偏大些但出貨時由于沒有上限

4．06的塞規(guī)，故沒有對此尺寸進(jìn)行確認(rèn)，致使不良流出；

2）：顏色偏黃：因此批色粉生產(chǎn)時即時即偏黃，且樣板時間較久有發(fā)黃現(xiàn)象，核對樣板時有輕

微的色差而判OK；

4．9永久性改善對策：

南部：1）：后續(xù)針對換包材產(chǎn)品要求駐廠品管人員進(jìn)行重點(diǎn)跟進(jìn)，在確認(rèn)無誤后，方可交貨于客戶；

2）：后續(xù)在使用臨時替代包裝時必須考慮周全且經(jīng)過試驗無誤后方可投入使用，以防止產(chǎn)品在包裝后造成變形；

3）：對模具申請維修，加強(qiáng)作業(yè)員教育和培訓(xùn)，提升其責(zé)任心和自檢能力，避免因工作疏忽而

造成成有漏加工現(xiàn)象；

奧嘉華：1）：對模具申請維修，加強(qiáng)作業(yè)員教育和培訓(xùn)，避免漏加工現(xiàn)象，從而防止不良品流出：

2）：提出模具維修申請，確保無批峰不良產(chǎn)生，另外將不良樣板進(jìn)行傳閱，重點(diǎn)對批峰絲殘留

進(jìn)行管控；

3）：杜絕產(chǎn)品與產(chǎn)品之間相互摩擦、碰刮的機(jī)會；對來料產(chǎn)品先檢驗再上線生產(chǎn)，杜絕有料花

產(chǎn)品流入下工序中要求作業(yè)員在工作中及時清潔或更換手指套，并保持作業(yè)

時指套清潔度，以避免有站油墨現(xiàn)象發(fā)生；

雅美：1）：申請購買對應(yīng)塞規(guī)，出貨前對此尺寸進(jìn)行重點(diǎn)確認(rèn)，確保無類似不良發(fā)生；

2）：聯(lián)絡(luò)色粉廠商重新調(diào)色處理，并對顏色樣板進(jìn)行及時更新和維護(hù)使用；

5．0客戶投訴：（提報人：杜少華）

1月份投訴14次，2月份投訴6次，3月份投訴20次，4月份投訴17次，10

月份投訴4次，11月份投訴7次，12月份投訴；

5．0．1原因分析：從本月客戶投訴統(tǒng)計表中可以看出，主要問題點(diǎn)的原因是因為管理一善及

制程中的問題較多，員工培訓(xùn)不到位，工作責(zé)任心不夠。

5．0．2 改善措施 ： 針對客訴不良現(xiàn)象，培訓(xùn)教導(dǎo)作業(yè)員，品管員對產(chǎn)品的質(zhì)量要求了解，增強(qiáng)作業(yè)員，品管員的品質(zhì)意識和山崗位責(zé)任心，例如針對品質(zhì)意識差的新員工在多次地，進(jìn)行教育，才能確保品質(zhì)意識灌徹到基層；

5．1采購品交期的統(tǒng)計：（提報人：）

目前我們的供應(yīng)商只有恒宇一家，通過恒宇的品質(zhì)、交期、配合度等方面

統(tǒng)計來看評價基本上是滿意的。

5．2成品、原料盤點(diǎn)正確率（提報人：）

成品、原料的盤點(diǎn)正確均無達(dá)到100%（目標(biāo)100%）

5．3庫存物料盤點(diǎn)（提報人：）

庫存物料的盤點(diǎn)為0件（目標(biāo)10件以下）

5．4庫存成品、包材、原料所發(fā)生的品質(zhì)問題（提報人：）

庫存成品、包材、原料在盤點(diǎn)中未發(fā)現(xiàn)品質(zhì)問題（目標(biāo)1件以下）

6．0顧客滿意度的調(diào)查：（提報人：梅啟紅）

4月份客戶滿意度調(diào)查表：（2008年）

6．1奧嘉華：87

6．2南部：92

6．3雅美：87

6．4旭旌：86

6．5啟益：88

6．6舶來：87

第四篇：會議管理

會議管理制度

目的：為規(guī)范會議管理，提高會議效率，對會議管理進(jìn)行規(guī)定。

一、會議召集人職責(zé)：

1、會議召集人要提前與能起會議決策性作用人員溝通，在會議決策人員沒有會議沖突的情況下再申請發(fā)放會議通知，會議通知要求提前1天發(fā)放，當(dāng)天發(fā)放的會議通知，會議召集人要電話或口頭通知和提醒與會人員；

2、召集會議時，要區(qū)分參加人員和邀請人員；具體事務(wù)的直接負(fù)責(zé)人為必須參加人員，之外的為邀請人員，邀請人員可選擇性參加；

3、會議開始后，會議召集人要說明會議的議題、議程、需解決問題及達(dá)成目標(biāo)、議程推進(jìn)中應(yīng)注意的問題等,以免跑題；

4、會議過程中如果出現(xiàn)跑題的現(xiàn)象，會議召集人要及時控制、提醒會議剩余時間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言，以確保回歸議程；

5、屬討論、決策性議題的會議，召集人應(yīng)引導(dǎo)會議作出結(jié)論。對需集體議決的事項應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時提交與會人表明意見；對未議決事項亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見；

6、如無特別指定，會議召集人負(fù)責(zé)記錄會議紀(jì)要，會后負(fù)責(zé)整理并發(fā)布正式的會議紀(jì)要，避免議而不決。

二、秘書職責(zé)：

1、收到會議通知發(fā)放需求，預(yù)訂會議室及準(zhǔn)確無誤的發(fā)放會議通知，會議通知郵件標(biāo)題要顯示會議主題、會議時間、會議地點(diǎn)。以便與會人能快速查看；

2、遇緊急會議，但預(yù)訂不到會議室時，要積極主動與其它部門協(xié)調(diào)解決；

3、隔天發(fā)放的會議通知，在會議開始前1小時，必須發(fā)放會議提醒；

4、當(dāng)天緊急臨時會議，要電話通知與會人員，以保證與會人員準(zhǔn)時參會；

5、會議開始前，要提前20分鐘調(diào)試好會議用設(shè)備（投影儀、筆記本及其它設(shè)備），并保證設(shè)備暢通；同時準(zhǔn)備好會議簽到表，并在會議簽到表中填上必須參加人員名單，以便會議召集人核對；

6、緊急重要的會議，在會議設(shè)備資源緊張的情況下，要積極與其它部門協(xié)調(diào)解決。

三、與會人職責(zé)：

1、必須參加人員必須準(zhǔn)時出席會議，因各種原因，不能參會者，必須提前向會議召集人員請假，不得無故缺席或遲到,以免會議召集人在不知情的情況下等待而影響會議效率；

2、到會場后，要及時在會議簽到表上簽到；

3、會議期間，手機(jī)要調(diào)成振動模式；

4、會議中，發(fā)言應(yīng)言簡意賅，緊扣議題,與會議無關(guān)的話題，嚴(yán)禁討論；

5、遵循會議召集人對議程控制的要求，如需要提前離開會場，要知會會議召集人。

四、違規(guī)處理

1、會議必須參加人員，遲到2分鐘以內(nèi)罰款20元/次，遲到2分鐘以上（含缺席）罰款50元/次，未經(jīng)召集人同意擅自提前退場的罰款20元/次；

2、會議違規(guī)處罰由秘書根據(jù)會議簽到表的簽到情況來執(zhí)行；

3、罰金在秘書處登記后，將作為研發(fā)管理部活動經(jīng)費(fèi)；

4、凡因通知原因造成必須參加會議人員遲到或缺席的，以上處罰由會議召集人和秘書承擔(dān)。

五、附件：

附件1：《會議簽到表》

附件2：《會議紀(jì)要模板》

附件3：《研發(fā)人員違規(guī)收款登記表》

本制度自頒發(fā)之日起開始實施！

第五篇：會議管理

秘書考試（四級）復(fù)習(xí)筆記之會議管理——會議概述 會議是有組織、有目的地召集人們商議事情,溝通信息,表達(dá)意愿的行為過程。

會議分為大型會議、中型會議和小型會議三種。

一般而言,會議申報與審批大體有三種形式：口頭申報、書面申報、會議申報。

秘書部門對有關(guān)職能部門申報召開的會議,要本著精簡從嚴(yán)的審批原則,嚴(yán)格把好審批關(guān)。要分析會議是否有必要開,能否合并開,可否用其他方式解決問題等。會議審批還應(yīng)遵循“一支筆”的原則。

秘書考試（四級）復(fù)習(xí)筆記之會議管理——會前籌備

一、擬訂會議議程、日程

（一）會議議程和會議日程的內(nèi)容及作用

1、會議議程的內(nèi)容

會議議程是為完成議題而做出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排，會議主持人要根據(jù)議程主持會議。會議議程是會議具體的概略安排，它通過會議日程顯示出來。大中型會議的議程一般安排如下：開幕式；領(lǐng)導(dǎo)和來賓致辭；領(lǐng)導(dǎo)作報告；分組討論；大會發(fā)言；參觀或其他活動；會議總結(jié)；宣讀決議；閉幕式。

2、會議日程的內(nèi)容 會議日程就是根據(jù)議程逐日做出的具體安排，它以天為單位，是會議全程各項活動和與會者安排個人時間的依據(jù)。

3、會議議程和日程的作用

通過了解會議議程和日程，與會者可以更好地了解會議所要討論的問題，清楚會議順序計劃，即獲得有效信息。會議議程更是一個溝通的平臺，一個高效的市場管理工具。

（二）會議議程的制定程序

1、明確目標(biāo)和參加者

2、安排各議程事項的時間

3、確定每一項議程

4、決定會議討論形式

（三）會議日程的編制方法

1、制定議程表時，應(yīng)注意議題所涉及各種事物的習(xí)慣性順序和本公司章程有無對會議議程順序的明確規(guī)定。

2、制定議程表之前還須明確會議活動的人員、日期和時間、地點(diǎn)、有關(guān)的餐飲安排。

3、宣布議程，然后說明一些有關(guān)此次會議事務(wù)性的內(nèi)容，之后在安排討論的問題。

4、盡量將同類性質(zhì)的問題集中排列在一起，這樣既便于討論，也便于有關(guān)列席人員到會和退席。

5、保密性較強(qiáng)的議題，一般放在后面。

二、提供會議地點(diǎn)的備選方案

（一）會議地點(diǎn)選擇的要求

1、交通便利。

2、會場的大小應(yīng)與會議規(guī)模相符。

3、場地要有良好的設(shè)備配置。

4、場地應(yīng)不受外界干擾。

5、選擇會議地點(diǎn)應(yīng)考慮有無停車場所。

6、場地租借的成本必須合理。

（二）會議場地選擇的工作程序

1、會議的目的與形態(tài)

2、實質(zhì)上的需要、與會者的期望

3、列出選擇會議場地需求的工作清單，確定會議場地

4、對會議地點(diǎn)進(jìn)行確認(rèn) 考試大編輯整理

5、簽訂書面合同

（三）實地考察會議地點(diǎn)的注意事項

1、會見能作決策的人，有利于以后解決可能出現(xiàn)的問題。

2、只要可能，一定要在酒店建議的日期去參觀。

3、不要出于個人原因再次參觀酒店。

4、不要帶家屬同行參觀。

5、要考慮是否以一個普通客人的身份不宣而至，以檢查酒店對客人的接待情況。

6、要考慮另外一兩家酒店作為“備選”，以免因談判失敗而出現(xiàn)被動局面。

三、布置會場和安排座次

（一）會場整體布局安排

1、會場整體布局的要求（1）莊重、美觀、舒適。

（2）會場的整體格局要根據(jù)會議的性質(zhì)和形式創(chuàng)造出和諧的氛圍。

（3）中大型會議要保證一個絕對的中心。（4）小型會場要注意集中和方便。

2、會場整體布局的類型（1）較大型會場的座次安排。（2）中小型會議的座次安排。

3、會場整體布局安排的工作程序（1）確定會場形式。（2）合理擺放桌椅。（3）布置附屬性設(shè)備

(二)主席臺的座次和場內(nèi)座次安排

1、主席臺座次和場內(nèi)座次的要求

主席臺是與會人員矚目的地方，也是會場布置工作的重點(diǎn)。各種大中型會議均應(yīng)該設(shè)主席臺。座談會和日常工作會議一般不設(shè)主席臺或主席桌。無論是否設(shè)置主席臺，都要注意使會議主持人面向與會人員，避免同與會人員背向現(xiàn)象。另外，一般會議不必把眾多的領(lǐng)導(dǎo)人都請上主席臺，只請講話人和主持人即可。

2、主席臺的座次和場內(nèi)座次安排

（1）安排主席臺的座次。會議主席臺就坐者都是主辦方的負(fù)責(zé)人、貴賓或主席團(tuán)成員，安排座位時應(yīng)注意以下慣例： 1）依職務(wù)的高低和選舉的結(jié)果安排座次。職務(wù)最高者居中，然后按先左后右、由前至后的順序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居側(cè)。

2）為工作便利起見，會議主持人有時需在前排的邊座就座，有時可按職務(wù)順序就座。

3）主席臺座次的編排應(yīng)編制成表，先報主管上司審核，然后貼于貴賓室、休息室或主席臺入口處的墻上，也可在出席證、簽到證等證件上表明。

4）在主席臺的桌上，于每個座位的左側(cè)放置姓名臺簽。（2）安排場內(nèi)其他人員的座次

1）小型會場內(nèi)座位的安排。分清上下座，一般離會場的入口處遠(yuǎn)、離會議主席位置近的座位為上座；反之，為下座。會議的主持人或會議主席的位置應(yīng)置于遠(yuǎn)離入口處、正對門的位置。

2）中大型會場內(nèi)座次的安排。常見的安排方法有三種： ①橫排法。是按照參加會議人員的名單以及姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，從左至右橫向依次排列座次的方法。②豎排法。是按照各代表團(tuán)或各單位成員的既定次序或姓氏筆畫從前至后縱向排列座次的方法。將正式代表或成員排在前，職務(wù)高者排在前，列席成員、職務(wù)低者排在后。③左后排列法。是按照參加會議人員姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，以會場主席臺中心為基點(diǎn)，向左右兩邊交錯擴(kuò)展排列座位的方法。

四、發(fā)布會議信息

（一）會議信息的內(nèi)容和類型

1、會議信息的內(nèi)容

會議信息的內(nèi)容包括：會議的報名時間、地點(diǎn)、費(fèi)用及方法；會務(wù)聯(lián)系電話與聯(lián)系人；會議報到及會議議程、日程；與會者的信息；會議報送的交流信息；會議的記錄和紀(jì)要內(nèi)容；會議的宣傳報道內(nèi)容；會議的決議內(nèi)容。

2、會議的類型

會議信息分類是根據(jù)信息所反映的內(nèi)容性質(zhì)和特征的異同，將信息分成各個類別，使信息條理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。

（二）發(fā)布會議信息的工作程序

1、傳遞會議通知信息

2、分發(fā)傳遞會議文件

3、溝通傳遞會議有關(guān)情況

（三）注意事項

1、發(fā)布會議信息前要進(jìn)行報審

2、要對媒體進(jìn)行選擇

五、安排會議食宿

（一）會議餐飲的常識和工作程序

1、會議餐飲的常識

（1）餐飲安排的原則是讓代表吃好而又不浪費(fèi)。（2）就餐大體上是一個標(biāo)準(zhǔn)，要適當(dāng)照顧少數(shù)民族代表和年老體弱者。確定好伙食標(biāo)準(zhǔn)和進(jìn)餐方式，照顧南北不同代表的口味。

（3）秘書人員應(yīng)提前到現(xiàn)場布置并檢查組織工作的落實情況，并事先將座位卡及菜單擺上。

（4）座位的通知除在請柬上注明外，還可在宴會上陳列宴會簡圖，標(biāo)出全場座位以及全體出席者位置，還可用卡片寫好姓名席位，發(fā)給本人。

2、安排會議餐飲

（1）根據(jù)會議的經(jīng)費(fèi)和人員情況決定會議餐飲的標(biāo)準(zhǔn)。（2）就餐方式可根據(jù)會議的規(guī)模和性質(zhì)來確定，提倡實行自助餐制和分餐制。

（3）事先與提供餐飲的單位確定餐飲時間和地點(diǎn)。（4）事先設(shè)計和確定就餐的憑證。

（5）要與飯店一起確定菜單，飲食要衛(wèi)生、可口、品種多。（6）事先要準(zhǔn)備好干凈的飲食用具。

（7）給因開會或服務(wù)工作誤了用餐的人員預(yù)留飯菜。（8）做好飲水、飲料的供應(yīng)。

3、會議餐飲的類型和標(biāo)準(zhǔn)

（1）早餐。早餐食物的選擇可以是正規(guī)的復(fù)雜早餐，也可以是自助早餐。

（2）會場休息期間的茶歇。一般供應(yīng)咖啡、茶或其他飲料。（3）午餐。午餐不宜大吃大喝，以免影響下午的會議安排。（4）正式晚餐。晚餐食物的選擇既要考慮到營養(yǎng)和健康，又要考慮到出席者的口味和特色。

（5）招待會。應(yīng)選擇健康的、美味的、人們愛吃的配餐。

二、（二）會議住宿的常識和工作程序

1、會議住宿的常識

（1）要提前編制住房方案。

（2）長者、尊者、領(lǐng)導(dǎo)要適當(dāng)照顧。

（3）具體安排住宿時，要根據(jù)與會人員職務(wù)、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統(tǒng)籌安排。（4）有時還要按地區(qū)集中，統(tǒng)籌安排。

（5）不同標(biāo)準(zhǔn)的房間要作合理分配，一般是根據(jù)房間的不同規(guī)格并結(jié)合代表具體情況列出住宿表。

（6）報經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后，按表分配住宿，做到有條不紊。

2、安排會議住宿（1）安排方式的選擇。（2）預(yù)定會議住宿的程序。（3）確定會議住宿的程序。

3、會議房間的分配

（1）如果由主辦方支付費(fèi)用，則需按其職務(wù)標(biāo)準(zhǔn)安排住房，除了部分嘉賓和主辦方的領(lǐng)導(dǎo)，其他與會人員的住宿標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)相近。

（2）年齡較大的與會者和女性應(yīng)盡量安排到向陽、通風(fēng)、衛(wèi)生條件較好的房間。

（3）注意盡量不要把漢族與會者與有禁忌的少數(shù)民族與會者安排在同一房間。

（4）可預(yù)先在會議回執(zhí)上將不同規(guī)格的住宿條件標(biāo)明，請與會者自己選擇預(yù)訂。

（5）預(yù)訂住宿地點(diǎn)的工作一定要打出提前量，預(yù)訂數(shù)量上應(yīng)略有富余。

六、邀請會議嘉賓

（一）、會議嘉賓的類型和要求

1、會議嘉賓的類型

（1）組織方的上級領(lǐng)導(dǎo)和政府官員。（2）企業(yè)的重要客戶和各種利益相關(guān)方。（3）社會名流和電影明星。

（4）對實現(xiàn)會議目標(biāo)有潛在貢獻(xiàn)的人。

2、嘉賓邀請的要求

（1）要事先確定嘉賓名單，并事先與嘉賓溝通確認(rèn)能否出場。

（2）要發(fā)出正式邀請函。（3）要做到有禮貌。

（4）要了解嘉賓各自的背景，處理好嘉賓之間的關(guān)系。（5）對于難以分辨是否應(yīng)該邀請的人士，最好能采取“寧可邀請，而不排斥”的原則。（6）嘉賓人數(shù)不宜過多。

（二）邀請會議嘉賓的工作程序

（1）在邀請參會嘉賓方面，要開會研究，確定嘉賓名單，而接下來邀請嘉賓的工作就由工作組負(fù)責(zé)組織實施。（2）擬寫并發(fā)送嘉賓請柬，要使每一份請柬都制作精美。（3）要逐一與嘉賓聯(lián)絡(luò)，確認(rèn)其參會情況。

（4）在會議正式召開之際，要再次與嘉賓聯(lián)系，并確認(rèn)如何接送。

七、準(zhǔn)備會議資料、會議用品

（一）會議資料的類型和準(zhǔn)備

1、會議資料的類型

（1）來賓資料：會議手冊、宣傳材料、會議管理性材料。（2）會議資料：開會的請示、提交會議審批的文件、會上用的文件、會議宣傳性文件。

（3）溝通資料：來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、會務(wù)組成員通訊錄。

2、會議資料的準(zhǔn)備

（1）來賓資料袋內(nèi)容：會議手冊、會議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、房號、餐券等。

（2）會務(wù)資料內(nèi)容：接站一覽表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會議討論分組表、會務(wù)組成員通訊錄。

（3）溝通資料內(nèi)容：會議參考文件、會議宣傳文件資料、各種記錄、各種會議協(xié)議和合同以及相關(guān)資料。

（二）會議用品的類型和準(zhǔn)備

1、會議用品的類型

（1）必備用品和設(shè)備是指各類會議都需要的用品和設(shè)備。1）會議內(nèi)設(shè)備主要包括燈光設(shè)備、音響設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備、錄音、攝像等設(shè)備以及必要的安全設(shè)施等。2）常用物資有電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)或小型DVD、膠卷、飲用水、一次性水杯、電池、裁紙刀、剪刀、膠帶紙、雙面膠、回形針、大頭針、膠水、白板筆、白粉筆等。

（2）特殊用品是指一些特殊類型的會議所需用品和設(shè)備。例如，選舉會議、談判會議、慶典會議、展覽會經(jīng)常需要的特殊用品和設(shè)備，如伴奏帶、投票箱、旗幟、儀仗隊、鮮花等。

2、準(zhǔn)備會議用品（1）檢查空調(diào)設(shè)備，必要時做好開機(jī)準(zhǔn)備，一般要在會議前兩小時預(yù)熱或預(yù)冷。（2）檢查好燈光、擴(kuò)音設(shè)備。

（3）檢查黑板、白板，確保已擦干凈，準(zhǔn)備好粉筆、指示棒、板擦等用具。

（4）如有陌生人或外來人參加會議，擺放好姓名牌，注意文字大小適當(dāng)，清楚易認(rèn)。（5）在每人座位前擺放紙筆。

（6）多媒體電視需要安放投影機(jī)、屏幕、錄音設(shè)備等。（7）如果有選舉、表決、表彰的議程，還需要準(zhǔn)備好投票箱、計數(shù)設(shè)備和獎勵用品。

（8）會期較長的會議，要安排好茶水飲料，并指定專人服務(wù)。

（9）如果是電話、廣播會議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。

八、安排會議禮儀服務(wù)

（一）會議禮儀的種類

1、會議的通用禮儀（1）會議文書禮儀。（2）迎送禮儀。（3）參會禮儀。（4）服務(wù)禮儀。

2、主持人的禮儀

3、會議發(fā)言者禮儀

4、會議參加者禮儀

（二）安排會議禮儀服務(wù)的工作程序

1、選擇會議禮儀服務(wù)人員（1）從組織內(nèi)部員工中選擇。

（2）聘請專業(yè)禮儀公司或禮儀人士承擔(dān)會議主要的禮儀服務(wù)。

2、分解工作程序

3、培訓(xùn)會議禮儀服務(wù)人員

（1）對會議工作的宗旨和合作精神的培訓(xùn)。（2）對會議禮儀知識和工作技能的培訓(xùn)。（3）對會議的設(shè)備和用品的使用常識培訓(xùn)。

4、準(zhǔn)備服裝用具

（1）禮儀服務(wù)人員的服裝應(yīng)統(tǒng)一并且與會場環(huán)境協(xié)調(diào)。（2）迎接一般的與會者不需要獻(xiàn)花。

5、禮儀執(zhí)行

（1）接待禮儀及程序。（2）引領(lǐng)。

（3）乘車的座次安排。

九、檢查會議常用視聽設(shè)備是否正常

（一）會議常用視聽設(shè)備的選用 音響手段與視覺手段可以分開單獨(dú)使用，也可以合在一起使用。

常用的設(shè)備類型有表決系統(tǒng)、同聲傳譯系統(tǒng)、發(fā)言討論系統(tǒng)、多媒體投影儀、幻燈機(jī)、投影儀、錄像機(jī)、電視機(jī)、攝像機(jī)、燈光設(shè)備等。

對于會議使用的設(shè)備，應(yīng)設(shè)專人操作與維護(hù)。來源于考試大

（二）檢查會議常用視聽設(shè)備的工作程序

1、確定工作人員的職責(zé)。

2、預(yù)演和檢查會場視聽設(shè)備。

秘書考試（四級）復(fù)習(xí)筆記之會議管理——會中服務(wù)

一、安排會議值班

（一）會議值班工作的內(nèi)容和意義

1、會議值班工作的內(nèi)容（1）值班電話記錄。（2）值班接待記錄。（3）值班日記。（4）做好信息傳遞。

2、會議值班的意義

會議值班起著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的作用，保證了會議的順利進(jìn)行。

（二）安排會議值班的工作程序

1、制定值班工作制度（1）信息處理制度。（2）崗位責(zé)任制度。（3）交接班制度。

2、明確值班工作任務(wù)

（1）在會議中協(xié)助搜集有關(guān)情況、文件和資料，傳遞各種信息。

（2）要加強(qiáng)與會議無關(guān)人員出入會場的控制。

（3）手邊要有公司和各部門領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)絡(luò)方式，以便出了問題及時與之聯(lián)絡(luò)、請示。

（4）要備有一份設(shè)備維修人員、車隊調(diào)度人員和食宿等后勤服務(wù)部門主管人員的電話通訊錄。

（5）要堅守崗位，保證會議信息的暢通無阻。

（6）必要時，要負(fù)責(zé)督導(dǎo)和協(xié)助專職會議服務(wù)人員為與會者做好各項具體的服務(wù)。

（7）做好會議期間各項活動與各種矛盾的協(xié)調(diào)工作。（8）必要時，應(yīng)建立主管領(lǐng)導(dǎo)帶班制度。

3、編制會議值班表

會議值班表應(yīng)包括以下內(nèi)容：

（1）會議值班時間期限和具體值班時間。（2）會議值班人員姓名。

（3）會議值班的地點(diǎn)，并在會議須知上注明會議值班室的房間號。

（4）會議值班負(fù)責(zé)人姓名或帶班人姓名。（5）用簡明的文字表明值班的工作內(nèi)容。

（6）表明人員缺勤的備用方案或替班人員的姓名。

二、接待采訪會議的新聞媒體

（一）相關(guān)知識

1、接待采訪會議的新聞媒體的基本原則（1）報道的內(nèi)容必須與會議基本內(nèi)容相吻合。（2）掌握會議信息的保密度，做到內(nèi)外有別。（3）報道中的重要觀點(diǎn)和提法，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定。（4）要準(zhǔn)備得全面周到、主動積極。

（5）在傳遞的方式和內(nèi)容選擇上應(yīng)本著對象、效果、時效、費(fèi)用的原則綜合考慮。

（6）在會議中，秘書要隨時注意收集外界輿論和新聞媒體對會議的反映信息的報道。

（7）在會議結(jié)束后，秘書要為召開媒體溝通會提供必須的信息資料。

2、接待新聞媒體的工作內(nèi)容

（1）由會議秘書撰寫新聞報道稿件，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后，向媒體發(fā)送。

（2）在會議召開期間，邀請有關(guān)報社、電臺、電視臺派記者駐會隨訪，發(fā)表消息。（3）在會議結(jié)束時，召開記者報告會，由會議領(lǐng)導(dǎo)者直接介紹會議情況，并親自回答記者提出的問題。

（二）工作程序

1、媒體人員登記

2、為媒體人員提供簡單的會議材料

3、安排拍照和新聞發(fā)布會等傳統(tǒng)活動

4、安排媒體溝通會

（三）妥善處理新聞媒體的負(fù)面報道（1）快速作出反應(yīng)。

（2）聯(lián)合或聘請專業(yè)公關(guān)公司處理危機(jī)。（3）讓負(fù)責(zé)人出面。

（4）對未知的事實不要推測。（5）不要隱瞞事實真相。（6）為媒體采訪敞開大門。

（7）統(tǒng)一口徑，用同一個聲音說話。（8）頻繁溝通。

三、做好會議的記錄工作和簡報工作

（一）做好會議的記錄工作

1、會議記錄的內(nèi)容（1）會議描述。（2）與會者姓名。（3）缺席者請假條。（4）宣讀上次會議記錄。（5）有會議記錄中產(chǎn)生的問題。（6）通訊記錄。（7）一般事務(wù)。（8）其他事務(wù)。（9）下次會議日期。（10）主席簽名。

2、會議記錄的要求（1）速度要求。（2）真實性要求。1）準(zhǔn)確 2）清楚 3）突出重點(diǎn)（3）資料性要求。

3、會議記錄的工作程序

會議記錄的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+正文+尾部。

（1）標(biāo)題。一種是會議名稱+文種。另一種是文種。（2）正文。首部+主體+結(jié)尾。

（3）尾部。右下方寫明“主持人：（簽字）”、“記錄人：字）”。

（二）做好會議的簡報工作 來源于考試大

1、會議簡報的內(nèi)容

（簽會議簡報要迅速反映會議的實際情況，交流會議的經(jīng)驗，溝通會議的信息。要反映出會議的新情況、新問題、新經(jīng)驗、新見解、新趨勢，更好地對會議起到指導(dǎo)和溝通作用。

2、會議簡報的要求（1）真實準(zhǔn)確。（2）短小精悍。

（3）快是簡報的質(zhì)量體現(xiàn)。（4）生動活潑。

3、會議簡報的工作程序（1）會議簡報的內(nèi)容。（2）會議簡報的結(jié)構(gòu)。

四、收集信息的分類

（一）會議信息的分類

1、按照會議信息的作用劃分（1）與會者信息。

（2）會議指導(dǎo)性、宣傳性信息。（3）會議議題性信息。（4）會議主題內(nèi)容信息。（5）記錄性、結(jié)果性文件信息。（6）會議的程序性文件信息。（7）會議交流性文件信息。（8）會議參考性信息。（9）會議管理性信息。

2、按照會議信息的保密性劃分（1）保密性會議信息。（2）內(nèi)部性會議信息。（3）公開性會議信息。

3、按照會議信息傳遞方式劃分（1）會議講話信息。（2）會議書面信息。（3）會議聲像信息。

（二）收集會議信息的要求

1、齊全。

2、及時。

3、準(zhǔn)確。

4、有效。（1）責(zé)任到人。（2）履行登記。（3）嚴(yán)格保密。（4）明確范圍，（5）有針對性。

（三）收集會議信息的工作程序

1、確定會議信息的搜集范圍。

2、選擇會議信息的搜集渠道。

3、確定搜集會議信息的方法。（1）召集開會。（2）提供書面材料。（3）個別約見。

（4）會議結(jié)束時及時搜集。（5）個別催退。（6）按清退目錄收集。（7）限時交退。

五、反饋會議信息

（一）反饋會議信息的內(nèi)容和要求

1、反饋會議信息的內(nèi)容（1）反饋會前信息。（2）反饋會中信息。

（3）反饋會后傳達(dá)落實的情況。

2、反饋會議信息的要求

（1）會議的信息反饋要注意店面結(jié)合，正負(fù)反饋結(jié)合。（2）會議信息反饋的目的要明確。（3）充分重視會議的反饋信息溝通。

（二）反饋會議信息的工作程序

1、布置會議信息收集工作。

2、會議信息的搜集渠道的選擇和建設(shè)。

3、建立定期的會議信息反饋制度。

4、做好會議信息的反饋匯報工作。

5、抓好會議反饋信息的落實工作。

秘書考試（四級）復(fù)習(xí)筆記之會議管理——會后落實

一、會議文件資料收集的要求

（一）收集會議文件資料的要求和內(nèi)容

1、收集會議文件資料的要求

（1）確定會議文件資料的收集范圍。

（2）收集會議文件資料要及時，確保文件資料在與會人員離會前全部收集齊全。

（3）選擇收集文件資料的渠道，運(yùn)用收集文件資料的不同方式方法。

（4）收集會議文件要履行嚴(yán)格的登記手續(xù)。來源于考試大（5）收集整理過程中要注意保密。

2、需收集的文件資料

（1）會前準(zhǔn)備并分發(fā)的文件。（2）會議期間產(chǎn)生的文件。（3）會后產(chǎn)生的文件。

（二）會議文件的立卷歸檔

1、會議文件立卷歸檔的意義

（1）保持會議文件之間的歷史聯(lián)系，便于查找利用。（2）保持歷史的真是面貌，反映工作的客觀進(jìn)程。（3）保護(hù)會議文件的完整與安全，便于保存和保管。（4）保證會議秘書工作的聯(lián)系性，為檔案工作奠定基礎(chǔ)。

2、會議文件立卷歸檔的范圍的范圍和分工。（1）會議文件立卷歸檔范圍（2）會議文件立卷歸檔分工。

3、會議文件立卷的基本原則和方法（1）會議文件立卷的基本原則。（2）會議文件立卷方法。

4、會議文件立卷工作程序。（1）大中型會議文件立卷

（2）日常工作會議文件資料立卷。

（三）會議文件資料收集整理的工作程序

將收集的文件資料進(jìn)行登記——向上級總結(jié)、匯報情況——甄別整理、分類歸卷——卷內(nèi)文件的排列——卷內(nèi)文件的編號、編目——填寫卷內(nèi)文件的備考表——案卷標(biāo)題的擬制——填案卷封面——移交給檔案室——清理-銷毀不再利用的紙張。

二、會議紀(jì)要的內(nèi)容和要求

（一）會議紀(jì)要的種類（1）辦公關(guān)于紀(jì)要。（2）工作會議紀(jì)要。（3）協(xié)調(diào)會議紀(jì)要。（4）研討會議紀(jì)要。

（二）會議紀(jì)要的內(nèi)容（1）會議情況簡述。（2）對會議精神的闡發(fā)。

（三）會議紀(jì)要的要求

1、會議紀(jì)要的擬寫要求

（1）實事求是，忠于會議實際。（2）內(nèi)容要集中概括。（3）要有條理。

2、印制并分發(fā)給有關(guān)部門有關(guān)人員或歸檔保存

3、會議紀(jì)要要按印發(fā)范圍和查看等級分發(fā)（1）確定印發(fā)范圍。（2）確認(rèn)接收者。（3）簽發(fā)會議執(zhí)行。

（四）工作程序

完善會議記錄→起草、編寫會議紀(jì)要→確定印發(fā)范圍→接收者確認(rèn)→領(lǐng)導(dǎo)簽字→打印成文→印制、分發(fā)或歸檔保存。

三、會議經(jīng)費(fèi)結(jié)算的方法

（一）會議經(jīng)費(fèi)結(jié)算的方法和要求

1、會議的收費(fèi)與付費(fèi)方法（1）收款的方法與時機(jī)。（2）付款的方法和時間表。

2、會議付費(fèi)的要求

（1）會議經(jīng)費(fèi)的名稱要規(guī)范。

（2）遵守公司零用現(xiàn)金、消費(fèi)價格及用品報銷的各種財務(wù)制度和規(guī)定。

（二）會議經(jīng)費(fèi)結(jié)算的工作程序

通知與會人員結(jié)算時間地點(diǎn)→清點(diǎn)費(fèi)用支出發(fā)票→核實發(fā)票→填寫報銷單、將發(fā)票貼于報銷單背面→請領(lǐng)導(dǎo)者簽字→到財務(wù)部門報銷→與相關(guān)部門及人員結(jié)清費(fèi)用。

（三）會議經(jīng)費(fèi)結(jié)算的注意事項 考試大編輯整理（1）開具會議住宿費(fèi)發(fā)票時，需要向賓館酒店索取蓋有酒店章的正式發(fā)票，保證開立的發(fā)票與收取的會務(wù)費(fèi)相等。（2）住宿費(fèi)一般不包括使用房間的長途電話費(fèi)、客房小酒吧、在酒店簽單的費(fèi)用。

四、跟蹤反饋落實會議精神

（一）會議決定事項的傳達(dá)

1、會議傳達(dá)決定事項的要求

（1）傳達(dá)會議決定事項必須準(zhǔn)確，必須原原本本傳達(dá)。（2）傳達(dá)會議決定事項必須及時。（3）傳達(dá)會議決定事項必須到位。

2、會議傳達(dá)落實的作用

（1）會議決策傳達(dá)落實是實現(xiàn)會議決策目標(biāo)的最主要環(huán)節(jié)。（2）會議決策傳達(dá)落實是衡量下級組織得力與否的主要標(biāo)志。

（3）會議決策傳達(dá)落實是對會議決策的檢驗。

3、傳達(dá)落實會議決策的具體實施（1）傳達(dá)動員。（2）分解任務(wù)。（3）互相溝通。（4）操作控制。（5）效益考核。

（二）會議決定事項反饋（1）反饋的原則。（2）反饋的重點(diǎn)。（2）綜合反饋。

（三）跟蹤反饋落實會議精神的工作程序

會議決定事項的傳達(dá)→會議決定事項的催辦與登記制度→會議決定事項的反饋。

（四）跟蹤反饋落實會議精神的注意事項（1）綜合性的須由多部門共同辦理的工作事項。（2）部門責(zé)任分工邊緣的、交錯的工作事項。秘書考試（四級）復(fù)習(xí)筆記之會議管理——案例分析 案例一

英豪公司將舉行銷售團(tuán)隊會議，研究銷售工作下一季度的目標(biāo)以及人員招聘、銷售二部經(jīng)理人選等問題，在會上，還將進(jìn)行東部地區(qū)銷售情況的總結(jié)、銷售一部關(guān)于內(nèi)部溝通問題的發(fā)言。如果你是秘書，請制定一個會議議程表。英豪公司銷售團(tuán)隊會議議程表

公司銷售團(tuán)隊會議將于5月25日星期一上午九點(diǎn)在公司總部的三樓會議室舉行。宣布議程。

說明有關(guān)人員缺席情況。宣讀并通過上次會議的記錄。東部地區(qū)銷售情況總結(jié)。

銷售一部經(jīng)理關(guān)于加強(qiáng)團(tuán)隊溝通問題的發(fā)言。公司銷售人員的招聘和重組。銷售二部經(jīng)理的人選。下季度銷售目標(biāo)。案例二

公司準(zhǔn)備在暑假召開一個各部門負(fù)責(zé)人的培訓(xùn)會議，經(jīng)理讓秘書鐘苗選擇一個會議地點(diǎn)，鐘苗經(jīng)過仔細(xì)考慮，預(yù)定了位于市郊風(fēng)景區(qū)的一家酒店，價格相對便宜，而且風(fēng)景宜人。經(jīng)理及參加培訓(xùn)的人員都很滿意。

點(diǎn)評：由于該會議的參加者都是本單位人員，可一起驅(qū)車前往，所以郊外是比較理想的選擇，不但價位適中，而且位于風(fēng)景區(qū)，可使與會者身心放松。案例三

名山公司要召開2003總結(jié)大會，作為大會工作人員的王琴主要負(fù)責(zé)會議文件材料工作。會前王琴進(jìn)行會議籌備有關(guān)信息的搜集，為會議議題的確定及大會會議材料的形成做好準(zhǔn)備。大會的工作報告非常重要，包括一定時期的工作總結(jié)、體會或者經(jīng)驗，對目前情況的分析和下一步工作的思路、要求及具體措施等內(nèi)容。為此，王琴有針對性地、廣泛搜集一段時間以來各方面工作的進(jìn)展情況。會議期間王琴認(rèn)真做好會議記錄，力求會議記錄準(zhǔn)確、完整，忠實發(fā)言人的原意，并進(jìn)行會議發(fā)言錄音和錄像。為了使會議信息盡快傳遞給與會者，她及時編寫會議簡報、使會議達(dá)到良好的效果。會后王琴認(rèn)真編寫會議紀(jì)要，作為與會代表貫徹執(zhí)行的依據(jù)，推動會議精神的貫徹落實，她還搜集齊會議期間所有文件材料，及時整理有關(guān)會議文件，為會議文件的歸檔打下基礎(chǔ)。王琴大會期間的表現(xiàn)贏得了大家的一致好評。點(diǎn)評：會議信息流動和處理是否科學(xué)、務(wù)實、有效，直接影響會議的質(zhì)量和效率，影響會議的實際效果。王琴的會議信息工作實際上是確保會議信息有效流動，實現(xiàn)會議目的的工作?？荚嚧缶庉嬚?案例四

天地公司年底為表示對客戶的謝意，召開了客戶聯(lián)誼會，會后共進(jìn)晚餐。負(fù)責(zé)接待工作的秘書鐘苗根據(jù)上司的指示和宴會慣例，安排桌次座位。這次宴會共設(shè)3桌，餐廳正面靠墻為主桌，編1號，靠入口處為2、3號桌，擺成三角形，突出主桌。重要客戶在主桌。為方便來賓入席，鐘苗特意做了座位名簽，并擺在桌上。但由于這次聯(lián)誼會時間緊，與會人員名單確定得晚，鐘苗在抄寫時漏了應(yīng)便在主桌的一位重要客戶，結(jié)果致使該客戶入席時找不到座位，出現(xiàn)了十分尷尬的場面。

點(diǎn)評：秘書鐘苗在安排會議晚宴時，只注意到桌次的正確安排和名簽的擺放，但忽略了對人員和名簽的核對，致使重要嘉賓未能受到應(yīng)有的禮遇，給組織的公關(guān)工作造成了不良的影響。案例五

某公司要舉辦成立大會，請了有關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)參加，秘書小李負(fù)責(zé)嘉賓的邀請。她用電話通知各位嘉賓，但有的嘉賓電話沒通，所以沒有找到，事后她把這件事忘掉了，會前也沒和嘉賓再次確認(rèn)。對于重要嘉賓發(fā)出了邀請函，但邀請函不是十分美觀，比較簡陋。結(jié)果開會那天，來的嘉賓很少。點(diǎn)評：秘書小李的做法有許多不妥之處。邀請嘉賓是一項重要的工作，一定要抓住確認(rèn)環(huán)節(jié)，這樣才不會使組織很被動。另外，要注意邀請的禮節(jié)，在邀請函和請柬這些事情上都要精益求精，顯示出組織應(yīng)有的尊重和誠意。案例六 某公司舉辦大型服裝新品展銷會。與會者是來自各大公司的老總或經(jīng)理。本次活動得到了媒體的廣泛關(guān)注。當(dāng)?shù)卣矊Υ水a(chǎn)生了濃厚的興趣。該公司也向當(dāng)?shù)卣l(fā)出了邀請。由副市長代表參加。市長由于有另外一個活動，不能確定。展銷會即將開始時，市長卻來到了。各嘉賓已經(jīng)在臺上就座。但發(fā)現(xiàn)沒有市長的名臺和座位，會議主辦方十分尷尬。點(diǎn)評：該公司應(yīng)實現(xiàn)考慮好領(lǐng)導(dǎo)的到來可能性。即使不來，也要做好物品的準(zhǔn)備工作。