第一篇：第六章 會(huì)議管理

第六章 會(huì)議管理

第一節(jié)

會(huì)前準(zhǔn)備

一．會(huì)議概說

會(huì)議是人們?yōu)榱私鉀Q某個(gè)共同的問題或出于不同的目的聚集在一起進(jìn)行討論、交流的活動(dòng)，它往往伴隨著一定規(guī)模的人員流動(dòng)和消費(fèi)。作為會(huì)展業(yè)的重要組成部分，大型會(huì)議特別是國際性會(huì)議在提升城市形象、促進(jìn)市政建設(shè)、創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益等方面具有特殊作用，但目前國內(nèi)學(xué)術(shù)界和實(shí)業(yè)界都存在一個(gè)誤區(qū)，即人們?cè)谔崞饡?huì)展經(jīng)濟(jì)時(shí)，往往忽視會(huì)議的重要性，或把會(huì)議看得不及展覽會(huì)重要。

會(huì)議，又稱集會(huì)或聚會(huì)，是有領(lǐng)導(dǎo)、有組織地使人們聚集在一起，對(duì)某些議題進(jìn)行商議或討論的集會(huì)。會(huì)議是現(xiàn)代社會(huì)生活、政治生活、經(jīng)濟(jì)生活中一種經(jīng)常的廣泛的活動(dòng)形式。開會(huì)，同人們關(guān)系極為密切；而組織安排會(huì)議，則同秘書部門、秘書人員的關(guān)系極為密切。

現(xiàn)代會(huì)議早已超出了單一的政府會(huì)議格局，正朝著多元化方向發(fā)展，很多都是直接帶有商業(yè)目的并能產(chǎn)生巨大經(jīng)濟(jì)效益的，如各種高峰論壇、專家培訓(xùn)會(huì)議等。會(huì)議的一般操作原理為：會(huì)議的主辦者制定舉辦會(huì)議的計(jì)劃并委托給承辦者，承辦者（可以是專業(yè)會(huì)議組織者即PCO、公司的會(huì)議與獎(jiǎng)勵(lì)旅行部等）將圍繞既定的主題進(jìn)行精心設(shè)計(jì)，并在市場(chǎng)上聯(lián)系會(huì)議的買家（即目標(biāo)與會(huì)者）、相關(guān)人員（如政府官員、演講嘉賓等）以及舉辦場(chǎng)所，最后接待會(huì)議或?qū)I(yè)務(wù)包給與會(huì)公司。

在我國，會(huì)議已經(jīng)成為黨和國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位實(shí)行的集體領(lǐng)導(dǎo)的基本方法之一，已成為各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位日常工作的一種重要方式。在各項(xiàng)工作中，會(huì)議通常發(fā)揮著種種極其重要的作用：其一，它是實(shí)現(xiàn)決策民主化的必要手段；其二，它是實(shí)施有效領(lǐng)導(dǎo)、有效管理、有效經(jīng)營的重要工具；其三，它是貫徹決策、下達(dá)任務(wù)、溝通信息、協(xié)調(diào)行動(dòng)的有效方法；其四，它是保持接觸、建立聯(lián)絡(luò)、結(jié)交朋友的基本途徑。

由于會(huì)議發(fā)揮著不同的作用，因此便有著多種類型的劃分。通常來說，會(huì)議有如下層次的劃分：

1.按照舉辦單位劃分

按照舉辦單位的性質(zhì)不同，可將會(huì)議分為三大類，分別為公司類會(huì)議、協(xié)會(huì)類會(huì)議和其他組織會(huì)議。

公司類會(huì)議的規(guī)模不一，小到幾個(gè)人，大到上千人。會(huì)議是公司內(nèi)部信息傳遞的最基本方式之一，因此公司類會(huì)議的數(shù)量是極其龐大的。公司會(huì)議通常是以管理、協(xié)調(diào)和技術(shù)等為主題，具體可分為銷售會(huì)議、經(jīng)銷商會(huì)議、技術(shù)會(huì)議、管理者會(huì)議及股東會(huì)議等。

協(xié)會(huì)類會(huì)議因人數(shù)和性質(zhì)不同，他們的規(guī)模從小型地區(qū)性組織、省市級(jí)協(xié)會(huì)到全國性協(xié)會(huì)乃至國際性協(xié)會(huì)不等。協(xié)會(huì)大致可分為行業(yè)協(xié)會(huì)、專業(yè)和科學(xué)協(xié)會(huì)、教育協(xié)會(huì)和技術(shù)協(xié)會(huì)等類型。其中，行業(yè)協(xié)會(huì)被認(rèn)為是會(huì)議業(yè)最值得爭取的市場(chǎng)之一，因?yàn)閰f(xié)會(huì)的成員多為業(yè)內(nèi)成功管理人員。協(xié)會(huì)類會(huì)議常常與展覽結(jié)合舉行。例如，我國定期舉行的旅游交易會(huì)每次都吸引著大批來自全國各地乃至境外旅游企業(yè)的參與。

其他組織會(huì)議的典型代表是政府機(jī)構(gòu)會(huì)議，在省市一級(jí)，中小規(guī)模的政府機(jī)構(gòu)會(huì)議的召開是十分頻繁的。2..按會(huì)議規(guī)模劃分

根據(jù)會(huì)議的規(guī)模即參加會(huì)議的人數(shù)的多少，可將會(huì)議分為小型會(huì)議、中型會(huì)議、大型會(huì)議及特大型會(huì)議。

小型會(huì)議：出席人數(shù)少則幾人，多則幾十人，但不超過100人； 中型會(huì)議：出席人數(shù)在100—1000人之間； 大型會(huì)議：人數(shù)在1000—10000人之間；

特大型會(huì)議：人數(shù)在10000人以上，例如：節(jié)日聚會(huì)、慶祝大會(huì)等。3.按照會(huì)議的性質(zhì)和內(nèi)容劃分

按照會(huì)議的性質(zhì)和內(nèi)容劃分，可分為年會(huì)、專業(yè)會(huì)議、代表會(huì)議、論壇、座談會(huì)、講座、研討會(huì)等等。如年會(huì)，年會(huì)是某一特定主題展開討論的聚會(huì)，議題涉及政治、經(jīng)貿(mào)、科學(xué)、教育或者技術(shù)等領(lǐng)域。年會(huì)通常包括一次全體會(huì)議和幾個(gè)小組會(huì)議。年會(huì)可以單獨(dú)召開，也可以附帶展示會(huì)。多數(shù)年會(huì)是周期性的，最常見的周期是一年一次。參加年會(huì)全體會(huì)議的人員通常比較多，一般要租用大型宴會(huì)廳或會(huì)議廳。小組會(huì)議上討論的是具體問題，所租用的是小會(huì)議室。又如培訓(xùn)性會(huì)議，一般至少要用一天的時(shí)間，多則幾周。這類培訓(xùn)會(huì)議所需要特定的場(chǎng)所，培訓(xùn)內(nèi)容高度集中，由某個(gè)領(lǐng)域的專業(yè)培訓(xùn)人員教授。4.按照會(huì)議活動(dòng)特征劃分

按照會(huì)議活動(dòng)特征劃分，可分為商務(wù)型會(huì)議、度假型會(huì)議、展銷會(huì)議、文化交流會(huì)議、政治會(huì)議等。如商務(wù)型會(huì)議，一些公司、企業(yè)因其業(yè)務(wù)和管理工作發(fā)展的需要在飯店召開的商務(wù)會(huì)議。出席這類會(huì)議的人員素質(zhì)較高，一般是企業(yè)的管理人員和專業(yè)技術(shù)人員。他們對(duì)飯店設(shè)施、環(huán)境和服務(wù)都有較高的要求，且消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)高。召開商務(wù)會(huì)議一般選擇與公司形象大體一致或更高層次的飯店，如大型企業(yè)或 跨國公司一般都選擇當(dāng)?shù)刈罡咝羌?jí)的飯店。商務(wù)型會(huì)議在飯店召開常與宴會(huì)相結(jié)合，會(huì)議效率高、會(huì)期短。又如政治性會(huì)議，國際政治組織、國家和地方政府為某一政治議題召開的各種會(huì)議。會(huì)議可根據(jù)其內(nèi)容采用大會(huì)和分組討論等形式。

5.其他劃分方法

（1）按照會(huì)議形式劃分，可劃分兩種：一種是有會(huì)有議的，多數(shù)會(huì)議屬于這種類型；另一種是會(huì)而不議的，例如報(bào)告會(huì)、傳達(dá)會(huì)、動(dòng)員會(huì)、表彰會(huì)、紀(jì)念會(huì)等。

（2）按照時(shí)間劃分?？蓜澐譃槎ㄆ谛詴?huì)議和不定期性會(huì)議，還可以劃分為多次性會(huì)議和一次性會(huì)議。定期性會(huì)議也叫例會(huì)，到定期時(shí)間如無特殊情況必須召開，不定期會(huì)議則視情況靈活掌握，必要時(shí)隨時(shí)召開。多次會(huì)議是指需要開兩次以上的會(huì)議，一次性會(huì)議是指只需要開一次的會(huì)議。

（3）按照會(huì)議階段劃分，可劃分為預(yù)備會(huì)議和正式會(huì)議。預(yù)備會(huì)議是整個(gè)會(huì)議的組成部分，是為正式會(huì)議做準(zhǔn)備的會(huì)議，但在職權(quán)和效力上同正式會(huì)議有所區(qū)別。

（4）按照開會(huì)手段劃分，可劃分為常規(guī)會(huì)議和電子會(huì)議，常規(guī)會(huì)議即傳統(tǒng)性的會(huì)議，電子會(huì)議指電視會(huì)議、衛(wèi)星會(huì)議、電腦電話會(huì)議、電子計(jì)算機(jī)會(huì)議等。二.秘書與會(huì)務(wù)工作

秘書人員在日常工作中所比不可少的一件事情，就是要組織會(huì)議，因此，組織會(huì)議自然而然地成為秘書活動(dòng)的餓有機(jī)組成部分之一，在許多情況下，秘書人員往往需要親自辦會(huì)。所謂辦會(huì)，指的是從事會(huì)務(wù)工作，即負(fù)責(zé)從會(huì)議的籌備直至其結(jié)束、善后的一系列具體事項(xiàng)。秘書在負(fù)責(zé)辦會(huì)時(shí)，必須注意兩點(diǎn)：一是辦會(huì)要認(rèn)真，奉命辦會(huì)，就要全力投入，謹(jǐn)慎對(duì)待，精心安排，一絲不茍，務(wù)必開好會(huì)議；二是辦會(huì)要?jiǎng)?wù)實(shí)。召開會(huì)議，重在解決實(shí)際問題。在這一前提下，要爭取少開會(huì)、開短會(huì)，嚴(yán)格控制會(huì)議的數(shù)量和規(guī)模，徹底改善會(huì)風(fēng)。具體來說，會(huì)務(wù)工作還包括如下特征：

（1）服務(wù)性。會(huì)務(wù)工作是隨著開會(huì)的需要應(yīng)運(yùn)而生的，它的一切活動(dòng)，都是為了給會(huì)議提供方便條件，做好各項(xiàng)服務(wù)工作，保證開好會(huì)議。

（2）被動(dòng)性。會(huì)務(wù)工作的輔助地位決定了它的被動(dòng)性。

（3）事務(wù)性。秘書的事務(wù)性工作繁雜而瑣碎，但正是通過這些工作，保證了會(huì)議順利進(jìn)行，這種事務(wù)性工作中蘊(yùn)涵著極強(qiáng)的政治性和思想性。

（4）綜合性。由于會(huì)務(wù)工作是直接為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)等召開的會(huì)議服務(wù)的，同時(shí)會(huì)議內(nèi)容涉及的廣泛，所以就要求秘書掌握多種學(xué)科的知識(shí)，比如管理學(xué)、會(huì)議服務(wù)的自動(dòng)化、電子化設(shè)備的技能和本職工作的業(yè)務(wù)知識(shí)，要求秘書人員成為“通才”、“雜家”，能夠從全局出發(fā)觀察和考慮問題，同時(shí)要提高秘書綜合性和專業(yè)性能力，像寫作、記錄能力等。會(huì)議秘書工作人員的綜合能力越強(qiáng)，越有利于提高專業(yè)化水平，專業(yè)化水平越高，總攬全局的綜合能力也就越強(qiáng)。

（5）保密性。我國很多事情是通過會(huì)議后做出的決定，因而相對(duì)于某些事情來說就有很強(qiáng)的機(jī)密性，保守會(huì)議秘密是會(huì)議秘書的工作之一，需要謹(jǐn)慎。

（6）時(shí)間性。會(huì)議是一種有組織有領(lǐng)導(dǎo)的活動(dòng)，有很強(qiáng)的時(shí)間性，秘書工作人員應(yīng)該有更高的時(shí)間觀念，決不能出現(xiàn)諸如與會(huì)者已到齊，會(huì)議記錄人員還未到或是會(huì)場(chǎng)還未布置好等現(xiàn)象。

第二節(jié) 會(huì)前準(zhǔn)備工作

一.秘書的會(huì)前安排工作

秘書的會(huì)前工作擬訂會(huì)議工作方案，一般應(yīng)包括以下內(nèi)容：會(huì)議記錄簡報(bào)工作、會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算、食宿安排、保衛(wèi)和保密工作。

1.選定、安排議題

議題就是會(huì)議討論的問題、決策的對(duì)象。大中型會(huì)議的議題由會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)確定。日常會(huì)議的議題，有的由分管某項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)提出，有的由秘書根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示準(zhǔn)備議題，然后將收集到的議題進(jìn)行篩選，加以修改、討論、充實(shí)，報(bào)請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查后，按周、月或季度統(tǒng)籌安排。

秘書人員在安排會(huì)議議題時(shí)應(yīng)注意以下幾個(gè)問題：一是經(jīng)個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)可審批解決的問題，一般不要安排會(huì)議討論；二是提交會(huì)議討論的議題，一般要有簡要的文字材料，并在開會(huì)前幾天經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，發(fā)給有關(guān)人員閱讀，準(zhǔn)備意見；三是臨時(shí)提出的一般議題，不宜倉促安排，需保證會(huì)議質(zhì)量；四是一次會(huì)議議題不能安排過多或過少，要預(yù)測(cè)出時(shí)間，合理安排，一般安排一個(gè)主要議題和一兩個(gè)小議題為宜；五是盡可能將同類性質(zhì)的議題提交一次會(huì)議討論；六是應(yīng)準(zhǔn)備一些后備議題，以便在會(huì)議進(jìn)展順利、時(shí)間充裕的情況下提供會(huì)議討論。

2.擬訂會(huì)議議程、日程和程序

議程，是會(huì)議所要通過文件、解決問題的概略安排。用簡練的文字逐項(xiàng)寫出即可。日程，是在一般時(shí)間內(nèi)會(huì)議進(jìn)行的具體安排，一般采用簡短文字或表格方式，將會(huì)議期間每天上午、下午及晚上的活動(dòng)列出即可。

程序，是一次安排會(huì)議按照時(shí)間先后或依次安排工作步驟，它可繁可簡，可粗可細(xì)。議程、日程應(yīng)當(dāng)事先發(fā)給與會(huì)人員，可供參考。程序只供領(lǐng)導(dǎo)主持會(huì)議時(shí)參考，不發(fā)給其他與會(huì)人員。

3.準(zhǔn)備會(huì)議文件、報(bào)告

日常工作會(huì)議的文件、報(bào)告，主要應(yīng)由各職能部門起草準(zhǔn)備。會(huì)議秘書部門應(yīng)于會(huì)前他通知有關(guān)部門報(bào)送會(huì)議文件，對(duì)文件內(nèi)容和質(zhì)量進(jìn)行初審，并向領(lǐng)導(dǎo)提出所報(bào)送的文件能否提交會(huì)議討論的意見。

4.提出與會(huì)人員名單

提名與會(huì)人員，是一項(xiàng)重要的工作，秘書人員應(yīng)當(dāng)掌握以下原則：一是周到、全面。日常工作會(huì)議請(qǐng)與會(huì)議討論議題密切相關(guān)的人員列席。如臨時(shí)性會(huì)議，屬于征求意見性質(zhì)的，應(yīng)請(qǐng)有關(guān)方面的主要人員和代表參加。屬于專業(yè)性質(zhì)的，應(yīng)請(qǐng)各有關(guān)方面主管該項(xiàng)的專家和在該方面有實(shí)際經(jīng)驗(yàn)的人參加。屬于紀(jì)念、慶祝性質(zhì)的，應(yīng)請(qǐng)一些有名望、影響與所紀(jì)念、慶祝事項(xiàng)有關(guān)的人士及個(gè)民主黨派人士、各界代表參加；二是寬嚴(yán)適度，準(zhǔn)確無誤。從有利于工作和便于保密的角度出發(fā)，做到提名合情合理，不寬不嚴(yán)，不錯(cuò)提，不陋提；三是會(huì)議秘書人員提出的與會(huì)名單，需要報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審核后放能最后決定。

5.編排分組。

編組的基本方法有：根據(jù)地域編組、根據(jù)系統(tǒng)或行業(yè)編組；完全按人數(shù)編組。在進(jìn)行編組時(shí)，要注意組的數(shù)量，規(guī)模適中。

6.選定、布置會(huì)場(chǎng)

選擇合適的會(huì)議場(chǎng)所，必須依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)的會(huì)議經(jīng)費(fèi)、會(huì)議資源以及會(huì)議的程序、人數(shù)，會(huì)議的目的、目標(biāo)等多方面考慮。

一般來說，在選擇會(huì)場(chǎng)時(shí)，應(yīng)做到以下三點(diǎn)：第一，會(huì)場(chǎng)大小適中，以每人平均2—3平方米為宜。太大顯得松散，過小則擁擠；第二，會(huì)場(chǎng)地點(diǎn)適中；第三，會(huì)場(chǎng)附屬設(shè)施齊全，包括照明、通訊、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴(kuò)音、錄音等。

選擇酒店與地點(diǎn)。（見書228頁）7.布置會(huì)場(chǎng)（見書229頁）8.制法會(huì)議證件和制訂會(huì)議須知

會(huì)議證件是表明與會(huì)議直接有關(guān)人員身份權(quán)利和義務(wù)的證據(jù)。會(huì)議證件可分為兩類：一類是會(huì)議正式證件，包括代表證、出席證、列席證、旁聽證等；另一類是工作證件，包括工作證、記者證、出入證等。各種證件的內(nèi)容欄目，大致包括會(huì)議名稱、使用者單位、姓名、性別、職務(wù)、發(fā)證日期、證件號(hào)碼等。

會(huì)議須知的主要內(nèi)容包括會(huì)議保密紀(jì)律、請(qǐng)假制度、會(huì)客制度、安全要求、作息時(shí)間和其他注意事項(xiàng)。

9.發(fā)布會(huì)議通知（見書232頁）

10.會(huì)議秘書工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置和工作人員的調(diào)配（見書233頁）二.秘書的會(huì)前檢查工作

會(huì)前檢查是一項(xiàng)極為重要的工作，它實(shí)際上是復(fù)查，尤其是重大的政治性會(huì)議，會(huì)前檢查更要高度負(fù)責(zé)，扎扎實(shí)實(shí)、仔子細(xì)細(xì)地進(jìn)行檢查。

一般來說，秘書人員的會(huì)前檢查工作包括如下內(nèi)容：

1.檢查住宿情況

較大型的會(huì)議在開會(huì)前一天一定要進(jìn)行住宿檢查。這是為了確保第二天的到會(huì)人數(shù)沒有突發(fā)情況發(fā)生。在開會(huì)前要做好會(huì)議報(bào)道工作，會(huì)議報(bào)道工作是指需要集中住宿的中大型會(huì)議的與會(huì)者到達(dá)開會(huì)地點(diǎn)并通知會(huì)議秘書部門。秘書人員應(yīng)事先準(zhǔn)備好檢查登記表，包括時(shí)間、地點(diǎn)、房間號(hào)、入住人數(shù)、入住人姓名、報(bào)道情況等。會(huì)議報(bào)道是會(huì)議秘書部門準(zhǔn)備掌握與會(huì)人員到會(huì)情況并實(shí)施組織的重要一環(huán)。

2.檢查會(huì)議文件

檢查各種會(huì)議文件是否準(zhǔn)確。如會(huì)議講義、會(huì)議資料等。會(huì)議講義是會(huì)議全部資料的精要所在，通過良好的編排設(shè)計(jì)，一本好的會(huì)議講義能最快最好的告訴參加者此次會(huì)議的內(nèi)容，同時(shí)會(huì)議講義也是會(huì)議留給參加者的一份長期資料，它是參加者會(huì)后最有可能再次閱讀的資料，因此會(huì)議講義的品質(zhì)非常重要。

3.物品檢查

確保有足夠的鉛筆、紙張以及日程表和文件備份。這一部分對(duì)于秘書人員極為重要，足以體現(xiàn)秘書的細(xì)心程度。同時(shí)，準(zhǔn)備合適的參考資料是對(duì)秘書人員組織會(huì)議工作很有幫助的。參考資料的選擇是至關(guān)重要的，要對(duì)會(huì)議的組織有所幫助，又要方便攜帶。資料要全，但不要太雜。

（會(huì)議計(jì)劃表、會(huì)議審核表 見書235到236頁）

第三節(jié)

會(huì)中事務(wù)

會(huì)議如期舉行后，秘書的職責(zé)并沒有結(jié)束，還要做好會(huì)中的一系列工作。如與會(huì)人員的簽到工作、引導(dǎo)與會(huì)人員就座、分發(fā)文件材料、維持會(huì)場(chǎng)秩序以及一些服務(wù)工作等。

一.簽到

簽到，是與會(huì)人員到會(huì)時(shí)的第一件事。

1.方法。簽到有各種方法：一種是簿式簽到，代表入場(chǎng)在會(huì)議工作人員預(yù)先準(zhǔn)備好的簽到簿上簽署自己的姓名，表示到會(huì)。這種簿子利于保存，有紀(jì)念性意義，但只適用于小型的會(huì)議，參加會(huì)議的人多了將會(huì)在會(huì)場(chǎng)門口形成擁擠現(xiàn)象，以至于造成秩序混亂，影響會(huì)議按時(shí)進(jìn)行。另一種辦法是利用如前所示的簽到證卡片簽到，它可以上述弊端，適用于大中型會(huì)議?？ㄆ灥绞菍⒂≈坪玫淖C件預(yù)先發(fā)給代表，代表入場(chǎng)時(shí)交出一張卡片就行了。卡片簽到也有兩種辦法：一種是簽名的卡片，代表要在卡片上簽上自己的姓名才能入場(chǎng)；一種是不簽名的卡片，由卡片上的固定號(hào)碼代表出席人的姓名。重要會(huì)議使用的多是簽名卡片，上面也印有證件號(hào)碼或座次號(hào)碼。

2.目的。簽到的目的：一是憑證入場(chǎng)；一是統(tǒng)計(jì)到會(huì)人數(shù)。

對(duì)于辦公室文秘來說，統(tǒng)計(jì)到會(huì)人數(shù)，是會(huì)務(wù)工作中一項(xiàng)急促而又細(xì)致的工作。領(lǐng)導(dǎo)同志往往在開會(huì)之前的一兩分鐘就向工作人員要到會(huì)人數(shù)和缺席人名單，這就需要辦公室文秘以最快的速度統(tǒng)計(jì)出來，并且不允許發(fā)生差錯(cuò)。在不使用電子簽到機(jī)的情況下，統(tǒng)計(jì)到會(huì)和缺席人需整理簽到單。但是，這種方法必須等到與會(huì)同志大部分到會(huì)以后才能開始工作，在會(huì)前只能統(tǒng)計(jì)到會(huì)和缺席人數(shù)，不能很快提出缺席人的名單。另外，文秘人員還要把座次表全都印出來（上面有排號(hào)、座號(hào)、人命），一邊接受簽到，一邊在座次表上消號(hào)。這樣做，可以隨時(shí)知道誰已到會(huì)，誰未到會(huì)，任何時(shí)候有需要，都可以立即把到此時(shí)為止的到會(huì)和缺席人數(shù)以及缺席的姓名告訴領(lǐng)導(dǎo)同志。

二.會(huì)場(chǎng)服務(wù)

會(huì)場(chǎng)服務(wù)是保證會(huì)議順利進(jìn)行并取得圓滿成功的重要環(huán)節(jié)，會(huì)場(chǎng)服務(wù)工作內(nèi)容很多，一般包括以下幾點(diǎn)：

1.引導(dǎo)就座

大多數(shù)會(huì)議，與會(huì)者的座位都是事先安排的，與會(huì)者應(yīng)該對(duì)號(hào)入座，或者將會(huì)場(chǎng)劃分為若干部分，以部門為單位集中就座。參加會(huì)議的人員事先可能不熟悉會(huì)場(chǎng)，因此，會(huì)議秘書人員就要引導(dǎo)與會(huì)人員就座。這樣，既方便與會(huì)者，又維持了會(huì)場(chǎng)秩序，保證了效果。一些大型會(huì)議，會(huì)場(chǎng)較大，參加會(huì)議的人數(shù)也很多，更需要秘書人員引導(dǎo)座位。為了減輕會(huì)議秘書人員的負(fù)擔(dān)，可以采用印刷“座次表”，在會(huì)場(chǎng)上設(shè)立指示標(biāo)記、在簽到證或出席證上注明座次號(hào)碼等方式，引導(dǎo)與會(huì)者順利找到自己的座次。

2.分發(fā)會(huì)議文件的材料

會(huì)議所需要的文件材料，會(huì)議秘書人員應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地分發(fā)到每位與會(huì)者手中。分發(fā)會(huì)議文件和材料有兩種形式：一種是會(huì)前發(fā)，就是在與會(huì)者進(jìn)入會(huì)場(chǎng)時(shí)，由會(huì)議秘書人員在會(huì)場(chǎng)入口處分發(fā)給每位與會(huì)者，也可在開會(huì)之前按要求在每位與會(huì)者的座位上擺放一份文件材料。另一種是會(huì)中分發(fā)文件材料，就是把會(huì)議秘書人員反派到各組，每人負(fù)責(zé)每組文件材料的分發(fā)和收退。需要收回的文件材料，一般在文件的右上角寫明收文人和收文時(shí)間，收文時(shí)要登記，以免漏收。

3.內(nèi)外聯(lián)系、傳遞信息

會(huì)議進(jìn)行中，不是與外界隔絕的，需要會(huì)議秘書人員進(jìn)行內(nèi)外聯(lián)系，傳遞信息。如有關(guān)部門的緊急情況要轉(zhuǎn)達(dá)與會(huì)者。在內(nèi)外聯(lián)系、傳達(dá)信息中，會(huì)議秘書人員應(yīng)該注意會(huì)議內(nèi)容的保密，任何保密的會(huì)議內(nèi)容不可泄露出去。4.維持會(huì)場(chǎng)秩序

維持會(huì)場(chǎng)秩序，如制止與會(huì)人員無關(guān)的人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，以保證會(huì)議地點(diǎn)安全。會(huì)議進(jìn)行時(shí)如發(fā)生混亂，會(huì)議秘書人員要及時(shí)制止和調(diào)停。特別是重要的密級(jí)較高的會(huì)議，防止在混亂中發(fā)生意外情況。

5.處理臨時(shí)交辦事項(xiàng)

會(huì)議進(jìn)程中，可能發(fā)生一些意想不到的臨時(shí)變動(dòng)，會(huì)議秘書人員應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示，并對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的指示采取應(yīng)急措施，妥善處理。

6.其他服務(wù)工作

及時(shí)準(zhǔn)備好會(huì)議期間所需要的物品，如筆、墨、紙張等。保證會(huì)場(chǎng)光線，保持會(huì)場(chǎng)清潔衛(wèi)生，會(huì)場(chǎng)攝影留念等。時(shí)間較長的會(huì)議還要準(zhǔn)備好茶水。

三.做好會(huì)議記錄工作

1.會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要的區(qū)別

會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要都是記載、傳達(dá)會(huì)議情況的一種行政文書。會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要都與會(huì)議有關(guān)，那么它們就有區(qū)別：

（1）性質(zhì)不同。會(huì)議紀(jì)要是規(guī)定性行政公文，而會(huì)議記錄是記錄會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的事務(wù)性文書。

（2）內(nèi)容的繁簡程度不同。會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容是對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行整理提煉而形成的會(huì)議內(nèi)容的要點(diǎn)，重點(diǎn)體現(xiàn)會(huì)議的宗旨；而會(huì)議記錄是對(duì)會(huì)議情況的原始、詳盡的記錄，重點(diǎn)體現(xiàn)會(huì)議的過程性和具體性。

（3）形式有所不同。會(huì)議紀(jì)要具有一段公文的規(guī)范格式，通常采用總分式結(jié)構(gòu)；而會(huì)議記錄的形式則比較自由靈活，采用瞬時(shí)結(jié)構(gòu)。

（4）處置方式和作用不同。會(huì)議紀(jì)要一般可以以文件的形式發(fā)布或在報(bào)刊上公開發(fā)表，用來“傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)”；而會(huì)議記錄只作為內(nèi)部資料，以備查考。

2.會(huì)議記錄的概念、特點(diǎn)和作用（1）概念

會(huì)議記錄是在會(huì)議的過程中，秘書人員把會(huì)議的組織情況和具體內(nèi)容如實(shí)記錄下來。

會(huì)議記錄有“記”和“錄”之分。其中“略記”是記會(huì)議大要，重要或主要言論?！霸斢洝币笥涗浀捻?xiàng)目必須完備，記錄的言論必須詳細(xì)完整。有時(shí)內(nèi)容很多，就要“錄”，“錄”有筆錄、錄音和錄像等，對(duì)會(huì)議記錄而言，錄音、錄像通常只是手段，最終還要將錄下的內(nèi)容還原成文字。

（2）會(huì)議記錄的特點(diǎn)：

①真實(shí)性。會(huì)議記錄一定要按照會(huì)議餓真實(shí)情況如實(shí)地記錄下來，決不能隨意憎減或改變。

②完整性。記錄要求按格式填寫清楚，會(huì)議內(nèi)容要盡可能完整地記錄下來，特別是會(huì)議的要點(diǎn)不能陋記或少記。

③快速性。無論是摘要記錄或詳細(xì)記錄，都要求記得快，這樣可以有效保持會(huì)議的真實(shí)性和完整性。

（3）會(huì)議記錄是會(huì)議情況和內(nèi)容的實(shí)錄，具有重要文件的性質(zhì)。因?yàn)樗闹饕饔糜校?①史料作用。會(huì)議記錄是對(duì)會(huì)議最原始的全面記錄，反映了會(huì)議的進(jìn)程和內(nèi)容，是日后查找的重要依據(jù)和憑證。有些重要的會(huì)議記錄，若干年后仍有參考價(jià)值。所以，重要的會(huì)議記錄，一定要?dú)w入檔案，以備查考。

②素材作用。會(huì)議記錄是形成會(huì)議記要、會(huì)議簡報(bào)的重要素材。為使會(huì)議開得生動(dòng)活潑，提高會(huì)議質(zhì)量，要發(fā)會(huì)議簡報(bào)，有些重要會(huì)議結(jié)束后，要形成會(huì)議記要。會(huì)議記錄也是形成文件和文章素材，會(huì)后參照記錄寫出文章或形成文件。③文件作用。會(huì)議記錄可以作為傳達(dá)、執(zhí)行會(huì)議決定和貫徹會(huì)議精神的依據(jù)，也可作為總結(jié)工作，檢查決議執(zhí)行情況向上級(jí)匯報(bào)的依據(jù)。

（4）會(huì)議記錄的技巧

會(huì)議不論規(guī)模大小，都應(yīng)該有記錄，真實(shí)、客觀地反映會(huì)議的內(nèi)容和進(jìn)程，為日后分析研究會(huì)議的內(nèi)容提供依據(jù)。

一般情況下，辦公室文秘做會(huì)議記錄的方法，不外乎摘要記錄和詳細(xì)記錄兩種。

1.摘要記錄。這種記錄采用漢字直接記錄。各級(jí)黨政機(jī)關(guān)的日常會(huì)議，一般用漢字做簡單記錄，但有的地方，有時(shí)對(duì)此類會(huì)議也作詳細(xì)記錄。

2.詳細(xì)記錄。要求有言就錄，包括發(fā)言中的插話等，都要詳細(xì)記錄在案。這種記錄有的采用符號(hào)速記，有的使用錄音設(shè)備，會(huì)后根據(jù)錄音整理記錄。也有的是速記和錄音二者兼用。但有的會(huì)議不適宜錄音，就只能速記。詳細(xì)記錄一般適用于特別重要的會(huì)議。對(duì)高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同志的重要發(fā)言，應(yīng)當(dāng)作速記記錄或錄音，以便做好傳達(dá)和文獻(xiàn)保存工作。

掌握會(huì)議記錄的技巧一般要掌握四點(diǎn)：一快、二要，也即抓住要點(diǎn)來記，三省，即在記錄中正確使用省略法，四代，即用較為簡便的寫法代替復(fù)雜的寫法。（掌握速記尤為重要）

第四節(jié)

會(huì)后工作

會(huì)后工作，指整個(gè)會(huì)議結(jié)束后的工作。會(huì)后事宜一般有： 1.清理會(huì)場(chǎng)

大中型會(huì)議在會(huì)議結(jié)束前應(yīng)開具清退文件目錄，發(fā)給與會(huì)人員，會(huì)議一結(jié)束，即按清單全部將文件收回。日常工作會(huì)議，可以在會(huì)議結(jié)束后將文件當(dāng)場(chǎng)收回。還要檢查與會(huì)人員有無文件或物品遺忘。

2.整理記錄，草擬紀(jì)要或情況通報(bào)

會(huì)后及時(shí)整理會(huì)議記錄，在保持愿意的基礎(chǔ)上，語言文字要精練規(guī)范。同時(shí)根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和要求，草擬紀(jì)要或情況通報(bào)，送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

3.會(huì)議催辦工作

對(duì)會(huì)議確定的一些急辦事項(xiàng)，及時(shí)同志有關(guān)部門抓緊辦理，同時(shí)要落實(shí)辦理部門，辦理主要情況要及時(shí)督查，適時(shí)反饋，向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

4.會(huì)議文件立卷

會(huì)議文件立卷是指將處理完畢并具有保存價(jià)值的零散文件，依其內(nèi)在聯(lián)系，分門別類地組成案卷。

5.匯編會(huì)議文件

匯編會(huì)議文件一般分兩種：一種是檔案資料工作需要和匯編，這種匯編是將會(huì)議所有文件收集起來，按照先后順序裝訂成冊(cè)，以被查考，如會(huì)議通知、會(huì)議名單、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議發(fā)言材料等。另一種是供學(xué)習(xí)用的匯編，是將會(huì)議正式的報(bào)告、講話要點(diǎn)等進(jìn)行匯編，以供學(xué)習(xí)用，如《中國共產(chǎn)黨第十二次全國代表大會(huì)文件匯編》。

日常工作會(huì)議文件，可按時(shí)間（如一年、半年）為單位，將這段時(shí)間內(nèi)的同一類型會(huì)議文件、參考材料等按順序匯編或分專題（如工業(yè)、農(nóng)業(yè)、科學(xué)、文化等）匯編。

6.會(huì)議材料歸檔

會(huì)議全部材料包括錄音、錄像、記錄等，會(huì)后應(yīng)及時(shí)交機(jī)要科立卷歸檔。7.總結(jié)會(huì)議工作

在大中型會(huì)議或重要會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議秘書等各部門應(yīng)當(dāng)寫出總結(jié)材料等，肯定成績，找出存在的問題，并且將會(huì)議通知、會(huì)議記錄、總結(jié)等一并作為完善的卷宗歸入檔案。

第二篇：會(huì)議管理

會(huì)議管理制度

目的：為規(guī)范會(huì)議管理，提高會(huì)議效率，對(duì)會(huì)議管理進(jìn)行規(guī)定。

一、會(huì)議召集人職責(zé)：

1、會(huì)議召集人要提前與能起會(huì)議決策性作用人員溝通，在會(huì)議決策人員沒有會(huì)議沖突的情況下再申請(qǐng)發(fā)放會(huì)議通知，會(huì)議通知要求提前1天發(fā)放，當(dāng)天發(fā)放的會(huì)議通知，會(huì)議召集人要電話或口頭通知和提醒與會(huì)人員；

2、召集會(huì)議時(shí)，要區(qū)分參加人員和邀請(qǐng)人員；具體事務(wù)的直接負(fù)責(zé)人為必須參加人員，之外的為邀請(qǐng)人員，邀請(qǐng)人員可選擇性參加；

3、會(huì)議開始后，會(huì)議召集人要說明會(huì)議的議題、議程、需解決問題及達(dá)成目標(biāo)、議程推進(jìn)中應(yīng)注意的問題等,以免跑題；

4、會(huì)議過程中如果出現(xiàn)跑題的現(xiàn)象，會(huì)議召集人要及時(shí)控制、提醒會(huì)議剩余時(shí)間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言，以確保回歸議程；

5、屬討論、決策性議題的會(huì)議，召集人應(yīng)引導(dǎo)會(huì)議作出結(jié)論。對(duì)需集體議決的事項(xiàng)應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時(shí)提交與會(huì)人表明意見；對(duì)未議決事項(xiàng)亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會(huì)議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見；

6、如無特別指定，會(huì)議召集人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議紀(jì)要，會(huì)后負(fù)責(zé)整理并發(fā)布正式的會(huì)議紀(jì)要，避免議而不決。

二、秘書職責(zé)：

1、收到會(huì)議通知發(fā)放需求，預(yù)訂會(huì)議室及準(zhǔn)確無誤的發(fā)放會(huì)議通知，會(huì)議通知郵件標(biāo)題要顯示會(huì)議主題、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)。以便與會(huì)人能快速查看；

2、遇緊急會(huì)議，但預(yù)訂不到會(huì)議室時(shí)，要積極主動(dòng)與其它部門協(xié)調(diào)解決；

3、隔天發(fā)放的會(huì)議通知，在會(huì)議開始前1小時(shí)，必須發(fā)放會(huì)議提醒；

4、當(dāng)天緊急臨時(shí)會(huì)議，要電話通知與會(huì)人員，以保證與會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)參會(huì)；

5、會(huì)議開始前，要提前20分鐘調(diào)試好會(huì)議用設(shè)備（投影儀、筆記本及其它設(shè)備），并保證設(shè)備暢通；同時(shí)準(zhǔn)備好會(huì)議簽到表，并在會(huì)議簽到表中填上必須參加人員名單，以便會(huì)議召集人核對(duì)；

6、緊急重要的會(huì)議，在會(huì)議設(shè)備資源緊張的情況下，要積極與其它部門協(xié)調(diào)解決。

三、與會(huì)人職責(zé)：

1、必須參加人員必須準(zhǔn)時(shí)出席會(huì)議，因各種原因，不能參會(huì)者，必須提前向會(huì)議召集人員請(qǐng)假，不得無故缺席或遲到,以免會(huì)議召集人在不知情的情況下等待而影響會(huì)議效率；

2、到會(huì)場(chǎng)后，要及時(shí)在會(huì)議簽到表上簽到；

3、會(huì)議期間，手機(jī)要調(diào)成振動(dòng)模式；

4、會(huì)議中，發(fā)言應(yīng)言簡意賅，緊扣議題,與會(huì)議無關(guān)的話題，嚴(yán)禁討論；

5、遵循會(huì)議召集人對(duì)議程控制的要求，如需要提前離開會(huì)場(chǎng)，要知會(huì)會(huì)議召集人。

四、違規(guī)處理

1、會(huì)議必須參加人員，遲到2分鐘以內(nèi)罰款20元/次，遲到2分鐘以上（含缺席）罰款50元/次，未經(jīng)召集人同意擅自提前退場(chǎng)的罰款20元/次；

2、會(huì)議違規(guī)處罰由秘書根據(jù)會(huì)議簽到表的簽到情況來執(zhí)行；

3、罰金在秘書處登記后，將作為研發(fā)管理部活動(dòng)經(jīng)費(fèi)；

4、凡因通知原因造成必須參加會(huì)議人員遲到或缺席的，以上處罰由會(huì)議召集人和秘書承擔(dān)。

五、附件：

附件1：《會(huì)議簽到表》

附件2：《會(huì)議紀(jì)要模板》

附件3：《研發(fā)人員違規(guī)收款登記表》

本制度自頒發(fā)之日起開始實(shí)施！

第三篇：會(huì)議管理

秘書考試（四級(jí)）復(fù)習(xí)筆記之會(huì)議管理——會(huì)議概述 會(huì)議是有組織、有目的地召集人們商議事情,溝通信息,表達(dá)意愿的行為過程。

會(huì)議分為大型會(huì)議、中型會(huì)議和小型會(huì)議三種。

一般而言,會(huì)議申報(bào)與審批大體有三種形式：口頭申報(bào)、書面申報(bào)、會(huì)議申報(bào)。

秘書部門對(duì)有關(guān)職能部門申報(bào)召開的會(huì)議,要本著精簡從嚴(yán)的審批原則,嚴(yán)格把好審批關(guān)。要分析會(huì)議是否有必要開,能否合并開,可否用其他方式解決問題等。會(huì)議審批還應(yīng)遵循“一支筆”的原則。

秘書考試（四級(jí)）復(fù)習(xí)筆記之會(huì)議管理——會(huì)前籌備

一、擬訂會(huì)議議程、日程

（一）會(huì)議議程和會(huì)議日程的內(nèi)容及作用

1、會(huì)議議程的內(nèi)容

會(huì)議議程是為完成議題而做出的順序計(jì)劃，即會(huì)議所要討論、解決的問題的大致安排，會(huì)議主持人要根據(jù)議程主持會(huì)議。會(huì)議議程是會(huì)議具體的概略安排，它通過會(huì)議日程顯示出來。大中型會(huì)議的議程一般安排如下：開幕式；領(lǐng)導(dǎo)和來賓致辭；領(lǐng)導(dǎo)作報(bào)告；分組討論；大會(huì)發(fā)言；參觀或其他活動(dòng)；會(huì)議總結(jié)；宣讀決議；閉幕式。

2、會(huì)議日程的內(nèi)容 會(huì)議日程就是根據(jù)議程逐日做出的具體安排，它以天為單位，是會(huì)議全程各項(xiàng)活動(dòng)和與會(huì)者安排個(gè)人時(shí)間的依據(jù)。

3、會(huì)議議程和日程的作用

通過了解會(huì)議議程和日程，與會(huì)者可以更好地了解會(huì)議所要討論的問題，清楚會(huì)議順序計(jì)劃，即獲得有效信息。會(huì)議議程更是一個(gè)溝通的平臺(tái)，一個(gè)高效的市場(chǎng)管理工具。

（二）會(huì)議議程的制定程序

1、明確目標(biāo)和參加者

2、安排各議程事項(xiàng)的時(shí)間

3、確定每一項(xiàng)議程

4、決定會(huì)議討論形式

（三）會(huì)議日程的編制方法

1、制定議程表時(shí)，應(yīng)注意議題所涉及各種事物的習(xí)慣性順序和本公司章程有無對(duì)會(huì)議議程順序的明確規(guī)定。

2、制定議程表之前還須明確會(huì)議活動(dòng)的人員、日期和時(shí)間、地點(diǎn)、有關(guān)的餐飲安排。

3、宣布議程，然后說明一些有關(guān)此次會(huì)議事務(wù)性的內(nèi)容，之后在安排討論的問題。

4、盡量將同類性質(zhì)的問題集中排列在一起，這樣既便于討論，也便于有關(guān)列席人員到會(huì)和退席。

5、保密性較強(qiáng)的議題，一般放在后面。

二、提供會(huì)議地點(diǎn)的備選方案

（一）會(huì)議地點(diǎn)選擇的要求

1、交通便利。

2、會(huì)場(chǎng)的大小應(yīng)與會(huì)議規(guī)模相符。

3、場(chǎng)地要有良好的設(shè)備配置。

4、場(chǎng)地應(yīng)不受外界干擾。

5、選擇會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)考慮有無停車場(chǎng)所。

6、場(chǎng)地租借的成本必須合理。

（二）會(huì)議場(chǎng)地選擇的工作程序

1、會(huì)議的目的與形態(tài)

2、實(shí)質(zhì)上的需要、與會(huì)者的期望

3、列出選擇會(huì)議場(chǎng)地需求的工作清單，確定會(huì)議場(chǎng)地

4、對(duì)會(huì)議地點(diǎn)進(jìn)行確認(rèn) 考試大編輯整理

5、簽訂書面合同

（三）實(shí)地考察會(huì)議地點(diǎn)的注意事項(xiàng)

1、會(huì)見能作決策的人，有利于以后解決可能出現(xiàn)的問題。

2、只要可能，一定要在酒店建議的日期去參觀。

3、不要出于個(gè)人原因再次參觀酒店。

4、不要帶家屬同行參觀。

5、要考慮是否以一個(gè)普通客人的身份不宣而至，以檢查酒店對(duì)客人的接待情況。

6、要考慮另外一兩家酒店作為“備選”，以免因談判失敗而出現(xiàn)被動(dòng)局面。

三、布置會(huì)場(chǎng)和安排座次

（一）會(huì)場(chǎng)整體布局安排

1、會(huì)場(chǎng)整體布局的要求（1）莊重、美觀、舒適。

（2）會(huì)場(chǎng)的整體格局要根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和形式創(chuàng)造出和諧的氛圍。

（3）中大型會(huì)議要保證一個(gè)絕對(duì)的中心。（4）小型會(huì)場(chǎng)要注意集中和方便。

2、會(huì)場(chǎng)整體布局的類型（1）較大型會(huì)場(chǎng)的座次安排。（2）中小型會(huì)議的座次安排。

3、會(huì)場(chǎng)整體布局安排的工作程序（1）確定會(huì)場(chǎng)形式。（2）合理擺放桌椅。（3）布置附屬性設(shè)備

(二)主席臺(tái)的座次和場(chǎng)內(nèi)座次安排

1、主席臺(tái)座次和場(chǎng)內(nèi)座次的要求

主席臺(tái)是與會(huì)人員矚目的地方，也是會(huì)場(chǎng)布置工作的重點(diǎn)。各種大中型會(huì)議均應(yīng)該設(shè)主席臺(tái)。座談會(huì)和日常工作會(huì)議一般不設(shè)主席臺(tái)或主席桌。無論是否設(shè)置主席臺(tái)，都要注意使會(huì)議主持人面向與會(huì)人員，避免同與會(huì)人員背向現(xiàn)象。另外，一般會(huì)議不必把眾多的領(lǐng)導(dǎo)人都請(qǐng)上主席臺(tái)，只請(qǐng)講話人和主持人即可。

2、主席臺(tái)的座次和場(chǎng)內(nèi)座次安排

（1）安排主席臺(tái)的座次。會(huì)議主席臺(tái)就坐者都是主辦方的負(fù)責(zé)人、貴賓或主席團(tuán)成員，安排座位時(shí)應(yīng)注意以下慣例： 1）依職務(wù)的高低和選舉的結(jié)果安排座次。職務(wù)最高者居中，然后按先左后右、由前至后的順序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居側(cè)。

2）為工作便利起見，會(huì)議主持人有時(shí)需在前排的邊座就座，有時(shí)可按職務(wù)順序就座。

3）主席臺(tái)座次的編排應(yīng)編制成表，先報(bào)主管上司審核，然后貼于貴賓室、休息室或主席臺(tái)入口處的墻上，也可在出席證、簽到證等證件上表明。

4）在主席臺(tái)的桌上，于每個(gè)座位的左側(cè)放置姓名臺(tái)簽。（2）安排場(chǎng)內(nèi)其他人員的座次

1）小型會(huì)場(chǎng)內(nèi)座位的安排。分清上下座，一般離會(huì)場(chǎng)的入口處遠(yuǎn)、離會(huì)議主席位置近的座位為上座；反之，為下座。會(huì)議的主持人或會(huì)議主席的位置應(yīng)置于遠(yuǎn)離入口處、正對(duì)門的位置。

2）中大型會(huì)場(chǎng)內(nèi)座次的安排。常見的安排方法有三種： ①橫排法。是按照參加會(huì)議人員的名單以及姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，從左至右橫向依次排列座次的方法。②豎排法。是按照各代表團(tuán)或各單位成員的既定次序或姓氏筆畫從前至后縱向排列座次的方法。將正式代表或成員排在前，職務(wù)高者排在前，列席成員、職務(wù)低者排在后。③左后排列法。是按照參加會(huì)議人員姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，以會(huì)場(chǎng)主席臺(tái)中心為基點(diǎn)，向左右兩邊交錯(cuò)擴(kuò)展排列座位的方法。

四、發(fā)布會(huì)議信息

（一）會(huì)議信息的內(nèi)容和類型

1、會(huì)議信息的內(nèi)容

會(huì)議信息的內(nèi)容包括：會(huì)議的報(bào)名時(shí)間、地點(diǎn)、費(fèi)用及方法；會(huì)務(wù)聯(lián)系電話與聯(lián)系人；會(huì)議報(bào)到及會(huì)議議程、日程；與會(huì)者的信息；會(huì)議報(bào)送的交流信息；會(huì)議的記錄和紀(jì)要內(nèi)容；會(huì)議的宣傳報(bào)道內(nèi)容；會(huì)議的決議內(nèi)容。

2、會(huì)議的類型

會(huì)議信息分類是根據(jù)信息所反映的內(nèi)容性質(zhì)和特征的異同，將信息分成各個(gè)類別，使信息條理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。

（二）發(fā)布會(huì)議信息的工作程序

1、傳遞會(huì)議通知信息

2、分發(fā)傳遞會(huì)議文件

3、溝通傳遞會(huì)議有關(guān)情況

（三）注意事項(xiàng)

1、發(fā)布會(huì)議信息前要進(jìn)行報(bào)審

2、要對(duì)媒體進(jìn)行選擇

五、安排會(huì)議食宿

（一）會(huì)議餐飲的常識(shí)和工作程序

1、會(huì)議餐飲的常識(shí)

（1）餐飲安排的原則是讓代表吃好而又不浪費(fèi)。（2）就餐大體上是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，要適當(dāng)照顧少數(shù)民族代表和年老體弱者。確定好伙食標(biāo)準(zhǔn)和進(jìn)餐方式，照顧南北不同代表的口味。

（3）秘書人員應(yīng)提前到現(xiàn)場(chǎng)布置并檢查組織工作的落實(shí)情況，并事先將座位卡及菜單擺上。

（4）座位的通知除在請(qǐng)柬上注明外，還可在宴會(huì)上陳列宴會(huì)簡圖，標(biāo)出全場(chǎng)座位以及全體出席者位置，還可用卡片寫好姓名席位，發(fā)給本人。

2、安排會(huì)議餐飲

（1）根據(jù)會(huì)議的經(jīng)費(fèi)和人員情況決定會(huì)議餐飲的標(biāo)準(zhǔn)。（2）就餐方式可根據(jù)會(huì)議的規(guī)模和性質(zhì)來確定，提倡實(shí)行自助餐制和分餐制。

（3）事先與提供餐飲的單位確定餐飲時(shí)間和地點(diǎn)。（4）事先設(shè)計(jì)和確定就餐的憑證。

（5）要與飯店一起確定菜單，飲食要衛(wèi)生、可口、品種多。（6）事先要準(zhǔn)備好干凈的飲食用具。

（7）給因開會(huì)或服務(wù)工作誤了用餐的人員預(yù)留飯菜。（8）做好飲水、飲料的供應(yīng)。

3、會(huì)議餐飲的類型和標(biāo)準(zhǔn)

（1）早餐。早餐食物的選擇可以是正規(guī)的復(fù)雜早餐，也可以是自助早餐。

（2）會(huì)場(chǎng)休息期間的茶歇。一般供應(yīng)咖啡、茶或其他飲料。（3）午餐。午餐不宜大吃大喝，以免影響下午的會(huì)議安排。（4）正式晚餐。晚餐食物的選擇既要考慮到營養(yǎng)和健康，又要考慮到出席者的口味和特色。

（5）招待會(huì)。應(yīng)選擇健康的、美味的、人們愛吃的配餐。

二、（二）會(huì)議住宿的常識(shí)和工作程序

1、會(huì)議住宿的常識(shí)

（1）要提前編制住房方案。

（2）長者、尊者、領(lǐng)導(dǎo)要適當(dāng)照顧。

（3）具體安排住宿時(shí)，要根據(jù)與會(huì)人員職務(wù)、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統(tǒng)籌安排。（4）有時(shí)還要按地區(qū)集中，統(tǒng)籌安排。

（5）不同標(biāo)準(zhǔn)的房間要作合理分配，一般是根據(jù)房間的不同規(guī)格并結(jié)合代表具體情況列出住宿表。

（6）報(bào)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后，按表分配住宿，做到有條不紊。

2、安排會(huì)議住宿（1）安排方式的選擇。（2）預(yù)定會(huì)議住宿的程序。（3）確定會(huì)議住宿的程序。

3、會(huì)議房間的分配

（1）如果由主辦方支付費(fèi)用，則需按其職務(wù)標(biāo)準(zhǔn)安排住房，除了部分嘉賓和主辦方的領(lǐng)導(dǎo)，其他與會(huì)人員的住宿標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)相近。

（2）年齡較大的與會(huì)者和女性應(yīng)盡量安排到向陽、通風(fēng)、衛(wèi)生條件較好的房間。

（3）注意盡量不要把漢族與會(huì)者與有禁忌的少數(shù)民族與會(huì)者安排在同一房間。

（4）可預(yù)先在會(huì)議回執(zhí)上將不同規(guī)格的住宿條件標(biāo)明，請(qǐng)與會(huì)者自己選擇預(yù)訂。

（5）預(yù)訂住宿地點(diǎn)的工作一定要打出提前量，預(yù)訂數(shù)量上應(yīng)略有富余。

六、邀請(qǐng)會(huì)議嘉賓

（一）、會(huì)議嘉賓的類型和要求

1、會(huì)議嘉賓的類型

（1）組織方的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和政府官員。（2）企業(yè)的重要客戶和各種利益相關(guān)方。（3）社會(huì)名流和電影明星。

（4）對(duì)實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)有潛在貢獻(xiàn)的人。

2、嘉賓邀請(qǐng)的要求

（1）要事先確定嘉賓名單，并事先與嘉賓溝通確認(rèn)能否出場(chǎng)。

（2）要發(fā)出正式邀請(qǐng)函。（3）要做到有禮貌。

（4）要了解嘉賓各自的背景，處理好嘉賓之間的關(guān)系。（5）對(duì)于難以分辨是否應(yīng)該邀請(qǐng)的人士，最好能采取“寧可邀請(qǐng)，而不排斥”的原則。（6）嘉賓人數(shù)不宜過多。

（二）邀請(qǐng)會(huì)議嘉賓的工作程序

（1）在邀請(qǐng)參會(huì)嘉賓方面，要開會(huì)研究，確定嘉賓名單，而接下來邀請(qǐng)嘉賓的工作就由工作組負(fù)責(zé)組織實(shí)施。（2）擬寫并發(fā)送嘉賓請(qǐng)柬，要使每一份請(qǐng)柬都制作精美。（3）要逐一與嘉賓聯(lián)絡(luò)，確認(rèn)其參會(huì)情況。

（4）在會(huì)議正式召開之際，要再次與嘉賓聯(lián)系，并確認(rèn)如何接送。

七、準(zhǔn)備會(huì)議資料、會(huì)議用品

（一）會(huì)議資料的類型和準(zhǔn)備

1、會(huì)議資料的類型

（1）來賓資料：會(huì)議手冊(cè)、宣傳材料、會(huì)議管理性材料。（2）會(huì)議資料：開會(huì)的請(qǐng)示、提交會(huì)議審批的文件、會(huì)上用的文件、會(huì)議宣傳性文件。

（3）溝通資料：來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、會(huì)務(wù)組成員通訊錄。

2、會(huì)議資料的準(zhǔn)備

（1）來賓資料袋內(nèi)容：會(huì)議手冊(cè)、會(huì)議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、房號(hào)、餐券等。

（2）會(huì)務(wù)資料內(nèi)容：接站一覽表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會(huì)議討論分組表、會(huì)務(wù)組成員通訊錄。

（3）溝通資料內(nèi)容：會(huì)議參考文件、會(huì)議宣傳文件資料、各種記錄、各種會(huì)議協(xié)議和合同以及相關(guān)資料。

（二）會(huì)議用品的類型和準(zhǔn)備

1、會(huì)議用品的類型

（1）必備用品和設(shè)備是指各類會(huì)議都需要的用品和設(shè)備。1）會(huì)議內(nèi)設(shè)備主要包括燈光設(shè)備、音響設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備、錄音、攝像等設(shè)備以及必要的安全設(shè)施等。2）常用物資有電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)或小型DVD、膠卷、飲用水、一次性水杯、電池、裁紙刀、剪刀、膠帶紙、雙面膠、回形針、大頭針、膠水、白板筆、白粉筆等。

（2）特殊用品是指一些特殊類型的會(huì)議所需用品和設(shè)備。例如，選舉會(huì)議、談判會(huì)議、慶典會(huì)議、展覽會(huì)經(jīng)常需要的特殊用品和設(shè)備，如伴奏帶、投票箱、旗幟、儀仗隊(duì)、鮮花等。

2、準(zhǔn)備會(huì)議用品（1）檢查空調(diào)設(shè)備，必要時(shí)做好開機(jī)準(zhǔn)備，一般要在會(huì)議前兩小時(shí)預(yù)熱或預(yù)冷。（2）檢查好燈光、擴(kuò)音設(shè)備。

（3）檢查黑板、白板，確保已擦干凈，準(zhǔn)備好粉筆、指示棒、板擦等用具。

（4）如有陌生人或外來人參加會(huì)議，擺放好姓名牌，注意文字大小適當(dāng)，清楚易認(rèn)。（5）在每人座位前擺放紙筆。

（6）多媒體電視需要安放投影機(jī)、屏幕、錄音設(shè)備等。（7）如果有選舉、表決、表彰的議程，還需要準(zhǔn)備好投票箱、計(jì)數(shù)設(shè)備和獎(jiǎng)勵(lì)用品。

（8）會(huì)期較長的會(huì)議，要安排好茶水飲料，并指定專人服務(wù)。

（9）如果是電話、廣播會(huì)議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。

八、安排會(huì)議禮儀服務(wù)

（一）會(huì)議禮儀的種類

1、會(huì)議的通用禮儀（1）會(huì)議文書禮儀。（2）迎送禮儀。（3）參會(huì)禮儀。（4）服務(wù)禮儀。

2、主持人的禮儀

3、會(huì)議發(fā)言者禮儀

4、會(huì)議參加者禮儀

（二）安排會(huì)議禮儀服務(wù)的工作程序

1、選擇會(huì)議禮儀服務(wù)人員（1）從組織內(nèi)部員工中選擇。

（2）聘請(qǐng)專業(yè)禮儀公司或禮儀人士承擔(dān)會(huì)議主要的禮儀服務(wù)。

2、分解工作程序

3、培訓(xùn)會(huì)議禮儀服務(wù)人員

（1）對(duì)會(huì)議工作的宗旨和合作精神的培訓(xùn)。（2）對(duì)會(huì)議禮儀知識(shí)和工作技能的培訓(xùn)。（3）對(duì)會(huì)議的設(shè)備和用品的使用常識(shí)培訓(xùn)。

4、準(zhǔn)備服裝用具

（1）禮儀服務(wù)人員的服裝應(yīng)統(tǒng)一并且與會(huì)場(chǎng)環(huán)境協(xié)調(diào)。（2）迎接一般的與會(huì)者不需要獻(xiàn)花。

5、禮儀執(zhí)行

（1）接待禮儀及程序。（2）引領(lǐng)。

（3）乘車的座次安排。

九、檢查會(huì)議常用視聽設(shè)備是否正常

（一）會(huì)議常用視聽設(shè)備的選用 音響手段與視覺手段可以分開單獨(dú)使用，也可以合在一起使用。

常用的設(shè)備類型有表決系統(tǒng)、同聲傳譯系統(tǒng)、發(fā)言討論系統(tǒng)、多媒體投影儀、幻燈機(jī)、投影儀、錄像機(jī)、電視機(jī)、攝像機(jī)、燈光設(shè)備等。

對(duì)于會(huì)議使用的設(shè)備，應(yīng)設(shè)專人操作與維護(hù)。來源于考試大

（二）檢查會(huì)議常用視聽設(shè)備的工作程序

1、確定工作人員的職責(zé)。

2、預(yù)演和檢查會(huì)場(chǎng)視聽設(shè)備。

秘書考試（四級(jí)）復(fù)習(xí)筆記之會(huì)議管理——會(huì)中服務(wù)

一、安排會(huì)議值班

（一）會(huì)議值班工作的內(nèi)容和意義

1、會(huì)議值班工作的內(nèi)容（1）值班電話記錄。（2）值班接待記錄。（3）值班日記。（4）做好信息傳遞。

2、會(huì)議值班的意義

會(huì)議值班起著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的作用，保證了會(huì)議的順利進(jìn)行。

（二）安排會(huì)議值班的工作程序

1、制定值班工作制度（1）信息處理制度。（2）崗位責(zé)任制度。（3）交接班制度。

2、明確值班工作任務(wù)

（1）在會(huì)議中協(xié)助搜集有關(guān)情況、文件和資料，傳遞各種信息。

（2）要加強(qiáng)與會(huì)議無關(guān)人員出入會(huì)場(chǎng)的控制。

（3）手邊要有公司和各部門領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)絡(luò)方式，以便出了問題及時(shí)與之聯(lián)絡(luò)、請(qǐng)示。

（4）要備有一份設(shè)備維修人員、車隊(duì)調(diào)度人員和食宿等后勤服務(wù)部門主管人員的電話通訊錄。

（5）要堅(jiān)守崗位，保證會(huì)議信息的暢通無阻。

（6）必要時(shí)，要負(fù)責(zé)督導(dǎo)和協(xié)助專職會(huì)議服務(wù)人員為與會(huì)者做好各項(xiàng)具體的服務(wù)。

（7）做好會(huì)議期間各項(xiàng)活動(dòng)與各種矛盾的協(xié)調(diào)工作。（8）必要時(shí)，應(yīng)建立主管領(lǐng)導(dǎo)帶班制度。

3、編制會(huì)議值班表

會(huì)議值班表應(yīng)包括以下內(nèi)容：

（1）會(huì)議值班時(shí)間期限和具體值班時(shí)間。（2）會(huì)議值班人員姓名。

（3）會(huì)議值班的地點(diǎn)，并在會(huì)議須知上注明會(huì)議值班室的房間號(hào)。

（4）會(huì)議值班負(fù)責(zé)人姓名或帶班人姓名。（5）用簡明的文字表明值班的工作內(nèi)容。

（6）表明人員缺勤的備用方案或替班人員的姓名。

二、接待采訪會(huì)議的新聞媒體

（一）相關(guān)知識(shí)

1、接待采訪會(huì)議的新聞媒體的基本原則（1）報(bào)道的內(nèi)容必須與會(huì)議基本內(nèi)容相吻合。（2）掌握會(huì)議信息的保密度，做到內(nèi)外有別。（3）報(bào)道中的重要觀點(diǎn)和提法，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定。（4）要準(zhǔn)備得全面周到、主動(dòng)積極。

（5）在傳遞的方式和內(nèi)容選擇上應(yīng)本著對(duì)象、效果、時(shí)效、費(fèi)用的原則綜合考慮。

（6）在會(huì)議中，秘書要隨時(shí)注意收集外界輿論和新聞媒體對(duì)會(huì)議的反映信息的報(bào)道。

（7）在會(huì)議結(jié)束后，秘書要為召開媒體溝通會(huì)提供必須的信息資料。

2、接待新聞媒體的工作內(nèi)容

（1）由會(huì)議秘書撰寫新聞報(bào)道稿件，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后，向媒體發(fā)送。

（2）在會(huì)議召開期間，邀請(qǐng)有關(guān)報(bào)社、電臺(tái)、電視臺(tái)派記者駐會(huì)隨訪，發(fā)表消息。（3）在會(huì)議結(jié)束時(shí)，召開記者報(bào)告會(huì)，由會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者直接介紹會(huì)議情況，并親自回答記者提出的問題。

（二）工作程序

1、媒體人員登記

2、為媒體人員提供簡單的會(huì)議材料

3、安排拍照和新聞發(fā)布會(huì)等傳統(tǒng)活動(dòng)

4、安排媒體溝通會(huì)

（三）妥善處理新聞媒體的負(fù)面報(bào)道（1）快速作出反應(yīng)。

（2）聯(lián)合或聘請(qǐng)專業(yè)公關(guān)公司處理危機(jī)。（3）讓負(fù)責(zé)人出面。

（4）對(duì)未知的事實(shí)不要推測(cè)。（5）不要隱瞞事實(shí)真相。（6）為媒體采訪敞開大門。

（7）統(tǒng)一口徑，用同一個(gè)聲音說話。（8）頻繁溝通。

三、做好會(huì)議的記錄工作和簡報(bào)工作

（一）做好會(huì)議的記錄工作

1、會(huì)議記錄的內(nèi)容（1）會(huì)議描述。（2）與會(huì)者姓名。（3）缺席者請(qǐng)假條。（4）宣讀上次會(huì)議記錄。（5）有會(huì)議記錄中產(chǎn)生的問題。（6）通訊記錄。（7）一般事務(wù)。（8）其他事務(wù)。（9）下次會(huì)議日期。（10）主席簽名。

2、會(huì)議記錄的要求（1）速度要求。（2）真實(shí)性要求。1）準(zhǔn)確 2）清楚 3）突出重點(diǎn)（3）資料性要求。

3、會(huì)議記錄的工作程序

會(huì)議記錄的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+正文+尾部。

（1）標(biāo)題。一種是會(huì)議名稱+文種。另一種是文種。（2）正文。首部+主體+結(jié)尾。

（3）尾部。右下方寫明“主持人：（簽字）”、“記錄人：字）”。

（二）做好會(huì)議的簡報(bào)工作 來源于考試大

1、會(huì)議簡報(bào)的內(nèi)容

（簽會(huì)議簡報(bào)要迅速反映會(huì)議的實(shí)際情況，交流會(huì)議的經(jīng)驗(yàn)，溝通會(huì)議的信息。要反映出會(huì)議的新情況、新問題、新經(jīng)驗(yàn)、新見解、新趨勢(shì)，更好地對(duì)會(huì)議起到指導(dǎo)和溝通作用。

2、會(huì)議簡報(bào)的要求（1）真實(shí)準(zhǔn)確。（2）短小精悍。

（3）快是簡報(bào)的質(zhì)量體現(xiàn)。（4）生動(dòng)活潑。

3、會(huì)議簡報(bào)的工作程序（1）會(huì)議簡報(bào)的內(nèi)容。（2）會(huì)議簡報(bào)的結(jié)構(gòu)。

四、收集信息的分類

（一）會(huì)議信息的分類

1、按照會(huì)議信息的作用劃分（1）與會(huì)者信息。

（2）會(huì)議指導(dǎo)性、宣傳性信息。（3）會(huì)議議題性信息。（4）會(huì)議主題內(nèi)容信息。（5）記錄性、結(jié)果性文件信息。（6）會(huì)議的程序性文件信息。（7）會(huì)議交流性文件信息。（8）會(huì)議參考性信息。（9）會(huì)議管理性信息。

2、按照會(huì)議信息的保密性劃分（1）保密性會(huì)議信息。（2）內(nèi)部性會(huì)議信息。（3）公開性會(huì)議信息。

3、按照會(huì)議信息傳遞方式劃分（1）會(huì)議講話信息。（2）會(huì)議書面信息。（3）會(huì)議聲像信息。

（二）收集會(huì)議信息的要求

1、齊全。

2、及時(shí)。

3、準(zhǔn)確。

4、有效。（1）責(zé)任到人。（2）履行登記。（3）嚴(yán)格保密。（4）明確范圍，（5）有針對(duì)性。

（三）收集會(huì)議信息的工作程序

1、確定會(huì)議信息的搜集范圍。

2、選擇會(huì)議信息的搜集渠道。

3、確定搜集會(huì)議信息的方法。（1）召集開會(huì)。（2）提供書面材料。（3）個(gè)別約見。

（4）會(huì)議結(jié)束時(shí)及時(shí)搜集。（5）個(gè)別催退。（6）按清退目錄收集。（7）限時(shí)交退。

五、反饋會(huì)議信息

（一）反饋會(huì)議信息的內(nèi)容和要求

1、反饋會(huì)議信息的內(nèi)容（1）反饋會(huì)前信息。（2）反饋會(huì)中信息。

（3）反饋會(huì)后傳達(dá)落實(shí)的情況。

2、反饋會(huì)議信息的要求

（1）會(huì)議的信息反饋要注意店面結(jié)合，正負(fù)反饋結(jié)合。（2）會(huì)議信息反饋的目的要明確。（3）充分重視會(huì)議的反饋信息溝通。

（二）反饋會(huì)議信息的工作程序

1、布置會(huì)議信息收集工作。

2、會(huì)議信息的搜集渠道的選擇和建設(shè)。

3、建立定期的會(huì)議信息反饋制度。

4、做好會(huì)議信息的反饋匯報(bào)工作。

5、抓好會(huì)議反饋信息的落實(shí)工作。

秘書考試（四級(jí)）復(fù)習(xí)筆記之會(huì)議管理——會(huì)后落實(shí)

一、會(huì)議文件資料收集的要求

（一）收集會(huì)議文件資料的要求和內(nèi)容

1、收集會(huì)議文件資料的要求

（1）確定會(huì)議文件資料的收集范圍。

（2）收集會(huì)議文件資料要及時(shí)，確保文件資料在與會(huì)人員離會(huì)前全部收集齊全。

（3）選擇收集文件資料的渠道，運(yùn)用收集文件資料的不同方式方法。

（4）收集會(huì)議文件要履行嚴(yán)格的登記手續(xù)。來源于考試大（5）收集整理過程中要注意保密。

2、需收集的文件資料

（1）會(huì)前準(zhǔn)備并分發(fā)的文件。（2）會(huì)議期間產(chǎn)生的文件。（3）會(huì)后產(chǎn)生的文件。

（二）會(huì)議文件的立卷歸檔

1、會(huì)議文件立卷歸檔的意義

（1）保持會(huì)議文件之間的歷史聯(lián)系，便于查找利用。（2）保持歷史的真是面貌，反映工作的客觀進(jìn)程。（3）保護(hù)會(huì)議文件的完整與安全，便于保存和保管。（4）保證會(huì)議秘書工作的聯(lián)系性，為檔案工作奠定基礎(chǔ)。

2、會(huì)議文件立卷歸檔的范圍的范圍和分工。（1）會(huì)議文件立卷歸檔范圍（2）會(huì)議文件立卷歸檔分工。

3、會(huì)議文件立卷的基本原則和方法（1）會(huì)議文件立卷的基本原則。（2）會(huì)議文件立卷方法。

4、會(huì)議文件立卷工作程序。（1）大中型會(huì)議文件立卷

（2）日常工作會(huì)議文件資料立卷。

（三）會(huì)議文件資料收集整理的工作程序

將收集的文件資料進(jìn)行登記——向上級(jí)總結(jié)、匯報(bào)情況——甄別整理、分類歸卷——卷內(nèi)文件的排列——卷內(nèi)文件的編號(hào)、編目——填寫卷內(nèi)文件的備考表——案卷標(biāo)題的擬制——填案卷封面——移交給檔案室——清理-銷毀不再利用的紙張。

二、會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容和要求

（一）會(huì)議紀(jì)要的種類（1）辦公關(guān)于紀(jì)要。（2）工作會(huì)議紀(jì)要。（3）協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要。（4）研討會(huì)議紀(jì)要。

（二）會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容（1）會(huì)議情況簡述。（2）對(duì)會(huì)議精神的闡發(fā)。

（三）會(huì)議紀(jì)要的要求

1、會(huì)議紀(jì)要的擬寫要求

（1）實(shí)事求是，忠于會(huì)議實(shí)際。（2）內(nèi)容要集中概括。（3）要有條理。

2、印制并分發(fā)給有關(guān)部門有關(guān)人員或歸檔保存

3、會(huì)議紀(jì)要要按印發(fā)范圍和查看等級(jí)分發(fā)（1）確定印發(fā)范圍。（2）確認(rèn)接收者。（3）簽發(fā)會(huì)議執(zhí)行。

（四）工作程序

完善會(huì)議記錄→起草、編寫會(huì)議紀(jì)要→確定印發(fā)范圍→接收者確認(rèn)→領(lǐng)導(dǎo)簽字→打印成文→印制、分發(fā)或歸檔保存。

三、會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算的方法

（一）會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算的方法和要求

1、會(huì)議的收費(fèi)與付費(fèi)方法（1）收款的方法與時(shí)機(jī)。（2）付款的方法和時(shí)間表。

2、會(huì)議付費(fèi)的要求

（1）會(huì)議經(jīng)費(fèi)的名稱要規(guī)范。

（2）遵守公司零用現(xiàn)金、消費(fèi)價(jià)格及用品報(bào)銷的各種財(cái)務(wù)制度和規(guī)定。

（二）會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算的工作程序

通知與會(huì)人員結(jié)算時(shí)間地點(diǎn)→清點(diǎn)費(fèi)用支出發(fā)票→核實(shí)發(fā)票→填寫報(bào)銷單、將發(fā)票貼于報(bào)銷單背面→請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)者簽字→到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷→與相關(guān)部門及人員結(jié)清費(fèi)用。

（三）會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算的注意事項(xiàng) 考試大編輯整理（1）開具會(huì)議住宿費(fèi)發(fā)票時(shí)，需要向賓館酒店索取蓋有酒店章的正式發(fā)票，保證開立的發(fā)票與收取的會(huì)務(wù)費(fèi)相等。（2）住宿費(fèi)一般不包括使用房間的長途電話費(fèi)、客房小酒吧、在酒店簽單的費(fèi)用。

四、跟蹤反饋落實(shí)會(huì)議精神

（一）會(huì)議決定事項(xiàng)的傳達(dá)

1、會(huì)議傳達(dá)決定事項(xiàng)的要求

（1）傳達(dá)會(huì)議決定事項(xiàng)必須準(zhǔn)確，必須原原本本傳達(dá)。（2）傳達(dá)會(huì)議決定事項(xiàng)必須及時(shí)。（3）傳達(dá)會(huì)議決定事項(xiàng)必須到位。

2、會(huì)議傳達(dá)落實(shí)的作用

（1）會(huì)議決策傳達(dá)落實(shí)是實(shí)現(xiàn)會(huì)議決策目標(biāo)的最主要環(huán)節(jié)。（2）會(huì)議決策傳達(dá)落實(shí)是衡量下級(jí)組織得力與否的主要標(biāo)志。

（3）會(huì)議決策傳達(dá)落實(shí)是對(duì)會(huì)議決策的檢驗(yàn)。

3、傳達(dá)落實(shí)會(huì)議決策的具體實(shí)施（1）傳達(dá)動(dòng)員。（2）分解任務(wù)。（3）互相溝通。（4）操作控制。（5）效益考核。

（二）會(huì)議決定事項(xiàng)反饋（1）反饋的原則。（2）反饋的重點(diǎn)。（2）綜合反饋。

（三）跟蹤反饋落實(shí)會(huì)議精神的工作程序

會(huì)議決定事項(xiàng)的傳達(dá)→會(huì)議決定事項(xiàng)的催辦與登記制度→會(huì)議決定事項(xiàng)的反饋。

（四）跟蹤反饋落實(shí)會(huì)議精神的注意事項(xiàng)（1）綜合性的須由多部門共同辦理的工作事項(xiàng)。（2）部門責(zé)任分工邊緣的、交錯(cuò)的工作事項(xiàng)。秘書考試（四級(jí)）復(fù)習(xí)筆記之會(huì)議管理——案例分析 案例一

英豪公司將舉行銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議，研究銷售工作下一季度的目標(biāo)以及人員招聘、銷售二部經(jīng)理人選等問題，在會(huì)上，還將進(jìn)行東部地區(qū)銷售情況的總結(jié)、銷售一部關(guān)于內(nèi)部溝通問題的發(fā)言。如果你是秘書，請(qǐng)制定一個(gè)會(huì)議議程表。英豪公司銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議議程表

公司銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議將于5月25日星期一上午九點(diǎn)在公司總部的三樓會(huì)議室舉行。宣布議程。

說明有關(guān)人員缺席情況。宣讀并通過上次會(huì)議的記錄。東部地區(qū)銷售情況總結(jié)。

銷售一部經(jīng)理關(guān)于加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)溝通問題的發(fā)言。公司銷售人員的招聘和重組。銷售二部經(jīng)理的人選。下季度銷售目標(biāo)。案例二

公司準(zhǔn)備在暑假召開一個(gè)各部門負(fù)責(zé)人的培訓(xùn)會(huì)議，經(jīng)理讓秘書鐘苗選擇一個(gè)會(huì)議地點(diǎn)，鐘苗經(jīng)過仔細(xì)考慮，預(yù)定了位于市郊風(fēng)景區(qū)的一家酒店，價(jià)格相對(duì)便宜，而且風(fēng)景宜人。經(jīng)理及參加培訓(xùn)的人員都很滿意。

點(diǎn)評(píng)：由于該會(huì)議的參加者都是本單位人員，可一起驅(qū)車前往，所以郊外是比較理想的選擇，不但價(jià)位適中，而且位于風(fēng)景區(qū)，可使與會(huì)者身心放松。案例三

名山公司要召開2003總結(jié)大會(huì)，作為大會(huì)工作人員的王琴主要負(fù)責(zé)會(huì)議文件材料工作。會(huì)前王琴進(jìn)行會(huì)議籌備有關(guān)信息的搜集，為會(huì)議議題的確定及大會(huì)會(huì)議材料的形成做好準(zhǔn)備。大會(huì)的工作報(bào)告非常重要，包括一定時(shí)期的工作總結(jié)、體會(huì)或者經(jīng)驗(yàn)，對(duì)目前情況的分析和下一步工作的思路、要求及具體措施等內(nèi)容。為此，王琴有針對(duì)性地、廣泛搜集一段時(shí)間以來各方面工作的進(jìn)展情況。會(huì)議期間王琴認(rèn)真做好會(huì)議記錄，力求會(huì)議記錄準(zhǔn)確、完整，忠實(shí)發(fā)言人的原意，并進(jìn)行會(huì)議發(fā)言錄音和錄像。為了使會(huì)議信息盡快傳遞給與會(huì)者，她及時(shí)編寫會(huì)議簡報(bào)、使會(huì)議達(dá)到良好的效果。會(huì)后王琴認(rèn)真編寫會(huì)議紀(jì)要，作為與會(huì)代表貫徹執(zhí)行的依據(jù)，推動(dòng)會(huì)議精神的貫徹落實(shí)，她還搜集齊會(huì)議期間所有文件材料，及時(shí)整理有關(guān)會(huì)議文件，為會(huì)議文件的歸檔打下基礎(chǔ)。王琴大會(huì)期間的表現(xiàn)贏得了大家的一致好評(píng)。點(diǎn)評(píng)：會(huì)議信息流動(dòng)和處理是否科學(xué)、務(wù)實(shí)、有效，直接影響會(huì)議的質(zhì)量和效率，影響會(huì)議的實(shí)際效果。王琴的會(huì)議信息工作實(shí)際上是確保會(huì)議信息有效流動(dòng)，實(shí)現(xiàn)會(huì)議目的的工作?？荚嚧缶庉嬚?案例四

天地公司年底為表示對(duì)客戶的謝意，召開了客戶聯(lián)誼會(huì)，會(huì)后共進(jìn)晚餐。負(fù)責(zé)接待工作的秘書鐘苗根據(jù)上司的指示和宴會(huì)慣例，安排桌次座位。這次宴會(huì)共設(shè)3桌，餐廳正面靠墻為主桌，編1號(hào)，靠入口處為2、3號(hào)桌，擺成三角形，突出主桌。重要客戶在主桌。為方便來賓入席，鐘苗特意做了座位名簽，并擺在桌上。但由于這次聯(lián)誼會(huì)時(shí)間緊，與會(huì)人員名單確定得晚，鐘苗在抄寫時(shí)漏了應(yīng)便在主桌的一位重要客戶，結(jié)果致使該客戶入席時(shí)找不到座位，出現(xiàn)了十分尷尬的場(chǎng)面。

點(diǎn)評(píng)：秘書鐘苗在安排會(huì)議晚宴時(shí)，只注意到桌次的正確安排和名簽的擺放，但忽略了對(duì)人員和名簽的核對(duì)，致使重要嘉賓未能受到應(yīng)有的禮遇，給組織的公關(guān)工作造成了不良的影響。案例五

某公司要舉辦成立大會(huì)，請(qǐng)了有關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)參加，秘書小李負(fù)責(zé)嘉賓的邀請(qǐng)。她用電話通知各位嘉賓，但有的嘉賓電話沒通，所以沒有找到，事后她把這件事忘掉了，會(huì)前也沒和嘉賓再次確認(rèn)。對(duì)于重要嘉賓發(fā)出了邀請(qǐng)函，但邀請(qǐng)函不是十分美觀，比較簡陋。結(jié)果開會(huì)那天，來的嘉賓很少。點(diǎn)評(píng)：秘書小李的做法有許多不妥之處。邀請(qǐng)嘉賓是一項(xiàng)重要的工作，一定要抓住確認(rèn)環(huán)節(jié)，這樣才不會(huì)使組織很被動(dòng)。另外，要注意邀請(qǐng)的禮節(jié)，在邀請(qǐng)函和請(qǐng)柬這些事情上都要精益求精，顯示出組織應(yīng)有的尊重和誠意。案例六 某公司舉辦大型服裝新品展銷會(huì)。與會(huì)者是來自各大公司的老總或經(jīng)理。本次活動(dòng)得到了媒體的廣泛關(guān)注。當(dāng)?shù)卣矊?duì)此產(chǎn)生了濃厚的興趣。該公司也向當(dāng)?shù)卣l(fā)出了邀請(qǐng)。由副市長代表參加。市長由于有另外一個(gè)活動(dòng)，不能確定。展銷會(huì)即將開始時(shí)，市長卻來到了。各嘉賓已經(jīng)在臺(tái)上就座。但發(fā)現(xiàn)沒有市長的名臺(tái)和座位，會(huì)議主辦方十分尷尬。點(diǎn)評(píng)：該公司應(yīng)實(shí)現(xiàn)考慮好領(lǐng)導(dǎo)的到來可能性。即使不來，也要做好物品的準(zhǔn)備工作。

第四篇：會(huì)議管理

會(huì)議管理

一：選擇（每題1分，共20分）

1：會(huì)議必須由（）以上的人參與。

A:2個(gè)B:3個(gè)C:4個(gè)D:5個(gè)

2：中型會(huì)議的人數(shù)為（）

A:500人以上B:100-500人

C:100人以內(nèi)D:250人以上

3：專業(yè)性會(huì)議包括（）

A：常委會(huì)B：總結(jié)會(huì)C：答辯會(huì)D：協(xié)調(diào)會(huì)

4：按會(huì)議手段分類，會(huì)議包括（）

A：預(yù)備會(huì)議B：告知性會(huì)議

C：區(qū)域會(huì)議D：電話會(huì)議

5：會(huì)議方案一般包括從下哪個(gè)部分（）

A：會(huì)議概述B：會(huì)議形式

C：落款或簽署D：會(huì)議主題

6：會(huì)議座次排定的方法主要有從下那種（）

A：散繞式B：長桌式

C：圓桌式D：茶話會(huì)議

7會(huì)議記錄的特點(diǎn)包括（）

A：原始性和客觀性 B：專業(yè)性和原始性

C：歸納性和完整性 D：完整性和原始性

8：會(huì)議餐飲安排酒水時(shí)應(yīng)選擇（）

A：低度白酒B：中度白酒

C：中低度白酒D：高度白酒

9：會(huì)議的醫(yī)療衛(wèi)生保障制度主要包括（）

A：飲食安全B：文體娛樂安全

C：疾病醫(yī)療D：會(huì)議信息安全

10：最常用的會(huì)議評(píng)估的有效方法（）

A：調(diào)查問卷B：面談

C：電話調(diào)查D：現(xiàn)場(chǎng)觀察

11：會(huì)議參加者超過（）人以上，就容易出現(xiàn)不思考問題和濫竽充數(shù)的人。

A：5B：8C：9D：10

12：與開幕詞相似，閉幕詞領(lǐng)導(dǎo)講話具有（）

A：客觀性B：針對(duì)性C：宣傳性D：現(xiàn)場(chǎng)性

13工作細(xì)心，踏實(shí)穩(wěn)重，思維周密的人員是（）

A:秘書組B:后勤組C：宣傳組D：保衛(wèi)組

14：如果進(jìn)餐人數(shù)低于預(yù)定人數(shù)的（），餐廳有權(quán)要求會(huì)議組織者為這些沒來的人付費(fèi)（A：3%-5%B:4%-6%C:2%-3%D:5%-6%

15：國內(nèi)目前排定主席團(tuán)位次的基本規(guī)則是（）

A：前排低于后排B：中央高于兩側(cè)

C：左側(cè)低于右側(cè)D：平起平坐

16：保護(hù)參會(huì)人員人身安全的基本原則是（）

A：內(nèi)緊外松B：外緊內(nèi)松

C：內(nèi)外都緊D：其它）

17：會(huì)議布置要求氣氛和諧寬松，易于交流的是（）

A：政治性會(huì)議B：學(xué)術(shù)會(huì)議

C：單位內(nèi)部會(huì)議D：涉外會(huì)議

18：會(huì)議機(jī)構(gòu)中負(fù)責(zé)會(huì)議代表的編組、簽到、資料審查、會(huì)議協(xié)調(diào)的小組是：（）A：秘書組B：后勤組C：組織組D：材料組

19：禮品選擇一定要慎重，一般而言贈(zèng)送（）最為實(shí)際。

A：大型紀(jì)念品B:中型紀(jì)念品

C: 貴重紀(jì)念品D：小型紀(jì)念品

20：晚餐可選擇（）

A：自助式B：分餐式C：圍餐式D：餐券購餐式

二：填空題（每題1分，共20分）

1：會(huì)議的方式包括全體會(huì)議、研討會(huì)、論壇、座談會(huì)、。

2：會(huì)場(chǎng)的主要裝飾有：、會(huì)標(biāo)、標(biāo)語、花卉、燈光。

3：開幕詞的特點(diǎn)和引導(dǎo)性。

4：會(huì)議接待工作應(yīng)本著的十六字方針。

5：接待規(guī)格分為：高規(guī)格接待、、低規(guī)格接待。

6：陪同人員的應(yīng)該和參會(huì)人員名卡的顏色應(yīng)有所不同。

7：薄式簽到的優(yōu)點(diǎn)在于。

8：目前技術(shù)最成熟、應(yīng)用最的計(jì)算機(jī)速記是。

9：茶會(huì)一般安排在下午四時(shí)左右，或上午。

10：主要的會(huì)議用餐方式包括：、自助式、半自助式、分餐式、餐券購餐式。11：清理會(huì)議文件包括、機(jī)密文件。

12：會(huì)議消息的寫法多采用。

13：實(shí)行效益考核時(shí)一般采用，領(lǐng)導(dǎo)考核、、群眾評(píng)議相結(jié)合的方法。

14：回憶發(fā)言有正式發(fā)言和自由發(fā)言兩種，前者一般是領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，后者一般是15：會(huì)場(chǎng)的安全性包括和環(huán)境安全。

16:學(xué)術(shù)討論會(huì)通常只有與會(huì)者可參加交流。

17：信息性回憶，如：新聞發(fā)表會(huì)、、報(bào)告會(huì)、咨詢會(huì)。

18：對(duì)下級(jí)或平級(jí)單位一般使用。

19：對(duì)上級(jí)或領(lǐng)導(dǎo)人要另發(fā)。

20：《突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急條例》頒發(fā)時(shí)間。

三：判斷題（每題1分，共8分）

1:安全保衛(wèi)工作方案中應(yīng)為不同參會(huì)人員設(shè)計(jì)出不同情況的通行證。

2：離場(chǎng)時(shí)，讓領(lǐng)導(dǎo)專車先行離開其他車輛按順序離開。

3：清理會(huì)議文件時(shí)，有些是參會(huì)人員帶走的，還有一些機(jī)密文件

是要清退的。

4：會(huì)議記錄是原始型材料，整理后的回憶記錄也要保持其原始性。5：會(huì)議錄音整理好后，整理人要將整理稿件送講話人、發(fā)言人審閱。

6颶風(fēng)、水災(zāi)、雪災(zāi)、地震、森林大火都是典型的自然災(zāi)害。

7：歸檔文件，裝訂時(shí)正本在后，定稿在前。8：邀請(qǐng)函主要用于縱向性的會(huì)議活動(dòng)。

四：名詞解釋（每題3分，共12分）

1：會(huì)議：

2：會(huì)議計(jì)劃：

3：會(huì)議議程：

4：會(huì)議日程：

五：簡答（每題5分，共25分）

1：會(huì)議座次排定的方法主要有哪幾種？

2：開幕詞的概念及特點(diǎn)。

3：會(huì)議的接待費(fèi)用包括哪些？

4：會(huì)議宴會(huì)的形式有哪些？

5：會(huì)議用餐地點(diǎn)的選擇應(yīng)該注意哪些方面？

六：開放性試題（共15分）

1：通過一學(xué)期的學(xué)習(xí)，你從《會(huì)議管理》這門學(xué)科中學(xué)到了什么？（7分）

2：為天山職業(yè)技術(shù)學(xué)院的郎濤院長擬寫一封“2011-2012學(xué)年第一學(xué)期開學(xué)典禮”的發(fā)言稿。（8分）

一、1-5 A B C D C6-10 C A C C A

11-15 DD B A B16-20A B C D C

1（玻璃魚缸式會(huì)議）

2（會(huì)徽）

3（宣傳性）

4（“熱情誠懇，細(xì)致周到，照章辦事，講究禮儀”）

5（對(duì)等接待）

6（名卡）

7（有利于保存，便宜查找）

8（亞偉速記）

9（十時(shí)左右）

10（圍餐式）

11（討論稿）

12（倒金字塔式）

13（自我評(píng)定）

14（討論發(fā)言）

15（政治安全）

16（3或4名）

17（記者招待會(huì)）

18會(huì)議通知）

19（請(qǐng)?zhí)蜓?qǐng)函）

20（2003年5月）

三、√√√√√√√√××

四、1、人們聚集在一起商議事宜，交流信息，溝通情感，達(dá)成共識(shí)的一種重要的行為過程。是人們?cè)谏鐣?huì)生活中有關(guān)問題的一項(xiàng)

經(jīng)常性的活動(dòng)形式。

2、一般由負(fù)責(zé)籌劃會(huì)議的主要領(lǐng)導(dǎo)人提出基本思路和

整體方案，由秘書人員具體落實(shí)，形成文字。

3、對(duì)會(huì)議順序的總體安排，主要涉及會(huì)議所討論的具事

項(xiàng)，需要解決的問題。

4、對(duì)會(huì)議每天活動(dòng)的具體安排，也可以看做是會(huì)議的時(shí)

間表，應(yīng)該具體列出每天每個(gè)時(shí)間段落會(huì)議的詳細(xì)內(nèi)容，以控制會(huì)的進(jìn)程。

五、1一：環(huán)繞式，二：散座式，三：圓桌式，四：主席式。

2概念：黨政機(jī)關(guān)，社會(huì)團(tuán)體，企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人，在會(huì)議開幕時(shí)所做的講話。旨在闡明會(huì)議的指導(dǎo)思想，宗旨，重要意義，向參會(huì)者提出開好會(huì)議的中心任務(wù)和要求。

特點(diǎn)：宣告性，引導(dǎo)性。

3、包括：

（1）：住宿費(fèi)用；

（2）：交通費(fèi)用；

（3）:接待費(fèi)用；

（4）：其他支持性費(fèi)用。

4會(huì)議宴會(huì)的形式有：

（1）：正是宴會(huì)；

（2）：酒會(huì)；

（3）：茶會(huì)。

5（1）：餐飲場(chǎng)所的大小；

（2）：餐飲場(chǎng)所的環(huán)境；

（3）：廚房；

（4）：路程。

第五篇：會(huì)議管理

會(huì)議管理

第一條 會(huì)議分類

1．每周六上午10點(diǎn)召開中層干部會(huì)議，商議解決平時(shí)工作中遇到的問題。

2．每月各部門召開一次內(nèi)部會(huì)議，下達(dá)中層會(huì)議精神，同時(shí)解決部門存在的問題。

3．每年召開一次總結(jié)表彰大會(huì)，各部門做總結(jié)報(bào)告，報(bào)告成績、提出缺點(diǎn)、表彰先進(jìn)人員，當(dāng)選先進(jìn)者有適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)。

第二條 會(huì)議原則

1． 講求實(shí)效

各類會(huì)議都要講求實(shí)效、議題明確、準(zhǔn)備充分。

決策性會(huì)議會(huì)前要認(rèn)真準(zhǔn)備，充分溝通，會(huì)上以決策為主，不作過多討論；

傳達(dá)中層或公司文件精神的會(huì)議，有材料的要按照材料傳達(dá)，沒有材料的要盡量保持原貌，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)結(jié)合工作實(shí)際落實(shí)的意見和要求；

工作部署性會(huì)議要圍繞中心，突出重點(diǎn)，明確要求，注重務(wù)實(shí)。

2．壓縮時(shí)間

會(huì)議要明確時(shí)間，中層干部會(huì)議一般不超過90分鐘，總結(jié)表彰大會(huì)一般不超過120分鐘，各部門會(huì)議一般不超過60分鐘。

第三條 會(huì)議準(zhǔn)備

中層會(huì)議準(zhǔn)備工作由各部門負(fù)責(zé)議題；全員性會(huì)議準(zhǔn)備工作由辦公室負(fù)責(zé)，相關(guān)部門配合。主要工作如下：

1.各部門負(fù)責(zé)議題的收集、匯總。

2.認(rèn)真做好會(huì)議記錄。

3.及時(shí)做好相關(guān)材料的整理和歸檔。

4.做好會(huì)務(wù)服務(wù)。

第四條 會(huì)議紀(jì)律

1.與會(huì)人員必須準(zhǔn)時(shí)出席會(huì)議，不得遲到、早退或缺席。否則酌情罰款。因故不能出席會(huì)議的，會(huì)前要向主持會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)假。會(huì)后，由會(huì)議主持人指派專人向缺席者傳達(dá)會(huì)議有關(guān)內(nèi)容。

2.會(huì)議期間應(yīng)自覺關(guān)閉手機(jī)或調(diào)為振動(dòng)。

3.要遵守會(huì)議紀(jì)律，保持良好會(huì)風(fēng)，全員性會(huì)議的紀(jì)律，由各部門負(fù)責(zé)。

4.重要會(huì)議的與會(huì)者要嚴(yán)格遵守有關(guān)保密紀(jì)律。

第五條 會(huì)議執(zhí)行

加強(qiáng)對(duì)會(huì)議落實(shí)情況的督促檢查，切實(shí)把會(huì)議精神落到實(shí)處，確保工作取得實(shí)效。

1．有關(guān)會(huì)議的執(zhí)行情況由各承辦部門以書面形式報(bào)辦公室備案。

2．各部門的例會(huì)形成的紀(jì)要在每月最后一周的星期六報(bào)辦公室備案。

第六條 本會(huì)議制度由下發(fā)之日起開始執(zhí)行。