第一篇：教學(xué)秘書復(fù)習(xí)資料

“教學(xué)是立校之本，科研是強(qiáng)校之路”，教學(xué)工作是高校重中之重的工作。教學(xué)管理的水平和質(zhì)量直接影響著教學(xué)工作的好壞，進(jìn)而影響高校的根本任務(wù)——人才培養(yǎng)。教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理基層的管理者和執(zhí)行者，教學(xué)秘書高效細(xì)致的工作，是保證教學(xué)正常運(yùn)行的基礎(chǔ)，對維護(hù)高校教學(xué)秩序的建立與運(yùn)行起著至關(guān)重要的作用，它是連接學(xué)校與學(xué)院之間、學(xué)院與學(xué)院之間、教師之間、師生之間教學(xué)活動(dòng)的橋梁和紐帶，具有承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通信息和改善關(guān)系的作用。

一、教學(xué)秘書的工作職責(zé)有哪些？

1．上令下達(dá)，下情上報(bào)，要客觀公正，及時(shí)準(zhǔn)確

教學(xué)秘書要將學(xué)校、教務(wù)處等上級教學(xué)管理部門的各項(xiàng)規(guī)章制度以及相關(guān)規(guī)定，原原本本地傳達(dá)給學(xué)院各教研室、各位教師以及全院學(xué)生，使教學(xué)工作井然有序。比如，學(xué)校教學(xué)任務(wù)落實(shí)，學(xué)校調(diào)、停課的通知，學(xué)校教學(xué)檢查的通知，學(xué)生選課通知，英語四、六級考試通知，補(bǔ)考、重新學(xué)習(xí)考試通知，期中、期末考試安排等。同時(shí)也要及時(shí)的將學(xué)生反映的情況上報(bào)給老師、領(lǐng)導(dǎo)等。比如，教師對學(xué)校和學(xué)院各類通知的疑問，學(xué)生對任課老師講課的意見等，教學(xué)秘書都要負(fù)責(zé)將這些信息加以收集、整理，按程序上報(bào)給學(xué)校、教務(wù)處或?qū)W院的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以備各級領(lǐng)導(dǎo)采取有效的措施和相應(yīng)的對策，解決實(shí)際問題。

2．配合主管領(lǐng)導(dǎo)處理日常工作，使教學(xué)、管理合理運(yùn)作 每學(xué)期開學(xué)初，教學(xué)秘書要協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)檢查教師上課的到位情況、教師的備課情況，每學(xué)期期中要協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行期中教學(xué)檢查、調(diào)研，如每門課程是否按授課計(jì)劃進(jìn)行講授、學(xué)生對教學(xué)方方面面的意見，再寫出詳細(xì)的期中檢查報(bào)告送教務(wù)處。這些工作教學(xué)秘書是具體的執(zhí)行者，實(shí)踐著領(lǐng)導(dǎo)的決策，責(zé)任可謂重大。3．日常教學(xué)管理

包括三個(gè)方面，教師方面的管理，如專業(yè)教學(xué)計(jì)劃；教學(xué)、實(shí)驗(yàn)大綱；專業(yè)教學(xué)計(jì)劃調(diào)整；教學(xué)任務(wù)安排；教師課表；教學(xué)日歷；調(diào)、停課；考試、考查安排；教師各學(xué)期考試試卷收集；教師工作量統(tǒng)計(jì)；教師課堂教學(xué)質(zhì)量評估；教師教學(xué)獎(jiǎng)申報(bào)與審批；教師獲取獎(jiǎng)勵(lì)與處分的材料等。學(xué)生方面的管理如專業(yè)分流；新生名單；注冊；選課組織；教材征訂；學(xué)生課程表；學(xué)生各學(xué)期考試試卷整理、歸檔；補(bǔ)考、重修考試；學(xué)生四、六級考試；計(jì)算機(jī)等其他考試；學(xué)生期末成績；學(xué)籍異動(dòng)材料；學(xué)籍處理統(tǒng)計(jì)；學(xué)籍檔案；學(xué)生獲獎(jiǎng)材料；學(xué)生處分材料；畢業(yè)生資格審查；畢業(yè)生電子學(xué)籍；畢業(yè)論文整理、歸檔；畢業(yè)重修統(tǒng)計(jì)；畢業(yè)重修試卷；畢業(yè)生質(zhì)量調(diào)查；畢業(yè)生證書發(fā)放；實(shí)習(xí)教育；學(xué)生座談會記錄等。其他方面還有品牌、特色專業(yè)建設(shè)；精品課程建設(shè)；教學(xué)、實(shí)驗(yàn)改革項(xiàng)目；教學(xué)成果獎(jiǎng)申報(bào)與審批；教學(xué)評估；教改、教學(xué)會議記錄；期中教學(xué)檢查；教學(xué)文件下達(dá)及歸檔；教學(xué)通知下達(dá)及歸檔；教學(xué)情況通報(bào)；教務(wù)系統(tǒng)；各類表格等。4．各種檔案材料管理

檔案資料主要有四類。第一，教學(xué)計(jì)劃、授課計(jì)劃、教學(xué)大綱、教學(xué)工作量等信息，可為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)搞好教學(xué)管理提供基本依據(jù)，保證教學(xué)管理順利進(jìn)行。第二，教學(xué)日歷、教學(xué)進(jìn)度表、教學(xué)課表等，為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)提供日常教學(xué)信息，便于安排聽課等教學(xué)檢查督導(dǎo)活動(dòng)。第三，學(xué)生名冊、學(xué)生檔案、學(xué)生成績表等，為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和教師提供學(xué)生的全部資料，以使教師在教學(xué)中全面地掌握學(xué)生的情況，更有效地因材施教、教書育人。第四，過往的試卷、課程論文、畢業(yè)實(shí)習(xí)材料、畢業(yè)論文，等等，作為資料參考和本科教學(xué)評估的原始資料。

二、教學(xué)秘書的特點(diǎn)有哪些？ 1．奉獻(xiàn)與服務(wù)性

教學(xué)秘書的宗旨是為教學(xué)服務(wù)、為教師服務(wù)、為學(xué)生服務(wù)，這是教學(xué)秘書一切工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。教學(xué)秘書服務(wù)的對象是有思想、有知識的人，他們的年齡、職稱、性格、學(xué)歷、地域等均有所不同，面對性格迥異、受教育程度、生活環(huán)境不同的教師和學(xué)生，使教學(xué)秘書的服務(wù)對象有了特殊性，服務(wù)的難度加大。由于教師和學(xué)生是學(xué)校的主體，因此，教學(xué)秘書的工作必須建立在真心誠意服務(wù)的基礎(chǔ)上，急教師所急，解學(xué)生所難，任勞任怨，全心全意為教師和學(xué)生服務(wù)。2．綜合性

教學(xué)秘書的工作涉及本院的全部教學(xué)工作，既要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)管理教學(xué)，又要處理教學(xué)方面的具體事務(wù)，協(xié)調(diào)方方面面的關(guān)系，還要完成教務(wù)處和領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的工作，因此教學(xué)秘書工作實(shí)質(zhì)上是綜合性的復(fù)雜工作。

3．時(shí)效性和繁雜性

教學(xué)秘書工作的時(shí)效性主要表現(xiàn)在所有的教學(xué)準(zhǔn)備工作必須在教學(xué)活動(dòng)實(shí)施前準(zhǔn)備就緒，講究效率，不做無效勞動(dòng)，不做重復(fù)工作，爭取教學(xué)資源的有效配置和教學(xué)效應(yīng)的最佳發(fā)揮。教學(xué)秘書工作的繁雜性主要表現(xiàn)在工作重、責(zé)任大。工作的內(nèi)容范圍幾乎涉及到學(xué)院教學(xué)管理工作的各個(gè)方面，既繁又雜，許多工作都牽涉到具體的人或物，涉及教師和學(xué)生的切身利益。4．靈活性

教學(xué)秘書主要協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)管理全院教學(xué)工作，院領(lǐng)導(dǎo)是決策人，而教學(xué)秘書是決策執(zhí)行者。作為院領(lǐng)導(dǎo)，在管理上不可能面面俱到，那么，教學(xué)秘書在執(zhí)行決策以及處理一些突發(fā)性、偶發(fā)性事件時(shí)，根據(jù)當(dāng)時(shí)的情況，在不違背原則的情況下可以靈活處理。如臨時(shí)調(diào)課、停課等。當(dāng)然，這種靈活性是在原則性基礎(chǔ)上的。秘書工作的靈活性還表現(xiàn)在處理師生關(guān)系上，要使全院成為一個(gè)堅(jiān)強(qiáng)的整體，擰成一股繩，不僅要靠領(lǐng)導(dǎo)的力量，還有賴于教學(xué)秘書善于協(xié)調(diào)各種關(guān)系，緩和矛盾，營造和諧、友善的工作氛圍。

三、教學(xué)秘書必須具備哪些意識？

在現(xiàn)代教學(xué)管理中，教學(xué)秘書必須具備法律意識、責(zé)任意識、學(xué)習(xí)意識、、服務(wù)意識和質(zhì)量意識。法律意識

教學(xué)秘書在教學(xué)管理過程中承擔(dān)著起草相關(guān)文件和方案的任務(wù)，因而必須具有鮮明的法律意識，用以指導(dǎo)自己的教學(xué)活動(dòng)和約束自己的社會行為，要把強(qiáng)化法規(guī)觀念的學(xué)習(xí)，變成工作渴求和自覺行動(dòng)。教學(xué)秘書處于教學(xué)管理的重要位置，能接觸到重要的管理文件，掌握許多教師和學(xué)生的個(gè)人信息，若信息利用不當(dāng)，就會給工作帶來損失，也會產(chǎn)生法律糾紛。學(xué)習(xí)意識

現(xiàn)在是知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，作為一名高校教學(xué)秘書，應(yīng)強(qiáng)化學(xué)習(xí)意識，養(yǎng)成不斷學(xué)習(xí)的習(xí)慣，這樣才能使自身的綜合素質(zhì)得到不斷提高，才能真正勝任教學(xué)秘書工作。教學(xué)秘書應(yīng)該系統(tǒng)的學(xué)習(xí)各種有關(guān)高等教育管理知識，如教育管理學(xué)、教育心理學(xué)、教育哲學(xué)、高等教育學(xué)等等，加強(qiáng)理論研究和創(chuàng)新能力，提高文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，使個(gè)人素質(zhì)顯著提高。定期或不定期參加有關(guān)教學(xué)管理方面的培訓(xùn)班或研討會，學(xué)習(xí)、交流教學(xué)管理工作的經(jīng)驗(yàn)，取長補(bǔ)短，以不斷提高業(yè)務(wù)水平。責(zé)任意識

哲學(xué)家愛默生說：“責(zé)任具有至高無上的價(jià)值，它是一種偉大的品格，在所有價(jià)值中它處于最高的位置?！苯虒W(xué)秘書的工作要常和老師、學(xué)生打交道，很多工作都牽扯到學(xué)生的切身利益。因此要把崗位作為自己追求的事業(yè)，事事高度負(fù)責(zé)，一絲不茍，努力做到“干一行，愛一行，精一行”。如果沒有責(zé)任意識，就會影響到工作效率和工作質(zhì)量。教學(xué)秘書對課程的安排、考試的安排等都關(guān)聯(lián)到正常的教學(xué)秩序，如果做不好，將會造成嚴(yán)重的教學(xué)事故。因此，教學(xué)秘書必須樹立較強(qiáng)的責(zé)任意識。服務(wù)意識

教學(xué)秘書是協(xié)調(diào)者與溝通者，作為學(xué)校教務(wù)處和院（系）主管領(lǐng)導(dǎo)、教師及學(xué)生之間開展教學(xué)活動(dòng)的橋梁和紐帶，具有承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通信息、改善關(guān)系的作用。教學(xué)秘書所承擔(dān)的每一項(xiàng)具體工作，都是為分管領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為老師服務(wù)，為學(xué)生服務(wù)，也包括間接為機(jī)關(guān)服務(wù)。教學(xué)秘書必須把服務(wù)作為基本職能，充分認(rèn)識和理解服務(wù)的崇高偉大，樹立自覺服務(wù)的角色意識，把自己的全部熱情和精力投入到服務(wù)活動(dòng)中去。質(zhì)量意識

教學(xué)質(zhì)量是學(xué)校的生命線，也是教師根本價(jià)值的體現(xiàn)，管理質(zhì)量是保證教學(xué)質(zhì)量的基礎(chǔ)。教學(xué)秘書在教學(xué)管理中同時(shí)扮演著兩種角色：一方面是嚴(yán)肅的執(zhí)法者形象，嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)校的各項(xiàng)規(guī)章制度和實(shí)施教學(xué)管理措施；另一方面又是熱心的服務(wù)生形象，需要解答師生提出的問題，解決他們在教與學(xué)中的問題。教學(xué)秘書必須同時(shí)扮演好這兩種角色，將管理與服務(wù)有機(jī)地結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)教學(xué)管理職能。

做好高校教學(xué)秘書工作

一、要有敬業(yè)奉獻(xiàn)精神和吃苦耐勞精神 教學(xué)秘書的工作主要是服務(wù)性工作,很多是瑣碎的, 不僅任務(wù)繁重, 而且頭緒多, 牽涉到高校各個(gè)部門, 有時(shí)任務(wù)急, 還得同時(shí)完成幾項(xiàng)任務(wù),需要經(jīng)常加班才能完成。因此, 教學(xué)秘書需要有高尚的奉獻(xiàn)和自我犧牲精神, 如果沒有一種服務(wù)意識和樂于吃苦、甘于奉獻(xiàn)的精神, 是絕對做不好秘書工作的。教學(xué)質(zhì)量是高等學(xué)校生存和發(fā)展的基礎(chǔ), 是高校的生命線，為此, 教學(xué)秘書更要增強(qiáng)使命感和責(zé)任感, 深刻明確肩上的重任, 絕不可放松對教學(xué)管理質(zhì)量的要求, 更要有敬業(yè)奉獻(xiàn)精神和吃苦耐勞精神, 甘作無名英雄, 兢兢業(yè)業(yè)地、腳踏實(shí)地地努力工作, 在實(shí)踐中提高分析問題和解決問題的能力, 不斷提升服務(wù)質(zhì)量。

二、必須加強(qiáng)學(xué)習(xí), 不斷提高政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)

高校教學(xué)秘書工作需要具備一定的理論功底, 因此, 必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)。第一, 學(xué)習(xí)理論, 才有方向。認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的路線方針政策, 學(xué)習(xí)黨的“十八大”精神, 認(rèn)真學(xué)習(xí)并踐行“三嚴(yán)三實(shí)”的重要思想, 并自覺運(yùn)用于實(shí)踐, 提高政治理論水平, 自覺運(yùn)用理論武裝頭腦。第二, 學(xué)習(xí)業(yè)務(wù), 提高水平。學(xué)習(xí)各項(xiàng)業(yè)務(wù)知識, 提高處理各方面問題的能力, 才能提高水平。高校教學(xué)秘書的工作涉及面廣、綜合性強(qiáng), 這就要求既當(dāng)專家, 又當(dāng)通才。要充分認(rèn)識到提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的緊迫感, 學(xué)習(xí)運(yùn)用現(xiàn)代化的辦公技術(shù), 使自己的理論水平和業(yè)務(wù)水平適應(yīng)不斷變化發(fā)展的新形勢, 能夠跟上時(shí)代的步伐。在此基礎(chǔ)上, 還要廣開視角, 向群眾學(xué)習(xí), 在實(shí)踐中打牢理論、業(yè)務(wù)和文字功底,努力提高自身素質(zhì), 迎接時(shí)代的挑戰(zhàn)。

三、要有良好的生理、心理素質(zhì) 21 世紀(jì)的競爭, 歸根到底是人才的競爭。心理素質(zhì)的好壞, 心理承受能力的大小, 對每個(gè)人的學(xué)習(xí)、工作和生活都會產(chǎn)生很大的影響。所以, 作為一名高校的教學(xué)秘書, 不僅要有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)工作能力,更應(yīng)該具有良好的心理素質(zhì), 要在繁瑣的日常工作中, 不斷地培養(yǎng)開朗豁達(dá)的性格, 時(shí)常保持輕松平靜的心態(tài), 遇事不慌、不煩、不怕, 除了心理素質(zhì)之外, 還有一點(diǎn)非常重要，那就是身體素質(zhì)。人們常說, 身體是革命的本錢, 有了健康的身體, 才能做一切我們想做的事情。這就要求我們要不斷地堅(jiān)持鍛煉身體, 保持健康的體魄, 這樣才能更好地完成組織上交給自己的任務(wù)。

四、要想很好地駕馭高校教學(xué)秘書工作, 還應(yīng)具備幾種能力(一)具備較強(qiáng)的協(xié)調(diào)和溝通能力

現(xiàn)代教學(xué)管理活動(dòng)處處離不開有效的協(xié)調(diào)和必要的溝通。在日常的教學(xué)管理中, 經(jīng)常有不和諧的因素存在, 教學(xué)秘書要在協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上溝通信息, 化解矛盾,融洽關(guān)系, 統(tǒng)一認(rèn)識和行動(dòng), 保持良好的教學(xué)秩序, 取得較好的教學(xué)效果。(二)具備較強(qiáng)的創(chuàng)新能力

創(chuàng)新是一個(gè)民族的靈魂, 也是學(xué)校的靈魂。創(chuàng)新是學(xué)校興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力,作為高校的教學(xué)秘書, 要緊緊跟上高等教育發(fā)展的新形勢, 解放思想, 樹立全新的意識和觀念, 通過學(xué)習(xí)和研究, 在日常工作中提取出有價(jià)值的新思想、新方法, 不斷創(chuàng)新, 與時(shí)俱進(jìn), 在工作中發(fā)揮主動(dòng)性、積極性和創(chuàng)造性, 具備較強(qiáng)的創(chuàng)新能力,才能適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代的發(fā)展需要, 才能推動(dòng)教學(xué)管理工作。(三)具備計(jì)算機(jī)操作能力和外語溝通能力

計(jì)算機(jī)操作能力和外語溝通能力是新時(shí)期教學(xué)秘書應(yīng)具備的工作技能?，F(xiàn)代教學(xué)管理要運(yùn)用先進(jìn)的教學(xué)管理系統(tǒng)軟件, 計(jì)算機(jī)字表處理、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)上辦公等, 目的在于為師生提供快捷優(yōu)質(zhì)服務(wù)的同時(shí)也減輕自身的工作強(qiáng)度, 提高工作效率。中外合作辦學(xué)的開展, 對教學(xué)秘書的管理技能提出了更高的要求, 越來越多外籍項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和教師對教學(xué)的參與, 增加了教學(xué)秘書協(xié)調(diào)溝通的對象, 在教學(xué)任務(wù)安排和教學(xué)事務(wù)日常管理上同樣要聯(lián)系他們, 同他們解釋有關(guān)事宜, 協(xié)調(diào)有關(guān)工作, 如果沒有一定的外語溝通能力, 很難開展管理工作。(四)具備良好的寫作能力和表達(dá)能力

教學(xué)秘書經(jīng)常要根據(jù)教學(xué)中的實(shí)際情況撰寫一些教學(xué)文書, 如教學(xué)通知、教學(xué)事務(wù)報(bào)告、申請、記錄等, 就要有一定的寫作能力;在調(diào)整課表、考試管理、預(yù)訂教材、處理學(xué)籍等工作中需要與工作對象反復(fù)磋商, 貫徹領(lǐng)導(dǎo)的教學(xué)決策, 傳達(dá)師生對教學(xué)的建議, 在上情下達(dá)、下情上達(dá)、解釋原因、交涉事宜中, 做到簡明扼要、語言得體、表達(dá)清楚, 應(yīng)有良好的語言表達(dá)能力。

(一)堅(jiān)定的政治方向

教學(xué)秘書要認(rèn)真學(xué)習(xí)政治理論，并將之運(yùn)用到實(shí)際工作中去，不斷提高自己的思想政治覺悟，堅(jiān)持貫徹執(zhí)行黨的教育方針、政策，忠誠黨的教育事業(yè)，熱愛本職工作，樹立全心全意為教育事業(yè)服務(wù)的思想，為高校教學(xué)工作開創(chuàng)新局面。正確看待得失，要有無私奉獻(xiàn)精神和高度的責(zé)任心和事業(yè)心，顧全大局，嚴(yán)守教學(xué)機(jī)密、堅(jiān)持原則，嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事。

(二)良好的溝通能力

高校教學(xué)秘書應(yīng)具有運(yùn)用自己的知識解決工作中出現(xiàn)的各類問題的能力。我個(gè)人認(rèn)為提高溝通的效果應(yīng)該具有“四心”：虛心、熱心、細(xì)心、耐心。虛心就是要主動(dòng)去聽取領(lǐng)導(dǎo)和各位教師以及其他教學(xué)秘書的意見和建議，不懂的問題要多向大家請教。熱心就是要不管工作多么繁雜、多么辛苦，都要積極、主動(dòng)、熱情的為教師和學(xué)生服好務(wù)。細(xì)心是教學(xué)秘書工作不可缺少的，每件工作都要細(xì)致地完成，保證不出差錯(cuò)，保證教學(xué)工作順利進(jìn)行。耐心要求教學(xué)秘書要心態(tài)平和、不急躁。

(三)扎實(shí)的業(yè)務(wù)技能

教學(xué)秘書要熟悉自己的本職工作，明確工作職責(zé)，具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力和辦事能力，具有一定的寫作能力和計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，工作能耐心、細(xì)致、周到，善于在工作中不斷吸取新的知識，了解前沿的教學(xué)相關(guān)知識和動(dòng)態(tài)，不斷總結(jié)、完善工作，不斷提升自己的綜合業(yè)務(wù)水平，做真正的適應(yīng)社會需要的管理型人才。

(四)實(shí)踐創(chuàng)新的能力

創(chuàng)新是時(shí)代的要求，有創(chuàng)新才有發(fā)展。信息化時(shí)代要求教學(xué)秘書要有現(xiàn)代化的管理方法和手段，能迅速、準(zhǔn)確地收集信息，處理問題。這就需要教學(xué)秘書不斷更新觀念，收集好的經(jīng)驗(yàn)和做法，勇于改革創(chuàng)新，為領(lǐng)導(dǎo)提出好的建議，給領(lǐng)導(dǎo)的決策提供科學(xué)的依據(jù)，使教學(xué)管理制度更加合理化、規(guī)范化和科學(xué)化。

第二篇：秘書史復(fù)習(xí)資料

秘書史復(fù)習(xí)資料

1．簡述甲骨文書。

答：甲骨文是刻寫在龜甲或獸骨上的文字。是我國已發(fā)現(xiàn)的最早的成熟的古文字。甲骨文書是商王室用甲骨文寫下的，記錄以商王室的各種活動(dòng)的文書，已初步具備文書的基本要素

2．簡述周代的“史官文化”。

答：先秦的史官作為我國秘書的鼻祖，表現(xiàn)出時(shí)代特點(diǎn)，有的特點(diǎn)被日后歷朝的秘書官員發(fā)揚(yáng)光大，成為傳統(tǒng)。概括起來，他們具有以下一些特點(diǎn)：宗教色彩由濃至淡，史官的分工、分層次由淺至深，產(chǎn)生了職業(yè)道德，形成了職業(yè)個(gè)性，文化素質(zhì)優(yōu)秀。

春秋初期，情況發(fā)生變化，史官地位衰落，新秘書官職出現(xiàn)，大批士加入秘書隊(duì)伍。這些都說明，我國秘書工作的初創(chuàng)時(shí)期，秘書是統(tǒng)治階級中的一部分優(yōu)秀分子，表明了秘書工作的重要性和其職業(yè)要求的嚴(yán)格性。

3．分析“士”擔(dān)任秘書的積極意義。

答：（1）春秋戰(zhàn)國時(shí)期，大批士加入秘書行列，壯大了秘書隊(duì)伍，為原有的秘書隊(duì)伍注入了新鮮血液，帶來了新觀念、新思想，提高了秘書工作的質(zhì)量，開創(chuàng)了秘書工作的新局面。

（2）對社會發(fā)展起了促進(jìn)作用，同時(shí)，提高了秘書的地位和聲譽(yù)。（3）使古代秘書工作中文書檔案和參謀咨詢業(yè)務(wù)相對分離為獨(dú)立性較強(qiáng)、各由專門秘書承擔(dān)的兩大部分，對日后的秘書工作產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。

4．簡述秦漢中樞秘書機(jī)構(gòu)的確立和演進(jìn)。答：秦漢中樞機(jī)構(gòu)的演進(jìn)是從丞相府到尚書臺。秦朝以丞相府、太尉府和御史大夫寺為政府的中樞機(jī)構(gòu)，其秘書工作以丞相府為主，御史大夫寺為輔。至漢代先后經(jīng)歷削弱相府、起用尚書，而后設(shè)立尚書臺。尚書臺的設(shè)立，標(biāo)志著新的秘書機(jī)構(gòu)形成，最終尚書臺取代相府，成為皇帝的辦公廳。這標(biāo)志著從漢武帝開始的將相府的秘書職能轉(zhuǎn)移至皇宮的任務(wù)已經(jīng)完成。

5．結(jié)合尚書臺取代丞相府的過程分析中樞秘書機(jī)構(gòu)變更的主要原因。答：漢代時(shí)，丞相的地位有所提高，丞相府也演變成為政權(quán)實(shí)體，為了鞏固統(tǒng)治，漢武帝開始削弱抑制丞相的職權(quán)，并設(shè)立尚書臺。丞相府被尚書臺逐步取代的過程，說明封建社會中，皇帝設(shè)置秘書機(jī)構(gòu)的目的是集國家大權(quán)于一身，保證其實(shí)行君主獨(dú)裁。一旦該秘書機(jī)構(gòu)職權(quán)擴(kuò)大，威脅到皇權(quán)，皇帝就予以抑制、削弱，或直接解散，重新設(shè)立一個(gè)聽命于他的新的秘書機(jī)構(gòu)。

6．簡述曹操、諸葛亮任用秘書的原則及方法。

1）曹愛才敬才，不計(jì)私怨，不拘小節(jié)，唯才是舉，廣納天下之士，而且知人善任，根據(jù)這些人才的特長，分別將其用為不同類型的秘書。

（2）諸葛亮用人不注重門第資歷，只要有真才實(shí)學(xué)，德才兼?zhèn)湔?，一律任用，任人唯賢。諸葛亮的用人之道別具一格，在任用之前，從七個(gè)方面進(jìn)行考察：一是“問之以是非而觀其志”，二是“窮之以辭辯而觀其變”，三是“咨之以計(jì)謀而觀其識”，四是“告之以難而觀其勇”，五是“醉之以酒而觀其性”，六是“臨之以利而觀其廉”，七是“期之以事而觀其信”。諸葛亮除了要求秘書忠于職守以外，還非常注意聽取他們的意見，為此，他專門建立了“參署”制度，讓秘書能充分發(fā)表意見，實(shí)行“納言之政”?！皡⑹稹敝贫鹊闹饕獌?nèi)容有三條，即“違覆”、“直言”、“進(jìn)人”。

7．簡述“九品中正制”及“寒門掌機(jī)要”。

答：（1）魏晉南北朝時(shí)期選拔官吏（包括各級秘書官吏）的基本制度是自曹丕起始的九品中正制。所謂“九品中正制”是曹丕稱帝后，根據(jù)吏部尚書陳群的建議設(shè)立的，即令中央的一些官員兼任其原籍所在州郡的中正，根據(jù)“以論人才優(yōu)劣，非謂世族高卑”的原則，察訪本州郡的人才，列為九等，以備選用。（2）九品中正制設(shè)立的原意是為了網(wǎng)羅天下賢士，為國所用。然而，它很快就演變成以門第劃分等級，按等級高低授官的腐敗制度，從中央到地方的高官都由門第顯赫的世族擔(dān)任，這些人壟斷各級政權(quán)，而出身低微的寒門子弟只能充任僚屬和低級官吏，造成“上品無寒門，下品無世族”的狀況。這一腐敗制度使大量人才受到壓抑、埋沒，沒有機(jī)會理政。擔(dān)任高官的世族往往自鳴清高，不屑從事具體事務(wù)，且常常身兼數(shù)職甚至數(shù)十職，實(shí)際上連一職也不能勝任。所以，這一時(shí)期，在公府和地方政府中，主官位尊而大權(quán)旁落，秘書位卑而權(quán)力膨脹，形成了名實(shí)相反的主從關(guān)系。造成了“寒門掌機(jī)要”的狀況。8.簡牘文書

簡牘文書是刻寫在竹片或木片上的文書，是先秦時(shí)期使用最多的文書形式。

9.上書：臣下向天子或國君陳述政見的文書是后代奏、章、表、疏等的前身。上書往往就一件事，運(yùn)用鋪陳、排比的手法，依據(jù)確鑿的歷史事件，縱橫議論，邏輯性很強(qiáng)，富有說服力，而且語言形象、生動(dòng)，音節(jié)鏗鏘有力。其代表作如李斯上秦王的《諫逐客書》

10.奏：臣子向君王進(jìn)言上書的統(tǒng)稱。臣下評議政事、陳述政見、彈劾官員的文書。

11.章：官員受封贈(zèng)后向皇帝謝恩的文書

12.表：官員向皇帝陳述事情的上行公文。用處廣泛，凡論陳、勸請、進(jìn)獻(xiàn)、薦舉、慶賀、請安、訟理、彈劾均可用表。

13.疏（上疏）：官員對政事的建議以及彈劾官員的上行公文，類似表。

課件中的重點(diǎn)：第一章中國秘書工作的起源

1、我國秘書工作的起源：

孕育于部落聯(lián)盟的昌盛時(shí)期，萌發(fā)于夏朝，形成于殷商。

2、秘書工作產(chǎn)生的社會條件：社會組織的領(lǐng)導(dǎo)部門；文字和公務(wù)文書。

3.秘書工作產(chǎn)生的社會條件

秘書工作是領(lǐng)導(dǎo)部門的輔助性工作，因此，只有出現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)部門，才會隨之而產(chǎn)生秘書和秘書工作。

文字是人類文明的標(biāo)志，是表意的工具，也是書寫文書的先決條件。

文書是人類在社會實(shí)踐中形成的材料，它只有在文字出現(xiàn)后才可能產(chǎn)生。

領(lǐng)導(dǎo)部門為了頒布命令、制定規(guī)章制度、記錄事件，以便實(shí)施管理，需要制作文書，因此產(chǎn)生了公務(wù)文書。

公務(wù)文書需要有人擬制、處理、傳頒、保管，由此產(chǎn)生了以文書工作為主要業(yè)務(wù)之一的秘書和秘書工作。4.納言 官

進(jìn)善旌、華表木（誹謗之木）、敢諫之鼓是我國信訪工作的原始形態(tài)和早期表現(xiàn)。

5.《史記·五帝本紀(jì)》載：黃帝設(shè)史官 6.商朝的史官

（一）史官的分工與名目

就作用而言，貞卜史官、作冊史官偏重于在政務(wù)方面為商王服務(wù)；

祭祀史官、記事史官則偏重處理事務(wù)，而作冊史官和記事史官的職能與現(xiàn)代秘書最為相近。7.史官的來源：貴族（殷商）

8.太史寮：是至今我國歷史上最早誕生的中央秘書機(jī)構(gòu)。這種秘書機(jī)構(gòu)到西周時(shí)得到發(fā)展，臻于成熟。

9.甲骨文是刻寫在龜甲或獸骨上的文字，是我國已發(fā)現(xiàn)的最早的成熟的古文字。

10.卜辭的基本結(jié)構(gòu)： 前辭——某日某人卜問，史官姓名

命辭——卜問何事 占辭——“兆”顯示的答案

驗(yàn)辭——日后是否應(yīng)驗(yàn)

第二章： 兩周的秘書工作

11.史官的特點(diǎn) 12.史官衰落的原因

13.士加入秘書隊(duì)伍的歷史背景、特點(diǎn)、意義 14.甲骨文書 簡牘文書 檄文 上書

15.西周時(shí)期，中央秘書機(jī)構(gòu)太史寮成形，最早的中央檔案機(jī)構(gòu)——天府設(shè)立，兩周時(shí)期，是我國秘書工作的初創(chuàng)時(shí)期。16.太史寮的“五史”：太史、小史、內(nèi)史、外史、御史 17.史官的特點(diǎn)

（一）宗教色彩由濃至淡

（二）史官的分工、分層次由淺至深 18.產(chǎn)生了職業(yè)道德

“書法”

“秉筆直書”的行為規(guī)范和“君舉必書”的行為準(zhǔn)則 19.形成了職業(yè)個(gè)性 ： 剛正不阿、威武不屈 20.文化素質(zhì)優(yōu)秀：

學(xué)?！傲嚒?/p>

秘書人員是統(tǒng)治階級中的一部分優(yōu)秀分子

秘書工作的重要性

職業(yè)要求的嚴(yán)格性 21.史官衰落的原因

（一）人治觀念繼續(xù)增長 春秋五霸、戰(zhàn)國七雄

（二）史官與國君在觀念上發(fā)生沖突

“禮樂征伐自諸侯出”、“政出私門”

“君舉必書”

（三）選官制度的變化

商鞅變法后廢除了世卿世祿制 22.士充實(shí)秘書隊(duì)伍

（一）士加入秘書隊(duì)伍的歷史背景

私學(xué)的興辦，政治的需要

（二）士擔(dān)任秘書工作的特點(diǎn) 1.職能單一：參謀顧問，輔助決策 2.作用大、地位高

3.任期短，流動(dòng)性大 24.士充實(shí)秘書隊(duì)伍的意義

1.壯大了秘書隊(duì)伍，為原有的秘書隊(duì)伍注入了新鮮血液，帶來了新觀念、新思想，提高了秘書工作的質(zhì)量，開創(chuàng)了秘書工作的新局面。

2.促使文書檔案和參謀咨詢業(yè)務(wù)相對分離為獨(dú)立性較強(qiáng)、各有專業(yè)秘書承擔(dān)的兩大部分。25.兩周時(shí)期的文書表現(xiàn)形式：

甲骨文書、金文文書、簡牘文書、縑帛文書

26.甲骨文書：甲骨文書是迄今發(fā)現(xiàn)的最早的官方文書實(shí)物，廣泛應(yīng)用于商朝后期，西周的甲骨文書絕大部分是貞卜文書，后被簡牘文書和金文文書逐漸替代。

27.王命文書（下行文）誓、誥、命、策、典、訓(xùn)、令、檄文 28.上行文：謨、上書、事書 29.中央檔案機(jī)構(gòu)----天府 的設(shè)立

第三章、秦漢的秘書工作

30.秦漢時(shí)期是我國秘書工作的確立時(shí)期 秦代： 1.在全國范圍內(nèi)建立起統(tǒng)一的秘書機(jī)構(gòu) 2.建立起全國劃一的各項(xiàng)秘書工作制度

漢代： 秘書工作制度趨于穩(wěn)定，并確立下來。其基本內(nèi)容為以后的歷代王朝所仿照、沿襲，被視作基本模式

31.秦朝以丞相府、太尉府和御史大夫寺為政府的中樞機(jī)構(gòu)，其秘書工作以丞相府為主，御史大夫寺為輔。

32.尚書臺的設(shè)立，標(biāo)志著新的秘書機(jī)構(gòu)正式形成。

33.尚書臺取代相府所揭示的規(guī)律：P81 丞相府被尚書臺逐步取代的過程，說明在封建社會中,皇帝設(shè)置秘書機(jī)構(gòu)的目的是集國家大權(quán)于一身,保證其實(shí)行君主獨(dú)裁。一旦此秘書機(jī)構(gòu)職權(quán)擴(kuò)大,威脅到皇權(quán),皇帝就予以抑制,削弱,或直接解散,重新設(shè)立一個(gè)聽命于他的新的秘書機(jī)構(gòu)。這種現(xiàn)象自西漢武帝開始,在以后兩千多年中反復(fù)出現(xiàn),形成一條規(guī)律。我們稱之為“膨脹——回位”現(xiàn)象。它導(dǎo)致封建社會中央秘書機(jī)構(gòu)處于反復(fù)建立、興盛、削弱、解體的周期性演變之中,致使秘書官員的職稱處于不斷變更,秘書人員處于不斷的流動(dòng)中,具有明顯的不穩(wěn)定性。

34.西漢武帝時(shí)，將中央官員劃分為“外朝”和“中朝”兩大體系，中央秘書機(jī)構(gòu)隨之劃分為“皇宮”和“朝廷”兩部分。

35.察舉制：察舉即皇帝詔命大臣，依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)推薦人才進(jìn)京，由皇帝提出各種政治問題，考其學(xué)識、才能，凡對策（書面考試）、射策（抽簽考試）成績合格者，即分等授官。察舉是漢代選官的主要形式 36.秦朝的“五善”、“五失”考核法 37.漢朝的“常課”和“集簿 38.文書種類：秦代：制、詔

漢代：“一曰策書，二曰制書，三曰詔書，四曰戒書?！?制：皇帝頒布重大政治制度的命令性文書。

詔：又稱“詔書”，是皇帝發(fā)布一般性命令、訓(xùn)示、答復(fù)臣下上奏，或皇帝即位、逝世時(shí)頒告天下的文書。

39.臣下上呈皇帝的文書有：奏、章、表、疏、議、狀、書 40.文書工作制度

1.避諱制度：是指文書中涉及皇帝名字以及與皇帝名字相同或相近的字時(shí)，必須換用其他字來代替。公文避諱制度被封建社會歷代所沿襲。第四章、魏晉南北朝時(shí)期的秘書工作

知識點(diǎn)：中央秘書機(jī)構(gòu)初步發(fā)展為中書、門下、尚書三個(gè)相互監(jiān)督、相互制約的部門。領(lǐng)導(dǎo)和秘書關(guān)系協(xié)調(diào)發(fā)展。

公文寫作開始和其他文體分流，成為一種獨(dú)立的應(yīng)用文體。紙張成為公文擬寫的主要材料，新的公文制度形成。魏晉南北朝時(shí)期，是秘書工作大發(fā)展的時(shí)期 42.中央秘書機(jī)構(gòu)的演進(jìn)過程： 1.以中書省取代尚書臺。

（一）曹操設(shè)立秘書令

（二）曹丕設(shè)立中書監(jiān)、中書令 2.設(shè)門下省分散中書省之

3.初步形成了中書、門下、尚書三個(gè)相互配合、相互制約的中央機(jī)構(gòu) 43.秘書令、秘書左丞和秘書右丞是中國歷史上首次出現(xiàn)的 名實(shí)相副的秘書官職。以秘書令為首的秘書機(jī)構(gòu)也成為我國歷史上首次出現(xiàn)的名實(shí)相副的秘書機(jī)構(gòu)。

44.曹丕設(shè)立中書監(jiān)、令： 首開親信幕僚轉(zhuǎn)化為朝廷秘書首腦的先例。官署稱作中書省，負(fù)責(zé)起草詔書，掌管章奏、記錄朝廷大事，參與政務(wù)。

45.中書、門下、尚書：三省的分工是“中書出令，門下審議，尚書執(zhí)行。

46.一、曹操招攬人才：《三國志》作者陳壽總結(jié)：曹操精于謀略，曹操善于用人。47.諸葛亮與秘書工作

（一）諸葛亮選用秘書的方法：問之以是非而觀其志。窮之以辭辯而觀其變，咨之以計(jì)謀而觀其識，告之以難而觀其勇，醉之以酒而觀其性，臨之以利而觀其廉，期之以事而觀其信 48.）諸葛亮對秘書的“參署”制度：違覆、直言、進(jìn)人 49.、寒門掌機(jī)要

50.九品中正制的含義：所謂“九品中正制”，是曹丕稱帝后，根據(jù)吏部尚書陳群的建議設(shè)立的，即令中央的一些官員兼任其原籍所在州郡的中正，根據(jù)“以論人才優(yōu)劣，非謂世族高卑”的原則，察訪本州郡的人才，列為九等，以備選用

51.中正官根據(jù)國家頒布的世、狀、品三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)（家世、道德、才能）把本地人才評為上上至下下九個(gè)品級。

52.寒門掌機(jī)要p122：這一時(shí)期，在公府和地方政府中，主官位尊而大權(quán)旁落，秘書位卑而權(quán)力膨脹，形成了名實(shí)相反的主從關(guān)系。造成了“寒門掌機(jī)要”的狀況。

53.曹操公文的寫作特點(diǎn)：

1、以敘事為旨，開門見山，直敘其事；

2、權(quán)威嚴(yán)肅，指令性強(qiáng)；

3、篇幅簡短；

4、表述明確，指示具體；

5、文辭樸實(shí)。

54.改造文章的祖師”（魯迅《魏晉風(fēng)度及文章與藥及酒之關(guān)系》）55.出現(xiàn)了專寫公文的“手筆”。沈詩任筆：沈約為詩賦大家，公文寫作卻不及任昉。其余如陳琳、阮瑀、王粲等。56.劉勰 對公文研究最有貢獻(xiàn)

57.《文心雕龍》論著初步構(gòu)成了我國古代公文的理論體系。58.文書制作制度：公文用紙制度、連署制度、一文一事制度 59.60.61.62.

第三篇：秘書考證復(fù)習(xí)資料

病文修改：

■105頁37 下面的公文有8處錯(cuò)誤，請一一指出

XX市府公文?

(03)x府發(fā)2l號

XX市人民政府嚴(yán)厲打擊非法出版活動(dòng)的通知：

當(dāng)前，我市一些地方非法出版活動(dòng)十分猖獗，傳播有害書刊音象制品，這類出版物內(nèi)容腐朽，大量宣傳兇殺、色情和迷信，對群眾特別是青少年的身心健康危害極大，嚴(yán)重地影響了社會主義精神文明建設(shè)，破壞了社會治安，已成為社會一大公害。對此，各級政府應(yīng)采取有力措施，嚴(yán)厲打擊非法出版活動(dòng)?，F(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下。

(以下略)

附件：如文

主題詞：出版通知

﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍報(bào)：(單位略)

送：(單位略)

﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍﹍

XX市人民政府辦公廳

二oo三年X月X日

要點(diǎn)：(1)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱應(yīng)為?XX市人民政府?；(2)發(fā)文號為：X府發(fā)(2003)2l號，并應(yīng)移至中間位臵；

(3)?緊急?應(yīng)在標(biāo)題中；(4)標(biāo)題應(yīng)在?嚴(yán)厲打擊?前加?關(guān)于?；

(5)缺收文機(jī)關(guān)，應(yīng)在標(biāo)題下、正文前注明(6)?音象?應(yīng)為?音像?；

(7)附件后應(yīng)標(biāo)注出具體的文件名(8)應(yīng)在發(fā)文機(jī)關(guān)后加(印章)。

■101頁26關(guān)于修建新辦公樓請示的批復(fù)

XX字[2005]24號

xX廠：

有關(guān)請示已悉。關(guān)于修建新辦公大樓一事，經(jīng)研究，還是以不建為宜。此復(fù)。

XX公司(章)

二00五年五月五日

要求：閱讀上述原文，指出公文存在那些錯(cuò)誤與不妥，并說明理由或提出修改意見。

要點(diǎn)：這篇批復(fù)的主要問題有：

(1)發(fā)文緣由交代不清。文中首句：?有關(guān)請示已悉。?究竟是有關(guān)什么問題的請示，沒有表示清楚；也沒有引

述來文的發(fā)文字號、標(biāo)題等，缺乏明確的發(fā)文依據(jù)，直接影響批復(fù)的效力。

(2)態(tài)度含糊不清。文中提出：?還是以不建為宜?，語氣不堅(jiān)決、不明確，使人以為還有進(jìn)一步討價(jià)還價(jià)的機(jī)會，從而有損公文的莊重和嚴(yán)肅，使受文單位難以執(zhí)行。

(3)缺乏對所持意見的說明。對于不同意修建新辦公樓這一事項(xiàng)，應(yīng)說明其依據(jù)和理由。

■ 109頁49分析下文，指出并改正其中的錯(cuò)誤。

訃告

中國作協(xié)XX省分會理事、XX市文聯(lián)主席XXX先生因病醫(yī)治無效。于一九XX年x月 X日上午十一時(shí)在XX醫(yī)院

逝世，享年六十八歲。XXX先生生前曾任地委辦公室秘書、辦公室主任、地委統(tǒng)戰(zhàn)部部長、地區(qū)文聯(lián)副主席等職務(wù)。出版小說五部，為黨為人民做了許多有益工作。XXX同志的逝世，是我黨的一個(gè)損失。為了表示對XXX同志的哀悼，特定于上午八時(shí)舉行追悼會，有贈(zèng)送花圈、挽聯(lián)和吊唁者，歡迎屆時(shí)前往。

XXX治喪委員會

200X年X月X日

要點(diǎn)：1)缺少舉行追悼會的日期、地點(diǎn)；(2)?XXX先生生前曾任地委辦公室秘書……?應(yīng)另起一段；

(3)結(jié)尾?歡迎屆時(shí)前往?使用不當(dāng)，應(yīng)改為?請按時(shí)前往?。

■ 109頁50評析下面的公文有什么錯(cuò)誤

關(guān)于XX市民政事業(yè)費(fèi)管理使用問題的通報(bào)

XX市任意挪用、占用和濫用民政事業(yè)費(fèi)的問題，是非常嚴(yán)峻的。民政事業(yè)費(fèi)是體現(xiàn)黨和國家對廣大優(yōu)撫、救濟(jì)對象生活疾苦的關(guān)懷，任何人挪用、侵占和占用民政事業(yè)費(fèi)必須限期如數(shù)追回。為了嚴(yán)明黨紀(jì)國法，對挪用、占用民政事業(yè)費(fèi)的有關(guān)人員，要按黨紀(jì)政紀(jì)嚴(yán)肅處理，并將處理結(jié)果報(bào)省人民政府。各地要把XX市的問題引以為借鑒，加強(qiáng)民政事業(yè)費(fèi)的管理，杜絕XX市問題再度發(fā)生。

二oOX年X月X日

要點(diǎn)：這一批評性通報(bào)，主要錯(cuò)誤在：

①標(biāo)題缺少發(fā)文機(jī)關(guān)；

②沒有把通報(bào)的事情介紹清楚，介紹事件只有一句話。?XX市任意挪用、占用和濫用民政事業(yè)費(fèi)?，過于簡單，還應(yīng)介紹挪用的時(shí)間和數(shù)量等；

③個(gè)別語句不通順。

■111頁56 指出下面一則“祝詞”中格式和內(nèi)容的錯(cuò)誤并改正。

祝詞

正值我市大力調(diào)整產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)之際，貴物貿(mào)商場落成開業(yè)，這是我們商業(yè)界，也是全市人民的一件喜事。

商業(yè)部門是搞活經(jīng)濟(jì)的中堅(jiān)力量。作為營業(yè)面積居我市前列的的貴物貿(mào)商場的開業(yè)，對擴(kuò)人商業(yè)銷路，滿足人民群眾的物質(zhì)需求，繁榮我市經(jīng)濟(jì)貿(mào)易，推動(dòng)市場結(jié)構(gòu)調(diào)整，都會產(chǎn)生巨大作用。

此致

敬禮

2007年3月4日

要點(diǎn)：(1)缺少稱謂。應(yīng)加上?各位來賓女士們、先生們、朋友們?。(2)內(nèi)容中祝賀的內(nèi)容成分不明顯，應(yīng)明確祝賀內(nèi)容。

(3)要寫明結(jié)語。(4)缺少落款，應(yīng)加上單位的名稱或個(gè)人姓名的全稱。

■ 112頁60閱讀下文并提出修改建議

關(guān)于撥付法制教育經(jīng)費(fèi)的報(bào)告

XX市財(cái)政局：

按照市委、市政府的部署，我市近期將在廣大干部和群眾中開展依法治市、依法行政的教育。根據(jù)X委發(fā)【2007)12號文件的規(guī)定，請你局撥給我局法制教育經(jīng)費(fèi)25萬元。

可否，請批準(zhǔn)。

XX市司法局(印章)

2007年9月25日

要點(diǎn)：修改建議：

①文種應(yīng)為請求式的函；②成文日期書寫錯(cuò)誤；

③引述來文不全，應(yīng)包括文件標(biāo)題；④結(jié)尾用語不正確；)

⑤理由敘述不充分；⑥語氣不謙虛、委婉。

■.100頁23原文

縣人民政府關(guān)于批轉(zhuǎn)《X省人民政府關(guān)于學(xué)習(xí)宣傳<中華人民共和國森林法>的通知》的通知

各鄉(xiāng)、鎮(zhèn)人民政府，縣直各單位：

現(xiàn)將《X省人民政府關(guān)于學(xué)習(xí)宣傳<中華人民共和國森林法>的通知》印發(fā)給你們，請認(rèn)真貫徹執(zhí)行。

今年以來，我縣連續(xù)發(fā)生森林大火，是由于生產(chǎn)用火造成的，各鄉(xiāng)、鎮(zhèn)要從中吸取教訓(xùn)，嚴(yán)格管理生產(chǎn)用火。如果再發(fā)生類似事情，要追究主要領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。

XX縣人民政府(印章)

零四年X月X日

要求：閱讀上述原文，指出公文存在哪些錯(cuò)誤或不妥并說明理由或提出修改意見。

要點(diǎn)：(1)結(jié)構(gòu)方面：第一，標(biāo)題擬定不當(dāng)。首先，制文機(jī)關(guān)必須使用全稱或規(guī)范簡稱。其次，當(dāng)被轉(zhuǎn)發(fā)的公文標(biāo)題中事由部分已有?關(guān)于?時(shí)，現(xiàn)標(biāo)題的事由部分應(yīng)省略?關(guān)于?，以避免重復(fù)。再次，批轉(zhuǎn)是用來轉(zhuǎn)發(fā)下級機(jī)關(guān)的公文的，作為縣人民政府不能批轉(zhuǎn)省人民政府的公文，只能用轉(zhuǎn)發(fā)。另外。只有當(dāng)被轉(zhuǎn)發(fā)的文件是規(guī)章制度或條例時(shí)才能用書名號，除此之外，任何被轉(zhuǎn)發(fā)的文件在標(biāo)題中不能用書名號。最后，當(dāng)被轉(zhuǎn)發(fā)的公文是通知時(shí)，為避免?通知套通知?，一般省略現(xiàn)公文的標(biāo)題文種。故其標(biāo)題可考慮改為?x縣人民政府轉(zhuǎn)發(fā)X省人民政府關(guān)于學(xué)習(xí)宣傳《中華人民共和國森林法》的通知?。第二，成文日期擬定不當(dāng)。作為法定行政公文，其成文日期應(yīng)采用漢字，并應(yīng)將年、月、日標(biāo)全，其中?零? 需寫為?O?。故，其成文日期應(yīng)改為?二00四年x月X日?。

(2)語言方面：第一，作為轉(zhuǎn)發(fā)性通知其正文一般應(yīng)為?某文件已經(jīng)某部門同意，現(xiàn)予以轉(zhuǎn)發(fā)，請認(rèn)真貫徹執(zhí)行?。首先，這是應(yīng)該某部門同意才能轉(zhuǎn)發(fā)此文件。其次，不能用?現(xiàn)予以印發(fā)?。印發(fā)是用于發(fā)布本機(jī)關(guān)制定的規(guī)章制度或辦法。故應(yīng)改為?《x省人民政府關(guān)于學(xué)習(xí)宣傳<中華人民共和國森林法>的通知》已經(jīng)省人民政府同意，現(xiàn)予以轉(zhuǎn)發(fā)，請認(rèn)真執(zhí)行。?第二。行文語言口語化。公文語言應(yīng)嚴(yán)肅端莊，一般不能使用口語，中文?如果再發(fā)生類似事情，要追究主要領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任?使用不當(dāng)。

(3)邏輯方面：第一，受文對象不統(tǒng)一。本文收文機(jī)關(guān)為?各鄉(xiāng)、鎮(zhèn)人民政府，縣直各單位?，但在正文中為?各鄉(xiāng)、鎮(zhèn)要從中吸取教訓(xùn)〃〃〃〃?，前后不一致。第二，邏輯關(guān)系不嚴(yán)密。本公文中進(jìn)一步闡明的具體要求與該公文的主題無明顯邏輯關(guān)系。可改為?今年以來，我縣由于生產(chǎn)用火不慎，造成多起森林大火。各地區(qū)、各部門應(yīng)吸取教訓(xùn)，加強(qiáng)管理，認(rèn)真學(xué)習(xí)宣傳《中華人民共和國森林法》，杜絕此類事件再度發(fā)生?。

■ 102頁28原文

xx縣經(jīng)委今后八個(gè)月工作計(jì)劃

為了完成縣委、縣政府下達(dá)3．1億工業(yè)總產(chǎn)值(力爭3．5億)的任務(wù)以及各項(xiàng)工作指標(biāo)，我們計(jì)劃在今后八個(gè)月主要抓好以下幾方面工作：

(一)進(jìn)一步深化企業(yè)改革。我們在全面推行廠長(經(jīng)理)任期目標(biāo)責(zé)任制的基礎(chǔ)上，從實(shí)際出發(fā)，有針對性地分別實(shí)行租賃、承包、百元工資銳利制和工資總額與企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益包干等經(jīng)營方式，把權(quán)、責(zé)、利全面落實(shí)到企業(yè)及其經(jīng)營者身上，使企業(yè)真正成為相對獨(dú)立的經(jīng)濟(jì)實(shí)體，成為自主經(jīng)營、自負(fù)盈虧的社會主義商品生產(chǎn)者和經(jīng)營者，較好地調(diào)動(dòng)企業(yè)廠長職工的積極性，增強(qiáng)企業(yè)活力，促進(jìn)生產(chǎn)發(fā)展，并使這一些改革能夠健康發(fā)展，深入持久地堅(jiān)持下去，采取有效措施加以保證。

(二)加快新項(xiàng)目和技術(shù)改造項(xiàng)目的建設(shè)速度，確保這些項(xiàng)目預(yù)期投產(chǎn)，發(fā)揮效益。主要抓好苧麻、印染工程等項(xiàng)目，并實(shí)行目標(biāo)責(zé)任制管理，使這些項(xiàng)目預(yù)期投產(chǎn)，早日發(fā)揮效益。

(二)進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)管理，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。我們堅(jiān)持以改革為動(dòng)力，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，加強(qiáng)管理，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，把增產(chǎn)節(jié)約、增收節(jié)支的工作作為提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的重要工作來抓，要求企業(yè)產(chǎn)品總成本、企管費(fèi)及車問經(jīng)費(fèi)都要下降。具體措施：(1)調(diào)整企業(yè)產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，大力增產(chǎn)適銷對路產(chǎn)品，實(shí)現(xiàn)多產(chǎn)快銷。(2)加強(qiáng)企業(yè)管理，挖掘企業(yè)潛力．調(diào)整定額，向管理要效益。

要求：閱讀上述原文，指出文稿存在哪些問題或不妥，并說明理由或提出修改意見。

要點(diǎn)：這篇文章存在的主要問題：

(1)措施、辦法、步驟、指標(biāo)含糊不清。?實(shí)行租賃、承包、百元工資稅利制和工資總額與企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益包干等經(jīng)營方式?并?采取有效措施加以保證?：具體采用什么方法加以保證，由誰負(fù)責(zé)都沒有說清。?確保這些項(xiàng)目預(yù)期投產(chǎn)?沒有大體的時(shí)間要求，而?加強(qiáng)企業(yè)管理。挖掘企業(yè)潛力，調(diào)整定額?，既缺少具體可行的方法措施，又缺少明確的指標(biāo)。這樣的計(jì)劃，就失去了制定的意義，指導(dǎo)性就談不上了。

(2)空話、套話太多。?把權(quán)、責(zé)、利全面落實(shí)到企業(yè)及其經(jīng)營者身上，使企業(yè)真正成為相對獨(dú)立的經(jīng)濟(jì)實(shí)體〃〃〃〃〃〃加以保證?、第三點(diǎn)的?我們堅(jiān)持以改革為動(dòng)力〃〃〃〃〃〃經(jīng)費(fèi)都要下降?都是?通用語?，缺乏具體實(shí)際的內(nèi)容。

(3)制定時(shí)間不標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)題里只說?今后八個(gè)月?，應(yīng)在正文右下方明確日期。

■101頁24 原文

關(guān)于王XX的通報(bào)

各系、處、室，各班級：

我院04級計(jì)算機(jī)班學(xué)生王XX，2005年11月30日中午到學(xué)校飯?zhí)贸燥埖臅r(shí)候，看到排隊(duì)打飯的人多，就要強(qiáng)行插隊(duì)打飯，有同學(xué)勸

他要遵守紀(jì)律時(shí)，他還大聲說：“關(guān)你屁事!”一位糾察隊(duì)員走過來阻止他，他不管三七二十一，拿起搪瓷飯碗打在糾察隊(duì)員頭上。致使那位糾察隊(duì)員頭部受傷。王XX的行為引起了在場其他同學(xué)的公憤，有人甚至叫嚷要把他拉到派出所關(guān)押起來。

據(jù)查，王XX平時(shí)學(xué)習(xí)也不刻苦，上學(xué)期其末考試有一科僅得61分。經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)研究決定，給予王XX記大過一次的處分。

希望廣大同學(xué)以次為戒，努力學(xué)習(xí)，爭取在學(xué)年考試中取得好成績。

XX職業(yè)技術(shù)學(xué)院

2006年5月20日

要求：閱讀上述原文，指出公文存在哪些錯(cuò)誤與不妥，并說明理由或提出修改意見。

要點(diǎn)：這篇文章的通病有：

(1)有些材料不是主題需要的。通報(bào)的主題是想通過對王XX嚴(yán)重違紀(jì)傷人的事例的處分，教育學(xué)生增強(qiáng)紀(jì)律性和道德

修養(yǎng)。但其中卻寫入了?王XX平時(shí)學(xué)習(xí)不刻苦，上學(xué)期期末考試有一科僅得61分?的事實(shí)，這顯然是不合適的。如果王XX在平時(shí)也有違紀(jì)的事實(shí)，則可以作為背景材料寫上，因?yàn)檫@有利于突出主題，增強(qiáng)教育意義。

(2)對王XX錯(cuò)誤的性質(zhì)沒有給予明確的評價(jià)。

(3)語言欠提煉修飾。如?他還大聲說：‘關(guān)你屁事!?’、?不管三七二十一?等，都比較粗俗，不符合公文語言的簡練、莊重的要求。

(4)標(biāo)題不夠具體明晰。應(yīng)該把事由寫完整、寫清楚。改為?關(guān)于王XX違紀(jì)打人的處分通報(bào)?較好。

(5)制發(fā)不適時(shí)。王XX打人發(fā)生在2005年11月30日，但到了2006年20日才通報(bào)處分。顯然是太遲了。

■ 111頁55指出下列總結(jié)中存在的問題，并予以修改。

2006學(xué)年我的個(gè)人總結(jié)

炎日當(dāng)空，天上沒有一絲云彩，火辣辣的太陽簡直叫人不敢出門，空中沒有一點(diǎn)風(fēng)，只有知了在樹上不停地叫著。好像再說：“放假啦，放假啦”。又一學(xué)年過去了，我應(yīng)該利用暑假對這一學(xué)年的學(xué)習(xí)情況做一些總結(jié)，以迎接新學(xué)年的到來。

在這一學(xué)年里，我學(xué)習(xí)了成本會計(jì)、管理會計(jì)、審計(jì)原理、經(jīng)濟(jì)法、計(jì)算機(jī)應(yīng)用、外貿(mào)會計(jì)、大學(xué)英語、應(yīng)用文寫作、體育、職業(yè)道德、概率論等課。其中成本會計(jì)82分，管理會計(jì)86分，審計(jì)原理77分，經(jīng)濟(jì)法89分，計(jì)算機(jī)應(yīng)用90分，大學(xué)英語72分，應(yīng)用文寫作68分，體育是中，職業(yè)道德是優(yōu)，概率是中?？偟膩碚f成績還是可以的。在班上屬中等水平。其中計(jì)算機(jī)應(yīng)用和外貿(mào)會計(jì)成績好些，而大學(xué)英語、概率論和應(yīng)用文寫作差些。下一學(xué)期，我要繼續(xù)努力，爭取取得更好的成績，最好都在80分以上，這樣就可以獲得獎(jiǎng)學(xué)金，減輕家庭的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，更可以在擇業(yè)時(shí)增加自己的實(shí)力。

文秘一(1)班XXX

要點(diǎn)：(1)標(biāo)題不當(dāng)。應(yīng)該為?2006學(xué)年個(gè)人學(xué)習(xí)總結(jié)?；

(2)正文內(nèi)容不當(dāng)，應(yīng)該分前言、。主體、結(jié)尾三個(gè)部分寫。前言開門見山．切入內(nèi)容；主體是總結(jié)的血肉所在，主要寫成績和經(jīng)驗(yàn)，問題和教訓(xùn)：結(jié)尾寫今后的打算及努力方向；

(3)語言表達(dá)不當(dāng)，應(yīng)當(dāng)用書面語，不能口語化；

(4)落款沒有日期。

第四篇：秘書學(xué)期末復(fù)習(xí)資料

1．簡述秘書工作基本特征是什么。

秘書工作的基本職能和它所處的特殊位置，形成了一系列對立統(tǒng)一的矛盾，構(gòu)成了其特點(diǎn)。

（一）被動(dòng)性和主動(dòng)性的對立統(tǒng)一

（二）綜合性與專業(yè)性的對立統(tǒng)一

（三）常規(guī)性與隨機(jī)性的對立統(tǒng)一

（四）思想性與事務(wù)性的對立統(tǒng)一

（五）機(jī)密性與溝通性的對立統(tǒng)一

2．秘書機(jī)構(gòu)的特征是什么

? 輔助功能的綜合性。其全面性和全局是其它職能部門和咨詢機(jī)構(gòu)所不具備的。? 所處位置的中樞性。所謂中樞機(jī)關(guān)，就是在決策管理系統(tǒng)中起主導(dǎo)作用的機(jī)關(guān)，秘

書機(jī)構(gòu)是最貼近中樞機(jī)關(guān)的辦事部門。

? 組織關(guān)系的封閉性。只接受本級機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)，直接對本級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé).3.簡述對秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系的認(rèn)識。

1、人格地位上的平等關(guān)系

2、實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)的同事關(guān)系

3、工作職能上的上下級關(guān)系

4、工作過程的主從關(guān)系

5、工作溝通的雙向交流關(guān)系

6、工作績效上的一體關(guān)系

4.秘書機(jī)構(gòu)的基本職能是什么

1.參謀職能表現(xiàn)在：（1）有意識地為領(lǐng)導(dǎo)收集、整理信息。

（2）隨時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供參謀性服務(wù)。

2.助手職能

3.信息溝通職能

4.關(guān)系協(xié)調(diào)職能

5.公關(guān)職能

5.秘書應(yīng)具備怎樣的職業(yè)道德規(guī)范

1、忠誠忠誠的內(nèi)涵比較豐富，忠誠于秘書崗位、事業(yè)，忠誠領(lǐng)導(dǎo)，忠誠于國家、人民。

2、廉潔 清廉是秘書人員的立身之本。特別對公務(wù)秘書尤為重要。

3、謙和是秘書人員在職業(yè)活動(dòng)中處理人際關(guān)系的基本原則。

4、謹(jǐn)慎秘書工作須細(xì)致謹(jǐn)慎，這是秘書工作性質(zhì)，內(nèi)容所決定的。

5、守密是秘書人員應(yīng)加強(qiáng)守密的道德意識，培養(yǎng)成良好的保密習(xí)慣

6.簡述調(diào)查計(jì)劃的基本內(nèi)容

? ⑴ 調(diào)查的目的要求⑵調(diào)研的內(nèi)容

?（3）調(diào)研的的對象、范圍（4）調(diào)查的方式方法

? 〔5〕調(diào)查的時(shí)間和步驟〔6〕確定調(diào)查的組織和分工

?（7）調(diào)查的經(jīng)費(fèi)預(yù)算

7.簡述調(diào)查研究的基本程序

一、確定課題

二、確立調(diào)查的對象、類型和方式

三、擬定調(diào)查項(xiàng)目和題型

四、規(guī)定調(diào)查的時(shí)間和地點(diǎn)

五、制訂調(diào)查研究計(jì)劃

六、組織調(diào)查研究實(shí)施

七、研究調(diào)查資料

八、撰寫調(diào)查研究報(bào)告

8.組織集體訪談應(yīng)注意什么

開始前——

1、確定人數(shù)和人選；

2、事先通知，明確內(nèi)容

3、根據(jù)目的和要求列出調(diào)查提綱。

進(jìn)行中——開始時(shí)，容易冷場，要善于啟發(fā)引導(dǎo)；中期發(fā)言熱烈，要善于抓住中心，防止海闊天空；后期注意發(fā)現(xiàn)新動(dòng)向，抓住遺漏。

不宜過早表態(tài)，不要隨便打斷發(fā)言者。

調(diào)整記錄方式。

言而未盡者，會后個(gè)別交談。

9.問卷調(diào)查的優(yōu)缺點(diǎn)分析

優(yōu)點(diǎn)：

1、調(diào)查人數(shù)不受嚴(yán)格限制

2、節(jié)省開支。

3、回答環(huán)境自由

4、容易量化。

缺點(diǎn)：1問卷內(nèi)容控制在一定范圍內(nèi)

2、不能用于文化程度教低的人。

3、如果設(shè)計(jì)出問題，較難補(bǔ)救。

4、回復(fù)率較低。

10.調(diào)查研究有哪些類型

?

一、問卷法問卷調(diào)查，是采用一種事先設(shè)計(jì)好的結(jié)構(gòu)化、標(biāo)準(zhǔn)化的問卷作為資料收

集工具的一種調(diào)查方式。

二、訪談法 訪問法是調(diào)查者通過對調(diào)查對象的訪問交談來了解情況，收集材料的方法。

三、觀察法 調(diào)查者到現(xiàn)場實(shí)地考察，運(yùn)用自己的感覺器官或借助科學(xué)的工具和手段，通過對社會現(xiàn)象或問題的描述記載來收集資料的方法。

四、文獻(xiàn)法文獻(xiàn)法是指調(diào)查者查閱有關(guān)的書面資料（包括報(bào)刊、文件、檔案以及照片、圖表、錄音、錄像、影片等）以獲取所需要的材料。

五、實(shí)驗(yàn)調(diào)查法①概念：指經(jīng)過特殊安排，適當(dāng)控制某些條件，使一定的社會現(xiàn)象發(fā)生以揭示其產(chǎn)生原因或規(guī)律的方法。

11.會前的準(zhǔn)備工作有哪些？

?

一、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定和協(xié)調(diào)會議議題

?

二、成立會議組織機(jī)構(gòu)

?

三、確定會名、規(guī)模和規(guī)格，提出與會人員名單

?

四、會議經(jīng)費(fèi)的預(yù)算

?

五、擬定會期以及議程與日程

?

六、制發(fā)會議通知

?

七、會議文件和用品的準(zhǔn)備

?

八、會場的選擇和布置

?

九、落實(shí)后勤工作（吃住行）

?

十、做好會前檢查工作

12.會議文件的類型有哪些？請舉例說明。

1．指導(dǎo)性文件，如上級下發(fā)的政策性和工作部署性文件，會議上所做的開幕詞、閉幕詞、領(lǐng)導(dǎo)講話、主題報(bào)告等。

2審議性文件，如工作報(bào)告、述職報(bào)搞、議案以及決定、決議、議程、日程、主席團(tuán)名單、任免名單等會議文件的草案。

3．成果性文件，如決定、決議、會議紀(jì)要、會談紀(jì)要、合同、協(xié)議書等，其中一部分是從審議性文件轉(zhuǎn)化而來的。

4．記錄性文件，如各種會議、會談、會見的記錄。記錄性文件以文字記錄為主，輔以音像記錄。

5．交流性文件如事跡報(bào)告、經(jīng)驗(yàn)介紹、學(xué)術(shù)論文、會議簡報(bào)等。6．參考說明件文件如統(tǒng)計(jì)材料、調(diào)查報(bào)告、說明和其他背景性材料。

7．傳達(dá)宣傳性文件，如會議紀(jì)要、會議公報(bào)、會議簡報(bào)、會議消息以及配合會

議宣傳廣告、招貼等。

8．程序規(guī)范性文件，如議事規(guī)則、會議議程、會議日程、會議保密規(guī)定、選舉辦法、表決程序等。

9．會務(wù)管理性文件：如會議預(yù)案、會議通知、出席人員名單(包括分組名單)、簽到簿、報(bào)到登記表、作息時(shí)間、文件消退表、會議總結(jié)等。

13.談?wù)剷龅倪x擇和布置

事先劃好座位區(qū)域大門貼指示牌、座位圖

出席證注明座位號

主席臺座次安排

? 依職務(wù)高低和選舉結(jié)果

? 會議主持人的位次

原則：依職務(wù)的高低和選舉的結(jié)果安排座次，職務(wù)最高者居中，按先左后右、前高后低的順序依次排列。

主席團(tuán)座次圖表貼休息室

擺放座位臺簽

秘書引導(dǎo)入座

?

1、大型會議事先應(yīng)劃好區(qū)域，貼上標(biāo)識牌、指示牌、座位名簽，使與會人員順利

入座。

?

2、表彰、總結(jié)類型大會上，應(yīng)將被表彰、受獎(jiǎng)勵(lì)對象安排在前幾排，最好貼上座

位名簽。

?

3、要注意分清上、下座。

? 會場：會議室、會客廳、會議廳

? 布局：半月形 圓形

橢圓形 方拱形

長方形 T字形

? 作用：坐得比較緊湊，便于討論和發(fā)言

? 人大會：莊嚴(yán)隆重黨代會：樸素大方

? 慶祝會：熱烈喜慶追悼會：莊重肅穆

? 座談會：和諧融洽紀(jì)念會：隆重典雅

? 日常工作會議：簡單實(shí)用

? 主席臺的裝飾

會標(biāo)會徽背景

花卉臺簽

? 會場四周的裝飾

會場四周和會場口，懸掛橫幅標(biāo)語、宣傳畫、迎賓牌、廣告、彩色氣球

14會議記錄的重點(diǎn)是什么？

會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動(dòng)；

會議討論、爭論的焦點(diǎn)及其各方的主要見解；

權(quán)威人士或代表人物的言論；

會議開始時(shí)的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；

會議已議決的或議而未決的事項(xiàng)；

對會議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動(dòng)

15.會議通知的擬寫和發(fā)布

會議通知的格式

通過文件傳遞渠道發(fā)出的會議通知，一般應(yīng)寫明：

召開會議的原因、目的、會議名稱、主要議題、到會人員、會議及報(bào)到時(shí)間、地點(diǎn)、需要的材料等，通常采用條文式寫法。

供機(jī)關(guān)、單位內(nèi)部張貼或廣播的周知性會議通知：

正文開頭可不寫受文對象，應(yīng)在通知事項(xiàng)中說明：

會議時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、準(zhǔn)備材料及出席人員等。

語言力求簡短、明白。

還可以采用卡片式、表格式等。

按通知的名稱分為會議通知、邀請信(函、書)、請柬、海報(bào)、公告等

16.開幕典禮的準(zhǔn)備工作

? 1.做好輿論宣傳工作。2.準(zhǔn)備好開幕詞。3.擬定典禮的程序。4.做好來賓邀請工作。? 6.做好場地布置。7.做好物質(zhì)準(zhǔn)備。（用品和設(shè)備）8.做好禮品饋贈(zèng)。

17.畫出簽字儀式的流程圖

雙方助簽翻揭文本，指明簽字處

主簽人員簽字

助簽人員交換文本

主簽人員簽字

主簽人交換文本

握手慶賀或舉杯同賀

18.簡述信訪工作的基本原則。

?

1、調(diào)查研究，實(shí)事求是的原則

?

2、按政策法規(guī)辦事的原則

?

3、處理實(shí)際問題與思想疏導(dǎo)、法制宣傳教育相結(jié)合原則

?

4、屬地管理、分級負(fù)責(zé)的原則。

?

5、及時(shí)，就地依法解決問題的原則

19.集體上訪的特點(diǎn)和處理原則

? 集體上訪指5人以上聯(lián)名信或集體上訪，具有行為的群體性，意愿的同一性，組合暫時(shí)性，這類信訪社會影響較大，人多勢眾，有共同意愿，信訪試圖通過集體信訪達(dá)到目的，它是信訪矛盾激化的一種表現(xiàn)形態(tài)。

?處理集體上訪的原則：

? 首先，應(yīng)堅(jiān)持預(yù)測信訪與解決問題相結(jié)合；

? 其次，“歸口處理”與“就地消化”相結(jié)合，既要堅(jiān)持“屬地管理，分級負(fù)責(zé)”又

要注意因勢利導(dǎo)；

? 再次，堅(jiān)持原則與靈活性相結(jié)合。

20.來信的處理程序

? ㈠收信 包括“收、揀、拆、訂、蓋”

? ㈡閱信閱看是正確處理信件的基礎(chǔ)

? ㈢登記

?

1、形式：登記簿、登記卡和活頁登記單三種形式。

2、基本項(xiàng)目：收信日期、來信

編號、來信人姓名、單位、內(nèi)容摘要、辦理情況、辦理日期（還可以有附件份數(shù)、寄發(fā)類別、備注等項(xiàng)目）

? 內(nèi)容摘要，簡明扼要，文件標(biāo)題般概括，要求能概括地反映出信訪實(shí)質(zhì)問題。㈣處理

? ㈤復(fù)信 函復(fù)、面復(fù)、電復(fù)

?將處理情況和結(jié)果給來信人作答復(fù)，復(fù)信一般使用公文語體，敘述嚴(yán)密，不能

含糊。

? ㈥存查

? 1.留存：信訪部門留存信件的范圍盡量要小，①已作結(jié)案處理，本人要求過高，并

明顯不符合政策規(guī)定的。②精神癡愚者的來信。③無具體內(nèi)容和情節(jié)的匿名信。④個(gè)別不宜處理轉(zhuǎn)的信件，如打油詩。這些信件不再承辦，可作些登記和統(tǒng)計(jì)。? 2.查信：為保障人民群眾通信自由，原則上不受理查信，21簡述周計(jì)劃表編制的注意事項(xiàng)。

? 1.應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)意圖制定2.用紙以一張為限

?

? 3.除內(nèi)容、事項(xiàng)、日期外還須有時(shí)間、地點(diǎn)。4.日程不能排得太滿 5.變動(dòng)要及時(shí)調(diào)整和落實(shí)6.計(jì)劃表應(yīng)歸檔保存

22簡述如何做好秘密文件的保密工作？

?（1）文件撰制的保密：標(biāo)明密級，確定發(fā)放范圍；印制過程中的清樣、廢頁、鉛

版、蠟紙的保密；草稿和修改稿的保密；復(fù)制時(shí)須履行手續(xù)，嚴(yán)格把關(guān)。

?（2）文件傳送的保密：不通過普通郵政，不用普通傳真機(jī)傳遞秘密文件；專程取

送，嚴(yán)格履行登記、簽收手續(xù)。

?（3）文件的辦理的保密：收發(fā)、分送、傳閱、借閱均須有嚴(yán)格的登記制度。

?（4）文件的保管的保密：存放在有保密保障的地方；及時(shí)清理、清退秘密文件；

按規(guī)定立卷歸檔；

23值班的主要工作內(nèi)容

?

1、接收處理上報(bào)下發(fā)的文稿和信函

2、承接上級的指示、通知和下級報(bào)告事宜。?

3、接待來訪人員。

4、處理突發(fā)事件。

5、承辦臨時(shí)事項(xiàng)。

?

6、編寫值班材料和大事記。

7、做好單位的安全保衛(wèi)工作。簡述印章的使用和管理工作。

?

1、使用印章必須經(jīng)與印章權(quán)力相稱的領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，保管人員不能自己決定是否用

章；

2、用印前，印章管理人員應(yīng)了解用印內(nèi)容和目的，確認(rèn)符合手續(xù)規(guī)定后，方可蓋章；（管理人員對用印有監(jiān)督權(quán)，必須進(jìn)行認(rèn)真的審查，對有疑問的或不符合規(guī)定的，有權(quán)拒用或提出異議，即使有領(lǐng)導(dǎo)簽字，也可請求復(fù)議。不能有求必?。?；不能將章帶出辦公室。

3、用章登記。內(nèi)容包括：用章時(shí)間、用章單位、內(nèi)容摘要、批準(zhǔn)人、經(jīng)辦人、用印人、用印數(shù)和留存份數(shù)等。留存件和登記簿年終要存入檔案。

?

4、蓋章位置正確。公文應(yīng)蓋在落款和年、月、日處，“騎年蓋月”，即印章左椽與

落款日期的“年”字相齊，月、日應(yīng)壓于印章之下。蓋印要清楚，不可歪、倒、偏、糊。其他憑證按習(xí)慣位置蓋章。

5、不在空白憑證上蓋章。卻因工作需要，經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，逐份編號蓋章后，由使用人簽名領(lǐng)用。

6、保證印章的絕對安全。做到專人專柜保管。存放印章的箱柜要牢固，防止被盜。印章如果被盜，應(yīng)立即報(bào)告上級部門和公安機(jī)關(guān)，及時(shí)采取措施，防止造成損失。印章被盜造成不良后果，保管人員要負(fù)法律責(zé)任

?

7、廢止后的印章應(yīng)就地封存或繳回制發(fā)機(jī)關(guān)，不得重新啟用。

第五篇：三級秘書考試復(fù)習(xí)資料

三級秘書考試復(fù)習(xí)資料

第一章 商務(wù)溝通

1.在見面禮儀中要注意到：在日本，鞠躬是常見的傳統(tǒng)禮節(jié)；在歐洲各國喜歡擁抱的禮節(jié) 2.錄像中可能出現(xiàn)用餐禮儀：注意

3.饋贈(zèng)禮儀中：（1）與法國人交往，不宜選用刀、劍、剪、餐具或是帶有明顯的廣告標(biāo)志的物品作為饋贈(zèng)禮品。（2）與美國人交往，兩種場合可通過贈(zèng)禮①圣誕節(jié)期間②當(dāng)你抵達(dá)和離開美國的時(shí)候。(3)與俄羅斯人交往，送鮮花要送單數(shù)。（4）與日本人交往，切忌送梳子，而且一般不送菊花和荷花。（5）與阿拉伯人交往，不送酒。P330 4.商務(wù)交往中，日本人不太尊重女性。

5.談話禮儀中，（1）避談?wù)?、宗教等敏感話題（2）不要以自我為中心（3）避免詢問他人穿著、飾物等價(jià)格。（4）男士不問錢包，女士不問年齡。6.西餐餐具中注意刀和叉的使用。P334中

7.進(jìn)餐禮儀時(shí)，餐巾放在腿上。完全攤開、塞在胸前、掖在腰帶上都是不正確的。P335 8.普通西餐的上菜順序：面包、湯、各類菜肴、甜點(diǎn)、水果、咖啡或者紅茶。P335 9.吃甜點(diǎn)時(shí)，要用刀切開后，用叉取食 P336 10.第一大題：背景：要接待一個(gè)重要訪團(tuán)，進(jìn)行崗前培訓(xùn)，請您寫一份接待計(jì)劃。

答：（1）做接待計(jì)劃之前我們要了解基本情況，確定接待規(guī)格，指定接待計(jì)劃包括工作準(zhǔn)備、生活準(zhǔn)備、參觀娛樂準(zhǔn)備，最后確定人員和經(jīng)費(fèi)（2）書上第339頁上中要點(diǎn)的第一點(diǎn)。（3）書上第339頁上中要點(diǎn)的第二點(diǎn)。（4）進(jìn)行崗前培訓(xùn)的基本原則和要求：①.不卑不亢：不論外賓來自哪個(gè)國家，所代表公司、企業(yè)的大小，都應(yīng)該以禮相待，互相尊重。②依法辦事：國際間的交往合作，都要依法而行，不僅遵守我國法律，也要遵守對方國家的法律。③內(nèi)外有別：指要有保密觀念，既要保守國家機(jī)密，也要保守本單位的機(jī)密。④了解國際交往的基本禮儀：即見面禮儀、談話禮儀、身體語言禮儀、餐飲禮儀等等。P339（5）在涉外活動(dòng)安排中，注意安排好禮賓次序，它表示各國主權(quán)平等的地位。方法有：（1）按身份與職務(wù)的高低排列。（2）按來賓所在國名稱的英文字母順序排列（3）按時(shí)間先后順序排列。P339下

11.單選：對以前來訪過的來賓，接待規(guī)格應(yīng)按慣例規(guī)格。P340上 12.會談時(shí)就某些實(shí)質(zhì)性的問題進(jìn)行交流。（選擇）P340中 13.會談完畢后的合影留念時(shí)，順序按第341頁的第一種。他遵循的原則：（1）以右為尊（2）前高后低

14.對外宴請時(shí)要注意：（1）環(huán)境要雅致、安靜（2）點(diǎn)菜時(shí)要考慮對方的信仰方面的忌諱，有許多對方不能普遍接受的，如燕窩、魚翅、海參等（看一下書P341下）

15.集體來訪，組織其參觀、娛樂時(shí)要一要去有代表性的地方；二是不能泄密。應(yīng)預(yù)先通知接待方作好準(zhǔn)備。P342 16.錄像中可能出現(xiàn)：迎賓時(shí)秘書要到大門口去迎接；介紹時(shí)通常是先由我方人員或翻譯按、迎賓者按身份高低向來賓一一介紹 P342中 注意：在溝通部分可能出現(xiàn)大題，多為小題

17.小題：廣義的網(wǎng)絡(luò)溝通指那些網(wǎng)絡(luò)溝通與傳統(tǒng)溝通并行、或者網(wǎng)絡(luò)溝通占主導(dǎo)地位的企業(yè)管理溝通體系。P344中

18.網(wǎng)絡(luò)溝通的主體有：管理者的角色轉(zhuǎn)換、員工—知識擁有者、網(wǎng)絡(luò)溝通的環(huán)境P344 19.網(wǎng)絡(luò)溝通的環(huán)境有三個(gè)網(wǎng)：企業(yè)內(nèi)部的Intranet、企業(yè)的供應(yīng)商間的Extranet、企業(yè)外部的Internet P344下

20.基于Internet的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的公司內(nèi)部網(wǎng)，不僅提高了企業(yè)信息服務(wù)的自動(dòng)化程度，而且降低了企業(yè)管理費(fèi)用。P345 21.Intranet模式以瀏覽器/Web服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫服務(wù)器為核心。P345 22.Intranet的應(yīng)用有兩種形式：發(fā)布內(nèi)部文件、內(nèi)部通信 P345中 23.Extranet是面向公司合作伙伴、相關(guān)企業(yè)和主要客戶。Extranet通常位于防火墻之后，通常也不向大眾提供公共服務(wù)信息 P345下

24.選擇題：Extranet的作用是：三點(diǎn)（書上第346上）25.多選題：網(wǎng)絡(luò)溝通的主要形式：四個(gè) 書上第346頁

26.網(wǎng)絡(luò)溝通的原則：主要考試前三點(diǎn)：交流面對面，管理最有效；信息傳遞前，深思又熟慮；注重影響面，圈內(nèi)與圈外。P347 27.網(wǎng)絡(luò)溝通存在的問題：?？嫉谝缓腿c(diǎn)：溝通信息呈超負(fù)荷態(tài)；縱向溝通弱化，橫向溝通擴(kuò)張。P348和P349 28.人們愈來愈青睞電子郵件和電子公告板 P349上第四行

第二章 辦公環(huán)境的管理

1.辦公布局：開放式辦公室的優(yōu)點(diǎn)：易于溝通，便于交流；缺點(diǎn)：房間易有噪音，如說話聲，打電話等影響他人 ； 封閉式辦公室的優(yōu)點(diǎn)：易于保證工作的機(jī)密性（把書第353頁上表格看一下）

2.封閉式辦公室又稱為傳統(tǒng)辦公室、網(wǎng)格式辦公室。P352 3.預(yù)防緊急情況的措施有：主要是第二點(diǎn)和第六點(diǎn)（P354）其中，第二點(diǎn)可能考選擇題；第六點(diǎn)在錄像中可能出現(xiàn)

4.發(fā)生事故時(shí)，秘書要填寫《事故情況記錄表》；如果事故中有人受傷，則涉及到的每個(gè)人都要填寫一張《工傷情況報(bào)告表》，里面的主要信息要有：完成表格人員、事故涉及人員、事故見證人、填寫表格的人員簽名和日期。注意一定不要有傷情鑒定醫(yī)生。5.第二題：改進(jìn)日常辦公事務(wù)工作流程的方案。

答：改進(jìn)日常辦公事務(wù)工作流程的基本思路是：合并和精簡。認(rèn)識到存在的問題后，提出如下改進(jìn)建議。書上第356頁的表格，把大標(biāo)題寫上，然后在自己添寫一些話，是句子完整通順。然后再答第357頁注意事項(xiàng)中：（1）流程應(yīng)由職權(quán)明確的專人來負(fù)責(zé)（2）要考慮客戶的需要，與其他流程以及客戶需求適當(dāng)結(jié)合（3）流程本身要有不斷改善的空間和彈性。6.選擇題：文稿審定的步驟：（1）文秘人員打印文件，首先應(yīng)瀏覽一遍文稿。（2）校對人員應(yīng)認(rèn)真校對。（3）章監(jiān)管員用印前，對文件內(nèi)容、文件格式、簽發(fā)手續(xù)再次認(rèn)真核對一遍。P358上

7.選擇題：文稿審核的內(nèi)涵：法律審核、政策審核、實(shí)施審核、體式審核、程序?qū)徍薖358 8.選擇辦公設(shè)備和易耗品供應(yīng)商時(shí)要比較：（1）價(jià)格和費(fèi)用，如批量購買，節(jié)日削價(jià)或?qū)⑵渲付ㄎ┮坏霓k公用品供貨商，但注意一定不要處理的產(chǎn)品（2）質(zhì)量和交貨（3）服務(wù)和位置（4）安全和可靠性 要仔細(xì)比較供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單、訂貨單、交貨單和發(fā)票是否一致P359 9.第三題：作為秘書，你如何做到對辦公用品的控制和監(jiān)督？

答：第一：要做好庫存控制，就要確定好庫存卡，既確定最大庫存量、最小庫存量和再訂貨量。其中最大庫存量是（定義，在書上第360頁中間），最小庫存量是（定義，在書上第360頁），再訂貨量是：（定義，在書上第360頁）

第二：加強(qiáng)對辦公設(shè)備和耗材的庫存管理和監(jiān)督，要求保持進(jìn)貨卡、出貨卡和庫存卡的三卡一致。(P261)進(jìn)貨卡即記錄所有接收信息；出貨卡即是申請領(lǐng)用單，記錄發(fā)放物品的數(shù)量；庫存卡是每一次計(jì)算物品的庫存余額，該余額代表庫存物品的實(shí)際數(shù)量。（P260）

第三：最后（書上第360頁下）①檢查庫存物品申請表和庫存卡，從而了解各部門和某個(gè)人使用物品的情況②定期檢查庫存記錄卡，了解庫存物品的項(xiàng)目和最大、最小庫存量和再定購量③檢查實(shí)際庫存，將庫存中實(shí)際存放的物品余額對照卡片上的余額相比較，看是否有出入，其目的是防止浪費(fèi)和被盜。

10.小題：租用或租借合同無法提前終止，否則可能是昂貴的.P361 11.辦公用品的采購，①由購買貨物的人填寫《購買申請表》，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后交給采購人員。并復(fù)制一份給會計(jì)部門。②采購人員要根據(jù)收到的貨物填寫入庫單，貨物入庫，庫房人員要簽字表示貨物進(jìn)庫③會計(jì)部門收到發(fā)票后，對照交貨單、入庫單和訂購單，要做到三單一致，經(jīng)財(cái)務(wù)主管簽字，支付款額或支票。P362 12.做時(shí)間表應(yīng)按照工作的輕重緩急和邏輯順序用數(shù)字編號標(biāo)記出任務(wù)完成時(shí)間的前后順序。(P363中)并指明每一項(xiàng)任務(wù)的負(fù)責(zé)部門或承擔(dān)人以及負(fù)責(zé)人 13.行動(dòng)計(jì)劃的內(nèi)容：書上第364頁第一、二、三、四點(diǎn) 14.現(xiàn)代企業(yè)管理要求工作的時(shí)效性。制定承辦周期的內(nèi)容和期限要考慮：（1）時(shí)間期限（2）確定多長的時(shí)間期限做標(biāo)準(zhǔn)適宜，包括能體現(xiàn)組織的形象。P365中

15.承辦周期是企業(yè)接到客戶或詢問者的問題后處理并回復(fù)的時(shí)間規(guī)定。P365下

第三章 常用事務(wù)文書的擬寫

1.選擇題：市場調(diào)查報(bào)告的特點(diǎn)：其一是針對性；其二是真實(shí)性；其三是時(shí)效性。P367中

2.市場調(diào)查報(bào)告有情況調(diào)查報(bào)告、事件調(diào)查報(bào)告、經(jīng)驗(yàn)調(diào)查報(bào)告和問題調(diào)查報(bào)告。P367 3.市場調(diào)查報(bào)告的主體由三部分：書上第368頁下 4.市場調(diào)查報(bào)告最重要的是實(shí)事求是。P369中

5.計(jì)劃的概念。是實(shí)現(xiàn)目標(biāo)、內(nèi)容、步驟、措施和完成期限的一種事務(wù)性文書 p369 6.計(jì)劃的特點(diǎn)：其一是針對性；其二是預(yù)見性。P369 7.從書上第371頁下計(jì)劃的結(jié)構(gòu)與寫法開始看到第372頁的注意事項(xiàng)。看后，第四題題目就是根據(jù)背景寫一篇計(jì)劃書。

北京的粗略意思是：單位要開展一項(xiàng)學(xué)習(xí)太極神功的活動(dòng)，學(xué)習(xí)完后舉行比賽，以次寫一個(gè)計(jì)劃。（注明：背景是老師舉的例子，未必是考題）仔細(xì)看一下書上第370頁，例文分析2 8.總結(jié)的類型;按內(nèi)容分，由學(xué)習(xí)總結(jié)、工作總結(jié)等；按性質(zhì)和作用分，由綜合性總結(jié)、專題性總結(jié)等。（選擇題）P372 9.總結(jié)的結(jié)構(gòu)中主體包括的內(nèi)容：成績和經(jīng)驗(yàn)、存在的問題和教訓(xùn)以及今后努力的方向等 10.選擇題：主體由過程式、經(jīng)驗(yàn)式等多種形式。P374 11.在總結(jié)中的注意事項(xiàng)：第一、二、三、四點(diǎn) P374 12.述職報(bào)告的特點(diǎn)是：一是個(gè)人性；二是真實(shí)性；三是通俗性。P375 13.重點(diǎn)：招標(biāo)書。招標(biāo)書由多種類型：企業(yè)經(jīng)營者招標(biāo)書、企業(yè)承包招標(biāo)書、勞務(wù)招標(biāo)書、技術(shù)引進(jìn)或轉(zhuǎn)讓招標(biāo)書。P376下 14.第五題：可能是公文寫作題：招標(biāo)書 因此一定要好好看一下招標(biāo)書的結(jié)構(gòu)和寫法 看一下第377頁的招標(biāo)書例文

15.第六題：可能是請柬寫作題 參見第191頁請柬的格式與寫法

16.投標(biāo)書也稱為“標(biāo)函”，它的特點(diǎn)是：針對性、求實(shí)性和合約性。P378 關(guān)于投標(biāo)書的結(jié)構(gòu)和寫法同學(xué)看一下即可。第四章 會議與商務(wù)活動(dòng)

1.會議前我們應(yīng)該做好哪些方面？（1）確定會議的議題（2）確定會議的議程（3）確定會議時(shí)間、會期（4）確定經(jīng)費(fèi)預(yù)算和餐飲安排 P382 2.確定會議主題的主要方法：一是要有切實(shí)的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的事跡；三是要有明確的目的。議題是對會議主題的細(xì)化 P382 3.會務(wù)組是負(fù)責(zé)會務(wù)組織、會場布置、會議接待簽到等會議的組織、協(xié)調(diào)工作。P382下 4.開遠(yuǎn)程會議，預(yù)算我們應(yīng)重點(diǎn)考慮：郵電通信費(fèi)用，電話和電視費(fèi)用

5.選擇題：三方或三方以上參加會議的桌子藥用：A.長方形桌子B.圓桌性C..馬蹄形桌子D.正方形桌子 答案：BD 6.選擇題：在什么樣的會議中，報(bào)告人和主辦單位負(fù)責(zé)人座位相間排列？答案：報(bào)告會、表彰會、聯(lián)席會 P385中

7.遠(yuǎn)程會議的優(yōu)點(diǎn)：節(jié)省時(shí)間、節(jié)省金錢、可以使用錄音帶的形式作永久紀(jì)錄 P385 8.第七題：秘書如何做好會議協(xié)調(diào)？

答：在總協(xié)調(diào)中，先要準(zhǔn)備工作協(xié)調(diào)，即答書上第387頁上面的表格，然后再添加兩列，一列的標(biāo)題是：不完成，存在問題；另一列的標(biāo)題是：落實(shí)日期

在組織工作協(xié)調(diào)中，秘書要引導(dǎo)會議進(jìn)程，秘書發(fā)言（1）著裝要得體，注意表情（2）在時(shí)機(jī)成熟時(shí)，適時(shí)引導(dǎo)（3）發(fā)言時(shí)要與領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)向相同。秘書還應(yīng)做到在會上認(rèn)真傾聽，最大限度地給予鼓勵(lì)，在會上要尊重他人意見，確信自己能對任何沖突產(chǎn)生積極的影響。9.決定會議效果的因素：書上第388頁下第二點(diǎn)、第三點(diǎn)、第四點(diǎn)和第五點(diǎn)。10.導(dǎo)致會議承銷不高的主要方面：P389中，看一下即可，了解 11.第八題：某公司開業(yè)。請你做好開業(yè)典禮的前期準(zhǔn)備

答：書上第392頁到393頁，一共9個(gè)點(diǎn)。其中在第四點(diǎn)，闡述來賓邀請的人士包括上級領(lǐng)導(dǎo)，社會名流，新聞界人士和同行業(yè)代表。第六點(diǎn)中，開業(yè)現(xiàn)場，可以是正門之外的廣場，也可以是正門之內(nèi)的大廳。第九點(diǎn)中，向來賓贈(zèng)送的禮品時(shí)，應(yīng)選擇有宣傳性、榮譽(yù)性和獨(dú)特性的禮品。

典禮的程序包括：1——7點(diǎn)（書上第394頁），其中第五點(diǎn)，詳細(xì)闡述揭幕人要由本單位負(fù)責(zé)人和一位上級領(lǐng)導(dǎo)或嘉賓代表組成，揭去蓋在牌匾上的紅布，宣告企業(yè)的正式成立 以上用自己的語言組織一下。即為答案

12.信息發(fā)布會的主題大致有兩類：（1）說明性主題（2）解釋性主題 P395 13.選擇：信息發(fā)布會的時(shí)間選擇要注意：（1）避開節(jié)日與假日（2）避免與重大社會活動(dòng)相沖突（3）防止與新聞界的宣傳報(bào)道重點(diǎn)撞車 P395下

14.選擇：確定信息發(fā)布會的地點(diǎn)要考慮：（1）本單位所在地（2）事件發(fā)生地（3）當(dāng)?shù)刂馁e館、會議廳等 P395下

15.信息發(fā)布會的主賓是新聞?dòng)浾?廣告公司、客戶、同行業(yè)是受邀請的對象 P396上

17.信息發(fā)布會的主持人大都由主辦單位的辦公室主任或秘書長、公關(guān)部部長擔(dān)任。P396 18.選擇：圖片、實(shí)物、模型、錄像、光碟等也是新聞發(fā)布會準(zhǔn)備的材料。P396中

19.信息發(fā)布會上要注意：（1）講話重點(diǎn)突出（2）各發(fā)言人口徑統(tǒng)一（3）對各方記者要一視同仁，不能厚此薄彼 p397 第五章 信息與檔案

多為選擇題，這部分也可能出現(xiàn)大題（可能在檔案與溝通中選擇一個(gè)）1.多選：信息開發(fā)的主要形式：P401下

2.剪報(bào)的優(yōu)點(diǎn)：成本低，獲得的信息量多 不足的是：缺乏時(shí)效性、可靠性 P402上 3.信息資料索引可分為篇目索引和內(nèi)容索引。P402中

4.文摘的類型：指示性文摘（適用于信息篇幅長河內(nèi)容復(fù)雜的情況）和報(bào)道性文摘 P402 5.多選題：信息編寫的類型：5點(diǎn) 書上第403頁下面

6.信息開發(fā)的方法：主要注意第三點(diǎn)（縱深發(fā)）和第四點(diǎn)（連橫法）P404中

7.仔細(xì)看書上第405頁信息開發(fā)的類型，一次信息的形式有剪報(bào)、外文文獻(xiàn)的編譯等；二次信息的形式有目錄、索引、文摘和簡介等；三次信息提供的是評述性的、動(dòng)態(tài)性的、預(yù)測性的信息，其形式有：簡訊、綜述、述評、調(diào)查報(bào)告等 P405中 其考察方式是：從中抽出4個(gè)，讓你選擇哪些是一次信息？二次信息？三次信息？

8.信息開發(fā)技巧：抓住熱點(diǎn)、針對難點(diǎn)、找準(zhǔn)亮點(diǎn)、超前預(yù)測、突出特色 P405中 9.信息利用中要使用跟蹤卡，跟蹤卡的定義。P406中

10.信息咨詢服務(wù)的表現(xiàn)形式：報(bào)刊索引服務(wù)、信息線索咨詢服務(wù)、統(tǒng)計(jì)資料的咨詢服務(wù)。P407 考題形式：在給出別的一個(gè)，構(gòu)成四個(gè)選項(xiàng)

11.信息反饋的形式：正反饋和負(fù)反饋，前反饋和后反饋 四選題 P408 了解前反饋的定義：在信息發(fā)出之前，向信息發(fā)出者表示的要求和愿望 如來自基層和群眾中的建議和呼聲等 后反饋的定義：信息在發(fā)出后，信息接受者對信息做出的反應(yīng) P408 12.信息反饋的特點(diǎn)：針對性、及時(shí)性和連續(xù)性 P409中

13.選擇題：開展檔案利用的方式和途徑有：（1）開設(shè)閱覽室（2）檔案外借（3）制發(fā)檔案復(fù)制本（4）出具檔案證明 P411 14.開架閱覽的做法是：（1）科技檔案副本（2）非密的或密級較低的（3）編制“科技檔案檢索圖表” 選擇題P411 15.檔案外借的制度：（1）辦審批手續(xù)（2）外借期限不易過長（3）數(shù)量要有所限制（4）保證按期歸還 P411 16.檔案復(fù)制本分為副本和摘錄兩種 P411 17.檔案人員只有在利用者正式申請下才能出具檔案證明。在證明中只能對有關(guān)材料進(jìn)行客觀地、如實(shí)地?cái)⑹龌蛘?，尤其對所要證明的問題起關(guān)鍵性作用的內(nèi)容應(yīng)做到與原件的字、句，甚至標(biāo)點(diǎn)完全吻合。P412中

18.印發(fā)目錄包括內(nèi)部印發(fā)（向內(nèi)部各機(jī)構(gòu)和下屬單位印發(fā)）和外部交流兩種 P412 20.“提供檔案利用”是針對檔案管理者而言；“利用檔案”是針對利用者而言 P412下 21.檔案參考資料具有問題集中、內(nèi)容準(zhǔn)確、文字精煉、概括性強(qiáng)的特點(diǎn) P413中

22.把書上第413頁下的幾種常見的檔案參考資料的編寫看一下 他的考題類型可能是根據(jù)一定的背景，讓你選擇。如對于一個(gè)搞科技的企業(yè)來說，編寫檔案參考資料的一句詩（）則選書上第415頁的第八點(diǎn)、第九點(diǎn)和第十點(diǎn)。因此要知道，對于不同類型的企業(yè)，其依據(jù)不同。

23.大事記的概念 P413中

秘書編寫的大事記主要是持續(xù)反映本單位情況的單位大事記。在編寫的時(shí)候，具體要求是：（三點(diǎn)）第一，觀點(diǎn)正確，用材真實(shí)；第二，大事突出，要是不漏，小事不記；第三，系統(tǒng)條理，簡明扼要 P413 大事記的內(nèi)容有大事時(shí)間和大事記述兩部分組成。

23.組織機(jī)構(gòu)沿革和企業(yè)年鑒 可能要反過來考。如：選擇題：系統(tǒng)記錄一個(gè)單位或?qū)I(yè)系統(tǒng)的體制、組織機(jī)構(gòu)和人員編制變革的情況的一種文字材料是（）選擇：組織機(jī)構(gòu)沿革 同時(shí)，企業(yè)年鑒也是如此的考法 P414 24.統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集按其內(nèi)容可分為綜合性和專題性兩種 P414中

25.針對性地提供檔案服務(wù)的人員：計(jì)劃決策人員、基層管理者、科研人員、工程技術(shù)人員P416中的四個(gè)大標(biāo)題

關(guān)于錄像答題技巧：

一般：（1）看秘書的著裝，看是否著職業(yè)裝（2）辦公桌是否整潔、信函要分類放置（3）在打電話時(shí)，注意：①電話要在鈴響三聲內(nèi)接電話②要用禮貌用語，如您好等？③上班時(shí)間不得占用電話聊天（4）保密：①不能對好朋友泄密②不能為了炫耀，泄密③不能因?yàn)槔习宄衬?，賭氣泄密

（一）關(guān)于商務(wù)活動(dòng)中的簽字儀式：書上第389頁

注意：迎客:秘書在大門口迎接，領(lǐng)導(dǎo)在會議室等待迎接；客人應(yīng)坐在右邊；簽字廳應(yīng)整潔干凈；簽字桌應(yīng)為長桌，桌布應(yīng)為綠色；實(shí)現(xiàn)應(yīng)準(zhǔn)備好簽字用具：如合同文本、簽字筆、吸墨器等；桌上要擺放雙方國旗；入座座位，助簽人應(yīng)在主簽人的后面；其他隨從人員的位置要注意；合同第一次交換由助簽人完成，第二次交換由簽字人完成；到最后要照相留念，注意站的位置；共飲香檳酒互相慶祝；最后談話要注意：不談?wù)?、宗教；不問婚否；身子預(yù)言：注意OK在不同國家的意思不同。

（二）宴請

注意：場地的選擇；點(diǎn)菜時(shí)要注意對方有無忌口；迎客的方式；入座的順序;關(guān)于在宴請的過程中出現(xiàn)的一些聊天注意事項(xiàng)；可能涉及到招標(biāo)書的準(zhǔn)備工作和投標(biāo)，注意其日期；秘書要為上司準(zhǔn)備好信息資料；電話保密工作；會議通知包括哪些內(nèi)容；管理上司日志時(shí)，若上司日志發(fā)生變化，則應(yīng)當(dāng)先調(diào)整上司日志，再調(diào)整自己的日志，然后提醒上司日志已變化，最后通知對方，并致歉

(三)有關(guān)商務(wù)旅行：詳見書上第397頁（秘書與領(lǐng)導(dǎo)一起出行，可能還有其他人員）

注意：做好出行前的準(zhǔn)備，擬定出訪方案；包括意圖和目的，出訪時(shí)間、地點(diǎn)和路線，費(fèi)用情況和簡單要求等。仔細(xì)看書上399頁的表格，準(zhǔn)備好后要想上司匯報(bào)。召開全體出訪人員預(yù)備會，給上司提醒。

（四）有關(guān)溝通：可能員工家屬來鬧事

注意：好好看看書上的第239頁的溝通策略，這是一個(gè)對外的橫向溝通問題。

秘書有無做到換位思考；耐心傾聽；秘書有無做到日常接待，如倒水等；如果對方著急，秘書不可以急，應(yīng)該有耐心；秘書在接待過程中要注意保密工作；與對方說話時(shí)，不能出現(xiàn)有“讓我告訴你??的電話和地址”，即在未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)下，不能說出領(lǐng)導(dǎo)的電話和地址。對方提出一些要求，秘書要向上級請示；若上級正在開會或接待他人，秘書不能直接進(jìn)去向領(lǐng)導(dǎo)說，而應(yīng)寫成便條形式，把領(lǐng)導(dǎo)叫出來匯報(bào)。領(lǐng)導(dǎo)在未吱聲的情況下，秘書不應(yīng)該說出該如何如何決定。