第一篇：涉外秘書08年7月

第一章

P1第三段：：“秘書”最初是指物…………..或一種職業(yè)的名稱。

第五段：秘書若從聘任者的角度來分類，可以分為公職秘書和私人秘書。倒數第二段：廣義的涉外秘書是指：為…………的工作人員。

最后一段：狹義的涉外秘書是指在涉外企業(yè)和……………….的秘書也都有指導作用。

P2.涉外秘書所從事的秘書工作，歸納起來，主要有以下幾項：第一………第二……第三…….第四……..第五……….第六………第七……….P4—5.涉外秘書的工作原則：一.堅持“和平共處五項原則”。和平共處五項原則的內容是：互相尊重……….平等互利，和平共處。二.堅持“………….”的原則.三.堅持“………”的原則。四.堅持“……….”的原則?！皣栏駡?zhí)行外事紀律”的原則時時刻刻提醒每一位涉外秘書，你是在外國老板手下工作的中國人你是在外國人身邊的中國人，因而一言一行。一舉一動都應遵守必要的規(guī)章。如外事紀律中規(guī)定：要……………不隨便評頭品足。另外，涉外秘書要嚴守對外保密紀律，在工作中謹言慎行。

P6.第二段：自動化辦公室與傳統(tǒng)辦公室有著相同的信息交換功能…………..將來也不會被取而代之。

最后一段：涉外秘書的工作范圍，大體分為三個部分：（1）……（2）……（.3）……..第二章

P9.2.教育背景：（1）學歷：所…………（2）技能…………制表等（3）學習………..或進修。

P11.二。求職信：求職信是為了異地求職、應征…………其基本目的是爭取獲得面試機會。求職信的語氣既可以是期待式的，也可以是請求式的。

最后一段：求職信的寫作步驟與推銷員的講話相似：（1）……..（2）…..（3）……

（4）…..（簡答）

P12.倒數第三段：信件的結尾多提出要求，通常是…………向顧主說明自己勝任這份工作。（判斷）

倒數第二段：求職信的格式：不要使用個人信紙或帶商業(yè)抬頭的信紙。在信件日期上方，打出你的回信地址。

最后一段：如果可能，求職信應寫給某位具體人士。故要特別盡力查出人事部經理的姓名。

P14.第三段：面試前首先要了解應聘公司的情況，認真、徹底地準備每一次面試。

這種準備應包括透徹地了解你計劃參加面試的公司…………并安排充足的時間進行形象訓練。

第三章

P24.具體說秘書所需要的專業(yè)知識應分為兩類：第一類，是作為秘書.應具備的秘

書專業(yè)知識。它包括：秘書學……..信息學…….邏輯學………寫作學……….。第二類，是秘書所供職的行業(yè)………..都屬于第二專業(yè)知識。

P25.倒數第二段：信息科學就是要研究信息的一般規(guī)律，設計和制造………….秘書應當盡可能得了解、多掌握、多研究。

P26—28.秘書主要應具備以下幾方面能力：1.適應能力。2.觀察分析能力。用自

己所掌握的知識，觀察理解所經歷的事情，而且敏銳地發(fā)現問題，迅速地………這是秘書的觀察分析能力的體現。秘書要具備較強的觀察分析能力：首先要明確的觀點和正確的分析方法…….，第二要聯想豐富，要能

從……….，第三要判斷正確……….判斷就是下結論。3.表達能力。表達能力，是用語言、文字、行為來正確顯示自己的思想和作風。（名詞解釋）4.公關能力5.自我控制能力。秘書的自我控制能力屬于心理素質的范疇，是一直毅力的表現，是一種深淺有深度的把握能力。（填空）《自己概述5點》

第四章

P29.第二段：什么是文化？從廣義上說，文化是一種除政治、經濟、軍事外的一種觀念形態(tài)、精神活動的產物。

第三段：在一定的文化影響下所形成的人們的態(tài)度…………..的行為方向。文化的特征可以分為以下四個方面：1.文化…….的特征2文化………的產物.3文化……….穩(wěn)定性。文化的的穩(wěn)定性表現為有地域性、地區(qū)性、民族性與非他性。（填空）中華化民族的文化有較強的穩(wěn)定性與相對獨立性。任何外來文化傳人中國后，都將被中華文化所融和。（判斷）4.文化是發(fā)展的。具體說來，文化是通過自身的揚棄、克服、批判、繼承、融和而發(fā)展、變化的。

P30.第三段：本世紀60年代加拿大學者麥克魯就提出了“世界時”的概念。密切的跨文化交流是當今世界的一個重要特征。

第六段：舉個最簡單的例子，在中國人中間，兩個熱人見面時，常用“吃飯了沒有？”……..是一種委婉地邀請對方吃飯的表示。

P31.第二段：在我國歷史上，印度佛教傳到中國，促使我國古代傳統(tǒng)文化發(fā)生了重大的轉變。因而有的歷史…………稱為中國文化的轉型期。

第五段：東西方在人際交流上的差異主要在于東方文化注重維護群體和諧的人際交流環(huán)境，西方文化注重創(chuàng)造一個強調堅持高興的人際交流環(huán)境。1.東方重利益、多委婉，西方重獨立、多坦率。

P32.第三段：2.東方多自我交流、重心領神會，西方少自我交流、重言談溝通。

第六段：西方人很強調和鼓勵口語的表達技巧，這與中國文化形成了鮮明的對照。古希臘羅馬開創(chuàng)了西方在學校中開設“修辭學“傳統(tǒng)。

P34—36.跨文化溝通的技巧 ：

一、跨文化溝通的意義。

二、跨文化溝通的基本技巧。1.尊重對方。尊重指對交談者的人身尊重和對談話內容的尊重。2.增強移情。移情是設身處地的體味別人的若樂與機遇。3.輪換講話4.聽話聽完5.心胸豁達。所謂“心胸豁達“是指能容忍迷亂的環(huán)境。

第五章

P39.第三段：客人離開時，秘書應幫助客人檢查有無遺忘的東西。送客………..要等客人走遠后再把門關上。（簡答題）

P39—40.高規(guī)格的接待任務一般由秘書部門負責：1……..2……3…..（全要）P43.第六段：約見日程表的內容要簡明、清楚，便于查閱。把約見人的姓名錄入

標題。要標出……………如晚宴或去接機等等。

第六章

P50.第一段：“出入境“一詞，在其它…………出入邊境也就是出入國境。

倒數第二段：護照是承認或證明持照人為發(fā)照國公民的一項官方文件，它能充當持照人國民身份的出國證明。護照有四個基本特征：就其性質來…………..從而體現了本國的管轄權。

P51.第二段：我國目前所頒發(fā)的護照共三類：外交護照、公務護照和普通護照。

第三段：外交護照主要發(fā)給我國………….的我國公民和旅居國外的僑民等。

第五段：在國外，在一般情況下，各國的外交部或外交部授權……………因

私普通護照由公安部授權的機關頒發(fā)。

P52.第三段：簽證是指一個主權國家的主管機關在本國或外國…………三是反映

一個國家的對外政策。

第四段：我國目前簽證的種類有四種：外交簽證、公務簽證、普通簽證、禮遇簽證。

最后一段：我國簽證制度的原則是：維護我國……………..我國簽證機關將拒絕發(fā)給簽證。

P53.第一段：英國曾對近100個國家的短期來訪者作出了免辦簽證的規(guī)（單選）

第四段：邊防檢查是對出境人員………..的一項行政管理活動。

P54.第一段：免驗：根據《…..》有關規(guī)定，外交代表私人………外交郵袋不得予以開拆或扣留。

綠色通道系免驗通道，過往人員只要出示申報單或有關單證后，即可放行。紅色通道是驗放通道，過往人員履行…………..方可放行。下列出境旅客須選擇“紅色通道”………….申報手續(xù)：（1）…..（2）……（3）…….（4）……

（5）……..P55.安全檢查的方式：（1）……（2）……（3）……（4）…..（5）……（6）……..最后一段：國境衛(wèi)生檢查是為了防止………….傳人國境而采取的防疫措施。P56.第二段：需接種的主要傳染并有：…………自復種當日3年內有效。

P57.各國在確定允許什么對象入境方面一般都從以下幾個方面考慮：第一…….第二……..第三…….第四……….P58.第一段：不準入境的外國人，大體包括以下幾種對象：（1）…….（2）……

（3）……（4）…..（5）…….（6）…..第五段：限制出境，根據國際法屬地優(yōu)越權的原則，一個主權………各國都規(guī)定具有某種情況的外國人不準入境。我國外國人入境管理法第23條規(guī)定，有下列情形致意的外國人，不準入境：（1）………….（2）……..（3）……….最后一段：強制出境，就是國家對非法入境、非法拘留或………….驅逐出境等幾種。

P59.第一段：拘留是指合法進入一國國境的外國人…………是一國的主權。

第三段：停留，指來我國旅游、探親…………不超個六個月的。

倒數第二段：我國外國人入境管理法實施細則規(guī)定，持旅游（L字）……….不需辦理拘留證件。

P61--62.最后一段：根據有關規(guī)定，外國在我國境內結社應當遵照以下幾點：外國人在我國……………必須向主管部門和公安機關報告。

P62.第四段：從世界各國對外國人旅行管理的規(guī)定來看，確定是否允許外國人在本國境內…………….主要出于以下幾個 方面的考慮：第一………..第二……….第三……大體上分為三類：第一類，……………….第二類，………第三類………….P63.處理涉外事件的原則：（1）必須嚴格…………….（2）要根據國內外…………….P64.最后一段：公民出入國指一國公民經本國政府主管機關的批準，持…………….必須具備以下幾個構成要素：第一……..第二………….第三…………第四………….P74.第三段：華僑短期回國的人出境管理。定居國外的華僑，如果需要短期…………..要按照戶口管理的規(guī)定、辦理暫住戶口登記。

P76.。根據提供便利，來去自由的原則，臺灣同胞可在申領入出境………..申領政見的餓具體方法和手續(xù)是：A……………B…………………C……………….第七章

P77.第二段：對外貿易是致意一國（或地區(qū)）同其他國家………………..通常由進口和出口兩個部分組成的。

第三段：實質上是形成了集中管理、統(tǒng)一經營體制和多頭管理。因而經營管理體制改革原則應該是統(tǒng)一領導，集中管理，靈活經營，合理風工，產銷結合，責權一致，利益均沾，統(tǒng)一對外。

P79.第二段：出口貿易管理大體可分為七大管理：貨物出口合同管理………..檢驗管理。

P81.第二段：出口合同的基本格式可分為約首、主體和約尾……………如有附件也應說明。

第四段：對外貿易中出口商品的價格制定，要求外貿洽談人員……….經洽定后在合同價格條款中明確規(guī)。

P82.第一段：我國貨物出口包裝工作的原則是“科學、經濟、牢固、美觀、適銷”。（多選）

P83.第二段：1980年，對部分出口商品又實行許可證制度………….具有法律效力。

第五段：我國出口商品從生產到出口一般要經過產品出廠檢驗關，外貿公司收購驗收關。

P84.進口治商程序一般有四個環(huán)節(jié)：詢盤----比價、還盤---接受----簽定合同。P85.第一段：進口關稅主要又可分為：進口稅、過境稅、進口附加稅、差價稅、特惠稅、普惠稅。

第二段：進口關稅征收方法一般有四種：從量稅、從價稅、混和稅、選擇稅。

第三段：進口非關稅措施有直接包括限制措施和間接………….衛(wèi)生檢疫及包裝標簽規(guī)定等。

P86.第五段：在對外貿易中，買賣雙方其中有一方由于未能……..明確索賠金額及規(guī)定有效索賠。

第六段：在對外貿易中，買賣雙方在執(zhí)行合同中，……….則叫做仲裁。

第七段：在進口貿易合同中，一般都訂有仲裁條款，包括………..和裁決效力等。

第八章

P87.第一段：國際投資基本上可以分為三種：…………外商投資企業(yè)屬于直接投資。

中外合資經營企業(yè)簡稱合資企業(yè)或合營企業(yè)。它是…………。其特點和性質可概括如下：1…………2……3…..4……..中外合作經營企業(yè)簡稱合作企業(yè)，是中外……………。不一定具有法人資格。合作經營與合資經營主要差別在于：1……………….2…………….3…………………..4……….…5………..6………….（論述題）

P88.外商獨資經營企業(yè)簡稱外資企業(yè)或獨資企業(yè)，即按照………….。其特點可概括為“四自”。1………………2…………….3…………….4…………….P91.第三段：監(jiān)督管理職能主要由國家工商行政管理部門執(zhí)行，其主要內容是：

1……….2………3…………4……………5…………..第四段：外商投資企業(yè)一般按照國際慣例實施董事會領導下總經理負責制。

第五段：董事會是企業(yè)的最高權力機構。

第六段：董事長是企業(yè)的法定代理人，負責召集董事會議。

P92.根據我國《工會法》的規(guī)定，成立工會是中國工人的權利。在………..的作用.大致有以下幾個方面職權：（1）…………（.2）…………（3）………（4）………..（5）……..（6）…….（7）…………………

P93.五大目標管理。

P95.浦東新區(qū)采取10條優(yōu)惠政策，其主要內容是：區(qū)內…………..之“新”還表現有以下五方面的政策特色：1…………2…………3…..4………..5……..第九章

P96.外匯指四個方面：

P96.雖然各國鈔票的外形千差萬別，但其在版面設計上大致有共同特點，不外乎以下幾方面：1………2………3……….4………5………….6……….7………… P97.匯率也稱匯價，是一種國家的貨幣………….的比率。

我國現在公布的外匯牌價共有23種。采用直接標價法，即………..來折合人民幣若千牙。

復利：所謂復利……………………..結余的利息的利息。

最后一段：1980年12月，國務院……………….“集中經營，統(tǒng)一管理”的方針。

P98.第四段：禁止套匯、逃匯。私自用本國貨幣…………………….地區(qū)等.逃匯是一種經濟犯罪。

P99.6.利潤管理。外商投資企業(yè)中，外方所得的稅后………..70%交給當地外匯管理部門。

7.匯出管理。利潤匯出時再課以一定的稅收，一般………….一般不超過其本人正當凈收益的50%為限。

P101.倒數第二段：我國最大的信托投資公司是國務院直接領導下的中

國…………..1979年10月4日。

P103.最后一段：外資銀行在華分行的基本業(yè)務有：………有價證券買賣等。

第十章

P104.第二段：公證就是由公證機關對機關、團體、企事業(yè)單位和………..確認他的真實性和合法性。

最后一段：我國公民、僑胞、法人單位或外國人，需在我國申辦涉外公證文書………………即可制發(fā)涉外公證文書。

P105.遺囑公證（泛讀）

P107.第二段：涉外公證的主要對象是出國人員、華僑、港澳同胞及外籍華人。

第三段：領事認證是指外交、領事………..只起介紹作用。

倒數第一段：（3）公證文書原則上使用中文，同時………公證員有不簽名。第十一章

P113.第二段：涉外文書，是在涉外活動、涉外工作中制作和使用的各類文體（文書）的總稱。

P114—115.涉外文書的制作要領：1。正確……..格式2.正確……文字3國名….無誤。涉外文書中使用的國名、地名、人名、職務類別原則上都要使用全稱。同………此后可根據文字情況適當使用習慣簡稱。4.數字………得體。其中公文偏號、統(tǒng)計表、記數與計量………可改寫為以萬、億作單位的數。其他

數字作為詞素構成定型的次、詞組、慣用語、縮………如三五天，八九十種，十之八九等均用漢字。

P115—116.涉外書信的種類：詢問信………交涉信…….致謝信……….慶賀信……….重在熱情….而熱烈。.慰唁信……..重在使……..慰問之情。P126.歡迎詞的特點。歡迎………….歡迎詞的基本結構形式。.歡迎詞所涉的………..第十二章

P131.第三段：涉外秘書禮儀的世界性就是秘書人員在對交往中所……….待人接物合乎禮儀。

P135.第一段：鞠躬禮分為兩種：一種是………….切忌輕佻、敷衍、扭捏。

第九段：合十-——這原是佛教徒的一種……………和東南亞佛教國家。P136—137.涉外交往中的基本禮節(jié)：1………….2…………3…………4……..5…….（論述題）

P141.西方國家的服裝：晨禮服、小禮服、大禮服

P144.小費：世界上多數國家有付小費……………成為感謝招待人員的一種報酬。（了解）

第十章常見涉外公證書的格式：出生證明書、親屬關系證明書、婚姻關系證明狀況、學歷證明書、經歷證明書

第十一章涉外書信、禮儀文書的格式與寫法

第二篇：涉外秘書

1.最初的秘書是指書而不是指人，一般是指宮禁中迷藏之書。以后，才逐漸由物演變成人，成為古代朝廷中的一種官職，既負責掌管典籍或起草機要文書的官員。（東漢的秘書監(jiān)）

2.現代秘書按其服務對象的不同可以分為公務秘書和私人秘書兩類。

第二章涉外秘書工作的指導思想和工作原則

1.一、涉外秘書工作的指導思想，概括起來講，就是要圍繞認真貫徹黨和國家的對外方針、政策、努力做好‘三個服務’。

二、‘三個服務’是指：一是為上級涉外領導機關和領導同志的工作服務，發(fā)揮涉外秘書工作人員的上情下達、下情上報的作用。二是為本級領導服務，發(fā)揮參謀、助手和耳目的作用。三是為基層涉外單位的工作服務，發(fā)揮綜合、協調和后勤保障作用。

2.涉外秘書在工作中要實現‘四個轉變’：

一、要從偏重于簡單的辦文辦事變?yōu)榧崔k文辦事有出謀獻策。

二、要從簡單的收發(fā)信息轉變?yōu)榧词瞻l(fā)信息由綜合處理信息。

三、要從單憑的老經驗辦事轉變?yōu)閷嵭锌茖W化管理。

四、要從被動服務轉變?yōu)榱幹鲃臃铡?/p>

這‘四個轉變’是1985年1月全國秘書長、辦公廳主任會議上提出來的在新形勢下辦公室部門工作的指導方針。

3.涉外秘書的工作職能：一是為涉外領導工作當參謀，二是為涉外領導工作辦事務。

4.涉外秘書工作的具體任務，會議組織包括會議審批、會議通知、會議材料準備、會場服務、會議紀要整理、會議文件立卷等。印信憑證管理：涉外秘書人員必須深刻了解印信憑證的作用和意義，懂得印章憑證的制作、使用和半管。

5、涉外秘書工作的作用：

一、樞紐作用

二、參謀作用

三、信息傳遞作用

四、協調作用

五、門面作用。

6、涉外秘書工作的特點：

一、政治性

二、從屬性

三、服務性

四、被動性。

7、涉外秘書工作的基本原則：準確、迅速、保密、落實。1953年周恩來提出的第三章涉外秘書工作人員的素養(yǎng)

1、涉外秘書人員的職業(yè)道德素養(yǎng)：

一、要有自我現身精神

二、要忠于職守

三、要講究工作效率

四、要謙虛謹慎

五、要嚴守秘密。

2、涉外秘書的專業(yè)知識：一是涉外專業(yè)知識。二是秘書專業(yè)知識。專業(yè)知識這是涉外秘書人員知識結構的核心部分。

3、涉外秘書人員的基本能力：所謂基本能力，主要是指涉外秘書人員的智力，包括敏銳的觀察能力、良好的記憶能力、豐富的想象能力和科學的思維能力。

4、涉外秘書的專業(yè)能力，除了上節(jié)強調的語言文字應用能力外，還要掌握以下四項能力，即較強的組織能力、準確的判斷能力、敏捷的應變能力和廣泛的社交能力。

5、涉外秘書人員的特殊能力：涉外企業(yè)和單位都有一套現代化的辦公辦公設備。涉外秘書

人員應當應用這些設備，保證他們高效率地運轉，同時，還應具備一套維修、保養(yǎng)系列的性服務的本領。

6、涉外秘書人員要培養(yǎng)自己良好的意志品質，首先要樹立自覺性、客服盲目性.其次是樹立堅韌性，客服脆弱性。再次是要培養(yǎng)自制力，克服沖動性。

第四章國外秘書工作及其發(fā)展趨勢

1、英國政府中的普通行政人員分為四級：

一、行政級

二、執(zhí)行級

三、文書或辦事級

四、打字、文書和計算機操作級。

2、當前世界各國秘書工作發(fā)展的情況的特點：

一、加強對秘書組織結構的研究，提高秘書工作效率。

二、重視對秘書的職業(yè)化、專業(yè)化的研究與秘書培訓。

三、秘書工作趨向自動化和現代化。

第五章幾個有代表性國家的秘書和秘書工作

1、列寧主張和堅持的一切從勞動人民的個根本利益出發(fā)，做到全心全意為人民服務這一基本原則，成為社會主義國家一切工作包括擴秘書工作的出發(fā)點和力量源泉，而列寧講究的實事求是、精兵簡政和工作中的高效率，亦應是所有工作包括秘書工作永遠必須遵循的指導方針。

2、按美國《職稱詞典》解釋，秘書這一次的正確含義，試制工作水平高超、貫徹執(zhí)行下列活動的人：

一、全面處理機關的或公司的行政工作，以減輕政府官員和公司負責人的叫次要的行政事務及辦公室工作。

二、能用速記記錄口述。

三、能用翻譯機將口述或將復制的記錄信息以成文字。

四、處理首長邀會及提醒其邀會。

五、接見辦公室來訪人。

六、接電話和打電話。

七、處理首長私人重要郵件，主動書寫日常函件。

八、對辦公室其他工作人員經行工作監(jiān)督。

九、整理人事檔案。

3、秘書工作大體可以分為三個方面：

一、指派性的工作。

二、日常工作。

三、獨創(chuàng)性的工作。

4、美國秘書的特點：

一、婦女化。

二、知識化。

三、專業(yè)化。

四、高效化。

5、美國秘書的分類：

一、行政秘書。

二、法律秘書。

三、教育秘書。

四、財經秘書。

五、工藝秘書。

6、日本秘書的基本技能：

一、需要通曉本單位面貌。

二、待人接物講禮貌。

三、語言文能力強。

四、對新鮮事物敏感。

五、要有良好的人際關系。

7、日本秘書工作要決：

一、掌握正確的工作方法。

二、傳達事物要婉轉巧妙。

三、行動要機敏。

四、給客人留下好印象。

8、C.B.S考試是日本秘書協會從1979年開始實施的。

9、日本秘書士資格的審定：由日本人年全國短期大學秘書教育學會對申請者進行考試，授予秘書士稱號。

第六章涉外公文概述

1、涉外公文的作用：

一、涉外公文具有貫徹黨和國家對外政策、健全法制的作用。

二、涉

外公文是上級對下級的工作進行領導和指導的工具。

三、涉外公文是對于機關之間展開與協商工作具有聯系作用。

四、涉外公文具有宣傳教育的作用。

五、涉外公文具有平局和記載作用。

2、涉外公文的特點：

一、具有鮮明的政治性。

二、具有法定的強制性。

三、具有格式的規(guī)范性。

四、具有表述的準確性。五。具有很強的實效性。

六、具有作者的法定性。

3、按照涉外公文辦理的時間要求，可以分為特急公文、急辦公文、常規(guī)公文、分別簡稱為特急件、急件、平件。

4、按涉外公文內容的秘密等級，分為絕密公文、機密公文、秘密公文和普通公文，分別簡稱絕密件、機密件、秘密件和普通件。

5、發(fā)文字號：由機關代字、發(fā)文和發(fā)文順序號組成。聯合行文時，一般只編制公文主辦機關的發(fā)文字號。（如“國發(fā)（1986）21號”

6、成文日期：是涉外文件定稿簽發(fā)的時間。成文日期以文件簽發(fā)或會議通過的日期為準，標注再發(fā)文機關名稱右下方，最后一個字與正文右側頂格對齊。會議通過的文件，應在標題之下，會議的名稱和通知的日期。

7、涉外公文的制作，大體要經過交擬、擬議、起草、審核、簽發(fā)、繕校、用印和封發(fā)等多道程序。

交擬：涉外機關領導把撰擬公文的任務交給撰稿人成交擬。交擬是撰制涉外公文的起點。擬議：涉外秘書人員在動筆之前，需要收集有關資料、醞釀構思、以及草擬文件寫作提綱等，這一系列的工作成擬議。

8、涉外公文起草的基本要求：

一、要符合國家的涉外法律法規(guī)符合黨和政府的對外方針政策及有關規(guī)定，如提出新的政策規(guī)定，應加以說明。

二、情況要確實，觀點要明確，條例要清楚，層次要分明，文字要精煉，書寫要工整，標點要準確，篇幅力求簡短。

三、人名地點數字引文要準確，時間應些具體年月。

四、公文中的數字，除發(fā)文字號、統(tǒng)計表、序號、百分比、專用術語和其他必須用阿拉伯數碼者外，一般用漢字書寫。在同一公文中，數字的使用應前后一致。

五、引用公文應注明發(fā)表時間機關標題和文號。

六、用詞要準確規(guī)范。使用用簡稱時，應先用全程加以說明。不寫不規(guī)范的字。

七、合理使用文種，請示問題堅持“一文一事”制度，避免一文數事和在報告中夾雜請示事項。與此同時，起草公文要求征求有關職能部部門的意見，聯合行文，要征求各聯合機關的意見或聯合機關共同起草。

9、涉外公文的審核重點：

一、是否確需行文。

二、內容是否符合黨和國家的對外方針政策以及有關的法律法令，政策是否保持連續(xù)性，提法是否同一發(fā)布的有關文件相銜接。

三、提出的措施和方法是否符合實際切實可行。

四、內容涉及部門是否經過協調意見是否統(tǒng)一。

五、文字表述是否概念準確，簡明扼要條理清楚語法規(guī)范。

六、是否符合規(guī)定的審批，會簽手續(xù)。

七、文件格式是否符合要求，文種的選擇是否恰當，秘密等級、緩急時限，發(fā)布范圍等標注是否合理。

第七章各類常用涉外文書的體例

1、涉外條例：用于規(guī)定比較時起施行的調整涉外行政管路活動的法規(guī)性文件。

2、涉外規(guī)定：為解決或處理涉外行政管理方面某些問題作出的決定，作為處理解決問題的法則。他比涉外條例適用面要窄，內容更為具體和詳細。

3、涉外實施細則：對涉外行政管理方面某項工作所做的詳細而具體的規(guī)定。

4、涉外決議、用來下達經過會議討論通過要求貫徹執(zhí)行的涉外事項時使用的帶有指揮性質的公文。

5、涉外會議紀要：用來通報涉外會議情況傳達會議議定事項和主要精神，要求與會單位其下屬機構共同遵守、執(zhí)行。以指導涉外工作的帶有指揮性質的公文。

6、涉外調查報告：根據調查對象和反映內容的不同，常見的外貿調研類文件有：國別（地區(qū)）調研、市場調研、商品調研、價格調研等。

7、涉外簡報根據反映內容分為情況簡報和會議簡報兩種。

8、涉外公告：用來向國內外公司發(fā)布涉外方面事項的文書。

9、涉外通告：在一定范圍內發(fā)布某種涉外事項，要求有關部門和人員知曉辦理和遵守的文書。

第八章各類常用涉外文書（下01、涉外經濟合同：我國的法人與外國的法人或自然人之間的，為了實現一定的經濟目的，規(guī)定當事人雙方相互權利義務關系而訂立的具有關法律約束力的協議。

2、合同的核心部分，是經濟合同的主要條款內容。

3、涉外協議：是我國政府政黨團體及企事業(yè)單位與外國相應的組織或個人之間，就一定的問題通過談判協商取得一致意見而訂立的一種具有經濟或其他關系的契約。

4、涉外意向書：也叫涉外草簽。是指中外雙方或多方就某一問題在進入實質性談判之前進行初步接觸后所形成的帶有原則性方向性意見的文件。

5、涉外仲裁調解書：至涉外仲裁機關在處理對外經濟貿易還是糾紛案件的過程中，經過調解達成和解協議后，按雙方當事人協議制作的結案文書。

6、涉外仲裁裁決書：至我國對外經濟仲裁機關通過仲裁審理程序，進行裁決結案時所制作的文書。

7、涉外致辭：只在涉外事務活動中，出于迎來送往禮儀的需要發(fā)表的講話稿，如歡迎詞、歡送詞、告別詞、祝酒詞等。

第九章涉外信息工作

1、信息在發(fā)展外向型經濟中的重要作用：

一、信息是企業(yè)制定計劃與決策的依據。（對外經

營三要素：商品信息、商品生產、商品推銷）

二、信息是企業(yè)對日常業(yè)務活動進行有效控制的基礎。

三、信息是企業(yè)實現出口商品戰(zhàn)略轉移的手段。

2、世界商品市場信息包括那些？

一、出口商品信息。

二、商品價格信息。

三、國外顧客消費需求信息。

四、國外市場競爭情況。

五、國外市場經營效果情況。

3、社會文化環(huán)境方面資料包括：

一、物質文化水平。

二、風俗習慣。

三、教育水平。

四、宗教。

五、價值觀念。

4、客戶信用情況三要素（即3c品格、能力、資本）經營作風、經營銷售和經營能力、資本。

5、涉外經濟信息的搜集方法：

一、委托現有信息業(yè)或代理結構，獲取繼續(xù)的某方面信息。

二、訂閱國內外主要電訊和有關的報刊資料。

三、通過各種種業(yè)務活動，有目的的搜集第一手“活”資料。

四、在國外建立推銷網絡的同時，組建信息網絡。

五、隨同組織出國考察，進行實地調查。

六、充分利用駐外機構的渠道，廣泛了解市場經濟信息。

6、涉外信息搜集處理的基本原則：

一、突出信息的適用性。

二、確保信息的真實性。

三、注重信息的實效性。

四、保持信息的系統(tǒng)性。

五、注意信息的全面性。

第十章涉外會議組織工作

1、會見就其內容來說，有禮節(jié)性的，政治性的和事務性的，或兼而有之。

2、會談：是指雙方或多方就某些重大的政治、經濟、文化、軍事問題。以及其他共同關心的問題交換意見，也可以市值洽談公務，或就具體業(yè)務進行談判。會談，一般來說內容較為正式，政治性或專業(yè)性較強。

3、合影時，一般主人居中，按禮賓次序，以主人右手為上，主客雙方間隔排列。

4、涉外經濟談判計劃應包括以下基本內容：

一、談判的主體。

二、談判的日程。

三、談判人員和地點。

5、談判結束后，應做好依稀幾個方面的工作：

一、談判結束，回到單位，馬上要準備執(zhí)行合同的事宜。

二、總結談判中的經驗教訓，包括檢查我方談判目標的實現。談判目表分為高、中、低等。

三、檢查我方談判方案的實施是否按照原方案進行，方案中存在哪些不妥之處。

四、回顧與總結談判組的情況，包括談判組內職權、職責的規(guī)定，談判氣憤的維持，談判人員訓練的狀況，與后勤人員合作的情況等。

五、歸納談判對手的情況，包括談判風格、工作效率、在談判是最關心的問題和意向。

第十一章涉外事務工

1、接待準備工作包括以下幾個環(huán)節(jié)：

一、弄清來賓的基本情況。

二、擬定接待方案。

三、做好必要的資料準備。

四、預定住房車輛游船以及有關事務。

五、即時通上級有關部門保持聯絡。

2、我國的護照分為外交護照、公務護照、普通護照。

3、黃皮書即預防接種書。

4、入境手續(xù)包括：

一、邊防檢查。

二、海關檢查。

三、安全檢查。

四、檢疫。

五、乘飛機。

5、介紹里也有先后之分，應把身份低的、年紀輕的介紹給身份高的、年紀大的，把男子介

紹給女子。

6、禮賓次序的排列：

一、按身份與職位的高低。

二、按字母順序。

三、按通知代表團組成的日期先后排列。

第十二章涉外保密工作

1、涉外保密工作的重要意義：

一、涉外保密工作是國家保密工作的重要組成部分。

二、涉

外保密工作是國家安全的重要保障。

三、涉外保密工作是一個國家政局穩(wěn)定的重要條件。

四、涉外保密工作是經濟發(fā)展和科技競爭的重要手段。

五、涉外保密工作仍是我們對敵斗爭的一條重要戰(zhàn)線。

2、我國新時期涉外密保工作的特點：

一、保密的范圍和內容趨于擴大。

二、泄密渠道日益

增多。

三、竊密手段日新月異。

四、竊密活動十分猖狂。

3、泄密渠道突出的表現在以下幾個方面：一。機密文件和資料的泄密、二、宣傳報道中的失泄密。

三、科學技術的泄密。

四、對外貿易泄密。

五、通訊聯絡的泄密。

六、出賣國家秘密。

4、“突出重點，積極防范”是涉外保密工作的一個重要方針。

5、“堅持內外有別，即便利工作，又確保秘密?！笔巧嫱獗Ｃ芄ぷ鞯脑瓌t。

6、“確保黨和國家的核心秘密，有領導又控制的放寬非核心的限制”是涉外保密的一項重

要政策。

7、“更好地為社會主義現代化建設服務”是涉外保密工作的出發(fā)點。

8、涉外保密工作的重點：

一、新的科學技術。

二、對外經濟貿易工作。

第十三章涉外秘書工作的辦公自動化

1、涉外秘書工作實現辦公自動化有以下幾個方面的意義：

一、提高辦公效率。

二、提高管理水平。

三、節(jié)省辦公費用。

第三篇：涉外秘書專業(yè)

一、涉外秘書專業(yè)介紹

涉外秘書專業(yè)培養(yǎng)培養(yǎng)適應社會主義現代化建設需要的，德、智、體、美等方面全面發(fā)展的、具有管理、公關、商務、涉外等方面的基本知識和技能、能在企事業(yè)、外資企業(yè)、社會團體及政府部門等單位從事文秘工作的應用型、復合型和外向型專門人才。

涉外秘書，主要去政府涉外機構、外向型企業(yè)從事秘書、檔案管理、人力資源管理等工作，涉外工作要求對語言有較高要求。涉外秘書是一種國際化的職業(yè)，具有涉外性、輔助性、事務性的特點。

在國外，涉外秘書一般是在出口企業(yè)、外國企業(yè)、私人企業(yè)或合資企業(yè)中工作，.他們要和全球范圍內的客戶聯絡和提供服務，他們的工作是國際化的，也是非常重要的。

在我國，涉外秘書是指在“三資”企業(yè)，外國駐華機構，我國涉外單位、部門供職的秘書，是改革開放以后產生的新型的外向型、復合型秘書，他們掌握一門以上外語，能操作辦公自動化設備，懂經濟、懂法律、掌握秘書工作理論和技能，是輔助上司實施管理的專門人才

二、課程設置

1.公共基礎課

馬克思主義哲學、鄧小平理論與三個代表重要思想概論、法律基礎和思想道德修養(yǎng)、基礎英語、體育、計算機基礎與應用、網頁設計等;

2.專業(yè)基礎課

秘書英語、秘書學、秘書實務、中國文化概論、社交禮儀、公共關系學、文書與文檔案管理、法律與法規(guī)、書法、應用寫作、應用漢語等;

3.專業(yè)課

綜合英語、英語聽說、英語泛讀(初、中)、英語寫作、英語口譯(初、中)、商務英語等。

三、畢業(yè)生具備的能力

1.有良好的政治素質，認真的學習態(tài)度，勤奮的工作作風和創(chuàng)新意識;

2.具有較強的語言和文字的表達能力。英語口語和翻譯能力強。在聽、說、讀、寫、譯等能力方面有一定的突破;

3.全面地掌握秘書工作所需的基礎理論和基本技能。有良好的文化素質和精神風貌。人

際溝通以及處理日常秘書事務的能力較強。能勝任商務談判的翻譯、外事接待、外貿業(yè)務洽

談等工作。

4.掌握現代辦公技術。具有較強的社會考察和調查的能力，具有辦公室工作必須的文書，檔案和應用寫作等技能。

四、就業(yè)方向

涉外秘書專業(yè)畢業(yè)生可成為各企事業(yè)單位、政府機關的各類高級秘書人員，能勝任機關

事務、外事、經貿、金融、文化、科研等行業(yè)的高級秘書崗位。可從事機關實務、外事、經

貿、金融、文化、科研等行業(yè)的高級文秘工作。

專業(yè)代號：A050103;專業(yè)名稱：涉外秘書（?？疲?

注：“標準號”為2002年以前使用

序號 類型序號 課程代碼 標準號 課程名稱 學分 類型 考試方式 1 001 03706思想道德修養(yǎng)與法律基礎 2 必考 筆試

毛澤東思想、鄧小平理論和“三個代表”重要2 002 037074 必考 筆試 思想概論003 04729大學語文 4 必考 筆試 4 004 00012 4149 英語

（一）7 必考 筆試 5 005 00519涉外法概要 6 必考 筆試 6 006 00518英語文書寫作 6 必考 筆試 7 007 00516涉外秘書實務 6 必考 筆試 8 008 00515涉外秘書概論 6 必考 筆試 9 009 00341公文寫作與處理 6 必考 筆試 10 010 00182 3039 公共關系學 4 必考 筆試 11 011 00346辦公自動化原理及應用 3 必考 筆試011 00347辦公自動化原理及應用實踐 2 必考 實踐考核 13 012 00517 3246 英語聽說 6 必考 實踐考核 14 013 00520外事工作概論 4 必考 筆試 15 014 00521外商投資企業(yè)管理 4 必考 筆試 16 015 00522英語國家概況 4 必考 筆試 17 231 05679憲法學 4 加考 筆試 18 232 00031 3030 心理學 4 加考 筆試

相關說明

開考方式 面向社會及獨立辦班

報考范圍 全省及港澳地區(qū)（2013年6月?？迹?/p>

主考學校 廣東外語外貿大學

課程設置 必考課程15門，共74學分；選考課程0門，共0學分；加考課程2門，共8學分； 畢業(yè)要求

說明

備注1.港澳考生可不考001、002兩門課程，但須加考231、232課程。2.本專業(yè)從2011年1月起不接受新生報考。1.根據粵考委[2006]8號文件《轉發(fā)全國考辦關于調整高等教育自學考試《大學語文》課程設置有關事項的通知，本專業(yè)從2007年4月開始調整考試計劃。（詳細請點擊查閱）2.根據粵考辦[2008]38號文件《轉發(fā)全國考辦關于調整全國統(tǒng)考課程《英語國家概況自學考試大綱》的考核目標的通知》，本專業(yè)調整后的《英語國家概況自學考試大綱》將于2009年4月考試試行。（詳細請點擊查閱）

3.根據粵考委[2010]20號文件《關于停考我省高等教育自學考試工商行政管理（?？疲┑仁畟€專業(yè)的通知》，決定從2011年1月起，上述專業(yè)不再接受新生報考，筆試課程考試安排至2013年4月止，實踐考核課程考試安排至2013年10月止，畢業(yè)手續(xù)辦理至2014年6月止。（詳細請點擊查閱）

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第四篇：涉外秘書概論

1、涉外秘書經常協調的關系有上司之間的關系，上司與下級之間的關系，智能部門之間的關系、內外關系。

2、涉外秘書對外公關對象的側重點是工商部門和政府主管部門。

3、根據秘書對領導工作起影響作用的大小、有的學者將秘書分為高級、中級、初級。

4、我國機關秘書人員職責可以歸納為處理事務和綜合服務。

5、‘三資’企業(yè)的管理風格、歸納起來，大致可以有兩種：美國式和日本式。

6、涉外秘書對上司進行精力輔助，應做好的工作是安排上司日程、為上司接駕、摘錄問題

要點、撰寫講話稿。

7、在應用經濟學方面，涉外秘書應掌握的知識是對外貿易知識、市場營銷知識、財務知識。

8、涉外秘書在處理與同事之間的關系時，應尊重同事、寬容隨和、樂于助人、一視同仁、善待同事的家屬。

9、涉外秘書職業(yè)道德的內涵包括如下內容：忠誠、勤學奮進、認真負責、廉潔奉公。

10、香港的中文公文基本上達到了簡、淺、通、切的白話文要求。

11、‘三資’企業(yè)制度嚴明，除招聘要求外，工作要求嚴格，還表現在考核制度嚴格。

12、速記具有以下優(yōu)勢特點：及時迅速、經濟便捷、應用廣泛、利于保密。

13、我國秘書按服務對象分：有公務秘書和私人秘書。

14、涉外秘書的職責可歸納為處理事務綜合服務。

15、‘三資’企業(yè)的組織機構大致有以下幾種：智能型、直線型、直線職能型、事業(yè)部

型、矩陣式結構。

16、辦公室內墻的天花板，一般宣采用的基本色調是白色、乳白色和天藍色。

17、秘書學的知識，主要包括秘書學、涉外秘書實務、公文寫作和文書處理、秘書心理

學、管理學。

18、秘書向上司進言必須適事、適時、適地、適度。

19、涉外秘書的愛國主義體現在：堅定的政治立場、維護國格、人格、保守秘密、維護

國家利益、維護員工利益。

20、日本秘書的職級有見習、初級、中級、高級。

21、涉外秘書的整體功能具有樞紐作用、綜合作用、協調作用和窗口作用。

22、涉外秘書應掌握的行業(yè)知識主要包括經濟學知識、涉外法規(guī)和財會知識。

23、香港現行公文的種類有人事令、呈文和簽注。

24、涉外秘書女性化主要有以下幾個方面的內因：擅長處理人際關系、耐心、細致、條

理性強、有打字的天賦。

25、涉外秘書的辦公室常見的方位是位于外間和位于上司的辦公桌旁。

26、涉外秘書在工作中要準確無誤，避免差錯，具體可歸納為：辦文要準確，辦事要穩(wěn)

當，匯報要如實，建議要慎重。

27、涉外秘書必須努力了解自己的上司，了解的內容包括上司的思路，上司的工作方法，上司的個性，上司的志趣愛好。

28、日本人以鞠躬為禮，依據恭敬的程度，鞠躬禮可分為30度、45度和90度。

29、涉外秘書的求職途徑可以由學校推薦、借助人才市場、親友介紹和直接求職。

30、涉外秘書職業(yè)具有的特性是服務性、被動性、隱匿性。

31、美國秘書工作特點是社會化、專業(yè)化和智能化。

32、我國秘書工作新觀念中的四個轉化的實質是發(fā)揮秘書的參謀作用和助手作用。

33、我國國內秘書男性化的傳統(tǒng)原因有封建殘余意思作祟，我國干部制度的影響，世俗

觀念的束縛。

34、開放式布局的辦公室具有以下優(yōu)點：辦事效率高、有利于相互監(jiān)督、節(jié)省了辦公用

房、和辦公經費。

35、秘書職業(yè)具有隱匿性，這就要求秘書甘居幕后、埋頭工作、謙虛謹慎和不求聞達。

36、‘計算機秘書’可以幫助我們做的工作是：起草文件、打印資料、辦理文件登記和

管理信件、管理信息資料、儲存數據、檔案管理和會務管理。

37、秘書部門和公共關系部門有具有耳目作用、參謀作用和協調作用。

38、涉外秘書要恪守信用的職業(yè)道德，依從以下幾點做起：準時，不輕易許諾以及言必

信。

39、為什么說公共關系與庸俗關系兩者的工作對象不同？

答：1，公共關系是一個組織與各類公眾協調好關系，因此，它是以組織為主體，以公眾為客體的工作對象。2，庸俗關系是以私人為主體，私人打交道，將個別私人作為工作對象，它能以組織的名義出面，卻是假公濟私，化公為私。

40、涉外秘書女性化有哪些內因？

答：1，女性善于處理人際關系；2，耐心細致，條理性強，3，記憶力強，有打字天賦，4，天生謹慎有利于保密，有利于協調辦公室氣氛。

41、‘三資’企業(yè)具有哪些管理特點？

答：精干高效、制度嚴明、唯才是用、博采眾長、政令通暢。

42、‘三資’企業(yè)文化有什么作用？

答：

1、增強員工的向心力和凝聚力。

2、增強員工自豪感、社會責任感。

3、有利于改善人際關系。

4、有利于樹立企業(yè)形象。

5、促進企業(yè)現代化。

43、秘書的工作有哪些？你認為應該如何做好這些工作？

答：秘書工作內容分廣義和狹義兩種。廣義的即秘書部門工作，也稱辦公室工作；狹義即秘書業(yè)務工作。有以下幾方面：文書管理、文書擬寫、文書制作、檔案管理、印章管理、會議管理、調查研究、信息工作、接待工作、日程安排、事務工作、值班工作。

做好秘書：做人、敏于事、博學不窮

44、秘書應具備什么樣的能力和職業(yè)道德？

1、高效的工作能力。

2、善于人際溝通。

3、有外交家的平衡術。

4、能擔當重任。

5、有良好的社交能力。素質：基本素質（身體素質、心理素質、思想素質）、業(yè)務素質（理論知識、時間經驗、辦事能力）、文化素質（社會科學、自然科學、外語）此外，學會一些有益的技能，如電腦、開車、琴棋書畫等、

第五篇：涉外秘書實務

印制名牌一般不套色，如確有需要，一般亦不超過三種顏色

名片應使用規(guī)范漢字印制，如果是與港、澳、臺胞及外國人交往，也可選用繁體字

國際電報按其所使用的文字和電碼可分為：明文電報、商用成語電報、商用密碼電報、羅馬字電報

國際電報按傳送時間之快慢可分為：書信電報、普通電報、加急電報

接待室室內布置四大因素：光線、色彩、聲響、空氣

處理突發(fā)事件：值班人員要臨急不亂，及時向上司匯報請求，在沒得到上司的指示之前，為保障人民群眾生命財產的安全、減少扣件，值班秘書應在可能的范圍內適當地采取臨時應急措施。

值班制度包括：

1、崗位責任制度：明確規(guī)定值班工作的職責范圍和值班紀律。

2、領導干部值班制度：要求除一般的值班人員外，還應有一名中層以上干部負責當天或當周的值班工作，以便及時處理、解決重大問題，防止急事、大事無人處理。

3、請求報告制度：要求值班人員值班期間對于所遇到的重要問題或無把握處理的問題，不可擅作主張，應先請求，后辦理；對重要的緊急情況和重要信息，要及時報告，不得拖延或知而不報告對于一些特殊的重要的突發(fā)事件，也可邊處理邊報告，但不可辦而不報。

4、交接班制度

5、保密制度

如何刻制單位印章：單位的印章，須經過公安部門批準，然后到指定單位刻制，或由其主管上級單位負責制發(fā)。單位內部的專用章、負責人印章可由單位出具證明，經公安部門備案，然后到指定的工廠或刻字社刻制。

如何妥善保管印章：

1、印章應存放在安全可靠的地方，最好是放在保險柜內；

2、節(jié)假日應特別小心，存放印章的地方一定要上好牢固的鎖，必要時還要貼上封條；

3、印章要隨用隨開鎖，不用時不能隨便擱放在桌面上。

如何履行用印手續(xù)：

1、嚴格履行用印批準手續(xù)；

2、嚴格監(jiān)督用??；

3、嚴格執(zhí)行用印登記制度；

4、認真蓋好印章；

5、正確使用專用章；

介紹信的作用：

1、介紹作用

2、證明作用3

介紹信種類：證明信、存根介紹信、普通介紹信、專用介紹信

國際信封書寫要求：

1、收集人名址要用英文、法文或寄達國通曉的文字書寫，寄達國國名和地區(qū)名要用大寫字母書寫；

2、寄往蒙古、朝鮮、日本以及我國香港、澳門、臺灣的信件，可以使用國內標準信封，按中文習慣書寫收、寄件人姓名、地址；

3、不能用紅筆或鉛筆書寫

大事記的特點：

1、史料性

2、記事性

3、簡明性

涉外接待注意事項：

1、嚴守秘書，確保安全：接待外賓時，有關人員必須注意內外有別，自覺執(zhí)行國家有關的保密規(guī)定，嚴守黨和國家的機密，防范各種可能的政治、軍事、經濟等情報的竊密，確保國家機密的絕對安全檢查；要做好接待工作中的保密工作，做好飲食、住地和交通等方面的安全工作，以確保外賓的人身安全；要保守重要會談、文件和活動的秘密，以保證涉外接待和合作的順利進行；

2、遵守紀律，講究信用：自覺遵守有關紀律，嚴格執(zhí)行請示報告制度，任何人不得以任何名義背著組織同外國機構和人員作不正當的來往交易，牟取私利；涉外接待中要信守諾言，以樹立組織的良好形象；

3、不卑不亢，平等相待：涉外接待中，應本著不卑不亢、平等相待的原則，不管外賓是來自哪個國家和地區(qū)，我們都應按照接待規(guī)格，予以熱情友好的平等接待，都應尊重他們各自的風俗習慣。

4、精心組織，厲行節(jié)約：接待需要人力、物力、財力作保障，接待人員應在不影響接待規(guī)格的前提下，嚴格按照有關部門的規(guī)定，精心組織，精打細算，節(jié)約開支，反對鋪張浪費，樹立良好的接待風氣

會議通知必須寫明：會議名稱、會議內容或中心議題、會議起止時間、與會人員須知事項。如果是跨地區(qū)的會議或學術會議，最好發(fā)兩次通知。第一次通知是預先性的，通知的后面應附回執(zhí)?；貓?zhí)的內容包括：與會者姓名、性別、年齡、職務、住宿要求、工作單位、地址、郵編及聯系電話、等接到肯定參加會議的回執(zhí)后，再發(fā)第二次通知，即報到通知

召開員工大會，涉外秘書的主要任務：

1、發(fā)出通知。告知員工大會的內容，開會的時間、地點；

2、布置會場。組織有關人員布置好會場，例如會標、主席臺的布置，音響、照明的檢查等；

3、準備好會議的文字。及時準備好領導的講話稿，人報告用的有關文件、資料、統(tǒng)計數字，等等。

案例分析：客人依約前來，領導卻因急速外出或非外出不可，而又來不及通知客人，這是主任的失禮。

1、涉外秘書應代表上司對客人誠懇地表示歉意，請求諒解，并說明情況及領導預定回來的大概時間，征求客人意見。

2、如果客人留下來等待上司，則應先客人談談，而決不能讓客人獨自坐著干等。如果客人要先回去，則要注意不要忘記與客人商討有關再聯系事宜。

3、如果客人同意，也可以根據客人來訪的意圖和洽談的事項，將其介紹給其他有關的部門或領導

4、如果領導在因事臨時外出時已交代好如何接待有約在先的客人，那么就要照領導的指示

辦理。