第一篇：市場營銷部檔案分類歸檔方案（寫寫幫推薦）

福建廣電網(wǎng)絡(luò)集團市場營銷部宣傳資料

收集立卷歸檔方案

為加強部門宣傳工作檔案管理，提高檔案現(xiàn)代化管理水平，促使部門檔案管理更規(guī)范化、科學化、標準化，更好的為市場營銷部資料調(diào)用工作服務(wù)和積累檔案史料，將根據(jù)要求和相關(guān)具體情況，對市場營銷部宣傳工作形成的各種門類和載體的檔案實行集中統(tǒng)一管理。

一、立卷歸檔范圍

此次立卷歸檔的檔案主要是收集2012年5月以來的集團對外宣傳的相關(guān)資料。有以下幾個方面內(nèi)容：

1、文書檔案，包括集團大事記、對外宣傳工作、相關(guān)報紙媒體報道、各地分公司上交有關(guān)材料、集團業(yè)務(wù)相關(guān)資料、市場信息周報等；

2、聲像檔案，包括照片、底片、光盤、磁盤、幻燈片等；

3、實物檔案，包括各類報紙、雜志、宣傳冊、宣傳彩頁、證書、獎狀等。

二、立卷歸檔辦法

（一）清理資料階段。

對所有參與宣傳工作相關(guān)人員所存入的所有資料進行清理、編號、歸類，包括集團官方網(wǎng)站上傳資料，官方微博相關(guān)資料，各分公司宣傳資料，集團半年來宣傳工作資料等，重點清查所欠缺的材料、文件等。

（二）收集資料階段。

在對所有資料清查的基礎(chǔ)上，針對所缺材料，列出相關(guān)具體明細清單，各相關(guān)人員按照清單進行收集整理。

（三）立卷歸檔階。

對所有資料進行核校、分類，去偽存真，按照《檔案法》的要求進行裝訂，力求規(guī)范。

檔案分類細則如下：

1、文檔類：

建立統(tǒng)一電子存檔系統(tǒng)，按具體事件和時間兩大方向進行分類歸檔，建立層層子文件夾。

? 集團大事記：包括集團人員組織結(jié)構(gòu)成立階段，整合進程階段，分公司掛牌階段，以及集團發(fā)展階段相關(guān)新聞報道。

? 市場部宣傳資料：包括奧運階段宣傳材料，業(yè)務(wù)推廣相關(guān)宣傳資料，分公司業(yè)務(wù)類宣傳資料。

? 日常工作文檔：包括市場信息周報，官方微博活動策劃，集團官網(wǎng)上傳資料，市場部每周工作計劃，報紙雜志資料等。

2、聲像類：

按照具體事件和時間分類，每張照片，每段視頻加上相關(guān)內(nèi)容備注，以便查找。

? 照片類：包括集團大事記照片，分公司掛牌照片，領(lǐng)導視察照片，報紙媒體宣傳照片，宣傳工作圖片等。

? 視頻類：包括集團新聞報道，各類宣傳片，集團VCR，業(yè)務(wù)展示視頻等。

3、實物類：

分類放置各個檔案盒內(nèi)，并在檔案盒上貼上相關(guān)內(nèi)容標簽，以及目錄備注等。

包括報紙，雜志，畫刊，業(yè)務(wù)宣傳彩頁，宣傳冊，光碟等。

三、資料存放辦法

（一）電腦文庫：

1、建立電子檔案庫；

2、建立OA系統(tǒng)，實現(xiàn)資源共享。

（二）移動硬盤

1、備份所有電子檔案

（三）剪報本制作：

1、按日期排放；

2、報紙配合彩色照片

3、粘貼備注。

（四）資料存放：

1、購買檔案盒，制作封面；

2、封面后為固定格式目錄；

3、正文進行手工編頁。

四、歸檔方案的幾點建議

（一）提高認識，高度重視。檔案管理是公司的基礎(chǔ)性工作之一，是加強公司內(nèi)部管理的需要，做到“一定要規(guī)范，盡快要規(guī)范”。

（二）協(xié)調(diào)配合，齊抓共管。各相關(guān)人員應積極配合，主動整理好手頭上的資料，按時上傳OA進行統(tǒng)一整理。

（三）加大投入，確保運轉(zhuǎn)。檔案管理工作是一項長期的系統(tǒng)工程，為保證正常運轉(zhuǎn)，要加大投入，購買必要的檔案用品和設(shè)備，配置檔案管理軟件。

第二篇：檔案分類、歸檔整理、編目、排列方案

檔案分類、歸檔整理、編目、排列方案

1、分類

1.1分類原則：必須遵循檔案自然形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用，建立統(tǒng)一的分類編目方案，劃分統(tǒng)一的類目（即一級類目）。

1.2分類方案：以本院全部檔案為對象，共設(shè)十二個一級類目。即：1文書類；2醫(yī)療衛(wèi)生類；3預防保健類；4科研教學類；5基建類；6設(shè)備類；7會計類；8特種材料類；9個人業(yè)務(wù)技術(shù)類；10病案管理類；11名醫(yī)名人類；12實物類。

2、檔案歸檔整理

2.1本院文書類、醫(yī)療衛(wèi)生類、預防保健類按照《歸檔文件整理規(guī)則》，以“件”為單位整理，按、保管期限分類。

2.2按—保管期限整理時應注意以下事項：

2.2.1一般文件材料歸入文件形成，以文件落款日期為準?？绲恼埵九c批復，歸入批復，沒有批復的請示，歸入請示年。跨的調(diào)查項目、科研項目、基建項目、設(shè)備項目等，其全套材料統(tǒng)一歸入結(jié)事。

2.2.2與科研、專題調(diào)查、基建、儀器設(shè)備及其他業(yè)務(wù)工作密切相關(guān)的管理性材料，應歸入相應的專業(yè)類別中。

以工作材料為基礎(chǔ)寫出的論文歸入相應的專業(yè)；一般性論文，不涉及具體工作材料的，歸入科研教學類。

2.2.3本單位發(fā)文采用雙套制，原件、底稿歸入相應的專業(yè)組歸檔，另一套按文號（時間）順序排列裝訂，不編正式檔號，由檔案室保管備查。

2.2.4會計檔案按形式分為報表、帳冊、憑證三個類別，按類整理。2.2.5儀器設(shè)備按通用設(shè)備、檢驗設(shè)備、診斷設(shè)備、手術(shù)治療及輔助設(shè)備進行整理。

2.2.6照片按問題分類組卷。每張照片應注明拍攝的時間、地點、人物、事由、背景、攝影者等要素，并注明相應底片的參見號和文件的檔號，在有照片的文件卷內(nèi)目錄備注上寫上相應照片、底片的參見號。底片按采用大流水號，統(tǒng)一編號后放入底片冊單獨保管。

2.2.7其他特殊載體如錄音、錄像帶、磁盤、實物等，采取單獨分類整理、專柜存放。錄音、錄像帶、光盤、磁盤編“盒”號，實物編“件”號。

2.2.8個人業(yè)務(wù)技術(shù)檔案按科室和人員整理。

2.2.9病案管理檔案按住院號整理，以“件”為單位，一案一件。2.2.10歸檔立卷工作由文件形成者或兼職檔案同承擔文件材料的收集、整理，檔案管理員負責指導、協(xié)助，經(jīng)有關(guān)人員初步檢查后，由整理者分件，寫歸檔文件目錄和備考表，交綜合檔案室統(tǒng)一裝訂、編號并抄寫案卷目錄，填寫“檔案移交單”，辦理簽字手續(xù)。

不符合要求的檔案，綜合檔案室應拒收，并指出存在問題，退回重整。

3、編目

3.1除專業(yè)檔案、特殊載體外，本院檔案原則上使用的卷盒、目錄等均按照DA/T22-2000《歸檔文件整理規(guī)則》。

3.2本院檔案案卷編目，文書類、醫(yī)療衛(wèi)生類、預防保健類不設(shè)類別號，統(tǒng)一按“件”整理，編“件”號，科研、基建、設(shè)備檔案由全宗號、分類號、案卷號組成。

3.3本院全宗號是一院全部檔案的代號，由市檔案館在接收本院檔案時給予。

3.4以案卷為單位整理的，每一類目采用—期限排列編案卷號；以“件”為單位整理的，每一類目內(nèi)按—期限分類，在最低一級類目內(nèi)從001開始流水排列編“件”號，每一年三個流水號。

4、案卷排列

4.1本院檔案案卷，要區(qū)分、保管期限和問題進行排列，與案卷目錄內(nèi)案卷登記次序一致。不同的案卷應分別排列，同一案卷先將永久、長期和短期的案卷分開，然后按分類體系進行排列。

4.2盒號的排列，因為文書類、醫(yī)療衛(wèi)生、預防保健類每年形成的材料不多，因此盒號以—期限跨流水排列。本院檔案的排列順序為：文書類、醫(yī)療衛(wèi)生、預防保健、科研教學、基建、設(shè)備、會計、特種載體、個人業(yè)務(wù)技術(shù)、病案管理（病案管理單獨編號存放）。

第三篇：檔案歸檔方案

檔案歸檔方案

按照省公司檔案管理規(guī)定，現(xiàn)將安順市分公司各部門、區(qū)域的檔案歸檔，具體提交的檔案類型如下：

（一）合同類

1、本單位簽訂的合同原件

2、合同審批表

（二）工程類

1、選址服務(wù)委托協(xié)議

2、立項批復

3、項目可行性研究報告及批復

4、地勘報告

5、設(shè)計階段（室外站、室分）

6、設(shè)計批復

7、施工竣工資料

8、樁基礎(chǔ)低應變測試報告

9、通信工程質(zhì)量監(jiān)督申報表,通信工程質(zhì)量監(jiān)督通知書

10、監(jiān)理資料

11、內(nèi)部驗收證書

12、交付驗收證書

13、工程項目竣工決算表

14、項目后評估。(三)審計類

1、審計公文：包括審計通知書、審計意見書、審計報告等，以及與之相關(guān)示、報告、批復、批示等。

2、審計證據(jù)：包括簽證、審計底稿，以及信息系統(tǒng)檢索數(shù)據(jù)、影像資料、各類憑證（復印件）、征詢函及復函、現(xiàn)場訪談筆錄等。

3、審計方案。

4、受委托中介機構(gòu)提交的審計承諾書等。

5、與審計項目有關(guān)的其他材料。

（四）特殊載體類

1、文本文件

2、數(shù)字表格

3、圖文圖像

4、音頻

5、視頻

（五）存量交割類

1、文件資料（包括交接記錄以及從三家電信運營商接收的所有資產(chǎn)檔案）

2、建賬數(shù)據(jù)

3、清查數(shù)據(jù)等文件資料（含原件及復印件，紙質(zhì)版和電子版）。

（六）采購類

1、公開招標、邀請招標項目參照以下范圍：(1)采購方案匯報材料(2)采購方案決策文件

(3)資格預審材料：包括資格預審公告、資格預審文件、資格預審文件簽收記錄、資格審查人員簽到表、資格預審結(jié)果通知書（如進行資格預審）(4)招標文件

(5)評審匯編（包括評標委員會成員簽到表、開標記錄表、評審報告、中標候選人公示、中標通知書、中標結(jié)果通知書等）

(6)采購結(jié)果匯報材料

(7)采購結(jié)果決策文件（決策會議紀要等）(8)投標文件（中標人）

2、競爭性談判、單一來源、比選、詢價、認證等參照一下范圍：

(1)采購方案匯報材料

(2)采購方案決策文件(3)談判文件

(4)談判文件簽收記錄（如有）(5)談判回復文件

(6)評審資料（談判供應商簽到表、談判組成員簽到表、評委打分表等談判記錄、評審報告等）(7)采購結(jié)果匯報材料(8)采購結(jié)果決策文件（決策會議紀要等）

（七）權(quán)證類

1、本單位產(chǎn)生的房產(chǎn)證

2、土地使用證等與財產(chǎn)有關(guān)的權(quán)屬證明文件。

（八）實物類

1、公司獲得的具有保存價值的各種榮譽證書、獎狀、錦旗、獎杯、獎?wù)?、獎牌、匾等?/p>

2、公司舉辦或承辦重大活動形成的具有保存價值的憑證性實物，包紀念品、和宣傳品等。

3、上級領(lǐng)導知名人士的題詞字畫及其它有保存價值的實物等。

4、公司已宣布停止使用的印信（包括舊印章、印模、徽標）。

5、其它有重要保存利用價值的實物。備注：

1、所有檔案均提交原件。

2、提交的檔案材料完整。

第四篇：業(yè)務(wù)檔案歸檔及分類管理辦法

業(yè)務(wù)檔案歸檔及分類管理辦法

第一條 為了維護會計師事務(wù)所及其委托單位的利益和合法權(quán)益,規(guī)范會計師事務(wù)所的業(yè)務(wù)檔案管理，特制定本辦法。

第二條 本事務(wù)所業(yè)務(wù)檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專人負責收集保管。

第三條 業(yè)務(wù)檔案管理的基本內(nèi)容包括：按照業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范化、科學化、制度化的要求，對業(yè)務(wù)報告，工作底稿等業(yè)務(wù)文件材料進行收集、分類、整理、立卷、歸檔、保管。

第四條 業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍：

1、為規(guī)劃、控制和總結(jié)整個審計工作，發(fā)表審計意見所形成的業(yè)務(wù)底稿，如業(yè)務(wù)約定書、客戶的法律結(jié)構(gòu)和組織結(jié)構(gòu)的有關(guān)資料；審計計劃與總結(jié)，未審和審定會計報表，各種差異調(diào)節(jié)表，審計報告，管理建議書以及取得的客戶聲明書，陳述等。

2、執(zhí)行審計程序所形成的底稿，如各種明細表、匯總表、抽查表、測試表、分析表、審定表、詢證函等。

3、備查參考底稿，如客戶的營業(yè)執(zhí)照、合營協(xié)議、批準文件、企業(yè)章程、董事會會議記錄,重要經(jīng)濟合同、協(xié)議、驗資報告、企業(yè)內(nèi)控制度、會計制度等。

第五條 業(yè)務(wù)檔案歸檔時間：

審計業(yè)務(wù)結(jié)束后,應將在審計過程中形成的文件和工作底稿按規(guī)定及時歸檔,各項目第一經(jīng)手人為歸檔責任人。歸檔時間定為報告簽發(fā)之日的次月月底前。歸檔時間以主管負責人簽字為準。如有特殊原因，需經(jīng)主管負責人批準方可推遲歸檔。未按時歸檔的，暫停發(fā)放工資，直至歸檔為止。

第六條 業(yè)務(wù)檔案歸檔要求：

1、歸檔的審計工作底稿應內(nèi)容完整，格式規(guī)范，記錄清晰，結(jié)論明確，標識一致。

2、按照文號為單位進行規(guī)檔。歸檔前認真檢查應收集的業(yè)務(wù)約定書、審計報告、會計報表及附注、管理建議書、委托單位聲明書、未審會計報表、審計差異調(diào)理表及試算平衡表、重要法律文件、合同、協(xié)議與委托單位設(shè)立有關(guān)的法律性文件的復制件、審計計劃與結(jié)論、具體審計程序的記錄和資料是否齊全，不齊全的應予補充并對不需歸檔的材料進行剃除。

3、歸檔前應對上述資料中的蓋章、簽字是否符合有關(guān)規(guī)定做逐一檢查，并予以完善。

4、工作底稿中的傳真材料應重新復印后再歸檔。

5、檔案管理人員應及時登記歸檔情況，并于月末將未歸檔項目上報主管經(jīng)理。

第七條 業(yè)務(wù)檔案的立卷：

業(yè)務(wù)檔案的立卷程序包括組卷、擬寫案卷標題，卷內(nèi)文件材料排列、填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表及裝訂等工作內(nèi)容。

1、組卷：按照一個委托單位，一項業(yè)務(wù)原則上組織一個案卷，對于一項業(yè)務(wù)需要若干卷時，應在每卷封皮上注明此項業(yè)務(wù)共有多少卷，此卷是第幾卷。

2、卷內(nèi)文件材料排列順序：

（1）結(jié)合我所實際情況，卷內(nèi)文件材料排列按照審計程序目錄

控制總表、各審計程序控制分表所列示的項目、內(nèi)容、順序排列（目錄控制表對已收集的文件應做出標記）。

（2）各類文件資料在整理時，應正本在前，修改稿在后，如審計報告等。

第八條 業(yè)務(wù)檔案歸檔裝訂：

1、歸檔前應去除文件上的釘書釘，大頭針等金屬物。

2、填寫檔案封皮、卷內(nèi)文件目錄、備考表并裝訂入冊。案卷裝訂要牢固、整齊、美觀。

第五篇：檔案整理分類方案

檔案整理分類方案

為加強本公司檔案管理，實現(xiàn)檔案分類、整理、編目、檢索的標準化和規(guī)范化，便于檔案信息資源的開發(fā)利用，更好地為領(lǐng)導決策和各項工作服務(wù)，根據(jù)國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司檔案整理實際情況，特制定本方案。第一條 本方案規(guī)定了檔案分類的原則和方法、檔號標識及歸檔范圍和保管期限。

第二條 檔案分類原則是以公司所有在工作活動中形成的各種門類和載體的全部檔案為對象，依據(jù)工作職能、結(jié)合檔案內(nèi)容和載體形式特點，進行科學分類。本方案適用于本辦公室檔案實體的分類、整理和排架管理。

第三條 本方案共設(shè)置9個一級類目，并以兩位阿拉伯數(shù)字作為一級類目代號。

1、公司文件（代號：01）

2、辦證管理（代號：02）

3、合同管理（代號：03）

4、基本建設(shè)（代號：04）

5、檢驗報告（代號：05）

6、行政管理（代號：06）

7、人事檔案（代號：07）

8、體系文件（代號：08）

9、聲像實物檔案（代號：09）

第四條 二級類目的設(shè)置方法如下：

1、公司文件、辦證管理、合同管理類的二級類目，按職能部門設(shè)置；

2、基本建設(shè)類的二級類目，按廠區(qū)或基建項目設(shè)置；

3、檢驗報告類的二級類目，按產(chǎn)品種類或型號設(shè)置；

4、行政管理類的二級類目，按類別、部門/廠區(qū)、財務(wù)報告、其他設(shè)置；

5、人事檔案類的二級類目，按部門/人名設(shè)置；

6、體系文件類二級類目按廠區(qū)、類別和年限設(shè)置；

7、聲像檔案類的二級類目，按照片、底片、錄音帶/錄像帶、光盤/磁盤等載體特征設(shè)置，照片類的三級類目按領(lǐng)導類、榮譽類、業(yè)務(wù)活動類、文體活動類設(shè)置；實物檔案類的二級類目，按榮譽品、紀念品、其他設(shè)置；

8、專業(yè)檔案類的二級類目根據(jù)實際情況進行設(shè)置。

第五條歸檔文件 1.本部門在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料。

2.整理：將歸檔文件以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等（紙質(zhì)歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等），使之有序化的過程。3.歸檔：在歸檔文件整理過程中賦予其的一組字符代碼，以體現(xiàn)歸檔文件的類別和排列順序。

3.1 歸檔文件整理應遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。3.2 歸檔文件整理應區(qū)分不同價值，便于保管和利用。

3.3 歸檔文件整理應符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理。

3.4 歸檔文件整理應保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。4.組件（件的組織）

4.1 件的構(gòu)成 歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；簡報、周報等材料一期為一件；會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復文（請示與批復、報告與批示、函與復函等）一般獨立成件，也可為一件。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。

4.2 件內(nèi)文件排序 歸檔文件排序時，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復制件在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。

第六條 分類

1.辦公室應對歸檔文件進行科學分類，同一全宗應保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性。

2.歸檔文件一般采用—機構(gòu)（問題）—保管期限、—保管期限—機構(gòu)（問題）等方法進行三級分類。a）按分類 將文件按其形成分類?？缫话銘晕募灠l(fā)日期為準。對于計劃、總結(jié)、預算、統(tǒng)計報表、表彰先進以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬?？缧纬傻臅h文件歸入閉幕年。跨辦理的文件歸入辦結(jié)年。當形成無法考證時，為其歸檔，并在附注項加以說明。b）按機構(gòu)分類 將文件按其形成分類。采用機構(gòu)分類的，應根據(jù)文件形成或承辦機構(gòu)對歸檔文件進行分類，涉及多部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門。采用問題分類的，應按照文件內(nèi)容所反映的問題對歸檔文件進行分類。c）按保管期限分類 將文件按劃定的保管期限分類。

3.排列 a)歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按時間結(jié)合事由排列。b)同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。c)會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。

4.編號 a)歸檔文件應依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編制應遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、簡單性原則。檔號的結(jié)構(gòu)宜為：全宗號-檔案門類代碼·-保管期限-機構(gòu)（問題）代碼-件號。上、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“·”隔開。如“DX-01·2017-Y-XZ-0001”。5.4.3 檔號按照以下要求編制： a）全宗號：DX。b）檔案門類代碼·：歸檔文件檔案門類代碼由。為文件形成，以4位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如“2017”。c）保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標識。d）機構(gòu)（問題）代碼：機構(gòu)（問題）代碼采用2位漢語拼音字母，如行政辦公室代碼“XZ”等。歸檔文件未按照機構(gòu)（問題）分類的，應省略機構(gòu)（問題）代碼。e）件號：件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內(nèi)的排列順序號，用4位阿拉伯數(shù)字標識，不足4位的，前面用“0”補足，如“0026”。f)歸檔文件應在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。電子文件可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進行標識。g)歸檔章應將檔號的組成部分，即全宗號、、保管期限、件號，以及頁數(shù)作為必備項，機構(gòu)（問題）可以作為選擇項。歸檔章中全宗號、、保管期限、件號、機構(gòu)按照5.4.3編制，頁數(shù)用阿拉伯數(shù)字標識。為便于識記，歸檔章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”簡稱標識，機構(gòu)（問題）也可以用“辦公室”等規(guī)范化簡稱標識。5.編目

5.5.1 歸檔文件應依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄。編目應準確、詳細，便于檢索。5.5.2歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，對復文的編目應體現(xiàn)來文內(nèi)容。歸檔文件目錄設(shè)置序號、檔號、文號、責任者、題名、日期、密級、頁數(shù)、備注等項目。a）序號：填寫歸檔文件順序號。b）檔號：檔號按照5.4.2-5.4.3編制。c）文號：文件的發(fā)文字號。沒有文號的，不用標識。d）責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者。e）題名：文件標題。沒有標題、標題不規(guī)范，或者標題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的，應全部或部分自擬標題，自擬內(nèi)容外加方括號“[ ]”。f）日期：文件的形成時間，以國際標準日期表示法標注年月日，如19990909。g)密級：文件密級按文件實際標注情況填寫。沒有密級的，不用標識。h）頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁面總數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。i）備注：注釋文件需說明的情況。

5.5.3歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進行編制。目錄表格采用A4幅面，頁面宜橫向設(shè)置。

5.5.4歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應打印裝訂成冊。裝訂成冊的歸檔文件目錄，應編制封面。封面設(shè)置全宗號、全宗名稱、、保管期限、機構(gòu)（問題），其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時應使用全稱或規(guī)范化簡稱。歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊，也可每年區(qū)分保管期限裝訂成冊。修整、裝訂、編頁、裝盒和排架編輯 6.修整

6.1歸檔文件裝訂前，應對不符合要求的文件材料進行修整。

6.2歸檔文件已破損的，應予以修復；字跡模糊或易退變的，應予復制。6.3 歸檔文件應按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。6.4 對于幅面過大的文件，應在不影響其日后使用效果的前提下進行折疊。7.裝訂

7.1 歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護和管理。裝訂應盡量減少對歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應維持不變。7.2 應根據(jù)歸檔文件保管期限確定裝訂方式，裝訂材料與保管期限要求相匹配。為便于管理，相同期限的歸檔文件裝訂方式應盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應相對統(tǒng)一。7.3 用于裝訂的材料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進行裝訂。7.4永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，使用直角裝訂或縫紉機軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。永久保管的歸檔文件，使用不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂的，裝訂材料應滿足歸檔文件長期保存的需要。7.5永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套裝訂。

7.6定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式按照6.2.4-6.2.5執(zhí)行。8.編頁

8.1 紙質(zhì)歸檔文件一般應以件為單位編制頁碼。

8.2 頁碼應逐頁編制，宜分別標注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。8.3 文件材料已印制成冊并編有頁碼的；擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。

9.裝盒 將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。不同、機構(gòu)（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。9.1 檔案盒

9.1.1 檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒應根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號、、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設(shè)置機構(gòu)（問題）等選擇項。其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，起件號填寫在上格，止件號填寫在下格；盒號即檔案盒的排列順序號，按進館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。9.1.2 檔案盒應采用無酸紙制作。9.1.3備考表 備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期。a）盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。b）整理人：負責整理歸檔文件的人員簽名或簽章。c）整理日期：歸檔文件整理完成日期。d）檢查人：負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員簽名或簽章。e）檢查日期：歸檔文件檢查完畢的日期。

10.排架 10.1 歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應與本單位歸檔文件分類方案一致，排架方法應避免頻繁倒架。10.2 歸檔文件按—機構(gòu)（問題）—保管期限分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按機構(gòu)（問題）序列依次上架，便于實體管理。10.3 歸檔文件按—保管期限—機構(gòu)（問題）分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按保管期限依次上架，便于檔案移交進館。11.歸檔電子文件的整理要求編輯

11.1 歸檔電子文件組件（件的組織）、分類、排列、編號、編目，應符合本《規(guī)則》“5 一般要求”的規(guī)定。

11.2 歸檔電子文件的格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等整理符合要求。

11.3歸檔電子文件整理，應符合實用性。12.歸檔文件目錄式樣

12.1(資料性附錄)歸檔文件目錄 序號 檔號 文號 責任者 題名 日期 密級 頁數(shù) 備注

12.2檔案歸檔完成同時需在電腦上同時備份檔案明細，并注明存取地點，便于查詢。