第一篇：《文書(shū)與檔案》教材精華（小編推薦）

考試大綱要求及內(nèi)容

考試內(nèi)容：

1、文書(shū)工作的含義、組織、性質(zhì)、特點(diǎn)、原則、作用和任務(wù)。

2、公務(wù)文書(shū)、檔案、全宗、全宗的補(bǔ)充形式、人物全宗、聲像檔案、電子公文的概念。

3、檔案工作的內(nèi)容、性質(zhì)及基本原則，歸檔單位的條件，歸檔文件價(jià)值鑒定的標(biāo)準(zhǔn)。

4、《歸檔文件整理規(guī)則》的特點(diǎn)

基本技能：

1、公務(wù)文書(shū)行文制度的運(yùn)用

2、公務(wù)文書(shū)體式的運(yùn)用

3、收文發(fā)文的處理程序

4、檔案提供利用服務(wù)的方式及途徑

5、歸檔文件價(jià)值鑒定原則的運(yùn)用

6、歸檔文件整理

7、檔案登記和統(tǒng)計(jì)

8、聲像檔案的管理

9、區(qū)分文件歸檔范圍10、11、12、13、劃分檔案保管期限

電子公文的手機(jī)、管理、利用與歸檔 紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用 庫(kù)房管理

綜合運(yùn)用：

文書(shū)處理與檔案管理

《文書(shū)與檔案》精華

第一章 文書(shū)與文書(shū)工作概述 第一節(jié) 文書(shū)概述

1、文書(shū)

人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐活動(dòng)中為了記載、憑證、傳遞和公布信息等的需要，以文字的方式在一定書(shū)寫(xiě)材料上表達(dá)思想意圖的一種書(shū)面記錄。簡(jiǎn)單而言，是以文字形式處理各種事物的工具。

2、公務(wù)文書(shū)

是法定機(jī)關(guān)和組織在公務(wù)活動(dòng)中按照特定的體式，經(jīng)過(guò)一定處理程序制成的書(shū)面文字材料，作為傳達(dá)意圖、聯(lián)系工作、處理公務(wù)的文字依據(jù)，是國(guó)家管理政務(wù)的一種工具。

3、怎樣理解公務(wù)文書(shū)的概念/

A、公務(wù)文書(shū)是各類機(jī)關(guān)與組織在工作活動(dòng)中普遍使用的一種工具。

B、公務(wù)文書(shū)是一種記錄和傳遞信息的書(shū)面文字。

C、公務(wù)文書(shū)是按照特定的體式和一定的處理程序制成的書(shū)面材料。

D、公務(wù)文書(shū)是黨和國(guó)家機(jī)關(guān)具體領(lǐng)導(dǎo)與管理政務(wù)，機(jī)關(guān)與組織處理工作的一種工具。

4、公務(wù)文書(shū)的特點(diǎn)? 公務(wù)文書(shū)由法定的作者制成和發(fā)布；有法定的權(quán)威性和時(shí)效性；有特定的體式和語(yǔ)言特點(diǎn)；有一定的辦理程序和明確的閱讀范圍。

第二節(jié) 公務(wù)文書(shū)的種類和體式

一、分法多種，實(shí)際中常常分為三種：

1、通用公文：指各級(jí)各類機(jī)關(guān)團(tuán)體等組織處理公務(wù)時(shí)普遍使用的公文文種類。同應(yīng)用文寫(xiě)作中的公文種類，即13種文體。其中又可以分為三種。

下行文：命令，決定、指示、批復(fù)、通報(bào) 上行文：請(qǐng)示、報(bào)告、議案 公告用：公告、通告 下行文、平行文：通知 上行文、平行文、下行文：函 上行文、下行文：會(huì)議紀(jì)要

2、事務(wù)文書(shū)：指通用公文以外的機(jī)關(guān)、團(tuán)體經(jīng)常使用的一般性公務(wù)文書(shū)。包括計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)、章程、辦法、細(xì)則、守則、大事記。

3、專用文書(shū)：指在一定工作部門(mén)或一定業(yè)務(wù)領(lǐng)域，根據(jù)某種特殊需要專門(mén)使用的公務(wù)文書(shū)。包括經(jīng)濟(jì)文書(shū)、司法文書(shū)、教育文書(shū)、軍事文書(shū)和外交文書(shū)。

二、公務(wù)文書(shū)的體式

體式也稱公文的格式。公文體式的內(nèi)容包括：發(fā)文機(jī)關(guān)、秘密等級(jí)、緊急程度（急件、特急和限時(shí)送達(dá)）、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、成文時(shí)間、附注、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和時(shí)間等。

具體體式可以參考《應(yīng)用文寫(xiě)作》P19頁(yè)。

第三節(jié) 文書(shū)工作

一、文書(shū)工作的含義

是通過(guò)互相銜接的一系列程序，完成擬制、處理和管理文件的工作。

二、文書(shū)工作的任務(wù)

概述為：圍繞黨的總?cè)蝿?wù)、總目標(biāo)，做好“三服務(wù)”（即為上級(jí)機(jī)關(guān)服務(wù)，為同級(jí)和下級(jí)機(jī)關(guān)服務(wù)），搞好文書(shū)工作“四化”建設(shè)（制度化、規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化），科學(xué)、高校地承擔(dān)文書(shū)的形成、處理和管理工作，為有效的進(jìn)行機(jī)關(guān)工作，促進(jìn)兩個(gè)文明建設(shè)服務(wù)。

具體任務(wù)包括收文、發(fā)文、文書(shū)整理、文書(shū)清退、文書(shū)保管和歸檔等幾個(gè)重要的工作。

三、文書(shū)工作的基本原則和要求

1、實(shí)行集中統(tǒng)一管理，貫徹黨政分開(kāi)的原則；

2、準(zhǔn)確、周密，確保質(zhì)量，避免差錯(cuò)；

3、及時(shí)、迅速，發(fā)對(duì)拖延，積壓和迂緩；

4、精簡(jiǎn)、求實(shí)，發(fā)對(duì)官僚主義和文牘主義；

5、保守黨和國(guó)家機(jī)密。

四、文書(shū)工作的組織形式

1、集中形式：指將文書(shū)工作中除文件承辦外的其他環(huán)節(jié)的工作，都集中由文書(shū)部門(mén)辦理。

2、分散形式：指將機(jī)關(guān)的文書(shū)工作分別交由文書(shū)部門(mén)和各業(yè)務(wù)部門(mén)承擔(dān)。

六、行文制度 包括：行文條件、行文關(guān)系、行文方向、行文方式和行文規(guī)則等。

七、什么情況下可以越級(jí)行文？

1、發(fā)生特殊緊急情況逐級(jí)上報(bào)會(huì)延誤時(shí)機(jī)造成損失；

2、多次請(qǐng)示上級(jí)沒(méi)能得到解決的問(wèn)題

3、指數(shù)上下級(jí)之間有爭(zhēng)議無(wú)法解決的

4、上級(jí)機(jī)關(guān)交辦的并指定直接上報(bào)的事項(xiàng)

5、對(duì)直屬上級(jí)進(jìn)行檢舉揭發(fā)的

6、詢問(wèn)與聯(lián)系個(gè)別的、必要的具體問(wèn)題。

第二章

文書(shū)處理

第一節(jié)

文書(shū)處理概述

一、文書(shū)處理概念

機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、人民團(tuán)體完成公文的撰制、運(yùn)轉(zhuǎn)、辦理和保管過(guò)程中的全部工作。（是文書(shū)部門(mén)最基本也是工作量最大的一項(xiàng)工作。）

二、文書(shū)處理的內(nèi)容

按性質(zhì)分為：撰制、運(yùn)轉(zhuǎn)、辦理和保管四個(gè)階段。按形式分為：收文和發(fā)文處理兩個(gè)階段。

第二季

發(fā)文處理程序

1、程序

包括：擬稿、審稿、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用印、登記、分發(fā)。

2、擬寫(xiě)公文的基本要求？

要全面正確的理解發(fā)文意圖；要符合公文格式和有關(guān)規(guī)定；要注重行文的角度，用語(yǔ)和口氣適合行文關(guān)系；講究語(yǔ)言，符合公文風(fēng)格。

3、審核任務(wù)？

主要做好“五查”工作：是否符合方針政策，是否體現(xiàn)發(fā)文意圖，貫徹措施是否切實(shí)可行，文種、格式、標(biāo)注是否準(zhǔn)確，文字表述是否規(guī)范。

4、為什么說(shuō)簽發(fā)是公文形成的關(guān)鍵？

簽發(fā)指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文稿簽署可否制發(fā)的意見(jiàn)，即對(duì)所呈文稿進(jìn)行核準(zhǔn)與認(rèn)可，是文件形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。它是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和部門(mén)負(fù)責(zé)人直接參與掌握的一個(gè)文書(shū)處理環(huán)節(jié)，是領(lǐng)導(dǎo)人行使職權(quán)的表現(xiàn)。一經(jīng)簽發(fā)，文稿即成文稿，就可據(jù)此制發(fā)正式文件，因此簽發(fā)工作應(yīng)慎之又慎。

5、作為一名文書(shū)人員在繕印時(shí)應(yīng)遵守那些規(guī)定和要求？

繕印的基本原則：繕印人員不得擅自改稿；要以領(lǐng)導(dǎo)指定的印數(shù)為依據(jù)，不多印或少??；嚴(yán)格保守規(guī)則；不得自行處理原稿。

基本要求：字體字號(hào)要適當(dāng)；排版要規(guī)范整潔；用紙要規(guī)范，文面要整潔美觀，裝訂整齊牢固；頁(yè)面要清晰整潔。

6、校對(duì)方法包括唱校法和比較法。

7、校對(duì)的程序一般實(shí)行“三校付印”，即每份文件校對(duì)三次以上，確保無(wú)誤后方可正式交付印刷。

8、在文件材料上要加蓋機(jī)關(guān)印章，帶有個(gè)人照片的介紹信、證明材料及有關(guān)證件雷文書(shū)還需在照片上加蓋特定鋼印。

以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人名義發(fā)出的公文落款處署領(lǐng)導(dǎo)人職務(wù)及姓名，一般不必蓋印，需要蓋印的一般加蓋機(jī)關(guān)印章。

用印的要求和方法：用印位置在落款及成文日期處，要求上壓正文，下要騎年壓月。按規(guī)定除會(huì)議紀(jì)要外，凡正式公文都必須蓋印。

第三節(jié)

收文處理程序

1、收文概念包括連個(gè)方面：所有外機(jī)關(guān)傳遞給本機(jī)關(guān)的公文；將外機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的文件收進(jìn)并完成收文處理。

2、收文處理包括收進(jìn)文件和對(duì)收進(jìn)文件的處理兩個(gè)階段。

具體包括一下環(huán)節(jié)：簽收、登記、分送與傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦與查辦、注辦、歸卷。

3、簽收范圍：發(fā)文機(jī)關(guān)要求收文機(jī)關(guān)執(zhí)行簽字驗(yàn)收手續(xù)的重要文件，如機(jī)要件、掛號(hào)件和電報(bào)、專人送遞的文件和附有外回執(zhí)單的文件都需簽收。一般的函件不必簽收。

4、簽收過(guò)程：清點(diǎn)，檢查和簽字。

5、收文登記是收進(jìn)文件的總目錄，是文件存在的標(biāo)志。

登記的方式包括一簿式登記法和分類登記法。

6、傳閱的對(duì)象是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或部門(mén)負(fù)責(zé)人，傳閱的組織者就是文書(shū)工作人員。

7、擬辦指文書(shū)部門(mén)或承辦部門(mén)的有關(guān)人員對(duì)收文如何具體辦理提出初步意見(jiàn)，供機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批辦時(shí)參考。

8、批辦指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)文件如何處理提出批示意見(jiàn)，簽批在收文處理單的批辦欄。

9、承辦指對(duì)需要貫徹落實(shí)及需要給予答復(fù)的文件進(jìn)行具體的辦理。是文書(shū)處理的核心和關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

10、催辦指對(duì)公文辦理的情況進(jìn)行催促和詢問(wèn)，使公文能得到及時(shí)處理，以防文件積壓和延誤工作。（由文書(shū)人員負(fù)責(zé)。催辦工作重點(diǎn)是對(duì)內(nèi)催辦。）

11、查辦指對(duì)承辦的實(shí)際情況進(jìn)行檢查。

內(nèi)容：重點(diǎn)是了解、掌握各承辦機(jī)關(guān)、承辦人在承辦過(guò)程中是否貫徹落實(shí)了黨和國(guó)家的方針政策，是否執(zhí)行了上級(jí)的決議指示精神。

方法：發(fā)公函，打電話和實(shí)際走訪。

11、注辦指對(duì)文件的承辦情況和處理結(jié)果進(jìn)行記載與說(shuō)明，是收文處理完畢的標(biāo)志。

12、歸卷指將處理完畢的文件按要求分門(mén)別類地進(jìn)行暫時(shí)性保管，以準(zhǔn)備年終的立卷歸檔。

第四節(jié)

特殊文件的處理

一、信訪文件

1、信訪定義：指人民群眾通過(guò)寫(xiě)信、訪問(wèn)的形式，想黨和政府的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)反映個(gè)人或機(jī)體意愿的一種社會(huì)政治交往活動(dòng)。

2、信訪文書(shū)：是在處理這類活動(dòng)時(shí)形成的各種文字記錄。包括兩部分：一是人民群眾的來(lái)信和來(lái)訪形成的記錄，二是受理機(jī)關(guān)處理來(lái)信來(lái)訪形成的各種文件材料。

3、信訪文書(shū)處理的要求是什么？

1、實(shí)行“分級(jí)負(fù)責(zé)，歸口辦理”。

2、做到有信必回，有訪必接，有問(wèn)必答。

3、要注重調(diào)查研究，堅(jiān)持實(shí)事求是。

4、信訪文書(shū)的處理是按什么步驟和方法進(jìn)行的？

接待或拆封；登記（基本情況登記和處理結(jié)果登記）；呈批與轉(zhuǎn)辦；立案查處；催辦與查辦；答復(fù)；歸卷、立卷、歸檔。

二、會(huì)議文件的處理

1、會(huì)議文書(shū)處理方法和要求是什么？

會(huì)議文書(shū)由文書(shū)部門(mén)負(fù)責(zé)處理；會(huì)議文書(shū)要求單獨(dú)立卷；對(duì)于召開(kāi)會(huì)議的機(jī)關(guān)與單位而言，圍繞會(huì)議形成的所有文件材料都要立卷；會(huì)議重要文件屬于永久保留范疇；會(huì)議文書(shū)的立卷方法與其他公務(wù)文書(shū)立卷方法完全一致。

第三章

文書(shū)立卷與歸檔

一、文書(shū)立卷

指文書(shū)部門(mén)（或業(yè)務(wù)部門(mén)）將已經(jīng)辦理完畢的、具有查考價(jià)值的文件材料，按照它們?cè)谛纬商幚磉^(guò)程中的規(guī)律和特征組合成案卷。

立卷的成果是編立案卷。

凡是本機(jī)關(guān)在工作活動(dòng)中形成和使用的、已經(jīng)辦理完畢、具有查考價(jià)值的各種文件材料都需立卷。

文書(shū)立卷的重點(diǎn)是反映本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)和基本歷史面貌的文件材料。

對(duì)不需立卷的文件材料，不可隨便處置。一般文件材料經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可以銷毀；有密級(jí)的文件材料，應(yīng)在銷毀前進(jìn)行登記，并由二人監(jiān)銷。

值得注意的是，根據(jù)我國(guó)黨政檔案集中統(tǒng)一管理的要求，各單位具有長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值的檔案將按規(guī)定想檔案館移交。

二、文書(shū)立卷的要求是什么？

基本要求是；遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)的歷史面貌，便于保管和利用。

三、文書(shū)立卷的方法是什么？

一般采用兩種方法：六個(gè)特征立卷法和“四分四注意”立卷法。前者指運(yùn)用從文件的組成結(jié)構(gòu)中概括出來(lái)的文件所共有的責(zé)任者、問(wèn)題、名稱、時(shí)間、通訊者和地區(qū)等六個(gè)方面的特征來(lái)立卷的方法。后者指分年度，注意文件內(nèi)容針對(duì)的時(shí)間；分級(jí)別，注意本級(jí)和上下級(jí)、同級(jí)文件間的密切聯(lián)系；分問(wèn)題，注意處理好不宜按問(wèn)題組卷的文件；分保存價(jià)值，注意立足本機(jī)關(guān)和維護(hù)問(wèn)題的完整性。

四、文書(shū)立卷的步驟

1、立卷類目的確定

2、平時(shí)歸卷

3、組卷

4、編目定卷

五、歸檔有什么要求？

1、應(yīng)歸檔的文件材料齊全、完整

2、文件和電報(bào)等材料按其內(nèi)容的聯(lián)系，合并整理立卷

3、歸檔的文件材料，應(yīng)保護(hù)它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，分類整理、立卷，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，便于保管利用

4.所有歸檔的案卷比尋有完整的移交目錄，一式三份。

第四章

檔案和檔案工作概述

一、檔案

1、檔案的概念

是國(guó)家機(jī)關(guān)社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖標(biāo)、音像及其他各種形式的歷史記錄。簡(jiǎn)單地說(shuō)，檔案是原始的歷史記錄。

2、文件轉(zhuǎn)化為檔案有什么條件？

辦理完畢的文件才能成為檔案；對(duì)日后實(shí)際工作和科學(xué)研究等活動(dòng)具有一定查考利用價(jià)值的文件，才有必要作為檔案保存；按照一定的規(guī)律保存起來(lái)的文件，才能最后成為檔案。

總之，檔案是處理完畢的、具有查考價(jià)值的、幾種保存起來(lái)的文件。這是檔案定義的最基本含義。

3、檔案的載體

我國(guó)有古代遺留下來(lái)的龜甲獸骨、竹簡(jiǎn)木牘、金石等，又有以紙張為主的書(shū)寫(xiě)材料，還有近代開(kāi)始產(chǎn)生和推廣的照片、影片、磁帶、磁盤(pán)和光盤(pán)等載體。在國(guó)外還有紙草、泥板、羊皮紙等載體。

4、檔案的主要特點(diǎn)和本質(zhì)屬性

檔案以兼具原始性和記錄性二者于一體的。其一般屬性指檔案具有社會(huì)性、價(jià)值性、知識(shí)性、信息性、信息和載體的不可分割性。

5、文書(shū)檔案定義

也叫政務(wù)檔案、黨政檔案或普通檔案，是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在政治生活和行政事務(wù)等方面活動(dòng)中形成的檔案。是我國(guó)全部檔案的基本組成部分，也是我國(guó)各級(jí)綜合檔案館的核心內(nèi)容。

6、科技檔案的特點(diǎn)是什么？

專業(yè)性；種類和類型的多樣性；成套性；現(xiàn)實(shí)性。

7、名稱解釋

基本建設(shè)檔案：指形成于各種建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線等基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工和使用、維修活動(dòng)中的科技檔案。

工業(yè)技術(shù)檔案：指工業(yè)產(chǎn)品的設(shè)計(jì)、研制和生產(chǎn)、制造活動(dòng)中形成的科技檔案。

藝術(shù)檔案：指有關(guān)單位及個(gè)人在藝術(shù)生產(chǎn)、藝術(shù)創(chuàng)作及藝術(shù)演出活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖像、音響等形式的藝術(shù)材料。

國(guó)家檔案全宗：又稱國(guó)家全部檔案，指歸國(guó)家所有、由國(guó)家統(tǒng)一管理的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有經(jīng)濟(jì)、政治；、科學(xué)、文化或歷史價(jià)值的一切檔案財(cái)富的總和。

8、檔案有什么價(jià)值？

憑證價(jià)值；情報(bào)價(jià)值。

二、檔案工作

1、檔案工作的內(nèi)容

檔案收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、編研、利用、統(tǒng)計(jì)等、2、檔案工作的性質(zhì)

管理性：專門(mén)管理各部門(mén)形成的歷史文件的一項(xiàng)獨(dú)立的、專業(yè)性的活動(dòng)。服務(wù)性：主要目的是為了適應(yīng)社會(huì)各方面的檔案利用需要，為社會(huì)各項(xiàng)工作提供信息資源。

政治性：體現(xiàn)一定的階級(jí)關(guān)系和接濟(jì)利益，為一定階級(jí)、政黨的路線、方針、政策服務(wù)。

3、檔案工作的基本原則

檔案工作實(shí)行同一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用。

（便于社會(huì)各方面的利用是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)、落腳點(diǎn)。）

4、檔案管理活動(dòng)的過(guò)程分為檔案室前期管理階段、檔案室集中管理階段和檔案館集中管理階段。

檔案館是檔案的最終歸宿。

檔案室既是機(jī)關(guān)內(nèi)的職能機(jī)構(gòu)，又是國(guó)家檔案工作的基層組織，既是提高單位工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，又是整個(gè)國(guó)家檔案事業(yè)的基礎(chǔ)。

第五章

檔案業(yè)務(wù)工作 檔案業(yè)務(wù)工作包括那些工作?

收集工作、整理工作、價(jià)值鑒定工作、保管與保護(hù)工作、統(tǒng)計(jì)工作和開(kāi)發(fā)利用共。

一、檔案收集工作

1、檔案收集工作定義

指按照黨和國(guó)家的有關(guān)規(guī)定，通過(guò)例行的接受歸檔制度和專門(mén)的征集辦法，把分散在各機(jī)關(guān)、單位、個(gè)人手中和散失在其他地方的檔案，分別集中到各檔案室和各級(jí)各類檔案館，以實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的業(yè)務(wù)活動(dòng)。

2、收集工作的要求

保證收集的檔案完整齊全；加強(qiáng)館外的調(diào)查研究；保證入館檔案的標(biāo)準(zhǔn)化；保證全宗和全宗群的不可分散性；保存各全宗之間的相互關(guān)系。

二、檔案整理工作

1、全宗的定義

是一個(gè)獨(dú)立的居官、組織或著名人物在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案整體。其含義包括三個(gè)方面：是一個(gè)有機(jī)整體；是在一定歷史活動(dòng)中形成的；是以一定的社會(huì)單位為基礎(chǔ)構(gòu)成的。

2、立檔單位定義

形成全宗的機(jī)關(guān)、組織或個(gè)人稱為全宗構(gòu)成者。

3、構(gòu)成立檔單位的條件是什么？

工作上，可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義單獨(dú)對(duì)外行文； 組織上，有專門(mén)管理人事的機(jī)構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)； 財(cái)務(wù)上，有獨(dú)立的預(yù)算和決算，有單獨(dú)管理財(cái)務(wù)的機(jī)構(gòu)或人員。

4、人物全宗定義

是社會(huì)知名人士在其一生活動(dòng)中形成的檔案整體。

5、全宗的補(bǔ)償形式的定義

在檔案整理過(guò)程中，有時(shí)會(huì)遇到一些單位的檔案難以按全宗區(qū)分，或難以按全宗保管等特殊情況，這時(shí)候可根據(jù)全宗原則采取一些變通形式作為補(bǔ)充

6、全宗是組成檔案館檔案的基本單位，案卷則是全宗的基本單位。

7、檔案整理工作的一般程序?

熟悉立檔單位和全宗單位的有關(guān)情況，確定檔案整理工作計(jì)劃、任務(wù)和目標(biāo)； 制定檔案整理工作方案，尤其是切實(shí)可行的檔案分類方案；區(qū)分全宗；對(duì)全宗內(nèi)檔案進(jìn)行分類；對(duì)類呃逆文件立卷；案卷排列；編制案卷目錄。

8、全宗卷定義

在管理某一全宗過(guò)程中形成的，以全宗為單位組成、說(shuō)明全宗歷史的文件材料專卷，是檔案館（室）對(duì)全宗進(jìn)行日常管理、保管人員掌握全宗情況不可缺少的材料。

三、檔案價(jià)值鑒定工作

1、定義及其內(nèi)容

定義：指檔案館按照一定的原則、標(biāo)準(zhǔn)和方法，判定檔案的價(jià)值，確定檔案的保管期限剔除失去保存價(jià)值的檔案并予以銷毀的一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。

內(nèi)容：制定檔案保管期限表；具體分析檔案的價(jià)值，依據(jù)檔案保管期限表來(lái)劃分和確定檔案的保管期限；挑選出沒(méi)有保存價(jià)值和保管期限已滿的檔案予以銷毀；圍繞上述各種工作而開(kāi)展的一系列鑒定組織工作。

2、檔案價(jià)值鑒定工作的原則

從國(guó)家和人民的整體利益出發(fā)，用全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，判定檔案的價(jià)值。

3、分析檔案價(jià)值的一般方法有哪些？

分析文件的內(nèi)容：凡具有科學(xué)研究和實(shí)際查考價(jià)值的文件，就具有重要或較重要的價(jià)值，而反映一般事務(wù)性活動(dòng)或內(nèi)容重復(fù)的文件則價(jià)值不大。

分析文件的來(lái)源、時(shí)間和形式等。同類內(nèi)容的文件，由于來(lái)源時(shí)間和形式等特點(diǎn)的不同，而具有不同的保存價(jià)值。

分析全宗和全宗群內(nèi)檔案的完整程度。保存完整時(shí)各類材料的價(jià)值率基本正常；不完整時(shí)，殘存檔案的保存價(jià)值相對(duì)提高，而且檔案保存得越少，殘余檔案的保存價(jià)值越高。

4、檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久指無(wú)限期地長(zhǎng)遠(yuǎn)保存，長(zhǎng)期指保存16-50年，短期為15年以下。

5、銷毀檔案的方法

檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)批準(zhǔn)后，一般可將該檔案送造紙廠作原料，也可自行銷毀。為保守機(jī)密，嚴(yán)禁將需要銷毀的檔案做其它用途，更不允許出賣(mài)。無(wú)論用什么方法銷毀，都要牌兩個(gè)以上的專人監(jiān)銷，同時(shí)監(jiān)銷人必須在銷毀清冊(cè)上注明“已銷毀”的字樣和銷毀的日期，并由監(jiān)銷人簽字以示負(fù)責(zé)。

6、鑒定檔案價(jià)值的基本方法是什么？ 是直接鑒定法，即通過(guò)直接審查檔案來(lái)鑒定檔案的價(jià)值。包括兩層含義：一是要求鑒定工作人員根據(jù)鑒定檔案價(jià)值的原則和標(biāo)準(zhǔn)，按照檔案的實(shí)際情況直接判定價(jià)值，而不是只通過(guò)檔案保管期限表來(lái)鑒定；一是要求鑒定工作人員逐件、逐頁(yè)地審查檔案，而不是僅根據(jù)案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄和案卷題名判定檔案的價(jià)值。

7、檔案保管期限表定義

是用表冊(cè)形式列出檔案的來(lái)源、內(nèi)容和形式并指明其保管期限的一種指導(dǎo)性文件，它是鑒定檔案保存價(jià)值和確定檔案保管期限的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。

四、檔案保管與保護(hù)工作

1、保管工作的內(nèi)容有哪些？

檔案保管工作是檔案部門(mén)的一項(xiàng)日常性業(yè)務(wù)工作，是維護(hù)檔案的完整與安全的重點(diǎn)環(huán)節(jié)和主要手段。其內(nèi)容主要包括：日常維護(hù)工作；實(shí)時(shí)保護(hù)措施；檔案的修復(fù)；庫(kù)房與設(shè)備的管理。

2、保管工作有什么要求？

保管工作人員要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感（思想基礎(chǔ)）；要為保管工作提供必要的物質(zhì)條件；要分析和掌握造成檔案毀損的原因（影響檔案壽命的因素包括兩個(gè)方面：一是檔案制成材料和記錄材料的質(zhì)量，這是影響檔案壽命的內(nèi)因；二是檔案的保管條件與方法，這是影響檔案保管壽命的外因。）；以防為主，防治結(jié)合。

3、檔案的保管條件

庫(kù)房為檔案的保管提供了最基本得物質(zhì)條件。檔案庫(kù)房的特定用途要求它具有放潮濕、防高溫、防蟲(chóng)鼠、防污染的條件，并且堅(jiān)固安全。

五、檔案統(tǒng)計(jì)工作

1、檔案統(tǒng)計(jì)工作的定義與內(nèi)容

定義：是以表冊(cè)、數(shù)字的形勢(shì)，對(duì)檔案和檔案工作諸現(xiàn)象的數(shù)量關(guān)系進(jìn)行登記、整理、分析和研究，從而揭示出其發(fā)展過(guò)程、現(xiàn)象及其一般規(guī)律的一項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作。

內(nèi)容：包括檔案與檔案工作的基本登記和綜合統(tǒng)計(jì)研究?jī)刹糠帧＞唧w來(lái)說(shuō)，有檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管、利用情況的登記，檔案機(jī)構(gòu)和人員、檔案專業(yè)教育等情況的基本統(tǒng)計(jì)，其他專門(mén)統(tǒng)計(jì)等，幾乎涉及檔案、檔案工作、檔案事業(yè)管理的所有方面。檔案統(tǒng)計(jì)工作內(nèi)容的廣泛性是區(qū)別于收集、整理、鑒定、保管及提供利用等業(yè)務(wù)工作的突出特點(diǎn)。

2、檔案統(tǒng)計(jì)工作的要求

統(tǒng)計(jì)目的要明確；統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確、統(tǒng)計(jì)要保持連續(xù)性；統(tǒng)計(jì)工作要及時(shí)、要加強(qiáng)分析研究。

3、檔案統(tǒng)計(jì)工作的方法

檔案統(tǒng)計(jì)工作包括對(duì)檔案和檔案工作的統(tǒng)計(jì)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)整理和統(tǒng)計(jì)分析這一完整的工作過(guò)程。通過(guò)統(tǒng)計(jì)調(diào)查，獲得反映檔案和檔案工作有關(guān)特征的數(shù)據(jù)資料；通過(guò)統(tǒng)計(jì)整理，把這些反映個(gè)體特征的資料過(guò)度為反映整體特征的資料；對(duì)吼對(duì)整理過(guò)的系統(tǒng)資料進(jìn)行分析研究，認(rèn)識(shí)和把握檔案和檔案工作的狀況與內(nèi)在發(fā)展規(guī)律。

六、檔案開(kāi)發(fā)利用工作

1、檔案檢索含義

包括存儲(chǔ)檔案信息線索和利用檢索工具查取所需檔案的全部過(guò)程，包括存儲(chǔ)與檢索兩個(gè)具體步驟。

2、檔案編研工作概念

是以館（室）藏檔案為主要物質(zhì)對(duì)象，以主動(dòng)提供或報(bào)道檔案信息內(nèi)容、滿足社會(huì)利用為主要目的，在深入研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，按專題對(duì)檔案文件進(jìn)行收集、篩選、加工，使之轉(zhuǎn)化為不同形式的編研成果的一項(xiàng)專業(yè)工作。

3、大事記的定義

按照時(shí)間順序簡(jiǎn)要記載一定時(shí)期發(fā)生的重大事件，能從縱的方面提供史實(shí)梗概，也可為查找檔案提供線索。一般采取敘述式，其結(jié)構(gòu)包括條目和時(shí)間兩部分。

4、檔案提供利用的要求

樹(shù)立服務(wù)思想，端正服務(wù)態(tài)度，明確檔案提供利用在檔案工作中的地位和作用；做好基礎(chǔ)工作，緩和檔案信息的供求矛盾，提高檔案利用服務(wù)的水平和效益；熟悉檔案庫(kù)藏，研究用戶需求，提高利用服務(wù)能力；正確處理檔案的利用與保密的關(guān)系，提高檔案提供服務(wù)的政策理論水平。

5、檔案提供利用的方式

通常有以下幾種類型：以檔案原件提供利用，如檔案原件的閱覽、外借；以檔案復(fù)制件提供利用，如檔案復(fù)制本的閱覽，出版檔案文件匯編，舉辦檔案展覽；綜合檔案內(nèi)容編寫(xiě)書(shū)面資料提供利用，如編寫(xiě)檔案參考資料。

檔案提供利用的方式還有很多，檔案部門(mén)應(yīng)根據(jù)當(dāng)代信息社會(huì)的需求和社會(huì)各方面的檔案利用需要，采取適當(dāng)?shù)奶峁├梅绞?，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源。

第六章

文書(shū)與檔案工作現(xiàn)代化

1、電子文件及其特點(diǎn)

電子文件是通過(guò)數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸與處理的文件。與傳統(tǒng)文件相比它具有以下特點(diǎn)：

電子文件的讀寫(xiě)方式有了革命性變化；電子文件的內(nèi)容與載體的依附關(guān)系發(fā)生變化；電子文件的結(jié)構(gòu)發(fā)生變化。

2、檔案工作現(xiàn)代化的概念

指勇科學(xué)的思想、組織、方法和手段對(duì)檔案工作進(jìn)行有效的管理，使之獲得最佳工作效益、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。也就是說(shuō)，是在檔案工作人員擁有現(xiàn)代化的觀念與技能的前提下，運(yùn)用科學(xué)化的組織和管理，采用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理方法和管理手段的現(xiàn)代化。

3、檔案工作現(xiàn)代化的內(nèi)容

檔案工作現(xiàn)代化不只是現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，二是包括技術(shù)、設(shè)備的現(xiàn)代化和管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、程序化兩大方面。

4、新型檔案材料包括哪些？

錄音磁帶、唱片、錄影帶、攝影照片、縮微膠片、計(jì)算機(jī)磁盤(pán)、關(guān)盤(pán)等。

5、照片檔案的定義

是人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐活動(dòng)形成的具有保存價(jià)值并按一定原則和方法整理、保管起來(lái)的各種照片，包括底片、照片和文字說(shuō)明材料。第七章

文書(shū)、檔案工作人員的職業(yè)道德與業(yè)務(wù)素養(yǎng)

1、社會(huì)主義職業(yè)道德的核心就是為人民服務(wù)，這是社會(huì)主義社會(huì)每個(gè)從業(yè)人員職業(yè)行為的處發(fā)點(diǎn)。

2、文書(shū)、檔案工作的基本原則是什么？

保密；準(zhǔn)確；迅速。

3、文書(shū)、檔案工作者的職業(yè)道德包含的內(nèi)容是什么？

強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感；遵守紀(jì)律，嚴(yán)守秘密；精明干練、主動(dòng)負(fù)責(zé)；埋頭苦干、嚴(yán)謹(jǐn)精細(xì)（它是文書(shū)檔案工作人員職業(yè)的行為準(zhǔn)則）；謙虛謹(jǐn)慎，平等待人。

4、文書(shū)、檔案工作人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)有哪些？

具有較高的政策水平；具有較廣的本部門(mén)、本行業(yè)的業(yè)務(wù)知識(shí)；具有較深的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)；較強(qiáng)的業(yè)務(wù)技能（文字綜合處理能力，書(shū)寫(xiě)能力，速記能力，印制能力，校對(duì)能力，運(yùn)用現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力。）

第二篇：文書(shū)與檔案復(fù)習(xí)資料

二、問(wèn)答題：

1文書(shū)與檔案的區(qū)別聯(lián)系

聯(lián)系：構(gòu)成成分相同，都是文件材料，其中主要是文件材料：

區(qū)別：1）文書(shū)是正在使用，未經(jīng)整理立卷的公文材料：檔案則是工作結(jié)束后，停止傳遞使用，已整理立卷，正式歸檔的文件材料。

2）文書(shū)是檔案的前身和基礎(chǔ)，檔案是文書(shū)的變體和歸宿。文書(shū)是明天的檔案，檔案是昨天的文書(shū)。

3）文書(shū)不全部能夠成為檔案，只有對(duì)以后有查考、利用和保存價(jià)值的才能轉(zhuǎn)化為檔案。

4）文書(shū)是單份的彼此不相聯(lián)系的散在的文件材料。檔案是經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的立卷整理，按一定特征歸攏在一起，具有內(nèi)在聯(lián)系的組合材料。2文書(shū)工作包括哪些環(huán)節(jié)？

文書(shū)工作的內(nèi)容主要包括三大環(huán)節(jié)：公文的形成、公文的處理、公文的管理 3檔案管理工作主要有哪些內(nèi)容？

包括檔案的收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、提供利用和登記統(tǒng)計(jì)等八項(xiàng)工作。

4文書(shū)工作的組織機(jī)構(gòu)、組織形式有哪些？

文書(shū)工作的組織機(jī)構(gòu):1.專門(mén)的文書(shū)工作部門(mén);2.綜合辦公部門(mén)下的職能部門(mén);3.兼職文書(shū)工作部門(mén)

文書(shū)工作的組織形式:文書(shū)工作組織形式的類別 集中式 分散式 復(fù)合式 5如何確定文書(shū)工作的組織形式

文書(shū)工作組織形式選擇的依據(jù): 1)本機(jī)關(guān)的工作性質(zhì)、任務(wù)和職能范圍 2)本機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置的層次與數(shù)量 3)本機(jī)關(guān)收發(fā)文的數(shù)量與頻率 4)本機(jī)關(guān)組織機(jī)構(gòu)的關(guān)系

5)本機(jī)關(guān)人員的配備及資金來(lái)源 6簡(jiǎn)述文書(shū)工作的組織領(lǐng)導(dǎo)

文書(shū)工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，無(wú)論就全國(guó)范圍還是一個(gè)機(jī)關(guān)的范圍來(lái)說(shuō)，均需要實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的原則。

（1）從全國(guó)來(lái)說(shuō)，黨政系統(tǒng)分別實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。即中共中央辦公廳和國(guó)務(wù)院辦公廳分別負(fù)責(zé)指導(dǎo)黨和政府系統(tǒng)的文書(shū)工作。

（2）從一個(gè)機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)，文書(shū)工作由本機(jī)關(guān)綜合辦公部門(mén)的負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)。

（3）從上下級(jí)機(jī)關(guān)之間來(lái)說(shuō)，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的綜合辦公部門(mén)有責(zé)任對(duì)所屬機(jī)關(guān)的文書(shū)工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。另外，黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的綜合辦公部門(mén)有責(zé)任對(duì)同級(jí)各部門(mén)的文書(shū)工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

（4）各級(jí)檔案管理部門(mén)和本機(jī)關(guān)的檔案機(jī)構(gòu)有責(zé)任對(duì)本機(jī)關(guān)的文件整理歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

（5）機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)，責(zé)成人員負(fù)責(zé)本部門(mén)的文書(shū)工作。7現(xiàn)代辦公環(huán)境下文書(shū)工作人員應(yīng)具備哪些素質(zhì)？

1）基本素質(zhì)：

文書(shū)工作者的基本素質(zhì)是指文書(shū)工作者從事復(fù)雜社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的能力。2）技術(shù)素質(zhì)：

文書(shū)工作者的技術(shù)素質(zhì)是指文書(shū)工作者在文書(shū)工作中能夠熟練地使用與

文件管理相關(guān)的技術(shù)設(shè)備的能力。3）信息素質(zhì)：

信息素質(zhì)是指文書(shū)工作者要有對(duì)信息獲取、理解、分析、加工和活用的能力。

4）管理素質(zhì)：

管理素質(zhì)主要包括兩大方面：其一，管理思維。其二，管理能力。8檔案管理的組織機(jī)構(gòu)有哪些？

1)機(jī)關(guān)檔案室——是專門(mén)管理本單位所形成的檔案，主要為本單位服務(wù)的內(nèi)部機(jī)構(gòu)。類型：科技檔案室 綜合檔案室 人事檔案室 專門(mén)檔案室 2)檔案館——是國(guó)家法定的專門(mén)永久保存檔案的基地。類型：國(guó)家檔案館 部門(mén)檔案館 企事業(yè)單位檔案館

3)檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu)——即各級(jí)檔案局，是國(guó)家和各省、市、縣人民政府的檔案行政管理部門(mén)。9公文的特點(diǎn)

公文的特點(diǎn)：法定性 強(qiáng)制性 規(guī)范性 語(yǔ)體的簡(jiǎn)明性

一、決議：用于會(huì)議討論通過(guò)的重大決策事項(xiàng)。

主要特點(diǎn)：

★程序上的規(guī)范性：必須經(jīng)集體討論和表決后形成。

★內(nèi)容上的針對(duì)性：主要對(duì)某一重要工作或重大事項(xiàng)。

★效力上的權(quán)威性：一經(jīng)發(fā)布，應(yīng)堅(jiān)決執(zhí)行。

★對(duì)象上的普遍性：所屬組織、團(tuán)體、個(gè)人均不得例外。

★時(shí)效上的長(zhǎng)期性：決議的效用一般時(shí)限較長(zhǎng)。

二、決定：用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。

主要特點(diǎn)：

★適用范圍廣泛：適用于各級(jí)組織和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)。

★適用方式比較靈活：既可用于解決重大的方針政策、決策部署，也可用于處理具體的人和事。

★具有很強(qiáng)的約束力：一旦作出決定，有關(guān)組織和個(gè)人必須遵照?qǐng)?zhí)行，不可輕易改變。

三、命令（令）： 用于公布行政法規(guī)和規(guī)章，宣布實(shí)行重大強(qiáng)制性措施、批準(zhǔn)授予和晉升銜級(jí)、嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位和人員。

主要特點(diǎn)：

★權(quán)威性：發(fā)布機(jī)構(gòu)須有一定的權(quán)威性，使用權(quán)限受到嚴(yán)格限制，限定在行政機(jī)關(guān)及其法定代表，其他單位和個(gè)人不能發(fā)布命令（令）?！飶?qiáng)制性：命令發(fā)布后在適用范圍內(nèi)需遵照?qǐng)?zhí)行?！飮?yán)肅性：“謹(jǐn)慎出令，令出準(zhǔn)行”。

四、公報(bào)：用于公布重要決定或者重大事項(xiàng)。

主要特點(diǎn)：

★內(nèi)容上的重要性：公報(bào)所涉及的內(nèi)容應(yīng)是黨內(nèi)外、國(guó)內(nèi)外普遍關(guān)心的重大事項(xiàng)或重要決定。

★形式上的多樣性：以新聞的形式，黨和國(guó)家的名義，兩個(gè)或多個(gè)政黨的名義形成聯(lián)合公報(bào)。

★使用上的習(xí)慣性：一般為公布重要會(huì)議情況、重大事件，公布人口普查、經(jīng)濟(jì)

發(fā)展和國(guó)家計(jì)劃執(zhí)行情況等。

★方式上的公開(kāi)性：公報(bào)的透明度高。

五、公告：用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)（其中，“重要事項(xiàng)”是指有關(guān)國(guó)家、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事、科技、人事、外交的事項(xiàng)；“法定事項(xiàng)”是指由國(guó)家權(quán)力機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等依據(jù)法律法規(guī)和法定程序公開(kāi)的事項(xiàng)）。

主要特點(diǎn)：

★發(fā)文機(jī)關(guān)的特定性：僅限于國(guó)家權(quán)力機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)，以及被授權(quán)的部門(mén)?！锕純?nèi)容的莊重性：體現(xiàn)國(guó)家及其權(quán)力機(jī)關(guān)的威嚴(yán)?！锔嬷秶膹V泛性：面向國(guó)內(nèi)外。

★傳播方式 的公開(kāi)性：通過(guò)報(bào)紙、廣播、電視等傳播。

六、通告：用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)

主要特點(diǎn)：

★公開(kāi)性：主要采取在社會(huì)上張貼或刊登新聞媒體的形式予以公開(kāi)發(fā)布。

★周知性：用以要求一定管轄范圍內(nèi)的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位、人民群眾了解知曉某些事項(xiàng)，自覺(jué)規(guī)范自己的行為，共同維護(hù)社會(huì)公共管理秩序。

★通俗性：通告的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)盡量使用明確、流暢、通俗易懂的語(yǔ)言表達(dá)，以達(dá)到“周知”與“遵守”的行文目的。

七、意見(jiàn)：用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。

主要特點(diǎn)：

重要性：所涉及的內(nèi)容必須是重要問(wèn)題，方針政策性的重大事項(xiàng)和主要問(wèn)題，特別是新問(wèn)題。

特定性：寫(xiě)作形式不僅要有“見(jiàn)解”，而且要有“處理的辦法”。

指導(dǎo)性：意見(jiàn)用于下行文時(shí)，具有指示的性質(zhì)，對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)開(kāi)展工作具有指導(dǎo)作用。

針對(duì)性：就某一重要問(wèn)題，對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)起幫助和解決問(wèn)題的作用。原則性：一般是從宏觀上提出原則性意見(jiàn)。

七、意見(jiàn)：可用于下行文、上行文和平行文?！镉糜谙滦形臅r(shí)：一是上級(jí)對(duì)重要問(wèn)題發(fā)表見(jiàn)解；二是針對(duì)突發(fā)事件或帶傾向性問(wèn)題，向下級(jí)機(jī)關(guān)提出見(jiàn)解和處理辦法；三是針對(duì)某項(xiàng)工作或者局部性問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法；四是針對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)在開(kāi)展工作過(guò)程中所出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題提出帶有指導(dǎo)性的意見(jiàn)等。

★用于上行文時(shí)：主要是向上級(jí)機(jī)關(guān)就有關(guān)工作、事項(xiàng)提出建議。

★用于平行文時(shí)：主要就某項(xiàng)工作、某些事項(xiàng)提出意見(jiàn)，供對(duì)方參考。

八、通知：用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行、周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批準(zhǔn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文等。

★ 通知是黨政機(jī)關(guān)使用頻率最高、范圍最廣的文種。

★使用通知文種的幾種情況：

一是凡上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)布下級(jí)機(jī)關(guān)的來(lái)文，用“批轉(zhuǎn)性通知”。二是凡下級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，或發(fā)布平行機(jī)關(guān)、不相隸屬機(jī)關(guān)來(lái)文，用“轉(zhuǎn)發(fā)性通知”；

三是凡上級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)行文時(shí)使用《條例》中規(guī)定的15個(gè)文種以外的其他文種，如準(zhǔn)則、條例、辦法、細(xì)則、要點(diǎn)、規(guī)劃、綱要、方案等，用“印發(fā)性通知”。

★ 人事任免也多選用通知這個(gè)文種。

九、通報(bào)：用于表彰、批評(píng)、傳達(dá)重要精神和告知情況。

主要特點(diǎn)：

★目的性：介紹典型事例，有的放矢，目的明確。

1.表彰性通報(bào)：用于表?yè)P(yáng)先進(jìn)集體和個(gè)人，表彰先進(jìn)事跡，評(píng)價(jià)典型經(jīng)驗(yàn)； 2.批評(píng)性通報(bào)：用于批評(píng)違規(guī)違紀(jì)事件，揭露壞人壞事，分析總結(jié)事故教訓(xùn)等；

3.告知性通報(bào)：用于傳達(dá)上級(jí)重要指示精神、重要會(huì)議精神、交流工作情況和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，指出工作的重點(diǎn)或必須關(guān)注的問(wèn)題?！飼r(shí)效性：如處置突發(fā)事件的情況通報(bào)等。

十、報(bào)告： 用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。

主要特點(diǎn)：

★廣泛性：適用范圍廣泛。

★陳述性：內(nèi)容以陳述為主。

★單向性：下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)單向行文，上級(jí)機(jī)關(guān)只知曉報(bào)告內(nèi)容，可批復(fù)亦可不批復(fù)。

★事后性：“事前請(qǐng)示，事后報(bào)告”。

十一、請(qǐng)示：用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示指示、批準(zhǔn)。

主要特點(diǎn)：

★規(guī)定性：內(nèi)容一般是需要上級(jí)機(jī)關(guān)給予指示、指導(dǎo)、批準(zhǔn)、答復(fù)或幫助解決的事項(xiàng)。

★層級(jí)性：請(qǐng)示原則上必須逐級(jí)請(qǐng)示，不得越級(jí)行文，特殊情況需越級(jí)請(qǐng)示，要抄送被越過(guò)的上級(jí)機(jī)關(guān)。

★單一性：一事一請(qǐng)示；一般為一個(gè)主送單位。

★呈批性：原則上主送有隸屬關(guān)系的直接上級(jí)機(jī)關(guān)，無(wú)論同意與否，上級(jí)機(jī)關(guān)都要給予答復(fù)?！镫`屬性：請(qǐng)示者和受理者應(yīng)是一級(jí)機(jī)關(guān)或組織，并具有隸屬關(guān)系或業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系。

★事前性：必須是事前請(qǐng)示，不能先斬后奏。

十二、批復(fù)：用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。

主要特點(diǎn)：

★針對(duì)性：必須針對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)，表明的態(tài)度、提出的意見(jiàn)都具有很強(qiáng)的針對(duì)性。

★權(quán)威性：批復(fù)提出的決策、意見(jiàn)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)具有法定的約束力；下級(jí)機(jī)關(guān)必須遵照?qǐng)?zhí)行。

★簡(jiǎn)明性：批復(fù)內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要，對(duì)請(qǐng)示件中的請(qǐng)求事項(xiàng)只作原則性、結(jié)論性的表態(tài)、指示、決定，或提出方向性意見(jiàn)，無(wú)須作具體的分析和闡述。

十三、議案：用于各級(jí)人民政府按照法定程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。

主要特點(diǎn)：

★主體的法定性：制作主體是各級(jí)人民政府。

★內(nèi)容的特定性。

★提請(qǐng)的時(shí)效性。

★建議的可行性。

★辦理的程序性。

十四、函： 用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。

主要特點(diǎn)：

★廣泛性：使用范圍廣、使用頻率高、簡(jiǎn)便靈活，平行機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)都可使用。

★靈活性：凡是申請(qǐng)事項(xiàng)、建議咨詢、商洽工作、通知事項(xiàng)、催辦事情、答復(fù)詢問(wèn)、報(bào)送材料都可用函，還可用來(lái)請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批有關(guān)事項(xiàng)?！飭我恍裕阂缓皇?，簡(jiǎn)短明了。

十五、紀(jì)要：用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。

主要特點(diǎn)：

★紀(jì)實(shí)性：如實(shí)記載會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。

★概括性：紀(jì)要不同于記錄，只需要集中、精要反映會(huì)議的精神實(shí)質(zhì)。

★內(nèi)部性：會(huì)議紀(jì)要使內(nèi)部文件，可以印發(fā)參會(huì)單位和相關(guān)單位，但不需要向社會(huì)公開(kāi)。

★ 不得以會(huì)議紀(jì)要代替有關(guān)行政執(zhí)法文書(shū)或文件，不得直接作為行政管理的依據(jù)。

10公文格式有哪些構(gòu)成要素

公文要素共分版頭、主體、版記三大部分18個(gè)基本要素。1)版頭：公文首頁(yè)紅色分隔線以上的部分。

要素包括：份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、版頭中的分隔線

2)主體：首頁(yè)紅色分隔線以下、公文末頁(yè)首條分隔線以上的部分。

要素包括：標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件。

3)版記：首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分。

要素包括： 版記中的分隔線、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁(yè)碼 11公文文種辨析 1).“條例”“規(guī)定”“辦法”的區(qū)別

“ 條例”與“規(guī)定”和“辦法”相比，主要特點(diǎn)是所涉及事物和問(wèn)題的性質(zhì)更重要，范圍比較寬；內(nèi)容高度概括；有效的時(shí)間與空間范圍廣闊，穩(wěn)定性強(qiáng)；對(duì)制定與發(fā) 布機(jī)關(guān)的地位有較嚴(yán)格限制，如行政系統(tǒng)只有國(guó)務(wù)院有權(quán)使用，“國(guó)務(wù)院各部門(mén)和地方人民政府制定的規(guī)章不得稱“條例”。黨的系統(tǒng)也只限“用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作、活動(dòng)和黨員行為的規(guī)章制度”。一般屬于“自主的”規(guī)范性公文，即自身即可創(chuàng)造新的規(guī)則。

“規(guī)定”的特點(diǎn)是使用范圍廣泛，對(duì) 制定和發(fā)布機(jī)關(guān)的地位無(wú)嚴(yán)格限制；所涉及事物和問(wèn)題不如條例重大，范圍相對(duì)窄一些；內(nèi)容詳盡具體，針對(duì)性強(qiáng)；規(guī)定更適合作 為“自主的”和“補(bǔ)充的”規(guī)范性公文。

“辦法”比“規(guī)定”所涉及的事物和問(wèn)題的規(guī)模要更小一些，性質(zhì)也相對(duì)輕一些；針對(duì)性更強(qiáng)，內(nèi)容也更加詳盡、具體而精細(xì)，更重直接的可操作性。直接的可操作性；除了一部分為“自主的”公文外，大部為“執(zhí)行的”規(guī)范性公文，如各種“實(shí)施辦法”即均具備這種性質(zhì)。

2.)“決定”與“命令”的區(qū)別

在使用權(quán)限方面“命令”非常嚴(yán)格，只有法律明確規(guī)定的機(jī)關(guān)可以使用，“決定”則可較普遍地使用；在適用的事務(wù)方面，“命令”涉及的是特定的具體事務(wù)，“決定”則既涉及這類事務(wù)也涉及一部分非特定的具有普遍性的反復(fù)發(fā)生的事務(wù)；在表達(dá)方面，“命令”高度簡(jiǎn)潔，只表達(dá)作者的意志和要求，“決定”則既表達(dá)意志、要求，又闡發(fā)一定的道理，交代執(zhí)行方面的要求，指明界定有關(guān)事物的標(biāo)準(zhǔn)等。

3).“指示”與“命令”的區(qū)別

“指示”的使用權(quán)限規(guī)定沒(méi)有“命令”嚴(yán)格，上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)均可下達(dá)“指示”；在效用方面，“命令”對(duì)受文者來(lái)說(shuō)必須無(wú)條件堅(jiān)決執(zhí)行，“指示”有時(shí)則在必須無(wú)條件執(zhí)行基本原則的前提下，允許受文者根據(jù)實(shí)際情況相對(duì)靈活地處置具體事務(wù)；在表達(dá)方面“命令”只表達(dá)作者的意志和要求，“指示”則既表達(dá)作者意志，又注意闡發(fā)道理，指出具體任務(wù)、具體規(guī)則，以及實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的方法途徑，還注意說(shuō)明有關(guān)事物間的界限等。4.)“通報(bào)”與“通知”的區(qū)別

“ 通報(bào)”與“通知”的不同點(diǎn)主要在：“通報(bào)”不是像“通知”那樣以具體的任務(wù)、詳細(xì)的規(guī)范化要求和有關(guān)規(guī)則來(lái)指導(dǎo)和推動(dòng)工作，而是用典型事例、有關(guān)情況來(lái)傳達(dá)意圖，啟發(fā)教育有關(guān)人員，指導(dǎo)有關(guān)方面的工作行為；有關(guān)執(zhí)行方面的要求也比“通知”要原則，甚至不涉及直接具體的執(zhí)行要求；發(fā)送范圍廣泛，一般情況下，均直接下達(dá)給廣泛范圍內(nèi)的各級(jí)各類工作人員。5.)“通報(bào)”與“處分決定”的區(qū)別

“通報(bào)”與“處分決定”有很大不同，首先 是制發(fā)公文的目的不同，“通報(bào)”是為了教育當(dāng)事人更是為了教育更多的人，指導(dǎo)和推動(dòng)有關(guān)工作；“處分決定”則主要是為了正式確認(rèn)有關(guān)的錯(cuò)誤事實(shí)和合法有效的處分意見(jiàn)。其次，對(duì)象不同，“通報(bào)”的對(duì)象必須是具有典型性的人或事，“處分決定”則是針對(duì)所有需給予處分的人及事。再次，內(nèi)容性質(zhì)不同，“通報(bào)”介紹說(shuō)明錯(cuò)誤事實(shí)時(shí)概括而原則，以能引出結(jié)論為度，“處分決定”中的這部分內(nèi)容則具體而微；“通報(bào)”中常需有要求其他有關(guān)人員記取教訓(xùn)，采取有關(guān)措施的基本要求，“處分決定”則無(wú)此類內(nèi)容，“處分決定”中必須有明確的紀(jì)律處分意見(jiàn)，“通報(bào)”則不一定有。最后，發(fā)送范圍不同，“通報(bào)”發(fā)送范圍廣泛，“處分決定 ”則一般只與當(dāng)事人及有關(guān)方面見(jiàn)面，很少普發(fā)。

6.)“通告”與“公告”的區(qū)別

“通告 ”僅對(duì)國(guó)內(nèi)公布，其告知和約束的對(duì)象是作者統(tǒng)轄范圍內(nèi)的中國(guó)公民及有關(guān)的外籍人士，“公告”則對(duì)國(guó)內(nèi)國(guó)外公布，其告知的對(duì)象極廣泛；“公告”的事項(xiàng)更加重 大，應(yīng)具備使世人知曉的意義，“通告”則不限于此類性質(zhì)的內(nèi)容；“公告”的作者地位大都較高，“通告”則沒(méi)有此限；“公告”主要是重要消息，除特例外不涉 及強(qiáng)制性的執(zhí)行要求，“通告”中則常涉及有關(guān)人員的應(yīng)遵事項(xiàng)，有具體細(xì)致的行為規(guī)范和對(duì)公文具體如何遵守的要求。7.)“通告”與規(guī)范性公文的區(qū)別

“通告”的一部分內(nèi)容也具有一 定的規(guī)定性，但它卻與規(guī)范性公文有很大不同：“通告”所涉及的主要是公民個(gè)人的行為規(guī)范，規(guī)范性公文則不限于此；“通知”中的規(guī)則更帶有政策性而非規(guī)范 性，因而穩(wěn)定性不如規(guī)范性公文；“通告”的內(nèi)容詳盡具體，有一部分用于解釋說(shuō)明、闡發(fā)道理、敘述有關(guān)事實(shí)過(guò)程，指明有關(guān)事物間的界限、例舉有關(guān)情況的成 分，而這些成分在規(guī)范性公文中一般沒(méi)有；“通告”效力的存在依賴于作者自身的法定管轄權(quán)，對(duì)在轄區(qū)內(nèi)的公民有強(qiáng)制約束力；“通告”的生效程序比規(guī)范性公文簡(jiǎn)單，機(jī)關(guān)的法定責(zé)任者簽發(fā)即生效，不必依靠制發(fā)“命令”“通知”等完成其公布過(guò)程；“通告”的傳遞形式也比

較簡(jiǎn)便和多樣，張貼、廣播、刊載等形式均可保 證其有效。8.）“請(qǐng)示”與“報(bào)告”的區(qū)別

請(qǐng)示的目的是請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)某事宜給予批準(zhǔn)或明確答復(fù)某個(gè)問(wèn)題；報(bào)告的目的是向領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)匯報(bào)工作，反映情況，提出建議，不需要批準(zhǔn)答復(fù)。請(qǐng)示必須在事前行文；報(bào)告則不受行文時(shí)限，事前、事中、事后皆可行文。請(qǐng)示內(nèi)容單一，要求一文一事，以便上級(jí)及時(shí)處理；報(bào)告則一文一事，一文數(shù)事皆可。請(qǐng)示中可以反映有關(guān)情況，要有請(qǐng)示事項(xiàng)；報(bào)告中決不能夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。本機(jī)關(guān)難以解決或難以回答的問(wèn)題用請(qǐng)示；本機(jī)關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)可解決或已解決的問(wèn)題用報(bào)告。9.)“請(qǐng)示”與“議案”的區(qū)別

“議案”的作者是被嚴(yán)格限定的，受文者也是非常專指的，作為行政公文的“議案”的作者須是各級(jí)人民政府，受文者只能是同級(jí)人民代表大會(huì)或其常務(wù)委員會(huì)?！罢?qǐng)示”則可用于同一組織系統(tǒng)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的任何下級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)有所呈請(qǐng)；“議案”所關(guān)涉的事項(xiàng)是提請(qǐng)國(guó)家權(quán)力機(jī)關(guān)審議的重大事項(xiàng)，“請(qǐng)示”所涉及的事項(xiàng)則不僅僅是重大事項(xiàng)；在效用上，“請(qǐng)示”可以強(qiáng)制對(duì)方回復(fù)意見(jiàn)表明態(tài)度，但內(nèi)容并不能強(qiáng)制執(zhí)行，“議案”則在經(jīng)審議通過(guò)后，具有法律約束力。要求有 關(guān)機(jī)關(guān)或人員認(rèn)真遵照?qǐng)?zhí)行。10.)請(qǐng)示與申請(qǐng)的區(qū)別

請(qǐng)示是法定公文，申請(qǐng)為專用書(shū)信。

請(qǐng)示用于下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)提出請(qǐng)求，下級(jí)只能在上級(jí)機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍內(nèi)報(bào)請(qǐng)需要批準(zhǔn)的事項(xiàng)。申請(qǐng)不僅用于下級(jí)向上級(jí)請(qǐng)求，不屬于請(qǐng)求范圍之內(nèi)的事項(xiàng)，而且可用于不相錄屬的但按規(guī)定、法律程序必須向其請(qǐng)求的機(jī)關(guān)、單位、部門(mén)等。如專門(mén)辦理有關(guān)業(yè)務(wù)的機(jī)構(gòu)部門(mén)（銀行、保險(xiǎn)、公安、海關(guān)、土地管理、工商管理等）。

請(qǐng)示的行文對(duì)象固定，而申請(qǐng)的行文對(duì)象不定，請(qǐng)示的內(nèi)容限于本系統(tǒng)，本部門(mén)的行政公務(wù)或政策問(wèn)題，寫(xiě)法規(guī)范。申請(qǐng)的內(nèi)容不以系統(tǒng)、部門(mén)為限，寫(xiě)法不強(qiáng)求一律，且常以填寫(xiě)有關(guān)部門(mén)印制的各種表格代替。

請(qǐng)示的作者是法定的機(jī)關(guān)、團(tuán)體，而申請(qǐng)的作者可以是機(jī)關(guān)、團(tuán)體，也可以是個(gè)人。機(jī)關(guān)、團(tuán)體或個(gè)人向有關(guān)方面遞交申請(qǐng)，有時(shí)必須按有關(guān)規(guī)定出具或提交有關(guān)證明、證件、文件等，而請(qǐng)示則沒(méi)有這方面的規(guī)定。12文書(shū)寫(xiě)作與管理的關(guān)系

一、現(xiàn)代管理的需要觸發(fā)應(yīng)用寫(xiě)作

（一）應(yīng)用寫(xiě)作產(chǎn)生于管理的需要

（二）應(yīng)用寫(xiě)作是管理意志轉(zhuǎn)化為管理行為的中介

（三）應(yīng)用寫(xiě)作的成果是管理的歷史憑據(jù)

二、應(yīng)用寫(xiě)作主體、客體與現(xiàn)代管理的關(guān)系

三、應(yīng)用寫(xiě)作行為過(guò)程與現(xiàn)代管理的關(guān)系

（一）遵循、統(tǒng)攝于管理需要——被動(dòng)化的運(yùn)思過(guò)程

（二）與管理過(guò)程相對(duì)應(yīng)——程序化的寫(xiě)作過(guò)程

（三）整合、序化管理意圖——格式化的行文結(jié)構(gòu)和條文式的行文方式 13公文形成有哪些環(huán)節(jié)？

交擬 撰稿 會(huì)簽 審核 簽批（發(fā)）繕印 用印 簽發(fā) 立卷歸檔 14我國(guó)機(jī)關(guān)的組織關(guān)系主要有哪幾種？

機(jī)關(guān)的組織關(guān)系，主要表現(xiàn)為下面四種：(1)上下級(jí)關(guān)系，即領(lǐng)導(dǎo)和被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。

(2)平級(jí)關(guān)系，即同等級(jí)別的關(guān)系。

(3)隸屬關(guān)系，指同一垂直組織系統(tǒng)中存在直接職能往來(lái)的上下級(jí)機(jī)關(guān)之間的關(guān)系。如省政府和它管轄范圍內(nèi)的市政府、縣政府、鄉(xiāng)(鎮(zhèn))政府之間，市政府、縣政府、鄉(xiāng)(鎮(zhèn))政府是隸屬于省政府的，省政府則隸屬市政府、縣政府和鄉(xiāng)(鎮(zhèn))政府。省政府內(nèi)的一個(gè)廳內(nèi)的廳和處、科之間，處、科是隸屬于廳的，廳則隸屬處、科。

(4)非隸屬關(guān)系，指不是同一垂直組織系統(tǒng)，不發(fā)生直接職能往來(lái)的機(jī)關(guān)之間的關(guān)系。這些機(jī)關(guān)包括平級(jí)機(jī)關(guān)或不同級(jí)別的機(jī)關(guān)。如省政府下屬的各個(gè)廳所隸屬的處、科之間；同一級(jí)別的各高等學(xué)校下屬的各處、系之間，都屬于非隸屬關(guān)系。

15上行的行文規(guī)則

1).原則上主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，根據(jù)需要同時(shí)抄送相關(guān)上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)，不抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。2).黨委、政府的部門(mén)向上級(jí)主管部門(mén)請(qǐng)示、報(bào)告重大事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)本級(jí)黨委、政府同意或者授權(quán)；屬于部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送上級(jí)主管部門(mén)。3).下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)，如需以本機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示，應(yīng)當(dāng)提出傾向性意見(jiàn)后上報(bào)，不得原文轉(zhuǎn)報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)。

4).請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事。不得在報(bào)告等非請(qǐng)示性公文中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。5).除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦事項(xiàng)外，不得以本機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人個(gè)人報(bào)送公文，不得以本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人個(gè)人名義向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送公文。

6).受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)抄送另一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)。16下行文的行文規(guī)則

1).主送受理機(jī)關(guān)，根據(jù)需要抄送相關(guān)機(jī)關(guān)。重要行文應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送發(fā)文機(jī)關(guān)的直接上級(jí)機(jī)關(guān)。

2)黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)本級(jí)黨委、政府授權(quán)，可以向下級(jí)黨委、政府行文，其他部門(mén)和單位不得向下級(jí)黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級(jí)黨委、政府提出指令性要求。3).黨委、政府的部門(mén)在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級(jí)黨委、政府的相關(guān)部門(mén)行文。

4).涉及多個(gè)部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，部門(mén)之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令其糾正或者撤銷。5).上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)抄送該下級(jí)機(jī)關(guān)的另一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)。

17聯(lián)合行文的行文規(guī)則

1.同級(jí)黨政機(jī)關(guān)、黨政機(jī)關(guān)與其他同級(jí)機(jī)關(guān)必要時(shí)可以聯(lián)合行文。(1)各聯(lián)署機(jī)關(guān)行政層級(jí)應(yīng)相當(dāng)。層級(jí)指同一管理層級(jí)。(2)有共同管理的事項(xiàng)或者有關(guān)聯(lián)的事項(xiàng)。

(3)聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)確有必要，聯(lián)署單位不宜過(guò)多.(4)聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦機(jī)關(guān)。

(5)聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)一般排列在前。

2.黨委、政府的部門(mén)依據(jù)職權(quán)可以相互行文.過(guò)去只有政府的部門(mén)依據(jù)部門(mén)職權(quán)可以相互行文，這樣體現(xiàn)了實(shí)事求是原則。3.一個(gè)部門(mén)的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外，不得對(duì)外正式行文。

18簡(jiǎn)述收文處理程序

收文處理程序可分為文件的收進(jìn)階段和閱辦階段。收進(jìn)階段具體包括簽收、拆封、登記、附文件處理單等環(huán)節(jié)；閱辦階段具體包括擬辦、批辦、分發(fā)、承辦、注辦、歸卷、催辦等環(huán)節(jié)。承辦根據(jù)辦文要求不同，又可細(xì)分為：傳閱、傳達(dá)、辦理、擬稿。需要辦復(fù)和轉(zhuǎn)發(fā)的文件，承辦實(shí)際上就是擬稿。所以，從承辦開(kāi)始文書(shū)處理就進(jìn)入到發(fā)文處理程序。19簡(jiǎn)述發(fā)文處理程序

發(fā)文處理程序可分為文件的制文階段和制發(fā)階段，制文階段具體包括交擬、擬稿、核稿、簽發(fā)、復(fù)核；制發(fā)階段具體包括打字排版、校對(duì)、印制、用印、登記、裝封、傳遞、注發(fā)、歸卷等環(huán)節(jié)。20公文傳遞的方式有哪幾種？ 1)．郵局傳遞 2)．機(jī)要通信傳遞 3)．機(jī)要交通傳遞 4)．電信傳遞 5)．文件交換

21對(duì)辦畢文件應(yīng)如何處理？

平時(shí)歸卷 清退 銷毀 暫存 22本機(jī)關(guān)哪些文件屬于歸檔范圍

(1)本級(jí)人大、政協(xié)、黨、政、工、青、婦領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)召開(kāi)的代表大會(huì)、代表會(huì)議、工作會(huì)議的全套會(huì)議文件,以及各種照片、錄音、錄像等特殊載體的文件材料(由召開(kāi)機(jī)關(guān)立卷歸 檔);(2)本機(jī)關(guān)黨組(或?qū)嵭悬h委制的黨委)、行政領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議文件材料和本機(jī)關(guān)各種工作會(huì)議、專業(yè)會(huì)議文件材料;(3)本機(jī)關(guān)頒發(fā)的(包括轉(zhuǎn)發(fā)及與其他機(jī)關(guān)聯(lián)合頒發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿、印本,重要的修改稿;(4)本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)文件和下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的批復(fù)文件;(5)本機(jī)關(guān)及其職能部門(mén)活動(dòng)中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告;(6)反映本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)和科學(xué)技術(shù)管理的專業(yè)文件材料;(7)本機(jī)關(guān)檢查下級(jí)機(jī)關(guān)工作或調(diào)查研究形成的重要文件材料;(8)本機(jī)關(guān)或本機(jī)關(guān)匯總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析材料(包括電子文件等);(9)本機(jī)關(guān)形成的財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、賬簿、審計(jì)等文件材料;(10)本機(jī)關(guān)黨委、團(tuán)委、工會(huì)和內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的重要文件材料;23簡(jiǎn)述文件整理的步驟和方法

檔案整理方法有六個(gè)步驟：

1、修整

2、裝訂

3、分類

4、排列

5、編號(hào)

6、編目

7、裝盒。

一、修整

為保證檔案能夠長(zhǎng)期保存和有效提供利用，裝訂前必須對(duì)不符合要求的歸檔文件材料進(jìn)行必要的修整。一般包括：對(duì)破損文件進(jìn)行修裱 ；對(duì)字跡模糊或易退變的文件進(jìn)行復(fù)制 ；去除文件上易銹蝕的金屬物 ；對(duì)過(guò)大文件進(jìn)行折疊

二、裝訂

1、“件”的確定：

歸檔文件應(yīng)按“件”裝訂?！凹睘闅w檔文件的整理單位。原則上每份文件單獨(dú)計(jì)算為一件。

2、排序方法：

正本在前，定稿在后；

正文在前，附件在后；

原件在前，復(fù)制件在后；

轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；

復(fù)文在前，來(lái)文在后；

不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。

3、對(duì)齊方式

1、裝訂前應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁(yè)按一定方式對(duì)齊，便于將來(lái)翻閱利用。

2、采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對(duì)齊。

3、采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對(duì)齊

4、文件裝訂方式

根據(jù)歸檔文件的厚薄而定。一般厚度的文件可采用縫紉機(jī)軋邊或在文件左上角穿針打結(jié)。較厚的文件可采用“三孔一線”的裝訂方法,成冊(cè)不易拆封且未使用鐵釘?shù)模杀３衷膊蛔?/p>

三、分類

將歸檔文件按其來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別。

分類方法：分類法、機(jī)構(gòu)/問(wèn)題分類法、保管期限分類法。

四、排列

是指在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列：

1.同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列；

2.事由之間，按事由辦結(jié)時(shí)間的先后順序隨辦隨歸。

3.會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡(jiǎn)報(bào)、刊物等成套性文件一般應(yīng)集中排列在一起。

4.因故未及時(shí)整理歸檔的零散文件，可以排在同一大類(問(wèn)題)、的所有

文件的最后。并在備考表中加以說(shuō)明，而在實(shí)際整理工作中應(yīng)盡量避免。

五、編號(hào)

在每件文件首頁(yè)的上端空白處采用紅色印泥蓋上統(tǒng)一刻制的歸檔章。

歸檔章的項(xiàng)目為：全宗號(hào)、、室編件號(hào)、機(jī)構(gòu)或問(wèn)題、保管期限、館編件號(hào)、總頁(yè)數(shù)

六、編目

編目以“件”為單位進(jìn)行，如密不可分的文件作為一件時(shí)，在歸檔文件目錄中只對(duì)排在前面的文件進(jìn)行編目。

歸檔文件應(yīng)根據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。

1、歸檔文件應(yīng)逐件編目。來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。但必須在題名欄中用()注明有無(wú)來(lái)文，如“附請(qǐng)示”。

2、歸檔文件目錄項(xiàng)目設(shè)置：件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。

七、裝盒

將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，填寫(xiě)備考表、編制檔案盒封面及盒脊項(xiàng)目等內(nèi)容。

檔案盒的封面：用全稱或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱標(biāo)明全宗名稱

檔案盒盒脊：項(xiàng)目有：全宗號(hào)、、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、起止件號(hào)、盒號(hào)。其中起止件號(hào)僅填寫(xiě)室編件號(hào)，即盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，中間用“－”連接。盒號(hào)，即檔案盒的排列順序號(hào)。館編起止件號(hào)、盒號(hào)在進(jìn)館時(shí)再按要求填寫(xiě)

裝盒的要求：不同形成的文件，不同保管期限的文件以及按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類時(shí)，不同機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）形成的文件不得裝入同一檔案盒，裝盒時(shí)應(yīng)根據(jù)文件的數(shù)量選擇厚度適宜的檔案盒

備考表：置于盒內(nèi)文件之后，不宜印在檔案盒上。項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人。盒內(nèi)文件情況說(shuō)明填寫(xiě)主要包括盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況；整理人、檢查人欄應(yīng)填寫(xiě)負(fù)責(zé)整理歸檔文件和負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量人員的姓名日期，填寫(xiě)歸檔文件整理完畢的日期

檔案的排架：歸檔文件裝盒后，上架排列應(yīng)與本單位歸檔文件分類方案一致，統(tǒng)一豎放，盒脊朝外。一般單位應(yīng)在下一的第二季度內(nèi)完成整理歸檔工作

（一，對(duì)每份文件進(jìn)行裝訂。裝訂時(shí)，要注意正本在前，定稿（或附件）在后，原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后，復(fù)文在前，來(lái)文（或去文）在后；不同文字的文本，無(wú)特殊規(guī)定的，中文本在前，其他文字文本在后。對(duì)永久、長(zhǎng)期保管的檔案必須去掉金屬物。對(duì)于已裝訂成冊(cè)不便拆釘?shù)目?、?shū)籍，可不拆釘重裝。

二，對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。我們公司文檔是依照照電力工業(yè)企業(yè)檔案分類表（0-5大類）來(lái)分類，按-問(wèn)題-保管期限進(jìn)行分類，例如：計(jì)劃經(jīng)營(yíng)部的文檔按2011-經(jīng)營(yíng)管理-永久（長(zhǎng)期、短期）進(jìn)行分類。

三，對(duì)歸檔文件進(jìn)行排列。歸檔文件的排列在統(tǒng)一保管期限下進(jìn)行，統(tǒng)一保管期限的文件，按事由結(jié)合時(shí)間重要程度進(jìn)行排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性的文件可以集中排列。

四，編號(hào)。對(duì)歸檔文件依分類方案和排列的順序進(jìn)行逐件編號(hào)，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。

五，編目。對(duì)已進(jìn)行了裝訂、分類、排列和編號(hào)的歸檔文件編制卷內(nèi)目錄。

六，裝盒。將已進(jìn)行了裝訂、分類、排列和編號(hào)的歸檔文件，按編制好的卷內(nèi)目錄順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒封面、背脊及備考表。）24如何確定歸檔文件的“件”

“件”的確定：

歸檔文件應(yīng)按“件”裝訂?！凹睘闅w檔文件的整理單位。原則上每份文件單獨(dú)計(jì)算為一件。

文件正本與定稿為一件；

正文與附件為一件；

原件與復(fù)制件為一件；

轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；

會(huì)議記錄以每次會(huì)議記錄為一件(用記錄本記錄的，一本為一件)；

成套的會(huì)議材料應(yīng)將會(huì)議通知、名單、講話等文件各作為一件；

來(lái)文與復(fù)文為一件，經(jīng)過(guò)若干層次辦理的來(lái)文復(fù)文，超過(guò)兩件的，則將所有的 來(lái)文、復(fù)文分別作為一件

報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等按其原來(lái)裝訂方式一冊(cè)（本）為一件，未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位組合，可裝訂在一起作為一件

25歸檔文件的分類方法有哪些？

分類方法：分類法、機(jī)構(gòu)/問(wèn)題分類法、保管期限分類法 26歸檔文件整理的基本原則有哪些？

總原則：保持文件之間的歷史聯(lián)系，充分利用有的整理基礎(chǔ)，便于保管和利用。

一、檔案整理保持“歷史聯(lián)系”（四大原則）

來(lái)源原則：檔案之間的來(lái)源聯(lián)系是首要的，不同來(lái)源的檔案不得混淆。

時(shí)間原則：檔案之間的時(shí)間聯(lián)系是自然的，固有的聯(lián)系

內(nèi)容原則：檔案之間的內(nèi)容聯(lián)系是重要的、內(nèi)在的、本質(zhì)的聯(lián)系

形式原則：檔案的形式（指檔案的種類、名稱、制成材料等）構(gòu)成檔案之間的某種聯(lián)系。靈活處理特殊情況檔案的一種管理原則。

二、檔案整理必須以便于保管和利用為原則

檔案的構(gòu)成情況的復(fù)雜性，所以在整理時(shí)，應(yīng)全面考慮各方面因素（檔案實(shí)體上的檔號(hào)包括保密程度、保管期限等要素）

三、檔案整理必須充分利用原有基礎(chǔ)的原則： 1）、凡收進(jìn)的案卷鑒定時(shí)要對(duì)原有基礎(chǔ)組合狀況進(jìn)行分析，盡量保留合理部分。2）、盡量避免大拆大動(dòng)，以免人為破壞檔案之間的歷史聯(lián)系。27如何確定文件整理環(huán)節(jié)的工作方式

一是集中式。歸檔文件整理工作集中在綜合辦公室或檔案室，這種形式適合小機(jī)關(guān)。

二是分散式。整理工作分散在形成歸檔文件的各部門(mén)進(jìn)行，即文書(shū)處理部門(mén)整理。優(yōu)點(diǎn)是：職能明確，不會(huì)造成文件材料的流失；對(duì)文件材料的價(jià)值判斷準(zhǔn)確；確保文件材料的及時(shí)歸檔;有利于管理。這種形式適合大中型機(jī)關(guān)。

三是集中與分散結(jié)合式。一部分集中在檔案部門(mén)，一部分業(yè)務(wù)特殊的部門(mén)集中在業(yè)務(wù)部門(mén)自行整理，向檔案室移交，這種形式適合中型機(jī)關(guān)。無(wú)論采取哪種方式都應(yīng)做到分工明確、責(zé)任落實(shí)到人。

28檔案收集的內(nèi)容有哪些？

（1）機(jī)關(guān)檔案室對(duì)本機(jī)關(guān)需要?dú)w檔的檔案的接收；

（2）機(jī)關(guān)檔案室對(duì)那些未及時(shí)歸檔的檔案的補(bǔ)充收集；

（3）檔案館對(duì)現(xiàn)行機(jī)關(guān)、撤銷機(jī)關(guān)的具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的檔案的集中和接收；（4）檔案館對(duì)中華人民共和國(guó)建立以前的各個(gè)歷史時(shí)期形成的檔案的接收與征集。

29各級(jí)各列檔案館收集檔案的內(nèi)容

第一，中央一級(jí)檔案館

需要永久保管的中央一級(jí)黨和國(guó)家現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷機(jī)關(guān)的檔案，具有全國(guó)意義的、需要由中央保管的革命歷史檔案和舊檔案、有關(guān)歷史檔案以及黨中央和國(guó)務(wù)院決定接收的檔案。

第二，省（市）自治區(qū)檔案館

省級(jí)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體及其所屬單位具有永久保存價(jià)值的現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷機(jī)關(guān)的檔案，省級(jí)機(jī)關(guān)的、具有全省意義的、需要由省保管的革命歷史檔案和舊政權(quán)檔案以及有關(guān)的歷史資料，省委和省人民政府決定接收的檔案。

第三，省轄市（州、盟）和縣級(jí)檔案館

同級(jí)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體及其所屬單位的具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷

機(jī)關(guān)的檔案，本縣的革命歷史檔案和舊政權(quán)檔案以及相關(guān)的歷史資料，縣委和縣人民政府決定接收的檔案。

第四，各類專門(mén)的、專業(yè)性的檔案館

中國(guó)照片檔案館、外交部檔案館、公安部檔案館和中國(guó)氣象局氣象檔案館 ?? 30從政權(quán)性質(zhì)與歷史角度，可以將檔案分為哪幾類？各類檔案主要由什么檔案館保管？

革命歷史檔案和舊政權(quán)檔案

1)中央檔案館，中國(guó)中央級(jí)綜合性檔案館，1959年成立于北京，集中保管自“五四”運(yùn)動(dòng)以來(lái)的，具有全國(guó)意義的革命歷史檔案和中華人民共和國(guó)成立后黨和國(guó)家中央機(jī)關(guān)的具有永久保存價(jià)值的檔案。

2)中國(guó)第一歷史檔案館是專門(mén)保存明清兩代中央國(guó)家機(jī)關(guān)檔案及皇室檔案的國(guó)家級(jí)檔案館，成立于1925年，坐落在北京故宮西華門(mén)內(nèi)。

3)中國(guó)第二歷史檔案館是集中保管中華民國(guó)時(shí)期（1912-1949）各個(gè)中央政權(quán)機(jī)關(guān)及其直屬機(jī)構(gòu)檔案的國(guó)家級(jí)檔案館。4)中國(guó)人民解放軍檔案館收集、保管建國(guó)前中國(guó)共產(chǎn)黨領(lǐng)導(dǎo)的中國(guó)工農(nóng)紅軍、八路軍、新四軍、解放軍等軍事機(jī)關(guān)、部隊(duì)、院校形成的革命歷史檔案。

5)地方各級(jí)綜合性檔案館收集、保管建國(guó)前本地方革命歷史檔案及舊政權(quán)機(jī)關(guān)和其他單位形成的檔案。

31鑒定檔案價(jià)值應(yīng)遵循什么原則？

1）.從國(guó)家和人民的利益出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的、效益的觀點(diǎn)判定檔案的價(jià)值。

2）.全面的觀點(diǎn) 來(lái)源、內(nèi)容、時(shí)間、文本、外形；把握被鑒定檔案與其他檔案的聯(lián)系；全面地預(yù)測(cè)社會(huì)對(duì)檔案利用的需要。

3）.歷史的觀點(diǎn) 分析檔案的價(jià)值必須把檔案放在它所形成的在歷史環(huán)境中。

4）.發(fā)展的觀點(diǎn)

5）.效益的觀點(diǎn) 檔案所發(fā)揮的作用>保存檔案所需費(fèi)用 32影像檔案價(jià)值的因素有哪些？

1）.檔案自身的特點(diǎn)和狀況 文件內(nèi)容；文件形成者；形成時(shí)間與時(shí)效；文件的名稱；外形特征；可靠程度與有效性；保存狀況

2）.社會(huì)利用需要 社會(huì)需要廣泛性；社會(huì)需要的階段性

1.常用慣用詞語(yǔ)：

1）開(kāi)頭語(yǔ)：茲、茲有、茲因、奉、謹(jǐn)悉、為了、根據(jù)、按照、遵照、依照、關(guān)于、由于等，表示行文的目的、依據(jù)、方式、對(duì)象等。

2）經(jīng)辦語(yǔ)：經(jīng)、業(yè)經(jīng)、茲經(jīng)、復(fù)經(jīng)、前經(jīng)、經(jīng)過(guò)、通過(guò)、均經(jīng)等，說(shuō)明文件承辦過(guò)程中的情況。

3）收文語(yǔ)：前接、近接、悉、欣悉、收悉、據(jù)報(bào)、據(jù)查等，是引說(shuō)來(lái)文時(shí)的用語(yǔ)。

4）綜述語(yǔ)：為此、對(duì)此、據(jù)此、有鑒于此、現(xiàn)函復(fù)如下、現(xiàn)通告如下等，用在下文之前，引出過(guò)度句，表明從緣由、根據(jù)、背景過(guò)渡到正文部分。

5）時(shí)限語(yǔ)：頃聞、頃接、頃奉、迅即、從速、屆時(shí)、即日、應(yīng)即、茲有、茲派、茲因等，表示事由的時(shí)間和發(fā)文部門(mén)提出問(wèn)題的依據(jù)。

6）表敬語(yǔ)：謹(jǐn)、謹(jǐn)電、謹(jǐn)悉、謹(jǐn)啟、惠存、恭請(qǐng)、敬請(qǐng)、承蒙協(xié)助、承蒙惠允、不勝感激等，表示對(duì)對(duì)方的尊敬和禮貌。

7）提示語(yǔ)：切、切實(shí)、切勿、務(wù)必、切切等，提請(qǐng)對(duì)方特別注意。

8）期請(qǐng)語(yǔ)：請(qǐng)、擬請(qǐng)、懇請(qǐng)、務(wù)請(qǐng)、函請(qǐng)、務(wù)希、尚望、當(dāng)否、妥否、請(qǐng)批示、請(qǐng)批復(fù)、請(qǐng)核準(zhǔn)、即請(qǐng)查照、希即遵照、是否可行、是否同意，表達(dá)行文者期望、請(qǐng)求。

9）結(jié)尾語(yǔ)：為要、為盼、為荷、專此布達(dá)、特此通知、特此通告、望遵照?qǐng)?zhí)行等，表示行文的意愿和目的。

10）“謙詞”，“請(qǐng)”、“貴”、“擬”、“承蒙”等。在結(jié)尾時(shí)常用“專此函達(dá)”、“敬希函復(fù)”、“特此函告”等。

11）“強(qiáng)調(diào)語(yǔ)”，帶強(qiáng)調(diào)性意味，常在法規(guī)、法令性文件中使用，主要用于下行文，如“必須”、“應(yīng)該”、“一律”等。結(jié)尾處多用“此令”、“此告”、“希遵照辦理”、“希貫徹執(zhí)行”等，增強(qiáng)文件的權(quán)威性。

第三篇：文書(shū)與檔案教案

▲案例導(dǎo)入：

天地公司（中外合資公司）收到集團(tuán)總公司的一份《關(guān)于各子公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人向集團(tuán)總公司述職的通知》。作為天地公司的秘書(shū)將按照收文處理程序進(jìn)行收文。秘書(shū)高山要完成收文的任務(wù)，首先要了解關(guān)于文書(shū)處理的一些規(guī)范，并對(duì)文書(shū)收文程序的各個(gè)環(huán)節(jié)的要求有所掌握。到底如何處理文件？

請(qǐng)學(xué)生踴躍發(fā)言，如果你是秘書(shū)，你的處理程序是怎樣的？（配合課件講授）本節(jié)內(nèi)容將讓我們成為一名合格文秘人員。

▲講授： §2-4 文書(shū)處理的程序

文書(shū)在機(jī)關(guān)內(nèi)部從形成倒運(yùn)轉(zhuǎn)所經(jīng)過(guò)的環(huán)節(jié)，及環(huán)節(jié)中包含的相互銜接的工作程序。

一、收文處理

收文處理是指對(duì)外單位發(fā)給本單位的所有文書(shū)進(jìn)行收進(jìn)處理的一系列程序性的工作。收文處理主要的工作程序包括簽收、登記、審核、分送、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、歸檔等環(huán)節(jié)。

（一）簽收：

文書(shū)部門(mén)收到文件材料后，在對(duì)方的傳遞文書(shū)單或送文登記簿簽字，以表示文書(shū)收到。目的是明確交接雙方的責(zé)任，保證公文運(yùn)轉(zhuǎn)的安全可靠。

（保留證據(jù)，如圖示，向?qū)W生展示學(xué)校的《文件簽收登記表》）。如何簽收：一清二查三簽字。（詳細(xì)講授，具體內(nèi)容見(jiàn)課件）

（二）登記：（必不可少的重要環(huán)節(jié)和程序）

對(duì)收進(jìn)的文件在《收文登記表》上編號(hào)和記載文件的來(lái)源、去向，以保證文件的收受和處理。目的是便于對(duì)收文數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)以及今后的查考利用。

如何登記？總登記或分類登記（詳見(jiàn)課件）

登記注意事項(xiàng)和具體要求：字跡清晰、不漏填，關(guān)鍵在于細(xì)心。★下級(jí)單位上報(bào)公文注意審核，把好上行文的質(zhì)量關(guān)。

審核的重點(diǎn)：是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門(mén)或地區(qū)職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。

（三）分送

分發(fā)或分辦，文秘人員在文件登記后，按照文件的內(nèi)容、性質(zhì)和辦理要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地將收文分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門(mén)和承辦人員閱辦。

過(guò)程：

1、填寫(xiě)《收文處理表》，粘貼在文件封面，送本部門(mén)負(fù)責(zé)人審核；

2、根據(jù)部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批或有關(guān)部門(mén)閱辦；

（具體見(jiàn)學(xué)校《收文處理表》及市人力資源局表格。）

（四）傳閱：

有關(guān)人員在工作職責(zé)范圍內(nèi)傳遞閱讀文件。

需要傳閱的文件：（提醒學(xué)生注意哪些文件需要傳閱）

a、文件經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)批辦后需要其他副職領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)人員傳閱，以掌握文件精神和主要領(lǐng)導(dǎo)的批示意見(jiàn)；

b、來(lái)文屬于抄送件，不需要特別辦理，只要求有關(guān)單位、部門(mén)和人員了解的，收文后，文秘人員將文件直接送有關(guān)部門(mén)和人員傳閱。

（取幾份學(xué)校的收文，提問(wèn)學(xué)生哪些需要傳閱？課堂講述區(qū)別）

（五）擬辦

對(duì)收文應(yīng)如何辦理所提出的初步意見(jiàn)，以供領(lǐng)導(dǎo)批辦時(shí)參考。

擬辦的意見(jiàn)是一種參謀性意見(jiàn)或建議，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)、有效地處理文件，為領(lǐng)導(dǎo)節(jié)省時(shí)間和精力，提高辦文效率。

提出的擬辦意見(jiàn)要抓住中心，有針對(duì)性、考慮全面、切實(shí)可行，文字表述要簡(jiǎn)明精練。

（講授此條時(shí)，提醒學(xué)生注意，擔(dān)任文秘工作，盡快進(jìn)入工作狀態(tài)，熟悉單位各部門(mén)職責(zé)構(gòu)成，以便提出更好的擬辦意見(jiàn)。）

并不是所有文件都要擬辦意見(jiàn)（引導(dǎo)學(xué)生靈活處理事項(xiàng)，舉例子說(shuō)明禮儀的恰當(dāng)和適度）

需要擬辦的文件范圍：

ａ上級(jí)機(jī)關(guān)主送給本機(jī)關(guān)需要貫徹落實(shí)的文件；

機(jī)關(guān)直屬各部門(mén)祝頌本機(jī)關(guān)的情趣性或建議性文件、重要計(jì)劃、方案、財(cái)務(wù)預(yù)決算等；

ｂ下級(jí)機(jī)關(guān)主送給本機(jī)關(guān)的請(qǐng)求性文件；

ｃ平級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)的商洽性，涉及重要答復(fù)和共同研究協(xié)作等問(wèn)題的文件；

ｄ其他需要貫徹和承辦的文件。

取幾份未辦理的文件，提問(wèn)讓學(xué)生區(qū)分那些需要寫(xiě)擬辦意見(jiàn)。擬辦要求：科學(xué)合理、簡(jiǎn)明扼要。

（六）批辦：（收文中最重要的程序）

領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文件如何辦理提出最終的批示意見(jiàn)和要求。

單位負(fù)責(zé)人批辦，注意批示要表態(tài)明朗、詞義明確，并將批辦內(nèi)容寫(xiě)在《收文處理表》“批示意見(jiàn)”一欄內(nèi)。

（七）承辦：

貫徹落實(shí)文件精神和要求，按領(lǐng)導(dǎo)人批示執(zhí)行具體的工作任務(wù)，辦理有關(guān)事宜的過(guò)程。

（1）確認(rèn)承辦范圍（2）按批辦意見(jiàn)辦理（3）及時(shí)快捷辦理公文（4）依據(jù)規(guī)章辦理公文（5）簽注公文的承辦結(jié)果

（八）催辦（文件跟進(jìn)，尤為注意）(1)電話催辦。（電話記錄）(2)信函催辦。（信函底單）(3)催辦卡催辦。

(4)登門(mén)催辦。（到訪記錄）(5)會(huì)議催辦。（會(huì)議紀(jì)要）(6)簡(jiǎn)報(bào)催辦。

注意，催辦一定要留下記錄。發(fā)催辦單催辦的，應(yīng)留存工作底單；通過(guò)電話催辦的，應(yīng)備有電話記錄。

（九）注辦 即文件處理結(jié)果。

（十）歸檔

及時(shí)歸檔。（授課時(shí)融入8S要求，“幾案潔”）

▲小結(jié)：提問(wèn)學(xué)生，前面講述的案例中，如果你是秘書(shū)，你應(yīng)該怎樣去做呢？回憶本節(jié)課程學(xué)習(xí)的收文處理過(guò)程。

▲作業(yè)：編制收文處理流程表。

第四篇：文書(shū)與檔案職責(zé)

（二）文書(shū)工作

文書(shū)工作是辦公室工作的重要組成部分，文書(shū)工作總的任務(wù)是準(zhǔn)確及時(shí)、安全地處理文書(shū)事務(wù)，組織公文運(yùn)轉(zhuǎn)，充分發(fā)揮公文的作用，為有效地推進(jìn)工作服務(wù)。

學(xué)校文書(shū)工作的具體任務(wù)是：

第一，做好收文處理包括：簽收、登記、擬辦、批辦、傳閱、承辦；

第二，做好發(fā)文處理包括：擬稿、核稿、簽發(fā)、用印、封發(fā)等工作；

第三，做好文書(shū)管理包括：保管、提供借閱、整理、歸檔等工作。另外還包括學(xué)校的各種會(huì)議記錄。

（三）值班工作

學(xué)校辦公室要做好值班的工作。負(fù)責(zé)安排值班、值班檢查、值班統(tǒng)計(jì)；每天查看值班記錄，了解值班情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)反饋；做好值班人員的管理和值班室的管理工作。

（四）會(huì)務(wù)工作

會(huì)務(wù)工作是指會(huì)議的籌辦、組織以及與此有關(guān)的服務(wù)工作。會(huì)務(wù)工作是使會(huì)議正常進(jìn)行、取得預(yù)期效果的保證。

搞好會(huì)務(wù)工作的關(guān)鍵是：

1、會(huì)前要做好充分準(zhǔn)備:這是保證會(huì)議開(kāi)好的前提，包括（1）安排議題（2）確定會(huì)名、會(huì)期、會(huì)址（3）準(zhǔn)備會(huì)議文件（4）提名與會(huì)人員（5）編輯與會(huì)人員名單（6）確定會(huì)議議程（7）制定會(huì)議通知（8）選擇、布置會(huì)場(chǎng)及安排座位、座次。

2、會(huì)中嚴(yán)密組織：主要工作有（1）簽到（2）文檔的印制分發(fā)（3）安排發(fā)言（4）會(huì)議記錄（5）會(huì)議紀(jì)要與編發(fā)簡(jiǎn)報(bào)（6）生活保障與安全。

3、會(huì)后要妥善處理好有關(guān)事宜：主要有（1）會(huì)議總結(jié)（2）文件處理（3）會(huì)議決議的貫徹落實(shí)（4）其它事務(wù)性處理。

做好會(huì)務(wù)工作要遵循以下原則：

1、要做好充分準(zhǔn)備；

2、要進(jìn)行周密安排；

3、要做好周到服務(wù)；

4、要協(xié)調(diào)好各方面關(guān)系。

（五）檔案工作

學(xué)校檔案工作就是用科學(xué)的原則和方法管理學(xué)校檔案，為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)。學(xué)校檔案工作的基本任務(wù)是：

1、貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的方針政策及法規(guī)，組織有關(guān)人員學(xué)習(xí)檔案知識(shí)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。

2、制定本校關(guān)于檔案工作的規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查執(zhí)行情況。

3、負(fù)責(zé)收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)全校的各類檔案及有關(guān)資料。

4、做好檔案的編研和開(kāi)發(fā)利用工作。

5、指導(dǎo)學(xué)校各科室有關(guān)人員做好文件資料的形成、積累、立卷、歸檔和利用工作。

第五篇：文書(shū)檔案

一、文書(shū)檔案 1）上級(jí)來(lái)文。凡上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)本單位發(fā)出的文件，并屬于本單位主要只能活動(dòng)的，都應(yīng)歸檔。

（2）本機(jī)關(guān)文件。凡本機(jī)關(guān)形成的，反映本機(jī)關(guān)工作職能活動(dòng)和基本情況，并且在今后工作中還需要查考的文件，均應(yīng)歸檔。

（3）下級(jí)來(lái)文。凡下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送來(lái)的有關(guān)方針政策性的、請(qǐng)示性的或反映重要活動(dòng)、全面工作的文件，應(yīng)當(dāng)歸檔。如有關(guān)重要問(wèn)題的請(qǐng)示、備案材料，重要的或以上的工作報(bào)告、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。

（4）平級(jí)或非隸屬機(jī)關(guān)來(lái)文。平級(jí)機(jī)關(guān)或沒(méi)有隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)來(lái)文，凡有重要參考價(jià)值的也需歸檔。

（5）關(guān)于各種稿本的歸檔范圍。在擬制文件過(guò)程中形成的各種文件稿本，應(yīng)視其具體情況而定。對(duì)于人代會(huì)、黨代會(huì)歷次修改稿件，應(yīng)歸檔。

2、不歸檔的范圍

（1）重份文件；（2）無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)件、臨時(shí)性文件；（3）未經(jīng)簽發(fā)的文件、電報(bào)草稿，一般性文件的歷次修改稿（定稿除外），鉛印文件的各次校對(duì)稿（主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外）；（4）無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，一般性表態(tài)、詢問(wèn)一般性問(wèn)題、提出一般建議或意見(jiàn)的人民來(lái)信；（5）單位內(nèi)部互相抄送的文件材料；

（6）本單位負(fù)責(zé)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)形成的文件材料；（7）為參考目的從各方面搜集的文件材料；（8）參加非主管部門(mén)召開(kāi)的會(huì)議帶回的不需要貫徹執(zhí)行和無(wú)查考價(jià)值的文件材料:（9）下級(jí)機(jī)關(guān)送來(lái)的不應(yīng)抄報(bào)或不必備案的文字材料；(10)上級(jí)機(jī)關(guān)任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料；(11)越級(jí)和非隸屬機(jī)關(guān)抄送的一般的、不需辦理的文件材料；

(12)外機(jī)關(guān)送來(lái)的征求意見(jiàn)的文件未定稿。