第一篇：檔案網(wǎng)站如何整合發(fā)布檔案信息資源探討

臺(tái)州檔案學(xué)會(huì)2008年年會(huì)交流論文

檔案網(wǎng)站如何整合發(fā)布檔案信息資源探討

溫嶺市檔案局葉學(xué)政

當(dāng)今社會(huì)，國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)是越來(lái)越普及，已經(jīng)成為人們獲取信息的重要渠道，檔案館在網(wǎng)上建設(shè)檔案網(wǎng)站，對(duì)外提供檔案信息資源等服務(wù)，具有非常重要的意義。以前我們檔案館是處在政府的深宮內(nèi)院，一些有價(jià)值的檔案資源也是深藏在檔案庫(kù)房里面，外界無(wú)從知曉，也發(fā)揮不出應(yīng)有的利用價(jià)值。通過在互聯(lián)網(wǎng)上架設(shè)檔案網(wǎng)站，我們檔案館就有了對(duì)外宣傳和發(fā)布檔案信息資源的窗口，通過這個(gè)窗口，我們變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，變被動(dòng)提供信息為主動(dòng)向外界提供檔案信息資源，真正實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的社會(huì)共享?，F(xiàn)結(jié)合溫嶺市檔案局建設(shè)網(wǎng)站實(shí)際，探討一下檔案網(wǎng)站如何整合發(fā)布檔案信息資源。

一個(gè)完整的檔案網(wǎng)站，我想應(yīng)當(dāng)具備宣傳性、展示性、查閱性、交流性等性質(zhì)的欄目。

一、宣傳性欄目

1、要宣傳各種檔案知識(shí)和檔案法律法規(guī)。比如可在網(wǎng)站上設(shè)置了檔案法規(guī)和檔案百科等欄目，檔案法規(guī)欄目用于宣傳和介紹各種檔案政策法規(guī)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，檔案百科欄目用于介紹各種檔案方面知識(shí)，如檔案一詞的由來(lái)、檔案古今談等。

2、要樹立檔案為當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的功能，應(yīng)在檔案網(wǎng)站上宣傳當(dāng)?shù)氐臍v史、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)和文化等信息。比如溫嶺檔案網(wǎng) 1

站專門設(shè)置了溫嶺風(fēng)情和百年溫嶺兩大欄目，溫嶺風(fēng)情欄目用于宣傳溫嶺的當(dāng)?shù)馗艣r、歷史文化、旅游資源、民風(fēng)民俗等信息，百年溫嶺欄目專門用于發(fā)布溫嶺從1902年到現(xiàn)在為止的大事記錄，以讓人們更深層次地了解溫嶺和認(rèn)識(shí)溫嶺。

3、要在網(wǎng)站上詳細(xì)地介紹本級(jí)檔案局館概況、政務(wù)公開、館藏情況、全宗分布、以及查檔指南等信息資料，讓老百姓全面了解檔案局館實(shí)況以及檔案館館藏內(nèi)容。

4、應(yīng)在檔案網(wǎng)站上及時(shí)發(fā)布本局館的各種公告信息和檔案工作動(dòng)態(tài)，使人們能實(shí)時(shí)獲取檔案方面的最新消息。這需要全局各科室之間的通力配合，一有這些動(dòng)態(tài)信息，就立刻及時(shí)地反饋給網(wǎng)站管理人員。

二、展示性的欄目

展示性欄目一般是通過圖片展覽和視頻點(diǎn)播的方式向外界展示檔案信息資源，以及發(fā)布編纂成果。制作展示性欄目，需要進(jìn)行大量的前期準(zhǔn)備工作，比如挖掘館藏、征集資料，對(duì)信息資料進(jìn)行加工整理以及深度開發(fā)等?，F(xiàn)在全省大多數(shù)網(wǎng)站都設(shè)置了網(wǎng)上展廳和視聽在線等展示性欄目。

網(wǎng)上展廳欄目用于進(jìn)行各種圖片展覽，根據(jù)展廳內(nèi)容來(lái)源的不同，展廳的建設(shè)總共有兩種方式：

第一種是挖掘館藏和向社會(huì)廣泛征集各種照片，接著對(duì)這些獲取的照片進(jìn)行整理分類，比如可分成城市建設(shè)、旅游勝景、名優(yōu)特產(chǎn)、民俗風(fēng)情等類別，最后把這些精選出的照片經(jīng)電腦技術(shù)

加工后，按照類別組織網(wǎng)頁(yè)進(jìn)行上網(wǎng)，對(duì)以后新增加的照片，不斷地按類別及時(shí)進(jìn)行添加和更新。

第二種是把各種已經(jīng)結(jié)束了的現(xiàn)場(chǎng)專題展覽和一些畫冊(cè)搬到網(wǎng)上進(jìn)行展出。比如溫嶺檔案網(wǎng)站上的“三大文明建設(shè)成就”展覽，這個(gè)展覽的前身是2004年的時(shí)候，溫嶺檔案局和市委宣傳部聯(lián)合搞了一個(gè)大型圖片展覽，共制作了103塊圖板，在市內(nèi)各大公園巡回展出了好幾天，社會(huì)反響強(qiáng)烈，普遍叫好。展出結(jié)束后，溫嶺檔案局把這些圖板影像制作成了網(wǎng)頁(yè)，搬到了檔案網(wǎng)站上進(jìn)行展出，使這個(gè)展覽永遠(yuǎn)地進(jìn)行，取得了良好社會(huì)效果。

網(wǎng)上展廳的網(wǎng)頁(yè)設(shè)計(jì)，應(yīng)努力做到美觀大方，結(jié)構(gòu)合理，能給人一目了然的感覺。根據(jù)以上兩種不同的展廳建設(shè)，可采取兩種不同的網(wǎng)頁(yè)結(jié)構(gòu)來(lái)設(shè)計(jì)網(wǎng)上展廳：

第一種是采取縮微圖列表的方式，這種方式適合第一種展廳建設(shè)，同一類的照片全部用縮微圖依次顯示在同一個(gè)網(wǎng)頁(yè)上，照片特別多的可以設(shè)置多個(gè)網(wǎng)頁(yè)，每個(gè)縮微圖下面設(shè)有圖片的文字簡(jiǎn)介，點(diǎn)擊縮微圖則打開相應(yīng)的網(wǎng)頁(yè)顯示大圖片和詳細(xì)的文字說(shuō)明。

第二種是采取目錄加圖板的方式，這種方式適合第二種展廳建設(shè)，因?yàn)榈诙N展廳的內(nèi)容都是一些已經(jīng)加工排版好了的圖板，圖板上的內(nèi)容很多，圖板的數(shù)量也很多，用縮微圖列表的方式進(jìn)行展覽顯然不合適，可以采取目錄加圖板的方式，即把整個(gè)展示窗口切分為左右兩個(gè)區(qū)域，左邊的窗口顯示嵌套式可折疊的展覽目錄列表，使人們一看到這個(gè)目錄列表就對(duì)整個(gè)展覽的總體結(jié)構(gòu)和內(nèi)容一清二楚，點(diǎn)擊目錄選項(xiàng)則可以直接在右邊的窗口顯

示相應(yīng)的一塊圖版，右邊的窗口還可以上下翻頁(yè)瀏覽上一張或下一張圖版，以方便人們觀看展覽。

視頻點(diǎn)播也是一種重要的展示性欄目。我們可在欄目上發(fā)布一些展示地方風(fēng)采、宣傳地方文化和我們自己的一些蘭臺(tái)動(dòng)態(tài)等宣傳片內(nèi)容，以供人們點(diǎn)播。另外把視頻資料上到網(wǎng)上之前，須經(jīng)過剪輯和轉(zhuǎn)化成網(wǎng)上通用格式，以把最精要的內(nèi)容展示給大家并保證能夠在網(wǎng)上流暢地播放。

展示性欄目另外一塊重要內(nèi)容是在網(wǎng)站上發(fā)布編纂成果，把本檔案館的編纂成果更廣泛地推向社會(huì)共享。

三、查閱性的欄目

查閱性欄目是我們檔案網(wǎng)站最具行業(yè)特征的欄目。用于發(fā)布已公開的現(xiàn)行文件、開放檔案目錄以及檔案原文，并提供相應(yīng)的檢索查閱功能。

在檔案網(wǎng)站上發(fā)布已公開的現(xiàn)行文件，是政務(wù)信息對(duì)外公開的重要方式，對(duì)落實(shí)依法治國(guó)基本方略和建設(shè)法治政府、陽(yáng)光政府、透明政府有著重要的意義。我們需科學(xué)地制定現(xiàn)行文件采集和發(fā)布規(guī)定，加強(qiáng)收集力度，嚴(yán)格上網(wǎng)審核和把關(guān)，防止誤把一些涉密文件上網(wǎng)。在檔案網(wǎng)站上，應(yīng)該要提供現(xiàn)行文件的目錄檢索和原文查閱服務(wù)。現(xiàn)行文件欄目建設(shè)技術(shù)方面將來(lái)發(fā)展的目標(biāo)，應(yīng)該是建設(shè)一套專用的現(xiàn)行文件管理系統(tǒng)，在網(wǎng)上架設(shè)專門的現(xiàn)行文件服務(wù)器，由各報(bào)送現(xiàn)行文件的相關(guān)部門自助地上傳文件，經(jīng)計(jì)算機(jī)后臺(tái)處理后自動(dòng)地發(fā)布到檔案網(wǎng)站上。

檔案開放目錄的發(fā)布，需要做大量地前期基礎(chǔ)性工作，如開放檔案的鑒定和檔案條目的計(jì)算機(jī)錄入等，發(fā)布的文件格式應(yīng)該以數(shù)據(jù)庫(kù)文件的格式進(jìn)行發(fā)布，并提供復(fù)合檢索功能。

在檔案網(wǎng)站上提供檔案全文查閱是數(shù)字檔案館建設(shè)的重要內(nèi)容之一，它提供了全新的檔案查閱利用服務(wù)，使人們足不出戶就可以查閱和利用檔案資料內(nèi)容，真正實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的社會(huì)共享。在網(wǎng)站上提供大量的檔案全文查閱之前需做好一系列的軟硬件建設(shè)，如架設(shè)web服務(wù)器、開發(fā)原文檢索平臺(tái)和進(jìn)行檔案數(shù)字化掃描加工等。

四、交流性的欄目

可在檔案網(wǎng)站上設(shè)置網(wǎng)上辦公、網(wǎng)上答疑和檔案論壇等交互性欄目。通過網(wǎng)上辦公欄目可在網(wǎng)上開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)、年檢申報(bào)、培訓(xùn)報(bào)名、表格下載和檔案資料征集等工作；網(wǎng)上答疑即在檔案網(wǎng)站上開辟答疑窗口，及時(shí)解答咨詢者的各種問題；檔案論壇為大家提供交流檔案專業(yè)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)的平臺(tái)，一個(gè)好的檔案論壇欄目可以達(dá)到積聚網(wǎng)站人氣，提高網(wǎng)站知名度的目的。

五、網(wǎng)上信息資源的推廣

我們把檔案信息資源發(fā)布到網(wǎng)上后，需加以推廣，保證利用者能在互聯(lián)網(wǎng)的海洋里方便地檢索到我們的信息。現(xiàn)在人們一般都是利用搜索引擎在網(wǎng)上搜尋自己所需要的東西，所以我們要保證網(wǎng)站上的信息資源能被各種搜索引擎檢索到，而且要盡量做到位于搜索結(jié)果排序的前列。根據(jù)搜索引擎的原理（搜索引擎是通

過網(wǎng)頁(yè)鏈接自動(dòng)抓取信息添加進(jìn)搜索引擎數(shù)據(jù)庫(kù)），我們?cè)O(shè)計(jì)網(wǎng)站時(shí)，必須要做好這樣的設(shè)置：

1、網(wǎng)頁(yè)之間的超鏈接采取文本鏈接；

2、給每個(gè)網(wǎng)頁(yè)加上與正文相關(guān)的標(biāo)題；

3、與其他網(wǎng)站建立相互鏈接，不過注意不要鏈接一些垃圾站點(diǎn)。

在我們自己檔案網(wǎng)站上，也應(yīng)設(shè)有搜索本站信息的功能。使訪問者進(jìn)入我們站點(diǎn)后能快速查閱到他所需的信息內(nèi)容。

總之，檔案網(wǎng)站的建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，我們應(yīng)加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)力度，不斷地把最新的檔案信息資源發(fā)布到檔案網(wǎng)站上。

（完）

第二篇：第六章 檔案信息資源建設(shè)

第六章

檔案信息資源建設(shè)

第一節(jié)

電子文件接收

電子文件接收是指將具有保存價(jià)值的電子文件向檔案管理 部門遷移的過程。

一、電子文件接收機(jī)制

數(shù)字檔案館從建設(shè)開始，就應(yīng)按照其功能要求來(lái)研究確定電子文件的接收范圍、入館標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)方法，并根據(jù)檔案接收范圍，建立起科學(xué)、通暢的電子文件接受機(jī)制，配備必要的技術(shù)手段，從源頭上保證數(shù)字檔案信息的真實(shí)、完整、可用。

檔案行政管理部門應(yīng)與電子文件形成單位建立法定或者固定的移交、接收關(guān)系，從有利于國(guó)家、形成單位、社會(huì)大眾出發(fā)，為形成單位的電子文件確定歸屬與流向。電子文件應(yīng)經(jīng)過立檔單位檔案人員整理、鑒定，符合移交規(guī)范后方能向數(shù)字檔案館移交。

二、電子文件接收范圍

1、接收的內(nèi)容。數(shù)字檔案館接收電子文件的范圍與紙質(zhì)文件大體相同，應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔移交范圍的有關(guān)規(guī)定制訂電子文件接收范圍，原則上符合檔案價(jià)值要求的、各種形式、各種類型的電子文件均應(yīng)依法納入進(jìn)館范圍。電子文件在形式上包括文本文件、圖形文件、圖像文件、音頻文件、視頻文件、數(shù)據(jù)庫(kù)文件、網(wǎng)頁(yè)文件和其他各種類型。

2、接收的對(duì)象。黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、國(guó)有企事業(yè)單位及其他組織機(jī)構(gòu)形成和保存的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有價(jià)值的檔案，都可列入接收范圍。由于數(shù)字檔案所占用空間狹小，接收范圍可以適當(dāng)擴(kuò)大。各單位形成的反映重大事件、重要活動(dòng)、重大變化的電子形式的記錄，均可列入數(shù)字檔案館的接收范圍。

3、接收文件的構(gòu)成。列入接收范圍的電子文件必須同時(shí)收存其元數(shù)據(jù)等，即電子文件必須與其規(guī)范、齊全的元數(shù)據(jù)一并移交，在移交接收制度中，要詳細(xì)開列移交文件的內(nèi)容范圍及其元數(shù)據(jù)模型，以便設(shè)計(jì)、運(yùn)行系統(tǒng)時(shí)遵照?qǐng)?zhí)行。對(duì)于非專用格式的電子文件，除接收其主文件外，還需要收存其制作、閱讀所需的支持性文件。

三、電子文件接收時(shí)序

電子文件向檔案館的移交接收可以分兩步進(jìn)行：登記備案和移交進(jìn)館。

1、登記備案。立檔單位向檔案館報(bào)告其形成的、屬于移交范圍的電子文件的管理狀況，由檔案館進(jìn)行備案監(jiān)控，檔案館根據(jù)需要對(duì)特別重要的電子文件在移交前就進(jìn)行備份。登記備份是對(duì)電子文件實(shí)施全程管理，及時(shí)采集元數(shù)據(jù)的有效舉措。

2、移交入館。立檔單位根據(jù)移交制度向檔案館實(shí)際提交電子文件的過程。電子文件的移交接收可分為實(shí)時(shí)和定期移交兩種。實(shí)時(shí)接收是指立檔單位電子文件生成和辦理完畢后，隨時(shí)向數(shù)字檔案館（電子文件中心）移交的過程。定期接收是指各單位將整理歸檔完畢后的電子文件在本單位保管一定時(shí)間后集中向數(shù)字檔案館移交的過程。定期接收的優(yōu)點(diǎn)是移交的電子文件均經(jīng)過系統(tǒng)整理，可以保證電子文件的有機(jī)聯(lián)系和系統(tǒng)性、完整性。

四、電子文件接收途徑

移交接收有在線移交和離線移交兩種方式。受網(wǎng)絡(luò)環(huán)境限制以及在線辦理接收程序不夠完備的限制，可以離線接收為主；隨著網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的發(fā)展以及在線安全認(rèn)證體系的完善，應(yīng)逐步過渡到以在線接收為主要形式。

1、在線移交。是指立檔單位將擬移交的電子文件信息按照規(guī)定的格式和規(guī)范通過網(wǎng)絡(luò)提交給檔案館，由檔案館接收保存的移交方式。

2、離線移交。是指立檔單位將擬移交的電子文件信息集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案館遞交載體的方式。

五、電子文件接收要求

數(shù)字檔案館應(yīng)有一套電子文件接收進(jìn)館的標(biāo)準(zhǔn)。各立檔單位應(yīng)按照電子文件的進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)對(duì)移交的電子文件進(jìn)行整理加工。

1、格式規(guī)范。

電子文件的格式包含電子文件的頁(yè)面版式，如文頭、發(fā)文字號(hào)、正文、落款、發(fā)文日期、印章等，和電子文件的存儲(chǔ)格式。為便于管理和利用，數(shù)字檔案館在接收電子文件前，應(yīng)規(guī)定同一類型電子文件的標(biāo)準(zhǔn)格式。

2、元數(shù)據(jù)要求。

電子文件元數(shù)據(jù)是指描述電子文件內(nèi)容、背景和結(jié)構(gòu)信息及整個(gè)管理流程的數(shù)據(jù)。數(shù)字檔案館接收電子文件應(yīng)遵循國(guó)家省頒布的電子文件元數(shù)據(jù)方案。

3、真實(shí)性、完整性和可用性要求

檔案館對(duì)移交入館的電子文件必須進(jìn)行真實(shí)性、完整性和可用性檢驗(yàn)，并由責(zé)任人簽署審核意見，檢驗(yàn)和審核結(jié)果填入電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表。電子文件移交時(shí)檢測(cè)的內(nèi)容包括硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境的有效性、信息記錄格式、有無(wú)病毒感染等。

4、其他要求

對(duì)通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時(shí)移交其軟件型號(hào)、名稱、版本號(hào)和相關(guān)參數(shù)、手冊(cè)、說(shuō)明資料等，專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，接收時(shí)則應(yīng)連同專用軟件一并收集。

電子文件管理系統(tǒng)運(yùn)行過程中涉及電子文件處理的有關(guān)參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)作為電子文件的元數(shù)據(jù)一并移交。

電子文件移交入館后必須存儲(chǔ)到符合保管期限要求的耐久的脫機(jī)載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。

電子文件存儲(chǔ)載體的優(yōu)先順序?yàn)椋褐蛔x光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等，不得使用軟磁盤作為館藏電子文件長(zhǎng)期保存的載體。

對(duì)套用統(tǒng)一模板的電子文件，在保證能恢復(fù)原形態(tài)的情況下，被套用模板作為電子文件的元數(shù)據(jù)移交。移交入館的電子文件必須按規(guī)定核定密級(jí)和保管期限。

移交的電子文件按類別代碼相對(duì)集中，存儲(chǔ)電子文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號(hào)、全宗號(hào)、類別號(hào)、密級(jí)、保管期限、存入日期等，載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。

加密的電子文件，移交入館后必須解密存儲(chǔ)。

立檔單位應(yīng)將移交后電子文件在其原載體中保存至少1年。

第二節(jié)

傳統(tǒng)檔案數(shù)字化

傳統(tǒng)檔案數(shù)字化是通過各種設(shè)備將不同載體形式的傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案的過程。檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案館建設(shè)的重要任務(wù)，也是現(xiàn)階段檔案數(shù)字資源的重要來(lái)源和途徑。

一、檔案數(shù)字化目的與要求

1、檔案數(shù)字化的目的

(1)提高檔案信息的利用效率(2)保護(hù)歷史檔案(3)規(guī)避安全風(fēng)險(xiǎn)(4)提高庫(kù)房使用率

2、檔案數(shù)字化的基本要求

規(guī)范性要求。所有數(shù)字化的檔案信息必須按照規(guī)定的技術(shù)模式、文件格式和工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)字化，以避免因存儲(chǔ)格式和軟件平臺(tái)的不同而不斷轉(zhuǎn)換，造成資源浪費(fèi)和時(shí)間延誤，降低信息傳輸與共享的效率。

安全性要求。第一要確保檔案原件的安全。第二，維護(hù)檔案信息的保密性。

真實(shí)性要求。在檔案信息的數(shù)字化過程中，必須嚴(yán)格維護(hù)數(shù)字化檔案信息內(nèi)容的原真性，最大限度地保留檔案信息的原始面貌，避免由于技術(shù)原因造成檔案信息的失真，對(duì)數(shù)字化檔案信息的真實(shí)性起到了“固化’’作用。

效率性要求。合理控制擬數(shù)字化檔案的范圍、采取最優(yōu)化的技術(shù)方案、實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化工程的專業(yè)化和社會(huì)化。

二、檔案數(shù)字化工作的組織 建立數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確安全責(zé)任，設(shè)立檔案劃控小組、數(shù)字化加工小組、技術(shù)保障小組、安全保密小組等工作小組等工作機(jī)構(gòu)，要吸收信息化部門、業(yè)務(wù)部門、技術(shù)部門、管理部門、保衛(wèi)部門、后勤保障部門等專業(yè)人員。項(xiàng)目開工后1 0日內(nèi)，向省級(jí)檔案行政管理部門進(jìn)行項(xiàng)目備案。

數(shù)字化加工一般采取自主加工和委托加工兩種方式進(jìn)行：

1、自主加工是檔案館自行配備數(shù)字化加工設(shè)備，自行組織人力開展數(shù)字化加工。

2、委托加工是將應(yīng)數(shù)字化的檔案，委托專業(yè)公司實(shí)施加工。對(duì)投標(biāo)單位進(jìn)行資格、資歷、技術(shù)、經(jīng)歷審查，與中標(biāo)單位簽訂項(xiàng)目合同、保密協(xié)議，并督促中標(biāo)單位制定種類規(guī)章制度，加強(qiáng)對(duì)人員的管理。

三、數(shù)字化檔案文件格式的選擇 1．文件的保真度

“忠于原文”是檔案數(shù)字化的基本要求。數(shù)字化可以看成是對(duì)檔案內(nèi)容的“拷，貝”，這種改變信息表達(dá)方式的拷貝過程極易造成內(nèi)容的失真。為此，在選擇文件格式時(shí)首先要考慮其保真程度。嚴(yán)格地說(shuō)，任何格式的數(shù)字文件都存在不同程度的信息失真，關(guān)鍵是這種失真度是否在可允許的范圍。2．文件的大小

數(shù)字檔案文件通常需要長(zhǎng)久保存，其累積空間將十分驚人。為此，在選擇文件格式時(shí)必須將文件的大小作為一個(gè)重要考慮因素。同一檔案在數(shù)字化時(shí)采用不同的文件格式，所占用的存儲(chǔ)空間相去甚遠(yuǎn)。3．與軟硬件平臺(tái)的相對(duì)獨(dú)立性

文件格式根據(jù)其對(duì)軟硬件環(huán)境的依賴性可分為“應(yīng)用軟件專用格式”和“中間轉(zhuǎn)換格式”兩種。應(yīng)用軟件專用格式是某種應(yīng)用軟件在運(yùn)行過程中為其數(shù)據(jù)對(duì)象自行規(guī)定的記錄格式，與其軟硬件平臺(tái)相聯(lián)系，對(duì)其生成環(huán)境具有很強(qiáng)的依賴性。中間轉(zhuǎn)換格式是按照跨應(yīng)用軟件、跨軟硬件平臺(tái)要求而設(shè)計(jì)的。中間轉(zhuǎn)換格式具有較大的兼容性，檔案數(shù)字化應(yīng)盡量選擇中間轉(zhuǎn)換格式。4．通用性

文件格式必須考慮用戶軟硬件環(huán)境對(duì)所用文件格式的支持程度。選擇通用性較強(qiáng)的文件格式會(huì)得到更多用戶環(huán)境的支持，便于眾多應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)者實(shí)現(xiàn)對(duì)該種文件格式的兼容或支持，從而增加其流行度。反之，具有技術(shù)專利的文件格式通用性必然受到限制。5．標(biāo)準(zhǔn)化程度

文件格式的產(chǎn)生源于三種情形：配合特定應(yīng)用軟件及其軟硬環(huán)境而制定的格式（應(yīng)用軟件專用格式）；計(jì)算機(jī)相關(guān)廠商為占領(lǐng)或規(guī)范市場(chǎng)而推出的文件格式（以中間轉(zhuǎn)換格式居多）；國(guó)際性組織或協(xié)會(huì)為規(guī)范、統(tǒng)一起見推出或推薦的某種文件格式，或者對(duì)某類格式作出的某些技術(shù)規(guī)范格式。6．?dāng)?shù)字化檔案的用途

文件格式的選擇還受制于數(shù)字化工作的目的和性質(zhì)，目的不同所選的數(shù)字文件格式有可能不一。為提供查閱利用而數(shù)字化對(duì)數(shù)字文件原真性的要求要比為保管和出版而數(shù)字化低的多，假如數(shù)字化的對(duì)象是紙質(zhì)檔案，前者可選擇JPEG或PDF格式，而后者可優(yōu)選TIFF格式。

四、紙質(zhì)檔案的數(shù)字化

紙質(zhì)檔案數(shù)字化是采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。

1、紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的流程

相比于檔案目錄信息的錄入存儲(chǔ)，檔案全文的數(shù)字化工作要復(fù)雜得多，必須建立起一套工作流程和技術(shù)規(guī)范。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)包括：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、目錄建庫(kù)、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份等。

2、紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描儀的選配

掃描儀是圖像信號(hào)輸入設(shè)備。掃描儀有平面掃描儀和滾筒式掃描儀二大類，平面掃描儀使用光電耦合器件CCD，一般用于普通幅面檔案的掃描；滾筒式掃描儀使用光電倍增管，性能高于GCD類掃描儀。

檔案數(shù)字化系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)掃描速度方面的要求配置1臺(tái)或多臺(tái)自動(dòng)進(jìn)紙的中、高速掃描儀，若干臺(tái)平板掃描儀。平板掃描儀通常幅面為A4、A3兩種，由于紙質(zhì)檔案多為普通文檔，大幅面的照片、圖片并不多（工程圖紙除外），所以A4、A3幅面的掃描儀基本滿足需要。

掃描儀的功能要通過相應(yīng)的軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)，選購(gòu)掃描儀時(shí)要關(guān)注配套軟件的品種及其說(shuō)明材料。

3、紙質(zhì)檔案數(shù)字化的加工管理軟件

紙質(zhì)檔案數(shù)字化系統(tǒng)，除了配備硬件設(shè)施外，還需要配置調(diào)度、運(yùn)行這些硬件設(shè)施以完成檔案數(shù)字化工作的軟件。紙質(zhì)檔案數(shù)字化系統(tǒng)需要用到的軟件有兩類：系統(tǒng)軟件（包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)等平臺(tái)）和應(yīng)用軟件（在軟硬件平臺(tái)的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)數(shù)字化流程的文檔掃描、圖像處理和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等軟件程序）。

流程式紙質(zhì)檔案數(shù)字化系統(tǒng)。包括系統(tǒng)注冊(cè)、原文掃描、圖像編輯、消藍(lán)去污、圖像拼接、檔案著錄、檔案查詢等功能模塊。并應(yīng)力求符合以下要求：適應(yīng)不同規(guī)模的制作環(huán)境開發(fā)不同的版本；適用不同類型的紙張，兼容各種檔次的掃描設(shè)備；提供高效的掃描錄入和圖像處理功能；提供完善的質(zhì)量保障和工序流程管理，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的生產(chǎn)；基于大型數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，如ORACLE、SQL SER/ER等。

五、照片檔案的數(shù)字化

照片檔案數(shù)字化與紙質(zhì)檔案數(shù)字化在工作原理、實(shí)施方法和操作過程方面是基本一致的照片檔案的數(shù)字化應(yīng)遵循《照片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》的要求。以下就其不同于紙質(zhì)檔案的方面作簡(jiǎn)要說(shuō)明。

1、照片檔案數(shù)字化對(duì)象的選擇

照片檔案包括底片、相片（習(xí)慣稱為照片）和文字說(shuō)明三部分。照片檔案數(shù)字化應(yīng)盡可能選擇底片作為掃描母版，掃描出來(lái)的圖像色彩及細(xì)節(jié)的保真度高。缺點(diǎn)是必須使用專門的底片掃描儀或者在常規(guī)掃描儀上加裝透掃適配器，對(duì)掃描設(shè)備的要求比較高。

2、照片檔案數(shù)字化方式的選擇

照片檔案的數(shù)字化可以采取用掃描儀掃描輸入和用高檔數(shù)碼相機(jī)對(duì)其進(jìn)行翻拍錄入兩種模式。

掃描輸入是照片檔案數(shù)字化最通用的方法，所需設(shè)備簡(jiǎn)單，操作過程也比較簡(jiǎn)便，并適用于各類照片檔案的數(shù)字化處理。

翻拍錄入過程雖然比較快捷，但要配置輔助照明設(shè)施，拍攝過程中對(duì)變焦、曝光等的調(diào)控要求較高，拍攝難度比想象中的大。

3、照片檔案掃描分辨率的選擇

分辨率越高，掃描照片越清晰，存儲(chǔ)空間越大，掃描所需時(shí)間也越長(zhǎng)。但當(dāng)掃描分辨率高于一定值后，照片質(zhì)量不會(huì)有明顯提升，反而會(huì)陡增存儲(chǔ)空間，并且延長(zhǎng)掃描時(shí)間。因此，在設(shè)定掃描分辨率時(shí)，要在分辨率與圖像大小之間認(rèn)真權(quán)衡，區(qū)分是底片掃描還是相片掃描，綜合考慮被掃描照片的尺寸、原照片的圖像質(zhì)量、利用性質(zhì)及其還原輸出要求等因素確定照片掃描的最佳分辨率。

4、照片檔案數(shù)字化前的處理

掃描之前對(duì)底片、相片上的霉點(diǎn)、斑漬等作適當(dāng)清理。處理方法是，去處底片上的霉斑，可以用85%的乙醚和15%的乙醇混合后加10%的五氯酚鈉的混合液擦拭。去處底片上的手印，可以將底片放入流動(dòng)的清水盤中，水洗10-15分鐘，期間用棉簽輕輕擦拭。

掃描前應(yīng)將照片從相冊(cè)中逐張取出，對(duì)影響照片掃描質(zhì)量的保護(hù)模、封套等應(yīng)予去除，取出照片時(shí)應(yīng)注意保護(hù)原件。照片被固定在芯頁(yè)上無(wú)法取出時(shí)，可拆下相冊(cè)芯頁(yè)進(jìn)行掃描。

掃描后照片裝冊(cè)還原時(shí)應(yīng)注意保護(hù)照片不被損壞，同時(shí)還必須檢查照片的數(shù)量、位置是否正確，做到安全、準(zhǔn)確、無(wú)遺漏。

5、照片檔案數(shù)字化后的圖像處理

照片檔案與一般的紙質(zhì)檔案是不同的，其側(cè)重的就是圖形和色彩。對(duì)數(shù)字化后的照片檔案進(jìn)行圖像處理，極有可能破壞了原作品本來(lái)的構(gòu)圖、格調(diào)或韻味，使照片檔案失去其原始性。與紙質(zhì)檔案圖像追求“清晰”不同，數(shù)字化后照片圖像更注重“原真”，其處理必須十分慎重。照片檔案圖像處理的內(nèi)容主要是：旋正，將顛倒或歪斜的圖像調(diào)整到正直位置；裁白，將掃描圖像中原照片以外的空白區(qū)域切除；去污，將掃描過程中產(chǎn)生的黑白點(diǎn)和瑕疵修整、去除。

6、照片檔案數(shù)字化后的保管

作為母版保存的照片檔案圖像，一般選擇JPEG格式保存，重要的、保真度要求更高的檔案也可選擇無(wú)損壓縮的TIFF格式保存，但同一圖像的TIFF文件將比JPEG文件大很多。數(shù)字化照片檔案可以用不同文件格式刻錄到多套光盤上異地保存，同時(shí)存儲(chǔ)在服務(wù)器上提供在線利用。圖像文件存儲(chǔ)時(shí)，一般根據(jù)照片專題數(shù)據(jù)庫(kù)中照片號(hào)的組成項(xiàng)來(lái)分級(jí)建立圖像文件夾，各級(jí)文件夾采用該級(jí)對(duì)應(yīng)的照片號(hào)組成項(xiàng)命名。通過照片圖像的文件名與照片專題目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該照片號(hào)的一致性和唯一性，建立起一一對(duì)應(yīng)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)照片檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與照片圖像文件的關(guān)聯(lián)檢索。

六、音頻檔案數(shù)字化

錄音檔案是以聲音為信息表達(dá)方式的檔案材料。傳統(tǒng)的錄音檔案主要以錄音帶、唱片作為記錄載體，數(shù)字化后的音頻檔案則記錄在光盤、磁盤、磁帶等數(shù)字介質(zhì)上。傳統(tǒng)的錄音檔案大多記錄在盒式帶、鋼絲帶、開盤帶和黑膠產(chǎn)品、塑料唱片之上，其播放依賴于特定的播放設(shè)備，由于時(shí)間久遠(yuǎn)，這類播放設(shè)備早已淘汰。因而許多珍貴的錄音檔案瀕臨“滅頂之災(zāi)”，在其徹底淘汰之前采用數(shù)字化技術(shù)轉(zhuǎn)存為音頻文件，既有利于搶救保存，又方便調(diào)用管理。

1、音頻檔案數(shù)字化的原理

數(shù)字化音頻檔案的原理是將聲音震動(dòng)轉(zhuǎn)化為模擬的電平信號(hào)（通過麥克風(fēng)等拾音設(shè)備），或?qū)⒓河涗浽阡浺魩?、唱片上的模擬信號(hào)轉(zhuǎn)化為電平信號(hào)（通過相應(yīng)的播放設(shè)備），這些模擬電平信號(hào)輸入到計(jì)算機(jī)中，由計(jì)算機(jī)中的模數(shù)轉(zhuǎn)換設(shè)備（聲卡）完成模擬電平信號(hào)向數(shù)字信號(hào)的轉(zhuǎn)換，即用二進(jìn)制數(shù)據(jù)來(lái)表達(dá)模擬電平信號(hào)。

2、音頻檔案數(shù)字化的軟硬件設(shè)備

音頻檔案數(shù)字化系統(tǒng)至少要能實(shí)現(xiàn)以下功能：對(duì)各種傳統(tǒng)錄音檔案的播放；模擬聲音信號(hào)與數(shù)字音頻文件之間的相互轉(zhuǎn)換；對(duì)數(shù)字音頻文件的編輯和格式轉(zhuǎn)換；數(shù)字音頻文件的光盤刻錄和在線存儲(chǔ)。

音頻檔案數(shù)字化系統(tǒng)至少配置以下硬、軟件設(shè)備：

傳統(tǒng)放音設(shè)備。根據(jù)音頻檔案的規(guī)格、型號(hào)配置相應(yīng)設(shè)備。模數(shù)轉(zhuǎn)換設(shè)備。模數(shù)轉(zhuǎn)換設(shè)備是音頻檔案數(shù)字化的核心部件。

多媒體計(jì)算機(jī)和信息存儲(chǔ)設(shè)備。配置高主頻、大內(nèi)存、大硬盤容量的高可靠性多媒體微機(jī)等。

音頻制作軟件。具備音頻電平控制功能、均衡功能、噪聲控制功能、CD“抓取”和制作功能、流媒體支持功能、批處理功能等。

3、音頻檔案數(shù)字化處理的基本步驟

原音帶處理。舊磁帶普遍存在信號(hào)強(qiáng)度減弱、磁粉脫落、霉變、粘連等問題，因此正式數(shù)字化前首先要對(duì)破【日的錄音磁帶進(jìn)行清潔、修復(fù)和必要的處理，以獲得合乎要求的信號(hào)源。必要時(shí)，應(yīng)將【日磁帶在放音機(jī)中快速倒帶一次，用錄音機(jī)清潔帶對(duì)放音機(jī)磁頭進(jìn)行清潔。

音頻線路連接。在關(guān)機(jī)狀態(tài)下，使用音頻連接線將放音機(jī)的音頻輸出口(line out)與計(jì)算機(jī)聲卡的音頻輸入口(linein)相連，啟動(dòng)多媒體計(jì)算機(jī)，選擇聲音和音頻設(shè)備屬性中的音頻選項(xiàng)，將錄音控制設(shè)置為線路輸入開，其他選項(xiàng)關(guān)。然后打開放音機(jī)和電腦音箱，調(diào)整計(jì)算機(jī)音箱音量到合適為止。

音頻采集。打開音頻制作軟件，創(chuàng)建新的音頻文件（文件名與模擬錄音文件名相同），音頻編輯。采集得到的音頻文件可以使用音頻制作軟件進(jìn)行編輯處理。主要內(nèi)容包括音量調(diào)節(jié)、音調(diào)調(diào)整和噪音處理。例如，利用圖形均衡器對(duì)音頻文件進(jìn)行高低音均衡調(diào)節(jié)，使整個(gè)聲音文件聽起來(lái)更加逼真；使用降噪功能去除音頻文件中的各種雜音。

音頻存儲(chǔ)。編輯處理的數(shù)字音頻信號(hào)應(yīng)選擇認(rèn)可的音頻文件格式存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)中。

后期工作。上述過程只是將錄音磁帶本身進(jìn)行了數(shù)字化，很多情況下錄音檔案所對(duì)應(yīng)的聲音內(nèi)容（如講話內(nèi)容）還需要以文本方式輸入計(jì)算機(jī)，以便對(duì)音頻文件實(shí)現(xiàn)“全文”檢索。

七、視頻檔案數(shù)字化

傳統(tǒng)錄像帶中所錄制的視頻信息為模擬信號(hào)，若要在數(shù)碼設(shè)備上存儲(chǔ)和播放，必須將模擬的視頻信號(hào)通過模數(shù)轉(zhuǎn)換技術(shù)轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)能夠識(shí)別的二進(jìn)制數(shù)字視頻信號(hào)，這一過程就是錄像（或視頻）檔案的數(shù)字化。將館藏模擬錄像檔案數(shù)字化，轉(zhuǎn)換成可存儲(chǔ)于任何數(shù)字媒體的計(jì)算機(jī)視頻文件，是其安全保管和有效利用必由之路。

1、視頻檔案數(shù)字化的記錄原理

視頻檔案的數(shù)字化過程遠(yuǎn)比音頻檔案的數(shù)字化過程復(fù)雜，但基本原理是一致的，都要經(jīng)過數(shù)字化采樣、量化、壓縮和編碼等過程。視頻檔案的數(shù)寧化要同時(shí)采集視頻圖像信號(hào)和視頻中的音頻信號(hào)。

2、視頻檔案數(shù)字化軟硬件的配置

視頻檔案數(shù)字化系統(tǒng)由四個(gè)部分組成：

放像設(shè)備。在對(duì)模擬錄像帶數(shù)字化之前首先要準(zhǔn)備好相應(yīng)的放像設(shè)備。視頻采集設(shè)備。由高配置多媒體計(jì)算機(jī)及其內(nèi)置或外置的視頻采集壓縮卡組成。

視頻采集壓縮卡簡(jiǎn)稱視頻卡。對(duì)模擬視頻信號(hào)進(jìn)行采樣、量化和壓縮編碼，是整個(gè)錄像檔案數(shù)字化系統(tǒng)的核心部件，其性能好壞對(duì)視頻檔案的質(zhì)量起著關(guān)鍵性作用。

視頻采集、編輯系統(tǒng)（軟件）。錄像檔案的采集、轉(zhuǎn)換和編輯除了視頻采集卡外，還需要借助視頻采集軟件和視頻編輯系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)。通過視頻采集軟件，在實(shí)現(xiàn)錄像檔案的數(shù)字化采集之前可以設(shè)定所需生成的視頻文件格式，設(shè)置視頻文件的各項(xiàng)參數(shù)，如調(diào)節(jié)錄像信息的亮度、視頻取樣標(biāo)準(zhǔn)，以確保采集信號(hào)的質(zhì)量。

3、視頻檔案數(shù)字化的基本步驟

原像帶處理。該步驟與音頻檔案數(shù)字化類似，檢查磁帶的完整性及信號(hào)的質(zhì)量，并作出相應(yīng)的記錄，必要時(shí)對(duì)原像帶進(jìn)行修復(fù)和倒帶處理，以獲得符合要求的信號(hào)源。

設(shè)備準(zhǔn)備和連接。數(shù)字化前先要準(zhǔn)備好相關(guān)的軟硬件設(shè)備，確認(rèn)設(shè)備連接無(wú)誤。

視頻采集。按照采集程序，正確設(shè)置視頻源、視頻制式、視頻格式、視頻碼流、圖像分辨率、存儲(chǔ)路徑等參數(shù)，并對(duì)圖像的播放質(zhì)量嚴(yán)格監(jiān)控監(jiān)控計(jì)算機(jī)上播放的視、音頻質(zhì)量。

視頻編輯和格式轉(zhuǎn)換。采集后的視頻文件可以根據(jù)需要使用視頻編輯軟件或非線性編輯系統(tǒng)進(jìn)行剪輯、編排和視頻質(zhì)量及效果調(diào)整，必要時(shí)根據(jù)需要進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換。

光盤刻錄。將數(shù)字化后的視頻檔案刻錄到光盤中，刻錄光盤前要先建立光盤內(nèi)目錄頁(yè)面，以方便利用者瀏覽光盤時(shí)查找，然后把硬盤上的數(shù)字視頻和光盤目錄一同刻錄到光盤上，檢查光盤質(zhì)量，打印光盤封面并將其粘貼到光盤的盤盒上。

后期工作。每一視頻片段建立一條數(shù)據(jù)庫(kù)記錄，每條記錄中不僅包括一般的檔案著錄項(xiàng)目，還要加入視頻對(duì)象的源盤名稱、攝制日期、攝制地點(diǎn)、攝制人或單位、播放長(zhǎng)度、源盤制式及技術(shù)參數(shù)、數(shù)字化采集人、存儲(chǔ)路徑（或光盤編號(hào)）、存儲(chǔ)格式、存儲(chǔ)參數(shù)、采錄編輯系統(tǒng)或軟件、內(nèi)容提要等字段。

八、縮微膠片數(shù)字化

縮微膠片數(shù)字化是將縮微膠片通過數(shù)字掃描系統(tǒng)處理，使縮微膠片上的模擬影像轉(zhuǎn)換成數(shù)字影像之后進(jìn)行存儲(chǔ)和還原。

1、縮微膠片數(shù)字化前期處理

數(shù)字化范圍。紙質(zhì)和縮微膠片并存的檔案，采用縮微膠片轉(zhuǎn)換的方式，不再對(duì)檔案實(shí)體原件進(jìn)行掃描數(shù)字化。

檢查整理。掃描之前應(yīng)檢查縮微膠片物理形態(tài)無(wú)卷曲、變形、脆裂、粘連、乳劑層脫落等情況；無(wú)可見性微斑、變色、生霉等情況；密度、解像力等技術(shù)指標(biāo)無(wú)明顯變化；無(wú)影響縮微膠片影像可讀性的其他情況。

內(nèi)容檢查。應(yīng)嚴(yán)格檢查檔案的完整性，對(duì)存在的問題加以記錄和說(shuō)明；檢查檔案有無(wú)漏拍、補(bǔ)拍、分幅、合幅、雙幅、重復(fù)拍照等情況并進(jìn)行記錄，以便提示工作人員在掃描時(shí)按要求進(jìn)行處理；檢查檔案的頁(yè)號(hào)順序和頁(yè)數(shù)，對(duì)照檔案目錄逐條記錄頁(yè)號(hào)、頁(yè)數(shù)。

2、縮微膠片數(shù)字化基本步驟

調(diào)用與歸卷。從庫(kù)房調(diào)用縮微膠片時(shí)應(yīng)按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行溫、濕度平衡調(diào)整；掃描過程中，應(yīng)對(duì)縮微膠片進(jìn)行妥善的保管和保護(hù)。掃描工作完成后，再次整理縮微膠片，應(yīng)保持原排列順序不變，做到齊全、準(zhǔn)確、無(wú)遺漏。

掃描方式。根據(jù)縮微膠片掃描設(shè)備的型號(hào)和圖像質(zhì)量，選擇自動(dòng)掃描和手動(dòng)掃描。一盤（張）縮微膠片里影像的密度、解像力、幅面尺寸基本一致時(shí)，可選擇自動(dòng)掃描方式；不一致時(shí)，可對(duì)對(duì)比度、曝光亮度、畫幅大小進(jìn)行調(diào)整，選擇手動(dòng)掃描方式。

3、縮微膠片數(shù)字化后期處理

補(bǔ)掃。對(duì)漏掃的文件和不符合質(zhì)量要求的應(yīng)進(jìn)行補(bǔ)掃。

糾偏。對(duì)方向不正確的圖像進(jìn)行旋轉(zhuǎn)處理，以符合閱讀習(xí)慣。

去污。對(duì)掃描中產(chǎn)生的影響圖像質(zhì)量的黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等進(jìn)行去污處理。拼接。為保證圖像內(nèi)容的完整性，應(yīng)對(duì)分幅圖像進(jìn)行拼接。

記錄。填寫相關(guān)圖像處理登記表單，記錄工作種類、圖像出現(xiàn)的問題、處理情況以及責(zé)任人等。圖像存儲(chǔ)。采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF(G4)格式存儲(chǔ)；采用灰度模式掃描的文件，一般采用JPEG格式存儲(chǔ)；提供網(wǎng)上檢索利用的圖像文件，也可存儲(chǔ)為CEB、PDF等格式。

目錄建庫(kù)。確定檔案目錄的著錄項(xiàng)目、字段長(zhǎng)度和內(nèi)容要求，建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。圖像文件命名，宜用檔案目錄中的檔號(hào)作為文件夾名，文件夾內(nèi)的圖像文件，按縮微膠片的盒（片）號(hào)及頁(yè)碼順序命名。

數(shù)據(jù)校驗(yàn)。每一份圖像文件的名稱、頁(yè)數(shù)與目錄數(shù)據(jù)中的檔號(hào)、頁(yè)數(shù)應(yīng)一致。圖像文件的名稱與目錄數(shù)據(jù)建立起一一對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系。采用人工校對(duì)或軟件自動(dòng)校對(duì)的方式，對(duì)目錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量進(jìn)行檢查。

第三節(jié)檔案數(shù)字資源整理與鑒定

一、檔案數(shù)字資源的分類

數(shù)字檔案資源分類是資源管理和提供利用的重要基礎(chǔ)。傳統(tǒng)檔案整理過程中已經(jīng)形成一整套分類方法與分類體系，可以直接運(yùn)用到數(shù)字檔案的管理中來(lái)。如，按照全宗（立檔單位）整理分類、按照檔案性質(zhì)或者形式進(jìn)行分類，將檔案分為明清檔案、民國(guó)檔案、革命歷史檔案、建國(guó)后檔案，將資料分為圖書資料、報(bào)紙、雜志、地圖等。

數(shù)字資源分類主要考慮管理的需要，也要兼顧資源檢索利用的要求。

二、檔案數(shù)字資源的鑒定

檔案數(shù)字資源的鑒定主要包括價(jià)值鑒定、開放鑒定和發(fā)布鑒定等。價(jià)值鑒定是指按照檔案保管期限的有關(guān)規(guī)定判定檔案保管期限的一項(xiàng)工作。開放鑒定是指按照《檔案法》及有關(guān)檔案館檔案開放的規(guī)定對(duì)到開放期的館藏檔案進(jìn)行劃控，開放利用的一項(xiàng)工作。發(fā)布鑒定是指甄別和決定對(duì)外公布檔案內(nèi)容及其相關(guān)信息的一項(xiàng)工作。電子文件或數(shù)字化檔案的鑒定除了上述三種形式外，還必須通過技術(shù)檢查（如清晰度、準(zhǔn)確性、完整性檢查），讓利用者有效檢索、閱讀和理解數(shù)字檔案信息。

三、檔案數(shù)字資源劃控與開放

劃控開放是審慎分析檔案數(shù)字資源的內(nèi)容特點(diǎn)，結(jié)合不同網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的傳播范圍、用戶群體和使用方式等，確定數(shù)字檔案資源在不同網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的用戶范圍及其利用權(quán)限，準(zhǔn)確判定檔案內(nèi)容的開放或控制使用。

1、劃控要求

檔案數(shù)字資源的劃控開放是一項(xiàng)政治性、專業(yè)性很強(qiáng)的工作，涉及國(guó)家秘密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)或個(gè)人隱私的保護(hù)，必須熟悉國(guó)家相關(guān)的法律法規(guī)，合理確定劃控檔案的開放范圍和等級(jí)，兼顧檔案信息安全保密需求和用戶的合法利用需求，協(xié)調(diào)政府和公眾需要、局部與全局需要、特殊性與普遍性需要、短時(shí)與長(zhǎng)久需要。在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布數(shù)字檔案信息應(yīng)健全發(fā)布審批機(jī)制，凡是在公眾網(wǎng)和政務(wù)網(wǎng)發(fā)布的數(shù)字檔案資源，都必須辦理審批手續(xù)。

2、劃控等級(jí)

數(shù)字檔案館擁有局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)甚至保密網(wǎng)等眾多網(wǎng)絡(luò)利用平臺(tái)。不同的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)存儲(chǔ)和管理著不同的資源，面向不同的用戶群體，即便同一網(wǎng)絡(luò)也要面向具有不同權(quán)限的用戶群體。因此，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中將檔案簡(jiǎn)單地劃分為“開放”和“控制使用”已經(jīng)不能滿足要求，數(shù)字檔案館必須針對(duì)不同的網(wǎng)絡(luò)和不同的用戶群體提供與其權(quán)限相應(yīng)的檔案劃控等級(jí)，可根據(jù)管理和利用的需要，將數(shù)字檔案劃分為三到四個(gè)等級(jí)，可視情況而定。

3、劃控單元

檔案數(shù)字資源的劃控開放，應(yīng)以單份文件為單元，傳統(tǒng)檔案劃控開放工作以案卷為單位進(jìn)行的鑒定模式不再適用于數(shù)字檔案的開放利用。數(shù)字檔案的利用劃控必須更為具體、準(zhǔn)確。

4、劃控手段

利用計(jì)算機(jī)的快捷檢索和批量處理功能，結(jié)合人工分析判斷來(lái)對(duì)數(shù)字檔案信息的開放等級(jí)進(jìn)行批量標(biāo)注。

需要通過閱讀全文才能確定開放等級(jí)的檔案，可以通過鏈接直接打開全文，依據(jù)閱讀檔案全文來(lái)確定文件開放等級(jí)。凡是劃為開放級(jí)的，需要發(fā)布到互聯(lián)網(wǎng)的檔案，必須閱讀全文，并結(jié)合全文內(nèi)容確定開放等級(jí)。

隱私保護(hù)成、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)已成為檔案鑒定劃控的重要著力點(diǎn)。

第七章

檔案數(shù)據(jù)管理

第一節(jié)

檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)管理

一、存儲(chǔ)規(guī)劃

存儲(chǔ)管理的關(guān)鍵是對(duì)容量的規(guī)劃。了解有多少存儲(chǔ)可用，知道存儲(chǔ)的具體位置，以及為用戶和應(yīng)用分配存儲(chǔ)資源。

二、存儲(chǔ)管理的標(biāo)準(zhǔn)

存儲(chǔ)管理一個(gè)關(guān)鍵的標(biāo)準(zhǔn)是否能夠通過一個(gè)單一產(chǎn)品來(lái)管理多個(gè)存儲(chǔ)系統(tǒng)。之后，需要對(duì)大量的陣列特性和功能進(jìn)行研究，來(lái)確認(rèn)哪種工具是適合你具體情況的最佳選擇，以及如何鑒別最佳存儲(chǔ)管理和容量規(guī)劃工具。

三、存儲(chǔ)管理主要準(zhǔn)則

1、了解存儲(chǔ)的利用率和其他關(guān)鍵屬性

存儲(chǔ)管理和容量規(guī)劃工具的第一基準(zhǔn)，就是要確認(rèn)有多少可用存儲(chǔ)空間，報(bào)告你的總存儲(chǔ)容量有多少正在使用。任何存儲(chǔ)管理工具應(yīng)該能夠提供這樣的信息，但它必須具有與你的存儲(chǔ)平臺(tái)的互操作性。一個(gè)好的容量規(guī)劃工具將一直監(jiān)控存儲(chǔ)利用率，并為用戶提供存儲(chǔ)購(gòu)買建議。

2、將增長(zhǎng)率納入成本的考慮

對(duì)存儲(chǔ)增長(zhǎng)的管理是管理存儲(chǔ)成本的最佳方式，了解你的年復(fù)合存儲(chǔ)增長(zhǎng)率是如何與你的存儲(chǔ)預(yù)算相關(guān)聯(lián)，是非常重要的。據(jù)統(tǒng)計(jì)，盡管新的存儲(chǔ)容量不斷擴(kuò)大，但每年存儲(chǔ)價(jià)格通常會(huì)下降約35%到40%。

3、包括數(shù)據(jù)分類和遷移的特點(diǎn)

許多較老的存儲(chǔ)規(guī)劃工具還停留在對(duì)利用率和性能的分析，新產(chǎn)品對(duì)會(huì)檢查文件的所有權(quán)、應(yīng)用關(guān)系何其他需求。一旦數(shù)據(jù)被識(shí)別和分類，就可能將存儲(chǔ)資源與特定的數(shù)據(jù)類型相匹配。任務(wù)關(guān)鍵型的數(shù)據(jù)類型要存儲(chǔ)在昂貴的高性能存儲(chǔ)中，而不重要的數(shù)據(jù)可存儲(chǔ)在成本較低的近線(near-line)存儲(chǔ)中。

4、用異構(gòu)工具取代較老的工具

要盡可能地減少企業(yè)中存儲(chǔ)管理工具的數(shù)量。較少的工具能夠簡(jiǎn)化存儲(chǔ)管理員的學(xué)習(xí)過程，減少版權(quán)的費(fèi)用支出，并減輕軟件的維護(hù)任務(wù)。然而，存儲(chǔ)管理員必須選擇一個(gè)支持目前所有（或大多數(shù)）存儲(chǔ)系統(tǒng)的管理工具。

5、使用重復(fù)數(shù)據(jù)冊(cè)0除使存儲(chǔ)效率最大化

重復(fù)數(shù)據(jù)刪除消除冗余數(shù)據(jù)的能力是引人注目的。雖然重復(fù)數(shù)據(jù)刪除還不是大多數(shù)存儲(chǔ)管理工具本身具有的特點(diǎn)，但是這種¨智能壓縮¨已成為歸檔或內(nèi)容尋址存儲(chǔ)(GAS)平臺(tái)的一個(gè)重要組成部分。重復(fù)數(shù)據(jù)刪除能夠提供高達(dá)50：1的壓縮比。

6、將數(shù)據(jù)保存納入到存儲(chǔ)增長(zhǎng)和管理

存儲(chǔ)管理工具要盡可能地支持并增強(qiáng)存儲(chǔ)策略。當(dāng)數(shù)據(jù)保存期到期時(shí)，管理工具應(yīng)該能夠盡可能地確保對(duì)不需要的數(shù)據(jù)進(jìn)行安全的刪除。

7、可擴(kuò)展性滿足近期和長(zhǎng)期的存儲(chǔ)增長(zhǎng)需求

管理工具必須最有擴(kuò)展性，能夠容納數(shù)百臺(tái)設(shè)備，支持幾十種操作系統(tǒng)版本，以及能夠跨局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)和SAN網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行操作。存儲(chǔ)管理員必須了解并測(cè)試可擴(kuò)展性的局限程度，并且決定何時(shí)基礎(chǔ)設(shè)施的增長(zhǎng)應(yīng)該需要新的軟件版本，或者一個(gè)完全不同的管理產(chǎn)品。

8、存儲(chǔ)管理應(yīng)包括虛擬化

服務(wù)器虛擬化允許一臺(tái)物理服務(wù)器去主控許多邏輯（虛擬）機(jī)；存儲(chǔ)虛擬化可以允許不同的物理存儲(chǔ)設(shè)備或系統(tǒng)被視為一個(gè)單

一、無(wú)所不在的存儲(chǔ)資源。這兩種方法都可以提高利用率，從而節(jié)省對(duì)新產(chǎn)品的購(gòu)買。存儲(chǔ)管理工具要始終包括對(duì)虛擬化和流行虛擬平臺(tái)的支持。

第二節(jié)

檔案數(shù)據(jù)備份

存儲(chǔ)備份是一種數(shù)據(jù)安全策略，是將原始數(shù)據(jù)完全一樣地復(fù)制，嚴(yán)格來(lái)說(shuō)應(yīng)復(fù)制兩份，保存在異地。在原始數(shù)據(jù)丟失或遭到破壞的情況下，利用存儲(chǔ)備份的數(shù)據(jù)把原始的數(shù)據(jù)恢復(fù)出來(lái)，使系統(tǒng)能夠正常工作。

一、備份技術(shù)選擇

備份具有三個(gè)主要的特點(diǎn)：一是備份最大的忌諱是在備份過程中因備份介質(zhì)容量不足而更換介質(zhì)。二是備份的目的是為了防備萬(wàn)一發(fā)生的意外事故，如自然災(zāi)害、病毒侵入、人為破壞等。三是可管理性是備份中一個(gè)關(guān)鍵因素。在選擇備份系統(tǒng)時(shí)，既要做到滿足系統(tǒng)容量不斷增加的需求，又需要所用的備份軟件能夠支持多平臺(tái)系統(tǒng)。

一個(gè)完整的數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)方案，應(yīng)包括備份模式的設(shè)定、備份硬件、備份軟件、備份策略和災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃五個(gè)部分。

1、備份模式的設(shè)定

備份模式一般分為DAS(Direct AttachedStorage：直連的存儲(chǔ))、NAS(NetworkAttached Storage：網(wǎng)絡(luò)連接的存儲(chǔ))、SAN（Storage Area Network：存儲(chǔ)區(qū)域網(wǎng)）。

2、備份硬件

一般說(shuō)來(lái)丟失數(shù)據(jù)有三種可能：人為的錯(cuò)誤、漏洞和病毒、設(shè)備失靈。解決方法包括硬盤介質(zhì)存儲(chǔ)、光學(xué)介質(zhì)和磁帶／磁帶機(jī)存儲(chǔ)技術(shù)。

與磁帶／磁帶機(jī)存儲(chǔ)技術(shù)和光學(xué)介質(zhì)備份相比，硬盤存儲(chǔ)所需費(fèi)用是昂貴。磁盤存儲(chǔ)技術(shù)雖然可以提供容錯(cuò)性解決方案，但容錯(cuò)卻不能抵御用戶的錯(cuò)誤和病毒。

磁帶機(jī)所具有的優(yōu)勢(shì)是：容量大并可靈活配置、速度相對(duì)適中、介質(zhì)保存長(zhǎng)久，存儲(chǔ)時(shí)間超過30年、成本較低、數(shù)據(jù)安全性高、可實(shí)現(xiàn)無(wú)人操作的自動(dòng)備份等。

3、備份軟件

備份軟件主要分兩大類：一是各個(gè)操作系統(tǒng)廠商在軟件內(nèi)附帶的，如NetWare操作系統(tǒng)的“Backup”功能、NT操作系統(tǒng)的“NTBackup”等；二是專業(yè)備份軟件廠商提供的全面的專業(yè)備份軟件，如賽門鐵克公司的Veritas NetBackup和HP公司的DataProtector等。對(duì)于備份軟件的選擇，不僅要注重使用方便、自動(dòng)化程度高，還要有好的擴(kuò)展性和靈活性。同時(shí)，跨平臺(tái)的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)備份軟件能滿足用戶在數(shù)據(jù)保護(hù)、系統(tǒng)恢復(fù)和病毒防護(hù)方面的支持。

二、備份計(jì)劃

災(zāi)難恢復(fù)的先決條件是要做好備份策略及恢復(fù)計(jì)劃。日常備份計(jì)劃描述每天的備份以什么方式進(jìn)行、使用什么介質(zhì)、什么時(shí)間進(jìn)行以及系統(tǒng)備份方案的具體實(shí)施細(xì)則。備份方式主要有全備份、增量備份和差分備份。

全備份所需時(shí)間最長(zhǎng)，但恢復(fù)時(shí)間最短，操作最方便，當(dāng)系統(tǒng)中數(shù)據(jù)量不大時(shí)，采用全備份最可靠。增量備份和差分備份所需的備份介質(zhì)和備份時(shí)間都會(huì)少一些，但是恢復(fù)起來(lái)要比全備份麻煩一些。

三、災(zāi)難恢復(fù)

災(zāi)難恢復(fù)措施在整個(gè)備份中占有相當(dāng)重要的地位，關(guān)系到系統(tǒng)、軟件與數(shù)據(jù)在經(jīng)歷災(zāi)難后能否快速、準(zhǔn)確地恢復(fù)。

磁帶存儲(chǔ)備份技術(shù)是最成熟、可靠的保全數(shù)據(jù)的方法，不斷滿足對(duì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)備份新的要求；磁帶是最便宜的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)；磁帶是可移動(dòng)的存儲(chǔ)介質(zhì)，同時(shí)磁帶可以脫機(jī)保存，確保了數(shù)據(jù)的安全性。

磁帶庫(kù)是將多臺(tái)磁帶機(jī)、多盤磁帶、存放磁帶的智能機(jī)械臂系統(tǒng)和磁帶庫(kù)管理、控制、監(jiān)測(cè)、診斷系集成在一個(gè)箱體里。使用磁帶庫(kù)作為自動(dòng)存儲(chǔ)解決方案有存儲(chǔ)容量大、速度快、自動(dòng)操作、存儲(chǔ)備份數(shù)據(jù)更安全等優(yōu)點(diǎn)：

做好檔案的異地備份工作不能理解成簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)拷貝，它是一個(gè)系統(tǒng)工程，涉及到管理制度和技術(shù)保障的各個(gè)方面，重點(diǎn)要做到以下幾點(diǎn)：

1、重視數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)的建設(shè)

數(shù)據(jù)備份從本質(zhì)上來(lái)講是拷貝+管理，在建設(shè)檔案信息管理系統(tǒng)時(shí)必須同步建設(shè)數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，采用技術(shù)主流、操作簡(jiǎn)便的專業(yè)備份系統(tǒng)，保證重要的檔案數(shù)據(jù)按照優(yōu)化的策略及時(shí)進(jìn)行備份。

2、加強(qiáng)備份介質(zhì)有效性的檢查

數(shù)據(jù)備份到安全介質(zhì)上后，并不是一勞永逸實(shí)現(xiàn)安全備份。隨著時(shí)間的推移介質(zhì)本身也可損壞實(shí)效。根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》

(G B/T 18894-2002)的規(guī)定，對(duì)存有檔案數(shù)據(jù)的磁性載體每滿2年，光盤載體每滿4年要進(jìn)行一次抽樣檢驗(yàn)，抽樣率不低于10%，如發(fā)現(xiàn)可讀性出現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施；對(duì)磁性載體上的檔案數(shù)據(jù)，應(yīng)每4年轉(zhuǎn)存一次，同時(shí)要保證設(shè)備的兼容性。

3、必須建立數(shù)據(jù)恢復(fù)的預(yù)案 數(shù)據(jù)備份的目的是為了數(shù)據(jù)的恢復(fù)，只有能夠恢復(fù)的數(shù)據(jù)備份才是真正有意義的數(shù)據(jù)備份。數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在異地，攜帶運(yùn)輸不方便，在運(yùn)輸過程中也會(huì)有安全風(fēng)險(xiǎn)，在建立起檔案數(shù)據(jù)的異地備份庫(kù)時(shí)，必須同時(shí)建立數(shù)據(jù)恢復(fù)的預(yù)案，做到當(dāng)出現(xiàn)數(shù)據(jù)災(zāi)難時(shí)，能夠使用最少的備份數(shù)據(jù)，安全、快速、準(zhǔn)確恢復(fù)數(shù)據(jù)，保證系統(tǒng)的使用。

4、建立異地備份工作信息化管理

數(shù)據(jù)備份是一項(xiàng)難度大，專業(yè)性強(qiáng)的信息化，要做好這項(xiàng)工作，數(shù)據(jù)備份工作也必須實(shí)現(xiàn)信息化管理，應(yīng)對(duì)出入庫(kù)的檔案數(shù)據(jù)備份進(jìn)行詳細(xì)的記錄和管理，隨時(shí)對(duì)異地備份庫(kù)中檔案?jìng)浞輸?shù)據(jù)的種類、數(shù)量、備份時(shí)間和使用情況進(jìn)行查詢和統(tǒng)計(jì)，再配合一套嚴(yán)格的管理制度，以保證異地備份數(shù)據(jù)的安全和有序。

第三節(jié)

檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

運(yùn)用計(jì)算機(jī)及其相關(guān)技術(shù)設(shè)備管理數(shù)字檔案信息，一般采取數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)方法進(jìn)行。數(shù)據(jù)庫(kù)從不同角度可以劃分為很多類型，所管理的資源數(shù)據(jù)主要分為結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)（如元數(shù)據(jù)或目錄數(shù)據(jù)）和非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)（如文本、圖像、音頻、視頻等）。

結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)在數(shù)字檔案館中具有非常重要的作用，數(shù)字檔案館對(duì)信息資源的管理首先是從結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)（即目錄數(shù)據(jù)）開始的。結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)由業(yè)務(wù)軟件系統(tǒng)來(lái)協(xié)調(diào)，對(duì)底層的存儲(chǔ)管理則交給操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)來(lái)完成。數(shù)字檔案館的數(shù)據(jù)庫(kù)一般包括目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、元數(shù)據(jù)庫(kù)（集）、內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)（原文數(shù)據(jù)集）等。

一、檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)

檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)又稱為“檔案機(jī)讀目錄”或“檔案電子目錄”，是存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)，使用某種數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)組織管理起來(lái)的檔案目錄數(shù)據(jù)集合。檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)是數(shù)字檔案資源管理的基礎(chǔ)，是開發(fā)利用檔案信息資源的關(guān)鍵，它將反映檔案內(nèi)容特征和形式特征的各種目錄信息，依照一定的寧段要求存入計(jì)算機(jī)中，形成用計(jì)算機(jī)檢索的目錄數(shù)據(jù)體系。

根據(jù)著錄對(duì)象的不同，檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)分為文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和專題目錄數(shù)據(jù)庫(kù)三大類。

1、檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)

關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)是存儲(chǔ)、管理結(jié)構(gòu)化的檔案目錄數(shù)據(jù)的最佳工具。構(gòu)建檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，要設(shè)計(jì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的庫(kù)結(jié)構(gòu)，包括確定檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)將包括哪些著錄項(xiàng)目（記錄字段），確定每個(gè)著錄項(xiàng)目的格式（記錄字段的字段類型、字段長(zhǎng)度和約束條件等）。還要根據(jù)目錄數(shù)據(jù)量和用戶訪問量來(lái)選擇適宜的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。

確定著錄項(xiàng)目。傳統(tǒng)檔案的機(jī)讀目錄項(xiàng)目可以依據(jù)《檔案著錄規(guī)則》的規(guī)定來(lái)確定。電子文件的機(jī)讀目錄還要補(bǔ)充相應(yīng)的元數(shù)據(jù)，形成完整的檔案機(jī)讀目錄所要求的項(xiàng)目。

確定數(shù)據(jù)格式。具體規(guī)定每個(gè)著錄項(xiàng)目（記錄字段）的數(shù)據(jù)類型和字段長(zhǎng)度。數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)所管理的數(shù)據(jù)對(duì)象是結(jié)構(gòu)化的，因此必須事先確定好檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)各字段的 名稱、字段類型、代碼體系和約束條件等。2．檔案目錄數(shù)據(jù)的著錄、標(biāo)引和錄入

錄入前的前處理工作。在建庫(kù)時(shí)原始檔案及這些檔案已有的紙質(zhì)著錄卡片、案卷目錄或文件目錄要收集起來(lái)，進(jìn)行初步鑒定，確認(rèn)其準(zhǔn)確、完整和系統(tǒng)。對(duì)于紙質(zhì)目錄中缺失的項(xiàng)目或不規(guī)范、不準(zhǔn)確的內(nèi)容要對(duì)照檔案原件逐個(gè)修改、補(bǔ)充齊全。

錄入數(shù)據(jù)的質(zhì)量管理。一是成立質(zhì)量督查機(jī)構(gòu)，嚴(yán)格實(shí)施質(zhì)量抽檢制度。抽調(diào)相關(guān)方面的人員組成質(zhì)量監(jiān)督組，制訂建庫(kù)各工作環(huán)節(jié)的具體要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，負(fù)責(zé)對(duì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行質(zhì)量抽檢、驗(yàn)收。二是加強(qiáng)對(duì)建庫(kù)人員的培訓(xùn)。對(duì)參與建庫(kù)的人員進(jìn)行檔案著錄、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、數(shù)據(jù)錄入方法、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范方面的培訓(xùn)，提高其質(zhì)量意識(shí)和安全意識(shí)。三是采取一定的技術(shù)手段來(lái)糾正和防止著錄、錄入錯(cuò)誤。

二、檔案元數(shù)據(jù)庫(kù)

元數(shù)據(jù)是反映數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，是描述或反映檔案文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其管理過程的數(shù)據(jù)。元數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是電子文件和數(shù)字檔案管理的必要手段。保存檔案文件的元數(shù)據(jù)是保證數(shù)字檔案可靠和可用的一項(xiàng)重要措施。《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》(DA/T46-2009)《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》(DA/T48-2009)《電子檔案基礎(chǔ)元數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和封裝格式》(DB32/T 1893-2011)。

1、元數(shù)據(jù)方案設(shè)計(jì)原則

科學(xué)性原則。檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)計(jì)必須在文件運(yùn)動(dòng)理論的指導(dǎo)下，總結(jié)檔案文件管理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，借鑒國(guó)內(nèi)外已有的研究成果，編制出科學(xué)、實(shí)用、有效的元數(shù)據(jù)方案。

一致性原則。要全面收集和系統(tǒng)研究國(guó)內(nèi)外相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，遵循或尊重現(xiàn)有的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。

全面性原則。要對(duì)元數(shù)據(jù)的語(yǔ)義、屬性、結(jié)構(gòu)及語(yǔ)法進(jìn)行規(guī)范化的描述，在微觀層次上使元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化。

可擴(kuò)展性原則。元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)應(yīng)注重元數(shù)據(jù)體系和每個(gè)元數(shù)據(jù)模塊的可擴(kuò)展性，保留并細(xì)化元數(shù)據(jù)元素的空間，以適應(yīng)未來(lái)需求的變化。

互操作原則。元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)計(jì)必須重視元數(shù)據(jù)的易轉(zhuǎn)換性，能夠方便地將元數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為其他系統(tǒng)常用的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，在不同系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)同一元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)或不同元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)間數(shù)據(jù)的高效交換或轉(zhuǎn)換。

開放性原則。元數(shù)據(jù)規(guī)范的設(shè)計(jì)要具有開放性，以適應(yīng)不同的信息來(lái)源和信息種類。

2、與元數(shù)據(jù)相關(guān)的資源分析

資源分析主要用于明確與元數(shù)據(jù)相關(guān)的電子文件資源的特點(diǎn)、范圍、選擇標(biāo)準(zhǔn)等，主要包括：電子文件類型的定義和范圍、檔案文件間的關(guān)系、著錄級(jí)別和著錄單元、屬性語(yǔ)義以及對(duì)于具體屬性的檢索需求等。資源分析可以看作是對(duì)元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)與語(yǔ)義描述的需求分析。

電子文件元數(shù)據(jù)所對(duì)應(yīng)描述的數(shù)字對(duì)象集為通用的電子文件核心元數(shù)據(jù)，主要為原生電子文件與數(shù)字化文件（文本、圖像）元數(shù)據(jù)。電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)選取的元數(shù)據(jù)種類主要有描述型、管理型、結(jié)構(gòu)型和保存型元數(shù)據(jù)。

描述型元素的著錄包括：文件標(biāo)識(shí)、文件題名、文件主題、文件描述、文件日期、語(yǔ)種、文種、覆蓋范圍、責(zé)任者標(biāo)識(shí)、責(zé)任者描述、業(yè)務(wù)標(biāo)識(shí)、業(yè)務(wù)描述、關(guān)系標(biāo)識(shí)、相關(guān)實(shí)體標(biāo)識(shí)、關(guān)系定義、關(guān)系時(shí)間等。

結(jié)構(gòu)型元素的著錄包括：文件技術(shù)環(huán)境、存儲(chǔ)位置、文件層級(jí)、責(zé)任者層級(jí)、業(yè)務(wù)層級(jí)、實(shí)體類型、相關(guān)實(shí)體類型等。

管理型元素的著錄有：文件處置、文件權(quán)限、責(zé)任者權(quán)限、業(yè)務(wù)權(quán)限、業(yè)務(wù)法規(guī)依據(jù)、文件管理歷史、責(zé)任者行為歷史、業(yè)務(wù)處理過程等。

保存型元素的著錄包括：簽名、鎖定簽名、編碼等。

三、檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)

1、內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)及其類型

內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)是指數(shù)字檔案的原文數(shù)據(jù)集，其信息類型多種多樣，如文本、圖片、表格、音頻、視頻等，它們是數(shù)字檔案資源建設(shè)的主體。

檔案的內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)通常按照檔案內(nèi)容和形式特點(diǎn)分別建庫(kù)，一般劃分為電子文件數(shù)據(jù)庫(kù)、掃描文件數(shù)據(jù)庫(kù)、照片數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)等。

數(shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)按照資源數(shù)量、設(shè)備條件、用戶需求等建立符合實(shí)際需要的檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)。

2、內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)

數(shù)字檔案必須將其內(nèi)容數(shù)據(jù)與元數(shù)據(jù)建立持久有效的聯(lián)系，確保其可靠和可用。建構(gòu)功能完備的檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)為海量存儲(chǔ)系統(tǒng)，存儲(chǔ)的信息可能具有異地分布、異種數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等特點(diǎn)。檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)應(yīng)實(shí)現(xiàn)以下基本功能：

一是對(duì)不同類型、格式的多媒體檔案內(nèi)容信息的獲取、存儲(chǔ)能力。能夠存取傳輸多種來(lái)源、不同形式的檔案內(nèi)容信息，并經(jīng)轉(zhuǎn)換、壓縮等技術(shù)處理后存儲(chǔ)。

二是獨(dú)立于內(nèi)容的數(shù)據(jù)管理功能。能夠按照確定的結(jié)構(gòu)有效組織大量分布式的，不同類型、不同數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的數(shù)字化檔案內(nèi)容信息，并為之建立有效的檢索系統(tǒng)。

三是快速跨庫(kù)訪問和查詢功能。檔案內(nèi)容信息為非結(jié)構(gòu)化信息或半結(jié)構(gòu)化信息，其檢索需將數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)與專門信息技術(shù)結(jié)合起來(lái)，集成豐富的查詢技術(shù)。四是權(quán)限管理功能。提供一系列全面的權(quán)限管理工具，對(duì)數(shù)字檔案內(nèi)容的訪問和使用進(jìn)行許可、控制和監(jiān)督。

五是網(wǎng)上發(fā)布功能。檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)能夠從所在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上發(fā)送信息，利用者可在任何具有圖形化用戶界面的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上閱讀。

四、數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)

數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)是對(duì)底層基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行集成、轉(zhuǎn)換和綜合，面向利用重新組織而成的數(shù)據(jù)集，主要承擔(dān)優(yōu)化檢索的計(jì)算任務(wù)。

數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)中的數(shù)據(jù)由數(shù)據(jù)抽取工具自基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)抽取、處理，并根據(jù)一定的主題經(jīng)過二次加工形成。數(shù)據(jù)可以來(lái)自基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)中的一個(gè)或多個(gè)數(shù)據(jù)表，也可以是其中的一個(gè)或多個(gè)字段，源數(shù)據(jù)表的結(jié)構(gòu)可以是異型、異構(gòu)的。

第八章檔案信息資源共享與利用

第一節(jié) 檔案信息資源共享與利用的途徑

數(shù)字檔案館的檔案信息資源共享與利用的途徑主要是數(shù)字檔案的提供利用、電子政務(wù)網(wǎng)中的數(shù)字檔案共享和互聯(lián)網(wǎng)上數(shù)字檔案的發(fā)布等。

一、數(shù)字檔案的提供利用

數(shù)字檔案的提供利用是指基于數(shù)字檔案館內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)的、為來(lái)館查閱利用檔案者提供數(shù)字檔案利用的模式。數(shù)字檔案館建設(shè)最核心的內(nèi)容之一就是數(shù)字檔案館內(nèi)網(wǎng)建設(shè)。由于安全的考慮，數(shù)字檔案館內(nèi)網(wǎng)必須是與其他網(wǎng)絡(luò)實(shí)行物理隔斷的局域網(wǎng)。數(shù)字檔案館檔案信息資源的利用最基本的方式就是在館內(nèi)為利用者提供利用數(shù)字檔案。

二、互聯(lián)網(wǎng)上數(shù)字檔案發(fā)布

互聯(lián)網(wǎng)上數(shù)字檔案發(fā)布是指檔案館通過互聯(lián)網(wǎng)設(shè)立門戶網(wǎng)站或建立網(wǎng)頁(yè)等發(fā)布經(jīng)過甄選、編纂可以公開的數(shù)字檔案和信息，方便利用者利用檔案信息資源。需要注意的是在互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)布數(shù)字檔案及其信息等同于公布檔案，因此檔案館必須從檔案信息安全考慮，對(duì)需要公布的檔案信息進(jìn)行必要的鑒定，確保上網(wǎng)公布的檔案信息不會(huì)產(chǎn)生安全問題。

第二節(jié)

檔案信息資源的提供利用

檔案信息資源的提供利用主要包括接待利用和內(nèi)部利用兩個(gè)方面。

一、檔案信息接待利用

檔案信息接待利用是指在館內(nèi)為外來(lái)利用者提供利用數(shù)字檔案及其信息的方式。檔案館的電子檔案閱覽室利用系統(tǒng)是檔案館業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的重要組成部分（子系統(tǒng)）。利用者可根據(jù)不同的需求辦理相應(yīng)手續(xù)，利用館藏文字、圖片、音頻、視頻等各種媒體形式的電子檔案。

二、內(nèi)部利用

內(nèi)部利用是指本館內(nèi)部有關(guān)機(jī)構(gòu)和人員，通過權(quán)限控制和利用賦權(quán)后在數(shù)字檔案館內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)中利用數(shù)字檔案及其信息。本館業(yè)務(wù)工作中需要利用數(shù)字檔案及其信息，尤其在本館檔案的接收、整理、鑒定、搶救保護(hù)、開放、編研以及展覽、陳列等方面有著客觀的需求。

第三節(jié)

電子政務(wù)網(wǎng)中檔案信息資源的共享00 數(shù)字檔案館在電子政務(wù)網(wǎng)提供的數(shù)字檔案交換與共享平臺(tái)0上進(jìn)行檔案信息資源的共享。這包括數(shù)字檔案館數(shù)字檔案的共享、各機(jī)關(guān)單位現(xiàn)行文件的共享和各機(jī)關(guān)單位數(shù)字檔案室數(shù)字檔案的共享。概括地說(shuō)就是電子文件中心、數(shù)字檔案室、數(shù)字檔案館在電子政務(wù)網(wǎng)中的信息互通、共享和利用。

一、電子政務(wù)網(wǎng)提供數(shù)字檔案交換與共享平臺(tái)

電子政務(wù)網(wǎng)是地區(qū)黨政機(jī)關(guān)范圍內(nèi)構(gòu)建的政務(wù)信息局域網(wǎng)，為實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案交換與共享必須應(yīng)用數(shù)字檔案交換與共享系統(tǒng)，從而為數(shù)字檔案（文件）在局域網(wǎng)內(nèi)互通、共享和利用提供前提和技術(shù)條件。

二、電子政務(wù)網(wǎng)中電子文件的共享和利用

電子政務(wù)網(wǎng)為實(shí)現(xiàn)電子文件的交換與共享必須應(yīng)用電子文件交換與共享系統(tǒng)，從而為電子文件在局域網(wǎng)內(nèi)互通、共享和利用提供前提和技術(shù)條件。電子文件的交換主要是解決電子文件的傳輸與接收，是辦公系統(tǒng)發(fā)揮作用和效力的基本功能之一。電子文件的共享主要是指電子政務(wù)網(wǎng)中各單位和人員對(duì)現(xiàn)行電子文件的各種利用，是電子文件中心（或現(xiàn)行電子文件中心）的基本功能之一。

三、電子政務(wù)網(wǎng)中數(shù)寧檔案的共享和利用

電子政務(wù)網(wǎng)為實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的交換與共享，則必須應(yīng)用數(shù)字檔案交換與共享系統(tǒng)，從而為數(shù)字檔案在局域網(wǎng)內(nèi)互通、共享和利用提供前提和技術(shù)條件。數(shù)字檔案來(lái)源主要是數(shù)字檔案館和各單位數(shù)字檔案室（或電子檔案中心）的數(shù)字檔案。系統(tǒng)應(yīng)具備可以為電子政務(wù)網(wǎng)中各單位和人員提供數(shù)字檔案的傳輸與接收、查詢、檢索、利用等服務(wù)功能。

第四節(jié)

檔案信息資源的發(fā)布

檔案館通過互聯(lián)網(wǎng)設(shè)立門戶網(wǎng)站或建立網(wǎng)頁(yè)等發(fā)布檔案信息必須經(jīng)過甄選、編纂，確定可以公開，確保上網(wǎng)公布的檔案信息不會(huì)產(chǎn)生任何安全問題。既要保證公眾盡可能地分享檔案信息，又要保證檔案信息的安全。

一、上網(wǎng)檔案信息的需求預(yù)測(cè)

了解和預(yù)測(cè)上網(wǎng)檔案信息的各種需求，是我們研究上網(wǎng)檔案信息的管理方法、確定上網(wǎng)檔案信息的范圍和標(biāo)準(zhǔn)的前提。

上網(wǎng)檔案信息的需求有：一是上網(wǎng)檔案信息利用者的需求，這是檔案信息上網(wǎng)的根本動(dòng)因、出發(fā)點(diǎn)和最終目的。二是上網(wǎng)檔案信息提供者的需求。三是檔案信息上網(wǎng)的形式需求。四是上網(wǎng)檔案信息的內(nèi)容需求。

二、上網(wǎng)檔案信息的管理方法

檔案信息上網(wǎng)是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作。對(duì)上網(wǎng)檔案信息必須進(jìn)行科學(xué)管理，才能真正使檔案信息上網(wǎng)工作有效開展。上網(wǎng)檔案信息的管理方法包括檔案信息的上網(wǎng)管理、網(wǎng)頁(yè)（網(wǎng)站）的正常維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)信息安全維護(hù)以及信息數(shù)據(jù)庫(kù)的管理等方面。

1、檔案信息的上網(wǎng)管理

檔案信息的上網(wǎng)管理主要是指上網(wǎng)檔案信息提供者從篩選檔案信息上網(wǎng)到上網(wǎng)檔案信息管理的全過程，包括檔案信息上網(wǎng)管理的組織分工、人員配置、程序步驟等。

檔案信息上網(wǎng)管理的組織分工包括三個(gè)方面：一是建立領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)制訂政策、計(jì)劃、制度，組織協(xié)調(diào)整個(gè)檔案信息上網(wǎng)工作以及對(duì)檔案信息上網(wǎng)的鑒定與審批；二是明確檔案信息網(wǎng)管機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)檔案信息上網(wǎng)的行政管理與運(yùn)作以及技術(shù)維護(hù)等；三是建立上網(wǎng)檔案信息員網(wǎng)絡(luò)，有效地組織起來(lái)，為檔案信息上網(wǎng)提供最廣泛的基礎(chǔ)和支撐，形成具有較大覆蓋面、多層次的檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理“樹”，使檔案信息源源不斷地提供上網(wǎng)。

檔案信息上網(wǎng)管理的人員配置與要求包括：

一是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)成員應(yīng)由單位負(fù)責(zé)人和與檔案信息上網(wǎng)管理相關(guān)部門的負(fù)責(zé)人以及網(wǎng)管機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人組成，在整體上應(yīng)具有多方面的知識(shí)結(jié)構(gòu)，包括政治、檔案專業(yè)、現(xiàn)代管理、編輯出版、電子計(jì)算機(jī)專業(yè)等；

二是網(wǎng)管機(jī)構(gòu)的工作包括行政事務(wù)、編輯、宣傳培訓(xùn)、網(wǎng)站的維護(hù)與升級(jí)、后勤保障等； 三是上網(wǎng)檔案信息員要求具備較高的文字表達(dá)能力、檔案及其相關(guān)知識(shí)與研究能力等。

在檔案信息上網(wǎng)管理過程中，應(yīng)形成專門的《上網(wǎng)檔案信息報(bào)送審批表》和《上網(wǎng)檔案信息使用（修改）通知單》等，網(wǎng)管機(jī)構(gòu)應(yīng)建立《上網(wǎng)檔案信息登記簿》和相關(guān)統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳。

檔案信息上網(wǎng)管理的程序步驟：報(bào)送（由職能部門或信息員向網(wǎng)管機(jī)構(gòu)報(bào)送上網(wǎng)檔案信息）、審核（由網(wǎng)管機(jī)構(gòu)初審后報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)）、鑒定（由領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的有關(guān)專家對(duì)上網(wǎng)檔案信息進(jìn)行上網(wǎng)鑒定）、審批（領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審定批準(zhǔn)）、技術(shù)處理（由網(wǎng)管機(jī)構(gòu)有關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行上網(wǎng)技術(shù)處理）、信息反饋（由網(wǎng)管機(jī)構(gòu)將上網(wǎng)檔案信息上網(wǎng)情況通知報(bào)送部門）。

2、上網(wǎng)檔案信息數(shù)據(jù)的管理

上網(wǎng)檔案信息數(shù)據(jù)的管理極其重要，包括上網(wǎng)檔案信息數(shù)據(jù)的建庫(kù)與入庫(kù)、數(shù)據(jù)的維護(hù)檢查、數(shù)據(jù)的取消和備份等。建庫(kù)與入庫(kù)。上網(wǎng)檔案信息必須建立專門的、相對(duì)獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫(kù)。上網(wǎng)檔案信息數(shù)據(jù)必須采用標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)交換格式，以便網(wǎng)絡(luò)使用方便。上網(wǎng)檔案信息入庫(kù)（建庫(kù)）的工作程序包括上網(wǎng)檔案信息數(shù)據(jù)錄入提交、登記核對(duì)、入庫(kù)（建庫(kù)）申報(bào)、審批、進(jìn)庫(kù)（建庫(kù)）、鏈接（包括申報(bào)、審批、技術(shù)鏈接、核查）。檔案館的所有上網(wǎng)檔案信息須由館領(lǐng)導(dǎo)審查同意后，由網(wǎng)管負(fù)責(zé)人安排網(wǎng)絡(luò)管理員發(fā)布到網(wǎng)上提供利用。

數(shù)據(jù)的安全維護(hù)。上網(wǎng)檔案信息數(shù)據(jù)的安全維護(hù)就是應(yīng)用通信安全技術(shù)和計(jì)算機(jī)安全技術(shù)等，對(duì)有關(guān)信息數(shù)據(jù)的安全技術(shù)進(jìn)行結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)的日常維護(hù)和升級(jí)維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施解決并報(bào)告情況、防患于未燃，確保上網(wǎng)檔案信息數(shù)據(jù)的安全性、完整性。

數(shù)據(jù)的備份和撤銷。為確保上網(wǎng)檔案信息數(shù)據(jù)的安全，上網(wǎng)檔案信息數(shù)據(jù)必須進(jìn)行物理異地備份，防止數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)的丟失和損毀。備份有即時(shí)備份和定時(shí)備份兩種。

上網(wǎng)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)（或數(shù)據(jù)）撤銷與上網(wǎng)檔案信息數(shù)據(jù)入庫(kù)入庫(kù)（建庫(kù)）一樣要經(jīng)過專門的工作程序，包括撤銷上網(wǎng)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)（數(shù)據(jù)）的匯總提交、登記核對(duì)、申報(bào)、審批、撤銷鏈接、刪除數(shù)據(jù)（含備份數(shù)據(jù)）。

三、上網(wǎng)檔案鑒定工作

上網(wǎng)檔案鑒定工作是指檔案管理機(jī)構(gòu)及其人員根據(jù)檔案信息上網(wǎng)工作的需要，鑒別和判定檔案內(nèi)容是否可以上網(wǎng)發(fā)布的一項(xiàng)必不可少的工作。它既是檔案信息上網(wǎng)工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，又是檔案鑒定工作的一個(gè)新內(nèi)容。檔案信息內(nèi)容廣泛，其中不乏事關(guān)國(guó)家安全利益、經(jīng)濟(jì)利益、社會(huì)影響以及個(gè)人隱私等，在檔案信息上網(wǎng)時(shí)要充分考慮各種因素，避免造成不必要的糾紛、危害和損失。一般來(lái)說(shuō)，有關(guān)檔案的信息上網(wǎng)發(fā)布，只要經(jīng)過審批即可，而檔案內(nèi)容的上網(wǎng)發(fā)布還必須經(jīng)過上網(wǎng)檔案鑒定。

1、上網(wǎng)檔案信息鑒定工作方法

上網(wǎng)檔案信息鑒定工作方法主要包括上網(wǎng)檔案信息鑒定的組織、原則、方式、程序等。

上網(wǎng)檔案信息鑒定的組織主要是上網(wǎng)檔案鑒定的責(zé)任機(jī)構(gòu)、人員和機(jī)制相關(guān)。上網(wǎng)檔案鑒定的責(zé)任機(jī)構(gòu)主要包括檔案館檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)（專家）小組和檔案館檔案鑒定工作小組。一般有以下幾種：相對(duì)獨(dú)立的上網(wǎng)檔案鑒定組織（專門進(jìn)行上網(wǎng)檔案鑒定的專家組織）、檔案上網(wǎng)工作組織（由在檔案上網(wǎng)工作領(lǐng)導(dǎo)組織中的專家負(fù)責(zé)上網(wǎng)檔案鑒定）、檔案鑒定組織（負(fù)責(zé)檔案鑒定的領(lǐng)導(dǎo)或?qū)＜医M織同時(shí)負(fù)責(zé)上網(wǎng)檔案鑒定）、職能部門（明確某個(gè)一級(jí)內(nèi)設(shè)職能機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)上網(wǎng)檔案鑒定）等。

上網(wǎng)檔案鑒定人員是指檔案館負(fù)責(zé)檔案上網(wǎng)鑒定的專、兼職人員。在檔案館實(shí)際開展上網(wǎng)檔案鑒定工作中應(yīng)有不同人才進(jìn)行不同組合，才能更好發(fā)揮效能。

上網(wǎng)檔案鑒定工作方法主要包括制訂上網(wǎng)檔案鑒定工作計(jì)劃、建立上網(wǎng)檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)（專家）小組（負(fù)責(zé)上網(wǎng)檔案鑒定工作的領(lǐng)導(dǎo)、組織、協(xié)調(diào)、審核和監(jiān)督）、建立上網(wǎng)檔案鑒定工作小組（負(fù)責(zé)上網(wǎng)檔案鑒定的具體業(yè)務(wù)工作。

上網(wǎng)檔案信息鑒定原則是：上網(wǎng)檔案鑒定工作必須遵循的總的方法和要求，就是從國(guó)家和人民的整體利益出發(fā)，結(jié)合館藏檔案的實(shí)際情況，運(yùn)用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)判定檔案的內(nèi)容可否上網(wǎng)公布。

上網(wǎng)檔案信息鑒定方式一般有兩種：一是直接鑒定法，就是逐件逐份地對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行鑒定； 二是間接鑒定法，就是先利用文件級(jí)目錄進(jìn)行初步鑒定，然后在對(duì)照檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單核對(duì)，對(duì)有疑問的再進(jìn)行逐件鑒定。

上網(wǎng)檔案信息鑒定工作程序主要由工作啟動(dòng)程序和具體鑒定程序兩個(gè)具體操作程序組成。

工作啟動(dòng)程序主要包括：制訂（修改）檔案館檔案上網(wǎng)鑒定工作制度、確定（修改）檔案館檔案上網(wǎng)鑒定的范圍和標(biāo)準(zhǔn)、調(diào)查和了解上網(wǎng)鑒定檔案的情況和數(shù)量、制定檔案上網(wǎng)鑒定工作計(jì)劃和安排、領(lǐng)導(dǎo)審批、組織上網(wǎng)檔案的鑒定等。

具體鑒定程序主要包括：填單（鑒定人員從檔案館調(diào)閱檔案或文件級(jí)目錄，填寫上網(wǎng)檔案鑒定工作單）、初審（鑒定人員審閱檔案內(nèi)容或文件級(jí)目錄，提出初步鑒定意見）、審核（部門或工作組領(lǐng)導(dǎo)、專家對(duì)初審結(jié)果進(jìn)行審查，提出審核意見供領(lǐng)導(dǎo)審批）、審批（領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)人或檔案館負(fù)責(zé)人對(duì)審核意見進(jìn)行審定，確定是否批準(zhǔn)）、移交（鑒定人員將上網(wǎng)檔案鑒定工作單移送檔案館網(wǎng)管機(jī)構(gòu)通知上網(wǎng)，同時(shí)歸還調(diào)閱的檔案或文件目錄）。

經(jīng)過鑒定后，可上網(wǎng)檔案信息由網(wǎng)管機(jī)構(gòu)進(jìn)行登記和技術(shù)處理即可上網(wǎng)發(fā)布。

第三篇：企業(yè)檔案信息資源開發(fā)

企業(yè)檔案信息資源開發(fā)

摘要

企業(yè)檔案是企業(yè)信息源的核心，現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)濟(jì)循環(huán)極大程度依賴企業(yè)信息資源的開發(fā)利用。企業(yè)要高效獲取和綜合利用各種信息資源，以有效滿足企業(yè)當(dāng)前和未來(lái)的信息需求，企業(yè)檔案信息資源開發(fā)是企業(yè)信息資源管理的核心。

關(guān)鍵詞

企業(yè)檔案

信息資源

信息化

一、企業(yè)檔案是是企業(yè)信息源的核心

企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等一系列經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，需要各種各樣的信息。根據(jù)信息的來(lái)源大致可分為：企業(yè)內(nèi)部信息資源，包括人才資源、財(cái)務(wù)、銷售、設(shè)備、新產(chǎn)品開發(fā)、日常生產(chǎn)、廣告及企業(yè)會(huì)議記錄等信息；企業(yè)外部信息資源，包括政府各部門文件、客戶、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手及圖書資料等信息。其中，人才資源、財(cái)務(wù)、銷售、設(shè)備、新產(chǎn)品開發(fā)、企業(yè)會(huì)議記錄、政府各部門文件屬于企業(yè)檔案范疇。由此可見，企業(yè)信息源的主體是企業(yè)檔案，企業(yè)檔案是以科學(xué)技術(shù)檔案為主體,生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)檔案為重點(diǎn),其中包括方案統(tǒng)計(jì)、經(jīng)營(yíng)銷售、物資供給、財(cái)務(wù)管理、人事檔案、教育衛(wèi)生和黨、政、工等方面的檔案,是同企業(yè)人、財(cái)、物具有同等地位和意義的一項(xiàng)管理財(cái)富,它的儲(chǔ)藏實(shí)際上已成為企業(yè)技術(shù)儲(chǔ)藏的一種形式,其豐富程度常常是企業(yè)技術(shù)潛力的大小和開展后勁的一種標(biāo)志。國(guó)外企業(yè)家都把自己的檔案資料看作企業(yè)存在和開展的財(cái)富。

二、開發(fā)企業(yè)檔案信息資源存在的阻礙

〔1〕檔案觀念依然落后，檔案價(jià)值未被充分認(rèn)識(shí)

現(xiàn)在，仍有大局部企業(yè)員工，甚至不少企業(yè)中高級(jí)管理人員，檔案意識(shí)薄弱，檔案觀念落后。他們對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)仍停留在“檔案就是歷史記錄〞，“檔案就是保密材料〞，“檔案只要被保管好、不喪失就行了〞，“檔案就是寫在紙上的書面材料〞的層面上，而沒有充分意識(shí)到作為企業(yè)重要的信息資源、知識(shí)資源，除了記錄歷史、收藏秘密外，檔案還具有效勞于企業(yè)現(xiàn)實(shí)的重要價(jià)值。除了紙質(zhì)檔案之外，電子檔案是企業(yè)檔案的新成員，數(shù)字化平臺(tái)是企業(yè)檔案信息管理和效勞的新舞臺(tái)。

〔2〕企業(yè)檔案信息資源分散，無(wú)法提供系統(tǒng)效勞

隨著企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大或企業(yè)合并，涌現(xiàn)了許多大型公司或集團(tuán)公司。這些公司或集團(tuán)公的下屬機(jī)構(gòu)或分公司，出于方便自己利用的目的不愿向公司或集團(tuán)公司檔案機(jī)構(gòu)移交檔案。特別是一些企業(yè)的分公司，由于產(chǎn)權(quán)關(guān)系不明，或者由于駐地分工不愿向總部檔案機(jī)構(gòu)移交檔案。自20世紀(jì)80

年代以來(lái)，人們一直在倡導(dǎo)圖書情報(bào)檔案一體化管理，但至今仍沒有取得實(shí)質(zhì)性進(jìn)展。即便一些企業(yè)將圖書情報(bào)機(jī)構(gòu)和檔案機(jī)構(gòu)合并，成立信息中心，但也只是停留在機(jī)構(gòu)合并的層次上，并沒有真正地將圖書、情報(bào)、檔案這些信息資源進(jìn)行有效整合，提供系統(tǒng)的、綜合的、集成的信息效勞。

〔3〕企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)淡薄,對(duì)檔案工作不夠重視。

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)有的重視,是檔案工作好壞的關(guān)鍵一環(huán)。有些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)就忽略了企業(yè)檔案對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)開展有著重要性的認(rèn)識(shí),有的企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)被撤銷,檔案工作無(wú)分管領(lǐng)導(dǎo)，檔案人員被削減或一崗多職,或把機(jī)構(gòu)改革優(yōu)化下來(lái)的干部硬性安排在檔案部門,人員更換頻繁,使檔案人員處于新手上崗的局面。還有一些檔案人員耐不住寂寞和冷落,想方設(shè)法下海、跳槽或從事第二職業(yè),這些都導(dǎo)致了檔案部門的檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)下降,根底管理出現(xiàn)嚴(yán)重滑坡現(xiàn)象。不少企業(yè)原有的檔案庫(kù)房條件不符合“

八防〞要求,升過級(jí)、達(dá)過標(biāo)的企業(yè),很長(zhǎng)時(shí)間檔案工作沒有開展,等等。

〔4〕企業(yè)形成的文件材料收集難。

檔案工作的最終目的是“

收、管、用〞

。收集文件材料是一項(xiàng)重要的根底工作,可以說(shuō)是檔案工作的源泉。只有收集到齊全完整的文字材料,才可能有豐富的檔案內(nèi)容,也才能充分發(fā)揮檔案工作的效勞作用。個(gè)別企業(yè)建廠多年,開展到今天,也有些規(guī)模,可案卷數(shù)量少得可憐,根本不能反映企業(yè)的歷史面貌和開展情況,更談不上案卷的標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)化。通過調(diào)查分析這一問題,應(yīng)該歸檔卻收集不上來(lái)的材料領(lǐng)導(dǎo)手中有、業(yè)務(wù)部門有、做具體工作的個(gè)人手中有。文件材料收集不齊全,嚴(yán)重影響了檔案工作效勞作用的發(fā)揮。如此薄弱的檔案意識(shí),檔案工作的地位不能提升到相應(yīng)的位置,形成一種惡性循環(huán),影響了檔案工作的開展。

〔5〕檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低。

企業(yè)檔案工作幾年來(lái)開展緩慢,檔案人員專業(yè)知識(shí)、業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低也是一個(gè)制約因素。從基層調(diào)查局部企業(yè)檔案人員的根本情況來(lái)看,企業(yè)中檔案人員的文化素質(zhì)、年齡結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)水平,很難適應(yīng)新形勢(shì)下企業(yè)檔案工作的需要。企業(yè)檔案人員更換頻繁,同樣是制約企業(yè)檔案工作的因素,為什么文化業(yè)務(wù)素質(zhì)不高的同志任檔案人員而還時(shí)常更換呢主要是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)頭腦中有一種思想上的認(rèn)識(shí)偏差,認(rèn)為做檔案工作量小、要求低,不需要太高素質(zhì)的工作人員,認(rèn)為差不多就可以了。

〔6〕檔案工作轉(zhuǎn)身慢,信息效勞跟不上。

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)改革中,許多新鮮事物不斷出現(xiàn)。有些地方根據(jù)企業(yè)開展的需要,對(duì)企業(yè)進(jìn)行重組轉(zhuǎn)制,鼓勵(lì)二次創(chuàng)業(yè)。在這種活動(dòng)中,迫切需要企業(yè)一些原始性的文件材料。在這種需要檔案工作大顯身手的時(shí)候,許多企業(yè)的檔案室由于前面的諸多原因,不能迅速提供出準(zhǔn)確無(wú)誤、充分的檔案證明,造成許多不應(yīng)該的遺憾。如此種種,在新的形勢(shì)下,企業(yè)檔案工作轉(zhuǎn)身慢、主動(dòng)效勞差,還停留在“

守?cái)偍暤乃缴?早已不能滿足企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的需要。

四、如何做好企業(yè)檔案信息資源開發(fā)

隨著信息化時(shí)代的到來(lái),人們對(duì)信息的獲取和傳遞方式發(fā)生了革命性的變化,對(duì)檔案信息的收集、管理和開發(fā)利用提出了劃時(shí)代的要求。檔案信息的收集、存貯、處理和傳遞將以“

數(shù)字化〞、“

網(wǎng)絡(luò)化〞為主,如館藏檔案的數(shù)字化、電子文檔管理的一體化、檔案信息提供利用的網(wǎng)絡(luò)化等。因此,強(qiáng)調(diào)檔案管理的多方面、多角度和綜合性、信息化,是現(xiàn)代檔案工作的新特點(diǎn),是對(duì)傳統(tǒng)的檔案信息管理思想、管理目標(biāo)和管理方式的重大突破。信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)及社會(huì)開展的主題,它已滲透到社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域,改變和影響著社會(huì)的方方面面。企業(yè)辦公自動(dòng)化、資源配置聯(lián)動(dòng)化、產(chǎn)品銷售信息化等管理體系的建立,已成為現(xiàn)代企業(yè)參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的關(guān)鍵條件。企業(yè)檔案作為企業(yè)內(nèi)部運(yùn)行中不可或缺的珍貴資源,對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)和開展起著不可估量的作用,只有加快企業(yè)檔案的信息化建設(shè),才能及時(shí)高效地向企業(yè)管理者及相關(guān)人員傳遞企業(yè)所需要的信息,才能使企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。檔案管理包含兩方面的含義,即檔案實(shí)體管理和檔案信息管理。企業(yè)檔案管理人員要充分認(rèn)識(shí)到在保管好檔案實(shí)體的同時(shí),努力開發(fā)檔案信息資源的重要意義。

要做好企業(yè)檔案信息資源開發(fā)，首先要在傳統(tǒng)檔案工作根底上做到四個(gè)創(chuàng)新：

〔1〕檔案工作的觀念創(chuàng)新

樹立檔案是信息資源的觀念。隨著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的日漸擴(kuò)大，網(wǎng)上交易、電子商務(wù)、遠(yuǎn)程交流、涉外經(jīng)濟(jì)技術(shù)合作等一系列活動(dòng)中產(chǎn)生了大量的、新型的、不同載體的檔案。這些檔案是流動(dòng)和傳播中不斷增值的知識(shí)，是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中生成的重要的信息資源。因此，企業(yè)必須將檔案信息列入企業(yè)整體信息化進(jìn)程中，將檔案作為企業(yè)開展的重要資源，充分發(fā)揮其作用。樹立檔案信息管理創(chuàng)新的觀念。知識(shí)經(jīng)濟(jì)是以科技為導(dǎo)向，要在競(jìng)爭(zhēng)中培育自身的核心競(jìng)爭(zhēng)力贏得優(yōu)勢(shì)，既要靠整體戰(zhàn)略的實(shí)施和物質(zhì)資源的整合，也要靠最新的信息、最新的知識(shí)和知識(shí)人才的相對(duì)優(yōu)勢(shì)，誰(shuí)最先掌握了第一手信息，誰(shuí)就會(huì)在競(jìng)爭(zhēng)中取勝。所以，檔案信息資源的儲(chǔ)藏和利用狀況直接影響企業(yè)資源的配置和工作效率，影響到企業(yè)整體開展水平。樹立檔案信息資源的新效勞觀念。檔案信息資源作為企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成局部，它要效勞于企業(yè)整體創(chuàng)新開展，就必須打破封閉狀態(tài)，改變以往的工作方式，為企業(yè)謀求開展提供開放式、全方位的效勞。

〔2〕檔案工作業(yè)務(wù)的創(chuàng)新

面對(duì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)和國(guó)際化趨勢(shì)，企業(yè)間的交流與合作已成為主流，檔案工作內(nèi)容和創(chuàng)新必須以此為向?qū)Р粩嚅_展。首先應(yīng)加大檔案信息資源的采集，擴(kuò)展信息資源的范圍，增加信息資源的儲(chǔ)藏，特別是加大對(duì)有關(guān)企業(yè)資本運(yùn)營(yíng)、科學(xué)管理、企業(yè)開展定位等信息的收集管理。其次，要優(yōu)化檔案資源的結(jié)構(gòu)。一方面繼續(xù)增加企業(yè)現(xiàn)實(shí)業(yè)務(wù)開展需要的信息；另一方面從開展和戰(zhàn)略的角度，重新審視室藏結(jié)構(gòu)和質(zhì)量，增加高層次檔案信息含量，豐富檔案的載體形式。另外，要加強(qiáng)檔案的整理、鑒定，保證檔案信息資源的優(yōu)化，制定合理的歸檔范圍和保管期限，以確保檔案室藏的精煉和優(yōu)化。在檔案鑒定的根底上，對(duì)永久保存的紙質(zhì)檔案采取必要的保護(hù)措施；對(duì)可以通過計(jì)算機(jī)建立的檔案，利用邏輯組合方法設(shè)立“虛擬卷〞。

〔3〕檔案工作的管理創(chuàng)新

企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理是一種封閉式管理體制，室藏資源主要局限于本企業(yè)特定的經(jīng)營(yíng)范圍內(nèi)，效勞的對(duì)象也主要是領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門。隨著企業(yè)走向市場(chǎng)，企業(yè)經(jīng)營(yíng)開展對(duì)信息資源的依賴性越來(lái)越大，未來(lái)的檔案部門應(yīng)成為開放的企業(yè)信息效勞咨詢機(jī)構(gòu)。所以，企業(yè)檔案工作必須進(jìn)入企業(yè)信息管理系統(tǒng)，擴(kuò)大信息交流渠道，發(fā)揮檔案信息資源網(wǎng)的輻射作用，使檔案真正成為企業(yè)信息效勞系統(tǒng)的重要組成局部。企業(yè)檔案管理創(chuàng)新要求在觀念和體制創(chuàng)新的根底上對(duì)檔案管理全程進(jìn)行創(chuàng)新。一要增強(qiáng)整體思維，注意檔案利用效益的整體性、長(zhǎng)效性。擺正檔案利用的眼前利益與長(zhǎng)遠(yuǎn)利益的關(guān)系，追求檔案信息資源開發(fā)的規(guī)模效應(yīng)。二要注意開發(fā)與企業(yè)開展密切相關(guān)的編研課題，使檔案編研工作貼近企業(yè)經(jīng)營(yíng)工作的實(shí)際。三要利用現(xiàn)代技術(shù)手段加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的管理和保護(hù)，如編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、借閱等等工作可利用計(jì)算機(jī)完成。四要根據(jù)企業(yè)檔案信息管理工作開展的需要，對(duì)現(xiàn)有檔案管理制度進(jìn)行補(bǔ)充完善，將檔案信息資源管理納入企業(yè)管理體系。

〔4〕檔案工作的技術(shù)創(chuàng)新

技術(shù)創(chuàng)新是企業(yè)檔案信息工作創(chuàng)新的根本手段。企業(yè)檔案信息管理要改變?cè)械氖止げ僮鞣椒ê头指畹慕M織體系，就要大力引入現(xiàn)代科技手段，建立檔案信息中心，實(shí)現(xiàn)檔案信息收集、整理、鑒定、保存、檢索、利用和傳播的自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化。實(shí)現(xiàn)文檔一體化，實(shí)現(xiàn)各種門類檔案的自動(dòng)化管理。借助多媒體技術(shù)，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)、加工，使檔案信息資源到達(dá)圖、文、聲一體化傳輸效勞，使重要的歷史資料得以長(zhǎng)久保護(hù)和有效修復(fù)，也為未來(lái)檔案信息資源進(jìn)一步轉(zhuǎn)換利用創(chuàng)造條件。借助檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)，通過網(wǎng)絡(luò)的輻射作用實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的整體效應(yīng)和規(guī)模效應(yīng)，實(shí)現(xiàn)全員檔案信息資源共享，促進(jìn)檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化。

此外，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須提高認(rèn)識(shí),重視檔案資源的開發(fā)利用工作。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須認(rèn)識(shí)到開發(fā)檔案資源是企業(yè)科學(xué)決策及管理的需要,投入必要的設(shè)施,培養(yǎng)專業(yè)人才,在實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的同時(shí),逐步進(jìn)行檔案信息化建設(shè),以提升檔案信息的利用率。

鼓勵(lì)檔案工作者積極參與企業(yè)的決策活動(dòng),使其在充分了解企業(yè)工程進(jìn)展及經(jīng)營(yíng)情況的同時(shí),深挖館藏內(nèi)容,有目的、有方案地收集社會(huì)信息,對(duì)館藏及各種信息分析處理,撰寫調(diào)研報(bào)告,為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策提供切實(shí)可靠的情報(bào)。

總之,企業(yè)必須充分利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和科學(xué)的管理方法,堅(jiān)持檔案管理和開發(fā)利用并重的原那么,有效地存貯檔案,并建立信息資源數(shù)據(jù)庫(kù),圍繞企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)不斷開發(fā)利用信息資源,實(shí)現(xiàn)信息資源價(jià)值最大化,為企業(yè)提供切實(shí)可靠的管理決策依據(jù),從而使企業(yè)獲取有效信息,實(shí)現(xiàn)持續(xù)穩(wěn)定開展。

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第四篇：淺析銀行檔案信息資源工作發(fā)展

隨著改革開放的進(jìn)一步深入，檔案作為信息的重要載體，也愈來(lái)愈受到人們的重視。開發(fā)利用檔案信息，適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，是新時(shí)期檔案工作者面臨的新課題。

一、檔案信息的開發(fā)

信息是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的前提，借助于信息，人類才能獲得知識(shí)。檔案信息是信息的一部分，既具有自身的特性，也具有信息的共性。檔

案信息的開發(fā)是對(duì)檔案中信息的尋覓、篩選、整理、提出和加工。尋覓，是尋求收集信息以獲得信息量；篩選，是在浩瀚的信息中選出有保存和使用價(jià)值的信息；整理；是對(duì)檔案信息按一定原則組合排列，使其井然有序；提出，是根據(jù)客觀需要按類顯示檔案信息；加工，是對(duì)有關(guān)檔案信息進(jìn)行提煉，提出有用信息。所以，要想大力開發(fā)檔案信息，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，必須做好以下幾點(diǎn)：

（一）做好檔案的收集整理工作，是開發(fā)檔案信息的先決條件。收集工作是實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理、擴(kuò)大充實(shí)檔案資源的主要途徑，進(jìn)一步的整理工作使原始檔案材料成為可供利用的信息資源，可謂開發(fā)檔案信息資源的先決條件。必須大力加強(qiáng)檔案的社會(huì)宣傳工作，擴(kuò)大檔案工作的影響，為檔案的收集整理工作提供有力的保證。

（二）編制各種檢索工具，是充分開發(fā)檔案信息的必要手段。檢索工具是根據(jù)檔案或檔案整理中形成的各種信息編制的目錄，卡片等，以便迅速、準(zhǔn)確向利用者提供所需檔案材料。檢索工具包括案卷目錄、全引目錄、專題目錄、索引卡片等，可逐步采取微機(jī)檢索，提高查詢檢索速度和質(zhì)量，使管理手段向現(xiàn)代化發(fā)展。

（三）加強(qiáng)編制工作，是實(shí)現(xiàn)原始信息資源增值的重要途徑。編研工作是檔案部門提供檔案信息，為利用者服務(wù)的更高層次的開發(fā)利用形式，不僅使檔案信息更準(zhǔn)確、系統(tǒng)、精煉，便于開發(fā)利用，而且可進(jìn)一步提高原始檔案信息的利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)信息資源增值，所以應(yīng)大力加強(qiáng)編研工作，更深層次地加工開發(fā)檔案信息，以提高社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

二、檔案信息的利用

檔案的利用工作是指“檔案部門為了滿足利用需要向利用者提供檔案材料為利用者服務(wù)的工作”。檔案信息資源只有被利用，才能實(shí)現(xiàn)其自身價(jià)值。因此，檔案的利用工作也是十分重要的。

改革開發(fā)以來(lái)，利用工作隨歷史檔案的開放，開創(chuàng)了一個(gè)新局面。利用工作包含利用者、檔案和檔案工作者三大要素：利用者是利用工作的服務(wù)對(duì)象；檔案是利用的對(duì)象；檔案工作者是利用者和檔案之間的橋梁。在做好檔案信息開發(fā)工作的前提下，要提高其利用率，必須注意：

（一）打破檔案工作者自我封閉的舊習(xí)，大力做好社會(huì)宣傳及檔案知識(shí)的普及工作，使更多的人了解到檔案信息的重要性及其利用價(jià)值，“筑巢引鳳”，吸引更多的利用者。

（二）檔案信息的利用主要是通過服務(wù)對(duì)象完成的。要做好服務(wù)工作需要做好以下幾點(diǎn)：

1、提高認(rèn)識(shí)，樹立服務(wù)意識(shí)，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。應(yīng)盡量簡(jiǎn)化利用手續(xù)，為利用者提供一個(gè)安靜整潔的閱覽室，營(yíng)造一個(gè)寬松和諧的環(huán)境。（2）精通業(yè)務(wù)，掌握技能。應(yīng)努力掌握檔案知識(shí)及其它相關(guān)的知識(shí)，熟悉室藏，熟悉檢索工作，積極參與開發(fā)檔案信息工作等，這樣調(diào)卷才能做到得心應(yīng)手，準(zhǔn)確、快速。

2、講究?jī)x表舉止，樹立文明形象。服務(wù)工作是面向社會(huì)的窗口，需要與各行各業(yè)的人打交道，因此要講究?jī)x表舉止。禮貌大方，主動(dòng)、熱情，才能更好完成利用工作。

三、如何適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要

當(dāng)前，把檔案信息迅速引進(jìn)市場(chǎng)，是檔案部門適應(yīng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的迫切需要，因此，開發(fā)檔案信息，促進(jìn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，是我們檔案部門面臨的重要問題。要適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要，必須做到以下幾點(diǎn)：

（一）解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，開創(chuàng)新局面，適應(yīng)改革開放的新形勢(shì)。檔案工作者在思想觀念上來(lái)一次深刻自我革命。首先，對(duì)檔案工作任務(wù)要重新認(rèn)識(shí)。如果檔案不開放，大量科技成果不被利用，將影響高科技領(lǐng)域的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)。所以要面向社會(huì)，把科技成果的經(jīng)濟(jì)效益發(fā)揮出來(lái)。其次檔案既要做到保密又要積極促使檔案信息的利用。要制定切合實(shí)際的保密制度和寬嚴(yán)政策，要解放思想，不要只強(qiáng)調(diào)保密，影響檔案信息的利用。再次，樹立新的檢驗(yàn)檔案工作好壞的標(biāo)準(zhǔn)。檔案工作的目的是利用，充分發(fā)揮檔案信息的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益才是實(shí)質(zhì)問題。今后主要根據(jù)檔案發(fā)揮的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的大小來(lái)檢驗(yàn)檔案工作的好壞，只有檔案效益發(fā)揮出來(lái)，檔案事業(yè)才能被人們重視，才能更好發(fā)展。

（二）豐富寶藏，使寶藏結(jié)構(gòu)合理化，為開發(fā)利用檔案信息創(chuàng)造物質(zhì)條件。豐富寶藏是搞好開發(fā)利用檔案信息的關(guān)鍵和前提。實(shí)行檔案和其他多種信息的一體化管理才能更好地豐富寶藏。在豐富寶藏的同時(shí)要使寶藏的結(jié)構(gòu)合理化，只有建立合理寶藏結(jié)構(gòu)，才能為檔案信息的開發(fā)利用提供對(duì)象，并保證質(zhì)量。相反，開發(fā)利用又是建立使寶藏結(jié)構(gòu)合理化的最終目的。為了搞好檔

案寶藏的收集工作，要經(jīng)常與行領(lǐng)導(dǎo)及歸檔科室的溝通協(xié)調(diào)檔案工作情況，大力宣傳檔案工作的意義、《檔案法》等，保證歸檔及時(shí)，完整、準(zhǔn)確。

（三）建立健全檔案信息網(wǎng)絡(luò)，圍繞經(jīng)濟(jì)建設(shè)的熱點(diǎn)問題提供服務(wù)。隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，多層次的檔案信息需要迅速增加。因此要進(jìn)一步完善檔案信息網(wǎng)絡(luò)，不斷拓寬檔案信息開發(fā)的領(lǐng)域，以適應(yīng)市場(chǎng)

經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。要加強(qiáng)檔案信息的開發(fā)利用工作，圍繞經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的熱點(diǎn)問題，在保證行規(guī)的規(guī)范前提下，開放反映經(jīng)濟(jì)、文化方面的檔案信息，把檔案信息真正推向市場(chǎng)，推向經(jīng)濟(jì)前沿，充分發(fā)揮檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，更好的適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要。

（四）完善檔案信息的開發(fā)形式，做好開發(fā)利用工作。檔案信息開發(fā)的形式必須不斷適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)發(fā)展需要。除了對(duì)檔案信息進(jìn)行分類編目外，還應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析研究，加以匯編。利用形式除利用檔案印證史實(shí)、研究問題及編史修志外，還應(yīng)使檔案由提供信息原件轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁C(jī)讀等，使檔案信息的開發(fā)利用跨入新的現(xiàn)代化管理階段。

只有通過開發(fā)利用工作，人行檔案信息才能走向社會(huì)，走向市場(chǎng)，發(fā)揮其信息資源的作用，為社會(huì)發(fā)展和繁榮市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案的真正價(jià)值。社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步確立，給檔案工作提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，檔案部門開發(fā)利用工作的任務(wù)更加艱巨。

人行檔案部門要抓好檔案的開發(fā)利用，緊緊圍繞經(jīng)濟(jì)建設(shè)這個(gè)大局，將開發(fā)利用人行檔案信息與經(jīng)濟(jì)建設(shè)和改革開放相結(jié)合。只有轉(zhuǎn)變觀念，抓住機(jī)遇，充分發(fā)揮檔案部門的優(yōu)勢(shì)和調(diào)動(dòng)檔案工作者的主觀能動(dòng)性，自強(qiáng)不息，腳踏實(shí)地，刻意求新，不斷探索新形勢(shì)下發(fā)展人行檔案工作的新途徑、新方法，多渠道開發(fā)利用檔案信息，努力適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，就一定會(huì)為經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供更有效的服務(wù)。只有這樣，人行檔案工作才有活力，有作為，才會(huì)受到重視和支持，贏得社會(huì)的承認(rèn)，才能在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)大潮中立于不敗之地。

第五篇：如何做好檔案信息資源的開發(fā)利用

如何做好檔案信息資源的開發(fā)利用

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隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，信息資源的開發(fā)利用已經(jīng)成為人們的自覺行為，信息資源已經(jīng)成為重要的戰(zhàn)略資源。檔案是人類社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是綜合信息資源的重要組成部分，其中蘊(yùn)藏著豐富的信息資源。檔案管理工作的最終目的，就是最大限度地開發(fā)利用檔案信息資源。做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作，就能充分利用檔案的潛在價(jià)值創(chuàng)造出經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。如何做好檔案信息資源的開發(fā)利用，是擺在廣大檔案工作者面前的一個(gè)具體問題。

檔案信息資源的開發(fā)利用是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，是對(duì)人類精神財(cái)富的升華和再創(chuàng)造，要做好檔案信息資源的開發(fā)利用，需要在社會(huì)各界給予高度重視和大力支的持基礎(chǔ)上，持續(xù)有序地進(jìn)行。必須切實(shí)加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，注重做好收集工作，不斷豐富館藏，處理好開發(fā)與保密的關(guān)系,在檔案利用的廣度、深度及提供良好服務(wù)方面加大力度，認(rèn)真分析自身優(yōu)勢(shì)和檔案利用者的實(shí)際需要，主動(dòng)出擊，實(shí)行多渠道、全方位、多層次開發(fā)利用檔案信息資源，開拓開發(fā)利用的新領(lǐng)域，發(fā)展開發(fā)利用新局面，加大現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用，大力宣傳檔案工作,提高檔案工作者的整體素質(zhì)，促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用工作的開展。

一、加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，為檔案信息資源的開發(fā)利用打好基礎(chǔ)。開發(fā)利用檔案信息資源，擁有檔案是基礎(chǔ)。檔案資源建設(shè)是一項(xiàng)事關(guān)檔案事業(yè)興旺發(fā)達(dá)的基礎(chǔ)性工程，最大限量的收集是最大利用的前提和保證，只有大力加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，注重做好檔案收集工作，檔案信息資源的開發(fā)利用工作才有可能做得更好。檔案的收集工作是檔案信息資源開發(fā)利用的起點(diǎn)，沒有檔案的收集，就沒有檔案信息資

實(shí)踐已經(jīng)充分證明，現(xiàn)代信息技術(shù)手段是高質(zhì)量快速進(jìn)行檔案信息資源開發(fā)的重要手段，它可以創(chuàng)造優(yōu)越的條件，提高檔案信息的質(zhì)量以及檔案信息的傳遞技術(shù)，使檔案工作者從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)，使大力開發(fā)和科學(xué)合理、有效利用檔案信息資源成為現(xiàn)實(shí)，也可以為共享檔案信息資源打下基礎(chǔ)。積極、主動(dòng)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，全面地傳遞信息，是開發(fā)利用檔案信息的主要途徑。

檔案部門要使計(jì)算機(jī)進(jìn)入檔案信息開發(fā)利用領(lǐng)域，加大計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，為檔案信息開發(fā)利用工作配備復(fù)印機(jī)和簡(jiǎn)易印刷器械，實(shí)現(xiàn)檔案信息開發(fā)利用全程現(xiàn)代化。要將不同載體上的、不同表現(xiàn)形式的檔案信息，通過計(jì)算機(jī)錄入、掃描等多種手段轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息，達(dá)到利用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)化管理和傳輸目的。逐步建立具有高效率管理和開發(fā)利用檔案信息資源能力的多媒體全文數(shù)據(jù)庫(kù)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，開展檔案計(jì)算機(jī)檢索、檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳遞、網(wǎng)絡(luò)檔案信息咨詢服務(wù)以及網(wǎng)上檔案信息的開發(fā)利用、公開發(fā)布檔案信息、提供檔案宣傳與指導(dǎo)等，適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展和時(shí)代的要求。

四、加強(qiáng)檔案編研工作，是檔案信息資源的開發(fā)利用的重要途徑。檔案編研工作可以把檔案承載的信息從靜態(tài)轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)，由傳統(tǒng)的服務(wù)轉(zhuǎn)為提供綜合檔案信息的高層次服務(wù)。通過檔案信息的采集、分析、加工、整序、綜合制成檔案信息半成品，向社會(huì)提供服務(wù)，使利用者直接獲得信息，縮短收集信息的時(shí)間,提高工作效率,推進(jìn)各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。它是提供檔案信息為社會(huì)服務(wù)的重要方式，是開發(fā)檔案信息資源的主要手段。加大編研工作的力度，提高檔案編研水平，確立編研工作的中心地位，是促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用的必然所在。

檔案編研質(zhì)量對(duì)深層次開發(fā)利用檔案信息資源有著重要影響。要搞好編研工作，檔案工作者必須參與社會(huì)活動(dòng)，了解用戶的檔案需求，從中確定帶有普遍性需求的編研題目，進(jìn)行有較強(qiáng)的針對(duì)性和實(shí)用價(jià)

展壯大充當(dāng)參謀事與助理決策的重要角色，是檔案信息資源的開發(fā)利用的重點(diǎn)，是做好檔案信息資源開發(fā)利用的有效途徑。

檔案信息作為商品進(jìn)入市場(chǎng)，要受競(jìng)爭(zhēng)規(guī)律的制約，可以調(diào)動(dòng)檔案人員的工作積極性，把開發(fā)利用檔案信息資源的各項(xiàng)工作做得更好，提高利用效率，更好地為社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)提供服務(wù)，充分利用檔案的潛在價(jià)值創(chuàng)造出經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

七、大力宣傳檔案工作，提高全社會(huì)開發(fā)利用檔案信息資源的意識(shí)。

檔案信息資源的開發(fā)利用需要全社會(huì)的積極支持和參與，才能促進(jìn)工作的開展。這就需要通過開展多種形式、多種渠道的檔案宣傳，擴(kuò)大檔案工作的影響，使檔案走向社會(huì)，提高和強(qiáng)化全社會(huì)檔案利用的意識(shí)。檔案工作者要理直氣壯、深入細(xì)致地向社會(huì)宣傳檔案工作，要開展廣泛的輿論宣傳和暢通的信息交流。借助電視、報(bào)刊、互聯(lián)網(wǎng)等媒體，宣傳檔案法律法規(guī)，普及檔案知識(shí)，向社會(huì)傳遞檔案信息，吸引人們更好地利用檔案。

要有重點(diǎn)地進(jìn)行宣傳。加強(qiáng)館藏內(nèi)容的宣傳是開發(fā)利用檔案信息資源的關(guān)鍵?？梢愿鶕?jù)當(dāng)?shù)氐闹行墓ぷ?，采取編印館藏、文件目錄、專題、舉辦展覽等多種形式，將一些館藏檔案信息主動(dòng)介紹給用戶，宣傳檔案在經(jīng)濟(jì)和社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展中的價(jià)值和作用。為檔案信息的開發(fā)創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。對(duì)檔案開放利用的重點(diǎn)對(duì)象如史學(xué)研究者、科研工作人員、行政管理人員等進(jìn)行重點(diǎn)宣傳。適時(shí)地向各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)宣傳檔案工作，爭(zhēng)取他們的重視，使他們對(duì)檔案工作有全面的認(rèn)識(shí)，使他們心目中有檔案工作的位置，以取得他們的關(guān)心與支持，以便于開展各項(xiàng)工作。

八、提高檔案工作者素質(zhì)，加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)利用能力。