第一篇：公司文件編碼管理規(guī)定

公司文件編碼管理規(guī)定

一、目的：

為加強管理，提高管理的科學(xué)化、規(guī)范化，特對涉及公司管理方面的制度、流程、表單、合同以及模板管理方面的文件實行統(tǒng)一編號，實現(xiàn)文件編碼唯一性。

二、編號規(guī)則

文件號由主文件號和輔文件號組成，輔助文件號根據(jù)需要設(shè)置，在 主文件號的基礎(chǔ)上制定。主文件號由三部分組成，輔助文件號由二部分組成。示例如下：

□□□□□

1234

5產(chǎn)生日期

文件類別號

部門代號 文件流水號

公司代號

說明：由1、2、3組成主文件號；

4、5組成輔文件號。

主文件號部分

2、部門代號：用字母表示

GMO-總經(jīng)辦

HRD-人力資源部 流水號

FIN-財務(wù)部

SOM-運營管理中心

R&D-研發(fā)部

MKTG-市場部

3、文件流水號：數(shù)字表示，從0001到9999

輔文件號部分

1、文件類別代號：根據(jù)需要對主文件類別再分類或分項。

文件類別代號：

ZD-制度文件

LC-流程文件

BD-表單文件

HT-合同文件

MB-模板文件

2、日期代號

日期代號由年月組成，如2011年九月產(chǎn)生的文件則寫：1109

其他分項子文件代號各部門可自行規(guī)定，報行政人事中心備案。舉例說明：

市場部于2011年9月以公司名義與某公路管理局簽訂一份高速公路信息管理系統(tǒng)合同，這是市場部第一份合同，且是作為合同文件歸檔，因此以現(xiàn)有的編號規(guī)則，出來的文件編碼為：LM-MKTG/0001-HT/1109，市場部再以這個編碼實行項目立項，立項后將文件模板發(fā)往項目部開始定點，項目部定點完之后，提交定點確認(rèn)函反饋給市場部，再由市場部下

單給采購部，采購部以此文件編碼進行采購申請直至產(chǎn)品發(fā)往施工場地，再由項目部實施工程安裝。到項目驗收完畢，將所有此文件編碼產(chǎn)生的文件一同進行歸檔處理，并同時報備人力資源部，然后將項目移交給客服部，客服再根據(jù)此編碼建立售后服務(wù)體系。

三、使用規(guī)定

1．各部門/單位進行文件編寫、整理及合同簽訂等均需以此規(guī)定進行編號管理。

2．各部門/單位進行合同蓋章時，在申請單上注明合同號，辦公室備案。合同簽定完成后需歸檔資質(zhì)辦，并建立臺帳管理。

其他文件編制、歸檔時，在文件封面注明編號。

深圳市神州龍脈信息工程有限公司行政人事中心

二〇一一年十月十五日

第二篇：公司文件編碼管理規(guī)定 - 副本

公司文件編碼管理規(guī)定

一、目的為加強管理，提高管理的科學(xué)化、規(guī)范化，特對涉及公司

管理方面的制度、流程、表單、合同以及模板管理方面的文件實行統(tǒng)一編號，實現(xiàn)文件編碼唯一性。

二、編號規(guī)則

文件號由主文件號和輔文件號組成，輔助文件號根據(jù)需要

設(shè)置，在主文件號的基礎(chǔ)上制定。主文件號由三部分組成，輔助文件號由二部分組成。示例如下：

□□□□□

12345

產(chǎn)生日期

文件類別號

文件流水號

部門代號

代號公司流水號

說明：由1、2、3組成主文件號；

4、5組成輔文件號。

主文件號部分

1、公司代號：信和-XH2、部門代號：用字母表示

財務(wù)部-CW、產(chǎn)品部-CP、銷售部-XS、策劃部-CH、倉

管部-CG、辦公室-BG。

3、文件流水號：數(shù)字表示，從0001到9999。輔文件號部分

1、文件類別代號：根據(jù)需要對主文件類別再分類或分項。文件類別代號：ZD-制度文件、LC-流程文件、BD-表單文件、HT-合同文件、MB-模板文件。

2、辦公用品的編碼：具體的輔編碼由物品名字的首寫字母代替。如：14年5月1日給銷售部配電腦數(shù)量一臺XHXS/0001-DN/140501。

3、日期代號

日期代號由年月組成，如2014年1月產(chǎn)生的文件則寫：201401。

其他分項子文件代號各部門可自行規(guī)定，報辦公室中心備案。

舉例說明：

銷售部于2011年9月1日以公司名義與某醫(yī)院簽訂一份銷售彩超系統(tǒng)合同，這是銷售部第一份合同，且是作為合同文件歸檔，因此以現(xiàn)有的編號規(guī)則，出來的文件編碼為：XH-XS/0001-HT/140901，由銷售部下單給采購部，采購部以此文件編碼進行采購申請直至產(chǎn)品發(fā)往醫(yī)院，再由某某實施工程安裝。到項目驗收完畢，將所有此文件編碼產(chǎn)生的文件一同進行歸檔處理，并同時報備銷售部歸檔。然后將項目移交

給售后，根據(jù)此編碼建立售后服務(wù)體系。

三、使用規(guī)定

1．各部門/單位進行文件編寫、整理及合同簽訂等均需以此規(guī)定進行編號管理。

2．各部門/單位進行合同蓋章時，在申請單上注明合同號，辦公室備案并建立電子檔管理。

其他文件編制、歸檔時，在文件封面注明編號。

第三篇：公司文件管理規(guī)定

公司文件管理規(guī)定范文 1目的確保公司重要文件具有唯一編號，便于文件的識別、追溯和控制，保證公司文件體系有效運轉(zhuǎn)。2使用范圍

適用于公司文件的編號管理和控制：

a)技術(shù)類文件：是指在公司的設(shè)計、生產(chǎn)、銷售、服務(wù)等各個環(huán)節(jié)中與技術(shù)有關(guān)的各類文件和資料。

b)其他文件：包括公司規(guī)章制度、管理文件、合同協(xié)議、傳真等；

c)編號文件包括紙介文件以及電子文件。

3編號辦法

3.1公司名稱及項目名稱約定:

公司全稱為：南非中國制衣集團(北京)

本組織簡稱：CGMBJ

項目全稱：CGM 企業(yè)信息管理系統(tǒng) 1.0版

項目簡稱：CGM v1

3.2日期表示

格式：yyyy-mm-dd或yyyymmdd

yyyy:用四位數(shù)字表示公元年份，如2005表示公元2005年。

mm:用兩位數(shù)字表示月份，不足兩位時，第一位用零補齊，如03表示3月。

dd: 用兩位數(shù)字表示日期，不足兩位時，第一位用零補齊，如15表示第15號。

例如：

2003-10-27或20031027 表示（2003年10月27日）

3.3文件版本編號

下面是對文件版本進行編號要遵守的標(biāo)準(zhǔn)：

起草版本的編號為 0.1, 0.2, 0.3,..., 0.10。

版本編號可以根據(jù)項目需要延伸到若干層，例如，0.1, 0.1.1, 0.1.1.1.一旦文件版本得以確認(rèn)后，版本編號應(yīng)該始自 1.0。

版本編號不斷變化為： 1.0, 1.1, 1.2,..., 1.10。

項目可以根據(jù)需要將版本編號晉升為2.0，2.1, 2.2 等。

3.4技術(shù)文件命名

格式：CGM-vnn-(AA-)BB-yy

CGM:項目縮寫。

nn:版本號，參見3.3節(jié)。

AA:子項目名稱。

yy:文件版本號。

BB:工作過程名稱：

相應(yīng)工作過程名稱的簡稱（例如 SPP，SRS）不是必需的，但如果要使用，應(yīng)該遵守下面表格中的標(biāo)準(zhǔn)。

驗收測試計劃

（Acceptance Test Plan）ATP

驗收測試報告

（Acceptance Test Report）ATR

檢查單

（Check List）CL

程序修改報告

（Code Difference Report）CDR

軟件構(gòu)成設(shè)計文件

（Software Component Design Document）CDD

具體設(shè)計文件

（Detail Design Document）DDD

軟件功能設(shè)計文件

（Software Function Design Document）FDD

軟件功能說明書

（Software Function Specification）FS

手冊

（Hand Book）HB

系統(tǒng)集成測試計劃

（System Integration Test Plan）ITestPlan

系統(tǒng)集成測試報告

（System Integration Test Report）ITestRep

組間協(xié)作文件

（Intergroup Coordination Document）ICD

初步設(shè)計文件

（Preliminary Design Document）PDD

軟件配置管理文件

（Software Configuration Management Plan Document）SCM

軟件開發(fā)策劃文件

（Software Development Plan Document）SDP

軟件項目策劃文件

（Software Project Plan Document）SPP

軟件質(zhì)量保證計劃

（Software Quality Assurance Plan）SQA

軟件需求規(guī)格說明

（Software Requirements Specification）SRS

工作說明

（Statement of Work）SOW

子系統(tǒng)測試計劃

（Sub-System Test Plan）SSTP

子系統(tǒng)測試報告

（Sub-System Test Report）SSTR

子系統(tǒng)測試腳本

（Sub-System Test Script）SSTS

軟件維護計劃

（Sustaining Plan）SP

系統(tǒng)操作描述

（System Operations Description）SOD

系統(tǒng)測試計劃

（System Test Plan）STestPlan

系統(tǒng)測試報告

（System Test Report）STestRep

培訓(xùn)計劃

（Training Plan）TP

例如：

CGM-v1-需求規(guī)格說明書-0.1.doc

CGM-v1-SRS-1.2.doc

CGM-v1-信息控制子系統(tǒng)-驗收測試計劃-2.0.doc

3.5其他文件的編號

3.5.1公司規(guī)章制度和管理文件

公司規(guī)章制度和管理文件的編號格式為：CGMBJ(-DN)-TT.AB-dd

DN：大寫英文字母，部門代號，如該制度是公司級文件，適用于公司全體人員，該部分編碼省略；如該文件是部門內(nèi)部管理制度，則應(yīng)標(biāo)記部門編號，表示該制度由部門內(nèi)部使用。

TT：大寫英文字母，文件類型；

RR — 規(guī)章制度，指公司頒布執(zhí)行的各種規(guī)章制度；

QS — 質(zhì)量管理文件，公司運轉(zhuǎn)過程中的各類文件和記錄。

AB：文件名稱

dd：文件版本號。

例如：

CGMBJ-RR-考勤管理規(guī)范-01.doc

CGMBJ-RR-績效考核規(guī)范-1.2.doc

3.5.2合同協(xié)議

合同協(xié)議的編號格式為：yyyy CGMBJ-T-nnn

yyyy：阿拉伯?dāng)?shù)字，簽訂合同的年份；

T：合同類型

S-銷售合同

P-采購合同

C-合作協(xié)議

H-勞動合同

O-其它合同

nnn：合同流水號，流水號每年1月1日自動歸0。

3.5.3傳真

發(fā)出的傳真編號結(jié)構(gòu)為：CGMBJ-AA-R/S–BB-yyyymmdd-nn

AA：

人員姓名

BB：傳真的主題（不超過15個漢字）。

nn：流水號。

yyyymmdd：表示日期。

R表示收到傳真，S表示發(fā)出傳真

傳真屬于臨時文件，一般不做長期保存，如需要保存，則應(yīng)對其復(fù)印，并以外來文件的命名規(guī)則進行命名,并且與外來文件一起管理。

例如：

CGMBJ-張三-R-臺灣需求的回復(fù)-20030314-01（表示在2003年3月14日收到從臺灣發(fā)來的傳真，主題為“臺灣需求的回復(fù)”。

3.5.4電子郵件的命名規(guī)則

電子郵件需要歸檔管理時，按傳真的命名規(guī)則命名。

3.5.5外來文件

外來文件結(jié)構(gòu)為：CGMBJ – AA – yy-nnnn

AA：

文件種類編號:

RM：需求相關(guān)

yy：文件來源編號:

01：臺灣嘉可公司

nnnn：文件流水號。

例如：

CGMBJ-RM-臺灣公司操作手冊-01-0001.doc

3.5.6對外發(fā)文

指公司發(fā)給公司外部的通知、公函等。

yyyy CGMBJ（外）文字第nnn號

yyyy：阿拉伯?dāng)?shù)字，發(fā)文的年份

nnn：流水號，每年1月1日自動歸0。

3.5.7會議紀(jì)要

指公司內(nèi)部會議的記錄等。

CGMBJ-yyyymmdd-M-AB-dd

yyyymmdd:日期，詳見4.2節(jié)日期表示。

AB：會議主題（不超過15個漢字）。

dd：阿拉伯?dāng)?shù)字，文件流水號。

例如：

CGMBJ-20030314-M-周例會-0001

3.5.8其它文件

項目周報:

CGM-vnn-yyyymmdd-周報-AB

周工作計劃:

CGM-vnn-yyyymmdd-周計劃-AB

工作任務(wù)單:

CGM-vnn-yyyymmdd-任務(wù)單-AB

工作日報:

CGM-vnn-yyyymmdd-日報-AB

nn:版本號，參見3.3節(jié)。

yyyymmdd:日期，詳見4.2節(jié)日期表示。

AB：

人員姓名

例如：

CGM-v1-20030312-周報-張三

CGM-v1-20030312-日報-李四

3.5.9文件附件

所有文件，如另外附有文件附件、相應(yīng)表格、補充文件等，采用在原有文件編號后附加：-M nn(-NA)M：附加內(nèi)容類別；

T：表格

A：附件

S：補充文件

nn：附加文件流水號

NA：文件名稱；

4編號管理

Ø合同協(xié)議由公司辦公室統(tǒng)一編制管理。

Ø傳真由公司辦公室編制和管理。

Ø對內(nèi)、對外的發(fā)文統(tǒng)一由公司辦公室編制和管理。

第十條 發(fā)文程序規(guī)定：

1.各單位需要發(fā)文，應(yīng)事先分別向黨委、廠部提出申請；

第四篇：公司電子文件歸檔及管理規(guī)定

文章標(biāo)題：公司電子文件歸檔及管理規(guī)定

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第一條為進一步規(guī)范我公司電子文件的歸檔及管理工作，保障歸檔的電子文件安全有效地利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律法規(guī)，特制訂本暫行辦法。

第二條電子文件，是以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通訊網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

第三條檔案室對電子文件歸檔及管理工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。

第四條凡有保存價值的電子文件，形成單位均必須歸檔。電子文件的歸檔范圍、保管期限和密級劃分，參照國家有關(guān)紙質(zhì)文件歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第五條電子文件一般應(yīng)在辦理完畢后，即時向單位檔案部門歸檔。

第六條電子文件物理歸檔的基本要求：

（1）辦理完畢的電子文件應(yīng)在三個月內(nèi)進行物理歸檔；

（2）電子文件應(yīng)按照本單位紙質(zhì)文件的分類方案和整理方法進行分類、整理，下載到耐久性的載體上，（按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤

等，不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體）；

（3）經(jīng)過過程中的情況隨時記錄在相應(yīng)的文件中；

（4）專用軟件產(chǎn)生的電子文件應(yīng)轉(zhuǎn)換為通用型電子文件；

（5）歸檔的電子文件載體應(yīng)標(biāo)明載體編號、類別、密級及保管期限；

第七條電子文件歸檔時，《電子文件登記表》、機讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等應(yīng)與相對應(yīng)的電子文件一同歸檔保存。

第八條電子文件形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子文件制成紙質(zhì)文件，與原電子文件的存儲載體一同歸檔，并使兩者互聯(lián)。

第九條電子文件在無紙化辦公過程中，應(yīng)采取安全措施，保證不會非正常改動。

第十條各電子文件形成單位應(yīng)在運行電子文件處理系統(tǒng)的硬件環(huán)境中設(shè)置足夠容量，安全的專用存儲器，存放處理完畢應(yīng)當(dāng)歸檔保存的電子文件，以保證歸檔電子文件的完

整與安全。

第十一條歸檔電子文件移交前，文件形成單位必須認(rèn)真檢測電子文件，并填寫《歸檔電子文件移交接收檢驗登記表》，檢驗表一式兩份，一份隨電子文件移交給檔案館，一份由

電子文件形成單位保存。

第十二條電子文件的檢驗應(yīng)包括以下項目：

（1）載體有無劃痕、是否清潔等；

（2）有無病毒；

（3）核實電子文件的真實性、完整性、有效性及審核手續(xù)；

（4）核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全；

（5）對特殊格式的電子文件，應(yīng)核實其相關(guān)軟件、版本、操作手冊等是否完整；

第十三條檔案室按照檢驗要求對進館電子文件逐一驗收，對檢驗不合格者，應(yīng)退回形成單位重新制作。

第十四條移交檔案館的電子文件應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套異地封存保管，一套提供利用。

第十五條歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合下列條件：

（1）歸檔載體應(yīng)作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層；

（2）單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓；

（3）存放時應(yīng)防磁、防光、防潮、防有害氣體；

（4）環(huán)境溫度控制范圍為17℃-20℃，相對濕度控制范圍為35-45。

第十六條電子文件歸檔每滿1年對涉及的電子文件形成單位和設(shè)備更新情況進行一次檢查登記。

設(shè)備環(huán)境更新時應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)進行電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保留時間不少于3年。

第十七條檔案保管的電子文件應(yīng)定期進行檢驗、轉(zhuǎn)存并將檢驗結(jié)果填入《歸檔電子文件管理登記表》。

（1）對磁性載體每滿2年，光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于20，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施；

（2）磁性載體上的電子文件，每4年轉(zhuǎn)存一次，原載體同時保留不少于4年。

第十八條歸檔電子文件的封存載體不得外借，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何單位和個人不得擅自復(fù)制電子文件。

第十九條利用歸檔的電子文件，應(yīng)使用拷貝件。對具有保密要求的歸檔電子文件采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時，應(yīng)遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制等安全措施。

第二十條歸檔電子文件的鑒定銷毀，參照國家關(guān)于檔案鑒定銷毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，在辦理審批手續(xù)后實施。

屬于保密范圍的歸檔電子文件的銷毀，如存儲在不可擦除載體上應(yīng)連同存儲載體一起銷毀。

第二十一條檔案館應(yīng)定期對歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進行統(tǒng)計。

第二十二條本辦法未盡事宜，參照國家其他有關(guān)電子文件的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定。

《公司電子文件歸檔及管

理規(guī)定》來源于xiexiebang.com，歡迎閱讀公司電子文件歸檔及管理規(guī)定。

第五篇：公司文件收發(fā)管理規(guī)定

公司文件收發(fā)管理規(guī)定

一、公司內(nèi)部文件分兩級文件。

1、公司級文件要由公司綜合管理部起草由總經(jīng)理簽發(fā)并決定下發(fā)那一級閱辦。

2、部級文件由各部起草上報綜合管理部由主管經(jīng)理簽發(fā)。

二、公司文件密級：

1、絕密文件屬于高級技術(shù)或商業(yè)秘密，文件絕對不可外傳，否則將會給公司造成無法挽回的損失（包括政治、經(jīng)濟損失），這類文件只在高級管理人員間傳閱。

2、機密文件屬于一般性保密，文件不得流失公司以外，這類文件只在中層以上干部間傳閱。

三、公司行文文頭、文尾、文號的編制：

1、屬于公司級文件或上級下發(fā)文件其文號為：“津鑫電字（）年第（）號”,簽發(fā)人轉(zhuǎn)發(fā)人為總經(jīng)理。

2、屬于部級文件其文號為津鑫電（部門稱謂選一字）（）年第（）號，簽發(fā)人為主管經(jīng)理或總經(jīng)理。

3、公司文件文頭為“天津市鑫視界電子出版物制作有限公司文件”。

4、文件版記為擬文部門、印發(fā)日期、印發(fā)份數(shù)、核對者姓名。

四、文件范本：附后

五、文件回收：文件傳閱后應(yīng)歸回綜合管理部歸檔。

六、綜合管理部應(yīng)建立文件檔案，發(fā)文時要由文件接收人簽字